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INFORME

INFORME DE EXAMEH ESPECIAL

FIHANCIERO

..GQBIERNO PROVIHCIAL EIE IMBABURA':

PERIODO

01 DE SEPTEMBRE DEL 30 DE JUNIO DEL zO0-,

2OO1

DIRECCION RFGIONAL VII. BARRA - ECUADOR

INDICE
coNTENrDo
CARTA DE PRESENTAdN.

PAGINAS

1.

CAPTULO I N FOR MAC|N

TRODUCTORIA..

2.

CAPTULO

II

SISTETUA DE CONTROL INTERNO.

5.

CAPTULO ill
SISTEMA FINANCTERO.
17,

CAPTULO IV
RUBROS EX.q,NilINADOS.

20.

CAPTULO V
MOVIMIE NTO FINANCIE RO,

31,

Ibarra,

w5' tZ/''{#fu *.*,n r1orP 's''lte

Seores PREFECTO Y CONSEJEROS DEL GOBIERNO PROVINCI,A.L DE IMBABURA.. Ciudad.De mi consideracin:

por el perodo del 01 de septiembre de 2OO1 al 3O de junio de

Hemos efectuado e[ examen especial a las cuentas: Disponibilidades, Cuentas por Cobrar Tasas y Contribuciones; y, Existencias para Constrmo, y, al rubro Inversiones en Bienes de Larga Duracin, del Gobiemo Provincial de lmbabura,

24.

Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las Normas Ecr-atorianas de Auditora Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea pfanificado y ejecutado para obtener celleza razonable que la irformacin y la documentacin examinadas no contienen exposiciones errneas de carcler significativo; igualrnente que las operaciones a las cuales corresponden se hayan efectuado de conformidad en las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, polticas y dems normas y procedimientos aplicables. Las acciones de control en su parte pertnente corresponden' a perodos en los que estuvo vigente la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, por lo que en este informe se citan disposiciones de ese cuerpo legal-

recmendaciones constantes en el presente informe.

Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los hallazgos comentados, conclusiones y

De conformidad con lo dispuesto en el artcrlo g2 de fa Ley Orgnca de la def Estado, las recomendacones debern ser para su apf icacin inmediata y con el carcter de obligatoro,,consderadas (fil.

Contraloria General
utto

/ tentamente
Dtos, PAIRTA Y L|BERTAD, Por el C{nlralor General del Estado,

Dr. Alfredo Galiano Paredes, DIRECTOR REGIONAL V

CAPITULO

INFORMAGION TNTRODUCTORIA.

Motivo del examen

lmbabura, se realiz en cumplimiento del Plan Anual de Control de la Direccin Regional 7 de la contrafora Generat der Estado aprobado para er ao 2oC y, de conformidad con las rdenes de Trabajo 1g6 y 347-DR-vll, de 6 mayo y 12 de agosto del
2oo4, respectvamente, suscritas por el seor Director Regional 7.

El examen especial al Gobiemo provincial de

Qbietivos del examen:

Determinar
examen;

la razonabilidad de los

saldos de las crentas sujetas al

comprobar la propiedad, legalidad y veracidad de los desembolsos y si stos cuerrtan con la srficiente y pertinente documentacin de respaldo;

Evaluar

el grado de

cumplimiento

de las disposiciones legales que

regulan las actividades de la Entidad y de sus servidores; y,

Emitir las recomendaciones tendientes

a mejorar los procedimientos

administrativos y financieros que presenten desviaciones-

Alcance del examen

El examen especial abarc el perodo comprendido entre el 01 de septiembre def 2001 y el 30 de junio del 2004, a las cuentas: Disponibilidades, Cuentas por

cobrar Tasas

contribuciones;
3

y, Existencias para consumo, y, al

rubro

P,*

Inversiones en Bienes de Larga Duracin.

Base Leoal v Misin Bsica de la 5rt!<lef.

La basc leqal de creacin del Golierno Provincial de lmbabura consta en los

lnfornles anteriores; los fnes y objetivos se encuentran detallados en el artculo
1 de la Ley Orgnica de Rginren Provincial.

Financiamiento

Para el cumplimiento cle sus metas

f

obrjetivos, el Gobiemo Provincial e.n el

perodo analizado cont con os siguientes recursos financieros:

P E R I O D O

S.

o
_?,'159.592,_?,6

Del 2001-09-01 al 2001-12-31.

Del 2002-01-01 al 2002-12-31.

ugD.

E:'92--),.270,E9

Del 200?-01-01 al 2003-12-?,1

12',84?,.?,67,22

Del 20M-01-0"! al Z0M-06-?,0.

SUMITN:.

7'425.764.05

usn-

3?'351"979.Q2.

Funci onarios Prir-ci nales-

NOMBRES Y APELLIDOS
PREFECTO Llustavo Cson pareja Cisneros CONSEJEROS: Juan Ubaldo Flores Rea Wilson Eduardo Vinueza Baquero Jos lanuel (-fuinrbo Amaguaa Franklin Osualdo Gomezjurado Mejia Cados Lenin Aias Jimnez Mario Affiedo Carrillo Vargas Juan Ramiro Flores Ruales Lder Rafaef Reyes Lpez Gonzalo Francisco Borja paredes SFCRETARIO GENERAL rFonso Marcelo Orozco Massn ru.t DIRECTOR FTNANCERO Jorge Arturo Montesdeoca Ffores

