Einfhrung in SAP R/3

Module: FI / CO / MM / SD (Ausschnitte) Release Enterprise

Prof. Dr. Joachim Buch

SAP, SAP Logo, R/2, R/3, mySAP.com, mySAP.com Logo und weitere im Text erwhnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und vielen anderen Lndern weltweit. Alle anderen Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Firmen.

Gliederung 1. Einfhrung in das SAP R/3-System 1.1. Allgemeines 1.2. Anpassung an betriebsindividuelle Strukturen 1.3. Module des Systems 2. SAP Ordnungsbegriffe in FI/CO 3. Einfhrung in die Systembedienung 3.1. An- und Abmelden 3.2. Das R/3-Fenster 3.3. Matchcode 3.4. IDES 4. Grundfunktionen der Finanzbuchhaltung 4.1. Grundstzlicher Aufbau der Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung 4.1.1 Konto als zentrales Objekt der Finanzbuchhaltung 4.1.2 Organisation der Finanzbuchhaltung als Haupt- und Nebenbuchhaltung 4.1. Strukturen / Stammdaten der Finanzbuchhaltung 4.2.1. Anlegen / ndern / Anzeigen Sachkonto 4.2.2. Anlegen Kreditoren- und Debitoren-Stammdaten 4.2.2.1. Zentrale Pflege versus Pflege in FI 4.2.2.2. Anlegen von Kreditorenstammdaten - Zentrale Pflege 4.2.2.3. Anlegen von Debitorenstammdaten Zentrale Pflege 4.3. Erfassen von Bewegungsdaten in der Finanzbuchhaltung 4.3.1 Vorbemerkungen 4.3.2 Erfolgsneutrale Sachkontenbuchung 4.3.3 Informationssystem 4.3.4 Kreditorische und debitorische Buchungen 4.4. Bilanz und GuV 5. Komplexe Geschftsprozesse 5.1. Lieferantenbestellung abwickeln 5.2. Kundenauftrag bearbeiten 6. Grundfunktionen der Kostenrechnung 6.1 Integration Finanzbuchhaltung Kostenrechnung 6.2. Strukturen / Stammdaten 6.1.1 Kostenarten 6.1.2. Kostenstellen / Kostenstellenhierarchie 6.1.3. Leistungsart 6.1.4. statistische Kennzahlen 6.2. Informationssystem 6.3. Primrkosten erfassen 6.4. Innerbetriebliche Leistungsverrechnung 6.4.1. Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung 6.4.2. Permanente Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung 6.4.2.1. Umbuchung von Kosten 6.4.2.2. Direkte Leistungsverrechnung 6.4.3. Periodische Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung 2

Literatur:
Pflichtlektre: Hildebrand, Knut / Rebstock, Michael, Betriebswirtschaftliche Einfhrung in SAP R/3, Mnchen, Wien 2000 oder sptere Auflagen, Oldenbourg, S. 13 - 119 als berblick ber alle Module: Mhrlen, Regine / Kokot, Friedrich, SAP R/3 Kompendium, Haar bei Mnchen 1998 oder sptere Auflagen, Markt und Technik-Verlag Kostenrechnung / Controlling: Brck, Uwe, Praxishandbuch SAP-Controlling, Galileo Press, Bonn, 1. Auflage 2003 oder sptere Auflagen Klenger, Franz / Falk-Kalms, Ellen, Kostenstellenrechnung mit SAP R/3, Braunschweig / Wiesbaden 3. A., 2001 oder sptere Auflagen, Vieweg-Verlag

betriebswirtschaftliche Grundlagen: Kargl, Herbert, EDV und Buchhaltung, in: Handwrterbuch des Rechnungswesens (HWR), 3. A., Sp. 436 449 Bea, Franz Xaver, Rechnungswesen, Grundbegriffe, in: Handwrterbuch der Betriebswirtschaftschaftslehre (HWB), 5. A., Sp. 3697 3715 Brink, Hans-Josef, Kostenstellen und Kostenstellenrechnung, in: HWB, 5. A., Sp. 2376-2385 Schierenbeck, Henner, Innerbetriebliche Leistungen, in:HWR, 3. A., Sp 910-920

1. Einfhrung in das SAP R/3-System 1.1. Allgemeines

SAP R/3 ist eine Standardsoftware, die sowohl alle betriebswirtschaftlichen Funktionsbereiche abdeckt als auch in allen Branchen eingesetzt werden kann. Ein wesentlicher Vorteil des Systems besteht darin, dass die gegenseitigen Abhngigkeiten der betriebswirtschaftlichen Funktionsbereiche in der Standardsoftware bercksichtigt sind. Solche EDV-Systeme werden als integrierte System bezeichnet. SAP steht fr Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung - war eines der ersten Softwarehuser, das ein betriebswirtschaftliches Programmpaket entwickelte, das realtime arbeitete. Realtime bedeutet, dass die Daten, sofort nach der Eingabe verarbeitet werden. Gegensatz ist Batch, in diesem Fall werden die Daten gesammelt und zu bestimmten Zeitpunkten (meistens nachts) weiterverarbeitet. Der wesentliche Vorteil von Realtime-Anwendungen besteht darin, dass die Informationen den Empfngern direkt nach der Eingabe zur Verfgung stehen. R/3 bedeutet also eine Realtime-Anwendung; die 3 steht fr die Standardsoftware, die auf Client-Server-Systemen eingesetzt wird. Das Vorgngermodell, das fr Grorechner konzipiert war, heit R/2. SAP-R/3 ist eine Standardsoftware fr eine Client-Server-Architektur. Als Client-ServerArchitektur wird ein dezentrales Rechner-Konzept bezeichnet, bei dem die Verarbeitung auf mehreren, unterschiedlichen Plattformen erfolgt. Der Server stellt verschiedene Dienste zur Verfgung, die vom Client in Anspruch genommen werden. Beispielsweise bernimmt ein spezialisierter Datenbankserver die Suche in umfangreichen Datenbestnden. In R/3 lassen sich grob drei Funktionsbereiche untergliedern: Prsentation, Anwendungslogik und Datenhaltung. Seit etwa Anfang 1999 bemht sich die SAP die Zahl der Ansprechpartner in der Hochschullandschaft zu reduzieren. Sie hat dazu mit einigen Hochschulen (Uni Magdeburg, Technische Universitt Mnchen) so genannte Hochschulkompetenzzentren (HCC) gegrndet, die die Versorgung der angeschlossenen Hochschulen bernehmen. Das HCC stellt die Hardware zur Verfgung und betreibt das R/3-System. Die Hochschulen greifen via Internet zu. HCCs werden von SAP wie ein Konzern behandelt. Seit WS 2003/2004 ist die FH Ludwigshafen dem HCC Magdeburg angeschlossen. Installiert ist das Release Enterprise. 1.2. Anpassung an betriebsindividuelle Strukturen

SAP als branchenneutrale Standardsoftware weist eine Flle von Funktionalitten auf. Aus diesem Angebot muss jedes Unternehmen die Funktionen auswhlen, die seine betriebsindividuellen Fragestellungen und Probleme lsen helfen. Die Einstellung / Anpassung des SAPSystems an die betrieblichen Erfordernisse des jeweiligen Unternehmens wird Customizing genannt. Damit wird die unternehmensneutral ausgelieferte Funktionalitt des Systems den spezifischen betriebswirtschaftlichen Anforderungen des einzelnen Unternehmens angepasst. Im Rahmen des Customizing werden hauptschlich Tabellen eingestellt, die das System steuern. In R/2 musste man diese Tabellen noch direkt pflegen (also z.B. Tabellenname und Spaltenbedeutung wissen); in R/3 erfolgt das Customizing ohne direkten Bezug auf die Tabellen. Im Customizing ist wichtig, dass die richtigen Ablufe in der richtigen Reihenfolge durchgefhrt werden, da die Daten, die im Rahmen des Customizing eingepflegt 4

werden, aufeinander aufbauen. Deshalb hat SAP eine Struktur hinterlegt, die als Einfhrungsleitfaden bezeichnet wird. Die wachsende Unbersichtlichkeit des Programmpaketes hat SAP weiterhin veranlasst, im Rahmen der Customizing-Funktionalitten einen Strukturierungselemente fr die Einfhrung und Vernderung/Erweiterung des R/3 Systemes mitzuliefern (Vorgehensmodell). Weiterhin werden Werkzeuge fr die Systemeinstellung und deren Dokumentation bereitgestellt. Im Rahmen des Customizing mssen z.B. die Whrung, die Geschftsjahresvariante, Nummernkreis fr Buchungen und Kostenrechnungsbelege usw. eingestellt werden. 1.3. Module des Systems

SAP deckt alle betriebswirtschaftlichen Funktionsbereiche ab. Alle wesentlichen Funktionsbereiche sind als eigenstndiges Modul vorhanden (vgl. Abb. 1).

Production Planning

PP

Materials Mgmt.

MM

Sales & Distribution

SD

Financial Accounting Controlling

FI

CO

R/3
Client / Server ABAP/4
HR IS
Human Resources

Fixed Assets Mgmt.

AM

Quality Management PM Plant Maintenance

QM

Workflow

WF

Project System

PS

Industry Solutions

R/3 Modul BC FI AA CO PS OC IS MM PP PM SD

Bezeichnung Basic Financials Asset Accounting Controlling Project System Office and Communication Industries Solutions Material Management Production Planning Plant Maintenance Sales and Distribution

Verwendung grundlegende Steuerung des Systems Finanzbuchhaltung / Erstellung des Jahresabschlusses Verwaltung der Anlagen; Anlagenbuchhaltung Planung und Kontrolle von Projekten (F&E, Anlagenbau) spezielle Branchenlsungen Untersttzung fr Einkauf und Logistik Untersttzung fr die Arbeitsvorbereitung Instandhaltung Vertriebsuntersttzung

Abb. 1: Module im SAP-System Die funktionsorientierten Module (z.B. FI, HR, SD) werden ergnzt durch spezielle Anwendungen fr Branchen (IS). 2. SAP-Ordnungsbegriffe in FI/CO

Mandant

Kontenplan

Kontenplan

Kostenrechnungskreis

Kostenrechnungskreis

Buchungskreis

Buchungskreis

Buchungskreis

Abb. 5: SAP-Hierarchie der Ordnungsbegriffe (FI/CO) (Quelle: Klenger, S.124) Mandant oberster Begriff in der Hierarchie von Ordnungsbegriffen. Jeder Mandant ist eine fr sich abgeschlossene Einheit mit eigenen Stammstzen und einem vollstndigen Satz von Tabellen. In allen Datenstzen wird ein Mandantenschlssel (als Primrschlsselfeld) mitgefhrt, der die Trennung der Datenstze nach Mandanten gewhrleistet. Es handelt sich quasi um eine 6

geschlossene Welt. blicherweise stellt man sich unter einem Mandanten einen Konzern vor. Buchungskreis Ein Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, fr die eine vollstndige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann. Dies beinhaltet die Erfassung aller buchungspflichtigen Ereignisse und die Erstellung aller Nachweise fr einen gesetzlichen Einzelabschluss, wie Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen. Alle Stammdaten der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens mssen einem Buchungskreis eindeutig zugeordnet sein. Gesellschaft Eine Gesellschaft ist die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, fr die nach der jeweiligen Handelsgesetzgebung ein Einzelabschluss aufzustellen ist. Gesellschaft und Buchungskreis sind i.d.R. deckungsgleich. Mandant Buchungskreis Mandant und Buchungskreis stehen im Verhltnis 1:n, d.h. einem Mandanten knnen mehrere Buchungskreise zugeordnet werden.

Beispiel fr eine Unternehmensstruktur

SAP
Unternehmen TochterTochtergesellschaft

Mandant Buchungskreis Werk

VertriebsVertriebsgesellschaftgesellschaft-

Firma

Werk

Verkaufsorganisation
GeschftsGeschftsbereich

Abteilung Lagerhalle

Sparte

Sparte Lagerort
R

SAP AG

Quelle: Vo, Martin, Organisationseinheiten im SAP R/3 System, Schulungsunterlagen des HCC-Kompetenzzentrums Passau 7

Kostenrechnungskreis Ein Kostenrechnungskreis ist die organisatorische Einheit, fr die eine vollstndige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgefhrt werden kann. Im Kostenrechnungskreis werden die innerbetrieblichen Geschftsvorflle abgebildet, wobei die primren Kosten aus dem externen Rechnungswesen bernommen und nach innerbetrieblichen Gesichtspunkten gegliedert werden. Stammdaten der Kostenrechnung werden beim Anlegen sowohl dem Kostenrechnungskreis als auch dem Buchungskreis zugeordnet. Damit ist die Kostenstelle als Objekt auch in der Finanzbuchhaltung bekannt und kann als weiteres Erfassungskriterium neben dem Konto verwendet werden. Warum ist der Kostenrechnungskreis ber den Buchungskreisen angesiedelt? SAP will dadurch die Mglichkeit einer buchungskreisbergreifenden Kostenrechnung schaffen. Dies bedeutet, dass zwei oder mehr eigenstndige Unternehmen in einer Kostenrechnung zusammengefasst werden. Dies ist sinnvoll, wenn man Verrechnungen zwischen den Gesellschaften im Rahmen der Kostenrechnung durchfhren mchte, statt Rechnungen (ext. Rechnungswesen) zu schreiben. Eine buchungskreisbergreifende Kostenrechnung ist nur bei sehr engen Verflechtungen zwischen den Unternehmen sinnvoll. Die Regel wird sein, dass der Kostenrechnungskreis dem Buchungskreis entspricht. Damit ist auch Kostenrechnungssicht und Buchhaltungssicht identisch. Kontenplan Ein Kontenplan ist ein Verzeichnis der im betrachteten Unternehmen notwendigen Konten. Dieses vom Rechnungswesen definierte Gliederungsschema lehnt sich blicherweise an einen Kontenrahmen (Industriekontenrahmen, Gemeinschaftskontenrahmen) an. Der Kontenplan ist also die Summe aller in einem Unternehmen verwendeten Konten; wird durch eine Kontenplan-Nr identifiziert.

Abb. 6. Beispiel fr einen Kontenplan (Copyright SAP AG) 8

Beziehungen zwischen Mandant - Buchungskreis - Kontenplan In einem Mandanten hat jedes eigenstndige Unternehmen einen eigenen Buchungskreis. Der Mandant stellt damit einen Konzern oder eine Unternehmensgruppe dar. Jedes dieser Unternehmen arbeitet mit einem Kontenplan. Ein Unternehmen kann nicht mit mehreren Kontenplnen arbeiten! In einem Konzern kann ein Kontenplan allerdings von mehreren Unternehmen verwendet werden. Deshalb steht der Kontenplan oberhalb der Buchungskreise und auch oberhalb der Kostenrechnungskreise. Werden mehrere eigenstndige Unternehmen (Buchungskreise) in einer gemeinsamen Kostenrechnung gefhrt, mssen alle Unternehmen den gleichen Kontenplan einsetzen, da es sich bei SAP um ein Einkreissystem handelt. Ein gleicher Kontenplan fr mehrere Unternehmen kann sinnvoll sein, wegen Vergleichbarkeit zwischen Konzerngesellschaften. Nachteil: Zentraler Kontenplanpfleger notwendig, der fr alle beteiligten Konzerngesellschaften sachkundig ist. Bei heterogenen Gesellschaften entsteht eine Vielzahl von Konten, die von den meisten Unternehmen nicht bentigt werden, z.B. gibt es im Grohandel keinen Ausschuss, bei Dienstleistern und Energieversorgern keine Fertigwarenbestnde. Meist gibt es bei heterogenen Konzernen auch nichts zu vergleichen, da die Unternehmen viel zu unterschiedlich sind. Solche Zentralisierungslsungen sind immer auf ihre Tauglichkeit zu prfen. SAP sagt nur, dass bestimmte Funktionalitten vorhanden sind. Ob es sinnvoll ist, steht auf einem anderen Blatt. (Hausaufgabe: Aufgabe 1)

3. 3.1.

Einfhrung in die Systembedienung An- und Abmelden

Anmelden erfolgt durch Anklicken des SAP-Icons auf dem Desktop oder ber die Startleiste. Es erscheint folgender Bildschirm

FB 1 nutzt Mandant 901 Benutzer: Matrikelnummer Kennwort: Student

Sprache: DE (kann weggelasssen werden)

Dieser und alle weiteren Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP AG. Sie sind zum Teil aus Platzgrnden nur ausschnittsweise abgebildet. Enter oder (Alle abgebildeten Icons unterliegen dem Copyright der SAP AG)

Das Kennwort muss beim erstmaligen Anmelden gendert werden. Besttigen Sie die folgende Systemnachricht mit Enter Abmelden: Menfolge: System Abmelden Das Skript wurde im Hinblick auf das Release Enterprise durchgesehen. Soweit sich die Hardcopies nicht inhaltlich gendert haben basieren sie noch auf Release 4.6 B. Die Hardcopies dienen der Veranschaulichung des Textes und sind nicht als durchgehende Falldokumentationen zu verstehen

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3.2.

Das R/3-Fenster

Die Navigation in den einzelnen Funktionsbereichen erfolgt mit Hilfe des Baumes im linken Teil des Bildschirmes. Die Navigation ist dem NT-Explorer vergleichbar. Klick auf + ffnet den entsprechenden Ast, Klick auf schliet ihn. Schliet man einen Ast mit tiefer Navigationsstruktur durch auf den obersten Knoten bleibt der Navigationspfad erhalten. Das bedeutet, dass man bei gleichem Geschftsprozess (z.B. Buchung) nicht wieder navigieren muss. Dadurch wird die Menstruktur recht schnell unbersichtlich, wenn man verschiedene Geschftsprozesse durchfhrt. Anklicken dieses Symbols setzt alle Navigationspfade zurck. a) Symbole und Mens

Die Symbolleiste enthlt Drucktasten fr hufig gebrauchte Funktionen wie z.B. Sichern und Enter. Die aufgefhrten Mens hngen von der jeweiligen Anwendung ab, die Sie gerade bearbeiten. Folglich sehen Sie verschiedene Mens, wenn Sie verschiedene Anwendungen verwenden.

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Enter-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Taste in der Symbolleiste oder Drcken der ENTER Taste auf Ihrer Tastatur besttigen Sie die auf einem Bild gemachten Eingaben. Befehlsfeld

Feld zur Eingabe von Befehlen, etwa Transaktionscodes, Buchstaben fr die Direktwahl und andere Befehle. Eine Transaktion ist eine Folge zusammengehriger Dialogschritte, um einen logisch abgeschlossenen Vorgang im SAP-System abzuwickeln (z.B. eine Buchung). Eine Transaktion kann ber das Men oder ber ihren Namen (Transaktionscode) aufgerufen werden. Sichern-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Taste sichern Sie Ihre Arbeit. Zurck-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Taste gehen Sie eine Anwendungshierarchiestufe zurck. Falls Daten verloren gehen, erscheint ein Dialogfenster, mit einer Warnung. Eventuell knnen Sie auch Daten sichern. Beenden-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Drucktaste beenden Sie die aktuelle Transaktion. Das System kehrt zum Menbildschirm zurck. Abbrechen-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Taste brechen Sie die aktuelle Anwendung ab. 12

Suchen-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Taste knnen Sie nach Daten suchen, die Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild bentigen. Ein weiteres wichtiges Fensterelement, das Ihnen im R/3-System immer wieder begegnen wird, ist das Dialogfenster. Ein Dialogfenster erscheint, immer wenn SAP weitere Informationen fr die Verarbeitung bentigt um Ihnen Informationen anzuzeigen, z.B. Meldungen oder spezifische Informationen zu Ihrer aktuellen Anwendung. Hier sehen Sie ein Beispiel:

Die mit einem ? gekennzeichneten Felder im Dialogfenster sind MUSS-Felder und daher immer mit einer Eingabe zu versehen.

b) Funktionsumfang der Menleiste Die folgende Tabelle fhrt Mens auf, die auf jedem Bild des R/3-Systems angeboten werden. Men System Bedeutung Im Men System finden Sie Funktionen, die sich auf das gesamte System beziehen (z.B. Erzeugen Modus, Benutzervorgaben und Abmelden). Im Men Hilfe finden Sie Funktionen, um auf die verschiedenen Formen der im R/3-System verfgbaren Online-Hilfe zuzugreifen.

Hilfe

Die folgende Tabelle fhrt Mens auf, die Sie in der Regel in jeder R/3-Anwendung vorfinden. Men <Objekt> Bedeutung In der Regel ist der erste Menpunkt (ganz links) nach dem Objekt (z.B. Material) benannt, mit dem Sie gerade arbeiten. In diesem Men finden Sie Funktionen, die sich auf das gesamte Objekt beziehen, wie z.B. Anlegen, ndern oder auch Drucken. Auerdem finden Sie in diesem Men die Funktion Beenden mit der die aktuelle Anwendung beendet wird. 13

Bearbeiten

Springen

Der zweite Menpunkt heit Bearbeiten. In ihm finden Sie Funktionen, die auf Teile des gerade bearbeiteten Objektes wirken, wie z.B. Markieren, Editieren, Kopieren. Auerdem finden Sie hier die Funktion Abbrechen, mit der Sie eine Anwendung verlassen knnen, ohne da das System die bisher eingegebenen Daten prft und sichert. Der dritte Menpunkt heit Springen und enthlt Navigationsfunktionen, die es Ihnen ermglichen, direkt auf Bilder der aktuellen Anwendung zu springen. Hier finden Sie auch die Navigationsfunktion Zurck, mit der Sie der Struktur der Anwendung entsprechend eine Ebene zurckgehen knnen, wobei das System Ihre Daten prft und bei inkonsistenten Daten einen Korrekturdialog beginnt.

Weiterhin knnen auch folgende Mens in der Menleiste angezeigt werden: Men Zustze Umfeld Sicht Bedeutung Das Men Zustze enthlt Funktionen, die das aktuelle Objekt oder Teilobjekt ergnzen und nicht stndig bentigt werden. Das Men Umfeld enthlt Funktionen, mit denen Sie zustzliche Informationen zu dem aktuellen Objekt erhalten knnen. Das Men Sicht enthlt Funktionen, die die Sicht auf das aktuelle Objekt verndern, z.B. von einer zweizeiligen auf eine einzeilige Listendarstellung umschalten. Das Men Einstellungen enthlt Funktionen, die benutzerspezifische Voreinstellungen von Anwendungsparametern erlauben. Das Men Hilfsmittel enthlt Funktionen, die objektbergreifend arbeiten, z.B. allgemeine Lsch-, Kopier- und Druckfunktionen.

Einstellungen Hilfsmittel

Hinweise zum Arbeitsplatzmen nach dem Anmelden In dieser Menleiste sehen Sie die Hauptmodule des SAP-Systems

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Bro verschiedene Brofunktionen wie Terminkalender, Archivierung und Ablage, Nachrichten Logistik Unter dem Hauptpunkt Logistik sind folgende betrieblichen Funktionen subsummiert: Materialwirtschaft, Vertrieb, Produktionsplanung und steuerung, Instandhaltung, Serviceund Qualitts-Management Rechnungswesen Die Funktionen Finanzwesen (i.W. Buchhaltung), Treasury, Controlling finden sich unter dem Hauptpunkt Rechnungswesen Personal Die wesentlichen Funktionen des Personal-Moduls sind Personalmanagement, Zeitwirtschaft, Personalabrechnung Infosysteme In den einzelnen Modulen, die sich an den Unternehmensfunktionen orientieren, gibt es jeweils einen Bereich Infosysteme, der der Wiedergewinnung und Aufbereitung der Informationen dient. Dadurch ist die Funktion Informationsgewinnung (nur Lesen) von der Menstruktur eng mit Pflege (Lesen und Schreiben) verknpft. Im Unternehmen gibt es jedoch eine Vielzahl von Mitarbeitern, die nur Leserechte haben sollen, diese jedoch in allen Modulen. Ohne einen speziellen Punkt Infosysteme mssten sie stndig die Module wechseln (benutzerunfreundlich) und fr die Systemadministration wre eine komplexe Zugangsberechtigung zu verwalten. Werkzeuge Unter diesem Menpunkt sind eine Reihe von Tools zusammengefasst, die ber die tgliche Arbeit hinausgehen. Im Rahmen der ABAP/4-Workbench knnen Entwickler zustzliche Programme erstellen und mit dem ABAP/4-Dictionary Informationen ber die Datenstruktur gewinnen. Funktionen fr den System-Administrator zur Verwaltung des Systems Customizing stellt Werkzeuge fr die Systemeinfhrung und die betriebsindividuellen Anpassungen bereit (Vorgehensmodell und Einfhrungsleitfaden) Customizing-Leitfaden ber Menpfad: Werkzeuge Customizing IMG Projektbearbeitung SAP-Referenz-IMG

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Business Navigator, Business Workflow visualisieren die einzelnen Sichten des R/3Referenzmodells (Datensicht, Prozesssicht usw.)

