MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA UNIDAD GESTIÓN INTEGRAL DE LA INFORMACIÓN Portada

SISTEMA DE REGISTRO DE ALIMENTOS Y MATERIA PRIMA

MANUAL DE USUARIO Versión 2.0

ABRIL, 2012

Tabla de Contenidos
Portada ..................................................................................................................................... 1 Presentación ............................................................................................................................. 3 Requerimientos ......................................................................................................................... 3 Procedimientos ......................................................................................................................... 7 Iniciar el Sistema .................................................................................................................... 10 Pantalla Principal del Sistema ................................................................................................ 13 Módulo de Empresas .............................................................................................................. 14 Módulo de Personas ............................................................................................................... 16 Módulo de Recibo Bancario .................................................................................................... 18 Módulo de Formulario de Alimentos ....................................................................................... 21 Módulo de Reenvío de Imágenes ........................................................................................... 26 Módulo de Modifica Formulario de Alimentos ......................................................................... 30 Módulo de Consulta de Alimentos .......................................................................................... 32 Solicitud de Prórroga .............................................................................................................. 36 Eliminar Trámite ...................................................................................................................... 41 Módulo de Importador Post Registro ...................................................................................... 45 Módulo de solicitud de Cambios Post-Registro ...................................................................... 48 Módulo de Inscripción Sanitaria de Importador ....................................................................... 51 Materia Prima ......................................................................................................................... 54 Módulo de Formulario de Materia Prima ................................................................................. 54 Módulo de Modifica Formulario de Materia Prima .................................................................. 59 Módulo de Consultas / Enmiendas ......................................................................................... 62 Descripción de estados de los trámites .................................................................................. 66 Créditos .................................................................................................................................. 70

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Presentación
La Unidad Gestión Integral de la Información del Ministerio de Salud tiene el agrado de poner a su disposición el nuevo sistema Web de registro de alimentos y materia prima, el cual le brindará la posibilidad de realizar el trámite de registro desde su casa u oficina utilizando la página Web del Ministerio de Salud. Este documento será de gran ayuda para el usuario registrador de alimentos y materia prima, ya que describe paso a paso cada uno de los requisitos previos y descripción de cada una de las pantallas del sistema.

Requerimientos
Para un uso eficiente del sistema se necesitan los siguientes requerimientos en su computadora: 1. Un navegador Internet Explorer 7- 8 ó FireFox 2. Resolución de pantalla de 1024 x 768 3. Visor de Flash Player 4. Acrobat Reader. 5. Al día con los parches correspondientes del sistema operativo instalado (Windows Update). 6. Software antivirus y un antiespías (antispyware) actualizado. 7. Para que los certificados se impriman en una hoja completamente en blanco debe configurarse el navegador de la siguiente manera:

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Internet Explorer 7.0 1. Archivo- Configurar página, ver la figura siguiente

2. Aparece la siguiente pantalla, en donde se borra todo lo que est á en los campos de Encabezado y pie de página

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Mozilla Fire Fox 1. Archivo- Configurar página, ver la figura siguiente

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2. Aparece la siguiente pantalla, en donde se borra todo lo que está en los campos de Encabezado y pie de página

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Procedimientos
El sistema permite efectuar registro de productos (alimentos, materia prima) a dos figuras:

Persona Física:
Esta figura es una persona con cédula de identidad, residencia o pasaporte, que registra productos para una o varias empresas; o que al mismo tiempo tiene otras personas que le registran alimentos y materia prima. Para poder hacerlo por primera vez, debe presentar a la ventanilla de atención al Cliente, una Declaración Jurada con los datos; así como el nombre completo y cédula, cédula de residencia o pasaporte de cada una de las personas registrantes que van a ser usuarios del sistema.

Persona Jurídica:
Esta figura corresponde a una empresa con cédula jurídica debidamente inscrita en el Registro Nacional, que se dedica a registrar alimentos y materia prima propios o de otras empresas. Para hacerlo por primera vez deberá presentar en la ventanilla de atención al Cliente una Declaración Jurada con los datos solicitados, que corresponden a un documento legal que indique el nombre de la empresa seg ún el registro nacional, el número de cédula jurídica correspondiente, el nombre completo y cédula del representante legal de la empresa así como el nombre completo. Se debe presentar copia de los Permisos Sanitarios Almacenamiento antes del uso del Sistema. Página 7 de 71 ó Permisos de

Además se solicita en el caso que la empresa le va a registrar a otras empresas, el número de cedula jurídica y nombre correspondiente según el registro nacional.

Importante: En Materias Primas, si el fabricante es nacional, se debe presentar el documento legal que indique su representante legal, en caso de que sea extranjero, se debe presentar el documento legal donde indique el representante legal del solicitante (todo esto se presenta en ventanilla).

