2 Comite Especial

Proyecto Transparencia en las Adquisiciones Estatales
Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE

Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional USAID

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Material de Enseanza de la ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

2004

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PROYECTO
TRANSPARENCIA EN LAS
ADQUISICIONES ESTATALES

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Presentacin

El Proyecto Transparencia en las Adquisiciones Estatales fue diseado con el objeto de contar con
un sistema transparente de adquisiciones y contrataciones estatales asegurando el conocimiento de
la normatividad estatal a fin de lograr el uso ptimo de los recursos pblicos de los gobiernos locales
elegidos, sentando las bases para el establecimiento de un Programa Nacional de Capacitacin en
Adquisiciones y Contrataciones Estatales.

Como parte de las actividades del proyecto, y en coordinacin con la Gerencia de Capacitacin e
Informaciones del CONSUCODE se seleccion profesionales de diversas especialidades para que
puedan apoyar en las labores de capacitacin a las autoridades de los gobiernos regionales y locales
ubicados en las regiones de San Martn, Hunuco, Pasco, Junn, Ucayali, Ayacucho y Cusco.

En un primer momento se encarg a profesionales expertos la elaboracin de materiales que faciliten
la labor docente de los profesionales seleccionados por el Proyecto. Es as que se cont con el apoyo
del C.P.C. ngel Carrillo Lvano para desarrollar el tema Plan Anual, el Dr. Luis Rubio del Castillo
el tema Comit Especial, el Dr. Erick Caso Giraldo Bases Administrativas, el Dr. Juan Carlos
Morn Urbina Exoneraciones, el Dr. Juan Antonio Silva Sologuren Procesos de Seleccin, el Ing.
Carlos Lpez Avils Evaluacin y Calificacin de Propuestas el Dr. Mario Linares Jara Garantas y
Contratos, la Dra. Cecilia Alzamora Valdz Solucin de controversias en el Proceso de Seleccin, el
Dr. Rger Rubio Guerrero Solucin de Controversias mediante el Arbitraje y la Conciliacin, el Ing.
Miguel Salinas Seminario Consultora y Ejecucin de Obras y la Dra. Ada Basulto Liewald Vaso de
Leche.

Los cinco primeros temas fueron revisados por la Lic. Lucy Chvez Martinench y los restantes por la
Lic. Beatriz Alcal Espinoza, educadoras contratadas por el Proyecto, quienes se encargaron de
introducir elementos pedaggicos. Sin embargo, estos instrumentos estn siendo revisados por lo
que constituyen an material preliminar y su distribucin es slo con fines metodolgicos.

Asimismo, debemos sealar que estos materiales han sido revisados por profesionales del Consejo
Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, como el Dr. Hctor Inga Huamn, la Dra.
Patricia Seminario Zavala, el Dr. Derik La Torre Bozo, el Dr. Nilo Vizcarra Ruz y el Dr. Oscar Luna
Milla y la Dra. Lily Solari Navarro.

Esperamos que estos materiales que se encuentran en revisin puedan ser de utilidad para los
profesionales que estn colaborando en el proceso de capacitacin en los cursos dirigidos a los
responsables de las contrataciones estatales de los Gobiernos Regionales y Locales.

Ana Teresa Revilla Vergara
Jefa del Proyecto
Transparencia en las Adquisiciones Estatales

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INDICE

COMIT ESPECIAL

1 OBJETIVOS DEL COMIT ESPECIAL
2 OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
3 COMPOSICIN DE LOS COMITS ESPECIALES
3.1 Calidad y cualidades de los miembros del Comit Especial:
4 Competencia de los Comits Especiales
4.1 Designacin de los Comits Especiales
4.1.1 Quin y como son designados los Comits Especiales?
4.1.2 Comunicacin de la designacin
5 Responsabilidad De Los Miembros De Los Comits Especiales.
a De los miembros del Comit en General
b Procedimiento en caso de Expertos Independientes
6 AUTONOMA DEL COMIT ESPECIAL Y DE SUS DECISIONES
7 LOS EXPERTOS INDEPENDIENTES
7.1 Contratacin de los expertos independientes.
8 LOS ASESORES
8.1 Asesores independientes
8.2 Los Asesores de la Entidad
9 FUNCIONAMIENTO DEL COMIT ESPECIAL
9.1 La Instalacin y las Actas
9.2 El Qurum y los Acuerdos
10 ALCANCES DE LOS COMITES ESPECIALES
10.1 Comit Especial para uno o varios procedimientos
11 El Comit Especial Permanente
11.1 Excepciones al alcance del Comit Especial Permanente
12 DIFERENCIAS ENTRE LAS FUNCIONES DEL COMIT ESPECIAL Y EL ORGANO
ENCARGADO DE LAS ADQUISICIONES (LOGSTICA O ABASTECIMIENTO)
12.1 Las del rgano encargado de las Adquisiciones
12.2 El Comit Especial
13 PRRROGAS Y POSTERGACIONES EN LOS PROCESOS DE SELECCIN

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14 CANCELACIN DEL PROCESO DE SELECCIN
15 ETAPA DE CONSULTAS Y OBSERVACIONES A LAS BASES
15.1 Acoge las Observaciones
16 No Acoge las observaciones
ADJUDICACIONES DE MENOR CUANTA
OBSERVACIONES DEL AUTOR
CONCLUSIONES
CASOS PARA RESOLVER
CASO 1
CASO 2


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COMIT ESPECIAL

El Comit Especial es el rgano que tiene por funcin organizar y dirigir los procesos de seleccin.
Aparece en la legislacin, porque sta precisamente, es la que norma la forma como el Estado
realiza Adquisiciones.

