Ao de la Promocin de la Industria Responsable y del Compromiso Climtico

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

MEJORA DE LOS FACTORES NEGATIVOS EN LA ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS EN EL REA DE SECRETARA GENERAL DE LA DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN JUNN

TRABAJO TERICO PRCTICO

Presentado por:

VILLANUEVA CRDOVA, Yanet Antonia

Para Optar el Ttulo de: PROFESIONAL TCNICO EN SECRETARIADO EJECUTIVO

HUANCAYO PER 2014

ASESOR Lic. Roberto Pantoja Esquivel

A: Mi madre por el esfuerzo y amor que me brinda da a da. A: Mi profesor por su enseanza incondicional.

NDICE Portada Asesora Dedicatoria ndice Introduccin iii iv v i ii

Captulo I MARCO METODOLGICO 1.1. Identificacin del problema 1.2. Problema General 1.2.1. Problemas especficos 1.3. Objetivos 1.3.1. objetivo General 1.3.2. objetivo especfico 1.4. justificacin 3 1.5. Metodologa 3 1.5.1. Mtodos 3 1.5.1.1 objetivo (1) 3 2 2 1 2 2 2

1.5.2. Tcnicas 4 1.5.3. Instrumentos 4 1.5.4. 1.5.5.

1.6. 1.7. 1.8. Descripcin terica del tema del proyecto

1.8.1. El archivo 1.8.1.1. Historia del archivo 1.8.1.2. Definicin 1.8.1.3. Que es la administracin de archivo 1.8.1.4. Etimologa 1.8.1.5. Funciones 1.8.1.6. importancia 1.8.2. Caracterstica del archivo 1.8.2.1. Archivo de trmite puesto 1.8.2.2. Archivo de Gestin departamento 1.8.2.3. Archivo corporativo 1.8.2.4. Archivo histrico 1.8.2.5. Archivo de concentracin 1.8.2.6. Archivo intermedio 1.8.3. Fases del archivo ciclo de vida de los documentos 1.8.3.1. Fase activa 1.8.3.2. Fase semi activa 1.8.3.3. Fase inactiva 1.8.4. Proceso tcnico archivstico 1.8.4.1. Clasificacin 1.8.4.1.1. Geogrfica 1.8.4.1.2. Asuntos 1.8.4.1.3. Mixta 1.8.4.1.4. cronolgicas

1.8.4.2. Ordenamiento 1.8.4.2.1. Alfabtico 1.8.4.2.2. Numrico 1.8.4.2.3. Mixto 1.8.4.3. 1.8.4.4. Marcado signatura Archivo

1.8.5. Condiciones ambientales 1.8.5.1. ventilacin 1.8.5.2. iluminacin 1.8.5.3. temperatura y humedad 1.8.6. proteccin o conservacin de los documentos 1.9. Terminologa bsica I

INTRODUCCIN El presente Proyecto Secretarial titulado: Mejora de los factores negativos en la Administracin de Archivos en el rea de Secretara General de la Direccin Regional De Educacin Junn; da cuenta de las deficiencias en el manejo

archivstico, el deterioro y prdida de documentos el cual ocasiona bajo rendimiento laboral e insatisfaccin a los usuarios. Los objetivos del Proyecto Secretarial fueron: a. Objetivo General Mejorar el clima ambiental, para evitar el deterioro y prdida de informacin y prolongar la vida de los documentos con el fin de brindar un servicio rpido fcil y seguro en el rea de Secretara General de la Direccin Regional de Educacin Junn. b. Objetivos especficos Identificar los factores negativos que perjudican en la administracin de

archivos, con el propsito de obtener una labor eficiente y eficaz en el rea de Secretara General de la Direccin Regional de Educacin Junn. Proponer talleres de capacitacin de archivo al personal, para

administrar con eficiencia los documentos en el proceso archivstico, en el rea de Secretara General de la Direccin Regional de Educacin Junn. Los mtodos que se emplearon para la redaccin del presente proyecto son: Mtodo Descriptivo por su naturaleza descriptiva, as como el Mtodo Comparativo porque nos permitir establecer diferencias con la anterior gestin secretarial.

Asimismo se utiliz la tcnica de observacin y encuesta, seguidamente aplicando el respectivo cuestionario. El informe consta de tres captulos, el primer captulo describe el problema de la investigacin, los objetivos, la justificacin y la metodologa; el segundo captulo describe antecedentes del proyecto y la descripcin del tema propuesto con la terminologa bsica. El tercer captulo describe la descripcin de la empresa de la Direccin Regional de Educacin Junn, el aporte prctico y los resultados obtenidos. Finalmente agradezco a la Secretaria Flor Berrocal Zorrilla, por brindarme su apoyo desinteresado durante la realizacin del proyecto. La autora.

Captulo I MARCO METODOLGICO 1.1. Identificacin del problema En la Direccin Regional de Educacin Junn, existen problemas que

ocasionan el manejo inadecuado en la administracin de archivos, ocasionando insatisfaccin con el cliente y esto se debe a la mala distribucin de documentos, falta de conocimiento y habilidades tcnicas por el personal, una inadecuada ubicacin, y el espacio reducido, que generalmente hacen que los documentos se traspapelan, se deterioran y hasta llegan a perderse produciendo un control dificultoso y un trmite lento. En cuanto a las condiciones ambientales no son las adecuadas, porque existe exceso de luz tanto artificial como la luz natural que producen la decoloracin de las tintas y la pigmentacin de los documentos, y la falta de ventilacin hace que el aire estancado crea un ambiente propicio para el desarrollo de hongos, polillas, gorgojos,etc. Como tambin se ve que hay instalaciones localizadas en sitios donde se puede producir fcilmente un incendio. La existencia de los documentos maltratados tambin se da por falta de muebles y equipos ocasionando que los trabajadores optan por amarrarlas y colocarlas en cajas de cartn el cual es inadecuado su uso de los

documentos y guardarlas en lugares no adecuadas como en los servicios

higinicos, y el aire contaminado crea el smog, el cual causa manchas y oxidaciones en los documentos de archivo. 1.2. Problema General Cmo mejorar la conservacin de los documentos en la administracin de archivos, al tener un clima ambiental adecuado y de qu manera ayudar en la satisfaccin de servicio al cliente en el rea de Secretara General de la Direccin Regional de Educacin Junn? 1.2.1. Problemas Especficos cules son los factores que perjudican en la administracin de archivos y como ayudar a una labor eficiente en, el rea de Secretara General de la Direccin Regional de Educacin Junn? De qu manera ayudar los talleres de capacitacin a mejorar al personal, para que pueda administrar con eficiencia los

documentos en el proceso archivstico en el rea de Secretara General de la Direccin Regional de Educacin Junn? 1.3. Objetivos 1.3.1. Objetivo General Mejorar el clima ambiental, para evitar el deterioro y prdida de informacin y prolongar la vida de los documentos con el fin de brindar un servicio rpido fcil y seguro en el rea de Secretara General de la Direccin Regional de Educacin Junn. 1.3.2. Objetivos Especficos Identificar los factores negativos que perjudican en la

administracin de archivos, con el propsito de obtener una labor eficiente y eficaz en el rea de Secretara General de la Direccin Regional de Educacin Junn.

