Comprobantes fiscales por pagos a salarios y honorarios

L.C. Jos Alfredo Ramrez Garca

Basado en el texto vigente en 2005

Introduccin
a Ley Federal del Trabajo, vigente en nuestro pas, ha prevalecido en el tiempo, no slo por la fuerza que representan las organizaciones laborales que se oponen a su modificacin, sino tambin por los aspectos que regula dicha norma. Sin embargo, al haberse quedado rezagada en algunos temas, las leyes fiscales que norman los aspectos laborales, han seguido su propio camino y han ido definiendo algunos trminos, tales como el salario. Uno de los temas que tienen una estrecha vinculacin entre la relacin de la legislacin laboral con la legislacin fiscal es la nmina de los empleados, documento en el que se consignan los das trabajados y los sueldos percibidos por los trabajadores, as como las percepciones y deducciones de los mismos, en un periodo determinado. Es por ello que la nmina debe contar con una serie de requisitos, as como los recibos de salarios, tanto para las Personas Fsicas como para las Personas Morales que cuenten con trabajadores a su cargo, los cuales muchas veces dejamos pasar por alto sin tomar en cuenta las sanciones o consecuencias en las que se puede incurrir, por no cumplir con las normas laborales y fiscales.

Anlisis y comentarios
Nmina El proceso de la nmina abarca desde las polticas relativas al pago a los trabajadores, altas, presentacin de avisos, elaboracin de la nmina, pago de sueldos, pago de prestaciones, pago de indemnizaciones, presentacin de declaraciones, etctera. En dicha nmina deben incluirse a todas aquellas Personas Fsicas que tienen una relacin de trabajo subordinado con la empresa, sea sta una Persona Moral o Fsica, de acuerdo con el Artculo 8 de la Ley Federal del Trabajo. Asimismo, la misma Ley en comento establece que el patrn tiene la obligacin de conservar y exhibir en juicio las listas de raya o nmina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios; as como los controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo; los cuales debern conservarse durante el ltimo ao y un ao despus de que se extinga la relacin laboral. Partiendo de esta idea, comenzaremos a indicar cules son los documentos que rodean al pago de los sueldos, as como sus requisitos legales y fiscales

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ARTCULOS

que deben contener, de forma general a considerar, cualquier persona que realice pagos por salarios. Requisitos legales y fiscales Para empezar, debemos considerar que al ingresar los empleados a la empresa, debern: Registrarse el patrn e inscribir a sus empleados en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), mediante un aviso de alta, as como comunicar las modificaciones de salario y de baja, en los formatos aprobados por este instituto, de acuerdo con el Artculo 15 de la Ley del Seguro Social (LSS). Para poder cumplir con este requisito de forma correcta es necesario que dichos avisos se realicen en un plazo no mayor a cinco das. De acuerdo con el Artculo 45 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliacin, se podr hacer el registro el da hbil anterior al inicio de la relacin laboral en este caso, el reconocimiento de derechos o semanas para determinar el otorgamiento de las prestaciones en dinero y en especie se contabilizar a partir de la fecha que como inicio de la relacin laboral se seale en el aviso respectivo. Esto con la finalidad de que el trabajador, desde el primer da de labores, se encuentre asegurado. lnscribirse el patrn e inscribir a los trabajadores en el INFONAVIT, como lo establece su Artculo 29 de la Ley del mismo Instituto. Otro de los requisitos que solicita la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR), es que al ingresar el personal, iniciado el ao, se debe solicitar al trabajador la constancia expedida por el patrn anterior, a ms tardar dentro del mes siguiente a aquel en que se inicie la prestacin del servicio, como lo establece el Artculo 118-1V de la Ley antes mencionada. Es importante sealar que si el trabajador no entrega la constancia por no haber trabajado antes
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con algn otro patrn, ser conveniente que firme una constancia donde ratifique esta situacin, a fin de que tenga un soporte de ese hecho el actual patrn. Cerciorarse de que los trabajadores a su servicio estn inscritos en el Registro Federal de Contribuyentes, como lo marca el Artculo 118-VI de la LISR , as como tambin que cuenten con su registro del CURP, con fundamento en el Artculo 29 de la Ley del INFONAVIT. Para cumplir con lo anterior, deber solicitar el patrn a los trabajadores de nuevo ingreso su Registro Federal de Contribuyentes y si no estn inscritos, solicitar los datos necesarios para darlos de alta en el RFC, y proceder en los trminos de los Artculos 27 del CFF y 17 RCFF, as como de la regla 2.3.6. de la RMF vigente. Para los efectos del Artculo 27 del Cdigo, las personas debern ser inscritas por el empleador mediante la presentacin del escrito libre correspondiente, acompaado de dispositivo magntico de conformidad con el Anexo 1 de la misma Resolucin. Solicitar, al ingresar el empleado, le comunique por escrito si ste presta sus servicios a otro patrn y si ste le aplica el crdito al salario, para ya no efectuarlo, como lo indica el Artculo 118, fraccin IV, de la LISR. Una vez que el trabajador ya ingres y se encuentra laborando en la empresa, es necesario que tomen en cuenta lo siguiente: Realizar los registros correspondientes, tales como la nmina en la que se asienten los datos de los trabajadores y sus salarios percibidos, como lo establece el Artculo 15II, de la LSS, y el Artculo 9 del Reglamento de la misma LSS. Los registros a que se refiere la fraccin II, del Artculo 15 de la Ley, debern contener, adems de los datos establecidos en el mismo, los siguientes:

