Reglamento de Cobranzas y Recuperaciones

Objetivo
Facilitar a todo el personal de la Edpyme Solidaridad los conocimientos bsicos para tener una accin preventiva y una reaccin oportuna, sobre la base de un procedimiento establecido, cuando ocurra un rompimiento en el ciclo crediticio. Promover el concepto de la recuperacin como una labor conjunta del personal de la Edpyme Solidaridad, clientes y personal!.

"lcance
#nidad de $egocios
%erente de $egocios &e'es Regionales Coordinadores de Cr(ditos &e'es de "gencia &e'e de Recuperaciones "nalistas de Cr(ditos %estores de Recuperaciones

#nidad de Contabilidad y Finanzas

)rea de Operaciones

#nidad de *n'ormacin y Riesgos )rea +egal

Procedimiento
Para el proceso de recuperacin de la cartera se debe considerar la in'ormacin y reportes ,ue permita priorizar el monitoreo de los pr(stamos, de acuerdo al riesgo ,ue estos impli,uen. -l procedimiento esta Fases de Recuperacin con'ormado en

Fases de Recuperacin
Analista Pagos Parciales )estor , A*ogado 2. a 83 d0as Protesto de Pagar( y Aviso de Protesto

Asignaci n de Cartera a )estor Co*ran+as

Recuperaci n -udicial

Compromisos de Pago

2do. Requerimiento de pago

8. a 43 d0as 5isitas &e'e "g.6"nalista 7 Notificaci n pase &udicial 2. a 43 d0as !"a #$% Comit& de 'ora

. a / d0as 1er Reque. de Pago

1 a 23 d0as
Aviso preventiv o de Protesto

4. a 13 d0as

9 13 d0as
Condiciones

(nforme Segui. Cr&dito

)arant"as .ipo de proceso

(nforme

Administrativa o Prejudicial

-udicial

Castigos

Castigos

Fases de Recuperacin 7 Primer :ramo cuota vencida . a / d0as

Compromisos de Pago

/so% 0vo. d"a

/so% 0vo. d"a

. a / d0as

/so% 1 a $ d"a

Fases de Recuperacin 7 ;egundo :ramo cuota vencida entre 1 a 23 d0as

Pagos Parciales

2do. Requerimiento de pago

/so% de 0vo al 2$ d"a /so% de 0vo al 2$ d"a /so% de 0vo al 2$ d"a

1 a 23 d0as

/so% de 0vo al 2$ d"a

/so% !"a 12

Fases de Recuperacin 7 :ercer :ramo cuota vencida entre 2. a 43 d0as

Notificaci n del Protesto del Pagar&

N3.AR(A

2. a 83 d0as Protesto de Pagar( y Aviso de Protesto

Fases de Recuperacin 7 :ercer :ramo cuota vencida entre 2. a 43 d0as

Notificaci n del Protesto del Pagar&

N3.AR(A

N3.(4(CAC(3N
8. a 43 d0as 5isitas &e'e "g.6"nalista 7 Notificaci n pase &udicial

5(S(.A% ANA6(S.A 7 -E4E A)ENC(A (N43R'E !E SE)/('(EN.3 !E CRE!(.3

!"a #$% Comit& de 'ora

Fases de Recuperacin 7 8to :ramo cuota vencida entre 4. a 13 d0as

)estiones% 1.8 Co*ran+a !irecta 2.8 Refinanciamientos
Asignaci n de Cartera a )estor Co*ran+as

