Manual de Procedimientos Administrativos PEOT

GOBIERNO REGIONAL DE LAMBAYEQUE
PROYECTO ESPECIAL OLMOS TINAJONES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Chiclayo, Julio del 2012
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO ESPECIAL OLMOS TINAJONES
CONTENIDO
I. Introduccin II. Datos generales 2.1 Objetivo 2.2 Alcance 2.3 Aprobacin y Actualizacin III. Conceptos Generales IV. Base legal V. Descripcin de los Procedimientos de la Estructura Orgnica del PEOT rganos de Direccin Procedimientos Gerencia General rganos de Control Procedimientos del rgano de Control Institucional rganos de Apoyo Procedimientos de la Oficina de Administracin rganos de Asesoramiento Procedimiento de la Oficina de Presupuesto, Planificacin y Racionalizacin. Procedimiento de la Oficina de Asesora Jurdica. rganos de Lnea Procedimiento de la Gerencia de Promocin de Inversiones. Procedimiento de la Gerencia de Desarrollo Olmos. Procedimiento de la Gerencia de Desarrollo Tinajones.
Manual de Procedimientos del PEOT
I. INTRODUCCIN La Oficina de Presupuesto, Planificacin y Racionalizacin, considerando la importancia que tienen los manuales de procesos y procedimientos, para el Sistema de calidad Institucional, al constituirse en una herramienta que garantiza la organizacin y el desarrollo eficiente de la gestin de los distintos procesos que se realizan dentro del mbito institucional, se permite presentar en forma detallada, las acciones que se siguen en la ejecucin de procesos administrativos para el cumplimiento de los distintos procesos y procedimientos que se realizan en el Proyecto Especial Olmos Tinajones. Cabe anotar que la conformacin de manuales por procesos, permite la racionalizacin, simplificacin y la participacin de varios programas, grupos y dependencias en su ejecucin, posibilitando fijar la responsabilidad, ejecucin de funciones y puntos de control necesarios para el ajuste y retroalimentacin de dichos procesos. El presente documento tcnico normativo denominado MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO ESPECIAL OLMOS TINAJONES, ha sido elaborado en base a la Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General . Este manual ser como complemento al Manual de Funciones del PEOT y est basado en la poltica de mejoramiento continuo, ya que contiene la descripcin de los procedimientos, determinando en cada caso las acciones principales y secuenciales que deben realizarse para su desarrollo, describiendo su finalidad, base legal, requisitos o sustento, las dependencias que intervienen, los cargos de los responsables de su ejecucin y un desarrollo secuencial de acciones. El manual es un documento dinmico que puede ir actualizndose y/o modificndose en base a la aplicacin de nuevos dispositivos legales o implementacin de nuevos procedimientos. Las gerencias y oficinas, de ser necesario, debern elaborar manuales de procedimientos internos ms detallados y especficos, en los cuales se indicarn los pasos a seguir para el desarrollo de las acciones que se realizan en el mbito de su competencia; sealando las responsabilidades de cada dependencia encargada, incluyendo de ser necesario flujogramas, formatos y formularios a emplearse para un determinado procedimiento; as como un mecanismo de control.
II. DATOS GENERALES 2.1. OBJETIVOS Orientar y facilitar el cumplimiento de las responsabilidades que estn normadas en este manual, en el cual se precisan las acciones administrativas que se van a desarrollar; a fin de viabilizar la gestin institucional y la ejecucin de las acciones de control. 2.2. ALCANCE El presente manual servir para mejorar los niveles de productividad, a travs del cumplimiento eficiente y eficaz de cada una de las acciones que comprende las actividades en la Estructura Orgnica de nuestra institucin. 2.3. APROBACIN Y ACTUALIZACIN El presente manual ser aprobado por el Gerente General del PEOT, mediante Resolucin Gerencial. Se realizar cualquier modificacin y/o actualizacin, cuando existan cambios en alguna etapa o procedimiento, previa consulta de la Oficina de Presupuesto, Planificacin y Racionalizacin. III. CONCEPTOS GENERALES Manual de Procedimientos: Los Manuales de Procedimientos son medios escritos valiosos para la comunicacin, y sirven para registrar y transmitir la informacin, respecto al funcionamiento de una organizacin; es decir, es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, la informacin y/o las instrucciones de ejecucin operativo-administrativa de la organizacin. Adems, El manual de procedimientos permite el establecimiento de un marco de actuacin que fija limites (polticas) a travs de una red de procesos y posibilita por medio de la descripcin de procedimientos, dar soporte a la operacin en pos de un mejor servicio, generando una abstraccin del modelo real que entregar informacin que permitir saber: qu es lo que cada ente est facultado y debe realizar; cmo se concreta una funcin o proceso con actividades y pasos; quin es responsable del desarrollo de las actividades; dnde estn los puntos clave de control de cada procedimiento. Para a s facilitar su supervisin, control, evaluacin y mejora. Proceso Es una serie de actividades consecutivas que a partir de unos recursos (fsicos, humanos, financieros, tecnolgicos), buscan producir un resultado concreto en un tiempo determinado, para un cliente interno o externo. La representacin grfica del proceso se convierte en un instrumento muy importante para guiar su ejecucin en forma ordenada; busca mostrar en forma dinmica y lgica la secuencia del trabajo, permitiendo conocer y comprender el proceso que se describe, a travs de los elementos como las actividades, los documentos y las unidades administrativas y cargos que intervienen l. Existe una serie e smbolos ya reconocidos para la implementacin de estos flujogramas que a continuacin se muestra:
Manual de Procedimientos del PEOT 4
SIMBOLOGA
TERMINAL
Indica el inicio y el trmino del procedimiento Representa la ejecucin de una actividad operativa o acciones a realizar con excepcin de decisiones o alternativas Indican un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas
OPERACIN
DECISIN Y/O ALTERNATIVA
DOCUMENTO
Representa cualquier tipo de documento que se utilice
ARCHIVO DEFINIDO
Indica que se guarda un documento en forma definida
ARCHIVO TEMPORAL
Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional
SISTEMA INFORMATICO
Indica el uso de un sistema informtico en el procedimiento
PASA TIEMPO
Representa una interrupcin del proceso
CONECTOR
Representa una conexin o enlace de una parte o digarama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conecta los smbolos sealando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones. Se utiliza para realizar una aclaracin correspondiente a una actividad del procedimiento. Representa la accin de respaldar la informacin generada en el procedimiento en una unidad magntica.
DIRECCIN DE FLUJO O LNEAS DE UNIN
ACLARACIN
DISQUETE
DICSO COMPLETO
Representa la accin de respaldar la informacin generada en el procedimiento en una unidad de lectura ptica. Indica conexin del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el descrito. Conecta los smbolos sealando el orden simultneo de dos o ms actividades que se desarrollan en diferente direccin de flujo. Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo. Es la representacin grfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento.
PREPARACIN
DIRECCIN DE FLUJO DE ACTIVIDADES SIMULTNEAS
CONECTOR DE PGINA
OBJETO
Procedimiento Es la forma como se desarrolla cada actividad de un proceso y responde a las siguientes preguntas: Qu se hace? Quin lo hace? Cmo lo hace? Para qu lo hace? Dnde lo hace?
Anlisis de Procesos Analiza la contribucin de cada actividad al logro de los objetivos e identifica el rea y el factor de xito como punto de aplicacin de los controles.
Control Es toda accin que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el desempeo de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado para la adopcin de medidas preventivas. Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos.
Eficiencia Entendida como la maximizacin de los productos sobre los insumos, ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten menores recursos.
Eficacia Es el anlisis de la oportunidad para lograr los resultados, as como, la relacin que stos guardan con sus objetivos y metas que sus organismos de direccin les definen en un periodo determinado. IV. BASE LEGAL Ley N 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General, directiva N 004 2009-G.R.LAMB/PR.
Ordenanza N 002-2003-G.R.LAMB/PR, y modificatorias, aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones del Gobierno Regional de Lambayeque.
Resolucin Ejecutiva Regional N 761 2004G.RLAMB/PR, aprobacin de Organizacin y Funciones. Dems disposiciones legales vigentes.
V. Descripcin de los Procedimientos de la Estructura Orgnica del PEOT Procedimiento N 01: Procedimiento N 02: Procedimiento N 03: Procedimiento N 04: Procedimiento N 05: Procedimiento N 06: Procedimiento N 07: Procedimiento N 08: Procedimiento N 09: Procedimiento N 10: Procedimiento N 11: Procedimiento N 12: Procedimiento N 13: Procedimiento N 14: Procedimiento N 15: Procedimiento N 16: Procedimiento N 17: Procedimiento N 18: Procedimiento N 19: Procedimiento N 20: Procedimiento N 21: Procedimiento N 22: Procedimiento N 23: Procedimiento N 24: Procedimiento N 25: Procedimiento N 26:
Recepcin y Trmite de Documentos. Control y respaldo de la informacin. Metodologa para el desarrollo de sistemas. Aplicacin de plan de contingencia. Actualizacin y publicacin de informacin en la pgina web. Mantenimiento preventivo de equipos. Mantenimiento correctivo de equipos. Requerimiento de equipos informticos. Asignacin y prstamo de equipos de cmputo y comunicaciones. Atencin a usuarios de equipos de cmputo. Uso de Fondos para Pagos en Efectivo y Manejo del Fondo de Caja Chica. Planillas de Remuneraciones y/o Beneficios Sociales. Conciliaciones Bancarias. Trmite de Pago de rdenes de Compra y rdenes de Servicio. Contratos por Ejecucin de Obras de Supervisin de Obras y de Elaboracin de Estudios. Realizacin de Inventario Fsico General de Bienes Patrimoniales del PEOT. Registro de Bines Patrimoniales. Salida de Bienes de la Unidad de Patrimonio. Procedimientos en Caso de Prdida y Reposicin de Bienes Patrimoniales. Entrega de Cargo. Control de Asistencia de Personal. Formulacin de la Planilla de Remuneraciones. Seleccin y Registro de Personal. Elaboracin del Plan Anual de Capacitacin del Personal. Licencia por Asuntos Particulares y/o Personales. Licencia por Enfermedad.
7
Procedimiento N 27: Procedimiento N 28: Procedimiento N 29: Procedimiento N 30: Procedimiento N 31: Procedimiento N 32: Procedimiento N 33: Procedimiento N 34: Procedimiento N 35: Procedimiento N 36: Procedimiento N 37: Procedimiento N 38: Procedimiento N 39: Procedimiento N 40:
Subsidio por Fallecimiento y Gastos de Sepelio. Atencin a trabajadores por VIDA LEY. Reclutamiento, seleccin y asignacin de Practicantes. Compensacin por Tiempo de Servicios. Evaluacin del Desempeo. Contratacin del Personal bajo la modalidad del Contrato Administrativo de Servicio CAS. Programacin y Formulacin del Presupuesto Institucional. Elaboracin del Plan Operativo. Evaluacin del Plan Operativo Institucional (Trimestral). Evaluacin Presupuestaria semestral y anual. Modificaciones Presupuestales. Cierre y conciliacin semestral y anual. Adelanto Directo. Adelanto para Materiales.
Nombre del Procedimiento: RECEPCIN Y TRMITE DE DOCUMENTOS
Cdigo: P001GR.LAMB/PEOT
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Establecer los lineamientos para el ingreso de documentos al Proyecto Especial Olmos Tinajones.
II.
BASE LEGAL Mediante Resolucin Gerencial N 375/2008-GR.LAMB/PEOT-GG se aprob el Manual de Organizacin y Funciones del PEOT en el ao 2008. Resolucin de Contralora N 320-2006-CG Normas de Control Interno.
III.
REQUISITOS Ley N 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General, directiva N 004 2009-G.R.LAMB/PR. Documentos de origen externo dirigidos al Proyecto Especial Olmos Tinajones.
IV.
ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CDIGO :
Recepcin y Trmite de Documentos
P001-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Oficina de Trmite Documentario 1 Recepcin, firma del cargo respectivo, registro en el SISGEDO y envo a la secretaria de la Gerencia General. Secretaria de Gerencia General Registro en el Sistema Documentario y emisin de la Hoja de Trmite por la secretaria, se traslada a la Gerencia General para proyectar la respuesta o provedo a una rea Usuaria de ser necesario. Se fotocopia el documento con provedo y se efectiviza el provedo con cargo. Se archiva de acuerdo a la oficina que ha provedo la informacin (respuesta). Gerencial General Emite respuesta al documento ingresado
3 4 5
V.
INSTRUCCIONES Cuando se emita un documento es necesario que la persona que lo haga llegar se quede con un cargo, el cual le servir para justificar que ha presentado el documento.
VI.
DURACIN La duracin del proceso para el traslado de la documentacin que ingresa al PEOT hasta el destino del provedo no exceder de las 24 horas de recepcionado.
VII.
FORMULARIOS Ninguno.
VIII.
DIAGRAMACIN
10
CODIGO :
FECHA :
Recepcin y Trmite de Documentos
P001-GR.LAMB/PEOT
Julio - 2012
OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARIO
SECRETARIA DE GERENCIA GENERAL
GERENCIA GENERAL
REA USUARIA (RGANOS DE LNEA, APOYO Y ASESORAMIENTO)
INICIO
1, Recepciona, firma el cargo, registra en el SISGEDO y enva a la secretaria de la Gerencia General.