System Hier finden sich verschiedene Systemfunktionen. Wichtig hiervon ist: Abmelden Erzeugen Modus / Lschen Modus Mit Hilfe mehrerer Modi knnen Sie im SAP-System parallel arbeiten. Dies bedeutet, dass Sie in der Kostenrechnung einen Betriebsabrechnungsbogen ansehen knnen und parallel in der Finanzbuchhaltung einen Sie interessierenden Beleg ansehen knnen, ohne zwischen den Modulen zu wechseln. Ein zweiter Modus verhlt sich so, als htten Sie ein zweites SAP-System zur Verfgung. ffnen Sie aufgrund der Systembelastung nicht mehr als 2 Modi. Hilfe Verschiedene Hilfefunktionen.

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3.3

Matchcode:

Ein Matchode erlaubt es Ihnen, den Schlssel eines bestimmten Datenbanksatzes (z.B. eine Kontonummer) zu finden, indem Sie im Satz enthaltene Informationen eingeben. Das System zeigt dann eine Liste aller Stze an, die fr die die eingegebenen Kriterien zutreffen. Ein Matchcode kann man sich etwa so vorstellen, wie das Stichwortverzeichnis eines Buches.

Meist sind unterschiedliche Matchcodes vorhanden. Diese finden sich dann als Registerleiste. Die zu suchenden Informationen kann man durch Anklicken dieses Icons im folgenden Dialogmen eingrenzen.

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Beispiel fr ein Suchergebnis verndert sich im Laufe der Zeit durch neu angelegte Konten:

Hausaufgabe: Aufgabe 2

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3.4.

IDES

IDES ist die Abkrzung fr International Demonstration and Education System. IDES ist ein von SAP entwickeltes Modellunternehmen. Es handelt sich dabei um eine internationale Unternehmensgruppe mit Standorten in Europa, Asien, Nord- und Sdamerika. Normalerweise wird die Software ja ohne Anwendungsdaten ausgeliefert, d.h. die Anwender mssen die betriebsindividuellen Daten wie Organisationsstrukturen, Werksstandorte, Konten, Kostenstellen, Kostenarten usw. erst einmal anlegen. Wenn dies erfolgt ist, kann man die laufenden Geschftsvorflle erfassen. Beim Unternehmen IDES hat die SAP sowohl Stammdaten angelegt als auch Geschftsvorflle in das System eingegeben. Wir steigen daher in ein bereits existierendes Unternehmen ein, hnlich einem Mitarbeiter, der nach Studium oder Arbeitsplatzwechsel in einem neuen Unternehmen ttig wird. Die folgenden Informationen ber das Modellunternehmen IDES sollen Ihnen das Arbeiten im Verlauf des Semesters erleichtern. Die folgende Abbildung zeigt den Aufbau der IDES-Gruppe.

Abbildung 7: Aufbau der IDES-Gruppe Im Rahmen der Veranstaltung werden wir uns ausschlielich mit dem deutschen Tochterunternehmen der IDES-Gruppe beschftigen. Dieses Unternehmen (IDES-Deutschland) ist ein integraler Bestandteil der Europa-Gruppe.

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IDES-Deutschland ist durch folgende Sachverhalte gekennzeichnet: Buchungskreis Gesellschaft Sitz Whrung 1000 1000 Frankfurt EUR Kontenplan Produkte INT Aufzge, Motorrder, Autos, Pumpen, PCs, Glhlampen, Farben, Tabletten

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4. 4.1. 4.1.1.

Grundfunktionen der Finanzbuchhaltung Grundstzlicher Aufbau der Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung Konto als zentrales Objekt der Finanzbuchhaltung

Zentrales Objekt der Finanzbuchhaltung ist das Konto. Alle Geschftsvorflle werden in Form von Soll- und Habenbuchungen auf den Konten erfasst. Um Geschftsvorflle auf den Konten erfassen zu knnen, mssen die einzelnen Konten dem System erst einmal bekannt gemacht werden. Dies geschieht mit Hilfe eines Kontenstammsatzes. Anschlieend knnen die Geschftsvorflle kontenbezogen erfasst werden (Bewegungsdaten). Stammdaten werden meist vor Aufnahme des lfd. Betriebes angelegt. Sie haben keinen Periodenbezug. Sie gelten so lange, bis sie gendert werden. Sie ndern sich relativ selten. Bewegungsdaten sind vorgangsorientiert und werden durch den laufenden Betrieb stndig hinzugefgt. Sie haben einen Periodenbezug und zwar i.d.R. ber das Datum. 4.1.2. Organisation der Finanzbuchhaltung als Haupt- und Nebenbuchhaltung

Entwicklungsgrnde: Ursprnglich gab es in der Buchhaltung Bestands- und Erfolgskonten, die zur Bilanz und GuV fhrten. Dieses System kennen Sie aus den Vorlesungen zur Buchhaltung und zum Jahresabschluss. Zunehmende Unternehmensgren haben zur Ausweitung der Zahl der Geschftsvorflle gefhrt und auch die Zahl der Lieferanten und Kunden hat betrchtlich zugenommen. Dies fhrte zu einer Vielzahl von Buchungen auf den Konten Forderungen und Verbindlichkeiten. Ein einzelner Buchhalter konnte diesen Arbeitsanfall nicht mehr abwickeln, und mehrere Buchhalter konnten nicht mit einem einzigen Forderungs- und Verbindlichkeitskonto arbeiten. Man hat deswegen fr jeden Lieferanten und jeden Kunden eine Art Karteikarte angelegt und die Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen darauf erfasst, d.h. fr jeden Lieferanten und fr jeden Kunden wurde ein eigenes Konto eingerichtet. Jetzt konnten die Lieferanten und Kunden auf mehrere Buchhalter verteilt werden. Auerdem konnte sehr viel schneller ein berblick ber die Forderungen gegenber den Kunden bzw. den Verbindlichkeiten gegenber den Lieferanten gewonnen werden. Die Karteikarten / Kontenbltter fr die Lieferanten wurden zu Kreditorenbuchhaltung Kreditor: Fachbegriff des externen Rechnungswesens fr den Lieferanten; Kreditoren schicken dem betrachteten Unternehmen Eingangsrechnungen.

Die Karteikarten / Kontenbltter fr die Kunden wurden zur Debitorenbuchhaltung. Debitor: Fachbegriff des externen Rechnungswesens fr den Kunden; Debitoren erhalten vom betrachteten Unternehmen Ausgangsrechnungen.

Debitoren- und Kreditorenkonten sind also Personenkonten. Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung bezeichnet man als Nebenbuchhaltungen. Die normalen Bilanz- und GuV-Konten (Sachkonten) bilden die Hauptbuchhaltung. 21

Von Zeit zu Zeit (meist monatlich) wurden die Kreditoren und Debitoren zusammengefasst und die Kreditoren auf ein spezielles Hauptbuchkonto (Kreditorenverbindlichkeiten) und die Debitoren auf ein spezielles Hauptbuchkonto (Debitorenforderungen) bertragen. Dann konnte im Hauptbuch der Abschluss erstellt werden. Sachkonto: Alle ber Bilanz oder GuV abzuschlieenden Konten. Auch das Debitorenkonto (Summe aller Debitoren / Forderungen) und das Kreditorenkonto / Verbindlichkeiten) sind Sachkonten.

Diese Organisationsform der Buchhaltung hat auch in die Software von SAP Eingang gefunden. SAP hat die existierende Organisation der Buchhaltung einfach abprogrammiert. Aus der Gesamtheit der Konten wurden die Kundenkonten (Debitoren) und die Lieferantenkonten (Kreditoren) wegen ihrer groen Anzahl und der Besonderheiten (Zahlungsverkehr) in Nebenbuchhaltungen ausgegliedert. Ebenso werden die Anlagenkonten in eine separates SubModul Anlagenbuchhaltung ausgegliedert. Zum Teil werden auch die Bankkonten (aufgrund von speziellen Erfassungsmasken) ausgegliedert. Auch die oben beschriebenen Hauptbuchkonten, auf die die Summen der Lieferanten und Kunden bertragen werden, gibt es in SAP. Sie werden Abstimmkonten genannt. Einen kleinen Unterschied gibt es jedoch. In SAP werden nicht periodisch die Summen auf das Abstimmkonto bertragen, sondern jede Buchung parallel mitgefhrt. Das Abstimmkonto ist also ein Sachkonto, auf dem jede Bewegung der Nebenbuchhaltung, also der Debitoren, der Kreditoren und der Anlagen mitgefhrt wird. Diese Technik wird Mitbuchkontentechnik genannt. ber die Mitbuchkontentechnik erfolgt das synchrone Verbuchen der Nebenbuchvorgnge auf dem korrespondierenden Abstimmkonto des Hauptbuches. Dadurch kann jederzeit und nicht nur periodisch (nach bertrag) ein Abschluss erstellt werden. Abstimmkonten stellen ein Werkzeug dar, um Haupt- und Nebenbuchhaltung zu synchronisieren. Sie dienen nur SAP-internen Zwecken und knnen nicht direkt bebucht werden. Ursprnglich wurden Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung ausgegliedert, um die Datenflle beherrschen zu knnen. Bei SAP ist die Datenflle durch die Mitbuchkontentechnik noch angewachsen. SAP begrndet daher die Ausgliederung mit den Besonderheiten bei der Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Natrlich fhrt das beschriebene Vorgehen zu einer erheblichen Aufblhung des Buchungsstoffes, aber Ressourcenverschwendung hat SAP eigentlich noch nie interessiert. In existierenden Unternehmen gibt es nicht nur ein Abstimmkonto fr die Lieferanten und eines fr die Kunden, sondern in der Regel verweisen zusammengehrige Gruppen von Konten der Nebenbuchhaltung auf ein gemeinsames Abstimmkonto. Zum Beispiel knnen alle auslndische Debitoren auf ein gemeinsames Abstimmkonto weisen. Der Geschftsvorfall Zahlung der Miete wird grundstzlich mittels des folgenden Buchungssatzes dargestellt: Mietaufwand an sonstige Verbindlichkeiten Augrund der Organisation der FiBu in Haupt- und Nebenbuchhaltung und aufgrund der Mitbuchkontentechnik lst dieser Geschftsvorfall in SAP folgende Buchungen aus:

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Mietaufwand an Kreditor(enkonto) und gleichzeitig Belastung des Abstimmkontos

In der Finanzbuchhaltung finden sich also folgende Daten:

Daten in der Finanzbuchhaltung

Stammdaten
Hauptbuch Sachkonten Nebenbcher Debitoren- /Kundenkonten Kreditoren- / Lieferantenkonten Anlagenkonten

Bewegungsdaten
Belege (Geschftsvorflle)

Abb. 9 : Daten in der Finanzbuchhaltung (Quelle: Klenger, S. 143)

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4.2.

Strukturen der Finanzbuchhaltung Pflege der Stammdaten

Wesentliche Stammdaten der Finanzbuchhaltung sind: Sachkonto Kreditor Debitor Anlegen / ndern / Anzeigen Sachkonto

4.2.1.

Menfolge: Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Einzelbearbeitung - Zentral Mit dieser Menfolge legen Sie das Sachkonto im Kontenplan und im Buchungskreisbereich an. Die Menfolgen ... Stammdaten Einzelbearbeitung Im Kontenplan und ... Stammdaten Einzelbearbeitung - Im Buchungskreis sind nicht relevant, da hier das Konto in zwei Schritten (zunchst im Kontenplan, dann im Buchungskreis) angelegt wird. Dieses zweistufige Vorgehen erscheint wenig sinnvoll. Voraussetzung fr ein solches Vorgehen ist, dass zwei oder mehr Unternehmen eines Konzerns mit dem gleichen Kontenplan arbeiten, aber nicht alle Konten in den eigenen Buchungskreis bernehmen. Im Kontenplan sind dann alle Konten enthalten, die die beteiligten Unternehmen verwenden. In den einzelnen Buchungskreisen jedoch nur eine Teilmenge dieses Kontenplanes. Vereinheitlichungen der Kontenplne von Konzernunternehmen sind grundstzlich kritisch zu sehen. Besser ist es, jedem Unternehmen seinen eigenen Kontenplan zu lassen und jedes Konto dieses Kontenplanes einem Konzernkonto zuzuordnen. In diesem Fall hat jedes Unternehmen einen eigenen Kontenplan mit einer eigenen Kontenplanbezeichnung. Im Einstiegsbild geben Sie die Konto-Nr. und den Buchungskreis an und whlen im Men Sachkonto Anlegen oder durch Anklicken dieses Icons. Die Icons daneben dienen dem Anzeigen bzw. ndern.

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1. Bild fr die Sachkontenanlage

Konto wird dem Buchungskreis (Unternehmen) zugeordnet

Eine kurze betriebswirtschaftliche Erklrung der einzelnen Felder erhalten Sie, wenn Sie die Feldbezeichnung (Text) anklicken und dann auf das gelbe Fragezeichen klicken.

Wichtige Felder: Kontengruppe: betriebswirtschaftlich: Gruppe von gleichartigen Konten (die den gleichen Regeln gehorchen), z.B. Anlagekonten, Forderungskonten. In SAP muss jedes Konto einer Kontengruppe zugeordnet werden. Sie steuert das Anlegen von Stammstzen, z.B. welche Felder beim Anlegen des Stammsatzes gefllt werden mssen oder knnen. Konkret steuert die Kontengruppe das Erscheinungsbild der Erfassungsmaske und den Umfang der Felder, die im Sachkontenstammsatz gespeichert werden sollen (Bildschirmlayout) - die Art der Nummernvergabe fr die Kontonummer - die Nummernkreise, aus denen die Nummern fr die Sachkonten zu whlen sind Das Bildschirmlayout wird dadurch geregelt, dass beim Customizing der Kontengruppe fr jedes Feld der Feldstatus festgelegt wird. Der Feldstatus regelt, ob das Feld ein- oder ausgeblendet ist und ob es ein Muss- oder Kann-Feld ist. Bei der Eingabe der Konten wird dann jeweils die Kontengruppe eingegeben, nach der die Stammdaten erfasst werden sollen. Es 25

ist logisch, dass fr die Anlage eines Anlagenkontos andere Felder bentigt werden, als bei der Anlage eines Forderungs- oder Verbindlichkeitskontos. Die Felder sind zu Feldgruppen zusammengefasst (z.B. Kontensteuerung). Der Einstieg ins Customizing erfolgt ber Werkzeuge Customizing IMG - Projektbearbeitung SAP-Referenz-IMG. Sie sehen die Struktur des Einfhrungsleitfadens (linkes Bild) und whlen das entsprechende Modul aus. Im obigen Fall Finanzwesen Hauptbuchhaltung Sachkonten Stammdaten Vorarbeiten Kontengruppe definieren (Uhrsymbol) Suchen des Kontenplanes INT und der Kontengruppe ERG Markieren durch Klicken auf linkes Quadrat Icon mit Feldstatus anklicken anzuzeigende Zeile markieren Detail-Icon. Man erhlt das rechte Bild.

Nummernkreise: Mit dem Nummernkreisintervall wird festgelegt, aus welchem Nummern-Bereich die Kontonummer genommen werden darf. Bei externer Nummernvergabe (wird vom Anwender eingetippt) findet eine berprfung statt, ob die eingetippte Nummer aus einem zulssigen Nummernbereich stammt. Bei interner Nummernvergabe vergibt das System eine Nummer aus dem zulssigen Nummern-Intervall. Interne und externe Nummernvergabe ist insbesondere bei der Anlage von Debitoren und Kreditoren von Bedeutung. Fr GuV-Konten (Aufwands- und Ertragskonten) ist die Kontengruppe Erfolgskonten einzugeben. Bilanzkonten sind mit den Kontengruppe Sachkonten allgemein anzulegen.

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Erfolgskonto oder Bestandskonto Es muss angegeben werden, ob es sich um ein Erfolgs- oder Bestandskonto handelt. Die Detailsteuerung Erfolgskonten ist nur relevant beim Umsatzkostenverfahren. Bezeichnung in Pflegesprache (EN) Der Kontenplan INT ist ein internationaler Kontenplan und wird in Englisch gepflegt. Man muss hier Bezeichungen eingeben. Diese knnen aber in Deutsch erfolgen. Partnergesellschaft Macht bei Sachkonten keinen Sinn nicht auszufllen. Konzern-Kontonummer Jedes Konto des betrachteten Unternehmens wird einem Konzern-Konto zugeordnet. Dadurch ist es mglich, eine Bilanz und GuV in einer konzerneinheitlichen Struktur zu erstellen, ohne dass die einzelnen Unternehmen einen einheitlichen und damit aufgeblhten (Konzern)Kontenplan bernehmen mssen. Das Konzernkonto muss dem Konzernkontenplan CONS entnommen werden. Normalerweise wird dieser Kontenplan bei Aktivierung des Matchcodes auch angezeigt. Ist dies nicht der Fall, muss der Matchcode Sachkontonummer im Kontenplan aktiviert und das Konto gesucht werden.

Durch Anklicken dieses Symbols kann man einen Suchbegriff eingeben. Eine Fortsetzung der Suche ist durch dieses Icon mglich. 27

2. Bild fr die Anlage eines Sachkontos

Steuerkategorie Hier kann hinterlegt werden, ob das Konto MWST-relevant ist und ob es sich um Vorsteuer oder um Ausgangssteuer handelt. Wird hier keine Eingabe gemacht, knnen keine Buchungen mit Umsatzsteuer gemacht werden. Alternative Konto-Nr. : frei verfgbares Feld, kann z.B. fr eine Kontonummer aus einem Altsystem verwendet werden Einzelpostenanzeige Wenn auf einem Konto Einzelposten gefhrt werden sollen, d.h. wenn man die einzelnen Buchungen auf dem Konto sehen will, muss dieses Feld aktiviert werden. Wird es aktiviert, dann ist die Angabe eines Sortierschlssels notwendig.

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3. Bild fr Sachkontenanlage

Feldstatusgruppe: Sie regelt den Erfassungsbildschirm fr Bewegungsdaten, also den Erfassungsbildschirm fr Buchungen auf das Sachkonto. Die Feldstatusgruppe hat nichts mit dem Stammdatenbildschirm zu tun. Wichtig: Es ist zu unterscheiden zwischen: der Anlage eines Sachkontos (mit seinen Stammdaten, z.B. Kto.-Nr., Kto.-Bez.). Hierfr gibt es mehrere Erfassungsbilder (wird gesteuert ber Kontengruppe). und den Buchungen auf dem Sachkonto. Hierfr gibt es ein anderes Bildschirmlayout. Dieses Buchungslayout wird als Nr. im Sachkontenstammsatz eingegeben (Feldstatusgruppe). Wenn kostenrechnungsrelevante Buchungen erfolgen sollen, muss die Feldstatusgruppe Kostenkonten gewhlt werden, andernfalls fehlt das Feld fr die Eingabe der Kostenstellennummer.

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Finanzposition: Hier muss eine Eingabe erfolgen, da das Finanzmanagement aktiv ist. Erfolgt keine Eingabe, fhrt dies zu Schwierigkeiten bei der Bebuchung des Kontos. Da wir die Funktion Finanzmanagement nicht nutzen, verwenden Sie am besten immer die Finanzpositions-Nr. 1136 oder 9993.

4. Bild fr die Anlage eines Sachkontos Damit man die Kontenbezeichnung bei Matchcode-Suchen findet, muss man in diesem Bild die deutsche Bezeichnung angeben.

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Das Konto wird durch Anklicken des Icons Sichern angelegt. Wenn Daten fehlen, erscheint folgende Meldung:

Besonderheiten bei der Anlage von Bestandskonten Bei den Bestandskonten (schlagen sich in der Bilanz nieder) ist zu unterscheiden, ob es sich um ein Bestandskonto mit Bezug zu einer Nebenbuchhaltung (z.B. Anlagenbuchhaltung) handelt oder nicht. Bestandskonten mit Bezug zu einer Nebenbuchhaltung sind immer Abstimmkonten (bitte auf die entsprechende Kontengruppe achten und Abstimmkonto hinterlegen). Die folgenden Bildschirmmasken zeigen die Einstellungen bei einem Bestandskonto mit Bezug zu einer Nebenbuchhaltung am Beispiel eines Anlagenkontos)

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Bitte achten Sie auf die Kontengruppe, die festlegt, dass es sich um ein Konto des Anlagevermgens handelt. Die nchste Hardcopy zeigt das Folgebild. Hier ist nochmals auf das Abstimmkonto hinzuweisen. Bei den Anlagekonten handelt es sich grundstzlich um Abstimmkonten, da die Einzelbewegungen in der Anlagenbuchhaltung erfasst werden. Dies bedeutet, dass die Anlagekonten nicht direkt bebucht werden knnen. Als Feldstatusgruppe ist G007 (Anlagekonten) einzugeben, damit bei den Anlagenzugngen die richtigen Felder gepflegt werden knnen. Bei Bestandskonto ohne Bezug zur Nebenbuchhaltung gibt es keine wesentlichen Besonderheiten. Bei genauem Vergleich z.B. der Seite Erfassung/Bank/Zins eines Anlagen- und eines Finanzkontos (z.B. 113100) erkennt man, dass unterschiedliche Angaben abgefragt werden. Dies wird wie oben beschrieben ber die Kontengruppe gesteuert. Gleichartige Konten kann man auch ber ein Vorlagekonto anlegen. Das ist so eine Art Blaupause fr alle weiteren Konten. Aber bitte vorher berzeugen, dass die Einstellungen des Vorlagekontos richtig sind. 32

4.2.2. 4.2.2.1.