1.8 Compromisos de pagos y transacciones E9trajudiciales #.8 !aci n en Pago

4. a 13 d0as

Fases de Recuperacin 7 8to :ramo cuota vencida entre 4. a 13 d0as

)ES.(3NES !(REC.AS% acciones de )estiones% seguimiento o recuperaci n administrativa que se sustenta en la presi n de co*ran+a 1.8 Co*ran+a !irecta sostenida so*re el cliente de C(: y a su aval de Pago2.8 yde .ransacci n E9trajudicial de Compromiso ser el caso; al Comit& Administraci n Refinanciamientos acuerda un o'recimiento de pago y estimada capacidad de pago, se y a ;e los miem*ros morosos de A!ECAs; o alno la Refinanciamiento: si se puede establecer un compromiso de pago en de e'ectivo con o sin renuncia de 1.8 Compromisos pagos Coordinador y a losreali+ integrantes morosos del con anterioridad: los intereses 'uturos, <ltima opcin del proceso de negociacin!. )S: con la finalidad de lograr una y transacciones evaluar< su respuesta via*ilidad y lo efectiva que se ejecutar< tradu+ca en un acuerdo pago E9trajudiciales de al 43R'A.3S = inmediato. de ">-C"s o %;, se=Reglamento 'irmar el documento de Reconocimiento de !euda y #.8 !aci n en Pago Refinanciamiento de Cr&dito Compromiso de Pago o Reconocimiento de !euda y .ransacci n E9trajudicial seg<n corresponda. -n el caso de C*, se 'irmar el Reconocimiento de !euda y Promesa /nilateral de Pago !atos 8 requisitos= ;aldo de deuda capital e intereses! %astos de cobranza e?tra@judicial. "utorizacin del &e'e de "gencia "utorizacin del &e'e de Recuperaciones +os niveles de e?oneraciones debe cumplir con los niveles de aprobacin ,ue e?ige el memorandum

4. a 13 d0as

Asignaci n de Cartera a )estor Co*ran+as

Fases de Recuperacin 7 8to :ramo cuota vencida entre 4. a 13 d0as

)estiones% 1.8 Co*ran+a !irecta Se denomina *ienes en !aci n en Pago a aquellos *ienes reci*idos en 2.8 Refinanciamientos pago de una deuda: pudiendo tratarse Compromisos pagos y de *ienes 1.8 inmue*les y,o de mue*les transacciones E9trajudiciales >maquinaria: ve?"culos: etc.@. Requisitos%#.8 !aci n en Pago @ Propiedad del .. o Aval @ 6i*re de grav<menes @ Contratos

4. a 13 d0as

Asignaci n de Cartera a )estor Co*ran+as

Fases de Recuperacin 7 :ercer :ramo cuota vencida entre 2. a 43 d0as

)estiones% 1.8 Co*ran+a !irecta 2.8 Refinanciamientos
Asignaci n de Cartera a )estor Co*ran+as

1.8 Compromisos de pagos y transacciones E9trajudiciales #.8 !aci n en Pago

4. a 13 d0as

Fases de Recuperacin 7 :ercer :ramo cuota vencida entre 2. a 43 d0as

N3.A ('P3R.AN.E% :ener en cuenta la normativa de proteccin al consumidor= .. -nv0o al deudor o su garante de documentos ,ue aparenten ser noti'icaciones o escritos judiciales. A. -nv0o de comunicaciones o llamadas a terceros ajenos a la obligacin, in'ormando sobre la morosidad del consumidor. 2. 5isitas o llamadas tele'nicas en d0as sbados, domingos o 'eriados, o en Boras nocturnas de A3=33 a 3C=33!. 8. Carteles o noti'icaciones en locales di'erentes al domicilio del deudor o del garante. D. #bicar personas dis'razadas o con carteles alusivos a la deuda, o con vestimenta inusual en las inmediaciones del domicilio o del centro de trabajo del deudor por lo menos deben estar a ms de D33 metros!. 4. >i'undir a trav(s de medios de comunicacin nminas de deudores y re,uerimientos de pagos, sin orden judicial. $o se comprende en esta proBibicin la in'ormacin ,ue proporcionan las Centrales Privadas de *n'ormacin de Riesgos ,ue estn reguladas por ley especial, ni la in'ormacin ,ue por normatividad legal proporcione el -stado. C. Cual,uier otra modalidad anloga ,ue est( comprendida en el art0culo anterior y sea considerada como in'raccin por *$>-COP*.

