Email Marketing

Gua para Empresas de Tecnologa

Cmo armar una campaa de email marketing

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Cmo armar una campaa de E-mail Marketing

Estas guas tienen por objetivo adaptar el contenido de la gua Email Marketing | Primeros pasos para crear una campaa exitosa a cada sector econmico o actividad comercial, dndoles herramientas a los clientes de Perfit para que puedan realizar las campaas de email marketing ms exitosas, adecundose a sus audiencias y necesidades. En esta oportunidad brindaremos un asesoramiento a las empresas de tecnologa valindonos de dos ejemplos ficticios para poder plasmar en acciones concretas las distintas propuestas:

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Grape Web Design es una empresa establecida en el mercado desde hace diez aos, que se dedica al desarrollo de sitios web (diseo y programacin). Se encuentra ubicada en el barrio de Palermo y es una de las empresas ms reconocidas dentro del sector por estar constantemente ofreciendo a sus clientes las ltimas tendencias.

Accountant Soft es una empresa con seis aos de trayectoria en el mercado y cuenta con tan slo cinco clientes. La misma se encarga de brindar soluciones integrales en el rea de informtica y su fuerte reside en el desarrollo de sistemas de gestin contable para empresas. Asimismo, su equipo interdisciplinario de profesionales, expertos en las diferentes reas del sector corporativo, brinda asesoramiento personalizado a cada uno de sus clientes.

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Primer Paso: Armado de la Base de Datos y Definicin de los Lectores

El primer paso para realizar una campaa de email marketing exitosa para las empresas de tecnologa, es conformar una base de datos confiable, actualizada y completa.

Por dnde comenzamos al momento de armar una base de datos?

Las empresas de arte cuentan con mltiples recursos para conformar una base de datos: Los clientes: Los clientes actuales son la primera base a la cual se debe recurrir. Incorpore el email como dato requerido:

Cuando los clientes realizan una consulta por medio de la web. Cuando los clientes solicitan un presupuesto por un trabajo determinado.
Contactos personales: Su red de contactos personales es una fuente de potenciales clientes. Estos datos podr relevarlos en: la libreta de contactos de su correo personal, el listado de contactos del Messenger o cualquier servicio de mensajera instantnea, el listado de contactos de redes sociales como Facebook, Linked-in, Twitter, etc. Sitio web: Es fundamental aprovechar la visita, el inters y el tiempo de cada potencial cliente que navegue su sitio web para solicitarle sus datos de contacto. Pero no solo eso, aproveche tambin para indagar sobre sus necesidades e intereses, si posee pagina web o no, si est interesado en redisearla y/o actualizarla, si suele informarse acerca de las ltimas tendencias del diseo, para poder hacer sus futuros emails ms personales y brindar informacin de valor a sus clientes. Esto puede hacerse:

Incorporando un formulario de contacto a su sitio web. Incorporando un formulario de suscripcin al Newsletter de su empresa. Ofreciendo
descuentos o promociones en el armado o rediseo de su pgina web a quienes se registren en la misma. Otros mtodos alternativos para nutrir una base de datos:

Colocar

un incentivo en la empresa de tecnologa solicitando la direccin de email. Por ejemplo, proporcionado su email a la empresa se le regalar un Mouse Pad. bin genera nuevas entradas a la web y la posibilidad de que ms gente se registre

Realizar una campaa de posicionamiento en buscadores (Google, Yahoo, etc.) tam-

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Primer Paso: Armado de la Base de Datos y Definicin de los Lectores

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Alianzas estratgicas. Por ejemplo: la inscripcin de su empresa en suplementos especializados en avances informticos, los cuales generarn mayor trfico en su pgina web y por lo tanto ms personas que se suscriban o demanden informacin.

Qu informacin es necesario agregar a cada contacto?

