PROYECTO ACADMICO PROJECT CHARTER

NDOC. NREV. 01 01 01 01

11_1_4.1_PROJECTCHARTER REALIZADO J. Aulet O. Navarro C. Morales L. Segura 05/04/11 05/04/11 05/04/11 05/04/11 REVISADO L. Segura C. Morales J. Aulet O. Navarro 07/04/11 07/04/11 07/04/11 07/04/11 APROBADO O. Navarro J. Aulet L. Segura C. Morales 14/04/11 14/04/11 14/04/11 14/04/11

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ndice
1 2 3 Ttulo .......................................................................................................................... 3 Objetivo ...................................................................................................................... 3 Justificacin ................................................................................................................ 3 3.1 3.2 4 Justificacin acadmica ....................................................................................... 3 Justificacin de producto ..................................................................................... 4

Alcance ....................................................................................................................... 4 4.1 4.2 4.3 Requisitos del proyecto ....................................................................................... 4 Lmites del proyecto............................................................................................. 4 Lmites del producto ............................................................................................ 5

Equipo ........................................................................................................................ 6 5.1 5.2 5.3 Miembros del equipo ........................................................................................... 6 Datos de contacto ................................................................................................ 7 Roles y responsabilidades ................................................................................... 7

6 7 8

Calendario de hitos ..................................................................................................... 9 Costes del proyecto .................................................................................................... 9 Interesados y herramientas de comunicacin ........................................................... 10 8.1 8.2 Identificacin de los interesados ........................................................................ 10 Herramientas de comunicacin.......................................................................... 12

Gestin Documental del proyecto ............................................................................. 13 9.1 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 Formato ............................................................................................................. 13 Ubicacin de la informacin ............................................................................... 14 Revisin y aprobacin de documentos .............................................................. 14 Control de la documentacin ............................................................................. 16 Estructura de la informacin .............................................................................. 16 Codificacin del encabezado de los entregables ............................................... 16 Nomenclatura de codificacin ............................................................................ 17

10 Control y seguimiento del proyecto ........................................................................... 17 10.1 10.2 Reuniones para control de entregables ............................................................. 17 Lugares de Reunin .......................................................................................... 18

11 Metodologa del trabajo ............................................................................................ 19 12 Calidad ..................................................................................................................... 21 12.1 Revisiones de documentos ................................................................................ 21

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13 Riesgos .................................................................................................................... 21

TTULO

Proyecto de anlisis y mejora implementada al sistema pblico de alquiler de bicicletas.

OBJETIVO

El objetivo del presente proyecto es aplicar las metodologas y herramientas adquiridas en la realizacin del Mster en Project Management Industrial y de Servicios, con el fin de superar las dificultades profesionales encontradas en el transcurso de dicho proyecto y obtener con la mxima rigurosidad, innovacin, claridad y eficiencia los resultados necesarios para la obtencin del ttulo. Para conseguir dicho objetivo se ha creado un equipo profesional de cuatro personas que forman la consultora E-DEA, especializada en la mejora de la movilidad urbana. Para este proyecto se analizaran los sistemas actuales de movilidad pblica de bicicletas, para hacerla ms sostenible, agradable a cualquier usuario y respetuosa con el medioambiente. Para ello, utilizaremos la herramienta para la gestin de proyectos PMBOK y desarrollaremos nuestras habilidades directivas para la consolidacin de un equipo de alto rendimiento.

3 3.1

JUSTIFICACIN Justificacin acadmica

La realizacin de este proyecto tiene doble finalidad acadmica: La superacin con xito del Mster en Project Management Industrial y de Servicios (en adelante MPMIS). La puesta en prctica de todos los conocimientos adquiridos para una posterior exportacin a la vida profesional.

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3.2

Justificacin de producto

Hoy en da, cada vez ms, aumenta la preocupacin por la contaminacin y la reduccin de las emisiones de CO2. Con la implantacin del sistema pblico de prstamo de bicicletas se consigue parte de este objetivo, reduciendo la movilidad urbana de vehculos a motor. Para que la gente utilice ms este tipo de servicios se deben adaptar, mejorar para ms diversidad de usuarios, y tambin mejorar para las diferentes ciudades dnde se pueden implementar, con orografas y meteorologas muy distintas. A travs de un adecuado anlisis y estudio se puede conseguir mejorar lo que ya tenemos en funcionamiento, hacia un futuro ms sostenible y eficiente, tanto desde el punto de vista del sistema global (bonificaciones mediante sistema de puntos, aplicaciones para mviles, sistema RFID, etc.), cmo de sus componentes materiales (bicicletas elctricas, opcin de carrito para nios, actividades deportivas tipo spinning, etc.).

