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FASCICULE 1
NOTIONS DE BASE
AVEC ANNEXE SUR EXCEL 97
Jacques CELLIER
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I Principes et mthodes de base
Barre de formules
Cellule active
LES MENUS
En haut de la fentre de lapplication, le menu principal ouvre des sous-menus droulants. On y retrouve les grandes rubriques traditionnelles des logiciels Windows : Fichier, Edition, Affichage, Insertion, Format, Outils, Fentre ? linstar de Word 6 plus une rubrique Donnes. La rpartition des commandes entre ces diffrents menus a t en partie modifie par rapport la version prcdente Excel 4 . En voici une description sommaire :
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I Principes et mthodes de base
Fichier :
regroupe les commandes pour ouvrir un fichier, lenregistrer sous un autre nom ou autre rpertoire, et toutes les commandes de mise en page et dimpression. Edition : regroupe les commandes pour couper, copier, coller, les commandes deffacement, de suppression etc... Affichage : regroupe les outils pour rgler laffichage zoom ou pour personnaliser la fentre de lapplication. Insertion : regroupe les commandes pour insrer de nouvelles lignes, de nouvelles colonnes, ou des objets divers et varis au sein du document. Format : regroupe les outils de mise en forme. Outils : regroupe les outils spciaux (Audit, Solveur etc...). Donnes : regroupe les outils spcifiques la gestion de donnes (Tri etc...) Fentre : regroupe les commandes pour basculer dun document lautre, ouvrir plusieurs fentres sur une mme feuille ou des feuilles diffrentes. ?: ouvre laccs laide en ligne.
BARRE DOUTILS
Situe en dessous de la barre des menus, la ou les barres doutils fournissent des boutons de raccourci pour activer les diffrentes commandes et sont entirement personnalisables. Un bon choix consiste via le menu Affichage/Barre doutils de choisir la barre doutils standard et la barre doutils format, puis en fonction du type dapplication que lon envisage et de ses habitudes de travail denlever les boutons peu utiliss et dy inclure les boutons correspondant des commandes frquemment sollicites. On peut par ailleurs faire apparatre momentanment des barres doutils flottantes utilisables en fonction du contexte de travail (graphique, dessin, gestion de donnes...). En laissant, une (ou deux) fraction de seconde, le pointeur de la souris sur un de ces boutons, on provoque lapparition dune bulle explicative quant sa finalit.
MENUS CONTEXTUELS
Par rapport la version prcdente, Excel 5 dveloppe lusage du bouton droit de la souris suivant le principe gnral suivant. Cliquer avec le bouton droit de la souris sur un objet slectionn ouvre un menu contextuel (c..d dpendant de lobjet cibl) pour modifier les proprits de cet objet. Cette manire de procder savre efficace notamment avec les graphiques.
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I Principes et mthodes de base
des feuilles graphiques des feuilles de programme en Visual Basic baptises des modules des feuilles de bote de dialogue. Chaque feuille du classeur est repre par un onglet. Cliquer sur un onglet active la feuille correspondante. Ces onglets portent par dfaut les noms Feuil1, Feuil2 etc... Cliquer avec le bouton droit de la souris sur un onglet ouvre un menu contextuel qui permet, entre autres, de donner un nom plus parlant la feuille. Lordre de ces feuilles peut dailleurs tre modifi en cliquant et glissant les onglets correspondants
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I Principes et mthodes de base
Une fois saisie, linformation est valide par la touche ou en changeant de cellule active. Si lon souhaite corriger une information dj saisie, on doit alors rendre la cellule la contenant active, puis cliquer la souris dans la barre de formule, les touches de dplacement horizontaux permettent alors de se dplacer dans lexpression pour procder aux corrections. Les deux boutons de la barre de formule, permettent respectivement dannuler une entre ou de la valider.
Exemple :
Pour calculer dans une cellule, le produit du contenu des deux cellules situes au dessus, il suffira aprs avoir activ cette troisime cellule de : 1. Taper = 2. Cliquer sur la premire cellule. Excel crira L(-2)C 3. Taper * 4. Cliquer sur la deuxime cellule. Excel crira L(-1)C 5. Valider. Excel valuera et affichera le rsultat du calcul dans la troisime cellule. Dans ce contexte, une cellule contenant une formule a comme antcdents, les cellules qui sont ainsi rfrences dans la formule. Lorsque le contenu dune de ces cellules antcdents se voit modifi, Excel rvalue automatiquement3 la formule et affiche le nouveau rsultat. Ainsi conue, la feuille de calcul est donc vivante , chaque modification des donnes provoquant une mise jour des rsultats subordonns.
I.2.4 ERREURS
Des formules errones peuvent provoquer, dans la cellule o elles ont t places, laffichage de messages derreur au lieu du rsultat escompt. Voici les principaux et leur signification : #DIV/0!
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Division par 0.
Les fonctions dExcel sont dveloppes au chapitre suivant. Les rfrences et les subtilits que leur maniement peut receler sont claircies au dbut du prochain chapitre. 3 Ce processus de recalcul automatique peut tre gel par Outils/Option/Calcul en cochant calcul sur ordre.
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I Principes et mthodes de base
#NOM? #NOMBRE!
Excel ne reconnat pas un des noms (de fonction ou de bloc) utilis dans la formule. Utilisation dun argument incorrect dans une formule numrique comme par exemple -1 avec la fonction RACINE. Utilisation dun type dargument incorrect comme du texte dans une formule numrique. Rfrences incorrectes dans une formule. Ne signale pas une erreur proprement parler, mais indique quExcel manque de place dans la cellule pour afficher un nombre avec la prcision requise.