Para realizar campaas exitosas es necesario detallar la informacin de cada uno de nuestros contactos para poder segmentar nuestra base de datos. Esto nos permitir realizar envos realmente personalizados con informacin relevante para cada lector, das y horario de preferencia, etc. Por eso es importante establecer una categorizacin de los clientes para saber qu informacin enviarle a cada uno y con qu frecuencia, por ejemplo: Diferenciarlos por cliente particular o corporativo, preferencias en el armado de su pgina web, frecuencia de actualizacin de la misma, etc. Tambin es fundamental incorporar datos en relacin al Estatus del Cliente (potencial, activo, inactivo, etc.), cmo se entero de la empresa, informacin demogrfica (edad, genero, etc.), informacin personal (actividad laboral, pasatiempos, etc.), historia de compras, etc. Estos datos nos aportan informacin muy valiosa sobre el mercado con el que estamos tratando y nos dan indicios de sus preferencias.

Quines quiero que sean mis principales lectores?

Antes de comenzar a organizar la campaa hay que determinar cules son los lectores que interesan a la empresa y a quin le estaremos hablando. Esta decisin har ms fcil la determinacin de los contenidos que incluir el Newsletter. Estas son algunas posibilidades para empresas de tecnologa, dependiendo del perfil de cada una:

Clientes habituales de la marca. Hombres y mujeres interesados en las nuevas tendencias en cuanto al desarrollo de
sitios web.

Empresas que buscan lo ltimo en sistemas de gestin contable. Empresas

que buscan actualizarse sobre las nuevas versiones de sus herramientas de trabajo.

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Primer Paso: Armado de la Base de Datos y Definicin de los Lectores

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Una vez que es definido el segmento, se pueden agregar palabras claves que descri ban las caractersticas principales del mismo y en lo que pueden llegar a estar interesados.

Grape Web Design defini a sus lectores como clientes actuales de la empresa, interesados en:

Conocer

las nuevas tendencias de diseo en pginas web. de programacin.

Saber

Estar al tanto de las nuevas tcnicas Informarse sobre cmo mantener su sitio y cada cunto se debera actualizar.

sobre futuros seminarios que dar la empresa para promover su herramienta de marketing online.

Conocer promociones especiales sobre

posicionamiento web para lograr buena presencia en Internet presentando sus productos o servicios y dando a conocer su empresa en el mercado.

Para nutrir su base de datos realiz un seguimiento de aquellos clientes habituales de la empresa que realizaban consultas por nuevos servicios y tcnicas de programacin. Asimismo, se actualizaron y captaron nuevos emails en el seminario realizado por la empresa donde se promova el uso del marketing online, presentando las nuevas tendencias de diseo en sitios web.

Accountant Soft defini a sus lectores como empresas de todo el pas interesadas en:

Conocer

nuevas herramientas para facilitar el manejo del sistema administrativo de las empresas. sobre las formas de trabajo a partir del nuevo software. mediante sistemas innovadores y funcionales.

Recibir

informacin sobre capacitaciones acerca de las nuevas herramientas de gestin.

Asesoramiento

Lograr optimizar procesos de gestin Informarse sobre actualizaciones del

sistema.

Estar

al tanto de beneficios y descuentos en compras corporativas.

Para nutrir su base de datos realiz eventos en las distintas provincias del pas invitando al equipo de administracin de diversas empresas, relevando los emails en el momento de la inscripcin. En estos encuentros se dio a conocer el software de gestin contable que ofrecen. Por otro lado, se conform una base de aquellas empresas que haban hecho consultas, tanto mediante el sitio web como por medio de llamados telefnicos.

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Segundo Paso: Definicin de objetivos

Conociendo el mercado que nos interesa atraer y en el cual queremos lograr posicionamiento, el siguiente paso es definir objetivos para nuestras campaas. Nuestros objetivos, junto al conocimiento del mercado, nos ayudarn a determinar el contenido correcto de los emails a enviar. Los objetivos ms comunes buscados por el email marketing son:

Aumentar las ventas Aumentar el valor de la marca y posicionarla en el mercado Ampliar la cartera de clientes Retener y fidelizar a los clientes activos
Definir una razn especifica por la cual enviar un email ser una gua fundamental para delinear el contenido y el diseo. En este sentido, no hay que agregar informacin de relleno a un Newsletter. ste debe contener solo informacin relevante para el pblico destinatario.