ALCANCE

4.1 Requisitos del proyecto

El alcance del proyecto tiene el objetivo de aplicar correctamente y eficazmente los conocimientos obtenidos en la realizacin del Mster MPMIS, en un proyecto aplicable a la sociedad actual, aportando los objetivos fijados por el cliente especificado. Toda la documentacin generada durante el proyecto ser redactada y codificada segn el formato especificado en el Project Charter, y paralelamente publicada en una web para su pblica consulta y descarga de los documentos que componen el proyecto.

4.2

Lmites del proyecto

La fecha de inicio del proyecto es el 19 de marzo de 2011 y la finalizacin del mismo el 21 de octubre de 2011, mediante la presentacin final, debiendo entregar una semana antes el proyecto por escrito y publicado en la web, para la evaluacin por el tribunal correspondiente. La herramienta utilizada para su realizacin ser el Project Management Body of Knowledge (PMBOK).

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El equipo integrante que asumir el proyecto consta de 4 personas, descritas en el punto 5 Equipo. Tambin se menciona en este mismo punto el tiempo dedicado por cada componente y los roles llevados a cabo por cada uno. La calidad mnima del proyecto deber ser notable.

4.3

Lmites del producto

El producto que la consultora E-DEA va a proponer a sus clientes (normalmente ayuntamientos o empresas encargadas de la explotacin de los sistemas pblicos de movilidad urbana) se divide en diferentes etapas de desarrollo con el objetivo de suministrar un paquetes de medidas a llevar a cabo en el sistema con las expectativas solicitadas por el cliente, que se dividen en calidad, plazo y presupuesto. Las citadas etapas son las siguientes: a. Anlisis y estudio del sistema actual, su funcionamiento y sus componentes. (Con estudio de campo e informacin suministrada por el cliente). b. Proyecto de implantacin especfico de mejoras (cumpliendo con calidad, presupuesto y timing especificado por el cliente) Para poder llevar a cabo estas dos etapas la consultora basa su mejora en diferentes reas: Calidad medioambiental. Nuevas tecnologas. Eficiencia energtica. Tipo de ciudad (Orografa y climatologa). Seguridad vial. Diversidad de usuarios.

La gestin de la empresa para el desarrollo de los proyectos se divide en los siguientes sectores: Gestin y desarrollo de propuestas innovadoras (I+D). mbito socio-cultural y movilidad urbana.

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Estudio de mercado. mbito normativo. Gestin documental (concursos de licitacin, legalizaciones, etc).

EQUIPO

El personal asignado al proyecto, formado por los socios fundadores de E-DEA, se organizar de tal manera que se obtenga la mxima calidad en las tareas realizadas, al menor coste y en el menor tiempo. Para poder conseguir esta ambiciosa meta, el equipo se distribuir segn las 9 reas del PMBOK, dnde la responsabilidad de stas sern asignadas mediante los resultados del Test de los Roles de Belbin.

5.1 Miembros del equipo

Oriol Navarro Lpez, 31 aos Ingeniero Tcnico Electrnico Director Tcnico (SATO Iberia) Actualmente cursando Mster Project Management Industrial y de Servicios

Luis Segura Miguel, 38 aos Ingeniero Industrial, BEng, MSc Direccin de Mantenimiento, Nuevos Proyectos e Instalaciones (Caada, S.A., Grupo SAMCA) Actualmente cursando Mster Project Management Industrial y de Servicios

Jordi Aulet Font, 29 aos Ingeniero Industrial e Ingeniero Tcnico Ind. Mecnico Project Manager. rea Nuevas Tecnologas (Aplicacions dEnginyeria i Control ENCO, S.L.) Actualmente cursando Mster Project Management Industrial y de Servicios

Cristina Morales Lpez, 32 aos Ingeniera Industrial e Ingeniera Tcnica Ind. Qumica Ind.