Para cada usuario creado, se tiene los siguientes procedimientos: En caso que un usuario ya no trabaje para la empresa registrante o haya perdido el derecho a hacer solicitudes, es responsabilidad de ésta mediante una solicitud por escrito, notificar al Ministerio para la eliminaci ón del mismo. Un usuario físico tendrá una única clave de acceso, es decir, aunque aparezca como registrador de otra empresa no podrá volvérsele a crear otro usuario, simplemente se le autorizará a registrar para la otra empresa utilizando su mismo usuario y clave inicial. Las claves de cada usuario deberán ser cambiadas constantemente por el mismo usuario, el cual debe mantenerla resguardada en un lugar seguro. En caso de olvidar la clave, se utilizará el número de pin otorgado en el momento de registrarse (sino cuenta con el documento que muestra el número de pin, debe solicitarlo de nuevo en atención al cliente), por lo cual

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constituye un documento confidencial que debe ser guardado en un lugar seguro. Una vez con los usuarios creados, se puede empezar el tr ámite para registro de alimentos y materia prima, utilizando los formularios de solicitud en el sistema. Cada solicitud de registro tendrá un identificador único llamado número de preregistro (antes de la aprobación) y número de registro (cuando se encuentra en estado de aprobado), en principio la solicitud quedará en un estado Pendiente de Evaluar (en caso de alimentos nacionales y materias primas), en el caso de alimentos importados quedan en estado Pendiente de fecha de confrontaci ón. Cuando un alimento ó materia prima cambia de estado, los usuarios registrantes y respectivos representantes legales recibirán un correo electrónico indicando dicho estado, en el caso sólo de Alimentos cuando el producto se encuentra en estado de Pendiente de Confrontación el interesado deberá presentarse al Ministerio a entregar los documentos originales solicitados para confrontar si todo está correcto, el producto se pasará al estado pendiente de evaluar (para evaluación técnica del producto). Nota: El usuario registrador tiene la posibilidad de imprimir el certificado de Alimentos ó Materia Prima una vez que el producto haya sido aprobado, en la pantalla de consultas/enmiendas. Los documentos originales para confrontar (en el caso de alimentos) son: 1. Certificado de Libre Venta si el fabricante es Extranjero. 2. Etiquetas. Página 9 de 71

3. Traducciones. Si existe alguna duda con respecto a datos que no pueden ser introducidos en el formulario, tal es el caso de un laboratorio nuevo, una presentación ó unidad de medida, así como dudas, consultas o errores propios del sistema, se pone a disposición el correo electrónico del Equipo de Desarrollo Web soporte@ministeriodesalud.go.cr Estos correos deberán ser utilizados sólo para los casos descritos anteriormente, no se responderán consultas sobre estados de los productos, requisitos y trámites.

Iniciar el Sistema
1. Ingrese a la página del Ministerio: www.ministeriodesalud.go.cr 2. Busque en la parte izquierda el Menú Principal e ingrese al link Ministerio Virtual y escoja el link Registro de Alimentos y Materias Primas o bien escriba la siguiente dirección en su navegador: http://201.192.188.181:7777/RAMP/faces/index.jsp 3. En la pantalla de ingreso al sistema:

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Hacer clic en la pestaña de Usuario. 1. Ingresar en el campo de Cédula la cédula jurídica en caso de que sea una empresa registrante, pero si es una persona Física entonces digitar la cédula Física sin guiones. Ejm: 3101123456 ó 104530658. 2. En el campo de Usuario, ingresar el número de cédula de identidad del registrante sin guiones. Ejm: 104530658. Este será el usuario en el sistema 3. Escribir su contraseña. Esta debe tener al menos 12 caracteres, se pueden combinar letras y números pero no se puede iniciar con un número, debe contener al menos uno de los siguientes caracteres especiales: #_$ Ejm: alimentos44$. Estas contraseñas deben construirse de manera que sean difíciles de suponer o adivinar por otros usuarios. 4. Hacer clic en el botón Página 11 de 71

5. Si por alguna razón olvidó y/o bloqueó su contraseña, ésta debe ser cambiada, de la siguiente manera: 6. Hacer clic en el botón

7. Digite el número de cédula del usuario sin guiones 8. Digite su número de PIN 9. Escribir la nueva contraseña 10. Confirmar la nueva contraseña 11. Hacer clic en el botón 12. Hacer clic en el botón de inicio para regresar a la pantalla

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Pantalla Principal del Sistema
Una vez dentro del sistema, se presentan las distintas opciones a trav és del menú de botones a la izquierda.

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Lo primero que se debe hacer es registrar los datos solicitados de las empresas nacionales o extranjeras (fabricantes, titulares, registrantes, importadores jurídicos, etc.)

Módulo de Empresas
1. Hacer clic en el botón de Empresas que se ubica en la pestaña de Registrar Información, como muestra la siguiente figura:

1. Una vez que se ingresa a la pantalla de Datos de Empresas Página 14 de 71

1. En el campo cédula, digite la cédula jurídica sin guiones y de un clic fuera del campo, como mínimo debe aparecer el nombre de la empresa (en caso de que no aparezca comuníquese al correo del Equipo Web para que sea incluida la empresa). La otra opción es digitar una parte del nombre de la

empresa en el campo de

y luego

se da clic fuera, a continuación aparecerá una listado con los nombres de las empresas que concuerdan con la porción de nombre escrita, como lo muestra la siguiente figura

Finalmente seleccione la empresa buscada. 2. Digite el teléfono y fax (sólo números) 3. Escribir la dirección en señas 4. Seleccione primero la provincia y espere unos segundos a que se cargue la lista de cantones, luego seleccione el cantón y espere para que se cargue la lista de distritos y por último seleccione el distrito y país 5. Escribir la dirección de correo electrónico de la empresa. 6. Hacer clic en el botón Cabe destacar que si a la hora de digitar la cédula jurídica de la empresa, aparecen más datos aparte del nombre se debe dar clic al botón Si algún dato necesita ser modificado ó actualizado, primero se digita el número de cédula jurídico, se da clic fuera del campo, en unos segundos se desplegar á la

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información de la empresa en pantalla, se corrige ó actualiza algún dato y luego hacer clic en el botón El paso a seguir es registrar los datos de las personas (Registrante, representante legal, importadores físicos, etc).

