UNMSM. Justiniano De la Cruz, Andrs Steve. Gestin del Conocimiento para las rea de TI en las entidades del estado.

GESTION DEL CONOCIMIENTO PARA LAS AREA DE TI EN LAS ENTIDADES DEL ESTADO
Andrs Steve Justiniano De la Cruz
e-mail: andres,Justiniano@outlook.com Universidad Nacional Mayor de San Marcos Maestra en Direccin Estratgica de las Telecomunicaciones

RESUMEN: El presente documento muestra

como se esta desarrollando el proceso de elaboracin de la tesis Gestin del Conocimiento para las reas de TI en las Entidades del Estado, los pasos y etapas seguidas y por seguir que nos permitirn demostrar la hiptesis planteada. Haciendo uso de las herramientas bsicas de TI existentes dentro de cada institucin por lo cual no es necesario la adquisicin de software y/o hardware especializado, durante una primera fase de adaptacin dentro del rea y posteriormente recomendaciones para la implementacin formal de un sistema de gestin del conocimiento en todas las reas de la entidad. PALABRAS CLAVE: Gestin del Conocimiento, TI.

2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1 SITUACION EXISTENTE ENTIDADES DEL ESTADO EN LAS

1 INTRODUCCIN
La Gestin del Conocimiento es la encargada de reunir, analizar, almacenar y compartir el cocimiento e informacin de la organizacin. El objetivo principal del proceso consiste en mejorar la eficiencia, reduciendo la necesidad de redescubrir el conocimiento [1]. Este proceso adems busca la mejora continua y la innovacin del conocimiento dentro de las entidades, estos procesos son utilizados principalmente dentro de las empresas privadas que buscan la innovacin continua. Las entidades del estado no suelen incluir estos procedimientos, debido a ello presentan ciertas deficiencias en su gestin diaria. El presente trabajo esta enfocado en la planificacin adecuada de la incorporacin de la gestin del conocimiento dentro de la entidad del estado, como una herramienta que permita mejorar la eficiencia en las reas de TI dentro de las entidades del estado. No se realizara la implementacin de ningn sistema de gestin del conocimiento profesional, dado que esta requiere de una evaluacin y decisiones polticas internas. De ser necesario se utilizaran los recursos de TI existentes dentro de la entidad para la implementacin de un sistema de gestin del conocimiento bsico que permita la adaptacin del personal. Como aporte final se brindaran las pautas necesarias para la implementacin del proyecto final utilizando algn software profesional especializado.

Para entender la situacin existente en las entidades del estado, es necesario mencionar algunas de las caractersticas comunes: Cambio Frecuente de Personal (Gerentes, Jefes, CAS). Clima laboral inestable. Poca rotacin de personal fijo. Poca continuidad de proyectos. Decisiones Poltica (Gobierno Central). Deficientes polticas en RRHH. Personal de edad avanzada. Personal no adaptable a cambios. Personal fijo no contina su preparacin profesional. Estos son algunas de las caractersticas existentes dentro de las entidades del estado.

2.2 PROBLEMATICA A INVESTIGAR

Fuga, perdida y olvido del conocimiento adquirido en las reas de TI dentro de las entidades del estado, provoca que el conocimiento sea redescubierto.

2.3 ENUNCIADO DEL PROBLEMA

Cules serian los efectos de implementar un sistema de gestin del conocimiento en las reas de TI dentro de las entidades del estado?

3 HIPOTESIS Y VARIABLES
3.1 HIPOTESIS
La aplicacin de la Gestin del Conocimiento en las reas de TI dentro de las entidades del estado permitir mejorar la efectividad laboral del rea, manteniendo el conocimiento dentro de la entidad.

