Workflow

MODELAGEM DE PROCESSOS PARA IMPLEMENTAO DE WORKFLOW: UMA AVALIAO CRTICA
Andr Valadares da Silva
PROGRAMAS DE PS-GRADUAO DE ENGENHARIA DA UNIVERSIDADE NECESSRIOS PARA A OBTENO DO GRAU DE MESTRE EM CINCIAS EM ENGENHARIA DE PRODUO Aprovada por:
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__________________________________________ Prof. Adriano Proena, Dsc.
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__________________________________________ Prof. Francisco Jos de Castro Moura Duarte, Dsc. __________________________________________ Prof. Maria Jos da Costa, Dsc. __________________________________________ Prof. Antnio Juarez S.M. de Alencar, Dsc.
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RIO DE JANEIRO, RJ BRASIL MARO DE 2001
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__________________________________________ Prof. Heitor Mansur Caulliraux, Dsc.
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FEDERAL
DO
RIO
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JANEIRO
COMO
PARTE
DOS
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TESE SUBMETIDA AO CORPO DOCENTE DA COORDENAO DOS REQUISITOS
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SILVA, ANDR VALADARES
Modelagem de Processos para Implementao de Workflow: uma avaliao crtica [Rio de Janeiro] XII, 405 p. 29,7 cm (COPPE/UFRJ. M.Sc., Tese - Universidade Federal do Rio de Janeiro, 1. Modelagem de Processos 2. Workflow I. COPPE/UFRJ 2001
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Engenharia de Produo, 2001)
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II. Ttulo (srie)
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Resumo da Tese apresentada COPPE/UFRJ como parte dos requisitos necessrios
Maro/2001
Orientador: Heitor Mansur Caulliraux Programa: Engenharia de Produo
de Workflow e Modelagem de Processos de Negcio. Apresenta o trabalho desenvolvido pela Workflow Management Coallition (WFMC), entidade empenhada no modelo de referncia para os sistemas de workflow, e um Meta Modelo de processos, que descreve as informaes mnimas que devem ser registradas para a modelagem de fluxos de trabalho. Em seguida, apresentada uma anlise da utilizao de softwares de denominado ARIS Tool Set (IDS SCHEER AG). A partir dessa anlise pode-se avaliar a capacidade desses softwares de permitir a modelagem de processos de acordo com o
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modelagem de processos para modelagem de workflow, tomando como base o software
meta modelo proposto pela WFMC. O trabalho se conclui com a apresentao de um estudo de caso de modelagem de processos visando a implementao de um sistema de workflow utilizando o ARIS Tool Set. iii
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desenvolvimento de padres para a tecnologia de workflow, que desenvolveu um
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Este trabalho apresenta os principais conceitos relacionados Tecnologia
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WORKFLOW: UMA AVALIAO CRTICA
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MODELAGEM DE PROCESSOS PARA IMPLEMENTAO DE
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para a obteno do grau de Mestre em Cincias (M.Sc.)
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Abstract of Thesis presented to COPPE/UFRJ as a partial fulfillment of the requirements for the degree of Master of Science (M.Sc.)
ANALISYS ON MODELING BUSINESS PROCESSES TO IMPLEMENT
March/2001
Department: Production Engineering
This work presents the concepts behind Workflow Technology and (WFMC), an entity engaged on developing patterns for the workflow technology, that built a reference model for workflow systems and a Process Meta Model, describing the business process modeling software is presented, based on software called ARIS Tool Set. From that analisys, the capacity for that kind of software to buid models according to the WFMCs meta model is evaluated. Concluding, its presented a case study on a
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business process modeling effort. The case study presents the aspects of process modeling for workflow implementation, according to the WFMC's meta model.
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basic information needed in order to workflow modeling. In addition, an analisys on
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Business Process Modeling. It presents the work of Workflow Management Coallition
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Advisor: Heitor Mansur Caulliraux
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WORKFLOW SYSTEMS
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Agradecimentos:
dessas informaes neste trabalho. A maioria das concluses aqui apresentadas so resultado da experimentao dos conceitos com base no em um processo real dessa Agradeo tambm IDS Scheer AG, pelo apoio concedido, na forma da disponibilizao de seu software de modelagem de processos, ARIS Toolset para o desenvolvimento de pesquisas na rea de modelagem de processo, atravs do estabelecimento de parcerias acadmicas, atravs das quais a Universidade obtm acesso a softwares para o desenvolvimento de aulas e estudos. desenvolvimento deste trabalho. A IDS tem contribuido significativamente para o empresa.
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concedido, na forma da disponibilizao de informaes e autorizao para divulgao
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Agradeo ao Operador Nacional do Sistema Eltrico (ONS) pelo apoio
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1.3 2
PROCESSOS DE NEGCIO CONHECENDO A ORGANIZAO ...........................................................4
O CICLO DE VIDA DOS PROCESSOS DE NEGCIO .............................................................9
2.2 2.3 2.4 2.5 3
CAPTURA ......................................................................................................................................10 REENGENHARIA ............................................................................................................................10 MELHORIA CONTNUA ..................................................................................................................12 IMPLEMENTAO ..........................................................................................................................11
INTRODUO TECNOLOGIA DE WORKFLOW ................................................................14 3.1 3.2 3.3 3.4 VISO GERAL, CARACTERSTICAS BSICAS E DEFINIO ..............................................................14 TIPOS DE WORKFLOW .....................................................................................................................20 ARQUITETURA DOS SISTEMAS DE WORKFLOW................................................................................25
PADRONIZAO DA TECNOLOGIA DE WORKFLOW........................................................32
4.2
O MODELO DE REFERNCIA DO WFMC .........................................................................................33 Servios de acionamento de workflows (workflow enactment services).............................42 Aplicaes iniciadas pelo workflow (Invoked Applications) ..............................................45 Ferramentas de Administrao e Monitorao (Administration and monitoring tools) .....46 Processos encadeados ........................................................................................................48
4.2.4 4.2.5 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5
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Programing Interface - WAPI)..........................................................................................................51 CONSIDERAES FINAIS SOBRE PADRONIZAO PARA A TECNOLOGIA DE WORKFLOW ..................52
4.4
MODELAGEM DE PROCESSOS................................................................................................56 MODELAGEM DE NEGCIOS ..........................................................................................................56 Introduo ..........................................................................................................................56
5.1
5.1.1
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Modelo hierrquico ............................................................................................................48 Modelo ponto-a-ponto ........................................................................................................49 Interface de Programao de Aplicaes para Workflow (Workflow Application Modelo paralelo de integrao ..........................................................................................49
INTEROPERABILIDADE ENTRE SISTEMAS DE WORKFLOW ................................................................47
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4.2.3
Aplicaes clientes (workflow client application)..............................................................44
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4.2.2
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4.2.1
Ferramentas de definio de processos (process definition tools) ......................................34
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4.1
INTRODUO ................................................................................................................................32
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O DESENVOLVIMENTO DA TECNOLOGIA DE WORKFLOW. .............................................................18
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2.1
INTRODUO ..................................................................................................................................9
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1.2
VISO GERAL DA TESE ....................................................................................................................3
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1.1
CONSIDERAES INICIAIS ...............................................................................................................1
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INTRODUO.................................................................................................................................1
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NDICE DO TEXTO
5.1.2
Arquiteturas de referncia para modelagem de negcios Viso geral............................59

CIMOSA (Open Systems Architecture for CIM) ........................................................................... 60 PERA Purdue Enterprise Reference Architecture ..................................................................... 65
5.1.2.1 5.1.2.2 5.1.2.3
5.2
A ARQUITETURA PARA SISTEMAS INTEGRADOS DE INFORMAO ARIS ...................................68 As Vistas no ARIS ...............................................................................................................70 Os Nveis no ARIS ..............................................................................................................73
5.2.1 5.2.2 5.3 5.4
MODELAGEM DE PROCESSOS COM ARIS TOOL SET .......................................................................82

5.4.1.1 5.4.1.2 5.4.1.3 5.4.1.4 Diagrama de objetivos (Requirements Definition) ....................................................................... 83 Diagrama de tipos de sistemas de aplicao (Application System Type Diagram - design Diagrama de sistemas de aplicao (Application System Diagram - implementation description)
specification) ................................................................................................................................................ 90 92
5.4.2.1 5.4.2.2
Viso geral.................................................................................................................................... 94
5.4.3.1 5.4.3.2
Viso geral.................................................................................................................................. 101
5.4.4
A vista de processos..........................................................................................................105
Cadeia de processos orientada por eventos (eEPC - event driven process chain - Requirements
5.4.4.1 5.4.4.2 5.4.4.3 5.4.4.4
Definition) .................................................................................................................................................. 105 Diagrama de Direitos (Rights Diagram) .................................................................................... 113 Diagrama de Papeis (Role Diagram).......................................................................................... 115
5.4.5 5.4.6
A aplicao das vistas e modelos do ARIS no estudo de caso..........................................121 Personalizao do ARIS Tool Set .....................................................................................122
Easy filter ................................................................................................................................... 122 Aris for MySAP.com ................................................................................................................... 123 Aris Simulation e Aris ABC Filter .............................................................................................. 123 Balanced Score Card Filter........................................................................................................ 123 Standard Filter ........................................................................................................................... 124 Extended Standard Filter............................................................................................................ 124 SAP Filter ................................................................................................................................... 124 Entire Method ............................................................................................................................. 124 Personalizao do ARIS para o estudo de caso.......................................................................... 125
5.4.6.1 5.4.6.2 5.4.6.3 5.4.6.4 5.4.6.5 5.4.6.6 5.4.6.7
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5.4.6.8 5.4.6.9
MODELAGEM DE PROCESSOS PARA IMPLEMENTAO DE WORKFLOW
UTILIZANDO ARIS TOOL SET ..........................................................................................................126 6.1 AUTOMAO DE PROCESSOS A NECESSIDADE DE UMA ABORDAGEM INTEGRADA ...................126
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Integrando as demais vistas atravs do eEPC ............................................................................. 111
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Organograma (Requirements Definition).................................................................................... 101
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5.4.3
Vista de organizao ........................................................................................................101
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O modelo de entidades e relacionamentos (Requirements Definition) ......................................... 97
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5.4.2
A vista de dados..................................................................................................................94
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rvore de funo (Requirements Definition)................................................................................ 85
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5.4.1
Vista de funes..................................................................................................................82
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FERRAMENTAS DE MODELAGEM DE PROCESSOS ............................................................................78
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GIM - GRAI Integrated Methodology .......................................................................................... 62
6.2
PRINCIPAIS ETAPAS PARA MODELAGEM DOS PROCESSOS.............................................................127 Levantamento / estabelecimento dos objetivos da empresa..............................................130 Determinao dos processos alvo ....................................................................................131 Entendimento inicial do processo.....................................................................................131 Modelagem da vista de organizao ................................................................................139 Modelagem da vista de dados...........................................................................................141 WFMC e ARIS Tool Set (resumo) ....................................................................................152
Atividade (Activity) .................................................................................................................... 156 Condies de Transio (Transition conditions) ........................................................................ 158 Dados relevantes para workflow (Workflow relevant data) ........................................................ 159 Aplicaes iniciadas pelo workflow (Invoked applications) ....................................................... 160
6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5 6.2.6 6.2.7 6.2.8
6.2.8.2 6.2.8.3 6.2.8.4 6.2.8.5 6.2.8.6
ESTUDO DE CASO .....................................................................................................................162 7.1 INTRODUO ..............................................................................................................................162 A Equipe ...........................................................................................................................164
7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 8 9 10
OBJETIVOS DO ESTUDO DE CASO .................................................................................................165 METODOLOGIA ...........................................................................................................................166 DESCRIO DAS ATIVIDADES DE LEVANTAMENTO DO PROCESSO DE SOLICITAO DE ACESSO AOS PRINCIPAIS OBSERVAES SOBRE O LEVANTAMENTO DO PROCESSO DE SOLICITAO DE ACESSO ANLISE DOS MODELOS RESULTANTES DO LEVANTAMENTO.......................................................175 CONCLUSO QUANTO AO ESTUDO DE CASO ................................................................................179 FONTES DE INFORMAO PARA A CONSTRUO DO RELATRIO DO ESTUDO DE CASO ................168
AOS SISTEMAS DE TRANSMISSO .........................................................................................................174
ANEXOS........................................................................................................................................191
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REFERNCIA BIBLIOGRAFIA ...............................................................................................187
CONCLUSO...............................................................................................................................181
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SISTEMAS DE TRANSMISSO.................................................................................................................170
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7.1.2
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7.1.1
A Empresa ........................................................................................................................162
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Papel (Role)................................................................................................................................ 157
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6.2.8.1
Definio de Workflow (Workflow type definition) .................................................................... 153
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Modelagem da vista de controle.......................................................................................143
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Modelagem da vista de funes........................................................................................137
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NDICE DE FIGURAS
FIGURA 1 - EXEMPLO DE PROCESSO DE NEGCIO E SUA RELAO COM DIVERSOS DEPARTAMENTOS .........6 FIGURA 2 - CICLO DE VIDA DOS PROCESSOS DE NEGCIO (GEORGAKOPOULOS & TSALGATIDOU, 1997) ...................................................................................................................................................9
FIGURA 5 - AS CINCO CAMADAS DA ARQUITETURA DE WORKFLOW (KOULOPOULOS, 1995)...................27 FIGURA 7 - WORKFLOW REFERENCE MODEL (WFMC, 1995).......................................................................34 FIGURA 8 - PROCESS DEFINITION META MODEL (WFMC, 1995) ...........................................................36 FIGURA 9 - QUATRO TIPO DE PROCESSOS (KOBIELUS, 1997) ...................................................................39 FIGURA 10 - DIVERSAS FORMAS DE IMPLEMENTAO DAS WORKFLOW ENGINES (KOBIELUS, 1997)........43 FIGURA 12 - CHAINED SERVICES MODEL (WFMC, 1995) ........................................................................48 FIGURA 14 - PEER-TO-PEER MODEL (WFMC, 1995) ...................................................................................49 FIGURA 15 - PARALLEL SYNCRONISED MODEL (WFMC, 1995).....................................................................50 FIGURA 17 - O CUBO CIMOSA (VERNADAT, 1995)...............................................................................62 FIGURA 18 - NVEIS E VISES DA ARQUITETURA GIM (VERNADAT, 1995) .............................................64 FIGURA 19 - REDEFINIO DA ARQUITETURA GIM (VERNADAT, 1995) .................................................65 FIGURA 21 - DIVISO DA CAMADA DE ESPECIFICAO (SPECIFICATION LAYER) EM SISTEMAS DE 1995) .................................................................................................................................................68 FIGURA 22. VISO GERAL DA ARQUITETURA ARIS - THE ARIS HOUSE (SCHEER, 1998B)..........................69 FIGURA 23 - MODELO DE PROCESSO (ARIS METHODS, 2000).....................................................................72 FIGURA 24 - REPRESENTAO DO PROCESSO E AS DIVERSAS VISTAS (ARIS METHODS, 2000) ....................72 FIGURA 25 - NVEIS DE MODELAGEM SEGUNDO A ARQUITETURA ARIS (ARIS METHODS, 2000)................75 FIGURA 26 - ARIS PHASE MODEL (SCHEER, 1998A).................................................................................76 FIGURA 28 - ANLISE COMPARATIVA DE FERRAMENTAS DE MODELAGEM - GARTNER GROUP, AGOSTO DE 97. .....................................................................................................................................................79 FIGURA 27 - ARIS PROCEDURAL MODEL (SCHEER, 1998A) ......................................................................77 FIGURA 20 - REPRESENTAO GRFICA DA ARQUITETURA PERA (VERNADAT, 1995) ..........................67
INFORMAO, ARQUITETURA ORGANIZACIONAL E EQUIPAMENTOS DE MANUFATURA (VERNADAT,
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FIGURA 29 - CLASSIFICAO DAS FERRAMENTAS DE MODELAGEM, BASEADA EM CAMEIRA & BASTOS (2000)................................................................................................................................................81
FIGURA 30 - REPRESENTAO DE FUNO NO ARIS TOOL SET ...................................................................83 FIGURA 31 - REPRESENTAO DE OBJETIVO NO ARIS TOOL SET .................................................................84 FIGURA 33 - EXEMPLO DE DIAGRAMA DE OBJETIVOS (SCHEER, 1998B) ....................................................84 FIGURA 32 - REPRESENTAO DE FATOR DE SUCESSO NO ARIS TOOL SET ..................................................84 FIGURA 34 - EXEMPLO DE RVORE DE FUNO (ARIS METHODS, 2000) ....................................................86
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FIGURA 16 - MODELO DE INTEROPERABILIDADE ENTRE SISTEMAS DE WORKFLOW (WFMC, 1995) ............50
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FIGURA 13 - NESTED SUBPROCESS MODEL (WFMC, 1995) .........................................................................48
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FIGURA 11 - INTEGRAO ENTRE SISTEMAS DE WORKFLOW (KOBIELUS, 1997) .......................................44
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FIGURA 6 - TIPOS DE ROTAS DE WORKFLOW (KOULOPOULOS, 1995)......................................................28
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FIGURA 4 - TIPOS DE WORKFLOW (KOULOPOULOS, 1995) ......................................................................23
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FIGURA 3 - EXEMPLO DA INTEGRAO PROMOVIDA PELA TECNOLOGIA DE WORKFLOW..............................15
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FIGURA 35 - DECOMPOSIO DE FUNO ORIENTADA POR PROCESSO (ARIS METHODS, 2000)..................87 FIGURA 36 - DECOMPOSIO DE FUNO ORIENTADA AO PROCESSAMENTO DE UM OBJETO (ARIS METHODS, 2000)................................................................................................................................88 FIGURA 37 - DECOMPOSIO DE FUNO ORIENTADA A EXECUO DE DETERMINADA OPERAO (ARIS METHODS, 2000)................................................................................................................................89
FIGURA 39 - REPRESENTAO DE MODULE TYPE NO ARIS TOOL SET .......................................................91 FIGURA 41 - EXEMPLO DE UM APPLICATION SYSTEM TYPE DIAGRAM (ARIS METHODS, 2000).......................92 FIGURA 42 - EXEMPLO DO OBJETO APPLICATION SYSTEM DO ARIS TOOL SET ...............................................93 FIGURA 43 - EXEMPLO DO OBJETO MODULE NO ARIS TOOL SET .................................................................93 FIGURA 44 - EXEMPLO DE APPLICATION SYSTEM DIAGRAM (ARIS METHODS, 2000) .....................................93 FIGURA 46 - EXEMPLO DE DADOS DE ALTO NVEL UTILIZANDO CLUSTERS DE DADOS (SCHEER, 1998B) ...95 FIGURA 48 - DETALHAMENTO DO OBJETO "CUSTOMER" EM UM EERM ......................................................96 FIGURA 49 - DETALHAMENTO DO OBJETO COMPOSTO "ORDER" EM UM EERM...........................................97 METHODS, 2000)................................................................................................................................98 FIGURA 51 - EXEMPLO DE ERM DESENVOLVIDO COM O ARIS TOOL SET ....................................................99 FIGURA 52 - EXEMPLO DE CARDINALIDADES ENTRE ENTIDADES NO MER (REPRESENTAO SIMPLIFICADA) ........................................................................................................................................................100 FIGURA 53 - EXEMPLO DE CARDINALIDADES ENTRE ENTIDADES NO MER (REPRESENTAO TRADICIONAL) FIGURA 54 - REPRESENTAO DE UNIDADE ORGANIZACIONAL NO ARIS TOOL SET ..................................102 FIGURA 55 - OUTRA FORMA DE REPRESENTAR UNIDADE ORGANIZACIONAL NO ARIS TOOL SET ...............102 FIGURA 56 - REPRESENTAO DE POSITION NO ARIS TOOL SET ................................................................102 FIGURA 57 - REPRESENTAO DE PERSON NO ARIS TOOL SET ..................................................................102 FIGURA 58 - REPRESENTAO DE PERSON TYPE NO ARIS TOOL SET ..........................................................102 FIGURA 59 - EXEMPLO DE ORGANOGRAMA CONTENDO UMA ESTRUTURA DE DEPARTAMENTOS ...............103 FIGURA 60 - EXEMPLO DE ORGANOGRAMA CONTENDO REPRESENTAES DE CARGOS E PESSOAS ............103 FIGURA 61 - EXEMPLO DE ORGANOGRAMA COM A UTILIZAO DO OBJETO PERSON TYPE REPRESENTANDO
PAPIS ASSUMIDOS PELOS PROFISSIONAIS NA EMPRESA ...................................................................104
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FIGURA 62 - REPRESENTAO DE UM EVENTO NO ARIS TOOL SET ...........................................................106 SET...................................................................................................................................................106
FIGURA 63 - EXEMPLO DE PROCESSO DE NEGCIO SIMPLIFICADO, UTILIZANDO A FERRAMENTA ARIS TOOL
FIGURA 64 - EXEMPLO DE PROCESSO UTILIZANDO CONECTORES LGICOS (ARIS METHODS, 2000)..........107 FIGURA 65 - OPERADOR AND PARA EVENTOS CRIANDO FUNES ...........................................................108 FIGURA 66 - OPERADOR OR PARA EVENTOS CRIANDO FUNES ..............................................................108 FIGURA 67 - OPERADOR XOR PARA EVENTOS CRIANDO FUNES ...........................................................108
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........................................................................................................................................................100
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FIGURA 50 - REPRESENTAO DE UM RELACIONAMENTO ENTRE DUAS ENTIDADES NO ARIS TOOL SET (ARIS
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FIGURA 47 - RELACIONAMENTO ENTRE DOIS OBJETOS COMPLEXOS DE DADOS (CLUSTERS) .........................96
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FIGURA 45 - REPRESENTAO DE UM CLUSTER DE DADOS MACRO NO ARIS TOOL SET ...............................95
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FIGURA 40 - REPRESENTAO DE IT FUNCTION TYPE NO ARIS TOOL SET ................................................91
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FIGURA 38 - REPRESENTAO DE APPLICATION SYSTEM TYPE NO ARIS TOOL SET ....................................90
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FIGURA 68 - OPERADOR AND PARA EVENTOS CRIADOS POR FUNES .....................................................109 FIGURA 69 - OPERADOR OR PARA EVENTOS CRIADOS POR FUNES ........................................................109 FIGURA 70 - OPERADOR XOR PARA EVENTOS CRIADOS POR FUNES .....................................................109
FIGURA 74 - OPERADOR AND PARA FUNES CRIADAS POR EVENTOS .....................................................111 FIGURA 76 - REPRESENTAO DE UM DOCUMENTO (INFORMATION CARRIER) NO ARIS TOOL SET .............113 FIGURA 77 - REPRESENTAO DE CLUSTER DE DADOS NO ARIS TOOL SET ................................................113 FIGURA 78 - EXEMPLO DE UMA ATIVIDADE EM UM EEPC UTILIZANDO UM DOCUMENTO DESCRITO POR UM
CLUSTER DE DADOS ..........................................................................................................................113
FIGURA 80 - DESCRIO DOS DIREITOS DE ACESSO DE UMA CONEXO ENTRE UNIDADE ORGANIZACIONAL E FIGURA 81 - REPRESENTAO GRFICA DO OBJETO KNOWLEDGE CATEGORY NO ARIS TOOL SET ..............116 FIGURA 82 - REPRESENTAO GRFICA DO OBJETO AUTORIZATION CONDITION NO ARIS TOOL SET ..........116 FIGURA 84 - MODELOS DISPONVEIS NA VISTA DE PROCESSOS COM A APLICAO DO EASY FILTER ..........123 FIGURA 85 - ALGUNS DOS MODELOS DISPONVEIS NA VISTA DE PROCESSOS DO ARIS COM A APLICAO DO
FILTRO ENTIRE METHOD. .................................................................................................................125
FIGURA 86 - PROCESSO DE MODELAGEM DE NEGCIOS PROPOSTO POR VERNADAT (1995) ..................129 FIGURA 87 - PROPOSTA DE MTODO DE MODELAGEM DE PROCESSOS .......................................................130 FIGURA 89 - PROCESSO DE REQUISIO DE REEMBOLSO. REPRESENTAO PRELIMINAR APS REFINAMENTO ........................................................................................................................................................135 FIGURA 90 - APPLICATION SYSTEM TYPE DIAGRAM PARA O SUBSISTEMA DE TESOURARIA APRESENTADO NO
PROCESSO DE REQUISIO DE REEMBOLSO......................................................................................138
FIGURA 91 - ORGANOGRAMA DA GERNCIA FINANCEIRA, RESPONSVEL PELO PROCESSO DE REQUISIO

DE REEMBOLSO ................................................................................................................................140
FIGURA 92 - MODELO DE DADOS (EERM) QUE DESCREVE O DOCUMENTO NF, REPRESENTADO NO