Módulo de Personas
Lo primero que se debe hacer es hacer clic en el botón de Personería Física que se ubica en la pestaña de Registrar Información, como muestra la siguiente figura:

1. En el campo cédula, digite la cédula física sin guiones y de un clic fuera del campo, como mínimo debe aparecer el nombre de la persona (en caso de que no aparezca enviar de forma escaneada el documento de identificaci ón Página 16 de 71

a cualquiera de los dos correos del Equipo Web para que la persona sea incluida en nuestro padrón). 2. Digite el teléfono y fax (sólo números) 3. Escribir la dirección en señas 4. Seleccione primero la provincia y espere unos segundos a que se cargue la lista de cantones, luego seleccione el cantón y espere para que se cargue la lista de distritos y por último seleccione el distrito. 5. Escribir la dirección de correo electrónico de la persona. Debe ser un correo que sea leído y consultado con frecuencia, porque aquí se envían las notificaciones de los productos. 6. Hacer clic en el botón Cabe destacar que si a la hora de digitar la cédula física de la persona, aparecen más datos aparte del nombre se debe dar clic al botón Si algún dato necesita ser modificado ó actualizado, primero se digita el número de cédula física, se da clic fuera del campo, en unos segundos se desplegar á la información de la empresa en pantalla, se corrige ó actualiza algún dato y luego hacer clic en el botón Una vez completados los datos de las personerías Físicas y Jurídicas, en el caso del Registro Alimentos el paso siguiente es el registro del recibo bancario que se hace de la siguiente manera:

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Módulo de Recibo Bancario
Primero se debe de dar clic en el botón de Recibo Bancario que se ubica en la pestaña de Registrar Información, como muestra la siguiente figura:

Inmediatamente aparecerá la siguiente pantalla:

1. Se debe escoger el tipo de moneda en la que se efectúo el pago (dólares ó colones), se destaca que si el pago se realiza en colones por motivo del diferencial cambiario, tiene 5 días hábiles para efectuar el trámite de lo contrario deberá realizar el procedimiento respectivo para solicitar la

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devolución del dinero, por otra parte si el pago se realiza en d ólares no hay un tiempo límite para su uso.

2. Digite el número de documento bancario y de clic fuera, debe esperar unos segundos para que el sistema verifique que no hay otro voucher registrado con ese número que se está digitando, si no da ningún mensaje prosiga en el llenado de los datos. Nota: En el caso de que el sistema detecte que hay como m ínimo dos recibos bancarios con el mismo número y diferente fecha de depósito, entonces se mostrará la siguiente pantalla, en donde el usuario debe elegir mediante un clic, cual recibo desea utilizar

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Para completar la fecha del recibo lo que debe hacer es dar clic al bot ón que está a la par de la cajita de la fecha como lo muestra la siguiente figura

A continuación se desplegará un calendario en donde se podrá escoger primero el mes, seguido el año y de último el día, cuado se escoge el día deberá aparecer la fecha escogida como en la siguiente figura:

3. Se digita el monto del recibo 4. Por último se da clic en el botón Una vez completado los pasos anteriores ya se puede proceder a ingresar al formulario de registro de Alimento y / o Materia Prima.

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Módulo de Formulario de Alimentos
Daremos inicio con todo lo relacionado al Registro de Alimentos, para empezar en el menú principal, debajo de la pestaña Registrar Alimento, damos clic al botón Formulario

Se desplegará la pantalla Formulario Alimento

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2. Debe digitar el número de recibo de pago que fue registrado en el paso anterior, luego se debe dar un clic fuera del campo y esperar unos segundos ya que el sistema debe verificar la existencia del recibo y adem ás si tiene monto disponible para el registro del producto. Nota: En el caso de que el sistema detecte que hay como mínimo dos recibos bancarios con el mismo número y diferente fecha de depósito, entonces se mostrará la siguiente pantalla, en donde el usuario debe elegir mediante un clic, cual recibo desea utilizar

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3. Luego procede a completar los campos de nombre, descripción, marca. 4. En las listas de país y unidad de medida se debe escoger una de las opciones que la lista presenta. 5. En el caso de las cantidades, usted deberá colocarse en el campo de cantidad, digita la cantidad y da clic fuera del campo, inmediatamente el sistema pasa el número que usted digitó a una lista, esto es con el objetivo de que se puedan agregar varias cantidades para un producto. Es importante recordar que si las cantidades tienen decimales, deben separarse sólo mediante un punto. 6. En el caso del fabricante se tiene dos opciones para completar la información, la primera es digitando la cédula de fabricante (sólo números) y dando clic fuera del campo, debe aparecer el nombre de la empresa, (en caso de que no aparezca enviar el número de cédula jurídica, nombre y país al correo del Equipo Web para que la empresa sea incluida en nuestro padrón). La otra opción es digitar una parte del nombre de la empresa en el

campo de

y luego se da clic fuera, Página 23 de 71

a continuación aparecerá una listado con los nombres de las empresas que concuerdan con la porción de nombre escrita, como lo muestra la siguiente figura