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Grape Web Design busca fidelizar a sus clientes actuales y lograr venderles ms servicios y nuevas herramientas

Accountant Soft busca ampliar su cartera de clientes dentro del mercado corporativo.

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Tercer Paso: Contenido y Diseo de los Emails

El tiempo que nuestros lectores dedican a nuestros emails es muy reducido. Por este motivo debemos sacar el mayor provecho posible de esos preciados segundos en los cuales podemos generar un impacto y atraerlos. Aqu le daremos consejos e ideas especficas para empresas de tecnologa:

Qu contenido debera incluir?

El contenido que puede incluir es muy diverso. Lo importante es que los usuarios perciban un beneficio al recibir y leer el contenido de su email sino difcilmente le dediquen unos minutos de su tiempo. Su email debe respetar, al mismo tiempo, los objetivos de su campaa. Si lo que busca en sus objetivos es vender, todos sus emails deberan incluir un llamado a la accin para que sus lectores puedan hacer negocios: ejecutar la compra del sistema de gestin contable por medio del sitio web o bien realizar la compra de nuevas aplicaciones que se generen para el mismo. A su vez, poder efectuar las especificaciones pertinentes para el rediseo o mantenimiento de la pgina, etc. Algunos contenidos de inters que se pueden incluir en un Newsletter de empresas de tecnologa son:

Nuevas tendencias del mercado: pueden ser notas escritas por algn experto dentro
de la empresa.

Enviar

comentarios y testimonios acerca de las nuevas versiones de software sobre sistemas administrativos.

Enviar promociones y descuentos. Fotos de nuevos diseos para sitios web. Invitaciones a seminarios para conocer lo nuevo en el mercado informtico y su forma de uso. Sus envos servirn de gran utilidad tambin para: Invitaciones a eventos: adems de ahorrar costos en invitaciones impresas y permitirle a sus clientes confirmar su asistencia va email sin invertir tiempo en llamados, se asegura de darle a sus clientes la importancia que merecen en invitarlos a los eventos que usted realiza o de los que es sponsor. Servicios de Postventa: puede enviar automticamente emails de post venta agradeciendo por su visita a la galera y realizando encuestas de satisfaccin.

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Tercer Paso: Contenido y Diseo de los Emails

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Es fundamental que el contenido que incluya en su mensaje contenga informacin personalizada, es decir dirigida especialmente a la persona y con informacin particular sobre sus bsquedas o intereses.

Qu estilo de escritura y diseo debera darle al contenido?

Es muy importante que el estilo con el que estn escritos los contenidos deje una impresin sobre la personalidad de su empresa, la identidad de su marca y que, al mismo tiempo, utilice un vocabulario acorde al pblico al que se est dirigiendo. Tenga en cuenta que en general los emails son escritos de forma ms informal que las cartas impresas u otras comunicaciones. Lo bueno, si breve, dos veces bueno. No realice comunicaciones demasiado extensas. Si incluye notas, presente solo el titular y primer prrafo e invite a leer el resto en su pgina web, por ejemplo. Con relacin al diseo, es muy importante que tenga que ver con lo que usted quiere proyectar como empresa y como marca. Adems, recuerde:

Usar imgenes y grficos de buena calidad. No saturar el Template (plantilla) con mucho contenido o muchos grficos. Incluir
enlaces a las secciones correspondientes de su pgina web para ms informacin.

Ser especfico, brindar soluciones reales y no soluciones generales.