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3.2 VARIABLES
3.2.1 INDEPENDIENTES
X1= Motivacin del personal que labora en la entidad X2 = Conocimiento sobre la Gestin del Conocimiento

Me siento emocionalmente unido a esta institucin. Me siento parte integrante de esta institucin. Creo que no estara bien dejar esta institucin aunque me vaya a beneficiar en el cambio. Creo que debo mucho a esta institucin. Esta institucin se merece mi lealtad. Siento la obligacin de tener que seguir trabajando para esta institucin. Me sentira culpable si ahora dejara esta institucin Creo que no podra dejar esta institucin porque siento que tengo una obligacin con la gente de aqu. Si contino en esta institucin. es porque en otra no tendra las mismas ventajas y beneficios que recibo aqu (sueldo) Aunque quisiera, seria muy difcil para m dejar este trabajo ahora mismo. Una de las desventajas de dejar esta institucin. es que hay pocas posibilidades de encontrar otro empleo. Si ahora decidiera dejar esta institucin. muchas cosas en mi vida personal se veran interrumpidas. En este momento, dejar esta institucin supondra un gran costo para m. Creo que si dejara esta institucin no tendra muchas opciones de encontrar otro trabajo. Ahora mismo, trabajo en esta institucin mas porque lo necesito que porque yo quiera. Continuara en este trabajo aunque tenga otro a la vista.

3.2.2 DEPENDIENTES
Y1 = Gestin del Conocimiento en las Entidades del Estado

3.2.3 RELACION DE VARIABLES

Y1= f(X1,X2)

3.2.4 INTERVINIENTES
Documentos actualizados. Misin y visin del rea de TI. Situacin econmica de la institucin. Situacin poltica.

3.3 OPERACIONALIZACION VARIABLES INDEPENDIENTES

DE

3.3.1 VALORACIN DE LA MOTIVACIN DEL PERSONAL QUE LABORA EN LA OCTIC

Este cuestionario nos permitir conocer el grado de motivacin del personal que labora en la entidad, en especial de la OCTIC. Tabla N1: Encuesta de Motivacin de Personal
Definitiva mente en desacuerd o Me gustara continuar el resto de mi carrera profesional en esta institucin. Siento de verdad, que cualquier problema en esta institucin, es tambin mi problema. Trabajar en esta institucin significa mucho para m. En esta institucin me siento como en familia. Estoy orgulloso de trabajar en esta institucin. Muy en desacu erdo En desacu erdo De acue rdo Muy de acuerd o Definiti vament e de acuerd o

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. 3.3.2 VALORIZACIN DEL CONOCIMIENTO DE GESTIN DEL CONOCIMIENTO

Este cuestionario nos permitir conocer el grado de conocimiento del personal sobre los temas relacionados con la Gestin del Conocimiento dentro de la entidad, en especial de la OCTIC. . Tabla N2: Encuesta de Conocimiento de Gestin de Conocimiento
1.1 COMUNICACIN Y DIFUSION (Buenas Prcticas) Los colaboradores que forman parte de su equipo de trabajo o Jefatura, comparten conocimiento o informacin mediante: 3. Plane a utilizarl 1. En as en 4. No se uso los Utilizan/N antes 2. Usad prxim o 5. No tiene de o desde os 24 correspon conocimien 2013 2013 meses de to A) Regularmente se actualizan las bases de datos de las buenas prcticas laborales, lecciones aprendidas, Manueales, Guias o listas de expertos. B) Se elaboran documentos escrita o digitales del tipo de:Plantillas Tecnicas, lecciones aprendidas, manuales de entrenamiento buenas prcticas laborales, artculos para publicacin, etc. (memoria organizacional) C) Se facilita el trabajo colaborativo mediante equipos de proyectos separados fsicamente (equipos virtuales)

*1.3 POLTICAS Y ESTRATEGIAS

En la entidad del estado donde labora 3. Plane a utilizarl as en los prxim os 24 meses

1. En uso antes de 2013 A) Su Jefatura cuenta con una poltica o estrategia de gestin del conocimiento escrita y difundida B) Su Jefatura cuenta con una cultura organizacional que promueva el compartir conocimientos entre los empleados. C) Su Jefatura usa convenios o alianzas estratgicas con terceros para Adquirir conocimientos *1.4 CAPTURA Y ADQUISICIN DE CONOCIMIENTO En la entidad del estado donde labora

2. Usad o desde 2013

4. No se Utilizan/N o correspon de

5. No tiene conocimien to

1. En uso antes de 2013 A) Se usa el conocimiento obtenido a partir de otras fuentes de la industria B) Se usa conocimiento obtenido a partir de instituciones de investigacin pblica C) Se dedican recursos en la obtencin de Conocimiento externo D) Se usa Internet para la obtencin de conocimiento externo E) Se alienta a los trabajadores a participar en equipos de proyecto con expertos externos