2, Registra, emite Hoja de Trmite a Gerencia General
3, Emite provedo
3, Fotocopia el documento, se deriva y se archiva el documento de acuerdo a la Oficina proveda
4, Recepciona el documento y da respuesta
5, Recepciona el documento
6, Emite respuesta al documento ingresado
FIN
11
Nombre del Procedimiento: CONTROL Y RESPALDO DE LA INFORMACIN
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Normar los procedimientos que se deben aplicar en el Centro de Cmputo del PEOT para el adecuado manejo y control del almacenamiento y respaldo de la informacin.
II.
BASE LEGAL Mediante Resolucin Gerencial N 375/2008-GR.LAMB/PEOT-GG se aprob el Manual de Organizacin y Funciones del PEOT en el ao 2008. Resolucin de Contralora N 320-2006-CG Normas de Control Interno.
III.
REQUISITOS Contar con los CDS para el respectivo Backup.
IV.
CDIGO : P001GR.LAMB/PEOT
Control y Respaldo para la Informacin
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Centro de Computo 1 2 Realiza el backup de la informacin de los servidores, sistemas informticos (1). Se Efecta una prueba de funcionamiento utilizando los medios de respaldo. Se guarda la informacin de respaldo en un rea segura.
(1) Se copia, el cdigo fuente, bases de datos y los instaladores. Manual de Procedimientos del PEOT 12
V.
INSTRUCCIONES En caso del software de sistemas operativos y software base el respaldo se realizar la primera vez que ingresa al Centro de Cmputo. Para el caso del software aplicativo el respaldo ser realizado por el Centro de Computo cada vez que exista alguna modificacin en el programa fuente para lo cual deber ser etiquetado. Para el caso de archivos de datos el backup ser realizado por el Centro de Cmputo, a fines de cada mes.
VI.
DURACIN El tiempo que demora en realizar el procedimiento es de 8 horas.
VII.
VIII.
DIAGRAMACIN
13
CODIGO :
FECHA :
Control y Respaldo de la Informacin
P002-GR.LAMB/PEOT
Julio-12
CENTRO DE CMPUTO
INICIO
1 Establece un sistema de alerta ante un desastre o emergencia
2 Detecta falla que est produciendo falla o emergencia
3 Pone en prctica el Plan de Contingencias
4 Organiza al personal para actuar frente al desastre o emergencia
5 Soluciona el problema en el menor tiempo posible
FIN
14
Nombre del Procedimiento: METODOLOGA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Disponer con rapidez de una informacin completa y fiable, que constituya un elemento esencial para garantizar la gestin eficaz de los recursos de la misma, mejorar la calidad de los servicios que presta y adecuarse constantemente al entorno que la rodea. Garantizar la calidad de la informacin, definiendo de antemano una serie de etapas intermedias, que permitan una adaptacin progresiva de todas las personas implicadas en la obtencin y utilizacin del recurso informacin, de un lado los responsables de la direccin de proyectos informticos, y de otro, los responsables de la gestin de la Institucin.
II.
BASE LEGAL Mediante Resolucin Gerencial N 375/2008-GR.LAMB/PEOT-GG se aprob el Manual de Organizacin y Funciones del PEOT en el ao 2008.
III.
REQUISITOS Necesidad del rea usuaria en la implementacin de un programa.
IV.
15
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Metodologa para el desarrollo de Sistemas
CDIGO :
P003-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS
PROCEDIMIENTO Oficinas y/o Gerencias Se solicita mediante un oficio dirigido a la Oficina de Administracin el desarrollo de un sistema informtico. Oficina de Administracin Recibe y deriva a Centro de Cmputo Centro de Cmputo Recibe, analiza y de aprobarse la solicitud procede a establecer un cronograma de las actividades a realizar, de lo contrario, emite respuesta negativa del oficio con las razones que la fundamentan. Oficinas y/o Gerencias Coordina con el Centro de Cmputo el plan de desarrollo del Sistema. Centro de Cmputo Realiza diseo y la creacin de base de datos. Realiza la programacin del sistema informtico (1) y se realizan las pruebas necesarias para comprobar la funcionalidad del sistema. Oficinas y/o Gerencias Revisa con el Centro de Cmputo el resultado de las pruebas, de cumplir con todos los requerimientos del rea solicitante se realiza la coordinacin pertinente para la instalacin y puesta en marcha del sistema desarrollado; de forma contraria se solicita al Centro de Cmputo las modificaciones necesarias del sistema.
TIEMPO
OBS.
(1) Se hace uso del administrador de base de datos y del lenguaje de programacin que se crea ms conveniente.
16
V.
INSTRUCCIONES El Centro de Cmputo del PEOT es la oficina responsable de realizar y/o supervisar todo desarrollo de sistemas de informacin de acuerdo con la presente metodologa. Si alguna otra rea desea desarrollar un software para uso exclusivo de su rea, deber contar con el permiso del Centro de Cmputo y acogerse a las normas de desarrollo de sistemas establecidos por el mismo.
VI.
DURACIN El control se realizar 32 197 das, dependiendo de la necesidad.
VII.
VIII.
DIAGRAMACIN
17
Metodologa para el desarrollo de Sistemas
P003-GR.LAMB/PEOT
Julio-12
REA USUARIA
ADMINISTRACIN
CENTRO DE COMPUTO
INICIO
2 Recibe y deriva
3 Recibe y analiza
1 Solicita desarrollo de un sistema informtico
Oficio
Oficio
Oficio
SI
Procede?
NO
4 Determina tiempo de desarrollo y coordina
11 Informa al rea usuaria la negativa a su pedido y las razones que la fundamentan
FIN
18
P003-GR.LAMB/PEOT
Julio-12
REA USUARIA
ADMINISTRACIN
CENTRO DE COMPUTO
6 Diseo, creacin de la BD y programacin del sistema informtico
5 Acuerda con el Centro de Cmputo el plan de desarrollo del sistema
7 Pruebas del sistema informtico
8 Revisa con el rea usuaria el resultado de las pruebas
19
P003-GR.LAMB/PEOT
Julio-12
REA USUARIA
ADMINISTRACIN
CENTRO DE COMPUTO
Pruebas
9 Realiza la coordinacin con el rea usuaria, para la instalacin y puesta en marcha del sistema desarrollado
10 Efectan modificaciones pertinentes al sistema
FIN
20
Nombre del Procedimiento: APLICACIN DE PLAN DE CONTINGENCIA
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Explicar con la suficiente claridad y con un lenguaje inteligible, las potenciales consecuencias de una poltica de seguridad insuficiente, y los mecanismos para protegerte antes, durante y despus de una eventualidad.
II.
BASE LEGAL Mediante Resolucin Gerencial N 375/2008-GR.LAMB/PEOT-GG se aprob el Manual de Organizacin y Funciones del PEOT en el ao 2008. Resolucin Gerencial N 631/2006-GR.LAMB/PEOT.GG Plan de Contingencias del Proyecto Especial Olmos Tinajones. Resolucin de Contralora N 072-98-CG - Aprueban normas tcnicas de control interno para el Sector Pblico (Norma Tcnica 500-06).
III.
REQUISITOS Tener conocimiento de la Falla o emergencia.
IV.
21
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CDIGO : Aplicacin de Plan de Contingencia P004 GR.LAMB/PEOT
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Centro de Cmputo Establece el sistema de alerta que permita saber que se est produciendo un desastre o emergencia que puede afectar los equipos o sistemas. Oficinas y/o Gerencias Al ver que existe un error o se est produciendo el desastre o emergencia en los equipos o sistemas de cmputo o comunicaciones, comunica de la falla al Centro de Cmputo. Centro de Cmputo Pone en prctica el plan de contingencia. Organiza al personal para actuar frente a la emergencia. Soluciona el problema
(1) Se soluciona el problema en el menor tiempo posible, de tal modo que en un lapso de 24 horas el sistema haya superado el problema
V.
INSTRUCCIONES Corresponde al Centro de Cmputo elaborar, mantener y actualizar el Plan de Contingencia, a fin de asegurar el funcionamiento de los sistemas de informacin que requiere la entidad para el desarrollo de sus actividades. EI plan de contingencias es un documento de carcter confidencial que describe los procedimientos que debe seguir el Centro de Cmputo para actuar en caso de una emergencia que interrumpa la operatividad del sistema de cmputo. La aplicacin del plan permite operar en un nivel aceptable cuando las facilidades de procesamiento de informacin no estn disponibles. Se debe considerar todos los puntos por separado y en forma integral como sistema. La documentacin estar en todo momento tan actualizada como sea posible, ya que en muchas ocasiones no se incorporan las ltimas modificaciones. Adems, debe evaluarse la posibilidad de suscribir convenio con otra institucin que tenga una configuracin informtica similar a la propia entidad para utilizarla en caso de desastre total.
22
La puesta en funcionamiento del plan debe efectuarse sobre la base de que la emergencia existe y tienen que utilizarse respaldos posiblemente de otras instituciones. Los supuestos que se utilicen para la simulacin deben referirse a los hechos que ocurriran en caso de una emergencia real, tomando en cuenta todos sus detalles. EI plan de contingencias aprobado, se distribuye entre el personal responsable de su operacin, an cuando por precaucin conviene guardar una copia del documento fuera del Centro de Cmputo. Las revisiones del plan deben realizarse cuando se haya efectuado algn cambio en la configuracin de los equipos.
VI.
DURACIN Mximo 24 Hrs.
VII.
VIII.
DIAGRAMACIN
23
CODIGO :
FECHA :
Aplicacin de Plan de Contingencia
P004-GR.LAMB/PEOT
Julio-12
CENTRO DE CMPUTO
INICIO
1 Establece un sistema de alerta ante un desastre o emergencia
2 Detecta falla que est produciendo falla o emergencia
3 Pone en prctica el Plan de Contingencias
4 Organiza al personal para actuar frente al desastre o emergencia
5 Soluciona el problema en el menor tiempo posible
FIN
24
Nombre del Procedimiento: ACTUALIZACINY PUBLICACIN DE INFORMACIN EN LA PGINA WEB
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Contar con un instrumento que regule los procesos para el suministro y publicacin de informacin sobre el quehacer de la organizacin en el portal electrnico del Proyecto Especial Olmos Tinajones; as como determinar los responsables de su actualizacin.
II.
BASE LEGAL Decreto Supremo N 043-2003-PCM, aprueba el Texto nico Ordenado de la Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin. - Decreto Supremo N 072-2003-PCM, aprueba el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. - Mediante Resolucin Gerencial N 375/2008-GR.LAMB/PEOT-GG se aprob el Manual de Organizacin y Funciones del PEOT en el ao 2008. - Resolucin Gerencial N 597/2006-GR.LAMB/PEOT-GG Aprobar Directivas Normas para el Suministro Actualizacin y Publicacin de Informacin en la Pgina Web del Proyecto Especial Olmos Tinajones.
III.
REQUISITOS El rea usuaria debe tener preparada la informacin a publicar en el portal de transparencia a mas tardar el 3er. Da de cada mes. Estar el usuario capacitado para la publicacin de la informacin con su debido usuario y contrasea.
IV.
25
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Actualizacin y Publicacin de Informacin en la Pgina Web
CDIGO : P005 GR.LAMB/PEOT
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Oficinas y/o Gerencias Solicita mediante oficio un Usuario y Contrasea para realizar por si mismos la actualizacin del portal institucional o la publicacin de informacin en la pgina web. Centro de Cmputo Recibe Oficio, analiza y de aprobar el pedido otorga un usuario y contrasea a la Oficina y/o Gerencia solicitante. De ser una solicitud para publicacin recibe los documentos y medios magnticos para realizar la publicacin o actualizacin en la pgina web. El webmaster o encargado de la pgina web del PEOT, analiza la informacin de los documentos y los dispositivos magnticos recibidos y la procesa segn lo solicitado (1). Oficinas y/o Gerencias De tener la autorizacin, ingresa a la pgina web del PEOT y hace click en el link Intranet y procede a la carga de archivos y/o a la actualizacin de la informacin. Si se solicit que la actualizacin la realice el Centro de Cmputo verifica si lo solicitado fue realizado.
(1)
Documentos, imgenes, fotos, etc.
V.
INSTRUCCIONES La entidad es responsable del contenido y actualizacin de la informacin, por tanto queda establecido que el Centro de Cmputo es responsable del mantenimiento del portal. Corresponde la oficina de Imagen Institucional, actualizar el enlace de Noticias y el de Institucional. La Oficina de Asesora Legal elevar las actas de las sesiones de Consejo Directivo e incorporar la base legal, para su publicacin en el enlace Institucional.
26
La Gerencia de Desarrollo Olmos, ser encargada de la produccin de informacin y actualizacin de todo lo que contiene el enlace Proyecto Olmos, asimismo deber actualizar peridicamente lo referido a Supervisin de obras y Galera Fotogrfica. La Gerencia de Desarrollo Tinajones, emitir toda la informacin contenida en el enlace Proyecto Tinajones, y actualizar diariamente el reporte hidrolgico del Sistema Tinajones. La Gerencia de Promocin de Inversiones informar sobre los procesos de concesin, as como lo relacionado a las actividades importantes realiza su rea, incluyendo los servicios de perforacin de pozos, desarrollo agrcola y lnea de transmisin, para su publicacin en el enlace de Servicios. La Secretara de Gerencia General mantendr actualizada la Agenda Pblica interna y externa con las actividades programadas por la Gerencia General, contenidas en el enlace de Transparencia. Oficina de Presupuesto, Planificacin y Racionalizacin es responsable de mantener la informacin presupuestal, documentos y normas, as como documentos de gestin como el ROF, MOF, Memorias; contenidas en el portal de Transparencia. La Oficina de Administracin es responsable de mantener actualizada la informacin sobre bienes y servicios, as como de personal contenido en el enlace de Transparencia.
VI.
DURACIN Un da.
VII.
FORMULARIOS Ninguno
VIII.
DIAGRAMACIN
27
CODIGO :
FECHA :
Actualizacin y Publicacin de Informacin en la Pgina Web
P005-GR.LAMB/PEOT
Julio-12
CENTRO DE CMPUTO
INICIO
2 Recibe solicitud y medios magnticos para la publicacin

Oficio
1 Solicita publicacin de informacin en la pgina web Oficio
3 Analiza la informacin recibida y se determina cmo procesarla
4 Procesa la informacin recibida a travs del programa ms adecuado
5 Realiza diseo o modificacin solicitada
6 Publicacin o modificacin en la pgina web y copia de archivos al servidor web
28
P005-GR.LAMB/PEOT
Julio-12
CENTRO DE CMPUTO
7 Ingresa a la pgina web y verifica lo actualizado
FIN
29
P005-GR.LAMB/PEOT
Julio-12
CENTRO DE CMPUTO
INICIO
1 Otorga usuario y contrasea para ingreso a la Intranet
2 Ingresa a la pgina web y hace click en Intranet
3 Carga de archivos y/o actualizacin de la informacin
4 Hace click en Cerrar Sesin
FIN
30
Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Optimizar el funcionamiento de los equipos informticos y proteger la informacin que est en ellos. Minimizar los efectos de las tareas de mantenimiento correctivo.
II.
BASE LEGAL - Mediante Resolucin Gerencial N 375/2008-GR.LAMB/PEOT-GG se aprob el Manual de Organizacin y Funciones del PEOT en el ao 2008. - Resolucin Gerencial N 008/2008-GR.LAMB/PEOT-GG Aprobar Normas y Procedimientos Formales para la Gestin Informtica para el ao 2008.
III.
REQUISITOS Contar con el Programa de mantenimiento Preventivo debidamente aprobado por el rea de administracin. Comunicar con anticipacin (mximo 01 da anterior) al usuario final sobre el mantenimiento a ejecutarse. Contar con la instrumentacin adecuada.
IV.
31
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Mantenimiento Preventivo de Equipos
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Centro de Cmputo Segn el Programa de Mantenimiento Preventivo de Equipos de Cmputo, determina cules son los equipos que recibirn el mantenimiento preventivo. Oficinas y/o Gerencias El encargado del equipo o del rea en la que se realizar el mantenimiento, coordina con el Centro de Cmputo la fecha y la hora exacta en la que se llevar a cabo el mismo. Centro de Cmputo Imprime un Formato de Mantenimiento de Equipos de Cmputo, segn la fecha acordada. Se procede a realizar el mantenimiento preventivo, tanto de hardware (limpieza de Equipo), como de software. Verifica el funcionamiento del equipo, revisando si existen fallas correctivas en el hardware. De ser as se informa al Jefe del Centro de Cmputo y se procede con el mantenimiento correctivo; de lo contrario se entrega el Formato de Mantenimiento de Equipos de Cmputo al usuario encargado del equipo para que ponga su firma en seal de conformidad.
V.
INSTRUCCIONES Corresponde a la direccin del PEOT establecer en coordinacin con el Centro de Cmputo, las polticas sobre mantenimiento preventivo de los equipos de computacin, debido a que una apropiada implementacin asegura el funcionamiento general y rendimiento de los mismos. Esta actividad debe programarse en perodos cortos, debiendo llevarse una estadstica de los problemas para ajustar lo mejor posible el mantenimiento preventivo.
VI.
DURACIN 2 horas.
32
VII.
VIII.
DIAGRAMACIN
33
CODIGO :
FECHA :
Mantenimiento Preventivo de Equipos
P006-GR.LAMB/PEOT
Julio-12
CENTRO DE CMPUTO
INICIO
1 Determina equipos que recibirn el mantenimiento preventivo
Coordina fecha y hora para el mantenimiento preventivo
3 Imprime formato de mantenimiento de equipo de cmputo

Formato de Mantenimiento de Equipos de Cmputo
4 Limpieza del interior del CPU
5 Realiza mantenimiento preventivo y depuracin del software
6 Verifica funcionamiento de equipo y si existen fallas correctivas del hardware
SI
Existen fallas correctiv
NO
7 Se informa al Jefe del Centro de Cmputo y se procede con el mantenimiento correctivo
8 Entrega al usuario el Formato de Mantenimiento para que lo firme en seal de conformidad
FIN
Procedimiento de Mantenimiento Correctivo de Equipos
FIN
34
Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPOS
Cdigo: P007 GR.LAMB/PEOT
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Optimizar el funcionamiento de los equipos informticos y proteger la informacin que est en ellos. Administrar y brindar un servicio informtico de mantenimiento correctivo que permita garantizar una rpida atencin al usuario final para mantener los diferentes equipos de cmputo y poder contar con una mayor disponibilidad de equipos y un menor requerimiento de repuestos y/o de mano de obra por mantenimiento.
II.
BASE LEGAL - Mediante Resolucin Gerencial N 375/2008-GR.LAMB/PEOT-GG se aprob el Manual de Organizacin y Funciones del PEOT en el ao 2008. - Resolucin Gerencial N 008/2008-GR.LAMB/PEOT-GG Aprobar Normas y Procedimientos Formales para la Gestin Informtica en el ao 2008.
III.
REQUISITOS Solicitud de mantenimiento correctivo a equipo de cmputo. Pedido interno o Solicitud de mantenimiento correctivo externo con el visto bueno de atencin, firmado por la administracin.
IV.
35
Mantenimiento Correctivo de Equipos
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Oficinas y/o Gerencias Solicita revisin de equipo al Centro de Cmputo a travs de un oficio o va telefnica. Envan el equipo al Centro de Cmputo. Centro de Cmputo Recepciona el equipo y verifica si tiene arreglo. Si lo tiene realiza el mantenimiento correctivo del equipo para luego devolverlo al rea usuaria. De no tenerlo se verifica si puede repararse en la institucin con las refacciones disponibles, de no ser as se lleva el equipo a un taller de cmputo externo para su reparacin. Recibe el equipo reparado y lo enva al rea usuaria, de manera contraria solicita al Jefe de Abastecimientos la compra de las refracciones. Jefe de Abastecimientos En coordinacin con la Oficina de Administracin realiza la compra solicitada y las enva al Centro de Cmputo. Centro de Cmputo Recibe las refracciones y realiza las instalaciones necesarias. Entrega el Equipo reparado al rea usuaria. Oficinas y/o Gerencias Entrega el Formato de Mantenimiento de Equipos de Cmputo al usuario encargado del equipo para que ponga su firma en seal de conformidad.
36
V.
INSTRUCCIONES Corresponde a la direccin del PEOT establecer en coordinacin con el Centro de Cmputo, las polticas sobre mantenimiento correctivo de los equipos de computacin, debido a que una apropiada implementacin asegura el funcionamiento general y rendimiento de los mismos. Esta actividad debe programarse en perodos cortos, debiendo llevarse una estadstica de los problemas para ajustar lo mejor posible el mantenimiento preventivo.
VI.
DURACIN Reparacin en la institucin: 2 horas. Reparacin Externa: hasta 01 semana.
VII.
FORMULARIOS Ninguno
VIII.
DIAGRAMACIN
37
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Mantenimiento Correctivo de Equipos
CODIGO : P007-GR.LAMB/PEOT
FECHA : Julio-12
REA USUARIA
CENTRO DE COMPUTO
ADMINISTRACIN
INICIO
3 Recepciona el equipo y verifica si tiene arreglo
1 Solicita revisin de equipo al Centro de Cmputo

SI
Oficio
Tiene arreglo
NO
2 Enva equipo al Centro de Cmputo
Realiza mantenimiento correctivo del equipo
Analiza si equipo puede ser reparado en el Centro de Cmputo
38
CODIGO :
FECHA :
P007-GR.LAMB/PEOT
Julio-12
REA USUARIA
ADMINISTRACIN
CENTRO DE COMPUTO
5 Verificacin del equipo por parte del usuario
FIN
39
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Mantenimiento Correctivo de Equipos Mantenimiento Correctivo de Equipos
CODIGO : CODIGO : P007-GR.LAMB/PEOT P007-GR.LAMB/PEOT
FECHA : FECHA : Julio-12 Julio-12
REA USUARIA USUARIA REA
ADMINISTRACIN ADMINISTRACIN
CENTRO DE DE COMPUTO COMPUTO CENTRO
B 9 Enva el equipo a un taller externo para reparacin
SI
,
Puede ser reparado en el PEOT?
NO
8 Verifica si se10 Recibe el equipo reparado cuenta con las refacciones
Se cuenta 14 con las refacciones
11
40
CODIGO :
FECHA :
P007-GR.LAMB/PEOT
Julio-12
REA USUARIA
ADMINISTRACIN
CENTRO DE COMPUTO
11 Solicita refacciones al rea de abastecimientos
12 Efecta compra de refacciones
13
13 Enva refacciones al Centro de Cmputo
14 Entrega equipo reparado al usuario
FIN
41
Nombre del Procedimiento: REQUERIMIENTO DE EQUIPOS INFORMTICOS
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Mantener a todas las reas del PEOT con equipos informticos actualizados y en buen estado que permitan a los usuarios cumplir cabalmente con sus funciones y manteniendo a la entidad a la vanguardia de la tecnologa informtica.
II.
BASE LEGAL - Mediante Resolucin Gerencial N 375/2008-GR.LAMB/PEOT-GG se aprob el Manual de Organizacin y Funciones del PEOT en el ao 2008.
III.
REQUISITOS Requerimiento debidamente aprobado por la oficina de administracin.
IV.
42
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Requerimiento de Equipos Informticos
CDIGO :
P008 - GR.LAMB/PEOT
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Oficinas y/o Gerencias Realiza el requerimiento del equipo de cmputo (o de una parte del equipo en particular) a travs de un oficio dirigido a la oficina de Administracin. Oficina de Administracin Recepciona, analiza y si lo considera, aprueba el pedido y remite al Centro de Cmputo. De forma contraria responde mediante oficio con la negativa correspondiente. Centro de Cmputo Recepciona documento de requerimiento. Da las especificaciones tcnicas y caractersticas de lo que se va a comprar. Se enva un oficio adjuntando las especificaciones tcnicas y caractersticas de lo que se tiene que comprar al jefe de abastecimientos para que sta se encargue de comprar las partes o equipos solicitados. Jefe de Abastecimientos Recepciona el oficio con las especificaciones tcnicas de lo que se debe comprar. Realizan la compra de las partes o equipos solicitados y se envan al Centro de Cmputo. Centro de Cmputo Recepciona las partes o equipos, y se realiza la revisin de las mismas para cerciorarse de su buen estado y funcionamiento. Se realiza la entrega de las partes o equipos al usuario solicitante.
43
V.
INSTRUCCIONES La administracin deber revisar y autorizar cada una de las propuestas en cuanto a caractersticas y especificaciones de los equipos de cmputo segn las actividades desarrolladas de cada uno de los diferentes usuarios. El Centro de Cmputo deber tomar en cuenta un estudio de costo beneficio que se ver reflejado dentro del diagnstico elaborado a cada una de las reas para ver si es aplicable dentro de los parmetros presupuestados ya programados.
VI.
DURACIN Hasta 05 das.
VII.
VIII.
DIAGRAMACIN
44
CODIGO :
FECHA :
Requerimiento de Equipos Informticos
P008-GR.LAMB/PEOT
Julio-12
REA USUARIA
ADMINISTRACIN
CENTRO DE COMPUTO
ABASTECIMIENTO
INICIO
2 Examina requerimiento y determina si se va a atender
4 Recepciona documento de requerimiento
7 Recepciona oficio con las especificaciones tcnicas
1 Reaiza requerimieento de equipo de cmputo