PER
DESDE

0Do
HASTA
Contna Contina Contina Contina

97-1S10

96-0+10
0?-01-05

0$01-05
0-?-01-05

M-0e16
04-08-1 6 Contina Contina

0&09.10
0&-0&.10

0$08-10
9'-0&10 gg-09-1 0
9G.09-30
r_15-11-05

0301-04
03-01-04
Contina Contna

V.il rzeg //-

DIR. RECURSOS HUM. Y SERV. ADMIN. Ramiro Siguifredo Jaramillo Burgos PROCURADOR SNDICO Luis Leopoldo Jimnez Guerra DIRECTOR DE PT-ANTFICACION Wilson Hemn Reyes pantoja DIRECTOR DE VIALTDAD Guido Femando Rivadeneira Rivadeneira DIRECTOR DE ESTUDTOS Jaime Rodrigo Aguas Moreno DI REGTOR FISCALIZACTON Jos Francisco pazmio Cruz DIRECTOR DE CULTURA Jacinto Enrique Salas Morales DIR. COMUNICACIN SOGIAL Luis Victoriano Cifuentes Bentez DIRECTOR DE TURISMO Ricardo Omar Andrade Echeverra DIRECTOR DE INFORMATICA Geovanny Alexander Prez Puerres DIRECTOR DE DESARROLLO RURAL Lino Segundo Alfaro Alvarez

97

-1248

Contina Contina Contina Contina Contina Contina

022{9
42{.241

8545{1
84-06{1
94-1A-24

8.4741 9248-11

Contina

Contina

o344-22

Contina Contina Contina Contina Contina

zoor
0141{2
84.-12.o1

CONTADOR GENERAL Csar Abdn Cervantes TESORERO GENERAL Leonardo Patricio Gonzlez Pinto
INGENIERO CIV|L JEFE Jacinto Polo Martnez Polo PROVEEDOR JEFE Hctor Humberto Puente Caicedo

85S-15
97-1 1-1
1

Contina Contina Contina

84-1041
84-O5-23

p.e<,anzo

GUARDALMACEN f;emando Aurelio Quintero Salamea

Lt

CAPITULO I I, SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Reco{nendaciones del anterior informe cumptidas parcialmente.
En el informe OOS-DRV|l emtido por la Contralora General del Estado el 6 de

abril del 2042, se formularon 2O recomendaciones con el fin mejorar los

sistemas administrativos y flnancieros del Goberno Provincial de lmbabura, de las cr.rales no se han implantado tres, las mismas que por su importancia se las resurne'

continuacin, con

la finalidad de actualizarlas e insistir en

su

aplicacin:

Al Prefecto.- Dispondr la adecuacin del local de la Bodega de la calle Meja, de tal forma que permita que los bienes estn protegidos contra robos, la
inclemencia del medio ambienie y otros riesgos. (Recomendacin 4).

A los Directores de
tendientes

Fiscalizacin

y Vialidad.-

Coordinarn acciones

a la preparacin oportuna cJe los informes de fiscalizacin de los trabajos ejecutados por administracin directa, con la finalidad de justificar
plenamente la utilizacin del material adquirido, preferentemente en los casos de material para empedrar, arena, ripio, cemento, y, tubos. (Recomendacin
10).

Cuando efecte et anlisis de las tres cotizaciones que le presente el proveedor Jefe, para la adquisicin de bienes, materiales y/o servicios, verificar que las
.

Al Director de Recurso Humanos y Servicios Administrativos.-

Qfu/. e,y'o,

msmas cumplan con todos los requisitos de Ley y que sean conferidas por casas comerciales distribuidoras directas de fbrca o por importadores, segn fs casos. (Recomendacin 12).

Conclusin,
El incumplimiento cle tres recomendaciones formuladas en el informe anterior, ha permitido que subsistan las correspondientes deciencias, al no acatarse lo que dispona el numeraf 7 det artculo 361 de la Ley Orgnica de Administracin
Financiera

y control, vigente en esas fechas, y, lo dispuesto en el literal c) del

artcuto 77 de la Ley orgnica de la contralora General del Estado.

Recomendacin.

Al Prefecto

1-

Vigilar que las recomendaciones del anterior y del presente informes, sean implantadas en forma inmediata por los funcionarios y empfeados responsables
operaciones
a

de su

aplicacin,

a fin de mejorar el control de las

dministrativas y financiera s.

Con Ia finatidad de agilitar eltrmite de revalorizacin del paquete accionario que

la Entidad mantiene en EMELNC)RTE S. A., con fecha _a, de septiembre del 2001, se firm el contrato 15F-Gpr-AJ-2001, con la "compaa TEAI!
INGENIERIA ELECTRICA ClA. LTDA., para que reatice Patrimonio Accionario ,Jel Gobie.mo Provinciat
Efectrificacin,

la ralorizacin del de lmbabura en la Empresa

Elctrica EMELNORTE, tomando para el efecto lo dispuesto en ta Ley Bsica de

los Decretos 124 y DM de creacin de los fondos FER y FERUM, Ley del Rgimen del sector Elctrico, Regfamento para la
Administracin del Fondo de Electrificacin Rural y Urbano Marginal FERUM; y presente un informe en el que se demuestre tcnicanrente que la Corporacin

(]fr. c",s
I )f--

tiene derecho al incremento delvalor cle sus acciones_

La Compaa present el informe a la Cmara Provncial, la misma que lo

aprob el 4 de septiembre del 2OO1, por convenir a los intereses institucionales y de la comunidad. Sin embargo de contar con este documento importante, las autoridades no han agilitado las acciones suflcientes para lograr la anhelada revaforizacin del Capital Accionario en EMELNORTE, a pesar de haber transctrrido ms de tres aos hasta la fecfra de lectura del borrador de este informe, dejando as de difizar eficientemente el asesoramiento tcnico de la firma contratada, segn lo establecdo en el prmer prrafo de ta clusula sexta respecto a [as obligaciones del contratista que dice: "La Compaa TEAN INGENIERIA ELECTRICA ClA. LTDA.

y los profesionates de apoyo darn et

asesoramiento total al Gobiemo Provincial de lmbabura hasta la culminacin de los reclamos ante los organismos que se presentaren los reclamos respectivos

y sern los nicos responsables ante la Contratante por los actos u omisiones de sus subcontratstas y de las personas directa o ndirectamente empleadas
por ellos."