I.

Nombre, denominacin o razn social completo del patrn, nmero de su registro ante el Instituto y del Registro Federal de Contribuyentes; Nombre completo, Registro Federal de Contribuyentes, Clave nica del Registro de Poblacin, duracin de la jornada, fecha de ingreso al trabajo y tipo de salario, de los trabajadores;

V. Periodo que comprende; VI. Nmero de das laborados; VII. Duracin de la jornada: completa o reducida, y, VIII. Tratndose de los patrones a los que se refiere la fraccin VI del Artculo 15 de la Ley, a los datos anteriores debern agregarse los que permitan identificar la ubicacin de la obra. La cual ser entregada a los trabajadores, de acuerdo a los periodos de pago de salario establecidos, quienes debern firmar este recibo de sueldo, as como la obligacin de la empresa de sealar en el mismo, los conceptos de pago y descuento. Con lo que se cubre el requisito mencionado en el Artculo 118-1 de la LISR. Fiscalmente se debe determinar el monto y efectuar las retenciones mensuales de impuestos, as como entregar en efectivo los saldos a favor de la aplicacin del crdito al salario, de conformidad con el Artculo 1181 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Calcular el monto y entregar al IMSS las cuotas obrero patronales, Artculo 15-111 de la LSS, as como el monto de las aportaciones y amortizaciones de los crditos del INFONAVIT, Artculo 29, fracc. II de la Ley del INFONAVIT. Determinar el monto y entregar a la Tesorera del Distrito Federal el importe del Impuesto Sobre Nminas, de conformidad con el Artculo 178 del Cdigo Financiero del Distrito Federal. Otro de los requisitos que nos marca la Ley del Seguro Social, en su Artculo 180, es informar bimestralmente a los trabajadores sobre las aportaciones hechas a su favor, por
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II.

III. Lapso que comprende y periodicidad establecida para el pago de los salarios; IV. Salario base de cotizacin, importe total del salario devengado, as como conceptos y montos de las deducciones y retenciones efectuadas, y y. Unidades de tiempo laborado. As tambin, es importante entregar al trabajador una copia del recibo de pago de su sueldo cada semana o quincena, como lo estipula la Ley Federal del Trabajo, en su Artculo 132-VII, adems de una constancia anual que contenga la antigedad y el periodo de vacaciones que le corresponda y la fecha en que debern disfrutarlo. Respecto al recibo de pago, el Artculo 8 de la Ley del SS, menciona que la constancia de los das laborados por los trabajadores a que se refiere la fraccin IX del Artculo 15 de la Ley deber contener, al menos, los datos siguientes: I. Nombre, denominacin o razn social del patrn, completos; Nmero de registro patronal; Nombre completo del trabajador;