Proponer talleres de capacitacin de archivo al personal, para administrar con eficiencia los documentos en el proceso archivstico, en el rea de Secretara General de la Direccin Regional de Educacin Junn 1.4. Justificacin Se menciona que en la Direccin Regional de Educacin Junn, existen

deficiencias como el manejo inadecuado en el proceso tcnico archivstico teniendo como resultado una labor de baja calidad que se brinda al usuario en la gestin de los documentos. Tambin las condiciones ambientales no son las adecuadas porque no hay una buena proteccin y conservacin de los documentos, en cual stos deben ser un centro activo de informacin que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Considerando estos dos puntos como grandes problemas se propone a mejorar el clima ambiental, para evitar el deterioro y prdida de informacin y prolongar la vida de los documentos con el fin de brindar un servicio rpido fcil y seguro, como tambin proponer talleres de capacitacin al personal para poder facilitar una labor profesional que garantice la eficiencia en la consulta de los documentos. Siendo las causas principales que se presenta en gran magnitud, estos permiten la incomodidad tanto en el personal como el cliente. El impacto positivo ser que al no tener factores negativos que obstaculizan en la administracin de archivos, una organizacin ser eficiente en el mbito de los archivos que conllevar la identificacin y valoracin de los aspectos cognitivos fundamentales para el desempeo laboral, asimismo mejorar la insatisfaccin de los clientes internos como externos, dando soluciones al encontrar el cuello de botella en las organizaciones, u oficinas para que el servicio que se brinda y se recibe sea fundamental para alcanzar las metas y objetivos en nuestro trabajo. 1.5. Metodologa

1.5.1. Mtodos 1.5.1.1. Objetivo (1) Mejorar el clima ambiental, para evitar el deterioro y prdida de informacin y prolongar la vida de los documentos con el fin de brindar un servicio rpido fcil y seguro en el rea de Secretara General de la Direccin Regional de Educacin Junn. Mtodo descriptivo.- Todos concuerdan que el enfoque descriptivo tiene por objeto identificar, clasificar, relacionar y delimitar las variables que operan en una situacin determinada. 1 Me permitir describir las deficiencias que existen e

identificar medidas que reduzcan respecto a la influencia del clima ambiental, como el aire acondicionado

calefaccin, para mantener la temperatura constante; y evitar polvo gases y elevada polucin, para la adecuada conservacin de documentos. 1.5.2. Tcnicas Observacin.- Es el registro visual de lo que ocurre en una situacin real, clasificando y consignando los acontecimientos pertinentes de acuerdo con algn esquema previsto y segn el problema que se estudia. Generalmente se observa caractersticas y condiciones de los individuos, conductas, actividades o factores ambientales. Esta tcnica me permitir para recopilar datos, hechos

que se

observa de los diferentes problemas ambientales que viene ocasionando el deterioro y prdida de informacin de los documentos.
1

Santiago Valderrama Mendoza - pasos para elaborar proyectos y tesis de investigacin cientfica.

1.5.3. Instrumentos Gua de observacin.- Es un instrumento de registro que evala desempeos, en ella se establecen categoras con rangos ms amplios que en la lista de cotejo. Permite al docente mirar las actividades desarrolladas por el estudiante de manera ms integral, para ello, es necesario presenciar el evento o actividad y registrar los detalles de observados.

El instrumento de gua de observacin

permitir obtener un

adecuado clima ambiental para que el rea de Secretara General y as mismo los trabajadores que laboran en dicha rea, estn satisfechos al trabajar, evitando el deterioro y prdida de informacin de los documentos. 1.5.1.2. Objetivo (2) Identificar los factores negativos que perjudican en la

administracin de archivos, con el propsito de obtener una labor eficiente y eficaz en el rea de Secretara General de la Direccin Regional de Educacin Junn. Mtodo descriptivo Me permitir describir y clasificar los factores negativos que obstaculizan 1.5.4. Tcnicas Encuesta.- Son las preguntas en forma escrita u oral que aplica el investigador a una parte dela poblacin denominada muestra poblacional, con la finalidad de obtener informaciones referentes a su objeto de investigacin. Esta tcnica permitir para poder resolver aquellos factores negativos que vienen perjudicando en las labores, como en la en la administracin de archivos desde un

inicio hasta el final para obtener una labor eficiente.

administracin de archivos y entre otros y as obtener una labor eficiente al servicio de la sociedad. 1.5.5. Instrumentos Cuestionario.- son un conjunto de preguntas estructuradas y enfocadas que se contestan con lpiz y papel, que se elabora en funcin a las variables, indicadores y subindicadores de la investigacin. Permitir recopilar informacin a travs de un cuestionario a todos los trabajadores de dicha rea ya mencionada, como principal a la secretaria y as obtener mejores resultados de los factores que perjudican en la administracin de archivos para brindar servicios de calidad. 1.5.1.3. Objetivo (3) Proponer talleres de capacitacin de archivo al personal, para administrar con eficiencia los documentos en el proceso archivstico, en el rea de Secretara General de la Direccin Regional de Educacin Junn. Mtodo comparativo.- Cuando no es posible considerar todos los elementos que integran una realidad en el proceso de encontrar determinados fenmenos o hechos, se escogen los que se consideran representativos o importantes para compararlos con otros hechos o

fenmenos similares que producen otros resultados o efectos diferentes. Su forma ms sencilla se lleva a cabo mediante la comparacin estadstica, utilizando tablas, grficos, monogrficos, curvas, etc. 2 Me permitir facilitar el control y el desempeo de los trabajadores trabajadores para de poder otras ir comparando que se con otros

oficinas

capacitan

Jess Hidalgo Ortega - La Tesis

continuamente y as obtener resultados eficientes en la gestin de documentos en el proceso archivstico. 1.5.6. Tcnica Encuesta esta tcnica permitir saber de cuanto es el conocimiento en el manejo del proceso archivstico, y as para poder proponer talleres de capacitacin al personal, que ayudarn a mejorar sus labores administrando con eficiencia los documentos en el proceso archivstico. 1.5.7. Instrumentos Cuestionario al obtener resultados mediante el cuestionario que se realizar a los trabajadores, se propondr los talleres de capacitacin el cual ser un beneficio para el personal, donde recibirn tcnicas de procesos archivsticos y as se obtendr resultados favorables para una gestin eficiente de los documentos y archivo.

Captulo II MARCO TERICO 2.1. Antecedentes del proyecto Lilia salgado de Jaramillo. Libro Administracin de Archivos

da a

conocer los sistemas y mtodos de mayor aplicacin en la archivstica, dndoles un tratamiento sencillo y lgico, seguido de suficiente prctica aplicativa y terminando con sugerencias para actividades extra clase que permiten al estudiante un conocimiento directo de la realidad archivstica de su medio. Por otra parte se empea en presentar una visin general de los sistemas especializados para el guardado y conservacin de la informacin y documentacin, por cuanto en una misma empresa se recurre

permanentemente a diferentes sistemas, segn las exigencias propias de las diversas clases de documentos e informacin que deben manejarse. La administracin de archivos no solo se propone en ensear, guardar y a encontrar documentos, sino a administrarlos, para de esa manera facilitar una labor ms profesional que garantice la eficiencia en la consulta y una mayor conservacin, por esta razn los captulos est dedicado exclusivamente al plan de archivo. Con el propsito de ofrecer a los maestros y estudiantes de esta disciplina los contenidos y las estrategias

didcticas para que desarrollen las habilidades y destrezas fundamentales para administrar con eficiencia los documentos. Blanca Leonor Ocampo y Sofa