Con la finalidad de actualizar esta obfigacin legal, con fecha 16 de noviembre del 2004, se firm el contrato 144-Gpl-AJ-?ffi4, denominado ADENDUM AL

SERVICIOS PROFESIONALES ENTRE EL GOBIERNO PROVINCIAL DE IMBABURA Y LA COMPAiA TEAN INGENIERIA ELECTRICA CIA. LTDA., PARA LA REVALORIZACION DEL PATRIMONIO ACCIONARIO DE LA CORPORACION PROVINCIAL DE IMBABURA EN LA
EMPRESA ELECTRICA EMELNORTE S. A.

CONTRATO

DE

Conclusin.

se contrat asesoramiento tcnico para aglitar el reclamo de la revalorizacn def Patrimonio arcionario en EMELNORTE, sin que hasta la presente fecha
/1^

hayan culminado los trmtes pertinentes, a pesar de haber transcurrdo ms de tres aos.
,

Q@.

start

Recornendacin.

Al Prefecto y Consejeros.

2-

Agilitarn los trmites legales necesarios para conseguir la revalorizacin

del Patrimonio Accionario en EMELNORTE, aprovechando al mximo el

asesoramiento tcnico de la Firma Contratada, evitando el vencimiento el plazo establecido en el contrato 144-Gpt-AJ-2A0/,.

De conformidad al Reglamento Intemo de Anticipos de Sueldos para empleados

y trabajadores del Gobiemo Provincial de lmbabura, se concedan anticipos

para ser descontados hasta en 24 meses, sin acatar lo dispuesto en el artculo 24 de la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa vigente en esas fechas. Posteriormente

y en el

transcurso del trabajo en el campo, con fecha 16 de

agosto del 2004, la Cmara reform el Reglamento Intemo, estableciendo como plazo mximo para los descuentos en 18 meses. Cabe sealar que con fecha 23 de septiembre del 2OO4, antes de la lectura del borrador de este informe, se emiti el Decreto Ejecutvo 2120, publicado en el Registro Oficial 435 de 5 de Octubre del 2OO4, mediante el cual se expiden las

disposiciones sobre el pago y anticipos de remuneraciones y prohibicin de concesin de prstamos para los servidores pblicos; disposiciones que no

estn de acuerdo con la forma en la que se est actuando en ta Entidad.

Mediante oficio 456-GP!-P de 23 de noviembre del 2Co4, el Seor Prefecto se

dirige al Consejero, Presidente de la Comisin de Redaccin, Legislacin, Excusas y Sanciones, solicitndole presente el informe correspondiente para decisin de la Cmara Provincial, tendiente a reforrnar el Reglamento lntemo,

ft*'

acatando las disposiciones del Decreta 2120(t

Adicionalmente, sin existr nnguna disposcin legal de respaldo, se entregaron

de dietas a los consejeros por valores significativos y para descontarse en varios meses, mermando de esta manera el disponibte
anticipos
institucional necesario para el desarrollo de sus actividades. Mediante oficio 246-GP|-P de 5 de julio del 2OM, el Seor Prefecto dispuso lo siguente: "....A
partir del 01 de julio del 2004, se prohibe el conceder anticipos a las dietas que perciben los seores Consejeros Provinciales, por no tener fundamento legal que respalde tales egresos y porque la Procuradura General del Estado se ha pronunciado en ese sentido'.

Conclusin,
Se entregaron anticipos de sueldos y dietas, sin respaldo legal.

Recomendacin,

Al Prefecto y Consejeros.

3.

Agititarn el trmite de reforma al Reglamento Intemo de Concesin de Anticipos de Sueldos, acatando las disposiciones constantes en el Decreto Ejecutivo 2120, publicado en el Registro Oficial 435 del Octubre del2AM,

de

La Corporacn no cuenta con un registro actualizado y con el suficiente

nmero de proveedores para trabajos de imprenta, que les facilite agilitar el trmite de cotizacin y determinacin de las ofertas ms convenientes a los intereses institucionales; asignando la elaboracin de folletos, afiches, trpticos, calendarios, etc., a un mismo proveedor de la ciudad cte lbarra, al que durante el perodo bajo examen se le efectuaron 18 pagos por un valor total de usD.

js.188.20.

P-/'u'*

l0

No se ha dado cumplimiento a lo que dispona la Norma Tcnica de Control Interno 136{1, en las fechas de su vigencia, en con@rdancia con lo que
seala la actual Norma de Control tntemo 25A41, que se refieren at proceso de adquisicin de bienes,

Los auditores procedimos a la comparacin de precios y calidad de estos trabajos con otros proveedores, determinando que los valores pagados si guardan relacin con los vigentes en el mercado en las fecJas de las
contrataciones.

Conclusin
Los trabajos de imprenta se efectuaron sin el respaldo de un proceso previo de anlisis de cotizaciones, lo que dificult determinar la razonabilidad de los precios pagados.

Recomendaciones:

Al Proveedor Jefe.

4.