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Responsable de Obras de Montaje Mecnico (Montajes Industriales Lleca, S.A.) Actualmente cursando Master Project Management Industrial y de Servicios

5.2 Datos de contacto

Integrante Oriol Navarro Lpez Luis Segura Miguel Jordi Aulet Font Cristina Morales Lpez Telfono mvil 627 9XX 208 667 4XX 754 617 5XX 305 676 2XX 504
Tabla A. Datos de contacto

Correo electrnico Oriol@gmail.com Luis@gmail.com Jordi@gmail.com Cristina@gmail.com

5.3 Roles y responsabilidades

La funcin de Project Manager ser desempeada de manera rotativa entre todos los integrantes del grupo. De esta manera cada uno de ellos pondr en prctica los conocimientos adquiridos durante la realizacin del mster. Cada 3 semanas se cambiar de Project Manager, de acuerdo al siguiente diagrama:

Figura 1. Diagrama de ciclo Project Manager

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Responsables de las reas de conocimiento Como se ha comentado anteriormente, cada integrante del equipo asumir la responsabilidad de una o ms reas del PMBOK, de acuerdo a sus roles evaluados mediante el Test de Belbin. En el siguiente grfico se puede observar la asignacin de responsabilidades.

GESTIN DEL ALCANCE J. AULET

GESTIN DE LA INTEGRACIN O. NAVARRO

GESTIN DEL TIEMPO C. MORALES

GESTIN DEL COSTE J. AULET

GESTIN DE LA CALIDAD L. SEGURA

GESTIN DE LAS ADQUISICIONES O. NAVARRO

GESTIN DE LOS RRHH C. MORALES

GESTIN DE LAS COMUNICACINES

GESTIN DE LOS RIESGOS L. SEGURA

O. NAVARRO

Figura 2. reas del conocimiento del PMBOK

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CALENDARIO DE HITOS

En el siguiente calendario se pueden ver las fechas de finalizacin de los diferentes entregables, as como las reuniones previstas por los miembros del grupo. Adems de estas reuniones, se prev realizar reuniones on-line que pueden ser peridicas, de seguimiento o extraordinarias.
MARZO M X J V S D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 L L M X ABRIL V S D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 J L M X MAYO D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 J V S

JUNIO X J V S D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 L M L M X

JULIO V S D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 J

AGOSTO L M X J V S D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

SEPTIEMBRE J V S D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 L M X L M

OCTUBRE S D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 X J V

LEYENDA Reuniones seguimiento Tutoras con J. Mussons Presentacin Inicial Entrega del Project Charter Presentacin Preliminar Presentacin Final Das festivos

Figura 3. Calendario de hitos

COSTES DEL PROYECTO

Se estima que el tiempo necesario para la realizacin del proyecto de forma individual ser de 110 h. El coste total del personal asignado al proyecto, estimando un coste de 33 /h, ser: 4 personas x 88 h x 33 /h =11.616 Para la realizacin de las reuniones de grupo se estima un tiempo por reunin de 1 hora. Segn el calendario de proyecto, est prevista la realizacin de 26 reuniones, por lo que:
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26 reuniones x 2h/reunin x 33 /h = 6.864 Adems, se debe tener en cuenta los gastos segn la siguiente tabla: PROYECTO ACADMICO E-DEA Horas Redaccin del proyecto COSTO PERSONAL Reuniones FORMACIN Formacin MPMIS (20%) Alquiler Instalaciones Desplazamientos y aparcamientos Materiales Ofimtica (20%) COSTO MATERIALES Consumibles Costes de reprografa Reuniones sociales Dietas Reserva (4%)
Tabla B. Desglose de costes

/h 33,00 33,00

Costo 11.616,00 6.864,00 6.400,00

352 208

1.400,00 1.500,00 600,00

TOTAL:

500,00 300,00 200,00 960,00 1.437,60 31.777,60

Resultando un total de:

31.777,60

INTERESADOS Y HERRAMIENTAS DE COMUNICACIN

La comunicacin del proyecto se engloba en grupos de interesados, dependiendo del grupo deberemos usar una comunicacin ms prxima o fluida, o una comunicacin ms distante y estructurada.

