MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA UNIDAD GESTIN INTEGRAL DE LA INFORMACIN Portada

SISTEMA DE REGISTRO DE ALIMENTOS Y MATERIA PRIMA

MANUAL DE USUARIO Versin 2.0

ABRIL, 2012

Tabla de Contenidos
Portada ..................................................................................................................................... 1 Presentacin ............................................................................................................................. 3 Requerimientos ......................................................................................................................... 3 Procedimientos ......................................................................................................................... 7 Iniciar el Sistema .................................................................................................................... 10 Pantalla Principal del Sistema ................................................................................................ 13 Mdulo de Empresas .............................................................................................................. 14 Mdulo de Personas ............................................................................................................... 16 Mdulo de Recibo Bancario .................................................................................................... 18 Mdulo de Formulario de Alimentos ....................................................................................... 21 Mdulo de Reenvo de Imgenes ........................................................................................... 26 Mdulo de Modifica Formulario de Alimentos ......................................................................... 30 Mdulo de Consulta de Alimentos .......................................................................................... 32 Solicitud de Prrroga .............................................................................................................. 36 Eliminar Trmite ...................................................................................................................... 41 Mdulo de Importador Post Registro ...................................................................................... 45 Mdulo de solicitud de Cambios Post-Registro ...................................................................... 48 Mdulo de Inscripcin Sanitaria de Importador ....................................................................... 51 Materia Prima ......................................................................................................................... 54 Mdulo de Formulario de Materia Prima ................................................................................. 54 Mdulo de Modifica Formulario de Materia Prima .................................................................. 59 Mdulo de Consultas / Enmiendas ......................................................................................... 62 Descripcin de estados de los trmites .................................................................................. 66 Crditos .................................................................................................................................. 70

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Presentacin
La Unidad Gestin Integral de la Informacin del Ministerio de Salud tiene el agrado de poner a su disposicin el nuevo sistema Web de registro de alimentos y materia prima, el cual le brindar la posibilidad de realizar el trmite de registro desde su casa u oficina utilizando la pgina Web del Ministerio de Salud. Este documento ser de gran ayuda para el usuario registrador de alimentos y materia prima, ya que describe paso a paso cada uno de los requisitos previos y descripcin de cada una de las pantallas del sistema.

Requerimientos
Para un uso eficiente del sistema se necesitan los siguientes requerimientos en su computadora: 1. Un navegador Internet Explorer 7- 8 FireFox 2. Resolucin de pantalla de 1024 x 768 3. Visor de Flash Player 4. Acrobat Reader. 5. Al da con los parches correspondientes del sistema operativo instalado (Windows Update). 6. Software antivirus y un antiespas (antispyware) actualizado. 7. Para que los certificados se impriman en una hoja completamente en blanco debe configurarse el navegador de la siguiente manera:

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Internet Explorer 7.0 1. Archivo- Configurar pgina, ver la figura siguiente

2. Aparece la siguiente pantalla, en donde se borra todo lo que est en los campos de Encabezado y pie de pgina

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Mozilla Fire Fox 1. Archivo- Configurar pgina, ver la figura siguiente

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2. Aparece la siguiente pantalla, en donde se borra todo lo que est en los campos de Encabezado y pie de pgina

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Procedimientos
El sistema permite efectuar registro de productos (alimentos, materia prima) a dos figuras:

Persona Fsica:
Esta figura es una persona con cdula de identidad, residencia o pasaporte, que registra productos para una o varias empresas; o que al mismo tiempo tiene otras personas que le registran alimentos y materia prima. Para poder hacerlo por primera vez, debe presentar a la ventanilla de atencin al Cliente, una Declaracin Jurada con los datos; as como el nombre completo y cdula, cdula de residencia o pasaporte de cada una de las personas registrantes que van a ser usuarios del sistema.

Persona Jurdica:
Esta figura corresponde a una empresa con cdula jurdica debidamente inscrita en el Registro Nacional, que se dedica a registrar alimentos y materia prima propios o de otras empresas. Para hacerlo por primera vez deber presentar en la ventanilla de atencin al Cliente una Declaracin Jurada con los datos solicitados, que corresponden a un documento legal que indique el nombre de la empresa seg n el registro nacional, el nmero de cdula jurdica correspondiente, el nombre completo y cdula del representante legal de la empresa as como el nombre completo. Se debe presentar copia de los Permisos Sanitarios Almacenamiento antes del uso del Sistema. Pgina 7 de 71 Permisos de

Adems se solicita en el caso que la empresa le va a registrar a otras empresas, el nmero de cedula jurdica y nombre correspondiente segn el registro nacional.

Importante: En Materias Primas, si el fabricante es nacional, se debe presentar el documento legal que indique su representante legal, en caso de que sea extranjero, se debe presentar el documento legal donde indique el representante legal del solicitante (todo esto se presenta en ventanilla).

