EstudioDiagnsticoy PropuestaOrganizativa

ArchivodelPostgradoenCienciay TecnologadeAlimentos
FacultaddeCienciasdelaUniversidadCentralde Venezuela Lic.ArcngelSnchezyLic.MarianelaRamrez DepartamentodeDocumentacin,Informaciny ArchivoeUnidaddeInformacinyDocumentacindela CoordinacindePostgrado

El informe diagnstico y propuesta organizativa que a continuacin se presenta fue realizado por los Licenciados en Archivologa, Arcngel Snchez y Marianela Ramrez durante la gestin del Prof. Vicente Gmez, Coordinador del Postgrado en Ciencia y Tecnologa de Alimentos de la FacultaddeCienciasdelaUniversidad CentraldeVenezuela. Este estudio se realiza de acuerdo a las necesidades presentes en la organizacin y disposicin de los documentos de este Postgrado, con el objeto de rescatar esta documentacin que en su mayor parte se encuentra en mal estado de conservacin, desorganizada e instalada en equipos y materiales no adecuados, a fin de optimizar la toma de decisiones, la rapidez en la bsqueda de informacin y el mejoramiento de la imagen institucional. El informe tiene como finalidad presentar una visin general sobre la problemtica archivstica que padece el Postgrado de Ciencia y Tecnologa de Alimentos, partiendo de la elaboracin de undiagnstico tcnico desuarchivo,asmismosepresentan algunas conclusiones y recomendaciones.

1.Introduccin
Los archivos en sus ms remotos orgenes surgieron con el propsito de dejar testimonio de las actuaciones de los ciudadanos, y a la vez, para servir de apoyo en la realizacin y seguimiento de las actividades de las instituciones. Con el tiempo, los archivos hoy conocidos como servicios de informacindocumentales,sehanconvertidoendependenciasdevitalimportanciaparacualquier organizacin que desee obtener ventajas competitivas, o simplemente realizar sus actividades de maneraeficiente,eficazyefectiva. En una poca de cambios en todos los mbitos del quehacer humano, las instituciones de Educacin Superior no escapan a las exigencias de la sociedad, pues su funcin no es slo la de graduar profesionales, sino que adems de ello, han de realizar sus actividades administrativas, docentes,deinvestigacinyextensindelamaneramseconmicayproductiva. Partiendo del hecho que las Universidades deben alcanzar aceptados niveles de calidad y desarrollo, los servicios de informacin documental (archivos acadmicos y administrativos), se convierten en un elemento de apoyo en todos los procesos de toma de decisiones y de presentacin de los testimonios documentales de los diferentes trmites realizados durante la gestinuniversitaria. Lamentablemente, en muchas de las universidades venezolanas sus archivos no cumplen a cabalidadconlafuncinparalacualestndestinados,debidoengranparte,alapocaimportancia que se les presta dentro de los planes y programas institucionales, a la falta de personal profesional del rea archivstica, y en especial a la inexistencia de polticas que provean lineamientos para la solucin de un problema que afecta de una u otra forma a todos los que trabajamosenestasinstituciones. Apesardeestasituacin,enlosltimosaosexisteciertapreocupacindealgunosfuncionariosy personal docente de las universidades por solucionar el problema de desorganizacin de los archivos acadmicos y administrativos. Nos encontramos en un momento de cambio en donde es importante la obtencin de datos, informacin y conocimiento contenido en los documentos para latomadedecisionesymejorseguimientoyrealizacindelagestinacadmicayadministrativa. En este sentido, se presenta a continuacin un estudio diagnstico y propuesta organizativa para el archivo del Postgrado en Ciencia y Tecnologa de Alimentos de la Facultad de Ciencias, el cual expone los diferentes problemas que en materia archivstica posee esta dependencia, proponiendoalgunassolucionestcnicas.