El Comit Especial es un cuerpo colegiado conformado por profesionales y especialistas, encargado
de la conduccin de un proceso de seleccin. El Comit Especial organiza, conduce y ejecuta el
proceso de seleccin desde la convocatoria hasta que la buena pro quede consentida y
administrativamente firme o se cancele el proceso.

1 OBJETIVOS DEL COMIT ESPECIAL

El Comit Especial organizar y ejecutar el proceso de seleccin desde: la preparacin de las
bases, absolucin de consultas, evaluacin de observaciones, recepcin de ofertas, calificacin de
postores y propuestas y en general todo acto necesario y conveniente para realizar el proceso de
seleccin.

ESQUEMA COMIT ESPECIAL

Conduccin
Preparacin de las bases absolucin
de consultas
Evaluacin de observaciones
Recepcin de ofertas

Organizacin

Calificacin de postores
Evaluacin de propuestas
Todo acto necesario

2 OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

Informar a los operadores del Estado en que sentido se utilizan los recursos del Estado.

Conocer la mecnica que se debe seguir para lograr un sistema eficiente y transparente para el
uso de los recursos pblicos.

Conocer la formulacin de los Comits especiales sus regulaciones y objetivos

Interiorizar las normas para aplicarlas es su respectivo lugar de trabajo


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3 COMPOSICIN DE LOS COMITS ESPECIALES

El Comit Especial deber estar compuesto por tres (3) o cinco (5) miembros, es decir el nmero
de miembros debe ser siempre impar.

3.1 Calidad y cualidades de los miembros del Comit Especial:

Los miembros del Comit Especial son funcionarios de la Entidad, o expertos independientes -sean
estos ltimos personas naturales o jurdicas- con conocimientos del objeto de la convocatoria.

Uno de los miembros deber pertenecer necesariamente a la Administracin de la Entidad
(Direccin de Administracin, Gerencia de Administracin o Departamento de Administracin,
Divisin de Administracin etc.)

En el caso de procesos de seleccin para la adquisicin de bienes y servicios altamente sofisticados,
consultora o de ejecucin de obras altamente sofisticados, el Comit estar conformado por
profesionales independientes o invitados de otras Entidades del Estado, especializados en la materia
correspondiente, atendiendo a los siguientes parmetros:

Si son cinco miembros (5), tres (3) de ellos debern ser expertos en el tema de la convocatoria,
los mismos que pueden ser expertos independientes, (1) debe ser de la Entidad.
Si son tres (3) los miembros, dos (2) de ellos debern ser expertos y uno integrante de la
Administracin de la Entidad.

4 Competencia de los Comits Especiales

El Comit Especial es competente para conocer el proceso de seleccin desde que se le entregan los
documentos en que conste la descripcin y las especificaciones tcnicas de los bienes, servicios u
obras, as como toda la informacin tcnica y econmica necesaria, que sirva para preparar las
bases hasta que la buena pro quede consentida administrativamente firme o cuando se produzca la
cancelacin del proceso.

4.1 Designacin de los Comits Especiales

4.1.1 Quin y como son designados los Comits Especiales?

El titular del Pliego o la Entidad o la mxima autoridad administrativa de la entidad designar a los
miembros de los Comits Especiales, mediante resolucin en la cual se indicar el nmero de
miembros, sus nombres y apellidos, quien actuar como presidente, ya sean de la Entidad o
expertos de otra Entidad del Estado o expertos independientes.

Tambin se designar en dicha resolucin a los miembros suplentes en igual nmero que los
titulares.

En la resolucin se indicar
Nmero de miembros
Nombres y apellidos
Quien actuar como presidente, ya sean de la Entidad o expertos de otra Entidad del Estado, o
expertos independientes.


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4.1.2 Comunicacin de la designacin

La legislacin no precisa como se comunicar, a los miembros del Comit Especial, su designacin,
pudiendo ser por medio de un documento interno que se le curse al respecto y/o mediante la
notificacin la copia de la respectiva resolucin.
El Titular del Pliego o la mxima autoridad Administrativa de la Entidad puede designar un Comit
Especial para ms de un proceso de seleccin, siempre que as lo establezca la resolucin que
formaliza el encargo.

5 Responsabilidad de los Miembros de Los Comits Especiales.

5.1 De los miembros del Comit en General
Todos los miembros de los Comits Especiales son solidariamente responsables, administrativa y
judicialmente de las decisiones que adopten; porque la seleccin del bien, servicio u obra realizada
se encuentra arreglada a las disposiciones contenidas en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado, su Reglamento, normas conexas y complementarias, salvo que dejen sentada en el acta
de la sesin correspondiente, su disconformidad debidamente sustentada.

5.2 Procedimiento en caso de Expertos Independientes
En caso de determinarse responsabilidad en los expertos independientes que participen en el Comit
Especial, sean estos personas naturales o jurdicas, el hecho se comunicar al Consejo Superior de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado para que se incluya en el Registro de Inhabilitados para
Contratar con el Estado. Asimismo se notificar al Tribunal para que dichos expertos sean
sancionados

6 AUTONOMA DEL COMIT ESPECIAL Y DE SUS DECISIONES

Del Comit Especial

Los integrantes del Comit Especial ya sean estos titulares o suplentes no podrn ser removidos,
salvo caso fortuito, fuerza mayor o cese en el servicio. Es estos casos se expedir la resolucin
correspondiente, de la misma autoridad que los nombr.