SI NO
Oficio
Oficio
Oficio
Se atiende el pedido?
5 Recepciona documento de requerimiento
8 Compra lo solicitado y lo enva al Centro de Cmputo
3 Enva requerimiento al Centro de Cmputo
6 Enva oficio con las especificaciones tcnicas
Oficio
Oficio
45
CODIGO :
FECHA :
Requerimiento de Equipos Informticos
P008-GR.LAMB/PEOT
Julio-12
REA USUARIA
ADMINISTRACIN
CENTRO DE COMPUTO
ABASTECIMIENTO
11 Comunica a usuario solicitante la negativa a su pedido
FIN
9 Recepciona equipos comprados y revisa su buen funcionamiento
10 Entrega equipos comprados a usuario solicitante
FIN
46
Nombre del Procedimiento: ASIGNACIN Y PRSTAMO DE EQUIPOS DE CMPUTO Y COMUNICACIONES
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Asignar al personal de la Institucin, equipos de cmputo y comunicaciones para el desarrollo de sus actividades. Proporcionar herramientas de cmputo y multimedia para actividades desarrolladas fuera de la Institucin, al personal del PEOT.
II.
BASE LEGAL - Mediante Resolucin Gerencial N 375/2008-GR.LAMB/PEOT-GG se aprob el Manual de Organizacin y Funciones del PE OT en el ao 2008.
III.
REQUISITOS Solicitud escrita o verbal de prstamo de equipo. Para prstamo de equipos para exteriores del local central se requiere la aprobacin de la oficina de administracin.
IV.
47
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Asignacin y prstamo de equipos de cmputo y comunicaciones
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Oficinas y/o Gerencias Se solicita mediante oficio o va telefnica la asignacin y prstamo de un equipo de cmputo o de comunicaciones, exponiendo sus necesidades y justificando su asignacin. Centro de Cmputo Recibe la solicitud y verifica las necesidades del usuario. Si hay disponibilidad del equipo requerido se entrega al usuario por el tiempo solicitado. Si no existiera disponibilidad del equipo se comunica inmediatamente. Oficinas y/o Gerencias Recibe el equipo prestado, verifica su buen funcionamiento, utiliza el equipo por el tiempo acordado y luego devuelve el equipo al centro de cmputo Centro de Cmputo Recepciona el equipo y verifica su buen funcionamiento.
V.
INSTRUCCIONES El Centro de Cmputo administra y mantiene todo el equipo de cmputo y telecomunicaciones propiedad del PEOT. Los equipos podrn estar instalados en el Centro de Cmputo o en cualquier otra rea de la Institucin. Los equipos prestados contarn con un formato de resguardo interno del Centro de Cmputo independiente de los procesos de resguardo del rea de Patrimonio. El equipo que se encuentre fuera del Centro de Cmputo y haya sido asignado para actividades especficas, podr ser reubicado por el Centro de Cmputo en cualquier otra rea de la institucin una vez que la actividad haya concluido.
48
El Centro de Cmputo podr prestar por un periodo mximo de un da los equipos de cmputo y comunicaciones con propsitos institucionales al personal del PEOT, previa solicitud del mismo por lo menos con un da de anticipacin y sujetndose el solicitante a las disposiciones que en dicho prstamo se establezcan.
VI.
DURACIN Hasta 1 da.
VII.
VIII.
DIAGRAMACIN
49
CODIGO :
FECHA :
Asignacin y prstamo de equipos de cmputo y comunicaciones
P009-GR.LAMB/PEOT
Julio-12
CENTRO DE CMPUTO
INICIO
2 Recibe solicitud y verifica necesidades de de usuario Oficio
Solicita asignacin y prstamo del equipo
Oficio
3
Verifica disponibilidad del equipo
SI
NO
Hay disponibilid ad del 9
4 Entrega equipo al usuario solicitante
5 Recibe el equipo y verifica su buen funcionamiento
6 Utiliza el equipo por el tiempo acordado
50
CODIGO :
FECHA :
Asignacin y prstamo de equipos de cmputo y comunicaciones
P009-GR.LAMB/PEOT
Julio-12
CENTRO DE CMPUTO
7 Utiliza el equipo por el tiempo acordado
8 Recepciona el equipo y verifica su buen funcionamiento
FIN
51
Nombre del Procedimiento: ATENCIN A USUARIOS DE EQUIPOS DE CMPUTO
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Solucionar los problemas referentes a soporte tcnico del equipo de cmputo de las distintas reas de la PEOT.
II.
BASE LEGAL - Mediante Resolucin Gerencial N 375/2008-GR.LAMB/PEOT-GG se aprob el Manual de Organizacin y Funciones del PEOT en el ao 2008.
III.
REQUISITOS Solicitud de servicio del rea usuaria.
IV.
ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO CDIGO : P010 - GR.LAMB/PEOT
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Atencin a usuarios de equipos de cmputo
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Oficinas y/o Gerencias 1 Se solicita ayuda o asesora, va telefnica o en persona al Centro de Cmputo, para la solucin de un problema suscitado en su equipo. Centro de Cmputo Atiende la solicitud del usuario y enva personal calificado a solucionar el problema. El Personal de Cmputo dialoga con el usuario y efecta indagaciones acerca del problema que presenta el equipo. Personal de Cmputo realiza la revisin respectiva del equipo y da solucin al problema. Oficinas y/o Gerencias Da conformidad de que el problema ha sido resuelto.
52
V.
INSTRUCCIONES El personal de las distintas reas del PEOT deber solicitar la asesora relativa al soporte tcnico de equipos de cmputo va telefnica o personalmente al personal del Centro de Cmputo. El Centro de Cmputo tendr la obligacin de brindar la asesora respectiva.
VI.
DURACIN Mximo 1 hora.
VII.
VIII.
DIAGRAMACIN
53
CODIGO :
FECHA :
Atencin a usuarios de equipos de cmputo
P010-GR.LAMB/PEOT
Julio-12
CENTRO DE CMPUTO
INICIO
1 Solicita ayuda o asesora para solucin de un problema en su equipo.
2 Atiende solicitud del usuario y enva personal a solucionar el problema
3 Personal de Cmputo dialoga con usuario y efecta indagaciones acerca del problema
5 Confirma que el problema ha sido resuelto
4 Personal de Cmputo revisa el equipo y da solucin al problema
FIN
54
Nombre del Procedimiento: USO DE FONDOS PARA PAGOS EN EFECTIVO Y MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Asegurar un correcto y racional Uso de los Fondos para Pagos en Efectivo y Manejo del Fondo de Caja Chica. Mejorar y sistematizar los procedimientos en la ejecucin del fondo para pagos en efectivo. Optimizar la Administracin de los Fondos del PEOT.
II.
BASE LEGAL Ley N 28112: Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Ley N 28425: Ley de Racionalizacin de los Gastos Pblicos. Ley N 27444: Ley de Procedimientos Administrativos General Decreto Ley N 26162: Ley del Sistema Nacional de Control. Ley 28411, Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto. Ley N 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorera.
III.
REQUISITOS Resolucin Gerencial emitida por la Gerencia General designando a la persona responsable del manejo de los fondos y el uso del mismo. Formato de solicitud de los Fondos para Pagos en Efectivo y Manejo de Fondos de Caja Chica.
IV.
55
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Uso de Fondos para Pagos en Efectivo y Manejo del Fondo de Caja Chica
ETAPAS PROCEDIMIENTO
TIEMPO OBS.
Unidad / Oficina Solicitante 1 Plantea requerimiento y solicita la compra de Bienes y Servicios con Fondos para Pagos en efectivo. Administracin Recepciona requerimiento y Evala la posibilidad de atencin bajo esta modalidad y deriva a la oficina de Abastecimiento. Unidad de Abastecimiento 3 Compra el bien o paga el servicio Encargado de los FPPEE Recibe el comprobante por la compra o el servicio debidamente visada por el Jefe del solicitante, la Oficina de Administracin, y tesorera. Evala la liquidez del FPPEE y/o el plazo para presentar Informe por Estado del FPPEE. Genera documento para Rendicin o Reposicin de Cuenta, para ser presentado ante la Oficina de Administracin. Unidad de Contabilidad Verifica y de estar conforme, visa el documento de rendicin por la ejecucin de FPPEE. Caso contrario coordina con el Encargado de los FPPEE para su correccin. Oficina de Administracin 6 Realiza la verificacin final, visa y deriva a Control Presupuestal (SIAF) Oficina de Contabilidad 7 El Control Presupuestal realiza la afectacin en el SIAF para el reembolso correspondiente, a travs de sus 4 fases: Compromiso, Devengado, Girado y Pagado.
56
V.
INSTRUCCIONES A solicitud de la Oficina de Administracin y la Gerencia General mediante Resolucin Gerencial, autorizar el uso de Fondos Para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica. Debiendo indicarse el Proyecto y/o Actividad que asignar el fondo, el responsable de la administracin de los mismos, el monto total del fondo y monto mximo para la adquisicin de cada bien o servicio. El Responsable del Manejo del Fondo debe recaer en persona distinta a los Responsables de Giro de Cheques y del Registro en el Libro de Bancos. El Fondo para Pago en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica solamente podr ser renovado hasta tres veces el monto fijado durante el periodo mensual, independientemente del nmero de rendicin de cuenta documentada. Para los Fondos que recibe el servidor o usuario durante el mes, como mnimo deber efectuar una rendicin de cuenta documentada, no aceptndose en las sucesivas habilitaciones, Facturas o Boletas de fecha con antigedad de un mes, salvo que se trate de casos excepcionales no imputables a los responsables del manejo de fondos, debiendo presentar una Justificacin por escrito a su jefe inmediato superior quien podr aceptarla o desestimarla. El Responsable podr rendir documentadamente cuando haya efectuado gastos equivalentes al 70% del Fondo habilitado para solicitar Reposicin del mismo. El monto mximo por cada adquisicin ser del 10% de la UIT vigente en la fecha que se efecta el gasto. Las compras que superen el 10% de la UIT, deben estar sustentadas con facturas, los montos menores podrn sustentarse con boletas de venta. No se habilitar nuevos Fondos Para el Pago en Efectivo ni Fondo Fijo para Caja Chica, si el servidor Responsable tiene pendiente rendicin de cuenta documentada, por Fondos habilitados con anterioridad, sin perjuicio de la responsabilidad administrativa a que hubiere lugar.
VI.
DURACIN Tres (03) das.
VII.
FORMULARIOS Rendicin de cuenta documentada. Recibos Definitivos. Registro de los movimientos del fondo habilitado.
VIII.
DIAGRAMACIN
57
58
59
Nombre del Procedimiento: PLANILLAS DE REMUNERACIONES Y/O BENEFICIOS SOCIALES
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Establecer el procedimiento a seguir para las Planillas de Remuneraciones, devengados y/o Beneficios Sociales.
II.
BASE LEGAL Ley de Formacin y Promocin Laboral. Normas del Sistema Nacional de Personal. Ley de Compensacin por Tiempo de Servicios. Ley del Sistema Nacional de Contabilidad. Normas Tcnicas de Control Interno para el Sistema de Contabilidad Ley de Gestin Presupuestaria del Estado. Normas del Sistema de Tesorera. Decreto Ley No. 19350 Procedimiento de Pagos del Tesoro Pblico. Decreto Supremo No. 347-90-EF Actualizacin y Simplificacin Procedimiento de Pagos.
del
III.
REQUISITOS Planilla de Haberes del Personal Activo. Planilla de Compensacin Por Tiempo de Servicios. Calendario de Compromisos Comprobante de Pago emitido por la Unidad Ejecutora.
IV.
60
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Planillas de Remuneraciones y/o Beneficios Sociales
CDIGO :
P012-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Encargado de Personal Remite las Planillas de Remuneraciones y/o Beneficios Sociales, adjuntando sus resmenes y relaciones de descuentos en original y copia. Oficina de Presupuesto, Planificacin y Racionalizacin Verifica que el Control Previo de las Planillas de Remuneraciones se encuentra registrado en el SIAF la fase del Compromiso. Formula en el SIAF los respectivos asientos contables tanto cuentas presupuestales como patrimoniales. Verifica que las remuneraciones concuerden con los resmenes y liquidaciones, verificando estn acorde con el rcord de asistencia de los trabajadores. Tesorera Verifica que las Planillas con Remuneraciones cuenten con el sustento respectivo y las visaciones de Control Previo e Integracin. Verifica en el SIAF que la fase Devengado se encuentre aprobada. Efecta el depsito en la cuenta bancaria, planillas. Registra en el Auxiliar de Comprobantes de Pago, ordenado cronolgicamente, por cuentas corrientes, y fuente de financiamiento. Encargado de Contabilidad Verifica que los importes consignados en el(os) cheque(s) as como en el comprobante de pago coincidan con los resmenes de las planillas por los montos devengados, y que hayan sido afectadas por las reas correspondientes, revisando asimismo los asientos contables del comprobante de pago. De encontrarlos conforme firma el comprobante de pago y luego traslada el expediente a la Oficina de Administracin para la firma del(os) cheque(s) y autorizacin de pago.
61
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Oficina de Administracin Recepciona del Contador el Comprobante de Pago con la documentacin sustentatoria del gasto, verificando que los importes sean los correctos e iguales entre el(os) cheque(s) con el comprobante de pago y los resmenes de las planillas. De encontrarlo conforme, firma el(os) cheque(s) y pone su Visto Bueno al comprobante de pago, autorizando a Tesorera la cancelacin respectiva. Tesorera Verifica la firma personal de los funcionarios responsables y ordena el abono en la cuenta bancaria Central de remuneraciones. Para el pago de beneficios sociales solicitar su documento de identidad y copia del Acta de Entrega de Cargo y har firmar las respectivas hojas de liquidacin de beneficios sociales, en seal de conformidad. Integrador Contable Recepciona el comprobante de pago con toda la documentacin sustentatoria. Verifica la entrega del cheque y/o abono en cuentas de ahorro, las hojas de liquidacin debidamente firmadas en seal de conformidad con indicacin del nmero de documento de identidad y la fecha en que se cancel. Visa en la parte superior del comprobante de pago en seal de conformidad e imprime la frase ARCHIVO, remitiendo a Tesorera. Tesorera Recepciona de Control Previo el Comprobante de Pago con toda la documentacin sustentatoria. Archiva cronolgica y correlativamente el comprobante de pago y lo mantiene bajo su custodia y control.
V.
INSTRUCCIONES Las planillas de Remuneraciones y/o Beneficios Sociales se encuentran en el Control Previo de Planillas registrado en el SIAF. Efectuar el abono en cuentas de ahorros individuales de cada trabajador, as mismo registrar en el auxiliar los comprobantes de pago. Verifica en el SIAF que la fase Girado se encuentre aprobado y derivar para su aprobacin.
62
VI.
Se visa el comprobante de pago en seal de conformidad.
DURACIN Dos (02) das en el cierre de cada jornada mensual de trabajo.
VII.
VIII.
DIAGRAMACIN
63
64
65
66
Nombre del Procedimiento: CONCILIACIONES BANCARIAS
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Establecer el procedimiento para la adecuada realizacin de las Conciliaciones Bancarias y as, verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes del Registro Contable.
II.
BASE LEGAL Ley No 28693 - Ley General del Sistema Nacional de Tesorera. Ley No 28708 - Ley del Sistema Nacional de Contabilidad. Resolucin Directorial N 002-2007-EF/77.15 que aprueba la Directiva de Tesorera N 001-2007-EF/77.15. Resolucin Directorial N 004-2007-EF/77.15 que aprueba la Modificatoria de la Directiva de Tesorera N 001-2007-EF/77.15.
III.
REQUISITOS Registro Auxiliar Estndar de Cuentas Corrientes. Extracto Bancario correspondiente.
IV.
67
CDIGO :
Conciliaciones Bancarias
P013-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Oficina de Administracin El jefe de la Oficina designa a un especialista para la que realice la revisin correspondiente de la conciliacin, mediante Resolucin Gerencial. Banco Remite Extractos bancarios del mes correspondiente a Tesorera. Operador del SIAF Genera Reportes de saldos contables y movimientos bancarios del libro bancos del mes correspondiente. Y las deriva a Tesorera. Tesorera Recopila los documentos remitidos por el banco y los generados por el Operador del SIAF y deriva al Especialista Asignado. Especialista Asignado La persona asignada por Administracin es quien se encarga de realizar la conciliacin bancaria con la informacin transferida. Observa si existen diferencias y si las hay, realiza el detalle necesario de ellas. Tesorera Revisa la conciliacin, V B, Contabilidad V B, Administracin V B Integrador Contable Recibe Libro Conciliado por Tesorera y lo considera en la elaboracin de Balances. INSTRUCCIONES La formula de la conciliacin bancaria para la cuenta Ingresos Propios, la frmula para aplicar es la siguiente: Saldo segn Libro Bancos Saldo segn Estado de cuentas Cheques en Trnsito xxx (xxxx) ________ xxxx
68
7 V.
VI.
DURACIN La conciliacin se realiza de forma mensual.
VII.
FORMULARIOS Anexos.
VIII.
DIAGRAMACIN
69
70
Nombre del Procedimiento: TRMITE DE PAGO DE RDENES DE COMPRA Y RDENES DE SERVICIO
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Establecer el procedimiento para efectuar el devengado, Girado y Pagado de las rdenes de Compra y de Servicios, realizada de conformidad con los dispositivos legales y normas establecidas.
II.
BASE LEGAL Ley No 28693 - Ley General del Sistema Nacional de Tesorera. Ley No 28708 - Ley del Sistema Nacional de Contabilidad. Resolucin Directorial N 002-2007-EF/77.15 que aprueba la Directiva de Tesorera N 001-2007-EF/77.15. Resolucin Directorial N 004-2007-EF/77.15 que aprueba Modificatoria de la Directiva de Tesorera N 001-2007-EF/77.15. la
III.
REQUISITOS Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. Calendario de Compromisos. Requerimiento de los usuarios o del Jefe de Almacn. Orden de Compra Gua de Internamiento en original y 5 copias. Orden de Servicios en original y 5 copias. Comprobante de pago emitido por la Unidad Ejecutora en original y 2 copias.
IV.
71
CDIGO :
Trmite de Pago de rdenes de Compra y rdenes de Servicio y Solicitud de P014-GR.LAMB/PEOT Viticos

ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Control Previo Recepciona de parte de la Unidad de Abastecimientos las rdenes de Compra y rdenes de Servicio con la documentacin sustentatoria: Cotizaciones de los Proveedores en un mnimo de tres, cuadro comparativo y otorgamiento de la Buena Pro; facturas, boletas de venta, recibo por honorarios, denominndose a estos documentos: Expediente. Verifica que los bienes por adquirir y/o los servicios a contratarse estn debidamente autorizados en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones y los respectivos Requerimientos, y que las rdenes se encuentren debidamente firmadas por el Jefe de Adquisiciones, Jefe de la Unidad de Abastecimientos. En el caso de rdenes de compra firmadas por almacn y en rdenes de servicio firmadas por el rea usuaria previo informe de conformidad. Revisa desde el punto de vista aritmtico, legal y administrativo, el contenido de los Cuadros Comparativos, confrontndolos con las cotizaciones de los Proveedores; luego revisa la conformidad del Otorgamiento de la Buena Pro que servir de base para revisar el contenido de las O/C y O/S, los mismos que debern ser coincidentes. De encontrar conforme, los documentos antes sealados visa las O/C y O/S; caso contrario las devuelve a la Unidad de Abastecimientos con las respectivas observaciones. Registra por separado y correlativamente las O/C y O/S en el cuaderno de control, consignando el nmero de la orden de compra o servicio, nombre o razn social del proveedor, concepto e importe. Remite las O/C y O/S y la documentacin sustentatoria al Control Presupuestal.
72
Control Presupuestal Recepciona de Control Previo las O/C u O/S con la respectiva documentacin sustentatoria. Registra en la Codificacin Contable la afectacin presupuestal indicando partida especfica y genrica del gasto, sub-programa y fuente de financiamiento. Anota el documento en el registro auxiliar de compromisos descargando el importe del calendario de compromisos autorizado para el mes respectivo. Visa la Codificacin Contable y remite con el Expediente a Integracin Contable para el registro en la Hoja de Trabajo.
Integracin Contable Recepciona de Control Presupuestal el expediente y la hoja de ruta. Formula los respectivos asientos contables de Cuentas Patrimoniales y Cuentas de Orden. Visa la Hoja de ruta y registra los asientos en la Hoja de Trabajo de Integracin. Remite la documentacin a Tesorera para su pago. Tesorera Recepciona del Integrador Contable el expediente con toda la documentacin sustentatoria. Verifica que dichos documentos cuenten con el sustento respectivo y las visaciones de Control Previo e Integracin Contable / Control Presupuestal. Formula el Comprobante de Pago en original y 02 copias (Original y la primera copia para el Archivo de Tesorera, y Segunda copia para archivo de trabajo) y gira el(os) cheque(s) por el importe de cada devengado. En el comprobante de pago se anotar el nombre del Proveedor o Beneficiario, concepto del gasto, asignacin genrica y especfica, fuente de financiamiento, cuenta corriente, numero del(os) cheque(s), asientos contables presupuestales y financieros. Registra en el Auxiliar de Comprobantes de Pago, ordenado cronolgicamente por cuentas corrientes, y fuente de financiamiento. Con el respectivo Visto Bueno en los documentos y en el comprobante de pago, devuelve a Control Previo.
73
Control Previo Revisa el Comprobante de pago con el cheque correspondiente, confrontando la factura con la O/C u O/S y dems documentacin sustentatoria. Verifica en el SIAF que la fase Girado se encuentre aprobado (estado A) y con su visto bueno deriva al Contador.
Contador Recepciona de Control Previo los Comprobantes de Pago por las O/C y O/S, con la correspondiente documentacin sustentatoria. Verifica que los importes consignados en el(os) cheque(s) as como en el comprobante de pago coincidan con la O/C u O/S por los montos devengados, y que haya sido afectadas por las reas correspondientes. De encontrarlos conformes firma el comprobante de pago y luego traslada el expediente a la Oficina de Administracin para la firma del(os) cheque(s) y autorizacin de pago (Vo Bo.)
Administracin Recepciona del Contador el Comprobante de Pago por las O/C y O/S con la documentacin sustentatoria del gasto. Verifica que los importes sean los correctos e iguales entre el(os) cheque(s) con el comprobante de pago y las O/C u O/S. De encontrarlo conforme, firma el(os) cheque(s) y pone su Visto Bueno al comprobante de pago, autorizando a Tesorera la cancelacin respectiva. Caja Recepciona de la Oficina de Administracin el Comprobante de pago con el VoBo. y el(os) cheque(s) debidamente firmado. Verifica que todos los funcionarios responsables de cada rea hayan firmado los diferentes documentos. Procede al pago del Proveedor o Beneficiario, para lo cual solicitar los respectivos documentos de identidad si es persona natural o carta de presentacin si es persona jurdica. Control Previo Recepciona de Tesorera el comprobante de pago con toda la documentacin sustentatoria. Verifica la entrega del cheque y que la factura se encuentre cancelada, el comprobante debidamente firmado en seal de conformidad con indicacin del nmero de documento de identidad y la fecha en que se cancel. Visa en la parte superior del comprobante de pago en seal de conformidad e imprime la frase ARCHIVO, remitiendo a Tesorera.
74
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Caja Recepciona de Control Previo el Comprobante de Pago con toda la documentacin sustentatoria. Archiva cronolgica y correlativamente el comprobante de pago y lo mantiene bajo su custodia y control.
V.
INSTRUCCIONES La frmula de la conciliacin bancaria para la cuenta Ingresos Propios, ha aplicar es la siguiente: Saldo segn Libro Bancos Saldo segn Estado de cuentas Cheques en Trnsito xxx (xxxx) ________ xxxx
VI.
DURACIN La conciliacin se realiza de forma mensual.
VII.
FORMULARIOS Anexos.
VIII.
DIAGRAMACIN
75
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Trmite de Pago de rdenes de Compra y rdenes de Servicio CONTROL PRESUPUESTAL
CODIGO : P004-GR.LAMB/PEOT-CC
FECHA : febrero-12
CONTROL PREVIO
INTEGRACIN CONTABLE
TESORERA
CONTADOR
ADMINISTRACIN
INICIO
1. Recepciona de parte de la Unidad de Abastecimientos las O/C y O/S con la documentacin sustentatoria 2. Verifica que los bienes por adquirir y/o los servicios a contratarse estn debidamente autorizados en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones 3. Revisa el contenido de los Cuadros Comparativos, confrontndolos con las cotizaciones de los Proveedores 4. Revisa la conformidad del Otorgamiento de la Buena Pro
76
8. Recepciona las O/C u O/S con la respectiva documentacin sustentatoria y hoja de ruta
FECHA : febrero-12
CONTROL PREVIO
INTEGRACIN CONTABLE
TESORERA
CONTADOR
ADMINISTRACIN
12. Recepciona el Expediente y la hoja de ruta
16. Recepciona el expediente con toda la documentacin sustentatoria
5. Visa las O/C u O/S
6. Registra por separado y correlativamente las O/C y O/S en el cuaderno de control
9. Registra en la Codificacin Contable la afectacin presupuestal
13. Formula los respectivos asientos contables de Cuentas Patrimoniales y Cuentas de Orden
7. Remite las O/C y O/S y la documentacin sustentatoria al Control Presupuestal
10. Anota el documento en el registro auxiliar de compromisos
14. Visa la Hoja de ruta y registra los asientos en la Hoja de Trabajo de Integracin
17. Verifica que dichos documentos cuenten con el sustento respectivo y las visaciones de Control Previo e Integracin Contable / Control Presupuestal
11. Visa la Codificacin Contable y remite con el Expediente a Integracin Contable
15. Remite la documentacin a Tesorera
18. Formula el Comprobante de Pago, original y 03 copias, y gira el(os) cheque(s) por el importe de cada devengado 19. Registra en el Auxiliar de Comprobantes de Pago 20. Con el respectivo Visto Bueno en los documentos y en el comprobante de pago, devuelve a Control Previo
21. Revisa el Comprobante de pago con el cheque correspondiente, confrontando la factura con la O/C u O/S y dems documentacin sustentatoria B
77
FECHA : febrero-12
CONTROL PREVIO
INTEGRACIN CONTABLE
TESORERA
CONTADOR
ADMINISTRACIN
B 29. Recepciona el Comprobante de pago con el VoBo. y el(os) cheque(s) debidamente firmado 23. Recepciona los Comprobantes de Pago por las O/C y O/S, con la correspondiente documentacin sustentatoria 26. Recepciona el Comprobante de Pago por las O/C y O/S con la documentacin sustentatoria del gasto
22. Verifica en el SIAF que la fase Girado se encuentre aprobado y con su visto bueno deriva al Contador
32. Recepciona el comprobante de pago con toda la documentacin sustentatoria
30. Verifica que todos los funcionarios responsables de cada rea hayan firmado los diferentes documentos
24. Verifica que los importes consignados en el(os) cheque(s) as como en el comprobante de pago coincidan con la O/C u O/S
27. Verifica que los importes sean los correctos e iguales entre el(os) cheque(s) con el comprobante de pago y las O/C u O/S
33. Verifica la entrega del cheque y que la factura se encuentre cancelada, el comprobante debidamente firmado en seal de conformidad
31. Procede al pago del Proveedor o Beneficiario, entregndole una copia del comprobante de pago para su control
25. De encontrarlos conformes firma el comprobante de pago y luego traslada el expediente a la Oficina de Administracin
28. De encontrarlo conforme, firma el(os) cheque(s) y pone su Visto Bueno al comprobante de pago, autorizando a Tesorera la cancelacin respectiva
34. Visa en la parte superior del comprobante de pago en seal de conformidad e imprime la frase ARCHIVO, remitiendo a Tesorera
35. Archiva cronolgica y correlativamente el comprobante de pago y lo mantiene bajo su custodia y control
FIN
78
Nombre del Procedimiento: CONTRATOS POR EJECUCIN DE OBRAS, DE SUPERVISIN DE OBRAS Y DE ELABORACIN DE ESTUDIOS
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Establecer el procedimiento para efectuar el devengado, Girado y Pagado de las Valorizaciones, realizada de conformidad con los dispositivos legales y normas establecidas.
II.
BASE LEGAL Ley No 28693 - Ley General del Sistema Nacional de Tesorera. Ley No 28708 - Ley del Sistema Nacional de Contabilidad. REGAC (Reglamento General de Actividades de la Contralora). Ley del Presupuesto del Sector Pblico. Ley N 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones. Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
III.
REQUISITOS Programa de Inversiones Anual Presupuesto de Inversiones Anual. Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. Contrato suscrito. Informe de ejecucin emitido por el Contratista. Valorizacin de la Obra.
IV.
79
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Contratos por Ejecucin de Obras, de Supervisin de Obras y de Elaboracin de Estudios
CDIGO :
P015-GR.LAMB/PEOT
TIEMPO
OBS.
Jefe de Unidad de Contabilidad Recibe de la Jefatura de la Oficina de Administracin la documentacin remitida por la Gerencia de Promocin de Inversiones debidamente aprobada por la Gerencia General. Revisa que la documentacin est completa de acuerdo a lo indicado en el prrafo anterior y procede a verificar los clculos del Resumen de Valorizacin, dichos clculos deben estar considerados igualmente en la factura emitida por el contratista. Una vez revisada la documentacin por adelanto o por Valorizaciones de encontrarlas conforme las visa y coordina con el rea de Control Presupuestal, el saldo de Calendario de Compromisos, derivndola a esta rea para la afectacin presupuestal correspondiente; caso contrario se devolvern a la Gerencia de Promocin de Inversiones para su correccin en las partes que correspondan. Control Presupuestal Recibe de la Jefatura de Unidad de Contabilidad las solicitudes de adelantos o Valorizaciones debidamente visadas. Elabora la Codificacin Contable, considerando la afectacin presupuestalmente, anotando la partida genrica, especfica, subprograma, fuente de financiamiento; luego descarga el importe respectivo calendario de Compromisos aprobado. Registra en el auxiliar de compromisos correspondiente, pone su VB a la Codificacin Contable y remite al rea de Integracin Contable. Integracin Contable Recibe la Codificacin Contable con la respectiva documentacin sustentatoria. Registra en la Codificacin Contable los respectivos asientos contables de Cuentas Patrimoniales y Cuentas de Orden. Visa la Codificacin Contable y registra los asientos en la Hoja de Trabajo de Integracin. Remite la documentacin al rea de Tesorera para su pago.
80
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Tesorera Recibe la Codificacin Contable con la respectiva documentacin sustentatoria, con sus respectivos registro presupuestales y patrimoniales. Revisa si toda la documentacin est conforme, luego prepara el Comprobante de Pago, en el cual anota el concepto, las cuentas presupuestales y patrimoniales, las partidas genricas y especficas del gasto, subprograma y fuente de financiamiento; as como el nmero de cheque(s) que corresponde. Registra en la hoja de trabajo de Tesorera y descarga el importe de la autorizacin de giro del mes y gira el (los) cheque(s) corespondiente(s), haciendo las deducciones y/o retenciones a las que hubiere lugar, por los conceptos que correspondan. Registra, el cheque girado en el respectivo libro auxiliar de Bancos Cuentas Corrientes. Con el respectivo VB en los documentos y en el C/P, enva ste a la Jefatura de Contabilidad para su revisin y trmite de aprobacin. Jefe de Unidad de Contabilidad Recepciona de Tesorera los C/P por solicitudes de adelanto o pago de valorizaciones con la correspondiente documentacin sustentatoria. Verifica que los importes consignados en el (los) cheque(s) as como el C/P, coincidan con los documentos sustentatorios, y que hayan sido comprometidos presupuestal y patrimonialmente por las reas respectivas, revisando as mismo los asientos contables del C/P. De encontrarlo conforme, visa el C/P y luego remite a la Oficina de Administracin. Administracin Recepciona del Contador General el C/P con la respectiva documentacin sustentatoria del gasto. Verifica que los importes sean los correctos, as como la afectacin presupuestal y asientos contables. De encontrarlos conforme, firma el(os) cheque(s) y pone Visto Bueno al C/P, derivando a Tesorera para su cancelacin. Caja Recepciona de la Oficina de Administracin el C/P con el VoBo. y el(os) cheque(s) debidamente firmado. Verifica que todos los funcionarios responsables de cada rea hayan firmado los diferentes documentos. Procede a cancelar al Contratista, para lo cual solicitar la factura respectiva, as como los respectivos documentos de identidad del representante legal o la persona autorizada, entregndole una copia del C/P para su Control.
81
FECHA : febrero-12
JEFE CONTABILIDAD
CONTROL PRESUPUESTAL
INTEGRACIN CONTABLE
TESORERA
ADMINISTRACIN
INICIO 4. Recibe las solicitudes de adelantos o Valorizaciones debidamente visadas 5. Elabora la Codificacin Contable, considerando la afectacin presupuestalmente; luego descarga el importe respectivo calendario de Compromisos aprobado 7. Recibe la Codificacin Contable con la respeciva documentacin sustentatoria 10. Recibe la Codificacin Contable con la respectiva documentacin sustentatoria, con sus respectivos registro presupuestales y patrimoniales
1. Recibe de la Jefatura de la Oficina de Adiministracin la documentacin remitida por la Direccin de Obras debidamente aprobada por la Direccin Ejecutiva
2. Revisa que la documentacin est completa y procede a verificar los clculos del Resumen de Valorizacin
8. Registra en la Codificacin Contable los respectivos asientos contables de Cuentas Patimoniales y Cuentas de Orden
11. Revisa si toda la documentacin est conforme, luego prepara el Comprobante de Pago
3. Revisa la documentacin por adelanto o por Valorizaciones, de encontrarlas conforme las visa y coordina con el rea de Control Presupuestal
6. Registra en el auxiliar de compromisos correspondiente, pone su VB a la Codificacin Contable y remite al rea de Integracin Contable
9. Visa la Codificacin Contable y registra los asientos en la Hoja de Trabajo de Integracin y remite la documentacin al rea de Tesorera
12. Registra en la hoja de trabajo de Tesorera y descarga el importe de la autorizacin de giro del mes y gira el (los) cheque(s) corespondiente(s)
13. Registra, el cheque girado en el respectivo libro auxiliar de Bancos Cuentas Corrientes
82
FECHA : febrero-12
JEFE CONTABILIDAD
CONTROL PRESUPUESTAL
INTEGRACIN CONTABLE
TESORERA
ADMINISTRACIN
A
17. Recepciona el C/P con la respectiva documentacin sustentatoria del gasto
14. Recepciona los C/P por solicitudes de adelanto o pago de valorizaciones con la correspondiente documentacin sustentatoria
20. Recepciona el C/P con el VoBo. y el(os) cheque(s) debidamente firmado
15. Verifica que los importes consignados en el (los) cheque(s) as como el C/P, coincidan con los documentos sustentatorios
21. Verifica que todos los funcionarios responsables de cada rea hayan firmado los diferentes documentos
18. Verifica que los importes sean los correctos, as como la afectacin presupuestal y asientos contables
16. De encontrarlo conforme, visa el C/P y luego remite a la Oficina de Administracin
22. Procede a cancelar al Contratista, para lo cual solicitar la factura respectiva, as como los respectivos documentos de identidad del representante legal o la persona autorizada, entregndole una copia del C/P para su Control
19. De encontrarlos conforme, firma el(os) cheque(s) y pone Visto Bueno al C/P, derivando a Tesorera
FIN
83
Nombre del Procedimiento: REALIZACIN DE INVENTARIO FSICO GENERAL DE BIENES PATRIMONIALES DEL PEOT I. FINALIDAD -
Fecha: Julio -12
Establecer el procedimiento para la adecuada realizacin del Inventario General de Bienes Patrimoniales del Proyecto Especial Olmos Tinajones con el fin de constatar los resultados con los registros contables.
II.
BASE LEGAL Resolucin Gerencial N 103/2004-GR.LAMB/PEOT-GG que aprueba la Directiva N 013/2004-GR.LAMB/PEOT Procedimiento para la realizacin de inventario Fsico General de bienes Patrimoniales del Proyecto Especial Olmos Tinajones. Decreto Ley N 26162, Ley del Sistema Nacional de Control. R.G. General Regional N 066-2004-GR.LAMB/ORAD, que aprueba la Directiva N 006-2004-GR.LAMB. Inventario de Activos Fijos y Existencias. Resolucin de Contralora N 072-98-CG, que aprueba las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico, Numeral 300-03: Toma de Inventario Fsico.
III.
REQUISITOS El Bien deber pertenecer al PEOT. Inventario de Activo Fijo del ao anterior. Inventario de Bienes no depreciables del ao anterior. Reportes de los bienes por su ubicacin. Lista de bienes que se encuentran en cesin de uso.
IV.
84
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Realizacin de Inventario Fsico General de Bienes Patrimoniales del PEOT
TIEMPO OBS.
Especialista en Patrimonio y Servicios Solicita la realizacin de Inventario Fsico General de Bienes Patrimoniales y eleva a la Oficina de Administracin para su debida autorizacin. Oficina de Administracin El Jefe de Administracin recepciona el oficio y autoriza la realizacin del Inventario de Bienes. Asimismo propone la Comisin de Inventarios y eleva a Gerencia General para su aprobacin. Gerencia General Recibe la propuesta de quienes conformarn la Comisin de Inventarios, deriva a Asesora Jurdica para Elaboracin de Resolucin Gerencial. Oficina de Asesoria Jurdica Elabora la Resolucin Gerencial, designando a los miembros que conformarn la Comisin de Inventarios y remite a Gerencia General para su aprobacin. Gerencia General Aprueba mediante Resolucin Gerencial la Comisin de Inventarios y lo deriva a la Oficina de Administracin para que proceda a realizar el Inventario Fsico General de Bienes Patrimoniales. Oficina de Administracin Recepciona Resolucin Gerencial aprobada y remite memorndum a todos los Jefes de Oficina para que presten las facilidades del caso a la Comisin de Inventario. Comisin de Inventario Designa al Equipo Verificador, formula el cronograma de toma de inventario y prepara la documentacin necesaria para llevar a cabo la realizacin del Inventario Fsico.
85
10
11
12
13
Equipo Verificador Hace el inventario de bienes propiamente dicho, luego realiza la convalidacin de saldos con el Integrador Contable y presenta el informe final del Inventario a la Comisin de Inventario. Comisin de Inventario Revisa el informe final de Inventario, lo aprueba y remite a la Oficina de Administracin para su revisin final. Oficina de Administracin Recepciona, revisa y remite el informe a Gerencia General para que odene se haga la Resolucin Gerencial. Gerencia General Revisa el informe y si es conforme remite a Asesora Jurdica para que elabore la Resolucin Gerencial, de los contrario devuelve a la Oficina de Administracin Oficina de Asesoria Jurdica Elabora Resolucin Gerencial y remite a Gerencia General para su aprobacin. Gerencia General Aprueba el informe final de inventario mediante Resolucin Gerencial y mediante Oficio remite el Inventario de Bienes Patrimoniales a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.
V.
INSTRUCCIONES La Comisin de Inventario tendr como miembros representantes de las siguientes oficinas: - Un representante de Contabilidad - Un representante de Control Interno - Un representante de la Gerencia de Desarrollo Olmos - Un representante de la Gerencia de Promocin de Inversiones Ser necesaria la intervencin del Especialista en Patrimonio slo para efectos de identificacin y ubicacin de los bienes muebles. Se utiliza un pre listado pro reas y oficinas que sern utilizadas en la zona fsica de inventario. Se efecta mediante la verificacin de los pre listados con los activos fsicamente existentes, siendo supervisado el proceso por el Jefe de la Oficina de Administracin El inicio del inventario es formalizado en Acta donde se especifica la fecha de inicio, el personal participante y dems aspectos de importancia del proceso. Es firmada por la Comisin de toma de Inventarios y el Jefe de la Oficina de Administracin.
86
Para llevar a cabo el proceso de inventario se efecta un corte al movimiento del activo fijo del ao en curso. El personal que participa en la toma de inventario (equipo verificador) debe ser capacitado sobre este proceso, mediante charlas de preparacin a cargo de la oficina de Administracin y/o Patrimonio. El equipo verificador presentar al finalizar el inventario, un informe, previa convalidacin con el Integrador Contable, a la comisin de inventarios. Las Diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario y conciliacin con la informacin contable, deben investigarse, luego practicar los ajustes correspondientes, previa autorizacin del presidente de la Comisin de inventario y el Jefe de la Oficina de Administracin. A los equipos de verificacin, cada uno compuesto por dos o tres personas para realizar la verificacin de bienes considerando aquellos que sean ajenos a la custodia de los bienes a inventariarse. As mismo, se les proporcionara las herramientas de trabajo como: Catlogo de bienes Muebles del Estado, winchas, tableros, papeles de trabajo, lapiceros, plumones indelebles, etc. Los papeles de trabajo para la toma de inventario sern formulados en original y dos copias, con la siguiente distribucin: - Original para el Digitador - 1 copia para el Jefe de ambiente - 1 copia para el Inventariador Para el llenado de los mencionados documentos se deber tener en cuenta lo siguiente: - Cdigo de ambiente o nombre - Cdigo del bien segn catalogo - Cdigo Anterior y/o provisional - Descripcin del bien segn catlogo - Descripcin complementaria - Estado de Conservacin - Observaciones Con Respecto al estado de Conservacin se deber tener presente lo siguiente: B: Bueno Referido a un bien nuevo, casi nuevo y en buen estado. R: Regular Referido a un bien usado, pero operativo, que tiene mantenimiento permanente y solo tiene ligero deterioro externo debido al uso normal.
M: Malo Y: Muy Malo
Referido a un bien que tiene fallas en uso o est inoperativo, pero reparable. Referido a un bien que est inoperativo cuyo costo ser muy antieconmico. Es irrecuperable. Tambin se le denomina chatarra.
87
La Verificacin fsica de los bienes incidir en: - Comprobacin de la existencia fsica del bien y su ubicacin - Estado de Conservacin - Condicin de utilizacin - Condicin de Seguridad - Funcionarios Responsables
VI.
DURACIN La toma de inventario debe ejecutarse por lo menos 1 vez al ao en el mes de diciembre.
VII.
FORMULARIOS Anexos
VIII.
DIAGRAMACIN
88
FECHA : Junio-12
ESPECIALISTA EN PATRIMONIO Y SERVICIOS
OFICINA DE ADMINISTRACIN
GERENCIA GENERAL
OFICINA DE ASESORIA JURIDICA
COMISIN DE INVENTARIOS
EQUIPO VERIFICADOR
INIC IO
2. Recibe y autoriza la realizacin del inventario de bienes y Propone la comisin de Inventarios Oficio
3. Recibe la propuesta de la comisin de inventarios y la aprueba
4. Elabora la Resolucin Gerencial y la remite a Gerencia General
1. Solicita la realizacin de inventario fsico general de bienes patrimoniales Oficio 5. Aprueba Resolucin Gerencial y deriva a Oficina de Administracin.
6 . Recibe Resolucin Gerencial y remite memorndum a todos los Jefes de Oficina.
89
FECHA : Junio-12
GERENCIA GENERAL
ASESORIA JURIDICA
EQUIPO VERIFICADOR
6. Designa al Equipo Verificador
7. Formula el cronograma de toma de inventario
8. Prepara la documentacin necesaria para el inventario fsico
8. Hace el inventario de bienes
9. Realiza la convalidacin de saldos con el Integrador Contable
10. Presenta el Informe final del Inventario a la Comisin de Inventario
90
FECHA : Junio-12
GERENCIA GENERAL
ASESORIA JURIDICA
EQUIPO VERIFICADOR
11. Revisa el Informe final de Inventario
12. Aprueba y remite el informe para su revisin final
13. Recibe, revisa y remite el informe a Gerencia General solicitando aprobacin
14. Revisa el informe
No
Es confome?
si
15. Remite a la Oficina de Asesora Jurdica para elaboracin de Resolucin Gerencial
16. Elabora la Resolucin Gerencial y la remite a Gerencia General
17. Aprueba el informe final de inventario mediante Resolucin Gerencial
18. Remite inventario de Bienes Patrimoniales a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.
FIN
91
Nombre del Procedimiento: REGISTRO DE BIENES PATRIMONIALES
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Mantener control permanente y oportuno sobre los bienes patrimoniales que adquiere el PEOT. Este procedimiento consiste en el registro patrimonial de los bienes del PEOT, los cuales pueden ser obtenidos a travs de compra, donacin, transferencia, cesin de uso, fabricacin interna o u otros. Este registro se efecta en forma cronlogica de acuerdo con las normas dictadas por la Superintendencia de Bienes Nacionales.