2.IdentificacindelArchivo
Nombre del Servicio de Informacin: Direccin: ARCHIVO DEL POSTGRADO EN CIENCIA Y TECNOLOGA DE ALIMENTOS Calle Suapure, Instituto de Ciencia y Tecnologa de Alimentos, LomasdeBelloMonte,CaracasVenezuela 0212753.44.03/753.56.84 pgalimentos@ciens.ucv.ve Comit Acadmico del Postgrado en Ciencia y Tecnologa de Alimentos de la Facultad de Ciencias de la Universidad Central de Venezuela

Telfonos: CorreoElectrnico:

AdscripcindelServiciode Informacin:

3. Documentos de Archivo TratamientoDocumental

3.1. Adscripcin al Sistema de Gestin de Documentos y Archivo de la Facultad de Ciencias de laUCV

3.2.VolumenDocumental 3.3.AlcanceCronolgico

El Archivo del Postgrado en Ciencia y Tecnologa de Alimentos no se encuentra an incluido en el Sistema de Gestin de Documentos y Archivo de la Facultad de Ciencias. La inclusin de este servicio al sistema depender de la organizacin tcnica de sus documentos, as como del cumplimiento y seguimiento de las polticas establecidas por el Departamento de Documentacin, Informacin y Archivo de la Facultad de Ciencias de la UCV en materia de identificacin y valoracin de series documentales, clasificacin, ordenacin, descripcin, instalacin y transferencias documentales. 41,95metroslinealesdedocumentosdearchivo Se puede inferir que el Postgrado en Ciencia y Tecnologa de Alimentos de acuerdo a su fecha de creacin, posee documentos quedatandesde1976hastalaactualidad.

 3.4.TiposDocumentales

3.5.TradicinDocumental 3.6. Estado de Preservacin General de losDocumentos 3.7. Clasificacin y ordenacin de los documentos

3.8.Seleccindocumental

3.9. documental

Eliminacin

3.10. Descripcin documental, Registro y Control

Actas, Acuerdos, Circulares, Contratos, Convenios, Cotizaciones, Facturas, Gacetas, Memorandums, Oficios, Ordenes de Compra, Ordenes de Servicio, Recibos, Memoria y Cuenta, Resoluciones, Minutas,entreotros. Original,CopiayBorrador Regular No se han tomado medidas para la preservacin y conservacindelosdocumentosdearchivo Los documentos de reciente data se encuentran ordenados msnoclasificados Los documentos ms antiguos se encuentran clasificados de acuerdoconuncuadrodeclasificacinorgnicofuncional Se aplican a las series, expedientes y unidades documentales compuestas y simples la ordenacin alfabtica, numrica y cronolgicasegnseaelcaso No se realiza la seleccin de documentos de acuerdo al anlisisdesuvalor,vigenciayuso Noexisteunajuntaevaluadoradedocumentos Noseaplicantablasderetencindocumental Se desconoce la realizacin de algn tipo de proceso de eliminacindelosdocumentosdeestadependencia Actualmente todos los documentos son conservados de forma permanente en virtud que se desconoce su contenido ysuvalorparalafacultad No se aplica ningn tipo de instrumento para la descripcin delosdocumentosdearchivo No se lleva un registro de la documentacin recibida o enviadaenformatodelibrooautomatizado Semantieneuncronolgicodelosdocumentosproducidos

4. Servicios, Infraestructura Fsica, CondicionesAmbientalesySeguridad

4.1.Servicios 4.2.InfraestructuraFsica Serviciodeprstamointerno Reprografa Eledificiofueconstruidoenlosaos50 UbicacindelServicio:PlantaBaja Nmero de ambientes o espacios de oficina donde se encuentra ubicado el Archivo: Dos (02). Sede del Postgrado enCienciayTecnologadeAlimentos Otrosespaciosfsicosdondeseencuentraladocumentacin: o StanodelICTA o EntradaalstanodelICTA o Parte baja de la Escalera ubicada en la entrada deledificiodelinstituto

StanodelICTA

EntradaalStanodelICTA

PartebajadelaEscaleraalaentradadel ICTA

SededelPostgradoenCienciayTecnologadeAlimentos

4.3. Condiciones Ambientales

Iluminacin:Regular Ventilacin:Regular Contaminacin: Microorganismos, roedores, polucinymurcilagos(Eneldepsito) Temperatura:Baja(sinmedicin) Humedad:Alta(sinmedicin)

insectos,

Cajascondocumentosexpuestasalas condicionesambientalesdellocal,no favorablesparasuconservacin