De las Decisiones del Comit

El Comit Especial acta en forma colegiada y es autnomo en sus decisiones, las cuales no
requieren ratificacin alguna por parte de la Entidad.
1

NOTAS PARA RECORDAR

Para cada proceso de seleccin la entidad designar un Comit Especial, el que desarrollara el
proceso de seleccin, segn el objeto de la convocatoria
El Comit Especial conduce y organiza el proceso de seleccin hasta el otorgamiento de la

1
Sin embargo, la legislacin establece que las bases, que son elaboradas por el Comit Especial, estn sujetas
a aprobacin (3 prrafo del artculo 37 del Reglamento). Esta es una excepcin a la regla en razn de la
trascendencia de las Bases

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Buena Pro.
El nmero de miembros de un Comit Especial debe ser siempre impar (3 o 5). Entre los
miembros siempre debe haber uno que pertenezca a la entidad que convoca.
Los principios del Comit Especial son: colegialidad, especialidad, solidaridad, autonoma y
confidencialidad.
Los integrantes de un Comit Especial TITULARES o SUPLENTES no podrn ser
removidos, salvo caso fortuito o fuerza mayor, o cese en el servicio declarados mediante
resolucin

A EJERCITARNOS

Defina con sus palabras lo que es un Comit Especial

Los miembros de un Comit Especial pueden ser removidos? Por qu? .

Mencione los artculos en el TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
referentes a los puntos tratados.

7 LOS EXPERTOS INDEPENDIENTES

Qu son?

Los expertos independientes como ya se ha dicho pueden ser personas naturales o jurdicas
preparadas y entrenadas en determinada rama del saber que pueden conformar el Comit Especial
en un proceso de adquisicin del Estado sin ser trabajador o funcionario de una Entidad Pblica.

En los casos de procesos de seleccin referidos a ejecucin y consultora de obras, los expertos
independientes, que formen parte de un Comit Especial o que lo asesoren, no requerirn estar
inscritos en el Registro Nacional de Contratistas.

Cmo actan?
La actuacin de un experto independiente, en el Comit Especial es similar a la del empleado o
funcionario de la Entidad.


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Cuando el experto independiente es persona jurdica
Cuando se designe como miembro del Comit Especial a una persona jurdica esta deber designar
a la persona natural que la represente. La persona jurdica deber tener como giro principal de su
negocio aquel vinculado con el objeto de la convocatoria del proceso de seleccin.

7.1 Contratacin de los expertos independientes.
La Entidad suscribir con los expertos independientes que integren el Comit Especial, un contrato
para la prestacin de este servicio, sobre la base de la legislacin de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado.

En este contrato deber figurar, necesariamente, la obligacin del experto independiente, de
guardar confidencialidad sobre la informacin a la que tenga acceso con motivo del servicio.

8 LOS ASESORES

8.1 Asesores independientes

La Entidad podr contratar, mediante el proceso de adjudicacin de menor cuanta, asesores
independientes, sean personas naturales o jurdicas, distintos de los miembros del Comit Especial,
con los que suscribir un contrato, con las mismas condiciones reguladas en los contratos de los
expertos independientes tales como de guardar confidencialidad respecto de toda informacin a la
que tengan acceso con motivo de la asesora que prestarn.

Asimismo, la persona jurdica designar a las personas naturales que practicarn la asesora.

8.2 Los Asesores de la Entidad

Durante el desempeo de su encargo, el Comit Especial est facultado para solicitar el apoyo de
cualquiera de las dependencias de la Entidad, la que estar obligada a prestarlo, bajo
responsabilidad.

NOTAS PARA RECORDAR

Los expertos independientes son personas naturales o jurdicas especializadas en la materia
objeto del proceso de seleccin. Cuando sea una persona jurdica esta deber designar a la
persona que lo representar, el giro principal de su negocio deber estar vinculado
necesariamente con la materia objeto del proceso de seleccin.
La Entidad mediante un proceso de menor cuanta (MC) elige a los expertos independientes
con quien suscribir un contrato para la prestacin de este servicio, siendo responsable
solidario de las decisiones adoptadas. Tambin figurara la obligacin, de guardar
confidencialidad sobre la informacin a la que tenga acceso con motivo del servicio.
En caso de determinarse responsabilidad en los expertos independientes que participen en el
Comit Especial, sean estos personas naturales o jurdicas, el hecho se comunicar al
Tribunal del Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado para que de
encontrarlos responsables se les incluya en el Registro de Inhabilitados para Contratar con
el Estado.


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A EJERCITARNOS

Cul es la funcin de un experto independiente en el Comit Especial?

Establezca la diferencia entre un experto independiente y un asesor.

Establezca la diferencia entre un asesor independiente y un asesor de la Entidad.

9 FUNCIONAMIENTO DEL COMIT ESPECIAL

9.1 La Instalacin y las Actas

El Comit Especial deber instalarse en forma inmediata a su designacin a efecto de cumplir con
el encargo recibido, en forma oportuna.

La legislacin no establece el alcance del trmino Forma inmediata, de manera que podemos
entenderlo: en cuanto sea posible, despus de notificada la resolucin que los designe.

La legislacin especifica que los actos del Comit Especial debern figurar en actas que,
debidamente suscritas, quedan en poder de la Entidad. La fundamentacin del o de los votos
discrepantes se har constar en el acta.

El Art. 11 del Reglamento establece que toda entidad contar con un libro de actas de licitaciones
pblicas (LP), concursos pblicos (CP), adjudicaciones directas pblicas (ADP) y adjudicaciones
directas selectivas (ADS) o con un libro de actas para cada proceso de seleccin, debidamente
legalizado, el mismo que podr ser llevado en hojas mecanizadas.

Facultativamente, tambin podr incluir las actas de las adjudicaciones de menor cuanta o contar
con un libro de actas para este tipo de procesos.