Para cada usuario creado, se tiene los siguientes procedimientos: En caso que un usuario ya no trabaje para la empresa registrante o haya perdido el derecho a hacer solicitudes, es responsabilidad de sta mediante una solicitud por escrito, notificar al Ministerio para la eliminaci n del mismo. Un usuario fsico tendr una nica clave de acceso, es decir, aunque aparezca como registrador de otra empresa no podr volvrsele a crear otro usuario, simplemente se le autorizar a registrar para la otra empresa utilizando su mismo usuario y clave inicial. Las claves de cada usuario debern ser cambiadas constantemente por el mismo usuario, el cual debe mantenerla resguardada en un lugar seguro. En caso de olvidar la clave, se utilizar el nmero de pin otorgado en el momento de registrarse (sino cuenta con el documento que muestra el nmero de pin, debe solicitarlo de nuevo en atencin al cliente), por lo cual

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constituye un documento confidencial que debe ser guardado en un lugar seguro. Una vez con los usuarios creados, se puede empezar el tr mite para registro de alimentos y materia prima, utilizando los formularios de solicitud en el sistema. Cada solicitud de registro tendr un identificador nico llamado nmero de preregistro (antes de la aprobacin) y nmero de registro (cuando se encuentra en estado de aprobado), en principio la solicitud quedar en un estado Pendiente de Evaluar (en caso de alimentos nacionales y materias primas), en el caso de alimentos importados quedan en estado Pendiente de fecha de confrontaci n. Cuando un alimento materia prima cambia de estado, los usuarios registrantes y respectivos representantes legales recibirn un correo electrnico indicando dicho estado, en el caso slo de Alimentos cuando el producto se encuentra en estado de Pendiente de Confrontacin el interesado deber presentarse al Ministerio a entregar los documentos originales solicitados para confrontar si todo est correcto, el producto se pasar al estado pendiente de evaluar (para evaluacin tcnica del producto). Nota: El usuario registrador tiene la posibilidad de imprimir el certificado de Alimentos Materia Prima una vez que el producto haya sido aprobado, en la pantalla de consultas/enmiendas. Los documentos originales para confrontar (en el caso de alimentos) son: 1. Certificado de Libre Venta si el fabricante es Extranjero. 2. Etiquetas. Pgina 9 de 71

3. Traducciones. Si existe alguna duda con respecto a datos que no pueden ser introducidos en el formulario, tal es el caso de un laboratorio nuevo, una presentacin unidad de medida, as como dudas, consultas o errores propios del sistema, se pone a disposicin el correo electrnico del Equipo de Desarrollo Web soporte@ministeriodesalud.go.cr Estos correos debern ser utilizados slo para los casos descritos anteriormente, no se respondern consultas sobre estados de los productos, requisitos y trmites.

Iniciar el Sistema
1. Ingrese a la pgina del Ministerio: www.ministeriodesalud.go.cr 2. Busque en la parte izquierda el Men Principal e ingrese al link Ministerio Virtual y escoja el link Registro de Alimentos y Materias Primas o bien escriba la siguiente direccin en su navegador: http://201.192.188.181:7777/RAMP/faces/index.jsp 3. En la pantalla de ingreso al sistema:

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Hacer clic en la pestaa de Usuario. 1. Ingresar en el campo de Cdula la cdula jurdica en caso de que sea una empresa registrante, pero si es una persona Fsica entonces digitar la cdula Fsica sin guiones. Ejm: 3101123456 104530658. 2. En el campo de Usuario, ingresar el nmero de cdula de identidad del registrante sin guiones. Ejm: 104530658. Este ser el usuario en el sistema 3. Escribir su contrasea. Esta debe tener al menos 12 caracteres, se pueden combinar letras y nmeros pero no se puede iniciar con un nmero, debe contener al menos uno de los siguientes caracteres especiales: #_$ Ejm: alimentos44$. Estas contraseas deben construirse de manera que sean difciles de suponer o adivinar por otros usuarios. 4. Hacer clic en el botn Pgina 11 de 71

5. Si por alguna razn olvid y/o bloque su contrasea, sta debe ser cambiada, de la siguiente manera: 6. Hacer clic en el botn

7. Digite el nmero de cdula del usuario sin guiones 8. Digite su nmero de PIN 9. Escribir la nueva contrasea 10. Confirmar la nueva contrasea 11. Hacer clic en el botn 12. Hacer clic en el botn de inicio para regresar a la pantalla

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Pantalla Principal del Sistema

Una vez dentro del sistema, se presentan las distintas opciones a trav s del men de botones a la izquierda.

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Lo primero que se debe hacer es registrar los datos solicitados de las empresas nacionales o extranjeras (fabricantes, titulares, registrantes, importadores jurdicos, etc.)

Mdulo de Empresas
1. Hacer clic en el botn de Empresas que se ubica en la pestaa de Registrar Informacin, como muestra la siguiente figura:

1. Una vez que se ingresa a la pantalla de Datos de Empresas Pgina 14 de 71

1. En el campo cdula, digite la cdula jurdica sin guiones y de un clic fuera del campo, como mnimo debe aparecer el nombre de la empresa (en caso de que no aparezca comunquese al correo del Equipo Web para que sea incluida la empresa). La otra opcin es digitar una parte del nombre de la

empresa en el campo de

y luego

se da clic fuera, a continuacin aparecer una listado con los nombres de las empresas que concuerdan con la porcin de nombre escrita, como lo muestra la siguiente figura

Finalmente seleccione la empresa buscada. 2. Digite el telfono y fax (slo nmeros) 3. Escribir la direccin en seas 4. Seleccione primero la provincia y espere unos segundos a que se cargue la lista de cantones, luego seleccione el cantn y espere para que se cargue la lista de distritos y por ltimo seleccione el distrito y pas 5. Escribir la direccin de correo electrnico de la empresa. 6. Hacer clic en el botn Cabe destacar que si a la hora de digitar la cdula jurdica de la empresa, aparecen ms datos aparte del nombre se debe dar clic al botn Si algn dato necesita ser modificado actualizado, primero se digita el nmero de cdula jurdico, se da clic fuera del campo, en unos segundos se desplegar la

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informacin de la empresa en pantalla, se corrige actualiza algn dato y luego hacer clic en el botn El paso a seguir es registrar los datos de las personas (Registrante, representante legal, importadores fsicos, etc).