Murcilagos

Estadodelostechos(hmedos)enlasede delPostgrado

4.4. Instrumentos de control y/o mantenimiento de la preservacin documental 4.5.Seguridad

No se dispone en el archivo y el depsito de: deshumificadores, higrmetros, termmetros, cortinas y persianas

Noexistendetectoresyextintorescontraincendios Nohayalarmascontrarobos El personal de seguridad se encuentra en la entrada del Instituto

5.Mobiliario,EquiposyMateriales

TipodeMobiliario Cantidad Totalde Entrepaos/ Gavetas Dimensiones Espaciode Archivado Volumen Documental

Estantera ArchivoVertical Cajas(*)

2 8 15

12 0,90 32 0,90 15 0,30 TOTALENMETROSLINEALES

10,98 28,8 4,15

9,00 28,8 4,15

43,93

41,95

(*) El volumen documental que se encuentra instalado en cajas de diferentes tamaos es evaluado, a fin de convertido a un tamao estndar de 0,30 mts. lineales, es decir, el espacio de archivoquedisponeunacajaespecialmentediseadaparainstalardocumentosdearchivo.

Cajascondocumentosubicadaseneldepsitodel InstitutodeCienciayTecnologadeAlimentos

Modeloespecialdecajadiseadaparainstalacinde documentosdearchivo

ArchivosVerticales

ArchivosVerticales

Archivosverticales

Estantera

Estantera

Estantera

MobiliariodelPostgrado

En cuanto a equipos, el Postgrado en Ciencia y Tecnologa de Alimentos cuenta con computadora,impresoraymquinadeescribir Losdocumentosseencuentraninstaladosencarpetasdefibra,manilaybiblioratos.Asimismo, algunosdocumentosestninstaladosencajasnoadecuadasparasuconservacin

6.RecursoHumano
El recurso humano del Postgrado en Ciencia y Tecnologa de Alimentos est conformado por un (01)Coordinadoryuna(01)secretaria.

7.Anlisisdelosresultados
7.1. En materia de tratamiento documental se evidencia que los documentos del Postgrado en Ciencia y Tecnologa de Alimentos no estn organizados tcnicamente, por lo que se requiere aplicar las diferentes funciones y operaciones tcnicas, tales como: identificacin, valoracin, clasificacin,ordenacin,descripcin,seleccinytransferenciadocumental. 7.2. En cuanto a la ubicacin de los documentos, estos se encuentran dispersos en lugares distintos: sede del Postgrado, entrada al stano del ICTA y el stano mismo. Esta documentacin tiene un volumen documental aproximados de 41,95 metros lineales. Parte de estos documentos ubicadosenlugaresnoadecuadosparasuconservacinpuedenestarcontaminadosconhongosy esporas. Se desconoce si ha realizado algn tipo de expurgo a estos documentos, por lo que pueden encontrarse el fondo documental completo, aunque en los actuales momentos se presenta disperso en diferentes espacios fsicos. No existen instrumentos de descripcin que permitanalusuariodelarchivo,conocerelcontenidodelfondodocumental. 7.3.Lascondicionesambientalesdelaedificacinnosemonitoreanynoestnadecuadas parala conservacindelosdocumentosporlargosperodosdetiempo. 7.4. Los documentos se encuentran instalados en diferentes tipos de mobiliario (estanteras, archivos verticales y cajas), los cuales no son los ms indicados para la conservacin de estos documentos. Asimismo no se ha normalizado el uso de carpetas, por lo que se pueden conseguir documentosordenadosenbiblioratos(carpetasOslo),carpetasmanilayfibra. 7.5. El recurso humano administrativo con el que cuenta el Postgrado no es suficiente para organizarsuarchivo. 7.6.Noexistenmedidasdeseguridadparaprotegerlosdocumentosderoboohurto. 7.7.Serequieremayoriluminacinyventilacinparalosespaciosfsicos.