PROCESSO DE REQUISIO DE REEMBOLSO ......................................................................................142
FIGURA 93 - PROCESSO DE REQUISIO DE REEMBOLSO NA VERSO FINAL..............................................145
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FIGURA 94 - RIGHTS
FIGURA 95 - ROLE DIAGRAM PARA O PROCESSO DE REQUISIO DE REEMBOLSO .......................................152 FIGURA 96 - REVISO DO META MODELO PARA WORKFLOW
PROPOSTO PELO WFMC ...............................153
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DIAGRAM PARA O PROCESSO DE REQUISIO DE REEMBOLSO ...................................151
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FIGURA 88 - MODELO INICIAL DO PROCESSO DE REQUISIO DE REEMBOLSO ..........................................133
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FIGURA 83 - ROLE DIAGRAM (ARIS METHODS, 2000)................................................................................117
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UM CLUSTER DE DADOS NO RIGHTS DIAGRAM ...................................................................................115
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FIGURA 79 - EXEMPLO DE UTILIZAO DO RIGHTS DIAGRAM NO ARIS TOOL SET.......................................114
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FIGURA 75 - ALGUMAS DAS CONEXES POSSVEIS ENTRE UNIDADE ORGANIZACIONAL E FUNO ............112
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FIGURA 73 - OPERADOR XOR PARA FUNES CRIANDO EVENTOS ...........................................................110
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FIGURA 72 - OPERADOR OR PARA FUNES CRIANDO EVENTOS ..............................................................110
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FIGURA 71 - OPERADOR AND PARA FUNES CRIANDO EVENTOS ...........................................................110
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NDICE DE QUADROS
QUADRO 1 - TABELA PARA COMPARAO DOS TIPOS DE WORKFLOW (CRUZ , 1998, KOBIELUS, 1997) .25 QUADRO 2 - RESUMO DOS COMPONENTES DO MODELO DE REFERNCIA PROPOSTO PELO WFMC...............52 QUADRO 3 - RESUMO DOS COMPONENTES DO MODELO DE REFERNCIA PROPOSTO PELO WFMC (CONT.)..53 QUADRO 5 - RESUMO DOS OBJETOS PROPOSTOS PELO WFMC PARA CONSTRUO DE UM MODELO DE QUADRO 4 - RESUMO DOS COMPONENTES DO MODELO DE REFERNCIA PROPOSTO PELO WFMC (CONT.)..54
WORKFLOW EM SEU META MODELO ....................................................................................................55
QUADRO 7 - RESUMO DOS MODELOS APRESENTADOS PARA A MODELAGEM DE WORKFLOW UTILIZANDO O ARIS TOOL SET ................................................................................................................................118 QUADRO 8 - RESUMO DOS MODELOS APRESENTADOS PARA A MODELAGEM DE WORKFLOW UTILIZANDO O ARIS TOOL SET (CONT.) ...................................................................................................................119 ARIS TOOL SET (CONT.) ...................................................................................................................120 ARIS TOOL SET (CONT.) ...................................................................................................................121 QUADROS 11 - ATRIBUTOS DO OBJETO WORKFLOW DEFINITION E SEUS EQUIVALENTES NO ARIS TOOL SET QUADRO 12 - ATRIBUTOS DO OBJETO WORKFLOW DEFINITION E SEUS EQUIVALENTES NO ARIS TOOL SET (CONT.) ............................................................................................................................................154 QUADRO 13 - ATRIBUTOS DO OBJETO WORKFLOW DEFINITION E SEUS EQUIVALENTES NO ARIS TOOL SET QUADRO 14 - ATRIBUTOS DO OBJETO ACTIVITY E SEUS EQUIVALENTES NO ARIS TOOL SET ......................156 QUADRO 16 - ATRIBUTOS DO OBJETO TRANSITION CONDITIONS E SEUS EQUIVALENTES NO ARIS TOOL SET ........................................................................................................................................................158 QUADRO 17 - ATRIBUTOS DO OBJETO WORKFLOW RELEVANT DATA E SEUS EQUIVALENTES NO ARIS TOOL SET ........................................................................................................................................................159 QUADRO 18 - ATRIBUTOS DO OBJETO INVOKED APPLICATIONS E SEUS EQUIVALENTES NO ARIS TOOL SET 160 QUADRO 19 - RESUMO DAS PRINCIPAIS ATIVIDADES PARA REALIZAO DO ESTUDO DE CASO .................173 (CONT.) ............................................................................................................................................155 QUADRO 15 - ATRIBUTOS DO OBJETO ROLE E SEUS EQUIVALENTES NO ARIS TOOL SET ............................157 QUADRO 9 - RESUMO DOS MODELOS APRESENTADOS PARA A MODELAGEM DE WORKFLOW UTILIZANDO O
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QUADRO 10 - RESUMO DOS MODELOS APRESENTADOS PARA A MODELAGEM DE WORKFLOW UTILIZANDO O
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QUADRO 6 - PRINCIPAIS OBJETOS UTILIZADOS PARA A CONSTRUO DE UM EERM...................................98
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mercados de hoje. fcil comprovar essa afirmao atravs da leitura de jornais e revistas especializados em negcios e administrao e atravs de estudos de casos etc. apresentados nos livros que abordam negcios, sistemas de informao, administrao Empresas tradicionais tm modificado radicalmente sua maneira de atuar no mercado, utilizando-se de estratgias de marketing mais agressivas, reduzindo o ciclo de fbricas (geralmente atravs da reconfigurao de seus processos de fabricao, e no com a aquisio de novas mquinas e contratao de novos empregados, como se fazia necessidades de seus clientes, para citar alguns exemplos. sobre essas transformaes, suas origens, suas conseqncias etc. Conforme DAVENPORT (1994), um dos principais motivadores para essas utilizao comercial da Internet tambm tem levado ao surgimento de equipamentos e processos de negcio. Pode-se verificar o incremento sistemtico da capacidade de processamento dos microcomputadores (que se tornam cada vez mais poderosos, ao passo em que diminuem de tamanho); as unidades de armazenamento de dados tm se informaes, e reduzindo o tempo necessrio para recuper-las e disponibiliz-las para o tornado cada vez mais eficientes, armazenando uma quantidade cada vez maior de usurio; sistemas de bancos de dados garantem a consistncia dos dados, enquanto sistemas de Datawarehouse e Datamining transformam esses dados em informaes, gerando anlises que permitem organizao conhecer melhor as necessidades de seus clientes; as empresas, por sua vez, ajustam suas operaes para atender essas necessidades em tempo recorde, lutando para conseguir a fidelidade desses clientes; os clientes passam a dispor de um poder de barganha cada vez maior, tornando-se mais transformaes a Tecnologia da Informao. Tambm como desdobramento desta, a softwares cada vez mais poderosos, criando novas aplicaes para a otimizao dos vida de seus principais produtos, aumentando a velocidade de produo em suas
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Existe hoje uma mirade de autores, com as mais diversas formaes, escrevendo
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antigamente), e se esforando cada vez mais para atender da melhor maneira possvel as
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Est acontecendo uma revoluo na forma de fazer negcios e competir nos
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1.1 Consideraes iniciais
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1 Introduo
exigentes e aprimorando sua capacidade de identificar as ofertas de produtos e servios que melhor atendam suas expectativas. onde o conceito de conectividade h muito se tornou realidade. Redes de computadores, que antes se limitavam s fronteiras impostas pelos prdios onde se instalavam as empresas, hoje j no reconhecem limites; uma empresa pode executar uma anlise (on acessando seus bancos de dados distribudos, a partir de um microcomputador na matriz; equipes de vendedores so capazes de armazenar em seus notebooks, atravs de dia que se inicia; da mesma forma as ordens de vendas geradas em um determinado dia so transferidas para a rede da empresa, atualizando automaticamente a situao das bases de dados em todas as filiais. Ligado a todo esse avano, pode-se acompanhar hoje o crescimento vertiginoso compra e venda de mercadorias, conhecido como e-commerce, seja a realizao de relacionadas execuo de aplicaes via WEB tm se sofisticado cada vez mais, colaborao entre empresas e contribuindo para a extenso do controle dos processos de negcios para alm das fronteiras das organizaes. vertiginosamente a velocidade de circulao da informao e do conhecimento, que por sua vez tm sido destacados entre os ativos mais importantes para as organizaes Capital Intelectual, que tambm se tornam viveis com o apoio da tecnologia da informao. Dentre os conceitos e sistemas que surgem como conseqncia do referido Todo esse poder trazido pela evoluo da tecnologia tem aumentado Na mesma linha, est ocorrendo uma revoluo no campo das telecomunicaes,
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desenvolvimento da tecnologia da informao, o principal a popularizao dos sistemas de workflow. Conforme apresentado por KOULOPOULOS (1995), um sistema de workflow uma ferramenta que permite a anlise pr-ativa, compactao e automao de tarefas e atividades intensivas em informao. Assim, conforme se pode observar a partir da definio, sistemas de workflow muito podem contribuir para a otimizao das atividades em uma empresa. Essa ferramenta consiste em um sistema de 2
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atuais. Em funo disso surgem novos conceitos, como Gerncia do Conhecimento e
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permitindo a realizao de negcios cada vez mais complexos, aumentando a
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negcios entre empresas, chamado de business-to-business (B2B). As tecnologias
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da Internet como plataforma, e at ambiente, para a realizao de negcios, sejam de
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uma conexo utilizando telefones celulares, os dados das campanhas de vendas para o
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line) da evoluo de vendas de todas as suas filiais, espalhadas por todo o pas,
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software, que se baseia no conceito conhecido como processo de negcio para otimizao destas atividades.
Em seguida apresenta-se uma introduo tecnologia de workflow, apresentando assim como as principais caractersticas de um sistema de workflow. Nesta parte do trabalho tambm sero apresentados os principais componentes de um sistema de workflow, segundo uma viso de camadas lgicas, apresentada por KOULOPOULOS Na sequncia, ser apresentado o trabalho da principal organizao de padronizao da tecnologia de workflow, a Workflow Management Coallition (WFMC), que desenvolveu um modelo de referncia, com o objetivo de unificar a terminologia e propor um padro para a integrao entre os diversos componentes dos sistemas de fornecedores. Este captulo de grande importncia por fornecer a base para o objetivo deste trabalho de tese, que o de propor um mtodo de modelagem de processos para mbito geral. implementao de workflow, utilizando uma ferramenta de modelagem de processos de O captulo seguinte analisa em profundidade o tpico Modelagem de Processos, iniciando com uma viso das principais arquiteturas desenvolvidas para a modelagem processos disponveis no mercado e concluindo com um estudo mais profundo da Com base nos conceitos e informaes apresentadas at ento, ser apresentada de empresas, desenvolvendo uma anlise dos principais softwares de modelagem de modelagem de processos com a utilizao de um dos softwares analisados. a modelagem de processos para implementao de sistemas de workflow utilizando uma ferramenta de modelagem de processos. Ser apresentada a necessidade de uma abordagem integrada para a modelagem de workflows, discutindo a questo da utilizao das ferramentas de modelagem embutidas em sistemas de workflow, e a utilizao de ferramentas de modelagem de processos de mbito geral e integrao com os sistemas de workflow. 3 workflow, alm de propor a integrao entre sistemas de workflow de diferentes (1995).
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as principais abordagens para classificao dos vrios sistemas disponveis no mercado,
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essencial para o sucesso no desenvolvimento de um ambiente de workflow.
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dos Processos de Negcio, apresentando a base para uma viso de processos, requisito
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Este trabalho de tese se inicia com a apresentao do conceito de Ciclo de Vida
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1.2 Viso geral da tese
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Neste ponto sero apresentadas as caractersticas das ferramentas de modelagem de processos que podero permitir a modelagem de processos de acordo com a proposta a partir da qual se possa generalizar as observaes apresentadas. do WFMC. Para tal ser utilizada como base uma ferramenta de modelagem especfica, Este trabalho de tese concludo com a apresentao de um estudo de caso, baseado em um projeto de modelagem de processos, visando exatamente a trabalho.
Alm de uma descrio completa do estudo de caso no penltimo captulo da texto, quando a experincia adquirida durante a participao no projeto puder agregar valor ao assunto em voga.
Naturalmente a tecnologia da informao, por si s, no capaz de levar uma empresa a uma situao de vantagem competitiva. A tecnologia apenas uma ferramenta, que pode ser melhor ou pior empregada, podendo ser habilitadora para que Consultando a imprensa especializada pode-se encontrar uma srie de casos de sucesso (SCAGLIA, 1999, SAYON, 2001, PENTEADO, 2000), versando sobre (p. ex. implantao de Sistemas Integrados de Gesto). Mas tambm existem muitos Infelizmente parece que esses casos de insucesso so mais freqentes do que a maioria de economia internacional de Berkeley, disse que Simplesmente no basta gastar para cada companhia utilizando computadores da maneira correta, existe outra empresas que obtiveram timos resultados com a aplicao da tecnologia da informao casos de insucesso, que no costumam ser divulgados por diversos motivos. dos executivos imagina. KOBIELUS (1997), parafraseando Michael Borrus, da equipe dinheiro com tecnologias novas, se vai utiliz-las da maneira antiga. Eu suspeito que, utilizando-os da maneira errada. Um dos motivos para a m aplicao da tecnologia da informao est relacionado ao conceito conhecido como Processo de Negcio. De acordo com DAVENPORT (1994) Um processo uma ordenao de atividades de trabalho atravs do tempo e do espao, com um incio, um fim e um conjunto claramente definido de se alcance o objetivo maior da organizao.
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1.3 Processos de Negcio Conhecendo a Organizao
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tese, o mesmo ser mencionado e referenciado em vrios pontos chave durante todo o
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implementao de um sistema de workflow. Ao final apresentada a concluso do
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entradas e sadas. Um exemplo tradicional de processo de negcio em uma empresa de manufatura o processo de atendimento de um pedido: vendas, faz a solicitao de determinado produto, na quantidade e com a configurao adequada s suas necessidades. O responsvel pelo atendimento a esse cliente se encarrega de obter todas as informaes necessrias para validao do pedido. financeiro, onde ser verificada a situao de crdito do cliente. Aprovado o pedido quanto ao crdito, este ento enviado para o setor de Planejamento e Controle da programada, respeitando as diversas restries do sistema produtivo da empresa (disponibilidade de materiais, prioridade do pedido, capacidade das mquinas etc.). A programao de produo do pedido ento enviada para o cho de fbrica. Depois de produzido (lembrando que a produo do bem para atendimento ao pedido, que aqui encaminhado para o setor de expedio, ao mesmo tempo em que o pedido volta para o com a fatura e a nota fiscal, o produto ento enviado para o cliente. tratada como uma atividade, tambm se constitui em um processo), o produto setor financeiro, desta vez para emisso da nota fiscal e para o faturamento. Juntamente Um cliente entra em contato com uma empresa e, junto a um funcionrio de
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Produo (PCP) onde, juntamente com diversos outros pedidos, ter sua produo
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Verificadas as informaes e confirmado o pedido, este encaminhado para o setor
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Faturar e Em itir NF
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Receber e Validar Dados do Pedido Program ar Produo Produo Faturam ento
Verificar Crdito do Cliente
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Enviar Pedido
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Enviar Produto e NF
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Em pacotar Produto Fbrica
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Figura 1 - Exemplo de Processo de Negcio e sua Relao com Diversos Departamentos
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Expedio
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Uma das caractersticas que pode ser observada no processo acima descrito (figura Expedio. Todos esses setores contribuem de alguma forma para o atendimento do pedido departamentos esto envolvidos. O conjunto de processos nos quais um departamento est envolvido geralmente determina o conjunto de atividades sob sua responsabilidade. O que acontece na maioria dos casos que esses departamentos, ou os funcionrios da empresa, s guardar a viso dos processos nos quais se inserem essas atividades. Essa viso localizada uma das principais causas para os problemas da organizao (p. ex. consumo de recursos em atividades que no agregam valor para os processos crticos da empresa, falta de foco nos Apesar de muitas empresas no tomarem conhecimento desse fato, a verdade que os processos de negcio existem de qualquer forma em uma organizao. A questo se conhece seus processos chaves (p. ex. aqueles que exercem maior impacto sobre o cliente, processos em primeiro lugar e se a estrutura de sistemas de informao est adequada para esses processos. Muitas outras questes precisam ser tratadas, no sentido de otimizar os No que tange a estrutura organizacional, pode-se verificar que as empresas se RUMMLER & BRACHE (1995), essa estruturao funcional contribui para o no gerenciamento dos processos, na medida em que leva os funcionrios a enxergar unicamente seus prprios departamentos. Empresas que se organizam dessa maneira costumam dividir aquelas consideradas estratgicas para a empresa, ou para aquelas com maior ndice de seus oramentos entre as unidades funcionais, fornecendo a fatia maior do bolo para produtividade. Organizaes estruturadas desta forma costumam se utilizar de indicadores de desempenho funcionais, que avaliam cada rea no desempenho de suas atividades, custos etc. este tipo de poltica leva os funcionrios a uma busca de otimizaes locais, na tentativa de tornar suas unidades mais eficientes, com menos dispndios etc. O que acontece na maioria das vezes que a busca desses timos locais leva a uma perda de efetividade global. O setor de Marketing e Vendas pode alcanar com louvor seus objetivos e se tornar processos da empresa, tornando-os mais rpidos e eficazes. organizam, tradicionalmente, em torno de suas unidades funcionais. De acordo com objetivos, queda na qualidade dos servios prestados etc.). enxergam o conjunto de atividades que est sob sua responsabilidade, sem no entanto
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como faturamento), se sua estrutura organizacional privilegia o funcionamento desses
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esses processos esto sendo adequadamente gerenciados. preciso verificar se a empresa
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do cliente. Acontece que existem vrios outros processos nos quais esses e outros
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1), a quantidade de departamentos envolvidos. Vendas, Finanas, PCP, Fbrica e
a unidade mais efetiva da organizao, vendendo incansavelmente os produtos sob sua responsabilidade. Se esses produtos no puderem ser entregues na data prometida, ou se no Produo ou Pesquisa e Desenvolvimento (P&D), Vendas fez o seu trabalho. P&D pode puderem ser projetados adequadamente, isso no problema de Marketing e Vendas, mas da projetar produtos muito sofisticados e ergonmicos. Se o mercado no estiver interessado e competitividade do produto, isso problema de Vendas e da Produo.
O que observa-se no trecho transcrito acima, apenas um exemplo dos problemas existncia dos processos de negcio por trs das unidades funcionais da organizao, e direcionar esforos para a otimizao de cada um desses processos, e no dos departamentos.
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advindos da estruturao funcional na gerncia das organizaes. preciso reconhecer a
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eles no puderem ser vendidos, ou se sua fabricao for carssima, inviabilizando a
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2 O ciclo de vida dos processos de negcio
Para que se possa empreender a gerncia adequada dos processos, necessrio GEORGAKOPOULOS & TSALGATIDOU (1997).
Reengenharia
Captura
Processo
Definio de Processo
Reengenharia
Figura 2 - Ciclo de vida dos processos de negcio (GEORGAKOPOULOS & TSALGATIDOU, 1997)
De acordo com esse conceito, todo processo possui um ciclo de vida que passa Melhoria contnua. Se esses estgios forem bem conhecidos, e adequadamente conduzidos,
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o gerenciamento dos processos de negcio de uma organizao pode se tornar efetivo em relao a seu potencial de ganho. A seguir apresentada uma descrio sucinta de cada estgio do ciclo de vida dos processos de negcio.
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necessariamente por quatro estgios, a saber: Captura, Reengenharia, Implementao e
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Analise do Processo
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Implementao do Processo = aplicao
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Implementao
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compreender o Ciclo de Vida dos Processos de Negcio, apresentado por
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2.1 Introduo
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2.2 Captura
Esta etapa corresponde ao levantamento e modelagem dos processos de negcio de
GmbH.), Cool Biz (Sterling Software INC.) e Oracle Designer (ORACLE INC.). momento: trata-se do fato de os sistemas de workflow possurem suas prprias ferramentas de modelagem de processos. Isto leva a uma deciso sobre que ferramenta utilizar quando um projeto contemplar tanto a modelagem dos processos de negcio quanto sua importantes por possurem ferramentas que permitem a anlise dos processos modelados, permitindo a identificao de oportunidades para a otimizao desses processos (gargalos, ineficincia etc.). A integrao entre softwares de modelagem de processos e sistemas de workflow ainda no uma realidade no mercado. Assim a modelagem de processos com o modelar seus processos diretamente nos softwares de workflow (que por sua vez no possuem as capacidades de anlise encontradas nos softwares de modelagem). Naturalmente como objetivos da modelagem, nvel de detalhamento adequado aos objetivos da detalhada que no caso de modelagem para anlise de indicadores de desempenho, p. ex.). deciso, j que essas decises podero restringir as possibilidades de avano futuro. essas questes no se resolvem de maneira simples, mas devem ser considerados fatores organizao (para automatizao de fluxos de trabalho, a modelagem costuma ser mais Esses e outros fatores devero ser cuidadosamente avaliados antes que se tome qualquer objetivo de sua implementao em sistemas de workflow leva a maioria das empresas a implementao em um software de workflow. Os softwares de modelagem de processos so
2.3 Reengenharia
Aps o levantamento e modelagem dos processos, passa-se a uma etapa de
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otimizao desses processos. Nesta fase os processos devero ser cuidadosamente analisados, de forma que se possa identificar inconsistncias, atividades redundantes e desnecessrias, ineficincias etc. (como visto anteriormente, neste ponto do ciclo de vida as ferramentas de modelagem de processos so essenciais pelo suporte anlise de processos). importante que os funcionrios que atuam nos processos possam participar intensivamente dessa anlise, inclusive fazendo proposies de melhorias. Dessa maneira 10
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Uma questo interessante relacionada com os softwares de workflow j aparece neste
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modelagem de processos. Dentre elas destacam-se: Aris Tool Set (IDS Prof. Scheer
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Diversas ferramentas de software encontram-se disponveis no mercado para
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trs da estrutura organizacional da empresa.
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queira ela ou no. Nesta etapa so ento identificados os processos que se escondem por
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uma organizao. Como mencionado anteriormente, os processos existiro na organizao,
pode-se conquistar o comprometimento dos funcionrios da organizao, alm de contribuir para o estabelecimento de conhecimentos slidos sobre os processos de negcio, entre Existem hoje diversas metodologias propostas para a reengenharia de processos de processos seja efetivo, o corpo executivo responsvel pelo projeto deve repensar o negcio de forma completamente nova, desconsiderando a maneira tradicional de se executar cada atividade. o que DAVENPORT (1994) chama de "reengenharia baseada no papel em configurao atual levar a organizao a preservar antigos vcios, que por sua vez atrapalham a efetividade das modificaes. De acordo com HAMMER & CHAMPY (1994), a reengenharia de processos deve autores, caso uma empresa precise baixar seus custos em 10 %, melhorar sua qualidade em 10 %, tornar 10 % mais rpido seu processo de desenvolvimento de novos produtos, essa estabelecimento de polticas que permitam a melhoria gradual dos processos de negcio. pontos fracos dos processos atuais e reorganiz-los, tornando o processo efetivo. branco". De acordo com esse conceito, tentar modificar um processo baseado na sua outros benefcios.
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Existem diversas outras abordagens mais conservadoras, que procuram identificar os alterando ou criando atividades,
"Implementao equivale a realizao dos processos de negcio com a aplicao da tecnologia da informao" (GEORGAKOPOULOS & TSALGATIDOU, 1997). Nesta etapa, alteraes devero ser aplicadas aos processos existentes, novos processos propostos sero atravs do desenvolvimento e/ou aquisio e implantao de novos sistemas de software, instalao de novos equipamentos etc. automatizando a execuo das atividades que compem os processos de negcio. implementados etc. Este o momento ideal para aplicao da tecnologia da informao,
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Quando for prevista a automao do fluxo de informaes atravs dos processos, ser
o momento para a especificao, aquisio e implantao, teste e validao de uma ferramenta de workflow. Automatizar o fluxo de informaes significa a utilizao de sistemas para apoiar a transferncia das mesmas entre as atividades que compem um determinado processo.
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2.4 Implementao
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empresa no precisa de uma reengenharia, mas de um projeto de melhoria, que eqivale ao
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sempre trazer melhorias radicais para os processos de negcio da empresa. Segundo os
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negcio. Segundo HAMMER & CHAMPY (1994), para que um projeto de reengenharia de
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A maioria das empresas no costuma esperar tanto para comprar e instalar novos sistemas de informao. Esse tipo de atitude pode levar a uma srie de problemas, reduzindo tecnologia. KOBIELUS (1997) afirma que a automao de um processo que funciona de a efetividade da tecnologia aplicada, e conseqentemente subutilizando o potencial dessa
o engessamento desses processos, tornando ainda mais difcil a sua correo no futuro (devido necessidade de reconfigurao dos sistemas de informao que o apiam). Outro correndo de forma eletrnica, a sua circulao torna-se muito veloz, fazendo com que uma informao errada chegue muito mais rpido ao seu destino, espalhando com muito maior velocidade os impactos negativos de se tratar com informaes inconsistentes. problema desse tipo de poltica acontece devido ao fato de que, estando a informao
empresas falham no estabelecimento de uma poltica de avaliao do desempenho desses novos processos, que depois de certo tempo tornam-se obsoletos e acabam necessitando de que se tornem novamente competitivos. novos projetos de reengenharia, de propores iguais ou maiores que o projeto anterior, para Para evitar esse problema, necessrio o estabelecimento e implementao de polticas que permitam uma avaliao constante do desempenho dos processos, definindo aes concretas de melhoria, no sentido de manter a competitividade dos processos frente concorrncia e s necessidades (em constante evoluo) dos clientes. adequados (que devem ser cuidadosamente relacionados estratgia da empresa), e dos padres de desempenho para esses indicadores. Tambm existem diversas metodologias, como Balanced Score Card (KAPLAN & preciso que haja ateno especial para a tarefa de estabelecimento dos indicadores
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NORTON, 1996) e a abordagem dos Trs Nveis de Performance (RUMMLER & BRACHE, 1995). Essas metodologias permitem que se implemente a estratgia da empresa atravs do estabelecimento e acompanhamento de indicadores de desempenho, que podem ser utilizados para identificar os impactos de decises estratgicas na situao (financeira, operacional, de processos etc.) da empresa. Com a ajuda dessas metodologias tambm
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informao e entram para a histria como empresas inovadoras. Infelizmente muitas dessas
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reengenharia de processos, obtm resultados satisfatrios, implementam sistemas de
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Muitas organizaes gastam enormes somas em dinheiro em projetos de
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2.5 Melhoria Contnua
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mal estruturado eletrnico. Essa automao do erro tem ainda outras conseqncias, como
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maneira inadequada, eqivale a transformar um processo mal estruturado em um processo
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possvel se estabelecer uma poltica de melhoria contnua atravs do acompanhamento desses mesmos indicadores.
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3 Introduo tecnologia de workflow
Quando se fala de tecnologia de workflow o assunto de que se trata , basicamente, a de workflow, mas existe desde o advento da tecnologia da informao. Quando os antigos centros de processamento de dados se utilizavam de mainframes para o processamento de informaes e gerao de relatrios sobre a situao, por exemplo, dos estoques de uma Quando um funcionrio resolve desenvolver uma planilha eletrnica para ajud-lo na execuo de suas principais atividades, ele tambm est se utilizando de tecnologia da Qual seria ento a diferena entre essas modalidades de automao e o que oferecido pela tecnologia de workflow ? O que h de novo nessa tecnologia da qual tanto se tem ouvido falar nos ltimos anos ? Pode-se afirmar que a principal diferena se encontra na implementao de uma viso integrada das atividades que se quer automatizar. Ao invs de automatizar diversas atividades que compem um processo, facilitando e controlando o fluxo de informaes entre elas e contribuindo para uma aprimoramento global de todo o processo. escritrio, como processadores de texto e planilhas eletrnicas, nem to pouco os sistemas corporativos da empresa, como sistemas de contas a pagar, contabilidade, folha de utilizao integrada dessas diversas ferramentas para a execuo otimizada de todo o processo. A figura a seguir apresenta uma representao da tecnologia de workflow agindo pagamento, planejamento e controle de produo etc. Ao invs disso permitem uma atividades de forma estanque, os sistemas de workflow permitem a integrao entre todas as informao para automao de seu processo. empresa, estava-se ali aplicando a tecnologia da informao para automao de processos.
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como integradora para diversas outras tecnologias:
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Sistemas de workflow no substituem as j tradicionais ferramentas de automao de
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automao de processos de negcio. A automao de processos no nasceu com a tecnologia
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3.1 Viso geral, caractersticas bsicas e definio
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Recebimento de Pedidos Verificar Estoque Avaliao de Crdito Produo Verificao de Qualidade Expedio
E-mail
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Pedido
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Groupware
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Frum de Discusso Relatrios de no Conformidades Sistema Integrado de Gesto
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Gerenciamento Eletrnico de Documentos
Procedimentos Operacionais
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Workflow
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Sistema de Logstica Banco de Dados
VISIO C OR P OR A T ION
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Figura 3 - Exemplo da integrao promovida pela tecnologia de workflow.
Data W arehouse (OLAP)
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Data Warehouse
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Sistemas de Informao (Transacionais)
Banco de Dados
Sistemas de Banco de Dados (OLTP)
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A seguir veja a definio de sistemas de workflow, apresentada por JABLONSKI & gerencia o fluxo de trabalho entre participantes, de acordo com um procedimento outros sistemas, juntamente com os recursos de dados apropriados, os quais podem estar disponveis atravs do sistema ou off-line, para que alcancem objetivos bem definidos com prazo para concluso. Os processos de negcio podem ser classificados como passivos, quando dependem exclusivamente da interveno humana para sua execuo. Essa a situao natural de um processo de negcio. A automao promovida pelos tradicionais sistemas de informao, na maioria das vezes, no modifica essa situao. Em um sistema de gerenciamento de estoques material, cadastrar os dados da requisio para que o sistema execute a baixa dos materiais retirados. Enquanto o funcionrio no tomar a iniciativa de efetuar o cadastro, o sistema no sobrecarregado de tarefas, e no chega nem a tomar conhecimento da nova requisio que se Com o auxlio de um sistema de workflow, a requisio de material poderia ser feita on-line pelo departamento interessado. O sistema de workflow poderia descarregar que emitiria um aviso (via e-mail por exemplo) para o funcionrio responsvel pela retirada no proceda o encaminhamento do material requisitado at a data especificada pelo requisitante, o sistema de workflow poderia emitir novos avisos de alerta para o funcionrio, ou para o gerente responsvel pelo processo, indicando o no atendimento ao pedido. Nesse Outra caracterstica importante de um sistema de workflow que pode ser vista na caso a implementao de um sistema de workflow tornou o processo ativo. definio apresentada anteriormente, o fato de este sistema poder coordenar usurios e outros sistemas na execuo das atividades que compem um processo de negcio. Como pde ser visto no exemplo do programa de controle de estoque de material, a atividade correspondente ao cadastro das informaes da requisio no banco de dados do sistema foi executada sem a necessidade de interveno humana. Outros inmeros exemplos podem ser apresentados sobre a integrao possvel entre sistemas de workflow e demais sistemas de automaticamente os dados da requisio no banco de dados do sistema, ao mesmo tempo em do material, informando inclusive da urgncia da requisio. Caso o funcionrio responsvel de material, p. ex., um funcionrio precisa, aps o atendimento a determinada requisio de
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encontra em sua mesa, que pode inclusive ser de urgncia.
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ser atualizado. Isso pode levar a um problema, no caso em que um funcionrio encontra-se
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predefinido, composto por um conjunto de atividades. Esse sistema coordena usurios e
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BUSSLER (1996 ): O Sistema de gerenciamento de workflow um sistema pr-ativo que
informao para implementao da automao completa de certas atividades. Um outro exemplo seria a aprovao automtica de uma requisio de reembolso de despesas de aprovao automtica da requisio, e um valor maior que R$ 1.000,00 determina o no o pedido de reembolso. viagem, baseada no valor das despesas, onde um valor menor que R$ 1.000,00 leva a uma encaminhamento do fluxo de informaes para um gerente financeiro que dever aprovar ou Para que se tenha uma viso mais concreta de como funciona um sistema de workflow, pode-se dividir os usurios desse sistema em dois tipos: os operacionais e os Para o usurio operacional, o sistema de workflow oferece o apoio para a execuo das atividades. A maioria dos profissionais nas empresas esto envolvidos com mais de um processos, e por conta disso executam diversas atividades diferentes em funo desses trabalho, interface atravs da qual um usurio pode acessar o sistema de workflow. Atravs da lista de trabalho, o profissional tem uma viso organizada de todas as suas configurado para priorizar certos processos em detrimento de outros. Juntamente com outras atividades, disponibilizao automtica de documentos eletrnicos e integrao com sistemas de informao) os sistemas de workflow se constituem em um apoio efetivo para a Para o segundo tipo de usurio apresentado (o usurio gerencial) os sistemas de workflow possuem funcionalidades para o acompanhamento da situao dos processos. Atravs de uma interface grfica, o gerente do processo pode saber, por exemplo, qual a situao de um processo de atendimento a pedidos para um pedido especfico, informando possvel atraso, quanto tempo cada atividade levou para ser executada etc. em que atividade encontra-se atualmente o pedido e desde quando, quais os motivos de um O sistema de workflow pode estar programado tambm para gerar relatrios execuo das atividades dirias no contexto dos processos de negcio. workflow apresentam tambm algumas caractersticas relevantes. A maioria dos sistemas de processos. O sistema de workflow possui uma caracterstica importante que a lista de gerenciais.
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peridicos contendo mtricas sobre processos selecionados, permitindo uma viso detalhada do desempenho de processos que sejam considerados crticos, fornecendo a base para iniciativas de melhoria dos mesmos.
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funcionalidades (como o envio automtico de avisos, controle do tempo de execuo das
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tarefas, inclusive com uma viso de prioridades, pois o sistema de workflow pode ter sido
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3.2 O Desenvolvimento da Tecnologia de Workflow.

Como dito anteriormente, a automao de processos atravs da aplicao dos
escritrio. Os aplicativos de automao de escritrio so ferramentas de software utilizadas gerenciamento de malas diretas e pequenos bancos de dados e outras, normalmente executadas em ambientes de escritrio. Existe uma diferena importante entre as ferramentas de automao de escritrio e os sistemas de gerenciamento de workflow. A automao de workflow permitem a automao de processos de negcio, conforme mencionado anteriormente. A segunda relao que pode ser traada leva aos sistemas de administrao de dados. O advento dessa tecnologia permitiu a integrao, consistncia e a administrao integrada e consistente dos dados de uma empresa, a automao de processos de negcio seria uma tarefa ainda mais difcil para as ferramentas de workflow. h dvidas sobre a relao intrnseca existente entre estas e as ferramentas de workflow. ferramentas de correio eletrnico como MS Exchange (Microsoft Corporation) e Lotus O Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) tambm pode ser apontado gerenciamento eletrnico de documentos tambm pode ser chamada de passiva. Isso porque Como terceira relao pode-se apresentar as hoje famosas aplicaes de e-mail. No Trata-se de uma relao to estreita que hoje se pode encontrar recursos de workflow em Notes (IBM Corporation); centralizada dos dados que antes se encontravam dispersos pela empresa. Sem a viso tarefas individuais uma caracterstica bsica das primeiras, enquanto que os sistemas de
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os sistemas de GED se comportavam como repositrios de documentos eletrnicos, que reagiam s solicitaes dos usurios. A necessidade de um gerenciamento pr-ativo de documentos eletrnicos levou a uma evoluo desses sistemas, que hoje incorporam funcionalidades de roteamento de informaes e automao de fluxos de trabalho. Alguns desses sistemas hoje possuem verdadeiros sistemas de workflow acoplados;
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como precursor da tecnologia de workflow. A primeira gerao dos sistemas de
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para apoiar a execuo de atividades como: composio de documentos, planilhas,
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A primeira relao que pode ser traada leva aos aplicativos de automao de
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(JABLONSKI & BUSSLER, 1996).
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tecnologia de workflow e outras tecnologias que foram surgindo com o passar do tempo
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tambm no se deu de forma repentina. possvel traar um relacionamento entre a
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recursos da tecnologia da informao no nova. O surgimento dos sistemas de workflow
Outro tipo de software que pode ser indicado como precursor dos sistemas de workflow so as ferramentas de modelagem de processos de negcio. Esses softwares objetos grficos, com o objetivo de document-los e analis-los para que se possa completa de todo um processo e, atravs de ferramentas de simulao, se possa identificar os impactos de alteraes aplicadas sobre as atividades. Essa viso global de processos, seus insumos e produtos, recursos e encadeamento de atividades (e outras caractersticas construo dos conceitos que esto por trs da tecnologia de workflow. advindas da disciplina conhecida como Reengenharia de Processos de Negcio), levaram KOULOPOLOUS (1995) menciona que com um grande nmero de ferramentas de workflow surgindo no mercado, existem diversas abordagens de implementao, afirma tambm que todas essas diferentes abordagens possuem um objetivo comum, que o de reunir a informao que se encontra fragmentada pela empresa. se tornado cada vez mais fcil para o usurio final obter acesso a poderosos recursos de aplicaes. Com facilidade para construo de suas prprias aplicaes com a utilizao de linguagens e interfaces de ltima gerao, o usurio final tem construdo seus prprios completamente desconectadas umas das outras, sistemas aplicativos. O resultado foi a proliferao de verdadeiras ilhas de informao, combinando aspectos de todas essas aplicaes (e mais algumas citadas por ele). O autor possuem como principal objetivo a descrio de processos, hoje geralmente atravs de implementar esforos de melhoria. Esse tipo de software permite que se tenha uma viso
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processamento e armazenamento de dados e, em conseqncia, sofisticados softwares e
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negcio, passaram a se fazer necessrias para a garantia de execuo correta das atividades e circulao de informaes. Esse ambiente se apresenta como um dos principais motivadores para o surgimento permite sua integrao a um grande nmero de sistemas de aplicao, softwares de
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automao de escritrios, bancos de dados e outros. Essa capacidade de integrao, por exemplo, se apresenta como uma das principais capacidades de um sistema de workflow. esse potencial que permite que esses sistemas sejam utilizados para promover a to almejada integrao entre as ilhas de informao, sem a reduo do poder de processamento dos usurios.
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da tecnologia de workflow. Muitos sistemas de workflow possuem arquiteturas abertas, o que
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crescimento desordenado de rotinas que, apesar de no agregar valor ao processo de
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Com os perceptveis avanos alcanados no campo da tecnologia da informao, tem
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conduzindo a uma falta de padres e
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Alm das tecnologias que podem ser apontadas como os precursores dos sistemas de workflow, pode-se ainda apresentar um modelo de amadurecimento da tecnologia de A fase inicial da tecnologia foi marcada pelas pesquisas acadmicas e pelo relacionada automao de processos estaria restrita aos ambientes das Universidades e Centros de pesquisa, ou a empresas pioneiras que se arriscassem na implementao da tecnologia recente. Durante a segunda fase um corpo conceitual se desenvolveria em torno sucessos e fracassos decorridos das primeiras implementaes, seriam desenvolvidas arquiteturas e metodologias que pudessem contribuir para uma maior consistncia e menor risco na implementao e utilizao das ferramentas associadas tecnologia de workflow. A servios relacionados tecnologia de workflow. Fornecedores e desenvolvedores de software, consultorias e outros prestadores de servios surgiriam em grande nmero para De acordo com JABLONSKI & BUSSLER (1996) pode-se afirmar que, em 1996, a poucas as empresas que podem apresentar casos de implantao de sistemas de workflow. J existem alguns fornecedores no mercado oferecendo solues robustas, mas ainda existe requisito para esse amadurecimento diz respeito ao desenvolvimento de padres para a muito trabalho a ser desenvolvido at que a tecnologia esteja realmente madura. O principal tecnologia. Esse fator ser apresentado com mais detalhes ainda neste trabalho. terceira e ltima fase seria marcada pela proliferao de ofertas comerciais de produtos e da tecnologia de workflow. Baseando-se na experincia adquirida com a avaliao dos workflow dividido em trs fases, segundo JABLONSKI & BUSSLER (1996).
3.3 Tipos de workflow
sistemas tm sido implementados pelos fornecedores. Essa diversidade motivou muitos autores a estabelecer uma tentativa de classificao das ferramentas existentes. CRUZ (1998) apresenta trs tipos de workflow: "workflow de produo ou transacional", "workflow
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administrativo" e "workflow baseado em e-mail. Geralmente as principais diferenas entre os sistemas de workflow apresentados esto relacionadas robustez dos sistemas, sua capacidade de automatizar processos considerados crticos para a organizao, seu preo e complexidade para instalao. Por robustez entende-se a capacidade que o sistema de workflow possui para administrar um grande nmero de transaes, com segurana e impacto reduzido na performance do 20
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Na medida em que a tecnologia de workflow vai amadurecendo diversos tipos de
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tecnologia caminhava para a segunda fase de seu ciclo de vida. No Brasil ainda hoje so
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disputar o novo mercado que estaria se abrindo diante deles.
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surgimento dos primeiros prottipos comerciais. Durante esse perodo a tecnologia
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sistema. Por processos crticos entende-se aqueles processos que possuem importncia estratgica para a empresa, como atendimento a pedidos de clientes, desenvolvimento de Sistemas de workflow ad-hoc so considerados os mais simples. Sua principal novos produtos etc. caracterstica est na capacidade de automatizar processos no estruturados.
priori. Neste caso um sistema de workflow precisa possuir a capacidade de construir ou modificar a estrutura de um processo enquanto este se encontra em execuo. Essa geralmente no possuem capacidades de segurana e tratamento de grandes volumes de dados, e por este motivo no so recomendados para automao de processos crticos. Os sistemas de workflow ad-hoc so baseados em ferramentas de e-mail para o roteamento de MS exchange (Microsoft Corporation). Outra caracterstica deste tipo de sistema a sua facilidade de uso e de configurao. informaes. Como exemplos de sistemas de workflow ad-hoc existem: Lotus Notes (IBM) e capacidade mais facilmente encontrada em sistemas ad-hoc. Sistemas de workflow ad-hoc
mais sofisticadas do que os sistemas ad-hoc. Pode-se dizer que so um meio termo entre o volume maior de informaes alm de possuir recursos mais sofisticados de segurana. Como o prprio nome indica so recomendados para a automao de processos Costuma-se chamar de administrativos processos que no sejam crticos para uma empresa, nem sempre se confirma, ou seja, pode-se encontrar processos administrativos que sejam crticos para a empresa. Outra caracterstica importante dos sistemas de workflow administrativos o fato de estarem geralmente associados a processos de tratamento de Os sistemas de workflow de produo so os mais sofisticados encontrados no documentos, como normas e procedimentos e construo de relatrios, por exemplo. mercado. Possuem a capacidade de tratamento de um grande volume de dados (se integram as principais ferramentas de bancos de dados do mercado), sofisticados recursos de segurana contra falhas e acessos indevidos, alm de suportar um grande volume de transaes (quantidade de processos em execuo simultaneamente). Os sistemas de workflow de produo so os mais indicados para automao de processos crticos. Estes administrativos, por exemplo: um processo de requisio de reembolso de despesas. apesar de j possurem uma estrutura mais estvel. importante observar que essa regra
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sistema ad-hoc e o de produo. Este tipo de sistema j possui a capacidade de tratar um
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Os sistemas de workflow classificados como administrativos possuem capacidades
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considerar como no estruturados processos cujas atividades no podem ser definidas a
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sistemas so caros e de difcil implantao. Geralmente exigem a participao de especialistas para implementao da integrao aos demais sistemas da organizao. uma nova classificao que ele chama de: "workflow baseado na Web". A principal Alm dos tipos apresentados por CRUZ (1998), KOBIELUS (1997) apresenta ainda
funcionalidades dos outros tipos j apresentados. A possibilidade de acessar um sistema de workflow atravs de navegadores Internet pode tornar sua implantao muito mais simples e empresas, por exemplo para a automao da cadeia de suprimentos. rpida. Este tipo de sistema poder tambm contribuir para a automao de processos entre KOULOPOULOS (1995) apresenta uma forma diferenciada de classificao para os sistemas de workflow. Segundo o autor os sistemas de workflow so classificados de acordo desenvolvimento so quatro: ad-hoc, baseados em transaes, baseados em objetos, e baseados em conhecimento. Os modelos de processos so trs: baseados em e-mail, A combinao entre esses mtodos de desenvolvimento e modelos de processos, grfico na Figura 4 - Tipos de workflow (KOULOPOULOS, 1995), pode-se verificar essa afirmao. com os mtodos de desenvolvimento e os modelos de processos. Os mtodos de
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determinam os tipos de aplicaes atendidas pelos sistemas de workflow. Observando o
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baseados em documentos e baseados em processos.
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de um navegador web. Alm desta caracterstica este sistema pode ainda possuir todas as
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caracterstica deste tipo de workflow a possibilidade de ser acessado remotamente atravs
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Figura 4 - Tipos de workflow (KOULOPOULOS, 1995) Os mtodos de desenvolvimento Ad-hoc e transacionais so equivalentes aos tipos de As principais caractersticas dos sistemas de workflow baseados em objetos esto
como objetos que contm toda a informao e comportamento (funes) necessrios ao seu funcionamento. Outras caractersticas de um sistema de workflow baseado em objetos so: Modularizao de procedimentos. Corresponde capacidade de definir procedimentos complexos dentro de procedimentos mais gerais. Freqentemente essa funcionalidade objeto de funo o sistema exibe o processo detalhe que descreve a funo mais geral); Instncias. As instncias so ocorrncias de um processo de negcio. Trata-se de um de atendimento a pedidos de clientes ter uma instncia iniciada no sistema para cada novo pedido; Biblioteca de processos. Corresponde a uma coleo de processos que podem ser referenciados para a construo dos fluxos de trabalho. Uma biblioteca geralmente construda na medida em que se desenvolvem processos que possuam caractersticas gerais e, por isso, podem ser utilizados em vrias ocasies. Neste caso, no entanto, ao invs de o processo ser reescrito, os sistemas de workflow podem criar referncias a processos que estejam armazenados nessas bibliotecas. Se um processo na biblioteca for atualizados. KOULOPOULOS (1995) chama essa caracterstica de integridade referencial; Herana. Capacidade de criar processos e objetos baseados em processos e objetos j existentes, herdando todas as suas caractersticas e permitindo que elas sejam modificadas se necessrio, ou que novas sejam criadas; Os sistemas de workflow baseados em conhecimento utilizam-se de algoritmos e modificado, todas as referncias a este processo nos fluxos de trabalho estaro fluxo de trabalho exclusivo para cada objeto de informao, por exemplo, um processo vem acompanhada da capacidade de navegar entre os processos (p. ex. clicando em um
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tcnicas relacionados inteligncia artificial para o tratamento de excees e roteamento inteligente dos objetos de workflow.
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de os documentos que circulam pelos processos serem tratados pelo sistema de workflow
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desenvolvimento de sistemas baseados em objetos. A primeira dessas caractersticas o fato
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diretamente relacionadas as capacidades apresentadas pelas linguagens e ferramentas de
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workflows descritos anteriormente.
Esse tipo de sistema de workflow seria o mais indicado para processos que estejam sujeitos a variveis complexas cujo comportamento no pode ser previsto. disponveis comercialmente, mas que muitos fornecedores j se interessam por essa O segundo critrio de classificao proposto por KOULOPOULOS (1995) se baseia no que o autor denomina de modelo de processos. Quanto ao modelo de processos, os sistemas de workflow baseados em e-mail enfatizam a utilizao dos servios de informaes e tarefas de workflow. Freqentemente apresentam ferramentas para o desenvolvimento de formulrios para construo de rotinas de aprovao, por exemplo. Os sistemas de workflow baseados em documentos utilizam o documento como seu roteamento e processamento. A maioria dos sistemas de workflow baseados em documentos tambm incorporam funcionalidades de gerenciamento eletrnico de etc. objeto central do sistema. Os documentos possuem donos, aplicaes e regras que definem comunicao existentes na empresa, com foco para o e-mail, para o roteamento das KOULOPOULOS (1995) menciona que ainda no existem sistemas desse tipo tecnologia.
aplicaes crticas para a empresa1. Esses sistemas geralmente utilizam bancos de dados como Oracle ou Informix para armazenar as informaes sobre os fluxos de trabalho. script para a construo de aplicaes complexas que combinem as funcionalidades dos automatizar. Tambm apresentam sofisticados recursos de programao, como poderosas linguagens de sistemas de workflow para a soluo de necessidades especficas dos processos que se quer
apresentado a seguir um quadro com um resumo das caractersticas que definem os tipos apresenta as aplicaes derivadas da combinao dos mtodos de desenvolvimento e
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modelos de processos dos sistemas de workflow apresentados por Koulopoulos:

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Aplicaes crticas so sistemas compostos por software e equipamento utilizados para apoiar
processos importantes para a empresa. Os processos apoiados por essas aplicaes geralmente possuem contato direto com o cliente final, lidam com informaes sigilosas ou grandes montantes de dinheiro, para citar alguns exemplos. Processos com essas caractersticas geralmente no podem ser interrompidos ou atrasados e por isso as aplocaes que os suportam so chamadas de aplicaes crticas.
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de workflow descritos com base em CRUZ (1998) e KOBIELUS (1997) e um grfico que
Tendo apresentado os principais tipos de sistemas de workflow e suas caractersticas,
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Os sistemas de workflow baseados em processos so os mais utilizados para
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documentos, como controle de verses, restries de acesso aos documentos, comentrios
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Critrios/Tipos de Workflow Robustez Processos crticos Preo
Ad-hoc No No Baixo
Administrativo Produo No No Mdio Sim Sim Alto
WEB Based Sim ou No Sim ou No critrios
anteriores Acesso remoto via WEB No No No
Quadro 1 - Tabela para comparao dos tipos de workflow (CRUZ , 1998, KOBIELUS,
No caso do Operador Nacional do Sistema Eltrico (ONS) e especificamente do workflow do tipo de produo se apresenta como o mais adequado, devido as seguintes O processo estudado durante a pesquisa pode ser com siderado como um processo crtico para a organizao, na medida em que se relaciona diretamente com agentes do setor performance do processo devem ser garantidos, principalmente por que exercem A segurana contra acessos indevidos e adulterao dos dados deve ser garantida. O processo estudado possui caractersticas relacionadas a aplicao de penalidades por atraso na disponibilizao de informaes ou apresentao de resultados. Assim o informaes que serviro de base para a averiguao de responsabilidades; sistema que apoia o processo deve oferecer subsdios que garantam a credibilidade das Para maiores informaes sobre o processo que serviu de base para o estudo de caso, eltrico, que so como clientes da empresa. Assim o bom funcionamento e a influncia direta na imagem do ONS junto a seus clientes;
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confira captulo 7 da tese.
3.4 Arquitetura dos sistemas de workflow