Anlegen von Kreditoren- und Debitoren-Stammdaten Zentrale Pflege versus Pflege in FI

Bei der Anlage von n Kreditoren und Debitoren gibt es zwei Alternativen: Pflege nur im Modul FI Zentrale Pflege Wird der Kreditor/Debitor nur in FI angelegt, ist er nur den Sub-Modulen von FI und dem Modul CO bekannt. Eine Verknpfung mit anderen Modulen des SAP-Systems (vor allem MM und SD) ist nicht mglich. Erfolgt eine zentrale Pflege, knnen alle Module des Systems auf den Kreditor/Lieferanten bzw. Kunden/Debitor zugreifen. Die zentrale Pflege hat den Vorteil, dass hier die Systemintegration voll zum Tragen kommt. Sie hat den Nachteil, dass dem Buchhalter Strukturinfomationen der Logistik/Materialwirtschaft bekannt sein mssen. Ein Kreditor oder Debitor, der zunchst isoliert in FI angelegt wurde, kann nicht durch ndern zentral angelegt werden. In diesem Fall erhlt man die Fehlermeldung, dass der Kreditor fr die Einkaufsorganisation 1000 nicht angelegt ist. Will man fr einen zunchst in FI isoliert angelegten Kreditor Einkaufsdaten nachpflegen, geht das nur ber: ...Stammdaten Zentrale Pflege Anlegen !! Man kann dann die fehlenden Daten nachpflegen. 4.2.2.2. Anlegen von Kreditorenstammdaten - Zentrale Pflege

Hier kommt zum ersten Mal die Integration mit anderen Modulen ins Spiel. Bei den Kreditoren ist das im wesentlichen die Materialwirtschaft (MM). Menfolge: Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Stammdaten Zentrale Pflege Anlegen/ndern/Anzeigen Einstiegsbild:

Eingabe bei externer Nummernvergabe, freilassen bei interner Regelt Nummernkreis und interne bzw. externe Nummernvergabe IDES: KRED interne Vegabe 0001 externe Vergabe

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Im Einstiegsbild sind neben dem Buchungskreis und ev. der Kontonummer noch die Einkaufsorganisation und die Kontengruppe einzugeben. Einkaufsorganisation

Die Einkaufsorganisation ist eine Organisationseinheit des MM und ist eine organisatorische Einheit innerhalb der Logistik. Mit Hilfe der Einkaufsorganisation wird das Unternehmen nach den Erfordernissen des Einkaufs strukturiert. Eine Einkaufsorganisation beschafft Materialien bzw. Dienstleistungen, sie handelt mit einem Lieferanten Einkaufskonditionen aus und ist fr diese Geschfte verantwortlich. Die Einkaufsorganisation ist nach auen rechtlich fr alle Einkaufsvorgnge verantwortlich. Die Einkaufsorganisation ist in Einkufergruppen gegliedert, die fr die operativen Ttigkeiten zustndig sind. Die Form der Beschaffung wird durch die Zuordnung von Einkaufsorganisationen zu Buchungskreisen und Werken festgelegt. Es gibt folgende Formen des Einkaufs: - konzernbezogen - eine Einkaufsorganisation beschafft fr alle Buchungskreise eines Mandanten - unternehmensbezogen - eine Einkaufsorganisation beschafft fr genau einen Buchungskreis und dessen Werke Zur berwachung der Materialbestnde mu es mglich sein, im System die Orte festzuhalten, an denen die Materialien physisch vorhanden sind. Dies erfolgt mittels der Begriffe Werk und Lagerort. Als Werk bezeichnet man die Unternehmensteile, die Materialien produzieren bzw. Waren und Dienstleistungen bereitstellen. Die Untergliederung des Unternehmens in Werke ist eine Untergliederung des Unternehmens aus Sicht der Produktion, Beschaffung, Instandhaltung und Disposition. Beim Werk handelt es sich um eine organisatorische Einheit der Logistik. Werke werden in den Modulen PP (Werk als Produktionsstandort), MM (Werk als Warenlager) und SD (Werk als Auslieferungslager) verwendet. Jedes Werk gehrt zu genau einem Buchungskreis. Damit knnen die Bestnde und die Werte der Bestnde in den einzelnen Firmen getrennt gefhrt werden. Im Buchungskreis 1000 ist folgende Einkaufsorganisation hinterlegt: Einkaufsorganisation 1000 Werke 1000 1100 1200 1300 Standort Hamburg Berlin Dresden Frankfurt

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Kontengruppe

Die Kontengruppe regelt die nchsten Erfassungsbilder, die Art der Nummervergabe und die Nummernkreise fr die Kreditoren-Stammdaten. Diese Einstellungen werden im Customizing festgelegt:

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Wenn Sie einen Stammsatz anlegen, mssen Sie die Kontengruppe angeben. Sie kann nach dem Anlegen des Stammsatzes nicht mehr gendert werden. ber Matchcode finden sich fr Kreditoren z.B. die beiden Kontengruppen KRED und 0001. Aus der Zuordnung des Nummernkreises 02 und der Definition der Nummernkreise im Customizing kann man erkennen, dass KRED interne Nummernvergabe zugeordnet ist. Die Kontengruppe 0001 sieht externe Nummernvergabe vor. Externe Nummernvergabe ist sinnvoll, wenn man die Kreditoren-Nummern nach einem bestimmten System vergeben will. Dies setzt ein gut durchdachtes Nummernsystem, die Erarbeitung einer Organisations-Richtlinie und deren Befolgung durch die Mitarbeiter voraus. Doppelte Nummern sind durch Prfungen in SAP ausgeschlossen. Bei interner Nummernvergabe werden die Kreditoren-Nummern fortlaufend durch das System vergeben. Wir whlen die Kontengruppe KRED und gelangen in das Bild zur Pflege der Adresse (1. Bild). Mit Enter oder nchste Seite gelangen wir in das 2. Bild:

ermglicht die Verrechnung der offenen Posten Jedes Unternehmen in einem Konzern erhlt eine eindeutige Nummer. Dadurch knnen die konzerninternen Geschftsvorflle (gegenseitige Lieferungen, Kreditvergaben usw.) erkannt werden und im Rahmen der Konsolidierung eliminiert werden.

hier kann eine Konzern-Nr. eingetragen werden, wenn der Lieferant zu einem Konzern gehrt

Bei allen Kreditoren/Debitoren der EU muss eine Umsatzsteuer-ID eingegeben werden, bestehend aus DE und einer 9-stelligen Zahl (steht normalerweise auf der Geschftspost des Geschftspartners Im 3. Bild werden die Bankverbindungen des Lieferanten eingetragen. Dies ist notwendig fr automatische Zahlungen. Im IDES keine Mufelder!

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Im 4. Bild (Kontofhrung) ist das Abstimmkonto wichtig, da es die Verbindung zwischen der Nebenbuchhaltung (Kreditorenbuchhaltung) und der Hauptbuchhaltung herstellt.

Abstimmkonto (Muss-Feld): Fr jede Nebenbuchhaltung mssen Sie im Sachkontenbereich mindestens ein Abstimmkonto fhren. Bevor man also Kreditoren- und Debitorenkonten anlegen kann, muss man zumindest ein Abstimmkonto fr die Kreditorenkonten und eines fr die Debitorenkonten anlegen. Wenn Sie auf ein Konto der Nebenbuchhaltung buchen, bucht das System automatisch auf das entsprechende Abstimmkonto mit. Die Konten fr Forderungen und Verbindlichkeiten sind typische Abstimmkonten. Abstimmkonten knnen nicht direkt bebucht werden. Weiterhin ist die Finanzdispositionsgruppe einzutragen: Kreditoren und Debitoren werden einer Finanzdispositionsgruppe zugeordnet, die bestimmte Eigenschaften, Risiken oder Arten der Geschftsbeziehung widerspiegelt. Ausprgungen z.B.: - Kunden Inland - Kunden Ausland - Grolieferanten Im 5. Bild (Zahlungsverkehr Buchhaltung) wird der Zahlungsverkehr geregelt. Auf die hier hinterlegten Zahlungsbedingungen wird bei der Bezahlung der Rechnung zurckgegriffen. Erfolgt also bei der Zahlungsbedingung 0002 die Ausgangszahlung 10 Tage nach Rechnungserhalt, wird vom Zahlungsprogramm automatisch 3% Skonto bercksichtigt. 37

Die Maske enthlt weitere Regelungen fr den automatischen Zahlungsverkehr. Rechnungsprfung / Toleranzgruppe: gibt die Grenordnung fr Toleranzen zwischen Rechnungsbetrag und Zahlungsbetrag an. Im IDES sind das alles keine Mufelder, jedoch sollte zumindest das Feld Zahlungsbed gepflegt werden.

6. Bild (Korrespondenz Buchhaltung): Angaben zu Mahnverfahren, Interne Organisation der Buchhaltung, usw. Keine Mussfelder im IDES.

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7.

Bild (Einkaufsdaten):

Konditionen: Hier werden die Bedingungen hinterlegt, die allgemein fr Geschfte mit dem Lieferanten gelten (Zahlungsbedingungen, Mindestbestellwert, usw) Bei den Steuerungsdaten, Vorschlagswerte Material, Servicedaten handelt es sich um spezielle Steuerungsparameter des Einkaufs. ber Springen- Einkaufsorganisation Daten Einkaufsdaten kann man sich die Einkaufsdaten (aus MM) ansehen wenn der Kreditor angelegt ist. Mufeld im IDES: Bestellwhrung

letztes Bild (Partnerrollen): regelt, welche Rollen der Kreditor aus Sicht des Einkaufs annimmt, z.B. Bestelladresse, Lieferant. Einzugeben sind die Kreditorennummer und der Kreditorenname Keine Mufelder im IDES

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4.2.2.3.

Anlegen von Debitorenstammdaten Zentrale Pflege

Fr die zentrale Anlage eines Debitors lautet die Menfolge: Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Stammdaten Zentrale Pflege - Anlegen/ndern/Anzeigen Der Aufbau der Masken ist nicht vollstndig identisch. Bei den Debitoren wurde das Registerkartenprinzip schon realisiert.

Bei den Debitoren mssen bei zentraler Anlage zustzlich die Strukturen des Vertriebsbereiches hinterlegt werden (Integration mit dem Modul SD). Damit werden dem Debitoren zustzliche Merkmale (Verkaufsorganisation, Vertriebsweg, Sparte) mitgegeben. Fr diese Kriterien kann dann im Modul SD eine Verdichtung der Debitoren-Bewegungsdaten erfolgen. Mit Hilfe der Verkaufsorganisation wird im IDES die regionale, nationale oder internationale Untergliederung des Marktes bercksichtigt. Alle Geschftsvorflle des Vertriebs werden stets innerhalb einer Verkaufsorganisation abgewickelt. Vertriebswege definieren die Wege des Produktes zum Kunden (Absatzkanle). Mit Hilfe der Sparte knnen Sie bei einem breitgefcherten Produktspektrum Produkte oder Produktlinien zusammenfassen. Fr jede Sparte knnen Sie kundenindividuelle 40

Vereinbarungen, z.B. ber Teillieferungen, zur Preisfindung und ber die Zahlungsbedingungen, treffen. Innerhalb einer Sparte knnen Sie statistische Auswertungen durchfhren oder ein eigenes Marketing aufbauen. Innerhalb eines Vertriebsbereichs knnen Sie Auswertungen durchfhren, in denen Sie z.B. den dort entstehenden Umsatz analysieren. Die Kombination aus Verkaufsorganisation, Vertriebsweg und Sparte bildet einen Vertriebsbereich. Verkaufsorganisation: Die Verkaufsorganisation 1000 bernimmt den Vertrieb von Pumpen, Aufzgen, Beleuchtung, Motorrdern, Fahrzeugen, und High-Tech Produkten. Die Verkaufsorganisation 1020 ist fr Konsumgter, fr chemische und pharmazeutische Produkte und Kosmetika zustndig. Vertriebsweg: Vertriebsweg 10 12 14 20 22 24 Bezeichnung Endkundenverkauf Wiederverkufer Service Handelsketten Abnehmer Industrie Abnehmer Pharma

Produktsparten: Die im IDES verkaufbaren Materialien und Dienstleistungen sind folgenden Produktsparten zugeordnet: Sparte 00 01 02 .. Produkt Produkte aller Sparten Pumpen Motorrder ..

Fr IDES-Deutschland sind die unten dargestellten Vertriebsbereiche vorgesehen. Man kann sich die zulssigen Vertriebsbereiche durch Anklicken von Alle Vertriebsbereiche ansehen. Gibt man eine nicht zulssige Kombination an, ist eine Anlage des Debitors nicht mglich.

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Besondere Mufelder beim Debitor: Allgemeine Daten Transportzone Vertriebsbereichsdaten Versandbedingung Rechnungstermine Ausgangssteuer passend zum Ort (Register Adresse) Standard Fabrikkalender Deutschland Standard 1 (steuerpflichtig)

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CPD-Konten: Neben diesen normalen Kreditoren- bzw. Debitorenkonten gibt es auch sogenannte CPDKonten. CPD ist die Abkrzung fr Conto pro Diverse. Fr einmalige Geschfte mit einem Kreditor oder Debitor richtet man nicht jedesmal einen eigenes Konto (Stammsatz) ein, sondern man richtet fr alle diese Kreditoren oder Debitoren einen speziellen Stammsatz mit Hilfe der speziellen Kontengruppe ein. Die spezifischen Daten des Geschftspartners, wie die Adresse und die Bankverbindung, werden nicht im Stammsatz, sondern im Beleg eingegeben. Ein CPD-Konto ist daher ein Konto, auf dem die Verkehrszahlen einer Gruppe von Geschftspartnern ausgewiesen werden, mit denen nur einmal oder selten ein Geschft abgewickelt wird. Beispiel: Sie haben einem Debitor eine Rechnung zu schreiben, der ausnahmsweise Waren von Ihnen bezogen hat, da sein Hauptlieferant nicht liefern konnte. In einem solchen Fall werden Sie die Rechnung auf ein CPD-Konto buchen und keinen separaten Stammsatz anlegen. Beim Buchen auf ein CPD-Konto verzweigt das System automatisch auf ein Stammdatenbild. Dort geben Sie die spezifischen Stammdaten fr den Debitor ein, die gesondert innerhalb des Belegs gespeichert werden.

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4.3.

Erfassung von Bewegungsdaten in der Finanzbuchhaltung

4.3.1 Vorbemerkungen Belegprinzip Eherne Grundregel der Buchhaltung: Kein Buchung ohne Beleg! Daran orientiert sich auch SAP. Letztendlich werden die immer noch vorhandenen Buchhaltungsbelege aus Papier in ein EDV-System bernommen, um sie besser auswerten zu knnen. Buchungen werden immer in Belegform gespeichert. Es gelten die Grundregeln der Buchhaltung: Soll- und Habenpositionen mssen Null ergeben, der Buchungsbeleg muss alle wichtigen Informationen enthalten, um ihn auswerten zu knnen (Periodenzuordnung ber das Datum, Kontonummer, Betrag usw.). Jeder Beleg besteht aus einem Belegkopf und einer oder mehrerer Belegpositionen. Im Belegkopf werden alle Daten eingegeben, die fr den gesamten Beleg gelten (z.B. Belegdatum, Buchungsdatum, Belegnummer usw.). Die Belegpositionen sind die einzelnen Soll- bzw. Habenbuchungen. In den Belegpositionen werden die Kontonummern, Betrge, Buchungsschlssel usw. angegeben. Auch in der Kostenrechnung orientiert sich SAP am Belegprinzip, d.h. Sie finden auch Kostenrechnungsbelege. Die wichtigsten Buchungen sind: erfolgsneutrale Sachkontenbuchung kreditorische Buchung debitorische Buchung 4.3.2. Erfolgsneutrale Sachkontenbuchung Bei der erfolgsneutralen Sachkontenbuchung werden 2 Bilanzkonten angesprochen, es handelt sich um einen Aktivtausch oder einen Passivtausch, eine Bilanzverlngerung oder verkrzung. Beispiel: Aufnahme eines Kredites in Hhe von 1 Mio . Der Geldeingang soll dem Postgirokonto zugute kommen. Bisher wurde noch kein Kredit in Anspruch genommen. Buchungssatz: Bank an Kreditverbindlichkeiten Prozesskette beim Durchfhren einer Sachkontenbuchung 1. Vorhandensein der anzusprechenden Sachkonten prfen 2. eventuell Sachkonto anlegen 3. Buchung durchfhren

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1. Kontonummer des Postgirokontos feststellen Menfolge: Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Einzelbearbeitung - Zentral Mit Hilfe des Matchcodes Sachkontenbezeichnung im Buchungskreis die Sachkontennummer feststellen. Das Postgirokonto hat die Kontonummer 110000. Mit Sachkonto anzeigen oder entsprechendem Icon das Konto anzeigen. Das Unternehmen hat bisher noch keinen Kredit in Anspruch genommen. Wir gehen davon aus, dass ber Matchcode kein entsprechendes Verbindlichkeitskonto festgestellt wurde. Es muss ein Bilanzkonto fr den Kredit angelegt werden. 2. Sachkonto anlegen Menfolge: Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Einzelbearbeitung - Zentral Als Feldstatusgruppe kommen G005, G009, G019 und G032 in Frage. Bei G005 ist bei der anschlieenden Buchung das Valutadatum (erfolgt automatisch), bei G009 das Flligkeitsdatum und bei G032 Valuta- und Flligkeitsdatum und bei G019 weder noch zu pflegen. 3. Buchung durchfhren: Menfolge: Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Sachkontenbeleg erfassen Diese Sachkontenbuchung ist eine Enjoy-Transaktion. Das bedeutet, dass dies eine Einbildtransaktion ist. Dies bedeutet, dass damit Belege auf einem Bildschirm ohne Kontextverlust erfasst werden knnen. Die Sachkontenbuchung Enjoy wird parallel zu den bereits vorhandenen Erfassungstransaktionen (Allgemeine Buchung) angeboten. Folgende Funktionen stehen Ihnen auf den Registerkarten zur Verfgung: - Grunddaten - Detail

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Ampel

Registerkarte Grunddaten Geben Sie das Belegdatum und das Buchungsdatum ein. Diese Eingaben sind Mueingaben. Sie knnen zu diesem Zeitpunkt die Whrung wechseln. Geben Sie in der Tabelle die Daten fr die Belegpositionen ein. Als Belegpositionen werden die Soll-Buchung und die Haben-Buchung angesehen. Es sind selbstverstndlich auch Buchungen mit mehrere Soll- und mehrere Habenpositionen mglich (Aufteilungsbuchungen). Geben Sie fr jede Belegposition Sachkontonummer, Soll/Haben und Betrag ein. Weitere Daten knnen durch den Verschieben des Reglers eingegeben werden. Besttigen Sie durch Enter. Das System prft die eingegebenen Daten und kennzeichnet eine geprfte Belegposition durch in der Statusspalte der Tabelle.

Detail Auf diesem Bild knnen Sie weitere Felder zur Sachkontenzeile, wie z. B. Zuordnungsnummer, (Partner-)Geschftsbereich, Kostenstelle oder Umrechnungskurs eingeben. Um automatisch Steuern zu berechnen, markieren Sie das Ankreuzfeld Steuer rechnen. Beachten Sie, dass es sich bei dem eingegebenen Betrag um den Bruttobetrag handelt.

Wenn Eingaben fehlen, erhlt man einen Warnhinweis und kann die Daten nachpflegen. Am besten durch Markieren der Zeile und Anklicken des Icons Detail. Im vorliegenden Fall fehlte das Flligkeitsdatum.

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Durch Zurck kommt man wieder auf den Erfassungsbildschirm fr die Buchung. Die Ampel neben dem Register gibt den Belegsaldo in Belegwhrung an: rot - Saldo ist ungleich Null gelb - ungeprfter Zustand (Einstiegsstatus) grn - Saldo ist gleich Null ber die Funktion Simulieren erhalten Sie eine Listanzeige, die Ihnen verschiedene Optionen der Datenaufbereitung bietet.

Die Eingabe von Belegart, Kurs, Umrechnungsdatum, bergreifender Nummer sowie Rechnungs- und Buchungsdatum ist nur mglich, wenn Sie noch keine Position im Sachkontenbild erfat haben. Nach Erfassen der ersten Sachkontenposition ist auch eine nderung der Belegwhrung, des Buchungskreises und des Sachkontos nicht mehr mglich. Wenn Sie die Daten ndern mchten, mssen Sie zuerst die Sachkontenpositionen lschen. Im Beispiel ist der Geschftsvorfall abgeschlossen, die Buchung wird durch Beleg buchen oder durch das Icon Sichern im System abgespeichert. Whrend des Buchungsvorganges 47

(das ganze wird als Transaktion bezeichnet, die einzelnen Teile des Buchungsvorganges sind im System als dynamische Programme [DYNPRO] abgespeichert) werden die Eingaben nur zwischengespeichert. Bei eventuellen Fehlern wird ein Roll-back durchgefhrt. 4.3.3 Informationssystem

a) einzelnen Beleg gezielt anzeigen Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Beleg - Anzeigen bentigte Informationen: - Belegnummer - Buchungskreis - Geschftsjahr Solange die Sitzung nicht unterbrochen wurde, wird die letzte Belegnummer automatisch angezeigt. Dies ist eine Mglichkeit, die Belegnummer der Buchung zu erhalten, wenn man sie bei der Buchung nicht notiert hat. b) Kontensaldo anzeigen Rechnungwesen Finanzwesen Hauptbuch Konto Salden anzeigen bentigte Informationen: - Kontonummer - Buchungskreis - Geschftsjahr Wichtig: Starten der Transaktion ber Ausfhren-Icon

Aufri des monatlichen Saldos (einzelne Geschftsvorflle) durch Doppelklick 48

Hier knnen unterschiedliche Spalten ausgewhlt werden, z.B. Anzeige der Kostenstellen-Nr.

Durch Doppelklick auf eine offene Position kann man sich den entsprechenden Buchungssatz ansehen. Man erhlt in der Regel die Soll-Seite der Buchung.

Doppelklick hier fhrt zum nchsten Bild (bersicht ber Soll- und Habenseite der Buchung):

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c) einzelne Posten des Kontos anzeigen In diesem Proze zeigen Sie die Hauptbuchpositionen fr Ihr Aufwandskonto direkt an, d.h. ohne Aufri ber die monatlichen Salden. Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Konto Posten anzeigen/ndern

bentigte Informationen: - Buchungskreis - Kontonummer - Auswahl der Posten entsprechendes Feld markieren Transaktion ber Ausfhren starten.

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Durch weitere Doppelklicks auf die Zeilen mit der gewnschten Information erhlt man immer detailliertere Informationen bis zum Beleg. d) Saldenlisten Die bisher dargestellten Informationsmglichkeiten sind auf die Anzeige einzelner oder weniger Konten ausgerichtet. Will man sich einen berblick ber alle Konten verschaffen, empfiehlt es sich eine Saldenliste auszudrucken. Diese Saldenlisten dienen den Buchhaltern im Zuge der periodischen Abschlsse (Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr) zur Abstimmung ihrer Konten. In SAP lassen sich eine Vielzahl von unterschiedlich strukturierten Saldenlisten definiert. Saldenlisten werden ber den folgenden Menpfad aufgerufen: Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum Hauptbuch Saldenlisten - Allgemein In den folgenden Abbildungen sehen Sie einige Beispiele der vorhandenen Saldenlisten. Liste Sachkontensalden

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Die Konten sind nach Geschftsbereichen differenziert. Liste Summen- und Saldenliste

Die beiden obigen Listen stellen die Konten in Form einer nach Kontonummern sortierten Liste bereit. Es erfolgt keine Strukturierung in Form von Bilanz- oder GuV-Positionen. In kleineren Unternehmen wird noch oft auf Basis solcher Listen die Bilanz und GuV per Hand oder mittels Excel erstellt. Liste Strukturierte Saldenliste

Bei der strukturierten Saldenliste werden die einzelnen Konten nicht nach der Kontonummer fortlaufend ausgewiesen, sondern strukturiert nach Bilanz und GuV-Positionen. Dies bedeutet, dass man die Konten diesen Positionen zuordnen mu. Wie dies erfolgt, wird im Kapitel 4.4 Bilanz und GuV erklrt. 52

4.3.4

Kreditorische und debitorische Buchungen

Erfolgswirksame Geschftsvorflle werden i.d.R. durch kreditorische oder debitorische Buchungen abgebildet. Prozesskette beim Durchfhren einer kreditorischen Buchung 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Vorhandensein des Sachkontos prfen Vorhandensein des Kreditors prfen Hauptbuchsalden (Verbindlichkeiten) feststellen Rechnung erfassen Rechnungsbelege anzeigen Kreditorensalden, Einzelposten und Belege anzeigen Hauptbuchsalden (Verbindlichkeiten) feststellen Hauptbuchpositionen (Aufwand) feststellen

Beispiel: Buchung auf Aufwandskonto 472001; Kreditor: 60XX; Betrag: 46.400 (brutto) 1. Sachkonto anzeigen Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Einzelbearbeitung Zentral Sachkonto anzeigen oder Anzeige-Icon anklicken Sofern die Kontonummer nicht bekannt ist, muss das Konto ber Matchcode gefunden werden. 2. Kreditorenkonto suchen Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Stammdaten Zentrale Pflege - Anzeigen Matchcode verwenden, um ber Kreditorenname usw. das Kreditorenkonto zu finden hier nicht notwendig, da die Konto-Nr schon angegeben ist. 3. Hauptbuchsalden (Verbindlichkeiten) feststellen Hinweis: Im Hauptbuch finden sich die Kreditorenverbindlichkeiten auf einem Abstimmkonto. Wo kann man nachsehen, um welches Abstimmkonto es sich handelt? Im Kreditorenstammsatz! Merken muss man sich den Haben- bzw. den Kontensaldo. 4. Rechnung erfassen Rechnungswesen - Finanzwesen - Kreditoren - Buchung - Rechnung

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Die Buchungsmaske der kreditorischen Rechnung ist wie die Sachkontenbuchung eine Enjoy-Transaktion und hnlich aufgebaut. Der obere Bereich des Bildes bildet den Belegkopf ab. Alle hier eingegebenen Werte beziehen sich auf den gesamten Beleg. Im unteren Bereich des Bildes beginnt die Erfassung der Belegpositionen. Mufelder sind an der blauen Schrift zu erkennen. Damit die Umsatzsteuer automatisch ermittelt wird, muss unbedingt das Feld Steuer rechnen markiert werden.

Folgende Eingaben sind zu ttigen: Feld Kreditor Rechnungsdatum Buchungsdatum Whrung/Kurs Referenz Text Betrag Steuer rechnen Steuerkennz. Zahlungsbed. Sachkonto S/H Betrag Eingabe 60XX (XX steht fr Teilnehmer-Nr.) Bel. Datum im akt. Monat/Jahr (nicht in der Zukunft) Aktuelles Datum (autom.) EUR (automatisch) Rechnungsnummer des Kreditors (beliebig; Matrikel-Nr.) beliebig 46.400 Markieren VN (automatisch, wenn Kreditorenstammsatz o.k.) werden aus Kreditorenstammsatz bernommen 472001 Soll (voreingestellt) 46.400 oder * (bei * bernahme aus Betragsfeld)

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Nach Eingabe aller Werte und Enter kann man an der Ampel (rechts neben dem Feld Saldo) erkennen, ob die Buchung in Ordnung ist. Man kann sich auch durch Simulieren die Buchung in folgendem Layout noch einmal ansehen.