Finalmente seleccione la empresa buscada. 7. El siguiente paso es digitar el número de permiso de funcionamiento del fabricante ó de la bodega de almacenamiento y dar clic fuera del campo, debe esperar unos segundos para que el sistema verifique que el permiso existe y si además está vigente. 8. En el caso del titular debe digitar la cédula jurídica (sólo números) y dar clic fuera del campo, debe aparecer el nombre de la empresa, (en caso de que no aparezca enviar el número de cédula jurídica, nombre y país a cualquiera de los dos correos del Equipo Web para que la empresa sea incluida en nuestro padrón). Es importante recalcar que el representante legal aparece automáticamente cuando se digita el titular, en caso de que no aparezca debe realizar el respectivo trámite para registrar el representante legal en el Ministerio de Salud. 9. Finalmente para terminar con el llenado del formulario de alimentos (esta parte es optativa) se procede a escoger el tipo de personer ía del importador (Física ó jurídica) esto se realiza dando clic en una de las dos opciones, como lo muestra la siguiente figura

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Una vez escogido el tipo de personería, debe digitarse la cédula (sólo números) y dar clic fuera del campo, el sistema colocará el nombre de la empresa ó de la persona en la lista de importadores como muestra la siguiente figura

Nota: Si desea agregar varios importadores, sólo debe repetir el paso anterior cuántas veces sea necesario. Cabe destacar que si en caso de error se digit ó una cédula incorrecta, lo que se debe hacer es marcar el nombre que se requiere borrar (en la lista de importadores) y dar clic al botón borrar. 10. Una vez completos todos los datos mencionados anteriormente se procede a dar clic al botón 11. El sistema deberá devolver un mensaje con el número de pre- registro, el cual es muy importante ya que todas las consultas, reenvío, modificaciones se deberán realizar mediante este número. 12. Una vez obtenido el número de pre-registro, deberá solicitar fecha de confrontación. Los pasos a seguir para solicitar dicha fecha, se encuentran en

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el documento llamado “Manual_fecha_confrontación”, que se encuentra en la página del Ministerio de Salud – Ministerio Virtual – Registro de Alimentos y Materia Prima - Manual_fecha_confrontación No olvide: Enviar las imágenes inmediatamente después de enviado el formulario.

Módulo de Reenvío de Imágenes
Este módulo se encuentra en el menú principal debajo de la pestaña Registrar Alimento

Al dar clic se muestra la siguiente pantalla:

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1. El primer paso es digitar el número de pre-registro en el siguiente campo

y dar clic al botón Buscar, debe esperar unos segundos y el sistema deberá desplegar el nombre y el estado del producto buscado. 2. El paso siguiente es escoger mediante un clic en alguna de las opciones, cual es la imagen que se va enviar del producto.

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3. El último paso es adjuntar la(s) imagen(es) por medio del siguiente control

en donde se da clic al botón de Examinar, se escoge la imagen y se da clic al botón Enviar Archivo, esto se repite con cada una de las imágenes a enviar. Nota: Si se requiere ver el nombre de los archivos que se han enviado para un expediente se debe hacer lo siguiente:

Debe buscar el expediente de la forma como se describe anteriormente, luego dé clic en el siguiente botón:

A continuación le aparecerá la siguiente pantalla con la lista de archivos que fueron enviados y clasificados en las carpetas correspondientes

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Si desea volver a la pantalla principal del Envío de Imágenes, solo debe hacer clic en el siguiente botón: Recuerde: Las imágenes deben ser de extensión jpg, ó pdf y por envió ósea por imagen se permite un tamaño máximo de 500 kb. Nota: Este módulo se utilizará para adjuntar imágenes del formulario, del modifica formulario, post registro, renovación.

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Módulo de Modifica Formulario de Alimentos
Para empezar en el menú principal, debajo de la pestaña Registrar Alimento, damos clic al botón Modifica Formulario

Se desplegará la siguiente pantalla

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1. El primer paso es digitar el número de pre-registro en el siguiente campo

y dar clic fuera del campo, se debe esperar unos segundos y el sistema deber á desplegar la información del producto a consultar. Nota: El producto sólo podrá modificarse si NO se encuentra en los estados: Pendiente de Confrontación, Pendiente de Confrontación Simple, Pendiente de Confrontación Complejo, Aprobado, Registro Anulado, Trámite Anulado. 2. Una vez con toda la información desplegada en la pantalla, se podrá modificar cualquier dato y finalmente dar clic al botón

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Cabe aclarar que toda la información que se encuentra sobre el botón de Modificar Producto (Nombre comercial, marca, descripción, país de origen, unidad de medida, número de permiso de funcionamiento, cédula titular) para que el cambio ó la modificación se realice siempre debe oprimirse el botón Modificar Producto después de modificado alguno de los datos mencionados anteriormente. Por otra parte los datos que se encuentran debajo de este botón (cantidad, fabricante, importador) se actualizan cuando se realiza el cambio, sin necesidad de dar clic al botón de Modificar Producto. 3. Una vez que se hayan modificado los datos del producto, deberá solicitar fecha de confrontación. Los pasos a seguir para solicitar dicha fecha, se encuentran en el documento llamado “Manual_fecha_confrontación”, que se encuentra en la página del Ministerio de Salud – Ministerio Virtual – Registro de Alimentos y Materia Prima - Manual_fecha_confrontación