Sandra San Juan Dvila. Tesis

Lineamientos para la transferencia de expedientes de trmite concluido al Archivo General del Poder Ejecutivo Da a conocer la gubernamentales solidez y el buen desempeo de las instituciones que tienen como base las mejores prcticas

administrativas emanadas de la permanente revisin y actualizacin de las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo, de lo cual la administracin de documentos no es ajena. Los documentos administrativos evolucionan intrnsecamente en un ciclo de vida que incluye todas las fases, desde su produccin en las dependencias del Ejecutivo Estatal hasta su transferencia al Archivo General del Poder Ejecutivo, para conservarse de manera precaucional mientras prescribe su valor primario y posteriormente eliminarse o enviarse al Archivo Histrico del Estado, conforme a las disposiciones emitidas por la Comisin Dictaminadora de Depuracin de Documentos. Considerando que la transferencia documental no es un simple traslado de acervos sino una operacin tcnica, y que la eficiente y eficaz recuperacin de los documentos enviados depende en gran medida de cmo se haya efectuado la transferencia, la Direccin General de Innovacin elabor el presente documento, en el que se establecen los lineamientos a observar por las unidades administrativas del sector central del Poder Ejecutivo Estatal para la adecuada organizacin de sus expedientes de trmite concluido, como paso previo a su transferencia al Archivo General del Poder Ejecutivo. Los documentos que se generan en la administracin pblica estatal poseen un valor administrativo, a travs del cual se deja constancia del desarrollo de una actividad determinada; algunos tienen un valor fiscal o contable, cuyo propsito es servir como prueba del cumplimiento de obligaciones tributarias o de comprobacin de la realizacin de operaciones

10

de compra y financieras; y slo determinados documentos contienen un valor legal o jurdico, del cual se derivan derechos u obligaciones de la institucin que los produjo o de los ciudadanos. Estos tres valores constituyen lo que se denomina el valor primario, que expresa el propsito para el cual se gener el documento y tiene un perodo de prescripcin.

2.2. Descripcin terica del tema del proyecto 2.2.1. El archivo 2.2.1.1. Historia del archivo El estudio de los archivos y su documentacin es tan antiguo como la organizacin social de la humanidad. Sus orgenes podran remontarse a la aparicin de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la poblacin y de la riqueza. Desde las monarquas surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcias y griega, se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados. Los primeros documentos son documentacin legal (leyes), documentacin de control de las personas (padrones), documentacin de hacienda (censos, catastros, ttulos de propiedad). Tambin hay mucha documentacin militar (registros de soldados, quintas) y mucha documentacin privada. Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la existencia de archivos en la antigedad: archivos reales, de los templos e incluso bancarios. Las excavaciones de Ugarit son las nicas que han dejado constancia de la organizacin de los fondos.

En total se han excavado cerca de 400.000 tablillas de arcilla. Los sumerios, los Arcadios y los babilonios escriban sobre

11

ellas. Eran tablas rectangulares con esquinas redondeadas y se escriba estando blandas. Escriban con un punzn metlico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se escriba sobre madera, marfil y pieles.

Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escribas. Eran una clase dirigente que se originan en el servicio a los templos, se crean depsitos especiales para los archivos y Se buscaba que tuvieran una climatizacin adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre estanteras de obra recubiertas de asfalto. Tambin se colocaban en nichos independientes. Se les mete en cajas de madera, cestas de paja, jarras de arcilla. Los documentos normalmente eran de acceso restringido, solamente podan utilizarlo sus productores y los oficiales de la administracin con autorizacin previa. Destacaban el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablillas de arcilla. Se encontraron libros con contabilidad, registros de transacciones mercantiles, estatutos de gobierno y tratados de esta ciudad con otras de su entorno. En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se encontraba Iasim Sumus, el primer archivero del que tenemos noticia. 2.2.1.2. Definicin Son conjuntos de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona fsica o moral, y por todo servicios u organismo pblico o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institucin de archivos competente en razn de su valor archivstico.3
3

Heredia Herrera Mara Antonia: Archivstica general - 1989

12

Para Tallafiego Romero considera que la Archivstica es la teora cientfica sobre los archivos, consistente en una tcnica cientfica y autnoma, para lograr que el proceso de acumulacin, conservacin y servicio de la memoria, asentada en determinados soportes fsicos y

materiales, y

permanentes y durables funcione con eficacia economa.4

Para el Patrimonio Histrico Espaol, el archivo significa guardar de forma ordenada documentos tiles, hacindolo de un modo lgico y eficaz que permita su posterior localizacin de la forma ms rpida posible cuando sea necesario.5 2.2.1.3. Que es la administracin de archivo Como rgano de administracin, el archivo representa la memoria del proceso gerencial y tiene como funcin primordial depositar informacin til. Administrar es un proceso de utilizacin de los recursos bsicos, mediante el cual al planear, organizar, ejecutar y controlar se deben alcanzar los objetivos propuestos. Asimismo es el conjunto de principios, mtodos y

procedimientos orientados a lograr una eficiente organizacin y funcionamiento de los Archivos. Es funcin archivstica la gestin de documentos desde su elaboracin hasta la eliminacin o conservacin permanente de acuerdo a su ciclo vital.6 2.2.1.4. Etimologa

4 5

Tallafiego Romero / Archivstica y Archivos - 1997 Patrimonio Histrico Espaol - 1990 6 Lilia Salgado de Jaramillo / Administracin de Archivos - 1996

13

El Archivo procede del latn archvum, y ste del griego Archein que significa principio, origen, aunque su origen ms remoto se encuentra en la lengua griega y puede traducirse como residencia de los magistrados. El trmino se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institucin o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones. 2.2.1.5. Funciones La principal funcin del archivo consiste en la conservacin de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mnimos de conservacin, durante los cuales puede ser requerida su presentacin. Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservacin proporciona informacin sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo ser eficaz cuando se encuentra rpidamente lo que se busca. Es el centro activo de informacin que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. Tambin el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realizacin de un acto o la forma de hacerlo. Organizar la documentacin administrativa. Asegurar la transferencia peridica a archivos donde su uso no es peridico. Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservacin o destruccin. Clasificacin de fondos.

14

Descripcin para facilitar el acceso a los documentos utilizando aquellos instrumentos necesarios.
Adecuacin de las instalaciones donde se conservan los

documentos. 2.2.1.6. Importancia La importancia del archivo es el SERVICIO A LA SOCIEDAD, materializado en el ofrecimiento de la informacin ya sea de las instituciones pblicas y/o privadas y a los ciudadanos 2.2.2. Caracterstica del archivo 2.2.2.1. Archivo de trmite puesto Es el conjunto de expedientes y asuntos vigentes que por su naturaleza y frecuente consulta deben permanecer a la mano. 2.2.2.2. Archivo de Gestin departamento Son los archivos propios de cada dependencia, y conserva los documentos que son consultados por el personal de un rea. 2.2.2.3. Archivo corporativo Se conservan los documentos que tengan un valor histrico o legal, son consultados espordicamente. 2.2.2.4. Archivo histrico Son documentos de gran valor histrico y tienen que ser guardados permanentemente. 2.2.2.5. Archivo de concentracin Es el archivo de transferencia documentos resueltos.

o transicin, conserva los

2.2.2.6. Archivo intermedio Es el archivo que almacena los documentos conclusos pero aun de consulta. 2.2.3. Fases del archivo ciclo de vida de los documentos

con trmites

15

Es el periodo de vida de un documento, el cual consta de tres fases activa, semiactiva e inactiva, es decir el proceso que sigue la documentacin desde su produccin hasta su conservacin o eliminacin. Los documentos que se generan en la administracin pblica estatal poseen un valor administrativo, a travs del cual se deja constancia del desarrollo de una actividad determinada; algunos tienen un valor fiscal o contable, cuyo propsito es servir como prueba del cumplimiento de obligaciones tributarias o de comprobacin de la realizacin de operaciones de compra y financieras; y slo

determinados documentos contienen un valor legal o jurdico, del cual se derivan derechos u obligaciones de la institucin que los produjo o de los ciudadanos. Estos tres valores constituyen lo que se denomina el valor primario, que expresa el propsito para el cual se gener el documento y tiene un perodo de prescripcin. Por otra parte, algunos documentos adquieren, con el paso del tiempo, un valor evidencial o testimonial que les da una utilidad permanente en virtud de reflejar la evolucin de la unidad administrativa que los produjo; y un valor informativo, cuya finalidad es servir de referencia para la elaboracin de investigaciones y el estudio de cualquier campo del saber; estos valores constituyen el llamado valor secundario de los documentos 2.2.3.1. Fase activa Decimos que un documento est en edad activa, es un documento activo, vivo, cuando es de plena utilidad para la finalidad para la que fue producido, es decir, cuando tiene un valor administrativo pleno. El documento forma parte de una tramitacin en marcha, pero tambin se mantiene en la edad activa cuando, una vez concluida su tramitacin, su consulta como antecedente administrativo es muy frecuente. Se conservan en los archivos de gestin.

