Base de Datos

Objetivo: Al finalizar el curso el capacitando dominar correctamente los conceptos bsicos de las bases de datos. ndice 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Introduccin Concepto de bases de datos Definicin de bases de datos Tipos de datos Concepto de campos Tipos de campos Longitudes de campos Importancia de los campos clave Concepto de Registros Concepto de tablas (archivos) Estructuras de tablas (archivos) Bases de datos relacionales

1. Introduccin
La ciencia del tratamiento automtico de la informacin representa una etapa decisiva en la historia del conocimiento; mediante la computadora el hombre puede guardar y conservar el pensamiento humano. El conocimiento ya adquirido no hay que ir repensndolo cada vez que se presente un problema, basta hacerlo slo una en forma simple y sistematizada. Cuando se vuelve a presentar aqul, una simple llamada a lo ya establecido evitar una elucubracin mental. Con las computadoras, la comunicacin adquiere maravillosas posibilidades, las mquinas pueden comunicarse entre s, y stas con el hombre, establecindose diferentes canales que no son sensibles a las distancias debido a las velocidades electrnicas que mueven la informacin. La base de datos es una de las partes importantes de la informtica, pues permite que su consulta pueda llegar a ser selectiva. Una de las tendencias actuales es que el tratamiento de la informacin sea hecho para las grandes masas de poblacin existente, a un precio ms cmodo, con mayor volumen y diversidad. Todo ello nos lleva a la existencia de los datos y su agrupacin en archivos, en donde se rena toda la informacin que sea necesaria, y se vea la situacin del ciudadano en sus aspectos administrativos, escolares, sanitarios, policiacos y financieros. Todo cambio de estas situaciones es registrado en las bases de datos y as, para conocer determinado aspecto de una persona, se recurrir a una parte especfica contenida en la base de datos con la supresin de toda la enorme inercia y papeleo actuales. Otra tendencia de las bases de datos es que, en forma ms selectiva, grandes volmenes de informacin estn a la disposicin de investigadores, cientficos, tcnicos y profesionistas. As tenemos las posibles aplicaciones en medicina que cada vez son ms frecuentemente utilizadas, llegndose al extremo de preconizar bancos de datos mundiales que pueden ser consultados por va satlite. Una tercer tendencia, muy interesante para los administradores de empresas, es que stos logren tener mayor facilidad para la toma de decisiones con menores riesgos, mediante el empleo de informacin almacenada; e incluso se pretende que las decisiones estn prcticamente hechas por programas de computadora que utilizan la informacin contenida precisamente en las bases de datos. Como casos tpicos de decisiones pre conformadas, se podra hablar de los programas en computadora para la produccin, los inventarios y la distribucin. Segn encuestas realizadas por compaas expertas en el manejo de bases de datos, se deduce que las aplicaciones ms usuales en las empresas industriales, comerciales y bancarias, a lo que se dedican las computadoras es a controlar:

nminas cuentas por cobrar control de inventarios facturacin control y estadsticas de ventas cuentas por pagar contabilidad general control de presupuestos contabilidad de costos pronsticos de ventas programacin y control de produccin estados de cuentas cheques ahorros Como podemos observar, todas esas aplicaciones necesitan que las computadoras empleen datos y archivos, voluminosos y delicados.