PERFIT le ofrece la posibilidad de importar su propio Template (Plantilla), disear uno a su medida o seleccionarlo entre una amplia variedad de diseos predefinidos y adaptables a su estrategia comunicacional. Para complementar esta informacin, existen una serie de consejos y buenas prcticas que son recomendables a la hora de desarrollar el contenido y diseo de un email. Para conocer mejor las buenas prcticas del email marketing, visite la seccin de soporte con manuales y tutoriales dedicados a brindar asesoramiento.

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Cuarto Paso: Establecer Metas

Definir y establecer algunas metas es una parte muy importante del armado de un plan de email marketing. Es una manera de medir qu tan exitosas estn siendo sus campaas en funcin de objetivos concretos. En una primera instancia, las metas deberan orientarse a incrementar su listado de suscriptores y aumentar el nmero de clicks en sus comunicaciones. En una segunda etapa deberan apuntar a generar nuevas ventas y a lograr mayor fidelizacin. En este sentido, y por ser la primera vez en la que va a desarrollar un plan de email marketing, es importante establecer metas realizables y entender que los resultados vienen con el tiempo. Lo importante, entonces, es pensar cul es la meta que desea alcanzar, definir cmo va a alcanzarla (ej. publicitando su Newsletter en redes sociales, realizando eventos, ofreciendo incentivos de compra online, etc.) y, por ltimo, especificar cmo medir los resultados de impacto.

Metas de Grape Web Design:

Incrementar

las ventas de sus servicios y productos en un 20% respecto al ao anterior.Lograr 30% ms de visitas a la Web.

Lograr 30% ms de visitas a la web.

La meta se alcanzar por medio de una campaa donde la accin principal ser crear una tarjeta para los clientes actuales. Cada vez que se ejecute una venta tanto en el local como por medio de la web, se acumularn puntos con los cuales se podr acceder a diversos beneficios, descuentos, mantenimientos gratuitos, participacin en concursos, etc. Tambin se realizarn seminarios en donde los clientes podrn conocer las ltimas tendencias en el mercado informtico. El xito de estas acciones se medir por medio de los reportes que ofrece Perfit y del estudio de Google Analytics que brindan informacin acerca de la cantidad y calidad de ingresos a la web. Tambin se llevar un registro de las consultas por email, los llamados realizados a partir de la campaa y la cantidad de productos y servicios adquiridos.

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Cuarto Paso: Establecer Metas

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Metas de Accountant Soft

Incrementar las consultas por parte de las empresas en un 25% respecto al ao

anterior.

Incrementar su base de contactos referente a empresas en un 50%.

La meta se alcanzar a travs de una campaa de email marketing dirigida a las reas administrativas de las empresas por medio de la cual se anunciarn novedades y beneficios. Por otro lado, se harn cursos donde se capacitar a los empleados para el uso del nuevo software. El xito de estas acciones se medir por medio de los reportes que ofrece Perfit y del estudio de Google Analytics que brindan informacin acerca de la cantidad y calidad de ingresos a la web.

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Quinto Paso: Determinar la frecuencia de sus emails

La frecuencia de sus envos se determinar en funcin de la agenda de su empresa y de los tiempos que su audiencia considere adecuados. Lo conveniente es mantenerse en contacto con sus clientes al menos una vez al mes. Sin embargo, probablemente al principio le tome tiempo organizarse para generar una comunicacin mensual y deba ir aumentando la frecuencia paulatinamente hasta alcanzar la frecuencia deseada. Lo ideal es encontrar un punto de equilibrio en el cual sus clientes no se olviden de usted pero tampoco se sientan atosigados por la cantidad de emails que enva. Con el tiempo tambin podr ir determinando, en funcin del sector y los hbitos de sus lectores, cul es el mejor da y horario para que reciban sus envos y poder determinar la frecuencia. Tambin tenga en cuenta las promociones que planea lanzar para que tengan sentido y le den un tiempo prudencial para que sus clientes puedan aprovecharlas.

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La mejor manera de determinar el mejor momento para enviar sus comunicaciones es: Probar, Probar y Probar!