8.Recomendacionesgenerales
8.1.TratamientoDocumental: 8.1.1. Identificacin y Valoracin de Series Documentales: se recomienda realizar un estudio de identificacin y valoracin de las series documentales consolidadas en el archivo con el objeto que este estudio sirva de base para la elaboracin del cuadro de clasificacinytablasretencindocumental. 8.1.2. Clasificacin: se recomienda disear un cuadro de clasificacin de tipo funcional en dondeseincluyanlasseriesdocumentalesidentificadaspreviamente. 8.1.3. Tablas de Retencin Documental: Luego de elaborado el cuadro de clasificacin, se recomienda disearlastablasderetencindocumental,lascualespermitan establecerlos plazosderetencindelosdocumentosenelarchivodelpostgradoparasutransferenciaal Departamento de Documentacin, Informacin y Archivo de la Facultad de Ciencias, o su eliminacinluegodefinalizadosuvalor,vigenciayuso.Asimismoestastablasderetencin establecern cuales series documentales debern estar retenidas de forma permanente enelArchivodelPostgradoenCienciayTecnologadeAlimentos. 8.1.4. Inventario de Fondos Documentales: En materia de descripcin se recomienda la elaboracin y mantenimiento de un inventario de los fondos documentales que posee el archivo. 8.1.5. Transferencia Documental: Luego de organizados los documentos por el cuadro de clasificacin, seleccionados por las tablas de retencin e inventariados, se recomienda cumplir con el procedimiento de transferencia de fondos documentales desde el Archivo del Postgrado al Departamento de Documentacin, Informacin y Archivo de la Facultad deCiencias. 8.2.Serecomiendacentralizarenunmismoespaciofsico,asseaprovisional,losdocumentosdel postgrado,afindeprocederasuorganizacineinstalacindefinitiva. 8.3.Serecomiendalacompradeunarchivomvilqueseinstaleenunodelosambientesdellocal del postgrado. Este archivo deber poseer una altura adecuada para el espacio disponible, sin llegar a bloquear las lmparas de iluminacin. Asimismo, deber poseer como mnimo siete (07) travesaos o bandejas por mdulo. Por razones de humedad se propone que se adquieran vagones rodantes y no fijos. No se requiere la compra de carpetas colgantes, pero si de separadoresdetipoV(Verfotografa). Elespaciofsicodondeseubiqueelarchivodebertenercondicionesdeseguridadadecuadasque impidanelaccesodepersonasnoautorizadas,oendadocaso,elroboohurtodelosdocumentos.

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ArchivosMvilesRecomendados

SeparadoenVRecomendado

8.4. Se recomienda la adquisicin de un deshumificador y de lmparas ahorradoras de energa que mejoren la iluminacin del local. El espacio fsico donde se instalar el archivo mvil debe mantener una temperatura ideal entre los 18 y 21 C, de poseer una temperatura superior se recomienda instalar un equipo de aire acondicionado previendo que su ventilacin no sea dirigida directamentehacialosdocumentos. 8.5. Se recomienda eliminar las carpetas colgantes del archivo que actualmente se posee, he instalarcarpetasespecialesparapestaaslaterales.

Alapardelaadquisicinyusodeestascarpetassehacenecesariolaadquisicindesusetiquetas, alavezdeunmanualquenormalicesusdiferentestipos. 8.6. En cuanto al recurso humano se recomienda contratar una persona a tiempo completo para que se encargue de organizar los documentos de archivo. Este personal deber tener conocimientosyexperienciacomprobadaenlamateria. 8.7. Se estima que el tiempo aproximado de organizacin del fondo documental es de: once (11) meses,deacuerdoalasiguienteestimacin: VolumenDocumental:41,95metroslineales Dimensionesdeunacajadealmacenaje:0,30metroslineales Nmeroaproximadodecajasestablecidodeacuerdoalvolumendocumental:140 Nmeroaproximadodeexpedientesquesepuedeninstalarenunacaja:12 Totaldeexpedientespororganizar:1.680 Tiempoestimadoparaorganizarunexpediente:1,0horas Nmerodehorasestimadoparaorganizarelfondodocumental:1.680horas Nmerodedashbilesde7horasnecesariosparaorganizarelfondodocumental:240das Nmerodemesesestimadosparaorganizarelfondodocumental:11mesesaproximadamente