Buchen Sie die Rechnung durch Bettigen des Symbols Sichern. Das System besttigt die Transaktion mit der Ausgabe einer Meldung und der Belegnummer. Notieren Sie sich die Belegnummer, damit Sie sie spter verwenden knnen. 5. Rechnungsbelege anzeigen Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Beleg Anzeigen bentigte Informationen: - Belegnummer - Buchungskreis - Geschftsjahr 6. Kreditorensalden, Einzelposten und Belege anzeigen Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Konto Salden Sie zeigen das Kreditorenkonto sowie die monatlichen Salden des Kreditors an. Anschlieend knnen Sie einen Aufri auf die einzelnen Positionen durchfhren, aus denen sich die Salden zusammensetzen. Anschlieend kann man sich die Belege, die zuvor gebucht wurden ansehen. Bentigte Informationen: Kreditor Buchungskreis Geschftsjahr 7. Hauptbuchsalden (Verbindlichkeiten) feststellen siehe oben 55

8. Hauptbuchpositionen (Aufwand) feststellen siehe oben

Ausgangsrechnung buchen Hier lautet der Buchungssatz: Forderungen an Umsatzerlse bzw bei Vorliegen einer Nebenbuchhaltung: Debitor an Umsatzerlse Die Umsatzerlskonten befinden sich in der Kontenklasse 8 und das normale Umsatzkonto Umsatzerlse Inland trgt die Kontonummer 800000. Dieses Konto ist allerdings kostenrechnungsrelevant, so dass hier als zustzliches Kontierungsmerkmal ein Bezugsobjekt der Kostenrechnung einzugeben ist. Daher mu bereits an dieser Stelle kurz auf die Integration von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung eingegangen werden. Exkurs: Integration Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung Das gesamte Rechnungswesen besteht im wesentlichen aus dem externen Rechnungskreis der Hauptbuchhaltung mit den gesetzlich vorgeschriebenen Nebenbchern und dem internen Rechnungskreis der Kosten- und Erlsrechnung. Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung sind bei SAP als Einkreissystem ausgestaltet. Die Buchhaltung versorgt deshalb die Kostenund Erlsrechnung mit allen Aufwands- und Erlsbuchungen. Die Instrumente einer solchen Integration sind im Einzelnen ein gemeinsamer, von Buchhaltung und Kostenrechnung nutzbarer Kontenplan. ein durchgngiges Belegkonzept mit Einzelbelegverbuchung nach dem Realtime-Prinzip. Dies bedeutet im Detail, dass jede Buchung in der Finanzbuchhaltung einen Finanzbuchhaltungs-Beleg nach sich zieht. Dieser Beleg wird abgespeichert. Die Integration mit der Kostenrechnung fhrt dann dazu, dass ein weiterer Beleg (ein Kostenrechnungsbeleg) erzeugt und abgespeichert wird. eine individuelle Eingabe von parallelen Kontierungsmerkmalen fr Haupt- und Nebenbcher und Kosten- und Erlsrechnung. Objekte der Kostenrechnung wie Kostenstelle, Kostentrger, Auftrag etc. knnen als zustzliche Kontierungsmerkmale in der FiBu mitgegeben werden. gegenseitiger Verrechnungsfluss von Buchhaltung in die Systematik der Kosten- und Erlsrechnung und umgekehrt.

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Abb. 10: Integration von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung (Quelle: SAP AG) Die Integration von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung bei den Stammdaten ist einerseits dadurch gewhrleistet, dass die Finanzbuchhaltung auf die in CO angelegten Stammstze zurckgreifen kann (z.B. Kostenstellen, Kostentrger, Auftrge). Beim Buchen knnen diese Objekte direkt angesprochen werden. Andererseits muss eine Verzahnung zwischen FI und CO auch auf der Ebene Konto und Kostenart erfolgen. In den SAP-Systemen ist dies so geregelt, dass eine 1:1-Beziehung zwischen kostenrechnungsrelevanten Sachkonten und Kostenarten bestehen muss. Zu jedem kostenrechnungsrelevanten Sachkonto wird eine (primre) Kostenart mit der gleichen Nummer angelegt. SAP stellt dann ber die Identitt der Nummern die Beziehung zwischen Konto und Kostenart her. Ist keine Kostenart angelegt, knnen in der Buchung keine CO-Objekte angesprochen werden. Sind die entsprechenden Felder als Muss-Felder definiert, ist die Buchung erst mglich, wenn die entsprechende Kostenart angelegt wurde. Ist fr ein Sachkonto eine Kostenart angelegt, muss bei jeder Buchung ein CO-Kontierungsobjekt eingegeben werden. Ein Objekt der Kostenrechnung wie Kostenstelle, Kostentrger, Auftrag etc. muss als zustzliches Kontierungsmerkmal in der FiBu mitgegeben werden. Ist keine Kostenart angelegt, knnen in der Buchung keine COObjekte angesprochen werden. Im Fall der debitorischen Buchung ist dieses COKontierungsmerkmal das PSP-Element. Ein alternativer Lsungsansatz fr die Zuordnung von Sachkonto und Kostenart besteht darin, im Sachkonten-Stammsatz ein Feld vorzusehen, in das die zugehrige Kostenart eingepflegt wird. Dies hat den Vorteil, dass mehrere Sachkonten problemlos zu einer Kostenart zusammengefasst werden knnen bzw. die die Systematik der Kostenarten unabhngig von der Systematik der Sachkonten festgelegt werden kann. Die Lsung von SAP fhrt dagegen zu einer Vielzahl von Kostenarten sowie zu einer vollstndigen Abhngigkeit der Kostenartenstruktur von der Sachkontenstruktur. Ein weiterer Nachteil der 1:1-Beziehung zwischen Sachkonten und Kostenarten tritt dann auf, wenn nationale Gesetze die Verwendung speziel57

ler Kontenplne vorschreiben, wie dies z.B. in Frankreich der Fall ist. In diesen Fllen ist es sehr schwierig das betreffende Unternehmen in eine buchungskreisbergreifende Kostenrechnung einzubeziehen, da dessen Kontenplan und damit die Kostenartenstruktur von der Kostenartenstruktur der brigen Buchungskreise abweicht. Die Integration von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung wird im Rahmen der Kostenrechnung noch einmal aufgegriffen. Auerdem sind bei der Erfassung debitorischer Vorflle zwei weitere Organisationseinheiten von Bedeutung: Geschftsbereich und Profit Center: Wir lernen jetzt neben Buchungskreis und Kontenplan eine dritte Organisationseinheit im Modul FI kennen: den Geschftsbereich. Ein Geschftsbereich in der betriebswirtschaftlichen Terminologie ist ein rechtlich nicht-selbstndiger Teilbereich eines Unternehmens. I. d. R. ist er dadurch gekennzeichnet, dass in ihm smtliche Funktionen (Einkauf, Produktion, Vermarktung usw) fr ein Produkt oder eine Produktgruppe zusammengefasst sind (Objektprinzip, divisionale Organisation). Meist sind Geschftsbereiche einer Sparte untergeordnet. Die Leiter der Geschftsbereiche sind blicherweise ergebnisverantwortlich. Daher muss fr die Geschftsbereiche eine Ergebnisrechnung erfolgen. Dies geschieht meist in Form der kurzfristigen Erfolgsrechnung als Teilgebiet der Kostenrechnung. Einheiten, fr die eine interne Erfolgsrechnung erstellt wird, werden als Profit Center bezeichnet. In SAP wird unter Profit Center eine organisatorische Einheit des Controllings verstanden, die das Unternehmen zum Zwecke der internen Steuerung gliedert. Fr ein Profit Center knnen im Rahmen der KER interne Ergebnisse ermittelt werden. Zunehmend wird jedoch vorgeschlagen, einzelne Geschftsbereiche wie rechtlich selbstndige Unternehmen zu betrachten. Daher mssen fr diese Geschftsbereiche Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen erstellt werden (nur fr interne Zwecke). Im SAPSprachgebrauch versteht man daher unter einem Geschftsbereich eine nicht-selbstndige organisatorische Einheit innerhalb eines Buchungskreises, fr den trotzdem aber nur fr interne Zwecke - eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden soll. Der Geschftsbereich ist daher ein weiteres Strukturkriterium innerhalb des Buchungskreises. Damit ist es mglich, alle Verkehrszahlen je Geschftsbereich zu speichern und auszuwerten. Diese beiden Organisationseinheiten mssen bei der debitorischen Buchung eingegeben werden, da sie sich nicht aus anderen Informationen ableiten lassen, die bei der Buchung erfasst werden. Bei Aufwandsbuchungen knnen Profit Center und Geschftsbereich automatisch abgeleitet werden, da sie im Kostenstellenstammsatz hinterlegt werden und damit aus der Kostenstellennummer abgeleitet werden knnen.

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Die wichtigsten Belegarten und Buchungsschlssel: Belegart DR DZ KR KZ SA Bedeutung Debitorenrechnung Debitorenzahlung Kreditorenrechnung Kreditorenzahlung Sachkonten allgemein Verwendung fr: Ausgangsrechnung an Kunden Zahlungseingang vom Kunden Eingangsrechnung von Lieferant Zahlungsausgang an Lieferant erfolgsneutrale Sachkontenbuchung

Buchungsschlssel 40 50 01 31

Bedeutung Sachkontenbuchung Soll, Sollbuchung bei kreditorischer Buchung Sachkontenbuchung Haben, Habenbuchung bei debitorischer Buchung debitorische Rechnung (Soll) kreditorische Rechnung (Haben)

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4.4

Bilanz und GuV

Auch hinsichtlich Bilanz und Guv sind im IDES mehrere Berichte zu finden. Der Menpfad entspricht weitgehend dem Menpfad bei den Saldenlisten. Bilanz- und GuV-Informationen findet man durch Rechnungswesen - Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum Hauptbuch Bilanz/GuV/Cash flow Allgemein Whlt man unter Ist-Ist-Vergleiche den Eintrag Bilanz/GuV aus, erhlt man die folgende Bilanz und GuV angezeigt. Bitte geben Sie im Auswahlbildschirm unbedingt die Nummer des Buchungskreises an, da Sie nur so eine Gesamtbilanz fr den Buchungskreis und damit das betrachtete Unternehmen erhalten. Geben Sie fr die Bilanz/GuV-Struktur unbeding INT an, da nur diese Struktur die Konten des verwendeten Kontenplanes INT verwendet. Wenn Sie eine andere Struktur angeben, werden Konten anderer Kontenplne herangezogen, mit denen wir nicht arbeiten. Auerdem ist bei Listausgabe Klassische Liste anzugeben

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Um eine solche Bilanz und Guv zu erstellen, reicht es nicht aus, die entsprechenden Konten nur anzulegen und zu bebuchen, da die einzelnen Konten zu Bilanz- und Guv-Positionen verdichtet werden. Will man daher eine Bilanz und eine GuV automatisiert erstellen, mu man a) eine entsprechende Bilanz- und GuV-Struktur erstellen und b) die Konten den einzelnen Bilanz- oder GuV-Positionen zuordnen. Wird ein Konto nach der Stammdatenanlage keiner Bilanz- oder GuV-Position zugeordnet, fehlt es in der entsprechenden Bilanz- oder GuV-Position und wird zunchst unter der Position nicht zugeordnete Konten ausgewiesen. Beispiel: Konto 472002 wurde neu angelegt!

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In der obigen Abbildung fehlt das Konto unter der Position Post und Versand. Die Hardcopy unten zeigt das Konto unter den nicht zugeordneten Konten.

a) Erstellung der Bilanz- und GuV-Struktur Die erstmalige Definition der Bilanz und Guv-Struktur erfolgt zweckmigerweise im Customizing. Dabei ist im Einfhrungsleitfaden folgender Menpfad zu durchlaufen: Finanzwesen Hauptbuchhaltung Geschftsvorflle Abschluss Dokumentieren Bilanz-/GuV-Strukturen definieren Werden spter nur noch einzelne Konten hinzugefgt, kann die Zuordnung dieser Konten auch direkt im Rahmen der Anlage des Sachkontos erfolgen und zwar mit dem Button Bilanz/GuV-Struktur bearbeiten (siehe dazu auch die Hardcopy auf S. 23 des Skripts). Im Beispiel wird eine GuV-Position nmlich Post und Versand als weitere Untergliederung im Rahmen der brigen sonstigen betrieblichen Aufwendungen hinzugefgt. Man positioniert den Cursor auf die Position, nach der man eine neue Position einfgen will und aktiviert den Button Positionen anlegen.

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b) Zuordnung der Konten Die Zuordnung der Konten kann sowohl im Rahmen des Customizing als auch im Rahmen der Sachkontenstamm-Anlage erfolgen. Eine Zuordnung im Rahmen des Customizing wird man bevorzugen, wenn man eine komplette Struktur definiert. Eine Zuordnung im Rahmen der Stammdaten-Anlage wird man bevorzugen, wenn man nachtrglich einzelne Konten einrichtet. Aus Effizienzgesichtspunkten empfiehlt es sich, den einzelnen Positionen bestimmte Nummernintervalle zuzuordnen. Dann sind Konten, die man spter im Rahmen dieses Nummernintervalles anlegt, automatisch der Bilanz- oder GuV-Position zugeordnet. Dies bedeutet aber gleichzeitig, dass die Struktur von Bilanz und GuV mit der Struktur des Kontenplans abzustimmen ist. Im Folgenden wird gezeigt, wie man Konten im Rahmen des Customizing zuordnet:

Hat man die Struktur definiert, kann man Konten zuordnen, indem man die entsprechende Position anklickt und den Button Konten zuordnen aktiviert. In der Eingabemaske kann man dann einzelne Konten oder Nummernbereiche eingeben. Beachten Sie bitte, dass Sie definieren knnen und mssen, ob nur die Sollseite (S), nur die Habenseite (H) oder der Saldo (durch Anklicken von S und H) bernommen werden sollen. Welche Einstellungen hier gettigt werden mssen hngt u. a. davon ab, wie Stornierungen etc. erfolgen. Werden im Rahmen der laufenden Arbeiten in der Buchhaltung nur unregelmig neue Konten angelegt, kann die Zuordnung der Konten zur Bilanzstruktur oder eine Vernderung der Bilanzstruktur auch aus der Maske der Stammdaten-Anlage heraus erfolgen. Die Zuordnung des Kontos erfolgt dann im Anschluss an das Anlegen des Kontos.

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Hat man die fr die Anlage des Kontos erforderlichen Angaben gettigt, klickt man auf den Button Bilanz/GuV-Struktur bearbeiten. Es erfolgt eine Abfrage, ob die genderten Daten gesichert werden sollen. Diese Sicherung muss erfolgen, da ansonsten die eingegebenen Daten verlorengehen. Anschlieend whlt man die Bilanz-/GuV-Struktur aus, der man das Konto zuordnen will (im Buchungskreis 1000 INT; siehe unten).

Das System verzweigt in das Bild mit der Bilanzstruktur (siehe Customizing), man whlt die Position, der das Konto zugeordnet werden soll und fgt das Konto ber Konten zuordnen den Konten der Position hinzu.

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In der folgenden Hardcopy sieht man das Ergebnis: Das Konto 472002 wird nicht mehr unter den nicht zugeordneten Konten gefhrt, sondern unter der GuV-Position Post und Versand.

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5.

Komplexe Geschftsprozesse 5.1. Lieferantenbestellung abwickeln

Prozesskette 1. 2. 3. 4. 5. Materialbestellung erfassen Wareneingang erfassen Wareneingang anzeigen (direkt nach Erfassung) Eingangsrechnung erfassen Anzeigefunktionen - Belege der gesamten Prozesskette ansehen (aus MM) - Belege der gesamten Prozesskette ansehen (aus FI) - Kontensalden nach der Rechnungsbuchung anzeigen 6. Ausgangszahlung mit Scheckbearbeitung erfassen 7. Kontensalden nach Zahlung anzeigen Beispiel: Der Einkauf der IDES Deutschland bestellt Zukaufteile. Es soll sich um eine normale Bestellung fr das Werk in Hamburg handeln. Das Material ist zunchst fr das Materiallager (Lagerort 0001) bestimmt. Die Bestellung wird von der Einkufergruppe Dietl (001) abgewickelt. Das Material wird bei der Firma Blacks AG (1006) (Dozent) bzw. beim Lieferanten 60XX (Studierende) bestellt. Um gegenseitige Blockierungen zu vermeiden, bestellt die 1. Reihe 2. Reihe 3. Reihe 4. Reihe Stckzahl 5 Stck 5 Stck 5 Stck 5 Stck Material Zylinderkpfe (Material V10) Flachdichtungen (100-120) Rohling fr Laufrad GG (100-210) Sechskantschraube (100-130) Preis 50 20 50 0,5

berblick ber die Einkaufsstrukturen IDES Deutschland: Werksstruktur Werk 1000 1100 1200 1300 1400 Struktur der Lagerorte Werk 1000 1300 1400 Bezeichnung Hamburg Berlin Dresden Frankfurt Stuttgart Lagerort 0001 0002 0003 0004 0005 0006 0088 Schwerpunkt diskrete Fertigung Prozessfertigung Serienfertigung Kundeneinzelfertigung Serviceleistungen Bezeichnung Material Fertigwaren Wareneingang FHM Gefahrstoffe Auenlager Warenhaussortiment 66

1. Materialbestellung erfassen Bei diesem integrierten Geschftsprozess bildet die Bestellung die erste Komponente. Hier werden alle Informationen ber das Produkt eingegeben, das gekauft werden soll. Logistik Materialwirtschaft Einkauf Bestellung Anlegen Lieferant bekannt Da die Einkufer in der Regel die Bestellungen im Rahmen gleicher Organisationsstrukturen (Buchungskreis, Werk, Einkufergruppe etc.) abwickeln, kann man diese Einstellungen in SAP fest hinterlegen. Das bedeutet, dass diese Eingaben nicht immer wieder eingegeben werden mssen. Die Masken zur Pflege der oben genannten Vorschlagswerte werden durch den Button Pers. Einstellung aufgerufen und anschlieend durch die Registerkarte Vorschlagswerte aktiviert

Erste Eingabe bei der Bestellung ist der Lieferant !!

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. Die Bestellmaske enthlt 3 Bereiche (Bestellkopf, Positionsbersicht und Positionsdetail), die mittels dieser Icons angezeigt oder ausgeblendet werden knnen. Wenn die folgenden Daten nicht unter Pers. Einstellungen hinterlegt sind, mssen sie im Bestellkopf im Register OrgDaten eingegeben werden: Feld Einkaufsorg Einkufergruppe Buchungskreis Daten IDES Deutschland Dietl IDES AG

In der Positionsbersicht sind in der Registerkarte Lieferung/Rechnung folgende Eingaben zu ttigen:

Feld Material Bestellmenge Nettopreis Whrung Werk Lagerort

Daten V10 5 50 EUR 1000 0001 68

Sichern Sie die Bestellung. Das System blendet die Bestellnummer ein. Notieren Sie sich diese Nummer zur spteren Verwendung. Fehler werden durch dieses Symbol angezeigt. Durch Anklicken wird die Fehlermeldung eingeblendet.

Man kann die Fehlermeldungen abarbeiten, indem man Sie markiert und dann Enter eingibt.

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Die letzte angelegte Bestellung kann man sich mit Logistik Materialwirtschaft Einkauf Bestellung Anzeigen ansehen. Allerdings sind die Felder fr Eingaben gesperrt. Will man eine andere Bestellung ansehen, muss man den Button Bestellung - Andere Bestellung anklicken. Dieser ermglicht die Eingabe der Bestellnummer bzw. Matchcodesuche

2. Wareneingang erfassen Die zweite Komponente ist der Wareneingang. Um einen Wareneingang zu erfassen, whlen Sie folgende Menfolge: Logistik - Materialwirtschaft Bestandsfhrung - Warenbewegung Wareneingang Zur Bestellung WE zur Bestellung (MIGO) oder Bestell-Nr. bekannt Sie erhalten die folgende Maske. Wichtig ist, dass der obige Aufruf zu einer Vielzahl von Transaktionen fhren kann (z.B. Anzeigen Wareneingang, Erfassen einer Nachlieferung etc.). Der konkrete Geschftsvorgang kann in der Drop-Down-Liste links oben ausgewhlt werden. Das System merkt sich immer die letzte Einstellung.

Geben Sie die Bestellnummer ein und whlen Sie Enter. Die entsprechende Bestellung wird angezeigt

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Bestell-Nummer vergessen ?! Anstatt die Bestellnummer manuell einzugeben, knnen Sie auch das Feld Bestellung frei lassen und eine Matchcode-Suche vornehmen. Es erscheint das Dialogfenster mit den zur Verfgung stehenden Matchcodes. Whlen Sie z.B. Einkaufsbelege zum Lieferant. Geben Sie die Lieferantennummer ein. Sie erhalten eine Liste von Bestellungen aus. Whlen Sie die gewnschte Bestellung aus.

Falls Sie bei der Bestelung vergessen haben, den Lagerort anzugeben, tragen Sie diesen im unteren Teil der Maske bitte nach. 71

Mit Einstellungen Vorschlagswerte knnen Sie Einstellungen vornehmen, die in Zukunft vorgeschlagen werden. Dies ist sinnvoll, wenn ein Sachbearbeiter immer nur Wareneingnge fr ein bestimmtes Werk erfasst. Fr den Lehrbetrieb ist dies nicht sinnvoll, da Wareneingnge fr unterschiedliche Werke erfasst werden. Es ist lediglich sinnvoll, den Schalter OK in Zukunft vorschlagen zu markieren, da ansonsten jede Bestellposition angeklickt werden mu und mit OK markiert werden muss.

Beachten Sie die Voreinstellung der Bewegungsart mit 101. Bewegungsart: Schlssel fr die Art der Materialbewegung (z.B. Wareneingang, Warenausgang, Umlagerung). Abhngig von der Bewegungsart findet das System vorgegebene Buchungsregeln zum Bebuchen von Konten der Finanzbuchhaltung (Bestands- und Verbrauchskonten) und zum Fortschreiben von Bestandsfeldern im Materialstammsatz. Durch Besttigung (Kennzeichen OK) der vorgeschlagenen Menge aktualisiert der Wareneingang automatisch sowohl die Mengenwerte im Bestand als auch die -Werte in der Bilanz. In unserem Beispiel ist die erhaltene Menge und die bestellte Menge identisch. Whlen Sie Buchen bzw. Sichern nachdem alle Bestellpositionen mit OK versehen sind. Klicken Sie auf den Button bersicht ein und notieren Sie die Belegnummer des Materialbeleges, die im linken Bildschirm angegeben ist.

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3. Wareneingang anzeigen (direkt nach Erfassung) Logistik Materialwirtschaft Bestandsfhrung Materialbeleg - Anzeigen Die Nummer des letzten bearbeiteten Materialbelegs wird vorgeschlagen. Ist dies nicht der Fall, geben Sie die notierte Nummer des Wareneingangsbelegs ein oder versuchen eine Matchcode-Suche. Besttigen Sie durch Enter. Durch Anklicken Kopf-Icons erhalten Sie die allgemeinen Daten des Beleges, das bersichts-Icon zeigt die Positionen (wie unten gezeigt).

Whlen Sie bersicht und anschlieend Umfeld RW-Belege oder klicken Sie auf den Button RW-Belege, um sich die Rechnungswesenbelege anzusehen. Im jetzt erscheinenden Dialogfenster whlen Sie Buchhaltungsbeleg mit Doppelklick aus.

Das System zeigt Ihnen den folgenden Buchhaltungsbeleg:

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Wenn Sie einen Doppelklick auf die erste der beiden Positionen des Buchhaltungsbelegs ausfhren, erhalten Sie nhere Informationen zur Soll-Buchung. Fhren Sie einen Doppelklick auf die zweite Zeile aus, erhalten Sie Informationen zur Haben-Buchung. Im Feld Zuordnung sehen Sie die ursprngliche Bestellnummer, so da Sie sich diese notieren und ansehen knnen.

