CONTENIDO

INTRODUCCION 4

ASPECTOS DE LA INVESTIGACION 5 1.1 DESCRIPCION DEL PROBLEMA 5 1.2 JUSTIFICACION 5 1.3 DELIMITACION 5 1.3.1 Espacial 5 1.3.1 Cronolgica: 5 1.3.3 Conceptual: 6 OBJETIVO GENERAL 6

OBJETIVOS ESPECIFICOS 6

PROPOSITO 6

MARCO TEORICO 7 2.1 ANTECEDENTES 7 2.1.1 Legales: 7 2.1.2 Investigativos: 7 2.1.3 Histricos: 7 2.2 BASES TEORICAS 8 2.2.1 Presentacin de la empresa 8 2.2.2 MISION 9 2.2.3 VISION 9 2.2.4 CONSTITUCIN DE LA COOPERATIVA INTEGRAL DE TRANSPORTES PENSILVANIA 9 2.2.5 ORGANOS DE ADMINISTRACIN 9 2.2.6 FUNCIONES DE LA ASAMBLEA 10 2.2.7 CONSEJO DE ADMINISTRACION 10 2.2.8 GERENTE GENERAL 10 2.2.9. DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACIN 12 2.2.10 SECRETARA GENERAL 12 2.2.11 DEPARTAMENTO DE SISTEMAS 13 2.2.12 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS 16 2.2.13 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 20 2.2.14 DEPARTAMENTO DE TRAFICO 22

2.2.15 DEPARTAMENTO TESORERIA 23 2.2.16 DEPARTAMENTO CARTERA 26 2.2.17 DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA 28 3.0 CONCLUSIONES 29

4. BIBLIOGRAFIA 35

5. ANEXOS 36

INTRODUCCION

El desarrollo administrativo es la base para que toda empresa goce de un avance continuo, teniendo en cuenta los elementos fundamentales de una organizacin como son su visin, que es el estado a donde se quiere llegar; el deseado, para ello debe contar con una misin; los recursos, un proceso, una cultura y una forma organizacional. Para que una empresa se mantenga en el medio debe asumir los retos que impone el mercado trabajando internamente con un grupo de personas idneas que se encaminen hacia un bien comn, en forma conjunta en pro de liderar el mercado con productos de buena calidad y competitivos. Esta unidad organizacional est formada por las personas que trabajan en la empresa donde cada una de ellas debe responder a unas funciones especificas para que su trabajo sea fructfero en la consecucin de las metas comunes.

ASPECTOS DE LA INVESTIGACION

1.1 DESCRIPCION DEL PROBLEMA

Los errores administrativos conllevan a que las empresas pierdan terreno en el posicionamiento del mercado, como tambin la perdida de credibilidad en el cliente interno, es por ello que es necesario evidenciar las debilidades para convertirlas en fortalezas, de tal forma que la empresa vuelva a posicionarse, realizando un mejoramiento continuo en pro del bienestar tanto del cliente externo, como el interno.

1.2 JUSTIFICACION

Este trabajo se realiza con el fin de dar un diagnostico veraz y oportuno en los cambios necesarios, tanto como en los refuerzos que necesite.

1.3 DELIMITACION

1.3.1 Espacial

Este estudio se le realiza a la empresa llamada Cooperativa de Transportes Pensilvania COOTRANSPENSILVANIA localizada en la ciudad de Bogot, en el Barrio Santa Matilde.

1.3.1 Cronolgica:

El proceso de Investigacin sobre el estudio administrativo a la empresa

Cootranspensilvania, se realiza en el transcurso del segundo periodo del ao 2005, con el fin de presentar y sustentar las prctica Administrativa

1.3.3 Conceptual:

La investigacin del estudio administrativo a la empresa Cootranspensilvania, se realiza a travs de la observacin, entrevistas y retomando los manuales de funciones existentes y/o escritos que puedan complementar la investigacin.