II.
BASE LEGAL Directivas de la Superintendencia de Bienes Nacionales Ley N 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales D.S. N 007 -2008 -EF -Vivienda. Decreto Ley N 26162, Ley del Sistema Nacional de Control. Resolucin de Contralora N 072-98-CG, que aprueba las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico.
III.
REQUISITOS Pedido Comprobante de Salida (PECOSA) Orden de Compra Actas de Entrega-Recepcin Decretos Resoluciones
IV.
92
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Registro de Bienes Patrimoniales
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Secretaria de Unidad de Patrimonio Recepciona de almacn la copia de rdenes de compra, pecosa, gua del proveedor; y Registra. Deriva a Jefe de Unidad de Patrimonio. Jefe de Unidad de Patrimonio Toma conocimiento Administrativo. y Deriva al Tcnico
Tcnico Administrativo Verifica que orden de compra cumpla con los requisitos necesarios para la identificacin indubitable del bien. Registra en el sistema de control patrimonial previa codificacin y afecta al usuario final, elabora hoja de afectacin de bien en uso. Tcnico en Control Patrimonial Verifica, coloca Stiker con cdigo patrimonial en bien adquirido, usuario del bien firma cargo, adquiere copia de factura, comprobante de pago y elabora informe tcnico. Jefe de Unidad de Patrimonio 5 6 Revisa, da Visto Bueno a informe y deriva. Secretaria de Unidad de Patrimonio Registra y archiva.
93
FECHA : Junio-12
SECRETARIA DE UNIDAD DE PATRIMONIO
JEFE DE UNIDAD DE PATRIMONIO
TCNICO ADMINISTRATIVO
TECNICO EN CONTROL PATRIMONIAL
USUARIO FINAL
INIC IO
3. Toma conocimiento y Deriva al Tcnico Administrativo 4. Verifica que la orden de compra cumpla con los requisitos necesarios para la identificacin indubitable del bien
1. R ecepciona de almacn la copia de rdenes de compra, pecosa, gua del proveedor
2. R egistra y Deriva 5. R egistra en el sistema de control patrimonial, previa codificacin
6. Afecta al usuario final y elabora hoja de afectacin de bien en uso
94
FECHA : Junio-12
TECNICO EN CONTROL PATRIMONIAL
USUARIO FINAL
7. Verifica y coloca S tiker con cdigo patrimonial en bien adquirido
8. F irma cargo
10. R evisa y d Visto Bueno a informe
9. Adquiere copia de factura, comprobante de pago y E labora informe tcnico
11. R egistra y archiva
F IN
95
Nombre del Procedimiento: SALIDA DE BIENES DE LA UNIDAD DE PATRIMONIO
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Describir el Proceso de la Salida de Bienes del rea de Patrimonio del PEOT a los diferentes campamentos y/o otros destinos que estn previamente autorizados. Orientar a las Unidades Orgnicas del Proyecto Especial respecto a la salida de Bienes del rea de Patrimonio para tener un mejor control de los bienes prestados.
II.
BASE LEGAL Directivas de la Superintendencia de Bienes Nacionales. Decreto Ley N 26162, Ley del Sistema Nacional de Control. Resolucin de Contralora N 072-98-CG, que aprueba las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico.
III.
REQUISITOS Requerimiento del traslado autorizado. Oficio de una Institucin solicitando en calidad de prstamo alguno bien, autorizado por la Direccin Ejecutiva.
IV.
96
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Salida de Bienes de la Unidad de Patrimonio
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Unidad Orgnica Solicitante El Apoyo Logstico del rgano de Lnea solicita Bienes y prepara Gua de Remisin, la cual es visada por el Gerente del rgano de Lnea correspondiente. Deriva la Gua de Remisin a la Unidad de Logstica. Unidad de Abastecimiento Da conformidad y coloca V B a la Gua de Remisin, caso contrario devuelve a la UU.OO. Solicitante para la correccin pertinente. Deriva al rea de Patrimonio. Unidad de Patrimonio Recepciona Gua de Remisin. Entrega Bienes que seala la Gua de Remisin. Da conformidad y Firma recibo de entrega. Distribuye una copia a vigilancia para control de Bienes, almacenero, Apoyo Logstico y una copia se queda en Patrimonio.
97
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Salida de Bienes de la Unidad de Patrimonio
FECHA : Junio-12
UNIDAD ORGNICA SOLICITANTE
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
UNIDAD DE PATRIMONIO
INIC IO
NO 1. S olicita el B ien y prepara G ua de R emis in, la cual es vis ada por el G erente del rgano de L nea corres pondiente
Es conforme?
2. D eriva la G ua de R emis in a la Unidad de Abas tecimiento
SI 3. D a V B a la G ua de R emis in, y deriva a la Unidad de P atrimonio 4. R ecepciona G ua de R emis in
5. E ntrega B ienes que s eala la G ua de R emis in, da conformidad y firma recibo de entrega.
6. D is tribuye una copia almacn para control de B ienes , almacenero, Apoyo L ogs tico y una copia s e queda en P atrimonio.
F IN
98
Nombre del Procedimiento: PROCEDIMIENTO EN CASO DE PRDIDA Y REPOSICIN DE BIENES PATRIMONIALES
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Establecer mecanismos para resguardar o proteger los bienes muebles de propiedad del PEOT en caso de uso negligente o descuido de los servidores encargados de su uso y/o custodia.
II.
BASE LEGAL Directivas de la Superintendencia de Bienes Nacionales Ley N 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales D.S. N 007 -2008 -EF -Vivienda. Decreto Ley N 26162, Ley del Sistema Nacional de Control. Resolucin de Contralora N 072-98-CG, que aprueba las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico.
III.
REQUISITOS El bien debe pertenecer al PEOT. Reporte de bienes faltantes o de bienes deteriorados como producto de la toma de inventario o de una inspeccin inopinada.
IV.
99
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Procedimiento en Caso de Prdida y Reposicin de Bienes Patrimoniales
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Trabajador Realiza el informe correspondiente al suceso en forma inmediata a su jefe inmediato superior, a la Oficina de Administracin y a la Unidad de Patrimonio. Tcnico en Control Patrimonial Inspecciona, verifica, elabora informe tcnico conteniendo: Relacin de bienes, detalle tcnico y valores, identificacin de la causal, documentos sustentatorios y elabora proyecto de resolucin. Jefe de Unidad de Patrimonio Da Visto Bueno a informe tcnico, elabora oficio y deriva a la Oficina de Administracin. Oficina de Administracin Recepciona, registra y archiva. Deriva a Gerencia General. Gerencia General Analiza, evala informe tcnico y elabora informe dando Visto Bueno a informe tcnico. Firma Resolucin Gerencial que autorice la baja de los bienes. Jefe de Unidad de Patrimonio Toma conocimiento de la aprobacin de la baja de bienes, lleva a cabo las acciones correspondientes que le son encomendadas. Tcnico en Control Patrimonial Registra en el sistema patrimoniales. Unidad de Contabilidad Recepciona financieros. y Registra en de bienes
los
estados
100
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Procedimiento en Caso de Prdida y Reposicin de Bienes Patrimoniales
FECHA : febrero-12
TRABAJADOR
ESPECIALISTA EN CONTROL PATRIMONIAL
GERENCIA GENERAL
UNIDAD DE CONTABILIDAD
INICIO
1. Realiza el informe correspondiente al suceso en forma inmediata a su jefe inmediato, a la Oficina de Administracin y a la Unidad de Patrimonio
2. Inspecciona y verifica
3. Elabora informe tcnico y elabora proyecto de resolucin
4. Da Visto Bueno a informe tcnico, elabora oficio y deriva a la Oficina de Administracin
5. Recepciona, registra y archiva
6. Deriva a Grencia General 9. Toma conocimiento de la aprobacin de la baja de bienes, lleva a cabo las acciones correspondientes que le son encomendadas
7. Analiza, evala informe tcnico y da Visto Bueno
10. Registra en el sistema de bienes patrimoniales
8. Firma Resolucin Gerencial que autorice la baja de los bienes 11. Recepciona y Registra en los estados financieros
FIN
101
Nombre del Procedimiento: ENTREGA DE CARGO
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Actualizacin oportuna y permanente del sistema de bienes patrimoniales, afectando y desafectando la responsabilidad sobre la custodia de los bienes a los Servidores que realmente los utilicen. Permitir la continuidad de la gestin administrativa en los distintos rganos del PEOT y salvaguardar su acervo documentario y patrimonial.
II.
BASE LEGAL Normas para el Empleado Pblico que renuncia a su cargo. Ley N 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Decreto Ley N 26162, Ley del Sistema Nacional de Control. Resolucin de Contralora N 072-98-CG, que aprueba las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico.
III.
REQUISITOS Copia de su cargo por afectacin personal.
IV.
102
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Entrega de Cargo
CDIGO : P020 -GR.LAMB/PEOT
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
2 3
5 6
8 9
10
11
12
Trabajador Solicita a control patrimonial relacin de bienes en uso a su cargo y acata de recepcin de entrega de cargo. Secretaria de Unidad de Patrimonio Recepciona, registra y deriva. Jefe de Unidad de Patrimonio Toma conocimiento y deriva. Tcnico Administrativo Toma conocimiento, imprime reporte de bienes en uso asignado al trabajador y acta de entrega de cargo. Jefe de Unidad de Patrimonio Revisa da VB a informe y deriva. Secretaria de Unidad de Patrimonio Registra y archiva. Trabajador Recepciona reporte de bienes, coordina con jefe inmediato y firma entrega de cargo, con copia a control patrimonial en caso de cese. Secretaria de Unidad de Patrimonio Recepciona, registra y deriva. Jefe de Unidad de Patrimonio Toma conocimiento y deriva. Tcnico en Control Patrimonial En caso de cese, desplazamiento, coordina con su jefe inmediato superior a quien va a designar los bienes y suscriben acta de entrega recepcin de cargo, hojas de afectacin de bienes en uso por triplicado. Tcnico Administrativo En caso de cese, si esta conforme elabora comprobante de no adeudos de bienes, hace de conocimiento a Tesorera. Afecta y/o desafecta los bienes a los trabajadores. Trabajador Recepciona comprobante de no adeudos.
103
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Entrega de Cargo
FECHA : febrero-12
TRABAJADOR
ESPECIALISTA EN CONTROL PATRIMONIAL
INICIO
1. Solicita a control patrimonial relacin de bienes en uso a su cargo y acata de recepcin de entrega de cargo
2. Recepciona, registra y deriva
3. Toma conocimiento y Deriva al Tcnico Administrativo
4. Toma conocimiento , imprime reporte de bienes en uso asignado al trabajador y acta de entrega de cargo
6. Registra y archiva
5. Revisa da VB a informe y deriva 10. En caso de cese, desplazamiento, coordina con su jefe inmediato superior a quien va a designar los bienes y suscriben acta de entrega
7. Recepciona reporte de bienes, coordina con jefe inmediato y firma entrega de cargo, con copia a control patrimonial en caso de cese
8. Recepciona, registra y deriva
9. Toma conocimiento y Deriva 11. En caso de cese, si esta conforme elabora comprobante de no adeudos de bienes, hace de conocimiento a Tesorera
13. Recepciona comprobante de no adeudos
FIN
12. Afecta y/o desafecta los bienes a los trabajadores
104
Nombre del Procedimiento: CONTROL DE ASISTENCIA DEL PERSONAL
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Registrar el ingreso o salida del personal de la jornada de trabajo y del tiempo de refrigerio, a fin de anotar el record de asistencia y de acuerdo a ello, emitir la planilla mensual de remuneraciones.
II.
BASE LEGAL Reglamento Interno de Trabajo, aprobado con R.D. N 098/2004GR.LAMB/PEOT-DE, del 19 de Marzo del 2004. Decreto Legislativo N 728. D.S. 4-2006-TR
III.
REQUISITOS Reportes de Asistencia. Reportes de Tardanzas y Faltas.
IV.
ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Control de Asistencia del Personal CDIGO : P021GR.LAMB/PEOT
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Trabajador 1 Registra su asistencia al ingresar y al salir de su centro de trabajo en el reloj digital. Asistente de Personal Revisa los reportes y control de Asistencia emitido en forma diaria por el Vigilante de turno. Revisa papeletas de Permisos. Revisa descansos por enfermedad. Revisa papeletas de Vacaciones. Revisa reporte mensual por Faltas y Tardanzas en coordinacin con el Centro de Cmputo. 1s
105
Asistente de Personal Imprime los reportes de control de asistencia mensual, en donde se indican las tardanzas e inasistencias que han tenido durante el mes los trabajadores. Presenta informe Jefe de la Unidad de Personal Visa el reporte y lo pasa al Responsable de Planillas para que proceda al descuento. Responsable de planillas Procede a incorporar la informacin en la planilla para proceder a los descuentos correspondientes.
V.
INSTRUCCIONES El presente procedimiento se aplica a todo el personal del PEOT, tanto el personal sujeto a la modalidad de plazo fijo como al personal sujeto a la modalidad CAS. El Trabajador registra su ingreso y salida empleando el reloj digital. La Jornada diaria de Lunes a Viernes es de 8.00 horas a 13.00 horas y de 14.15 horas a 17.00 horas. El personal de limpieza cuenta con un horario especial
VI.
DURACIN El control de Asistencia se realiza de forma mensual.
VII.
FORMULARIOS Papeletas de Permisos. Papeletas de Vacaciones. Reportes.
VIII.
DIAGRAMACIN
106
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Control de Asistencia del Personal
FECHA : febrero-12
TRABAJADOR
TCNICO DE PERSONAL
JEFE DE LA UNIDAD DE PERSONAL
INICIO
1. Registra su ingreso y salida en el centro de trabajo
2. Revisa los reportes y control de Asistencia emitido en forma diaria por el Vigilante
3. Revisa papeletas de Permisos, por enfermedad, por vacaciones 5. Revisa y coordina con el Tcnico de Personal sobre los descuentos a realizar al personal
4. Revisa reporte mensual de asistencia
FIN
107
Nombre del Procedimiento: FORMULACIN DE LA PLANILLA DE REMUNERACIONES
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Normar las etapas de elaboracin, emisin de la planilla y liquidacin de pago de las obligaciones sociales y retenciones.
II.
BASE LEGAL Reglamento Interno de Trabajo, aprobado con R.D. N 098/2004GR.LAMB/PEOT-DE, del 19 de marzo del 2004, Ley N 29465 Ley de Presupuesto para el sector pblico nacional. Decreto Ley N 22404 Ley General de Remuneraciones. D.S. 15-2005-TR
III.
REQUISITOS Los trabajadores del PEOT deben tener vnculo laboral con la entidad. Record de Tardanzas y Faltas de Personal. Listado de descuentos mensuales autorizados por convenios con los Bancos, Cajas de ahorros y otros descuentos autorizados por Administracin. Desagregado presupuestal a nivel partidas (actividad proyecto). Haber estado comprometido en el SIAF el importe de la planilla. Listado por partidas especficas de las obligaciones sociales y de todas las retenciones a efectuar. Formatos de AFP.
IV.
108
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Formulacin de la Planilla de Remuneraciones
CDIGO : P022-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Tcnico de Personal Recibe del Jefe de la Unidad de Personal el listado de descuentos mensuales autorizados, listados de ocurrencias de Faltas, Tardanzas, Permisos particulares y otros para los descuentos respectivos. Calcula los montos por concepto de Planillas. Incorpora las variaciones o cambios, consigna los descuentos y procesa la informacin. Elabora la hoja de trabajo Jefe de Personal Revisa y coordina con el Tcnico de Personal los descuentos a realizar y el listado de planilla. Tcnico de Personal Emite la planilla en original y copia, las Boletas de Pago y los Anexos respectivos, los listados por partidas especficas de las obligaciones sociales y de todas las retenciones efectuadas en la planilla; y los formatos de AFP debidamente llenados. Visa los documentos elaborados como planillas y anexos. (03 ejemplares) Jefe de Personal Visa y remite a la Unidad de Contabilidad la planilla, las Boletas de Pago y los Anexos respectivos, los resmenes y retenciones, y los formatos de AFP para el pago correspondiente. Tcnico de Personal Carga en la planilla Electrnica de la SUNAT la informacin sobre aportes a ESSALUD y CAS. Verifica y concilia con la planilla de pagos del perodo correspondiente.
109
V.
INSTRUCCIONES El presente procedimiento se aplican a todo el personal del PEOT, tanto el personal sujeto a la modalidad de plazo fijo como al personal sujeto al CAS. El Trabajador registra su ingreso y salida de forma que se pueda controlar la permanencia del personal de acuerdo a los mecanismos establecidos. La Jornada diaria de Lunes a Viernes es de 8.00 horas a 13.00 horas y de 14.15 horas a 17.00 horas.
VI.
DURACIN: La elaboracin de planillas es de 05 das su procesamiento El control de Asistencia se realiza de forma mensual.
VII.
FORMULARIOS (documentos) Reporte de asistencias Reporte de descuentos de bancos, empresas, judiciales, caja, etc.
VIII.
DIAGRAMACIN
110
FECHA : febrero-12
TCNICO DE PERSONAL
JEFE DE PERSONAL
JEFE DE CONTABILIDAD
INICIO
1. Recibe el Listado de Descuentos mensuales
2. Registra Descuentos por faltas y tardanzas, permisos personales 4. Revisa y coordina con el Tcnico de Personal los desuentos a realizar y el listado de planilla
3. Calcula Descuentos de Ley
111
FECHA : febrero-12
TCNICO DE PERSONAL
JEFE DE PERSONAL
JEFE DE CONTABILIDAD
5. Emite Planilla Mensual, Boletas de Pago, Anexos, Formato AFP
6. Firma Planilla Mensual, Boletas de Pago, Anexos
7. Remite Planilla Mensual, Boletas de Pago, Anexos, Formatos AFP para el pago correspondiente
8. Recepciona Planilla Menual, Anexos, Formatos AFP
Carga datos en la Planilla Electrnica de la SUNAT
FIN
112
Nombre del Procedimiento: SELECCIN Y REGISTRO DEL PERSONAL
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Establecer el procedimiento de la Seleccin y Registro de personal para asegurar el ingreso del personal idneo a laborar en la institucin.
II.
BASE LEGAL Resolucin Gerencial N 375/2008.GR.LAMB/PEOT.GG, del 25 de Agosto del 2008 que aprueba el Manual de Organizacin y Funciones del Proyecto Especial Olmos Tinajones. Resolucin Ejecutiva Regional N761/2004.GR.LAMB/PR, del 30 de Diciembre del 2004 que aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones del Proyecto Especial Olmos Tinajones. Reglamento Interno de Trabajo, aprobado con R.D. N 098/2004GR.LAMB/PEOT-DE, del 19 de Marzo del 2004. Resolucin Gerencial N012-2010-GR.LAMB/PEOT-GG que aprueba la Directiva N01-2010-PEOT Procesos de Seleccin destinados a cubrir plazas previstas y presupuestadas del CAP del PEOT Ley de Presupuesto para el Sector Pblico Nacional. Decreto Legislativo N 728. Ley de Competitividad y Productividad Laboral. Decreto Legislativo N 713. Ley N 27444, Ley de Procedimientos Administrativos.
III.
REQUISITOS Disposicin de la Gerencia General. Disposicin de la Oficina de Administracin.
IV.
113
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Seleccin y Registro del Personal del CAP y PAP
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
2 3
Gerencia de Lnea u Oficina Presenta requerimiento de personal a la Gerencia General, para cubrir la plaza vacante. Designa Comisin de Seleccin de Personal Gerencia General Emite Memorando al Presidente de la Comisin de Seleccin y evaluacin del personal. Comisin de Concurso Se rene y elabora la convocatoria y las bases del concurso. Remite a la Gerencia General mediante oficio la convocatoria y bases para su autorizacin. Unidad de Personal Encargar de la difusin de la convocatoria en el peridico, en la web de la entidad y en la vitrina institucional Recepciona los currculum vite documentados de los postulantes segn calendario del proceso, concluida esta etapa comunica a la Comisin del Concurso para la evaluacin curricular. Comisin del Concurso Procede a la evaluacin curricular y a elaborar su acta para ser difundida a travs de la pgina web institucional y la vitrina de la entidad. Procede a llamar a los postulantes aptos a la evaluacin psicolgica. A travs de un especialista en Psicologa se obtienen los resultados de los postulantes APTOS a la evaluacin escrita. Se difunde en la pgina web los resultados y se convoca a los postulantes aptos para rendir la evaluacin escrita. Asimismo se procede con la entrevista personal. Concluida todas las etapas se remite mediante un Oficio al Gerente General los resultados obtenidos y solicita se emita la resolucin Gerencial de los resultados.
114
Gerencia General Recepciona Acta con resultados. Emite y firma Resolucin con relacin de ganadores. Unidad de Personal Recepciona Resolucin Gerencial con relacin de ganadores. Notifica a los ganadores, elabora y lleva el registro actualizado de los trabajadores.
V.
INSTRUCCIONES El Requerimiento de Personal se debe hacer teniendo en cuenta las plazas disponibles en el PAP (Presupuesto Analtico de Personal) y tomando en cuenta la normatividad vigente. La Comisin de Seleccin de Personal debe estar conformada por 3 miembros titulares y 3 suplentes, debiendo conformarla por lo menos el Jefe de la Unidad de Personal y un miembro del rea usuaria. Todo Requerimiento de personal debe estar autorizado por la Gerencia General, con conocimiento de la Oficina de Administracin, la Oficina de Presupuesto y Planificacin y la Unidad de Personal. El Aviso de convocatoria debe definir claramente el perfil del puesto a cubrir con los requisitos exigidos para dicha plaza. El Aviso de convocatoria debe contar con el visto bueno del Presidente de la Comisin de Seleccin de Personal y de los integrantes. La publicacin del aviso ser en un diario de circulacin regional. La Evaluacin consta de 4 Etapas: Evaluacin Curricular: Se revisa la documentacin presentada y se selecciona al postulante que cumpla con el perfil de la plaza convocada y los requisitos mnimos exigidos. Evaluacin Psicolgica: Se evalan los rasgos del postulante, su personalidad y su forma de integrarse al grupo de trabajo. Evaluacin de Conocimientos: Evaluacin por escrito para determinar el grado de conocimientos tcnicos sobre el puesto al que est postulando. Entrevista Personal: Determina su capacidad profesional y su sociabilidad para el campo laboral (forma de vestir, aspecto fsico, aseo, facilidad de palabra, autoridad, responsabilidad, seguridad, deseos de superacin, etc.). El nuevo trabajador deber presentar los siguientes documentos: Fotocopia de DNI. Partida de Matrimonio en caso de ser casado. DNI de los hijos menores. Certificado de Salud. Constancia de habilidad profesional (profesiones).
VI.
DURACIN Aproximadamente 20 das
115
VII.
FORMULARIOS Formato de Aviso. Cuadros de Calificacin.
DIAGRAMACION
116
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Seleccin y Registro del Personal
FECHA : febrero-12
GER. LNEA U OFICINA
GERENTE GENERAL
COMISIN DE CONCURSO
UNIDAD DE PERSONAL
INICIO
1. Presenta requerimiento de personal a la Gerencia General
2. Emite Memorando a la Oficina de Adminitracin
4. Solicita a Gerencias el Perfil de la Plaza a concursar
6. Instalacin de los miembros de Comisin
7. Elabora aviso de convocatoria
3. Designa Comisin de concurso
5. Convoca a miembros de Comisin 9. Realiza Evaluacin Curricular, Evaluacin de conocimientos y Entrevista Personal
8. Recepciona expedientes (CV) de postulantes
10. Emite acta final con relacin de ganadores e informa a la Gerencia General A
117
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Seleccin y Registro del Personal
FECHA : febrero-12
GER. LNEA U OFICINA
GERENTE GENERAL
COMISIN DE CONCURSO
UNIDAD DE PERSONAL
11. Recepciona Acta con Resultados
12. Emite y firma Resolucin con relacin de ganadores
13. Recepciona R. G. con relacin de ganadores
14. Notifica a los ganadores, elabora y lleva el registro actualizado de los trabajadores
FIN
118
Nombre del Procedimiento: ELABORACIN DEL PLAN ANUAL DE CAPACITACIN DEL PERSONAL
Fecha: Julio-12
I.
FINALIDAD Establecer el procedimiento de la Elaboracin del plan de Capacitacin del Personal a fin de mejorar el nivel tcnico y profesional de ste.
II.
BASE LEGAL Texto nico Ordenado del Decreto Legislativo N" 728. Ley de Productividad y Competitividad laboral, aprobado por Decreto Supremo N" 003-97-TR. Decreto Legislativo N 1025 sobre Normas de Capacitacin y Rendimiento para el Sector Pblico Plan de Fortalecimiento de Capacidades.
III.
REQUISITOS Contar con una lista actualizada del personal que labora en la entidad, as como la funcin que desempea para que se le brinde capacitaciones en funcin a las labores que desarrolla.
IV.
119
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Elaboracin del Plan Anual de Capacitacin del Personal
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Unidad de Personal Asistenta Social Solicita requerimiento de capacitacin anual para los trabajadores. Gerente de Lnea / Jefe de Oficina Recepciona requerimiento y coordina con sus trabajadores. Unidad de Personal Consolida informacin de todas las reas a travs del Plan Anual de Capacitacin e informa a la Oficina de Administracin. Elabora informe trimestral para la Oficina de Administracin. INSTRUCCIONES Obtendrn el beneficio de la Capacitacin todos los trabajadores del PEOT. Entre las entidades pblicas y privadas responsables de Capacitaciones estn Universidades, Cmara de Comercio, SENCICO, SENATI, etc.) La Unidad de Personal realizar informes peridicos a la Jefatura de la Oficina de Administracin sobre los avances de las capacitaciones y el personal beneficiado a esa fecha.
V.
VI.
DURACIN 15 das.
VII.
FORMULARIOS Plan Anual de Capacitacin del Personal.
VIII.
DIAGRAMACIN
120
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Elaboracin del Plan Anual de Capacitacin del Personal
CODIGO :
FECHA :
P004-GR.LAMB/PEOT-CC
febrero-12
UNIDAD DE PERSONAL
GER. LNEA / JEFE DE OFICINA
INICIO
1. Solicita requerimiento de capacitacin anual
2. Recepciona requerimiento y coordina con sus trabajadores.
3. Consolida informacin de todas las reas a travs del Plan Anual de Capacitacin
4. Informa a la Oficina de Admnistracin
5. Elabora informe trimestral para la Oficina de Administracin
FIN
121
Nombre del Procedimiento: LICENCIA POR ASUNTOS PARTICULARES Y/O PERSONALES POR MAS DE 3 DIAS
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Establecer el procedimiento para otorgar Licencia por Asuntos Particulares y/o Personales, exonerando al trabajador de concurrir a sus labores.
II.
BASE LEGAL - Texto nico Ordenado del Decreto Legislativo N" 728. Ley de Productividad y Competitividad laboral, aprobado por Decreto Supremo N" 003-97-TR. - Reglamento Interno de Trabajo, aprobado con R.D. N 098/2004GR.LAMB/PEOT-DE, del 19 de Marzo del 2004. - Ley N 27444, Ley de Procedimientos Administrativos. REQUISITOS - Solicitud del trabajador dirigida al Gerente General. - El goce de licencia se har una vez que sta haya sido autorizada, no siendo suficiente la sola presentacin de la sta para el inicio del referido goce. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
III.
IV.