2. Usad o desde 2013

3. Plane a utilizarl as en los prxim os 24 meses

4. No se Utilizan/N o correspon de

5. No tiene conocimien to

*1.2 ENTRENAMIENTO Y CAPACITACION

En la entidad del estado donde labora 3. Plane a utilizarl as en los prxim os 24 meses

1. En uso antes de 2013 A) Su Jefatura provee de capacitacin formal al personal en temas relacionados a las buenas prcticas de gestin del conocimiento. B) Su Jefatura provee de entrenamiento informal relativo a la gestin del conocimiento. C) Su Jefatura alienta a los trabajadores mas experimentados a transferir su conocimiento a trabajadores nuevos o menos experimentados. D) Su Jefatura alienta a los trabajadores a continuar su educacin y/o Capacitacion mediante el reembolso de la matrcula por cursos terminados satisfactoriamente realacionados con su trabajo. E) Su jefatura realiza convenios de capacitacin con proveedores para que los empleados mantengan sus habilidades y conocimientos al da.

2. Usad o desde 2013

4. No se Utilizan/N o correspon de

5. No tiene conocimien to Si

1.5 Existe alguna prctica en gestin del conocimiento que su firma u organizacin este usando y que no haya sido incluida en esta encuesta?

No

Las encuestas mostradas anteriormente, nos permitirn obtener datos referentes al grado de motivacin del personal que labora dentro de las entidades del estado, as como tambin, el grado de conocimiento existente en los empleados en temas relacionados con la gestin del conocimiento. Estas dos caractersticas son muy importantes debido a que son complementarias, el Recurso humano es la pieza fundamental del sistema de Gestin del conocimiento. Por lo cual sera un error dejar de analizarlo en este trabajo.

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4 MARCO TEORICO
4.1 MODELO DE GESTION CONOCIMIENTO A UTILIZAR DEL

4.1.1 MODELO SECI - NONAKA Y TAKEUCHI

El modelo SECI (socializacin, externalizacion, combinacin e internalizacin) ha sido seleccionado por sus caractersticas sencillas y de fcil entendimiento.

Dentro de la primera etapa encontraremos diversas reas que se encuentran indirectamente relacionadas con la gestin del conocimiento, por lo cual es importante que dichas reas desarrollen polticas adecuadas para lograr la adecuada implementacin de un sistema de gestin del conocimiento dentro de la organizacin.

5.1.1 GERENCIA GENERAL

Es importante que la Gerencia General brinde polticas enfocadas hacia el desarrollo de la gestin del conocimiento. Apoye a las polticas desarrolladas por el rea de RRHH, es decir, debe brindar el apoyo y las facilidades para: Programas de induccin de personal. Mejorar el clima laboral. Desarrollo de la Gestin del conocimiento Capacitaciones y desarrollo personal

5.1.2 AREA DE RRHH

Es importante que el rea de RRHH tenga polticas enfocadas hacia el personal, es decir, debe desarrollar: Figura 1. Modelo SECI. Tomado de Wikipedia.org gceduc.wikispaces.com En este modelo, Nonaka y Taekeuchi, distinguen dos tipos distintos de conocimiento [2]: El conocimiento tcito es aquel que fsicamente no es palpable, sino que es interno y propiedad de cada persona en particular. El conocimiento explcito es aquel que se puede expresar o representar mediante smbolos fsicamente almacenables y transmisibles. Programas de induccin de personal. Capacitaciones y desarrollo personal. Mejorar el clima laboral.

5.1.3 JEFATURAS
Es importante que los jefes estn involucrados en el desarrollo de la gestin del conocimiento dentro de sus reas. Para ello deben: Mantener un adecuado clima laboral. Capacitaciones y desarrollo de personal. Desarrollar indicadores de medicin del desempeo para el rea. Compartir la informacin referente el desarrollo y efectividad del rea.

5 ETAPAS DEL SISTEMA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO

El sistema de gestin del conocimiento consta de dos etapas principales: Primera Etapa: Planificacin del sistema de gestin del conocimiento. Segunda Etapa: Implementacin del sistema de Gestin del Conocimiento (Generacin, difusin, evaluacin) Tercera Etapa: Monitoreo y control del sistema de Gestin del Conocimiento. La segunda etapa no ser desarrollada.