16

2.2.3.2. Fase semi activa Son aquellos que conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado la vigencia

administrativa, legal, operativa o fiscal. Su finalidad es suministrar informacin para comprobar operaciones

realizadas. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios. 2.2.3.3. Fase inactiva Son aquellos que conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan all hasta la destruccin de los mismos una vez que ya han cumplido su funcin o su conservacin definitiva. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios

Grfico A
CICLO VITAL DE DOCUMENTO

ARCHIVO DE TRMITE (Fase Activa)

1ra transferencia

ARCHIVO DE CONCENTRACIN

ARCHIVO HITRICO (Fase Inactiva)

2da transferencia

(Fase Semiactiva)

1ra Etapa Seleccin documental (Preliminar) Valores primarios

2da Etapa Seleccin documental (Final)

3ra Etapa (Guarda definitiva)

Valores secundarios Evidencial

Administrativo

Legal

Testimoni al Informativ o

Fiscal

17

2.2.4. Proceso tcnico archivstico 2.2.4.1. Clasificacin Es la agrupacin de los documentos mediante diversos sistemas de clasificacin de acuerdo a las caractersticas de cada dependencia, en la clasificacin archivstica el criterio de clasificacin, esa caracterstica comn que nos permite agrupar los documentos en torno a l, es distinta para cada nivel. Podemos clasificar fondos como pertenecientes a un tipo de fondos (archivos locales) y podemos clasificar secciones como pertenecientes a un fondo, pero esta clasificacin pertenece a la organizacin del archivo, no clasificamos documentos. La clasificacin en los niveles superiores da como resultado el cuadro de organizacin del fondo. Al clasificar documentos, los agrupamos como pertenecientes a una serie determinada. 2.2.4.1.1. Geogrfica El elemento ordenador es un nombre de lugar. Es el sistema que se recomienda para expedientes en los que un lugar tenga relevancia de en el de La

procedimiento: carreteras,

expedientes

obras,

aprovechamientos

forestales...

signatura es el nombre de un lugar 2.2.4.1.2. Asuntos Es la clasificacin los documentos por la seleccin del tema tratado obedece el sistema alfabtico por asuntos, temtico o ideolgico. El nombre de la persona o de la razn social no se considera al organizar los documentos. 2.2.4.1.3. Mixta Es realizar un anlisis de la interrelacin de los documentos.

18

2.2.4.1.4. Cronolgicas El criterio de ordenacin viene dado por una fecha. Los documentos se colocarn en orden

descendente, de tal forma que el documento ms reciente sea el que aparezca en primer lugar. Es el sistema idneo para la documentacin econmica. La signatura es una fecha.

Grfico B

2.2.4.2. Ordenamiento Es el elemento de referencia para la localizacin de los documentos. Es un cdigo alfabtico (combinacin codificada de caracteres, palabras clave, descriptores y nombres de personas y entidades), numrico (codificado o correlativo) o alfanumrico (siempre codificado) que nos proporciona la informacin necesaria para localizar los documentos en los depsitos o armarios.

19

2.2.4.2.1. Alfabtico En este tipo de ordenacin se toma como elemento de ordenacin una palabra clave que nos servir para colocar los expedientes en el lugar que les corresponda en un orden alfabtico. Segn el tipo de palabra estos clave tipos que de ordenemos, ordenaciones

tendremos alfabticas:

Grfico C

2.2.4.2.2. Numrico A cada documento que entra en el archivo se le asigna un nmero correlativo, independientemente de su procedencia, y se los ordena siguiendo el orden establecido por esa numeracin Es el sistema idneo para la ordenacin de los archivos de depsito porque abiertos se puede a nuevas la

transferencias,

colocar

20

documentacin en su lugar correspondiente segn llega al archivo, independientemente del origen y del contenido. 2.2.4.2.3. Mixto Se evala la cantidad de documentos y la naturaleza de las actividades de la dependencia para aplicar este sistema. 2.2.4.3. Marcado signatura Una vez definida la forma en la que se ordena la documentacin se procede a marcar el documento con un cdigo o ttulo que permite archivar y recuperar la informacin. 2.2.4.4. Archivo En este paso se llega a archivar todos los documentos de forma organizada, clasificada, enumerada, cumpliendo el proceso de archivo que paso a paso se detall. En el cual debe estar foliado, con sus respectivos separadores y los

rtulos establecidos. 2.2.5. Condiciones ambientales 2.2.5.1. Ventilacin Debe permitir que las condiciones ambientales del depsito y espacio del mismo garanticen la conservacin del documento, es muy importante la buena ventilacin, porque el aire estancado crea un ambiente propicio para el desarrollo de hongos, polillas, gorgojos, etc.

21

Grfico D

2.2.5.2. Iluminacin Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre la documentacin y contenedores, cuando no sea posible suprimir las fuentes naturales de luz se deben utilizar cortinas en las ventanas, y las instalaciones elctricas deben ser por fuera del local de depsito en lo posible y deben estar en perfecta condiciones.

Grfico E

22

2.2.5.3. Temperatura y humedad Las condiciones ideales son: temperatura 15 a 18 grados centgrados; y la humedad de 50% a 60%.

2.2.6. proteccin o conservacin de los documentos Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo. Conjunto de estrategias y medidas de orden tcnico, poltico y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.

Grfico F

2.2.7. recursos disponibles para archivar En el mercado existe una gran cantidad de elementos que nos permitirn archivar correctamente en funcin de nuestras necesidades. Los ms comunes son: 2.2.7.1. carpetas Bsicamente est formado por una cartulina de cartn plegada que permite almacenar documentos en su interior. Suelen llevar pestaas o zonas donde identificar la documentacin que estamos guardando. Existen carpetas con distintos

23

sistemas de almacenaje: perforadas, suspendidas, etc. El sistema a elegir depender en gran medida de las preferencias y de la ubicacin

Grfico G

2.2.7.2. archivadores Son carpetas que nos van a permitir archivar toda la documentacin. En su interior suelen llevar un sistema de anclaje para los documentos que portan, stos suelen ser distintos: perforados, por presin, de palanca, etc. Los archivadores suelen tener en el lomo una zona que permite escribir o insertar fichas con el fin de identificar correctamente la documentacin que dentro porta.

24

Grfico H

2.2.7.3. Fundas. Las fundas permiten mantener los folios en buen estado, no obstante, se deber tener cuidado cuando los documentos estn recin impresos, a menudo, la tinta suele adherirse al plstico de la funda quedando el documento daado. Existen carpetas con un cierto nmero de fundas en su interior.

