Pgina 2 INDICE 1 Objeto de la Gua 3 2 Alcance 3 I) MOTIVACIN Y COMUNICACIN AMBIENTAL EN LA EMPRESA
4 1 Consideraciones estratgicas para la motivacin ambiental 4 2 Compromiso y Liderazgo 5 3 Sensibilizacin, motivacin formacin y comunicacin
6 4 La comunicacin en la gestin ambiental de la empresa
8 5 Actividades prcticas de comunicacin, sensibilizacin y motivacin internas
10 II) LA FORMACIN AMBIENTAL EN LA EMPRESA
11 1 Estrategias generales aplicables a la formacin ambiental
11 2 Definicin de perfiles ambientales.
12 3 Definicin de necesidades formativas, enfoques y contenidos por niveles organizacionales
16 4 El ciclo de la formacin ambiental en la empresa
19 Anexo 1 Requisitos de formacin y Sensibilizacin Ambiental recogidos en ISO 14001:2004, ISO 9001:2008 y OHSAS 18001:2007
22 Anexo 2 La comunicacin Ambiental en la empresa
24 Anexo 3 La comunicacin en el Reglamento EMAS (CE 1221/2009) 26
Pgina 3 GUA PARA LA FORMACIN, MOTIVACIN Y COMUNICACIN AMBIENTAL EN LA EMPRESA ORIENTADAS A LA MEJORA DE RESULTADOS
1. OBJETO DE LA GUA: La problemtica del da a da hace que las oportunidades ligadas a la actividad ambiental en la empresa puedan no ser bien percibidas por el conjunto del elemento humano de la Organizacin. Para crear una Cultura Industrial acorde con la realidad legal del Medio Ambiente y tambin con las oportunidades que ste ofrece en un mercado cambiante, es necesario insistir con esfuerzo y xito en movilizar las voluntades. Se hace preciso hacer confluir a las personas en el esfuerzo coordinado hacia la mejora ambiental, enfocndola como una parte de la eficiencia econmica y social de una compaa. El camino de creacin de una mentalidad proactiva y efectiva en este campo pasa por un Programa de Comunicacin, Formacin y Motivacin ambiental generalizado a todos los niveles, donde se comprendan y compartan los principios, los mtodos y la dedicacin individual a las cuestiones ambientales en el trabajo diario La presente Gua tiene por objeto estructurar y facilitar la labor de la Direccin y los Mandos Intermedios en el despliegue efectivo del currculo de formacin ambiental y recursos comunicativos en la empresa.
2. ALCANCE DE LA GUA La Motivacin Ambiental Comunicacin Ambiental Establecimiento de las bases de un Programa de Sensibilizacin y Formacin en Medio Ambiente Definicin de enfoques y contenidos formativos por niveles organizacionales Sistemtica y Programa de Formacin y Sensibilizacin Ambiental Ejemplos de presentaciones formativas sobre Medio Ambiente.
Pgina 4 I) MOTIVACIN Y COMUNICACIN AMBIENTAL EN LA EMPRESA
1. CONSIDERACIONES ESTRATGICAS PARA LA MOTIVACIN AMBIENTAL EN LA EMPRESA Orientacin a Beneficios
La buena gestin ambiental aade valor a la empresa. Los Sistemas de Gestin Ambiental permiten una mejora de resultados, al movilizar los siguientes mecanismos: a) Ahorros y Beneficios directos (monetarizables) por: Aprovechamiento de materias primas, energa, etc. Ahorro neto de costes en los procesos. Los sobrecostes de gestin quedan ampliamente compensados por los ahorros derivados de la racionalizacin de los trabajos Disminucin de plizas de seguros, multas y compensaciones por daos: Mejor consideracin en las plizas de seguros, con los consiguientes ahorros
b) Ahorros Indirectos, (estimables en trminos monetarios) por mejora de mtodos de trabajo, mayor productividad, mejor formacin del personal y menor problemtica sobrevenida:
Mejora de la actuacin y el comportamiento ambiental de la organizacin. Ahorro de tiempos por mejoras organizativas Reduccin de errores al disponer de procedimientos detallados Mejora de la eficiencia/reduccin de costes de gestin. Disminucin de demandas y quejas, que consumen tiempo de gestin. Disminucin de la probabilidad de gastos asociados a la posibles incidentes
c) Beneficios contables, Menores provisiones derivadas de salvedades en las en las auditoras de cuentas, menores facturas por comercio de emisiones de CO2, etc. Mejor beneficio neto, cuando los auditores de cuentas no sealan potenciales provisiones de fondos que podran sealarse por incumplimientos legales o riesgos ambientales Ingresos y ahorros por subvenciones para programas de investigacin o mejora ambiental
d) Beneficios Intangibles
Son los Ahorros y Beneficios relativos a la mejora de la imagen, el incremento de la competitividad en productos y servicios, el cumplimiento de requisitos de mercado, la diferenciacin en las ofertas, la inclusin de la empresa en ndices de sostenibilidad internacionales, etc. que se pueden listar cualitativamente, y que tambin pueden monetarizarse parcialmente (estimar sus implicaciones econmicas en Euros). Algunos ejemplos:
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Mejora de la imagen pblica de la organizacin. Mejora de la imagen de la organizacin ante organismos de Control. Satisfaccin de las Partes interesadas que genera fidelizacin de clientes y nuevos contratos Atraccin de nuevos clientes y mercados, fidelizacin del cliente y nuevos contratos Mayor Competitividad, derivada de la mejor imagen, mejor capacidad de servicio y cumplimiento de requisitos administrativos y de mercado. Compromiso y participacin del personal. Mejor imagen de empresa entre los propios trabajadores. Modernizacin de la Cultura Industrial y contribucin a la paz social Proporciona una herramienta para la mejora continua de la empresa.
e) Los Costes de la Calidad Ambiental
Los beneficios descritos van asociados inevitablemente a un cierto incremento de los gastos de gestin, que son principalmente los siguientes: Dedicacin de recursos humanos y econmicos especializados. Utilizacin de RR. Humanos. Tiempo de dedicacin del personal de la organizacin al aprendizaje y la gestin del Sistema. Necesidad de contratar empresas de consultora especializadas Gastos de Formacin del personal (parcialmente recuperables va subvenciones y ayudas)
f) La relacin Coste / Beneficio
Al implantar con xito un sistema de Gestin Ambiental generalmente la relacin Coste / Beneficio es muy favorable. Los Costes suben pero los ahorros tambin se producen, neutralizndose primero y superndolos despus. La implantacin del sistema se puede pagar con los ahorros obtenidos. El factor Beneficio se incrementa sustancialmente una vez que responde el Mercado, por mayor porcentaje de fidelizacin de clientes, por obtencin de nuevos contratos o tras la introduccin en nuevos sectores. Las empresas en general responden bien a un plan de modernizacin adecuado y ste siempre incluye una componente de mejora de la gestin ambiental.