II. III.

IV. Clave nica de Registro de Poblacin;

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concepto del seguro de retiro, cesanta en edad avanzada y vejez, sin perjuicio de que dicha informacin sea entregada a los sindicatos o, en su caso, a cualquier otra organizacin representativa de los trabajadores asegurados. Obligaciones anuales Slo como comentario, se enlistarn una serie de obligaciones fiscales a los que est obligado el patrn que realiza pagos por salarios, en forma anual, a fin de no dejar fuera algunos de los requisitos que nos especifican las leyes: Clculo del impuesto anual del Impuesto Sobre la Renta. Proporcionar a sus empleados constancia de remuneraciones pagadas e impuestos retenidos, formato 37, a ms tardar el 31 de enero, por el ao anterior, o dentro del mes siguiente a la fecha en que se retire el empleado. Es conveniente aclarar que en el caso de los dos puntos anteriores, la regla 2.21.3 de la Resolucin Miscelnea, especifica que los contribuyentes que para el ejercicio 2005 deban expedir constancias en trminos del Artculo 118, fraccin III de la Ley del ISR, a las personas que les hubieran prestado servicios personales subordinados, a travs de la forma oficial 37 del Anexo 1 de la presente Resolucin, podrn optar por utilizar, en lugar de la citada forma, el Anexo 1 de la forma oficial 30 Declaracin Informativa Mltiple, el cual deber contener, adicionalmente, sello y firma del empleador que lo expide. Presentar, a ms tardar el 15 de febrero, declaracin de Crdito al Salario y la de Sueldos y Salarios (Formatos 26, 90-A y 90B y sus anexos) por el ao anterior. Revisar y modificar, en su caso, en los meses de enero o febrero, la prima de riesgo de trabajo que estar vigente de marzo a febrero
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del siguiente ao, conforme al Artculo 74 de la Ley del Seguro Social y Artculo 32 del Reglamento de la misma Ley. Si la empresa tuvo 300 o ms trabajadores en cada uno de los meses del ejercicio anterior, est obligada a dictaminar por contador pblico sus estados financieros, de acuerdo con el Artculo 32-A del CFF, as como dictaminarse para efectos del IMSS, Artculo 16 de la LSS y debern presentar al INFONAVIT copia con firma autgrafa del informe sobre la situacin fiscal, con los anexos referentes a las contribuciones por concepto de cuotas obrero patronales. Para concluir con el tema de los recibos de pago, es importante comentar que stos se harn en original y copia, o en dos tantos, a fin de que la empresa conserve el original firmado por el empleado y la copia ser para el trabajador. Es conveniente conservar dichos recibos originales firmados, por cinco aos, para cualquier aclaracin o controversia. La Resolucin Miscelnea en regla 2.4.5 especifica que para los efectos del Artculo 29 del Cdigo, no se requerir la expedicin de comprobantes impresos por establecimientos autorizados, en el caso de que se trate del pago de los ingresos por salarios y, en general, por la prestacin de un servicio personal subordinado, as como de aquellos que la Ley del ISR asimile a estos ingresos. Pago de nmina a travs de instituciones bancarias Actualmente, una de las opciones que es muy usual, es el pago de la nmina a travs de instituciones bancarias. Por lo que la mayora de los bancos, si no es que todos, ofrecen este servicio, el cual consiste en que la empresa comunica al banco el importe neto de la nmina de los empleados y el banco lo pone a disposicin de los

trabajadores a travs de sus sucursales o cajeros automticos. Para iniciar el servicio, la empresa debe firmar un contrato con la institucin bancaria y tener una cuenta de cheques con ella. Asimismo, deber proporcionar al banco un archivo para la apertura de las cuentas de los empleados y un calendario del programa de acreditaciones o pagos. De acuerdo con el programa de acreditaciones o pagos, la empresa deber entregar al banco el archivo con los importes a acreditar con algunos das de anticipacin, regularmente dos das hbiles como mnimo, para que el banco registre, valide y acredite el importe en las cuentas individuales de los empleados, previo depsito del importe total de la nmina a pagar por parte de la empresa.

