OS GERENTES E A ADMINISTRAO

Paulo Alfredo Frota Rezeck

UM RESUMO BREVE
SOBRE O PRIMEIRO CAPITULO

CONCEITOS SOBRE A ADMINISTRAO

Primeiramente, para entendermos o conceito de administrao devemos entender o que so organizaes. Essas so agrupamentos de pessoas que trabalham juntas e coordenam suas aes para atingir uma ampla variedade de objetivos, ou resultados futuros desejados. A definio de administrao consiste em planejar, organizar, liderar e controlar os recursos humanos e outros recursos de modo a atingir os objetivos organizacionais de maneira efetiva e eficiente. A importncia dos conhecimentos administrativos devesse a alguns fatos que sero vistos logo abaixo. Primeiramente, a procura por estudos administrativos devido ao fato de os recursos serem valiosos e escassos. Os gerentes, que possuem esses conhecimentos administrativos, so as pessoas que decidem como usar muitos dos recursos de uma sociedade. E, portanto, eles tm um impacto direto no bem-estar de uma sociedade e das pessoas que vivem nela. Em segundo, o estudo de administrao ajuda as pessoas a lidar com seus chefes e colegas de trabalho. Esse estudo revela como entender outras pessoas no trabalho e tomar decises e aes que conquistem a ateno e o apoio do chefe. A administrao tambm ensina s pessoas que ainda no esto em posio de autoridade a lidar com os colegas de trabalho, a resolver conflitos entre eles e aumentar o desempenho da equipe. E Por fim, no menos importante, temos o fato de que em qualquer sociedade as pessoas esto competindo por um recurso muito importante O respaldo econmico, interessante e satisfatrio. Entender a administrao um caminho um caminho importante para chegar a tal posio. Outra descrio importante que no pode ser deixado para entendimento no prximo tpico so as funes dos gerentes. O trabalho de um gerente ajudar uma organizao a fazer o melhor uso de seus recursos para atingir seus objetivos. Eles fazem isso desempenhado quatro funes gerenciais essenciais: planejar, organizar, liderar e controlar que foram descritas primeiramente por Henry Fayol no sculo XX, e que ainda continuam sendo seguida at os dias atuais. O modo como eles desempenham essas funes determina a eficincia e a efetividade das organizaes.

DISTINO ENTRE PLANEJA, ORGANIZAR, LIDERAR E CONTROLAR

As quatros funes gerenciais planejar, organizar, liderar e controlar so essenciais ao cargo de um gerente. Em todos os nveis de uma hierarquia gerencial, e em todos os departamentos de uma organizao, a administrao efetiva significa tomar decises e gerenciar essas quatro atividades com sucesso. Logo a baixo, essas funes so descritas e analisadas:

Planejar um processo que os gerentes usam para identificar e selecionar os objetos e os recursos de ao adequados. Os trs passos no processo de planejamento so decidir quais os objetivos a organizao perseguira, decidir que cursos de ao adotar para atingir esses objetivos, e decidir como alocar recursos organizacionais para atingir esses objetivos. Planejar uma atividade difcil porque normalmente os objetivos que uma organizao deve perseguir e o melhor modo de fazer isso no esto imediatamente claros. Os gerentes assumem riscos quando comprometem recursos organizacionais para perseguir uma determinada estratgia. Organizar um processo que os gerentes usam para estabelecer uma estrutura de relaes funcionais que permita aos membros da organizao interagir e colaborar para atingir os objetivos organizacionais. O resultado de organizar a criao de uma estrutura organizacional, um sistema formal de tarefas e relaes de subordinao que coordena e motiva os membros de modo a trabalharem juntos para atingir os objetivos organizacionais. Ao liderar, os gerentes no s articulam uma viso clara para os membros da organizao seguirem, mas tambm transmitem energia a eles e os capacitam para que entendam o papel que desempenham no alcance dos objetivos organizacionais. A liderana depende das habilidades de uso do poder, influencia, viso, persuaso e comunicao a fim de coordenar os comportamentos de indivduos e grupos para que suas atividades e seus esforos estejam em harmonia e para encorajar os funcionrios a ter um desempenho de alto nvel. O resultado da liderana um alto nvel de motivao e compromisso entre os membros da organizao. Ao controlar, os gerentes avaliam em que medida uma organizao esta atingindo seus objetivos e tomam medidas para manter ou aprimorar o desempenho. O resultado do processo de controle a capacidade de medir o desempenho com exatido e regular a eficincia e a efetividade organizacional. Para exercer controle, os gerentes devem decidir quais objetivos iro medir e ento devem projetar sistemas de informao e de controle eu iro fornecer os dados de que precisam para avaliar o desempenho. A funo de controlar tambm permite aos gerentes avaliar como eles esto desempenhando as outras trs funes gerenciais planejar, organizar e liderar e tomar uma ao corretiva.