8.1

Identificacin de los interesados

Los interesados son personas, organizaciones, asociaciones y grupos que ven sus intereses afectados por la ejecucin del proyecto. Un buen anlisis previo puede permitir
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minimizar retrasos y contratiempos por culpa de boicots por parte de algn interesado que no comparta los ideales del proyecto. Es por ello que resulta de vital importancia evaluar correctamente el proyecto y ver qu actores pueden ayudarnos y qu actores nos pueden frenar. Es tambin importante definir el grado de informacin que se pasa a los interesados. En el caso que nos concierne podemos definir a los interesados en dos categoras; internos y externos. Internos o Los propios miembros del proyecto, en este caso los consultores de EDEA y a la vez alumnos del mster. Externos o Los alumnos de otros proyectos del mismo mster. o El grueso de profesores asignados al mster. o Los familiares de los miembros del proyecto que por ser allegados pueden tener ganas de conocer de primera mano a qu han dedicado el tiempo sus familiares. Para la correcta informacin de los diferentes grupos de interesados, se proceder a la definicin del plan de comunicacin, permitiendo mantener informados a todos los interesados, un ejemplo claro de los familiares pasa por conocer el planning de reuniones del grupo para poder planificar mejor las actividades personales. Segn los grupos dispuestos podemos clasificar el inters, la decisin y la influencia para poder gestionar mejor las comunicaciones entre los 4 grupos anteriormente citados por lo que hemos se define un grfico que relaciona los grupos con el factor inters, decisin e influencia. (El factor influencia se refiere a la influencia en los contenidos del proyecto).

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Figura 4. Grupos de Interesados

8.2

Herramientas de comunicacin

Para satisfacer las necesidades de informacin de los diferentes grupos se generan diferentes canales de comunicacin a disposicin de los diferentes grupos y formato de comunicacin segn sean interesados internos o externos. 8.2.1 Comunicacin Oral La comunicacin oral se da con todos los grupos, aunque se deber evitar la filtracin de rumores o informaciones que puedan daar el ambiente del proyecto o el proyecto directamente. La comunicacin oral se articular en 2 aspectos: Comunicacin programada o Presencial: La comunicacin programada presencial se caracterizan por quedar en un espacio comn para discutir temas de forma estructurada y con una acta para constatar los temas tratados y los temas a tratar o No presencial: La comunicacin programada no presencial es una reunin a distancia donde se usa Skype para poder hacer charlas entre varias personas, se levanta acta por ser programada. Comunicacin espontnea o Presenciales: Reunin con gente del grupo o grupos externos tpicamente en los aledaos de la fundacin.

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o No presenciales: Tpicamente se usa Skype o el telfono mvil para contactar con la persona directamente.

8.2.2 Comunicacin Escrita La comunicacin escrita se efecta principalmente entre los miembros del grupo. Solo el grupo de Profesores puede ver los documentos pendientes de revisin final, el resto de grupos no deben ver los documentos para no injerir en las tareas de redaccin, an as se analizaran documentos externos para posible benchmarking y se cedern documentos a grupos de trabajo externos para poder beneficiarnos del conocimiento mutuo. La comunicacin escrita se articula en: Correo electrnico Chat de Skype Google Docs donde se cuelgan todas las revisiones Formulario de control Online, para poder dar el visto bueno a los documentos Espacio FTP donde se depositan los documentos que se consideren finales. Calendario de Google para fijar fechas de entregas y dems Web www.edeabcn.com donde se cuelgan los documentos finales para lectura de los grupos externos. SMS para mensajes urgentes

Se ha previsto usar la web como plataforma de comunicacin final a los grupos externos. En el caso del grupo profesores tendrn acceso a un link en la web donde podrn revisar el documento y rellenar la encuesta de control.

9 9.1

GESTIN DOCUMENTAL DEL PROYECTO Formato

Para la realizacin de este proyecto la documentacin ser en los siguientes formatos: Los documentos de texto se harn con el programa Microsoft Word, vs.2003 (formato *.doc).

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Las hojas de clculo y tablas se realizaran con el programa Microsoft Excel, vs.2003 (formato *.xls).

Las presentaciones se realizaran con el programa Microsoft Office Powerpoint vs.2003 (formato *.ppt).