El envo de esta la informacin ser mediante algn medio magntico a la sucursal, o por envo electrnico al sistema de cmputo del banco, utilizando un software que la institucin bancaria proporciona. Dicho archivo o informacin que se trasmite, debe reunir ciertas caractersticas, que sern acordadas entre el banco y la empresa, el cual contendr el cdigo de identificacin de la empresa, el nmero de la cuenta bancaria de cada empleado, el importe a pagar, el nmero de empleado, el nombre y la fecha. El archivo que se enva debe estar identificado con un nombre de archivo y con un nmero de secuencia para la bitcora. El banco entregar una ficha de depsito o el sistema emitir un comprobante de transferencia por el importe total de la nmina a pagar.

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Una vez que el banco ha hecho el depsito, el empleado podr disponer de su sueldo a travs de la sucursal bancaria o de cajeros automticos distribuidos por toda la Repblica, e inclusive, con frecuencia, dentro de las instalaciones de la misma empresa. Para efectuar los retiros, dispondr de una tarjeta plstica con un nmero de identificacin personal (NIP), con la cual podr consultar saldos, hacer varias disposiciones en el mes conforme lo requiera, e inclusive podr hacer consultas por Internet. Cuando los retiros son en cajeros del mismo banco, no pagar comisin, cuando sean de otros bancos, paga comisiones bajas. Por los saldos que permanecen en la cuenta, ganar intereses. Ventajas Seguridad al no manejar efectivo; reduccin de costos y tiempos de operacin por traslado de valores y ensobretado; evita prdida de tiempo de los empleados al acudir a cobrar; y recibe sus ingresos en una cuenta personal que gana intereses y, adems, se le ofrecen otros servicios como crditos, seguros y sorteos; puede disponer de su sueldo en una gran cantidad de cajeros y sucursales los 365 das del ao durante las 24 horas, y tiene la posibilidad de acceder a crditos de diversos tipos con el banco que lleva su cuenta. Desventajas La desventaja es que puede retirar hasta una cantidad determinada por da; si pierde su tarjeta, la reposicin normalmente tiene un costo; para acceder al crdito con el banco debe cubrir una serie de requisitos segn el monto de su sueldo, su antigedad y el monto del importe solicitado; y con frecuencia, algunos bancos cobran una

comisin anual en el aniversario por los servicios extras que le proporciona a los trabajadores. Algunos de los bancos que prestan estos servicios son: Banamex, BBVA Bancomer, HSBC, Banorte, Bancrecer, Scotiabank lnverlat, Santander Mexicano y Banca Afirme. Conclusiones Una vez analizados algunos de los puntos que comprenden el pago de los sueldos y la nmina de esos sueldos correspondientes a los trabajadores, se debe destacar que algunos de esos requisitos no se llevan a cabo en las empresas, ya sea por desconocimiento o por que no hay una estricta aplicacin de sanciones por parte de la Junta de Conciliacin y Arbitraje para que se sigan al pie de la letra. Sin embargo, nosotros como contadores tenemos la obligacin de indicarles a todas las Personas Fsicas o Morales que contratan personal a su cargo, cada uno de los requisitos que deben de llevar a cabo, a fin de que cumplamos con las disposiciones legales y fiscales a las que estamos sujetos. Para efectos fiscales, debemos de cumplir con varias reglas ya comentadas, a fin de que el pago de la nmina no resulte un gasto no deducible, pues la misma en algunos casos, representa un monto importante en la vida econmica de la empresa. No me resta ms que invitarlos a analizar detenidamente cada uno de los requisitos, con el objetivo de revisar a aquellas empresas en las que prestamos nuestros servicios, a fin de que cumplan o sigan cumpliendo adecuadamente con los requisitos, tanto fiscales como legales.

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