5.2 SEGUNDA ETAPA: IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO

Para la implementacin de un sistema de gestin del conocimiento dentro de una entidad, no es necesario efectuar grandes inversiones, en hardware y software en una primera fase. Dado que toda institucin cuenta con elementos bsicos de TI que pueden ser usados para la implementacin de un sistema de gestin del conocimiento en la entidad. Esto permitir un primer acercamiento del personal a la gestin del conocimiento.

5.1 PRIMERA ETAPA: PLANIFICACION DEL SISTEMA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO

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. 5.2.1 SISTEMA BASICO CONOCIMIENTO DE GESTION DEL

cualquier equipo externo conectado a Internet. Servicio de correo electrnico, que puede incluir diversas funcionalidades (buzn de correo electrnico, servicio de webmail, servicio de mensajera instantnea...). Foros, canales bidireccionales de comunicacin entre los miembros de la comunidad, que permiten el intercambio de opiniones, experiencias, etctera. Algunos de estos foros pueden estar permanentemente en funcionamiento, y otros pueden abrirse temporalmente a peticin de algn profesional. Instrumentos diversos que permiten, a las personas autorizadas a ello, la realizacin de diversos trabajos tales como gestiones de tutora, plantillas que faciliten a profesionales la creacin de fichas, test, documentacin.

Un sistema bsico para la gestin del conocimiento consta principalmente de una intranet, carpetas compartidas, permisos de acceso, entre otros elementos de TI que podemos encontrar dentro de las entidades, como por ejemplo: Herramientas Ofimticas. Intranet Carpetas compartidas Servidores FTP Bases de datos PCs, etc.

Usuario Ingresa Conocimiento al sistema

5.3 TERCERA ETAPA: MONITOREO Y CONTROL DEL SISTEMA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO
Para la implementacin de un sistema de gestin del conocimiento dentro de una entidad, no es necesario efectuar grandes inversiones, en hardware y software en una primera fase. Dado que toda institucin cuenta con elementos bsicos de TI que pueden ser usados para la implementacin de un sistema de gestin del conocimiento en la entidad. Esto permitir un primer acercamiento del personal a la gestin del conocimiento.

Intranet (FTP, Web, carpetas compartidas, otros)

Usuario Solicita Conocimie nto al sistema

Figura 2. Sistema Bsico de Gestin del conocimiento elaboracin propia

6 REFERENCIAS
[1] Itil V3, Gestin del Conocimiento, [En linea] Disponible en: http://itilv3.osiatis.es/transicion_servicios_TI/gestion_conocimient o/introduccion_objetivos.php. [2] Cevalsi - Modelos de Gestin Del Conocimiento, pp 48-50, Disponible online: http://www.factoriadelainnovacion.org/media/estudios/doc/Model osdeGestindelConocimiento.pdf [3] Intranet Wikipedia, Disponible online: http://es.wikipedia.org/wiki/Intranet

5.2.2 ELEMENTOS PRINCIPALES

Una intranet es una red de ordenadores privados que utiliza tecnologa de redes para compartir dentro de una organizacin parte de sus sistemas de informacin y sistemas operacionales [3]. Brindando los siguientes beneficios: Capacidad de compartir recursos (impresoras, escner...) y posibilidad de conexin a Internet (acceso a la informacin de la red y a sus posibilidades comunicativas). Alojamiento de pginas web, que pueden consultarse con los navegadores desde todos los ordenadores de la Intranet o desde cualquier ordenador externo que est conectado a Internet. Servicios de almacenamiento de informacin. Espacios de disco virtual a los que se puede acceder para guardar y recuperar informacin desde los ordenadores del centro y tambin desde

AUTOR
Justiniano de la Cruz, Andrs.- Ingeniero Electrnico, estudio en la Universidad Nacional del Callao (2003 2007), cuenta con estudios en Gestin de Proyectos, Redes de Datos, Actualmente labora como profesional encargado de los Sistemas de Cableado Estructurado en la sub. Gerencia de Comunicaciones de la Gerencia de Produccin de la Oficina Central de Tecnologa de Informacin y Comunicacin de EsSalud.