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4. Eingangsrechnung erfassen Die letzte Komponente Ihres Prozesses ist der Eingang der Kreditorenrechnung. Fr die Erfassung der Rechnung mssen Sie nur eine minimale Datenmenge eingeben. Wenn die Mengen und Werte der Bestellung, des Wareneingangs und der Rechnung bereinstimmen, knnen Sie die Rechnung nach Buchung der Eingangsrechnung bezahlen. Wenn bezglich dieser Mengen und Werte irgendwelche Diskrepanzen bestehen, ist die Rechnung gesperrt und kann nicht bezahlt werden. Da die Rechnung ihre Verbindlichkeiten erhht, hat sie wiederum Auswirkungen auf die Buchhaltung, die Bilanz (in der Kreditorenbuchhaltung) und das Cash Management. Logistik - Materialwirtschaft Logistik-Rechnungsprfung Belegerfassung Eingangsrechnung hinzufgen Falls ein Dialogfeld fr den Buchungskreis erscheint, geben Sie den Buchungskreis 1000 an. Whlen Sie im Feld Vorgang Rechnung aus. Geben Sie in diesem Bild folgende Daten ein: Feld Belegdatum Buchungsdatum Referenz Bestellung Daten Rechnungsdatum des Kreditors aktuelles Datum Rechnungsnummer des Kreditors Bestellnummer

Stellen Sie in der Praxis sicher, da das Buchungsdatum der Rechnung nach dem Lieferdatum liegt. Wenn Ihr Rechnungsdatum vor dem Lieferdatum liegt, sperrt das System aufgrund 75

einer Zeittoleranz automatisch die Zahlung der Rechnung. Diese Sperre verhindert, da Sie eine verfrhte Zahlung fr ein Produkt vornehmen, das entweder zu frh geliefert oder zu frh in Rechnung gestellt wurde. Das System schlgt im Positionsbersichtsbereich die abzurechnenden Betrge entsprechend der erfolgten Wareneingnge vor. Sie knnen whrend der Rechnungserfassung die Belegnummer (der Bestellung) jederzeit noch ndern, das System schlgt dann die abzurechnenden Positionen des anderen Beleges vor. Im rechten oberen Bereich sehen sie nun die Lieferantendaten eingeblendet.

Das Feld Saldo zeigt die Differenz zwischen dem eingegebenen Bruttobetrag und dem vom System vorgeschlagenen abzurechnenden Gesamtbetrag vor. Da das Betragsfeld noch leer ist, ist der Bruttobetrag identisch mit dem Feld Saldo. Beachten Sie bitte, dass im Feld Betrag neben dem Warenwert auch die MWST bercksichtigt werden muss. Nachdem der korrekte Betrag eingegeben ist und mit Enter besttigt wurde, springt die Ampel auf grn. Die Differenz zwischen dem Betragsfeld (manuelle Eingabe) und dem vom System vorgeschlagenen Betrag ist Null. Der Beleg kann gebucht werden, ist aber zur Zahlung gesperrt. Durch Anklicken des Buttons Belegstruktur ein wird eine vollstndige, bersichtsartige Darstellung der Beleghistorie mit allen bislang zu diesem Einkaufsbeleg und seinen Positionen erfolgten Aktivitten dargestellt. Durch Anklicken des Buttons Simulieren lassen sich die buchhalterischen Konsequenzen des Rechnungsbeleges anzeigen. Sichern/Buchen Sie mit dem Diskettensymbol. Notieren Sie die Belegnummer der Rechnung.

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5. Anzeigefunktionen Belege der gesamten Prozesskette ansehen (aus MM)

Die Belegstruktur kann man sich im Bereich Rechnungsprfung anzeigen lassen. Logistik - Materialwirtschaft - Logistik-Rechnungsprfung Weiterverarbeitung Rechnungsbeleg anzeigen Man gibt die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum oder Tagesdatum an und erhlt die entsprechende Anzeige:

Den linken Teil des Bildschirms erhlt man nur dann, wenn die Bestellstruktur aktiviert ist (Button zum Aktivieren Deaktivieren). Um die zur MM-Rechnung gehrige Buchung in FI anzuzeigen, whlen Sie Folgebelege. Sie erhalten dann den Buchhaltungsbeleg zur Rechnung. Man kann die Abwicklung des Prozesses und die Belegstruktur auch von der Bestellung aus ansehen: Der Status der Bestellung findet sich im Bestellkopf:

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Die Belegstruktur kann man sich im Positionsdetail unter Bestellentwicklung ansehen:

Belege der gesamten Prozesskette ansehen (aus FI)

Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Beleg - Anzeigen oder Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Konto Salden anzeigen oder Posten anzeigen 78

Um die gebuchten Einzelposten einer Periode anzuzeigen fhren Sie einen Doppelklick auf die Salden der gewnschten Periode aus. Sie erhalten eine Belegbersicht. Um die Details eines bestimmten Beleges anzuzeigen, whlen Sie in der Belegbersicht die Belegnummer der Rechnung aus. Die unterschiedlichen Belegarten kann man anhand der Belegart unterscheiden. Kreditorische Buchungen (Rechnungen) aus FI haben die Belegart KR, Rechnungen aus MM haben die Belegart RE. Um zu sehen, wer den Beleg wann angelegt hat, whlen Sie Belegkopf. Um alle Belegzeilen anzuzeigen, whlen Sie Belegbersicht. Durch Doppelklick auf die Wareneingangszeile der Rechnung kann man sich die Bestellnummer ansehen bzw. sie steht unter Zuordnung. Wenn Sie von FI und nicht von MM auf den Buchungsbeleg zugreifen, knnen Sie die Kette herauf bis zur Bestellung zurcknavigieren. Wenn Sie sich in einem FI Dokument befinden, knnen Sie die Einzelposten aufreien. Das bedeutet, dass Sie sich zustzliche Details anzeigen lassen wollen. Positionieren Sie den Cursor auf das Feld Belegnummer und whlen Sie Umfeld - Ursprungsbeleg.

Die Anzeigefunktion aus MM fr die Rechnung wird angezeigt.

6.

Ausgangszahlung erfassen

Abschlieend wird die manuelle Zahlung der Rechnung durchgefhrt. Dies beinhaltet das Ausgleichen der ausstehenden Verbindlichkeit und das Ausdrucken des Schecks fr die Rechnung. Rechnungswesen - Finanzwesen Kreditoren - Buchung - Zahlungsausgang - Buchen

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Geben Sie das Belegdatum ein und whlen Sie ein Bankkonto aus. Geben Sie den Zahlungsbetrag und das Konto des Kreditors an. Hinweis zum Zahlungsbetrag: Der Zahlungsbetrag ergibt sich aus dem Nettobestellwert zuzglich 16 % MWST abzglich eventuell vereinbartes Skonto. Klicken Sie auf den Button OP bearbeiten und Sie erhalten die folgende bersicht der offenen Posten des Kreditors.

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Der von Ihnen eingegebene Zahlungsbetrag wird in der Zeile Erfasster Betrag dargestellt. Vom System werden diesem Zahlungsbetrag automatisch alle offenen Posten des Kreditors zugeordnet, da davon ausgegangen wird, dass dieses alle beglichen werden sollen. Durch Doppelklick auf die Zeilen, die nicht bezahlt werden sollen, kann man die Rechnungen aus dieser automatischen Zuordnung entfernen. Man mu alle Rechnungen anklicken, die man nicht bezahlen will. Wenn viele Posten vorhanden sind, ist das Anklicken jeden Postens sehr mhsam. Es empfiehlt sich dann, alle Posten zu markieren, Sie inaktiv zu setzen und anschlieend den Posten, den man bezahlen will, mit Doppelklick zu aktivieren. Besteht Identitt zwischen der Zeile Erfasster Betrag und der Zeile Zugeordnet, kann man die Rechnung bezahlen. Ist dies nicht der Fall erhalten Sie folgende Fehlermeldung.

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Mit Zurck kommt man in folgendes Bild:

Ein Doppelklick auf die Positionszeile fhrt zu folgendem Bild, in dem der Betrag korrigiert werden kann:

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Durch erneutes Bettigen von OP bearbeiten ist man wieder im Bild Zahlungsausgang buchen und kann dort sichern. 7. Kontensalden nach Zahlung anzeigen

Zuletzt zeigen Sie das Ergebnis der Zahlung im Kreditorensaldo an. Rechnungswesen - Finanzwesen Kreditoren - Konto - Salden anzeigen Eingabefelder: Feld Kreditor Buchungskreis Geschftsjahr Ausfhren bettigen!!

Daten Ihre Kreditorennummer 1000 Aktuelles Jahr

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Whlen Sie in diesem Bild die interessierende Periode und Spalte (Soll, Haben oder Saldo) mit einem Doppelklick aus. Die Einzelposten der betreffenden Periode werden angezeigt:

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Nach Auswahl der Periode 10 und der Spalte Saldo, knnen Sie jetzt unmittelbar erkennen, welche Rechnungen noch offen und welche bezahlt wurden. Mit einem Doppelklick auf die entsprechende Zeile knnen Sie sich jetzt die einzelnen Eingaben/Informationen der Buchung und des Kreditors ansehen.

Ein Doppelklick auf das bersichts-Icon fhrt zum nchsten Bild, das den Buchungsbeleg in der Belegbersicht anzeigt.

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Buchungslogik Im Rahmen des oben beschriebenen Prozesses werden Buchhaltungsbelege - beim Wareneingang - bei der Erfassung der Eingangsrechnung und - bei der Zahlung erstellt. Wareneingang:

Der Buchhaltungsbeleg lautet wie folgt: Soll: 300000 Haben: 191100 Rohstoffe 1 (Bestandskonto) Wareneingang / Rechnungseingang 2.500,- 2.500,--

Das Wareneingangskonto (191100) ist ein Verrechnungskonto. Jede Zeile, die auf dieses Konto gebucht wird, reprsentiert entweder eine Position aus dem Wareneingang. Das System gleicht diese Positionen einzeln ab, um Ihre offenen Posten zu ermitteln. Durch die Buchung auf das Bestandskonto Rohstoffe wird der Wareneingang als Posten der Aktivseite der Bilanz ausgewiesen. Eingangsrechnung:

Der Buchhaltungsbeleg lautet wie folgt: Soll Soll Haben 191100 154000 1015 Wareneingang / Rechnungseingang Eingangssteuer Wllner AG (Kreditor) 2.500,- 400,- 2.900,--

Die Haben-Buchung auf das Kreditorenkonto aktualisiert sowohl das Kreditoren-Sachkonto (Abstimmkonto) als auch das Kreditorenkonto im Nebenbuch (Personenkonto). D.h. es wird eine zustzliche Buchung

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Zahlung:

Der Buchhaltungsbeleg lautet wie folgt: Soll Haben Haben Haben 1015 113201 27600 154000 Wllner AG (Kreditor) Bank2 Skontoertrag Eingangssteuer 2.900,- 2.813,- 75,- 12,--

1 Kto. 113 201(Bank) 2813,Kto. 300 000 (Rohstoffe) 2500,Kto. 191 100(Wareneingang) 2500,2500,-

3 Kto. 27 600(Skontoertrag) 75,Kto. 1015 (Kreditor) 2900,2900,-

2 Kto. 154 000 (Eingangssteuer) 400,12,-

Kto. 160 000(Abstimmkto) 1 2 3 Wareneingangsbuchung Eingangsrechnung Zahlung 3a 2900,2900,-

2a Buchung auf Abstimmkto 3a Buchung auf Abstimmkto 2a

Abb. 10: Systematik der Buchungen bei der Beschaffung von Rohstoffen

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5.2.

Kundenauftrag bearbeiten

In diesem Proze wird der integrative Ablauf der Auftragserfassung, der Lieferscheinerstellung, des Warenausgangs, der bernahme in die Debitorenbuchhaltung mit anschlieender Zahlungserfassung und die Darstellung der entsprechenden Werte im Vertriebs- und Ergebniscontrolling (CO-PA) gezeigt. Damit Sie alle gespeicherten Informationen schnell anzeigen und als Referenz benutzen knnen, ist es wichtig, da Sie die vom System erteilten Belegnummern notieren. Prozekette 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Fertigwarenbestnde prfen Kundenauftrag anlegen Kommissionierung und Lieferung Fakturierung Analyse der Debitoreneinzelposten Ergebnisbericht Schnellerfassung des Zahlungseingangs

Beispiel: Die Verkaufsorganisation 1000 der IDES AG (Buchungskreis 1000) verkauft an einen Endkunden (Vertriebsweg 10) mittels eines Terminauftrages (Auftragsart TA) 1 Stck - der Pumpe P-101 - der Pumpe P-102 - der Pumpe P-103 - der Pumpe P-109 an den Kunden 50XX. Materialbezeichung P-101 P-102 P-103 P-109 (1. Reihe) (2. Reihe) (3. Reihe) (4. Reihe)

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Die Daten im berblick: Feld Auftragsart Verkaufsorganisation Vertriebsweg Sparte Auftraggeber Materialnummer Daten TA 1000 10 00 50XX P-101 P-102 P-103 P-109 1 1000 1000 EUR Beschreibung Terminauftrag Direktverkauf Sparte Pumpen Kunden Materialstamm Pumpe

Menge Versandstelle Buchungskreis Whrung

Hauswhrung

1. Fertigwarenbestnde prfen Infosystem Logistik Bestandsfhrung Material - Bestandslisten - Bestandsbersicht oder Logistik Materialwirtschaft Bestandsfhrung Umfeld Bestand - Bestandsbersicht

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Dies ist deshalb wichtig, da wir in der Vorlesung keine Produktion der Gter durchfhren, sondern aus dem Fertigwarenbestand verkaufen und deshalb gesichert sein muss, dass gengend Produkte am Lager sind. 2. Kundenauftrag anlegen Im ersten Schritt erhalten Sie eine Anfrage eines Kunden und legen einen Kundenauftrag an. Der Beleg ist ein Vertriebsbeleg und fhrt noch zu keiner Buchung in der Finanzbuchhaltung. Er ist jedoch die Grundlage fr die gesamte Verkaufsabwicklung. Menfolge: Logistik - Vertrieb - Verkauf - Auftrag Anlegen In der ersten Erfassungsmaske sind folgende Eingabefelderfelder zu pflegen: Feld Auftragsart Verkaufsorganisation Vertriebsweg Sparte Daten TA 1000 (Vertriebsorganisation Deutschland) 10 (Endkundenverkauf) 00 (Spartenbergreifend)

Um die Eingabe zu vereinfachen, wird hier die Sparte 00 eingegeben. Die richtige Zuordnung des Kundenauftrages zu einer Sparte erfolgt erst, wenn im nachfolgenden Bild das bestellte Produkt eingegeben wird. Dadurch wird die richtige Zuordnung automatisch vom System getroffen. Ein daraus resultierender Vorteil ist die Mglichkeit in einem Auftrag Artikel verschiedener Sparten anzulegen.

Besttigen Sie die Eingaben mit Enter. In der nchsten Eingabemaske im Rahmen der Anlage eines Auftrages sind folgende Eingabefelder zu pflegen: 90

Feld Auftraggeber Bestellnummer (des Kunden) Bestelldatum Wunschlieferdatum Preisdatum Material Auftragsmenge Mengeneinheit (ME)

Daten 50XX beliebige Angabe (informative Eingabe) Gestriges Datum Wird vom System ermittelt Vom System vorgeschlagen P-101/P-102/P-103/P-109 1 ST

Falls ein Dialogfenster erscheint, in welchem Sie aufgefordert werden, den Warenempfnger bzw. die Entladestelle zu spezifizieren, whlen Sie den Warenempfnger 1000 (IDES-DE) mit Doppelklick aus. Nach Verarbeitung der Belegeingaben erscheint der Nettowert der erfaten Verkaufspositionen oben rechts. Zustzlich wird die Bezeichnung der bestellten Materialien angezeigt (siehe oben). Falls die vom Kunden bestellten Waren zum Wunschlieferdatum nicht verfgbar sind, verzweigt das System automatisch in ein Bild zur Prfung der Verfgbarkeit. Hier knnen Sie eine der Lieferoptionen (z.B. Liefervorschlag) selektieren. Das System R/3 verzweigt dann in das bersichtsbild zurck.

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Notieren Sie unbedingt das Wunschlieferdatum. Sie brauchen es fr die Bearbeitung der Warenauslieferung im nchsten Schritt. Wenn Sie sich weitere Informationen zum Kundenauftrag ansehen wollen, klicken Sie einfach auf die entsprechenden Registerkarten. Weitere Informationen zur Auftragsposition erhalten Sie, indem Sie die eingegebene Position markieren und verzweigt in die Positionsdaten (s.u.). whlen. Das System

Sie knnen sich durch Anklicken der Registerkarten die Daten der jeweiligen Auftragsposition ansehen. So werden z.B. alle Elemente, die fr die Preiszusammensetzung einer Auftragsposition relevant sind (z.B. Preise, Zuschlge, Abschlge, Frachtkosten, Steuern, usw.) im Bild Konditionen angezeigt. In diesem Register werden die unterschiedlichen Preiselemente angezeigt, die vom System R/3 fr die Position ermittelt wurden.

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Durch markieren der Auftragsposition und Anklicken des Icons Details knnen sie sich die genaue Versandterminierung ansehen. Um die wichtigsten Versandaktivitten, wie z.B. Kommissionierung, Laden und Transport, rechtzeitig zu beginnen, fhrt das System R/3 eine automatische Versandterminierung durch. In diesem Bild zeigt das System R/3 die fr den Versand bentigten Angaben an.

Notieren Sie sich das Materialbereitstellungsdatum bzw. das Wunschlieferdatum, da dieses Datum als Selektionskriterium fr die Lieferungserstellung notwendig ist. Nach dem Sichern des angelegten Kundenauftrags erscheint die Meldung mit der Auftragsnummer.

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3. Kommissionierung und Lieferung Im zweiten Schritt nehmen wir an, da die bestellten Pumpen jetzt im Fertiglager zur Verfgung stehen. Die Waren werden zusammengestellt und dem Kunden ausgeliefert. Es wird ein Warenausgang gebucht. Bei diesem Vorgang entstehen mehrere Belege, darunter ein Material-, ein Buchhaltungs- und ein Profit-Center-Beleg. Logistik Vertrieb Versand und Transport - Auslieferung Anlegen Einzelbeleg Mit Bezug zum Kundenauftrag Im Eingangsbild sind folgende Eingabefelder auszufllen:

Feld Versandstelle Selektionsdatum

Auftrag Ab Position Bis Position

Daten 1000 Fr die Position ermitteltes Materialbereitstellungsoder Transportdispositionsdatum Auftragsnummer bleibt frei bleibt frei

Wurde hier nicht das Tagesdatum (wird automatisch vorgeschlagen) durch das Materialbereitstellungsdatum berschrieben, erhlt man folgende Fehlermeldung.

Nach Besttigung der (richtigen) Eingabewerte erhalten Sie eine bersicht des Lieferbelegs: 94

Durch markieren der Position und Anklicken des Icons Detail kann man sich wiederum Details der Position ansehen (siehe insbesondere Registerkarte Kommissionierung) Die Kommissionierung der Lieferung wird durch einen Transportauftrag angestoen. Dabei handelt es sich allerdings nicht um einen Transport zum Kunden, sondern um einen Transport aus dem Lager. Der Transportauftrag bildet die Grundlage fr die Kommissionierliste, mit deren Hilfe die bestellte Ware aus dem Lager entnommen wird. Der Transportauftrag wird als Folgefunktion aus der Lieferung heraus erzeugt. Folgefunktionen Transportauftrag anlegen Es folgt ein Dialogbild mit der Abfrage, ob gesichert werden soll. Die Frage ist mit Ja zu beantworten. Damit wird die Lieferung gesichert und es erfolgt eine Verzweigung in den Transportauftrag.

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In diesem Bild bedienen Sie folgende Eingabefelder: Feld Lagernummer Werk Lieferung Hell/Dunkel Ablauf Kommimenge bernehm. Daten 010 1000 Wird vom System vorgeschlagen D 2

Ein Transportauftrag zur Kommissionierung der Liefermengen wird erzeugt. Die Option 2 (Kommimenge bernehm) bewirkt, da die Warenausgangsbuchung fr die Lieferung gleichzeitig erfolgt.

In diesem Bild Sichern bettigen. Beim Warenausgangsbeleg zu einer Lieferung wird sowohl ein SD-Beleg als auch ein FIBeleg erstellt, mit dem Bestandsmengen und werte fortgeschrieben werden. Der Buchungssatz des FI-Beleges lautet: Herstellkosten des Umsatzes (Soll) an Bestand Fertige Erzeugnisse (Haben)

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Mgliche Fehler und ihre Korrektur: Warenausgangsbuchung vergessen: Wenn die Auslieferung bereits angelegt wurde, kann die Warenausgangsbuchung mittels folgendem Pfad nachgeholt werden. Logistik Vertrieb Versand und Transport Buchung Warenausgang Auslieferung Einzelbeleg oder Logistik Vertrieb Versand und Transport Auslieferung ndern - Einzelbeleg Transportauftrag vergessen: Der Transportauftrag kann mittels folgendem Pfad nacherfasst werden: Logistik Vertrieb Versand und Transport Auslieferung ndern Einzelbeleg Enter Folgefunktionen Transportauftrag anlegen 4. Fakturierung Fakturierung vornehmen Die Fakturierung ist die abschlieende Aktivitt im Vertrieb. Wenn Sie eine Faktura erstellen, nehmen Sie stets Bezug auf einen Referenzbeleg, d.h. im folgenden Fall auf die Lieferung der einen Pumpe. Erst bei diesem Vorgang wird der Umsatz und die Forderung gegenber dem Kunden in der Finanzbuchhaltung gebucht. Logistik Vertrieb Fakturierung - Faktura Anlegen

Normalerweise steht in dieser Erfassungsmaske im Feld Beleg die Nummer der eben angelegten Lieferung. Sollte dies nicht der Fall sein, geben Sie bitte die notierte Liefernummer des letzten Vorganges ein.

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Nach Eingabe von Ausfhren (Uhrsymbol) erhalten Sie:

Im obigen Bild machen Sie einen Doppelklick auf die von Ihnen angelegte Fakturaposition. Das System zeigt im folgenden Bild detaillierte Faktura-, Preis-, Buchhaltungs- und Auftragsdaten zu dieser Position an. Beachten Sie bitte, dass die Anzeige mehr als eine Bildschirmseite umfat. Um alle Daten anzusehen, mssen Sie daher ber den Bildschirm scrollen.

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Whlen Sie Positionspartner. Im nchsten Bild werden die verschiedenen Partner angezeigt, die an diesem Geschftsvorfall beteiligt sind. Rechnungsempfnger und Auftraggeber haben die gleiche Kundennummer. In unserem speziellen Fall soll die Rechnung jedoch von einem anderen Debitor reguliert werden. Der Regulierer (der die Rechnung zahlt) hat die Nummer 1050.

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Diese Struktur ist im Debitoren-Stammsatz hinterlegt, siehe unten:

Unter Konditionen kann man sich die Preisermittlung fr die Pumpe ansehen. Kehren Sie durch Zurck zum Bild bersicht Fakturapositionen zurck, Sichern Sie und notieren Sie die Faktura-Nummer. Falls die Fakturanummer nicht angezeigt wird, whlen Sie in diesem Bild Faktura - anzeigen, dann ist die Fakturanummer im Feld Faktura Der Vorgang bedeutet nicht nur, da die Faktura im Vertriebssystem gesichert wurde, sondern auch, da die Fakturadaten automatisch an die Finanzbuchhaltung, das Profit-Center und die Ergebnisrechnung weitergeleitet wurden. Die Daten flieen auch in das Treasury, jedoch wird dafr kein Beleg erstellt.

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 Anzeigefunktionen im Rahmen von MM Faktura ansehen

Logistik Vertrieb Fakturierung - Faktura Anzeigen

Die Faktura-Nummer ist bereits im Feld eingetragen. Mit Enter oder Anklicken von Fakturapositionen knnen Sie sich die einzelnen Faktura-Positionen nochmals anzusehen. Mit Doppelklick auf die Faktura-Positionen erhalten Sie die Details der Position (Hardcopies siehe oben).