Pgina 6 2. COMPROMISO Y LIDERAZGO Para dinamizar una Gestin Ambiental de Empresa es imprescindible contar con el Compromiso de la Direccin que debe adems traducirse en un liderazgo efectivo. El papel activo de la Direccin en el establecimiento de un SGA, el impulso a las actividades y su traduccin en beneficios tiene unos puntos clave caractersticos: Edicin y publicacin de un documento de compromiso: Poltica, Directrices internas, etc. Planificacin de recursos humanos y econmicos para la gestin del Medio Ambiente Aportar Visin de conjunto e identificacin de Lneas de Trabajo, Objetivos y Metas Establecer incentivos internos sobre el logro de esos objetivos Orientar las actuaciones hacia el Valor Aadido Presencia visible en actuaciones y eventos ambientales, internos y externos Intervenciones directas para agilizar decisiones Informacin de primera mano sobre el desarrollo de los proyectos o actuaciones ms significativos
La comprensin por los estamentos directivos de los beneficios asociados a la buena Gestin Ambiental es la motivacin principal para extender los Sistemas de Gestin Ambiental entre todos los niveles de la Organizacin, a travs del ejercicio del Liderazgo. Asumida una orientacin estratgica de la empresa hacia la mejora de la competitividad apoyada en la gestin ambiental debe hacerse extensible a todo el personal a travs de los mecanismos de Formacin y Motivacin. Los mecanismos por los que la Direccin puede hacer efectivo el Liderazgo se enmarcan en la experiencia con algunas Buenas Prcticas, como las siguientes: Agilizar las decisiones sobre proyectos, gastos e inversiones en Gestin y Mejora Ambiental Liderar proyectos significativos de Mejora Ambiental Presencia personal en actos y lugares significativos durante la realizacin de actividades ambientales Contribuir con algn tema corto a los actos formativos o de sensibilizacin Presencia en foros externos donde haya un debate e intercambio de experiencias y resultados
Pgina 7 3. SENSIBILIZACIN, MOTIVACIN, FORMACIN Y COMUNICACIN Sensibilizacin ambiental La Sensibilizacin ambiental es el mecanismo por el que se hace al personal partcipe y co-protagonista de la preocupacin por el Medio Ambiente en el mbito de la Empresa, se le predispone a seguir las directrices ambientales contenidas en la Poltica y a participar en las actividades formativas orientadas a cumplir los procedimientos establecidos de Proteccin Ambiental.
Criterios generales para la sensibilizacin Pueden adoptarse algunos de los criterios-directriz siguientes: El Medio Ambiente debe de ser parte de la Cultura Industrial de la Organizacin La sensibilizacin general hacia el Medio Ambiente presentada por los medios de comunicacin debe tener una expresin concreta en el mbito de trabajo, siguiendo la mxima de Pensar globalmente pero actuar localmente El Medio Ambiente es un factor modernizador y dinamizador de la Empresa El Medio Ambiente es una propuesta de beneficios ya que el que contamina paga y el que descontamina ahorra o cobra El Medio Ambiente desarrolla oportunidades para aumentar la competitividad de los productos y servicios de la Empresa
Motivacin ambiental Tras la fase de sensibilizacin, la Motivacin es el conjunto de mecanismos que logran convertir la reflexin sobre las necesidades ambientales en acciones prcticas y generar programas de trabajo aplicables en la gestin diaria. Algunos de estos mecanismos son los siguientes: Campaa de Sensibilizacin Ambiental general: Establecimiento y transmitir Planes de Mejora Ambiental como oportunidad para la Empresa Conectar los sistemas de Gestin Ambiental con los de Calidad, Prevencin de Riesgos Laborales y Responsabilidad Social Corporativa
Pgina 8 Crear conciencia de Participacin Colectiva Descentralizar la funcin medioambiental para que todo el mundo la tome como propia Crear un sistema de informacin sobre temas ambientales visible y de presencia cotidiana a travs de varios cauces distintos Escoger personas de referencia en la Gestin Ambiental con un perfil psicosocial adecuado para transmitir entusiasmo y motivar a la participacin, convirtindolos en los Lderes Ambientales de su entorno
Asociar la Gestin Ambiental a la Motivacin para el desarrollo profesional Facilitar la asistencia a cursos especficos de Gestin Ambiental para tcnicos y mandos intermedios conocedores de los procesos Auditoras cruzadas entre especialistas de procesos
Establecer instrumentos de Motivacin econmica: Este mecanismo estratgico suele ser decisorio para la movilizacin de la plantilla y la consecucin de resultados Fijacin de un salario variable para estamentos directivos y mandos intermedios, basado en cumplimiento de objetivos, que incluya los objetivos ambientales Establecimiento de premios y reconocimientos por sugerencias o desempeo ambiental extensible a todo el personal de la empresa Establecimiento de un programa similar para proveedores y contratistas
Comunicacin Ambiental Se podra definir la Comunicacin en una Organizacin como el conjunto de tcnicas y herramientas que utilizan las entidades para transmitir y recibir informacin de sus grupos de inters, de la manera ms eficaz posible (minimizando las interferencias) y cuya funcin principal es la de aportar valor para la consecucin de los objetivos de la organizacin.
Los lderes de la Organizacin deben desarrollar habilidades comunicativas y aplicarlas tambin al entorno ambiental, tanto hacia el exterior como hacia el interior de la empresa.