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I Principes et mthodes de base
cliquant avec le bouton droit de la souris sur les cellules slectionnes, soit en utilisant les boutons de raccourci de la barre doutil format comme par exemple :
dont les rles se devinent aisment. Les outils disponibles, quivalent de ceux dont on dispose en traitement de texte concernent : le type (police, taille, etc.) des caractres employes. A signaler que, lencontre de son prdcesseur Excel 4, la version 5 autorise diffrents types de caractre au sein dune mme cellule. lalignement dans les cellules (centr, droite, gauche, justifi), horizontalement ou verticalement. Excel permet dcrire un texte sur plusieurs lignes au sein dune cellule. Normalement si la longueur du texte dpasse la largeur de la cellule, Excel dborde sur les cellules voisines si celles-ci sont vierges, sinon le texte est tronqu laffichage. En activant via Format/Cellule/Alignement, loption Renvoi la ligne automatique, Excel affiche le texte complet sur plusieurs lignes si ncessaire. Ce renvoi la ligne peut dailleurs tre impos lors de la saisie par la combinaison de touche Alt + La couleur (Motifs) et lencadrement (Bordure) Le centrage du texte sur plusieurs colonnes Format nombre Excel ayant une vocation prononce pour le calcul, il est logique de trouver des outils spcifiques de mise en forme des nombres. Ces outils naffectent que laffichage des nombres ( lcran et limpression) mais ne modifient en rien la prcision des calculs. Afficher avec deux dcimales dans une cellule, nempchera pas toutes les dcimales disponibles, mais non visibles, dtre utilises dans un calcul qui rfrera au contenu de cette cellule. Pour une mise en forme courante les boutons suivants savrent les plus rapides format montaire 5237 devient 5 237,00 F format pourcentage 0,25 devient 25% format avec espace entre les milliers 5237 devient 5 237,00 augmente le nombre de dcimales diminue le nombre de dcimales.
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I Principes et mthodes de base
Les formats plus sophistiqus requirent le passage par Format/Cellule/Nombre qui ouvre une bote de dialogue proposant des modles plus labors, regroups par catgorie et dcrits par des codes daffichage. A signaler entre autres : les formats montaires avec affichage des nombres ngatifs en rouge les multiples formats daffichage des dates et des heures le format scientifique le format fraction. Il est par ailleurs possible de crer ses propres formats. Le plus simple pour y parvenir est de modifier dans la case code un format dj existant. Par exemple partir du modle # ##0,00 on ajoute, par exemple, droite " Km" pour obtenir laffichage de lunit de mesure. Deux remarques pour clore ce sujet : Avec Excel le pourcentage est un format daffichage et non une multiplication par 100 de la valeur : 0,5 50% ou sont des variantes dcriture du mme nombre. Il est donc inutile et mme nuisible de placer des coefficients 100 parasites dans les formules. Le nombre de dcimales affich doit tenir compte de leur caractre significatif. Afficher la distance de Rennes New-York au micron prs trahit un manque desprit critique fcheux en gnral et une mconnaissance de la drive des continents en particulier.
I.2.6 COPIER/COLLER
Comme tout logiciel Windows, Excel offre, sous forme habituel, le Copier/Coller qui permet de recopier le contenu (texte, donne numrique ou formule) dune cellule source vers une ou dautres cellules : 1. On active ou on slectionne le ou les cellules copier
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3. On slectionne les cellules de destination 4. On utilise Edition/coller ou le bouton Mais il propose des variantes, plus rapides mettre en oeuvre ou plus adaptes aux applications dExcel lesquelles font un usage intensif de la recopie des formules5. Dans nombre de feuilles Excel on trouve une formule rpte sur toute une colonne ou ligne. Il nest videmment pas ncessaire dintroduire une une les formules dans chacune des cellules. Il suffit dcrire la formule dans la premire cellule (source), puis dutiliser un des deux moyens suivants :
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On peut utiliser Couper au lieu de Copier qui effacera le contenu de la source. Dans certains cas, les recopies de formules posent des problmes quant aux rfrences placer dans la formule source. Ces questions seront traites au dbut du prochain chapitre.
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I Principes et mthodes de base
Slection du bloc form de la cellule source et des cellules buts et Edition/Recopier/ vers le bas (ou droite) Etirer la souris la cellule active contenant la formule recopier partir du petit carr situ en bas droite de cette cellule.
Cration de sries de donnes Il est trs simple dengendrer sur une ligne ou une colonne une srie de valeurs en progression arithmtique (1, 2, 3... ) ou de dates (jan, fv...). Il suffit de placer dans deux cellules lune en dessous de lautre ou lune ct de lautre les deux premiers termes de la srie, de slectionner les deux cellules et dtirer la souris, comme prcdemment le petit carr magique. Pour des sries plus sophistiques comme les sries gomtriques (1, 2, 4, 8...) ou chronologiques varies, il faut aprs criture du premier terme dans une cellule et slection du bloc devant accueillir la srie (premier terme inclus) utiliser Edition/Recopier/Srie et prciser dans la bote de dialogue le type et ventuellement le pas et la dernire valeur.
Annotation
Les annotations sont des commentaires libres que lon peut attacher une cellule. La cration dune annotation se fait par Insertion/Annotation qui ouvre une bote de dialogue permettant de composer une annotation pour la cellule active. Par ailleurs, cette mme bote de dialogue donne la liste des cellules annotes et permet de visualiser les annotations associes chacune dentre elles. Les cellules annotes sont reprables dans la feuille par la prsence dun petit carr dans le coin suprieur
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La confusion est dautant plus tentante que la touche Suppr efface le contenu de la slection.
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I Principes et mthodes de base
droit de la cellule. Le bouton permet aussi de visualiser les annotations (ainsi que dautres informations) concernant la cellule active.
Nouvelle feuille
Pour insrer une nouvelle feuille de calcul dans un classeur on peut utiliser Insertion/Feuille de calcul ou bien cliquer avec le bouton droit de la souris sur longlet de la feuille active.
Des lments de dessin On peut dessiner des flches, rectangles, cercles etc., laide de la barre doutil dessin ou mme, via Insertion/Image, importer un dessin partir dun fichier graphique. Des graphiques Des graphiques visualisant des donnes de la feuille peuvent directement tre placs sur celle ci. Les graphiques seront dvelopps au chapitre 3.