Los diagramas de planificacin (Gantt i Pert) se realizaran con el programa Microsoft Office Project vs.2007 (formato *.mpp).

Los entregables accesibles desde la web tendrn formato *.pdf (con el programa Adobe Acrobat).

9.4 Ubicacin de la informacin

Durante el transcurso del proyecto la documentacin realizada ser permanentemente compartida por todos los componentes del grupo utilizando la herramienta Google Docs. Cada participante tendr tambin una copia de la documentacin realizada por l en su ordenador personal, como copia de seguridad, no para el trabajo habitual. Los documentos finales del proyecto se colgarn a la web: www.edeabcn.com.

9.5 Revisin y aprobacin de documentos

Los distintos documentos elaborados en el transcurso del proyecto se realizarn sigue el siguiente criterio de revisin:

Figura 5. Elaboracin de documentos

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Con la intencin de que todos los componentes del grupo vean y analicen las distintas partes del proyecto, y con el fin de evitar que los sucesores de un componente siempre sea el mismo se crea el siguiente sistema de ciclos de revisin y aprobacin de documentos.

Figura 6. Ciclo de revisin de documentos.

En color rojo tenemos el primer eslabn de revisiones para el primer documento entregado, en verde para el segundo documento y en azul oscuro para el tercero. A partir del cuarto se vuelve a iniciar el ciclo.

Figura 7. Ciclo de aprobacin de documentos.

En verde tenemos el primer eslabn de aprobacin para el primer documento, en azul oscuro para el segundo documento y en rojo para el tercero. A partir del cuarto documento se vuelve a iniciar el ciclo. En la portada de cada documento se especificar la persona que lo ha realizado, la persona que lo ha revisado y la persona que lo ha aprobado, con las respectivas fechas.

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9.6 Control de la documentacin

Como fase preliminar a la elaboracin de un documento se debe establecer su codificacin, y las personas que lo revisarn y aprobarn segn lo especificado en el apartado anterior y con la nomenclatura especificada en el punto 9.9.

9.7 Estructura de la informacin

Se pondrn carpetas de acuerdo a la Work Breakdown Structure [15.1] y a los Work Packages (WP) [15.2]: Charter Planificacin o Tiempo o Coste o Calidad o Recursos o Comunicacin o Riesgos o Adquisiciones Desarrollo Control

9.8 Codificacin del encabezado de los entregables

Los encabezados de los documentos del proyecto (Work Packages) seguirn le siguiente forma formato. En la parte superior izquierda contendr el logotipo de la empresa consultora y su pgina web. En la parte superior central indicar el ttulo del proyecto y el ttulo del Work Package al que pertenece documento en cuestin. En la parte superior derecha se indicar el n de documento, la fecha de inicio de realizacin del documento y el n de revisin. En la parte inferior central se indicar el n de pgina.
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9.9 Nomenclatura de codificacin

La nomenclatura de codificacin de la documentacin seguir el ejemplo de la figura 1.
N de proyecto Numeracin segn estructura PMBOK PR: pendiente revisin PA: pendiente aprobacin Si el documento es definitivo no se pone nada

11_1_4.1_PROJECTCHARTER_PR/PA

Ao de realizacin del proyecto

Ttulo del apartado que se trabaja segn PMBOK, en maysculas y sin separaciones ni acentos.

Figura 8. Codificacin de la documentacin

Las distintas partes de la numeracin irn separadas por guin bajo. En el encabezado de los documentos se pondr el nombre completo de los apartados en maysculas y sin espacios.

10 CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO 10.1 Reuniones para control de entregables

Se organizarn reuniones peridicas, normalmente semanales, para realizar el seguimiento del proyecto segn la metodologa establecida en el punto 11 (Metodologa del Trabajo). Se definen dos figuras clave para la preparacin, desarrollo y cierre de las reuniones: Moderador y Secretario. Tanto el moderador como el secretario sern puestos rotatorios cada tres semanas, al igual que el Project Manager, de manera que este asuma siempre el rol de moderador de las reuniones. La secuencia de rotaciones se puede apreciar en la siguiente tabla:

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PERIODO
Semanas 12, 13 y 14 Semanas 15, 16 y 17 Semanas 18, 19 y 20 Semanas 21, 22 y 23 Semanas 24, 25 y 26 Semanas 27, 28 y 29 Semanas 30, 32 y 34 Semanas 35, 36 y 37 Semanas 38, 39 y 40

MODERADOR (JEFE DE PROYECTO)

Oriol Navarro Luis Segura Jordi Aulet Cristina Morales Oriol Navarro Luis Segura Jordi Aulet Cristina Morales Oriol Navarro

SECRETARIO
Luis Segura Jordi Aulet Cristina Morales Oriol Navarro Luis Segura Jordi Aulet Cristina Morales Oriol Navarro Luis Segura

Tabla C. Rotaciones de moderador y secretario en las reuniones

10.2 Lugares de Reunin

En el caso de organizar reuniones presenciales se podr optar por uno de los siguientes emplazamientos: Tech Talent Center (siempre que la disponibilidad horaria lo permita) Biblioteca de la Universidad Pompeu Fabra (UPF) Centre Cvic Can Felipa (dispone de red WIFI abierta) Cuando la reunin se programe por va online, Skype o aplicaciones similares, cada integrante del equipo de proyecto se responsabilizar de adecuar un lugar para llevar a cabo la reunin de forma efectiva.

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11 METODOLOGA DEL TRABAJO

Se establece una reunin semanal con los siguientes objetivos principales: Debatir y decidir sobre aquellos asuntos de mayor trascendencia en los que convenga conocer la opinin de todo el equipo. Puesta en comn, con el fin de que todos los componentes tengan un conocimiento exacto de la situacin del proyecto, de las lneas en las que se va avanzando, de las dificultades que van surgiendo y de las decisiones que se van tomando. Fijar criterios, homogeneizar ideas, compartir opiniones, intercambiar puntos de vista, ayudar a crear una cultura comn (modo de actuar, nivel de exigencia, escala de valores, etc.). Favorecer el contacto personal, facilitar la comunicacin y ayudar a la cohesin del equipo Para alcanzar estos objetivos se marca el siguiente procedimiento de trabajo: Antes de la reunin: Fijar un orden del da que todos los asistentes deben conocer, permitindoles preparar aquellos temas que se vayan a tratar. El orden del da se establece con la intencin de respetarlo, lo que no impide cierta flexibilidad para poder tratar algn asunto que pueda surgir sobre la marcha. Se debe avisar con tiempo suficiente a aquellas personas que vayan a presentar algn informe para que tengan tiempo de prepararlos. Se debe fijar un tiempo estimado para la reunin que hay que tratar de respetar. Durante la reunin (normas generales): El moderador se preocupar de la participacin de todos los miembros. Debe tratarse de crear un clima que favorezca un intercambio abierto y franco de puntos de vista, donde se admita la discrepancia y se fomente el debate. Tiene que evitarse que se produzcan enfrentamientos personales que enrarezcan el ambiente.

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Todos los miembros del equipo deben ser consciente de que no se puede permitir, bajo ningn concepto, es que se produzcan ataques personales durante la reunin. El moderador tendr que intervenir de forma tajante si esto ocurre. Si las reuniones se alargan el moderador del equipo debe fijar descansos de forma regular para que los asistentes puedan despejarse. Hay que evitar reuniones maratonianas que dejen a los participantes exhaustos. Se decide fijar una duracin estimada de una hora. Por otra parte, en el momento en el que se adopta una decisin, por polmica que sea, se exigir a todos los miembros del equipo un apoyo incondicional. Durante las reuniones el secretario debe tomar notas de los asuntos tratados, decisiones adoptadas, posibles actuaciones encomendadas a algunos miembros, etc. Durante la reunin (pasos a seguir): Revisin y aprobacin del acta de la reunin anterior. Revisin del cumplimiento de las tareas y plazos definidos. Se definirn nuevos plazos si fuera necesario o se reasignaran tareas en funcin de las necesidades del proyecto. Seguimiento de cronograma programado definiendo las nuevas tareas a realizar segn las necesidades del plan de proyecto. Cada tarea debe ser claramente entendida por el equipo al igual que la informacin necesaria para su elaboracin. Estos son requisitos previos imprescindibles para el lanzamiento de una nueva tarea. De no ser as, se definir una subtarea consistente en conseguir los datos e informacin necesaria para la elaboracin o la compresin de la necesidad de la tarea en cuestin. Despus de la reunin Posteriormente, y una vez finalizada la reunin, se repartir copia de este acta al resto de asistentes. En el acta de la reunin hay que recoger de forma precisa los temas tratados y las decisiones adoptadas.