La Comunicacin, por tanto debe establecerse en las cuatro direcciones necesarias:
Desde la Direccin a los empleados Desde los empleados hacia la lnea y la Direccin (realimentacin) De la empresa hacia su entorno exterior Del exterior (clientes, Administraciones y grupos de opinin) hacia la empresa
Pgina 9 Formacin Ambiental La formacin es una actividad sistemtica encaminada a detectar necesidades de conocimientos aplicables a los puestos de trabajo, impartir contenidos apropiados y verificar que stos han cumplido los requisitos de asimilacin y eficacia establecidos
4. LA COMUNICACIN EN LA GESTIN AMBIENTAL DE LA EMPRESA La comunicacin ambiental nace de la exigencia por parte de la opinin pblica de que las empresas y organizaciones respeten el entorno ambiental y contribuyan a la sostenibilidad. Es, por tanto un requerimiento del mercado que obliga a las organizaciones a comunicar internamente y externamente este respeto y contribucin.
La comunicacin ambiental se fundamenta sobre las necesidades e intereses de los grupos de inters. Por tanto la comunicacin responder a las diferentes motivaciones de estos grupos de inters.
Tipos de comunicacin ambiental
A partir de dicha identificacin la empresa deber plantearse los objetivos de comunicacin ambiental que le corresponda y en cada caso determinar la forma de comunicacin ms adecuada.
La comunicacin ambiental se clasificara de la siguiente manera:
Comunicacin obligatoria, es la derivada del cumplimiento de los requisitos reglamentarios. Queda determinada por: la legislacin nacional, autonmica o local de carcter general o requisitos establecidos en los permisos y autorizaciones o peticiones explcitas de las Administraciones
Comunicacin normativa, es la derivada del cumplimiento de normas como ISO 14001, EMAS, sistemas de Responsabilidad Social Corporativa. Podra considerarse obligatoria pero como pueden existir centros de trabajo con diferentes grados de implantacin de sistemas es preferible diferenciarla de la anterior.
Comunicacin voluntaria, es la derivada del compromiso de la organizacin de comunicar ms all de los requerimientos obligatorios y normativos.
Objetivos de la comunicacin ambiental
Los objetivos fundamentales de la comunicacin ambiental son:
Formar y despertar conciencia ambiental, ayudando a que las personas y grupos sociales adquieran mayor sensibilidad y conciencia respecto al ambiente en general y de los problemas relacionados. Generar conocimientos en las personas y grupos sociales para la formacin de una responsabilidad crtica sobre el ambiente, sus problemas y la funcin de la humanidad
Pgina 10 Desarrollar actitudes en las personas y grupos sociales, basadas en la adquisicin de valores sociales y de un profundo inters por el ambiente, que los impulse a participar activamente en su proteccin y mejora. Estimular la participacin en la bsqueda de alternativas para lograr una relacin sociedad-naturaleza verdaderamente equilibrada para conseguir el desarrollo sostenible
Ventajas de una eficaz comunicacin ambiental:
Demuestra la actitud proactiva de la empresa respecto al medio ambiente y sus problemas. Pone de manifiesto el compromiso de la empresa con una gestin ambiental responsable Permite responder a las crecientes demandas de informacin de los grupos de inters Ayuda a mantener y reforzar la confianza en la empresa de los distintos grupos de inters, permite responder a las preocupaciones de stos, y mejora la reputacin de la empresa. Puede ayudar a mejorar las relaciones con los clientes existentes y a detectar nuevas oportunidades de negocio Estimula el desarrollo de sistemas eficaces de medicin, recogida y procesamiento de los datos ambientales de la empresa. Aumenta la motivacin de los trabajadores
Herramientas de comunicacin Las herramientas de las que se nutre la comunicacin son mltiples y variadas, si bien las ms comunes son: Escritas: documentacin empresa, memorias, revistas, posters, carteles y tablones de anuncios, cartas e informes Audiovisuales: telfono y fax, videoconferencia Internet: e-mail, intranet, correo electrnico interno, buzones de correo, Web Participacin: reuniones (ms o menos formales), convenciones, actos sociales, encuestas.
En el caso de la comunicacin interna la revista para empleados (71 %) Y los tablones de anuncios (67%) son las herramientas ms utilizadas en las organizaciones, seguidas de las reuniones con la direccin (65%) y el portal del empleado (63%)
Dentro del amplio espectro de canales de comunicacin la interactividad y retroalimentacin de los participes en la comunicacin puede variar en gran medida.
Los canales, medios o herramientas pueden ser personales o masivos: los canales personales son aquellos en donde la comunicacin es directa. Voz a voz. Puede darse de uno a uno o de uno a varios. Los canales masivos pueden ser escritos e informticos (tambin radiales o televisivos).
Pgina 11 5. ACTIVIDADES PRCTICAS DE COMUNICACIN, SENSIBILIZACIN Y MOTIVACIN INTERNAS Cada empresa establece y desarrolla una serie de cauces o mecanismos de informacin, comunicacin y participacin ambiental donde se incluyen las actividades concretas. Por ejemplo: Carteles de sensibilizacin sobre temas ambientales, cambiando peridicamente de tema Noticias aparecidas en el tabln de anuncios o en la Intranet Correos de amplia difusin interna donde se comunican novedades Charlas y cursos cortos con el objetivo especfico de alertar e informar sobre el Medio Ambiente Buzones de Sugerencias y propuestas de mejora Concursos internos y premios Semanas del Medio Ambiente donde se concentran actividades especficas y encuentran un eco reforzado Charlas o informaciones abiertas sobre Lecciones Aprendidas en incidentes internos o externos de carcter ambiental Difusin de Buenas Prcticas ambientales internas y externas, con discusin sobre su posible implantacin en el entorno prximo Dedicacin de 5 minutos a comentar temas ambientales en las reuniones de trabajo, Departamento, con contratistas, grupos de trabajo, etc. Establecer una sistemtica de Pldoras formativas ambientales, consistentes en impartir charlas muy cortas sobre temas ambientales concretos, generalmente al principio de la jornada de trabajo o con motivo de algunas actividades concretas.