KOULOPOULOS (1995) apresenta uma arquitetura de sistemas de workflow composta por cinco camadas de estrutura: processos, casos, pastas, regras/aplicaes e
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caractersticas:
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processo pesquisado no estudo de caso apresentado ao final deste trabalho, um sistema de
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Baixa
Alta
Baixa ou Alta
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documentos. A Figura 5 - As cinco camadas da arquitetura de workflow (KOULOPOULOS, 1995) apresenta uma viso simplificada da estrutura.
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Processos Trata-se da mais alta camada da estrutura. O objetivo do sistema de no tempo para consecuo de um objetivo. Algumas atividades possuem regras associadas. Casos A prxima camada descreve ocorrncias individuais, ou instncias dos iniciado, cria-se um caso. Por exemplo, para um processo de atendimento a pedidos de esse pedido. modelos de processos automatizados pelo sistema de workflow. Cada vez que um processo clientes, cada novo pedido recebido leva o sistema de workflow criao de um caso para Pastas Uma pasta contm um grupo lgico de documentos. Uma pasta pode conter documentos de diferentes tipos e formatos, incluindo documentos de texto, planilhas Regras / Aplicaes A quarta camada contm as regras que definem atividades de eletrnicas e conjuntos de registros de dados em um sistema de informao; processamento especficas, relacionadas ao roteamento de documentos atravs do fluxo e realizao de atividades integradas a outras aplicaes, como editores de texto ou sistemas de informao. Estas regras se dividem em regras, papis e rotas. Considerando a definio que acaba de ser apresentada para regras, a seguir apresentado um detalhamento dos outros dois componentes (papeis e rotas).
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workflow a automao de processos. Os processos so conjuntos de atividades encadeadas
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Figura 5 - As cinco camadas da arquitetura de workflow (KOULOPOULOS, 1995)
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Os papis definem os participantes de um fluxo de trabalho, que so os indivduos relacionados s atividades que compem o modelo de processo. Os papis devem definir as segurana etc. Os sistemas de workflow podem utilizar os papis para envio de tarefas aos alocao das pessoas s tarefas em funo das suas habilidades descritas no papel associado. As rotas de workflow que controlam como os documentos trafegam pelo processo. Existem basicamente trs tipos de rotas: rotas seqenciais, rotas paralelas e rotas uma viso dos tipos de rota. condicionais. A Figura 6 - Tipos de rotas de workflow (KOULOPOULOS, 1995) apresenta principais caractersticas desses indivduos, como localizao, funo na empresa, nvel de usurios. Alguns sistemas de workflow so capazes de realizar um balanceamento da
Figura 6 - Tipos de rotas de workflow (KOULOPOULOS, 1995)
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Documentos No ltimo nvel da estrutura encontram-se os documentos, que
representam os dados propriamente ditos. Estes so representados por documentos simples, ou colees de documentos que so agrupados em pastas, que esto associadas aos casos de workflows. Quando se fala de documentos eletrnicos, principalmente no contexto dos sistemas
de workflow, no se restringe ao conceito do documento convencional, contendo texto e
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figuras. Para um sistema de workflow um documento qualquer grupamento lgico de dados, estejam esses dados fisicamente armazenados em um arquivo (como um texto de um dados) e apenas referenciados por outro arquivo. processador com o MS Word), estejam armazenados em outro local (como em um banco de Os documentos no contm apenas dados, mas tambm descrevem o formato dos sua manipulao etc.
Alm da estrutura, o autor citado anteriormente apresenta tambm um conjunto de so raramente encontradas nos sistemas de workflow disponveis no mercado. A seguir apresenta-se uma breve descrio dessas ferramentas bsicas: Linguagens de script de workflow so Linguagens de programao disponveis para linguagens encontradas no mercado, como MS Visual Basic e Borland Delphi. Alguns sistemas de workflow apresentam linguagens orientadas a objetos, com todas as vantagens poderosas costumam ser encontradas nos sistemas de workflow transacionais. Os sistemas de aplicaes (no existiam os editores grficos), o que tornava sua utilizao restrita a um grupo especializado de usurios; Editores grficos so Interfaces grficas que permitem a construo de workflows modelos de processos e a configurao de usurios, regras de roteamento etc. tornam-se mais fceis e, em consequncia, acessveis a usurios menos especializados. Deve-se ter em mente, no entanto, que o fato de a interface dos sistemas de workflow se tornar mais amigvel no significa que qualquer usurio ser capaz de construir aplicaes sofisticadas. continuam sendo essenciais para a construo de aplicaes crticas que utilizem Conhecimentos relacionados tecnologia da informao, modelagem e programao adequadamente os recursos disponveis nos sistemas de workflow; Workflow API (Application Programing Interfaces). Qualquer sistema de informao que pretenda automatizar processos onde haja a necessidade de integrao com outros sistemas provavelmente possuir uma API que permita o acesso e troca de dados entre esses sistemas. Sistemas de workflow, da mesma forma, possuem essas interfaces que permitem sua integrao a ferramentas como processadores de texto e planilhas eletrnicas, a construo de aplicaes sofisticadas. So linguagens geralmente to poderosas quanto as
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com o auxlio de cones, ferramentas e formulrios. Com esses editores a construo de
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workflow mais antigos possuam apenas as linguagens de script para construo das
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inerentes a essa arquitetura (herana, encapsulamento etc.). As linguagens de script mais
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ferramentas bsicas para todos os sistemas de workflow. Apesar de bsicas, algumas delas
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dados, forma de armazenamento, processamento, conexo com as aplicaes necessrias
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nos casos mais simples, e com sistemas de informao e sistemas legados para aplicaes mais complexas. Um dos aspectos mais importantes a se observar em uma API a sua casos uma API corresponde a uma biblioteca de funes que, utilizadas atravs de uma aplicao; capacidade de garantir a consistncia dos dados que estejam sendo trocados. Na maioria dos
Ferramentas de simulao Este um caso de ferramenta que no se encontra na maioria dos sistemas de workflow. Trata-se da capacidade de simular a execuo de fluxos propriamente dita. uma funcionalidade importante, principalmente quando se fala de aplicaes crticas, onde se deve reduzir ao mnimo a probalidade de ocorrncia de erros aps a implementao. Na maioria dos casos os usurios precisam se utilizar de ferramentas workflow. GEORGAKOPOULOS & TSALGATISOU (1997), mencionam que a maioria dos sistemas de workflow se utilizam das capacidades de ferramentas de modelagem de softwares de modelagem de processos, como o ARIS Tool Set, possuem a capacidade de Bancos de Dados No h dvidas de que os sistemas gerenciadores de bancos de dados se tornaram um padro de confiana para a administrao de informaes como Oracle, Informix ou Sybase, para administrao de dados sobre os processos, situao processos (auditoria de transaes). Muitos sistemas de workflow se utilizam de bancos de dados proprietrios, outros se integram com sistemas de bancos de dados conceituados para implementao dessa funcionalidade. Ambos tm vantagens e desvantagens, mas deve-se de dados proprietrios e no conseguir compartilh-los com outras aplicaes no futuro. observar com cuidado a possibilidade de se encerrar os dados sobre os processos em bancos Ainda sobre a estrutura de um ambiente de workflow de um modo amplo, estruturadas. Assim que muitos sistemas de workflow se utilizam de bancos de dados, dos processos em andamento e histrico das transaes executadas em cada um dos de terceiros para simulao dos modelos antes de sua implementao em um sistema de de trabalho, de forma que se possa test-lo e avaliar seu impacto antes da implementao
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KOBIELUS (1997) apresenta o que chama de as principais tecnologias com as quais voc ter de integrar para a construo de um ambiente de workflow, que so: Gerenciamento de imagem; Gerenciamento de bancos de dados; Gerenciamento de documentos;
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simular processos;
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processos para a realizao de simulaes e anlises sobre os modelos de processos. Alguns
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linguagem de programao qualquer, permitiro o acesso aos dados internos determinada
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Gerenciamento de formulrios; Gerenciamento de objetos; Gerenciamento de projetos; CASE (Computer-Aided Software Engeneering); Servios de mensagens eletrnicas; Servios de diretrio; Servios de Internet e intranet; Servios relacionados a comrcio eletrnico; Gerenciamento de dados de produtos;
Considerando algumas dessas tecnologias mais aplicveis a certos casos especficos, como empresas de manufatura no caso das tecnologias para o gerenciamento de dados de produtos, empresas de desenvolvimento de software para o caso de tecnologia CASE e tecnologias so essenciais em qualquer caso, como os gerenciadores de bancos de dados. Alm do apresentado acima, GEORGAKOPOULOS & TSALGATIDOU (1997) encontradas na maioria dos sistemas de workflow em diferentes graus de sofisticao, so andamento dos processos controlados pelo sistema de workflow. Algumas dessas ferramentas permitem que se obtenha dados estatsticos sobre os processos, como tempo de usurios, freqncia do processamento de determinado documento etc. execuo mdia de um processo considerando todas as suas instncias, eficincia dos outros, pode-se ressaltar que ele apresenta uma lista bastante completa, e que algumas dessas
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essenciais por permitir que se obtenha informaes, em alguns casos detalhadas, sobre o
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mencionam ainda ferramentas para monitoramento dos processos. Essas ferramentas,
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4 Padronizao da tecnologia de workflow
Visto que existem diversos tipos de sistemas de workflow, que possuem diferentes investir em um projeto de reengenharia de processos com o auxlio de uma ferramenta de workflow precisa se empenhar em um complicado processo de seleo de software, se no quiser correr o risco de descobrir, no futuro, que investiu em uma ferramenta que no atende projeto. a algum de seus requerimentos crticos2, o que poderia comprometer o sucesso de um Ao selecionar uma ferramenta de workflow, a empresa precisa se preocupar com como robustez, performance, complexidade permitida na definio de processos etc.), integrao com os demais sistemas, tcnicas de implantao permitidas etc. A forma de implementao dessas caractersticas variam de fornecedor para fornecedor, o que eleva a complexidade do processo de seleo. KOULOPOULOUS (1995) menciona que um ambiente de workflow deve ser eletrnica para execuo de uma atividade, no deve ser obrigado a trocar de planilha como conseqncia da implantao do workflow. A automao do processo deve ser o menos mais treinamento, insatisfao por parte do usurio e, naturalmente, resistncia nova tecnologia. A questo da transparncia serve como exemplo para ilustrar a necessidade de integrao entre o sistema de workflow e os demais sistemas da organizao. A principal causa para a existncia de to diferentes implementaes de sistemas de workflow a inexistncia de padres para essa tecnologia. Apesar da existncia de alguns
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organismos de padronizao se esforando para a determinao desses padres (dentre os
Todo projeto de implantao de software possui um conjunto de requisitos a serem atendidos para
que se considere um projeto de sucesso. Contido neste conjunto de requisitos, existe sempre um subconjunto composto por requisitos mais importantes que os outros, sem os quais o projeto estar fatalmente comprometido. A esses requisitos atribui-se o nome de requisitos crticos.
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traumtica possvel, e mudanas bruscas na maneira de trabalhar trazem a necessidade de
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transparente para o usurio final. Se o funcionrio utiliza determinado software de planilha
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questes como a adequao da ferramenta a seus processos de negcio (envolve requisitos
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caractersticas, e que existem muitos fornecedores no mercado, uma empresa que pretende
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4.1 Introduo
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quais destaca-se o Workflow Management Coallition), observa-se que o rpido desenvolvimento da tecnologia tem dificultado seu trabalho. mesmo tempo, levando existncia de implementaes diferentes para questes como Sem a existncia de um padro definido, o mercado caminha em diversas direes ao
investir na tecnologia de workflow.
Alm das questes apresentadas acima, existe ainda o problema da confiana que encerrar todo o conhecimento sobre seus processos de negcio em uma base de dados proprietria. Caso haja um problema com sistema, a empresa depende exclusivamente do fornecedor que lhe vendeu o software para soluo do problema. Em funo disso torna-se clara a necessidade da existncia de padres para essa mercado lento.
Conforme mencionado anteriormente, o Workflow Management Coallition se destaca pelo trabalho desenvolvido na padronizao da tecnologia de workflow. Formada em seu modelo de referncia em 1995. outubro de 1993, e composta por um consrcio de fornecedores e pesquisadores, publicou O modelo de referncia apresentado pela WFMC prope a diviso de um ambiente de workflow em seis componentes principais: Process Definition Tools; Invoked Applications; Workflow Client Applications; Administration and Monitoring Tools; Other workflow enactment services; Workflow Enactment Services;
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4.2 O modelo de referncia do WFMC
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tecnologia, sem os quais a deciso das empresas torna-se arriscada e o desenvolvimento do
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uma empresa precisa depositar em determinada ferramenta (ou em seu fornecedor), ao
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diferenciao torna, conforme visto acima, muito difcil a deciso da empresa que quer
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terminologia, interface de usurio, integrao, tcnicas de implementao etc. Essa
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4.2.1
Ferramentas de definio de processos (process definition tools)
negcio que sero automatizados. Nem todas as atividades de um processo so passveis de automao. A ferramenta de modelagem de um software de workflow deve permitir a modelagem de processos compostos por atividades automticas e manuais. Uma variedade de metodologias podem ser utilizadas para a modelagem de processos de negcio. Existem muitos softwares de modelagem de processos no mercado, existe no mercado de workflow, porm com as seguintes ressalvas: Cada sistema de workflow possui sua prpria ferramenta de modelagem; Um sistema de workflow de determinado fornecedor no capaz de compreender as definies de processos implementadas utilizando-se uma ferramenta (ou mdulo) de definio de processos de outro fornecedor; A deciso sobre que software de workflow implementar, estar vinculada, dentre cada qual habilitado a trabalhar com uma ou mais metodologias. Essa diferenciao tambm
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outras coisas, s caractersticas de seu mdulo de definio de processos. Alm disso a definio de processos em um ambiente de workflow restringe as possibilidades de anlise e simulao dos processos quelas disponveis no sistema de workflow (uma vez que as 34
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So sistemas (ou mdulos de software) que permitem a definio dos processos de
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relacionam para composio do modelo completo:
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Em seguida apresenta-se uma descrio desses componentes e como eles se
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Figura 7 - Workflow Reference Model (WFMC, 1995)
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definies dos processos s podem ser utilizadas pelo prprio). De outra forma ser necessria a replicao dos modelos de processos em outros sistemas (simulao, CASE etc.) consistncia dos modelos replicados nos diversos softwares. o que levar a um ambiente de administrao complexa, com a necessidade de garantir a A adoo do modelo de referncia do WFMC para definio de processos, permitir com o suporte de ferramentas criadas para tal (denominadas ferramentas BPR - Business Process Reengineering). Essas ferramentas possuem como principal vantagem a capacidade de processos (analisando e indicando gargalos, sobrealocao de recursos etc.) antes de sua implementao em um sistema de workflow. Para tornar essa integrao possvel o WFMC desenvolveu um modelo geral de caractersticas mnimas de modelagem que todo sistema de workflow deve possuir. A idia que os fornecedores desenvolvam seus sistemas com base nessas caractersticas mnimas, o ferramentas de BPR quanto ferramentas de definio de processos de outros fornecedores) recursos definidos pelo meta-modelo. de realizar diversas anlises, atravs das quais se pode determinar a qualidade das definies
De acordo com o modelo de referncia, os fornecedores podem implementar forma o analista de processos poderia desenvolver o modelo de negcios em uma ferramenta workflow, utilizando-se das extenses criadas pelo fornecedor da mesma. Os objetos bsicos propostos na verso 1.1 do modelo de referncia so Workflow type definition, Activity, Role, Transition conditions, Workflow-relevant data e Invoked Applications. Abaixo apresenta-se um resumo de cada um desses objetos:
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de BPR, por exemplo, e fazer adaptaes exclusivas para a implementao na ferramenta de
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extenses ao modelo geral, desde que no modifiquem as caractersticas mnimas. Dessa
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possa ser facilmente transferida para o sistema de workflow, desde que se utilize apenas dos
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que permitir que a definio de processos em qualquer ferramenta de modelagem (tanto
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definio de processos, chamado de WFMC Meta Model. Esse modelo determina as
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a independncia entre esses sistemas. Poder-se-ia ento desenhar os processos de negcio
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Figura 8 - Process Definition Meta Model (WFMC, 1995)
WORKFLOW TYPE DEFINITION Atributos de definio do workflow. Ao desenvolver deve-se definir uma srie de parmetros que identificam o processo e como ele deve ser tratado pelo software. Os parmetros determinados pela WFMC so: Workflow name Trata-se de um identificador nico, alfanumrico, utilizado para diferenciar um processo dos demais para uma ferramenta de workflow. Dever ser organizao dos mesmos. Por exemplo, nomes que reflitam a hierarquia dos processos, identificando quando se trata de um processo de mais alto nvel e quando se trata de uma identificar facilmente os processos atravs de sua nomeao. ser alterados de tempos em tempos. O ambiente muda, a prpria natureza do trabalho se adequados frente s exigncias da concorrncia e do ambiente em que esto inseridos. verses que possam identificar claramente quando uma definio de processo atual e rotina ou subprocesso. Tambm importante que os usurios possam relacionar e Version number Determina a verso dos modelos de processos, que por sua vez devem modifica e os processos precisam conter essas mudanas para que possam permanecer Tambm necessrio a criao de uma poltica consistente de atribuio de nmeros de quando antiga. Alm disso pode-se utilizar esquemas de numerao que identifiquem quando uma mudana de verso ocorre por uma alterao superficial ou profunda no processo. Initiation conditions Esse parmetro relaciona as condies que devem ser satisfeitas para que a execuo de um processo se inicie. Essas condies geralmente esto vinculadas ocorrncia de determinados eventos internos ao sistema de workflow (como 36 formulada uma poltica de identificao dos processos que seja consistente com a
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um modelo de processo de negcio para automao atravs de uma ferramenta de workflow
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logon de usurio, criao de um novo documento ou concluso de outro processo). Em outros casos pode-se tambm atrelar uma condio para incio de execuo de um em tabelas do banco de dados corporativo, ou a execuo de determinada funo em um KOBIELUS (1997), escrevendo sobre o modelo de referncia da WFMC, lista as seguintes categorias de condies para incio de um processo: application login, document origination, document submission, document receipt, event-driven and time Termination conditions A definio de processo tambm deve conter informaes sobre as condies de concluso de um processo. Essas condies podem estar associadas posio da atividade sendo executada no fluxo (pode ser a ltima do fluxo), disparador do fluxo), ao tipo de atividade sendo executada (o processo se encerra quando executada uma atividade de aprovao final de um documento) e, assim como nas relacionadas ao tempo (time-driven); ao executor da atividade (o processo se encerra quando a execuo retorna para o driven. processo a um evento externo ao sistema (como a gravao de um conjunto de registros
caractersticas de segurana associadas ao fluxo. Os usurios participantes de um processo devem ser autenticados e possuir exclusivamente os privilgios necessrios segurana para um processo podem ser: parmetros de autenticao, que vo definir para como participante do fluxo; privilgios de definio de processos, que definem quando um usurio possui direitos para definio de novos processos, modificao de um processo existente ou modificao do fluxo de um processo que j se encontre em possui direito de iniciar a execuo do processo; controles de acesso aos dados, que execuo; privilgios de instanciao de processo, que determina quando um usurio determinam os direitos de acesso dos participantes de um fluxo aos dados utilizados durante a execuo do processo (o usurio s dever ter acesso aos dados realmente necessrios execuo das atividades sob sua responsabilidade); controles de backup, arquivamento e restaurao de dados, que definem as regras de segurana contra perda de dados no sistema de workflow; execuo das atividades associadas ao seu fluxo de trabalho. As caractersticas de o sistema o user login e a senha que sero utilizadas para identificao de um usurio
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Security conditions Como o nome sugere, esse conjunto de parmetros define as
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condies de incio, condies relacionadas a eventos (event-driven) e condies
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dos sistemas da empresa). Existem ainda outras condies para incio de processo.
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Audit conditions Parmetros que determinaro as regras de auditoria do processo. O analista dever definir que eventos devero ser registrados pelo sistema, com que nvel impressora, arquivo em disco, banco de dados etc.); de detalhes, com que freqncia e qual o destino dos dados de auditoria (uma
caractersticas relevantes no nvel da definio do processo, deve-se passar construo do processo atravs da definio das atividades que o compem e de suas caractersticas. A Activity name Todas as atividades componentes de um processo devem possuir um nome que as identifique unicamente entre as demais. Alm disso importante que o nome, tanto quanto possvel informe o significado da atividade; caractersticas comuns (tipos de atividades). Pode-se utilizar a definio de tipos de atividades, por exemplo, para determinar se uma atividade complexa (uma atividade que pode se decompor em outra seqncia de atividades, como um subprocesso) ou quando se trata de uma atividade simples. Existem outras formas de se classificar Pre-activity conditions Condies para incio de uma determinada atividade. Podem ser definidas como start-to-start, event-to-start ou finish-to-start. importante notar que processos que se est projetado. Um processo pode ser classificado em quatro categorias concorrente (start-to-start). No primeiro caso existe a categoria mais simples de que o incio de uma atividade ou de outra depender do evento gerado pela atividade atividades ser executada, caso contrrio o processo se classifica como paralelo. as definies de condies de incio de atividades esto vinculadas aos tipos de principais: seqencial atividades atravs da atribuio de tipos; Activity type Uma atividade pode pertencer a uma categoria de atividades que possuam seguir apresenta-se um resumo dos parmetros para definio das atividades:
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Processos paralelos, possuem conjuntos de atividades que podem ser executados ao mesmo tempo. Os eventos de incio e concluso das atividades, no entanto, no so vinculados uns aos outros. No caso dos processos concorrentes, as atividades paralelas devero ser iniciadas simultaneamente e concludas da mesma forma (significa que uma atividade s poder ser iniciada ou concluda, quando todas as atividades concorrentes
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anterior a ambas. No caso do processo condicional no entanto, apenas uma das duas
processo. Processos condicionais so aqueles onde existem pontos de deciso, caso em
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(finish-to-start),
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condicional
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(event-to-start),
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ACTIVITY Atividades que compem o processo. Aps a definio de todas as
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paralelo
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forem igualmente iniciadas ou concludas). A figura abaixo representa os quatro tipos de processos mencionados anteriormente:
parmetros que determinaro as condies sob as quais uma atividade ser considerada pelo sistema como concluda. Tambm possuem trs classificaes possveis: start-tofinish, finish-to-start, finish-to-finish. Scheduling constraints Parmetros de tempo para as atividades. Trata-se de um conjunto importante de informaes, pela possibilidade de serem utilizadas como efetividade da automao do processo comparando-se os valores de tempo antes e depois da aplicao da tecnologia de workflow. Os parmetros de tempo definidos pelo WFMC so: tempo de espera na fila de entrada (atividade na inbox do usurio aguardando para indicadores do desempenho de um processo de negcio, permitindo avaliar inclusive a
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ser processada), tempo de processamento (tempo decorrido entre o momento em que o usurio inicia a execuo da atividade que se encontra em sua caixa de entrada e o momento em que a atividade concluda) e tempo de espera na fila de sada (alguns processos podem ser projetados para que as atividades, aps sua concluso, aguardem pela ocorrncia de algum evento, em uma fila de sada, antes de serem encaminhadas para o prximo participante do fluxo); 39
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Post-activity conditions Analogamente ao parmetro anterior, descreve um conjunto de
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Figura 9 - Quatro tipo de processos (KOBIELUS, 1997)
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ROLE Papel (veja definio dos componentes dos sistemas de workflow, apresentada anteriormente) responsvel pela execuo da atividade. Os papeis identificam os do meta-modelo, possui um conjunto de parmetros que identificam o seu comportamento Name Cada participante de um fluxo (assim como todos os outros componentes) precisa possuir um nome que o identifica unicamente entre os demais. O analista de processos deve ter o cuidado de, sempre quando possvel, evitar a atribuio de nomes nomes de funes, cargos ou grupos de usurios. Dessa forma o administrador do processo obtm maior flexibilidade na alocao de participantes aos processos. Na maioria das vezes, inclusive, o sistema de workflow capaz de determinar em tempo de receber uma determinada tarefa; execuo, baseado nas definies do papel, qual o participante mais adequado para Authentication field Este campo dever ser preenchido com a senha que identificar um participante alocado a um papel. Est relacionado com o parmetro security condition, atribudo na definio do processo; estrutura organizacional da empresa; Organizational entity determina a posio relativa de um papel de um participante na Capabilities Determina as capacitaes de um participante associado a um papel no (determina as aes que um participante poder executar no nvel da definio de de um item de trabalho, como um folder, arquivo de dados ou documento) e workflow como iniciar ou suspender a execuo de um fluxo de trabalho). de usurios diretamente aos papis nos fluxos de trabalho. O ideal que se atribua participantes dos fluxos, relacionados a cada atividade. Assim como os outros componentes no sistema. A seguir um breve resumo desses parmetros:
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(determina as aes que um participante poder executar sobre um fluxo de trabalho,
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processo), work item (determina as aes que um participante poder executar no nvel
TRANSITION
CONDITIONS
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uma atividade para a outra no fluxo, quando e como as atividades so executadas. So definidas atravs de trs parmetros principais: Flow conditions De forma anloga pr-activity e post-activity conditions, definidas para o componente activity do meta-modelo, esse parmetro determina as condies sob as quais um item de trabalho passa de um participante para outro no fluxo de trabalho;
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fluxo de trabalho. Podem ser classificadas em trs dimenses: process definition
Determinam, alm das condies para a passagem de
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Execution conditions Define as condies sob as quais os itens de trabalho so processados em uma atividade. Tambm so decompostas em partes menores, a saber: workflow para apoiar a execuo da atividade. Pode-se chegar ao refinamento de, para a aplicaes iniciadas, que determina que aplicaes sero iniciadas pelo sistema de
folders, documentos ou outros itens de trabalho devero ser disponibilizados para processamento pela aplicao definida no item anterior; e controles de manipulao, devem ser protegidos do contato com informaes que no sejam vitais ao desempenho de suas tarefas. Assim devem ser utilizados controles de acesso que impeam o contato com informaes desnecessrias. Alm disso a integridade das da aplicao de validaes sobre os dados inseridos pelos usurios; Notification conditions Parmetro que determina que eventos devero ser notificados quando ocorridos, e que participantes devero receber a notificao. WORKFLOW-RELEVANT Dados utilizados durante a execuo do workflow. informaes que circulam pelo fluxo (workflow relevant data) deve ser garantida atravs acesso e entrada de dados. Os participantes das atividades em um fluxo de trabalho
Podem ser dados obtidos diretamente dos participantes, atravs do preenchimento de formulrios eletrnicos, ou atravs do acesso a bancos de dados e arquivos de dados da atividades e armazenados ao final de um fluxo, ou podem ainda ser utilizados pelo prprio automticas etc. Alguns parmetros tambm devem ser definidos para os dados. Esses parmetros so: nome, tipo de dado (incluindo informaes sobre o formato, o que geralmente determina que aplicao dever ser executada para manipulao desse conjunto de dados) e caminho de acesso (localizao dos dados no desktop, servidor de arquivos etc.). INVOKED APPLICATIONS Aplicaes utilizadas para a execuo das atividades e empresa. Esses dados podem ser obtidos, utilizados pelos participantes na execuo de suas fluxo para a determinao do caminho de execuo do processo, execuo de atividades
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manipulao dos dados. A configurao das aplicaes que sero executadas pelo workflow tambm passa pela definio de alguns parmetros: nome da aplicao a ser executada; tipo da aplicao, informando quando se trata de planilha eletrnica, processador de texto, banco de dados ou outro tipo de aplicao; parmetros de execuo, que determinaro em que momento e sob que condies uma aplicao dever ser iniciada (uma aplicao pode ser
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participante que receber a atividade; objetos utilizados, que determina que arquivos,
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mesma atividade, estabelecer a execuo de duas aplicaes diferentes, a depender do
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executada, basicamente, em trs momentos distintos, a saber, no incio de uma atividade, no meio da execuo de uma atividade, p. ex. em resposta a uma entrada de dados, ou na caminho, no desktop ou rede de computadores, at o arquivo executvel que dispara a concluso de uma atividade); e o caminho de acesso aplicao, que dever determinar o execuo da aplicao.
Alm do meta modelo, que descreve os principais objetos, seus atributos e sua nomenclatura, o WFMC define tambm uma API (item 4.3.5) para a troca de informaes Todas as informaes vistas para este item (4.1.1) dizem respeito apenas ao primeiro componente proposto pelo modelo de referncia, que so as ferramentas de modelagem de processos. A seguir so apresentados os demais componentes.
4.2.2
Servios de acionamento de workflows (workflow enactment services)
Componente dos sistemas de workflow responsvel pela execuo das definies de por KOBIELUS (1997) so: de processo);
Recuperar arquivos a partir das aplicaes; Controlar o status dos fluxos de trabalho; Permitir o controle, administrao e auditoria dos fluxos de trabalho; dados utilizados durante a execuo etc.); Arquivar todos os dados sobre os fluxos de trabalho (sua definio, dados de controle, Alm das funes listadas acima, pode-se afirmar que a Workflow Enactment
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Services gerencia, em tempo de execuo, as transies de estados ocorridas para os fluxos A definio do WFMC para Workflow Enactment Services a seguinte (WFMC,
de trabalho.
1995): Trata-se de um componente de software que consiste em uma ou mais Workflow
Engines, com o objetivo de criar, gerenciar e executar instncias de workflows.
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Iniciar aplicaes externas para apoio execuo das atividades (Invoked Applications);
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Adicionar, excluir e modificar itens nas listas de trabalho dos usurios;
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Efetuar a autenticao desses usurios;
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Permitir o login e logoff de usurios no sistema;
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Iniciar, executar e controlar fluxos de trabalho de acordo com suas definies (definio
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processos. As principais funes desse mdulo, de acordo com o WFMC, conforme descrito
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entre uma ferramenta de definio de processos e um sistema de workflow.
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Esse mdulo tambm possui seus componentes, quais sejam: WORKFLOW

ENGINES
Softwares instalados nos servidores, responsveis pelo
distribudas em servidores de aplicaes, controlando diversos processos, ou partes de processos). As Workflow engines podem estar dividas por processos (cada engine divididas em vrias engines), papeis (engines associadas a papeis de usurios, executando apenas os fluxos ou atividades de responsabilidade desses usurios), por aplicao ou por dados (workflow relevant data). responsvel por um conjunto diferente de processos), atividades (atividades de um processo
Figura 10 - Diversas formas de implementao das workflow engines (KOBIELUS, 1997)
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Pode-se executar processos diferentes entre sistemas de workflow de diferentes
fornecedores. Nesse caso deve-se estabelecer a integrao entre as diferentes enactment services (item 4.3 adiante).
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engine controlando todos os processos da organizao) ou descentralizado (vrias engines
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engines podem ser instaladas / configuradas para funcionar de modo centralizado (uma nica
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definidos. A Enactment service composta de uma ou mais Workflow engines. Essas
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gerenciamento das listas de trabalho dos usurios, atravs da execuo dos processos
Figura 11 - Integrao entre sistemas de workflow (KOBIELUS, 1997)

4.2.3 Aplicaes clientes (workflow client application)
pela prpria empresa usuria, com a utilizao de linguagens de programao padro e Existem softwares clientes gerais para sistemas de workflow, comercializados para conexo com qualquer sistema de workflow (que provavelmente utilizou as mesmas APIs para entanto, as empresas adquirem o mdulo cliente no pacote com o mesmo fornecedor do software de workflow. As principais funes desses mdulos clientes so: Prover ao usurio o acesso sua caixa postal ou lista de trabalho; workflow; Fornecer a interface de login para o usurio que queira utilizar as funes do sistema de Requerer a iniciao de instncias de processos (que sero iniciadas e controladas pela workflow engine correspondente); Invocar a aplicao adequada para execuo da atividade (invoked applications); Prover acesso organizado aos dados do sistema de workflow (dados de auditoria, execuo dos processos, dados gerados pela aplicao executada etc.); permitir que seu produto interaja com diversos sistemas de workflow). Geralmente, no
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chamadas s APIs do sistema de workflow, ou adquirida de um fornecedor qualquer.
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Corresponde interface de acesso enactment service. Pode ter sido desenvolvida
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Permitir a manipulao (criao, modificao etc.) de instncias de processos por usurios autorizados. O componente client application possui ainda outros componentes, que so a lista de
tarefas a serem executadas no mbito dos processos em execuo, e est tambm disponvel para o gerenciador de lista de trabalho para que este possa recuperar tarefas e apresent-las Existem ainda formas diferentes de se implementar uma arquitetura de workflow, centralizando ou distribuindo os diversos componentes das client applications e enactment services, em mquinas clientes ou servidores. Essas arquiteturas podem ser: Host based engine centralizados no servidor), Shared filestore (Gerenciador da lista de trabalho e aplicao cliente na mquina do usurio, workflow engine no servidor e a lista de trabalho porm no existe o banco de dados corporativo, e por isso as tarefas so enviadas para a Procedure call (Gerenciador da lista de trabalho e aplicao cliente na mquina do usurio, workflow engine e lista de trabalho no servidor. Os usurios acessam a lista de trabalho atravs de remote procedore call3).
4.2.4
Aplicaes iniciadas pelo workflow (Invoked Applications)
So as aplicaes que devem ser executadas para apoiar a execuo de um processo. Essas aplicaes podem ser executadas pela workflow enactment services ou pelo deve ser selecionada automaticamente com base em regras sob o controle do sistema de workflow, ou quando a prpria aplicao reside em um servidor. O segundo caso torna-se ideal quando a seleo da aplicao a ser executada fica a cargo do usurio, ou quando a prpria aplicao reside na estao de trabalho do usurio.
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Recurso de programao que permite a execuo de comandos que acionam funes em
computadores remotos, enviando e recebendo dados, ou simplesmente ordenando o processamento destes nas mquinas remotas.
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gerenciador de lista de trabalho. O primeiro caso ideal quando a aplicao a ser executada
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caixa postal de e-mail do usurio, ao invs de acesso direto a uma lista de trabalho) e
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armazenada em um banco de dados corporativo), Eletronic mail (Semelhante ao anterior,
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(aplicao cliente, gerenciador da lista de trabalho, a prpria lista de trabalho e a workflow
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ao usurio para que este possa execut-las (WFMC, 1995).
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uma forma geral, a lista de trabalho est disponvel para que a workflow engine adicione
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ao mdulo responsvel pela apresentao das tarefas a serem executadas pelo usurio. De
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trabalho, e o gerenciador de lista de trabalho. O gerenciador de lista de trabalho corresponde
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Nem sempre uma aplicao deve ser executada automaticamente. Em alguns casos pode ser mais interessante configurar a atividade no sistema de workflow para simplesmente com a responsabilidade de executar a aplicao, utiliz-la para o processamento de dados pode ser um caso tpico quando os benefcios da integrao, com um sistema legado, p. ex., no justificam o custo do desenvolvimento) . A integrao necessria para a execuo automtica de aplicaes geralmente sistema de workflow. Nos casos em que a empresa usuria no precisa desenvolver essa integrao, significa que a interface j foi desenvolvida anteriormente, atravs das mesmas APIs.
4.2.5
Ferramentas de Administrao e Monitorao (Administration and monitoring
WFMC, conforme descrito por KOBIELUS (1997) so: Controle de recursos - Permitem a anlise e balanceamento da carga, e otimizao das de workflow; configuraes de hardware, software e rede necessrios ao funcionamento do ambiente Gerenciamento de papeis - Permite o gerenciamento dos papeis associado s atividades restries de acesso relacionadas definio de processos; Gerenciamento de usurios - Permite a realizao de tarefas comuns de gerenciamento atribuio de restries de acesso; Superviso de processos - Permite a manipulao de definies de processos, bem como de instncias de processos (em execuo); Consulta ao status dos processos; Gerenciamento de auditoria - Permite a manipulao dos registros das trilhas de auditoria associados a processos em execuo ou completados / interrompidos, permitindo a gerao de relatrios, arquivamento e realizao de anlises estatsticas; de usurios (criao, excluso etc.), alm da criao de grupos, associao papeis e
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definidas para os fluxos de trabalho, permitindo, entre outras coisas, a definio de
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de administrao do ambiente de workflow. Suas principais funes, de acordo com a
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Essas ferramentas, conforme definido pelo prprio nome, correspondem aos mdulos
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tools)
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desenvolvida atravs das APIs (Application Programing Interface) das aplicaes ou do
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requerido pela atividade, e retornar com o resultado para a ferramenta de workflow (esse
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orientar o usurio sobre o que deve ser feito e que aplicao executar. O usurio ento fica
A interface 5 (Administration and Monitoring) decreve as APIs necessrias integrao entre uma ferramenta de administrao e diversos ambientes de workflow. Essa estejam administrando processos encadeados (conforme apresentado no item 4.3). abordagem contribui para a implementao da integrao entre sistemas de workflow que
um conjunto de APIs, com o intuito de padronizar a integrao entre os subsistemas descritos. Essas especificaes so denominadas Interfaces, e vo do nmero 1 (definio do WFMC, tm manifestado interesse em desenvolver implementaes comerciais das especificaes propostas. Essas implementaes permitiro a to almejada independncia de fornecedores, possibilitando a construo de um ambiente de workflow composto pelo que necessidades dos usurios, e compondo-os numa arquitetura ideal. houver de melhor no mercado, selecionando-se os subsistemas mais adequados s de processos) ao nmero 5 (ferramentas de administrao). Vrios fornecedores, membros
4.3 Interoperabilidade entre sistemas de workflow
diferentes ferramentas de workflow, mesmo quando se tratarem de sistemas de tipos diferentes (como workflows de produo e baseados em mensagens). A principal vantagem processos de negcio sem a necessidade de remontar suas plataformas para adequar-se aos sistemas umas das outras. Esse tipo de abordagem (integrao de processos atravs de ferramentas de workflow) poderia levar, por exemplo, a um ambiente de gerenciamento da cadeia de suprimentos (KOULOPOULOUS, 1995). No modelo de referncia, a integrao entre servios de coordenao de workflow ambiente de workflow completo, alm da existncia integrada de todos os componentes anteriores, os sistemas de workflow devem estar construdos de tal maneira que possam conversar entre si. (workflow enacment services) corresponde ao sexto componente. Para que se tenha um de se possuir essa capacidade, permitir que duas ou mais empresas possam integrar seus
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O WFMC aponta quatro cenrios possveis para a integrao entre ambientes de
diferentes fornecedores para a automao dos processos, que so: processos encadeados, hierrquicos, ponto-a-ponto e paralelos.
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O WFMC tambm desenvolveu uma proposta de modelo para integrao entre
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Alm do modelo de referncia descrito, o WFMC desenvolveu especificaes para
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4.3.1
Processos encadeados
Este modelo permite que dois processos estejam conectados entre si atravs de ponto do processo (A), gera um evento que dispara a execuo de um processo (B), com a transferncia do controle de um processo para outro, os dois processos continuam sua execuo de forma independente. A forma mais indicada de implementar esta conexo atravs de uma aplicao do
Figura 12 - Chained Services Model (WFMC, 1995)

4.3.2 Modelo hierrquico
Este modelo de integrao representado quando uma determinada atividade do caso tambm recomenda-se a utilizao de um gateway para interligao entre os sistemas. transferido do processo (A) para o processo (B), o primeiro permanece em estado de espera at que o segundo conclua sua execuo ou retorne o controle para o processo (A).
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Figura 13 - Nested Subprocess Model (WFMC, 1995)
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No caso do modelo hierrquico, diferentemente do modelo encadeado, quando o controle
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processo (A), encapsula completamente (como um subprocesso) um processo (B). Neste
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tipo gateway, que fica encarregada de traduzir as informaes de um sistema para outro.
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conseqente transferncia de dados de controle, aplicao etc. A princpio, aps a
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determinada atividade. A execuo de determinada atividade, que pode estar em qualquer
4.3.3
Modelo ponto-a-ponto
Este pode ser considerado o mais complexo modelo de implementao. Neste caso intercaladas sendo controladas por cada um deles.
sistemas de workflow tambm precisam compreender uma definio comum de processos de negcio, entre outras caractersticas que aumentam ainda mais a complexidade deste modelo.
4.3.4
Modelo paralelo de integrao
Neste modelo dois processos ocorrem de forma independente entre sistemas de mediante a qual os processos devero ser sincronizados.
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workflow. Nesse caso no entanto, dever existir uma atividade em cada um dos processos,
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Figura 14 - Peer-to-Peer Model (WFMC, 1995)
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implementar uma transferncia adequada de dados e atividades entre os sistemas. Os
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preciso que os sistemas compreendam uma mesma API, para que se possa
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um nico processo implementado por dois ou mais sistemas diferentes, com atividades
Figura 15 - Parallel Syncronised Model (WFMC, 1995)
A forma de implementao da conexo entre os dois sistemas, para qualquer dos dilogo entre os dois sistemas. Neste caso faz-se necessrio que ambos os sistemas de workflow reconheam o mesmo conjunto de comandos, padres de nomenclatura, objetos e desenvolvimento de uma aplicao gateway que se comunique com ambos os sistemas atravs da WAPI de cada um, promovendo as converses necessrias para que ambos os sistemas possam transferir dados, atividades e eventos entre si. atributo de processos etc. Quando este nvel de integrao no possvel, faz necessrio o
Figura 16 - Modelo de interoperabilidade entre sistemas de workflow (WFMC, 1995) Resumindo os pontos apresentados neste captulo, verifica-se o modelo de referncia para
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sistemas de workflow, criado pelo WFMC e composto por 05 (cinco) componentes, integrados a um centro de comando. Os componentes so: Process Definition Tools Modelagem dos processos; Administration and Monitoring Tools Administrao do ambiente de workflow (usurios, fluxos etc.);
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modelos acima, pode se dar basicamente de duas maneiras: Atravs da WAPI promovendo
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Workflow Client Applications Interface de acesso s funcionalidades do sistema (ex. lista de tarefas); workflow para realizao ou apoio para a execuo de alguma atividade; Invoked Applications Aplicaes executadas automaticamente pelo sistema de Other Workflow Services Permite a integrao com ferramentas de workflow de diferentes;
Todos os componentes esto unidos pelo componente central, denominado workflow Para modelagem de processos (interface 1) o WFMC ainda desenvolveu um meta modelo de referncia para modelagem de processos. Esse meta-modelo apresenta as informaes mnimas para definio de processos para automao. Essas informaes so: Activity Informaes que descrevem as atividades que compem os processos; Role Informaes para descrio das atribuies necessrias ao executante de uma atividade; Transition conditions Informaes que definem as condies para transferncia do Workflow relevant data Descrio dos dados necessrios execuo dos processos; Invoked applications Informaes para descrio das aplicaes disparadas automaticamente pelo sistema de workflow para apoio execuo de atividades que Workflow type definition Informaes sobre o processo;
4.3.5
Interface de Programao de Aplicaes para Workflow (Workflow Application Programing Interface - WAPI)
Alm da descrio de cada um dos componentes dos sistemas de workflow o WFMC de uma interface de programao comum, com comandos especficos que permitam a
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chamada a funes de cada componente. Essa abordagem permite que se implemente a integrao entre componentes de fornecedores diferentes, fornecendo maior flexibilidade na construo de um ambiente de workflow.
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desenvolveu ainda uma especificao para a comunicao entre esses componentes atravs
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compem o processo;
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fluxo para a prxima atividade;
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enactment services.
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terceiros, o que permitiria um real ambiente de colaborao entre sistemas de fabricantes
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4.4 Consideraes finais sobre padronizao para a tecnologia de workflow