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Rechnungswesenbelege ansehen

Logistik Vertrieb Fakturierung - Faktura Anzeigen Durch Anklicken des Buttons Rechnungswesen erscheint ein Dialogfenster (s.o). Die Liste enthlt 6 unterschiedliche Belege des Rechnungswesen. Mit Hilfe dieses Dialogfensters knnen Sie in die einzelnen Module verzweigen und sich die entsprechenden Belege ansehen. Folgende Belege sehen wir uns nher an: Buchhaltungsbeleg Beleg der Ergebnisrechnung Kostenrechnungsbeleg Buchhaltungsbeleg Doppelklicken Sie auf Buchhaltungsbeleg.

Die Forderung und der Umsatz wurden auf den Geschftsbereich 1000 (Maschinenbau) gebucht wurden. Das Material P-103 wurde im Werk 1000 (Hamburg) produziert und gehrt der Sparte 01 (Pumpen). Diese Kombination fhrte zu einer Buchung auf diesem Geschftsbereich. Den Geschftsbereich kann man sich durch Variation der Anzeigevariante anzeigen. Mit Zurck gelangen Sie in die Belegbersicht zurck. Ergebnisrechnungsbeleg Doppelklicken Sie auf Ergebnisrechnung.

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Unter Merkmale, kann man sehen, welche Merkmale dem Geschftsvorfall zugeordnet wurden. Unter Wertfelder werden Betragsfelder fr Erls, Skonto etc. angezeigt. Unter Herkunftsdaten wird z.B. der zugehrige Kundenauftrag angezeigt. Unter Verwaltungsdaten werden Anlegedatum, Erfasser etc. angezeigt. Mit Zurck gelangen Sie in die Belegbersicht zurck. Kostenrechnungsbeleg Doppelklicken Sie auf Kostenrechnungsbeleg. Klicken Sie auf das Zeichen vor der Beleg-Nr.

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Die Objektart ERG im Bild Belege Istkosten bedeutet, da es sich hier um ein Ergebnisobjekt handelt. Der Umsatz wurde auf der Kostenart 800000 (Umsatzerlse Inland) erfasst. 5. Analyse der Debitoreneinzelposten

Mit der Faktura ist die Forderung gegenber dem Kunden gebucht worden. Menfolge: Rechnungswesen - Finanzwesen Debitoren Konto Posten anzeigen Eingabefelder: Feld Debitor (Regulierer) Buchungskreis Offen zum Stichtag Offene Posten Daten 1050 1000 Datum, das ca 10 Tage nach Tagesdatum liegt x (markieren)

Beim Kunden Becker (Debitor 1000) weicht der Regulierer (Zahler) vom Auftraggeber und vom Rechnungsempfnger ab (das hat mit den Partnerrollen im Debitoren- bzw. Kreditorenstammsatz zu tun). Sie mssen somit die Debitornummer 1050 angeben, die von der Kundennummer abweicht. Sie erhalten eine Liste aller offenen Rechnungen dieses Debitors. Im Feld Zuordnung stehen die Lieferscheinnummern (Liefernummer aus dem 2. Vorgang). Sofern zahlreiche offene Posten vorliegen, sortieren Sie diese nach dem Belegdatum (neuester Vorgang oben). Doppelklicken Sie auf den Beleg, den Sie eben gebucht haben. Es wird die erste Position des Beleges angezeigt. Es handelt sich um die Buchung der Forderung. Das Abstimmkonto des Debitors in der Bilanz ist das Konto 140000 (Forderungen Inland) in der Hauptbuchhaltung. Als weitere Informationen werden unter anderem die Skontobasis und die Zahlungsbedingungen geliefert. Das Basisdatum ist das Datum, auf das sich die Fristen fr die Skontoflligkeit und die Nettoflligkeit beziehen.

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Hier kommen Sie in die Belegbersicht Hier knnen sie sich zwischen den Positionen des Buchungssatzes hin- und herbewegen.

Wenn Sie auf das Icon Weitere Daten klicken bekommen Sie u. a. das Dispositionsdatum ("Dispo-Datum") angezeigt, unter dem die Fortschreibung des zu erwartenden Zahlungseingangs in die Finanzdisposition erfolgt (siehe unten). Dies bedeutet, dass das System fr den entsprechenden Tag einen Zahlungseingang prognostiziert und dadurch eine Liquidittsplanung auf Basis der einzelnen Geschftsvorflle erfolgt. Das Datum wird vom System unter Einbeziehung verschiedener Informationen wie "Basisdatum im FI-Beleg der Faktura" und "bisheriges Zahlungsverhalten des Debitors" ermittelt. Speziell durch den Einflu dieser zweiten Komponenten ("bisheriges Zahlungsverhalten") ist das Dispo-Datum fr Sie u.U. nicht auf den ersten Blick nachvollziehbar. Es mte dazu ein Exkurs in die Kundenkredit-Kontrolle gemacht werden. Gehen Sie in die Belegbersicht zurck und fhren Sie einen Doppelklick auf der Erlszeile aus. Sie erhalten das folgende Detailbild, das die Erlsbuchung betrifft.

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Markieren Sie in diesem Bild das Feld Mehr. Sie erhalten ein Dialogfeld, in dem das Profit Center angegeben wird. Das Profit Center 1010 steht fr Hochleistungspumpen und wurde aus den Auftragsdaten abgeleitet (z.B. aus dem verkauften Produkt). Klicken Sie in diesem Dialogfenster auf das Feld Ergebnisobjekt. Sie erhalten Information ber die Ableitungen auf das Ergebnisobjekt (siehe unten).

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6.

Ergebnisbericht in der Ergebnisrechnung

Im nchsten Schritt wollen wir uns den Kundenauftrag aus Sicht der Ergebnisrechnung ansehen. Bereits aus SD heraus wurde sichtbar, dass mit Erstellung der Faktura die Daten in die Ergebnisrechnung geflossen sind. Den entsprechenden Ergebnisrechnungsbeleg haben wir uns angesehen. Mit Hilfe der Ergebnisrechnung (CO-PA) knnen vom Anwender definierte Objekte (z.B. Produkte, Kunden, Erzeugnisgruppen, Regionen und Geschftsbereiche) ausgewertet werden. Ziel der Ergebnisrechnung ist es, dem Vertrieb, der Geschftsleitung und den Planungsabteilungen Ihres Unternehmens Informationen zu liefern, die das Interne Rechnungswesen und die Entscheidungsfindung untersttzen. Auf der Grundlage der fr die jeweilige Organisation ausgewhlten Objekte erffnet die Ergebnisrechnung die Mglichkeit, auf individuelle Anforderungen zugeschnittene Berichte anzulegen. Damit knnen Deckungsbeitrge oder andere Kennzahlen analysieren werden. Da die Ergebnisrechnung ein Teilgebiet des Controllings ist, muss jetzt der Einstieg ber das Modul Controlling erfolgen. Menfolge: Rechnungswesen - Controlling Ergebnis- und Marktsegmentrechnung - Informationssystem Bericht ausfhren Beim erstmaligen Aufrufen einer Transaktion im Rahmen der Ergebnisrechnung ist der Ergebnisbereich anzugeben. Der Ergebnisbereich ist die Organisationseinheit im Rahmen der Ergebnisrechnung, die die Strukturen des Absatzmarktes widerspiegelt. I.d.R. reicht ein Ergebnisbereich fr ein Unternehmen aus. Die einzelnen Markt- oder Absatzsegmente (Stichwort Absatzsegmentrechnung) im Rahmen des Ergebnisbereiches werden durch Ergebnisobjekte abgebildet. D.h. einzelne Marktsegmente, die durch klassifizierende Merkmale beschrieben werden knnen (z.B. Artikelgruppe, Kundegruppe, Land, Vertriebsweg), werden als Ergebnisobjekte bezeichnet. Fr diese Marktsegmente (SAP-Begriff: Ergebnisobjekt) wird durch Gegenberstellung von Kosten und Erlsen ein Ergebnis ausgewiesen. Im ersten Dialogfenster der Ergebnisrechnung sind folgende Eingaben zu ttigen: Feld Ergebnisbereich Form der Ergebnisrechnung Daten IDEA kalkulatorisch

Dieses Dialogfenster wird whrend Ihrer Sitzung nur einmal eingeblendet. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, selektiert das System den betreffenden Ergebnisbereich und die betreffende Art der Ergebnisrechnung immer wieder entsprechend Ihrer Angaben.

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Whlen Sie den Bericht IDES-050 und klicken Sie auf Ausfhren. Geben Sie in den Eingabefeldern des angezeigten Dialogfensters folgende Variable fr den Bericht ein: Feld Verkaufsorganisation Periode Von Periode Bis Plan-/Istkennzeichen Version Vorgangsart Ausgabeart Daten 1000 akt. Monat und Jahr akt. Monat und Jahr 0 leer F (fr Fakturadaten) grafische Berichtsausgabe

Sie erhalten folgendes bersichtsbild, das das Gesamtergebnis der Verkaufsorganisation 1000 darstellt.

Im oberen Bildabschnitt ist das Firmen-Logo (IDES) zu sehen, das sich jedes Unternehmen selbst definieren und in die Berichte einbinden kann. Im Bereich Navigation (erster Abschnitt des mittleren Bildbereiches) sehen Sie die in der Berichtsdefinition ausgewhlten Merkmale. Die Darstellung der dazugehrigen Merkmalswerte erfolgt im zweiten Abschnitt des mittleren Bildbereiches. 108

Die sogenannte Detailliste, die die detaillierten Kennzahlen zu einer Merkmalskombination wiedergibt, ist im linken unteren Bildausschnitt zu sehen. Die grafische Darstellung der Merkmalswerte erfolgt im rechten unteren Bildausschnitt. Diese Darstellung, in der die Aufri- und Detailliste und die grafische Darstellung der Berichtsdaten auf einen Blick zu sehen sind, sowie die Einbindung des Firmenlogos, wird bei der Berichtsdefinition unter Ausgabeart eingestellt. Die Gre der einzelnen Bildabschnitte kann mit Hilfe der linken Maustaste durch Verschieben der horizontalen und vertikalen Bilderbalken individuell eingestellt werden. Durch Anklicken der Merkmale im linken Teil des Bildschirmes werden die Daten nach dem entsprechenden Merkmal aufgegliedert, d.h. man kann sich die Informationen nach Kunden oder Produkten anzeigen lassen.

Ein Doppelklick im rechten Teil des mittleren Bildbereiches auf die Sparte Pumpen fhrt dazu, dass man sich die Differenzierung zunchst nach Kunden und anschlieend fr einen bestimmten Kunden nach Produkten ansehen kann.

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Die Einzelposten erhlt durch Markieren der Zeile und Springen Einzelposten aufgelistet. Durch erneuten Doppelklick auf die Zeile erhlt man die Details. Durch Klicken auf Integration erhlt man eine Liste aller Belege, die angezeigt werden knnen.

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Mchte man einen anderen Kunden ansehen (gilt auch fr alle anderen Merkmale), mu man den Kunden markieren und die rechte Maustaste drcken. Anschlieend whlt man Merkmalswert auswhlen und erhlt das ganz rechts eingeblendete Dialogmen. Hier kann man sich dann den gewnschten Kunden auswhlen.

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Schauen Sie sich auch einmal den Bericht Ides-020 an und navigieren Sie in diesem Bericht. Wird bei Ausgabeart klassischer Recherchebericht ausgewhlt erhlt man eine listenorientierte Darstellung, in der die Navigation deutlich wenig komfortabel ist. Die bereitgestellten Daten sind jedoch identisch. Es handelt sich hierbei um die alte Funktionalitt im Rahmen der Ergebnisrechnung, so dass man auch hier die Verbesserungen zu Release 4.0 B gut feststellen kann.

7. Schnellerfassung des Zahlungseingangs Einige Tage nach Zusendung der Rechnung erhalten Sie die Zahlung fr die versandten Pumpen. Die Zahlung mssen Sie jetzt in der Debitorenbuchhaltung eingeben. Rechnungswesen - Finanzwesen Debitoren - Buchung - Zahlungseing. schnell Bedienen Sie folgende Eingabefelder: Feld Buchungskreis Buchungsdatum Bankkonto Whrung Referenz Belegdatum Valutadatum Daten 1000 Basisdatum + 14 Tage oder Tagesdatum 113109 EUR beliebige Nummer Basisdatum + 14 Tage oder Tagesdatum Basisdatum + 14 Tage oder Tagesdatum

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Whlen Sie Zahlungen erfassen. Das System R/3 meldet eventuell, da das Belegdatum in der Zukunft liegt. berspringen Sie die Meldung mit Enter. Bedienen Sie im obigen Bild folgende Eingabefelder: Feld Debitor (Regulierer) Betrag Daten 50XX Bruttopreis ./. Skonto

Falls keine Informationen ber den Betrag vorliegen, ffnen Sie einen neuen Modus, whlen Faktura anzeigen und lassen sich die Faktura anzeigen, die Sie jetzt bezahlen wollen. Klicken Sie Preiskonditionen an (Icon ganz unten, ganz rechts) und ermitteln Sie den Zahlungsbetrag. Hat die Bestellung mehrere Positionen, whlen Sie Springen Kopf Preiskonditionen Kopf. Whlen Sie OP bearbeiten. Die nchsten Bilder zeigen die Folgen, die entstehen, wenn der Rechnungsbetrag nicht um das Skonto gekrzt wird. Die offenen Posten des Kunden werden im Bild Schnellerfassung Zahlungseing:Offene Posten bearbeiten aufgelistet. Selektieren Sie den auszugleichenden Posten mit Doppelklick im Feld EUR Brutto, so da die Schrift in der Zeile farbig wird. Die eventuellen weiteren Zeilen mssen schwarz sein (Wenn nicht, bitte die farbig markierten Betrge mit Doppelklick im Feld EUR Brutto entselektieren, die Sie dem erfaten Betrag nicht zuordnen wollen)

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Sie erkennen, dass der Rechnungsbetrag um das Skonto gemindert werden muss. In der vorherigen Bildschirmmaske wurde der ungekrzte Rechnungsbetrag eingegeben. Zur Korrektur klicken Sie auf bersicht. Sie kommen in die Belegbersicht des Zahlungsvorganges (siehe unten).

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Durch Doppelklick auf die Buchungszeile in obiger Maske knnen Sie den Betrag ndern. Sie geben 27.409,87 ein (siehe oben). Nach Korrektur des Betragsfeldes whlen Sie OP bearbeiten und kommen wieder in die bersich mit den offenen Posten zurck. Erfasster Betrag und zugeordneter Betrag stimmen jetzt berein, so dass der Zahlungseingang jetzt verbucht werden kann. Beleg buchen oder Icon Sichern whlen Anzeige der erfolgten Zahlung Die erfolgte Zahlung kann man sich auf dem Debitorenkonto ansehen. Menfolge Rechnungswesen - Finanzwesen Debitoren - Konto Posten Markieren Sie jetzt das Feld Ausgeglichene Posten und whlen Sie Enter.

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6. Grundfunktionen der Kostenrechnung 6.1. Strukturen / Stammdaten

berblick: Kostenstellen Kostenarten betrieblicher Teilbereich, fr den Kosten erfat werden, Orte der Kostenentstehung Kostenarten dienen der Klassifikation von Kosten. Kostenarten klassifizieren den betriebszweckbezogenen bewerteten Verbrauch von Produktionsfaktoren Bezugsgren; Maeinheiten, um Kosten fr interne Leistungen verursachungsgerecht zu verrechnen

Leistungsarten -

stat. Kennzahlen - Bezugsbasen fr innerbetriebliche Leistungsverrechnung 6.1.1. Kostenarten

Die Kosten- und Erlsartenrechnung stellt den Teil der Kostenrechnung dar, in dem die whrend einer Abrechnungsperiode angefallenen Kosten erfat und gegliedert werden. Es handelt sich also weniger um eine Rechnung als vielmehr um eine geordnete Erfassung von Daten, die die Basis einer Kostenrechnung bildet. In einem integrierten Rechnungswesen, wie es das R/3-System darstellt, ist eine besondere Erfassung der Kosten nicht notwendig, weil jeder kostenrechnungsrelevante Geschftsvorfall detaillierte Informationen nicht nur ber die Kostenart, sondern auch ber die Kontierungsobjekte (Kostenstellen, Kostentrger usw.) an die Kostenrechnung liefert. Jeder Verbrauchsvorgang in der Materialwirtschaft, jede Fakturierung im Vertriebssystem (= Erls), jede Eingangsrechnung fliet direkt ber das Sachkonto (= Kostenart) dem jeweiligen Kontierungsobjekt zu. Bei den Kostenarten werden primre und sekundre Kosten unterschieden. Primre Kostenarten Verbrauch unternehmensextern also vom Markt - bezogener Gter und Dienstleistungen (Nummernkreis: 4XXXX). Ausprgungen siehe Abb. 12. Die Kostenarten stehen in engem Zusammenhang mit den Sachkonten der Finanzbuchhaltung, da das SAP-R/3-System aus Sicht der Kostenrechnung als Einkreissystem aufgebaut ist. Einkreissystem bedeutet, da die primren Kostenarten sowie die Erlsarten aus den Aufwandskonten der Gewinn- und Verlustrechnung bernommen werden und somit kein zweiter Abrechnungskreis fr die Kostenrechnung aufgebaut wird. Die Strukturen und Organisationseinheiten des Finanzwesens mssen Sie beim Anlegen von Kostenarten bercksichtigen. Dies bedeutet, dass die primren Kostenarten den Sachkonten der Finanzbuchhaltung entsprechen. Somit muss jedem Sachkonto eine primre Kostenart mit identischer Nummer zugeordnet werden. Eine primre Kostenart kann nur dann angelegt werden, wenn zuvor im Kontenplan ein entsprechendes Sachkonto verzeichnet und im Finanzwesen ein entspre116

chendes Konto angelegt wurde. Beim Anlegen prft das SAP-R/3-System, ob ein entsprechendes Konto im Finanzwesen angelegt wurde. Falls Sie noch kein Sachkonto angelegt haben, knnen Sie direkt aus dem Anforderungsbild ber Umfeld - Anlegen Sachkonto in die entsprechende Stammdatenpflege der Finanzbuchaltung verzweigen. Umgekehrt knnen keine Kontierungsobjekte der Kostenrechnung (Kostenstelle, Kostentrger) bei einer Buchung eingegeben werden, wenn keine Kostenart vorhanden ist.

Ist dem Sachkonto (Aufwandskonto) eine Kostenart zugeordnet, ist es kostenrechnungsrelevant. In diesem Fall muss bei jeder Buchung auf das Konto entweder eine Kostenstelle oder ein Innenauftrag angegeben werden. Somit stehen am Periodenende die Daten gegliedert nach Kostenarten und Kostenstellen/Innenauftrgen fr Analysen zur Verfgung. Sekundre Kostenarten Sie entstehen bei der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung und stellen somit abgeleitete Kostenarten dar. Es sind Kosten innerbetrieblicher Leistungen (z.B. einer Instandhaltungsleistung), die sich aus den primren Kosten der die Leistungen erbringenden Kostenstelle (z.B. Personalkosten, Materialkosten, Energieverbrauch der Werkstatt) und den Kosten der in Anspruch genommenen innerbetrieblichen Leistungen (z.B. eigenerstellter Strom) zusammensetzen. Durch die Einfhrung sekundrer Kostenarten ist es mglich, fr jede Kostenstelle die direkt zurechenbaren Kosten (hierbei handelt es sich immer um primre Kosten) und die zugeschlsselten Kosten getrennt zu zeigen.

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Sekundre Kostenarten lassen sich ausschlielich in der Kostenrechnung anlegen und verwalten. Sie dienen der Abbildung des innerbetrieblichen Werteflusses im Rahmen der Kostenstellenrechnung. Beim Anlegen von sekundren Kostenarten prft das System, ob das Konto bereits im Finanzwesen vorhanden ist. Ist dies der Fall, so kann die sekundre Kostenart in der Kostenrechnung nicht angelegt werden.
Ist Primre Kosten Gehlter Abschreibungen Reisekosten 10.000 Raummieten : Summe primre Kosten Sekundre Kosten verr. Poolfahrzeuge verr. Energiekosten verr. Raumkosten 17.000 1.000 1.000 -16.000 1.000 2.000 5.000 Plan Abw. .....

Summe sekundre Kosten Kostenstellensaldo

-14.000 3.000

Abb. 11: Primre und sekundre Kosten im Betriebsabrechnungsbogen Die Unterscheidung zwischen primren Kosten und sekundren Kosten erfolgt ber den Kostenartentyp. Primre Kostenart bearbeiten: Menfolge: Rechnungswesen Controlling - Kostenartenrechnung Stammdaten Kostenart Einzelbearbeitung - Anlegen primr, Anzeigen, ndern Beim erstmaligen Aufruf der Kostenrechnung im Rahmen einer Arbeitssitzung ist der Kostenrechnungskreis einzugeben.

Nachdem Sie den Kostenrechnungskreis eingegeben haben, erhalten Sie folgendes Einstiegsbild. Als Kostenartennummer ist die Nummer des korrespondierenden Sachkontos einzutragen. Achten Sie darauf, dass der Beginn des Gltigkeitszeitraums immer mit dem Ge-

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schftsjahresbeginn bereinstimmt. Da sich der Kostenartenplan dauerhaft ist, sollte die Gltigkeit nicht auf ein Geschftsjahr beschrnkt werden

Die Maske fr die weiteren Eingaben erhlt man durch Anklicken des bersicht-Buttons.

Die Bezeichnung der Kostenart wird aus dem Sachkonto bernommen, kann jedoch abgendert werden. Mit dem Kostenartentyp wird einerseits unterschieden, ob es sich um primre oder sekundre Kosten handelt und andererseits eine detailliertere Strukturierung der Kostenarten durchgefhrt. In obigem Bild sehen Sie die unterschiedlichen Strukturen bei den Primrkosten. Sie sehen, dass auch die Erlsarten und die Erlsschmlerungen mit Hilfe des Mens Kostenart anlegen gepflegt werden. Der Kostenartentyp 3 und 4 wird bentigt, wenn man aperiodisch entstandene Aufwendungen im Rahmen der Kostenrechnung periodisieren will oder wenn man kalkulatorische Kosten bercksichtigen will. Normalerweise sind aperiodisch entstehende Ausgaben bereits in der Finanzbuchhaltung zu periodisieren.

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 Sekundre Kostenart bearbeiten: Menfolge: Rechnungswesen Controlling - Kostenartenrechnung Stammdaten Kostenart Einzelbearbeitung - Anlegen sekundr, Anzeigen, ndern Folgende Kostenartentypen sind von Bedeutung: Kostenartem mit dem Kostenartentyp 41 (Gemeinkostenzuschlge) werden verwendet, um Kosten von Kostenstellen mittels Zuschlgen an interne Auftrge weiterzuverrechnen. Dies kann z.B. bei Instandhaltungsauftrgen, selbsterstellte Anlagen etc. der Fall sein. Kostenartem mit dem Kostenartentyp 42 (Umlage) werden im Rahmen pauschaler Umlagen verwendet. Dies kann z.B. die Umlage der Raumkosten nach qm, der Stromkosten nach installierten kW etc. sein.

Kostenartem mit dem Kostenartentyp 43 (Verrechnung von Leistungen) werden genutzt, um die Verrechnung innerbetrieblicher Leistungen nach Inanspruchnahme durchzufhren. Verrechnung der Stromkosten nach gemessenen kWh, Verrechnung von Instandhaltungsleistungen nach erfassten Reparaturstunden.

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 Kostenartengruppen anlegen, ndern, anzeigen, kopieren: Da die Kostenarten den Sachkonten der Finanzbuchhaltung entsprechen, ist ihre Zahl relativ gro. Dies hat eine geringe bersichtlichkeit zur Folge und macht den Einstieg in die Kostenanalyse schwieriger. Die Kostenarten sollten deshalb hierarchisch strukturiert und verdichtet werden. Es empfiehlt sich die Kostenarten zu Kostenartengruppen zusammenzufassen. Dadurch gewinnt man eine grere bersichtlichkeit, ohne auf Details verzichten zu mssen, da ein Drill Down bis auf die einzelne Kostenart jederzeit mglich ist.
ZUORDNUNG D. KOSTENARTEN ZU KA-GRUPPEN IN DER KOSTENSTELLENRECHNUNG Kostenartengruppe a) primre Kostenarten 1900 1900 1900 1900 1900 1900 1900 1900 1900 1900 3510 3510 3510 3510 3900 3900 3900 3900 3900 3900 3900 3900 1190 1190 1190 1290 1290 1290 1290 1290 1390 1390 3510 3510 3510 3510 3110 3110 3110 3110 3210 3210 3210 3210 40000 40100 40200 40500 48580 48810 48820 48890 47310 47320 41100 42100 42600 42700 41500 42800 42900 42910 43110 43120 43130 43190 BERATERLEISTUNGEN DR HONORARE FREIE MA LABORLEISTUNGEN LIEF/MONT.V.BAUTEIL. MIETE/INST.FREMDGER. GERINGW.WG PROJ.BEZ. WOHNUNGSEINRICHT. AUSRSTUNGSGTER BUERO-/SCHREIBARB FR BERSETZUNGSARB. FR VERG.HILFSKR., INL. GEH. STAMMPERS. INL. GEH.TECH.STAMM.AUSL GEH.STAMM.AUSL.O.GMK LOHN,GEH.OERTL.PERS. ABFINDUNGEN SAMMELKONTO GEHLTER VERGUETUNG HILFSKR. SOZIALVERS. FFM SOZIALVER.BAUST.AUSL BEITR. Z. BERUFSGEN. SONST. SOZ. ABGABEN Kostenartenuntergruppe KOSTENART BEZEICHNUNG

NR.