OS TRS NVEIS DA ADMINISTRAO E AS RESPONSABILIDADES GERENCIAIS

Para ter um desempenho eficiente e efetivo, as organizaes empregam trs tipos de gerentes gerentes de primeiro nvel, gerentes de mdio nvel e diretoria - distribudos em uma hierarquia. A seguir, examinaremos as razes para as organizaes usarem uma hierarquia de gerentes e agruparemnos em departamentos. Na base da hierarquia gerencial esto os gerentes de primeiro nvel, frequentemente chamados de supervisores. Eles so responsveis pela superviso diria dos funcionrios em cargos no gerenciais, que executam muitas das atividades especificas necessrias para a produo de bens e

servios. Os gerentes de primeiro nvel trabalham em todos os departamentos ou funes de uma organizao. Supervisionando os gerentes de primeiro nvel esto os gerentes de nvel mdio, responsveis por encontrar a melhor forma de organizar os recursos humanos e outros de modo a atingir os objetivos organizacionais. Para aumentar a efetividade, os gerentes de nvel mdio avaliam se os objetivos que a organizao esta perseguindo so adequados e sugerem aos diretores como eles deveriam ser mudados. Os diretores so responsveis pelo desempenho de todos os departamentos. Eles tm a responsabilidade interdepartamental. Os diretores estabelecem os objetivos organizacionais, como quais bens e servios a empresa deve produzir; decidem como departamentos diferentes devem interagir e monitoram como os gerentes nvel mdio em cada departamento utilizam os recursos para atingir os objetivos. CEO(chief executive officer) o gerente mais graduado e importante de uma empresa, aquele a quem todos os outros diretores se reportam. A importncia relativa de planejar, organizar, liderar e controlar as quatro funes gerenciais para qualquer gerente em particular depende da posio de gerente na hierarquia gerencial. Os diretores dedicam a maior parte de seu tempo a planejar e organizar, e por consequncia quanto mais baixa a posio gerencial na hierarquia, mais tempo os gerentes passam liderando e controlando os gerentes de primeiro nvel ou os funcionrios em funes no gerenciais.

HABILIDADES E PAPEIS DESEMPENHADOS PELOS GERENTES EM RELAO A TI

A TI est provocando muitos efeitos importantes na maneira como os gerentes desempenham as quatro funes, no modo como os gerentes desempenham esses papeis e nas habilidades que eles desenvolvem para desempenhar esses papeis efetivamente. Um papel gerencial um conjunto de tarefas especificas que um gerente deve desempenar devido posio que ele ocupa em uma organizao. A seguir, discutiremos esses papeis e as habilidades que os gerentes precisam desenvolver para terem um desempenho efetivo numa poca em que a TI avanada e o e-commerce esto mudando a maneira como os gerentes se comportam. Henry Mintzberg reduziu para dez papeis as milhares de tarefas especificas que os gerentes precisam desempenhar quando planejam, organizam, lideram e controlam os recursos organizacionais. Logo a baixo vemos esses papeis subdivido em categorias e o quanto a TI est mudando a maneira como os gerentes seguem esses papeis. Os papeis decisionais esto intimamente associado aos mtodos que os gerentes usam para planejar a estratgia e utilizar os recursos. A TI ajuda os gerentes na rea de decisionais, pois acelera