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Adicionalmente a las reuniones, se utilizar cualquiera de las herramientas de comunicacin descritas en el apartado 8.2 para mantener al equipo informado de avances, inconvenientes y consultas que se consideren necesarias para el avance de cada una de las partes de proyecto. En caso de que el grupo tenga que tomar una decisin por cualquiera de los medios descritos en el apartado 8.2 (Herramientas de Comunicacin), ser necesaria la unanimidad de ms de la mitad del equipo.

12 CALIDAD 12.1 Revisiones de documentos

Toda la generacin de documentos ser revisada siguiendo la secuencia definida en el apartado 9.3

13 RIESGOS
Accin Solucin
Ante la deteccin de esta sintomatologa, el director de proyecto deber hacer valer sus habilidades de liderazgo y motivacin para buscar canales alternativos de inspiracin y motivacin. Es necesario que el equipo est orientado Prdida o desviacin del vector de direccin del proyecto por parte de alguno de los miembros del equipo. en la misma direccin y dirigido hacia los objetivos del proyecto. Es responsabilidad del lder del proyecto detectar desviaciones en este sentido y alinear nuevamente al equipo por medio de las herramientas de comunicacin definidas, revisando objetivos, tareas, alcances y la asignacin de funciones personales. Media Media Media Media

Frecuencia Incidencia

Falta de inters del grupo por un tema o por el desarrollo del proyecto.

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Solucin
Ante el abandono de alguno de los

Frecuencia Incidencia

Abandono indefinido del proyecto de alguno de los integrantes del equipo.

miembros del equipo, se informar adecuadamente al cliente de esta nueva situacin y se redistribuirn las tareas y funciones al resto del equipo. Este riesgo puede exigir dedicar tiempo al proyecto durante periodos vacacionales como el mes de agosto. Ante el abandono de alguno de los miembros del equipo, se informar adecuadamente al cliente de esta nueva situacin y se redistribuirn las tareas y funciones al resto del equipo hasta que la causa del abandono sea subsanada. El Director de proyecto velar en todo momento por el buen funcionamiento del equipo. En caso de observarse alguna deficiencia en la calidad de comunicacin y entendimiento del equipo, el director de proyecto deber definir claramente los objetivos de cada tarea, funcin y responsabilidades de los miembros del equipo. En el caso en que sea necesario formalizar una reserva, esta se realizar con una semana de antelacin. Cuando las Baja Alta Baja Media Baja Alta

Abandono puntual del proyecto de alguno de los integrantes del equipo

Mal funcionamiento del grupo o de la comunicacin entre el equipo

No disponer de espacio de reuniones

reuniones se organicen va online, cada miembro del equipo se encargar de reservar el tiempo necesario para la reunin y, comprobar que todos los accesorios necesarios para la reunin funcionan correctamente. Baja Baja

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Solucin
Cuando alguno de los miembros del equipo no pueda asistir a alguna reunin, deber comunicarlo tan pronto como sea posible, de forma que el equipo est informado y se pueda minimizar el impacto de su ausencia en la reunin. Aunque alguno de los

Frecuencia Incidencia

No asistencia a alguna de las reuniones

miembros no asista a la reunin, est seguir con plan establecido salvo que el director de proyecto decida su aplazamiento. Las tareas asignadas durante la reunin a los asistentes no presentes, debern ser claramente explicadas y se les asignar una persona de enlace (normalmente secretario) para ayudar al miembro ausente. Los miembros del equipo deben informar de las desviaciones que prevean en la entrega de documentacin o consecucin de hitos. Estas deviaciones deben ser conocidas por el director de proyecto quien definir las acciones correctoras que considere ms oportunas: aplazamiento de entregas, redistribucin de tareas, reduccin de contenidos, externalizacin, etc. Tabla D. Secuencia de riesgos previstos. Media Media Media Baja

Retraso en la entrega de documentos e informacin

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