Como fazer uma RFP Publicado em outubro 19, 2012 2

O termo RFP vem do ingls Request for Proposal , em traduo livre Solicitao de Propostas a ferramenta essencial para a gesto de fornecedores, pois estabelece o ambiente p ara uma concorrncia definindo os alicerces para a negociao, como: escopo, condies e r esponsabilidades. A RFP utilizada quando se precisa pedir o oramento de um projeto complexo, com di ferentes cenrios a vrias empresas. Nesse caso, o bom e velho oramento tradicional m ais atrapalha que ajuda. similar ao conceito de Declarao de Trabalho do PMBOK, documento onde se especifica o trabalho solicitado a um fornecedor. A diferena que a DT enviada para dar inicio ao trabalho e a RFP uma ferramenta de cotao. Na RFP descreve-se:

Escopo do Projeto O trabalho que ser feito no projeto Escopo do Produto O produto, servio ou resultado que ser gerado pelo projeto Cronograma Definio de perodo para dvidas, elaborao da soluo tcnica, envio da p etc. Premissas e restries - Premissas so pressupostos para que o projeto acontea. Res tries tudo que restringe o projeto, tipicamente tempo, custo, qualidade etc. Responsabilidades Elenca quais so as responsabilidades de cada parte. Governana do projeto Define o modelo de gesto esperado para o projeto. Modelo de oramento - Define o formato exato em que se espera receber o orament o. Campos, granularidade, totalizaes etc. Formas de pagamento - Define qual o modelo de pagamento. Termos e condies - Ex: Confidencialidade, publicidade, etc Aspectos a observar como tomador do servio (cliente) Revisar o documento com profissionais das reas, adicionando vises complementar es Evitar duplo sentido ou informaes contraditrias Abordar aspectos tcnicos em detalhes Definir um cronograma, para que os fornecedores tenha datas-alvo a cumprir Definir a estrutura do oramento (Serve para facilitar a comparao de fornecedore s) Definir a granularidade das entregas (Serve para negociar o escopo sem gerar retrabalho. Lembrando que isso geralmente aumenta os custos, portanto renegocie os valores em pacote no final) No caso de servios, definir volumetria e SLAs. No caso de projetos, definir critrios de aceite, parmetros, medidas e tolerncia Explicitar direitos e deveres, condies de pagamento e pontos crticos (do futuro contrato) como: multas contratuais e bnus Aspectos a observar como prestador do servio (fornecedor) Ler e entender o escopo em detalhes Construir diferentes cenrios para aumentar a probabilidade de ser escolhido Utilizar premissas para embasar os cenrios Avaliar a capacidade de mobilizao de equipe antes de submeter a proposta Tirar dvidas com o cliente Fazer due dilligence antes de comear o projeto

Negociar um perodo inicial de adaptao, livre de multas Precaver-se contra variaes de escopo e aumento de custos, utilizando a seo Escopo Negativo para explicitar o que NO faz parte do projeto.