I.3 LAFFICHAGE
Parmi les moyens de contrler laffichage lcran, on trouve : Le zoom Ajustable par Affichage/Zoom ou le menu droulant de la barre doutils. Les zooms 50% ou 25% savrent pratiques pour oprer et visualiser une slection tendue. Les volets Fentre/Figer les volets, permet dinhiber lcran le dfilement des cellules situes au dessus ou gauche de la cellule active. Ce dispositif est utile pour faire dfiler de longues feuilles lcran tout en ayant toujours en vue lignes et/ou colonnes de titre. Le fractionnement de la feuille Le fractionnement de la feuille consiste afficher dans lespace de travail deux ou quatre vues avec un dfilement synchronis entre les vues. La commande Fentre/Fractionner partage la feuille en quatre, la commande Fentre/Supprimer le fractionnement annule ce partage. Il est aussi possible de tirer la souris la barre noire situe en haut gauche de la fentre du document pour crer un partage
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I Principes et mthodes de base
horizontal que lon annule en tirant la souris la barre de sparation en haut de la feuille. Le mme dispositif sapplique mutatis mutandis pour un fractionnement vertical. Le multi fentrage Excel autorise louverture simultane de plusieurs classeurs. Le passage du classeur actif un autre sobtient par lintermdiaire du menu fentre qui en donne la liste ou par la combinaison de touches Ctrl + Tab . Il est aussi possible dobtenir dans lespace de travail laffichage de deux fentres (ou plus, mais la visibilit devient douteuse) dune mme feuille, dun mme classeur, ou de deux classeurs distincts. Dans les deux premiers cas, il faut pralablement crer une nouvelle fentre par Fentre/Nouvelle fentre, dans le dernier cas il faut sassurer que les deux classeurs sont ouverts. Puis, dans tous les cas, on utilise Fentre/Rorganiser pour choisir parmi les dispositions proposes (Mosaque, Vertical, Horizontal, Cascade). A signaler, que, contrairement au fractionnement, le dfilement dans les diverses fentres nest pas synchronis.
Mise en page
Elle sopre par lintermdiaire de Fichier/Mise en page qui ouvre une bote de dialogue onglets permettant de choisir : Onglet Page La dimension de la feuille de papier et lorientation Portrait ou Paysage. Cette dernire disposition savrant souvent mieux adapte certaines feuilles. Les tailles des marges et le centrage de la zone imprime par rapport cette dernire.
Onglet Marges
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Cette slection de plusieurs feuilles sobtient en cliquant et glissant sur les onglets sils sont contiges, ou en cliquant en appuyant simultanment sur la touche Ctrl sinon.
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I Principes et mthodes de base
Comme en traitement de texte, ces zones sont destines recevoir un texte qui sera rpt sur chaque page imprime. Par dfaut Excel propose le nom de la feuille en en-tte et le numro de la page en pied de page. Mais rien interdit de les personnaliser en y plaant par exemple la date, un grand titre... Diverses options concernant limpression de la feuille : Impression ou non du quadrillage, des numros de ligne et de colonne Choix de la Zone dimpression Impression des titres. Cette dernire option permet limpression sur chaque page de lignes et/ou colonnes de titres. Elle est lquivalent pour limpression de Figer les volets
Onglet Feuille
Dcoupage
Bien videmment, les dimensions dune feuille de calcul peuvent excder celle de la page. Excel se livre alors un travail de dcoupage de la feuille en rectangles qui pourront, chacun tenir sur une page imprime, compte tenu des dimensions, marges et orientation dfinies. Les traces de ce dcoupage peuvent se matrialiser lcran, sous forme de traits pointills, via Outils/Options/Affichage Sauts de page automatique. Mais il est possible dimposer son propre dcoupage. Si lon veut quun saut de page ait lieu, par exemple, entre les lignes 17 et 18, on slectionne la ligne 18 et on utilise la commande Insertion/Saut de page. Ces sauts de page dfinies par lutilisateur apparaissent sous forme de traits discontinus. Lorsque les dimensions de la zone imprimer nexcdent que de peu la taille de la page, une gymnastique classique sous Excel consiste jouer sur les largeurs de colonnes, hauteurs de lignes, tailles de polices etc... pour que tout tienne en une seule page.
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I Principes et mthodes de base
prcipiter sur le clavier. Un schma confectionn avec du papier et un crayon nest pas inutile. Tenir compte du fait quune feuille de calcul doit pouvoir tre utilise avec diffrents jeux de donnes. Dans les formules utiliser des rfrences plutt que des valeurs numriques. Faute de quoi, la feuille ne sadaptera pas aux modifications de donnes Utilisez au maximum les copies de formule. Vrifier et re-vrifier les formules. Ne se lancer dans la mise en forme et la prsentation quaprs avoir achev la mise au point de la feuille. Si lon se satisfait de parer de couleurs chatoyantes des calculs faux, il faut mieux se rorienter vers un logiciel de dessin. Il en existe dexcellent. Traiter simultanment toutes les cellules devant recevoir la mme prsentation plutt que de recommencer dix fois les mmes manipulations. Ne pas oublier que tous les outils de mise en forme et de prsentation doivent tre mis au service de la lisibilit des donnes et rsultats.