CDIGO :
122
Licencia por Asuntos Particulares y/o Personales

P025-GR.LAMB/PEOT
TIEMPO OBS.
Trabajador Presenta solicitud dirigida al Gerente General Gerente General: Remite a la Oficina de Administracin su atencin Unidad de Personal Recepciona documento, analiza informe al Jefe de Administracin.
emite
Oficina de Asesora Jurdica Emite informe a la Gerencia General quien de encontrarlo favorable ordena la emisin de la Resolucin Gerencial. Unidad de Personal Recepciona R.G. y la archiva en el file personal, disponindose la no emisin de la planilla mientras dura la licencia.
V.
INSTRUCCIONES El presente Procedimiento es de aplicacin para todo el personal del PEOT que se encuentra en planillas. En la solicitud que emite el trabajador debe indicar el tiempo de licencia que se solicita y los motivos del pedido (viaje, estudios, etc). El anlisis que realiza tanto la Unidad de Personal como la Oficina de Asesora Jurdica se realiza en base al Reglamento Interno de Trabajo (Art. 28). El trabajador podr ser exonerado de concurrir a sus labores por un mximo de 90 das sin goce de remuneraciones.
VI.
DURACIN Depender de la solicitud de permiso que solicite el trabajador. FORMULARIOS Ninguno. DIAGRAMACIN
VII.
VIII.
123
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Licencia por Asuntos Particulares y/o Personales
FECHA : febrero-12
TRABAJADOR
UNIDAD DE PERSONAL
OFIC. ASESORA JURDICA
GERENTE GENERAL
INICIO
1. Presenta solicitud dirigida al Gerente General
2. Recepciona y analiza documento
3. Emite informe el Jefe de Administracin
4. Emite informe a la Gerencia General
5. Analiza y ordena la emisin de la Resolucn Gerencial
6. Recepciona R.G. y la archiva en el file personal, disponindose la no emisin de la planilla mientras dura la licencia
FIN
124
Nombre del Procedimiento: LICENCIA POR ENFERMEDAD
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Establecer el procedimiento para otorgar Licencia por Enfermedad, exonerando al trabajador de concurrir a sus labores.
II.
BASE LEGAL - Texto nico Ordenado del Decreto Legislativo N" 728. Ley de Productividad y Competitividad laboral, aprobado por Decreto Supremo N" 003-97-TR. - Reglamento Interno de Trabajo, aprobado con R.D. N 098/2004GR.LAMB/PEOT-DE, del 19 de Marzo del 2004. - Ley N 27444, Ley de Procedimientos Administrativos. - Decreto Supremo N 005-90-PCM. REQUISITOS - Certificado de Incapacidad temporal visado por ESSALUD. - Certificado mdico particular que debe ser canjeado en ESSALUD. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
III.
IV.
125
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Licencia por Enfermedad
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
1 2
Trabajador Presenta a la Unidad de Personal el CIT Unidad de Personal Recepciona documento, Asistenta Social. y alcanza a la
Asistenta Social Realiza visita domiciliaria con la finalidad de constatacin. Presenta informe indicando fecha de inicio de la licencia. As como indicar en el documento los das que sern asumidos por la entidad y cuantos por el Seguro Social. Jefe de la Unidad de Personal Deriva el documento al responsable planillas
de
Responsable de Planillas Registra en el PDT los das de licencia por enfermedad. As como procesa la planilla descontando los das que el trabajador est de licencia, cuando este supera los veinte (20) das en el ao.
V.
INSTRUCCIONES El presente Procedimiento es de aplicacin para todo el personal del PEOT que se encuentra en planillas. En la solicitud que emite el trabajador debe indicar el tiempo de licencia que se solicita y los motivos del pedido. El trabajador podr ser exonerado de concurrir a sus labores por el tiempo que lo requiera hasta un mximo de 20 das con goce integro de sus remuneraciones y durante 12 meses. A partir del da 21 el goce integro de sus remuneraciones es por cuenta de ESSALUD.
VI.
DURACIN Durar el tiempo que demore su recuperacin.
126
VII.
FORMULARIOS Certificado de Incapacidad Temporal
VIII.
DIAGRAMACIN
127
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Licencia por Enfermedad
FECHA : febrero-12
TRABAJADOR
UNIDAD DE PERSONAL
BIENESTAR SOCIAL
GERENCIA GENERAL
INICIO
1. Presenta solicitud dirigida al Gerente General
3. Emite informe el Jefe de Administracin
4. Realiza visita domiciliaria con la finalidad de constatacin
5. Presenta informe indicando fecha de inicio del percance
6. Emite Resolucin Gerencial autorizando la Licenca por enfermedad
7. Recepciona R.G. y la archiva en el file personal.
FIN
128
Nombre del Procedimiento: SUBSIDIO POR FALLECIMIENTO Y GASTOS DE SEPELIO
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Establecer el procedimiento para Subsidio por Fallecimiento y Gastos de Sepelio, otorgndole los beneficios necesarios al trabajador por la situacin presentada.
II.
BASE LEGAL Reglamento Interno de Trabajo, aprobado con R.D. N 098/2004GR.LAMB/PEOT-DE, del 19 de Marzo del 2004.
III.
REQUISITOS Solicitud en original y dos copias del acta de defuncin, facturas o boleta de venta por gasto de sepelio.
IV.
ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CDIGO :
P027Subsidio por Fallecimiento y Gastos de GR.LAMB/PE Sepelio OT