2.2.7.4. Armarios. Existen armarios cuyo nico objetivo es la de albergar documentos, por ello, suelen disponer de cajones que facilitan la incorporacin de los documentos. stos deben disponer de la correspondiente cerradura de seguridad. 2.2.7.5. Bandejas apilables. Normalmente utilizadas en la misma mesa de trabajo, permiten separar la primera documentacin que le llega al profesional del secretariado, por ejemplo, cartas, informes, etc. Esta documentacin permanece apilada un corto espacio de tiempo para posteriormente ser destruida o almacenada en un fichero definitivo. Este tipo de bandejas permiten disponer de la documentacin en horizontal o en vertical segn el modelo

25

Grfico I

2.2.8. Destruccin de los documentos Dado el elevado nmero de documentos que se generan en una empresa, ser necesario destruir todos aquellos documentos que no aportan valor, ya que su almacenamiento implicara un coste adicional para la empresa. La destruccin de documentos se realizar mediante mquinas especiales, de esta forma, garantizaremos que aquellos documentos que contienen informacin confidencial no puedan caer en manos ajenas, adems as, se respeta la LOPD (Ley Orgnica de Proteccin de Datos). 2.3. Terminologa bsica Administracin de Documentos. Conjunto de mtodos y prcticas destinadas a planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, organizacin, conservacin, uso, seleccin y destino final de los documentos de archivo. Archivstica. Disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos de los archivos y la administracin de documentos.

26

Archivo. Conjunto orgnico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades Archivo de Concentracin. Unidad responsable de la administracin de documentos, cuya consulta es espordica por parte de las Unidades Administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en l hasta su destino final. Archivo de Trmite. Unidad responsable de la administracin de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.

Archivo Histrico. Unidad responsable Ciclo Vital de Los Documentos. Etapas en las que se divide al
documento de archivo conforme a su uso, valor y ubicacin: etapa activa (uso constante por el rea generadora, valores primarios, archivo de trmite, etapa semiactiva (uso espordico por el rea generadora, con valores primarios, archivo de concentracin), etapa histrica (valores permanentes, uso pblico, archivo histrico.

Carpeta. Contenedor formado por dos tapas de papel o material flexible

que sirve para integrar documentos de archivo. Se le conoce como flder.

Clasificacin Archivstica. Proceso de identificacin y agrupacin de

expedientes homogneos con base en la estructura funcional de la SE. (Cuadro General de Clasificacin).

Conservacin de Archivos. Conjunto de procedimientos y medidas

destinados a asegurar la preservacin y prevencin de alteraciones fsicas y de informacin de los documentos de archivo.

Documentacin Activa. Aqulla necesaria para el ejercicio de las

atribuciones de las Unidades Administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trmite.

27

Documentacin Histrica. Aquella que contiene evidencia y testimonios

de las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente.

Documentacin Semiactiva. Aqulla de uso espordico que debe

conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentracin

Folio. Pieza documental numerada que forma parte de un documento de

archivo o expediente.

Funcin. Conjunto de actividades homogneas relacionadas entre si que

delimitan cada una de las etapas del proceso administrativo o de las administraciones pblicas o privadas.

Soporte. Material en que se registra la informacin. Trmite. Forma y actuacin concreta del procedimiento administrativo Transferencia. Traslado controlado y sistemtico de expedientes de
consulta espordica de un archivo de trmite al archivo de concentracin (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentracin al archivo histrico (transferencia secundaria).

28

Captulo III DESARROLLO DEL PROYECTO 3.1. Descripcin Operativa del Proyecto 3.1.1. Descripcin de la empresa 3.1.2. Datos generales de la empresa

Razn social : Direccin Regional de Educacin Junn

Responsable : Jaime Soriano Cristbal Ruc Direccin Telfono : 20188468706 : Jr. Julio C. Tello. N 776 El Tambo : 064 - 258384

3.1.3. Breve resea histrica de la Institucin La Direccin Regional de Educacin Junn, est ubicado en el distrito del Tambo, Provincia de Huancayo capital de la regin Junn, a una altitud de 3,249 m.s.n.m. Comprende su jurisdiccin la direccin y administracin de las doce Unidades de Gestin Educativa Local ubicadas en las provincias de Satipo, Pichanaki, San Martn de Pangoa, Ro Tambo, Chanchamayo, Tarma, Junn, Yauli - La Oroya, Jauja, Concepcin, Chupaca y Huancayo. La Direccin Regional de Educacin Junn a travs de la historia experiment una serie de procesos en su intento de descentralizar las decisiones administrativas, tcnicas pedaggicas e Institucionales del sector, en concordancia a

29

los antecedentes de la regionalizacin educativa y cronolgicamente presentamos: En los aos de 1940 a 1950.- El Sector educacin a nivel nacional es considerado como una de las organizaciones pblicas sociales ms complejas tanto para los factores internos y externos, se hace necesaria la regionalizacin, el territorio nacional para implementar una administracin regional y local. Para 1957 mediante Decreto supremo N 024 del 24 de julio, disponen la reorganizacin de los servicios de inspeccin escolar, adscritos al despacho del Ministro de Educacin y crea el Departamento de Supervisin Escolar de Educacin

Secundaria. Fecha en que tambin se establece las Supervisiones Regionales con sedes en Lima, Arequipa, Trujillo, Huancayo, Cuzco e Iquitos. En 1963 se crea la Tercera III Regin de Educacin de Huancayo, mediante D.L- N14374 el 25 de abril de 1963. Se modifica la Ley N 14209 y se establece seis regiones de educacin entre ellas la III Regin de Educacin con sede en la Ciudad de Huancayo. Para 1969 se crean las Jefaturas Departamentales o Zonas de Educacin a mrito del secreto supremo N 035 del 31 de dicie3mbre de 1963. En 1970 se crea la Zona de Educacin N 031 con sede en la ciudad de Huancayo. En esa misma fecha mediante Resolucin Ministerial N 2947 70/ED del 02 de noviembre de 1970 se establece las 33 zonas de educacin una de ellas en el departamento de Junn. En los aos de 1972 a 1982 por ley N 19326 del 21 de marzo de 1972 segn el artculo 64 se establece los Ncleos Educativos Comunales al interior de las Zonas de Educacin que fueron ubicados en las provincias y distritos priorizados. Con D.S. N 001-82-ED del 08 de enero de 1982, se establecen 24 Direcciones Departamentales de Educacin, entre ellas la Direccin Departamental de Educacin de Junn y en la Selva la zona de Educacin Chanchamayo cuyo mbito fueron las provincias de Chanchamayo y Satipo. Para 1986 por D.S N 012-86-ED, se establece las Unidades de Servicios Educativos USEs,

30

al interior de las Direcciones Departamentales. En el caso de Junn, llegaron a funcionar a partir del ao 1988, las siguientes USEs, con mbitos provinciales tales como: USEs de Concepcin Jauja, Tarma, Chanchamayo, Yauli, Junn y Satipo. En 1990 se crea la Regin Andrs Avelino Cceres Dorregaray con mbito macro regional en las que integran los departamentos de Junn, Hunuco y Pasco, la Direccin departamental de Junn adquiere la denominacin de Direccin General de Educacin de Junn, luego Direccin Sub Regional de Educacin de Junn. En 1998 por Decreto Supremo N 009-98-PRES del 31 de julio de 1998 se sustituye la denominacin de Direccin Sub Regional de Educacin por la Direccin Regional de Educacin de Junn y se mantiene hasta la fecha. En el ao 2002 mediante resolucin Vice ministerial N 0812002/ED se aprueban la directiva organizaciones para la

reestructuracin de los rganos intermedios regionalizados el Ministerio de educacin mediante D.S N 015-2002-ED aprueban el reglamento de Organizacin y funciones de las Direcciones Regionales de Educacin y de las Unidades de Gestin Educativa Local y sus Redes Educativas de Ro Tambo, Poyeni y Valle Esmeralda en el Ro Ene, Pangoa, Pichanaki. Como Direccin Regional de Educacin de Junn se establecen planes regionales ms concretos para elevar el desarrollo y la calidad de la educacin en Junn, concretndose el Proyecto Educativo Regional, sin dejar de lado la lucha frontal contra la corrupcin, tanto en las diversas instituciones educativas como en la Direccin y UGELES, para que haya confianza de los usuarios en las labores pedaggicas, administrativas e institucionales que emprende esta importante institucin, en busca de la calidad educativa en el mbito de la Regin Junn. 3.1.4. Misin Nuestra misin es brindar felicidad, bienestar y calidad de vida a usted y su familia a travs de: un servicio excelente con productos peruanos