Actualizar el registro del suficiente nmero de proveedores de trabajos de imprenta, lo que permitir agilitar e[ trmite de comparacin de ofertas
y asegurar la

cnveniencia institucional, respecto a precio y calidad,

Al Director de Recursos Humanos y Servicios Administrativos,

5.
I

Comprobar peridicamente

que el

Proveedor

Jefe

mantenga

actualizado el registro de proveedores, principalmente en lo relacionado

a trabajos de imprenta, lo que facilitar el

proceso de anlisis de

cotizaciones y designacin de la oferta ms conveniente a los intereses

institucionales, |4, Dtz

f1r.-

Al Director de Cultura,

5.

Para la ejecucin de trabajos de imprenta relacionados con las labores

de la Dirercin de Cultura, coordinar las arciones necesaras con el Proveedor Jefe y con el Director de Recursos Humanos y Servicios Administrativos, de tal manera que se logre agilidad en el trmite y se
contraten trabajos de calidad
institucionales.

precios favorables

a los intereses

Ins-uficientes controles sobre la utilizacin vehculos v en fa maquinaria pesada.

del combustible en

los

De la evaluacin efectuada a los procedimientos implantados para controlar el

uso del combustible requerido para la movilizacin de los vehculos y de la maqunaria pesada de propiedad de la Entidad, se determin la existencia de
varias deficiencias que se detallan a continuacin y que por su importancia ameritan el establecimiento de correctivos inmediatos:

No se mantienen registros o formularios que recojan la

informacin

suficiente

de los

recorridos diarios

de los

vehculos

con

el

sealamiento del kilometraje de salida y de retorno, as como las firmas de los servidores que utilizan el servico. Tampoco mantienen registros

con la informacin de los trabajos efectuados diariamente por

maquinaria pesada.

la

No se han establecido

tcnicamente

los parmetros respecto al

rendimiento promedio de kilmetros reconidos por galn de combustible abastecido en cada automotor, para que sirvan de base en el anlisis de

la utilizacin. Tampoco se han determinado parmetros respecto al

rendimiento promedio de la maquinaria pesada en horas o volmenes de trabajo, con relacin a cada galn de combustible consumido, ^

Qr-r*e

No existe constancia escrita der kilometraje en el que se encontraban ros vehculos, cuando se efectuaron rotacin o cambio de choferes
responsables_

No se lleva el libro de control en el que se registre la hora de salida y

entrada de los vehculos de los garajes de la Corporacin.

En el raller de Mecnica y en la Jefatura de Transportes, no mantienen los suficientes registros para el controf del mantenimiento y reparacin de los vehculos y de la nraquinaria pesada, ro que no fa permitido contar con esta informacin importante para el desarrotto tcnico de este proceso. Adems, la infraestructura fsica ciisponible no es suficiente ni adecuada, debido a ta falta de funconalidad de las instalaciones y por
la

ausencia cle seguridades.

Los furicionarios responsables del control no han acatado lo dispuesto en los artculos:2, 95, gB, 103, 104, 100, 110, 111;y, 11g der Regramento
Generar de

Bienes del sector pblco, (durante las fechas de su vigencia), as como lo sealado en las Normas de Control Interno: 2g{F0I, "Control

oficiales";

y,

de vehculos

250-1

1,

"Mantenimiento

de bienes de larga duracin";

en
la

concordancia con

lo dispuesto en el artculo T7 de la Ley orgnica de

Contralora General del Estado, respecto al Sistema de Control Intemo y con las disposiciones constantes en el Acuerdo oi-Cg, publicado en el Registro ocial 0 de 11 de abrit det 2003-

Cortchsin

La ausencia cle las suficientes medidas de control interno, dificulta administrar adecuadamente el uso de vehculos, nraquinaria pesada y de los combustibles
requeridos.

,ry

2u

Recomendaciones:

Al Prefecto.

7-

Dispondr que
Administrativos,

el Direclor de Recursos Humanos y Servicios el Director de Vialidad y el Jefe de Transportes, de los combustibles en las
labores

mplanten los suficientes procedimientos de control irterno, tendientes a

comprobar

el

correcto uso

institucionales-

Al Director de Recursos Humanos y Servicios Administrativos, Director de

Vialidad y Jefe de Transportes.

8.

Velarn por

la

implantacn

mantenimiento

de los

suficientes
los

procedmientos

de control interno, tendientes a comprobar que

vehculos, maquinaria pesada y el combustible requerido, sean adecuadamente utilizados para actividades de beneficio institucional; entre otros procedimientos, los siguientes: Detalle de movilizaciones
diarias o trabajos realizados; determinacin del rendimiento promedio en kilmetros recorridos o, en volmenes u horas de trabajo, por cada galn

de combustible utilizado; preparacin mensual det informe de novedades respecto a la utlizaen del combustible abastecido; inicio de registros para el control del mantenimiento y reparaciones; distribucin del trabajo diaro o semanal; y, responsabilidad compartida del cuidado, proteccin y mantenimiento

de los vehculos instituconales, entre et chofer y

el

funcionario comisionado-

A los Choferes y Operadores,

9.

Aplicarn los procedimientos de control intemo diseados por los Directores de Recursos Hurnanos y Servicios Adminstrativos y de

',-Yialidad lfr'7ssc

y et Jefe de Transportes,

tendientes

a controlar la correcta

l4

utilizacin en trabajos institucionales, de tos combustibles abastecidos en los vehculos y en la maquinaria pesada.

En las adquisiciones de materiales como etemit, pintura, adoquines, tubos de

cemento, muebles, entre otros, a pesar de haberse efectuado los correspondientes pagos, aduciendo falta de espacio fsico en las bodegas institucionales, no se recept la totalidad de los bienes adquiridos, dejando como encargos en las bOdegas de los proveedores hasta posteriores retiros; sinembargo, los funcionarios delegados para la elaboracin de las
correspondientes actas de entrega recepcin, legalizaron estos documentos sin dejar constancia escrita de la cantidad de bienes pendientes de entreg a por parte de los proveedores. En otras ocasiones, se ha autorizado la entrega directa por parte de los proveedores a los beneficiarios de las donaciones, bajo la modalidad de crdito, para que sean consideradas en contratos posteriores,

omitiendo dejar constancia escrita

de estas

liquidaciones

en

las

conespondientes actas de entrega recepcin.

