INTRODUCCIN

Desde los inicios de la humanidad el hombre a travs de la utilizacin de su propia iniciativa y creatividad ha buscado la forma de simplificar todas las actividades que realiza dentro de su labor productiva, independientemente a cul sea su objetivo. Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se presentar el problema de la distribucin de las funciones. Se han desarrollado muchas tcnicas que facilitan la labor de anlisis y estudios que se realizan para lo rar la simplificacin del trabajo. !l objetivo de este trabajo es dar a conocer la importancia y utilidad de la simplificacin del trabajo dentro de una or anizacin, esperamos que este sea de mucha ayuda para conceptualizar y ampliar sus conocimientos sobre este tema, el cual es de suma importancia dentro de la administracin.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
Definicin de manuales administrativos
" continuacin se dan al unas definiciones de lo que es un manual
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Segn Duhat Kizatus Miguel A., un manual es# $%n documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, informacin y&o instrucciones sobre historia, or anizacin, pol'tica y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecucin del trabajo$. Para A Re!es P"n#e, un manual es# $%n folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fcil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto# orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada rupo humano en la empresa$. C"ntin"l" $ , define la manual como# $%na expresin formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector* es una u'a que permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo$. +ara nosotros los manuales administrativos son escritos que utilizan a manera de medios de informacin y acoplamiento que admiten buscar y emitir de manera concretada y consecuente la informacin y procedimientos referentes a pol'ticas, or anizacin, funciones, tcticas, etc. ,os cuales se consideran obli atorios para la realizacin de las actividades y ocupaciones.

Ventajas

Son fuentes permanentes de informacin sobre las prcticas enerales y sectoriales de la !mpresa. "yudan a -nstitucionalizar y hacer efectivos los procedimientos (son una versin $.ficial$ y adems evitan los ar umentos de $Desconocimiento$) /acilitan la fijacin, establecimiento de estndares de aplicacin. +osibilitan la normalizacin de actividades es decir todos procedern de la misma forma. Son 0tiles para la capacitacin de nuevos empleados "umentan la fijacin en la realizacin de "ctividades. +osibilitan una dele acin efectiva.

Desventajas
1uchas compa2'as consideran que son demasiado peque2as para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus inte rantes. "l unas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al d'a.
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 !xiste el temor de que pueda conducir a una estricta re lamentacin y ri idez. Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las .peraciones. !l costo de produccin y actualizacin puede ser alto. Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad. -ncluye solo aspectos formales de la or anizacin, dejando de lado los informales, cuya vi encia e importancia es notorio para la misma. 1uy sinttica carece de utilidad# muy detallada los convierte en complicados.