informaes de um nvel para outro, que podem ser usadas para decidir projetos, solucionar crises e controlar a organizao. Os papeis especficos que se encaixam nessa categoria so os de: empreendedor, solucionadores de transtornos, distribuidor de recursos e negociador. Os papeis informacionais esto intimamente associados s tarefas necessrias para obter e transmitir informaes e, obviamente, por isso tem sofrido grande impacto da TI. Esses papeis informacionais so constitudos, principalmente, por disseminadores e porta-vozes. Os gerentes assumem Papeis interpessoais para exercer a direo e a superviso tanto para os funcionrios quanto para a organizao como um todo. A TI pode tornar os gerentes muito mais visveis em toda a organizao. Essa categoria constituda dos seguintes papeis especficos: figurehead, lder, formador de alianas e monitor.

Tanto a educao quanto a experincia permitem aos gerentes reconhecer e desenvolver as habilidades pessoais de que precisam para fazer o melhor uso possvel dos recursos organizacionais. As pesquisas tm mostrado que a educao e a experincia ajudam os gerentes a adquirir trs tipos principais de habilidade: Conceituais, humanas e tcnicas. Como voc poderia esperar, o nvel dessas habilidades que os gerentes precisam apresentar depende de seu nvel na hierarquia gerencial. As habilidades conceituais so demonstradas com a capacidade de analisar e diagnosticar uma situao e distinguir entre causa e efeito. Os diretores precisam das melhores habilidades conceituais porque suas responsabilidades bsicas so planejar e organizar. Hoje, a educao e o treinamento contnuos em administrao, incluindo o treinamento em TI avanado, fazem parte integral do desenvolvimento de habilidades gerenciais devido s novas teorias e tcnicas que esto sendo desenvolvidas constantemente para aprimorar a efetividade organizacional. As habilidades humanas incluem a capacidade de entender, alterar, liderar e controlar o comportamento dos outros indivduos e grupos. A capacidade de comunicar, coordenar, motivar pessoas e moldar indivduos para formarem uma equipe coesa distingue os gerentes efetivos dos demais. Assim como habilidades conceituais, as habilidades humanas podem ser aprendidas atravs da educao e do treinamento, bem como desenvolvidas atravs da experincia. As habilidades tcnicas so o conhecimento especifico do cargo e das tcnicas exigidas para desempenhar um papel organizacional. Exemplos incluem as habilidades especificas de um gerente em produo, contabilidade, marketing e, cada vez mais, em TI. As habilidades, os papeis e as funes em administrao so intimamente relacionados, e os gerentes inteligentes ou prospectivos esto constantemente em busca das ultimas contribuies educacionais para ajuda-los a desenvolver as habilidades conceituais, humanas e tcnicas de que precisam para atuar no ambiente global em constante mudana e cada vez mais competitivo de hoje.

DESAFIOS PARA ADMINISTRAR EM UM AMBIENTE GLOBAL

Uma vez que o mundo esta mudando mais rapidamente do que nunca, os gerentes e outros funcionrios em uma organizao devem apresentar um desempenho em nveis cada vez mais altos. O aparecimento de organizaes globais, que operam e competem em mais de um pas, tem pressionado severamente muitas organizaes a aprimorar seu desempenho e a identificar meios melhores de usar seus recursos. H quatro desafios principais para os gerentes no mundo de hoje: desenvolver vantagem competitiva, manter padres ticos, gerenciar uma funo de trabalho diversa e utilizar novos sistemas e tecnologia de informao.