En general: est< pro?i*ido el uso de m&todos de co*ran+a que afecten la *uena reputaci n del consumidor: que atente con la privacidad de su ?ogar: que afecten sus actividades la*orales o su imagen ante terceros.

Fases de Recuperacin 7 Recuperacin &udicial

3*jetivo Conseguir mediante la v"a judicial la recuperaci n de las deudas de los clientes morosos: siempre que las acciones de seguimiento e9trajudicial no ?ayan dado resultado y e9ista facti*ilidad de &9ito en el proceso judicial. 6a recuperaci n final de*er< incluir los gastos: costos y costas del proceso. En el caso que la Edpyme Solidaridad determine el inicio de una acci n judicial: &sta de*e darse asegurando el &9ito procesal: el que finalmente de*e traducirse en una recuperaci n efectiva de la deuda.

Fases de Recuperacin 7 Recuperacin &udicial

Condiciones
..@ Eue el saldo deudor sea mayor a 2 #*:F.G A.@ Eue e?ista evidencia real de bienes a trav(s de los cuales se va a realizar recuperar! la deuda. ;i no cumple, el "sesor +egal de la "gencia debe elaborar el *n'orme de No via*ilidad de Proceso -udicial, ,ue ser remitido al &e'e de Recuperaciones de la O'icina Central para su remisin mensual a la ;H; y una copia se adjuntar al e?pediente de cr(dito. -ste in'orme contendr= ".@ +as acciones pre@judiciales e'ectuadas sobre las ">-C"s, %;, o C*, con 'ecBas, acciones y resultados obtenidos. H.@ -l Ionto de la deuda total, incluyendo intereses y gastos Basta la 'ecBa. C.@ Razones por la cual no se justi'ica el inicio de acciones judiciales. -l %estor de Recuperaciones puede insistir en la cobranza a trav(s de los mecanismos de= %estin de Cobranza >irecta, Re'inanciamiento, :ransaccin -?trajudicial, >acin en Pago.
F.G -n casos e?cepcionales, se podrn iniciar procesos judiciales para a,uellas deudas de saldos menores a 2 #*:, debidamente sustentado por el &e'e de "gencia.

Fases de Recuperacin 7 Recuperacin &udicial @ Procedimiento

(nforme
"cciones Prejudiciales Ionto deuda :otal >etalle de deudas y garant0as en otras --FF Razones de *nicio >emanda

Estudio y Ela*oraci n del E9pediente

..@ -?pediente de Cr(dito ,ue incluya todas las acciones realizadas Basta la 'ecBa A.@ Contrato de Iutuo >inerario 2.@ Pagare protestado 8.@ "dicionar al e?pediente las b<s,uedas realizadas en los di'erentes RRPP 7 RR55 @ Centrales de riesgos 7 ;H; @ Cmara de Comercio, etc. D.@ *n'orme de Factibilidad de Recuperacin &udicial a.@5eri'icacin de la validez del Pagar( b. *n'ormacin del File c.@ Resultados de la visita domiciliaria d.@ Iodalidades de acciones recomendada e.@ :iempo y el costo apro?imado del proceso. 4.@ +a estrategia a seguir puede considerar el inicio de acciones judiciales sobre bienes muebles e inmuebles ,ue Bayan sido veri'icados.

Fases de Recuperacin 7 Recuperacin &udicial @ Procedimiento

.
1.8 Revisi n de la documentaci n y reportes de e9istencia de *ienes >so*re los que va a recaer la medida cautelar de em*argo@. 2.8 6a procedencia de las acciones judiciales de co*ran+a: as" como su efectiva recuperaci n depender< directamente de la documentaci n e informaci n que la sustente. 1.8 6os t"tulos representativos de la o*ligaci n de*e reunir los requisitos esta*lecidos por 6ey. #.8 5erificaci n de la e9istencia de *ienes mue*les >ve?"culos: maquinarias o equipos@ y,o inmue*les inscritos en los Registros de Propiedad $.8 Evaluar y solicitar acciones cautelares so*re dic?os *ienes.