O trabalho conduzido pelo WFMC tem apresentado contribuio significativa para o
de sistemas de workflow atualmente fazem parte do consrcio coordenado pelo WFMC As vantagens que se pode obter a partir da padronizao so muitas. Como exemplo pode-se citar um cenrio onde uma empresa selecione o melhor motor de workflow (workflow engine) para suas necessidades, e construa seu ambiente de workflow adquirindo, encaixe em suas necessidades. Outra situao que se pode chamar de ideal seria a possibilidade de se estabelecer parcerias entre empresas para a integrao de processos, o que se pode chamar de empresa estendida (KOULOPOULOS, 1995), com um mnimo de adaptao em seus sistemas de informao para a nova realidade. Isso por que a dos sistemas de informao. padronizao da tecnologia (seja workflow ou outra) vai sempre contribuir para a integrao Revendo os conceitos apresentados neste captulo, foi apresentado o modelo de Componente Process Definition Tools para cada componente apontado no modelo de referncia, a ferramenta que melhor se
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referncia do Workflow Management Coallition, resumido no quadro abaixo: Definio de modelagem de processos. Ferramentas
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Corresponde integrao entre essas ferramentas e os sistemas de workflow, permitindo independncia entre projeto dos processos de negcio e implementao dos processos de negcio (build time e run time (JABLONSKI & BUSSLER, 1996)
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Quadro 2 - Resumo dos componentes do modelo de referncia proposto pelo WFMC
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(www.wfmc.org).
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referncia do WFMC, o que indica sua influncia no meio. Alm disso muitos fornecedores
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autores consultados para o desenvolvimento deste trabalho de tese mencionam o modelo de
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afirmar com razovel certeza que elas tm caminhado para tal. A maioria, seno todos os
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No h como prever que suas propostas se convertero em padro de fato, mas pode-se
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desenvolvimento da tecnologia de workflow, tanto no meio acadmico quanto no mercado.
Workflow Enactment Services
Servios
de
acionamento
de
workflow.
Esse
sistema de workflow. Um workflow enactment
do modelo de referncia devem possuir uma interface para este componente. Workflow Client Application Aplicao cliente. Corresponde interface do usurio final com o sistema de workflow. Os usurios mais freqentes para esta interface so atividades. Esses so os que interagem com o sistema atravs da worklist, que apresenta as tarefas de responsabilidade de determinado usurio. Invoked Applications Aplicaes executadas a partir do sistema de workflow. Essas aplicaes so os sistemas de processadores de texto e planilhas eletrnicas) que informao aqueles diretamente relacionados execuo das
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Administration and Monitoring Trata-se da interface disponvel para administrao
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Tools
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so integrados ao sistema de workflow para execuo de determinada atividade. A interface existente entre a workflow enactment services e este componente permitir o desenvolvimento dessa integrao. do ambiente de workflow e para monitorao dos processos automatizados. Essa interface mais utilizada por usurios mais especializados, como administradores do sistema, e por gerentes responsveis pelos processos.
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(cont.)
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ou
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outros
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softwares
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efetiva dos processos. Todos os outros componentes
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que so os responsveis pelo roteamento e execuo
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services composto por vrios workflow engines,
(como
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componente corresponde ao centro nervoso do
Other Services
Workflow
Enactment Objeto de um tpico a parte neste trabalho de tese, sistemas de workflow de diferentes fabricantes. A
visualizao e administrao integrada do processo em qualquer das ferramentas.
Alm dos componentes do modelo de referncia proposto pelo WFMC, importante destacar o detalhamento do primeiro componente, Process Definition Tools, para o qual se desenvolveu um meta modelo que apresenta um conjunto de objetos relevantes para a modelagem de workflow. Os objetos propostos no meta modelo so resumidos no quadro a
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seguir:
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(cont.)
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outra
ferramenta,
permitindo
no
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parte de um processo em uma ferramenta e parte em entanto a
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partir dessa integrao poder-se-ia implementar
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trata-se da proposio de uma interface entre
Componente Workflow Definition Type
Definio identificao de um processo para a ferramenta de fluxo, verso, condies para incio e fim do processo, definies de segurana e definies de auditoria
atividade no fluxo. Composta por dados como nome e tipo da atividade, condies para incio e fim de cada atividade e definies de tempo. fluxos de trabalho, que so os usurios diretamente relacionados execuo de alguma atividade de um processo. Composta por dados como nome, senha, unidade organizacional e habilidades. do fluxo entre as atividades, e como o sistema de workflow reage a essa transferncia. Composta por dados Transition Conditions Informaes referentes transferncia do controle Role Corresponde identificao dos participantes dos
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Workflow Relevant Data Invoked Applications
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Quadro 5 - Resumo dos objetos propostos pelo WFMC para construo de um modelo de workflow em seu meta modelo
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como
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condies
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para
condies para a execuo e definies para notificao. Corresponde definio dos dados utilizados durante a execuo do fluxo. Descreve as aplicaes executadas pelo sistema de workflow para apoiar a execuo de uma atividade, ou para automatiz-la completamente.
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a
Activity
Conjunto de informaes para identificao de cada
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transferncia,
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workflow. Composta por dados como: nome do
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Conjunto
de
informaes
que
permitem
5 Modelagem de processos
5.1.1
Introduo
Foi mencionado anteriormente o fato de ser de suma importncia conhecer a organizao atravs de seus processos de negcios antes da aplicao de qualquer esforo de indicadores de desempenho, qualidade total etc. melhoria, seja atravs da implantao ou desenvolvimento de novos sistemas de informao, Essa afirmao no nova. A identificao e documentao de processos tm sido foi mencionado que o no conhecimento prvio da organizao atravs de seus processos tem sido a principal causa para o insucesso dos esforos de melhoria de uma empresa. importante compreender o processo existente antes de projetar outro, novo". VERNADAT (1995), abordando integrao de negcios, menciona que "coisas que precisam ser requisito para a integrao. integradas precisam antes ser modeladas. Logo, a modelagem de negcios um prA modelagem de processos de negcios se encaixa na primeira etapa do ciclo de vida levantados atravs de modelos que possam representar as principais caractersticas destes processos. De acordo com PIDD (1999) uma das principais caractersticas de um modelo que ele se torna uma ferramenta para suporte ao raciocnio, assim a modelagem no s contribui para o registro dos processos de negcio como tambm incentiva o raciocnio sobre a A atividade de modelagem (de uma forma geral) freqentemente utilizada para representao de parte da realidade. Esta representao sempre uma viso simplificada da realidade, porque uma representao fiel seria to complexa quanto a prpria realidade que melhor maneira de reorganizar o processo em fase de modelagem. DAVENPORT (1994) falando sobre a engenharia de processos afirma que "
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se quer modelar, o que tornaria a modelagem invivel. Conforme indicado por SCHEER (1998a) as caractersticas de uma organizao esto distribudas em quatro vises. Essas vises so: organizao, funes, dados e processos, esta ltima sendo a responsvel pela integrao das demais. Com base nesta abordagem e algumas outras que sero apresentadas adiante, ser utilizado daqui para frente o termo modelagem de negcios ao invs de modelagem de processos. Isso por que a 56
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dos processos. Conforme descrito anteriormente trata-se da descrio dos processos
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indicadas como atividades chave para a aplicao das tcnicas mencionadas acima. Tambm
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5.1 Modelagem de Negcios
modelagem no se resume representao dos processos de negcio de uma organizao. Tambm so representados sua estrutura organizacional, estrutura de sistemas de Diversas razes podem ser indicadas como motivadoras para a modelagem de A primeira razo diz respeito ao fato de que o entendimento dos processos existentes facilita a comunicao entre os profissionais da empresa, alm de contribuir para a capacitao daqueles que participam das atividades de modelagem. Inmeras vantagens envolvidos com esta atividade tornam-se automaticamente habilitados para a participao na implementao das melhorias, uma vez que se tornam os maiores conhecedores das caractersticas dos processos que sero melhorados. A segunda razo diz respeito ao fato de que a compreenso dos processos existentes conforme mencionado no incio deste tpico. podem ser obtidas desta "conseqncia" da modelagem de processos. Os profissionais informao, orientao estratgica etc. negcios. DAVENPORT (1994) apresenta quatro principais razes que a justificam:
existentes os problemas do processo so identificados naturalmente. Conhecer os problemas novo processo (no caso de uma reengenharia), ou no novo sistema etc. Finalmente, o conhecimento dos processos existentes permite que se faa uma melhoria implementada. Esta avaliao imprescindvel para facilitar o aprendizado com os Para que se possa representar um processo de negcio em um modelo importante obter uma viso completa de todas as caractersticas do mesmo. Assim sendo o modelo de processo deve conter, basicamente, as seguintes informaes: a) atividades; b) pessoas; c) execuo das atividades; f) infra-estrutura tecnolgica (sistemas operacionais, redes de funes/unidades organizacionais; d) dados; e) sistemas de informao que apiam a computadores, equipamentos etc.); G) produtos, quando for o caso; h) regras de negcio. De uma forma mais geral, VERNADAT (1995) afirma que "o ambiente integrado de manufatura composto de recursos, aplicaes e sistemas de informao operados por pessoas ou computadores, na elaborao de produtos de acordo com processos predefinidos". Neste contexto so listadas, na sua viso, as principais caractersticas que comparao com os processos otimizados, de forma que se possa avaliar a efetividade da problemas identificados.
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do processo atual importante para que se possa evitar a repetio desses problemas no
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A terceira razo est relacionada ao fato de que, durante a modelagem dos processos
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um pr-requisito para o planejamento e execuo das atividades de melhoria do processo,
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devem ser documentadas em um modelo de processos. So elas: produtos, recursos, informao, unidades organizacionais e pessoas. apresentar um resultado que se materializa em um produto ou servio. Assim de suma Com base nesta afirmao pode-se destacar que: a) todo processo existe para importncia que fique bem claro quanto valor um determinado processo agrega a este em uma m utilizao dos recursos necessrios execuo das atividades. Por isto importante que as informaes sobre a utilizao dos recursos sejam documentadas para crtico dos recursos necessrios execuo tima dos processos (viso dos dados); c) a estrutura organizacional deve privilegiar a execuo dos processos. Assim necessria tambm a documentao e anlise da relao entre a estrutura organizacional e as atividades participao das pessoas na realizao dos processos de negcio. uma iluso pensar que processos podem ser completamente automatizados. Assim imprescindvel que a pessoas aos cargos e sua relao com a execuo das atividades, sem falar que elas (as Antes de se iniciar um trabalho de modelagem de processos necessrio que haja uma viso bastante clara dos objetivos para esta modelagem. No recomendvel investir a ser alcanada, caso contrrio no haver motivao suficiente para que o trabalho seja Existem diversos mtodos para modelagem do negcio, que por sua vez se baseiam em arquiteturas de modelagem (Algumas dessas arquiteturas e mtodos sero escritos posteriormente). Com base nos objetivos da modelagem poder-se- determinar o mtodo de Alguns dos principais objetivos para modelagem de processos so: Reengenharia, modelagem mais adequado para sua realizao. Melhoria Contnua, Contratao de Sistemas de Informao, Desenvolvimento de Sistemas de Informao, Documentao dos Processos para Certificao (p. ex. ISO 9000), Gesto do Conhecimento e Custeamento Baseado em Atividades. Dependendo da estratgia adotada pela empresa, alguns desses objetivos podem se sobrepor para alcanar um objetivo maior. De uma forma geral a modelagem de negcios acabar permitindo: a) o melhor entendimento e uma representao uniforme da empresa; b) suporte para o desenvolvimento recursos em um projeto de modelagem de processos se no houver uma meta bastante clara concludo, e os recursos aplicados (tempo, dinheiro, equipamentos etc.) sero desperdiados. que compem um processo (viso da organizao); d) no se pode jamais desconsiderar a permitir posterior anlise e melhoria. A informao pode ser considerada como o mais
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pessoas) tambm correspondem a recursos crticos para a realizao dos processos.
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documentao da estrutura organizacional descreva inclusive os nveis de alocao das
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produto ou servio; b) muitos dos problemas identificados nos processos esto concentrados
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de novos departamentos ou unidades organizacionais e c) um modelo que pode ser usado para controlar e monitorar as operaes da empresa (o que pode ser conseguido atravs da A modelagem de processos uma etapa fundamental do ciclo de vida dos processos aplicao da tecnologia de workflow).
recursos necessrios para seu funcionamento etc. Essas informaes sero a base para as demais etapas, quais sejam, reengenharia, implementao e melhoria contnua.
5.1.2 Arquiteturas de referncia para modelagem de negcios Viso geral
se d atravs de modelos utilizados para registrar os processos, incluindo informaes sobre recursos, estrutura organizacional, sistemas de informao etc. fcil observar que o processo de levantamento e documentao destas informaes modelada. Por este motivo diversos estudiosos e organizaes de padronizao tm trabalhado no desenvolvimento de padres que possam tornar mais consistente, integrada e uniforme a modelagem de negcios. O desenvolvimento de padres pode contribuir de vrias formas para a disciplina de projetos de modelagem, uma vez que no precisam desenvolver suas metodologias de desenvolvidas e testadas, ou criar seu prprio mtodo a partir de uma arquitetura j estabelecida. Outra vantagem importante da padronizao, a contribuio para o pode ser conduzida de forma semelhante, independentemente da empresa que est sendo
desenvolvimento de programas de computador com o objetivo de auxiliar projetos de modelagem de processos de negcios. Com a existncia de padres a indstria de desenvolvimento de softwares possui maior segurana para realizao de investimentos na
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rea.
Ser apresentada neste tpico uma viso geral das principais arquiteturas
desenvolvidas para o estabelecimento destes padres.
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trabalho a partir do zero. Ao invs disso podem se utilizar de metodologias previamente
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modelagem de negcios. Facilita o trabalho das empresas que necessitam investir em
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caractersticas de uma organizao a partir de seus processos de negcios. a documentao
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A modelagem de negcios conforme apresentada, corresponde documentao das
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uma viso completa dos processos, seus pontos fortes e fracos, oportunidades de melhoria,
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de negcio. As informaes devem ser coletadas e registradas com o objetivo de fornecer
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5.1.2.1 CIMOSA (Open Systems Architecture for CIM) Desenvolvida por um consrcio denominado AMICE, cuja documentao completa
As definies apresentadas por CIMOSA serviram de base para o desenvolvimento Dando uma clara viso da importncia desta arquitetura para a disciplina da modelagem de negcios, VERNADAT (1995) afirma que "CIMOSA cunhou o termo processo de negcio, e introduziu a abordagem baseada em processos para integrao e abordagens baseadas em atividades ou funes". modelagem de empresas, ignorando as fronteiras organizacionais, contrapondo-se s Conforme mencionado anteriormente, CIMOSA prope uma arquitetura tanto para modelagem quanto para integrao de negcios. No entanto este estudo se concentra na parte da arquitetura que orienta a modelagem de negcios. CIMOSA, e se divide em duas reas, denominadas arquitetura de referncia e arquitetura particular. A arquitetura particular consiste em uma srie de princpios e regras que permitem a A arquitetura de referncia, por sua vez, apresenta uma estrutura geral que permite ao usurio criar sua prpria arquitetura de modelagem, seguindo um conjunto bsico de regras A estrutura de modelagem descrita por CIMOSA apresenta trs dimenses que se A dimenso de instanciao, avanando da esquerda para direita no cubo, composta estabelecidas pelo cubo. completam: A estrutura de modelagem apresentada por CIMOSA conhecida como CUBO
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pelas vistas: genrica, parcial e particular. vista genrica permite a descrio de objetos e regras bsicos que se constituem na linguagem para a criao de modelos. A utilizao correta desta vista permite que o usurio crie sua prpria linguagem de modelagem.
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construo de modelos de acordo com a estrutura proposta por CIMOSA.
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de outras arquiteturas e mtodos de trabalho.
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ser facilmente derivados para outros tipos de empresas.
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tipo de empresa, os conceitos, estruturas e princpios propostos por esta arquitetura podem
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para a modelagem e integrao de empresas de manufatura. Apesar do enfoque claro neste
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uma arquitetura completa e desenvolvida com o objetivo de fornecer uma base de trabalho
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pode ser encontrada em seu documento formal de referncia publicado em 1996, trata-se de
A vista parcial tem por objetivo a descrio de modelo gerais, por exemplo, modelos para descrio de aspectos gerais de uma determinada indstria, ou de determinado tipo de Na vista particular se enquadram os modelos especficos para documentao de uma empresa. empresa. ltima vistas corresponde arquitetura particular.
A segunda dimenso na estrutura de modelagem chama-se dimenso de gerao. informao e funo. Estas vistas existem para permitir a descrio das diversas caractersticas da empresa. Eqivalem a olhar para uma empresa sobre pontos de vistas diferentes. importante que esteja claro que as vistas na dimenso de gerao no devem diferentes de um mesmo modelo. ser utilizadas de forma a se construir um modelo para cada vista. Antes trata-se de vises A terceira e ltima dimenso apresentada pela estrutura de modelagem chama-se dividir o modelo de negcio em diferentes nveis de abstrao. No primeiro nvel, de acordo com a viso do usurio de negcios. No segundo nvel, denominado "Design Specification", as informaes apresentadas no nvel anterior so agora refinadas, e ltimo nvel, denominado "Implementation Description", acrescenta-se ao nvel anterior interessante observar que o nmero de vistas na dimenso de gerao no limitado ao apresentado nas especificaes da arquitetura. Esta caracterstica, somada s duas primeiras vistas na dimenso de instanciao, atribuem um auto grau de flexibilidade para a construo de arquiteturas e metodologias particulares s necessidades do usurio. acrescentando se detalhes de forma a construir o modelo de negcios executvel. No terceiro detalhes para descrio da implementao do modelo de negcios.
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denominado "Requirements Definition", devem ser registradas as caractersticas da empresa
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dimenso de derivao. Esta dimenso composta por trs nveis cujo objetivo o de
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Esta dimenso composta por quatro vistas complementares: organizao, recursos,
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As duas primeiras vistas dessa dimenso eqivalem arquitetura de referncia, e a
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Figura 17 - O Cubo CIMOSA (VERNADAT, 1995) 5.1.2.2 GIM - GRAI Integrated Methodology Esta arquitetura foi desenvolvida na Universidade de Bordeaux, na Frana, por volta de 1992. Apresenta algumas diferenas significativas com relao a arquitetura CIMOSA, mas em geral est estruturada sobre a base construda por ela.
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A metodologia GIM se baseia no mtodo denominado "GRAI Method",
desenvolvido entre as dcadas de 1970 e 1980, acrescentando outras caractersticas de forma a tornar o mtodo mais completo permitindo a modelagem de negcios. O mtodo GRAI composto, basicamente, por dois tipos de modelos denominados "GRAI Grid" e "GRAI Nets". O primeiro consiste em uma matriz bidimensional em cujas colunas so listadas as funes, e nas linhas so descritos os horizontes de deciso. As 62
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clulas da matriz so chamadas de centros de deciso. O segundo conjunto de modelos (GRAI Nets), utilizado para realizar anlises sobre os centros de deciso descritos na O mtodo GRAI apenas uma pequena parte da arquitetura GIM. GIM apresenta matriz. trs nveis de abstrao para descrio dos modelos, a saber:
nvel descreve a organizao do ponto de vista do usurio, no maior nvel de abstrao possvel. O nvel organizacional, que corresponde "Design Specification" em CIMOSA. Este nvel acrescenta detalhes como: quem responsvel pela execuo das atividades, como as atividades so executadas, tempo necessrio para execuo das atividades etc. O nvel fsico, equivalente "Implementation Description" em CIMOSA. Trata-se do Alm dos nveis aqui descritos a arquitetura apresenta ainda trs vistas de modelagem. As vistas so: dados, processos e operaes. mais especfico de todos os nveis, composto por detalhes de implementao dos modelos.
com os nveis de abstrao e as vistas de modelagem. Desta forma o mtodo prope, por modelo de entidades de relacionamentos. A modelagem organizacional de dados (nvel organizacional, vista de dados) com o uso de modelos de rede e do modelo relacional. Assim pela metodologia. outros modelos, incluindo GRAI Grid e GRAI Nets descritos anteriormente, so propostos Atravs da figura abaixo pode-se observar uma caracterstica interessante do nvel fsico de abstrao. Neste nvel o mtodo no prope nem um modelo. Antes informa que neste nvel utilizam-se ferramentas de computao e mquinas e equipamentos para implementar as caractersticas descritas nos modelos nos demais nveis.
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exemplo, a modelagem conceitual de dados (nvel conceitual, vista de dados) com o uso do
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Diversos modelos so propostos na metodologia e devem ser classificados de acordo
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O nvel conceitual, que corresponde "Requirements Definition" em CIMOSA. Este
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arquiteturas, tomando-se como referncia CIMOSA, o fato de que nesta no so propostos quaisquer modelos, devido ao fato de se tratar de uma arquitetura generalista e flexvel. incorporando pequenas modificaes na nomenclatura, e com o acrscimo de uma nova De acordo com VERNADAT (1995) a arquitetura GIM recentemente foi redefinida vista. Estas modificaes podem ser verificadas na figura abaixo.
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Outra caracterstica importante que a diferencia essencialmente de outras
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Figura 18 - Nveis e vises da arquitetura GIM (VERNADAT, 1995)
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Figura 19 - Redefinio da arquitetura GIM (VERNADAT, 1995) 5.1.2.3 PERA Purdue Enterprise Reference Architecture
camadas, apresenta-se como uma arquitetura voltada para ambientes de manufatura, embora empresa.
A metodologia prope um conjunto de sete camadas, a saber: parte da mesma, que dever ser modelada; Concept Layer: a funo principal nesta camada permitir a definio da misso e Specification Layer: nesta etapa devero ser definidos os requisitos funcionais necessrios operao da empresa, por exemplo: organizao fsica da fbrica, diagramas de controle etc.
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Detailed Design Layer: nesta etapa devero ser descritas com detalhes todas as
caractersticas da empresa que se est modelando, especificando inclusive informaes como equipamento necessrio para o funcionamento da empresa, planejamento organizacional, programas de treinamento etc.
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principais objetivos da empresa;
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Identification of the Business Entity: nesta etapa dever ser definida a empresa, ou a
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VERNADAT (1995) afirme que ela pode ser aplicada facilmente a qualquer tipo de
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desenvolvida na Universidade de Purdue a partir de 1989. Baseada em uma estrutura de
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PERA, "The Purdue Enterprise Reference Architecture", comeou a ser
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Manifestation Layer: esta camada permite a descrio da instalao da empresa ou da fbrica. Enquanto as camadas anteriores permitiram a descrio de caractersticas e misso, Operation Layer: esta camada descreve a operao da empresa no dia-a-dia. Nesta necessrias para o seu desenvolvimento. esta camada descreve os passos necessrios a operacionalizao da empresa descrita;
A figura 20 permite uma viso grfica da arquitetura descrita. interessante notar que algumas camadas so divididas em trs blocos. Nestes blocos devero ser encaixadas as organizacional, e arquitetura de equipamentos de produo. descries de caractersticas relacionadas a sistemas de informao, a arquitetura
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etapa tambm devero ser definidos os critrios para avaliao da empresa, e as medidas
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Figura 20 - Representao grfica da arquitetura PERA (VERNADAT, 1995)
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Figura 21 - Diviso da camada de especificao (Specification layer) em sistemas de 1995)
software ARIS Tool Set. Por se constituir em assunto central neste estudo, recebe tpico de destaque entre as demais arquiteturas, o que no significa que possua importncia maior que as arquiteturas descritas at este ponto.
ARIS significa ARquitecture for integrated Information Systems. Desenvolvida na universidade de Saarbrucken, Alemanha, foi criada com o objetivo principal de permitir o empresa atravs de seus processos de negcio. Apesar de estar bastante relacionada a geral, e no apenas a empresas de manufatura. desenvolvimento de sistemas de informao que estivessem integrados estrutura da
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A figura 22 apresenta uma viso geral da arquitetura.
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arquitetura CIMOSA, ARIS tem sua aplicao mais voltada para ambientes de negcio em
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5.2 A Arquitetura para Sistemas Integrados de Informao ARIS
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A seguir ser apresentada a arquitetura que serviu de base para a construo do
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informao, arquitetura organizacional e equipamentos de manufatura (VERNADAT,
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Como pode ser visto acima, a arquitetura se divide em quatro vistas, e cada vista se permitindo a anlise da organizao a partir de diferentes pontos de vista (organizacional, funcional, informaes, processos) sem perder a viso do todo. Alm disso, cada vista utilizados na modelagem, na medida em que eles se aproximam da tecnologia da informao soluo). dividida em nveis de descrio, que permitem a diferenciao dos diversos mtodos (nvel de implementao da soluo) ou da descrio do problema (nvel de conceituao da A proposta geral que se permita uma modelagem que contemple todos os aspectos da organizao atravs do estabelecimento de uma viso holstica da mesma, permitindo o sistemas, mas a construo de solues para problemas de negcio. desenvolvimento de sistemas mais aderentes ao negcio. O foco no mais a construo de De acordo com o ARIS Method (2000), a arquitetura possui dois principais objetivos:
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a) permitir a utilizao integrada de diferentes mtodos de modelagem, concentrando sua utilizao em seus pontos de foco e b) servir de orientao para a realizao de projetos complexos de desenvolvimento atravs de um processo de desenvolvimento implcito arquitetura.
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divide em trs nveis. Esta abordagem permite a reduo da complexidade da modelagem,
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Figura 22. Viso Geral da Arquitetura ARIS - The ARIS House (Scheer, 1998b)
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Sobre o item a, especificamente, destaca-se o fato de que a arquitetura de modelagem ARIS permite a utilizao dos principais mtodos de modelagem conhecidos, alm de existem modelos voltados para o projeto de sistemas orientados a objetos4 baseados nas permitir a incluso ou construo de outros mtodos (SCHEER, 1998a). Por exemplo, metodologias OMT (Object Modeling Tecnique) (RUMBAUGH, 1994) e UML (Unified de projetos de gesto do conhecimento (SENGE, 1999), modelos para o projeto de Data Warehouse (INMON, 1997) e outros. Todas essas metodologias e modelos podem ser para a construo de solues mais amplas e realizao de projetos mais complexos. utilizados separadamente, para a soluo de problemas especficos, ou de forma integrada,
Tomando como base para reflexo a definio de processos citada anteriormente (captulo 2) com base em DAVENPORT (1994), verifica-se que Um processo uma ordenao de atividades de trabalho atravs do tempo e do espao, com um incio, um fim e principal componente de um processo de negcio a atividade. Uma relao de atividades encadeadas pode ser classificada como um processo, por exemplo: Enviar pedido; Verificar crdito do cliente; Programar produo; Produzir; Receber e validar dados do pedido; um conjunto claramente definido de entradas e sadas. Dessa forma parece claro que o
Faturar e enviar nota fiscal; Empacotar produto;
Enviar produto e nota fiscal (expedio). Na medida em que se aprofunda na anlise do processo, outras informaes sobre o
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mesmo vo sendo agregadas ao modelo, como os nomes dos responsveis pela execuo de
O desenvolvimento Orientado a Objetos se caracteriza principalmente pela proposio de uma
modelagem integrada de dados e funes, atravs da construo denominada objeto. Segundo a metodologia, cada objeto no sistema possui um comportamento (suas funes), e um conjunto de propriedades que o descrevem (seus dados). Um sistema orientado a objetos se constri, basicamente, atravs da identificao dos objetos que o compem, e do estabelecimento de relacionamentos entre esses objetos.
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5.2.1
As Vistas no ARIS
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Modeling Language) (BOOCH, JACOBSON et al., 1999), modelos para a implementao
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cada atividade, os departamentos aos quais eles esto alocados, as informaes utilizadas para a execuo das atividades. A figura 23 apresenta um exemplo de modelo de processo Conforme se pode observar, a agregao de informaes mais detalhadas ao modelo, anlises mais exatas do mesmo. Por outro lado o excesso de informaes na descrio do processo torna sua viso mais complexa. Reduzir a complexidade na modelagem dos processos um dos principais objetivos para a diviso da modelagem em vistas. A Figura 24 acordo com as visas propostas pela arquitetura. apresenta um exemplo do mesmo processo (Figura 23) com as informaes categorizadas de A arquitetura ARIS prope a diviso da descrio do processo em quatro vistas, que so: vista de organizao, vista de funes, vista de dados e vista de processos. Cada uma processos se apresenta como a integrao entre as demais. delas concentra categorias especficas de informaes sobre os processos, e a vista de com algumas dessas informaes agregadas.
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torna a descrio do processo mais completa, permitindo a realizao de novas anlises, ou
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Figura 24 - Representao do processo e as diversas vistas (ARIS Methods, 2000) Na figura 24 o processo iniciado pelo evento customer order received. Em
resposta a esse evento executada a atividade customer order confirmation, que por sua vez gera outro evento, customer order confirmed. Os eventos so responsveis pelas 72
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Figura 23 - Modelo de Processo (ARIS Methods, 2000)
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transformaes nos estados das informaes (ordem recebida, ordem confirmada), e por isso pertencem vista de dados. Da mesma forma os atributos relevantes para descrio das executadas atividades, ou iniciados processos. A descrio dessas atividades e suas relaes atividades, (customer e article) pertencem vista de dados. Em resposta aos eventos so
descrio da estrutura organizacional da empresa, os departamentos que a compem, os empregados alocados a cada departamento e as relaes entre todos eles esto descritas na Se por um lado a concentrao da descrio detalhada dos componentes dos modelos em vistas reduz a complexidade da modelagem, por outro lado torna mais difcil a viso das relaes existentes entre as vistas. Por esse motivo existe a quarta vista, denominada vista de forma detalhada, so combinados de forma a demonstrar como se d a integrao entre todas as vistas, atravs dos processos de negcio.
5.2.2 Os Nveis no ARIS
Alm da diviso da descrio dos objetos de modelagem em vistas de acordo com suas caractersticas e relaes, o mtodo de modelagem proposto pela arquitetura divide as lembra os estgios de desenvolvimento de sistemas de informao (BOOCH, JACOBSON et al., 1999), e chamada na terminologia utilizada por SCHEER (1998b) de camadas, ou description. Conforme a modelagem avana em cada um dos nveis propostos, mais se aproxima da implementao da modelagem atravs da tecnologia da informao. ARIS Methods (2000), a anlise do problema. A partir de uma descrio dos processos e atividades, geralmente obtidas atravs de entrevistas junto aos profissionais da empresa, o analista dever obter uma primeira viso da empresa que ser modelada, do escopo da O ponto de partida para um projeto de modelagem de processos, de acordo com o nveis, que so: requirements definition, design specification e implementation etapas de modelagem de forma anloga diviso do cubo CIMOSA. Essa diviso tambm
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modelagem, do problema que se pretende resolver e dos objetivos da modelagem. Essa descrio de problema encontra-se geralmente na cabea das pessoas, em manuais de procedimentos e outros documentos administrativos ou quaisquer outras fontes, em linguagem no estruturada e inadequada para realizao de anlises e proposio de solues luz da tecnologia da informao (VERNADAT, 1995).
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processos, ou vista de controle. Nesta vista os objetos j descritos nas demais vistas de
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vista de organizao.
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empregado, que por sua vez est alocado a um determinado departamento da empresa. A
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encontram-se na vista de funes. Cada funo representada no modelo executada por um
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O nvel requirements definition tem como objetivo descrever a aplicao de negcios de forma estruturada, servindo de base para a sua traduo, de forma consistente, para o nvel ainda se encontra muito prxima da viso de negcios do usurio. domnio da tecnologia da informao (ARIS Methods, 2000). A descrio da aplicao nesse
maior quantidade de informaes referentes aplicao da tecnologia da informao. De acordo com o ARIS Methods (2000), os mdulos e transaes de usurio, que executam as dependncia entre os nveis design specification e requirements definition pequeno (veja a seta na Figura 25). Isso significa que as informaes no nvel design specification podem ser modificadas de vrias formas sem causar impacto no nvel requirements definition. Essa No nvel implementation description, a aplicao descrita no nvel anterior transcrita para uma descrio detalhada de componentes de software e hardware, ARIS Methods (2000), o nvel implementation description est intimamente relacionado rpida obsolescncia e inovao da tecnologia (veja seta na Figura 25). O mesmo autor menciona ainda que o nvel requirements definition particularmente descrio da aplicao de acordo com a perspectiva do usurio, ou viso de negcio. Isso informao em operao. A tecnologia da informao possui um ciclo de renovao muito curto, com novas verses de software e equipamentos mais sofisticados sendo lanados com grande frequncia, o que torna os sistemas atuais obsoletos com grande velocidade. O de negcio, que no muda com a mesma velocidade da tecnologia. mesmo no acontece no nvel requirements definition exatamente por se tratar de uma viso A Figura 25 representa de maneira clara os diferentes nveis de modelagem na importante, pois possui o maior tempo de ciclo de vida, justamente por estar to prximo da significa dizer que, quando se fala do nvel de implementao, fala-se sistemas de caracterstica confere flexibilidade ao processo de modelagem. funes, descritas no nvel anterior, so definidos. Apesar de integrados, o grau de
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arquitetura ARIS. Adicionalmente convm que se verifique a Figura 22, que apresenta todas as vistas, divididas em seus respectivos nveis de modelagem.
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tecnologia da informao, e por isso sujeito a constantes e freqentes modificaes, devido
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necessrios implementao da soluo descrita nos modelos. Conforme se verifica em
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definition. Neste ponto a descrio do negcio passa por um detalhamento, acrescentando-se
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O nvel design specification s deve ser modelado aps o nvel requirements
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desenvolvimento de sistemas de informao aderentes ao negcio, conforme pode ser visto
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na figura 26:
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como base para o estabelecimento de um mtodo de modelagem de processos para
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Com base em SCHEER (1998a), pode-se ainda utilizar os nveis de modelagem
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Figura 25 - Nveis de modelagem segundo a arquitetura ARIS (ARIS Methods, 2000)
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Figura 26 - ARIS Phase Model (SCHEER, 1998a)
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Adicionalmente, pode-se verificar atravs da Figura 27, uma proposta de mtodo de utilizada para orientar um projeto de modelagem de processos.
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Figura 27 - ARIS Procedural Model (SCHEER, 1998a) Conforme mencionado anteriormente, a arquitetura ARIS permite a utilizao de
diversos tipos de modelos, que por sua vez derivam de metodologias diferentes. Tambm foi mencionado que novos modelos podem ser adicionados, pois a arquitetura possui flexibilidade para abarcar qualquer tipo de modelo, desde que este possa ser encaixado a suas construes bsicas, ou seja, suas vistas e nveis de modelagem. 77
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modelagem, denominado ARIS Procedural Model (SCHEER, 1998a), que poder ser
Alm da arquitetura descrita neste captulo tambm foi desenvolvido um software com o objetivo de apoiar a modelagem com base na arquitetura. O software se chama ARIS Tendo em vista que a atual verso do software limita os modelos disponveis para apresentada a seguir uma descrio resumida dos modelos hoje disponveis no mesmo, seus objetivos e forma de uso. Os modelos selecionados para descrio sero os que se encontrarem descritos na documentao do software, que tenham relao com as Para estabelecimento de uma viso consistente da arquitetura, os modelos sero descritos de acordo com seu posicionamento nas vistas e nveis de modelagem. informaes propostas pelo WFMC para modelagem de workflow. Tool Set (IDS Scheer AG.).
5.3 Ferramentas de modelagem de processos
apresentaram uma proposta de classificao das principais ferramentas de modelagem do mercado, com base no estabelecimento de critrios que sero apresentados em seguida. organizaes, o avano da tecnologia da informao, o aumento das exigncias dos clientes, entre diversos outros fatores, tm pressionado as empresas a rever a maneira de fazer negcios e repensar suas estruturas internas. Entre os diversos caminhos encontrados para confrontar os novos desafios que se colocam a frente das organizaes, destaca-se a engenharia de processos de negcios em Para auxiliar as empresas a entenderem melhor seus processos de negcio atravs da modelagem dos mesmos, diversas ferramentas de software foram construdas, tendo evoludo com o passar do tempo, tornando-se cada vez mais capazes. Isso sem falar no seus diversos sabores (reengenharia, melhoria contnua, automao de processos etc.). Conforme mencionado anteriormente, o aumento da competitividade das
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surgimento de novos softwares, acrescentando novas caractersticas e funcionalidades, e tornando mais difcil a deciso sobre a melhor ferramenta a ser utilizada. Diversos critrios podem ser utilizados para classificar ferramentas de modelagem de processos. Essas classificaes so interessantes, por ajudar a entender melhor como se posicionam esses softwares, como podem ajudar na tarefa de modelar processos de negcio,
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tpico, esto baseadas no trabalho desenvolvido por CAMEIRA & BASTOS (2000), que
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modelagem disponveis hoje no mercado. As comparaes e descries apresentadas neste
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negcios e suas caractersticas, cabe uma descrio das principais ferramentas de
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Tendo apresentado as principais arquiteturas de referncia para modelagem de
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utilizao com a arquitetura (a menos que se abra mo da utilizao do software), ser
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considerando inclusive as caractersticas especficas dos processos e da empresa que se quer modelar. Certas necessidades podem ser melhor ou pior atendidas por essas ferramentas. modelagem, apresenta-se a seguir um grfico construdo pelo Gartner Group captulo: Como exemplo para um primeiro critrio de classificao de ferramentas de
Figura 28 - Anlise comparativa de ferramentas de modelagem - Gartner Group, agosto de 97.
A figura acima apresenta uma classificao quanto a dois critrios, que so a uso (representada pelo eixo vertical). A primeira est relacionada diretamente aos objetivos
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de modelagem que podem ser cobertos pela ferramenta, variando das ferramentas com propsitos mais especficos, s ferramentas de propsitos mais gerais. A segunda, diz respeito simplicidade de utilizao da ferramenta de software. Pode-se perceber j neste momento que a deciso por uma ferramenta de modelagem pode no se constituir em tarefa simples. Os dois critrios apresentados acima so de extrema importncia por estarem relacionados a questes chave em um projeto de
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abrangncia da ferramenta (representada pelo eixo horizontal do grfico) e a facilidade de
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(www.gartnergroup.com), apresentado tambm no trabalho que serve de base para este
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modelagem, que so os objetivos de modelagem (que podem restringir j num primeiro momento o leque de ferramentas habilitadas a suportarem o trabalho de modelagem) e a j que sinaliza a necessidade de treinamento dos analistas). facilidade de uso (que exerce impacto sobre os custos e o tempo do projeto de modelagem,
base em dois critrios gerais de classificao: quanto persistncia dos modelos e objetos e quanto ao referencial metodolgico da ferramenta. No primeiro caso as ferramentas disponveis no mercado podem ser discriminadas em: ferramentas baseadas em bancos de dados e ferramentas no baseadas em bancos de dados. No segundo caso elas podem ser classificadas em: ferramentas com referencial metodolgico e ferramentas sem referencial metodolgico. Ferramentas no baseadas em bancos de dados so aquelas cujos modelos, objetos tipo de ferramenta geralmente se utiliza de arquivos para cada modelo, no oferecendo objetos e relaes (a modificao de um objeto em um modelo se reflete em todos os Ferramentas baseadas em bancos de dados so ferramentas que armazenam todos os objetos, definies e modelos e uma base de dados integrada e consistente. Alm das capacidades adicionais, como a possibilidade de realizar anlises e gerar relatrios sobre os Ferramentas sem referencial metodolgico so comumente conhecidas como ferramentas grficas. Esses softwares permitem a modelagem mas no oferecem um mtodo, to pouco fazem qualquer crtica aos relacionamentos entre objetos, aos modelos (Microsoft Corporation) e is/Modeler (Modus Operandi INC.). construdos etc. Como exemplo desse tipo de software pode-se citar o MS Power Point Ferramentas com referencial metodolgico so aquelas que possuem um mtodo de vantagens j mencionadas de uma base de dados, essas ferramentas geralmente trazem modelos e objetos construdos.
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modelagem por trs de seu conjunto de modelos. Geralmente realizam uma crtica durante a construo dos modelos, permitindo que se utilize apenas os objetos que pertencem ao modelo que se est construindo, validando os relacionamentos possveis entre objetos etc. Existem ferramentas que se enquadram inclusive em algumas das arquiteturas de referncia mencionadas neste trabalho, como ARIS e IDEF.
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modelos que utilizem o mesmo objeto).
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facilidades tpicas dos bancos de dados, como integrao entre modelos e consistncia dos
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e relacionamentos construdos, no so armazenados em uma base de dados integrada. Esse
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que pode ser facilmente utilizada para complementar o apresentado na figura acima, com
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CAMEIRA & BASTOS (2000) apresentam ainda uma prosposta de classificao,
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Baseando-se na classificao acima, os autores analisam um conjunto de softwares de modelagem e diagramao, enquadrando-os de acordo com cada critrio. Os softwares (Modus Operandi), Aris Tool Set (IDS Prof. Scheer GmbH.), Ithink (High Performance (Microsoft Corporation), System Architect (Popkin) e Visio Professional. aparecem tambm na classificao do Gartner Group. analisados foram: Corel Draw (Corel Software), Flow Charter (Micrografix), is/Modeler Systems), Live Model (Intellicorp), MicroSaint (Systems Modeling), MS Power Point Todos os softwares acima, com exceo do Power Point, Corel Draw e is/Modeler, O grfico apresentado a seguir est baseado nas consideraes de CAMEIRA & BASTOS (2000) sobre cada software em particular, apresentando um resumo da classificao proposta pelos autores:
Sem referncia metodolgica
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Sem banco Power Point (Microsoft) Corel Draw (Corel) de dados
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Com referncia metodolgica
Figura 29 - Classificao das ferramentas de modelagem, baseada em CAMEIRA & BASTOS (2000)
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Levando-se em considerao que o objetivo deste trabalho o de apresentar a
modelagem de processos para implementao de workflow utilizando uma ferramenta de modelagem de processos de mbito geral, j se considera inadequadas para este estudo as ferramentas classificadas como especficas pelo Gartner group. Considera-se tambm que as melhores ferramentas para apoiar um projeto de modelagem de processos so aquelas
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Com banco de dados
Aris Tool Set (IDS Scheer) is/Modeler (Modus Operandi) System Architect (Popkin)
Ithink Analyst (HPS) Live Model (Intellicorp) Flow Charter (Micrografix) Micro Saint (System Modeling) Visio (Visio)
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que, alm de abrangentes, estejam baseadas em bancos de dados e possuam referencial metodolgico. Considerando-se a facilidade de uso (apresentado pelo gartner group) como selecionada como base para este estudo. uma caracterstica desejvel, a ferramenta ARIS Tool Set (IDS Prof. Scheer GmbH.) foi
como estudo de caso, e o fato de o autor possuir conhecimento mais profundo (por trabalhar com a ferramenta) sobre este software, o que torna o desenvolvimento dos estudos mais simples.
modelos disponveis so alocados s vistas e nveis de modelagem, e a modelagem de dados, cujo objetivo o de armazenar os objetos e modelos criados, ajudando a manter a disponibilizao de funcionalidades como: ferramentas de busca, geradores de relatrios e anlises, simulao de processos com base nos modelos criados, integrao com ferramentas CASE (Computer Aided Software Engineering) para desenvolvimento de software etc. de processos (p. ex. que vista dever ser modelada primeiro ?). Assim sendo ser tomada uma ordenao considerada adequada para descrio dos modelos disponveis no software. Adicionalmente, procurar-se- situar o tema no contexto de um projeto de modelagem de processos, de forma que se possa obter uma viso da aplicao prtica de cada modelo descrito.
5.4.1
Vista de funes
aplicao e suas relaes.
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MARTIN (1997) define funo como uma tarefa, ao ou atividade que precisa ser
executada para que se obtenha um resultado. Uma capacidade de um sistema ou elemento de sistema. Pode ser esttica ou dinmica. ARIS Methods (2000) define funo como uma tarefa tcnica ou ao realizada sobre um objeto para suportar um ou mais objetivos da empresa.
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A vista de funes deve ser utilizada para a descrio detalhada das funes de uma
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No existe, a princpio, uma regra que indique a melhor seqncia para a modelagem
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consistncia e integridade da modelagem, alm de aumentar sua eficincia, atravs da
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processos poder atender a diversos objetivos diferentes. O software possui uma base de
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O ARIS Tool Set traz dentro de si toda a filosofia da arquitetura ARIS. Os diversos
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5.4 Modelagem de Processos com ARIS Tool Set
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pesam a favor do ARIS Tool Set o fato de que ele foi utilizado no projeto aqui apresentado
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Alm de seu enquadramento nas classificaes apresentadas neste tpico, tambm
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O smbolo utilizado para representar a funo no ARIS Tools Set um retngulo de bordas arredondadas (veja figura abaixo).
precisa estar ligada a pelo menos um objetivo da empresa. Para que se possa estabelecer as relaes entre funes e objetivos, o ARIS Tool Set dispe de um modelo denominado O diagrama de objetivos permite que sejam documentadas as metas da empresa, e estabelecer hierarquias para essas metas. De acordo com ARIS Methods (2000), uma meta a definio de objetivos da empresa, que devem ser alcanados atravs do suporte a fatores de sucesso e atravs da O mesmo autor define fatores de sucesso como aspectos que devem ser considerados para que se possa alcanar uma determinada meta da empresa. representar as metas de uma organizao, os fatores de sucesso que devem ser considerados A representao de cada um desses componentes no ARIS Tool Set pode ser vista nas Diagrama de Objetivos (objective diagram).
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figuras a seguir:
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para o alcance a essas metas, e as funes relacionadas as metas.
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Considerando essas definies pode-se afirmar que um diagrama de objetivos pode
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execuo dos processos de negcio.
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Conforme pode ser visto na definio de funo apresentada acima, uma funo
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5.4.1.1 Diagrama de objetivos (Requirements Definition)
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Figura 30 - Representao de funo no ARIS Tool Set
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Figura 32 - Representao de fator de sucesso no ARIS Tool Set
Figura 33 - Exemplo de diagrama de objetivos (SCHEER, 1998b)
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Como pode ser visto no exemplo acima, uma funo est relacionada a dois
objetivos. A esta relao d-se o nome de suporte, significando que a funo controle de produo no modelo acima, suporta os objetivos cumprir prazos de entrega e melhorar qualidade. A hierarquia sugere que os objetivos de nvel mais baixo devem ser alcanados,
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Foram feitas pequenas adaptaes ao modelo para torn-lo mais didtico
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A seguir apresenta-se um exemplo de diagrama de objetivos baseado em SCHEER
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Figura 31 - Representao de objetivo no ARIS Tool Set
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para que se possa conseguir os objetivos de nvel mais alto. Adicionalmente, verifica-se que os lotes de produo e o tamanho dos estoques so fatores de sucesso que devem ser Conhecidos os objetivos da empresa e os fatores de sucesso para consecuo dos mais profunda dessas funes, de forma que se possa identificar as oportunidades de melhoria que levaro aos objetivos planejados. 5.4.1.2 rvore de funo (Requirements Definition) considerados na busca do objetivo cumprir prazos de entrega.
MARTIN (1997) define anlise funcional como o exame de determinada funo A anlise funcional toma como ponto de partida os objetivos identificados e as funes que os suportam (ARIS Methods, 2000) para a realizao de uma decomposio funcional (VERNADAT, 1995) que permitir a anlise detalhada de funes e subfunes. De acordo com MARTIN (1997): Os objetivos identificados na anlise de requisitos behavior) requerido pelo sistema. O mesmo autor tambm menciona que o objetivo da possam ser relacionados com a forma como uma funo deve ser executada. comportamento da organizao, at o nvel de detalhe requerido pelo usurio (VERNADAT, 1995). Tomando por base os objetivos apresentados no exemplo anterior (Figura 33 descrevem o que deve ser feito para que se possa alcanar aqueles objetivos, e o comportamento descreve como as funcionalidades devem ser organizadas e executadas para funes e atividades e o comportamento est para os processos. Funes podem ser representadas em diferentes nveis de detalhamento. No nvel mais alto encontram-se as funes complexas, que podem ser subdivididas em outras funes, at ao nvel das funes elementares, que no podem ou no devem se dividir em unidades menores. A rvore de funes permite que se realize a decomposio das funes complexas em suas subfunes (ARIS Methods, 2000). A seguir um exemplo de uma rvore de funo: Exemplo de diagrama de objetivos (SCHEER, 1998b) pode-se dizer que as funcionalidades sero analisados de forma que se possa definir o comportamento funcional (functional anlise funcional detalhar sistemtica e progressivamente at o nvel em que os recursos
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que se alcance os mesmos objetivos. Pode-se dizer que as funcionalidades esto para
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O principal objetivo da modelagem funcional a descrio da funcionalidade e
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para identificao de todas as subfunes necessrias sua execuo ....
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mesmos, e as funes que oferecem suporte para cada um deles, pode-se iniciar uma anlise
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Figura 34 - Exemplo de rvore de funo (ARIS Methods, 2000) ARIS Tool Set permite que as funes sejam organizadas de acordo com trs objeto e orientada ao processamento de determinada operao. Organizar funes orientadas por processos significa alocar a uma funo complexa processar ordem de cliente, representada pela figura a seguir: todas as funes necessrias a sua execuo. Como exemplo pode-se citar a funo
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diferentes critrios: Orientada ao processo, orientada ao processamento de determinado
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selecionar uma funo relacionada a um objeto (p. ex. processar ordem de produo) e demonstra mais claramente este conceito:
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decompor em todas as aes que possam ser executadas sobre o mesmo objeto. A figura 36
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Organizar funes orientadas ao processamento de determinado objeto significa
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Figura 35 - Decomposio de funo orientada por processo (ARIS Methods, 2000)
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Organizar funes orientadas ao processamento de determinada atividade significa e, provavelmente, em processos diferentes. Por exemplo todas as ocorrncias da ao alterar, sobre todos os objetos relevantes no contexto de nossa aplicao. A figura a seguir serve como ilustrao:
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agregar sob uma mesma funo todas as ocorrncias da mesma ao sobre objetos diferentes
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Figura 36 - Decomposio de funo orientada ao processamento de um objeto (ARIS
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(ARIS Methods, 2000)
De uma forma geral pode-se ressaltar que a orientao ao processamento de um objeto pe em evidncia o objeto e realiza a decomposio em funo deste. No caso da orientao ao processamento de determinada atividade, o que se encontra em evidncia a funo propriamente dita. J no caso da orientao por processo, observa-se um misto de funo e o objeto sobre o qual ela age, ou seja, o processo. A organizao de funes de acordo com reas de assunto, objetos, processos etc. ajuda na anlise das caractersticas dessas funes, e permite que se obtenha, a partir de uma ambas as vises, ou seja, o que est em evidncia justamente a interao existente entre a
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viso mais agregada (objetivos, fatores de sucesso e funes de suporte), a viso de como as funes podem se organizar para alcanar os objetivos estabelecidos. Existem outros modelos disponveis no nvel de definio de requisitos da vista de funes, como o diagrama Y e o SAP application system, que no apresentam
relevncia para este trabalho.
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Figura 37 - Decomposio de funo orientada a execuo de determinada operao
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RJ
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ww
.gp
i.u
frj.
br
5.4.1.3 Diagrama de tipos de sistemas de aplicao (Application System Type Diagram - design specification)
possvel demonstrar com este modelo a possibilidade de realizao das funes e objetivos O autor afirma que o objeto application system type representa sistemas de verso 2000, pode ser representado por um application system type, enquanto o MS Word verso 2000 licena n 10000 dever ser representado com o objeto application system, (implementation description). que ser objeto das discusses relacionadas implementao da vista de funes Os sistemas de aplicao, em muitos casos, possuem estruturas complexas, devido geralmente ao seu tamanho e abrangncia. Nesses casos a maioria desses sistemas podem ser divididos em mdulos. O application system type diagram possui um objeto para representao desses mdulos de aplicao, denominado module type. SCHEER (1998b) transformar um conjunto de dados de entrada em dados de sada. Um mdulo consiste na define um mdulo de aplicao como um bloco autnomo de funes, capaz de tratar e declarao de dados, lgica de controle e componentes de instruo. Abaixo uma representao do objeto module type no ARIS Tool Set:
Gr
up od eP
ro du
Int eg
ra
da
/C
OP
aplicao que sejam todos baseados em uma mesma tecnologia. Por exemplo, o MS Word
PE
&
da empresa, especificados durante a definio de requisitos, com o apoio desses sistemas.
90
Po
representa a estrutura hierrquica dos componentes de um sistema de aplicao. Tambm
li /
De acordo com ARIS Methods (2000), O diagrama de tipo de sistema de aplicao
UF
Figura 38 - Representao de application system type no ARIS Tool Set
RJ
-w
ww
application system type diagram. A seguir uma representao grfica do objeto:
.gp
de funes o application system type, utilizado para construo do modelo denominado
i.u
nvel requirements definition. O principal tipo de objeto na especificao de projeto da vista
frj.
tipos de sistemas de aplicao que podero fornecer suporte s funes representadas no
br
No nvel design specification da vista de funes o objetivo principal descrever os
Figura 39 - Representao de module type no ARIS Tool Set
Os sistemas de aplicao e seus mdulos devem ser estruturados de forma aplicao em seu nvel mais elementar. Uma funo de sistema pode ser entendida como um bloco de cdigo de aplicao que precisa ser completamente executado para que se obtenha
Figura 40 - Representao de IT function type no ARIS Tool Set
aos tipos de mdulos e tipos de sistemas de aplicao para representar as funes de negcio suportadas pelos sistemas de informao. Com isso se estabelece a ligao entre projeto pode-se chegar at os objetivos da organizao. A seguir pode ser visto um exemplo de um modelo application system type: (design specification) e definio de requisitos (requirements definition), atravs da qual
Gr
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Int eg
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OP
PE
No nvel de projeto pode-se representar funes da definio de requisitos, ligados
&
91
Po
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UF
RJ
um resultado final adequado (ARIS Methods, 2000).
-w
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hierrquica. Os mdulos podem ainda se dividir em funes de sistema que so funes de
.gp
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frj.
br
objetos de interface de usurio, sistemas operacionais e de bancos de dados, que sejam
implementation description)
No nvel de implementao da vista de funes (implementation description) entram ainda mais especfica dos sistemas e mdulos representados no nvel de especificao de Word 2000 poderia ser representado com o objeto application system type, e que a nmero de licena 10515, deveria ser representado pelo objeto application system. Neste nvel os sistemas de aplicao e mdulos de sistemas (especificamente aqueles
Gr
up od eP
instalados nas mquinas dos usurios) so representados e associados aos respectivos tipos de sistemas e tipos de mdulos definidos durante a especificao de projeto. ARIS Methods (2000) define um sistema de aplicao (objeto application system) como uma instncia nica de um tipo de sistema de aplicao, por exemplo identificado por um nmero de licena. A mesma definio se aplica ao mdulo (objeto module).
ro du
Funciona da mesma forma entre os objetos module type e module.
aplicao MS Word 2000 instalada em uma determinada mquina de usurio, detentora do
Int eg
projetos (design specification). No tpico anterior foi explicado que uma aplicao como MS
ra
da
em cena os objetos application system e module. Esses objetos representam uma viso
/C
OP
5.4.1.4 Diagrama de sistemas de aplicao (Application System Diagram -
PE
utilizados pelos sistemas de aplicao modelados (ARIS Methods, 2000).
&
92
Po
Alm desses objetos, a vista de funo no nvel de projeto pode ainda modelar
li /
Figura 41 - Exemplo de um Application system type diagram (ARIS Methods, 2000)
UF
RJ
-w
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i.u
frj.
br
As figuras abaixo demonstram os objetos do ARIS Tool Set que representam os sistemas de aplicao e os mdulos de sistemas de aplicao, respectivamente:
Figura 42 - Exemplo do objeto application system do ARIS Tool Set
Vale destacar, observando-se o exemplo, a flexibilidade na implementao de um ARIS Tool Set 4.1 em dois sistemas de aplicao (veja os nmero de licena dos objetos sistema). Cada um dos sistemas de aplicao (diferentes licenas do mesmo tipo de sistema)
Gr
up od eP
est organizado de forma diferente em mdulos de sistemas de aplicao. Em nenhum momento se perde a ligao entre os nveis de modelagem. Os sistemas e mdulos de aplicao implementados esto associados a tipos de sistemas e tipos de mdulos, representados na especificao do projeto. Estes por sua vez possuem ligao com as funes modeladas na definio de requisitos, e as funes suportando objetivos e metas da organizao. 93
ro du
abaixo do ARIS Tool Set version 4.1 representando duas instalaes diferentes desse
sistema de aplicao. Veja por exemplo a decomposio do tipo de sistema de aplicao
Int eg
Figura 44 - Exemplo de application system diagram (ARIS Methods, 2000)
ra
da
/C
OP
PE
&
Po
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UF
Figura 43 - Exemplo do objeto module no ARIS Tool Set
RJ
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.gp
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br
Com essas consideraes considera-se concluda a descrio da vista de funes do ARIS Tool Set.
5.4.2 A vista de dados
crescimento e disponibilidade da Internet entre outros recursos, as informaes tm se tornado acessveis a qualquer um que queira delas fazer uso. Como conseqncia h o inconsistente e redundante. Isso ocorre provavelmente devido ao grande volume de dados disponveis, o que leva as empresas a um processo de captao e armazenamento de etc. informaes sem uma preocupao com sua qualidade, consistncia, integrao ao legado De acordo com VERNADAT (1995), a informao na empresa varia desde uma sistemas de bancos de dados, ou documentos estruturados, como definies de produtos, guias de usurios, documentos comerciais, e at o contedo de vdeo exibindo um produto dias em qualquer companhia ligada manufatura enorme. O ARIS Tool Set pode contribuir com o estabelecimento de uma viso estratgica de principais objetivos, j registrados na vista de funes. O principal objetivo da definio de requisitos para vista de dados do ARIS Tool Set, explicado anteriormente, a modelagem semntica se aproxima da linguagem do usurio, facilitando a especificao das aplicaes. Alm disso permite a definio de caractersticas da aplicao que no sofrem impacto da obsolescncia da tecnologia. a modelagem da semntica dos dados de uma aplicao (ARIS Methods, 2000). Conforme sendo utilizado. A quantidade de dados produzidos, processados e armazenados todos os crescimento desordenado de conjuntos de dados em uma rede de informaes, muitas vezes
Gr
up od eP
O principal modelo utilizado para a o mapeamento semntico de dados em uma
empresa o modelo de entidades e relacionamentos (MER). O modelo de entidades e relacionamentos tem por objetivo apresentar a estrutura de dados de uma aplicao atravs
da descrio das entidades de dados e seus relacionamentos (CHEN, 1976).
ro du
Int eg
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dados, j que privilegia o mapeamento das informaes por processos, e estes ligados aos
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OP
PE
pequena nota em um pedao de papel at sofisticados arquivos eletrnicos, como os
&
94
Po
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evidente como pr-requisito para o sucesso das organizaes. Com o avano da tecnologia, o
.gp
A administrao estratgica de dados tem se apresentado de forma cada vez mais
i.u
5.4.2.1 Viso geral
frj.
br
Antes de executar a modelagem detalhada dos dados atravs de um MER, pode ser mais interessante para a empresa a obteno de uma viso macro dos dados existentes e seus Essa viso de dados macro pode ser obtida atravs da representao de conjuntos de relacionamentos (SCHEER, 1998b).
um cluster de dados):
Figura 45 - Representao de um cluster de dados macro no ARIS Tool Set Usando o exemplo acima, pode-se verificar que Nota Fiscal (NF) representa um
Gr
up od eP
Figura 46 - Exemplo de dados de alto nvel utilizando clusters de dados (SCHEER, 1998b)
ro du
Int eg
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da
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PE
de dados para representar unidades de dados agregados, conforme o exemplo abaixo:
&
Em um primeiro momento, pode-se executar uma modelagem preliminar utilizando clusters
95
Po
dos produtos comprados e da transao de venda em si (data da venda, quant. Vendida etc.).
li /
objeto complexo de dados, uma vez que contm informaes do cliente que fez a compra,
UF
RJ
-w
ww
.gp
representados no ARIS Tool Set por clusters (veja figura abaixo para uma representao de
i.u
dados relacionados (a um mesmo assunto, por exemplo) em objetos de dados complexos,
frj.
br
Aps obter-se uma viso geral dos grandes conjuntos de dados necessrios aplicao, pode-se realizar o detalhamento de cada cluster, utilizando modelos de dados que clusters, agora existem entre as entidades de dados (cliente, produto, fatura etc.). os descrevam completamente. Os relacionamentos que antes eram estabelecidos entre os
has link to Customer Order
Country
Lives
Customer
PE
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OP
Figura 48 - Detalhamento do objeto "Customer" em um eERM
Gr
up od eP
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Sends
Order
RJ
Figura 47 - Relacionamento entre dois objetos complexos de dados (clusters)
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.gp
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Customer
Sends
Item
PE
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Po
Figura 49 - Detalhamento do objeto composto "Order" em um eERM possvel observar, nas figuras acima, o relacionamento entre dois clusters de dados, e o detalhamento de cada cluster em um eERM prprio. Veja que o objeto order se os dois clusters na Figura 47.
5.4.2.2 O modelo de entidades e relacionamentos (Requirements Definition) O modelo de entidades e relacionamentos (MER) representa estruturas de dados
Gr
up od eP
ro du
atravs da combinao de alguns objetos bsicos, conforme a tabela a seguir:
Int eg
ra
repete em ambos os eERM. Pode-se dizer que este objeto o responsvel pela ligao entre
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97
li /
UF
Position
RJ
Order
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i.u
frj.
br
OBJETO
DESCRIO objetos reais ou abstratos que possuam um significado que seja de interessante objetos para a aplicao
conjunto
que
possuam
caractersticas
peculiares e dados pertinentes (FURLAN, 1997)
propriedades que identificam entidades tipo (ARIS Methods, 2000). FURLAN (1997) define atributo como um dado de significncia pontual para uma entidade. de ligaes lgicas existentes entre as entidades que compem uma entidade tipo (ARIS Methods, 2000). Relacionamento tipo Representa um conjunto
Alm disso, outras representaes grficas podem existir para os mesmos objetos, dependendo do autor que os descreve. Enquanto as entidades e atributos descrevem objetos reais ou abstratos, os compra produto, piloto executa manobra etc.). A figura abaixo demonstra a representao de um relacionamento entre duas entidades:
Gr
up od eP
Figura 50 - Representao de um relacionamento entre duas entidades no ARIS Tool
Set (ARIS Methods, 2000) A figura a seguir demonstra a representao da combinao de entidades, seus
atributos e relacionamentos:
ro du
Int eg
ra
relacionamentos geralmente representam fatos que relacionam esses objetos (p. ex. cliente
da
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Existem outros objetos disponveis para modelagem de dados utilizando o MER.
PE
Quadro 6 - Principais objetos utilizados para a construo de um eERM
&
98
Po
li /
UF
RJ
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Atributo tipo Usado para a representao de
ww
.gp
desenvolvimento (ARIS Methods, 2000). Representa um
i.u
frj.
em
br
Entidade tipo Representa um conjunto de
NF Cdigo Produto
.gp Po li /
Quantidade
Descrio
Produto
UF
RJ
Preo Unitrio
Venda
Cliente
-w
Endero Cdigo Cliente
Para representar a complexidade do relacionamento entre duas entidades, o MER se utiliza do conceito denominado cardinalidade. De acordo com ARIS Methods (2000), a cardinalidade indica quantas ocorrncias de uma entidade tipo de um lado do relacionamento pode-se observar que muitos produtos (um lado do relacionamento) esto relacionadas com uma ocorrncia da entidade tipo do outro lado. No exemplo acima,
Int eg
ra
da
Figura 51 - Exemplo de ERM desenvolvido com o ARIS Tool Set
/C
OP
PE
&
Data
Valor
ww
poderiam ser comprados por um cliente (outro lado do relacionamento). Realizando a anlise a partir do cliente, pode-se dizer que muitos clientes (um lado do relacionamento) podem comprar um
Gr
up od eP
determinado produto (outro lado do relacionamento). No caso da representao acima, verifica-se que o relacionamento de venda entre produto e cliente N:M (muitos clientes Para uma viso mais didtica das diferentes cardinalidades que podem se apresentar
podem comprar muitos produtos). em um MER, observe a Figura 52 - Exemplo de cardinalidades entre entidades no MER
ro du
99
i.u
Nome
frj.
br
(representao simplificada)e a Figura 53 - Exemplo de cardinalidades entre entidades no MER (representao tradicional) abaixo:
Gr
up od eP
Figura 53 - Exemplo de cardinalidades entre entidades no MER (representao tradicional)
Existem diversos outros conceitos relacionados a modelagem de dados com o MER.
Para informaes completas sobre a metodologia de modelagem baseada em entidades e relacionamentos, consultar CHEN (1976).
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Int eg
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simplificada)
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Figura 52 - Exemplo de cardinalidades entre entidades no MER (representao
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br
Com a utilizao do MER se realiza a modelagem semntica de dados, objetivo do nvel de definio de requisitos para a vista de dados.
5.4.3 Vista de organizao
estabelecidos. O resultado desse processo chamado de organizao (ARIS Methods, 2000). VERNADAT (1995) define uma organizao como uma inveno social, um possam executar um determinado trabalho. prottipo de sociedade onde as pessoas so reunidas e providas de tecnologia para que A anlise dos processos de negcio de uma empresa certamente ir se beneficiar das se d a diviso do trabalho, as relaes de hierarquia existentes na empresa e as unidades funcionais mais atuantes nos processos da empresa so, entre outras, informaes de grande A modelagem, estudo e implementao de melhorias dobre a estrutura organizacional de uma empresa pode trazer muitos benefcios. De igual modo a anlise e benefcios. Mas a combinao dessas duas vises pode trazer vantagens ainda mais notveis. Assim que a arquitetura ARIS prev uma vista de modelagem para organizaes, e prope Durante a fase de definio de requisitos para a organizao o modelo utilizado o organograma. melhoria dos procedimentos executados na organizao tambm traz uma srie de valor para a anlise de um negcio.
5.4.3.2 Organograma (Requirements Definition)
define as reas funcionais de competncia identificadas em uma empresa, indicando quem
Gr
up od eP
responsvel por que rea funcional e quem se reporta a quem na estrutura. Alguns conceitos se encontram embutidos na definio acima e merecem um Como estrutura hierrquica, o organograma permite, na maioria dos casos, a detalhamento maior. identificao rpida da cadeia de comando na organizao (em geral um subordinado possui apenas um superior, apesar de isso no se constituir em verdade absoluta).
ro du
VERNADAT (1995) define um organograma como uma estrutura hierrquica que
Int eg
ra
a sua integrao s demais vistas (processos, funes e dados).
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informaes advindas de uma anlise da estrutura organizacional da mesma. A forma como
UF
RJ
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funcionais. Para lidar com a complexidade dessa estrutura, regras e padres so
.gp
Uma companhia uma estrutura social complexa, constituda de unidades
i.u
5.4.3.1 Viso geral
frj.
br
As reas funcionais de competncia so chamadas de unidades organizacionais de acordo com a nomenclatura utilizada pelo ARIS Tool Set. ARIS Methods (2000) afirma que adequadamente realizadas para a consecuo dos objetivos da empresa (novamente Dentre os vrios objetos disponveis para construo do organograma, pode-se assumir como bsicos: 1. Unidade organizacional Departamento ou outro tipo de unidade funcional; as unidades organizacionais so responsveis pela execuo de tarefas, as quais precisam ser mencionada a necessidade de relao com os objetivos definidos na vista de funes).
Figura 54 - Representao de unidade organizacional no ARIS Tool Set
Figura 55 - Outra forma de representar unidade organizacional no ARIS Tool Set Position Cargo alocado a determinado departamento;
Figura 56 - Representao de position no ARIS Tool Set 2. Person Pessoa alocada em um departamento ou cargo;
Figura 57 - Representao de person no ARIS Tool Set
uma responsabilidade sobre uma atividade em um processo a um gerente de projeto, ao papeis que devem ser assumidos por indivduos para a execuo das atividades;
Gr
up od eP
Figura 58 - Representao de person type no ARIS Tool Set A seguir dois exemplos de organogramas simplificados:
ro du
invs de se associar a atividade a pessoas. Os objetos person type podem representar
3. Person type Permite a definio de tipos de pessoas. Dessa forma pode-se associar
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Figura 60 - Exemplo de organograma contendo representaes de cargos e pessoas A utilizao do objeto person type deve ser bem observada. O objeto position
Gr
up od eP
representa um cargo na empresa. Apesar de o cargo ser uma designao formal de responsabilidade, muitas vezes um profissional exerce diferentes papis em sua empresa, independentemente de sua posio formal. Por exemplo, o Gerente do departamento financeiro poderia atuar em uma atividade de um processo de reembolso de despesas de viagem como gerente financeiro, aprovando o montante a ser reembolsado. Em uma atividade de outro processo, o mesmo profissional poderia atuar em uma atividade
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Figura 59 - Exemplo de organograma contendo uma estrutura de departamentos
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br
aprovando a emisso de cheques para pagamentos de faturas como supervisor de cobrana. Os diversos papeis assumidos por um profissional durante sua atuao junto aos processos de sua empresa, podem ser representados pelo objeto do organograma person type.
Avaliao de Crdito
Tesouraria
Maria da Silva
PE
&
Po
Supervisor de Crdito
Tesoureiro
Carlos da Silva tesoureiro Jorge da Silva
Figura 61 - Exemplo de organograma com a utilizao do objeto person type representando papis assumidos pelos profissionais na empresa No caso do exemplo acima, todos os profissionais possuem ao menos um papel, e um deles pode assumir dois papeis diferentes na empresa. Diversos tipos de ligao podem ser estabelecidos entre os objetos que compem um unidade organizacional pode ser: organograma. Por exemplo, a conexo entre um objeto position (representa um cargo) e uma
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gerente financeiro
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Gerente de Contas
Gerncia Financeira
Contador
Joo da Silva
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Is technical superior to; Is organization manager for; Is superior; Is composed of; Is technical superior to; Is disciplinary superior to;
que poder chegar a modelagem ir permitir a realizao de sofisticadas anlises sobre a estrutura organizacional da empresa.
5.4.4 A vista de processos
A vista de processos do ARIS Tool Set, tambm chamada de vista de controle, a
pode-se dizer que a combinao de todas as outras vistas forma a vista de processos. Tm sido apresentados at ento modelos capazes de descrever a estrutura de uma demais vistas so combinadas para que se obtenha uma descrio do comportamento de uma organizao, apresentando uma viso esttica da mesma. Atravs da vista de processos, as organizao, apresentando uma viso dinmica da mesma (SCHEER, 1998b). 5.4.4.1 Cadeia de processos orientada por eventos (eEPC - event driven
Apesar de existirem diversos modelos disponveis na vista de processos, pode-se constatar que o eEPC, cuja traduo cadeia de processo orientada a eventos, o mais importante, pois o nico modelo capaz de integrar todas as vistas.
Gr
up od eP
O eEPC representa um processo de negcio, como uma combinao de atividades e Utilizando a definio apresentada por ARIS Methods (2000), como evento entende-
eventos (estes quando necessrios) em uma relao de sequncia. se o fato de que um objeto de informao assumiu um estado relevante para o negcio. Ao contrrio de uma atividade, que consome tempo para ser executada, um evento acontece em um momento no tempo. 105
ro du
process chain - Requirements Definition)
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OP
encontram estruturados de alguma forma em qualquer uma das vistas anteriores, assim que
PE
facilmente observar que um modelo de processos utiliza informaes e objetos que se
&
responsvel pela integrao de todas as outras vistas (ARIS Methods, 2000). Pode-se
Po
li /
UF
RJ
Considerando os tipos de conexo disponveis no ARIS Tool Set, o nvel de detalhe a
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ww
.gp
i.u
Entre as relaes possveis entre duas unidades organizacionais, pode-se citar:
frj.
br
Is disciplinary superior to;
Entre eventos e atividades, as ligaes possveis so creates (ligao de uma funo para um evento) e activates (ligao de um evento para uma funo). funes e eventos:
Pedido de cliente recebido
creates
Produto disponvel
Enviar produto para o cliente
Gr
up od eP
Figura 63 - Exemplo de processo de negcio simplificado, utilizando a ferramenta ARIS Tool Set Duas caractersticas interessantes devem ser observadas neste modelo simplificado:
a) O processo se inicia e se encerra com eventos. Atividades so iniciadas em resposta a eventos. Esses eventos podem ser o resultado de uma interao com um ator externo, ou ser
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Pedido atendido
creates
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activates
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Verificar estoque
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A seguir apresenta-se um exemplo de um eEPC simplificado, contendo apenas
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Entre as atividades pode-se estabelecer uma ligao do tipo is predecessor of.
.gp
Figura 62 - Representao de um evento no ARIS Tool Set
i.u
frj.
br
resultado de uma atividade. Assim que um processo sempre ir se iniciar com um evento (que estimula a execuo da primeira atividade) e ir se encerrar com um evento (resultado a mudana no estado de um objeto de informao. Assim sendo, seu nome dever conter, disponvel, pedido atendido). da execuo da ltima atividade); b) Conforme descrito anteriormente, um evento representa preferencialmente, o nome do objeto de informao, e a descrio da mudana (produto Outro importante conjunto de objetos para a construo de um modelo de processos utilizando o eEPC so os conectores lgicos. Um conector lgico se faz necessrio para dois ou mais eventos, ou que uma funo pode gerar como resultado dois ou mais eventos. Os principais conectores lgicos disponveis no ARIS so: and, or e xor. A ilustrao a seguir demonstra um exemplo de processo utilizando conectores lgicos: representar o fato de que uma funo pode ser executada como resultado da ocorrncia de
Figura 64 - Exemplo de processo utilizando conectores lgicos (ARIS Methods, 2000)
Gr
up od eP
No exemplo acima foi utilizado o conector do tipo and. Significa que, aps a
ocorrncia do primeiro evento (acima e esquerda), as duas atividades seguintes sero iniciadas simultaneamente. Alm disso a ltima atividade s poder ser iniciada aps a ocorrncia (no necessariamente simultnea) dos trs eventos anteriores. A seguir sero apresentadas as utilizaes e resultados possveis para os conectores lgicos (baseado em ARIS methods, 2000): 107
ro du
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Ligaes possveis entre eventos criando funes:
A funo s pode ser iniciada aps a ocorrncia de todos os eventos Operador OR:
A funo poder ser iniciada aps a ocorrncia de pelo menos um dos eventos Operador XOR:
Gr
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Figura 67 - Operador XOR para eventos criando funes
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Figura 66 - Operador OR para eventos criando funes
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Figura 65 - Operador AND para eventos criando funes
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Operador AND:
A funo poder ser executada se apenas um (e somente um) evento ocorrer Ligaes possveis entre eventos criados por funes: Operador AND:
Figura 68 - Operador AND para eventos criados por funes
Neste caso dois eventos ocorrero simultaneamente aps a execuo da funo Operador OR:
Figura 69 - Operador OR para eventos criados por funes Neste caso, pelo menos um evento ocorrer aps a execuo da funo. Operador XOR:
Gr
up od eP
Figura 70 - Operador XOR para eventos criados por funes
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Neste caso, um (e somente um) evento ocorrer aps a execuo da funo. Ligaes entre funes criando eventos Operador AND:
Neste caso o evento s ocorre aps a concluso das duas atividades Operador OR:
Neste caso o evento ocorrer aps a execuo de pelo menos uma das atividades. Operador XOR:
Gr
up od eP
Figura 73 - Operador XOR para funes criando eventos Neste caso o evento ocorrer quando uma (e somente uma) atividade for executada. Ligaes entre funes criadas por eventos
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Figura 72 - Operador OR para funes criando eventos
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Figura 71 - Operador AND para funes criando eventos
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Operador AND:
Figura 74 - Operador AND para funes criadas por eventos
Neste caso as duas funes sero executadas simultaneamente aps a ocorrncia do
Operadores OR e XOR:
representem caractersticas j registradas em modelos de outras vistas. organizacionais (que j tenham sido descritas no organograma na vista de organizao) s demonstradas na figura a seguir:
Gr
up od eP
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atividades. Algumas das conexes possveis entre unidades organizacionais e atividades so
ra
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A integrao com a vista de organizao se d atravs da associao de unidades
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A integrao das vistas com o eEPC ocorre atravs da utilizao de objetos que
OP
5.4.4.2 Integrando as demais vistas atravs do eEPC
PE
operadores lgicos de deciso (como OR e XOR).
&
hiptese no deve ser considerada, ou seja, aps um evento, no devem ser utilizados
111
Po
No entanto eventos no tm capacidade de deciso (ARIS methods, 2000), por isso esta
li /
Estes operadores pressupem a ocorrncia de uma deciso (um caminho ou outro).
UF
RJ
evento
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br
No entanto outras possibilidades podem ser exploradas. Por exemplo a descrio do Antes de apresentar um exemplo de processo utilizando-se deste tipo de integrao, faz-se necessria a definio de dois novos objetos. uma forma de armazenamento de informao, como um banco de dados, documento, carto etc. (ARIS 5.0 help file, 1996-2000). informaes que estejam descritas em um modelo de dados, requeridas para a descrio de um objeto complexo de informaes (ARIS 5.0 help file, 1996-2000). Assim tem-se um objeto que pode representar um depsito de informaes (podendo Documento (information carrier): um objeto do tipo information carrier representa
Gr
up od eP
ser um documento como uma nota fiscal, fatura, contrato etc.) e um objeto que representa um conjunto complexo de dados. A seguir um conjunto de ilustraes relacionadas aos conceitos apresentados:
ro du
Cluster de dados: um cluster representa uma viso lgica de um conjunto de
Int eg
ra
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contedo de um documento utilizado no processo atravs de um objeto de dados.
OP
informao. Isso o caracteriza como um membro da vista de dados (ARIS Methods, 2000).
PE
apresentado anteriormente, um evento representa uma mudana de estado em um objeto de
&
A integrao com a vista de dados j implementada atravs dos eventos. Conforme
112
Po
Figura 75 - Algumas das conexes possveis entre unidade organizacional e funo
li /
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.gp
i.u
frj.
br
Figura 77 - Representao de cluster de dados no ARIS Tool Set
por um cluster de dados
O cluster, no exemplo acima, est acompanhado por um smbolo de hierarquia, que representa sua associao a um modelo de dados. Significa dizer que o cluster de dados que descreve a nota fiscal, tem suas informaes detalhadas por outro modelo, neste caso por eERM. Alm do eEPC, outros modelos na vista de processos podem ser utilizados para promover a integrao entre as diversas vistas. 5.4.4.3 Diagrama de Direitos (Rights Diagram)
Gr
up od eP
O objetivo principal deste diagrama o de representar que workflows existem, e que
unidades organizacionais possuem direitos de acesso para iniciar cada workflow. Adicionalmente pode-se utilizar este modelo para representar restries de acesso de unidades organizacionais a conjuntos de dados, e as relaes existentes entre unidades organizacionais e sistemas de aplicao. A figura a seguir ilustra o funcionamento do Rights Diagram: 113
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/C
Figura 78 - Exemplo de uma atividade em um eEPC utilizando um documento descrito
OP
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&
Po
li /
UF
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Figura 76 - Representao de um documento (information carrier) no ARIS Tool Set
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Figura 79 - Exemplo de utilizao do rights diagram no ARIS Tool Set
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Po
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UF
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br
gerente financeiro e o objeto de dados NF restringe os direitos de acesso do gerente a ler, criar e modificar, no podendo excluir notas fiscais. A seguir ser apresentado o ltimo modelo deste estudo. Apesar de o ARIS Tool Set relevante para a modelagem de workflow. fcil perceber a importncia que este modelo ter para a modelagem de workflow. possuir uma srie de outros modelos, o conjunto aqui apresentado particularmente
execuo de uma atividade. Essas caractersticas devem ser encontradas no indivduo que
Gr
up od eP
exercer um determinado papel em um fluxo de trabalho (veja o item 5.4.3.2 para uma descrio do objeto person type e sua relao com o objeto person). Os principais objetos utilizados neste modelo so as unidades organizacionais (neste caso foi utilizado o objeto person type para representar um papel), as funes, o objeto
autorization condition, que representa autorizaes necessrias ao usurio para execuo de
determinadas atividades e o objeto knowledge category, para representao das habilidades
ro du
O objetivo principal deste modelo o detalhamento das caractersticas necessrias
5.4.4.4 Diagrama de Papeis (Role Diagram)
Int eg
ra
da
/C
OP
Observa-se na figura acima que o relacionamento entre a unidade organizacional
PE
organizacional e um cluster de dados no Rights Diagram
&
Figura 80 - Descrio dos direitos de acesso de uma conexo entre unidade
115
Po
li /
UF
RJ
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ou conhecimentos necessrios a um indivduo para execuo de uma atividade. Como j foram introduzidos os objetos organizational unit e function, sero apresentadas em category:
Juros compostos
A lgica geral do modelo representar uma atividade de um processo, e para essa atividade detalhar as demais informaes. Associa-se atividade o objeto person type representando o papel que dever executar a atividade. Em seguida pode-se relacionar os atividade. Pode-se associar os objetos knowledge category representando os conhecimentos O exemplo a seguir ilustra um modelo simples de papeis baseado no manual do ARIS objetos autorization condition representando as autorizaes necessrias para execuo da necessrios execuo da atividade. Tool Set:
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Figura 82 - Representao grfica do objeto autorization condition no ARIS Tool Set
RJ
Acesso as requisies de reembolso dis poniveis no s istema Integrado
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Figura 81 - Representao grfica do objeto knowledge category no ARIS Tool Set
.gp
i.u
frj.
br
seguida as representaes grficas dos objetos autorization condition e knowledge
Juros compostos Aprovar requisio de reem bolso Matemtica financeira
Com este modelo fica concludo o captulo de modelagem de processos utilizando o trabalho de tese.
Gr
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117
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Para uma viso resumida dos modelos apresentados at ento, veja o quadro a seguir:
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UF
ARIS Tool Set, tendo sido descritos os modelos relevantes para o objeto de estudo deste
RJ
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Figura 83 - Role Diagram (ARIS Methods, 2000)
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br
gerente financeiro
Vista Funes
Nome do modelo Objective diagram (requirements definition)
Descrio resumida objetivos e metas da empresa. Permite a sucesso e a funes consideradas importantes para a consecuo
.gp
dos com que
estabelecidos. Um dos principais benefcios de se priorizar funes chave em funo de sua Funes Function tree (requirements definition) contribuio
RJ
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para
da utilizao deste modelo a possibilidade os objetivos da
empresa.
preestabelecidos pela empresa. As funes podem ser organizadas de acordo com sua
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Funes
Application system type diagram (design specification)
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OP
PE
orientao por processos, em uma relao processo x subprocesso; de acordo com sua orientao a objetos, agrupando as funes que atuam sobre um mesmo objeto (como uma ordem de produo ou um cliente); ou de acordo com sua orientao para a execuo de determinada ao, agrupando todas as funes relacionadas a determinada atividade (como lavar, imprimir, enviar etc.) Este modelo permite a representao da infraestrutura de sistemas de informao da empresa. Seu principal objeto o application system type, representando um tipo de sistema sistema. de aplicao, pode ser decomposto em mdulos e funes de
Gr
Quadro 7 - Resumo dos modelos apresentados para a modelagem de workflow utilizando o ARIS Tool Set 118
&
Po
hierarquias,
li /
Permite a organizao das funes em de acordo critrios
UF
ww
i.u
associao dos objetivos a fatores crticos de objetivos
frj.
br
Modelo utilizado para a documentao dos
Funes
Application system diagram
Similar ao application system type diagram, estrutura de sistemas de informao, desta vez
diferentes, por exemplo. Seu principal objeto o application system. relationship model Dados EERM - Entity O objetivo do eERM representar estruturas e dados e informaes. Seus principais objetos (attribute) e relacionamentos (relationship). cluster, utilizado para representar objetos de dados
(requirements definition). so as entidades (entity type), atributos Outro objeto importante deste modelo o
&
Po
li /
compostos
UF
RJ
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(que
diferentes, e possurem nmeros de licenas
.gp
sistemas por estarem instalados em mquinas
i.u
podem
descendo ao detalhe de diferenciar dois
(requirements definition)
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Organizao
Organizational chart
da
Int eg
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Quadro 8 - Resumo dos modelos apresentados para a modelagem de workflow utilizando o ARIS Tool Set (cont.)
Gr
up od eP
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PE
decompostos em entidades de dados em um nvel mais detalhado). O organograma tem por objetivo representar a estrutura organizacional de uma empresa, atravs do relacionamento entre unidades
funcionais (como diretorias, departamentos e sees), cargos e pessoas. Permite descrever com detalhes as relaes de responsabilidade e comando formalizados na empresa.
119
frj.
br
ser
este modelo permite a modelagem de uma
Processos controle)
(ou eEPC Event driven process chain (requirements definition)
O eEPC um dos mais importantes modelos processos tem por objetivo integrar as informaes documentadas nas outras vistas para compor uma viso
.gp
do
estrutural (uma viso de funcionalidades), da viso dinmica (viso do comportamento) da empresa, organizando as atividades e funes na sequncia em que elas devem ser executadas para se alcanar os objetivos dos Processos (controle) Rights diagram Assim como o eEPC, o rights diagram processos e da empresa. (requirements definition)
/C
OP
PE
tambm realiza a integrao entre vistas do ARIS. Neste caso no entanto, o objetivo estabelecer os relacionamentos existentes entre as unidades organizacionais (departamentos e pessoas) e as funes e dados dos processos, determinando restries e direitos de acesso entre eles.
Quadro 9 - Resumo dos modelos apresentados para a modelagem de workflow utilizando o ARIS Tool Set (cont.)
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empresa, a vista de controle apresenta uma
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demais vistas apresentam uma viso esttica,
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VERNADAT (1995) afirma que, enquanto as
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frj.
no ARIS Tool Set. Por compor a vista de
processo.
br
Processos (controle)
Role diagram (requirements definition)
Ainda integrando vistas, o role diagram tem entre funes e pessoas (atravs dos papeis que exercem nos processos em que atuam), desta vez para determinar que capacidades e para executar corretamente as funes. Neste caso utiliza-se o objeto person type, indivduos em representando os papeis exercidos pelos autorizaes deve as primeiras necessitam
RJ
execuo de suas atividades. Quadro 10 - Resumo dos modelos apresentados para a modelagem de workflow utilizando o ARIS Tool Set (cont.)
5.4.5
particular do processo de Solicitao de Acesso aos Sistemas de Transmisso, apenas algumas vistas do ARIS foram utilizadas, que foram a vista de processos e a vista de dados. modelagem naquele momento. No era interessante para o projeto investir na modelagem de por modelar apenas as informaes relevantes de cada vista apenas no eEPC (vista de processos). A vista de dados foi utilizada, no caso do processo em questo, para modelagem dos utilizado para documentar a hierarquia de documentos, descrevendo de forma geral suas O motivo de utilizar apenas estas vistas est relacionado aos objetivos do projeto de sistemas ou estrutura organizacional nas fases iniciais do processo. Ao invs disso, optou-se
Gr
up od eP
principais informaes. A vista de processos foi utilizada principalmente para a modelagem dos processos propriamente ditos, atravs do eEPC. Alm desse modelo tambm foram criados alguns modelos de direitos (rights diagram), para detalhar a relao entre papeis e documentos, e entre papeis e o processo (quem pode iniciar um processo, quem pode abort-lo etc.)
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documentos que fluem pelos processos. O diagrama de entidades e relacionamentos foi
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No caso do ONS (empresa pesquisada para construo do estudo de caso) e em
PE
A aplicao das vistas e modelos do ARIS no estudo de caso
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uma
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organizao
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por objetivo estabelecer o relacionamento
br
para
5.4.6
Personalizao do ARIS Tool Set
Alm das vistas, nveis, modelos e objetos descritos neste captulo como suficientes objetos, relacionamentos e smbolos que podem ser utilizados para o atendimento aos mais
recurso denominado Method Filter. Conforme j se pode depreender a partir do nome, trata-se de um filtro, aplicado estrutura do ARIS, com o objetivo de reduzir a quantidade o atendimento aos objetivos de modelagem. de modelos e objetos disponveis, mantendo apenas aqueles que se fizerem necessrios para Alm da restrio da quantidade de objetos e modelos manipulveis pelo usurio, os filtros do ARIS Tool Set apresentam outra capacidade importante, que foi extensivamente de atributos para o atendimento a necessidades no previstas pelo ARIS Tool Set. O ARIS Tool Set possui um conjunto de atributos gerais configurveis, para os quais o usurio pode atribuir nomes segundo sua necessidade, e associ-los a objetos para que se atenda a determinado requisito. Por exemplo, o objeto activity do ARIS, no possui um atributo que permita registrar o tempo de espera da atividade na fila de tarefas de determinado usurio. Atravs dos filtros e dos campos configurveis, possvel a criao de um atributo denominado, por ento, todos os objetos do tipo activity passaro a contar com o novo atributo. pelo WFMC em seu meta modelo e no previstos no ARIS Tool Set. Um pequeno conjunto de filtros disponibilizado com a ferramenta como padro. A seguir apresenta-se um pequena descrio de cada um deles: 5.4.6.1 Easy filter exemplo, Tempo de Espera na Fila de Entrada, associando-o ao objeto activity. A partir de Essa capacidade do ARIS Tool Set foi utilizada para a criao de atributos propostos utilizada para conduo dos estudos aqui apresentados. Trata-se da possibilidade de criao
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up od eP
Criado com o objetivo de simplificar a modelagem, tornando disponveis apenas os
recursos necessrios para a realizao de uma modelagem bsica. Permite a utilizao de um conjunto reduzido de modelos e objetos, restringindo a modelagem para alguns objetivos. Os recursos disponveis por este filtro eqivalem aos recursos disponveis pela ferramenta ARIS Easy Design, que exatamente uma verso mais simples do ARIS.
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Para reduzir a complexidade da utilizao por parte do usurio, o ARIS possui um
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variados objetivos de modelagem.
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br
para a modelagem de workflow, o ARIS Tool Set possui ainda uma centena de modelos,
5.4.6.2 Aris for MySAP.com
processos integrados para implementao de um ambiente de colaborao entre empresas necessrias no s para o projeto desses processos, mas tambm para a configurao da ferramenta de colaborao na Internet da SAP, o My SAP.com (IDS Scher AG e SAP AG possuem uma parceria para integrao de seus sistemas). 5.4.6.3 Aris Simulation e Aris ABC Filter Este filtro disponibiliza apenas os modelos e objetos necessrios para a realizao de simulaes nos modelos, e para a implementao do sistema de custos baseados em O custeio baseado em atividades uma metodologia de custeio que busca determinar a alocao de custos s atividades dos processos. O objetivo principal era o de reduzir o risco inerente alocao dos custos indiretos aos produtos com base em rateios arbitrrios (MARTINS, 1998). 5.4.6.4 Balanced Score Card Filter Este filtro manter disponveis apenas os modelos e objetos necessrios ao projeto de
Gr
up od eP
uma estrutura de indicadores de desempenho conforme a metodologia conhecida como Balanced Score Card, mencionada no captulo 2.5 deste trabalho. 123
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atividades (ABC).
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atravs da internet. Os modelos para este ripo de modelagem registram as informaes
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Este filtro mantm disponveis apenas os modelos necessrios ao projeto de
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Figura 84 - Modelos disponveis na vista de processos com a aplicao do Easy Filter
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5.4.6.5 Standard Filter Este filtro disponibiliza um conjunto de modelos e objetos indicados pelos
5.4.6.6 Extended Standard Filter
Este filtro acrescenta novos modelos ao conjunto previsto no filtro anterior. 5.4.6.7 SAP Filter
A SAP a empresa responsvel pelo desenvolvimento e comercializao do SAP pela gesto integrada das informaes em uma empresa. Divide-se em mdulos (recursos humanos, finanas, produo, gerenciamento de materiais etc.) e permite a automao de processos atravs dessa gesto integrada. Baseados em sua experincia na automao de processos de diversas indstrias, a SAP desenvolveu um conjunto de modelos de referncia, essa implantao orientada para os processos, a SAP disponibiliza os modelos de referncia, e utiliza o ARIS Tool Set para tal. O SAP Filter disponibiliza os modelos necessrios visualizao e manipulao dos modelos de referncia e para a criao de novos modelos. 5.4.6.8 Entire Method cujo objetivo, dentre outros, o de orientar a implantao de processos equivalentes. Para
Este filtro torna disponveis todos os modelos, objetos e relacionamentos permitidos
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pela metodologia ARIS.
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R/3, um dos mais difundidos softwares de ERP (Enterprise Resource Planing), responsvel
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processos
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desenvolvedores do ARIS Tool Set como os mais utilizados em projetos de modelagem de
Alm da restrio dos modelos e objetos disponveis, os filtros tambm permitem a restrio de atributos dos objetos e modelos. Com a utilizao de um assistente para criao desabilitando modelos, objetos, relacionamentos e atributos, tornando a ferramenta mais e modificao de filtros, possvel realizar todas essas operaes, habilitando e aderente s necessidades de modelagem do usurio. 5.4.6.9 Personalizao do ARIS para o estudo de caso
no ARIS, atravs da criao de um filtro. Para o filtro criado foi atribudo o nome workflow method, e as seguintes adaptaes foram realizadas atravs do mesmo: Restrio do nmero de modelos disponveis mantendo apenas os modelos identificados anteriormente como relevantes para a modelagem de workflow. Essa modificao simplificou a utilizao da ferramenta, evitando que o usurio menos experiente perdesse tempo procurando pelos modelos corretos em uma lista de dezenas de modelos diferentes; Criao de novos atributos em alguns modelos e objetos para adequao ao meta modelo proposto pelo WFMC. Conforme pode ser visto no item 6.2.8 - WFMC e 125
Gr
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Para o estudo de caso apresentado nesta tese, algumas adaptaes foram realizadas
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atendimento s necessidades de modelagem das empresas usurias.
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criao de filtros do usurio, permitindo a adaptao dos modelos disponveis para o
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Alm dos filtros pr-configurados com a ferramenta, o ARIS Tool Set permite ainda a
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aplicao do filtro Entire Method.
li /
Figura 85 - Alguns dos modelos disponveis na vista de processos do ARIS com a
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ARIS Tool Set (resumo), a maioria dos atributos e objetos propostos pelo WFMC possuem equivalente no ARIS Toolset. Quando um objeto ou atributo proposto no atributos padro, foram criados atributos novos que pudessem representar de meta modelo no pde ser representado no ARIS atravs de seus objetos e forma adequada a informao proposta pelo WFMC.
6 Modelagem de processos para implementao de workflow utilizando ARIS Tool Set
6.1 Automao de processos A necessidade de uma abordagem integrada