La legislacin no dice:
Quien debe guardar estas actas, si el propio Comit o dependencia encargada de las
adquisiciones
Si se puede fundamentar los votos que no sean discrepantes.


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Sobre el particular, estimamos que quien deba guardar ese libro de actas sea la dependencia
encargada de las adquisiciones; y por ltimo que se puede obviamente fundamentar cualquier voto
sea discrepante o no.

1.2 El Qurum y los Acuerdos

El qurum para el funcionamiento del Comit Especial, cualquiera que sea el nmero de sus
integrantes se realiza con la presencia de la totalidad de los miembros. En casos de ausencia
justificada, asisten los suplentes. En el caso de los acuerdos vlidos estos se adoptan por mayora o
unanimidad.

En caso de ser por mayora, ella se logra con los votos que alcancen el nmero entero inmediato
superior a la mitad del total de sus integrantes. De este modo, si son cinco los miembros, el qurum
para adoptar la decisin es de tres (3) votos a favor y si son tres, dicho qurum ser de dos (2)
miembros.

10 ALCANCES DE LOS COMITES ESPECIALES

10.1 Comit Especial para uno o varios procedimientos

El Titular del Pliego o la mxima autoridad Administrativa de la Entidad pueden designar un
Comit Especial para mas de un proceso de seleccin, siempre que as lo establezca la resolucin
que formaliza el encargo y se cumplan las condiciones sealadas en la legislacin.

11 El Comit Especial Permanente

En el caso de adjudicaciones directas y adjudicaciones de menor cuanta, se podr designar un
Comit Especial permanente, para que se ocupe de conducir los procesos de seleccin de esa
naturaleza. La introduccin de la palabra podr le da el carcter de facultativos a estos comits.

11.1 Excepciones al alcance del Comit Especial Permanente

La legislacin precisa los casos de los procesos de seleccin que no pueden ser conducidos por el
Comit Especial permanente y que son los siguientes:

Cuando se trate de procesos de adquisiciones entre entidades del Sector Pblico, de acuerdo a
los criterios de economa.

Para contratar servicios pblicos sujetos a tarifas cuando estas sean nicas.

Cuando se trate de adquisiciones con carcter de secreto militar o de orden interno, por parte de
las Fuerzas Armadas y la Polica Nacional conforme a Ley.

Por las Misiones del Servicio Exterior de la Repblica

Cuando se trate de bienes o servicios que no admiten sustitutos


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Para prorrogar el plazo de los contratos de arrendamiento de inmuebles ocupados por la
Entidad, siempre y cuando la renta no se incremente en una tasa mayor al crecimiento del
ndice general de precios al por mayor

Para los servicios personalsimos

En general, los procesos de adquisicin no sujetos a Licitacin Pblica y Concurso Pblico.

En el supuesto de que una Licitacin Pblica o un Concurso Pblico sean declarados desiertos
en dos oportunidades.

12 DIFERENCIAS ENTRE LAS FUNCIONES DEL COMIT ESPECIAL Y LAS DEL
ORGANO ENCARGADO DE LAS ADQUISICIONES (LOGSTICA O
ABASTECIMIENTO)

12.1 Las del rgano Encargado de las Adquisiciones

El rgano encargado de las adquisiciones ya sea ste la Oficina de Logstica o la de
Abastecimientos, se encarga, como dice indirectamente la legislacin en el Art. 37 del Reglamento
tiene por funcin entregar al Comit Especial los documentos en que conste la descripcin y
especificaciones tcnicas de lo que se va a adquirir o construir, as como toda la informacin
tcnica y econmica que pueda servirle para cumplir su funcin.

Obviamente que cuando se trata por ejemplo de adquirir equipos electromecnicos o construir
edificaciones, el rgano encargado de las adquisiciones no va a formular las especificaciones
tcnicas ni la informacin econmica relativa a estos tpicos sino que sern las dependencias
tcnicas en cada materia las que las formulen para lo cual el rgano encargado de las adquisiciones
las requerir. Pero es obligacin de esta oficina contar con esos instrumentos y remitirlos al Comit
Especial para el procesamiento de la adquisicin.

12.2 El Comit Especial

Recibida del rgano encargado de las adquisiciones la documentacin a la que se refiere el prrafo
anterior, el Comit Especial proceder a elaborar las Bases del proceso de seleccin. Si el
expediente enviado por la oficina de adquisiciones adolece de alguna informacin necesaria para
elaborar las Bases, el Comit Especial la solicitara a dicho rgano.

13 PRRROGAS Y POSTERGACIONES EN LOS PROCESOS DE SELECCIN

Por razones debidamente justificadas podr prorrogarse, con aviso a los postores el o los actos de
apertura de sobres y otorgamiento de la Buena Pro. Esto se har por acuerdo del Comit Especial.

En cualquiera de las etapas del proceso puede darse estas prrrogas.

Las prrrogas debern comunicarse de manera oportuna a la Entidad.


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Debern publicarse en el Diario Oficial y a criterio de la Entidad
2
Y en uno de circulacin nacional
o en uno de circulacin local, slo en los casos de licitacin pblica, concurso pblico y
adjudicacin directa pblica.

14 CANCELACIN DEL PROCESO DE SELECCIN

En cualquier estado del proceso de seleccin, hasta antes del otorgamiento de la buena, la entidad
que lo convoca puede cancelarlo

Por razones de fuerza mayor o caso fortuito

Cuando desaparezca la necesidad de adquirir o contratar.

Cuando existiendo la necesidad, el presupuesto asignado deba destinarse a otros propsitos de
emergencia declarados expresamente.