(nvestigaci n Previa

4acti*ilidad !el Proceso

Resultados 'avorables de la investigacin previa. -?pediente prejudicial entregado al -studio de abogados. Pronunciamiento del Asesor 6egal E9terno de las agencias sobre la 'actibilidad del proceso

Fases de Recuperacin 7 Recuperacin &udicial @ Procedimiento

A Con )arant"as Reales a 4avor de la Edpyme
Condiciones ..@ Eue la garant0a se encuentre correctamente inscrita en el registro correspondiente Registro de Propiedad *nmueble, Registro 5eBicular, etc.!. A.@ Eue la garant0a sea realizable ubicacin, rotacin, comercializacin, etc.!. 2.@ Eue el bien no se Baya deteriorado veri'icacin!. Sin )arant"as Reales a 4avor de la Edpyme -?isten dos modalidades de proceso judicial sin garant0a real= 8 Por la 5"a Ejecutiva 8 Por la 5"a de Conocimiento

.ipos de Procesos -udiciales

'edidas Cautelares >Anticipadas o !entro del -uicio

..@ -mbargo en 'orma de >epsito, sobre los bienes muebles e inmuebles no inscritos. A.@ -mbargo en 'orma de *nscripcin sobre los bienes urbanos o veB0culos, con inscripcin en el Registro de Propiedad *nmueble o de Propiedad 5eBicular, seg<n sea el caso. 2.@ ;ecuestro de Hienes

Fases de Recuperacin 7 Recuperacin &udicial @ Procedimiento

!etalles t<cticos para considerar en los Procesos -udiciales >.ips@
1. Antes de notificar la demanda: de*en ?a*erse tra*ado los em*argos. 2. !e*er< notificarse al deudor en todos sus domicilios y centros de tra*ajo. 1. 6a demanda de*er< contener la documentaci n pro*atoria completa. #. .oda f rmula de arreglo con el deudor: una ve+ iniciado el juicio: de*e canali+arse como .ransacci n -udicial: de tal suerte que ante un incumplimiento de las o*ligaciones contra"das: la transacci n se ejecute como si fuera una sentencia ejecutoriada: evitando cualquier demora en su tramitaci n

Fases de Recuperacin 7 Recuperacin &udicial @ Procedimiento

.ipos de Apertura de Procesos -udiciales
6a acci n judicial puede iniciarse con la Acci n cautelar so*re *ienes inmue*les de los titulares y avales a cargo de% @El -efe de la Agencia en su calidad de Representante 6egal @Estudio -ur"dico o A*ogado *ajo la modalidad de Procuradur"a. E9traordinariamente: podr<n demandarse pr&stamos con saldos menores a 1 /(.: siempre que &sta actitud sea favora*le a los intereses y a la imagen institucional. >Auscando el =Efecto ResonanciaB@ E9cepcionalmente: se podr< iniciar acciones judiciales a pr&stamos que no cumplen el requisito de m<s de C2 d"as de atraso. Por consideraciones de orden t&cnico: la visuali+aci n de un pr&stamo que tenga proceso judicial s lo tendr< lugar a partir de los C2 d"as de mora.

Fases de Recuperacin 7 Recuperacin &udicial @ Procedimiento

.ipos de Apertura de Procesos -udiciales
+a accin judicial puede iniciarse con la "ccin cautelar sobre bienes inmuebles de los titulares y avales a cargo de= @-l &e'e de la "gencia en su calidad de Representante +egal @-studio &ur0dico o "bogado bajo la modalidad de Procuradur0a. -?traordinariamente, podrn demandarse pr(stamos con saldos menores a 2 #*:, siempre ,ue (sta actitud sea 'avorable a los intereses y a la imagen institucional. Huscando el J-'ecto ResonanciaK! -?cepcionalmente, se podr iniciar acciones judiciales a pr(stamos ,ue no cumplen el re,uisito de ms de 13 d0as de atraso. Por consideraciones de orden t(cnico, la visualizacin de un pr(stamo ,ue tenga proceso judicial slo tendr lugar a partir de los 13 d0as de mora.