31

de gran sabor en agradables ambientes inspirados en la cultura andina. 3.1.5. Visin La Direccin Regional de Educacin Junn, es una institucin innovadora, que promueve la competitividad, para una educacin de calidad, pertinente, intercultural, inclusiva y productiva, acorde con la globalizacin y al avance de la ciencia y la tecnologa, que brinda servicios a travs de una gestin oportuna, con democracia y participacin, respetando el medio ambiente y el uso racional de los recursos naturales, que garantice la formacin integral y el desarrollo humano. 3.1.6. Valores Respeto a los usuarios Compromiso de tratamientos igual y justo a los usuarios y compaeros de trabajo. Participacin de los agentes en la gestin y aceptar sus aportes. Honestidad Reconocimiento de los triunfos de los colegas y exaltarlos, as como su 23 fracasos para brindar nuestros apoyos y respeto por la persona. Solidaridad Identificacin de las zonas ms desfavorecidas y sus intereses para su atencin oportuna.

3.1.7. Estrategias Conformacin de un equipo monitor y evaluador del Proyecto Educativo Regional, liderado por el COPAREJ y asesorado por una Comisin Tcnica, encargada de asistir el proceso de ejecucin del Proyecto Educativo Regional con fines de regularlo, a partir de un monitoreo permanente y mediciones peridicas.

32

Elaboracin de una matriz especfica de indicadores de logro de resultados, efectos e impactos por cada lnea de desarrollo; que se priorizar en la evaluacin diagnstica anual de las Instituciones Educativas y los rganos Intermedios Educativos de la Regin. Elaboracin de una matriz simplificada de indicadores para evaluar la calidad de la participacin de los actores, en funcin de los compromisos adquiridos frente al Proyecto Educativo Regional; que se cotejar e informar semestralmente en la reunin de los CONEI, COPALE y COPARE. Establecimiento de plazos por resultados, para determinar la periodicidad de las mediciones y las evaluaciones de impacto del Proyecto Educativo Regional. 3.1.8. Objetivos 3.1.8.1. Generales Mejorar al 2014 los logros de los aprendizajes de los estudiantes fortaleciendo las capacidades pedaggicas y de gestin de los docentes para mejorar la eficiencia y eficacia de la educacin. Prevencin del consumo de drogas para poblaciones, escolares del nivel secundario. Mejorar la atencin al personal docente y administrativos en situaciones cesanta y jubilacin. 3.1.8.2. Especficos Elevar los niveles educativos y ampliar la cobertura de los servicios del sector educacin. Fortalecer las instituciones y el proceso de centralizacin para elevar el nivel de eficiencias y eficacias.

33

3.1.9. Foda FORTALEZAS DEBILIDADES Potencial humano comprometido, Escasa accin de monitores y capacitado e innovador. II.EE. implementadas con equipos informticos. acompaamiento docente limitado. por a la labor

presupuesto

II.EE cuentan con invernaderos Emisin y difusin de normas instalados con fines pedaggicos e investigacin. pedaggicas e inoportunas y restringidas.

Servicios de internet, telfono y fax Gestin burocrtica en la II.EE. en las UGEL. he rganos intermedios Infraestructura propia en las II.EE. Infraestructura inadecuada en en la DREJ y algunas UGELES. Se cuenta con un algunas UGELES. continuos de los portal Cambios UGEL. Falta de liderazgo en gestin de con los docentes y decisores Clima institucional desfavorable. Insuficiente equipamiento

institucional. Se cuenta con el PER y PEL al 2021 aprobado. Docentes consientes

especialistas en la DREJ y

vocaciones de servicio. Existencia de docentes titulados y capacitados educativo. Existencia de aulas virtuales. Se cuenta con instrumentos de gestin existencias (ROF, de MOF, RIN) en el campo

restringido para las actividades II.EE. UGEL.

documentos

normativos de CONEI y APAFA. OPORTUNIDADES Existencia de normas AMENAZAS que Acentuaciones del desequilibrio ecolgico.

propende a una gestin cada vez

34

ms descentralizada a favor de la Proliferacin educacin. perdicin Presencia de ONG s institucional Influencias pblicas para establecer alianzas estratgicas. Existencia de programas y

de

antros

de

negativas

alienante de los medios de comunicaciones

de Alto ndice de pobreza en zonas rurales. Interferencias de la APAFA en la de gestin educativa por

capacitaciones

formacin

docente ofrecidas por el MED y a directores, docentes. Existencia de e plataforma

tergiversacin de su rol. de problemas econmicos,

capacitaciones virtuales. Autoridades

informaciones Acentuacin familiares, y

municipales

laborales y sociales. y consumo de

comunales dispuestas a brindar Existencia apoyo a la gestin educativa.

alimentos transgnicos. salud,

Existencia de instituciones que Funcionamiento de locales que brindan apo9yo de expenden licores a estudiantes. Incrementos robo, asesinato, alcoholismo, drogadiccin de problemas violencia, suicidios, pandillaje y alimentacin y asesoramiento. Existencia de recursos naturales para aprovechamiento y desarrollo con fines pedaggicos.

sociales en la niez y juventud asalto,

35

3.1.10. Organigrama
ESTRUCTURA BSICA DE LA DIRECCION REGIONAL DE EDUCACIN JUNN

DIRECCIN REGIONAL

Consejo Participativo Regional de Educacin

Oficina de Control Institucional

Oficina

de

Asesora Jurdica

Oficina de Administracin Infraestructura y Equipamiento

Direccin de Gestin Pedaggica

Direccin de Gestin Institucional

UNIDAD UNIDAD DE DE GESTION GESTION EDUCATIVA EDUCATIVA

36

3.2. Desarrollo del Proyecto 3.2.1. Objetivos Objetivo (1) Mejorar el clima ambiental, para evitar el deterioro y prdida de informacin y prolongar la vida de los documentos con el fin de brindar un servicio rpido fcil y seguro en el rea de Secretara General de la Direccin Regional de Educacin Junn. Importancia Es importante porque al tener un buen clima ambiental tanto en las organizaciones, instituciones y empresas, etc. los documentos se conservan en buen estado, y las informaciones son intactas, como tambin se evita costos innecesarios y el personal tambin est en un buen clima laboral y as brindar un servicio rpido y seguro. Anlisis de resultados 1. Cree usted que la oficina de Trmite Documentario de la Direccin Regional de Educacin Junn est en buenas condiciones ambientales? Grfico A

MEJORA DE LOS FACTORES NEGATIVOS EN LA ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS EN LA DREJ

SI

NO 30%

PARCIALMENTE 30%

40%

Fuente:

Investigacin a los colaboradores de la Direccin Regional de Educacin Junn tipo encuesta del tipo preliminar

Encuesta:

37

En el grfico A, podemos apreciar que el 40% de los encuestados tienen una percepcin que las condiciones ambientales no son las adecuadas en la oficina de Trmite Documentario, por otro lado el 30% si est conforme, y el otro 30% no saben, no opinan el cual permite que la oficina s requiere una buena condicin ambiental para una adecuada labor.

2.