II) LA FORMACIN AMBIENTAL EN LA EMPRESA
1. ESTRATEGIAS GENERALES APLICABLES A LA FORMACIN AMBIENTAL
Un mecanismo general til es el de la Descentralizacin de la gestin Ambiental. Parte de la idea Pensar Globalmente pero Actuar Localmente. Esto significa que Todo el mundo debe responsabilizarse de contribuir con su trabajo a la mejora ambiental y a la rentabilidad ambiental de los procesos. De esta forma la gestin ambiental ya no es exclusivamente misin de un reducido grupo de especialistas, sino que es asumida por todos y cada uno/a de los empleados/as.
Pgina 12 En Formacin y sensibilizacin esto se lleva a cabo implicando a cada nivel organizativo en la imparticin de charlas, formales o informales, con su personal prximo con los que trabaja habitualmente, lo que obliga a conocer y asumir previamente los contenidos que se van a impartir. Otras orientaciones y lneas de formacin son las siguientes: a. Formacin Ambiental general percibida como Cultura Industrial de Empresa
Destacar la Formacin Ambiental en un Subconjunto del Plan de Formacin General Informacin de ideas bsicas de Medio Ambiente aplicables al Sector Industrial Comparticin de un lenguaje comn ambiental dentro de la empresa
b. Formacin ambiental aplicada al entorno de trabajo Realizar actividades formativas internas dentro de cada equipo de trabajo donde el responsable u otra persona estudian la documentacin ambiental y los nuevos procedimientos de trabajo para explicarlos y asimilarlos en grupo Transmisin de procedimientos e instrucciones de trabajo en cascada dentro de los equipos humanos de trabajo. Por ejemplo: conocimiento de los procedimientos generales y las instrucciones operativas relacionadas con el Medio Ambiente
c. Formacin en Tcnicas de Mejora
Esta rea de formacin tiene un gran potencial de rentabilidad. Requiere disponer de algunas personas capaces de actuar como animadores o coordinadores de equipos de mejora, que detecten problemas en los procesos ambientales y afloren rentabilidades ocultas a travs de su correccin, actuando en grupo.
Tanto el animador como el grupo seran susceptibles de reconocimientos o recompensas proporcionales al beneficio aportado, como la obtencin de un salario variable o compensacin complementaria, ligados a resultados de proyectos de mejora, sugerencias de mejora emitidas y/o riesgos evitados. Su formacin tenda los siguientes contenidos:
Tcnicas generales de anlisis, priorizacin y resolucin de problemas Formacin de equipos de mejora, con objetivos de rentabilidad y participacin en beneficios.
Las actividades de los grupos de mejora tambin pueden impulsar el desarrollo profesional de personas con potencial e integrarse en el contexto de la Responsabilidad Social Corporativa
d. Formacin en Habilidades de Gestin para el Medio Ambiente Cursos externos en Implantacin de Sistemas bajo Normas ISO 14001 y EMAS Resumir en charlas informales con cada entorno organizativo los puntos principales aprendidos en cursos externos
Pgina 13 Aprovechar todas las ocasiones de formacin individual, aprovechando los cursos subvencionados impartidos en el entorno prximo. Por ejemplo: Cursos especficos de Gestin de Residuos, Aspectos Ambientales, Ahorro energtico, Anlisis de Riesgos, etc. Cursos de Auditora interna
e. Formacin en Buenas Prcticas ambientales en la Industria Dentro de grandes organizaciones con numerosas sedes y plantas industriales pude aplicarse intensivamente la difusin de Buenas Prcticas, que propaguen en unas instalaciones los avances implantados con xito en otras o en el resto del Sector Industrial. Esta lnea de trabajo exige establecer previamente una mnima estrategia colaborativa, una cultura del intercambio de informacin y un espritu de emulacin en resultados, valorable por la Alta Direccin. Por otro lado, una cultura de excesiva competitividad entre las organizaciones con mentalidad de lucha por la supervivencia del ms fuerte, fuertemente influidos por la rentabilidad diferencial entre plantas, hara inviable en la prctica obtener unos buenos resultados con un programa de este tipo. Sin embargo, si lo que predomina es el espritu de flota si que puede dar lugar a rpidos avances. El contenido de esta lnea de formacin puede incluir los siguientes apartados Creacin y mantenimiento de una Base de Datos de Buenas Prcticas Desarrollo de microproyectos de implantacin de Buenas Prcticas
2. DEFINICIN DE PERFILES AMBIENTALES.
Para estructurar la formacin del personal que trabaja en la empresa es habitual definir unos niveles de referencia, sobre los que se desarrollan reas de conocimiento y contenidos especficos. Un sistema basado en tres niveles sera el siguiente: I) Formacin para la Direccin II) Jefes de Departamento y Mandos Intermedios III) General
En organizaciones ms grandes se suelen definir cuatro niveles diferenciados llamados Perfiles Ambientales, definidos del siguiente modo:
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PERFIL EJEMPLOS
a) INICIAL
Todo el personal de Empresa no relacionado directamente con el SGA. Contratistas habituales
b) SLIDO
Personal de Empresa cuyo trabajo incide sobre el control y gestin de aspectos ambientales. Encargados o responsables de los Contratistas habituales o espordicos
c) AVANZADO
Responsable con personal a su cargo y/o coordinacin de equipos cuyas funciones asegure el correcto desarrollo del SGA. Contratistas especializados
d) EXPERTO
Personal de Empresa cuyo trabajo incide sobre el control y gestin de aspectos ambientales. Personal con papel importante en las auditoras internas o externas Contratistas expertos (Consultores / Auditores)
Pgina 15 PERFIL AMBIENTAL INICIAL - 1 mbito aplicacin Conocimientos Formacin propuesta Todo el personal de Empresa no relacionado directamente con el SGA.