Este procedimento nadecuado dificulta el proceso de concilacin oportuna entre las existencias fisicas, saldos de tarjetas de bodega y saldos de registros

contables,

no

permitiendo rtilizar esta informacin, corno herramienta

importante en la planificacin de donaciones y futuras adquisiciones,

Los funcionarios responsables de la recepcin de bienes adquiridos por la

Entidad, no han cumptido adecuadamente con lo dispuesto en el artculo 1O del Reglamento General de Bienes del Sector Pblico, que establece: "lnspeccin

y recepcin.- Los bienes adquiridos, de cualquier naturaleza que fueren, sern recibidos y examinados por el servidor pbfico o los servidores encargados de
la custodia y de la catificacin de la cantidad y catidad de los bienes adquiridos y, sern contabilizados en los conespondientes registros. Si en la recepcin se

encontraren novedades,

se las

@.rror..

comunicar inmediatamente

a la mxima

i5

autoridad. No podrn ser recibidos los bienes mientras no se hayan cumplido

cabalmente las estipulaciones contractuales,'

Conclusin,

Se legalizaron actas de entrega recepcin de adquisicin de bienes, sin que se hayan recibido en su totalidad; en otros casos, se recibieron bienes a crdito sin que posteriormente dejen constancia de las correspondientes liquidaciones.

Recomendaciones;

Al Prefecto
10.

Dispondr que previo a la legalizacn de las actas de entrega recepcin

de

adquisicin

de

bienes,

se

verifique

el

cumplimiento

de

las

estipulaciones contractuales, principalmente respecto

presente.

a la cantidad y

calidad, dejando cnstancia escrita de cualquier novedad que se

11.

Previo

a la firma de crntratos de compraventa de materiales

de

cnstruccin, verificar que conste una clusula que disponga que los pagos se efecten, luego de comprobar la recepcin total de los bienes
adquirdos.

Al Guardalmacn

12-

Antes de legalizar las actas de entrega recepcin por contratos de adquisicin de bienes, verificar el conecfo cumpfimiento de las
estipulacones contractuales y, en el caso de ser necesario dejar constancia escrita de la fiquidacin de bienes recjbidos en forma

.-.,.adelantada

/-

V4 lut'e

o de cr..rarquier otra novedad detestada en este proceso,

Al Director Financiero, Contador

y.

Tesorero.

13'

En el ejercicio del Control Previo al pago de contratos de adquisicin de bienes, comprobarn que exista la correspondente acta de entrega

de tas crusuras contractuales y las novedades respeclo a liquidaciones de recepciones adelantadas y que, no existan cantidades pendientes de entrega por parte de los proveedores. _ Dt?ct<a
cumplimiento

recepcin,

en la que conste er

./o

CAPITULO III. SISTEMAfINANCERO

SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL,

Incompleta aplicacin de la normativa contah!-e viqente.

En el Ac-erdo 182 del Ministerio de Economa

Finanzas, publicado en el

Suplemento del Registro Oficial 249 de 22 de enero del 2001, se establece la obligacn de las entidades y organismos del sector pblico no financiero de implantar la nueva normativa contable. Por esta razn la Entidad adquiri un

programa nformtico que

lo aplica en el proceso de las

transacciones

financieras y que permite producir los estados financieros bsicos; sin embargo, se determin la existencia de pequeas fallas que ameritan ef establecimiento
de correctivos, las mismas que se detallan a continuacin:

No se han referenciado las notas aclaratorias a los saldos de las cuentas

del Estado de Situacin Financiera, notas que adems no contienen la

suficiente informacin para facilitar su comprensin. En el saldo de Disponibilidades se incluyen, una cuenta bancaria que se
mantiene sin movimiento desde perodos anteriores negativo, regulacin.

y, otra con saldo sin que se haya agilitado el trmite para el saneamiento y

Por falta de asesoramiento

a la servidora encargada del registro

del

movimiento de Bodega, no se ha segregado adecuadamente el control de

bienes de caractersticas similares que difieren en sus dimensiones, cafidad y preco, como el caso de pintura ltex y esmalte, y, planchas de

o, !te<t7277t pl

eternit de diferentes dimensiones; situaciones que distorsionan el valor

t8

unitaro

de los bienes y dificulta la

determinacin

de los sados

individuales.

Conclusin.

La falta de aplicacin de normas y principios contables vigentes para las entidades del sector pblico, no ha permitido producir informacin financiera
completa, para que sea tit en la toma de decisiones.

Recomendaciones:

Al Contador Generalr

14-

Velar por la correcfa aplicacin de la normativa contable vigente, de tal manera que la informacin financiera se produzca de conformidad con

estas disposiciones legales que son de obligatorio cumplimiento, incluyendo la referenciacin y la suficiente informacin en las Notas Aclaratorias a los Estados Financieros; se agilite la liquidacin de la cuenta bancaria sin movimiento y se regule la de saldo negativo; y, asesore pefrnanentemente a la responsable del registro de los
movimientos de Bodega, para que separe los registros de conformidad a las caracfersticas de los productos adquiridos,

Al Director Financiero,

15.