En estos casos la Entidad debe devolver el costo de las Bases a quienes las adquirieron, en un plazo
de cinco (5) das posteriores a la fecha de notificacin, previa presentacin del recibo de
adquisicin de ellas.

Se formaliza la cancelacin del proceso mediante resolucin o acuerdo debidamente sustentado,
del mismo o superior nivel de aquel que dio inicio al expediente de adquisicin.

Cuando la Entidad decida la cancelacin del proceso de seleccin, deber comunicar su decisin
dentro del da siguiente de haberla adoptado, al Comit Especial, expresando el motivo de la
cancelacin. Dicha cancelacin deber comunicarse del mismo modo que se hizo la convocatoria.

NOTAS

El Comit Especial deber instalarse en forma inmediata a su designacin.

Los actos del Comit Especial debern figurar en actas, las que quedan en poder de la
entidad. Toda entidad debe contar con un libro de actas por cada tipo de proceso de
seleccin.

Para el funcionamiento del Comit Especial debern estar todos los integrantes. Los
acuerdos se toman por unanimidad o por mayora alcanzando el nmero entero
inmediato a la mitad del total de los integrantes. (2 de 3 y 3 de 5)

Para adjudicaciones directas y adjudicaciones de menor cuantia se designara un Comit
Especial permanente.

A EJERCITARNOS

Para que no es competente un Comit Especial?

2
Conforme a lo dispuesto en el Art. 76 del Reglamento

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Qu diferencia hay entre un Comit Especial permanente y uno no permanente?

Qu es el rgano encargado de las adquisiciones en la entidad del Estado?

Qu diferencia existe entre las funciones que realiza el Comit Especial y el rgano encargado de
las adquisiciones de una entidad del Estado?

15 ETAPA DE CONSULTAS Y OBSERVACIONES A LAS BASES

Las consultas y observaciones se dirigen en forma escrita al Comit Especial

15.1 Acoge las Observaciones

Si el comit acoge las observaciones deber notificar tal decisin y las modificaciones a todos los
adquirientes al da siguiente de su adopcin. Sin dicha notificacin el pronunciamiento no obligar
a las partes y finalmente no podr integrarse al proceso las correcciones generadas.

16 No Acoge las observaciones

En caso que el Comit Especial no acoja las observaciones presentadas a las bases, estas debern
ser elevadas al CONSUCODE, junto con las bases y todo lo actuado en el procedimiento de
seleccin, a fin de que este decida sobre las mismas. Para lo cual el adquiriente de Bases luego de
haber sido notificado deber cumplir con hacer el pago de la tasa correspondiente as como remitir
al Comit Especial el comprobante de pago de la Tasa previsto en el Texto nico de
Procedimientos Administrativos del CONSUCODE, dentro del plazo de cuarenta y ocho (48) horas.


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Una vez, que cumple con remitir el documento que contiene el pago de la tasa, el Comit Especial
deber elaborar un Informe Tcnico y dirigirlo al CONSUCODE junto con los dems documentos,
con la finalidad de que este se pronuncie en un plazo de (5) cinco das.

PARA TENER EN CUENTA

ADJUDICACIONES DE MENOR CUANTA

Los proceso de adjudicacin de menor cuanta se convocan para:
Para la Adquisicin y suministro o arrendamiento de bienes, as como para la contratacin de
servicios en general, servicios de consultora y ejecucin de obras cuyos montos sean inferiores a la
dcima parte del lmite mnimo establecido por la Ley Anual de Presupuesto (ao 2004):

Obras, menos de 90,000 soles.
(bienes y suministros, arrendamiento financiero o leasing, menos 35,000 soles
Servicios y consultora, contratos de arrendamiento y de seguros, menos de 15,000 soles
En el caso de ejecucin de obras en las que se invite a uno o ms postores, si el monto del valor
referencial es igual o mayor a 10 UIT se notificar a PROMPYME. y al CONSUCODE
3

En el caso de bienes y suministros as como el de contratacin de servicios y consultora, si el
valor referencial es igual o mayor de 4 UIT, tambin se comunicar al CONSUCODE y a
PROMPYME, la que se encargar de difundir la comunicacin entre las pequeas y
microempresas.

Las Bases.- Adquisicin de Bienes y Contratacin de Servicios
Las Bases para la Adjudicacin de menor cuanta, para la adquisicin bienes o contratacin de
servicios contienen las especificaciones tcnicas, caractersticas, cantidades y calidades de los
bienes o servicios a adquirirse o contratarse. La entrega o comunicacin de las Bases ser gratuita.

En el caso de Ejecucin de obras, las Bases contiene las especificaciones tcnicas, los trminos de
referencia, el mtodo y los factores de evaluacin establecidos por la Entidad. Los proveedores
interesados comprarn las Bases en el lugar establecido en la convocatoria.
4

La Convocatoria.- Adquisicin de Bienes y Contratacin de Servicios
La convocatoria se realiza mediante convocatoria que puede ser a uno o ms postores, en atencin a
la oportunidad, al monto, y la complejidad, envergadura o sofisticacin de la adquisicin o
contratacin. La invitacin se cursa por cualquier medio de comunicacin escrita, incluyendo
facsmil o el correo electrnico

Presentacin de la propuesta.- Adquisicin de Bienes y Contratacin de Servicios
Se presentar dentro del plazo establecido en las Bases y por cualquier medio de comunicacin
escrita incluyendo facsmil y correo electrnico.

Evaluacin de propuestas.- Adquisicin de bienes y contratacin de servicios
Se siguen, las reglas establecidas en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su
reglamento siendo suficiente, en cualquier caso, la evaluacin favorable de la propuesta sobre el
bien o servicio que satisfaga las especificaciones de las Bases
Notificacin de la buena pro.- Adquisicin de bienes y contratacin de servicios.