Cun importante cree usted que es el clima ambiental en la conservacin de documentos? Grfico B
MEJORA DE LOS FACTORES NEGATIVOS EN LA ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS EN LA DREJ Muy importante Importante Poco importante 0% 20% 0% Nada importante

80%

Fuente: Investigacin a los colaboradores de la Direccin Regional de Educacin Junn Encuesta: tipo encuesta del tipo preliminar

En el grfico B, podemos apreciar que el 80% de los encuestados tienen una percepcin que el clima ambiental es muy importante para la conservacin de los documentos, mientras que el 20% solo les parece importante, teniendo como resultados favorables entonces nos da a conocer que cun importante influye el clima ambiental en las oficinas u organizaciones.

38

3.

Por qu cree usted que el deterioro de los documentos y prdida de informacin se genera en la Direccin Regional de Educacin Junn? Grfico C MEJORA DE LOS FACTORES NEGATIVOS EN LA ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS EN LA DREJ

otros Todas las alternativas Desinters laboral Falta de muebles y equipos Desorden Falta de conocimiento 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4

Fuente: Investigacin a los colaboradores de la Direccin Regional de Educacin Junn Encuesta: tipo encuesta del tipo preliminar

En el grfico C, podemos apreciar que el 40% de los trabajadores de la Direccin Regional de Educacin Junn, opinan que el deterioro de los

documentos y la prdida de informacin se generan por la falta de muebles y equipos, el 30% se da por desinters laboral, el 20% por otras razones y el 10% opinan que la prdida de documentos se da por el desorden de los personales que ocasionan en las oficinas.

39

Aporte prctico Grfico D

Primeramente los documentos estaban atados y sujetadas con cordel en el servicio higinico ocasionando que el aire contaminado crea el smog, el cual causa manchas y oxidaciones en los documentos de archivo. Para evitar el deterioro y la prdida de informacin de los documentos, organic, los clasifiqu, los enumer de atrs hacia adelante (foliar), despus de clasificarlos los guarde en cajas el cual se realiza de izquierda a derecha, tomando como referencia que la tapa de la caja archivadora, se abre de derecha a izquierda. Y as prolongar la vida de los documentos y servir al pblico general. Pero sera mucho mejor archivarlos en cajas de metal.

40

Objetivo (2) Identificar los factores negativos que perjudican en la administracin

de archivos, con el propsito de obtener una labor eficiente y eficaz en el rea de Secretara General de la Direccin Regional de Educacin Junn. Importancia Es importante identificar los factores negativos en la administracin de archivos, para poder tener una mejor gestin en cuanto a los documentos y buena calidad de servicio con el cliente, tambin para poder reducir o eliminar aquellos factores que perjudican en las

labores que da a da realizan los colaboradores. Anlisis de resultados 4. Qu opina de la administracin de archivos en la Direccin Regional de Educacin Junn, que son las adecuadas y estn perfectamente clasificadas? Grfico E
MEJORA DE LOS FACTORES NEGATIVOS EN LA ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS EN LA DREJ

a. Muy mala

b. Mala

c. Regular 0%

d. Buena

e. Muy Buena

20%

20% 10%

50%

Fuente: Investigacin a los colaboradores de la Direccin Regional de Educacin Junn Encuesta: tipo encuesta del tipo preliminar.

41

En el grfico D, podemos apreciar que el 50% de los trabajadores de la Direccin Regional de Educacin Junn, opinan que la administracin de archivos se da de forma regular, el 20% opina que es buena, mientras que el 30% dice que es muy mala o mala porque los documentos no estn perfectamente clasificados y ordenados es por eso que los usuarios estn insatisfecho en la gestin de sus documentos porque casi siempre se pierden o extravan los documentos.

5. Cree usted que los factores negativos como la falta de presupuesto, capacitacin o desinters laboral, es el principal problema para una organizacin adecuada en la administracin de archivos? Grfico F
MEJORA DE LOS FACTORES NEGATIVOS EN LA ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS EN LA DREJ

SI

NO

PARCIALMENTE

20% 0%

80%

Fuente: Investigacin a los colaboradores de la Direccin Regional de Educacin Junn Encuesta: tipo encuesta del tipo preliminar

En el grfico E, podemos apreciar que el 80% de los encuestados opinan que la falta de presupuesto, capacitacin o desinters laboral, es el principal problema para una organizacin adecuada en la administracin de archivos,

42

por otro lado el 20% opina parcialmente porque generalmente no hay apoyo al personal encargado. Analizando estos resultados nos permite observar que existe un problema en la administracin de archivos en la Direccin Regional de Educacin Junn.

6.

Qu opina usted, de quien es la responsabilidad que todava hoy en da persisten factores negativos como documentos traspapelados y deteriorados que perjudican en la administracin de archivos? Grfico G
MEJORA DE LOS FACTORES NEGATIVOS EN LA ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS EN LA DREJ

Practicantes

Alta direccin y trabajadores

Pblico general

Alta direccin

Trabajadores 0% 1% 2% 3% 4% 5% 6% 7%

Fuente: Investigacin a los colaboradores de la Direccin Regional de Educacin Junn Encuesta: tipo encuesta del tipo preliminar

En el grfico F, podemos apreciar que el 70% de los encuestados opinan que los factores negativos como documentos traspapelados y deteriorados que todava hoy existen, es la responsabilidad de los trabajadores, porque de ellos est a su cargo y ellos deben gestionar documentos para adquirir

43

muebles etc., y para el 30% es la responsabilidad de la alta direccin, porque se limita a dar presupuestos segn que solicitan cada rea de oficina. Aporte prctico

Antes

Despus

Se identific el factor negativo como la falta de muebles y en este caso haba estantes pero no se usaban el cual hizo que orden la oficina ubicando los documentos en los instantes y as obteniendo un poco ms de espacio, ya que eso provocaba el trfico de personas Objetivo (3) Proponer talleres de capacitacin de archivo al personal, para administrar con eficiencia los documentos en el proceso archivstico, en el rea de Secretara General de la Direccin Regional de Educacin Junn

44

Importancia Son muy importantes los talleres de capacitacin de archivo al brindar al personal, porque les permite estar en constante proceso de aprendizaje en cuanto a los procesos de archivo, el cual les permite a obtener trabajos eficientes y satisfaciendo a las necesidades de los usuarios y satisfechos con ellos mismos. Anlisis de resultado 7. Cun importante cree usted que los talleres de capacitacin de archivo influye en el personal? Grfico H
MEJORA DE LOS FACTORES NEGATIVOS EN LA ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS EN LA DREJ

a. Muy importante

b. Importante 0%

c. Poco importante 0% 40%

d. Nada importante

60%

Fuente: Investigacin a los colaboradores de la Direccin Regional de Educacin Junn Encuesta: tipo encuesta del tipo preliminar

En el grfico G, podemos apreciar que el 100% de los trabajadores de la Direccin Regional de Educacin Junn, opinan que los talleres de capacitacin de archivo son importantes o muy importantes en el personal, porque a travs de ello se van actualizando y teniendo conocimientos continuos para poder realizar trabajos eficientes en los procesos archivsticos.

45

8. Qu sugiere usted, en que tiempo se dara los talleres de capacitacin de archivo, que se pueda brindar al personal? Grfico I G r f 2 veces al ao i al medio ao 2 vedes c2 veces al mes o
F
MEJORA DE LOS FACTORES NEGATIVOS EN LA ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS EN LA DREJ

1 vez al ao

1 vez al medio ao

H 1 vez al mes
0% 1% 1% 2% 2% 3% 3% 4% 4%

Fuente: Investigacin a los colaboradores de la Direccin Regional de Educacin Junn Encuesta: tipo encuesta del tipo preliminar

En el grfico H, podemos apreciar que el 40% de los encuestados opinan que los trabajadores estn dispuestos a recibir, talleres de capacitacin de archivo dos veces al ao, el 20% opina por dos veces al medio ao, mientras que el otro 20% necesita talleres una vez al ao, el 10% sugiere dos veces al mes y el otro 10% una vez al mes. Llegando a lo concluido se ve que los trabajadores si o si, necesitan talleres de capacitacin de archivo, porque no se sienten satisfecho con su labor.