Mdulo de Personas
Lo primero que se debe hacer es hacer clic en el botn de Personera Fsica que se ubica en la pestaa de Registrar Informacin, como muestra la siguiente figura:

1. En el campo cdula, digite la cdula fsica sin guiones y de un clic fuera del campo, como mnimo debe aparecer el nombre de la persona (en caso de que no aparezca enviar de forma escaneada el documento de identificaci n Pgina 16 de 71

a cualquiera de los dos correos del Equipo Web para que la persona sea incluida en nuestro padrn). 2. Digite el telfono y fax (slo nmeros) 3. Escribir la direccin en seas 4. Seleccione primero la provincia y espere unos segundos a que se cargue la lista de cantones, luego seleccione el cantn y espere para que se cargue la lista de distritos y por ltimo seleccione el distrito. 5. Escribir la direccin de correo electrnico de la persona. Debe ser un correo que sea ledo y consultado con frecuencia, porque aqu se envan las notificaciones de los productos. 6. Hacer clic en el botn Cabe destacar que si a la hora de digitar la cdula fsica de la persona, aparecen ms datos aparte del nombre se debe dar clic al botn Si algn dato necesita ser modificado actualizado, primero se digita el nmero de cdula fsica, se da clic fuera del campo, en unos segundos se desplegar la informacin de la empresa en pantalla, se corrige actualiza algn dato y luego hacer clic en el botn Una vez completados los datos de las personeras Fsicas y Jurdicas, en el caso del Registro Alimentos el paso siguiente es el registro del recibo bancario que se hace de la siguiente manera:

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Mdulo de Recibo Bancario

Primero se debe de dar clic en el botn de Recibo Bancario que se ubica en la pestaa de Registrar Informacin, como muestra la siguiente figura:

Inmediatamente aparecer la siguiente pantalla:

1. Se debe escoger el tipo de moneda en la que se efecto el pago (dlares colones), se destaca que si el pago se realiza en colones por motivo del diferencial cambiario, tiene 5 das hbiles para efectuar el trmite de lo contrario deber realizar el procedimiento respectivo para solicitar la

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devolucin del dinero, por otra parte si el pago se realiza en d lares no hay un tiempo lmite para su uso.

2. Digite el nmero de documento bancario y de clic fuera, debe esperar unos segundos para que el sistema verifique que no hay otro voucher registrado con ese nmero que se est digitando, si no da ningn mensaje prosiga en el llenado de los datos. Nota: En el caso de que el sistema detecte que hay como m nimo dos recibos bancarios con el mismo nmero y diferente fecha de depsito, entonces se mostrar la siguiente pantalla, en donde el usuario debe elegir mediante un clic, cual recibo desea utilizar

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Para completar la fecha del recibo lo que debe hacer es dar clic al bot n que est a la par de la cajita de la fecha como lo muestra la siguiente figura

A continuacin se desplegar un calendario en donde se podr escoger primero el mes, seguido el ao y de ltimo el da, cuado se escoge el da deber aparecer la fecha escogida como en la siguiente figura:

3. Se digita el monto del recibo 4. Por ltimo se da clic en el botn Una vez completado los pasos anteriores ya se puede proceder a ingresar al formulario de registro de Alimento y / o Materia Prima.

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Mdulo de Formulario de Alimentos

Daremos inicio con todo lo relacionado al Registro de Alimentos, para empezar en el men principal, debajo de la pestaa Registrar Alimento, damos clic al botn Formulario

Se desplegar la pantalla Formulario Alimento

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2. Debe digitar el nmero de recibo de pago que fue registrado en el paso anterior, luego se debe dar un clic fuera del campo y esperar unos segundos ya que el sistema debe verificar la existencia del recibo y adem s si tiene monto disponible para el registro del producto. Nota: En el caso de que el sistema detecte que hay como mnimo dos recibos bancarios con el mismo nmero y diferente fecha de depsito, entonces se mostrar la siguiente pantalla, en donde el usuario debe elegir mediante un clic, cual recibo desea utilizar

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3. Luego procede a completar los campos de nombre, descripcin, marca. 4. En las listas de pas y unidad de medida se debe escoger una de las opciones que la lista presenta. 5. En el caso de las cantidades, usted deber colocarse en el campo de cantidad, digita la cantidad y da clic fuera del campo, inmediatamente el sistema pasa el nmero que usted digit a una lista, esto es con el objetivo de que se puedan agregar varias cantidades para un producto. Es importante recordar que si las cantidades tienen decimales, deben separarse slo mediante un punto. 6. En el caso del fabricante se tiene dos opciones para completar la informacin, la primera es digitando la cdula de fabricante (slo nmeros) y dando clic fuera del campo, debe aparecer el nombre de la empresa, (en caso de que no aparezca enviar el nmero de cdula jurdica, nombre y pas al correo del Equipo Web para que la empresa sea incluida en nuestro padrn). La otra opcin es digitar una parte del nombre de la empresa en el

campo de

y luego se da clic fuera, Pgina 23 de 71

a continuacin aparecer una listado con los nombres de las empresas que concuerdan con la porcin de nombre escrita, como lo muestra la siguiente figura