3
Art. 93 y 100 del Reglamento.- Publicacin de CONSUCODE 2003
4
Art. 99 del Reglamento

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Se har por los mismos medios por los que fue cursada la invitacin, o con la expedicin de la
orden de compra. En cualquier caso, el contrato se formalizar con la recepcin de la notificacin
del otorgamiento de la buena pro. Cuando corresponda se notificar al CONSUCODE y a
PROMPYME.

Adquisiciones y Contrataciones con cargo al Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para
Caja Chica
Las adquisiciones y contrataciones con cargo a estos fondos, cuando sean necesarias y justificadas y
estn de acuerdo a las normas de Tesorera, se realizarn mediante acciones directas no
encontrndose sujetas al cumplimiento de los requisitos de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado.

Estas adquisiciones o contrataciones no programables se harn por un monto que no supere una
UIT vigente a la fecha de la contratacin o adquisicin, las mismas que se sustentarn en los
comprobantes de pago emitidos conforme a las normas vigentes.

17 OBSERVACIONES DEL AUTOR

Como aspectos criticables no toda obra es perfecta- tenemos por ejemplo el caso de exoneracin
por servicios personalsimos en los que la ley obliga a seguir el proceso de adjudicacin de menor
cuanta, cuando no era necesario dicho procedimiento y en general no lo es para los casos de
exoneracin, cuya tramitacin debe tratarse con mayor rigor.

Tratndose por ejemplo de la adquisicin de computadoras o de partes de ellas, los especialistas en
la materia debieran ser absolutamente responsables por las especificaciones tcnicas, que son parte
de las bases cuya elaboracin a la postre genera responsabilidad de todos los miembros del Comit,
aunque algunos sean absolutamente legos en la materia. De esta manera se est exigiendo al
miembro lego, lo que en derecho se denomina un imposible fsico

A mi juicio entonces, debiera asignarse responsabilidades a los miembros, por las acciones u
omisiones relativas a su profesin u oficio y no a todos por igual, porque eso y no otra cosa es la
responsabilidad solidaria. Yo he presenciado situaciones en las que las Auditorias Internas o
Contraloras han responsabilizado al Comit por la mala seleccin de una mquina determinada, de
la cual el abogado ni el contador miembros del mismo- no saban ni podan saber absolutamente
nada. Y as hay infinidad de casos.

18 CONCLUSIONES

El Comit Especial esta integrado por funcionarios de la entidad as como por expertos
independientes con conocimientos del objeto del proceso de seleccin. Uno de los miembros
deber pertenecer necesariamente a la administracin de la entidad (Direccin de
Administracin, Gerencia de Administracin o departamento de Administracin, Divisin de
administracin, etc.)

El Comit Especial acta en forma colegiada y es autnomo en sus decisiones, las cuales no
requieren ratificacin alguna de parte de la Entidad


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Funciones y competencias del Comit Especial
Elaborar las bases
Convocar el proceso
Absolver las consultas
Resolver observaciones
Recibir ofertas
Evaluar propuestas
Otorgar la buena pro

El titular del Pliego de la Entidad o la mxima autoridad administrativa de la entidad designar
a los miembros de los Comits Especiales mediante resolucin en la cual se indicar
1) el nmero de miembros
2) sus nombres y apellidos
3) quien actuar como presidente, ya sean de la Entidad o expertos de otra Entidad del
Estado, o expertos independientes
4) Tambin se designar en dicha resolucin a los miembros suplentes en un nmero igual a
los titulares

Se podr designar un Comit Especial Permanente en el caso de:
1) adjudicaciones directas
2) adjudicaciones de menor cuanta

Los expertos independientes son personas naturales o jurdicas especializadas en la materia
objeto del proceso de seleccin.

La entidad mediante un proceso de menor cuanta (MC) elige con los expertos independientes
con quien suscribir un contrato para la prestacin de este servicio.

La Entidad podr contratar, mediante el proceso de adjudicacin de menor cuanta, asesores
independientes, sean personas naturales o jurdicas, distintos de los miembros del Comit
Especial

Para elaborar las bases administrativas el Comit Especial debe considerar:
Los documentos en que consten la descripcin y especificaciones tcnicas de los bienes,
servicios u obras
La informacin tcnica y econmica que pueda servir a ese objeto

La legislacin precisa los casos de los procesos de seleccin que no pueden ser conducidos por
el Comit Especial permanente y que son los siguientes:
1.- Procesos exonerados que se hacen por menor cuanta.
2.- Procesos declarados desiertos en adjudicacin directa, directa pblica y directa selectiva.
3.- Adquisiciones de caja chica.
4.- Cuando el proceso de adquisicin tiene un precio fijado por cotizacin internacional y quede
vlida una sola oferta.
5.- Cuando se trate de bienes o servicios que no admiten sustitutos
6.- Para prorrogar el plazo de los contratos de arrendamiento de inmuebles ocupados por la Entidad,
siempre y cuando la renta no se incremente en una tasa mayor al crecimiento del ndice general de
precios al por mayor.
7.- Para los servicios personalsimos
8.- En general, los procesos de adquisicin no sujetos a Licitacin Pblica y Concurso Pblico.
9.- En el supuesto de que una Licitacin Pblica o un Concurso Pblico sean declarados desiertos
en dos oportunidades.


18/ 21

El Comit Especial cesa en sus funciones cuando el otorgamiento de la Buena Pro queda
consentido, administrativamente firme o cuando se produce la cancelacin del proceso.