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II Rfrences et fonctions
II REFERENCES ET FONCTIONS
II.1 LES REFERENCES
II.1.1 LE MECANISME DES REFERENCES
Excel donne le choix entre deux systmes de rfrences aux cellules. Dans le systme A1 , les lignes sont repres par un numro et les colonnes par une lettre (A.. Z, AA, AB...). Dans le systme L1C1 lignes et colonnes sont toutes deux repres par un numro. La bascule dun systme lautre se fait par Outils/Options/Gnral. Dans une formule on peut utiliser des rfrences relatives ou des rfrences absolues. Une rfrence absolue dsignera toujours la mme cellule quelque soit la position dans la feuille de la cellule dans laquelle elle est place. Une rfrence relative indique la position dune cellule par rapport la cellule dans laquelle elle est place. Les rfrences mixtes combinent les deux types prcdents Le tableau suivant rsume leur notation et signification : Type de rfrence Relative Absolue Absolue en ligne Relative en colonne Relative en ligne Absolue en colonne Notation systme L1C1 LC(-2) L6C1 L6C(-2) LC1 Notation systme A1 A6 $A$6 A$6 $A6 Signification Mme ligne, 2 colonnes avant Ligne 6, colonne 1 Ligne 6, 2 colonnes avant Mme ligne, colonne 1
Dans la pratique lutilisateur ncrit pas directement les rfrences dans la formule, mais clique sur la cellule concerne. Par dfaut, Excel traduit alors en rfrence relative. Si lon souhaite changer le type de rfrence, utiliser la touche F4 qui convertit suivant le schma suivant :
F4 F4 F4 F4 LC( 2) L6C1 L6C( 2) LC1 L(C 2)
Les rfrences dune cellule dautres cellules peuvent tre visualises par 8 Outils/Audit/Reprer les antcdents qui indique par des flchs sur la feuille de calcule les cellules auxquelles la cellule active fait rfrence
Ce mme menu propose aussi de Reprer les dpendants, autrement dit les cellules qui font rfrences la cellule active.
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II Rfrences et fonctions
Figure 2 : rfrences relatives Sur la premire ligne, le pourcentage des impts dans les recettes sera calcul correctement, mais la recopie vers le bas de cette formule provoquera laffichage du message derreur #DIV/0!. Logique, car dans les formules recopies le dnominateur pointe, non sur la cellule qui contient le total (20841), mais sur les cellules vides situes au dessous. Il faut donc dans la formule initiale mettre le dnominateur en rfrences absolues.
1 2 3 4 5 1 IMPTS TRANSFERTS PRODUITS AUTRES TOTAL 2 7879 4369 3294 5299 20841 3 =LC(-1)/L5C2 =LC(-1)/L5C2 =LC(-1)/L5C2 =LC(-1)/L5C2
Figure 3 : rfrences relatives et absolues Exemple 2 On souhaite calculer dans un tableau le prix rduit de diffrents articles, avec diffrents taux de rduction. Dans la cellule L2C2 o sera place la premire formule, la rfrence au prix devra tre absolue en colonne (le prix est toujours sur la 1 colonne) mais relative en ligne. Pour le taux de rduction cest linverse, la rfrence devra tre absolue en ligne (le taux de rduction est toujours sur la premire ligne), mais relatif en colonnes. Avec ces rfrences, la formule peut alors tre recopie aussi bien vers le bas que vers la droite :
1 1 2 3 4 5 78,00 F 225,00 F 42,00 F 32,00 F 2 5% =LC1*(1-L1C) 3 6% 4 7%
=LC1*(1-L1C)
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II Rfrences et fonctions
JANVIER:JUIN!L1C2
JANVIER!L1C1:L4C4 JANVIER:JUIN!L1C1:L4C4
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II Rfrences et fonctions
comme nom par dfaut, le titre du bloc que lon souhaite nommer, sil en dtecte un dans la feuille, mais rien oblige accepter cette suggestion. Pour nommer une cellule ou un bloc on le slectionne puis on utilise Insertion/Nom/Dfinir pour ouvrir la bote de dialogue qui permet dattribuer le nom de son choix au bloc slectionn. Les espaces lintrieur du nom ne sont pas acceptes, les caractres accentues sont dconseills et Excel ne distingue pas majuscules et minuscules. Plus rapidement on peut utiliser la liste droulante situe gauche dans la barre de formule, pour donner le nom, aprs slection du bloc.
Figure 5 : nommer un bloc Cette mme liste droulante permet de visualiser les noms dfinis dans le classeur Elle sert de plus, lors de lcriture dune formule, insrer un nom en le cliquant dans la liste.
II.1.6 ITERATIONS
Lorsquune cellule X fait rfrence une cellule Y qui elle-mme fait rfrence X , cela sappelle un cercle vicieux et Excel dlivre le message derreur : Rfrences circulaires non rsolues Mais il est possible de transformer ce cercle vicieux en spirale vertueuse... Cette mthode permet en particulier de calculer des limites de suites dfinies par rcurrence. Exemple : Soit calculer la limite de la suite dfinie par u0 = 1 et pour n > 0 un = 1 + . Placer u n 1 la valeur initiale dans la cellule L1C1 par exemple, puis crire dans la cellule L1C2 la formule =1+1/LC(-1) qui calculera u1. Revenir la cellule L1C1 pour y placer la formule =1+1/LC(1) et Excel envoie le message derreur prvisible. Prendre alors Outils/Options/Calcul et dans la bote de dialogue cocher Itrations, modifier ventuellement Nb maximum ditrations et Ecart maximum proposes par dfaut et cliquer le bouton Calculer maintenant, les rfrences circulaires sont rsolues et une valeur approche de la limite de la suite est calcule (dans lexemple cette limite est le nombre dor). Ne pas oublier par la suite de revenir au mode de recalcul automatique.
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II Rfrences et fonctions
Certaines fonctions comme PI qui renvoie une valeur approche de nont pas darguments. Il faut cependant lcrire PI(). 10 ALEA() est un autre exemple de fonctions sans arguments
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II Rfrences et fonctions
alatoire entre 0 et 1 pour l'une et entre MIN et MAX pour l'autre. Elles permettent de simuler des tirages au sort.