Clasificacin
!xisten diversas clasificaciones de los manuales, a los que se desi na los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la si uiente manera# P"r su #"nteni%"& Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los si uientes# Manual %e 'ist"ria& Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre el .r anismo# sus comienzos, crecimiento, lo ros, administracin y posicin actual. Manual %e "rganiza#i(n& Su propsito es exponer en forma detallada la estructura or anizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones. Manual %e )"l*ti#as& 3onsiste en una descripcin detallada de los lineamientos a se uir en la toma de decisiones para el lo ro de los objetivos. +ueden elaborarse manuales de pol'ticas para funciones operacionales tales como# +roduccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc. Manual %e )r"#e%i+ient"s: !s la expresin anal'tica de los procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del or anismo. !ste manual es una u'a (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo in reso. Manual %e #"nteni%" +lti)le& 3uando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura or anizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin de distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo de manuales. %n ejemplo de este manual es el de $pol'ticas y procedimientos$, el de $historia y or anizacin$, en si consiste en combinar dos o mas cate or'as que se interrelacionan en la practica administrativa. !n or anismos peque2os, un manual de este tipo puede combinar dos o ms conceptos, debindose separar en secciones. P"r su ,un#i(n es)e#*,i#a&
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!sta clasificacin se refiere a una funcin operacional espec'fica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los si uientes manuales# Manual %e )r"%u##i(n: 3onsiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lo rar su mejor y pronta solucin. ,a necesidad de coordinar el proceso de fabricacin (fabricacin, inspeccin, in enier'a industrial, control de produccin), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricacin, los manuales se aceptan y usan ampliamente. Manual %e #"+)ras& !l proceso de comprar debe estar por escrito* consiste en definir el alcance de compras, definir la funcin de comprar, los mtodos a utilizar que afectan sus actividades. Manual %e -entas& 3onsiste en se2alar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de informacin comprendidas en el trabajo de ventas (pol'ticas de ventas, procedimientos, controles, etc.) Manual %e .inanzas& 3onsiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administracin, contiene numerosas instrucciones espec'ficas a quienes en la or anizacin estn involucrados con el manejo de dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin financiera. Manual %e #"nta/ili%a%: 4rata acerca de los principios y tcnicas de la contabilidad. Manual %e #r0%it" ! #"/ranzas : !ntre los aspectos ms importantes que puede contener este tipo de manual estn los si uientes# operaciones de crdito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros. Manual %e )ers"nal: ,os manuales de personal podrn contener aspectos como# reclutamiento y seleccin, administracin de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, pol'ticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacin, entre otros. Manual t0#ni#"& 4rata acerca de los principios y tcnicas de una funcin operacional determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como informacin eneral para el personal interesado en esa funcin. !jemplos de este tipo de $1anual tcnico de auditoria administrativa$, y el $1anual tcnico de sistemas y procedimientos$. !stos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesor'a. Manual %e a%iestra+ient" " instru#ti-"& !stos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son com0nmente mas detallados que un manual de procedimientos. !l supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. +or ejemplo, un manual de adiestramiento $explica como debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir su se2al$, mientras que un manual de procedimientos omite esta instruccin y comenzar'a con el primer paso activo del proceso. $enerales
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Se refiere a todo el or anismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los si uientes manuales# 1anuales enerales de or anizacin : !ste es producto de la planeacin or anizacional y abarca todo el or anismo, indicando la or anizacin formal y definiendo su estructura funcional. 1anual eneral de procedimientos : !ste es tambin resultado de la planeacin, contiene los procedimientos de todas las unidades or nicas que conforman en un or anismo social, a fin de uniformar la forma de operar. 1anual eneral de pol'ticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la direccin superior* para toda la empresa, estas pol'ticas enerales establecen l'neas de u'a, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones enerales. Es)e#i,i#"& 1anual espec'fico de reclutamiento y seleccin# Se refiere a una rea espec'fica (personal). 5 contiene la definicin uniforme respecto al reclutamiento y seleccin personal en una or anizacin. 1anual especifico de auditoria interna : 3onsiste en a rupar lineamientos, instrucciones de aplicacin espec'fica a determinados tipos de actividad, aqu' se refiere a la auditoria interna en forma particular. 1anual espec'fico de pol'ticas de personal# !ste se enfoca a definir $pol'ticas$, pero de un rea especifica de la or anizacin, se2alando las u'as u orientacin respecto a cuestiones de personal, tales como# contratacin, permisos, promociones, prestaciones, etc. 1anual espec'fico de procedimientos de tesorer'a : 3onsiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un rea espec'fica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo# in resos a caja, pa o a proveedores, etc. Tipos ,os manuales utilizados en una or anizacin son los si uientes# 1 Manual %e "/2eti-"s ! )"l*ti#as# contiene los principios bsicos que re irn el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones. 3 Manuales %el e+)lea%" " %e 4ien-eni%a # contiene aquella informacin que resulta de inters para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relacin con la misma, y que se les entre a en el momento de la incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacion y pro ramacin de carrera de empleados, derechos, obli aciones, etc. 5 Manuales %e Organiza#i(n# describe la or anizacin formal mencionando, para cada puesto de trabajo los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.
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6 Manual %e n"r+as )r"#e%i+ient"s # ,lamados tambin manual de operaciones o de prcticas Standard, son documentos de estin de uso diario que presentan en forma ordenada y sistemtica los pasos precisos a se uir para lo rar el trabajo de una unidad de acuerdo a mtodos previstos. ,os manuales de procedimientos orientan el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitan las alteraciones arbitrarias. 7 Manual %el es)e#ialista& contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente ha determinado tipo de actividades u oficios, se busca con este manual orientar y uniformar la actuacin de los empleados que cumplen i uales funciones. 8 Manual %e )r")(sit"s Mlti)les& reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensin de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confeccin o mantenimiento.