Tenga en cuenta que tanto los aspectos especficos de su producto y servicio como el contenido de sus campaas podrn guiarlo en el timming adecuado de sus envos. Una vez que determinada la frecuencia y el da, resulta fundamental delinear una agenda para preparar los contenidos una semana antes del envo planificado. Para ello es importante analizar cul es la promocin, informacin o producto destacado que nos interesara dar a conocer o publicitar en esa oportunidad.

El cronograma de Grape Web Design para enero se vera as:

Da 1: Delinear los temas principales de la campaa de enero:

Promocin del mes: con el desarrollo o rediseo de su sitio web, la empresa ofrece un ao gratis de hosting (servicio de alojamiento web)

Informacin sobre los seminarios que se realizarn en los meses de enero y febrero, acerca de las ltimas tendencias en el mercado informtico.

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Quinto Paso: Determinar la frecuencia de sus emails

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Lanzamiento de la tarjeta GRAPE WEB DESIGN

los beneficios del marketing online. Determinar las imgenes a utilizar:

para clientes actuales que se interesen en sumar puntos para futuros beneficios.

Nota de Alejandro Manser, Presidente de la empresa GRAPE WEB DESIGN, sobre

Foto de la invitacin al seminario. Foto de la tarjeta. Foto de Alejandro Manser.

Da 2: Redactar cada noticia y chequear que haya informacin en la web sobre los contenidos a enviar en el Newsletter para poder relacionarlos. Da 3: Crear la campaa a travs de la cuenta en Perfit, eligiendo el Template (plantilla) ms adecuado a su marca y hacer un envo de prueba. Da 4: Realizar las correcciones encontradas a partir del email de prueba y enviar la campaa.

El cronograma de Accountant Soft para agosto se vera as:

Da 1: Determinar los temas para el Newsletter de agosto:

Dar a conocer el servicio destacado de consultora que ACCOUNTANT SOFT

ofrece para delinear su proyecto, planificarlo y monitorear su implementacin hasta su culminacin. la instalacin del mismo y las dos primeras actualizaciones sern sin cargo.

Beneficio del mes: con la compra del sistema de gestin contable para su empresa, Informar sobre los cursos de capacitacin acerca del uso del software para el personal administrativo de las empresas.

Promocin del mes: comprando el sistema operativo a travs del sitio web, se obtiene un 10% de descuento y hasta seis cuotas sin inters con cualquier tarjeta de crdito. Determinar las imgenes a utilizar:

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Quinto Paso: Determinar la frecuencia de sus emails

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Ilustracin del icono de skype y MSN para comunicarse con consultora. Foto de la invitacin al curso de capacitacin.
Da 2: Redactar cada noticia y chequear que haya informacin en la web sobre los contenidos a enviar en el Newsletter para poder relacionarlos. Da 3: Crear la campaa a travs de la cuenta en Perfit, eligiendo el Template (plantilla) ms adecuado a su marca y hacer un envo de prueba. Da 4: Realizar las correcciones encontradas a partir del email de prueba y enviar la campaa.

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Sexto Paso: Analizar los Reportes

Un buen plan de email marketing necesita de un exhaustivo anlisis de los resultados de impacto de las distintas campaas. Estos reportes nos brindarn informacin acerca del cumplimiento de nuestras metas, de la repercusin de los envos, de los temas que captaron mayor inters en nuestros lectores, etc. PERFIT ofrece la posibilidad de conocer los resultados de cada campaa midiendo las variables de interaccin con los lectores y permitindole mejorar la calidad de sus envos segn el grado de satisfaccin de sus lectores. Los informes de reporte de PERFIT incluyen un detalle de:

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Cantidad de emails enviados exitosamente Cantidad de contactos que abrieron su email y a qu hora Links que ms han llamado la atencin al lector Cantidad de contactos que abrieron su email por zona geogrfica Cantidad de contactos que han seleccionado de-suscribirse Accin viral de su campaa (efecto expansivo) Contactos Bounce (Rebotados) Comparacin entre dos o ms campaas que le permitir comparar la efectividad de
sus diseos y contenidos segn la apreciacin del lector

PERFIT le ofrece la posibilidad de posicionar a su empresa en el mercado, fidelizar sus clientes, promocionar productos y servicios, generar nuevos negocios, etc. Esperamos que esta gua le provea de informacin til para la generacin de sus campaas y, como siempre, nuestro equipo de soporte se encuentra a total disposicin para seguir acompandolo en este camino!