2. Concepto de bases de datos

Aunque administracin de bases de datos es un trmino informtico, tambin se puede aplicar a las distintas formas en que la informacin es clasificada, almacenada y usada. En el centro de todo sistema de administracin de informacin existe una base de datos. Cualquier coleccin de informacin interrelacionada que esta agrupada formando un nico ente es una base de datos. Archivadores metlicos con registros de clientes, un lote de tarjetas con nombres y nmeros de telfono, o un cuaderno con un listado escrito a lpiz del inventario de un almacn, son todos bases de datos. Sin embargo, un archivador o un cuaderno no constituyen una base de datos; la forma en que la informacin est organizada es lo que los convierte en una base de datos. Objetos como los archivadores y los cuadernos solo ayudan a organizar la informacin. La informacin en una base de datos normalmente se organiza y se almacena en una tabla con filas y columnas, por ejemplo, se muestra una lista de correos en forma de base de datos, cada fila conteniendo un nombre, una direccin, un nmero de telfono y un nmero de cliente. Cada fila esta relacionada con las otras porque todas ellas contienen el mismo tipo de informacin. Y como la lista de correos es una coleccin de informacin establecida en un orden determinado una columna de nombres, una columna de direcciones, una columna de nmeros de cliente -, se trata de una base de datos. Las filas en un archivo de base de datos se llaman registros y las columnas se llaman campos. Para ilustrar esto compare un archivo de base de datos con un sistema de archivo de direcciones mediante tarjetas contenidas en una caja. Cada tarjeta de la caja es un registro concreto y cada categora de informacin en la tarjeta es un campo. Los campos pueden contener cualquier tipo de informacin que puede ser clasificada. En la caja de tarjetas cada registro contiene seis campos: nombre, direccin, ciudad, estado, cdigo postal y nmero de telfono. Como cada tarjeta de la caja contiene el mismo tipo de informacin, la caja de tarjetas es un archivo de base de datos. En teora, cualquier base de datos est dispuesta de tal forma que la informacin sea fcil de encontrar. En la siguiente lista por ejemplo, los nombres estn dispuestos en orden alfabtico. Si usted quiere encontrar el nmero de telfono de un cliente, simplemente localiza el nombre y lee en la fila hasta encontrar el correspondiente nmero de telfono. Nombre Manuel Garca G. Felipe Sanchez M. Mario Tovar L. Irene Garca M. Direccin Lpez Mateos12 Tampico 304 M.Doblado 123 Robles 333 Ciudad Celaya Mxico Len Celaya Estado Gto. D.F. Gto. Gto. Cdigo Postal 38034 16456 23456 44321 Telfono 46163-25 566-34-00 4775-163 46123-56 Cliente 0001 0002 0003 0004

Una lista telefnica, por ejemplo, est bien para encontrar nmeros de telfono; pero si todo lo que usted tiene es una direccin y no el nombre de la persona que vive en ella, el directorio telefnico se vuelve bastante incmodo para encontrar el nmero de telfono de esa persona. Un

problema similar es muy frecuente en los sistemas de archivo de las oficinas: si la informacin est organizada por nombres y usted quiere encontrar todos los clientes que viven en una determinada rea, se encontrar con una tediosa bsqueda. Adems, el organizar grandes cantidades de informacin en directorios escritos y archivadores puede necesitar mucho espacio. Adems una base de datos manual puede ser difcil de modificar. Por ejemplo, el aadir un nuevo nmero de telfono a la lista puede significar el tener que rehacer la lista. Si la compaa telefnica fuera a asignar un nuevo cdigo de rea antiguo y reemplazarlo por el nuevo. Cuando la base de datos se lleva a cabo con una computadora, muchos de esos problemas se eliminan. Una base de datos informatizada proporciona velocidad: buscar un nmero de telfono entre un millar de entradas lleva menos de dos segundos y ordenar una base de datos con cien elementos requiere menos de dos minutos. Una base de datos informatizada es compacta: una base de datos con 10,000 elementos puede ser almacenada en un pequeo disco. Una base de datos informatizada es flexible; tiene la capacidad de examinar la informacin bajo distintos ngulos, de forma que, por ejemplo, se puede buscar automticamente un nmero de telfono a partir de un nombre o una direccin. Tareas que seran costosas en el tiempo realizndolas manualmente son ms prcticas con la ayuda de la computadora. En principio, una base de datos en una computadora no es diferente de una base de datos registrada en papel y contenida en archivadores. Pero la computadora hace el trabajo tedioso de mantener y acceder a la base de datos, y lo hace rpido. Una base de datos informatizada que puede hacer todo esto es conocida como un sistema de administracin de base de datos.