Módulo de Consulta de Alimentos
El objetivo de este módulo es que el usuario registrador pueda consultar: el estado en que se encuentra su producto, las observaciones que le han realizado los evaluadores y enviar contestaciones por medio de las enmiendas, en otras palabras este es el medio de comunicación entre el usuario registrador y el personal evaluador. Para ingresar a este módulo, se debe ubicar en el menú principal, debajo de la pestaña Registrar Alimento, damos clic al botón Consultas / Enmiendas

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1. Como primer paso es digitar el número de pre-registro en el siguiente

campo producto a consultar.

y dar clic fuera del campo, se debe

esperar unos segundos y el sistema deberá desplegar la información del 2. Se puede visualizar el estado en que se encuentra el producto

3. También se puede visualizar las observaciones realizadas por los evaluadores con su respectiva fecha.

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4. El usuario puede enviar enmiendas a los evaluadores con respecto al producto y la forma de hacerlo es digitando la enmienda en el siguiente campo

para luego dar clic en el botón 5. Para ver las enmiendas realizadas, sólo debe posicionarse en la pestaña de enmiendas con el puntero y dar clic, como lo muestra la siguiente imagen.

6. Si el producto se encuentra en estado de Aprobado, el usuario registrador puede imprimir el certificado desde esta pantalla, mediante el bot ón , recuerde seguir las sugerencias con respecto a la configuración del navegador en el apartado de Requerimientos.

Importante: Se puede agregar una enmienda sólo si el producto NO se encuentra en cualquiera de estos estados: Registro Anulado,

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Proceso de Evaluación, Evaluación de Confrontación, Evaluación de PostRegistro, Trámite Anulado. Para cada enmienda se permite ingresar hasta un máximo de 85 caracteres. Al insertar una enmienda cuando el producto se encuentra rechazado el sistema cambiará el estado para que el usuario prosiga con el trámite.

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Solicitud de Prórroga

Digite el número de expediente y de clic afuera del campo, si el trámite se encuentra en alguno de los siguientes estados (Rechazado complejo con confrontación, rechazado complejo sin confrontación, rechazado simple con confrontación, rechazado simple sin confrontación) usted podrá solicita la Prórroga. En la pestaña de Observaciones se presenta el detalle de lo referente a la prevención única de todos los trámites que se encuentra en alguno de los estados antes mencionados, esto quiere decir que cualquier tr ámite que sea rechazado en la etapa de evaluación cuenta con un máximo de 10 días hábiles para contestar lo prevenido de lo contrario, si no se responde, el tr ámite será anulado automáticamente. Una vez que el sistema le presenta la información Página 36 de 71

consultada, se debe dar clic en el link la siguiente información:

y el sistema le presentará

Si usted presiona el botón contrario elige el botón

se cerrará el cuadro desplegado, si por el el sistema le incluirá la prórroga a este trámite y le

sumará 5 días hábiles a los 10 que ya habían sido otorgados. Se presentará esta pantalla en donde se agrega la leyenda respectiva:

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En caso de intentar agregar más de una prórroga, el sistema le presentará esta pantalla:

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Existe una prórroga especial en casos excepcionales en donde se solicita una documentación o información aclaratoria la cual no debe estar contemplada en los requisitos o normativa ya establecida y sólo se puede otorgar internamente en la etapa de evaluación. Si este proceso fuera otorgado, cuando se realice la consulta el sistema presentará una nueva leyenda en observaciones.

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Eliminar Trámite
En la pantalla de Consultas / Enmiendas se puede eliminar un trámite que no se desea utilizar; cuando el trámite no ha superado la etapa de confrontación de documentos (Pendiente de Confrontación, Pendiente de Fecha de Confrontación o Rechazado en Confrontación). Una vez que el usuario digitó el Número de Expediente y dio clic fuera del campo el sistema le presentará la siguiente información:

Se puede observar en la pantalla un link

, al cual se le debe dar

clic y el sistema le presentará un mensaje consultándole sobre la acción.

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Si usted presiona el botón contrario elige el botón pantalla:

se cerrará el cuadro desplegado, si por el el sistema le anulará el trámite. Se presentará esta

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Como se puede observar en el mensaje que el sistema presenta, se indica que el dinero utilizado para este trámite se puede utilizar en otro.

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Si se consulta el estado del trámite se presentará así:

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Módulo de Importador Post Registro
Este módulo se encuentra en el menú principal debajo de la pestaña Registrar Alimento

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Al dar clic se muestra la siguiente pantalla:

1. Como primer paso se debe digitar el número de pre-registro en el siguiente campo y dar clic fuera del mismo, en segundos el sistema deberá desplegar la información del producto a consultar.

2. Escoja el tipo de importador (físico ó jurídico) 3. Digite la cédula del importador (sólo números), en caso de ser jurídica la longitud debe ser de 10 caracteres, en caso de se física debe tener una longitud de 9 caracteres, luego se procede a dar clic fuera del campo.

