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FINANZAS EN SU EMPRESA
Sin temor a equivocarnos, el tema de las utilidades que genera
su empresa tiene una importancia considerable para usted. Es
por ello que, en esta ocasin, queremos hacer de su conoci-
miento algunos de los aspectos bsicos que debe tener pre-
sentes respecto de sus ingresos, gastos y costos; elementos
principales a considerar para su determinacin.
Como punto de partida, considere que su empresa cuenta
con un conjunto de recursos humanos, tcnicos, materiales
y financieros, con los cuales, y mediante un manejo ade-
cuado de los mismos, usted busca la obtencin de una
utilidad o ganancia en compensacin a la inversin que
realiz cierto? Por ello, es conveniente que conozca
los principales elementos que influyen para generar
dicha utilidad.
Dentro de la informacin que su contador o
administrador le proporciona peridicamente
1
se
encuentra el Estado de Resultados, o Estado de
Prdidas y Ganancias, a travs del cual le dan a conocer las
utilidades o prdidas obtenidas como resultado de las opera-
ciones realizadas durante un periodo contable determinado.
Ingresos vs. egresos: cmo
lograr un balance favorable en
la pyme
Carlos C. Medina Ortiz
1
Usted, conjuntamente con su contador, ya habr decidido si la infor-
macin la recibir mensual, trimestral, semestral, anual o con alguna otra
periodicidad, con base en el volumen de operaciones que su empresa
realice.
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FINANZAS EN SU EMPRESA
Visto de manera sencilla, en el caso de que su empresa
realizara ventas de mercancas, en julio de 2008, por
$1,000.00, las cuales adquiri en $500.00, su estado de
resultados le indicara lo siguiente:
Sin embargo, en el estado financiero, a los ingresos
(ventas, en el estado de resultados anterior) que una enti-
dad obtuvo durante el periodo, se le disminuye no slo el
costo de ventas que presentamos, sino tambin los gas-
tos que se efectuaron para generar dichos ingresos. La
utilidad o prdida notificada en este estado financiero le
indica el resultado neto de las operaciones realizadas en
el periodo; pero el mismo le estar indicando si la renta-
bilidad de su empresa es adecuada o le permitir estimar
la eficiencia con que estn siendo utilizados los recursos.
Utilidad o prdida neta, ingresos, costos y gastos son
los elementos que integran este estado financiero.
Entremos al detalle de cada uno de ellos.
Por utilidad neta, usted deber entender el resultado
que arroje la comparacin de los ingresos de una enti-
dad lucrativa con los costos y gastos reconocidos en el
estado de resultados durante un periodo determinado,
en el entendido de que los primeros ingresos debern ser
superiores a los segundos (costos y gastos). La prdida
neta surgir de la misma comparacin efectuada para la
determinacin de la utilidad neta, pero, en este caso, los
ingresos son menores que los costos y gastos.
No pierda de vista que cada
una de las operaciones que se
realizan modifca la situacin
fnanciera que se presenta en el
balance general.
Si regresa al estado de resultados que le presentamos,
podr ubicar los ingresos como ventas, los costos como
costo de ventas, y faltara integrar los gastos Qu
debe usted saber de cada uno de ellos?
Con respecto a los ingresos, normalmente se les aso-
cia de manera inmediata con las entradas de efectivo; sin
embargo, deber considerar que no todas ellas constitui-
rn un ingreso; por ejemplo, si su empresa vende mercan-
cas de contado, el monto recibido en efectivo implicar un
ingreso que se registrar en el periodo correspondiente.
Pero si la venta se realiza a crdito, no habr entrada de
efectivo, pero s registro del ingreso por el importe de la
venta realizada, as como el correspondiente al adeudo de
sus clientes. Veamos esto en detalle:
Si realiz la venta de contado por $1,000, el da 20
de enero, tendr en su estado de resultados indicado el
ingreso correspondiente y, a su vez, en el balance general
estar reflejada la entrada del efectivo. Lo que no suce-
der si la venta es a crdito y se otorga un plazo de 30
das para recibir el pago, que estara ingresando el 20 de
febrero; en este caso, en enero se registrar el ingreso y en
febrero, el pago, como se muestra en el siguiente cuadro:
Su Empresa, S.A. Estado de
Resultados por el mes de julio de
2008
Ventas $1,000
menos:
Costo de Ventas 500
Utilidad bruta 500
Venta de contado Venta a crdito
Balance general por el
mes de enero
Balance general por el mes de
enero
Activo Pasivo
+ Efectivo
Capital
Activo Pasivo
+ Cuentas por Cobrar
Capital
Balance general por el mes de
febrero
Activo Pasivo
+ Efectivo
- Cuentas por Cobrar Capital
16 novi embre di ci embre 2008
Debe usted tener en cuenta que los ingresos suelen
ser consecuencia de las operaciones propias del giro de
la entidad (si su empresa se dedica a comprar y vender
zapatos, sus ingresos principales surgirn por ese motivo)
o bien, de otras, que aunque no estn ligadas con dicho
giro se les considere como actividades normales (como
podra ser la venta de los empaques de los zapatos).