Ej. personal de oficinas Conoce los principios bsicos del Sistema de Gestin Ambiental de Empresa y la Poltica Conoce las Directrices Ambientales de Empresa. Conoce la importancia de optimizar el consumo de recursos en su puesto de trabajo. Conoce las actuaciones ms bsicas en Gestin de Residuos y Emergencias Ambientales Formacin on-line de carcter general (p.e. curso de sensibilizacin ambiental en el sector industrial o econmico que corresponda), complementado con difusin de buenas prcticas. Charlas cortas presenciales con participacin de un Lder Ambiental, apoyada por documentacin sencilla tipo Pldoras formativas. Incluir obligadamente: Conocimiento del Plan de Emergencia Conocimiento bsico de la separacin y gestin de residuos
PERFIL AMBIENTAL SLIDO - 2 mbito aplicacin Conocimientos Formacin propuesta Personal de Empresa cuyo trabajo incide sobre el control y gestin de aspectos ambientales.
Ej. personal de instalaciones / centros de trabajo industriales Conoce los principios bsicos del Sistema de Gestin Ambiental de Empresa y la aplicacin en su rea Organizativa. Conoce las Directrices Ambientales de Empresa y los objetivos ambientales especficos de su rea Organizativa. Conoce los procedimientos ambientales operativos aplicables a su puesto de trabajo. Formacin especfica del rea, enfocada principalmente al conocimiento de procedimientos ambientales operativos aplicables al puesto de trabajo. Formacin impartida en cascada desde los Mandos Intermedios a los responsables del nivel inferior Mencin indirecta y resumida de la Normativa aplicable
Pgina 16 PERFIL AMBIENTAL AVANZADO 3
mbito aplicacin Conocimientos Formacin propuesta Responsable con personal a su cargo y/o coordinacin de equipos cuyas funciones asegure el correcto desarrollo del SGA. Ej. Jefes de Zona, Lderes Ambientales, Responsables de Medio Ambiente en Departamentos/instalacio nes/centros, Tcnicos implicados en trabajos de Operaciones, Fabricacin, Control qumico y Mantenimiento Conoce el Sistema de Gestin Ambiental de Empresa. Conoce cmo identificar y evaluar Riesgos Ambientales Dispone de conocimientos (> 8 horas) sobre sistemas de gestin ambiental Conoce cmo preparar una auditora. Conoce la normativa ambiental de aplicacin a las instalaciones de las cuales son responsables. Conoce todos los procedimientos del Sistema de Gestin Ambiental, aunque nos los aplique directamente Es capaz de resolver un supuesto de incidencia ambiental/ aplicacin del Plan de Emergencia del rea Formacin en sistemas de gestin ambiental y conocimiento del Sistema de Gestin Ambiental Global y ms especfico sobre todos los procedimientos ambientales Establecer unos itinerarios tpicos de Formacin en Gestin Ambiental, dotados de documentacin de referencia Extender progresivamente esta formacin a todos los mandos intermedios y Jefes de Equipo
Pgina 17 PERFIL AMBIENTAL EXPERTO 4
mbito aplicacin Conocimientos Formacin propuesta Personal cuyas funciones sean primordialmente en Medio Ambiente. Ej. Medio Ambiente Corporativo, responsables de medio ambiente de rea,) Personal de Direccin Conoce el Sistema de Gestin Ambiental de Empresa y participa en su diseo y desarrollo. Dispone de conocimientos (por formacin > 20 horas o experiencia > 5 aos) sobre sistemas de gestin ambiental. Conoce normativa as como las tendencias legislativas en materia ambiental. Formacin extensa especfica de carcter ambiental (p.e. Legislacin aplicable, Norma ISO 14001, auditoras ambientales) Puede incluir un Mster o curso > 200 hh, presencial o a distancia, de acuerdo con la rentabilidad esperada de esta formacin Formacin estratgica ambiental para Directivos
3. DEFINICIN DE NECESIDADES FORMATIVAS, ENFOQUES Y CONTENIDOS POR NIVELES ORGANIZACIONALES
PERFIL 1- INICIAL
TODO EL PERSONAL PROPIO Y CONTRATISTAS
Contenidos
Generalidades sobre gestin Ambiental Poltica Sistema de Gestin Manejo de Residuos Puntos de reunin en caso de Emergencia A quin comunicar una anomala relacionada con el Medio Ambiente
Pgina 18 Origen de los Cursos
La formacin sobre la Poltica, el Sistema de Gestin y la Comunicacin de incidentes y sugerencias puede impartirse por el responsable de Sistemas de Gestin Ambiental, con posible apoyo y presencia de la Direccin
El entrenamiento en gestin Local de Residuos y aplicacin de procedimientos de trabajo puede impartirse por el responsable de Sistemas de Gestin Ambiental, con presencia, apoyo y participacin de los jefes directos
Frecuencia y duracin
Programacin de una primera tanda de cursos a lo largo de un trimestre. Establecimiento de un programa de formacin, participativo y prctico, para mantener conocimientos.
Cursos especficos cada vez que se introducen novedades en la gestin ambiental del Entorno de Trabajo.
Charlas programadas con una duracin entre 30 y 45 minutos, con entrega de material documental que pueda ser repasado.
PERFIL 2- SLIDO
PERSONAL CON TRABAJOS QUE INCIDEN EN EL IMPACTO AMBIENTAL DE LA ORGANIZACIN Y RESPONSABLES DE LOS CONTRATISTAS HABITUALES
Contenidos
Generalidades sobre Gestin Ambiental Poltica Sistema de Gestin Manejo de Residuos
Conocimiento Especfico del SGA Plan de Autoproteccin y Emergencia Ambiental Comunicacin de incidentes y sugerencias Procedimientos ambientales aplicables en mi entorno de trabajo o Detalle operativo o Efectos y responsabilidades derivadas de la no aplicacin de los procedimientos
Origen de los Cursos
La formacin sobre la Poltica, el Sistema de Gestin y la Comunicacin de incidentes y sugerencias puede impartirse por el responsable de Sistemas de Gestin Ambiental, con posible apoyo y presencia de la Direccin
Pgina 19 El entrenamiento en gestin Local de Residuos y aplicacin de procedimientos de trabajo puede impartirse por el responsable de Sistemas de Gestin Ambiental, con presencia, apoyo y participacin de los jefes directos
Frecuencia y duracin
Programacin de una primera tanda de cursos a lo largo de un trimestre. Establecimiento de un programa de formacin, participativo y prctico, para mantener conocimientos.