modelo de referncia do WFMC. No final o que se poderia conseguir seria uma completa independncia de fornecedores, conforme visto no captulo sobre padronizao, onde uma
Com relao integrao entre ferramentas de modelagem e sistemas de workflow a realidade no diferente. Apesar de muitos fornecedores dos melhores sistemas de workflow (www.wfmc.org), a grande maioria se refere apenas arquitetura (estrutura do sistema de workflow), tendo sido as interfaces relegadas a segundo plano. A maioria dos sistemas ainda no permite que se utilize uma ferramenta de modelagem de processos, cuja especialidade seja exatamente o projeto de processos de negcio, e depois compartilhar essa definio com uma ferramenta de workflow. A forma dos processos entre uma ferramenta de projeto e um sistema de workflow) o desenvolvimento da interface atravs do conjunto de funes disponveis nas APIs dos dois sistemas. Essa soluo apresenta, entre outros problemas, o desperdcio de esforo, pois os encontrada hoje para implementao dessa caracterstica (compartilhamento da definio no mercado apresentarem seus sistemas como adequados ao modelo de referncia do WFMC
Gr
up od eP
desenvolvimentos so feitos para cada caso, principalmente pelo fato de cada software
possuir uma implementao diferente para sua API, e a dificuldade de manuteno, que depende da documentao cuidadosa dos mdulos de software implantados e desenvolvidos,
o que nem sempre exigido pelas empresas clientes, ou oferecido pelas empresas fornecedoras.
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no se pode prever quando isso vai acontecer.
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foi possvel assistir implementao desse modelo e realizao de todo o seu potencial, e
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de fornecedores que oferecessem a melhor relao custo/benefcio. Infelizmente ainda no
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empresa poderia construir seu ambiente de workflow adquirindo cada um dos componentes
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So indiscutveis as vantagens que se pode obter a partir da integrao proposta pelo
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Dentre os poucos exemplos de empresas que podem apresentar uma iniciativa aproximada da proposta do WFMC, existem casos de interfaces estabelecidas entre um de uma parceria entre os dois fabricantes. Essa soluo, apesar de j ser algo bastante uma descrio padro para os mesmos, de forma que qualquer sistema de workflow que esteja em conformidade com o modelo de referncia possa se integrar com qualquer ferramenta de modelagem que se encontre nas mesmas condies. Visto que essa proposta ainda no se converteu em realidade, este trabalho de tese se prope a apresentar uma proposta de mtodo de modelagem utilizando a ferramenta ARIS Tool Set, descrevendo os processos de acordo com o conjunto mnimo de informaes proposto no meta modelo, discutido anteriormente. Com base em uma anlise dos objetos do ARIS Tool Set e seus atributos pode-se workflow. Ainda possvel, no entanto, que se utilize de alguns recursos do ARIS de forma Para tanto ser utilizado um exemplo de modelo de processo criado para esse para configurao de um ambiente de workflow. O ARIS Tool Set possui um conjunto de atributos de propsito geral (free attributes) configurao pode ser feita atravs da redefinio de um dos filtros disponveis, ou criao Personalizao do ARIS Tool Set). Esse recurso ser utilizado para complementao das informaes propostas pelo WFMC e no previstas no ARIS. No sero apresentados nesse trabalho detalhes dos procedimentos necessrios para ser encontrada na documentao do produto. configurao de atributos atravs da redefinio de filtros do ARIS. Essa informao poder que podem ser configurados para necessidades no previstas pela ferramenta. Essa de um novo filtro (para uma descrio bsica dos filtros na ferramenta ARIS, ver o 5.4.6 sistema de workflow e uma nica ferramenta de modelagem, como resultado, por exemplo, interessante, no atende proposta do WFMC, que sugere um conjunto comum de objetos e
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6.2 Principais etapas para modelagem dos processos