Su empresa, independientemente de su tipo, giro o
actividad, puede recibir una amplia variedad de ingresos,
los cuales puede clasificar en dos grupos:
a) Ingresos ordinarios, que son los que se derivan e iden-
tifican con la realizacin de transacciones, transfor-
maciones internas y eventos usuales, es decir, de las
actividades propias del giro de la entidad, ya sean
frecuentes o no.
b) Ingresos no ordinarios, los cuales se derivan y se identifi-
can con la realizacin de transacciones, transformacio-
nes o eventos inusuales, es decir, que no son propios
del giro de la entidad, ya sean frecuentes o no.
Las devoluciones recibidas, as como las rebajas y los
descuentos concedidos se disminuirn de las ventas e
ingresos a fin de que estos se presenten de manera neta.
Respecto de los costos, usted puede considerar, como
ejemplo, que su empresa para poder vender mercancas
y obtener ingresos, necesita primero efectuar la compra
de las mismas, es decir, incurrir en costos por la mercanca
que posteriormente vender.
Los costos difieren significativamente de una empresa
comercial a una industrial, ya que en esta ltima se deter-
minan costos de produccin y en la primera, costos de
adquisicin. En cualquiera de estos casos, usted deber
tener presente que los costos son los recursos que ya uti-
liz para conseguir un objetivo especfico (en el caso de
una empresa comercial, primero se tendran que dedicar
recursos para comprar las mercancas que posteriormente
se vendern); estos recursos son el valor monetario que se
entrega o promete entregar a cambio de los bienes que
se adquieren.
Ya que ubic en el estado de resultados que le pre-
sentamos el costo de ventas, ahora, relacione este mismo
con la erogacin necesaria para producir o comprar lo que
se vende; pero adicionalmente tendr que considerar que
dicha erogacin podr verse afectada por otros aspectos,
como son:
Gastos que realiz para efectuar la compra, adiciona-
les al costo de las mercancas.
Devoluciones, rebajas, descuentos o bonificaciones
que se aplicaron a la compra efectuada.
Intereses generados por crditos obtenidos para liqui-
dar las compras o pago extemporneo de las mismas,
entre otras.
No es fcil ubicar la diferencia entre costos y gastos; sin
embargo, a los primeros se les relaciona directamente con
la funcin de produccin o adquisicin, mientras que a los
segundos, con las funciones de distribucin, administra-
cin y financiamiento que su empresa realiza.
El elemento gastos se refiere a las operaciones prac-
ticadas en un determinado lapso, que concluyen con una
disminucin de activos (recursos) o aumento de pasivos
(deudas), lo cual afecta a las utilidades. Partamos del hecho
de que, por un lado, su empresa destina recursos o rea-
liza operaciones para adquirir materias primas si produce
algo, o productos para la venta si es una entidad comer-
cial; pero, adicionalmente, deber realizar operaciones
que le permitan venderlos (gastos de venta) o administrar
las actividades a realizar (gastos de administracin), lo cual
ya no tendr una relacin directa con lo que se produce o
adquiere, por lo que no se podrn considerar dentro del
costo.
Existen gastos de administracin o venta que surgen
por distintos motivos, como ejemplo podemos citar los
siguientes:
Su empresa cuenta con
un conjunto de recursos
humanos, tcnicos, materiales
y fnancieros, con los cuales
usted busca la obtencin de una
utilidad o ganancia.
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FINANZAS EN SU EMPRESA
Pago de nmina a los trabajadores 1.
Pago de luz, telfono, agua, etctera 2.
Adquisicin de productos de limpieza 3.
Reparacin de vehculos 4.
Adquisicin de papelera y tiles 5.
Pago de gasolina, combustibles o lubricantes, entre 6.
otros
Su contador se dar a la tarea de identificarlos y clasifi-
carlos para incluirlos en el estado de resultados en el rubro
de gastos correspondientes.