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A continuación se procede a desplegar el nombre de la empresa cuya cédula fue digitada. 4. Como paso siguiente, digite el número de permiso de funcionamiento y dé clic fuera del campo.

5. Como último paso, dé clic al botón de Agregar El sistema le indicará que todo se agregó satisfactoriamente

Y el nuevo importador deberá aparecer en el cuadro que se muestra a continuación

Si lo que desea es borrar un importador existente, lo que debe hacer es marcar el importador y cuando se seleccione en azul, dé clic en el botón Borrar, como muestra la siguiente figura

El sistema mostrará el siguiente mensaje

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Módulo de solicitud de Cambios Post-Registro
Para ingresar a este módulo, se debe ubicar en el menú principal, debajo de la pestaña Registrar Alimento, damos clic al botón Cambio Post-Registro

1. Primero se debe digitar el número de registro en el siguiente campo y dar clic fuera del campo, se debe esperar unos segundos y el sistema deberá desplegar la información del producto. 2. Para solicitar el cambio, el usuario debe marcar para cuales datos desea solicitar el cambio, el sistema tiene las siguientes alternativas:

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Por ejemplo: si yo deseo realizar un cambio post-registro del nombre del producto, primero debo marcar mediante un clic la opción de Cambio de nombre ó Marca (el campo se me habilita para modificar), segundo realizo la modificación de los datos y por último doy un clic al botón gráficamente el ejemplo. , la imagen siguiente mostrará

Pero ¿qué pasa si ya he solicitado un cambio post- registro y recordé que me faltó solicitar otro cambio al mismo producto ó me equivoqué con el cambio que solicité?, entonces se debe seguir los siguientes pasos: 1. Primero se debe digitar el número de registro en el siguiente campo y dar clic fuera del campo, se debe esperar unos segundos y el sistema deberá desplegar la información del producto. Ahora podemos ver que el formulario de Post registro no es el mismo aparecen unos botones de modificar observen en la siguiente figura

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3. El usuario debe marcar para cuales datos desea solicitar el cambio, el sistema tiene las siguientes alternativas:

2.

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4. Realiza la actualización ó cambio de los datos y da clic en algunos de los botones de modificar (Modificar datos, modificar ingredientes, modificar razón social, modificar titular, modificar fabricante). 5. Se da clic al botón 6. Una vez enviados los cambios, deberá solicitar fecha de confrontación. Los pasos a seguir para solicitar dicha fecha, se encuentran en el documento llamado “Manual_fecha_confrontación”, que se encuentra en la página del Ministerio de Salud – Ministerio Virtual – Registro de Alimentos y Materia Prima - Manual_fecha_confrontación

No olvide: Para solicitar un cambio post-registro el producto debe estar Aprobado y Vigente. Además recuerde que debe enviar las imágenes correspondientes al cambio solicitado (Reenvío de imágenes).

Módulo de Inscripción Sanitaria de Importador
Para ingresar a este módulo, se debe ubicar en el menú principal, debajo de la pestaña Registrar Alimento, damos clic al botón Inscripción Sanitaria de Importador

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1. Se debe escoger que tipo de personería y cédula del solicitante como lo muestra la siguiente figura

Recuerde que en la cédula sólo se digitan números y luego de dar clic fuera del campo, debe aparecer el nombre de la empresa ó persona, (en caso de que no aparezca enviar de forma escaneada el documento de identificación a cualquiera de los dos correos del Equipo Web para que la empresa ó persona sea incluida en nuestro padrón). 2. Se debe digitar el número de Alimento (Aprobado) del cual desea hacer Inscripción Sanitaria, luego da un clic fuera del campo, inmediatamente debe aparecer el nombre del Alimento, como en la siguiente imagen

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3. Luego se digita el número de recibo de pago (que ha sido registrado previamente en la opción Recibo Bancario) y se da clic fuera, espera unos segundos para que el sistema verifique la existencia del recibo bancario y que además que cuente con el monto apropiado. Nota: En el caso de que el sistema detecte que hay como m ínimo dos recibos bancarios con el mismo número y diferente fecha de depósito, entonces se mostrará la siguiente pantalla, en donde el usuario debe elegir mediante un clic, cual recibo desea utilizar

4. Digite el número de Permiso de funcionamiento, da clic fuera y espera unos segundos para que el sistema verifique la existencia del permiso, además que se encuentre vigente y que el código CIIU corresponda. 5. Por último se da clic al botón de 6. El sistema llevará un listado de productos registrados por esta modalidad de cada empresa solicitante.

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Materia Prima
En esta parte del Manual de Usuario se explicará el proceso de registro de las Materias Primas, empezaremos con el formulario de registro.