Fonctions statistiques
Les plus couramment utilises sont : NB(L) SOMME(L) MOYENNE(L) MEDIANE(L) MIN(L) MAX(L) VARP(L) ECARTYPEP(L) Retourne le nombre de valeurs numriques de la liste L Retourne la somme de la liste L Retourne la moyenne de la liste L Retourne la mdiane de la liste L Retourne la valeur minimum de la liste L Retourne la valeur maximum de la liste L Retourne la variance de la liste L Retourne lcart-type de la liste L
L dsignant une liste de valeurs numrique, en gnral spcifies par les rfrences du bloc qui les contient. Dans ce cas, les cellules vides sont ignores et ne sont donc pas traites comme des zros. Pour les deux dernires cites, il existe deux variantes VAR(L) et ECARTYPE(L). La diffrence est la suivante : VARP(L) et ECARTYPEP(L) sont utiliser pour calculer la variance ou lcart-type lorsque L reprsente la liste des valeurs pour une population statistique complte. VAR(L) et ECARTYPE(L) sont utiliser lorsque L reprsente les valeurs pour un chantillon dune population que lon cherche estimer. Lorsque le nombre de valeurs est grand la diffrence entre les deux variantes est faible. Attention ! Les fonctions MOYENNE, MEDIANE, VAR, VARP, ECARTYPE, ECARTYPEP ne permettent pas de tenir compte dventuelles pondrations. Elles sont donc proscrire lorsquau lieu de disposer de la liste exhaustive des valeurs, on ne connat que la distribution. Dans ce cas il faut mettre en scne soi-mme le calcul en utilisant des lignes ou colonnes appropries ou utiliser la fonction SOMMEPROD qui calcule les produits termes termes de deux ou plusieurs blocs, puis en effectue la somme. Exemple
Valeurs Frquences 1 20% 2 35% 3 25% 4 15% 5 5%
Le bloc des cinq valeurs tant nomm X, le bloc des cinq frquences tant nomm F, on calcule dans une cellule qui sera nomme M, la moyenne par : =SOMMEPROD(X;F), puis la variance par : =SOMMEPROD(X;X;F)-M*M A signaler aussi la fonction COEFFICIENT.CORRELATION(Y;X) et qui retourne le coefficient de corrlation linaire d'une srie de donnes Y sur une srie de donnes X (ce coefficient not Y/X, toujours compris entre -1 et 1 est un indicateur de la
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II Rfrences et fonctions
qualit de la corrlation). On peut aussi utiliser la fonction COEFFICIENT.DETERMINATION(Y;X), qui calcule le carr du coefficient prcdent.
Fonction textes
Certaines fonctions permettent de manipuler du texte : Dans les exemples T1="Julius " et T2="CAESAR" CONCATENER(T1;T2) Met bout bout T1 suivi de T2. On peut utiliser la place loprateur & Exemple : CONCATENER(T1;T2) et T1&T2 retourneront :"Julius CAESAR" Retourne le nombre de caractres de T1 Exemple : NBCAR(T1) retournera 7 (Pourquoi ?) Met le texte en majuscules (ou en minuscules) Exemple : MAJUSCULE ("Julius ") retournera "JULIUS " me Extrait K caractres du texte T1 partir du I caractre Exemple : STXT(T2; 2;3) retournera "AES"
NBCAR(T1)
Il existe par ailleurs des fonctions de conversion de texte en valeur numrique et rciproquement. Mais ces conversions peuvent tre implicites. Si l'on crit par exemple =4&" - "&5, la valeur retourne sera le texte "4 - 5"
Fonctions financires
Pour naviguer dans les eaux glacs du calcul financier, Excel offre toute une panoplie de fonctions, citons simplement VPM(TP; NP, C) qui retourne le montant du remboursement priodique pour l'emprunt d'un capital C, aux taux priodique de TP sur une dure de NP priodes.
Fonctions logiques
Les fonctions logiques sont la traduction Excel des connecteurs logiques de base : NON, ET, OU, SI. La fonction SI est en particulier utilise pour crer une alternative ou branchement conditionnel dans une formule. Sa syntaxe est : SI(CONDITION; VALEUR_SI_VRAI; VALEUR_SI_FAUX) CONDITION reprsentant un expression logique retournant la valeur vraie ou fausse, forme en gnral avec les oprateurs de comparaison =, <>, <, >, <=, >=. VALEUR_SI_VRAIE reprsentant une expression calculer si CONDITION est vraie VALEUR_SI_FAUSSE reprsentant une expression calculer si CONDITION est fausse Exemple : Une remise de 5% doit tre accorde sur les commandes d'un montant strictement infrieur 5000 F et une remise de 10% sur les commandes d'un montant suprieur 5000 F. En supposant que la cellule contenant le montant avant rduction soit nomme MONTANT, la formule pour appliquer la rduction s'crira :
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II Rfrences et fonctions
=SI(MONTANT<5000; MONTANT*0,95; MONTANT*0,90) Les SI peuvent s'emboter pour traduire des branchements conditionnels trois branches ou plus. Exemple : Pour faire apparatre dans des cellules la mention obtenue un examen en fonction de la note on crira, la cellule contenant la note tant nomme NOTE, la formule : =SI(NOTE<10;"Aj";SI(NOTE<12;"P"; SI(NOTE<14;"AB";SI(NOTE<16;"B";"TB)))) La fonction SI se combine aussi avec les autres fonctions logiques comme dans l'exemple suivant. Exemple : Pour faire apparatre le texte "Dedans ou "Dehors" suivant que le contenu de la cellule voisine soit dans l'intervalle [8, 12] ou non, on crira la formule : =SI(ET(LC(-1)>=8;<=12);"Dedans";"Dehors")
Fonctions de recherche
Elles permettent de rechercher soit partir dune valeur, soit partir dune position, une donne dans un bloc de cellules. Exemples : INDEX(B ; L ; C) retourne la valeur situe sur la Lime ligne et Cime colonne du bloc B , L et C dsignant la position par rapport au bloc et non par rapport la feuille. recherche la valeur V dans un bloc, dune seule ligne ou dune seule colonne V1, rang par ordre croissant et retourne la valeur correspondante du bloc V2.
RECHERCHE(V ; V1 ; V2)
Fonctions d'informations
Elles retournent divers renseignements sur des cellules. Exemples : ESTNUM(C) NB(B) NBVAL(B) retourne vrai si le contenu de la cellule C est une valeur numrique. retourne le nombre de cellules du bloc B contenant valeurs numriques. retourne le nombre de cellules non vides du bloc B.