Procedimientos generales para elaborar manuales administrativos

!tapas practicas a se uir como procedimiento estndar en la elaboracin de los manuales administrativos. Definicin del objetivo a cumplir !leccin del o los responsables de la preparacin o elaboracin !studio preliminar de la or anizacin (detectar posibles problemas) +laneamiento del trabajo a desarrollar. +lan cmo se reparte el trabajo y cmo procedemos. 6elevamiento de la informacin. !ncuestas, entrevistas (las ms importantes) !laboracin propiamente dicho del manual. 6edaccin Dia ramacin (3ap'tulos, Subcap'tulos, 4emas, etc.) /ormato del trabajo# letras, mr enes, interlineados, etc. 3odificacin -mpresin !ncuadernado, pruebas piloto Distribucin -nstrucciones a los usuarios Se uimiento "ctualizacin

CONCLUSIONES
,os manuales administrativos son una herramienta donde podemos encontrar informacin desde histrica hasta cmo proceder de forma adecuada para realizar las actividades necesarias para el buen funcionamiento de un proceso o servicio, las actividades y del personal, permitiendo que la biblioteca cumpla con su propsito por la cual fue creada. ,os manuales administrativos son como elementos fundamentales para el procesamiento, conservacin y difusin de la informacin y el conocimiento, y jue an un papel muy importante dentro de una .r anizacin. porque permiten que la sociedad ten a la oportunidad de acceder a toda la ama de informacin y conocimientos, lo rando as' una sociedad ms evolucionada.

RECOMENDACIONES
+ara la preparacin de los manuales administrativos se recomienda que se forme un equipo en donde todos participen, tanto jefes como subordinados, pero si esto no es posible quienes los deben realizar son que los responsables del rea o departamento, los cuales deben tener conocimientos administrativos. "dems, cabe resaltar que los manuales administrativos son un requisito para que una institucin u or anizacin pueda certificarse como institucin de calidad. ,os manuales administrativos permiten que una or anizacin ten a la oportunidad de acceder a toda la ama de informacin y conocimientos, lo rando as' una empresa que posee informacin interna accesible.

4I4LIO$RA.9A
1anuales administrativos .r anizacin de empresas "nlisis, dise2o y estructura !nrique 7enjam'n fran8lin