Cursos especficos cada vez que se introducen novedades en la gestin ambiental del Entorno de Trabajo, con duracin entre una y dos horas, para subrayar la importancia de los contenidos, pero no sustraer muchos recursos a las operaciones.
PERFIL 3- AVANZADO
TCNICOS RESPONSABLES DE PLANTA O PROCESOS Y MANDOS INTERMEDIOS
Contenidos
Formacin en Sistemas de Gestin ISO 14001 Formacin en Cmo superar con xito una auditora de Medio Ambiente Grupos de Mejora para resolucin de Problemas Formacin sobre Documentacin del Sistema de Gestin Ambiental y responsabilidades en su aplicacin Gestin de Residuos Actuaciones en Emergencia Ambiental Realimentacin peridica de los resultados de la gestin ambiental y las necesidades de mejora
Origen de los Cursos
Entidades de Formacin reconocidas. Por ejemplo: AEC, AENOR, Cmaras de Comercio, Universidades y Escuelas Tcnicas, para los temas Ambientales generales
Cursos internos realizados por personal propio previamente formado, con posible colaboracin de asesores externos.
Frecuencia y duracin
Programacin de una primera tanda de cursos a lo largo de dos aos. Mantenimiento de novedades con cursos anuales de refresco
Cursos con duracin tpica de entre una maana y dos das.
Pgina 20 PERFIL 4- EXPERTO
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN
Contenidos
Normativa Ambiental y la responsabilidad de la Empresa Formacin homologable en Normas ISO 14000 Cursos homologables de Auditora Interna ISO 14.001 Aspectos y Riesgos Ambientales Gestin de Residuos Cursos de Mejora de Procesos Comunicacin ambiental
Origen de los Cursos
Entidades de Formacin reconocidas. Por ejemplo: AEC, AENOR, Cmaras de Comercio, Universidades, Colegios Profesionales.
Frecuencia y duracin
Cursos Iniciales dentro de un programa especfico de formacin para especialistas en gestin ambiental. Pueden agruparse en un Mster ambiental presencial o a distancia, con una duracin de 400 a 800 horas.
Mantenimiento al da con cursos temticos orientados a la problemtica de la gestin empresarial
Cursos ms extensos que los de Direccin, para implantar conocimientos y desarrollar en detalle las habilidades
ALTA DIRECCIN (Perfil 4- Experto con Contenidos Especficos)
Contenidos
Formacin estratgica en Gestin Ambiental El medio ambiente como oportunidad de negocio y Costes y Beneficios en la Gestin Ambiental de la Empresa El Papel de la Alta Direccin en la Gestin Ambiental de una empresa La Normativa Ambiental y la responsabilidad de la Empresa Las Auditoras Ambientales como herramienta de Gestin Comunicacin ambiental y comunicacin de Incidentes El CO2 y la Huella Ecolgica de la Organizacin Mercado y Medio Ambiente Imagen Ambiental de la Empresa como oportunidad de Mercado Mecanismos de Subvencin para actividades ambientales
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Origen de los Cursos
Entidades de Formacin reconocidas. Por ejemplo: AEC, AENOR, Cmaras de Comercio, Organizaciones Empresariales y Asociaciones empresariales Sectoriales, Colegios profesionales,
Frecuencia y duracin
Cursos Iniciales en Medio Ambiente dentro de un programa especfico para la Alta Direccin
Mantenimiento al da con cursos temticos orientados a la problemtica de la Direccin
Cursos con contenidos de calidad y extensin temporal limitada
4. EL CICLO DE LA FORMACIN AMBIENTAL EN LA EMPRESA
Para establecer una sistemtica de formacin y Sensibilizacin Ambiental se requiere:
a) Una Base de Datos de Formacin y Sensibilizacin, incluyendo:
Perfil de formacin requerido por cada puesto, ocupacin o nivel organizativo, Referido a los niveles establecidos Un Historial de Formacin ambiental individualizado
b) Una serie de Actividades de Formacin y Sensibilizacin Ambiental, de acuerdo al Ciclo siguiente:
Fase 1: Deteccin de Necesidades Fase 2: Confeccin del Plan de Formacin Fase 3: Programa de Formacin Anual y asignacin de recursos Fase 4: Imparticin de los Cursos y Charlas Fase 5: Evaluacin de la Eficacia de la Formacin y Propuestas de Mejora
La deteccin de necesidades consiste en distribuir y cumplimentar una hoja o tabla donde se consignan los cursos y charlas que se propone dar durante el ao, de acuerdo a los siguientes criterios:
Necesidades formativas detectadas en el Perfil de Formacin del Puesto de trabajo/ Ocupacin, no cubiertas hasta el momento Nuevos cursos propuestos por el responsable directo, debido a oportunidad o nuevos desarrollos Necesidades de reciclado de charlas o cursos ya impartidos Priorizacin de los cursos propuestos Indicacin de su origen Interno o Externo y los recursos necesarios ( y/o horas hombre de instructor)
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El Plan de Formacin, anual o plurianual, contiene el listado de la formacin prevista para el ao. Es asumido por la Alta Direccin, que destinar los recursos adecuados con arreglo a presupuesto. Tiene carcter de Plan Inicial o previsto.
El Programa contiene: El listado de cursos El calendario de imparticin Los instructores seleccionados Los alumnos asignados
La imparticin de cursos o charlas genera: Un registro de imparticin, con firma de los asistentes Opcionalmente, una encuesta de satisfaccin
A partir de las Encuestas de Satisfaccin y de la Valoracin de Aprovechamiento de los cursos por los mismos asistentes y por los niveles organizacionales responsables de los mismos se confecciona un Balance Anual de los Resultados de la Formacin y Sensibilizacin Ambiental, con los siguientes contenidos:
Cumplimiento del Plan: o Cursos realizados frente a cursos previstos y sobrevenidos ( no programados inicialmente) Grado de satisfaccin percibido por el alumno y por su responsable inmediato o Puntuados de 1 a 10 o Indicando Lo Mejor y Lo Peor de cada tipo de curso o charla Indicadores generales o Horas de formacin y sensibilizacin por persona y ao o Grado de satisfaccin Global A partir de estos resultados se confecciona una serie de Propuestas de Mejora para la planificacin del ao entrante
Pgina 23 Anexo 1
Requisitos de formacin y Sensibilizacin Ambiental recogidos en ISO 14001:2004
4.4.2 Competencia, formacin y toma de conciencia.
La organizacin debe asegurarse de que cualquier persona que realice tareas para ella o en su nombre, que potencialmente pueda causar uno o varios impactos ambientales significativos identificados por la organizacin, sea competente tomando como base una educacin, formacin o experiencia adecuadas, y debe mantener los registros asociados.