9.

Al no tener talleres de capacitacin de archivo, como se califica usted en la labor que realiza, y es eficiente al administrar los documentos en el proceso archivstico?

46

Grfico J
MEJORA DE LOS FACTORES NEGATIVOS EN LA ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS EN LA DREJ

a. Muy mala

b. Mala

c. Regular 0% 10%

d. Buena

e. Muy Buena

40%

10%

40%

Fuente: Investigacin a los colaboradores de la Direccin Regional de Educacin Junn Encuesta: tipo encuesta del tipo preliminar

En el grfico I, podemos apreciar que el 80% de los trabajadores de la Direccin Regional de Educacin Junn, opinan que su trabajo en el proceso archivstico es regular o buena dando resultados no satisfechos, mientras que el 20% nos dice que su labor al no tener capacitacin es muy mala o mala. Entonces los trabajadores necesitan con urgencias talleres de capacitacin, y as puedan obtener resultados favorables llegando al xito en sus trabajos que da a da realizan.

47

Aporte prctico Grfico K

Se organiz la fecha de cumpleaos mediante los rtulos y pestaas y as se obtuvo un mejor compaerismo entre los trabajadores, de la misma manera de los diferentes tipos de trmite documentario, como tambin se clasific los documentos de cargo de las distintas reas de oficina, porque estaban todas mescladas y al momento de ver los cargos era un desorden total, perdiendo el tiempo en solo buscar aquellos cargos, el cual los trabajadores no conocen a profundidad los procesos archivsticos es por ello que se propone talleres de capacitacin de archivos.

48

3.3. Resultados obtenidos Se logr obtener documentos ordenados, clasificados, y organizados segn el proceso archivstico y en lugares donde no se generan prdida de informacin.

Se logr obtener una oficina ordenada donde las personas puedan transitar sin incomodar a los trabajadores, despus de una reorganizacin de oficina.

Se elabor plantillas, especificando los tipos de requisitos que los usuarios solicitan, y de cada trmite de las diversas oficinas, con la ayuda de los separadores, rtulos y pestaas obteniendo resultados favorables y un servicio rpido y seguro.

49

CONCLUSIONES Se logr, mejorar el clima ambiental, ya que los documentos sufran un deterioro a causa de factores ambientales como el exceso de luz artificial y natural, la falta de una buena ventilacin, porque el aire estancado crea un ambiente propicio para el desarrollo de polillas, hongos, gorgojos etc. Como tambin la prdida de informacin y as prolongar la vida de los

documentos con el fin de brindar un servicio rpido fcil y seguro.

Se logr, identificar aquellos factores negativos como el desorden, falta de conocimiento, falta de muebles y equipos y la inadecuada ubicacin, el cual vienen perjudicando en la administracin de archivos. Estos factores se lograr a mejorar con el propsito de obtener una labor eficiente y eficaz en los documentos.

Se logr, proponer talleres de capacitacin al personal, porque les permitir estar en constante proceso de aprendizaje en cuanto a los procesos

archivsticos, para administrar con eficiencia los documentos el cual les permite a obtener trabajos eficientes y satisfaciendo a las necesidades de los usuarios y satisfechos con ellos mismos.

50

SUGERENCIAS Que, se deben adoptar medidas que reduzcan la influencia del clima ambiental, como aire acondicionado, calefaccin, para mantener la temperatura constante; y evitar el polvo, el deterioro y la prdida de informacin de los documentos, y as lograr conservar los documentos en un buen estado, facilitando un servicio satisfactorio.

Que, los trabajadores busquen soluciones a todo factor negativo que se encuentra en la empresa, y cada labor que realicen que sea por conviccin propia y no a la deriva, porque ellos son el reflejo de la empresa.

Que, los trabajadores sigan capacitndose en los talleres de archivo y tomen conciencia de cun importante es su labor en las empresas, es por ello que da a da deben de obtener ms conocimientos y as elevar la satisfaccin con los clientes.

51

BIBLIOGRAFA I. Libros CORTS ALONSO, Vicenta: 1989 Manual de archivos municipales, Madrid, anabad, 139pg. FUSTER RUIZ, F 1999- Archivstica, Archivo, documentos de archivo, Madrid, 120pg. HEREDIA HERRERA, Antonia: 1989 - Archivstica General: teora y prctica, Diputacin Provincial, 143pg. SALGADO DE JARAMILLO, Lilia 1996 - Administracin de Archivos, Bogot, editorial McGraw hill Latinoamericana, 104pg.
II. URLS

http://www.doraduque.wordpress.com

http://definicion.de/archivo/#ixzz2rMzIc86p

52

Anexos

53

ANEXOS (1) FORMATO 1. Cree usted que la oficina de Trmite Documentario de la Direccin Regional de Educacin Junn est en buenas condiciones ambientales?

Si

No

Parcialmente

2. Cun importante cree usted que es el clima ambiental en la conservacin de documentos? a. Muy importante b. Importante c. Poco importante d. Nada importante 3. Por qu cree usted que el deterioro de los documentos y prdida de informacin se genera en la Direccin Regional de Educacin Junn?
a. Falta de conocimiento b. Desorden c. Falta de muebles y equipos

d. Desinters laboral e. Todas las alternativas f. otros

4. Qu opina de la administracin de archivos en

la Direccin

Regional de

Educacin Junn, que son las adecuadas y estn perfectamente clasificadas? a. Muy mala b. Mala c. Regular d. Buena e. Muy Buena

54

5. Cree usted que los factores negativos como la falta de presupuesto, capacitacin o desinters laboral, es el principal problema para una organizacin adecuada en la administracin de archivos?

Si

No

Parcialmente

6. Qu opina usted, de quien

es la responsabilidad que todava hoy en da

persisten factores negativos como documentos traspapelados y deteriorados que perjudican en la administracin de archivos? a. Trabajadores b. Alta direccin c. Alta direccin y trabajadores d. Pblico general e. Practicantes 7. Cun importante cree usted que los talleres de capacitacin de archivo influye en el personal? a. Muy importante b. Importante c. Poco importante d. Nada importante 8. Qu sugiere usted, en que tiempo se dara los talleres de capacitacin de archivo, que se pueda brindar al personal? a. 1 vez al mes b. 1 vez al medio ao c. 1 vez al ao d. 2 veces al mes e. 2 vedes al medio ao f. 2 veces al ao

55

9. Al no tener talleres de capacitacin de archivo, como se califica usted en la labor que realiza, y es eficiente al administrar los documentos en el proceso archivstico? a. Muy mala b. Mala c. Regular d. Buena e. Muy Buena

ANEXOS (2)

Grfico A

Grfico B

SI NO PARCIALMENTE

3 4 3

Muy importante Importante Poco importante Nada importante

8 2 0 0

Grfico C

Grfico D

Falta de conocimiento Desorden Falta de muebles y equipos Desinters laboral Todas las alternativas otros

0 1 4 3 0 2

a. Muy mala b. Mala c. Regular d. Buena e. Muy Buena

2 1 5 2 0

56

Grfico E Trabajadores Alta direccin

Grfico F

SI NO PARCIALMENTE

8 0 2

7 1 2 0 0

Alta direccin y trabajadores Pblico general Practicantes

Grfico G

Grfico H

a. Muy importante b. Importante c. Poco importante d. Nada importante

4 6 0 0

a. 1 vez al mes b. 1 vez al medio ao c. 1 vez al ao d. 2 veces al mes e. 2 vedes al medio ao f. 2 veces al ao

1 2 0 1 2 4

Grfico I a. Muy mala b. Mala c. Regular d. Buena e. Muy Buena 1 1 4 4 0