Módulo de Formulario de Materia Prima
Para ingresar a este módulo, se debe ubicar en el menú principal, debajo de la pestaña Notificación Materia Prima, damos clic al botón Formulario, ver la siguiente de imagen

Aparecerá la siguiente pantalla

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1. Empezamos completando del nombre comercial, marca, función en el alimento, descripción de la materia prima, todo esto es puro texto. 2. El caso de los ingredientes tiene una particularidad, el usuario registrador digita el nombre del ingrediente en la siguiente casilla

luego se da un clic fuera del campo, si el sistema ya ten ía almacenado en la base de datos el ingrediente que se acaba de digitar, el sistema despliega una lista como la siguiente

Se escoge el ingrediente mediante un clic y automáticamente el ingrediente se agrega a la lista de ingredientes como se presenta en la siguiente imagen

El caso anteriormente explicado es cuando el ingrediente se encuentra registrado en nuestro catálogo de ingredientes, pero ¿que pasa cuando no está en este catálogo?, bueno el procedimiento cambia un poco, primero se digita el ingrediente en la casilla mencionada anteriormente

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Luego

da

un

clic

fuera

del

campo

y

aparecerá

el

siguiente

botón

al cual deberá dar clic y aparecerá la siguiente pantalla

En esta pantalla se revisa que el nombre esté correcto y finalmente damos clic en Agregar, en este momento el sistema agrega el nuevo ingrediente tanto a la lista de ingredientes como al catálogo del Ministerio. Continuamos con el llenado del formulario de Materia Prima. 3. Para completar las industrias que utilizarán el producto se debe digitar una parte del nombre de la empresa y se da clic fuera del campo, a continuación se desplegará una lista con las empresas que coinciden con esa parte de nombre como muestra la siguiente figura  Digito parte del nombre

 Doy clic fuera del campo, y automáticamente aparece una lista como la siguiente

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 Se escoge de la lista la empresa requerida, dando clic e inmediatamente aparecerá la empresa escogida en la lista de empresas

4. En el campo de Alimento usado, se digita el alimento y se da clic fuera del campo para que se vaya almacenando en lista de alimentos usados para la materia que se está registrando. 5. En el campo de Permiso de Funcionamiento, se digita el número de permiso y se da un clic fuera del campo, se debe dar unos segundos ya que el sistema está verificando la existencia y vigencia del permiso. 6. Para llenar el campo del fabricante, se tienen dos opciones, la primera es por el campo de la cédula en donde se digitan sólo números y se da un clic fuera del campo y automáticamente el nombre de la empresa debe aparecer ó la segunda es que en el campo del nombre de la empresa se digite una parte del nombre se de clic fuera del campo, autom áticamente aparece una lista de empresas con los nombres coincidentes y finalmente se escoge el requerido. 7. Finalmente para terminar con el llenado del formulario de materia prima se procede a escoger el tipo de personería del importador (Física ó jurídica) esto se realiza dando clic en una de las dos opciones, como lo muestra la siguiente figura

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Una vez escogido el tipo de personería, debe digitarse la cédula (sólo números) y dar clic fuera del campo, el sistema colocará el nombre de la empresa ó de la persona en el campo de nombre de importador como muestra la siguiente figura

Nota: El representante legal debe aparecer automáticamente, cuando se digite el fabricante ó el importador, esto depende a cual de las dos figuras fue ligado en el momento de la inscripción del Representante legal. 8. Una vez completos todos los datos mencionados anteriormente se procede a dar clic al botón 9. El sistema deberá devolver un mensaje con el número de pre- registro, el cual es muy importante ya que todas las consultas, reenv ío, modificaciones, post – registro, renovaciones, etc. se deberán realizar mediante este número.

Módulo de Modifica Formulario de Materia Prima
Para ingresar a este módulo, se debe ubicar en el menú principal, debajo de la pestaña Notificación Materia Prima, damos clic al botón Modifica Formulario, ver la siguiente de imagen

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Aparecerá la siguiente pantalla

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4. El primer paso es digitar el número de pre-registro en el siguiente campo

y dar clic fuera del campo, se debe esperar unos segundos y el sistema deber á desplegar la información del producto a consultar. Nota: El producto sólo podrá modificarse si se encuentra en estado de rechazado, pendiente de evaluar ó rechazado. 5. Una vez con toda la información desplegada en la pantalla, se podrá modificar cualquier dato y finalmente dar clic al botón

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Cabe aclarar que toda la información que se encuentra sobre el botón de Modificar Producto (Nombre comercial, marca, función en el alimento, descripción de la materia prima, número de permiso de funcionamiento, titular, fabricante) para que el cambio ó la modificación se realice siempre debe oprimirse el botón Modificar Producto después de modificado alguno de los datos mencionados anteriormente. Por otra parte los datos que se encuentran debajo de este bot ón (ingrediente, industrias que utilizarán el producto, alimento en que será usado) se actualizan cuando se realiza el cambio, sin necesidad de dar clic al botón de Modificar Producto.

Módulo de Consultas / Enmiendas
Para ingresar a este módulo, se debe ubicar en el menú principal, debajo de la pestaña Notificación Materia Prima, damos clic al botón Consultas / Enmiendas, ver la siguiente de imagen

Aparecerá la siguiente pantalla

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4. Como primer paso es digitar el número de pre-registro en el siguiente campo producto a consultar. 5. Se puede visualizar el estado en que se encuentra el producto y dar clic fuera del campo, se debe

esperar unos segundos y el sistema deberá desplegar la información del

6. También se puede visualizar las observaciones realizadas por los evaluadores con su respectiva fecha.

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7. El usuario puede enviar enmiendas a los evaluadores con respecto al producto y la forma de hacerlo es digitando la enmienda en el siguiente campo

para luego dar clic en el botón 8. Para ver las enmiendas realizadas, sólo debe posicionarse en la pestaña de enmiendas con el puntero y dar clic, como lo muestra la siguiente imagen.