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Glosario
Email Marketing
Es una forma de marketing directo que utiliza el correo electrnico como medio de comunicacin comercial o comunicacin de mensajes a una audiencia especifica.

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Marketing Viral
Es el proceso que permite que un email sea replicado infinitas veces logrando un efecto expansivo notable. Consiste en ofrecerle al lector la posibilidad de compartir esa informacin con un amigo, un colega, etc. Cada vez que esto sucede, el emisor del email se va nutriendo de las direcciones de email de cada receptor que recibi el mail replicado.

Campaa
En referencia al Email Marketing, una campaa es un plan de comunicacin diseado en forma estratgica para alcanzar una serie de metas y objetivos que se encuentren relacionados con el negocio.

Google Analytics
Google Analytics es una solucin de anlisis Web para empresas que proporciona informacin muy valiosa sobre el trfico del sitio Web y la eficacia del plan de marketing.

Redes sociales
En el mbito de Internet, las redes sociales son pginas que permiten a las personas conectarse con sus amigos e incluso realizar nuevas amistades, a fin de compartir contenidos, interactuar y crear comunidades sobre intereses similares: trabajo, lecturas, juegos, amistad, relaciones amorosas, etc.

Foro
En Internet, un foro, tambin conocido como foro de mensajes, foro de opinin o foro de discusin, es una aplicacin Web que da soporte a discusiones u opiniones en lnea.

Facebook
Es un sitio Web gratuito, que corresponde a la categora denominada Red Social donde la gente se contacta con amigos o compaeros compartiendo fotos, enlaces, videos, etc.

Blog
Es un sitio Web peridicamente actualizado que recopila cronolgicamente textos o artculos de uno o varios autores, donde el autor conserva siempre la libertad de dejar publicado lo que crea pertinente.

Linked-in
Es una red social de negocios que permite a sus clientes registrados mantener una lista de contactos de gente que ellos conocen y pueden confiar al momento de hacer negocios.

FAQs
Es una recopilacin de respuestas a las dudas ms frecuentes de los usuarios de cualquier servicio de Internet.

Newsletter
Una Newsletter es un documento informativo que se enva por correo electrnico a un nmero definido de receptores.

Enlaces o Link
Un enlace o link es texto o imgenes en un sitio web que un usuario puede pinchar para tener acceso o conectar con otro documento.

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Glosario
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Spam
Spam significa correo no solicitado o no deseado. El destinatario no se ha suscripto para recibir emails de ese remitente o ha pedido ser des- activado.

Opt-out
Trmino que se utiliza para denominar la baja explicita por parte de un destinatario a recibir informacin de un remitente determinado. Esto sucede cuando un contacto decide darse de baja de una lista de distribucin.

Asunto (Subject)
Campo que forma parte del encabezado de un mensaje de correo electrnico en donde se coloca el ttulo o tema del mensaje.

Bounce
Rebotado. Esto ocurre cuando se le devuelve al remitente un mensaje indicando que el email enviado a una direccin en particular no pudo ser entregado. El motivo de este rebote puede ser que la direccin del destinatario no es vlida o que el ISP y/o servidores de email del destinatario no funcionaron correctamente. Los Rebotes pueden ser Hard o por Soft.

Check List
Una lista sistemtica de nombres de personas o cosas que se usa para referencia, control, comparacin, verificacin o identificacin.

HTML
Es el lenguaje de programacin predominante para la elaboracin de pginas web. Es usado para describir la estructura y el contenido en forma de texto, as como para complementar el texto con objetos tales como imgenes.

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