Fases de Recuperacin 7 Recuperacin &udicial @ Procedimiento

Acciones 6egales a Pr&stamos Castigados
+a pol0tica de Castigos de la -dpyme, establece ,ue de evidenciarse mejoras en las posibilidades de recuperacin de deuda de un pr(stamo castigado y siempre y cuando el saldo de capital e?ceda las 2 #*: podrn iniciarse las acciones e?trajudiciales o judiciales ,ue ameriten, siguiendo el procedimiento establecido para un pr(stamo en la condicin de vencido. >e iniciarse una accin judicial, copia de la resolucin de admisin de demanda debe ser enviada al &e'e de Recuperaciones de la O'icina Central
6a conducci n de los procesos judiciales ser< de responsa*ilidad de los asesores legales que contraten cada agencia de la instituci n para este fin: siendo el -efe de Recuperaciones el funcionario de la Edpyme que se encargar< de la supervisi n de los servicios de co*ran+a judicial que prestar<n dic?os asesores.

Fases de Recuperacin 7 Castigos

-l castigo de cr(ditos solamente ser aplicado cuando se Bayan agotado todas las gestiones de recuperacin con resultados in'ructuosos. -n estos casos se deben presentar las evidencias ,ue demuestren la irrecuperabilidad del cr(dito 5er Formato $L 4= Propuesta de Castigos, Formato $L C Relacin de Cr(ditos propuestos para Castigo y Cartilla $L 4!.

C3'(.ES !E '3RA
3A-E.(53%
El Comit& de 'ora se constituye como un espacio de intercam*io de e9periencias y t&cnicas en la prevenci n y recuperaci n de cr&ditos entre los Analista de Cr&ditos: con la finalidad de no repetir los mismos errores y para retro alimentar y ajustar la evaluaci n de los cr&ditos. En tal sentido: el Comit& de 'ora de*er< conce*irse como una ?erramienta de gesti n crediticia en todas las agencias del Programa con la finalidad de prevenir y atenuar el riesgo crediticio: y evaluar el desempeDo de la calidad de cartera por cada Analista de Cr&ditos. Se considera que el Comit& de 'ora tiene como funci n definir Estrategias de recuperaci n: de*iendo tomar en cuenta% 1.8 'anual de Pol"ticas y Procedimiento de Cr&ditos. 2.8 'anual de 'etodolog"a por productos. 1.8 'anual de Control (nterno

C3'(.ES !E '3RA
4/NC(3NES%
1.Evaluar los cr&ditos vencidos anali+ando el nivel de endeudamiento de los clientes y otras causas que originan la morosidad en los clientes. 2.!ecidir el pase para refinanciaci n: Erea legal o castigo del e9pediente 1.Priori+ar y definir las estrategias de recuperaci n de los cr&ditos vencidos o de aquellos que no est<n vencidos: pero presentan seDales de alerta #.6as e9cepciones en las recuperaciones de los cr&ditos morosos como% el orden de prelaci n de la co*ran+a: condonaciones: etc. de*er<n contar con la apro*aci n de la -efatura de Negocios y,o la )erencia )eneral. $.Revisar y actuali+ar la *ase e9terna e interna de morosos.

C3'(.ES !E '3RA
4/NC(3NES%
F.Suspender las colocaciones del Analista de Cr&dito: que superen el promedio de mora de la Agencia: ?asta que redu+ca su morosidad a un nivel acepta*le: previa evaluaci n de su cartera. G.Consultar con la /nidad de (nformaci n y Riesgos u otras <reas que se consideren necesarias para una adecuada toma de decisiones. 0.6levar y mantener actuali+ado el li*ro de Actas del Comit& de 'ora. C.3tras funciones que le sean asignadas 12.Para los casos de morosidad de cuenta interna: la E!P7'E apoyar< en la gesti n de co*ran+a del Comit& de Administraci n y,o coordinador del A!ECA,)S