Verificar que

el

Contador General ponga en prctica

la

normativa

contable vigente, de tal manera que la informacin financiera que se produzca sea oportuna, @nfiable y completa, para que sea util en la

,,toma de decisiones.

prt.,oa.r'a

41

SISTEMA DE PRESUPUESTO,

Del anlisis a las liquidaciones presupuestarias de los ltimos perodos econmicos, se determin la inexistencia de sobregiros en las partidas de
gasto, situacn que se debe principalmente a que en la Entidad se utifiza un
programa informtico que se niega a procesar la informacin financiera de los

desembolsos, cuando no existe

el

respaldo

de la suficiente

disponibilidad

presupuestaria, advirtiendo de esta manera a los funcionarios pertinentes, para

que procedan a tramitar las correspondientes reformas.

Conclusin.
En el perodo examinado no se determinaron sobregiros presupuestarios.

Becomendacin. Al Director Financiero

16.

Verificar que
PresuPuestario.

se

mantenga

el

adecuado control

del proceso

a), I \44D/c/^/u;r4

CAPITULO IV,
RUBROS EXAMINADOS. DISPONIBILIDADES

El saldo contable certificado al 30 de Junio del 2@1. ascendi a usD. 725.583,50, el misrno que fue objeto de regulaciones al dbito por usD.
37.593,48, para obtener et saldo regulado por Auditora que asciende a usD. 763.176,98.

En 135 cheques emitidos por varios

conceptos,

por la suma de usD.

335'879,75, no se adjunt la suficiente, competente y pertinente documentacin sustentatoria, dificultando la determinacin de la propiedad, legalidad y veracidad de los desembolsos, debido principalmente a la ausencia de informes del cumplimiento de comisiones de servicio, falta de ingresos a bodega o actas de entrega recepcin y liquidaciones de contratos, constancias escritas de la

utilizacin del servicio de almentacin en asambleas, cursos, conferencias y otros eventos similares; hechos presentados por la falta de cr.,ridado de los
servidores encargados de efectuar elcontrol previo y encurrente a los pagos, y por la poca colaboracin de los funcionarios de otras unidades administrativas,
responsabies de presentar oportunamente los justificativos.'

ffi2-cv de 16 de junio, 20 de septiembre y zs de noviembre del zau, respecdivamente, el equipo de auditores puso en
conocimiento de este hecho a los funcionarios responsables del trmite de los pagos, quienes en el transcurso del examen presentaron los cofrespondentes

Mediante oficios 016, 039 y

p-rcr*e

justificativos, por la cantidad antes sealada-

,/z

21

Los hechos cmentados se produjeron por el incumplimiento del artculo 2M de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, en las fechas de su

vigencia, respecto al ejercicio del control previo, as como lo que sealaba la Norma Tcnica de Control lntemo, 130-08, 'Documentacin de respaldo y su
archivo"; preceptos legales concordantes con lo dispuesto en los literales a y b

del artcuto 12 de la actual Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, as como de las actuales Normas de Control Intemo 110-O9, 110-10; y,210-04. Conclusin,
No se adjunt la suficiente, competente y pertinente docrmentacin de respaldo

en 135

desembolsos

por USD.

335.879,75, habindose justificado

posteriormente-

Rec<mendaciones:

Al Director Financiero, Contador y Tesorero.

17.

Establecern los suficientes mecanismos

procedimientos

de control,
suliciente,

con la finalidad de comprobar que todos los desembolsos realizados por

la

Entidad, cuenten con

el respaldo de la documentacin

competente y pertinente, lo cual facilitar adems la determinacin de la

propiedad, veracidad y legalidad de estas operaciones financieras, por parte del Control Posterior.

Al Prefecto.

18.

Dispondr que los directores y Jefes departamentales, colaboren con los

miembros responsables del ejercicio del control previo, para la

@-reaFreto

presentacin oportuna de justificativos de desembolsos, relacionados con aividades propias de las diferentes unidades administraiivas.

22

Mediante cfreques 2431 y 2442 de 12 y 13 de marzo det 2oo2, por uSD. 10.056,84,y usD. 3.391,26; respectivamente, se pag at seor prefecto en concepto de vacaciones no gozadas la suma total de USD. 13.44g,1O. En los
comprobantes de desembolso se seala que como respaldo legal de estos pagos, se acogen a lo dispuesto en los artculos 49 y 50 de la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa, vigente en esas fechas, as como lo establecido en los artculos 41 y 43 del respectivo Reglamento.
La mencionada Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa, es apficable a los servidores pblicos comprendidos dentro del inciso tercero del artculo 2, en el

que no se considera a los prefectos; adems, el artculo 3 del mismo cuerpo legal dispone que para efectos de esta Ley, no estarn comprendidos en el servicio civil los funcionarios elegidos por votacin popular.

El artculo 29 literal t) de la Ley de Rgimen Provincial, respecto a las atribuciones y deberes del Consejo Provincial, seala: 'Conceder licencia al
Prefecto y a los consejeros, hasta por un total de sesenta das al ao'. Sin que en esta Ley se contemple el derecho de vacaciones para et seor Prefecto.
De este hecho se puso en cnocimiento de la Mxima Autoridad mediante oficio
O12-CV-2OO4

de 4 de junio del 2@4, habindose recibido respuesta con oficio

437-GP|-P de 26 de octubre del 2004, en el que dispone que el Departamento Financiero proceda a descontarle en los roles mensuales de pago de sueldos, a. partir del mes de Enero del20O5.

Gonclusin.

Se efectuaron pagos por vacaciones no gozadas al Prefecto por

USD.

,& rrnhruo"

13.448,10, sin el pertinente respaldo tegal que los justifique.

.,(t

!)

Recornendacin,

Al Director Fnanciero, Contador y Tesorero19.