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II Rfrences et fonctions
janvier 190011 exprim en nombre de jours suivi de dcimales pour tenir compte des heures minutes secondes. Ainsi le 1 mai 1996 midi correspond au numro de srie : 35186,50. Par Format/Cellule/Nombre, on peut obtenir laffichage des numros de srie sous les diffrents formats dheure et de dates conventionnels. Divers fonctions spcifiques permettent de grer ces heures et dates. Exemples : MAINTENANT() AUJOURDHUI() ANNEE(NS) MOIS(NS) JOUR(NS) HEURE(NS) MINUTE(NS) SECONDE(NS) DATE(A ; M ; J) HEURE(H ; M ; S) retourne le numro de srie en cours et laffiche sous la forme jj/mm/aaaa hh:mm. retourne la date courante sous la forme jj/mm/aaaa. retournent respectivement lanne, le mois (de 1 12), le jour (de 1 31), lheure (de 0 23), les minutes (de 0 59), les secondes (de 0 59) correspondant au numro de srie NS.
effectuent la conversion inverse en retournant le numro de srie correspondant lanne A, mois M, jour J pour lune et lheure H, minute M, seconde S pour lautre.
Une fois valides correctement, elles apparaissent entre accolades dans la barre de formule. Il nest pas possible de modifier isolment une cellule du bloc En voici quelques exemples : Fonction FREQUENCE(DONNEES; LIMITES) Cette fonction mal nomme puisquelle calcul des effectifs et non des frquences, savre nanmoins fort utile. Elle permet partir dun bloc de donnes de calculer la rpartition par classes limites par des valeurs x1,...xn que lon choisit sa convenance. En supposant le bloc de donnes nomm DONNEES, on dispose les limites de classe en colonne, on les nomme LIMITES, puis aprs slection sur la colonne adjacente dun nombre de cellules gal au nombre de limites plus 1 (en gris sur la figure), on crit la formule et on valide avec la combinaison de touches requises.
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Excel ignorant les dates antrieures, les historiens peuvent se sentir frustrs...
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II Rfrences et fonctions
Limites x1 : : xn
La fonction calcule : droite de x1, le nombre de donnes x1, droite de x2, le nombre de donnes >x1 et x2, etc... et dans la dernire cellule le nombre de donnes >xn. Fonctions dajustements dun nuage de points Pour calculer un ajustement linaire, Excel propose deux fonctions matricielles : DROITEREG(Y;X) qui fournit dans deux cellules les coefficients a et b de lquation y=ax+b de la droite dajustement linaire de la srie de donne Y par rapport la srie de donne X. TENDANCE(Y;X) qui fournit dans un bloc de cellules les ordonnes des points de la droite dajustement correspondant aux valeurs de la srie X. Il existe par ailleurs, pour les amateurs, des versions plus sophistiques de ces deux fonctions, consulter laide en ligne. Deux fonctions jouent un rle analogue lorsque lon souhaite ajuster le nuage de points par une courbe exponentielle et non par une droite : LOGREG(Y;X) CROISSANCE(Y;X). Formules matricielles Avec les mmes conventions (de validation notamment), llutilisateur peut crire ses propres formules matricielles. Sont considrer et donc traiter comme telles, toutes formules dont le rsultat final ou un rsultat intermdiaire est un bloc de cellules. Avec les mmes notations que dans lexemple cit page 18, on peut calculer moyenne et variance pondres par les formules matricielles : {=SOMME(F*X)} pour la moyenne {=SOMME(F*X*X)-M*M} pour la variance.
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III Graphiques
Figure 6 : les principaux types de graphique On peut trs rapidement rduire le choix rel. A lexception du type Surface 3D apte reprsenter une fonction de deux variables, tous les types 3D sont non seulement inutiles mais nuisibles. Induisant artificiellement des effets de perspective parasites, ils privilgient arbitrairement la srie en premier plan aux dtriments des autres souvent masques. On obtient ainsi des vues davion de Manhattan, spectaculaire souhait, mais absolument aucun graphique pertinent. Le type dit Histogrammes est abusivement nomm. Il sagit en fait dun diagramme en btons comme son cousin Barres , la diffrence rsidant en ce que lun
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III Graphiques
donne des barres verticales, tandis que lautre donne des barres horizontales. Mais ni lun ni lautre ne sont de vritables histogrammes. Les types Courbes et Aires sont des variantes de prsentation de ce type, en donnant un trac continu, avec superposition dans le deuxime cas. Le type Secteur fournit une reprsentation classique en camembert linstar du type Anneau qui napporte rien dautre quun trou au milieu. Le type Radar est adapt des reprsentations graphiques dont labscisse est une grandeur angulaire comme par exemple une rose des vents. Le type XY (Nuages de points) est lui encore bizarrement nomm. Sa vritable caractristique est dtre en fait le seul type de graphique respecter lchelle numrique selon laxe des X. Pour autant il ninterdit en rien lobtention dun trac continu, alors que le type Courbe permet tout autant de son ct une reprsentation par des points isols. Pour illustrer cette diffrence fondamentale, voici, partir de la srie de donnes :
X Y 4 5 10 17 7 11
Figure 7 : graphique type Courbe et ce que donnera un graphique dit en XY (Nuages de points)
Y 20 15 10 5 0 4 5 6 7 8 9 10 X
Figure 8 : graphique type XY Enfin le type Combinaison, autorise le mlange de deux types compatibles (comme des barres et une courbe) dans une mme reprsentation. Mais son intrt majeur rside dans ce quil permet facilement dobtenir deux axes des Y avec des chelles diffrentes, ce qui permet de reprsenter sur un mme graphique deux sries dont les domaines de variation sont trs loigns.