3. Definicin de bases de datos

Durante la primera fase, definicin de datos, se debe hacer una lista, en un papel, de todos los atributos importantes involucrados en la informacin necesaria de la base de datos. Para hacerlo, se debe examinar la aplicacin en detalle para determinar exactamente que tipo de informacin debe ser almacenada en la base de datos. La Inmobiliaria ABC mantiene 16 propiedades alquiladas localizadas en dos importantes reas metropolitanas Mxico, D.F. y Guadalajara, Jal., la Oficina de Mxico, D.F. supervisa siete casas cuyos costos de alquiler varan entre $500.00 Y $ 1,200.00 al mes. La oficina de Guadalajara, supervisa una casa, cuatro chalets y tres apartamentos localizados en el estado de Jalisco. El rango de los costos de alquiler de esas propiedades es de $ 450.00 a $ 1,025.00 al mes. Al discutir el diseo de la base de datos, los empleados de la inmobiliaria ABC determinaron que deban conocer ciertas cosas sobre cada propiedad; el nombre de cada inquilino; la direccin de la propiedad; una descripcin de la propiedad; la fecha en que el contrato de alquiler expira; el nmero de habitaciones y de cuartos de bao; la superficie de la propiedad; el costo del alquiler, y comodidades tales como estacionamiento, chimenea, hornos de microondas, etc. Un punto importante a recordar es que durante esta fase, el diseo de la base de datos, se deben listar todos los posibles atributos de su sistema de administracin de base de datos. Se pueden listar ms atributos de los que realmente se necesitan para su aplicacin particular, pero eso no es problema, ya que los atributos innecesarios sern eliminados durante la fase de refinamiento de la base de datos. Atributos 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Nombre del inquilino Direccin de la propiedad Nmero de habitaciones Nmero de cuartos de bao Fecha de expiracin del contrato de alquiler Tipo de propiedad (casa, chalet o apartamento) Costo del alquiler Superficie de la propiedad (en metros cuadrados) Estacionamiento disponible? Comodidades

4. Tipos de datos

Refinamiento de datos. Durante esta fase se refinarn los atributos de la lista inicial, de modo que los atributos conformen una descripcin exacta de los tipos de datos que se necesitarn en la base de datos. En este punto del proceso es vital considerar sugerencias de tantos usuarios de la base de datos como sea posible. La gente que use la base de datos probablemente ser la que mejor sepa que clase de informacin se necesitar obtener de la base de datos. Cuando los empleados de la inmobiliaria ABC den un minucioso repaso a sus listas de atributos, se darn cuenta que la mayora de los refinamientos son obvios. Por ejemplo, despus de una minuciosa revisin a los atributos se modificaron quedando de la siguiente forma: Atributos Apellido del inquilino Nombre del inquilino Direccin Ciudad Estado Cdigo postal Nmero de habitaciones Nmero de cuartos de bao Fecha de expiracin del contrato de alquiler Estacionamiento disponible? Tipo de propiedad (casa, chalet o apartamento) Costo del alquiler Superficie de la propiedad (en mts 2) Comodidades Longitudes de campo 15 15 25 15 3 10 2 2 8 1 10 7 5 10

5. Concepto de campos
Las tablas se componen de campos (columnas) y registros (filas). Un campo es una categora de informacin, como Nombre, Direccin, Ciudad. En una tabla, un campo corresponde a una columna. Un campo es un dato constituido por una serie de caracteres. La cantidad de informacin que debe contener un campo se determina por las necesidades del problema. Los campos comunes entre tablas son los que hacen posibles las bases de datos relacionales. Si mantiene los nombres y direcciones de los clientes en la misma tabla, tendr que introducir la direccin de un cliente cada vez que el cliente realice un pedido. O cuando cambie una direccin, deber actualizar todos los pedidos realizados por ese cliente.

6. Tipos de campos
La mayora de los campos en una base de datos son del tipo numrico o alfanumricos, aunque habr veces en que se necesiten todos los tipos de campos. a continuacin se enlistan los tipos de campos ms utilizados: Campos de caracter o texto: se usan para almacenar algunos caracteres que incluyen las letras, nmeros, algunos smbolos especiales o los espacios en blanco. Un campo caracter /texto puede tener un tamao mximo de 254 caracteres. Campos de fecha: se usan para almacenar fechas. El formato normal para introducir fechas es DD/MM/AA. Las lneas diagonales las inserta automticamente Visual Fox-pro, a medida que se introduce la fecha en un campo tipo fecha.