En el proceso de aprobacn y control previo al pago de vacaciones no gozadas, comprobarn que exista la suficiente doanmentacin legal de

respaldo y no se ncluyan en este derecto, a funcionarios de eleccin

popular.

Pintura adguirida a orecios superiores a los viqentes en el mercado.

Durante el perodo analizado se efectuaron cuatro adquisiciones de pintura a la Firma DISMAC, por la suma total sin lVA, de USD. 99.140, valor que comparado

con el preco vigente en el mercado local en esas fechas, por USD. 65.196,10,
se determin un pago en exceso por USD. 33.943,90,

Mediante oficio 038-CV de 16 de agosto det 2004, se puso en conocimiento de

raz6n por la que mediante ingresos de caja nmeros: 8655 de 2o de agosto del 2oM por USD. 18.000, y 8764 de 5 de octubre del 2OO4 por USD. 15.943,90, procedi a la

estos resultados,

a la representante legal de DISMAC,

devolucin de la suma total sealada en el prrafo anterior. Estos hechos se orginan en el incumplimiento por parte de los funcionarios de

la

Direccin Admnistrativa, que ejecutaron

el

proceso de obtencin de

proformas, anlisis de cotizaciones y designacin del proveedor favorecdo para la contratacin, de lo seatado en la parte pertinente de la Norma de Control Intemo 25041, que dice: ".... Considerarn las cotizaciones en un mnimo de tres; mantendr un registro actualizado de proveedores y cotizaciones para asegurar un debido control, calidad y precios de los productos; y, determnarn un criterio de economa en la compra de bienes." Las proforrnas fueron

obtenidas
I t.t

sin la

participacin

del Proveedor Jefe, funconario al que

le

corresponda cumplir esta funcin, ;g+-aetrne eS

24

Cabe sealar que los funcionarios responsables del cntrol del proceso de adquisiciones, no acataron la recomendacin del anterior informe de la Contralora General del Estado, respecto a la obtencin de proformas en casas comerciales distribuidoras directas de fbrica o de importadores, segn los
casos; recomendacin formulada en ese informe como resultado del anliss de adquisiciones, en el que tambin se determin la existencia de pagos en exceso al misrno proveedor,

Conclusin.

La aplicacin de inadecuados procedimientos de control en el proceso de adquisiciones, origin el pago en exceso de usD. 33.g43,g0, que fue devuelto
por la firma comercal beneficiaria.

Recomendaciones:.

Al Prefecto,
20.

Dispondr y verificar que los funcionarios responsables del proceso de adqusiciones, pongan en prctica procedimientos adecuados de control

intemo, para asegurarse de que las compras de materiales, repuestos y otros bienes, se realicen en las mejores condiciones de precio y calidad,
para beneficio de la Institucin y de la comunidad.

21. En lo posterior W rrtr^raltiao

evitar adquirir bienes a los proveedores que en anteriores oportunidades, no han demostrado seriedad en el

,l,eumplimento de los compromisos.

tq

Al Director de Recursos
Proveedor Jefe.

Humanos

y Servicios Administrativos y

al

22-

Soticitarn

la reforma al

Reglamento lntemo

de

Adquisiciones,

incluyendo que para las adquisiciones importantes, obligatoriamente se

obtengan cotizaciones de distribuidores de fbrica

o de

importadores proveedores

directos

y, se

rnantenga actualizado

el

registro

de

calificados para las adquisiciones direclas de materiales de uso continuo.

Al Director Financiero, Contador y Tesorero.

23. En el proceso de autorizacin y control previo y concurrente al pago por adquisciones de materiales, verificarn peridicamente que los precios correspondan a los vigentes en el mercado local,

Consumo excesivo de combustible en vehiculos institucionales*

Del anlisis

a la utilizacin del combustble en las movilizaciones de los

al

vehculos institucionales, se determin la existenca de consumos excesivos en

tres vehculos, por la suma total de USD. 13.479,70, de conformidad

siguiente detalle:
Galones
Nro.

RendiMiento c/galn

Km. Que Debfa

Kilmetros Recorridos tacmetro

161.774

Diferencia Km. No

Galones
No

Valor

Valor Total
USD.

ConsumiDos 13.321

Unitrio
USD.

Vehlculo

Recorrer 279.741 197.778

119.091

Justificado
117.967

justificado
5.617.48 1.428,48

0$100
05-50 05-20

21 Km. 21 Km. 21 Km. 21 Km-

1,764821

10.026.20

9-418
5.671

167.780
104_726

29.998
14.365 162.330

1,784821

2.549,58
903,92 13.479,70

684.05 1.321429
7.730,01

SUMAN:

2E.410

596.610

434-280

En cumplimiento a lo que disponen los artculos 9O y 91 de la Ley Orgnica de

la Contrafora General del Estado, se puso en cnocimiento de estos resultados

^mediante oficios 064, 065

y 065-cv def B de Diciembre del zoo4. En el

Wrllfrq.o

26

transcurso del trabajo en el campo, los choferes responsables presentaron depsitos por la suma de usD. 3.649,5g,' mantenindose pendiente de devolucin la suma de USD. 9.83o,12; valor por el ctral solicitaron autorizacin para que se proceda a los descuentos posteriores en fos mrrespondientes roles del pago de remuneraciones.

Gonclusin.

No se justific el consumo de gasolina en tres vehculos de la Entidad, por 7-730,01 galones equivalentes a usD. 13.4Tg,Ta, habindose depositado usD.
3.649,58, mantenindose pendiente de devolucin la suma de usD. g.g3o,12"

Recomendaciones:.

Al Prefecto.
24.
Dispondr al Jefe de Transportes que sin excepcin alguna, proceda al abastecimiento diario en la totalidad de vehculos nstitucionales; adems, que ejerza un permanente control sobre el uso adectado de los combustibles.