Al igual que los ingresos, los gastos siempre deben
ser consecuencia de operaciones propias del giro de la
empresa, o bien, de otras, entendidas como normales; asi-
mismo, deben reconocerse en el periodo en el que ocu-
rrieron. Algunos autores suelen denominar los costos y
gastos con el trmino de egresos.
Aun cuando las entidades pueden incurrir en una amplia
variedad de costos y gastos, podemos clasificarlos, de la
misma manera que los ingresos, en dos grupos: costos y
gastos ordinarios, y costos y gastos no ordinarios.
Recuerde que, tanto ingresos como costos y gastos son
los elementos principales que conforman un estado de
resultados y, a travs de ellos, usted conoce
la utilidad o prdida que
su empresa gener en un
periodo determinado.
Pero no pierda de vista
que cada una de las operaciones que se realizan modi-
fica la situacin financiera que se presenta en el balance
general.
Sobrestimar los ingresos y sub-
estimar los costos es una causa
muy frecuente del fracaso empre-
sarial
En el siguiente estado de resultados, que le presenta-
mos de manera simplificada, podr ver reflejadas las tres
partidas que se comentan en el presente artculo:
Usted debe saber, a travs de la informacin que recibe
de su contador o administrador, que para efectos de pago
de impuestos todas aquellas erogaciones relacionadas con
la adquisicin o produccin de artculos destinados para
la venta son deducibles, es decir, disminuyen el monto a
pagar de impuestos. Tambin debe saber que existen gas-
tos que su empresa realiza que son deducibles, pero otros
que no lo son. Los deducibles debern cubrir una serie
de requisitos sealados por la Secretara de Hacienda y
Su Empresa, S.A.
Estado de resultados por el periodo del___ al ___ de 200X.
Ventas $1,000
menos:
Costo de ventas 500
Utilidad bruta 500
Gastos de operacin
Gastos de venta 100
Gastos de administracin 50 150
Utilidad en operacin 350
Productos financieros 100
Gastos financieros 50
Resultado integral de financia-
miento
50
Utilidad despus de financiamiento 400
Otros productos 100
Otros gastos 50 50
Utilidad por operaciones continuas
Antes de ISR y PTU 450
18 novi embre di ci embre 2008
Crdito Pblico (SHCP)
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, de los cuales debern estar bien
enterados los responsables de cumplir con este tipo de
obligaciones. Realice las gestiones necesarias para que-
dar convencido de que en su empresa se est haciendo
lo correcto, ya que de no ser as, sus declaraciones de
impuestos pueden tener errores y sus estados financieros
podrn indicar datos equivocados.
Podemos concluir que existen tres conceptos principa-
les de ingreso para una empresa, que son: por ventas, por
productos financieros (que surgen principalmente por inte-
reses cobrados) y otros productos (que podra considerar
como ingresos extraordinarios); tambin, que el principal
tipo de costo que se reconoce en el estado de resultados
es el costo de ventas, y que los gastos que se realizan pue-
den estar relacionados con operaciones de venta o admi-
nistracin, gastos financieros (que surgen principalmente
por intereses pagados) y otros gastos (que se pueden con-
siderar como gastos extraordinarios).
Se debe tener presente que sobrestimar los ingresos y
subestimar los costos es una causa muy frecuente del fra-
caso empresarial, situacin que se agrava si se considera
el hecho de que es usual que los emprendedores cometan
el error de empezar a gastar lo que an no han ganado.
Por ello, es muy importante que considere que sus ingresos,
costos y gastos son los elementos esenciales de las utili-
dades de su empresa. Tome en cuenta que existen varios
criterios para determinar el precio de un producto: costos,
margen deseado, precio de la competencia, entre otros.
Sin embargo, todos ellos se sostienen, mientras el cliente
los considere justos, ante el producto ofrecido.
PAZ Zavala, Enrique, Introduccin a la Contadura, Mxico,
Thomson, 2001, (12 ed.), 476 pp.
ROMERO Lpez, Javier, Principios de Contabilidad, Mxico, Mc
Graw Hill, 2001, (2 ed.), 820 pp.
Bibliografa
Mtro. Carlos C. Medina Ortiz
Academia de Auditora
Facultad de Contadura y Administracin
Universidad Nacional Autnoma de Mxico
Mxico, D.F., C.P. 04510
cmedina@correo.fca.unam.mx
2
www.shcp.gob.mx