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III Graphiques
Figure 9 : slection du bloc de donnes La premire colonne (non ncessairement numrique) figurera en abscisse, la deuxime colonne fournira les valeurs correspondantes dune premire srie de donnes etc. La premire servira de textes de lgendes pour distinguer les diffrentes sries reprsentes. Le bloc nest pas ncessairement constitu de colonnes juxtaposes. Le bloc slectionn peut avoir une disposition analogue en permutant le rle des lignes et des colonnes.
Etape 1/5
Lassistant graphique demande confirmation du bloc de donnes slectionn. Si celui-ci ne correspond pas, on peut soit corriger manuellement les rfrences, soit annuler et recommencer toute la procdure.
Etape 2/5
Lassistant graphique propose travers la bote de dialogue de la figure 7 le choix du type de graphique.
Etape 3/5
En fonction du choix prcdent, lassistant propose diffrents sous-types possibles.
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III Graphiques
Etape 4/5
Lassistant propose, travers la bote de dialogue reprsent Figure 11, de confirmer ou dinfirmer certains choix, concernant linterprtation donner au bloc des donnes. Ces choix sont fondamentaux. A ce stade, lassistant graphique donne une esquisse du futur graphique pour apprcier la pertinence de ces choix.
Figure 10 : interprtation du bloc de donnes Sries de donnes en colonnes ou en lignes. Si les donnes sont disposes selon la figure 8, il faudra choisir en colonnes Interprtation de la 1 colonne (resp. 1 ligne). Dans une disposition en colonnes, la 1 colonne peut tre interprt comme tant les abscisses ou comme constituant la premire srie de donnes, auquel cas, Excel placera 1, 2, 3 etc. comme abscisses. Ce choix seffectue en spcifiant 1 ou 0 dans la case Utilisez les _ premires colonnes pour les tiquettes de laxe des catgories (X). Interprtation de la 1 ligne (resp. 1 colonne). Dans une disposition en colonnes, la 1 ligne peut tre interprt comme donnant le titre des diffrentes sries, titre qui pourra servir de texte de lgende. Elle peut aussi tre interprte comme donnant la 1 valeur de chaque srie. Ce choix seffectue en spcifiant 1 ou 0 dans la case Utilisez la _ premires lignes pour le texte de la lgende. Exemple : Pour illustrer limportance de ces choix, voici, partir du bloc de donnes :
1992 1993 1994 1995 AES 1 473 516 454 418 AES 2 320 359 341 398
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III Graphiques
Aprs avoir choisi le type de graphique dit Histogramme , donc en fait des barres verticales, voici ce quon obtient en choisissant srie de donnes en colonnes, 1 colonne comme tiquettes de laxe des X, 1 ligne comme texte de lgende :
DEUG AES
600 500 Effectifs 400 300 200 100 0 1992 1993 1994 Annes 1995 AES 1 AES 2
Figure 12 (barres superposes) et ce que lon obtient en choisissant, sries de donnes en lignes, 1 ligne comme tiquettes de laxe des abscisses, 1 colonne comme texte de lgende :
DEUG AES
600 500 Effectifs 400 300 200 100 0 AES 1 Annes AES 2 1992 1993 1994 1995
Figure 13 : inversion lignes-colonnes A noter que dans ce deuxime cas la superposition des barres serait dnu de sens.
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Etape 5/5
Elle permet, travers la bote de dialogue de la Figure 13 de mettre en place certains textes et titres utiles (et mme indispensables pour certains) la comprhension du graphique. Il sagit du titre gnral, du titre de laxe des X, du titre de laxe des Y et de la lgende. Ds que deux sries ou plus sont reprsentes sur un graphique, une lgende plus explicite que srie 1, srie 2 etc. attribue par dfaut par Excel, savre indispensable pour distinguer les diffrentes sries.
III.3 PERSONNALISATION
Le principe, pour personnaliser le graphique, consiste louvrir12, puis slectionner en cliquant avec le bouton droit de la souris llment concern (Axe, srie de donnes, lgende, zone de traage etc...), puis dutiliser le menu contextuel qui souvre. Il est aussi possible dutiliser les menus Format et Insertion, dont le contenu change lorsque le graphique est ouvert. On peut ainsi changer les couleurs, le type des tracs ou des marques, les polices employes dans les zones de texte, le format daffichage des nombres etc. Ces mises en forme de type dcoratives soprent sans aucune difficult. Voici quelques prcisions concernant des modifications ou insertions dlments plus spcifiques aux graphiques.
III.3.1 ECHELLES
Par dfaut Excel calcule automatiquement les chelles daxe adaptes aux donnes. Ce choix peut tre corrig, essentiellement pour les chelles numriques (cest le cas des axes Y et de laxe des X dans le cas dun graphique de type XY). Cette personnalisation de lchelle seffectue en cliquant avec le bouton droit de la souris sur laxe, puis en choisissant Format daxe dans le menu contextuel, puis en cliquant longlet Echelle de la bote de dialogue. Il est alors possible de redfinir la valeur
Si le graphique est sur une feuille spare, on clique sur son onglet pour louvrir. Sil est incorpor dans une feuille, on clique deux fois sur le graphique pour louvrir, il apparat alors dans un encadrement hachur ou dans une fentre.
12
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III Graphiques
minimum des graduations, la valeur maximum, lunit principale, lunit secondaire. On peut aussi choisir une chelle logarithmique.
III.3.2 QUADRILLAGES
Linsertion de quadrillage sobtient en cliquant avec le bouton doit sur la zone de traage, et choix de Insertion de quadrillage dans le menu contextuel ou par Insertion/Quadrillage du menu principal. Le quadrillage peut concerner laxe des X et/ou laxe des Y et se limiter aux graduations principales ou non.