CASOS PARA RESOLVER

CASO 1

El Programa de Atencin al Usuario de Salud (PAUS) ha decidido comprar un equipo
industrial de cocina valorizado aproximadamente en 800,000 . Esta adquisicin se
encuentra contemplada en el Plan Anual de Adquisiciones. Consecuentemente, la Gerencia
General, dispone que se lleve a cabo el Proceso de Licitacin Pblica para lo cual
comunica al Director Ejecutivo, mxima autoridad y titular del pliego, envindole el proyecto
de resolucin para el nombramiento del Comit Especial que se encargue de conducir esta
adquisicin, el mismo, que por tratarse de una adquisicin, no sofisticada lo integrarn tres (
3 ) miembros. Dos de la Entidad y un experto independiente. Resultan nombrados los
funcionarios Felipe Perez Jefe del Departamento de Logstica, Andrs Arenales, Jefe del
Departamento Tcnico y el Ingeniero Jorge Solidoro, consultor independiente.

La Oficina de Logstica enva el expediente de compra con las especificaciones tcnicas de
la misma, al Comit Especial para que elabore las Bases. El Comit Especial se rene con
la totalidad de sus miembros, se instala y procede a formular las Bases, en las que se
contempla el Calendario del Proceso y remite lo actuado a la Gerencia Administrativa,
entidad que en funcin del monto referencial, es la encargada de la aprobacin de las
mismas, la cual, con la expedicin de la resolucin correspondiente, aprueba las Bases y
devuelve el expediente al Comit Especial. El Comit al elaborar las Bases tiene que tener
en cuenta los requisitos mnimos que ellas deben tener, de acuerdo a ley.

Posteriormente, el Comit procede a la convocatoria mediante la publicacin de avisos del
modo y forma en que lo dispone la Directiva 011-2001/CONSUCODE/PRE sobre
Publicacin de Avisos referidos a Procesos de Seleccin.

De acuerdo al Calendario del Proceso se inicia la venta de las Bases que se extender
hasta un da despus de haber quedado integradas las mismas.

Durante el plazo de venta de Bases, el procedimiento sigue su curso de manera que el
adquiriente de bases que las compra se incorpora al proceso en la etapa en la que ste se
encontrare.

Adquieren las Bases los siguientes personas ABC Industrial, Panaderas Unidas SRL,
los Ingenieros Jaime Vela Patio y Asociados, en consorcio con Distribuidores e
importadores

Posteriormente viene la etapa de presentacin de consultas, las mismas que son absueltas
por el Comit Especial (todos los adquirientes de Bases formulan consultas)
5

Dos adquirientes de Bases Panaderas Unidas SRL y el Consorcio Vela Patio-
Distribuidores e importadores formula observaciones a las Bases,
6
estimando el Comit que
ninguna de ellas resulta fundada porque dicho colegiado estima que no se refieren al

5
Panaderas Unidas pregunta si las cocinas irn empotradas o la pared y el Consorcio pregunta si las celadas
de las marmitas pueden ser de aleaciones fuertes que no sean hacer.
6
Que las Bases no definen claramente los rangos de puntuacin a la capacidad del distribuidor (Panaderas
Unidas) y que el valor referencial es muy pequeo( Consorcio)

19/ 21

incumplimiento de las condiciones mnimas que deben cumplir las Bases y porque de
acuerdo a lo estipulado en el Art. 28 de la Ley, slo se pueden plantear observaciones a las
Bases cuando ello ocurre.

En vista de lo sucedido y en el plazo sealado, el Comit eleva el expediente con las
observaciones al CONSUCODE, el mismo que las tramita de acuerdo a ley, declarando
fundada la observacin de Panaderas Unidas e infundada la observacin del consorcio.
Devuelve el expediente al Comit Especial y este, en el plazo sealado en el calendario
procede a integrar las Bases con la observacin aceptada , lo que comunica a todos los
postores, de modo que desde aquel momento, las Bases integradas son las bases del
procedimiento de adquisicin. El da fijado para el acto pblico, el Notario Pblico, (Juez
de Paz) en el Libro abierto especialmente para licitaciones, concursos pblicos y
adjudicaciones directas pblicas que ha abierto la Entidad, asienta: a.- Nmero de
procedimiento de adquisicin, b.-Nmero de resolucin que nombra al Comit Ejecutivo,
con sus nombres y cargos correspondientes. Posteriormente el presidente del Comit llama
uno por uno a los postores (que han comprado las Bases) los mismos que van dejando sus
dos sobres cerrados, con dos copias, que contienen las propuestas tcnica y econmica
respectivamente. El Notario consigna en el acta los nombres de los adquirientes de Bases
que han entregado sus sobres.

En seguida el Comit procede a abrir los sobres que se encuentran cerrados y a verificar
que los documentos de la propuesta tcnica se encuentren de acuerdo a lo solicitado por
las Bases. En esa verificacin se comprueba que el Consorcio conformado por el Ing.Vela
Patio y la Cia Distribuidores e Importadores no ha acompaado la promesa formal de
consorcio a la que se refiere el Art. 37 de la Ley.
7
Por tratarse de un documento
subsanable, que no modifica el alcance de la propuesta tcnica el Comit otorga al
adquiriente de Bases un plazo de dos ( 2 ) das para que subsane la omisin, cosa que
cumple dentro del plazo citado.

En este momento el Comit, de acuerdo con los parmetros establecidos en la Bases,
procede a la calificacin de las propuestas tcnicas, cuyo resultado es consignado por el
Notario en el Acta.