Abb. 12: Zuordnung der Kostenarten zu Kostenartengruppen 121

Kostenartengruppen knnen fr eine bersichtliche Darstellung im BAB genutzt werden. Die mit * oder ** oder *** bezeichneten Kostenartengruppen stellen die Verdichtungsebenen bei den Kostenartengruppen dar. Die Gehlter sind den Personalkosten, diese wiederum den Primrkosten und diese der Belastung insgesamt untergeordnet. Durch Anklicken des Symbols fr Aufreien/Komprimieren kann der Detaillierungsgrad festgelegt werden.

Menfolge fr die Pflege der Kostenartengruppen: Rechnungswesen Anlegen/ndern/Anzeigen Controlling Stammdaten -Kostenartengruppe -

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Um Kostenartengruppen zu kopieren, whlen Sie im jeweiligen Einstiegsbild der Gruppenpflege Gruppe - kopieren. Hinweis: Kostenarten und Kostenartengruppen knnen auch in der Kostenstellenrechnung angelegt werden.

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6.1.2 Kostenstellen / Kostenstellenhierarchie Kostenstellenstruktur Bevor Sie Kostenstellen anlegen, mssen Sie eine hierarchische Kostenstellenstruktur definieren (Kostenstellenhierarchie). Kostenstellenhierarchien geben Ihnen die Mglichkeit, flexibel und nach Ihren spezifischen Reporting- bzw. Analyseanforderungen Daten anzuzeigen und Verdichtungen durchzufhren. Die Kostenstellenhierarchie ermglicht bereichsweise Verdichtungen, so da Kosten fr alle organisatorischen Teileinheiten eines Unternehmens berichtet werden knnen. Mit Hilfe der Kostenstellenhierarchie fat das System die Kosten der untergeordneten Kostenstellen zusammen. Ansonsten wren manuelle Zusammenfassungen der einzelnen Kostenstellen notwendig, wenn kostenstellenbergreifende Kosteninformationen bentigt werden. Die Verdichtung erfolgt mittels "Knotenkostenstellen. Durch die Einfhrung einer Kostenstellenhierarchie knnen Kosten bei der Hierarchie-Ebene ausgewiesen werden, der sie als Kostenstellen-Einzelkosten zugerechnet werden knnen (Einzelkosten- und Deckungsbeitragsrechnung). Zu jedem Kostenrechnungskreis gibt es genau eine Standardhierarchie. Diese ist dadurch gekennzeichnet, da der oberste Knoten dieser Hierarchie im Stammsatz des Kostenrechnungskreises hinterlegt ist (Customizing). In der Standardhierarchie mssen alle Kostenstellen enthalten sein! Bei Auswertungen innerhalb der Standardhierarchie werden (systemseitig) alle Kostenstellen vollstndig erfat. Sie knnen neben der Standardhierarchie beliebig viele weitere Kostenstellenhierarchien anlegen. Die brigen Hierarchien werden als Alternativhierarchien bezeichnet. Jede Kostenstelle mu beim Anlegen einer Gruppe der Standardhierarchie zugeordnet werden. Somit ist sichergestellt, da die Standardhierarchie alle Kostenstellen des Kostenrechnungskreises enthlt. Wie wird dies sichergestellt? Dadurch, da jede Kostenstelle in ihrem Stammsatz auf den ihr bergeordneten Knoten verweist. Eine Kostenstelle kann ohne Zuordnung zu einem Knoten nicht angelegt werden.. Die Zuordnung der Kostenstelle zur untersten Hierarchiestufe kann nur im Kostenstellenstamm verndert werden. Die Zuordnung einer Kostenstelle zur untersten Hierarchiestufe kann nicht in der Standardhierarchie gendert werden. In der Standardhierarchie knnen nur Knoten umgehngt werden. Den einzelnen Knoten drfen entweder weitere Knoten oder Kostenstellen untergeordnet sein Kostenstellenhierarchie anzeigen Menfolge: Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Stammdaten Standardhierarchie Anzeigen

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Durch Anklicken der +-Zeichen vor den Knoten kann man den entsprechenden Teilbaum expandieren. Das heit die nchste Ebene wird angezeigt. Man kann auch mit der rechten Maustaste expandieren, dann wird der komplette Teilbaum expandiert. Das bedeutet, dass alle Knoten der Kostenstellenhierarchie angezeigt werden, die unterhalb des markierten Knotens liegen. Expandiert man den obersten Knoten mit der rechten Maustaste wird alles expandiert. Aber Vorsicht: es gibt kein Icon fr Komprimieren. Im linken Teil des Bildschirmes kann man nach Knoten oder Kostenstellen durch Eingabe der KST-Nummer oder der Kostenstellenbezeichnung suchen. Wurde ein Wert gefunden und im linken Bereich angezeigt, kann man sich z.B. den entsprechenden Teilbaum mittels Doppelklick auf den Wert anzeigen.

Durch Anklicken dieses Icons wird der Bildschirm geteilt und die Stammdaten des gerade markierten Objektes werden angezeigt. Ein Doppelklick auf die einzelne Kostenstelle bzw. den Knoten fhrt zur Anzeige des Stammsatzes im unteren Teil.

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Mit den blauen Pfeilen kann man sich in den vorangegangenen Ansichten bewegen. Mit diesem Icon bewegt man sich eine Hierarchiestufe nach oben.

Kostenstellenhierarchie ndern Das Umschatlen zwischen Anzeige- und nderungsmodus erfolgt durch Anklicken des Stiftes oder aus dem Menbaum durch ndern. Die Bezeichnungen lassen sich im unteren Bildschirmteil verndern (erkenntlich am wei unterlegten Feld). Zustzliche Hierarchieebenen lassen sich im Men Bearbeiten oder durch diese Buttons einpflegen.

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 Anlegen einer Kostenstelle Menfolge: Rechnungswesen- Controlling Kostenstellenrechnung Stammdaten Kostenstelle - Einzelbearbeitung - Anlegen

Kostenstellennummer eingeben und auf Stammdaten oder Enter klicken.

Die Kostenstellenarten sind durch das Customizing festgelegt worden. Beispielhaft fr die Customizing-Aktivitten der Pfad unten.

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Das folgende Bild zeigt die Tabelle mit den Customizing-Einstellungen fr die Kostenstellenarten.

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Wie oben schon ausgefhrt, ist der unterste Knoten der Standardhierarchie anzugeben, damit sichergestellt wird, dass die Kostenstelle in der Standardhierarchie einem Knoten zugeordnet wird. Beim Anlegen der Kostenstelle mssen Felder fr Geschftsbereich und Profit Center gefllt werden. Wenn das Profit Center fehlt, kommt Warnung trotz aktiver Profit Center Rechnung wurde kein PC eingegeben. Dies ist darauf zurckzufhren, dass die Profit CenterRechnung aktiv ist und die Zuordnung der Geschftsvorflle zum Profit Center z.T. mit Hilfe der Kostenstellennummer erfolgt. Welchen Hintergrund hat die Hinterlegung des Geschftsbereichs im Kostenstellenstamm? Was wollen wir? Um einzelne Geschftsbereiche eines Unternehmens wie rechtlich selbstndige Unternehmen betrachten zu knnen, sollen fr diese Geschftsbereiche Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen erstellt werden. Der Geschftsbereich ist daher ein weiteres Strukturkriterium innerhalb des Buchungskreises. Damit ist es mglich, alle Verkehrszahlen je Geschftsbereich zu speichern und auszuwerten. Solche Bilanzen /GuVs fr Geschftsbereiche lassen sich auf unterschiedlichen Wegen erstellen. Einige mgliche Lsungen und deren Auswirkungen: die einzelnen Konten werden nach Geschftsbereichen differenziert - unberschaubarer Kontenplan, hufige Fehlkontierungen mittels Customizing wird ein Geschftsbereich angelegt und das Feld "Geschftsbereichsbilanz ermglichen" wird aktiviert und damit Eingabemglichkeit fr eine Geschftsbereichs-Nr. whrend der Buchung - Doppeleingaben; Inkonsistenzen, da KST-Nr. und Geschftsbereichs-Nr. eingegeben werden mu wenn die Geschftsbereichs-Nr. zustzlich im Stammsatz der Kostenstelle hinterlegt ist, kann der Geschftsbereich aus der Kostenstellenangabe im Beleg abgeleitet werden, so da keine Angabe der GB-Nr. im Beleg erforderlich ist. Die Objekte des Controllings (beispielsweise Kostenstellen und Innenauftrge) haben die Funktion einer Kontierungshilfe, da der Geschftsbereich aus den Stammstzen abgeleitet werden kann. Wird bei einer Primrbuchung auf eine Kostenstelle kontiert, so kann der zugehrige Geschftsbereich aus dem Kostenstellenstamm ermittelt und die Buchung dem korrekten Geschftsbereich zugeordnet werden. Somit braucht im Buchungsbeleg der Geschftsbereich nicht manuell gesetzt zu werden, sondern kann vom System automatisch gesetzt werden. Damit werden Fehlkontierungen bei der Belegerfassung minimiert.

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Exkurs: allgemeine Aussagen zur Abbildung von Strukturen und Hierarchien immer schlecht, wenn Strukturen oder Hierarchieinformationen im Rahmen von Bewegungsdaten mitgegeben werden. Dies ist der Fall, wenn die Geschftsbereichs-Nr. in jeder Buchung mitgegeben wird: Kontonr 40000 40000 Bezeichnung KST Material Material GB-Nr. 12 21 Betrag 1 2 4000,5000,-

Warum? Weil die Struktur in den Bewegungsdaten fest hinterlegt ist und Strukturnderungen nderungen in den Bewegungsdaten erfordern, z.B. um Zeitvergleiche machen zu knnen Alternative: Bewegungsdaten: Konto-Nr. 40000 40000 KST-Nr. Betrag 12 21 4000,5000,-

Strukturdaten: KST-Nr. 11 12 21 GB-Nr. 1 1 2

Im Bild Steuerung kann man eingeben, welche Rechengren fr die Kostenstelle erfasst werden drfen es wird festgelegt, welche Rechengren gesperrt sind. Die brigen Bilder enthalten Informationen zur weiteren Kennzeichnung der Kostenstellen (Anschrift, Telefonnummer etc.) und sind keine Muss-Felder. Nach dem Erfassen aller Daten: Sichern nicht vergessen !!!

6.1.3. Leistungsarten Maeinheiten, um die Kosten der internen Leistungen verursachungsgerecht zu verrechnen (Bezugsgren in der GPKR, Kostentreiber in der Prozesskostenrechnung). Die Leistungen, die in den Kostenstellen erbracht werden, werden durch Leistungsarten abgebildet. Einer Kostenstelle knnen eine, mehrere oder keine Leistungsart(en) zugeordnet werden.

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Beispiele fr Leistungen von Kostenstellen im Bereich der Fertigung sind Maschinenstunden oder gefertigte Einheiten. Durch die Abnahme der Leistungen einer Kostenstelle von anderen Kostenstellen, Auftrgen, Prozessen usw. werden die Ressourcen der leistenden Kostenstelle in Anspruch genommen. Zur Verrechnung der Leistungen werden die Mengen erfat, die fr eine bestimmte Leistungsart angefallen sind. Diese Leistungsmengen werden mit einem Verrechnungspreis (Tarif) bewertet. Die Weiterverrechnung von innerbetrieblichen Leistungen ber Leistungsarten erfolgt nach dem Schema Menge x Preis. Der Verrechnungspreis (Tarif) wird getrennt nach fixen und variablen Anteilen gefhrt. Die Tarife fr die Leistungsarten einer Kostenstelle knnen vom Benutzer eingegeben werden oder vom System aufgrund der den Leistungen zugerechneten Kosten berechnet werden. Es kann sowohl ein Tarif auf Basis der Plankosten als auch auf Basis der Istkosten ermittelt werden. Leistungsart anzeigen / anlegen Rechnungswesen- Controlling Kostenstellenrechnung Stammdaten Leistungsart - Einzelbearbeitung Anlegen/Anzeigen/ndern

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Im Feld Leistungseinheit ist anzugeben, welche Leistungseinheit (Stck, Stunde, qm, m, km, kW etc) der Leistungsart zugrundeliegt. Mit Hilfe des Feldes Kostenstellenarten kann man die Verwendung der Leistungart auf bestimmte Kostenstellen beschrnken. Mit dem Leistungsartentyp wird gesteuert, ob und wie eine Leistungsart verrechnet wird. Die folgende Tabelle zeigt eine bersicht ber die mglichen Leistungsartentypen und ihre Verwendung in der Kostenstellenrechnung.

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Leistungsartentypen fr Plan- und Istverrechnung Leistungsartentyp 1 Bedeutung Verwendung Leistungsart, deren Istleistung z.B. mebare (Fertigungs-)Leidirekt erfat und verrechnet stungen Berechnung ber Istwird menge * Plantarif Leistungsarten, deren Leis- Retrograde Ermittlung der Leistungsmengen aus der Summe tungsmenge ber Empfngerbeder auf den einzelnen Empfn- zugsbasen gern mittels Bezugsbasen errechneten Leistungsaufnahmen resultieren Leistungsarten, deren Istlei- Maschinelle Verrechnung der stung indirekt im Rahmen der Leistungsmengen ber Empfnindirekten Leistungsver- gerbezugsbasen rechnung verrechnet wird Leistungsarten, die nicht ver- Leistungsart kann verwendet rechnet werden werden, um auf den Senderkostenstellen ausschlielich geleistete Mengen und keine Werte zu erfassen

Abb. 13: bersicht ber Leistungsartentypen Leistungsartentyp 1 (manuelle Erfassung, manuelle Verrechnung) Fr Leistungsarten dieses Typs werden die Leistungsmengen manuell geplant. Die Istleistungsmengen werden im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung vorgangsbezogen erfat. Leistungsartentyp 2 (indirekte Ermittlung, indirekte Verrechnung) Fr Leistungsarten dieses Typs wird eine Leistungsartenplanung auf der Senderkostenstelle durchgefhrt. Die Leistungsmengen knnen maschinell durch Addition der Bezugsbasen in den Empfngerkostenstellen ermittelt werden. Es knnen Gewichtungsfaktoren eingesetzt werden, die pro Senderkostenstelle definiert werden knnen. Leistungsartentyp 3 (manuelle Erfassung, indirekte Verrechnung) Fr Leistungsarten dieses Typs werden die Leistungsmengen manuell geplant. Istleistungsmengen erfassen Sie vorgangsbezogen im Men der Kostenstellenrechnung ber Istbuchungen Senderleistungen. Sie knnen dabei keine Empfngerobjekte angeben. Die Verrechnung der Leistungsmenge im Plan und Ist erfolgt maschinell ber hierzu zu definierende Sender-/Empfngerbeziehungen. Das SAP-R/3-System ermittelt die zu verrechnende Leistungsmenge pro Empfnger aus dem Verhltnis der Bezugsbasen aller Empfnger. Die manuell geplante oder gebuchte Leistungsmenge wird dabei komplett an die Empfnger weiterverrechnet. Dies hat zur Folge, da die Leistungsarten im Plan nach Ausfhrung der indirekten Leistungsverrechnung immer abgestimmt sind.

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Leistungsartentyp 4 (manuelle Erfassung, keine Verrechnung) Fr Leistungsarten dieses Typs werden die Leistungsmengen manuell geplant. Die Erfassung der Istleistungsmenge erfolgt vorgangsbezogen im Men der Kostenstellenrechnung ber Istbuchungen - Senderleistungen. Sie knnen dabei keine Empfngerobjekte angeben. Eine Verrechnung an andere Objekte ist nicht mglich. Die Verrechnungskostenart legt fest, unter welche sekundre Kostenart fr die Weiterverrechnung der Leistungsart herangezogen wird. Es knnen mehrere Leistungsarten ber dieselbe Verrechnungskostenart verrechnet werden. 6.1.4. statistische Kennzahlen Rechnungswesen- Controlling Kostenstellenrechnung Stammdaten Statistische Kennzahlen - Einzelbearbeitung Anlegen/Anzeigen/ndern Statistische Kennzahlen sind Zahlen zur Charakterisierung von Kostenstellen, Leistungsarten, Auftrgen, Geschftsprozessen und Profit Centern. Statistische Kennzahlen knnen als Basis fr interne Verrechnungen, wie beispielsweise fr Verteilung und Umlage, verwendet werden. Beispiel: Die Kosten fr die Kantine werden auf die einzelnen Kostenstellen entsprechend der Anzahl der dort beschftigten Mitarbeiter umgelegt. Hierfr ist es erforderlich, die Anzahl der Mitarbeiter je Kostenstelle als statistische Kennzahl zu erfassen.

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Kennzahlentyp: Statistische Kennzahlen knnen in zwei Ausprgungen definiert werden: als Festwert als Summenwert Kennzahlen, die als Festwert definiert werden, werden ab der Buchungsperiode in allen folgenden Buchungsperioden des Geschftsjahres gebucht. Die statistische Kennzahl "Mitarbeiter" sei als Festwert definiert. In Periode 1 des Geschftsjahres werden 10 Mitarbeiter auf die Kostenstelle 4100 gebucht. Dies bewirkt, da in den Perioden 2 bis 12 ebenfalls 10 Mitarbeiter gebucht werden. In Periode 6 wird die Mitarbeiterzahl auf 15 erhht. In Periode 6 werden daher 15 Mitarbeiter auf die Kostenstelle gebucht. Dies bewirkt, da in den Perioden 6 bis 12 jeweils 15 Mitarbeiter gebucht werden. Kennzahlen, die als Summenwert definiert werden, werden ausschlielich in der jeweiligen Buchungsperiode gebucht. Die statistische Kennzahl "Telefoneinheiten" sei als Summenwert definiert. In Periode 1 des Geschftsjahres werden 1000 Telefoneinheiten auf die Kostenstelle 4100 gebucht. Dies bewirkt, da 1000 Telefoneinheiten nur in Periode 1 gebucht werden. Kennzahlentyp und Planung Bei Festwerten wird der geplante Wert in alle Perioden (Monate) bernommen. Der Kennzahlentyp Festwert ist bei Rechengren zu verwenden, die nicht kumulierbar sind. Beim Kennzahlentyp Summenwert wird der fr das Jahr geplante Wert auf die Perioden (Monate) aufgeteilt. Der Kennzahlentyp Summenwert wird bei Rechengren verwendet, die kumulierbar sind.

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6.2.

Informationssystem

In der Kostenartenrechnung stehen die folgenden Berichte zur Verfgung.

Rechnungswesen Controlling Kostenartenrechnung Infosystem Berichte zur Kosten/Erlsartenrechnung oder Infosysteme Rechnungswesen Controlling Berichte zur Kosten-/Erlsartenrechnung Es handelt sich hierbei im wesentlichen um kostenartenweise gegliederte bersichten fr unterschiedliche Organisationseinheiten wie Buchungskreise (Gesamtunternehmen) oder Geschftsbereiche. Darber hinaus finden sich Standard-Reports fr die Abstimmung zwischen Kostenrechnung und Finanzbuchhaltung und zum Kostenfluss. Die folgende Abbildung zeigt die kostenartenweise Aufgliederung der Kosten des Buchungskreises IDES AG nach Geschftsbereichen.

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Ob alle Buchungskreise des Kostenrechnungskreises oder nur ein bestimmter Buchungskreis angezeigt werden sollen, wird im linken Teil durch Anklicken geregelt.

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Im Rahmen der Kostenstellenrechnung sind folgende Standardberichte vorhanden:

Menfolge: Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Infosystem Berichte zur Kostenstellenrechnung oder Infosysteme Rechnungswesen Controlling Berichte zur Kostenstellenrechnung

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Im Einstiegsbild ist die Betrachtungsperiode und das Betrachtungsobjekt einzugeben. Es knnen die Werte von Hierarchieknoten, einzelne Kostenstellen oder fortlaufende Kostenstellen-Nummern eingetragen und angesehen werden. Hierarchieknoten (im IDES immer mit H....) werden unter Kostenstellengruppe, einzelne Kostenstellen bzw. fortlaufende Kostenstellen-Nummern werden unter Werte eingetragen. Man erhlt den folgenden BAB. Hier knnen weitere Spalten eingeblendet werden, sofern vorhanden.

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Durch Eingabe einer Kostenartengruppe kann man sich den BAB in der Struktur dieser Kostenartengruppe ansehen.

Durch Sicht Zeilenhierarchie kann man den Detaillierungsgrad (Alles Komprimieren / Alles Expandieren) whlen. Durch Anklicken dieser Icons kann man einzelne Abschnitte expandieren oder komprimieren.

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Durch Doppelklick auf eine Zeile (Kostenart) kann man sich die Einzelposten anzeigen lassen. Dabeimuss man dieses Men noch einmal ausfllen.

Durch Anklicken der Anzeigevariante kann man bestimmte Felder ein- bzw. ausblenden. Die eingeblendeten Felder stehen im linken Teil des Fensters Anzeigevariante definieren, die ausgeblendeten im rechten Fenster. Durch Anklicken des Feldes und Pfeil nach links kann man Felder einblenden. Durch Anklicken und Pfeil nach rechts wird ausgeblendet.

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6.3

Primrkosten erfassen

Primrkosten werden durch Buchungen in der Finanzbuchhaltung (Sachkontenbuchungen, kreditorische Buchungung), durch Abwicklung von Bestellungen in MM, durch bergabe von Lohn- und Gehaltskosten aus HR, durch bernahme der Abschreibungen aus der Anlagenbuchhaltung usw. erfasst. 6.4. Innerbetriebliche Leistungsverrechnung

6.4.1. Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung In SAP R/3 existieren folgende Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung: Umbuchung Direkte Leistungsverrechnung Umlage Verteilung indirekte Leistungsverrechnung Fixkostenvorverteilung

Dabei unterscheidet man permanente und periodische Verrechnungen. Permanente Verrechnungen finden jederzeit und zu jedem beliebigen Zeitpunkt innerhalb der Betrachtungsperiode (Monat) statt. Permanente Verrechnungen sind mit den Buchungen der Finanzbuchhaltung zu vergleichen. Periodische Verrechnungen werden einmal am Ende der Rechnungsperiode (Monat) durchgefhrt. Umbuchung und direkte Leistungsverrechnung sind Verfahren der permanenten Verrechnung. Umlage, Verteilung, indirekte Leistungsverrechnung, Fixkostenvorverteilung und die periodische Umbuchung sind Verfahren der periodischen Verrechnung. Um die periodischen Verfahren ausfhren zu knnen, mssen sogenannte Verrechnungszyklen definiert werden. Bei der Umbuchung werden Kosten in Form von Geldbetrgen von einer auf andere Kostenstellen "umgebucht". Bei der direkten Leistungsverrechnung werden innerbetriebliche Leistungen mit einem Preis versehen und die Empfnger-Kostenstellen werden mit den abgenommenen Mengeneinheiten der innerbetrieblichen Leistung belastet. Typischer Fall: Reparaturkostenverrechnung mit Hilfe von Werkstattstunden und Werkstattstunden-Verrechnungssatz. Jeder einzelne Vorgang wird erfasst. Bei Umlage und Verteilung werden Verrechnungsstrukturen zwischen Kostenstellen definiert. Mit Umlage und/oder Verteilung kann man z.B. das Stufenleiterverfahren abbilden. Die indirekte Leistungsverrechnung kombiniert die periodischen Verrechnungsstrukturen von Umlage/Verteilung mit der mengenorientierten Verrechnung der direkten Leistungsverrechnung Die Fixkostenvorverteilung ist ein spezielles Verfahren, um Fixkosten auf die Kostenstellen zu verteilen. Dabei wird davon ausgegangen, dass die leistenden Kostenstellen ihre Betriebsbereitschaft - und damit ihre Fixkosten - nach den geplanten Leistungsabnahmen dimensionieren. Entsprechend werden die variablen Kosten nach tatschlicher Inan142

spruchnahme, die Fixkosten nach der geplanten (nicht nach der tatschlichen) Inanspruchnahme verrechnet. 6.4.2. 6.4.2.1. Permanente Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung Umbuchung von Kosten

Menfolge: Rechnungswesen- Controlling - Kostenstellenrechnung - Istbuchungen manuelle Umbuchung Kosten Erfassen/Anzeigen/ndern Bei der Umbuchung wird eine Kostenstelle entlastet und eine oder mehrere andere Kostenstellen werden mit Kosten belastet. Die entlastete Kostenstelle wird Sender-Kostenstelle, die belasteten Kostenstellen werden als Empfnger-Kostenstellen bezeichnet. Be- und Entlastung erfolgen unter einer primren Kostenart. Neben Sender, Empfnger und Kostenart ist der Geldbetrag, der umgebucht werden soll, anzugeben.