Existem diferentes abordagens para a modelagem de processos de negcio. Existem metodologias diferentes para objetivos de modelagem diferentes, alm de algumas abordagens gerais.
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trabalho, bem como os demais modelos que, juntos, registram as informaes necessrias
PE
&
que se possa utiliz-lo para a construo de modelos aderentes ao meta modelo do WFMC.
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destacar que ele no possui todas as informaes propostas pelo WFMC para modelagem de
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VERNADAT (1995) afirma que muitos processos ou metodologias de modelagem de negcios podem ser definidos em funo dos objetivos de modelagem, tipo de anlise ou O autor citado apresenta uma proposta de um processo de modelagem de negcios, processo de modelagem proposto pode ser visto na figura abaixo: experincia dos usurios.
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que pode ser apresentado como uma metodologia de modelagem com propsito geral. O
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Enterprise Domain Definition
Business Process Engeneering
System Design & Validation
Continuos Process Improvement
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uma biblioteca de modelos disponveis para o projetista. Ainda que essa biblioteca no exista em um primeiro momento, a tendncia que a experincia com sucessivos projetos de semelhantes a modelos de referncia, que possam ser reutilizados em determinados casos. atravs da ligao existente entre a fase de operao do sistema e a melhoria contnua do processo, e desta novamente com a engenharia de processos. Considerando a existncia de um nico objetivo para modelagem dos processos de proposta de mtodo de modelagem baseado em ARIS Methods (2000). uma empresa (implementao de um ambiente de workflow), este captulo apresentar uma Segue uma representao grfica das principais etapas do mtodo, bem como a modelagem levar naturalmente construo de um conjunto de pr-processos, Em segundo lugar o carter iterativo do processo de modelagem, refletido no modelo acima
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descrio detalhada de cada etapa:
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Alguns itens do modelo acima merecem destaque. Em primeiro lugar a existncia de
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Figura 86 - Processo de modelagem de negcios proposto por VERNADAT (1995)
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System Installation & Release
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System Operation
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Ontology Engeneering
Model Lybraries
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Figura 87 - Proposta de mtodo de modelagem de processos
workflow) o processo representado na figura acima poderia ser encaixado ao processo proposto por VERNADAT (1995). Pode-se dizer que a camada denominada Modelagem VERNADAT (1995). As outras trs camadas do modelo proposto neste trabalho poderiam ser distribudas pelas etapas Business Process Engineering e System Design & Validation propostas por VERNADAT (1995). A seguir ser apresentada uma descrio de cada uma das macro-atividades apresentadas pela Figura 87 - Proposta de mtodo de modelagem de processos.
6.2.1 Levantamento / estabelecimento dos objetivos da empresa
empresa corresponde ao mais importante requisito para o sucesso de um esforo de
Gr
up od eP
automao de processos. KOBIELUS (1997) menciona a falta de uma viso estratgica para aplicao da tecnologia da informao como uma dos principais causas do insucesso de muitos projetos de automao. VERNADAT (1995) menciona que os processos identificados dentro de um domnio (Domain) devem possuir uma clara proposio de valor agregado aos objetivos da empresa, o que reafirma a importncia da viso estratgica.
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Pode-se afirmar que a viso clara dos objetivos que determinam o direcionamento da
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estratgica est contida na etapa denominada Enterprise Domain Definition proposta por
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Como se trata de um processo mais especfico (modelagem para implementao de
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FURLAN (1997) afirma que a modelagem estratgica a espinha dorsal da modelagem de negcios. pessoas externas organizao (como consultores externos). KOBIELUS (1997) menciona O levantamento ou a determinao dos objetivos da empresa no tarefa para
responsveis pela conduo de um esforo de modelagem de processos devero levantar os objetivos da empresa atravs de entrevistas junto ao corpo diretor da mesma. O modelo proposto pela metodologia ARIS para a modelagem estratgica o diagrama de objetivos (veja o captulo 5.4.1.1 - Diagrama de objetivos (Requirements Definition)). Esta etapa da metodologia possui ainda pouca relao com a implementao de da empresa, sejam identificados os processos que devam ser priorizados pelo projeto de workflow. Da identificao desses processos trata a etapa seguinte.
Com base na modelagem dos objetivos e fatores crticos de sucesso identificados na etapa anterior, devem ser identificados os processos que estejam relacionados a cada um empresa. A partir dessa lista de processos, deve-se analisar cada um deles com o objetivo de se identificar aqueles que, melhorados, podem trazer maiores benefcios para os objetivos Outra forma de se priorizar os processos atravs de um sistema de avaliao de desempenho que fornea informaes a respeito da eficcia da empresa na consecuo dos eficaz e, em seguida, identificar os processos relacionados a esses objetivos. Como resultado dessa etapa, a empresa ter um conjunto de processos alvo para automao, preferencialmente priorizados e com um conjunto mensurvel de resultados objetivos. Dessa forma pode-se identificar os pontos onde a empresa estiver sendo menos relacionados. desses objetivos, ou seja, que processos contribuem para a consecuo dos objetivos da
Gr
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esperados.
6.2.3
Entendimento inicial do processo
Apesar de os principais blocos de modelagem estarem muito bem definidos na
arquitetura ARIS (as vistas e nveis de modelagem), importante que se obtenha, j em um
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6.2.2
Determinao dos processos alvo
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workflows propriamente dita. O objetivo principal que atravs de uma viso dos objetivos
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problemas de negcio de uma empresa to bem quanto sua gerncia. Nesse contexto, os
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que consultores externos, apesar de toda a sua experincia, certamente no conhecero os
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br
primeiro momento, um entendimento correto do problema que se pretende solucionar com a modelagem. ser realizado atravs de entrevistas com os futuros usurios do sistema a ser desenvolvido, No caso do desenvolvimento de sistemas de informao esse levantamento costuma sendo os resultados dessas entrevistas compilados em um documento denominado componentes da primeira etapa do ciclo de vida do desenvolvimento de sistemas. A especificao inicial do problema de negcio dever ser clara o suficiente tanto para o precisar validar o entendimento do analista sobre o problema enunciado. analista, que precisar a partir dela propor uma aplicao, quanto para o usurio, que A proposta de apresentada em ARIS Methods (2000) para esse levantamento inicial que ele seja realizado com o apoio, j neste momento, de uma ferramenta adequada para a (Event driven Process Chain). descrio de um processo que seja de fcil entendimento, e prope a utilizao do eEPC VERNADAT (1995), por sua vez, menciona que esta fase deve possuir como deve ser feito no contexto dos processos de negcio. registrar todas essas informaes de forma clara e de simples entendimento, o mtodo aqui proposto se utilizar deste modelo para a documentao inicial do problema de negcio. anteriormente, pode-se estabelecer um conjunto de perguntas essenciais que precisam ser Qual o resultado esperado da execuo do processo ? (o que deve feito); Que atividades compem o processo que se pretende modelar, e em que seqncia ? (como feito); Quanto tempo cada atividade leva para ser executada ? Quanto tempo em mdia todo o processo leva para ser executado ? (com que eficincia feito); Que recursos so utilizados atualmente para execuo das atividades do processo ? documentos, sistemas de informao, dados etc. ? (como deve ser feito); Quem so os responsveis pela execuo das atividades dos processos ? (por quem deve ser feito); Tomando como ponto de partida a afirmao de VERNADAT (1995), exposta respondidas como resultado da documentao inicial do processo de negcio:
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Entendendo que o eEPC, como ferramenta de modelagem, possui a capacidade de
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&
resultado uma descrio formal de o que deve ser feito, como deve ser feito e por quem
132
Po
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especificao do problema. Este documento serve de base para a construo dos modelos
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br
Naturalmente outras questes podero (e devero) surgir com o andamento das entrevistas. As questes listadas acima podem servir como referencial bsico para o O resultado deste levantamento dever ser um modelo que apresente as principais fracos que devero ser tratados para melhoria do processo atravs da automao. levantamento inicial.
Para exemplificar o resultado de um levantamento inicial, ser apresentado um modelo de processos para requisio de reembolso de despesas. Trata-se de um processo O processo de requisio de reembolso consiste basicamente em um requisitante, funcionrio da empresa, que pede reembolso de despesas por algum motivo, p. ex. uma viagem de negcios. A requisio submetida aprovao e, se aprovada, emitido o maneira: cheque para pagamento do reembolso. A representao grfica do processo fica da seguinte simplificado, mas que serve como bom exemplo para a modelagem de workflow.
Po
li /
UF
RJ
-w
ww
PE
&
OP
gerente financeiro
Int eg
Requisio de reembolso recebida
Aprovar requisio de reembolso
ra
da
/C
Requis io aprovada
Emitir cheque para reembolso
J em um primeiro momento pode-se registrar algumas informaes relevantes para a
Gr
up od eP
configurao do workflow deste processo: Workflow type: O evento Requisio de reembolso recebida corresponde ao atributo Initiation
Conditions proposto pelo WFMC. De igual modo, o evento Cheque de reembolso emitido corresponde ao atributo Termination conditions. Alm disso o diagrama eEPC possui os atributos name e version (criado com essa finalidade atravs da definio do
ro du
Figura 88 - Modelo inicial do processo de requisio de reembolso
Requis io reprovada
133
.gp
cheque
i.u
caractersticas do processo, e que fornea insumos suficientes para identificao dos pontos
Gerente de Contas tesoureiro
Cheque de reembolso emitido
frj.
br
filtro workflow method), ambos correspondentes aos atributos de mesmo nome do objeto Workflow type do WFMC. do objeto. Esses atributos devero ser verificados em outra oportunidade durante a Activity: Assim ficam ainda faltando os atributos Security conditions e Audit conditions modelagem do processo.
J esto definidos neste momento os atributos name, pr-activity conditions e post activity conditions, respectivamente pelo atributo name dos objetos atividade e Recomenda-se a modelagem dos atributos activity type e scheduling constraints em um momento posterior, por estarem mais relacionadas ao momento de especificao do ambiente de workflow (o processo ainda se encontra em uma fase de levantamento Role: preliminar). pelos eventos anteriores e posteriores s atividades do modelo.
Para o objeto Role do meta modelo apenas o atributo name pode ser definido Todos os demais atributos (Authentication field, Organizational entity e Capabilities) Os demais objetos componentes do meta modelo podero servir como fonte para questes que refinaro o modelo j na fase de modelagem preliminar. Os objetos ainda no data. Esses trs objetos esto estreitamente relacionados ao fluxo de informaes no depois de uma segunda rodada de questes para refinamento: mencionados so: Transition conditions, Invoked applications e Workflow relevant processo e o apoio de sistemas de informao. A seguir a representao grfica do processo
Gr
up od eP
ro du
Int eg
ra
da
/C
OP
sero modelados em momento posterior, durante a modelagem das vistas do processo.
PE
&
neste momento, atravs do atributo de mesmo nome do objeto person type do ARIS.
134
Po
li /
UF
RJ
-w
ww
.gp
i.u
frj.
br
tesoureiro
gerente financeiro
NF
Requisio de reembolso Requisio de Reembolso
Figura 89 - Processo de requisio de reembolso. Representao preliminar aps refinamento
Observe que o modelo acima essencialmente o mesmo demonstrado anteriormente. Nesse caso no entanto o modelo possui mais informaes agregadas atravs da adio de Com esta nova verso (ateno para o atributo version ) do modelo pode-se novos objetos.
Gr
up od eP
verificar as seguintes informaes j modeladas: Transition conditions: Para o atributo Flow conditions deste objeto, o ARIS permite a modelagem do
fluxo de informaes entre uma atividade e outra, indicando o relacionamento entre os
objetos de informao e as atividades, o que determinar da mesma forma o relacionamento entre os dados e os participantes do fluxo (p. ex. o tesoureiro receber o documento
ro du
Int eg
ra
da
/C
OP
Recibo
PE
Recibo
&
135
Po
li /
Nota Fiscal
Requis io reprovada
UF
RJ
Requisio de reembolso recebida
Aprovar requisio de reembolso
-w
ww
cheque
Requis io aprovada
Emitir cheque para reem bolso
.gp
i.u
Cheque de reembolso emitido
Requisio de Reembolso
Gerente de Contas
frj.
br
Requisio de reembolso
Subs istem a Tesouraria
requisio de reembolso em sua caixa postal aps a concluso da atividade aprovar requisio de reembolso, executada pelo gerente de contas). Os relacionamentos e is input for, respectivamente para a sada da atividade e para a entrada da atividade. utilizados no modelo acima entre atividades e objetos de informao foram: has output of
para reembolso. A informao Information objects presented do mesmo atributo, representada pelos clusters de dados: NF, Recibo e Requisio de reembolso fase, pode-se utilizar apenas o atributo Only direct data visible, no objeto atividade do ARIS, que informa que os participantes tm direito de acesso apenas s informaes associadas atividade que estiver sendo executada no momento atual (um refinamento das vistas do processo). Para o atributo Notification conditions foi criado no ARIS atravs do novo filtro, para o objeto event, o atributo Notify, que informa se um evento dever notificao foi atravs de campos de texto para digitao dos nomes dos papeis, sem de workflow, no momento da implantao. Workflow relevant data: desses controles de manipulao poder ser realizado posteriormente com a modelagem associados s atividades que os utilizam. Para a informao Manipulation control, nesta
pode ser verificado pelo atributo storage type nos clusters de dados, e essa caracterstica indica que no h necessidade atribuir um caminho de acesso para o atributo access path (proposto pelo WFMC) neste momento. Vale ressaltar que o atributo storage type caso em que um cluster de dados detalhado em um modelo de entidades e relacionamentos mencionado pode corresponder ao atributo type proposto pelo WFMC. No entanto, nos (verificar captulo 5.4.2.2 - O modelo de entidades e relacionamentos (Requirements
Gr
up od eP
Definition)), dever ser utilizado outro atributo para os dados detalhados. Essa caracterstica ser apresentada durante a modelagem da vista de dados. Invoked applications: Para o atributo name do WFMC utiliza-se o atributo de mesmo nome do ARIS. O
atributo execution paramenters foi criado no ARIS, para os relacionamentos entre objetos
ro du
Int eg
Atualmente todos os dados representados no modelo so manipulados manualmente, o que
ra
nome dos objetos de dados (clusters e documentos, no caso do modelo de exemplo).
da
Para este objeto o atributo name j est documentado atravs do atributo de mesmo
/C
OP
qualquer consistncia. A alternativa seria acrescentar a informao diretamente ferramenta
PE
&
ser notificado pelo sistema. A nica forma encontrada para registrar os destinatrios da
136
Po
li /
UF
RJ
-w
ww
.gp
representada pelo objeto Subsistema de tesouraria, associado atividade emitir cheque
i.u
A informao Application tools invoked do atributo Execution conditions
frj.
br
de aplicaes e atividades, para equivalncia com o proposto pelo WFMC. O atributo criado possui a limitao de s especificar, atravs de uma lista de opes, se a aplicao dever ser possui amplitude um pouco maior. Para o atributo access path proposto pelo WFMC foi proposto pelo WFMC ser documentado posteriormente, durante a modelagem funcional. Tomando como guia as informaes propostas pelo WFMC em seu meta modelo, e considerando a restrio de que o processo ainda se encontra na fase de entendimento do registradas no ARIS nesta etapa foram contempladas. A seguir passa-se s atividades componentes da Modelagem Estrutural, quando sero modelados os diversos aspectos do processo atravs das vistas do ARIS.
6.2.4 Modelagem da vista de funes
Se for observada exclusivamente a modelagem funcional, pode-se afirmar que ela j utilizado no mtodo aqui proposto para a modelagem estratgica, no incio do processo de modelagem. Alm das informaes j modeladas durante a modelagem estratgica a modelagem informao aos processos. Para tanto dever ser utilizado o modelo Application system type diagram (ver o captulo 5.4.1.3 - Diagrama de tipos de sistemas de aplicao Dispensando ateno especial ao objeto invoked applications do meta modelo proposto pelo WFMC, deve-se solicitar dos usurios maiores detalhes sobre os sistemas realizadas entrevistas com os tcnicos responsveis pela rea de tecnologia da informao para uma melhor compreenso das caractersticas de TI dos processos. Para exemplificar ser apresentado um exemplo de Application system type mencionados durante o levantamento inicial do processo. Se for necessrio devero ser (Application System Type Diagram - design specification)).
Gr
up od eP
diagram construdo para subsistema de tesouraria apresentado no modelo de processos levantado anteriormente:
ro du
Int eg
ra
da
/C
funcional ainda poder agregar informaes relacionadas ao suporte da tecnologia da
OP
PE
&
comeou, pois o ARIS posiciona o diagrama de objetivos nessa vista, tendo ele j sido
137
Po
li /
UF
RJ
-w
problema, pode-se afirmar que todas as informaes do meta modelo possveis de serem
ww
.gp
i.u
criado no ARIS, para os objetos de aplicaes, o atributo de mesmo nome. O atributo type
frj.
br
iniciada no incio, no meio ou na concluso da atividade. O atributo proposto pelo WFMC
-w
ww UF RJ
Subs istema Tesouraria Classificao de emisso de cheques Sistema de Produo RMPP
A primeira informao que se pode apreender do modelo acima o fato de que o sistema de tesouraria apenas uma parte de um sistema de maior porte denominado Sistema integrado RM. Esse pode ser apresentado como um dos principais objetivos deste da estrutura de sistemas de informao da empresa. No caso do exemplo acima pode-se diagrama, ou seja, descrever o contexto em que se insere uma determinada aplicao dentro observar que o objeto utilizado para representar o subsistema de tesouraria foi o module type, associado ao objeto application system type em um nvel mais agregado. No lado direito do subsistema de tesouraria pode-se observar dois objetos do tipo IT function type, representando as funes desempenhadas pelo sistema (no confundir com as funes desempenhadas com o apoio do sistema, que so representadas no eEPC pelo objeto function).
Gr
up od eP
ro du
Int eg
apresentado no processo de Requisio de reembolso
ra
Figura 90 - Application system type diagram para o subsistema de tesouraria
da
/C
OP
PE
&
138
Po
Subs istema Regis tros Contabeis
li /
Subs istema Contas a Pagar
.gp
Classificao de depsito em conta-corrente
Sistema de Contabilidade RMContab
i.u
frj.
br
Sistem a Integrado de Gesto
Sistem a IntegradoRM
O atributo proposto pelo meta modelo do WFMC para o objeto invoked applications e complementado com as informaes deste modelo o atributo type. de que o subsistema de tesouraria um mdulo do sistema de contabilidade, que por sua Atravs da estrutura apresentada no modelo do exemplo acima pode-se obter a informao vez faz parte do sistema integrado RM que pertence classe Sistema Integrado de um processador de texto licenciado pela empresa com seu tipo no nvel mais agregado (p. ex. MS Word ou ainda Processador de Texto). Outras informaes podem ser agregadas sobre sistemas de informao, mas no sero abordadas aqui por no influenciarem na implantao de workflow.
Assim como no caso da modelagem da estrutura de sistemas de informao na vista de funes, na vista da organizao os papeis descritos no modelo de processos para execuo das atividades sero detalhados em termos de sua posio na estrutura possvel a agregao de informaes relativas s pessoas habilitadas assuno dos papeis descritos nos processos, sua relao com a organizao (gerente de departamento, diretor etc.) e, mais interessantes para o caso de um sistema de workflow, informaes relacionadas O levantamento da estrutura organizacional dever observar os requerimentos da aplicao que se pretende implementar. Uma questo relevante que deve ser resolvida j em importante para o projeto a modelagem de toda a estrutura organizacional da empresa, ou se basta a documentao da estrutura da diretoria onde ser utilizado o sistema (se o de requisio de reembolso, determinou-se que a documentao da estrutura organizacional da Diretoria financeira seria suficiente para a implementao do fluxo, o que pode ser verificado no exemplo abaixo: desenvolvimento de um sistema for o objetivo do projeto). No caso do exemplo do processo um primeiro momento trata do escopo do levantamento. O analista precisa determinar se ao posto de trabalho do profissional, seu e-mail, ramal etc. organizacional da empresa, representada nesta vista pelo organograma. Neste caso ser
Gr
up od eP
ro du
Int eg
ra
da
/C
OP
PE
&
139
Po
li /
UF
6.2.5
Modelagem da vista de organizao
RJ
-w
ww
.gp
Gesto. O diagrama poderia ser utilizado da mesma forma para estabelecer a relao entre
i.u
frj.
br
Gerncia
Contador
Joo da Silva
Departamento
Tesouraria
Maria da Silva
li /
Po
UF
Cargo
Supervisor de Crdito
Tesoureiro
RJ
-w
Cargo Carlos da Silva tesoureiro Jorge da Silva
Avaliao de Crdito
requis itante
Figura 91 - Organograma da Gerncia financeira, responsvel pelo processo de requisio de reembolso
Algumas observaes interessantes a respeito do organograma podem ser feitas: a ARIS). Este personagem que ocupa o cargo formal (representado pelo objeto position do financeiro e Gerente de contas. Essa caracterstica pode acontecer em muitos casos, ou seja, um profissional formalmente alocado a determinada unidade organizacional atravs de um cargo, exercer papeis diferentes nos processos, principalmente em funo de suas acrescentadas, todas associadas ao objeto Role do meta modelo: capacidades. Quanto aderncia proposta do WFMC, as seguintes informaes podem ser Quanto ao atributo Authentication field, pode-se utilizar o atributo de mesmo nome
Gr
up od eP
(criado no ARIS para adequao ao modelo do WFMC) do objeto person. Este objeto foi selecionado por que, independente do papel que assume, cada profissional possuir sua senha. Um problema identificado neste ponto o fato de o ARIS no permitir a criao de um campo com uma mscara de entrada que mantenha oculta a senha digitada. Esse problema pode representar uma falha de segurana. O atributo organizational entity do
ro du
Int eg
ARIS) de contador, participa do processo de requisio de reembolso como Gerente
ra
da
primeira diz respeito ao objeto do modelo denominado Joo da Silva (objeto person do
/C
OP
PE
&
140
ww
gerente financeiro
.gp
i.u
Gerente de Contas
frj.
br
Gerncia Financeira
Cargo
WFMC representado no organograma do ARIS atravs dos relacionamentos entre os objetos person type (role) e person, destes com os objetos position (cargo) e dos Algumas outras informaes, no previstas no modelo do WFMC podem ser objetos position com os objetos organizational unity.
de telefone e fax. Possui ainda o atributo person status , que indica se o profissional est disponvel para receber tarefas, se est doente, em uma viagem de negcios etc. Este campo, possuindo a dinamicidade exigida pelo atributo. Adicionalmente o objeto person type possui um atributo denominado position, que pode ser utilizado para determinar se um determinado papel recipient, e que pode receber atividades do sistema de workflow, ou No caso do objeto role do WFMC, fica ainda faltando o atributo capabilities, que ser melhor representado em outro modelo.
6.2.6 Modelagem da vista de dados
Assim como no caso das outras vistas, a vista de dados permite a descrio detalhada dos dados que compem os documentos e so manipulados pelos sistemas de informao no maioria das vezes, junto aos prprios usurios das aplicaes e dos documentos que se quer detalhar. Da mesma forma que no caso do organograma, pode-se realizar uma modelagem de dados para toda a empresa, desenvolvendo-se um modelo corporativo de dados. No entanto ser provavelmente mais produtivo desenvolver modelos para descrio dos objetos de um eERM para cada objeto. Os modelos permanecero integrados atravs das entidades e relacionamentos em comum que provavelmente existiro. Foi desenvolvido para o exemplo do processo de requisio de reembolso, um dados descritos nos diagramas de processos (como documentos e clusters de dados), sendo processo. As informaes necessrias para a modelagem de dados podem ser obtidas, na
Gr
up od eP
modelo de dados descrevendo o objeto NF, representado no modelo de processos por um objeto document, representando a nota fiscal em papel, e um objeto cluster,
representando as informaes que compem a NF, e que so detalhadas no eERM que segue:
ro du
Int eg
ra
da
/C
OP
PE
&
141
Po
li /
manager.
UF
RJ
-w
por enquanto, possui pouca aplicao prtica por ser o ARIS uma ferramenta de projeto, no
ww
.gp
(Home directory) do profissional, o endereo eletrnico, endereo convencional, nmeros
i.u
documentadas com o organograma: o objeto person pode registrar o diretrio de usurio
frj.
br
NF
Quantidade
li /
UF
RJ
Preo Unitrio
Venda
Cliente
-w
Endero Data
ww ro du o Int eg ra da /C OP PE &
Valor
Descrio
Produto
Figura 92 - Modelo de dados (eERM) que descreve o documento NF, representado no processo de requisio de reembolso
Conforme pode-se observar no item 6.2.3 (Entendimento inicial do processo), todos os atributos previstos pelo WFMC podem estar documentados sem a necessidade da modelagem de dados neste nvel de detalhe. O analista dever avaliar com cuidado a necessidade da modelagem de dados, pois ela dever ser realizada quando agregar informaes necessrias ao processo. No caso do exemplo do processo de requisio de reembolso, os analistas verificaram que as requisies de reembolso abaixo de um determinado valor, poderiam ser sempre aprovadas, sem necessidade da interferncia do gerente financeiro. Para avaliar essa possibilidade que a equipe resolveu realizar a modelagem dos dados da NF, cujo resultado est apresentado no modelo acima. Como o modelo de dados apresenta um detalhamento de informaes j existentes no modelo de processos, algumas das informaes sero substitudas e/ou complementadas por esse modelo. O atributo storage type utilizado no objeto cluster da NF pode ser
Gr
up od eP
142
Po
.gp
Cdigo Cliente
i.u
Nom e
frj.
Cdigo Produto
br
complementado pelo atributo type dos objetos de dados detalhados. O atributo storage type representando a forma de armazenamento das informaes da NF e o atributo data valor de texto etc.). type representando o tipo de valor representado pelo atributo (p. ex. um nmero inteiro, um
reembolso abaixo de um certo valor. Neste caso as informaes constantes da NF precisaro estar disponveis on-line. Essa modificao poder influenciar o valor do atributo access atendimento ao meta modelo, que foi deixado em branco anteriormente devido nota fiscal s estar disponvel off-line. As modificaes decorrentes da deciso de tornar a nota fiscal on-line e da aprovao automtica de determinadas requisies de reembolso sero melhor construdo o modelo final de processos, com base nas informaes levantadas at ento. Dentre as informaes documentadas pelo eERM, pode-se ainda destacar que os parte do usurio final. Tambm vale destacar o atributo instance value, que permite a detalhadas no prximo item, que falar sobre a modelagem da vista de controle, quando ser path, proposto pelo WFMC e com equivalente de mesmo nome criado no ARIS para
metodologia, correspondente atividade de modelagem da vista de controle. Na vista de foi construda por ocasio do entendimento inicial do processo. Assim, durante a modelagem da vista de controle sero construdos os demais modelos, que complementaro processos (eEPC), em funo das novas informaes e do entendimento obtido durante as entrevistas. Um refinamento j foi proposto para o modelo de processos por ocasio da informaes necessrias adequao ao modelo do WFMC, e ser refinado o modelo de
Gr
up od eP
modelagem de dados. Trata-se de a aprovao automtica de requisies de reembolso em funo do valor da requisio. Depois de alguma discusso sobre o assunto, decidiu-se que requisies cujo valor no ultrapasse R$1.000,00 sero diretamente encaminhadas para a emisso de cheques para reembolso. Quando a requisio for superior a esse valor, necessitar da aprovao do gerente financeiro para ser despachada. Para automao da verificao do valor da nota, no entanto, decidiu-se que a nota fiscal passaria a estar 143
ro du
Int eg
controle so construdos o eEPC, o Rights diagram e o Role diagram. Boa parte do eEPC j
ra
da
Realizada a modelagem de dados, pode-se passar ltima camada proposta pela
/C
6.2.7
Modelagem da vista de controle
OP
determinao de um valor inicial para o objeto.
PE
&
objetos attributes podem conter faixas de valores para a validao do preenchimento por
Po
li /
UF
RJ
-w
ww
.gp
possibilidade de o sistema de workflow aprovar automaticamente as requisies de
i.u
Conforme dito anteriormente, o que motivou o detalhamento dos dados da NF foi a
frj.
br
disponvel dentro do sistema da empresa, de forma eletrnica. O novo modelo de processos, incorporando essa e outras modificaes apresentado a seguir:
Gr
up od eP
ro du
Int eg
ra
da
/C
OP
PE
&
144
Po
li /
UF
RJ
-w
ww
.gp
i.u
frj.
br
i.u f r j. w . gp
cheque <= 1000 tesoureiro
Requisio de reem bolso Em itir cheque para reem bolso
Requisio de Reem bolso
w w
Requisio de reem bolso recebida Gerente de Contas
Cheque de reem bolso emitido
Nota Fiscal gerente financeiro
NF
Verificar Limite
NF
P r od
Figura 93 - Processo de requisio de reembolso na verso final.
o I n
te g r
Requisio de reem bolso
a d a
Recibo
o d e
/ C O
Recibo
P P E
Nota Fiscal
145
&
Recibo
Recibo
> 1000
Aprovar requisio de reem bolso
o l i /
Requis io aprovada
UF R J
Valor
Subs istem a Tesouraria
Requisio de reem bolso
Requis io reprovada
Gr
ro du
RJ
-w
ww
.gp
i.u
frj.
br
Algumas consideraes podem ser apresentadas em relao a esse novo modelo. A primeira atividade aps o evento que marca o incio do processo no mais a atividade automtica (observe a inexistncia de papeis associados a essa atividade). possvel documentar no ARIS a automao de uma atividade atravs do atributo denominado automatic, que deve ser selecionado. aprovao da requisio do reembolso pelo gerente financeiro. Trata-se de uma
representando o atributo valor aparece no eEPC, e detalhado atravs da vista de atributo valor da nota fiscal, determinam o caminho do fluxo.
Neste novo modelo o fluxo de informaes se apresenta de maneira bastante evidente, atravs dos clusters de dados ligados s atividades por relacionamentos de input e output. Outra questo relevante a adio de uma funo de sistema (IT function desenvolvida mais uma funo para o sistema integrado. Essa atualizao ser refletida no modelo de tipos de sistemas de aplicao (application system type diagram), cuja informaes modeladas anteriormente devido modificaes no modelo de processos (eEPC). As informaes propostas pelo WFMC para o processo (workflow type definition) podem ser complementadas com a atualizao do eEPC para sua verso final. Neste ponto os participantes do processo j esto cientes da necessidade de eletrnicos e outras informaes j esto definidas, permitindo a complementao dos dados antes pendentes. Ficaram pendentes, a partir do entendimento inicial do processo, as informaes O atributo authentication parameters, proposto pelo WFMC como uma das
Gr
up od eP
security conditions e audit conditions. informaes relacionadas security conditions, j se encontra documentado atravs da relao entre os papis e as funes no processo. Como o ARIS Tool Set no prev informaes de autenticao no processo, pode-se assumir que todos os papeis que
ro du
automao dos processos e informaes relativas ao fluxo de trabalho. Documentos
Int eg
ra
da
/C
verso atualizada poder ser vista quando se estiver discutindo a reviso das
OP
PE
type), relacionada aos dados da requisio de reembolso, o que significa que foi
147
&
Po
li /
UF
RJ
dados). Os objetos xor e events aps a atividade verificar limite, relacionados ao
-w
deciso sobre a requisio, preciso verificar o valor da nota fiscal (o objeto
ww
Para que o sistema de workflow possa documentar adequadamente a tomada de
.gp
i.u
frj.
br
participam em um processo, devem ter os indivduos que os ocupam autorizados a acessar o sistema de workflow. importante lembrar que os objetos person j propostos pelo WFMC para o objeto role. Os demais atributos relacionados secutity conditions sero documentados no diagrama denominado righs diagram. Para o caso dos atributos relacionados ao item audit conditions, o resultado eventos deveriam ser auditados, foi criado para o ARIS o atributo audit, para os objetos do ARIS que representam eventos. Sempre que determinado evento tiver de ser detail proposto pelo WFMC, foi criado no ARIS o atributo audit detail level contendo trs opes a serem selecionadas pelo usurio, que so: high, medium e low. Para o atributo path, proposto pelo WFMC foi criado no ARIS o atributo audit location, que dever ser preenchido com o caminho indicando o arquivo que A soluo utilizada para implementao dos atributos audit conditions no auditados. Essa soluo torna desnecessrio o atributo frequency (proposto pelo ser registrado sempre que ocorrer. Naturalmente, estando esta premissa errada, poder ser criado no ARIS um atributo do tipo tempo, indicando o tempo programado entre Activity: registros de auditoria, para implementao da frequncia de auditagem. Durante a construo dos modelos at agora no foram definidos os atributos WFMC se resolve no ARIS atravs do atributo processing type dos objetos function do ARIS. No caso da atividade verificar limite no processo atualizado, a opo selecionada para processing type foi Auto decentralized que, de acordo com a documentao on-line do ARIS Tool Set, corresponde a uma funo executada localmente (no em um servidor) e de forma automtica. As outras opes para o atributo no ARIS so: On line central Funo executada via internet a partir de um ponto central (servidor); guarda os registros de auditoria. possuem os atributos name e authentication field, equivalentes aos atributos
Gr
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activity type e scheduling constraints. O atributo activity type proposto pelo
Int eg
ra
da
/C
WFMC), partindo-se do pressuposto que, uma vez selecionado para auditagem, o evento
OP
ARIS foi a criao dos atributos nos eventos, informando que eventos deveriam ser
PE
148
&
Po
li /
UF
RJ
monitorado, o atributo audit para o evento dever estar marcado. Para o atributo
-w
ww
final o seguinte: Para o atributo event, proposto pelo WFMC para indicar que
.gp
i.u
frj.
br
Batch central Auto central
Processo executado em um centro de processamento de dados (ex. Quando a funo executada de um servidor e automaticamente;
Batch decentralized Auto decentralized Manual
Funo executada por um centro de processamento de dados, Explicado no pargrafo anterior esta lista;
porm de forma remota, via internet; Uma funo executada diretamente por uma pessoa;
queue time (WFMC) foi implementado no ARIS com utilizao do atributo maximum ARIS com a utilizao do atributo maximum processing time. E o atributo out-queue
Com o refinamento do diagrama de processo apresentado, foi possvel a complementao de informaes propostas pelo WFMC. Outros modelos da prpria Complementando as informaes de segurana, relacionadas aos atributos objetos workflow type definition e transition condition, propostos pelo WFMC, pode-se utilizar o modelo denominado rights diagram (ver item 5.4.4.3 - Diagrama de Direitos (Rights Diagram), do ARIS, que possui exatamente a funo de estabelecer certos papeis em relao ao prprio fluxo. restries de acesso entre os participantes de fluxos e os dados, e definir os direitos de A informao process definition do atributo security conditions proposto vista de controle ainda sero apresentados a seguir. security conditions e manipulation control, pertencentes, respectivamente, aos
Gr
up od eP
pelo WFMC pode ser representado no rights diagram pelo relacionamento entre os
objetos internal person e function. O objeto internal person representa um indivduo, e no um papel, sendo porm o nico objeto capaz de estabelecer, com uma funo, um relacionamento do tipo Is process manager for, que poder representar
adequadamente o atributo proposto pelo WFMC. Os outros relacionamentos (que so os
ro du
Int eg
ra
da
/C
OP
quais se deseja implementar algum controle relacionado ao desempenho da atividade.
PE
time after end. Esses atributos podem ser preenchidos para todas as atividades para as
149
&
time (WFMC) foi implementado no ARIS com a criao do atributo maximum wait
Po
wait time after start. O atributo processing time (WFMC) foi implementado no
li /
UF
Para os atributos scheduling constraints propostos pelo WFMC: o atributo in-
RJ
-w
ww
.gp
remoto (fora da empresa);
i.u
On line decentralized
Funo executada via internet, e com o processamento
frj.
br
execuo de backup);
mesmos para o objeto person type) so: may instantiate, may search e may change privileges. (representando um papel) do ARIS, juntamente com o relacionamento denominado may instantiate, indicando quais papeis podem iniciar um fluxo. Para a informao data access control proposto pelo WFMC, pode-se utilizar dados, que permitem a imposio de restries de acesso. O relacionamento possvel entre esses objetos se chama may access, e possui atributos que permitem a atribuio right e delete right. Para o dado Process instantiation pode-se utilizar o objeto person type
O WFMC prope ainda um atributo denominado data recovery, associado ao atributo security conditions. Apesar de no haver dvidas quanto importncia dessa informao, foi verificado que o ARIS no possui um atributo equivalente para o eEPC. propostos pelo WFMC, pode-se afirmar que os controles para manipulao dos dados j descrito acima. Quando manipulation control diz respeito utilizao dos sistemas de e application system do rights diagram. Os relacionamentos possveis so: may use, may execute e may not execute. requisio de reembolso: A seguir a representao do modelo rights diagram para o processo de No caso do objeto transition conditions e seu atributo manipulation control, esto representados pelo relacionamento entre person type e objetos de dados,
Gr
up od eP
ro du
Int eg
ra
da
/C
aplicao integrados ao workflow, pode-se utilizar o relacionamento entre person type
OP
PE
150
&
Po
li /
UF
RJ
dos direitos cabveis ao papel, que podem ser: read right, create right, change
-w
ww
no rights diagram o relacionamento entre os objetos person type e os objetos de
.gp
i.u
frj.
br
UF
RJ
-w
requis itante may access NF
Po
li /
may access
ww
gerente financeiro can be us er Sistema de Contabilidade RMContab
may instantiate
may change privileges
&
may access
Figura 94 - Rights diagram para o processo de requisio de reembolso Finalizando a modelagem da vista de controle, o diagrama denominado role diagram (ver item 5.4.4.4 - Diagrama de Papeis (Role Diagram) pode ser utilizado para complementar e melhor representar informaes relacionadas ao objeto role, proposto pelo WFMC. Durante a construo dos modelos, o atributo capabilities, ser representado no modelo role diagram, atravs da relao entre os objetos person type e function, e deste com os objetos knowledge category. Esta cadeia de relacionamentos pode ser interpretada como person type executa function, que por pertencente ao objeto role proposto pelo WFMC ficou incompleto. Este atributo pode
up od eP
sua vez requer os conhecimentos representados por
ro du
Int eg
ra
da
/C
OP
PE
knowledge category.
Adicionalmente pode-se ainda acrescentar ao modelo o objeto autorization
conditions, representando condies necessrias execuo de determinada funo, como o acesso a determinado sistema de informao ou uma autorizao para acessar o depsito de matria prima da empresa.
Gr
151
.gp
i.u
is Process Manager for
frj.
br
Joo da Silva
Abaixo um exemplo do role diagram para o processo de requisio de reembolso:

gerente financeiro
Juros compostos Aprovar requisio de reem bolso Matemtica financeira
necessita conhecer juros compostos e matemtica financeira para executar adequadamente a funo Aprovar requisio de reembolso (o exemplo pode no ser muito coerente, mas serve para explicar o conceito). O ARIS tambm permite que o poderia representar o fato de que, para ocupar o papel de gerente financeiro, o objeto knowledge category seja relacionado ao objeto person type. Neste caso indivduo precisa possuir aqueles conhecimentos.
Tendo comparado todos os objetos e atributos propostos pelo WFMC, ser apresentado um pequeno resumo, por meio de um conjunto de tabelas contendo os objetos e atributos propostos pelo WFMC e seus equivalentes no ARIS Tool Set.
Gr
up od eP
ro du
Int eg
ra
da
/C
6.2.8
WFMC e ARIS Tool Set (resumo)
OP
PE
152
&
Po
li /
UF
O diagrama acima mostra que o papel ocupado pelo gerente financeiro
RJ
Figura 95 - Role diagram para o processo de requisio de reembolso
-w
ww
.gp
i.u
frj.
br
Antes da tabela, reapresentado abaixo o meta modelo proposto pelo WFMC, e que serviu de base para esta comparao:
A seguir um conjunto de quadros que compara os objetos apresentados neste modelo e seus atributos, com modelos, objetos e atributos do ARIS Tool Set:
Dados
propostos
no Detalhe do item Modelo ARIS de dado
OP
6.2.8.1 Definio de Workflow (Workflow type definition) Objeto do Atributo modelo eEPC eEPC eEPC eEPC eEPC Event (evento inicial) eEPC Event (evento final) objeto Name Version (criado) do
meta modelo Workflow name Version number Initiation conditions
Gr
up od eP
Quadros 11 - Atributos do objeto workflow definition e seus equivalentes no ARIS Tool Set
ro du
Termination conditions
Int eg
ra
da
/C
PE
153
&
Po
Figura 96 - Reviso do meta modelo para workflow proposto pelo WFMC
li /
UF
RJ
-w
ww
.gp
i.u
frj.
br
parameters
associados atividades) Organization chart
s Person
e field (criado)
Process Definition Rights Diagram
Relaciona
ww
.gp
Tipo do
-w RJ UF
mento entre relacionament Internal Person Function Relaciona Person type Function Relaciona Person type Clusters Atributos right, Change e right, Write right Delete right e mento entre Read Tipo o = do may mento entre relacionament e instantiate o = Is process e manager for
Data control
Int eg
Data recovery
ra
da
/C
OP
access Rights Diagram
PE
Bases de dados do Funo de ARIS a uma) (abrange administra todos os modelos o da base
Audit conditions
ro du
Event Detail
eEPC eEPC
&
Po
Instantiation
li /
Process
Rights Diagram
Event Event
up od eP
i.u
Audit (criado) Audit detail level (criado)
/ person type
Quadro 12 - Atributos do objeto workflow definition e seus equivalentes no ARIS Tool Set (cont.)
Gr
154
frj.
br
Security conditions
Authentication
eEPC
(usurios Internal
Authentication
toda
i.u ww .gp -w
Path eEPC deve
ocorrncia ser criar registrada. Pode-se atributo exclusivo Audit Location (criado)
Quadro 13 - Atributos do objeto workflow definition e seus equivalentes no ARIS Tool Set (cont.)
Gr
up od eP
ro du
Int eg
ra
da
/C
OP
PE
155
&
Po
li /
UF
RJ
Event
frj.
br
Frequency
eEPC
Event
Assume-se que
Activity name Activity type Pre-activity conditions
eEPC eEPC eEPC
Function
.gp
modelo
de dados
modelo
i.u
Dados propostos no meta Detalhe do item Modelo ARIS
Objeto do Atributo do objeto Name Processing type
RJ
UF
Po
Post-activity conditions
eEPC
li /
&
PE
OP
Scheduling constraints
In-queue time
eEPC
-w
ww
s s
Function Eventos anteriores atividades Eventos posteriores atividades Function
frj.
6.2.8.2 Atividade (Activity)
br
Maximum wait eEPC Function time after start Maximum processing time eEPC Function Maximum wait after (criado) time end Processing time Out-queue time
Quadro 14 - Atributos do objeto Activity e seus equivalentes no ARIS Tool Set
Gr
up od eP
ro du
Int eg
ra
156
da
/C
Name
Organization chart/ eEPC / Role Diagram
Person type
Autentication field
Organization chart / eEPC
-w
Person
ww
Authenticati on (criado) Organizatio nal unit Relacioname nto e Organization unit Konowledge Relacioname category condition / nto entre Autorization person type, function, knowledge category condition e authorization entre person type field
Quadro 15 - Atributos do objeto role e seus equivalentes no ARIS Tool Set
Gr
up od eP
ro du
Int eg
ra
da
/C
Capabilities
OP
PE
Role Diagram
157
&
Po
chart
li /
Organizational entity
Organization
UF
RJ
.gp
modelo
i.u
Dados propostos no meta modelo
Modelo ARIS
Objeto
do Atributo do objeto Name
frj.
6.2.8.3 Papel (Role)
br
6.2.8.4 Condies de Transio (Transition conditions) Dados propostos no Detalhes dos Modelo ARIS eEPC Objeto do Atributo modelo Cluster objeto
br
to type data
do
meta modelo Flow conditions
objetos de dados
ww
.gp
i.u
for)
Relacionamento
entre function e os clusters (has output provides e input
invoked
UF
Execution conditions
Application tools eEPC
RJ
/
-w
Application Relacionamento system type entre application Role system e Diagram / function eEPC Objetos de Relacionamento dados (cluster carriers) entre objetos de e dados e function Only em
objects presented
File acess, input, eEPC
/C
OP
PE
Information
eEPC
&
Po
and manipulation Diagram controls applied
da
li /
Rights Function / Atributo person type direct / function.
Int eg
ra
application Relacionamentos system type entre os demais / clusters eEPC Event objetos no Rights diagram Notify (criado)
Notification conditions
Gr
up od eP
Quadro 16 - Atributos do objeto transition conditions e seus equivalentes no ARIS Tool Set
ro du
158
frj.
6.2.8.5 Dados relevantes para workflow (Workflow relevant data) Dados propostos no meta modelo Name Type Access path Modelo ARIS eERM / eEPC eERM / eEPC eERM / eEPC Objeto do Atributo do modelo dados dados objeto Objetos de Name
ww
Objetos de Data type e storage type
RJ
UF
li /
Gr
up od eP
ro du
Int eg
ra
da
/C
OP
PE
ARIS Tool Set
159
&
Quadro 17 - Atributos do objeto workflow relevant data e seus equivalentes no
Po
-w
de entes
Documento Access Path dados
s e Objetos correspond (cluster)
.gp
i.u
frj.
br
6.2.8.6 Aplicaes iniciadas pelo workflow (Invoked applications) Dados propostos no meta modelo Name Modelo ARIS Application System eEPC Type Objeto do Atributo do modelo / system type IT objeto Application Name / module /
System eEPC
Type
UF
Type
Application
RJ
/ system type nto entre os / mudule / objetos IT Function type etc. Relaciona diagrama determinam o tipo do sistema Execution do
Execution parameters
OP
PE
Application System eEPC Type
&
Po
li /
/C
/ mento entre parameters application (criado) system type e function
Int eg
ra
da
Access path
Application System eEPC Type
/ system type (criado)
Tool Set
Gr
up od eP
Para concluir, importante que se tenha em mente que a proposta do WFMC a
de um padro que possa ser utilizado por quaisquer fornecedores de softwares de modelagem de processos. Da mesma forma, objetivo deste estudo que as concluses aplicveis ao ARIS Tool Set sejam vlidas de igual maneira para quaisquer outras ferramentas de modelagem.
ro du
Quadro 18 - Atributos do objeto invoked applications e seus equivalentes no ARIS
160
-w
Function type etc.
Application Relacioname
Application Access path
ww
.gp
i.u
frj.
br
Naturalmente essa generalizao est vinculada as caractersticas das demais ferramentas de modelagem. Quanto mais prximas do ARIS Tool Set essas ferramentas pequenas diferenas em funo de caractersticas especficas de cada ferramenta (para verificar as caractersticas apresentadas como relevantes para o ARIS Tool Set e outras ferramentas, verifique o item 5.3 - Ferramentas de modelagem de processos). estiverem, mais fcil ser a aplicao dos mesmos mtodos aqui utilizados, apenas com
ferramenta, ser mais difcil a aplicao das customizaes, quando necessrias. Como banco de dados gerenciando esses objetos e atributos, e permitindo sua adaptao s caractersticas apresentadas pelo WFMC. Assim que pode-se considerar o mtodo aqui proposto generalizvel, desde que o software para o qual se deseja aplicar o mtodo, possua algumas caractersticas Banco de dados gerenciando modelos, objetos e atributos; aplicao em se modelar workflows em ferramentas criadas especificamente para simulao ou desenvolvimento de sistemas; metodologia de modelagem; criao de novos atributos para os objetos dos modelos e para os prprios modelos) melhor; Tambm importante que a ferramenta possua a capacidade de gerar A ferramenta deve, idealmente, estar baseada em pelo menos uma Quanto mais fcil a realizao de customizaes (principalmente para a mnimas, como as apresentadas abaixo:
Gr
up od eP
ro du
relatrios sobre os modelos construdos, j que normalmente complicado exibir os valores de todos os atributos na viso grfica do modelo.
Int eg
ra
da
/C
OP
A ferramenta deve, idealmente, possuir escopo geral, j que no existe muita
PE
161
&
Po
li /
UF
RJ
o meta modelo fala de objetos e atributos, considera-se naturalmente a existncia de um
-w
por trs do software de modelagem. Caso esta caracterstica no esteja presente na
ww
Como exemplo, considere a questo da existncia ou no de um banco de dados
.gp
i.u
frj.
br
7.1.1
A Empresa
atualmente 512 funcionrios, distribudos em um Escritrio Central (RJ) e cinco Centros Recife, COSR/N e CNOS em Braslia).
O ONS foi constitudo em maro de 1999, como parte da poltica do Ministrio das Minas e Energia e do Governo Federal para o setor eltrico brasileiro. Sua principal misso coordenar a operao do sistema eltrico brasileiro, a curto prazo, acompanhamento da operao em tempo real e anlise das ocorrncias operao e dos problemas ocorridos. atravs do planejamento da operao a mdio e longo prazos, programao da operao relacionadas operao passada (curto prazo) para avaliao do desempenho da rede de
da implementao do acesso solicitado, e especificao das obras e reforos, quando desempenho da rede de transmisso. O ONS composto por cinco diretorias, a saber: operao a mdio e longo prazos, coordenando a programao de eventos que possam impactar a operao do sistema eltrico (p. ex. desligamentos de equipamentos), informando aos responsveis pela manuteno dos padres de desempenho, com objetivo de evitar falhas de fornecimento ou sobrecarga do sistema em funo desses eventos; Diretoria de Operao, responsvel pela coordenao da operao do sistema eltrico. Se divide em trs reas principais, a saber: Pr-operao, responsvel pelo planejamento da operao a curto prazo (geralmente um dia); Operao em tempo
Gr
up od eP
ro du
Diretoria de Planejamento e Programao, responsvel pelo planejamento da
Int eg
necessrios, para viabilizao desse acesso, sempre buscando a garantia dos padres de
ra
da
transmisso, avaliando os pedidos de acesso ao sistema para verificao da viabilidade
/C
Tambm atribuio do ONS a coordenao dos acessos ao sistema de
OP
PE
162
&
Po
li /
UF
RJ
de Operao (COSR/SE no Rio de Janeiro, COSR/S em Florianpolis, COSR/NE em
-w
de um processo real do Operador Nacional do Sistema Eltrico (ONS). O ONS possui
ww
O estudo de caso apresentado neste trabalho de tese se baseia no levantamento
.gp
i.u
7.1 Introduo
frj.
br
7 Estudo de caso
real, responsvel pela monitorao do sistema eltrico, acompanhando todos os eventos, e coordenando as medidas necessrias para correo de problemas ou informaes geradas pela operao do dia anterior (curto prazo), identificando medidas de ajustes para a operao do dia (operao em tempo real). A Diretoria de mdio e longo prazos (Diretoria de Planejamento e Programao); desvios que possam ocorrer; e Ps-operao, responsvel pela anlise das
necessidade de alterao na programao (pr-operao) ou a necessidade de
Diretoria de Acesso e Transmisso, responsvel pela coordenao das instalaes e acessos rede, avaliando a viabilidade de implementao desses acessos atravs do desenvolvimento de estudos, e coordenando, juntamente com os agentes envolvidos, a execuo de projetos de ampliao e reforo da rede, cujo objetivo a manuteno dos padres de desempenho necessrios ao bom funcionamento do sistema eltrico; responsabilidade a coordenao dos processos administrativos e financeiros do
Presidncia. Diretoria responsvel pelo tratamento dos assuntos estratgicos para o ONS, como Relacionamento com os Agentes, Planejamento Estratgico, Para desempenhar suas atividades, o ONS precisa interagir com um grande Coordenao de Processos e Oramento;
do setor de energia (agentes de gerao, transmisso e distribuio) ou outra empresa que precise acessar a rede de transmisso (consumidores livres, como grandes empresas ou fbricas). Atualmente existem, aproximadamente, 61 agentes diretamente envolvidos O estudo de caso apresentado neste trabalho corresponde descrio do com o ONS.
Gr
up od eP
levantamento e modelagem do processo denominado Solicitao de Acesso aos Sistemas de Transmisso, coordenado pela Diretoria de Acesso e Transmisso. O processo de Solicitao de Acesso aos Sistemas de Transmisso tem como principal objetivo receber as solicitaes de acesso vindas dos agentes e verificar a viabilidade tcnica da implementao do acesso solicitado. Durante a execuo do processo so realizados estudos, para os quais o ONS conta com o apoio de outros
ro du
Int eg
nmero de agentes externos, doravante chamados apenas de agentes, que so empresas
ra
da
/C
OP
ONS, incluindo a rea de Tecnologia da Informao, Contabilidade etc.;
PE
163
&
Diretoria de Assuntos Corporativos. Conforme especificado pelo nome, sua
Po
li /
UF
RJ
equipamentos da rede de transmisso. Sua principal atribuio a coordenao dos
-w
ww
Operao tambm gera informaes importantes para a reprogramao do sistema a
.gp
i.u
frj.
br
agentes que estejam envolvidos com o acesso (p. ex. a empresa dona da linha de transmisso onde ser implementado o acesso). Como resultado do processo o ONS sua implementao, sero necessrias obras de reforo ou ampliaes da rede de energia. Caso haja a necessidade de reforos ou ampliaes, as obras necessrias so parecer final autorizando o acesso, e encaminha o acessante para a contratao do acesso, encerrando o processo de Solicitao de Acesso.
7.1.2 A Equipe
A equipe que conduziu o levantamento do processo pertence a um grupo de Departamento de Engenharia Industrial (DEI) e ao Programa de Engenharia de Produo (PEP) da Coordenao dos Programas de Ps-Graduao em Engenharia (COPPE) na Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ). Formado em 1990, o GPI tem participado da vida acadmica da Universidade, apoiando o desenvolvimento do ensino, pesquisa e extenso na UFRJ, atravs da laboratrios (Laboratrio de Manufatura Integrada por Computador LabCIM e Laboratrio de Sistemas Integrados de Gesto LabSIG), administrao de cursos de Com experincia na rea de Engenharia de Produo, com vertente tecnolgica, o GPI iniciou sua atuao na UFRJ estudando os sistemas de Manufatura Integrada por projetos e desenvolvido pesquisas nas reas de administrao da produo, seleo e Gerenciamento Eletrnico de Documentos e workflow. Computador (CIM Computer Integrated Manufacturing). Atualmente tem atuado em orientao de teses de mestrado, doutorado e projetos de fim de curso, administrao de
Gr
up od eP
Dentre os projetos de extenso em andamento sob a coordenao do grupo, o
ONS se destaca por sua importncia para a nao brasileira, uma vez que se trata de um agente importante na coordenao do sistema eltrico brasileiro. De seu bom desempenho depende o funcionamento de todo o sistema eltrico, o que pode afetar os
ro du
implantao de sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning), e-business,
Int eg
ra
ps-graduao, aulas para a graduao e realizao de projetos de extenso.
da
/C
OP
PE
164
&
Po
li /
pesquisa denominado Grupo de Produo Integrada (GPI). O GPI trabalha junto ao
UF
RJ
-w
ww
especificadas e o ONS acompanha a sua execuo. Concludas as obras, o ONS emite o
.gp
i.u
frj.
dever emitir um parecer determinando se o acesso poder ser implementado ou se, para
br
destinos do pas, uma vez que a indstria e grande parte de toda a atividade econmica brasileira depende do fornecimento de energia eltrica. responsabilidade advinda desta condio, o ONS tem investido na melhoria de seus Sabendo de sua condio de agente chave para o sistema eltrico, e da
processos tcnicos e administrativos atravs da engenharia e automao de processos, buscando combinar a excelncia tcnica que j lhe notria aos benefcios advindos da Entende-se desta forma que, contribuindo para a melhoria dos processos do ONS, o grupo estar contribuindo para o desenvolvimento econmico do pas, o que A equipe responsvel pela parte do projeto no ONS relativa ao levantamento do processo de Solicitao de Acesso aos Sistemas de Transmisso, foi composta por 04 analistas, sendo trs alunos de graduao e um aluno de mestrado. Por solicitao do ONS algumas informaes do processo foram suprimidas. Na substitudas por termos genricos. Por exemplo, os nomes dos postos de trabalho foram de trabalho foram substitudos pelo termo indivduoX, onde X corresponde a um tentativa de manter a descrio o mais clara possvel, essas informaes foram substitudos pelo termo competnciaX e os nomes das pessoas que ocupam os postos
modelagem de processos modelando processos com vistas implementao de um Tambm ser possvel verificar os problemas que tiveram de ser resolvidos pela equipe forneceu os recursos adequados para a documentao de determinada caracterstica do
Gr
up od eP
processo.
As principais questes que se pretende responder com o estudo de caso so:
vivel a modelagem de processos para a implementao de sistemas de workflow utilizando uma ferramenta genrica de modelagem de processos ? O modelo proposto pelo WFMC adequado modelagem de processos ?
ro du
de levantamento, o software utilizado no experimento, ou seja, o ARIS Tool Set no
ambiente de workflow, de acordo com os parmetros especificados pelo WFMC.
Int eg
partir de uma aplicao prtica, a viabilidade de se utilizar uma ferramenta genrica de
ra
O objetivo para a apresentao do estudo de caso permitir que se verifique, a
da
7.2 Objetivos do estudo de caso
/C
nmero sequencial.
OP
PE
165
&
Po
li /
UF
RJ
confirma ser o ONS um interessante estudo de caso.
-w
ww
otimizao e integrao de processos.
.gp
i.u
frj.
br
Pode o modelo proposto pelo WFMC ser aperfeioado ?
Set (resumo).
7.3 Metodologia
Antes de apresentar a discusso da metodologia propriamente dita, sero geral deste tpico. TRIVIOS (1987) apresenta uma definio bastante simplificada de estudo de caso, onde afirma que o estudo de caso ... uma categoria de pesquisa cujo definio basta para justificar a utilizao de um estudo de caso neste trabalho, visto que o autor o apresenta como uma categoria de pesquisa. que: Uma definio mais completa pode ser vista em CHIZZOTTI (1998), que afirma objeto uma unidade que se analisa aprofundadamente. Apesar de simples, essa
uma diversidade de pesquisas que coletam e registram dados de um caso ordenado e crtico de uma experincia, ou avali-la analiticamente, transformadora.
Para esta definio destacam-se dois pontos principais: o primeiro, que ajuda a caracterizao para uma diversidade de pesquisas, deixando claro que diversos
Gr
up od eP
estudos de caso podem apresentar caractersticas completamente diferentes, o que tambm justifica a apresentao (mais a frente, neste mesmo tpico) de uma classificao para os diversos estudos de caso. O segundo ponto so os objetivos para o estudo de caso, apresentados na segunda metade da definio. O relato apresentado neste trabalho de tese cumpre
ro du
tornar mais claro o tema (estudo de caso), a apresentao do estudo de caso como uma
Int eg
objetivando tomar decises a seu respeito ou propor uma ao
ra
da
em particular ou de vrios casos a fim de organizar um relatrio
/C
o estudo de caso uma caracterizao abrangente para designar
OP
PE
166
&
Po
li /
UF
RJ
apresentadas duas definies de estudo de caso, que contribuiro para o entendimento
-w
ww
.gp
de modelagem, conforme pode ser visto ao final do item 6.2.8 - WFMC e ARIS Tool
i.u
generalizao das observaes feitas a partir do ARIS Tool Set para outras ferramentas
frj.
Juntamente com as respostas s questes acima deve ser considerada a possibilidade de
br
Se sim, que aperfeioamentos podem ser propostos ?
adequadamente o primeiro objetivo apresentado pelo autor, qual seja, o de apresentar um relatrio crtico de uma experincia. apresenta, pode-se classifica-lo de acordo com dois critrios no exclusivos. Quanto ao mtodo do procedimento de pesquisa e quanto ao tipo de estudo de caso. Quanto ao enquadramento metodolgico do estudo de caso que aqui se
Os mtodos de procedimento apresentados por LAKATOS & MARKONI mtodo histrico, mtodo comparativo, mtodo monogrfico e mtodo estatstico. As autoras mencionam ainda que o mtodo monogrfico consiste no estudo com a finalidade de obter generalizaes.
Considerando essa definio, pode-se afirmar que, quanto ao mtodo do procedimento de pesquisa, o estudo de caso aqui apresentado se utiliza do mtodo monogrfico, j que busca discutir conceitos de certa generalidade (modelagem de a partir de um caso mais especfico (a modelagem, utilizando o ARIS Tool Set, do especificao de um sistema de workflow). processos de acordo com o modelo de referncia do WFMC utilizando o ARIS Tool Set) processo de Solicitao de Acesso aos Sistemas de Transmisso do ONS, para
menciona trs tipos de estudo de caso, a saber: estudos de caso histrico-observacionais, Descrevendo o estudo de caso do tipo observacional o autor menciona que a tcnica de coleta de informaes mais importante dele a observao participante ....
Gr
up od eP
bem definidos. E talvez tudo d certo. Mas, s vezes, ocorre que as instituies apresentam necessidades especficas e, quando contam com a presena de uma pessoa que seja capaz de atend-las, reclamam sua cooperao. Isto quer dizer que o pesquisador deve entrar em contato com as organizaes e, talvez, com elas resolver o que mutuamente se considere importante para trabalhar.
ro du
... o investigador pode ir s organizaes com propsitos muito
Comentando esta tcnica de coleta de informaes, o autor menciona ainda que:
Int eg
estudos de caso observacionais e estudos de caso do tipo histrias de vida.
ra
da
falta comentar a classificao quanto ao tipo de estudo de caso. TRIVIOS (1987)
/C
Apresentada a classificao quanto ao mtodo do procedimento de pesquisa,
OP
PE
167
&
Po
li /
UF
RJ
de determinados indivduos, profisses, condies, instituies, grupos ou comunidades,
-w
ww
(1991) so:
.gp
i.u
frj.
br
REMENYI, WILLIANS et. Al. (1998) definem a tcnica de observao participante como o envolvimento do pesquisador participando do trabalho da Assim pode-se afirmar que a principal tcnica de coleta de dados utilizada para a construo deste estudo de caso foi a observao participante, j que o autor da pesquisa participou como membro da equipe que conduziu o levantamento que se tornou objeto observacional. organizao que est sendo estudada.
Dado que a questo da tcnica de coleta de dados serve para justificar a enquadramento como monogrfico. As concluses levantadas por este estudo de caso podero ser generalizadas com base no fato de que o objeto de estudo no o processo de Solicitao de Acesso aos Sistemas de Transmisso, mas o esforo de levantamento para sua documentao. Considera-se este fato como justificativa para a generalizao trabalhos da equipe de levantamento. por estar esse levantamento baseado em mtodo consolidado e testado em outros
basicamente, o acompanhamento e participao das entrevistas, documentao das levantamentos junto aos demais participantes da equipe. caso foram documentos descritivos do processo a ser modelado, conseguidos junto obtidas durante as entrevistas de levantamento, relacionadas em documentao Os principais documentos utilizados como fonte para o incio do levantamento
Gr
up od eP
do processo foram os documentos denominados procedimentos de rede, especificamente o mdulo 3 e seus submdulos, que descrevem o processo de Solicitao de Acesso aos Sistemas de Transmisso (anexo 1). Os documentos resultantes das entrevistas de levantamento e da modelagem do processo no ARIS Tool Set so:
ro du
especfica a ser referenciada neste trabalho.
empresa como fonte de informao para o levantamento do processo e informaes
Int eg
As principais fontes de informao para a construo do relatrio de estudo de
ra
da
informaes levantadas utilizando o ARIS Tool Set, e discusso dos resultados dos
/C
As atividades para coleta de informaes para este estudo de caso foram,
OP
7.4 Fontes de informao para a construo do relatrio do estudo de caso
PE
168
&
Po
li /
UF
RJ
classificao deste estudo como do tipo observacional, resta a justificativa para seu
-w
ww
deste estudo. Assim sendo, o estudo de caso apresentado neste trabalho do tipo
.gp
i.u
frj.
br
Conjunto de modelos para os processos de Consulta e Solicitao de Acesso aos Relatrios dos modelos (eEPC) dos processos de Consulta e Solicitao de acesso. dos modelos eEPC, descrevendo inclusive os valores dos atributos de cada objeto (anexos 5 e 6, respectivamente); Atas das reunies de validao do processo (anexo 8); Acesso e
Mdulo 3 dos Procedimentos de Rede. Relatrio construdo para
descrio das divergncias entre a descrio do processo apresentada pelos serviu de base inicial para compreenso do processo (anexo 3); Relatrio de trabalho do detalhamento do Processo de Solicitao de Acesso aos Sistemas de Transmisso. Relatrio contendo a descrio da metodologia utilizada (anexo 4). para detalhamento e de todas as reunies realizadas para modelagem do processo Alm dos documentos citados acima, foram tambm construdos documentos de apoio ao planejamento e coordenao das atividades de levantamento, conforme segue: Consideraes sobre o Detalhamento do Processo de Solicitao de Acesso aos do processo de Solicitao de Acesso aos Sistemas de Transmisso, incluindo Questes Relacionadas ao Processo de Acesso aos Sistemas de Transmisso. Relao das principais questes a serem respondidas durante o levantamento do processo. Essas questes foram construdas a partir de reunio com os tcnicos Os modelos, relatrios e documentos apresentados nos anexos, bem como os responsveis pelo detalhamento do processo (anexo 7); comentrios apresentados sobre o estudo de caso, foram modificados para evitar a exposio indiscriminada de informaes da empresa. Assim sero mencionados nomes fictcios para pessoas e cargos. Sistemas de Transmisso. Planejamento das principais atividades para levantamento cronograma com a previso de prazo para concluso de cada atividade (anexo 2);
Gr
up od eP
ro du
Int eg
ra
da
/C
OP
PE
169
&
Po
li /
UF
profissionais da empresa, e a descrio apresentada no documento supracitado, que
RJ
-w
Relatrio de divergncias entre o detalhamento do processo de Solicitao de
ww
.gp
i.u
Relatrios gerados pelo ARIS Tool Set, descrevendo em detalhes todos os objetos
frj.
br
Sistemas de Transmisso. Todos os modelos resultantes do levantamento (anexo 9);
7.5 Descrio das atividades de levantamento do processo de Solicitao