Habiendo los postores obtenido el puntaje requerido para pasar a la evaluacin econmica
de sus propuestas, el Comit procede a ello, consignndose el resultado de la misma en el
Acta. Realizados los clculos resulta con mejor puntaje total el postor Panaderas Unidas
SRL, a quien el Comit otorga la Buena Pro, lo que asentado en el acta, la cual es leda
por el Notario y sin observaciones es suscrita por el propio, Notario, los miembros del
Comit Especial y los postores que lo deseen. Se levanta la sesin y se cita al postor
ganador para que en el plazo de ley se acerque a suscribir el contrato.

El Comit Especial, estando a lo dispuesto en el Art.76 del Reglamento manda a publicar
el otorgamiento de la Buena Pro, con arreglo a las normas contenidas en la Directiva 011-
2001/CONSUCODE/PRE, ya citada. Dicha buena pro queda consentida si pasados los
cinco das el otro postor que no la obtuvo, no la impugna
8
; lo que as ocurri por lo que con
posterioridad al transcurso del plazo, se cit al ganador para que suscriba el contrato con
sujecin a lo dispuesto en el Art. 118, inc. 2, cosa que tambin hizo.

7
Por lo tanto no se ha sealado la participacin con la que cada consorciado concurre ni quien es el
representante del consorcio.
8
Art. 54 de la Ley

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Dinmica Pedaggica

El taller se compone de 9 participantes. 3 de ellos conforman el Comit Especial, que
formula las Bases. 2 a los postores que formulan las consultas y observaciones. 3 a los
miembros del Tribunal que conocer de las observaciones. Por ltimo 1 de los participantes
dirigir el ejercicio. Para el ejercicio los participantes debern tener en cuenta, principal
pero no nicamente, lo dispuesto en los Arts. 17 y 23 de la Ley. El captulo I del Ttulo II
del Reglamento y la Directiva sobre Publicacin de Avisos referidos a Procesos de
Seleccin. Dictada por CONSUCODE.

Que se espera de estos trabajos en grupo:

Se espera de estos talleres de dinmica grupal:
Que los operadores (funcionarios que van a aplicar la ley) entiendan la importancia de
la labor que realizan cuando preparan trminos de referencia, bases, etc, en beneficio
del Estado y del publico
Que los operadores internalicen (aprendan) a manejar le legislacin.
Que los funcionarios que van a manejar la legislacin vayan adquiriendo experiencia de
modo que el trabajo se haga cada vez ms rpido y seguro.
Que dichos funcionarios transmitan al personal que no ha podido asistir al taller, los
conocimientos adquiridos de manera que el taller tenga efecto multiplicador

CASO 2
Objeto : Compra de tiles de Escritorio
Monto referencial : 34,000 Nuevos soles
Tipo de Proceso : Adjudicacin de Menor cuanta.
1

Emitida la orden por la Direccin de Administracin, la Oficina de Logstica prepara las
especificaciones tcnicas las mismas que son enviadas al Comit Especial Permanente al
que se refieren los Arts. 23 y 17 de la Ley, el mismo que tenindolos en cuenta elabora
las Bases, levantando un acta en la que conste la aprobacin de las bases, tanto por el
Comit cuanto por la Autoridad Administrativa designada para tal fin, dentro de las cuales
se encuentra el Calendarios del proceso y decide llamar a los tres nicos proveedores
de la localidad, que son El Escritorio S.A., El Lapicero SRL la Librera poca EIRL . La
convocatoria se realiza por facsmil invitando a los proveedores a participar y envindoles
las Bases. Asimismo se cursa la invitacin correspondiente a PROMPYME y se avisa al
CONSUCODE, del modo y forma que prev la ley
2

Los proveedores hacen llegar sus propuestas en un sobre cerrado con la informacin
tcnica y econmica, dentro del plazo que seala el Calendario y se rene el Comit
Especial Permanente analiza las propuestas. Todas ellas satisfacen las especificaciones de
las Bases por lo que se procede a la evaluacin econmica
2
Hay que anotar que no se
present ninguna propuesta como resultado del aviso remitido a PROMPYME
3

1
Son procesos que por su monto menor se tramitan con menos formalidades y mas aceleradamente
2
Art.93, segundo prrafo del Reglamento
3
Es menester enviar a PROMPYME, con la Notificacin, las Bases del proceso, con el calendario del mismo


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Analizadas las posturas econmicas se establece que la mejor oferta es la de El Lapicero
SRL por 32,500 Nuevos soles.

El Comit procede a redactar el acta de otorgamiento de la Buena Pro, la misma que es
suscrita por los miembros del Comit Especial Permanente
4
. Inmediatamente se notifica a
los proveedores participantes el otorgamiento de la Buena Pro, citando al ganador a la
suscripcin del contrato donde debe figurar el calendario de entregas de materiales y el de
pagos. Igualmente, como corresponde, se notifica el otorgamiento de la Buena Pro a
PROMPYME y al CONSUCODE
5
. Una vez suscrito el contrato se inicia su ejecucin.
6

Dinmica Pedaggica

Participan 9 personas. 1 de la Oficina de Logstica que elaborar el Expediente Tcnico. 3
son el Comit Especial Permanente que elabora las Bases, 3 son los postores que
presentan su propuesta y 1, el Director del Ejercicio.
Los participantes en el taller deben tener en cuenta principal, pero no nicamente, lo
dispuesto en el Art. 17 de la Ley y en el Captulo V del Ttulo II del Reglamento.

4
Todos los actos del Comit, deben constar en las correspondientes actas
5
Art. 96 del Reglamento
6
Sin embargo, el Art.96 del Reglamento proclama que en cualquier caso el contrato se formaliza con la
recepcin por postor ganador de la notificacin de haber obtenido la buena pro. En este sentido, a tenor de lo
expresado, el contrato no se formaliza con la firma del mismo por las partes

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