Eingabefelder sind Periode (ev. schon voreingestellt), alte Kostenstelle, neue Kostenstelle, Kostenart und Betrag sowie erklrende Texte. Fr die Erfassung von Umbuchungen stehen zwei unterschiedlich Erfassungsmasken zu Verfgung: Listerfassung (siehe Hardcopy oben) und Einzelerfassung (siehe Hardcopy unten). Im Detailbild kann nur eine einzelne Umbuchung erfasst werden. Das Listbild eignet sich sowohl fr eine als auch fr mehrere gleichartige Umbuchungen. Ich empfehle das Arbeiten mit dem Listbild. 143

Umbuchung mittels Detailbild:

Kritik: Belastungen und Entlastungen der Kostenstelle erfolgen unter derselben Kostenart. Dadurch vermischen sich primre und sekundre Kosten. Im Extremfall kann es vorkommen, dass die Hhe der primren Kosten nicht erkennbar ist. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn man eine Kostenstelle hat, die die Mietkosten sammelt und dann vollstndig weiterverrechnet. Erfolgt dies mit Hilfe der Umbuchung saldieren sich Belastung und Entlastung auf der Kostenstelle unter der primren Kostenart Mietkosten zu Null. Dies mindert die Transparenz und erschwert die Kostenplanung und Kostenkontrolle. Das Ergebnis der Umbuchung kann man sich im Betriebsabrechnungsbogen ansehen. Einzelposten lassen sich auch ohne den Betriebsabrechnungsbogen ansehen, indem man im Men den Einzelpostennachweis aufruft.

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Manchmal mchte man nicht alle Einzelposten der Kostenstelle sehen, sondern sie nach einem Merkmal filtern. Dazu muss man sich die entsprechende Spalte markieren, den Button "Filter" (Trichter-Symbol) aktivieren und die entsprechenden Merkmalsausprgen eingeben. 6.4.2.2. Direkte Leistungsverrechnung

Bei der direkten innerbetrieblichen Leistungsverrechnung werden die erbrachten innerbetrieblichen Leistungen erfat, bewertet und verrechnet. Es wird jeder Sachverhalt einzeln in Form der Gleichung Menge x Plan-Preis bewertet. Die empfangende Kostenstelle wird mit dem Produkt aus abgenommener innerbetrieblicher Leistung und Plan-Kostensatz der leistenden Kostenstelle belastet. Die Erfassung und Verrechnung erfolgt in Form einzelner Buchungsstze, d.h. die Leistungen werden einzeln verrechnet. Nachteil: hoher Erfassungsaufwand Der Plantarif kann im Zuge einer geschlossenen Plankostenrechnung ermittelt werden oder in Form eines politischen Preises hinterlegt werden. Politische Preise sind Verrechnungspreise, die nicht auf der Planung gegenseitiger Leistungsverpflechtungen beruhen, sondern willkrlich gesetzt werden. Dies geschieht entweder aus Vereinfachungsgrnden oder zu Steuerungszwecken. Wenn man eine Leistungsverrechnung durchfhren will, mu man die Leistungsart (Bezugsgre) kennen. Darber hinaus ist es notwendig, festzustellen, ob bei der leistenden Kostenstelle schon ein Planpreis hinterlegt wurde. Leistungsart anzeigen (zeigt Stamm-Infos zur Leistungsart) Menfolge: Rechnungswesen - Controlling Kostenstellenrechnung Stammdaten Leistungsart - Einzelbearbeitung Anlegen/ndern/Anzeigen

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Im Feld Verrechnungskostenart wird die sekundre Kostenart angegeben, unter deren Nummer die innerbetriebliche Leistung verrechnet und im BAB ausgewiesen wird. Tarife ansehen (Preis, mit der die Leistung verrechnet wird) Menfolge: Rechnungswesen Controlling - Kostenstellenrechnung Planung - Leistungserbringung / Tarife Anzeigen

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Die Leistung wird mit Vollkosten weiterverrechnet, so da hier der Verrechnungssatz 80 /h betrgt. Leistungsart planen (Verrechnungspreise und Leistungsmengen hinterlegen) Menfolge: Rechnungswesen Controlling - Kostenstellenrechnung Planung - Leistungerbringung / Tarife ndern

Nach Anklicken des bersichtsbuttons wird die Maske fr die Planung der Jahreswerte angezeigt. Man gibt dann die geplante Jahresleistung - in unserem Fall 5 Mitarbeiter mit 1600 Arbeitsstunden im Jahr - an. Anschlieend wird der Planpreis hinterlegt - in unserem Fall in Form eines politischen Preises.

Durch Anklicken des Buttons "Perioden" wird in eine Maske verzweigt, die zeigt, wie die Periodenwerte der geplanten Gren zeigt.

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Es ist erkennbar, dass die geplante Jahresleistung von 8.000 Stunden gleichmig auf die einzelnen Perioden heruntergebrochen wurde. Der Planpreis gilt fr alle Perioden. Will man saisonale Schwankungen der Leistung (z.B. Urlaubszeit, Weihnachten, viele Feiertage) oder unterschiedliche Preise im Jahresverlauf (z.B. unterjhrige Anpassung wegen Gehaltserhhung im Juni) bercksichtigen, mu man in diesem Menu die Daten berarbeiten. Man kann auch sofort die Periodenwerte planen. Man muss dann aber bercksichtigen, dass die Jahreswerte verzerrt werden, wenn man nur einzelne Perioden plant (siehe folgende Hardcopies).

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Durchfhren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung Menfolge: Rechnungswesen Controlling - Kostenstellenrechnung Istbuchungen Leistungsverrechnung Erfassen/Anzeigen/Stornieren Auch hier gibt es wieder eine Listerfassung und eine Einzelerfassung. Da die Listerfassung bersichtlicher ist, verwenden wir die Listerfassung. In dieser Maske sind die Informationen fr die innerbetriebliche Leistungsverrechnung einzupflegen. Dabei handelt es sich um: Umfang der Leistung (Menge) Leistungseinheit Sender-Kostenstelle Empfnger-Kostenstelle Leistungsart, die fr die Verrechnung herangezogen wird.

6.4.3. Periodische Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung Allen Verfahren der periodischen innerbetrieblichen Leistungsverrechnung sind folgende Schritte gemeinsam: Sender-Kostenstelle festlegen (Wer will Kosten weiterverrechnen?) Empfnger-Kostenstellen festlegen / anlegen (An wen sollen die Kosten verrechnet werden?) weiterzuverrechnende Primrkosten festlegen (Welche Kosten sind zu verrechnen - alle Kosten der Kostenstelle oder nur bestimmte Kostenarten?) 149

Bezugsgre festlegen / anlegen (Nach welchen Kriterien sollen die Kosten verrechnet werden?) "Leistungsart" statistische Kennzahl Bezugsgre mit Werten versehen Zyklus anlegen 6.4.3.1. Umlage

es werden primre und sekundre Kosten verrechnet Kostenarten der Senderkostenstelle werden kumuliert und mittels einer Umlagekostenart auf die empfangenden Kostenstellen verteilt Originalkostenarten des Senders gehen verloren Sender- und Empfnger werden im Kostenrechnungsbeleg dokumentiert

Vorgehen zur Durchfhrung der Umlage a) Sender und Empfngerstruktur festlegen und feststellen Die Umlage erfolgt von der Senderkostenstelle 152XX auf die Empfngerkostenstellen - 1000 - 1200 - 1210 - 1220 - 1230. Diese Kostenstellen sind in der Kostenstellengruppe H 1120 zusammengefat. Deshalb kann spter auch die gesamte Kostenstellengruppe angegeben werden. b) Schlssel oder Bezugsgre fr die Umlage festlegen Es gibt zwei Mglichkeiten: 1. Bezugsgre in SAP als Leistungsart bezeichnet 2. Schlssel in SAP als stat. Kennzahl bezeichnet Zunchst mu man sich davon berzeugen, ob die Leistungsart / statistische Kennzahl schon vorhanden ist oder noch angelegt werden mu. Leistungsart anzeigen - siehe oben

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 statistische Kennzahlen anzeigen Menfolge: Rechnungswesen Controlling - Kostenstellenrechnung Stammdaten - Statistische Kennzahlen Einzelbearbeitung - Anlegen/ndern/Anzeigen

Im Stammsatz der statistischen Leistungsart wird die Nummer der statistischen Kennzahl, die Bezeichnung und die Einheit angegeben. Bei statistischen Kennzahlen gibt es im Gegensatz zu Leistungsarten einen Kennzahlentyp. Dieser regelt, ob es sich um einen Kennzahl handelt, die im Jahresverlauf kumuliert werden kann (Stunden, Telefoneinheiten, km usw.) oder ob es sich um eine Kennzahl handelt, die nicht kumuliert werden darf (z.B. Mitarbeiter, qm). Fr Kennzahlen, die kumulierbar sind, muss der Kennzahlentyp auf Summenwerte, bei nicht kumulierbaren Kennzahlen auf Festwerte eingestellt werden. Bei Summenwerten werden die Jahreswerte auf die Monate heruntergebrochen, d.h. gezwlftelt. Bei Festwerten wird der Planwert fr alle untergeordneten Perioden (z.B. Monate) bernommen. Die Werte, die die Bezugsgren bzw. die statistischen Kennzahlen annehmen, knnen als Planzahlen und als Istzahlen hinterlegt werden. Als Planzahlen hinterlegt man die Werte immer dann, wenn die Zahlen sich im Verlauf des Jahres nicht oder nur kaum verndern. Ein Beispiel im Rahmen der stat. Kennzahlen ist die Flche der Kostenstelle. Bezugsgren oder stat. Kennzahlen mssen als Istzahlen hinterlegt werden, wenn sie starke Schwankungen im Jahresverlauf aufweisen und wenn die Kosten der einzelnen Perioden diese Schwankungen auch abbilden sollen. Ein Beispiel hierfr im Rahmen der stat. Kennzahlen wren Telefoneinheiten. Dann mu geprft werden, ob Werte fr die einzelnen Kostenstellen bei der ausgewhlten Leistungsart erfat sind. Dabei mu zwischen Plan und Ist unterschieden werden (s.o.). Erfassung der Werte bei einer Bezugsgre (stat. Kennzahl) prfen (Plangren) Rechnungswesen Controlling - Kostenstellenrechnung Planung - Statistische Kennzahlen ndern/Anzeigen

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Das obige Bild zeigt im bersichtsbild, dass fr die Kostenstelle 1000 unter der stat. Kennzahl Flche 100 qm geplant wurden. Unten ist das Periodenbild zu sehen. Es handelt sich um einen Festwert, d.h. der Planwert wird in jede Periode bernommen.

Bei einem Summenwert wird die geplante Menge auf alle Perioden des Geschftsjahres verteilt. Die Planleistung von 1.600 Stunden wird auf die 12 Perioden aufgeteilt. Dieses Vorgehen wurde bei der Leistungsart demonstriert.

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 Erfassung der Werte bei einer Bezugsgre (stat. Kennzahl) prfen (Istgren) Menfolge: Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Istbuchungen - Statistische Kennzahlen Erfassen/Anzeigen

c) Umlagekostenart Die Umlage erfolgt unter einer speziellen Umlagekostenart mit dem Kostenartentyp 42. Es werden zur Dokumentation Einzelposten geschrieben. Als Umlagekostenart fungiert die Kostenart 632500 Umlage Raumkosten d) Umlagezyklus anlegen Vorgehensweise Um Umlage, Verteilung oder indirekte Leistungsverrechnung ausfhren zu knnen, mssen Verrechnungszyklen definiert werden. In diesen Zyklen werden die Sender-EmpfngerBeziehungen definiert. Ein Zyklus besteht aus einem Zykluskopf mit grundlegenden Informationen zur gesamten Umlage sowie beliebig vielen Zykluspositionen (Segmente). Verrechnungszyklen fr Plankosten und Istkosten werden separat definiert. Menfolge: Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Periodenabschluss Einzelfunktionen Verrechnungen - Umlage In der aufgerufenen Transaktion: Zustze Zyklus Anlegen

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Wichtig: Das Anfangsdatum des Zyklusses muss immer der 1. des jeweiligen Monats sein. Beginnt man einen Zyklus mitten im Monat, kann man fr diesen Monat keine Umlage durchfhren. In der ersten Maske des Umlagezyklus (Zykluskopf) werden die fr den gesamten Zyklus geltenden Merkmale festgelegt. Wichtig ist hier insbesondere das Feld "iterativ". Hier wird festgelegt, ob der Umlagezyklus wechselseitige Leistungsverflechtungen der Kostenstellen durch Iteration lsen soll.

Anhngen Segment und definieren der Umlagestruktur Die einzelnen Umlagestrukturen (Sender-/Empfngerbeziehungen) werden in Segmenten verwaltet. In jedem Segment kann eine Kostenstelle, eine Kostenstellengruppe (Knoten) oder ein Bereich numerisch zusammenhngender Kostenstellen (alle Kostenstellen von 1000 bis 2000) entlastet werden. In den Segmenten (Zykluspositionen) werden die eigentlichen Umlageregeln definiert. Sie beschreiben insbesondere die Sender- / Empfngerbeziehungen und die Bezugsgre, die fr die Umlage herangezogen wird. Zunchst ist die Registerkarte Segmentkopf zu pflegen:

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Im obigen Bild wird festgelegt, dass die Umlage unter der Kostenart 630000 erfolgen soll. Im Bereich Senderwerte wird festgelegt, ob Plankosten oder Istkosten umgelegt werden. Fr Plan- und Istkosten kann definiert werden, ob die kompletten Kosten der Kostenstelle (gebuchte Betrge) oder ein fester Betrag z.B. 500.000 unabhngig von den tatschlichen Istkosten (Feste Betrge) oder ein fester Tarif verrechnet wird. Bei einem festen Tarif wird die Senderkostenstelle mit dem Produkt aus Sendertarif und Empfnger-Bezugsbasis entlastet. Beispiel: Die Kantine soll auf die Empfnger-Kostenstellen mittels eines festen Betrags je Mitarbeiter entlastet werden. Fester Tarif ist dann dieser Betrag (z.B. 30 je Mitarbeiter und Monat). Empfnger-Bezugsbasis sind die Mitarbeiterzahlen in den Empfnger-Kostenstellen. Weiterhin kann definiert werden, ob die Plan- bzw. Istkosten der Kostenstelle vollstndig (100 %) oder nur zum Teil weiterverrechnet werden sollen. In der obigen Hardcopy wurde im Bereich Senderwerte festgelegt, dass die auf die SenderKostenstelle gebuchten Istkosten umgelegt werden. Die auf der Senderkostenstelle gebuchten Betrge werden zu 100 % umgelegt es verbleibt also kein Rest auf der Senderkostenstelle. Im Bereich Empfngerbezugsbasis wird festgelegt, ob die Empfnger nach variablen Anteilen, festen Betrgen, festen Prozentstzen oder festen Anteilen belastet werden. Die Kosten knnen auf den Empfnger nach variablen Anteilen verrechnet werden. Als Magren fr die variablen Anteile kommen Istkosten, Plankosten, statistische Kennzahlen, Leistungsarten in Betracht. Dies wird unter Art var. Anteile festgelegt. Bei einer Verrechnung nach festen Betrgen wird fr jede Kostenstelle ein fester Betrag definiert, um den die Sender-Kostenstelle entlastet und der Empfnger belastet wird. In diesem Fall sind in der Maske "Bezugsbasen" die Betrge einzutragen. Bei der Verrechnung nach festen Prozentstzen werden %-Stze statt eines -Betrages bei den Kostenstellen hinterlegt. Beispiel: Die Kosten der Kostenstelle A werden zu 30 % an die Kostenstelle B und zu 70 % an die Kostenstelle C verrechnet.

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 Bei der Verrechnung nach festen Anteilen werden statt %-Stzen Anteile definiert. Beispiel: Von den Kosten der Kostenstelle A gehen 50 Anteile an die Kostenstelle B und 150 Anteile an die Kostenstelle C. In der Registerkarte Sender / Empfnger ist die Sender-Kostenstelle und die EmpfngerKostenstelle(n) bzw der Empfngerknoten zu definieren. Die Umlage erfolgt von der Kostenstelle 15201 (Sender) zum Knoten H1120 (Empfnger). Man kann auch Umlagen auf andere Empfngerobjekte als Kostenstellen durchfhren. Dies ist ebenfalls aus unterem Bild ersichtlich.

Die Registerkarte Senderwerte braucht nicht gepflegt zu werden, da die entsprechenden Einstellungen bereits im Segmentkopf vorgenommen wurden. In der Registerkarte Empfngerbezugsbasis muss die spezielle Leistungsart oder stat. Kennzahl, die fr die Verrechnung zu Grunde gelegt wird (Magre) definiert werden. Man kann sowohl einzelne Leistungsarten/stat. Kennzahlen als auch Gruppen als Verrechnungsgrundlage verwenden.

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Verwendet man variable Anteile, kann man die Magre (z.B. km, Mitarbeiter) durch Gewichtungsfaktoren fr einzelne Kostenstellen differenzieren. Diese Gewichtungsfaktoren wirken dann so hnlich wie quivalenzziffern. Dadurch ist es mglich einerseits fr alle Kostenstellen die gleiche Magre zu verwenden, andererseits die Kostenverursachung in den einzelnen Kostenstellen zu differenzieren. Beispiel: Die Raumkosten werden nach qm umgelegt. Der Vorstand hat besonders ausgestattete Bros und erhlt daher den Gewichtungsfaktor 2, um die hheren Kosten abzubilden. Diese Einstellungen nimmt man in der Registerkarte Empf.gew.faktoren vor.

Bei der Durchfhrung der Verrechnung werden die Segmente nacheinander verarbeitet. Die nachgelagerten Segmente bercksichtigen die in den vorgelagerten Segmenten verrechneten sekundren Kosten. Durch entsprechende Abfolge der Segment kann man z.B. das Stufenleiterverfahren definieren. e) Umlage starten Menfolge: Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Periodenabschluss Einzelfunktionen Verrechnungen - Umlage

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Hier knnen mehrere Zyklen nacheinander gestartet werden. Zunchst ist eine Testlauf durchzufhren, um zu prfen, ob die Umlage korrekt ist. Dies ist vor allem notwendig, da ein Produktivlauf alle anderen Anwender strt. Erst wenn die Umlage fehlerfrei getestet ist, sollte Testlauf deaktiviert werden und die Umlage tatschlich verbucht werden. Nach korrekter Durchfhrung der Umlage wird folgendes Protokoll ausgegeben:

Durch Anklicken des Buttons Segmente kann man sich nhere Informationen zu den einzelnen Segmenten ansehen (Umlagekostenart, Umfang der Entlastung beim Sender):

Der Button Sender zeigt nhere Informationen zum Sender:

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Der Button Empfnger zeigt nhere Informationen zu den Empfngern:

Treten Probleme bei der Durchfhrung der Umlage auf, wird dies durch Warnung angezeigt.

Die Warnmeldungen kann man sich unter Springen Meldungen Gesamt ansehen.

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Die Fehlermeldungen sind oft nicht besonders aussagefhig. Bei Fehlermeldungen sollte berprft werden: Wurden Empfngerkostenstellen definiert? Wurde die Nummer der Leistungsart / stat. Kennzahl in der Registerkarte Empfngerbezugsbasis angegeben? Wurden Werte fr die Leistungsart bzw. stat. Kennzahl bei den empfangenden Kostenstellen erfasst? Wurden ev. Istwerte bei Leistungsart / stat. Kennzahl erfasst und im Segmentkopf unter Art var. Anteile eine Umlage gem Planwerten hinterlegt? Wurde die Senderkostenstelle mit Kosten bebucht, und zwar in dem Monat fr den die Umlage durchgefhrt wurde? Meldung: Senderbasis ist 0 Zusammenfassung: Die Umlage dient zum Abrechnen primrer und sekundrer Kosten in der Kostenstellenrechnung. Eine Verrechnung mittels Umlage kann erfolgen, wenn die Zusammensetzung der Kosten fr die Empfnger keine wichtige Information ist. Beispielsweise ist bei der Umlage der Kantine nicht interessant, welchen Anteil die Lebensmittel, die Energie- und Personalkosten an den umgelegten Kantinenkosten haben. Umlagen sind in Form von Zyklen zu definieren. Ein Zyklus kann mehrere Segmente beinhalten. Dadurch kann prinzipiell die komplette Umlagestruktur in einem Zyklus definiert werden. Aus Performance- und Verrechnungsgesichtspunkten knnen jedoch auch mehrere Zyklen gebildet werden, die nacheinander in der Reihenfolge der Eingabe abgearbeitet werden. Die Aufteilung in mehrere Zyklen kann aus folgenden Grnden sinnvoll sein: Teilbereiche des Unternehmens knnen durch Aufteilung in Zyklen getrennt - auch zeitlich getrennt - verrechnet werden. Im Fehler- und nderungsfall mssen nicht alle SenderEmpfngerbeziehungen storniert/gelscht und neu ermittelt werden. Es knnen aufeinander aufbauende Verrechnungszyklen abgebildet werden. So knnen z.B. die Hilfskostenstellen in einem ersten, die Endkostenstellen in einem folgenden Zyklus verarbeitet werden. bei voneinander abhngigen Zyklen (ein Zyklus verwendet das Ergebnis eines vorangegangenen Zyklus) ist auf die richtige Reihenfolge bei der Ausfhrung zu achten.

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6.4.3.2.

Verteilung

Im Rahmen der Primrkostenverteilung werden primre Kosten (aber keine sekundren Kosten) unter Beibehaltung der Originalkostenart nach definierten Schlsseln verteilt.

es werden nur primre Kosten verrechnet es mu jede primre Kostenart auf der Senderkostenstelle separat verteilt werden Originalkostenart des Senders bleibt erhalten die innerbetriebliche Leistungsverrechnung erfolgt nicht unter einer besonderen Kostenart existiert die Kostenart auch als primre Kostenart beim Empfnger, ist dennoch ein getrennter Berichtsausweis von primren und sekundren (verteilten) Kosten mglich Sender- und Empfnger werden im Kostenrechnungsbeleg dokumentiert

Auch bei der Verteilung ist ein Zyklus anzulegen. Die Definition des Zyklusses erfolgt wie bei der Umlage. Die Verteilung folgt dem Prinzip der Umlage, auch die Masken sind nahezu identisch. Die Verteilung muss eingesetzt werden, wenn man eine sogenannte Primrkostenrechnung durchfhren will. Dies ist ein Kostenrechnungssystem, bei dem man die ursprnglichen Kostenarten in der Kostenstellenrechnung separat fhrt, um dann bei den Kostentrgern ihre jeweiligen Anteile feststellen zu knnen. Das System wurde z.B. fr energieintensive Branchen vorgeschlagen, um zu sehen, welchen Anteil die Energiekosten an den Gesamtkosten der Kostentrgers ausmachen. Die Verteilung kann eingesetzt werden, wenn man auf einer Kostenstelle unterschiedliche Kostenarten sammelt und diese Kostenarten getrennt weiterverrechnen mchte. Beispiel: Auf einer Kostenstelle werden BromaterialKosten und Telefonkosten gesammelt. Die Bromaterialkosten sollen nach Mitarbeitern, die Telefonkosten nach Telefoneinheiten weiterverrechnet werden. Man muss dann die beiden Kostenarten mit dem jeweiligen Schlssel separat weiterverrechnen.

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