La organizacin debe identificar las necesidades de formacin relacionadas con sus aspectos ambientales y su sistema de gestin ambiental. Debe proporcionar formacin o emprender otras acciones para satisfacer estas necesidades, y debe mantener los registros asociados.
La organizacin debe establecer y mantener uno o varios procedimientos para que sus empleados o las personas que trabajan en su nombre tomen conciencia de:
a) la importancia de la conformidad con la poltica ambiental, los procedimientos y requisitos del sistema de gestin ambiental; b) los aspectos ambientales significativos, los impactos relacionados reales o potenciales asociados con su trabajo y los beneficios ambientales de un mejor desempeo personal; c) sus funciones y responsabilidades en el logro de la conformidad con los requisitos del sistema de gestin ambiental; y d) las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos especificados.
4.4.3 Comunicacin.
En relacin con sus aspectos ambientales y su sistema de gestin ambiental, la organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: a) la comunicacin interna entre los diversos niveles y funciones de la organizacin; b) recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas. La organizacin debe decidir si comunica o no externamente informacin acerca de sus aspectos ambientales significativos y debe documentar su decisin. Si la decisin es comunicarla, la organizacin debe establecer e implementar uno o varios mtodos para realizar esta comunicacin externa.
Pgina 24 Requisitos de Formacin recogidos en ISO 9001:2008, (que pueden servir como referencia complementaria)
5.5.3 Comunicacin interna La alta direccin debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicacin apropiados dentro de la organizacin y de que la comunicacin se efecta considerando la eficacia del sistema de gestin de la calidad.
6.2 Recursos humanos
6.2.1 Generalidades
El personal que realice trabajos que afecten a la conformidad con los requisitos del producto debe ser competente con base en la educacin, formacin, habilidades y experiencia apropiadas. NOTA La conformidad con los requisitos del producto puede verse afectada directa o indirectamente por el personal que desempea cualquier tarea dentro del sistema de gestin de la calidad.
6.2.2 Competencia, formacin y toma de conciencia
La organizacin debe: a) determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la conformidad con los requisitos del producto, b) cuando sea aplicable, proporcionar formacin o tomar otras acciones para lograr la competencia necesaria, c) evaluar la eficacia de las acciones tomadas, d) asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cmo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad, y e) mantener los registros apropiados de la educacin, formacin, habilidades y experiencia (vase 4.2.4).
Requisitos de Formacin recogidos en la Norma OHSAS 18001:2007, (que pueden servir como referencia complementaria)
4.4.2 Competencia, formacin y toma de conciencia
La organizacin debe asegurarse de que cualquier persona que trabaje para ella y que realice tareas que puedan causar impactos en la SST, sea competente tomando como base una educacin, formacin o experiencia adecuadas, y deben mantener los registros asociados. La organizacin debe identificar las necesidades de formacin relacionadas con sus riesgos para la SST y su sistema de gestin de la SST. Debe proporcionar formacin o emprender otras acciones para satisfacer estas necesidades, evaluar la eficacia de la formacin o de las acciones tomadas, y debe mantener los registros asociados.
Pgina 25 La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para que las personas que trabajan para ella sean conscientes de:
a) las consecuencias para la SST reales o potenciales, de sus actividades laborales, de su comportamiento y de los beneficios para la SST de un mejor desempeo personal; b) sus funciones y responsabilidades y la importancia de lograr la conformidad con la poltica y procedimientos de SST y con los requisitos del sistema de gestin de la SST, incluyendo los requisitos de la preparacin y respuesta ante emergencias (vase el apartado 4.4.7); c) las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos especificados.
Los procedimientos de formacin deben tener en cuenta los diferentes niveles de: a) responsabilidad, aptitud, dominio del idioma y alfabetizacin; y b) riesgo. Anexo 2
La comunicacin
COMUNICAR
Pgina 26 LOS GRUPOS DE INTERS
Pgina 27 Anexo-3 La comunicacin en el Reglamento EMAS Reglamento CE 1221/2009 EMAS de 25/Nov./2009, DOUE 22 de Diciembre Art. 1.2 El objetivo del EMAS ser promover mejoras continuas del comportamiento medioambiental de las organizaciones mediante: a) el establecimiento y la Aplicacin por parte de las organizaciones de sistemas de gestin medioambiental b) la difusin de informacin sobre comportamiento medioambiental y de dilogo abierto con el pblico y otras partes interesadas Adems, se contempla (ya estaba contemplado en el Reglamento anterior): La evaluacin sistemtica, objetiva y peridica del funcionamiento de tales sistemas (a este respecto, el Anexo I del Reglamento anterior, que recoga literalmente los requisitos de la Norma ISO 14001: 1996, se transforma en Anexo II en el nuevo Reglamento, el cual recoge los requisitos de la Norma ISO 14001:2004 y, adems, los requisitos adicionales que se deben aplicar derivados de EMAS; no obstante, no se menciona ningn Anexo en concreto en este punto). La implicacin activa del personal de las organizaciones La formacin adecuada (se elimina lo de Formacin profesional y Formacin permanente; se elimina tambin la participacin de los representantes del personal.
Art. 3.2 Para poder ser incluida en el EMAS, la organizacin deber: c) preparar, de conformidad con el punto 3.2. del Anexo 111, una DECLARACIN MEDIOAMBIENTAL. La declaracin deber prestar especial atencin a los resultados logrados por una organizacin respecto de sus objetivos y metas en materia de medio ambiente y de mejora continua de su comportamiento medioambiental y tener en cuenta las necesidades en materia de informacin de las partes interesadas. Art. 4 Preparacin para el Registro del nuevo Reglamento, dice: d) prepararn una declaracin medioambiental con arreglo al Anexo IV. Cuando se disponga de los documentos de referencia sectoriales () para un sector especfico, la evaluacin del comportamiento medioambiental de la organizacin tendr en cuenta el documento pertinente.