Campos numricos: se usan nmeros con o sin dgitos decimales. Solo se pueden introducir nmeros y el signo menos (el guin); no se utilizan comas para nmeros mayores de 1000. Campos lgicos: consisten en una sola letra que representa un valor verdadero o falso. Campos memo: puede almacenar grandes bloques de texto por cada registro en forma de campo memo. A continuacin se definen los nombres y tipos de campos del diseo de la base de datos. Nombre del campo Apellido Nombre Direccin Ciudad Estado Cdigo Cuartos Aseos Fechaexp Garaje Tipoprop Rentames Superf Extras Vendedor Caracter Caracter Caracter Caracter Caracter Caracter Numrico Numrico Fecha Lgico Caracter Numrico Numrico Memo Caracter Tipo de campo

7. Longitudes de campos
Longitud fija de un campo. Cada campo debe tener el tamao necesario para poder albergar la informacin del dato que lo caracteriza. Ahora bien, la longitud de la informacin puede ser variable. Por ejemplo, tenemos la lista de nombres: La longitud fija en el tamao de campo produce un desperdicio de lugar, pero en cambio facilita la localizacin y la extraccin de la informacin de dicho campo, al no tener que preocuparse por su tamao, por ejemplo: A continuacin definiremos las longitudes de cada uno de los campos de la lista de anterior: Nombre del campo Apellido Nombre Direccin Ciudad Estado Cdigo Cuartos Aseos Fechaexp Garaje Tipoprop Rentames Tipo de campo Caracter Caracter Caracter Caracter Caracter Caracter Numrico Numrico Fecha Lgico Caracter Numrico 10 15 15 25 15 3 10 Longitud

Superf Extras Vendedor

Numrico Memo Caracter 2

Nota: Los campos Numricos no necesitan longitud.

8. Importancia de los campos clave

Comprender claves e ndices. Se enlazan tablas definiendo una relacin entre el campo de una tabla y el campo de otra. Estos campos deben cumplir ciertos requisitos. Lo ms importante es que uno de estos campos o los dos tengan ndices. Un ndice es un archivo que Visual Fox-Pro utiliza para realizar un seguimiento de la ubicacin de los registros en una tabla. Esto hace que a Visual Fox-pro le resulte ms fcil: Mantener un orden de la tabla. Agrupar valores semejantes. Claves. Una tabla de Visual Fox-Pro puede tener muchos ndices definidos, pero normalmente se identifica uno de ellos como el ndice primario. En Visual Fox-Pro, el ndice primario se denomina clave. Una tabla que tenga una clave definida se denomina tabla con clave. Cuando se crea una clave, Visual Fox-Pro fuerza las reglas que afectan a los datos contenidos en el/los campo(s) con clave. Cada valor del campo debe ser nico. Esto asegura que no existan registros duplicados en la tabla. Nota: Slo puede dejarse en blanco una clave de un registro. Visual Fox-Pro considera como duplicados todos los valores en blanco situados a continuacin, por lo que no acepta los registros que los contienen. La clave establece el criterio de ordenacin por defecto para la tabla. Visual Fox-Pro ordena los registros de la tabla basndose en los valores del(los) campo(s) definido(s) como clave de la tabla. Si se define una clave en una tabla que ya contiene informacin, Visual Fox-Pro mueve los registros de la tabla para establecer el criterio de ordenacin correcto. La localizacin fsica de los registros viene determinada por la ordenacin de los valores del(los) campo(s) con clave en orden ascendente (de A a Z y de 0 a 9). Los nuevos registros que se aadan se situarn en la posicin correcta en la tabla ordenada. Por ejemplo, si crea una clave en el campo Apellidos de la tabla de ejemplo Contacto, est diciendo a Visual Fox-Pro que organice la tabla por los valores del campo Apellidos. Si prefiere organizar la tabla segn los nombres, puede hacer que la clave sea el campo Nombre. A continuacin, Visual Fox-Pro muestra los registros de acuerdo con el valor especificado en dicho campo. Claves compuestas. Es posible crear una clave a partir de un campo o grupo de campos. Cuando se especifica un grupo de campos, ste recibe el nombre de clave compuesta. Visual Fox-Pro admite valores duplicados en un campo individual de una clave compuesta siempre que los valores no se encuentren duplicados en todos los campos de la clave. Los campos de la clave, considerados como un todo, deben identificar cada registro como nico. Dado un archivo de base de datos (Tabla) formado por un conjunto de registros, en computacin es necesario asociar a cada registro un campo clave que individualice al registro dentro de la base de datos, permitiendo su plena identificacin.