A primeira atividade para a modelagem do processo de Solicitao de Acesso foi
Sistemas de Transmisso (anexo 2). Este documento lista as atividades previstas para conduo do levantamento, bem como um cronograma para o sequenciamento dessas Em seguida foi realizado um estudo do Mdulo 3 dos Procedimentos de Rede (anexo 1), com o objetivo de se obter o mximo de conhecimento possvel sobre o processo, contribuindo para agilizao do levantamento. A partir da anlise do Procedimento de Rede j foi possvel a identificao de O processo se subdivide em dois blocos. O primeiro se chama Consulta de Acesso, que tem carter orientativo e opcional. Sua principal funo fornecer ao acessante (interessado em acessar a rede bsica de energia) as informaes de que O processo se estende para alm das fronteiras da empresa, envolvendo o candidato a acessante, o agente transmissor e o prprio ONS; para concluso das atividades; O processo j possui, mesmo durante a Consulta de Acesso, requerimentos de prazo O segundo subprocesso se chama Solicitao de Acesso. Neste caso as responsabilidades definidas se convertem em obrigao, tornando ainda mais O incio do processo de Solicitao de Acesso se d com a chegada de uma solicitaes se dar por ordem de chegada, e o protocolo de recebimento de importante a execuo das atividades dentro dos prazos estabelecidos no processo; solicitao de acesso (formulrio preenchido pelo acessante). O atendimento s solicitao de acesso o documento formal para a comprovao da posio do acessante na fila de atendimento; Tanto o ONS quanto os agentes transmissores (caso a solicitao seja enviada para um desses), possuem um prazo curto (cinco dias) para anlise das informaes enviadas junto com a solicitao. Quanto mais tempo levar a anlise dos dados, necessita para realizao dos estudos de viabilidade de seu acesso; atividades no tempo.
Gr
up od eP
ro du
Int eg
ra
da
/C
OP
PE
170
&
Po
algumas caractersticas importantes do processo de Solicitao de Acesso:
li /
UF
RJ
-w
ww
.gp
"Consideraes sobre o Detalhamento do Processo de Solicitao de Acesso aos
i.u
o planejamento do levantamento, a partir do qu foi construdo o documento
frj.
br
de Acesso aos Sistemas de Transmisso
menos tempo haver para a correo dos dados por parte do acessante, caso haja incorreo de dados (oito dias para correo, a contar da entrada da solicitao); solicitao poder perder o efeito. Por isso sempre interessante que se consiga reduzir o tempo gasto com a conferncia das informaes; Aps a verificao e correo, se necessria, dos dados, o ONS dispe de 30 dias para realizao dos estudos necessrios identificao das condies para o acesso, padres de desempenho da rede bsica, ou emitindo parecer tcnico contendo as Aps a obteno de um entendimento razovel das caractersticas do processo de Solicitao de Acesso, a equipe iniciou as entrevistas para modelagem do processo. A primeira reunio realizada teve o objetivo de obter uma viso inicial do processo. Apesar de j se possuir conhecimentos sobre o processo com base nos Procedimentos de responsabilidade de acompanhar o levantamento do processo. Essa reunio ocorreu no o autor deste trabalho. Rede, a equipe agendou uma primeira reunio junto aos competncia4 incumbidos da dia 09 de outubro de 2000, e contou com a participao de dois competncia4 e com Como resultado da reunio foi possvel construir um primeiro modelo do levantadas nas demais entrevistas (Questes Relacionadas ao Processo de Acesso aos Dentre as concluses a que se chegou a partir dessa primeira reunio, a equipe identificou o fato de que o processo que se pretendia automatizar seria diferente do processo descrito nos Procedimentos de Rede, o que motivou a construo do o Mdulo 3 dos Procedimentos de Rede (anexo 3). Relatrio de divergncias entre o detalhamento do processo de Solicitao de Acesso e Em seguida foram realizadas diversas reunies de levantamento, conforme determinando se haver necessidade de reforo ou ampliaes para manuteno dos Caso os prazos no sejam cumpridos pelo acessante ou pelo agente transmissor, a
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descrito no Relatrio de trabalho do detalhamento do Processo de Solicitao de Acesso aos Sistemas de Transmisso (anexo 4). Entre as reunies de levantamento, foram realizadas duas reunies de validao, cujo objetivo era o de verificar a adequao dos modelos atualizados com as observaes de todos. As reunies de validao contam com a participao de todos que
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Sistemas de Transmisso, anexo 7).
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processo, alm de um documento contendo as principais questes que devem ser
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condies de acesso.
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contriburam com alguma informao para construo dos modelos. Essas pessoas foram reunidas, e os modelos foram apresentados para discusso. Aps a reunio, com nos modelos. base no documento de ata (anexo 8), eram implementadas as modificaes necessrias O levantamento do processo se deu em duas etapas principais. A primeira, um levantamento com o corpo gerencial, que permitiu a obteno de uma viso geral sobre anteriormente. A segunda etapa se constituiu em um levantamento junto ao corpo tcnico responsvel pela execuo das atividades do processo.
validao junto ao corpo gerencial, e uma reunio de validao junto ao corpo tcnico. A equipe de analistas responsvel pela modelagem tomou o cuidado de garantir que pelo menos um funcionrio participasse de ambas as validaes. a partir das reunies, os analistas responsveis pela modelagem realizaram os ltimos levantamento. Os relatrios resultantes da modelagem foram: Relatrio de dos Procedimentos de Rede e o Relatrio de trabalho do detalhamento do Processo de Solicitao de Acesso aos Sistemas de Transmisso. para execuo do estudo de caso, bem como os documentos relacionados a cada atividade. A seguir apresentado um quadro contendo um resumo das atividades realizadas Aps a ltima reunio de validao, de posse de toda a documentao levantada ajustes aos modelos construdos, e construram os relatrios para concluso do
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divergncias entre o detalhamento do processo de Solicitao de Acesso e Mdulo 3
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objetivo de tornar mais produtivas as reunies. Assim foi realizada uma reunio de
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Dadas essas duas etapas, a validao tambm foi dividida em duas, com o
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o processo, alm de j apresentar soluo para uma srie de questes levantadas
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Estudo do Mdulo 3 dos Procedimentos de Mdulo dos Procedimentos de Rede Rede, obtendo uma viso preliminar do (anexo 1). processo. processo.
Reunio para obteno da viso inicial do Questes Relacionadas ao Processo de Acesso aos Sistemas de Transmisso (anexo 7) para levantamento do processo.
Realizao do primeiro conjunto de entrevistas Relatrio de trabalho do detalhamento do Processo de Solicitao de Acesso aos Sistemas de Transmisso (anexo 4) do primeiro conjunto de entrevistas. Segundo conjunto de entrevistas
levantamento do processo.
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do segundo conjunto de entrevistas.
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Reunio de validao dos modelos resultantes Ata da reunio de validao do detalhamento do acesso aos sistemas de transmisso (anexo 8); Relatrios e Modelos dos processos de Consulta e Solicitao de Acesso (anexos 5, 6 e 9). de aos Consulta Sistemas e detalhamento do processo de Solicitao de de Acesso e Mdulo 3 dos Procedimentos de Rede (anexo 3).
modelagem Solicitao
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Transmisso.
Quadro 19 - Resumo das principais atividades para realizao do estudo de caso
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Concluso do projeto de levantamento e Relatrio de divergncias entre o do processo de Acesso
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para Relatrio de trabalho do detalhamento do Processo de Solicitao de Acesso aos Sistemas de Transmisso (anexo 4)
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Reunio de validao dos modelos resultantes Ata da reunio de validao do detalhamento do acesso aos sistemas de transmisso (anexo 8)
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aos Sistemas de Transmisso.
Sistemas de Transmisso (anexo 2).
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processo de Consulta e Solicitao de Acesso Processo de Solicitao de Acesso aos
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Planejamento do levantamento e modelagem do Consideraes sobre o Detalhamento do
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Descrio da atividade
Documento relacionado
7.6 Principais observaes sobre o levantamento do processo de

As seguintes observaes foram obtidas durante o levantamento do processo de
Procedimentos de Rede (os Procedimentos de Rede compem um documento normativo, que se encontrava em processo de reviso poca do levantamento do resultado da modelagem corresponde a uma viso dos profissionais do ONS de como dever ser o processo aps a implantao do sistema); Tambm ficou claro que os profissionais do ONS possuem vises diferentes sobre relao a diversas questes, como o tempo necessrio execuo de determinada atividade, ou como deveria se dar a definio de responsabilidades para tratamento de determinada solicitao. Neste ponto a modelagem do processo se apresentou como uma importante contribuio para a uniformizao das vises existentes sobre A equipe de analistas responsvel pelo levantamento do processo teve algumas dificuldades relacionadas pouca disponibilidade de licenas da ferramenta ARIS levantamento, contribuiu para o atraso na concluso das atividades programadas; sido realizado com o ARIS Tool Set na verso 4.0, e o resultado final ter sido Alguns profissionais do ONS, tentaram utilizar o levantamento como ponto de Algumas das colocaes feitas por esses profissionais se firmaram como verdade Tool Set, o que, juntamente com a dificuldade de agendamento de reunies de Outra caracterstica, no to crtica, foi o fato de todo o trabalho de levantamento ter convertido para a verso 5.0 da ferramenta; partida para a implementao de novas idias de como deveria ser o processo. para o novo processo, outras no. Essa caracterstica tem se mostrado evidente em outros trabalhos de modelagem do grupo, sendo positivo o fato de a modelagem estimular os envolvidos a repensarem os processos; O processo de Solicitao de Acesso, tanto na fase de consulta como na fase de solicitao, intensivo em informaes. Todo o processo consiste no tratamento de o processo; processo). No entanto tambm no representa fielmente o processo real (isso porque
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como deveria ser o processo automatizado. Essas divergncias se apresentaram com
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O modelo de processo resultante das entrevistas diferente do modelo proposto nos
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Solicitao de Acesso aos Sistemas de Transmisso:
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Solicitao de Acesso aos Sistemas de Transmisso
informaes, validao de dados, realizao de estudos etc. Os documentos que circulam pelo processo tambm so de extrema importncia. Essas caractersticas dessas informaes; confirmam a necessidade de um sistema para o controle e automao do fluxo A integrao com sistemas de informao no se mostrou oportuna neste momento, motivo de no existirem para esse processo modelos de sistemas (application system Sempre (ou quase sempre) que h uma necessidade de emisso de avisos para participantes dos fluxos, os profissionais do ONS fazem questo de verificar a verificar se existe a necessidade de acrescentar ou retirar entradas na lista de destinatrios;
O anexo 10 deste documento mostra os modelos resultantes do levantamento do processo de Solicitao de Acesso aos Sistemas de Transmisso. Sobre os modelos so interessantes as seguintes observaes:
discusso levantada sobre esta atividade durante a validao do processo junto ao corpo O Competncia3 defendia a tese de que no deveria ser designado um nico observar no modelo, a consulta um processo dinmico, para o qual no se pode prever repetir quantas vezes se fizer necessrio, e durante a reunio corrente que se toma a Neste contexto a proposta do Competncia3 foi que, para cada nova reunio
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que se fizesse necessria, o controle do processo deveria retornar para ele, que ficaria incumbido de selecionar um novo Competncia4 ou confirmar o Competncia4 atual. O principal problema dessa abordagem exatamente a centralizao do
processo, que passaria a girar em torno do Competncia3. Uma vez que no haja um
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deciso (conjunta) sobre a necessidade de nova reunio.
com segurana o momento do encerramento. A atividade Realizar reunio pode se
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Competncia4 como responsvel para o tratamento de uma consulta. Como se pode
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gerencial.
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competncia4 responsvel pelo tratamento da consulta. Vale a pena destacar a
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A primeira atividade do subprocesso de Consulta de Acesso a definio do
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7.7 Anlise dos modelos resultantes do levantamento
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mensagem antes do envio para garantir a segurana, completitude dos dados, e para
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type diagram e application system diagram);
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Competncia4 formalmente responsvel pela consulta, a tendncia que se procure sempre o Competncia3 para tratamento de problemas, mesmo os mais simples. principal justificativa para essa abordagem. O processo ainda se encontra em formao, sua descrio nos Procedimentos de Rede tem sido atualizada de acordo com as caractersticas que se manifestam durante a execuo do processo. A instabilidade do processo de Consulta de Acesso foi apresentada como a
utilizando o conhecimento obtido para orientar a conformao da descrio do processo descentralizando a responsabilidade sobre o processo na medida em que a estabilidade fosse sendo alcanada. Apesar de compreender os motivos apresentados pelo Competncia3, os demais entrevistados entre o corpo gerencial e tcnico, acharam melhor descentralizar a atividades sobre o Competncia3, em funo do alto nmero provvel de consultas, e questionamentos e solicitaes para o Competncia3. com a descrio apresentada no modelo EPC Consulta de Acesso. A verso do modelo de processo centralizado ficaria como no modelo EPC Consulta de Outra questo interessante est relacionada utilizao do atributo workflow/Notify do objeto Event apresentado nos modelos de processos, tanto de importante para ambos os processos que a ocorrncia de alguns eventos seja notificada para um conjunto de pessoas. Essa caracterstica seria facilmente representada com a utilizao do atributo workflow/Notify. Este atributo foi criado utilizando-se de algumas facilidades do ARIS Tool Set para a criao de novos campos AcessoAntigo. responsabilidade sobre o processo, entendendo que poderia haver uma sobrecarga de dos problemas em potencial, que acabariam levando a uma concentrao de
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(veja o item 6.2.7 - Modelagem da vista de controle), para adaptao do ARIS s especificaes do meta modelo proposto pelo Workflow Management Coallition (WFMC).
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Consulta quanto de Solicitao de Acesso.
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Ao final do levantamento ficou acertada a implementao do processo de acordo
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treinamento
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envolvidos.
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com maior certeza as ocorrncias do processo, o relacionamento com os agentes etc. e estaria
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Mantendo o controle sobre o processo, o Competncia3 poder estar avaliando
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Sempre que houvesse a necessidade de enviar uma notificao sobre a ocorrncia de determinado evento, a caixa de verificao (check box) workflow/Notify deveria ser marcada para este evento. Devido a limitaes do ARIS atributo de texto livre (foi utilizado o atributo text dos objetos).
No entanto, devido impossibilidade de se definir com certeza todos os do processo), a soluo encontrada foi a criao de atividades de envio de notificaes. Essas atividades foram configuradas para serem executadas automaticamente pelo objetos activity). Quando se diz automaticamente, neste caso em particular, deve-se entender apenas o disparo das atividades. Como se pode observar nos modelos, existem papeis associados essas atividades automticas. Utilizando o tipo de relacionamento entre o papel e a atividade (para verificar os tipos de relacionamentos, veja o relatrio Anexo 6 Relatrios de subprocesso de Solicitao de Acesso) o modelo informa que a associado. sobre o processo no Anexo 5 Relatrios do subprocesso de Consulta de Acesso e no atividade, apesar de automtica, precisa ser executada com a contribuio do papel
ficaria mais simples, conforme se pode observar no modelo EPC Consulta de Para efeitos didticos (apenas para este trabalho de tese), foi utilizado o atributo workflow/notify nos eventos no modelo de processos final (EPC Consulta de Acesso), Solicitao de Acesso foi feito da mesma forma: existe uma verso final com redundncia, e uma verso simplificada pelo uso do atributo workflow/notify. Outra questo interessante, no caso do subprocesso de Solicitao de Acesso,
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refere-se existncia de uma formalizao maior. Os prazos determinados nos Procedimentos de Rede devem ser seguidos risca, sob pena de prejuzo do acessante (devido perda de validade de sua solicitao de acesso) ou de questionamento dos procedimentos do ONS (caso o atraso ocorra por sua causa).
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apesar da existncia das atividades de envio de notificao. Para o modelo de
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AcessoExemploNotify, criado para exemplificar essa caracterstica.
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a impossibilidade de prever com certeza os destinatrios das notificaes, o modelo
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Se no houvesse a limitao imposta por esta caracterstica do processo, ou seja,
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sistema de workflow (atributos automatic e processing type/auto central para os
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destinatrios possveis para as notificaes de ocorrncias destes eventos (dinamicidade
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Tool Set, a descrio dos destinatrios para a notificao deveria ser adicionada a um
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Neste contexto algumas das informaes propostas pelo meta modelo do WFMC e implementadas no ARIS Tool Set (algumas atravs de adaptaes) se mostraram de Para apoiar os responsveis na execuo de suas atividades dentro do prazo, start, equivalente ao atributo in queue time proposto pelo WFMC, e o atributo time proposto pelo WFMC. Essas informaes, implementadas em um sistema de workflow, serviro para orientar o sistema emisso de avisos e alertas em decorrncia do tempo Para garantir a rastreabilidade (capacidade de recuperar informaes passadas) das atividades executadas, foram selecionados eventos chave, para os quais foram configurados os atributos do ARIS equivalentes ao atributo audit conditions proposto pelo WFMC. Os atributos utilizados no ARIS foram workflow/audit, que quando detail level, descrevendo o nvel de detalhe do registro gravado para o evento e auditados so armazenados. selecionado informa que o evento dever ser registrado pelo sistema, workflow/audit workflow/audit location, informando o local onde os registros sobre os eventos grande utilidade na modelagem.
foram utilizados os atributos time limits/relative time limits/maximum wait time after
processo. Para citar um exemplo, caso um agente venha questionar a ordem de poder mostrar, por exemplo, a data, hora e minuto exatos do envio da solicitao por parte do agente.
Solicitao de Acesso aos Sistemas de Transmisso, ficou evidente sua preocupao com a possibilidade de um agente questionar o ONS, por exemplo, quanto ao momento exato de entrada das solicitaes de acesso. Em diversos momentos eles perguntaram se um sistema de workflow poderia ser seguro o bastante para servir de apoio, inclusive no caso de o ONS sofrer um processo jurdico. Quanto a essa questo a equipe informou que os sistemas de workflow poderiam registrar as informaes sobre os eventos, inclusive a chegada de solicitaes de acesso, com alto nvel de detalhamento. Essas informaes poderiam ser armazenadas em
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Durante as entrevistas junto aos profissionais responsveis pelo processo de
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atendimento que lhe foi imposta, uma verificao nos registros gravados pelo sistema
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sejam posteriormente recuperadas para a soluo de dvidas sobre determinado
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Registrando a ocorrncia de certos eventos, possvel que essas informaes
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determinado por esses atributos.
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limits/relative time limits/processing time, equivalente ao atributo de mesmo nome
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bancos de dados seguros, onde at mesmo as alteraes em registros do prprio banco de dados de auditoria poderiam ser documentadas. Dessa forma, mesmo que o informaes, o sistema registraria essa alterao, ou seja, no haveria maneira de adulterar um registro sem que outros descubram. responsvel pelo processo, por algum motivo, entrasse no sistema e alterasse essas
Alm disso os profissionais do ONS foram informados que, para se protegerem de segurana para certificao do sistema de auditoria do ONS. A certificao por uma terceira empresa naturalmente aumentaria a confiabilidade no sistema.
partir do modelo ERM Formulrio de Solicitao de Acesso, que se desdobra em outros modelos de documentos para representar todas as informaes que compem o formulrio de solicitao de acesso. Outros modelos de documentos foram criados, por Foram utilizados diagramas de direitos (rights diagram) para representar duas (veja os modelos RD ConsultaAcesso e RD SolicitaoAcesso). Nesses casos poderelacionamento (may instantiate) com os processos. Em contrapartida o Supervisor de Acesso o nico com o privilgio is process manager for para os processos, o que lhe relacionamento equivale ao atributo security conditions/process definition do objeto workflow type definition, proposto pelo WFMC; e 2) os diagramas de direitos foram ser visto nos demais modelos de direitos. Assim como no caso dos modelos de sistemas, tambm no era objetivo deste projeto a modelagem estratgica, e no se mostrou oportuno a construo de rvores de funo, motivo da no existncia desses modelos entre os anexos. d o direito, por exemplo, de modificar as configuraes da definio do processo. Esse exemplo, o formulrio de consulta de acesso (trata-se de um documento composto). coisas: 1) a relao entre certos papeis e os processos de consulta e solicitao de acesso
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7.8 Concluso quanto ao estudo de caso

Considera-se que este estudo de caso alcanou o seu principal objetivo, qual seja, demonstrar o potencial de uma ferramenta de modelagem de processos de uso geral (tendo utilizado no exemplo o ARIS Tool Set) para modelar processos com o 179
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tambm utilizados para impor restries de acesso a certas informaes, conforme pode
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se verificar que o agente o papel capaz de iniciar um fluxo atravs de seu
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utilizados nos processos. No caso do subprocesso de Solicitao de Acesso, pode-se
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Os diagramas de dados (eERM) foram utilizados para descrever os documentos
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efetivamente contra potenciais processos judiciais, poderia ser contratada uma empresa
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objetivo de se implementar um sistema de workflow. Alm disso foi possvel responder s questes colocadas no incio da descrio do estudo de caso (ver item 7.2 - Objetivos 8, do estudo. do estudo de caso). Para verificar as respostas apresentadas, consulte a concluso, item Para todas as questes respondidas deve ser considerada a ressalva de que o ARIS Tool Set, ferramenta utilizada para modelagem do processo no estudo de caso, Personalizao do ARIS Tool Set). No entanto essas adaptaes no invalidam as proposies do estudo, na medida em que foram realizadas sem a necessidade de dado seu carter flexvel.
O ARIS Tool Set possui, alm dos atributos de cada objeto, um conjunto de atributos configurveis, preparados para utilizao em situaes no previstas pelo fabricante do software. Esses atributos gerais foram ento utilizados para porm no previstos na ferramenta. complementar o ARIS Tool Set com atributos que tenham sido propostos pelo WFMC, Essas adaptaes certamente podero ser realizadas, com maior ou menor grau de dificuldade, em outras ferramentas de modelagem que possuam caractersticas Adicionalmente o estudo de caso demonstrou que a modelagem de processos de acordo com o padro proposto pelo WFMC, alm de ser vivel, tambm contribui para a importantes outrora desconsideradas passam a ser documentadas de forma estruturada, permitindo novas anlises e desdobramentos do trabalho de modelagem. obteno de uma modelagem de melhor qualidade, na medida em que informaes
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semelhantes ao ARIS Tool Set (ver item 5.3 - Ferramentas de modelagem de processos).
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interveno dos desenvolvedores do software, e utilizando recursos do prprio software,
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precisou ser adaptado para contemplar os requerimentos da modelagem (ver item 5.4.6 -
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Conforme j mencionado neste trabalho, os novos desafios trazidos pelo avano
da tecnologia da informao e da internet, entre outros fatores, tm forado as empresas a repensar a forma de fazer negcios e se estruturar. Novos modelos de negcio e um necessrios para competir em um mercado cada vez mais dinmico e agressivo. Novas tecnologias tm surgido a cada dia para apoiar as empresas na luta tecnologia de workflow, por estar baseada na gesto por processos de negcio, que tem sido considerada como requisito essencial a toda a empresa que pretenda continuar operando para se manter ativa no mercado em que atua. A gesto adequada dos processos de negcio se converteu em requerimento mercado atual, frente cada vez mais acirrada competio, seja para aumentar sua participao no mercado, atravs do reposicionamento em custos, aumento na qualidade dos servios prestados, velocidade no atendimento aos clientes, velocidade na obteno ativo de enorme valor para as empresas, etc. fato comprovado, e tambm mencionado neste trabalho, que os processos de negcio sempre estaro presentes sob a estrutura organizacional das empresas. A principal diferena entre uma empresa de sucesso e uma empresa em processo de falncia, na maioria dos casos, est relacionada ao gerenciamento dos processos de Construir uma viso clara dos objetivos estratgicos da empresa, compreender os fatores crticos de sucesso, que devem ser levados em considerao, para que se alcance estes objetivos, identificar os processos que estejam diretamente relacionados a esses negcio. e utilizao estratgica da informao, que hoje tem se apresentado cada vez mais como constante para se manterem firmes e competindo. Dentre essas tecnologias destaca-se a novo processo de definio de estratgia (HARMON, ROSEN et al., 2001) se fazem
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objetivos estratgicos, investir na reconfigurao desses processos com vistas a melhorar sua eficincia e eficcia, se constituem em aes estratgicas que precisam ser executadas pelas organizaes hoje.
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bsico para o crescimento e sustento das empresas, seja atravs da manuteno de seu
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8 Concluso
O ciclo de vida dos processos de negcios, apresentado no captulo 2, deve ser entendido e utilizado como ferramenta para se buscar a excelncia na consecuo dos As atividades que compem o ciclo de vida dos processos de negcio so: objetivos da empresa.
Identificao dos processos chave, levantamento e documentao das caractersticas dos processos, anlise e identificao das oportunidades de melhoria, planejamento dos polticas de melhoria contnua, garantindo que os novos processos no se tornaro obsoletos com o simples passar do tempo.
proposto pelo WFMC, at sua implementao, com a automao do fluxo de atividades e informaes do processo, e mesmo para a melhoria contnua, utilizando-se a capacidade de coleta de informaes em tempo real dos sistemas de workflow para que se possa identificar no momento adequado as necessidades de melhorias. entanto, necessrio que se estabeleam padres que possam orientar o mercado para a integrado de gerenciamento de processos. coletar dados que permitam a avaliao constante do desempenho dos processos, para Para que a tecnologia de workflow possa realizar todo o seu potencial, no
Com a possibilidade de integrao dos diversos componentes de um ambiente de sua disposio a oportunidade de construir um ambiente que se utilizasse do que houvesse de melhor, no mercado, para cada um desses componentes. Alm disso seria funcionamento da empresa estendida, onde os processos de duas ou mais empresas funcionariam como um nico processo, disponibilizando informaes consistentes para todos os elos da cadeia de produo / suprimento. Infelizmente essa integrao padronizada ainda no se estabeleceu. Entretanto o mercado dever progredir, na medida em que organizaes como o WFMC continuam desenvolvendo seus estudos para a proposio de padres que se mostrem viveis, e os fornecedores caminhem para a implementao dos mesmos.
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mais fcil a integrao de processos entre empresas, contribuindo para o melhor
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workflow, conforme proposto no modelo de referncia do WFMC, as empresas teriam a
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disponibilizao de ferramentas que permitam a implementao de um ambiente
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desde a sua modelagem, considerando-se o componente process definition tools
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Essas atividades podem ser intensivamente apoiadas pelos sistemas de workflow,
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novos processos, implementao dos novos processos de negcio e estabelecimento de
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Neste trabalho, demonstra-se a viabilidade da modelagem de processos de negcios, visando a implantao de sistemas de workflow, utilizando uma ferramenta pelo WFMC. genrica de modelagem de processos, de acordo com o modelo de referncia proposto
Utilizar uma ferramenta de modelagem de processos de propsito geral para a documentao dos processos de negcio traz inmeras vantagens, relacionadas projeto de processos de negcio. Esses sistemas possuem uma srie de funcionalidades (como simulao do processo, gerao de relatrios de anlise, consistncia da de modelar processos.
A modelagem dos processos diretamente em uma ferramenta de workflow levaria fatalmente a uma privao dessas facilidades, alm de criar um ambiente de projeto de processos de difcil administrao. Caso seja necessria a utilizao dos exemplo, para o desenvolvimento de sistemas ou projeto e implantao de indicadores poucas chances de integrao ou consistncia. modelos de processos para outro objetivo que no a automao de workflow (por de desempenho) seria necessria a reconstruo dos modelos em outra ferramenta, com
de modelagem de processos, o que responde primeira questo da tese, apresentada no adaptaes simples ferramenta de modelagem utilizada no estudo de caso, o que tambm serviu para mostrar como a flexibilidade proporcionada por uma ferramenta de Mais do que a modelagem com o ARIS Tool Set, espera-se que este estudo contribua para o estabelecimento de uma viso que privilegie a utilizao de padres para a modelagem de processos visando a implementao de workflow. Infelizmente ainda no se tem notcias (a no ser em pouqussimos casos isolados de fornecedores que tenham estabelecido parcerias) da integrao entre essas duas ferramentas (modelagem de processos e workflow) de tal forma que a definio de processos possa ser compartilhada por ambas.
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modelagem de processos relevante.
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item 7.2 - Objetivos do estudo de caso. Foi necessria a realizao de algumas
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modelagem de processos de acordo com o WFMC utilizando uma ferramenta genrica
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Mediante as informaes apresentadas neste estudo Fica clara a viabilidade da
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modelagem atravs de bancos de dados de modelos) que visam a otimizao da tarefa
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geralmente s capacidades deste tipo de ferramenta, criada exclusivamente para apoiar o
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Fica claro no entanto que, comprovada a viabilidade da modelagem conceitual de workflow utilizando ferramentas de modelagem de processos, a integrao entre importantes precisam ainda ser resolvidas para que se possa estabelecer um ambiente de processos de negcio. essas ferramentas no se apresenta como um problema metodolgico. Outras questes
cooperao entre as diversas ferramentas relacionadas modelagem e automao de
Existem questes mercadolgicas envolvidas, pois os fornecedores que quiserem se uma vantagem que sua ferramenta de modelagem possa ter em relao a outras. Questes relacionadas ao custo de adequao ao padro podem ser igualmente complicadas, pois muitos softwares podem necessitar de alteraes to profundas em suas estruturas (p. ex. as ferramentas no baseadas em bancos de dados) que o Sem falar nas prprias questes tecnolgicas pois, por trs a discusso existe uma discusso mais complexa relacionada a protocolos de comunicao, prprias questes de padronizao, custos, obsolescncia etc. Todas essas questes, mesmo as tecnolgicas mencionadas no pargrafo cooperao de fato entre as ferramentas de modelagem e as ferramentas de workflow. No obstante, espera-se que o estudo aqui apresentado possa contribuir para que, processos, as empresas usurias desses sistemas tambm enxerguem as vantagens da integrao, e percebam que a modelagem de acordo com um padro, sempre trar benefcios no momento de se tentar a integrao. A principal recomendao para as empresas que gerenciem seus processos de negcios de forma estratgica, identificando aqueles mais importantes (os processos chave), e aplicando a tecnologia da informao atravs dos sistemas de workflow. Recomenda-se que utilizem o padro de modelagem proposto pelo WFMC, juntamente com a ferramenta de modelagem adequada, com o objetivo de extrair o mximo anterior, se apresentam como barreiras a serem derrubadas para que se consiga uma investimento necessrio pode se tornar proibitivo.
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alm das empresas envolvidas com o desenvolvimento de software para gesto de
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empacotamento de dados, segurana de informaes etc., cada uma delas com suas
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conceitual sobre integrao, compartilhamento de dados, padro de modelagem etc.
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adequar a um modelo padro de definio de processos, podero estar abrindo mo de
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que possa se tornar um consenso entre os fornecedores e fabricantes de software.
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O WFMC tem trabalhado continuamente para o estabelecimento de um padro
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proveito das tecnologias que podem ser aplicadas a partir da modelagem de processos, inclusive workflow. no estabelecimento de um padro de fato, que permita uma utilizao mais eficaz das vantagens oferecidas pela tecnologia da informao. Na tentativa de contribuir um pouco mais para o aperfeioamento do meta projeto de processos com base no mesmo, apresenta-se a seguir um resumo dos principais pontos em que o meta modelo pode ser melhorado, alm de algumas observaes esto baseadas na experincia obtida com o estudo de caso e respondem terceira e quarta questes apresentadas no item 7.2 - Objetivos do estudo de caso (Existe possibilidade de melhoria ? que melhorias podem ser implementadas ?): Initiation e termination conditions: O meta modelo est representado na relacionamentos (para maiores detalhes sobre este diagrama, veja o item Definition)). Utilizando esta notao o WFMC especifica um conjunto de adequadamente um processo de negcio. Os itens Initiation conditions e Termination conditions seriam melhor representados com a criao de um flexibilidade ao modelo, por permitir a representao dos eventos resultantes de cada atividade, alm dos eventos que marcam o incio ou fim de cada Data recovery: O objeto Workflow type definition possui o atributo data objeto no meta modelo representando eventos. Essa abordagem traria maior documentao do WFMC atravs de um diagrama de entidades e 5.4.2.2 - O modelo de entidades e relacionamentos (Requirements Alm disso, espera-se que todos: fabricantes, fornecedores e usurios, invistam
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recovery para representao dos dados que precisariam ser armazenados para recuperao no caso de falhas. Esse atributo estaria melhor representado se relacionado ao objeto Administration and monitoring tools. Informaes sobre necessidades de backup e recuperao de dados so difceis de ser obtidos junto aos participantes dos processos, exatamente por serem dados relacionados administrao do ambiente de workflow;
processo;
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objetos, atributos e relacionamentos que combinados podem representar
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observaes finais relativas modelagem de processos utilizando o ARIS Toolset. Essas
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modelo utilizado neste trabalho e das ferramentas de modelagem utilizadas para o
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Organizational entity: Na mesma linha dos atributos Initiation e termination conditions, representar a unidade organizacional como um torn-lo mais flexvel seria a criao de um objeto para representar unidades organizacionais. Essa abordagem permitiria que se relacionamentos entre unidades organizacionais, criando uma representao gerao de anlises utilizando como base um determinado departamento, unidade de negcio ou outra, conforme o caso; atributo do objeto papel tambm torna o modelo limitado. Uma forma de estabelecesse
simples, consiste basicamente na utilizao mais ampla desse recurso. O meta modelo prope a utilizao desse recurso apenas para documentar a relao entre papeis objetos de sistemas e documentos, para registrar o que interessante a utilizao desse atributo para representar conhecimentos que segunda, mais complexa, caminha na mesma linha do item anterior, pois associar papeis ou atividades do workflow a estruturas de conhecimento complexas. As duas abordagens podem contribuir para o avano das conhecimentos (KOULOPOULOS, 1995); Invoked Applications: O objeto invoked applications poderia ser melhor detalhamento das aplicaes e sua relao com papeis, atividades e objetos Considerando-se as observaes apresentadas acima pode-se tambm responder a segunda questo da tese, apresentada no item 7.2 - Objetivos do estudo de caso, ou seja, O metamodelo apresentado plo WFMC adequado modelagem de processos de negcio. pesquisas relacionadas as pessoas podem ou no manipular em um fluxo de trabalho. Mas seria as pessoas precisam possuir para executar determinadas atividades. A
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com a criao de um objeto para representar capacitaes, poder-se-ia
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de informao.
definido, inclusive possuindo atributos que permitissem um maior
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sistemas
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mais efetiva a utilizao dessa informao. A primeira abordagem, mais
workflow
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Capabilities: Duas abordagens diferentes poderiam ser utilizadas para tornar
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de um organograma. Essa informao poderia depois ser utilizada para a
baseados
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White Space on the Organizational Chart. 2 ed. San Francisco, Jossey-Bass
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TAYLOR, D.A. Engenharia de Negcios com Tecnologia de Objetos. Rio de
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SENGE, P. A quinta disciplina. Arte e prtica da organizao que aprende 5 ed.
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10 Anexos
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Anexo 1 Mdulo 3 dos Procedimentos de Rede
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Anexo 2 Consideraes sobre o Detalhamento do Processo de Solicitao de Acesso aos Sistemas de Transmisso
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Anexo 3 Relatrio de divergncias entre o detalhamento do processo de Solicitao de Acesso e o Mdulo 3 dos Procedimentos de Rede
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Anexo 4 Relatrio de trabalho do detalhamento do Processo de Solicitao de Acesso aos Sistemas de Transmisso
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Anexo 5 Relatrios do subprocesso de Consulta de Acesso
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Anexo 6 Relatrios de subprocesso de Solicitao de Acesso
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Anexo 7 Questes Relacionadas ao Processo de Acesso aos Sistemas de Transmisso
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Anexo 8 Atas das reunies de validao do processo
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Anexo 9 Modelos do processo de Solicitao de Acesso aos Sistemas de Transmisso
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MODELAGEM DE PROCESSOS PARA IMPLEMENTAO DE WORKFLOW: UMA AVALIAO CRTICA

Andr Valadares da Silva

__________________________________________ Prof. Adriano Proena, Dsc.

RIO DE JANEIRO, RJ BRASIL MARO DE 2001

__________________________________________ Prof. Heitor Mansur Caulliraux, Dsc.

TESE SUBMETIDA AO CORPO DOCENTE DA COORDENAO DOS REQUISITOS

SILVA, ANDR VALADARES

Engenharia de Produo, 2001)

II. Ttulo (srie)

Resumo da Tese apresentada COPPE/UFRJ como parte dos requisitos necessrios

Orientador: Heitor Mansur Caulliraux Programa: Engenharia de Produo

modelagem de processos para modelagem de workflow, tomando como base o software

desenvolvimento de padres para a tecnologia de workflow, que desenvolveu um

Este trabalho apresenta os principais conceitos relacionados Tecnologia

Andr Valadares da Silva

WORKFLOW: UMA AVALIAO CRTICA

MODELAGEM DE PROCESSOS PARA IMPLEMENTAO DE

para a obteno do grau de Mestre em Cincias (M.Sc.)

ANALISYS ON MODELING BUSINESS PROCESSES TO IMPLEMENT

Andr Valadares da Silva

Department: Production Engineering

basic information needed in order to workflow modeling. In addition, an analisys on

Business Process Modeling. It presents the work of Workflow Management Coallition

Advisor: Heitor Mansur Caulliraux

concedido, na forma da disponibilizao de informaes e autorizao para divulgao

Agradeo ao Operador Nacional do Sistema Eltrico (ONS) pelo apoio

PROCESSOS DE NEGCIO CONHECENDO A ORGANIZAO ...........................................................4

O CICLO DE VIDA DOS PROCESSOS DE NEGCIO .............................................................9

2.2 2.3 2.4 2.5 3

PADRONIZAO DA TECNOLOGIA DE WORKFLOW........................................................32

4.2.4 4.2.5 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5

INTEROPERABILIDADE ENTRE SISTEMAS DE WORKFLOW ................................................................47

Aplicaes clientes (workflow client application)..............................................................44

Ferramentas de definio de processos (process definition tools) ......................................34

O DESENVOLVIMENTO DA TECNOLOGIA DE WORKFLOW. .............................................................18

VISO GERAL DA TESE ....................................................................................................................3

CONSIDERAES INICIAIS ...............................................................................................................1

Arquiteturas de referncia para modelagem de negcios Viso geral............................59

5.1.2.1 5.1.2.2 5.1.2.3

5.2.1 5.2.2 5.3 5.4

MODELAGEM DE PROCESSOS COM ARIS TOOL SET .......................................................................82

Viso geral.................................................................................................................................. 101

5.4.4.1 5.4.4.2 5.4.4.3 5.4.4.4

5.4.6.1 5.4.6.2 5.4.6.3 5.4.6.4 5.4.6.5 5.4.6.6 5.4.6.7

MODELAGEM DE PROCESSOS PARA IMPLEMENTAO DE WORKFLOW

Integrando as demais vistas atravs do eEPC ............................................................................. 111

Organograma (Requirements Definition).................................................................................... 101

Vista de organizao ........................................................................................................101

O modelo de entidades e relacionamentos (Requirements Definition) ......................................... 97

rvore de funo (Requirements Definition)................................................................................ 85

FERRAMENTAS DE MODELAGEM DE PROCESSOS ............................................................................78

GIM - GRAI Integrated Methodology .......................................................................................... 62

6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5 6.2.6 6.2.7 6.2.8

6.2.8.2 6.2.8.3 6.2.8.4 6.2.8.5 6.2.8.6

7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 8 9 10

AOS SISTEMAS DE TRANSMISSO .........................................................................................................174

REFERNCIA BIBLIOGRAFIA ...............................................................................................187

Papel (Role)................................................................................................................................ 157

Definio de Workflow (Workflow type definition) .................................................................... 153

Modelagem da vista de controle.......................................................................................143

Modelagem da vista de funes........................................................................................137

FIGURA 16 - MODELO DE INTEROPERABILIDADE ENTRE SISTEMAS DE WORKFLOW (WFMC, 1995) ............50

FIGURA 13 - NESTED SUBPROCESS MODEL (WFMC, 1995) .........................................................................48

FIGURA 11 - INTEGRAO ENTRE SISTEMAS DE WORKFLOW (KOBIELUS, 1997) .......................................44