Finalmente seleccione la empresa buscada. 7. El siguiente paso es digitar el nmero de permiso de funcionamiento del fabricante de la bodega de almacenamiento y dar clic fuera del campo, debe esperar unos segundos para que el sistema verifique que el permiso existe y si adems est vigente. 8. En el caso del titular debe digitar la cdula jurdica (slo nmeros) y dar clic fuera del campo, debe aparecer el nombre de la empresa, (en caso de que no aparezca enviar el nmero de cdula jurdica, nombre y pas a cualquiera de los dos correos del Equipo Web para que la empresa sea incluida en nuestro padrn). Es importante recalcar que el representante legal aparece automticamente cuando se digita el titular, en caso de que no aparezca debe realizar el respectivo trmite para registrar el representante legal en el Ministerio de Salud. 9. Finalmente para terminar con el llenado del formulario de alimentos (esta parte es optativa) se procede a escoger el tipo de personer a del importador (Fsica jurdica) esto se realiza dando clic en una de las dos opciones, como lo muestra la siguiente figura

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Una vez escogido el tipo de personera, debe digitarse la cdula (slo nmeros) y dar clic fuera del campo, el sistema colocar el nombre de la empresa de la persona en la lista de importadores como muestra la siguiente figura

Nota: Si desea agregar varios importadores, slo debe repetir el paso anterior cuntas veces sea necesario. Cabe destacar que si en caso de error se digit una cdula incorrecta, lo que se debe hacer es marcar el nombre que se requiere borrar (en la lista de importadores) y dar clic al botn borrar. 10. Una vez completos todos los datos mencionados anteriormente se procede a dar clic al botn 11. El sistema deber devolver un mensaje con el nmero de pre- registro, el cual es muy importante ya que todas las consultas, reenvo, modificaciones se debern realizar mediante este nmero. 12. Una vez obtenido el nmero de pre-registro, deber solicitar fecha de confrontacin. Los pasos a seguir para solicitar dicha fecha, se encuentran en

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el documento llamado Manual_fecha_confrontacin, que se encuentra en la pgina del Ministerio de Salud Ministerio Virtual Registro de Alimentos y Materia Prima - Manual_fecha_confrontacin No olvide: Enviar las imgenes inmediatamente despus de enviado el formulario.

Mdulo de Reenvo de Imgenes

Este mdulo se encuentra en el men principal debajo de la pestaa Registrar Alimento

Al dar clic se muestra la siguiente pantalla:

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1. El primer paso es digitar el nmero de pre-registro en el siguiente campo

y dar clic al botn Buscar, debe esperar unos segundos y el sistema deber desplegar el nombre y el estado del producto buscado. 2. El paso siguiente es escoger mediante un clic en alguna de las opciones, cual es la imagen que se va enviar del producto.

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3. El ltimo paso es adjuntar la(s) imagen(es) por medio del siguiente control

en donde se da clic al botn de Examinar, se escoge la imagen y se da clic al botn Enviar Archivo, esto se repite con cada una de las imgenes a enviar. Nota: Si se requiere ver el nombre de los archivos que se han enviado para un expediente se debe hacer lo siguiente:

Debe buscar el expediente de la forma como se describe anteriormente, luego d clic en el siguiente botn:

A continuacin le aparecer la siguiente pantalla con la lista de archivos que fueron enviados y clasificados en las carpetas correspondientes

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Si desea volver a la pantalla principal del Envo de Imgenes, solo debe hacer clic en el siguiente botn: Recuerde: Las imgenes deben ser de extensin jpg, pdf y por envi sea por imagen se permite un tamao mximo de 500 kb. Nota: Este mdulo se utilizar para adjuntar imgenes del formulario, del modifica formulario, post registro, renovacin.

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Mdulo de Modifica Formulario de Alimentos

Para empezar en el men principal, debajo de la pestaa Registrar Alimento, damos clic al botn Modifica Formulario

Se desplegar la siguiente pantalla

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1. El primer paso es digitar el nmero de pre-registro en el siguiente campo

y dar clic fuera del campo, se debe esperar unos segundos y el sistema deber desplegar la informacin del producto a consultar. Nota: El producto slo podr modificarse si NO se encuentra en los estados: Pendiente de Confrontacin, Pendiente de Confrontacin Simple, Pendiente de Confrontacin Complejo, Aprobado, Registro Anulado, Trmite Anulado. 2. Una vez con toda la informacin desplegada en la pantalla, se podr modificar cualquier dato y finalmente dar clic al botn

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Cabe aclarar que toda la informacin que se encuentra sobre el botn de Modificar Producto (Nombre comercial, marca, descripcin, pas de origen, unidad de medida, nmero de permiso de funcionamiento, cdula titular) para que el cambio la modificacin se realice siempre debe oprimirse el botn Modificar Producto despus de modificado alguno de los datos mencionados anteriormente. Por otra parte los datos que se encuentran debajo de este botn (cantidad, fabricante, importador) se actualizan cuando se realiza el cambio, sin necesidad de dar clic al botn de Modificar Producto. 3. Una vez que se hayan modificado los datos del producto, deber solicitar fecha de confrontacin. Los pasos a seguir para solicitar dicha fecha, se encuentran en el documento llamado Manual_fecha_confrontacin, que se encuentra en la pgina del Ministerio de Salud Ministerio Virtual Registro de Alimentos y Materia Prima - Manual_fecha_confrontacin