Esta informacin adicional es la clave de identificacin. Existen diversas maneras de codificar la clave de identificacin. Generalmente al disear una clave se procura que ste sea sencillo y prctico de usar. No deber ser ambiguo, deber ser preciso y tendr que poder distinguir un caso de otro. Es decir, debe de singularizar un caso con respecto a los dems casos. La clave o Cdigo tiene que facilitar la clasificacin de los registros. El cdigo presentar la suficiente flexibilidad como para permitir la expansin del archivo de datos. Si en el archivo hay categoras, es necesario prever la extensin en cada categora, ya sea al final ya sea enmedio. O sea extensin o intercalacin. Codificacin secuencial: Todos los artculos estn ordenados numricamente en orden creciente. Ejemplo: 01 02 03 04 05 silla mesa pupitre armario silln

Como vemos se han destinado dos posiciones para el cdigo, as pues la lista de artculos no podr sobrepasar de 99. La codificacin secuencial es sencilla pero de aplicacin limitada. Codificacin por bloques o rangos. Consiste en que dentro de un ordenamiento secuencial se asignen bloques de nmeros consecutivos que representen categoras de datos. Ejemplo: 01 Silla alta reclinable Sillas 02 Silla alta extensible (01-05) 03 Silla baja reclinable 04 Silla baja plegable 05 Silla fija ___________________________________________ 06 Mesa cuadrada chica 07 Mesa cuadrada grande 08 Mesa redonda chica 09 Mesa redonda mediana Mesas 10 Mesa redonda grande (06-15) 11 Mesa ovalada sencilla 12 Mesa ovalada extensible 13 14 Podemos darnos cuenta que este tipo de cdigo es significativo ya que conociendo los lmites de los bloques, podemos determinar para un nmero a qu categora pertenece. As pues, en el ejemplo anterior el artculo 09 pertenece a la categora de mesas. Codificacin por grupos. Se aplica en aquellos casos en que los artculos de un archivo admiten la subdivisin en clasificaciones mayores o menores que pueden ser representados por dgitos sucesivos. Ejemplo: 111 Reclinable Alta

(11X) Sillas

112 Extensible

(1XX)Baja 121 Reclinable (12X) 122 Plegable ________________________________________________ Cuadradas 211 Chica (21X) 212 Grande Mesas Redondas 221 Chica (2XX) (22X) 222 Mediana 223 Grande Ovaladas 231 Sencilla (23X) 232 Extensible Como se puede ver la seleccin y clasificacin es fcil, pero se requiere de una clave de muchas posiciones. El ejemplo anterior consiste en una lista de once artculos y se ha empleado una clave de tres posiciones que permitir formar hasta 999 nmeros distintos. Adems por mucho que se ampliar el archivo, los 110 primeros nmeros no quedaran afectados a ningn artculo. En la estructura de nuestra base de datos utilizaremos un campo clave para una rpida localizacin de datos. Nombre del campo Apellido Nombre Direccin Ciudad Estado Cdigo Cuartos Aseos Fechaexp Garaje Tipoprop Rentames Superf Extras Vendedor Tipo de campo Longitud de Campo Campo Clave Caracter Caracter Caracter Caracter Caracter Caracter Numrico Numrico Fecha Lgico Caracter Numrico Numrico Memo Caracter 2 10 15 15 25 15 3 10 *

Nota: el campo Cdigo se cre como un campo clave.