III.3.3 ETIQUETTES
Par des mthodes analogues celles du paragraphe prcdent, on peut insrer dans le graphique, auprs de chaque marque reprsentative, la valeur ou labscisse correspondante. Il est regrettable que les tiquettes se limitent, pratiquement, ces deux possibilits. Exemple : Population d'I &V
750000 700000 650000 600000 550000 500000 1950 1955 1960 1965 1970 1975 1980
1962 1954 1968 1975
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III Graphiques
14 13 12 11 10 9 1500
1700
1900
2100
Insolation heures/an
2300
2500
2700
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III Graphiques
1 1 2 18
3 5 4 16
5 9 6 14
7 13 8 12
9 17 10 10
1. Slectionner les deux premires lignes, et procder normalement pour obtenir une reprsentation en XY de la premire courbe. 2. Le graphique tant ouvert, utiliser la commande Insertion/Nouvelle donne et dans la bote de dialogue pour dfinir la Plage, cliquer et glisser sur la ligne Y2...10. Excel convertira en rfrences. On obtient ainsi une deuxime courbe, mais dont les abscisses sont les valeurs X1 et non les valeurs X2 comme il le faudrait. 3. Cliquer alors avec le bouton droit de la souris sur cette deuxime courbe, et choisir dans le menu contextuel Format srie de donnes, puis dans la bote de dialogue longlet Valeurs X. Effacer le contenu de la zone de saisie Valeurs X et cliquer et glisser sur la ligne X2 de la feuille sur la zone des valeurs 2...10 (cellule contenant le libell X2 exclu) et valider par OK. On obtient :
20 15 10 Y1 5 0 0 2 4 6 8 10 Y2
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Lassistant fonction
LAssistant fonction, voit lapparition des botes de saisie rtractables.
Aprs saisie, un clique sur le bouton , restituera la bote de saisie dans son intgralit. Ce dispositif est destin faciliter le clique sur les cellules contenant les arguments lorsquelles sont masques par la bote de dialogue.
Lassistant graphique
Les quatre tapes de lAssistant Graphique ont fait lobjet dune nouvelle distribution et prsentation. Les voici dans lordre :
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4 Emplacement du graphique
3 Documentation du graphique
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Validation
La validation consiste oprer, ds la saisie la pertinence de ce qui est introduit dans des cellules de donnes. Cette nouvelle fonctionnalit trouve tout son intrt dans le cadre de la gestion de donnes o elle prvient la pollution dune table de donnes par un utilisateur inattentif (et nous le sommes tous par moment !). On y accde donc logiquement via Donnes/validation qui ouvre la bote de dialogue :
Graphiques
Parmi les nouveaux types de graphique qui font leur apparition, un seul est digne de retenir lintrt, le type Bulle qui permet de reprsenter une fonction de deux variables z = f ( x, y ) en traant autour de chaque point de coordonnes (x, y) un disque (une bulle) de rayon proportionnel z. Exemple : X 0 1 1 0 -1 -1 -1 0 1 Y 0 0 1 1 1 0 -1 -1 -1 Z 4 1
1 2 1 2 2
Graphique en bulles
2
Y
1 2 1 2
-1
-2
1 2
-2
-1
0 X
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Marche arrire
Excel 5 permettait dannuler, via Edition/Annuler ou le bouton dannuler la dernire action excute. Excel 97, plus tolrant (laxiste ?) permet de remonter plusieurs tapes en arrire.
Cartes
Excel 97 intgre un module de cartographie, certes beaucoup plus modeste que les logiciels spcialiss, mais nanmoins utile pour ceux qui nont pas accs ces derniers. Il permet de relier des donnes gocodes , un fond de carte choisi pour les reprsenter.
LE MOINS BON
Il est paradoxal quune nouvelle version dun logiciel soit en rgression sur certains points avec la version prcdente. Mais cest malheureusement le cas. Le futur manque parfois davenir
Compatibilit
Tradition chez Microsoft, le format de fichier Excel 97 nest pas compatible avec le format Excel 5. Bien entendu, Excel 97 savre capable douvrir un vieux fichier et de le convertir au got du jour, mais linverse est faux. Impossible douvrir le moindre fichier Excel 97, mme un classeur ne contenant que des donnes brutes sans la moindre formule, avec Excel 5 !!!
Compagnon Office
Toute la gamme Microsoft Office sest vue affubl dun Compagnon Office sens 13 venir en aide lusager gar. Sous la forme dun trombone convulsif , il propose inlassablement des services que lon a nullement sollicits et rarement en rapport avec ce que lon est en train deffectuer. Souhaitez vous accder laide dune fonction ? Il surgira pour vous demander si vous voulez vraiment de laide sur cette fonction l ou sur une autre, puis vous proposera un ou deux conseils avant que vous puissiez accder la rubrique daide souhaite. Son pouvoir de nuisance peut tre mouss via le menu Options quil lui est associ, mais pour sen dbarrasser compltement il faut passer par le programme dinstallation du logiciel
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Avec Excel 97, il faut dsormais ouvrir, partir de Outils/Macros le Visual Basic Editor, qui offre une interface, certes plus complte, mais inutilement complexe pour la rdaction et la mise au point de petites macros (fonctions personnalises et modification de code engendr par lenregistreur). Un problme de langue apparat avec cette nouvelle version. Avec Excel 5 Visual Basic tait francis, avec Excel 97 les termes du langage sont anglais, ce qui ne pose pas vritablement de problme, sauf lorsquon utilise des fonctions Excel dans le code. Dans ce cas il est ncessaire de traduire les noms franais des fonctions Excel pour pouvoir les utiliser dans le code Visual Basic. Ainsi au lieu dcrire, par exemple, application.moyenne(), il faut crire application.average(). Curieusement cette traduction est ralise automatiquement lorsquon ouvre, avec Excel 97, un classeur Excel 5 contenant une feuille module, mais pas lorsque lon rdige directement du code sous Excel 97. Un glossaire de conversion (Listevba.xls) est fourni avec la nouvelle version.
Le Solveur
Avec Excel 97, le Solveur ne fonctionne pas si lon opte pour le style de rfrence L1C1. IL semble que cela soit li un problme de traduction, le solveur codant les cellules sous la forme R1C1 (version anglaise Row=Ligne) au lieu de L1C1.
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