Trabajador Presenta solicitud dirigida al Gerente General, adjuntando Certificado de Defuncin y las Facturas y/o Boletas de Pago por los gastos de sepelio. Gerencia General Enva solicitud presentada por el trabajador a la Oficina de Administracin. Oficina de Administracin: Deriva a la Unidad de Personal para la emisin de informe. Unidad de Personal Emite informe sobre la procedencia o no de lo solicitado por el trabajador, solicitando la certificacin presupuestal.
129
Oficina de Asesora Jurdica Emite informe a la Gerencia General quien de encontrarlo favorable ordena la emisin de la Resolucin Gerencial. 5 Unidad de Personal Recepciona R.G. y la archiva en el file personal. Unidad de Contabilidad Procede a su pago respectivo
V.
INSTRUCCIONES El presente Procedimiento es de aplicacin para todo el personal del PEOT que se encuentra en planillas. En la solicitud que emite el trabajador debe adjuntar certificado de defuncin y las facturas y/o Boletas de Pago por los gastos de sepelio. Al trabajador se le otorga dos (02) remuneraciones totales mensuales por luto y hasta dos (02) remuneraciones mensuales por sepelio en caso de muerte de familiares directos. Se consideran Familiares directos: Cnyuge, padres, hermanos e hijos.
VI.
DURACIN Durar aproximadamente 4 das como mximo. FORMULARIOS Ninguno. DIAGRAMACIN
VII.
VIII.
130
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Subsidio por Fallecimiento y Gastos de Sepelio
FECHA : febrero-12
TRABAJADOR
UNIDAD DE PERSONAL
OFIC. ASESORA JURDICA
GERENTE GENERAL
INICIO
1. Presenta solicitud dirigida al Gerente General, adjuntando Certificado de Defuncin y las Facturas y/o Boletas de Pago por los gastos de sepelio
3. Emite informe sobre la procedencia o no de lo solicitado por el trabajador
4. Emite informe a la Gerencia General
5. Analiza y ordena la emisin de la Resolucn Gerencial
6. Recepciona R.G. y la archiva en el file personal
FIN
131
Nombre del Procedimiento: ATENCIN A TRABAJADORES POR VIDA LEY
Cdigo: P028GR.LAMB/PEOT-CC
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Compensar las consecuencias y ocurrencias de un evento inciertoriesgo que en este caso es por muerte o invalidez total o parcial del trabajador.
II.
BASE LEGAL Decreto Legislativo N 688 (05.11.1991), Ley de Consolidacin de Beneficios Sociales. Ley N 26645 (27.06.1996), modifica el DL N 688. Ley N 27700 (22.07.2001), ley que precisa el derecho de los trabajadores de mantener el Seguro de Vida. Resolucin SBS N 860-90 (29.12.1990) que aprueba las condiciones generales de la Pliza de Seguro de Vida en grupo para servidores sujetos a la actividad privada.
III.
REQUISITOS Se considerar al personal que se encuentra en planilla o que tenga ms de 4 aos de servicio en la institucin.
IV.
ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO CDIGO :
Atencin a trabajadores por VIDA LEY
P028-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
1 2 3
Unidad de Personal(*) Entrega a cada trabajador la Declaracin Jurada. Trabajador Entrega la Declaracin Jurada con los nombres de los beneficiarios del Seguro y el domicilio de cada uno de ellos, con la firma legalizada. Unidad de Personal(**) Coordina mensualmente con las Unidades de Abastecimiento y Contabilidad para el pago de los servicios del Seguro.
(*) La Unidad de Personal tendr la responsabilidad de revisar el contrato realizado con la Compaa de NOTA: Seguros y este a su vez indemnizar de acuerdo a lo establecido por Ley. (**) En caso de Fallecimiento del Trabajador la Asistenta Social coordina con el Jefe de su rea u oficina y beneficiarios para recepcin de los beneficios. As mismo la Oficina de Administracin emite oficio a la
132
CIA de Seguros para la cancelacin de los beneficios.
V.
INSTRUCCIONES El presente Procedimiento es de aplicacin para todo el personal del PEOT que se encuentra en planillas y que tiene ms de 4 aos de servicio (salvo excepciones) y que ha entregado la Declaracin Jurada correctamente llenada. En la Declaracin Jurada deben figurar lo nombres de los beneficiarios del Seguro y el domicilio de cada uno de ellos, con la firma legalizada o a falta de notario por un juez de Paz. La Compaa de Seguros debe indemnizar de acuerdo a Ley: - Por fallecimiento natural del trabajador: 16 remuneraciones que se establecen en base al promedio de lo percibido por el trabajador en el ltimo trimestre previo al fallecimiento. - Por fallecimiento del trabajador a consecuencia de un accidente: 32 remuneraciones percibidas por el trabajador en la fecha previa al accidente. - Por invalidez total o permanente del trabajador originada por accidente: 32 remuneraciones mensuales percibidas por aquel en la fecha previa al accidente. Si el trabajador no estableci de acuerdo a ley a sus beneficiarios o no entreg la Declaracin Jurada, la compaa de seguros indemnizar a los familiares de acuerdo a ley. Dichos beneficiarios podrn ser: el cnyuge o conviviente a que se refiere el art. 326 del Cdigo Civil y los descendientes del asegurado, solo a falta de estos, sus ascendentes y hermanos menores de 18 aos con estricta observancia de esta orden. Cualquier modificacin futura a la mencionada Declaracin Jurada de beneficiarios, deber ser comunicada por el trabajador a su empleador. El trabajador que cesa en sus labores, puede mantener la pliza de Seguro Vida ley, teniendo 30 das para realizar dicho trmite ante la Compaa de Seguros.
VI.
DURACIN El procedimiento durar ser no mayor a un da.
VII.
FORMULARIOS Declaracin Jurada.
VIII.
DIAGRAMACIN
133
CODIGO :
FECHA :
Atencin a trabajadores por VIDA LEY
febrero-12
UNIDAD DE PERSONAL
TRABAJADOR
INICIO 2. Entrega la Declarcin Jurada con los nombres de los beneficiarios del Seguro y el domicilio de cada uno de ellos, con la firma legalizada
1. Entrega a cada trabajador la Declaracin Jurada
3. Coordina mensualmente con las Unidades de Abastecimiento y Contabilidad para el pago de los servicios del Seguro
FIN
134
Nombre del Procedimiento: RECLUTAMIENTO, SELECCIN Y ASIGNACIN DE PRACTICANTES
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD - Establecer el procedimiento para el reclutamiento, seleccin y asignacin de practicantes, el cual se basa en consolidar los aprendizajes adquiridos a lo largo de su formacin profesional. BASE LEGAL Ley N 28518 (24.05.2005), Ley de Modalidades Formativas Laborales. DS. N 007-2005-TR (19.09.2005), Reglamento de la Ley.
II.
III.
REQUISITOS - Carta de Presentacin del Centro de Formacin Profesional. - Documento de Identidad (DNI). - Comprende Egresados y Estudiantes de los ltimos ciclos, pero siempre antes de la obtencin del ttulo profesional. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
IV.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Reclutamiento, seleccin y asignacin de Practicantes
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
1 2
Centro Formacin Profesional / Universidad Otorga Carta de Presentacin al estudiante o egresado. Egresado / Estudiante Presenta Carta de Presentacin al PEOT. Unidad de Personal (*) Crea Base de Datos que contiene informacin de Practicantes por especialidad. Asigna labores relacionadas con las reas que corresponden a su formacin acadmica.
(*) La Unidad de Personal tendr la responsabilidad de crear una Base de Datos donde est contenida la informacin de Practicantes por especialidad, para que en el momento en que algn Gerente o Jefe de Oficina lo solicite proporcionar la informacin oportunamente.
NOTA:
135
V.
INSTRUCCIONES - La duracin del convenio no ser mayor a doce (12) meses. - El Centro de Formacin Profesional deber otorgar tantas cartas de presentacin como sean necesarias hasta que el egresado o estudiante culmine el periodo del convenio. DURACIN Para realizar el trmite ser de aproximadamente una semana.
VI.
VII.
FORMULARIOS - Convenio de Practicas. DIAGRAMACIN
VIII.
136
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Reclutamiento, seleccin y asignacin de Practicantes
FECHA : febrero-12
CFP / UNIVERSIDAD
EGRESADO / ESTUDIANTE
UNIDAD DE PERSONAL
INICIO
1. Otorga Carta de Presentacin
2. Presenta Carta de Presentacin
3. Crea Base de Datos que contiene informacin de Practicantes por especialidad
4. Asigna labores relacionadas con las reas que corresponden a su formacin acadmica
FIN
137
Nombre del Procedimiento: COMPENSACIN POR TIEMPO DE SERVICIOS
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Establecer el procedimiento para la Compensacin por Tiempo de Servicios para la atencin oportuna al trabajador en la percepcin de este beneficio.
II.
BASE LEGAL DS N 001-97-TR (01.03.1997) TUO de la ley de CTS. DS. N 004-97-TR (15.04.1997), Reglamento de la Ley de CTS. Ley N 27006 (03.12.1998) Ley que modifica el Art. 2 del Decreto Supremo N 001-97-TR. Ley N 27326 (24.07.2000) Modifica el Art. 57 del DS N 001-97-TR. DU N 070-2000 (06.09.2000) Prrroga de convenios individuales CTS.
III.
REQUISITOS Encontrarse en planilla, ya sea a plazo fijo (cada 3 meses) o plazo indeterminado (cada 6 meses).
IV.
138
CDIGO :
Compensacin por Tiempo de Servicios P030-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Responsable de Planillas (*) Realiza clculos correspondientes al trimestre a liquidar y remite la planilla visada al Jefe de la Unidad de Personal, junto con las liquidaciones individuales. Jefe de Personal Visa la planillas conjuntamente con las liquidaciones individuales Unidad de Contabilidad Recepciona las planillas procesa el pago Unidad de Personal Tambin proceder a efectuar los clculos de CTS en forma semestral Unidad de Contabilidad Deposita la CTS en los meses de Mayo y Noviembre de cada ao en la empresa elegida por el trabajador.
(*) La CTS que se devengue por el cese del trabajador por el periodo menor al trimestre ser pagada directamente por el empleador dentro de las 48 horas de producido el cese y con efecto cancelatorio. La remuneracin computable ser la vigente a la fecha de cese.
NOTA:
V.
INSTRUCCIONES El presente Procedimiento es de aplicacin para todo el personal del PEOT que se encuentra en planillas y que estn comprendidos en el rgimen laboral de la actividad privada y que cumplen la jornada laboral completa. El derecho a la CTS nace desde que se alcanza el primer mes de iniciado el vnculo laboral, cumplido este requisito toda fraccin se computa por treintavos. La Unidad de personal calcular el beneficio en forma trimestral, debiendo establecer el periodo exacto de meses y das acumulados por el trabajador En algunos casos, la Unidad de Personal proceder a realizar las retenciones a que hubiere lugar por deudas que el trabajador haya adquirido con entidades bancarias, las mismas que por Convenio con el PEOT disponen realizar los descuentos por los prstamos personales.
139
Los clculos de CTS que la Unidad de Personal efecta son en forma semestral, as mismo el depsito en la empresa elegida por el trabajador. El PEOT depositar en los meses de Mayo y Noviembre de cada ao tantos dozavos de la remuneracin computable percibida por el trabajador en los meses de Abril y Octubre respectivamente, como meses completos haya elaborado en el semestre respectivo.
VI.
DURACIN Durar aproximadamente 10 das.
VII.
FORMULARIOS Formato de Certificacin de Entrega de Cargo.
VIII.
DIAGRAMACIN
140
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Compensacin por Tiempo de Servicios
FECHA : febrero-12
TRABAJADOR
UNIDAD DE PERSONAL
UNIDAD DE CONTABILIDAD
INICIO
1. Entrega Formato CERTIFICACIN ENTREGA DE CARGO por el periodo del trimestre liquidar con las firmas respectivas
2. Realiza clculos correspondientes al trimestre a liquidar
3. Remite la liquidacin a la Unidad de Contabilidad
4. Realiza la cancelacin y el depsito correspondiente
5. Tambin proceder a efectuar los clculos de CTS en forma semestral
6. Deposita la CTS en los meses de Mayo y Noviembre de cada ao en la empresa elegida por el trabajador
FIN
141
Nombre del Procedimiento: EVALUACIN DEL DESEMPEO
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Establecer el procedimiento para la Evaluacin de Desempeo, el cual es obligatorio, integral, sistemtico y continuo de apreciacin objetiva y demostrable del conjunto de actividades, aptitudes y rendimiento del trabajador del PEOT en cumplimiento de sus objetivos y metas.
II.
BASE LEGAL Reglamento Interno de Trabajo del PEOT, Art. 14. Decreto Legislativo N 1025, Art. 18 (21.06.2008).
III.
REQUISITOS La evaluacin se realizar tomando en cuenta principalmente, factores individuales de mrito.
IV.
142
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Evaluacin del Desempeo
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
2 3
7
NOTA:
Unidad de Personal Prepara y remite los formatos de Evaluacin a la Oficina de Administracin. Oficina de Administracin Recepciona formatos y remite a Gerentes y/o Jefes de Oficina. Gerencia y/o Jefe de Oficina Evala Personal a su cargo con el respectivo llenado de los formatos de evaluacin. Remite estos a la Oficina de Administracin. Oficina de Administracin Recibe formatos y deriva a la Unidad de Personal Unidad de Personal Recepciona Formatos llenados, elabora y pblica resultados. Trabajador Conoce Resultados y en el caso de no estar conforme con dichos resultados, elabora solicitud de disconformidad de la calificacin adjudicada a la Unidad de Personal. Unidad de Personal Responde al Trabajador definiendo la situacin de queja.
(1) La evaluacin se realizar tomando en cuenta principalmente, factores individuales de mrito.
V.
INSTRUCCIONES El presente Procedimiento es de aplicacin para todo el personal del PEOT sujetos a la modalidad de Plazo fijo y de Servicios (CAS). La Unidad de Personal generar una comunicacin constante entre jefes y colaboradores para mejorar el desempeo del trabajo entre ambos.
VI.
DURACIN Tendr una duracin aproximada de 3 das.
VII.
FORMULARIOS Formato de Evaluacin.
VIII.
DIAGRAMACIN
143
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Evaluacin del Desempeo
FECHA : febrero-12
UNIDAD DE PERSONAL
GERENCIA Y/O JEFE DE OFICINA
TRABAJADOR
INICIO
1. Prepara y remite los formatos de evaluacin
2. Recepciona formatos y remite a Gerentes y/o Jefes de Oficina
3. Evala Personal a su cargo y lo remite a la Oficina de Administracin
5. Recepciona Formatos llenados, elabora y pblica resultados
4. Recibe formatos y deriva al rea de Personal
6. Conoce Resultados
SI
Conforme?
NO
8. Responde al Trabajador definiendo la situacin de queja
7. Elabora solicitud de disconformidad de la calificacin adjudicada al rea de personal
FIN
144
Nombre del Procedimiento: CONTRATACIN DEL PERSONAL BAJO LA MODALIDAD DEL CONTRATO ADMINISTRATIVO DE SERVICIO - CAS I. FINALIDAD -
Fecha: Julio -12
Establecer el procedimiento para la Contratacin del personal bajo la modalidad de Contrato Administrativo de Servicios a plazo determinado y renovable.
II.
BASE LEGAL Decreto Legislativo 1057 (28.06.2008).
III.
REQUISITOS Cumplir con los requerimientos que se solicita en las bases de la convocatoria CAS.
IV.
ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO CDIGO :
Contratacin del Personal bajo la modalidad del Contrato Administrativo P032-GR.LAMB/PEOT de Servicio - CAS
Administracin Remite expedientes a la Unidad de Personal para realizar los respectivos contratos y la Planilla mensual. Unidad de Personal Recepciona la documentacin del personal a contratar de parte de la Jefatura de Administracin. Elabora los Contratos Administrativos de Servicios. Trabajador Asiste regularmente y en forma diaria a realizar sus servicios hasta un mximo de cuarenta y ocho (48) horas de prestacin de servicios a la semana. Unidad de Personal Prepara las Planillas y Boletas de Pago por CAS. Remite la informacin de Planillas a la Unidad de Contabilidad para su cancelacin correspondiente
145
V.
INSTRUCCIONES La Unidad de Personal recepciona la documentacin (File Personal) con el requerimiento respectivo y con la autorizacin del Jefe de la Oficina de Administracin proceder a elaborar los respectivos contratos por un perodo determinado, as como la Planilla respectiva. El trabajador deber: - Asistir regularmente y en forma diaria a realizar sus servicios hasta un mximo de cuarenta y ocho (48) horas de prestacin de servicios a la semana. - Tendr un descanso de veinticuatro (24) horas continuas por semana. - Tendr derecho a un descanso fsico de vacaciones de 30 das. - Tendr derecho al seguro social ESSALUD - Podr afiliarse al Sistema Nacional de Pensiones (ONP) o el Sistema Privado de Pensiones (AFP).
VI.
DURACIN Durar aproximadamente 1 semana desde la convocatoria.
VII.
FORMULARIOS Contrato CAS.
VIII.
DIAGRAMACIN
146
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Contratacin del Personal bajo la modalidad del Contrato Administrativo de Sericio - CAS
FECHA : febrero-12
ADMINISTRACIN
UNIDAD DE PERSONAL
TRABAJADOR
INICIO
1. Remite expedientes a la Unidad de Personal
2. Recepciona la documentacin del personal a contratar 4. Asiste regularmente y en forma diaria a realizar sus servicios hasta un mximo de 48 horas a la semana
3. Elabora los Contratos Administrativos de Servicios
5. Prepara las Planillas y Boletas de Pago por CAS
6. Remite la informacin de Planillas a la Unidad de Contabilidad para su cancelacin correspondiente
FIN
147
Nombre del Procedimiento: PROGRAMACIN Y FORMULACIN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Establecer el procedimiento a seguir para la Programacin y formulacin del Presupuesto Institucional correspondiente al ao fiscal siguiente, y as definir la estructura funcional programtica hasta el nivel de componentes y metas, con el fin de lograr los objetivos del Proyecto y del Pliego en el corto plazo.
II.
BASE LEGAL Ley de Gestin Presupuestaria del Estado y sus modificatorias. Ley de Presupuesto del Sector Pblico. Directiva para la Programacin y Formulacin de los Presupuestos Institucionales del Sector Pblico y lineamientos del Pliego Gobierno Regional Lambayeque.
III.
REQUISITOS Programa de Inversiones del PEOT considerado en el Plan Estratgico Multianual del Pliego. Asignaciones Presupuestarias por toda fuente de financiamiento determinadas por el Pliego. Escala de Prioridades para la ejecucin de estudios, obras y otras actividades establecida por el Pliego.
IV.
148
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Programacin y Formulacin del Presupuesto Institucional