9. Concepto de Registros
La unidad elemental de informacin en un archivo se le denomina registro. El registro a su vez puede estar constituido por diversos campos interrelacionados o que se complementan entre s para proporcionar la unidad elemental de informacin que es la base de datos. Los registros de un archivo o tabla deben ser procesados en secuencia, es decir uno tras otro en la forma en la forma en que se van presentando. Para poder localizar cualquier registro, es necesario establecer un orden en el archivo, lo cual se logra clasificndolo por una clave determinada. En la organizacin secuencial los registros estn almacenados unos a continuacin de otros en el orden marcado por el nmero de la clave. Ejemplo de registros en una tabla No. de Clave Nombre Direccin Cdigo Ciudad Estado

Reg. 1 2 3 4 5 1001 1002 1003 1004 1005 Manuel Garca Felipe Estrada Jorge Garca Ignacio Lpez Mara Ziga Allende No. 304 Hidalgo No. 634 Manuel D. No.304 Brillante No. 340 Benito J. No. 234

P. 38040 38022 35630 38030 37022 Celaya Celaya Celaya Celaya Celaya Gto. Gto. Gto. Gto. Gto.

10. Concepto de tablas (archivos)

Una tabla es un conjunto de registros almacenados en forma secuencial. Antes de que pueda introducir y almacenar datos en una tabla, debe crear el diseo de la tabla, lo cual ya fue explicado en los captulos anteriores. Antes de agregar datos en la tabla debemos crear su estructura tomando como base los datos anteriores de atributos, tipos y longitudes de cada campo. Las necesidades de los usuarios de bases de datos se incrementan da a da. Al principio lo importante es crear una tabla de forma rpida y fcil, introducir datos en ella, analizarlos y generar un informe. Estas tareas siempre son fundamentales en el manejo de bases de datos, pero, al aumentar las necesidades de cada usuario, tambin debe incrementarse la capacidad del sistema de base de datos que utiliza. El volumen de datos con los que se trabaja a diario es cada vez mayor, de ah la necesidad de incluirlos en tablas de tamao reducido y fcil utilizacin y establecer enlaces entre stas a fin de consultar sus datos y crear informes y fichas multitabla. Visual Fox-Pro permite realizar estas tareas de forma rpida y sencilla. Asimismo, cuanto ms utilice el sistema, mayor ser la necesidad de personalizarlo. Al principio es probable que slo desee mejorar el aspecto visual de un informe o crear una ficha personalizada para facilitar la introduccin de datos. Ms adelante, quiz quiera realizar determinadas operaciones de forma automtica o enlazar varias tareas. La amplia gama de funciones de diseo de Visual Fox-Pro permite crear fichas e informes perfectamente adaptados a las necesidades personales de cada usuario. Es posible utilizar datos de varias tablas y aadir campos resumen y calculados para obtener conclusiones sobre los mismos, incluir grficos y tablas cartesianas para obtener un mayor impacto visual a los objetos de fichas para crear funciones e incluso crear botones que al pulsarse ejecuten comandos definidos por el usuario. Una vez definido lo anterior se puede crear la estructura de la tabla.

11. Estructuras de tablas (archivos)

Cuando se define una tabla, sus nombres de campo, tipos y anchos ya se han especificado. Naturalmente para crear su propia tabla, primero debe especificar su estructura. Usted debe introducir toda la informacin relacionada con la estructura de la tabla. No. de Reg. 1 2 3 4 Cdigo P. 38040 38022 35630 38030

Clave 1001 1002 1003 1004

Nombre Manuel Garca Felipe Estrada Jorge Garca Ignacio

Direccin Allende No. 304 Hidalgo No. 634 Manuel D. No.304 Brillante No.

Ciudad Estado Celaya Celaya Celaya Celaya Gto. Gto. Gto. Gto.

Lpez 5 1005 Mara Ziga

340 Benito J. No. 234 37022 Celaya Gto.

12. Bases de datos relacionales

Los datos de una base de datos relacional estn organizados en tablas que contiene las mismas categoras de datos para cada elemento. Por ejemplo, si una agenda de direcciones se distribuye a modo de tabla, los nombres se pueden incluir en una columna, las direcciones en otra, los nmeros de telfono en otra, y as sucesivamente. A cada persona incluida en la agenda (cada elemento de la tabla) le corresponden las mismas categoras de datos (nombre, direccin, nmero de telfono). Imagine tambin que tiene una agenda de cumpleaos que contiene las fechas de cumpleaos de todos sus familiares y amigos, junto con sus tallas de ropa y sus colores favoritos. Tambin podra almacenar la informacin de este libro en una tabla. Si fueran dos los libros, tendra dos tablas.