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9.Glosariodetrminosarchivsticos

Archivista: Persona que posee conocimientos ms avanzados que el archivo, sin llegar a tener estudios universitariosformales. ArchivoActivo:(VaseArchivodeGestin) ArchivoAdministrativo:(VaseArchivodeGestin) Archivo Central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizado su trmite, que siguen siendo vigentesyobjetodeconsultaporlaspropiasoficinasylosparticulares,engeneral. Archivo de Gestin: Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras quelassoliciten ArchivodeOficina:(VaseArchivodeGestin) Archivo General de la Nacin: Es el establecimiento pblico encargado de formular, orientar y controlar la poltica archivstica a nivel nacional. Es el organismo de direccin y coordinacin del Sistema Nacional de Archivosdeunpas. Archivo Histrico: Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valorqueadquiereparalainvestigacin,lacienciaylacultura. ArchivoIntermedio:(VaseArchivoCentral) ArchivoPermanente:(VaseArchivoHistrico) Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha su forma y soporte material, acumulados en un procesonaturalporunapersonaoinstitucinpblicaoprivadaeneltranscursodesugestin Carpeta:Cubiertaconlaqueseresguardanlosdocumentosparasuconservacin CicloVitaldelosDocumentos:Etapassucesivasporlasqueatraviesanlosdocumentosdesdesuproduccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente. Clasificacin Documental: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo con la estructura orgnicofuncional de la entidad. Clasificar implica identificar la procedencia de los documentos, teniendo encuentalaestructuraorgnicaylasfuncionesdesarrolladasporunainstitucinalolargodesugestin. Conservacin de archivos: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad fsica de los documentosquealbergaunarchivo

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Conservacin de documentos: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervencin directa. Se relaciona con los mtodos para asegurar la durabilidadfsicadelosdocumentos,pormediodecontrolesefectivosincluyendolosatmosfricos Consulta de documentos: Derecho de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la informacin contenida en los documentos de archivo y a obtener una copiadelosmismos. Descripcin Documental: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificacin, localizacin y recuperacin de su informacinparalagestinolainvestigacin. Destruccindedocumentos:(VaseEliminacindeDocumentos) Disposicin final de documentos: Seleccin de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras asuconservacintemporal,permanenteoasueliminacin Documento:Informacinregistrada,cualquieraseasuformaoelmedioutilizado Documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histricooculturalydebeserobjetodeconservacin Documentoactivo:Esaquelutilizadohabitualmenteconfinesadministrativos Documento histrico: Documento nico que por su significado jurdico, autogrfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la direccin del Estado, la soberana nacional, las relaciones internacionales, las actividades cientficas, tecnolgicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histricoyespecialmentevaliosoparaelpas. Duplicadoocopia:Segundoejemplarorepetidodeunmismotenorliteralqueelprimero.Puedesersimple oautenticado. Eliminacin: Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal y fiscalocontableyquenotienenvalorhistricooquecarecenderelevanciaparalacienciaylatecnologa. Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivstica. Unidaddocumentalformadaporunconjuntodedocumentosgeneradosorgnicayfuncionalmenteporuna oficinaproductoraenlaresolucindeunmismoasunto. Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto deconservacininstitucionalformadaporelmismoarchivo,unainstitucinounapersona Gestindedocumentos:Conjuntodeactividadesadministrativasytcnicas,tendientesaleficiente,eficazy efectivo manejo y organizacin de la documentacin, producida y recibida por una entidad desde su origen hastasudestinofinal,conelobjetodefacilitarsuconsulta,conservacinyutilizacin. Inventario: Es el instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organizacin de las series documentales. Puede ser esquemtico, general, analstico y preliminar. Legajo:eselconjuntodedocumentosqueformasunaunidaddocumental