CDIGO : P033 - GR.LAMB/PEOT
TIEMPO
OBS.
Pliego Presupuestal Alcanza al PEOT una estructura funcional programtica referencial y le asigna un monto mximo por la fuente Recursos Ordinarios y otras fuentes. Oficina de Presupuesto, Planificacin y Racionalizacin Coordina una reunin para priorizar el gasto y definir la estructura funcional programtica, teniendo en cuenta los montos asignados por el Pliego y la Escala de Prioridades establecida. Comunica los montos referenciales a las Gerencias y Oficinas relacionadas con la ejecucin del gasto. Gerencias y Oficinas Elaboran la documentacin tcnica dispuesta por la Directiva del MEF y las indicaciones del Gobierno Regional de Lambayeque; alcanzan a la Oficina de Presupuesto y Planificacin. Oficina de Presupuesto, Planificacin y Racionalizacin Consolida y complementa la informacin ingresndola en el SIAF. Remiten Informacin al Pliego Presupuestal.
V.
INSTRUCCIONES Se remite al Pliego la Formulacin Presupuestaria para un determinado Ejercicio Fiscal en forma impresa cinco (05) ejemplares y en un (01) cd.
VI.
DURACIN Meses de mayo y junio del ao anterior inicio del Ejercicio Fiscal.
VII.
VIII.
DIAGRAMACIN
149
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Control de Equipos, Vehculos Livianos y Maquinaria Pesada
FECHA : febrero-12
UNIDAD/OFICINA SOLICIANTE
ADMINISTRACIN
OFICINA DE PATRIMONIO
VIGILANTE
INICIO
1. Solicita unidad mvil, equipo y/o maquinaria pesada a la Oficina de Administracin
2. Recepciona oficio y deriva a la Oficina de Patrimonio
3. Emite Trfico Patrimonial
4. Registra la salida del vehculo, maquinaria y/o equipo
5. Entrega la papeleta de salida que deber registrar todo el recorrido, horas trabajadas, kilometraje inicial, final y los lugares donde se realiz la comisin
6. Registra la entrada del vehculo, maquinaria y/o equipo
FIN
150
Nombre del Procedimiento: ELABORACIN DEL PLAN OPERATIVO
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Establecer el procedimiento a seguir para la Elaboracin del Plan Operativo en la ejecucin y seguimiento de las metas programadas de un determinado ejercicio fiscal.
II.
BASE LEGAL Ley N 27209, Ley de Gestin Presupuestaria del Estado.
III.
REQUISITOS Ley de Presupuesto del Sector Pblico para un determinado Ejercicio Fiscal. Apertura Presupuestaria aprobada por el Pliego.
IV.
151
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Elaboracin del Plan Operativo
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Oficina de Presupuesto, Planificacin y Racionalizacin Alcanza a Gerencias y Oficinas relacionadas con la ejecucin del gasto, la Apertura Presupuestaria aprobada por el Pliego. Gerencias y Oficinas De ser el caso, complementan la informacin tcnica relacionada a la descripcin de los componentes y metas por ejecutar. Y remiten informacin a la Oficina de Presupuesto y Planificacin. Oficina de Presupuesto, Planificacin y Racionalizacin Formula el Plan Operativo Institucional del Ejercicio Fiscal vigente de acuerdo a la Directiva emitida por El Gobierno Regional Lambayeque. Coordina una reunin de trabajo para su convalidacin mediante acta. Remiten a la Gerencia General del Gobierno Regional Lambayeque. Pliego Presupuestal El Plan Operativo se aprueba mediante Resolucin Ejecutiva Regional. Es remitido a la Gerencia General, a la Oficina de Presupuesto y Planificacin, a las Gerencias y Oficinas del PEOT.
V.
INSTRUCCIONES En caso que se requieran se realizan las correcciones y/o modificaciones del Plan Operativo en coordinacin de la Oficina de Presupuesto y Planificacin y el Pliego Presupuestal.
VI.
DURACIN Mes de enero de cada ao luego de aprobada la Apertura Presupuestaria por el Pliego.
152
VII.
VIII.
DIAGRAMACIN
153
CODIGO :
FECHA :
Elaboracin del Plan Operativo
febrero-12
OFICINA DE PRESUPUESTO, PLANIFICACIN Y RACIONALIZACIN
GERENCIAS Y/O OFICINAS
PLIEGO PRESUPUESTAL
INICIO
1. Alcanza la Apertura Presupuestaria aprobada por el Pliego 2. Complementan la informacin tcnica y la remiten a la oficina de Presupuesto, Planificacin y Raciponalizacin
3. Formula el Plan Operativo Institucional y coodina para su validacin 4. Aprueba el Plan Operativo y es remitido a a la Gerencia General y a todas las Gerencias y oficinas
FIN
154
Nombre del Procedimiento: EVALUACIN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Establecer el procedimiento a seguir para la Evaluacin del Plan Operativo Institucional, mediante esta actividad es posible analizar y evaluar la gestin tcnico-administrativa y financiero de los diversos rganos del PEOT.
II.
BASE LEGAL Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ejercicio Fiscal vigente. Directiva para la aprobacin, ejecucin y control del proceso presupuestario del Sector Pblico para el Ejercicio Fiscal vigente. Plan Operativo Institucional aprobado para el ejercicio fiscal vigente.
III.
REQUISITOS Ejecucin financiera de los Ingresos y Egresos del periodo a evaluar Avances de metas de los proyectos y actividades programadas para su ejecucin en los Planes Operativos de las Gerencias y Oficinas del PEOT.
IV.
155
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Evaluacin del Plan Operativo Institucional
CDIGO :
P035 - GR.LAMB/PEOT
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Oficina de Presupuesto, Planificacin y Racionalizacin Solicita peridicamente (semestralmente) a las diferentes Direcciones u Oficinas el avance de metas ejecutadas en el periodo a evaluar. Gerencias y Oficinas Remiten informacin solicitada del avance de metas ejecutadas a la Oficina de Presupuesto y Planificacin. Oficina de Presupuesto, Planificacin y Racionalizacin Analiza y consolida la informacin del periodo a evaluar y formula el Informe de Evaluacin del Plan Operativo Institucional correspondiente. Se remite el Informe de Evaluacin del Plan Operativo a las Direcciones, Oficinas y Direccin Ejecutiva.
V.
INSTRUCCIONES La Evaluacin se realiza al vencimiento de cada semestre. El Informe e Evaluacin del Plan Operativo Institucional se remite al Gobierno Regional Lambayeque en cinco (05) ejemplares y un (01) cd.
VI.
DURACIN Evaluacin Semestral Evaluacin Anual : 2da. Quincena de Julio : 2da. Quincena de Enero
VII.
VIII.
DIAGRAMACIN
156
CODIGO :
FECHA :
Evaluacin del Plan Operativo Institucional
febrero-12
INICIO
1. Solicita informacin del avance de metas ejecutadas 2. Remiten informacin sobre el avance de metas ejecutadas 3. Analiza y consolida la informacin y formula el informe de Evaluacin del Plan Operativo Institucional
FIN
157
Nombre del Procedimiento: EVALUACIN PRESUPUESTARIA
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Establecer el procedimiento a seguir para la Evaluacin Presupuestaria tanto Fsica como Financiera del Presupuesto del PEOT, la cual indicar el comportamiento de los Ingresos, utilizacin de los recursos presupuestales y cumplimiento de metas presupuestarias.
II.
BASE LEGAL Ley de Gestin Presupuestaria del Estado Modificada con la Ley No. 26884. Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ejercicio Fiscal vigente Directiva para la aprobacin, ejecucin y control del proceso presupuestario del Sector Pblico para el Ejercicio Fiscal vigente. Directiva para la Evaluacin del Presupuesto del Sector Pblico, emitida por el Ministerio de Economa y Finanzas.
III.
REQUISITOS Presupuesto Institucional de Apertura y Modificado: Ingresos y Egresos Ejecucin Presupuestaria de ingresos y egresos de los periodos a evaluarse: Semestral y Anual debidamente conciliadas con el Pliego cuando se trata de la evaluacin presupuestaria del Segundo Semestre. Ejecucin de metas fsicas del periodo a evaluarse.
IV.
158
CDIGO :
Evaluacin Presupuestaria
P036 - GR.LAMB/PEOT
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Encargado de Contabilidad Alcanza a la Oficina de Presupuesto y Planificacin, la ejecucin financiera (Ingresos y Egresos) del Semestre a evaluar. Gerencias y Oficinas Las Gerencias u Oficinas responsables de la ejecucin de las metas presupuestarias emiten reportes de avances fsicos y los dirigen a la Oficina de Presupuesto y Planificacin. Oficina de Presupuesto, Planificacin y Racionalizacin Determina la ejecucin fsica del periodo en base a la extraccin de reportes del SIAF y a la informacin de Gerencias y Oficinas. Analiza y elabora el Informe de Evaluacin Presupuestaria Institucional. Se remite al Gobierno Regional Lambayeque.
V.
INSTRUCCIONES La Evaluacin se realiza al vencimiento de cada semestre. El Informe e Evaluacin Presupuestaria Institucional se remite al Gobierno Regional Lambayeque en cinco (05) ejemplares y un (01) cd.
VI.
DURACIN Evaluacin Semestral: 1 Quincena de Julio. Evaluacin Anual: 2da. Quincena de Febrero.
VII.
VIII.
DIAGRAMACIN
159
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Evaluacin Presupuestaria
FECHA : febrero-12
CONTABILIDAD
INICIO
1. Alcanza la ejecucin finaciera (ingresos y egresos) del semetre a evaluar
2. Emiten reportes de avance fsico y envian a la Oficina de Presupuesto, Planificacin y Racionalizacin
4. Determina la ejecucin fsica con la informacin del SIAF y de las Gerencias y Oficinas
5. Analiza y elabora el informe de evaluacin presupuestaria institucional y lo remite al Gobierno Regional de Lambayeque
FIN
160
Nombre del Procedimiento: MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Establecer el procedimiento Presupuestarias. a seguir de las Modificaciones
II.
BASE LEGAL Ley de Gestin Presupuestaria del Estado y sus modificatorias. Ley de Presupuesto del Sector Pblico. Directiva para Aprobacin, Ejecucin y Control del Proceso Presupuestario del Sector Pblico y Directivas del Pliego Gobierno Regional Lambayeque.
III.
REQUISITOS Ejecucin de Ingresos y Gastos de la Unidad Ejecutora. Para Crditos Suplementarios: Que la ejecucin de ingresos supere al marco aprobado a nivel de fuente de financiamiento y/o que las proyecciones financieras de los ingresos a nivel de fuentes de financiamiento muestren una tendencia que supere al marco aprobado en el Presupuesto Institucional. Para Crditos y Anulaciones dentro de la Unidad Ejecutora: Que las modificaciones que se efecten internamente permitan asegurar el cumplimiento de las metas presupuestarias.
IV.
161
CDIGO :
Modificaciones Presupuestales
P037 - GR.LAMB/PEOT
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Gerencias y/o Oficinas Solicitan y sustentan crditos suplementarios, crditos y anulaciones dentro del PEOT. Oficina de Presupuesto, Planificacin y Racionalizacin Coordina, analiza y aprueba las modificaciones presupuestarias solicitadas. Si es una modificacin a nivel funcional programtico se realiza informe respectivo y se remite a la Gerencia General. De ser una modificacin a nivel de meta la oficina hace la Nota para Modificacin Presupuestaria. Gerencia General Recepciona informe, elabora Resolucin aprobando Modificacin. Y remite al Pliego Presupuestal solicitando su aprobacin. Pliego Presupuestal Segn sea el caso, aprueban con el dispositivo correspondiente, las modificaciones presupuestarias propuestas. Oficina de Presupuesto, Planificacin y Racionalizacin Mediante Nota para Modificacin Presupuestaria, en el Software del Proceso Presupuestario desagrega la modificacin aprobada a nivel de funcin, programa, subprograma, proyecto, componente, fuente de financiamiento, asignacin genrica y especfica del gasto. Pliego Presupuestal Aprueba Nota de modificacin para su ejecucin.
162
V.
INSTRUCCIONES El Presupuesto Autorizado de la Unidad Ejecutora puede ser modificado mediante crditos suplementarios, crditos y anulaciones presupuestarias dentro de la misma unidad ejecutora o entre unidades ejecutoras.
VI.
DURACIN Labor intermitente. En cualquier momento del ejercicio presupuestal dependiendo de la dinmica del manejo presupuestario.
VII.
VIII.
DIAGRAMACIN
163
CODIGO :
FECHA :
Modificaciones Presupuestales
febrero-12
GERENCIA GENERAL
INICIO
1. Solicitan y sustentan los crditos Suplementarios 2. Coordina, analiza y aprueba las modificaciones presupuestarias solicitadas y remite informe 3. Recepciona y elabora la Resolucin aprobando la modificacin y la remite al Pliego
SI
Aprueba
NO
4. Modificaciones Presuestarias Propuestas
5. En el Software del Proceso Presupuestario desagrega la modificacin
SI
Aprueba
NO
6. Notas de Modificacin Presuestaria
164
Nombre del Procedimiento: CIERRE Y CONCILIACIN
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Establecer el procedimiento a seguir para el Cierre y Conciliacin del Ejercicio Presupuestal, compatibilizando los presupuestos de ingresos y gastos con lo ejecutado, efectuando modificaciones presupuestarias de cierre.
II.
BASE LEGAL Ley No. 27209 Ley de Gestin Presupuestaria del Estado y sus modificatorias. Ley de Presupuesto del Sector Pblico. Directivas de Cierre y Conciliacin del Presupuesto del Sector Pblico. Directivas del Pliego Gobierno Regional Lambayeque.
III.
REQUISITOS Acta de Cierre y Conciliacin del Ejercicio Presupuestal suscrita entre la Unidad Ejecutora (PEOT) y el Pliego Gobierno Regional Lambayeque.
IV.
165
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Cierre y Conciliacin
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Encargado de Contabilidad Informa la Ejecucin de Gastos e Ingresos del Ejercicio Presupuestal. Oficina de Presupuesto, Planificacin y Racionalizacin Analiza y contrasta el marco presupuestal y ejecucin de ingresos y gastos. Realiza las transferencias internas dentro del mismo componente y solicita autorizacin del Pliego para las Transferencias Presupuestarias de Cierre entre Proyectos dentro de la Unidad Ejecutora. Pliego Presupuestal Coordina con la Oficina de Presupuesto y Planificacin del PEOT, lo concerniente a las Transferencias de Asignaciones entre Unidades Ejecutoras del Pliego del Gobierno Regional Lambayeque. Suscripcin de Acta de Conciliacin y Cierre de Ejercicio Presupuestal. Oficina de Presupuesto, Planificacin y Racionalizacin Suscripcin de Acta de Conciliacin y Cierre de Ejercicio Presupuestal. Preparacin y tramitacin al Gobierno Regional Lambayeque de documento de Cierre al III Trimestre. INSTRUCCIONES El cierre del Ejercicio Presupuestal se realiza en concordancia con las Directivas de Cierre y Conciliacin del Presupuesto del Sector Pblico.
V.
VI.
DURACIN Entre el 20 de Enero al 28 de Febrero del ao siguiente al Ejercicio Fiscal concluido.
VII.
VIII.
DIAGRAMACIN
166
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Cierre y Conciliacin
FECHA : febrero-12
CONTABILIDAD
PLIEGO PRESUPUESTAL
INICIO
1. Informa la Ejecucin de Gastos e Ingresos sobre el ejercicio presupuestal 2. Analiza y contrasta el Marco Presupuestal
3. Solicita autorizacin para transferencias Presupuestarias de cierre 4. Coordina con OPPR las transferencias entre Unidades Ejecutoras 5. Suscripcin de Acta de Conciliacin y Cierre de Ejercicio Presupuestal
6. Preparacin y tramitacin al Gobierno Regional Lambayeque de documento de Cierre al III Trimestre
167
Nombre del Procedimiento: ADELANTO DIRECTO
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Cumplir con la obligacin contractual del PEOT, con los contratistas a cargo de la ejecucin y supervisin de las obras.
II.
BASE LEGAL Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento
III.
REQUISITOS Contrato de obra o supervisin Solicitud del Contratista, adjuntando la garanta correspondiente.
IV.
ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO CDIGO : P039 GR.LAMB/PEOT
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Adelanto Directo
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
Contratista Presenta Solicitud adjuntando la garanta correspondiente (carta fianza o pliza de caucin). Supervisor Emite informe recomendando su aprobacin o rechazo, segn corresponda. GPI Recepciona y deriva el documento al profesional responsable del control del contrato pertinente. Profesional Responsable Revisa la solicitud y da su conformidad. GPI Tramita el pago ante la Gerencia General. Gerencia General Aprueba el pago y remite la solicitud a la Oficina de Administracin para su cancelacin.
4 5
168
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Adelanto Directo
FECHA : febrero-12
CONTRATISTA
SUPERVISOR
GPI
PROFESIONAL RESPONSABLE
GERENCIA GENERAL
INICIO NO 2. Emite informe recomendando su aprobacin o rechazo, segn corresponda 3. Recepciona y deriva el documento al profesional responsable del control del contrato pertinente
1. Presenta Solicitud adjuntando la garanta correspondiente
Es conforme? SI 4. Da su conformidad y remite a GPI
5. Tramita el pago ante la Gerencia General
6. Aprueba el pago y remite la solicitud a la Oficina de Administracin
7. Realiza el pago
FIN
169
Nombre del Procedimiento: ADELANTO PARA MATERIALES
Fecha: Julio -12
I.
FINALIDAD Cumplir con la obligacin contractual del PEOT, con los contratistas a cargo de la ejecucin de las obras.
II.
BASE LEGAL Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento Decreto Supremo N 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias.
III.
REQUISITOS Contrato de obra Solicitud del Contratista, adjuntando la garanta correspondiente.
IV.
ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO CDIGO : P040 GR.LAMB/PEOT
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Adelanto para Materiales
ETAPAS
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
OBS.
3 4 5 6
Contratista Presenta Solicitud adjuntando la garanta correspondiente (carta fianza o pliza de caucin). Supervisin Emite informe recomendando su aprobacin parcial o total, o rechazo, segn corresponda. GPI Recepciona y deriva el documento al profesional responsable del control del contrato pertinente. Profesional Responsable Revisa la solicitud y da su conformidad. GPI Tramita el pago ante la Gerencia General. Gerencia General Aprueba el pago y remite la solicitud a la Oficina de Administracin para su cancelacin.
170
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Adelanto para Materiales
FECHA : febrero-12
CONTRATISTA
SUPERVISIN
GPI
PROFESIONAL RESPONSABLE
GERENCIA GENERAL
INICIO NO 2. Emite informe recomendando su aprobacin o rechazo, segn corresponda 3. Recepciona y deriva el documento al profesional responsable del control del contrato pertinente
1. Presenta Solicitud adjuntando la garanta correspondiente
Es conforme? SI 4. Da su conformidad y remite a GPI
5. Tramita el pago ante la Gerencia General
6. Aprueba el pago y remite la solicitud a la Oficina de Administracin
7. Realiza el pago
FIN
171

Manual de Procedimientos Administrativos PEOT

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual de Procedimientos Administrativos PEOT

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

GOBIERNO REGIONAL DE LAMBAYEQUE

PROYECTO ESPECIAL OLMOS TINAJONES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Chiclayo, Julio del 2012

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO ESPECIAL OLMOS TINAJONES

Manual de Procedimientos del PEOT

Manual de Procedimientos del PEOT

DECISIN Y/O ALTERNATIVA

Representa cualquier tipo de documento que se utilice

Indica que se guarda un documento en forma definida

Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional

Indica el uso de un sistema informtico en el procedimiento

Representa una interrupcin del proceso

DIRECCIN DE FLUJO O LNEAS DE UNIN

DIRECCIN DE FLUJO DE ACTIVIDADES SIMULTNEAS

Manual de Procedimientos del PEOT

Manual de Procedimientos del PEOT

Manual de Procedimientos del PEOT

Nombre del Procedimiento: RECEPCIN Y TRMITE DE DOCUMENTOS

Fecha: Julio -12

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Manual de Procedimientos del PEOT

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :

Recepcin y Trmite de Documentos

Manual de Procedimientos del PEOT

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :

Recepcin y Trmite de Documentos

OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARIO

SECRETARIA DE GERENCIA GENERAL

REA USUARIA (RGANOS DE LNEA, APOYO Y ASESORAMIENTO)

1, Recepciona, firma el cargo, registra en el SISGEDO y enva a la secretaria de la Gerencia General.

3, Fotocopia el documento, se deriva y se archiva el documento de acuerdo a la Oficina proveda

4, Recepciona el documento y da respuesta

6, Emite respuesta al documento ingresado

Manual de Procedimientos del PEOT

Nombre del Procedimiento: CONTROL Y RESPALDO DE LA INFORMACIN

Fecha: Julio -12

REQUISITOS Contar con los CDS para el respectivo Backup.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :

Control y Respaldo para la Informacin

DURACIN El tiempo que demora en realizar el procedimiento es de 8 horas.

Manual de Procedimientos del PEOT

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :

Control y Respaldo de la Informacin

REA USUARIA (RGANOS DE LNEA, APOYO Y ASESORAMIENTO)

1 Establece un sistema de alerta ante un desastre o emergencia

2 Detecta falla que est produciendo falla o emergencia

3 Pone en prctica el Plan de Contingencias

4 Organiza al personal para actuar frente al desastre o emergencia

5 Soluciona el problema en el menor tiempo posible

Manual de Procedimientos del PEOT

Nombre del Procedimiento: METODOLOGA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS

Fecha: Julio -12

REQUISITOS Necesidad del rea usuaria en la implementacin de un programa.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Manual de Procedimientos del PEOT

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Metodologa para el desarrollo de Sistemas

Manual de Procedimientos del PEOT

DURACIN El control se realizar 32 197 das, dependiendo de la necesidad.

Manual de Procedimientos del PEOT

Metodologa para el desarrollo de Sistemas