A vantagem competitiva a capacidade que uma organizao tem de apresentar um desempenho melhor que outras organizaes porque ela produz os bens e servios desejados de maneira mais efetiva e eficiente que seus concorrentes. As quatros vantagens competitivas so eficincia-qualidade-rapidez, flexibilidade e inovao superiores e a capacidade de responder aos clientes. As organizaes aumentam sua eficincia quando reduzem a quantidade de recursos que usam para produzir bens e servios. No ambiente competitivo de hoje, as organizaes esto buscando constantemente novas formas de usar seus recursos para aumentar a eficincia. Os gerentes devem melhorar a eficincia para que suas organizaes concorram com sucesso com empresas onde os funcionrios tm salrios comparativamente mais baixos. O desafio das organizaes globais, como os fabricantes coreanos de eletrnicos, os produtos agrcolas mexicanos e as empresas europeias financeiras e de marketing, tambm tem aumentado a presso sobre as empresas a fim de que elas melhorem as habilidades e capacidades de suas foras de trabalho para aprimorar a qualidade de seus bens e servios. Os funcionrios envolvidos na TQM(gesto da qualidade total) organizam-se frequentemente em equipes de controle de qualidade e so responsveis por encontrar continuamente formas novas e melhores de desempenhar seus cargos; eles tambm devem monitorar e avaliar a qualidade dos bens que produzem. Hoje, as empresas podem ganhar ou perder a corrida competitiva, dependendo de sua rapidez com que rapidez elas podem levar novos produtos ao mercado ou de sua flexibilidade com que facilidade elas podem mudar ou alterar a maneira como desempenham suas atividades para reagir s aes de seus concorrentes. As empresas que tm rapidez e flexibilidade so concorrentes geis: seus gerentes tm capacidade superiores de planejamento e organizao. A inovao, o processo de criar bens e servios novos ou aprimorados que os clientes desejam ou de desenvolver meios melhores de produzir ou fornecer bens e servios impe um desafio especial. Os gerentes devem criar um ambiente organizacional em que as pessoas sejam encorajadas a ser inovadas. As organizaes competem por clientes com seus produtos e servios. Muitas organizaes esta transferindo poder aos funcionrios de atendimento ao cliente e dando-lhes autoridades para assumirem a liderana no fornecimento de servios de alta qualidade ao cliente.

Obter vantagem competitiva requer que os gerentes usem todas as suas habilidades e experincia para desenvolver recursos e aprimorar a eficincia, a qualidade, a inovao e a capacidade de resposta aos clientes.

A presso para aumentar o desempenho pode ser saudvel para uma organizao porque leva os gerentes a questionar a maneira como a organizao esta funcionando e encoraja-os a encontrar meios novos e melhores para planejar, organizar, liderar e controlar. Entretanto, presso demasiada para o desempenho pode ser prejudicial Ela pode induzir os gerentes a se comportarem sem tica ao lidarem com indivduos em grupos tanto dentro quanto fora da organizao. A questo da responsabilidade social diz respeito s obrigaes que uma empresa deve ter com as pessoas e grupos, como os clientes ou as comunidades em que operam.

Outro desafio para os gerentes reconhecer a necessidade de tratar os recursos humanos de uma maneira justa e equitativa. Hoje em dia, idade, gnero, raa, etnia, religio, preferencia sexual e a formao socioeconmica da fora de trabalho apresentam novos desafios aos gerentes. Eles devem estabelecer procedimentos e praticas de emprego que sejam legais, justas e que no discriminem nenhum membro da organizao. Um numero crescente de organizaes esta percebendo que para motivar efetivamente e tirar vantagem dos talentos de uma fora de trabalho diversificada necessrio tornar as oportunidades de promoo disponveis a todos os funcionrios, inclusive mulheres e minorias.

Outro desafio importante para os gerentes a utilizao eficiente das tecnologias da informao TI e do e-commerce. Novas tecnologias nas reas de sistemas de informao e produo controlados por computador que unem e capacitam os funcionrios de maneiras diferentes esto sendo continuamente desenvolvidas. Essa coordenao ajuda a aprimorar a qualidade e aumentar o ritmo da inovao.

BIBLIOGRAFIA
Capitulo 1 Os gerentes e a Administrao