OBJETIVO GENERAL

Realizar un estudio administrativo en la Cooperativa de Transportes Pensilvania. COOTRANSPENSILVANIA.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Realizar un estudio a las funciones que se cumplen actualmente, con el fin de determinar la organizacin y efectividad de las actividades llevadas a cabo por el personal que labora en la cooperativa. Formular recomendaciones para convertir las debilidades en fortalezas.

PROPOSITO

Hacer un estudio administrativo que conlleve al mejoramiento continuo y sostenido de la empresa en cada una de sus departamentos, para que en conjunto se logren las metas, misin y visin de la misma.

MARCO TEORICO

2.1 ANTECEDENTES

2.1.1 Legales:

La cooperativa Integral de Transportes Pensilvania COOTRANSPENSILVANIA es una empresa asociativa sin nimo de lucro, con fines de inters social, de responsabilidad limitada, de nmero de asociados y patrimonio variable e ilimitado, regida por la ley, los principios universales y la doctrina del cooperativismo, por unos estatutos y las disposiciones legales y reglamentarias que emanen del gobierno o de los rganos de administracin de la Cooperativa, conforme a las facultades legales. Normas vigentes de Estructura Interna: se fundamenta en la ley 79 de 1988 y la ley 454 de 1998. Normas vigentes de estatuto interno: Estatutos aprobados por decreto 2150/95 y decreto reglamentario 0427/96

2.1.2 Investigativos:

Se realiza una investigacin, por medio de la observacin y consulta de manuales o escritos que puedan servir para determinar el estado administrativo de la Cooperativa y entrevistas con personas claves de la empresa.

2.1.3 Histricos:

Desde sus inicios la cooperativa ha contado con personal idneo y capacitado para dirigir y sobrellevar los derroteros presentes a travs del tiempo. El conjunto de personas fundadoras de la empresa en el ao 1976 lanz para Colombia un nuevo cooperativismo orientado y consolidado nicamente bajo objetivos claramente establecidos de servicio social y desarrollo econmico de los afiliados.

2.2 BASES TEORICAS

2.2.1 Presentacin de la empresa

La cooperativa Integral de Transportes Pensilvania COOTRANSPENSILVANIA tiene como mbito de operaciones la ciudad de Bogot, aunque sus estatutos permiten ampliar el servicio a todo el territorio Nacional, pudiendo establecer las agencias y sucursales que sean necesarias para la prestacin del servicio pblico de transporte. En desarrollo del acuerdo cooperativo, tiene como objetivos generales organizar, desarrollar e incrementar para los asociados y la comunidad en general, servicios relacionados con la industria del transporte. Para el logro de estos objetivos la cooperativa desarrolla las siguientes actividades: Organiza, coordina y controla el servicio publico de transporte de personas y bienes por intermedio de los vehculos de propiedad de los asociados o de la cooperativa en todas sus modalidades, de conformidad con las autorizaciones legales de cada caso. Investiga, disea y licita rutas y horarios de transporte autorizados a la cooperativa. Analiza y obtiene en concertacin con las autoridades respectivas y los gremios del transporte, tarifas razonables y rentables para la prestacin eficiente del servicio. Coordina, organiza y controla el trabajo de los asociados conductores de vehculos, para garantizar la eficiencia y oportunidad del servicio, buscando siempre la rentabilidad para sus asociados y la cooperativa. Contrata con entidades pblicas o privadas debidamente autorizadas, seguros colectivos o individuales para la proteccin de la vida, integridad fsica de sus asociados y de los bienes. Da servicio de mantenimiento correctivo y preventivo para los vehculos de los asociados y de la cooperativa, mediante convenios con terceros que garantizan la eficiencia en la prestacin de servicios. Suministra partes, repuestos, accesorios, combustible, lubricantes y en general todos los insumos requeridos en el desarrollo de la actividad transportadora, en estaciones de servicio de propiedad de la empresa, mediante convenios especiales para el efecto o mediante importacin directa de estos productos.