Mdulo de Consulta de Alimentos

El objetivo de este mdulo es que el usuario registrador pueda consultar: el estado en que se encuentra su producto, las observaciones que le han realizado los evaluadores y enviar contestaciones por medio de las enmiendas, en otras palabras este es el medio de comunicacin entre el usuario registrador y el personal evaluador. Para ingresar a este mdulo, se debe ubicar en el men principal, debajo de la pestaa Registrar Alimento, damos clic al botn Consultas / Enmiendas

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1. Como primer paso es digitar el nmero de pre-registro en el siguiente

campo producto a consultar.

y dar clic fuera del campo, se debe

esperar unos segundos y el sistema deber desplegar la informacin del 2. Se puede visualizar el estado en que se encuentra el producto

3. Tambin se puede visualizar las observaciones realizadas por los evaluadores con su respectiva fecha.

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4. El usuario puede enviar enmiendas a los evaluadores con respecto al producto y la forma de hacerlo es digitando la enmienda en el siguiente campo

para luego dar clic en el botn 5. Para ver las enmiendas realizadas, slo debe posicionarse en la pestaa de enmiendas con el puntero y dar clic, como lo muestra la siguiente imagen.

6. Si el producto se encuentra en estado de Aprobado, el usuario registrador puede imprimir el certificado desde esta pantalla, mediante el bot n , recuerde seguir las sugerencias con respecto a la configuracin del navegador en el apartado de Requerimientos.

Importante: Se puede agregar una enmienda slo si el producto NO se encuentra en cualquiera de estos estados: Registro Anulado,

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Proceso de Evaluacin, Evaluacin de Confrontacin, Evaluacin de PostRegistro, Trmite Anulado. Para cada enmienda se permite ingresar hasta un mximo de 85 caracteres. Al insertar una enmienda cuando el producto se encuentra rechazado el sistema cambiar el estado para que el usuario prosiga con el trmite.

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Solicitud de Prrroga

Digite el nmero de expediente y de clic afuera del campo, si el trmite se encuentra en alguno de los siguientes estados (Rechazado complejo con confrontacin, rechazado complejo sin confrontacin, rechazado simple con confrontacin, rechazado simple sin confrontacin) usted podr solicita la Prrroga. En la pestaa de Observaciones se presenta el detalle de lo referente a la prevencin nica de todos los trmites que se encuentra en alguno de los estados antes mencionados, esto quiere decir que cualquier tr mite que sea rechazado en la etapa de evaluacin cuenta con un mximo de 10 das hbiles para contestar lo prevenido de lo contrario, si no se responde, el tr mite ser anulado automticamente. Una vez que el sistema le presenta la informacin Pgina 36 de 71

consultada, se debe dar clic en el link la siguiente informacin:

y el sistema le presentar

Si usted presiona el botn contrario elige el botn

se cerrar el cuadro desplegado, si por el el sistema le incluir la prrroga a este trmite y le

sumar 5 das hbiles a los 10 que ya haban sido otorgados. Se presentar esta pantalla en donde se agrega la leyenda respectiva:

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En caso de intentar agregar ms de una prrroga, el sistema le presentar esta pantalla:

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Existe una prrroga especial en casos excepcionales en donde se solicita una documentacin o informacin aclaratoria la cual no debe estar contemplada en los requisitos o normativa ya establecida y slo se puede otorgar internamente en la etapa de evaluacin. Si este proceso fuera otorgado, cuando se realice la consulta el sistema presentar una nueva leyenda en observaciones.

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Eliminar Trmite
En la pantalla de Consultas / Enmiendas se puede eliminar un trmite que no se desea utilizar; cuando el trmite no ha superado la etapa de confrontacin de documentos (Pendiente de Confrontacin, Pendiente de Fecha de Confrontacin o Rechazado en Confrontacin). Una vez que el usuario digit el Nmero de Expediente y dio clic fuera del campo el sistema le presentar la siguiente informacin:

Se puede observar en la pantalla un link

, al cual se le debe dar

clic y el sistema le presentar un mensaje consultndole sobre la accin.

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Si usted presiona el botn contrario elige el botn pantalla:

se cerrar el cuadro desplegado, si por el el sistema le anular el trmite. Se presentar esta

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Como se puede observar en el mensaje que el sistema presenta, se indica que el dinero utilizado para este trmite se puede utilizar en otro.

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Si se consulta el estado del trmite se presentar as:

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Mdulo de Importador Post Registro

Este mdulo se encuentra en el men principal debajo de la pestaa Registrar Alimento

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Al dar clic se muestra la siguiente pantalla:

1. Como primer paso se debe digitar el nmero de pre-registro en el siguiente campo y dar clic fuera del mismo, en segundos el sistema deber desplegar la informacin del producto a consultar.

2. Escoja el tipo de importador (fsico jurdico) 3. Digite la cdula del importador (slo nmeros), en caso de ser jurdica la longitud debe ser de 10 caracteres, en caso de se fsica debe tener una longitud de 9 caracteres, luego se procede a dar clic fuera del campo.