Pgina 28 El contenido de la Declaracin medioambiental, segn el nuevo Anexo IV, es prcticamente el mismo que el recogido en el Anexo III del anterior Reglamento, con las siguientes novedades: Se recoge la posibilidad de que pueda presentarse en formato electrnico (hasta ahora, deba de ser slo de forma impresa). La obligacin de utilizar los indicadores bsicos y otros indicadores existentes de comportamiento medioambiental, establecidos en la seccin C del Anexo IV, con unidades de medida concretas (hasta hora, se daba una idea del tipo de indicadores genricos que podan utilizarse, pero sin establecer unidades concretas de medida y obligaciones al respecto). Por lo que respecta a otros indicadores existentes de comportamiento ambiental, se establece la obligacin de tener en cuenta los documentos de referencia sectoriales, cuando estn disponibles, en los que se definan estos indicadores. La obligacin de incluir una referencia a los requisitos legales de aplicacin en materia de medio ambiente.
d) ( ) hacer validar las declaraciones medioambientales por el verificador medioambiental para garantizar que se cumplen los requisitos del Anexo III.
Art. 6 Renovacin del Registro EMAS, apartado 1 dice: b) Preparar la declaracin ambiental con arreglo a los requisitos establecidos en el Anexo IV y la someter a validacin por un verificador medioambiental. e) presentar la declaracin medioambiental validada al organismo del Estado miembro en el que se encuentra establecida la organizacin que desea registrarse y, tras el registro, ponerla a disposicin del pblico.( El Art. 6 Renovacin del Registro EMAS dice: c) remitir la declaracin medioambiental validada al organismo competente; d) remitir al organismo competente un formulario cumplimentado por la organizacin, que incluya, al menos, la informacin mnima que figura en el anexo VI (novedad) e) abonar, en su caso, una tasa en concepto de renovacin del registro al rgano competente (novedad).
Y el Art. 6 Renovacin del Registro EMAS, apartado 3 dice: Las organizaciones registradas pondrn a disposicin del pblico la declaracin medioambiental y la declaracin medioambiental actualizada en el plazo de un mes a partir de su inscripcin y un mes despus de que se complete la renovacin del registro (novedad) Las organizaciones registradas podrn cumplir este requisito permitiendo el acceso a la declaracin medioambiental y a la declaracin medioambiental actualizada previa solicitud o creando enlaces a sitios de internet en los que pueda accederse a las declaraciones (novedad)
Pgina 29 Las organizaciones registradas especificarn el modo en que permiten el acceso al pblico en el formulario establecido en el anexo VI (novedad)
Art. 3.3. Para mantener al da el registro en el EMAS, la organizacin deber: b) presentar las necesarias actualizaciones validadas anuales de su declaracin medioambiental al organismo competente y ponerlas a disposicin del pblico. (ver comentarios anteriores) ANEXO I.A. Requisitos del Sistema de Gestin Medioambiental. (Norma UNE ISO 14.001) (ver comentarios anteriores) ANEXO 1.8. Aspectos que deben tratar las organizaciones que aplican el EMAS
3. Comunicacin y relaciones externas: Las organizaciones debern poder demostrar que mantienen un dilogo abierto con el pblico y otras partes interesadas, incluidas comunidades locales y usuarios, sobre el impacto medioambiental de sus actividades, productos y servicios, con objeto de conocer los aspectos que preocupan al pblico y a otras partes interesadas. El Anexo II del nuevo Reglamento dice: Las organizaciones debern poder demostrar que mantienen un dilogo abierto con el pblico y otras partes interesadas, incluidas comunidades locales y clientes, sobre el impacto medioambiental de sus actividades, productos y servicios, con objeto de conocer los aspectos que preocupan al pblico y a otras partes interesadas.
ANEXO III. Declaracin Medioambiental. El objetivo de la declaracin medioambiental es facilitar al pblico y a otras partes interesadas informacin medioambiental respecto del impacto y el comportamiento medioambiental de la organizacin y la mejora permanente del comportamiento en materia de medio ambiente en el marco de la organizacin. ( ... ). La informacin medioambiental se presentar de manera clara y coherente en forma impresa para que puedan acceder a ella quienes no tengan otros medios para obtener dicha informacin. En el momento en que se registre por primera vez y cada tres aos posteriormente, la organizacin debe comunicar la informacin especificada en el punto 3.2 en una versin impresa consolidada.
Pgina 30 En el Art. 2 Definiciones del nuevo Reglamento se define: 18) Declaracin medioambiental: informacin completa que se ofrece al pblico y otras partes interesadas sobre una organizacin en relacin con: a) su estructura y actividades; b) su poltica medioambiental y su sistema de gestin medioambiental; c) sus aspectos medioambientales y su sistema de gestin medioambiental; d) su programa, objetivos y metas medioambientales; e) Su comportamiento medioambiental y el cumplimiento por su parte de las obligaciones legales aplicables en materia de medio ambiente, como se establece en el anexo IV 19) Declaracin medioambiental actualizada: la informacin completa que se ofrece al pblico y otras partes interesadas con actualizaciones de la ltima declaracin medioambiental validada, nicamente por lo que se refiere al comportamiento medioambiental de una organizacin y al cumplimiento de las obligaciones legales aplicables ()
Es decir, se da una descripcin ms exhaustiva de lo que es la declaracin ambiental, recogiendo de forma explcita el cumplimiento legal, y diferenciando, adems, entre la que es la DMA y la DMA actualizada.
Aparte de todo esto, hay ms novedades en el nuevo Reglamento EMAS, entre ellas (Art. 8), la obligacin de tener en cuenta los cambios sustanciales que se prevean en la organizacin registrada, de realizar el anlisis medioambiental de los cambios, de actualizar tanto los documentos del SGMA (incluida la Poltica) y la declaracin ambiental, y verificar y validar todos los documentos mencionados en el plazo de 6 meses.