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OperacionesArchivsticas:constituyenlasherramientasnecesariasparalacorrectaorganizacinprcticade los documentos a travs de su ciclo vital y del funcionamiento eficiente, eficaz y efectivo de los archivos cualquiera sea su tipo. Estas operaciones son: produccin, clasificacin, ordenacin, seleccin, expurgo, descripcin,trasladoytransferencia.Enestasoperacionesnoseincluyedeacuerdoalateoravenezolanala valoracindocumental. Ordenacin:Operacindeunirloselementosounidadesdeunconjuntorelacionndolosunosconotros,de acuerdo con una unidadorden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos sern losdocumentosunidadesarchivsticasdentrodelasseriesdocumentales. Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamenteacordado. Organizacin de archivos: Conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacindocumentalrelacionadaenformajerrquicaconcriteriosorgnicosofuncionalespararevelarsu contenido. Organizacindedocumentos:Procesoarchivsticoqueconsisteeneldesarrollodeunconjuntodeacciones orientadasaclasificar,ordenarysignarlosdocumentosdeunaentidad. Original:Documentoproducidodirectamenteporsuautor,sinsercopia. Pieza documental: Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento.Puedenserejemplosdepiezasdocumentales,entreotros,unacta,unoficio,uninforme. Principio de orden original: Ordenacin interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvoduranteelservicioactivo Principio de procedencia: Conservacin de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenece. Principio fundamental de la teora archivstica que establece que los documentos producidosporunainstitucinuorganismonodebenmezclarseconlosdeotros. Produccin documental: Recepcin o generacin de documentos de una unidad administrativa en cumplimientodesusfunciones Registrodedocumentos:Anotacindelosdatosdeldocumentoenlosmodelosdecontrol. Reprografa: Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicacin fonotcnica y la policopia de documentos,mediantetcnicascomolafotografa,lafotocopiayelmicrofilme. Retencindedocumentos:Eselplazoentrminosdetiempoenquelosdocumentosdebenpermaneceren elarchivodegestinoenelarchivocentral,talcomoserconsignaenlatabladeretencindocumental. Seccin:Esunasubdivisindelfondo,integradaporunconjuntodedocumentosgenerales,enrazndeesa subdivisinorgnicofuncional. Seleccindocumental:Procesomedianteelcualsedeterminaeldestinofinaldeladocumentacin,biensea parasueliminacinosuconservacinparcialototal Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos:cheques,requisicionesdecompra,movimientosdepersonal,contratos,actas,informes,etc.

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Servicios de archivo: Proceso mediante el cual se pone a disposicin de los usuarios la documentacin de unaentidad,confinesdeinformacin. Tabla de retencin documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo depermanenciaencadafasedearchivo Tipodocumental:Unidaddocumentalsimple Tipologa documental: Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse segn su origenycaractersticasdiplomticas. Transferencia: Es el traspaso de la custodia de los documentos a una institucin archivstica distinta de la entidadproductora.Porejemplo:DeunMinisterioalArchivoGeneraldelaNacin Valor administrativo: Aquel que posee un documento para la administracin que lo origin o para aquella quelesucede,comotestimoniodesusprocedimientosyactividades. Valorcontable:Eslautilidadoaptituddelosdocumentosquesoportanelconjuntodecuentas,registrosde losingresosyegresosydelosmovimientoseconmicosdeunaentidadpblicaoprivada. Valorfiscal:Eslautilidadoaptitudquetienenlosdocumentosparatesoroohaciendapblica. Valorhistrico:(VaseValorSecundario) Valorjurdico:Aqueldelquesederivanderechosyobligacioneslegalesregulaosporelderechocomn Valorlegal:Aquelquetienenlosdocumentosquesirvendetestimonioantelaley Valor primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al iniciador, destinatarioobeneficiariodeldocumento,esdecir,alosinvolucradoseneltemaoenelasunto. Valor secundario: Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva. Surge una vez agota elvalorinmediatooprimario.Losdocumentosquetienenestevalorseconservanpermanentemente. Valor documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos,conelfindeestablecersupermanenciaenlasdiferentesfasesdearchivo.

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