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A continuacin se procede a desplegar el nombre de la empresa cuya cdula fue digitada. 4. Como paso siguiente, digite el nmero de permiso de funcionamiento y d clic fuera del campo.

5. Como ltimo paso, d clic al botn de Agregar El sistema le indicar que todo se agreg satisfactoriamente

Y el nuevo importador deber aparecer en el cuadro que se muestra a continuacin

Si lo que desea es borrar un importador existente, lo que debe hacer es marcar el importador y cuando se seleccione en azul, d clic en el botn Borrar, como muestra la siguiente figura

El sistema mostrar el siguiente mensaje

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Mdulo de solicitud de Cambios Post-Registro

Para ingresar a este mdulo, se debe ubicar en el men principal, debajo de la pestaa Registrar Alimento, damos clic al botn Cambio Post-Registro

1. Primero se debe digitar el nmero de registro en el siguiente campo y dar clic fuera del campo, se debe esperar unos segundos y el sistema deber desplegar la informacin del producto. 2. Para solicitar el cambio, el usuario debe marcar para cuales datos desea solicitar el cambio, el sistema tiene las siguientes alternativas:

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Por ejemplo: si yo deseo realizar un cambio post-registro del nombre del producto, primero debo marcar mediante un clic la opcin de Cambio de nombre Marca (el campo se me habilita para modificar), segundo realizo la modificacin de los datos y por ltimo doy un clic al botn grficamente el ejemplo. , la imagen siguiente mostrar

Pero qu pasa si ya he solicitado un cambio post- registro y record que me falt solicitar otro cambio al mismo producto me equivoqu con el cambio que solicit?, entonces se debe seguir los siguientes pasos: 1. Primero se debe digitar el nmero de registro en el siguiente campo y dar clic fuera del campo, se debe esperar unos segundos y el sistema deber desplegar la informacin del producto. Ahora podemos ver que el formulario de Post registro no es el mismo aparecen unos botones de modificar observen en la siguiente figura

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3. El usuario debe marcar para cuales datos desea solicitar el cambio, el sistema tiene las siguientes alternativas:

2.

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4. Realiza la actualizacin cambio de los datos y da clic en algunos de los botones de modificar (Modificar datos, modificar ingredientes, modificar razn social, modificar titular, modificar fabricante). 5. Se da clic al botn 6. Una vez enviados los cambios, deber solicitar fecha de confrontacin. Los pasos a seguir para solicitar dicha fecha, se encuentran en el documento llamado Manual_fecha_confrontacin, que se encuentra en la pgina del Ministerio de Salud Ministerio Virtual Registro de Alimentos y Materia Prima - Manual_fecha_confrontacin

No olvide: Para solicitar un cambio post-registro el producto debe estar Aprobado y Vigente. Adems recuerde que debe enviar las imgenes correspondientes al cambio solicitado (Reenvo de imgenes).

Mdulo de Inscripcin Sanitaria de Importador

Para ingresar a este mdulo, se debe ubicar en el men principal, debajo de la pestaa Registrar Alimento, damos clic al botn Inscripcin Sanitaria de Importador

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1. Se debe escoger que tipo de personera y cdula del solicitante como lo muestra la siguiente figura

Recuerde que en la cdula slo se digitan nmeros y luego de dar clic fuera del campo, debe aparecer el nombre de la empresa persona, (en caso de que no aparezca enviar de forma escaneada el documento de identificacin a cualquiera de los dos correos del Equipo Web para que la empresa persona sea incluida en nuestro padrn). 2. Se debe digitar el nmero de Alimento (Aprobado) del cual desea hacer Inscripcin Sanitaria, luego da un clic fuera del campo, inmediatamente debe aparecer el nombre del Alimento, como en la siguiente imagen

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3. Luego se digita el nmero de recibo de pago (que ha sido registrado previamente en la opcin Recibo Bancario) y se da clic fuera, espera unos segundos para que el sistema verifique la existencia del recibo bancario y que adems que cuente con el monto apropiado. Nota: En el caso de que el sistema detecte que hay como m nimo dos recibos bancarios con el mismo nmero y diferente fecha de depsito, entonces se mostrar la siguiente pantalla, en donde el usuario debe elegir mediante un clic, cual recibo desea utilizar

4. Digite el nmero de Permiso de funcionamiento, da clic fuera y espera unos segundos para que el sistema verifique la existencia del permiso, adems que se encuentre vigente y que el cdigo CIIU corresponda. 5. Por ltimo se da clic al botn de 6. El sistema llevar un listado de productos registrados por esta modalidad de cada empresa solicitante.

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Materia Prima
En esta parte del Manual de Usuario se explicar el proceso de registro de las Materias Primas, empezaremos con el formulario de registro.