CASO PR:CTICO DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

!l se2or 9uventino ,una es el erente eneral de la empresa :,uz, S.".; desde hace < a2os, pero recientemente se realiz el estudio correspondiente para elaborar el manual de or anizacin y se determin lo si uiente#
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!l puesto que desempe2a es de carcter ejecutivo, encar ado de planificar, or anizar, inte rar, diri ir y controlar las actividades realizadas dentro de la or anizacin. Su relacin con los subalternos es buena y siempre est pendiente por cada uno de sus colaboradores, les ayuda y los hace sentir parte importante de la or anizacin. 4iene bajo su car o al erente administrativo financiero, erente de ventas y erente de produccin. =o tiene jefe inmediato y pertenece a la erencia eneral. !ntre sus atribuciones se mencionan las si uientes# > !laborar los planes estrat icos enerales > "utorizar los pro ramas de capacitacin por reas > 6ealizar reuniones semanales con el personal que tiene a su car o > /irmar cheques > ?elar por la buena utilizacin de todos los recursos disponibles 4iene autoridad para dar instrucciones relacionadas con las reas correspondientes. !s responsable y vela por que se alcancen los objetivos enerales y espec'ficos establecidos y por todo el mobiliario y equipo asi nado a su rea. !l se2or ,una, est pensando contratar a otra persona para que ocupe el puesto de erente eneral y entre los requisitos solicitados se menciona que sea licenciado en administracin de empresas, in eniero industrial o carrea a fin, que conozca las leyes del pa's, con conocimientos en computacin e internet. @ue ten a experiencia de A a2os en puestos similares, buenas relaciones humanas, direccin de personal, proactivo, diestro en el uso de computadora, excelente presentacin y licencia de conducir (no indispensable). 3on esta informacin se le pide elaborar la descripcin tcnica del puesto correspondiente#
-. --. ---. -D!=4-/-3"3-B= D!, +%!S4. D!S36-+3-B= D!, +%!S4.# =aturaleza, "tribuciones, 6esponsabilidades. !S+!3-/-3"3-.=!S D!, +%!S4.# "cadmicos, Cabilidades y destrezas.

!mpresa# :,uz, S."; -. -D!=4-/-3"3-B= 3di o 4'tulo del puesto Derente Deneral.

1"=%", D! .6D"=-E"3-.= /echa# AF&GH&IGFA

--. D!S36-+3-B= D!, +%!S4.

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=aturaleza# +uesto de carcter erencial ejecutivo encar ado de planificar, or anizar, inte rar, diri ir y controlar las actividades realizadas dentro de la or anizacin. "tribuciones# F. /irmar cheques. I. ?elar por la buena utilizacin de todos los recursos disponibles. A. 6ealizar reuniones semanales con el personal que tiene a su car o. J. "utorizar los pro ramas de capacitacin por reas. <. !laborar los planes estrat icos enerales.

6esponsabilidades# K ?elar por que se alcancen los objetivos enerales y espec'ficos establecidos. K ?elar por la correcta utilizacin del mobiliario y equipo asi nado a su rea de trabajo. "creditar como m'nimo A a2os de experiencia laboral comprobada en puestos similares. ---. !S+!3-/-3"3-.=!S D!, +%!S4. "cadmicos K +rofesional universitario con el rado acadmico de ,icenciado (a) en "dministracin de !mpresas, -n eniero -ndustrial o carrera a fin. Cabilidades K 3onocimiento de leyes laborales y fiscales. K 3onocimiento en computacin e internet. K +roactivo. Destrezas K 1anejo de equipo de oficina. K 1anejo de pro ramas de computacin en ambiente LindoMs y .ffice. .tros requisitos K !xcelente presentacin K ,icencia de conducir (no indispensable).

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INDICE
INTRODUCCIN.................................................................................................................... 1 MANUALES ADMINISTRATIVOS...........................................................................................1 Defini i!n "e #$n%$&e' $"#ini'()$(i*+'...............................................................................1 Ven($,$'............................................................................................................................... 2 De'*en($,$'......................................................................................................................... 2 C&$'ifi $ i!n........................................................................................................................ 3 Ti-+'.................................................................................................................................... 5 .)+ e"i#ien(+' /ene)$&e' -$)$ e&$0+)$) #$n%$&e' $"#ini'()$(i*+'....................................6 CONCLUSIONES................................................................................................................... 7 RECOMENDACIONES...........................................................................................................8 1I1LIO2RA34A....................................................................................................................... 9 CASO .R5CTICO DE MANUALES ADMINISTRATIVOS.......................................................9 INDICE.................................................................................................................................. 12

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%=-?!6S-D"D 1"6-"=. DN,?!E S!1-="6-. D! "D1-=-S46"3-.= ,-3D". 3,"%D-" !S46"D"

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