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9. Si el producto se encuentra en estado de Aprobado, el usuario registrador puede imprimir el certificado desde esta pantalla, mediante el bot ón , recuerde seguir las sugerencias con respecto a la configuración del navegador en el apartado de Requerimientos.

Importante: Se puede agregar una enmienda sólo si el producto se encuentra en cualquiera de estos dos estados: PENDIENTE DE EVALUAR O RECHAZADO. Para cada enmienda se permite ingresar hasta un máximo de 85 caracteres.

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Descripción de estados de los trámites
Existen varios estados en los que puede aparecer su producto en esta pantalla, cuando usted realiza la consulta: Estado APROBADO Significa que Que el producto ha sido registrado exitosamente. Que el producto ha sido rechazado por RECHAZADO algún motivo. Usted debe consultar las observaciones vía Web para conocer el motivo. PENDIENTE DE EVALUAR PENDIENTE DE EVALUAR SIMPLE PENDIENTE DE EVALUAR COMPLEJO Que el producto requiere los documentos originales para confrontar con el fin de continuar con la evaluación PENDIENTE DE CONFRONTACION técnica, una vez que el producto se encuentre en este estado no se podrán modificar los datos del formulario ni las imágenes. El producto fue rechazado por alguna razón RECHAZADO CONFRONTACION en el momento de la confrontación de documentos, en este momento el cobro del producto todavía no se ha hecho efectivo. Página 66 de 71 Que el producto está haciendo fila en el proceso de evaluación y todavía no ha sido evaluado.

Que el producto ha sido notificado con RENOVACION una solicitud de renovación, debe realizarse antes del vencimiento del producto. REGISTRO ANULADO TRAMITE ANULADO ANULADO POR EL USUARIO EN PROCESO DE EVALUACION EVALUACION DE RENOVACION EVALUACION CONFRONTA EVALUACION POST REGISTRO EN PROCESO DE SEGUNDA EVALUACION CAMBIO POST - REGISTRO Que el producto ha sido notificado con un cambio post registro. Que la solicitud Post – Registro ha sido RECHAZADO POST REGISTRO rechazada, las razones se pueden consultar por medio del sistema en el apartado de observaciones. Indica RECHAZADO SIMPLE SIN CONFRONTACIÓN RECHAZADO COMPLEJO SIN CONFRONTACIÓN RECHAZADO SIMPLE CON que el producto ha sido rechazado por algún motivo. Usted debe consultar las observaciones vía Web para conocer el motivo y después de hacer la corrección NO debe solicitar fecha de confrontación. Indica que el producto ha sido Que el producto está siendo evaluado en ese momento, según en la etapa del proceso que se encuentre.
El trámite ó registro procede a ser anulado por el solicitante ó por parte de Ministerio.

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CONFRONTACIÓN RECHAZADO COMPLEJO CON CONFRONTACIÓN

rechazado por algún motivo. Usted debe consultar las observaciones vía Web para conocer el motivo y después de hacer la corrección SI debe solicitar fecha de confrontación. Indica que el producto está en espera de que se le solicite una fecha de confrontación. Indica que el por producto algún ha sido en rechazado motivo

PENDIENTE DE FECHA CONFRONTACION

ventanilla (con evaluación de guías). RECHAZADO CONFRONTACION Usted debe consultar las observaciones realizadas a las guías, vía Web para conocer el motivo y después de hacer la corrección SI debe solicitar fecha de confrontación. VENCIDO PENDIENTE DE FECHA DE RENOVACION El producto no fue renovado antes de la fecha de vencimiento. Un producto con solicitud de renovación, tiene pendiente pedir fecha para su confrontación previa PENDIENTE DE FECHA POSTREGISTRO PENDIENTE FECHA CONFRONTACION SIMPLE PENDIENTE FECHA El producto tiene pendiente solicitud de fecha para confrontar documentos de la etapa de post registro. El producto tiene pendiente solicitud de fecha para confrontar documentos.

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CONFRONTACION COMPLEJO PENDIENTE CONFRONTA SIMPLE PENDIENTE CONFRONTA COMPLEJO ANULADO EN CONCILIACION BANCARIA El producto se encuentra pendiente de revisión en confrontación (ósea ya tiene cita) El trámite fue anulado por la Dirección de Financiero en el momento de la conciliación bancaria

Importante: La clave que se le entrega en su certificado de usuario del sistema debe ser cambiada apenas usted ingresa por primera vez al sistema, esto con el fin de evitarse inconvenientes y asegurarse que solo usted conoce su contraseña. Salvo ocasiones en que sea solicitado por algún encargado del Sistema en el Ministerio de Salud.

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Créditos
Equipo de Desarrollo: Francia Arroyo Ramírez, Unidad de Gestión de la Información Jonathan Gómez Benavides, Unidad de Gestión de la Información Minor Alí Granados, Unidad de Gestión de la Información Diseño Gráfico: Elías Navarrete, Unidad de Gestión de la Información Base de Datos José Oconitrillo Miranda, Unidad de Gestión de la Información Para dudas y consultas sobre nuevos laboratorios ó personas extranjeras y todo aquello que mediante el sistema no pueda resolverse, se pone a disposici ón el correo del Equipo de Desarrollo Web no duden en contactarnos soporte@ministeriodesalud.go.cr

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