Mdulo de Formulario de Materia Prima

Para ingresar a este mdulo, se debe ubicar en el men principal, debajo de la pestaa Notificacin Materia Prima, damos clic al botn Formulario, ver la siguiente de imagen

Aparecer la siguiente pantalla

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1. Empezamos completando del nombre comercial, marca, funcin en el alimento, descripcin de la materia prima, todo esto es puro texto. 2. El caso de los ingredientes tiene una particularidad, el usuario registrador digita el nombre del ingrediente en la siguiente casilla

luego se da un clic fuera del campo, si el sistema ya ten a almacenado en la base de datos el ingrediente que se acaba de digitar, el sistema despliega una lista como la siguiente

Se escoge el ingrediente mediante un clic y automticamente el ingrediente se agrega a la lista de ingredientes como se presenta en la siguiente imagen

El caso anteriormente explicado es cuando el ingrediente se encuentra registrado en nuestro catlogo de ingredientes, pero que pasa cuando no est en este catlogo?, bueno el procedimiento cambia un poco, primero se digita el ingrediente en la casilla mencionada anteriormente

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Luego

da

un

clic

fuera

del

campo

aparecer

el

siguiente

botn

al cual deber dar clic y aparecer la siguiente pantalla

En esta pantalla se revisa que el nombre est correcto y finalmente damos clic en Agregar, en este momento el sistema agrega el nuevo ingrediente tanto a la lista de ingredientes como al catlogo del Ministerio. Continuamos con el llenado del formulario de Materia Prima. 3. Para completar las industrias que utilizarn el producto se debe digitar una parte del nombre de la empresa y se da clic fuera del campo, a continuacin se desplegar una lista con las empresas que coinciden con esa parte de nombre como muestra la siguiente figura Digito parte del nombre

Doy clic fuera del campo, y automticamente aparece una lista como la siguiente

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 Se escoge de la lista la empresa requerida, dando clic e inmediatamente aparecer la empresa escogida en la lista de empresas

4. En el campo de Alimento usado, se digita el alimento y se da clic fuera del campo para que se vaya almacenando en lista de alimentos usados para la materia que se est registrando. 5. En el campo de Permiso de Funcionamiento, se digita el nmero de permiso y se da un clic fuera del campo, se debe dar unos segundos ya que el sistema est verificando la existencia y vigencia del permiso. 6. Para llenar el campo del fabricante, se tienen dos opciones, la primera es por el campo de la cdula en donde se digitan slo nmeros y se da un clic fuera del campo y automticamente el nombre de la empresa debe aparecer la segunda es que en el campo del nombre de la empresa se digite una parte del nombre se de clic fuera del campo, autom ticamente aparece una lista de empresas con los nombres coincidentes y finalmente se escoge el requerido. 7. Finalmente para terminar con el llenado del formulario de materia prima se procede a escoger el tipo de personera del importador (Fsica jurdica) esto se realiza dando clic en una de las dos opciones, como lo muestra la siguiente figura

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Una vez escogido el tipo de personera, debe digitarse la cdula (slo nmeros) y dar clic fuera del campo, el sistema colocar el nombre de la empresa de la persona en el campo de nombre de importador como muestra la siguiente figura

Nota: El representante legal debe aparecer automticamente, cuando se digite el fabricante el importador, esto depende a cual de las dos figuras fue ligado en el momento de la inscripcin del Representante legal. 8. Una vez completos todos los datos mencionados anteriormente se procede a dar clic al botn 9. El sistema deber devolver un mensaje con el nmero de pre- registro, el cual es muy importante ya que todas las consultas, reenv o, modificaciones, post registro, renovaciones, etc. se debern realizar mediante este nmero.

Mdulo de Modifica Formulario de Materia Prima

Para ingresar a este mdulo, se debe ubicar en el men principal, debajo de la pestaa Notificacin Materia Prima, damos clic al botn Modifica Formulario, ver la siguiente de imagen

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Aparecer la siguiente pantalla

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4. El primer paso es digitar el nmero de pre-registro en el siguiente campo

y dar clic fuera del campo, se debe esperar unos segundos y el sistema deber desplegar la informacin del producto a consultar. Nota: El producto slo podr modificarse si se encuentra en estado de rechazado, pendiente de evaluar rechazado. 5. Una vez con toda la informacin desplegada en la pantalla, se podr modificar cualquier dato y finalmente dar clic al botn

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Cabe aclarar que toda la informacin que se encuentra sobre el botn de Modificar Producto (Nombre comercial, marca, funcin en el alimento, descripcin de la materia prima, nmero de permiso de funcionamiento, titular, fabricante) para que el cambio la modificacin se realice siempre debe oprimirse el botn Modificar Producto despus de modificado alguno de los datos mencionados anteriormente. Por otra parte los datos que se encuentran debajo de este bot n (ingrediente, industrias que utilizarn el producto, alimento en que ser usado) se actualizan cuando se realiza el cambio, sin necesidad de dar clic al botn de Modificar Producto.

Mdulo de Consultas / Enmiendas

Para ingresar a este mdulo, se debe ubicar en el men principal, debajo de la pestaa Notificacin Materia Prima, damos clic al botn Consultas / Enmiendas, ver la siguiente de imagen

Aparecer la siguiente pantalla

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4. Como primer paso es digitar el nmero de pre-registro en el siguiente campo producto a consultar. 5. Se puede visualizar el estado en que se encuentra el producto y dar clic fuera del campo, se debe

esperar unos segundos y el sistema deber desplegar la informacin del

6. Tambin se puede visualizar las observaciones realizadas por los evaluadores con su respectiva fecha.

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7. El usuario puede enviar enmiendas a los evaluadores con respecto al producto y la forma de hacerlo es digitando la enmienda en el siguiente campo

para luego dar clic en el botn 8. Para ver las enmiendas realizadas, slo debe posicionarse en la pestaa de enmiendas con el puntero y dar clic, como lo muestra la siguiente imagen.