Al Jefe de Transportes,

25-

Verificar diariamente que el cornbustible abastecido en los vehculos, sea correctamente utilizado en las labores institucionales, poniendo en

lP rertDarg

prctica los procedirnientos de control recomendados en el capitulo de _ Control Interno, de este infcrme. aw

.lS

z7

Obras eiecutadas en
privadas

el sector urbano v eq beneficio de entidades

Durante el perodo bajo examen se han realizado obras en sectores urbanos y

en beneficlo de instituciones particulares o privadas, por la surna de

USD.

113.967,7O, obras que no fueron promovidas por organismos admnistrativos

del Estado ni fueron ejecutadas en sectores rurales, tampoco son de alcance

provincial ni de carcter pblico, razn por la que se ncumpli lo previsto en el artculo 233 de la Constitucin Poltica de la Repblica, que en su prrafo flnal

a la provincia y, adems de las atribuciones previstas en la Ley, promover y ejecutar obras de alcance provincial en vialidad, medio ambiente, riego y manejo de las cuencas y
seala:
Provincial representar microcuencas hidrogrficas de su jurisdiccn. Ejecutar obras exclusivamente en reas rurales". Se incumple adems lo dispuesto en los literales b, c y e del

'El Consejo

artculo 7 de la Ley de Rgimen Provincial Codifrcada, que determinan que

corresponde a los Consejos Provinciales, entre otros aspectos, la prestacin de
servicos y ejecucin de obras pblicas que se realicen en la provincia-

El detalle de las obras en beneficio de instituciones privadas es el siguiente:

NUMERO CONTRA

FECH.A

CONTRATISTA
Arq. Ramiro Burbano
lng. Jorge Ten

OBJETO DEL CONTRATO

Sede Social Fotgrafos de lbarra Sede Coop. Transp. lmbaburapac Sede Social Club Maracabo Saln Sindicato Choferes lmbabura Sede Radio Taxi Posso Salgado Sede Choferes Profesionales llumn TOTAL:

VALOR PAGADO
14.840,51 11.449,47 13.786,83 43.283,21 11.288,44 19.319.64

CONTRATO

101 181

01-1 1-16

01-1G12

145
180

o2-o918
o2-01-03 o4-o1-21

Arq. Ramiro Espinoza

Ing. Auner Mna Ing. Femardo Obando

219
231

0441-2'l

Arq. Germn Jtiva

113.967,70

prtr*uzp7

28

Las autoridades de la Entidad al haber dedicado fondos para la ejecucin de obras en beneficio de instituciones particulares, restaron financiamiento para las inversiones de carcter social en beneficio de la comundad y en sectores rurafes, taf como lo establece el mandato Constitucional, Por este hecho, se dificulta el a.rmplimiento de los objetivos propuestos en la Planificacin Estratgi y en los Planes Operativos Anuales, debido a la falta de coordinacin interdepartamentar en er proceso de aprobacin der presupuesto institucional y de sus respec*ivas reformas, instancias en las que sin acatar los lineamientos tcnicos de la planificacin, se incluy la ejecuin de estas obras.

Gonclusin.
Se han ejecutado obras en sectores urbanos de la provincia y para instituciones particulares del sector privado, por la suma de usD. 113.962,20; incumpliendo disposiciones legales que prohiben estas erogaciones.

Recomend3ciones:

Al Pefecto y Consejeros,

26'

Se abstendrn de aprobar partidas presupuestarias para la ejecucin de

obras que se contrapongan al mandato constitucional, lo que res permitir planificar en mejor forma el desarrollo del sector rural de la provincia, con relacin a las necesidades reales de los dferentes
cantones y en consideracin al cumplimiento de los objetivos propuestos en la Planificacin Estratgica Institucional,

Al Procurador Sndico.
27.

/(,

lv F

En el proceso de elaboracin y aprobacin de contratos para la ejecucin de obras, verificar que las inversiones se efecfen de conformidad a las UZ/ttf,oy'a

29

disposiciones legales vigentes, en beneficio del sector pblico y en el

rea rural de [a provincia.,

CUENTAS POR COBRAR TASAS Y CONTRIBUCIONES.

Los funcionarios del rea financiera no han diseado ni implantado los suficientes procedimientos para el control del proceso de emisin, custodia y recaudacin de las especies valoradas, principalmente de los tickets para el cobro de peajes, limitndose a rnantener registros personales por parte del recaudador encargado de esta funcin, sin que en Contabilidad existan los registros extracontables para el correspondiente cruce de informacin, en cumplimento a lo dispuesto por [a Norma de Control lntemo 11O-13 "Control
adminstrativo de bienes, valores y documentos"Con motivo de este examen se practic la toma fsica con corte al 21 de julio del

24a4, que ascendi al valor de usD. 31.702,so, informacin que fue proporcionada a Contabilidad para el inicio de los regstros extracontabtes de
control administrativo.

EXISTENCIAS PARA.CONSUMO

El saldo certficado por Contabilidad a la fecha del corte de cuenta, ascendi a USD' 432.6C,26, que conesponde a[ valor de las existencias fsicas probadas por la Entidad, incluyendo materiales que se encuentran encargados en las instalacones de los proveedores, que inmediatamente deben rer ingresados a Bodega Institucional. ^la (p-rfr1lusze

El saldo certificado por Contabilidad a la fecha del corte de cuenta, ascendi a USD' 3'989.308,86, que corresponde al valor de las existencias fsicas qrobadas por la Entidad.

rPgnva

or. o,rr*o O"ilo paredes DIRECTOR REGIONAL 7

W
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