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9. Si el producto se encuentra en estado de Aprobado, el usuario registrador puede imprimir el certificado desde esta pantalla, mediante el bot n , recuerde seguir las sugerencias con respecto a la configuracin del navegador en el apartado de Requerimientos.

Importante: Se puede agregar una enmienda slo si el producto se encuentra en cualquiera de estos dos estados: PENDIENTE DE EVALUAR O RECHAZADO. Para cada enmienda se permite ingresar hasta un mximo de 85 caracteres.

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Descripcin de estados de los trmites

Existen varios estados en los que puede aparecer su producto en esta pantalla, cuando usted realiza la consulta: Estado APROBADO Significa que Que el producto ha sido registrado exitosamente. Que el producto ha sido rechazado por RECHAZADO algn motivo. Usted debe consultar las observaciones va Web para conocer el motivo. PENDIENTE DE EVALUAR PENDIENTE DE EVALUAR SIMPLE PENDIENTE DE EVALUAR COMPLEJO Que el producto requiere los documentos originales para confrontar con el fin de continuar con la evaluacin PENDIENTE DE CONFRONTACION tcnica, una vez que el producto se encuentre en este estado no se podrn modificar los datos del formulario ni las imgenes. El producto fue rechazado por alguna razn RECHAZADO CONFRONTACION en el momento de la confrontacin de documentos, en este momento el cobro del producto todava no se ha hecho efectivo. Pgina 66 de 71 Que el producto est haciendo fila en el proceso de evaluacin y todava no ha sido evaluado.

Que el producto ha sido notificado con RENOVACION una solicitud de renovacin, debe realizarse antes del vencimiento del producto. REGISTRO ANULADO TRAMITE ANULADO ANULADO POR EL USUARIO EN PROCESO DE EVALUACION EVALUACION DE RENOVACION EVALUACION CONFRONTA EVALUACION POST REGISTRO EN PROCESO DE SEGUNDA EVALUACION CAMBIO POST - REGISTRO Que el producto ha sido notificado con un cambio post registro. Que la solicitud Post Registro ha sido RECHAZADO POST REGISTRO rechazada, las razones se pueden consultar por medio del sistema en el apartado de observaciones. Indica RECHAZADO SIMPLE SIN CONFRONTACIN RECHAZADO COMPLEJO SIN CONFRONTACIN RECHAZADO SIMPLE CON que el producto ha sido rechazado por algn motivo. Usted debe consultar las observaciones va Web para conocer el motivo y despus de hacer la correccin NO debe solicitar fecha de confrontacin. Indica que el producto ha sido Que el producto est siendo evaluado en ese momento, segn en la etapa del proceso que se encuentre.
El trmite registro procede a ser anulado por el solicitante por parte de Ministerio.

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CONFRONTACIN RECHAZADO COMPLEJO CON CONFRONTACIN

rechazado por algn motivo. Usted debe consultar las observaciones va Web para conocer el motivo y despus de hacer la correccin SI debe solicitar fecha de confrontacin. Indica que el producto est en espera de que se le solicite una fecha de confrontacin. Indica que el por producto algn ha sido en rechazado motivo

PENDIENTE DE FECHA CONFRONTACION

ventanilla (con evaluacin de guas). RECHAZADO CONFRONTACION Usted debe consultar las observaciones realizadas a las guas, va Web para conocer el motivo y despus de hacer la correccin SI debe solicitar fecha de confrontacin. VENCIDO PENDIENTE DE FECHA DE RENOVACION El producto no fue renovado antes de la fecha de vencimiento. Un producto con solicitud de renovacin, tiene pendiente pedir fecha para su confrontacin previa PENDIENTE DE FECHA POSTREGISTRO PENDIENTE FECHA CONFRONTACION SIMPLE PENDIENTE FECHA El producto tiene pendiente solicitud de fecha para confrontar documentos de la etapa de post registro. El producto tiene pendiente solicitud de fecha para confrontar documentos.

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CONFRONTACION COMPLEJO PENDIENTE CONFRONTA SIMPLE PENDIENTE CONFRONTA COMPLEJO ANULADO EN CONCILIACION BANCARIA El producto se encuentra pendiente de revisin en confrontacin (sea ya tiene cita) El trmite fue anulado por la Direccin de Financiero en el momento de la conciliacin bancaria

Importante: La clave que se le entrega en su certificado de usuario del sistema debe ser cambiada apenas usted ingresa por primera vez al sistema, esto con el fin de evitarse inconvenientes y asegurarse que solo usted conoce su contrasea. Salvo ocasiones en que sea solicitado por algn encargado del Sistema en el Ministerio de Salud.

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Crditos
Equipo de Desarrollo: Francia Arroyo Ramrez, Unidad de Gestin de la Informacin Jonathan Gmez Benavides, Unidad de Gestin de la Informacin Minor Al Granados, Unidad de Gestin de la Informacin Diseo Grfico: Elas Navarrete, Unidad de Gestin de la Informacin Base de Datos Jos Oconitrillo Miranda, Unidad de Gestin de la Informacin Para dudas y consultas sobre nuevos laboratorios personas extranjeras y todo aquello que mediante el sistema no pueda resolverse, se pone a disposici n el correo del Equipo de Desarrollo Web no duden en contactarnos soporte@ministeriodesalud.go.cr

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