2.2.2 MISION Ser una cooperativa de servicio de transporte pblico de pasajeros, que satisface la

necesidad de movilizacin en Bogot con un adecuado parque automotor, generando el crecimiento y desarrollo de sus Asociados, trabajadores y de la comunidad. Con un equipo humano eficaz y comprometido constituyendo alternativas de trabajo y progreso en la industria del transporte

2.2.3 VISION Nuestro fin es llegar al aseguramiento total de la calidad, donde usted es la razn principal.

2.2.4 CONSTITUCIN DE LA COOPERATIVA INTEGRAL DE TRANSPORTES PENSILVANIA

2.2.5 ORGANOS DE ADMINISTRACIN

La direccin y administracin de la Cooperativa esta a cargo de la Asamblea General, el consejo de Administracin y el Gerente General. La asamblea general es el rgano mximo de administracin de COOTRANSPENSILVANIA y sus decisiones son obligatorias para todos los asociados, siempre que se hayan adoptado de conformidad con las normas legales, estatutarias y reglamentarias. La constituye la reunin de los asociados hbiles o de los delegados elegidos por estos.

2.2.6 FUNCIONES DE LA ASAMBLEA

Establecer las polticas y directrices generales de la cooperativa para el cumplimiento de sus objetivos sociales. Reformar los estatutos Examinar los informes de los rganos de administracin y vigilancia y pronunciarse sobre ellos. Aprobar o improbar los Estados Financieros de fin de ejercicio Destinar los excedentes del ejercicio econmico conforme a lo previsto en la ley y el Estatuto. Elegir los miembros del consejo de administracin, y la Junta de Vigilancia Elegir el revisor fiscal, su suplente y fijar su remuneracin.

 Disolver y ordenar la liquidacin de la cooperativa. Aprobar su propio reglamento Las dems que sealen la ley y los estatutos.

2.2.7 CONSEJO DE ADMINISTRACION

El consejo de administracin es el rgano de direccin permanente de la Cooperativa y de administracin superior de los negocios. Esta integrado por siete miembros principales y siete suplentes numricos elegidos por la Asamblea General, para un ao, pudiendo ser reelegido por una sola vez.

2.2.8 GERENTE GENERAL

El gerente general es el Representante Legal de la Cooperativa, principal ejecutor de las decisiones de la Asamblea General y del Consejo de Administracin y superior de todos los funcionarios. Es elegido por el consejo de Administracin

FUNCIONES

Responder ante la asamblea y el consejo por la ejecucin de las decisiones Previamente aprobadas por estos organismos. Velar por el cumplimiento de las normas y estatutos vigentes en la cooperativa. Cumplir, como representante legal de la compaa con la participacin de la cooperativa en las reuniones efectuadas por los diferentes organismos del gobierno que afecten las labores normales de la compaa. Celebrar contratos y todo tipo de negocios dentro de las actividades y atribuciones aprobadas por el consejo de administracin. Procurar que el asociado sea bien atendido, recibiendo informacin oportuna y confiable sobre los servicios en la compaa y dems asuntos de inters. Presentar ante el consejo de Administracin el presupuesto anual por cada Departamento. Ordenar los gastos ordinarios de la cooperativa sin excederse en seis salarios mnimos legales vigentes. Ordenar tambin los gastos extraordinarios que se presenten segn el

presupuesto realizado con anterioridad y las facultades que para ellos le otorg el consejo de administracin. Imponer las sanciones disciplinarias que corresponda segn el incumplimiento del reglamento interno de trabajo o de las funciones encomendadas a cada funcionario de la cooperativa. Presentar peridicamente o cada vez que se requieran a la junta de vigilancia la lista de asociados inactivos. Participar de las reuniones programas por las entidades gubernamentales que se relacionen con la actividad de la cooperativa.

2.2.9. DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACIN

La organizacin cuenta con manuales de funciones, desactualizados y procesos que no corresponden al crecimiento de la empresa, por tanto es necesario la revisin, actualizacin y emisin de manuales acordes a las funciones que actualmente se realizan en la entidad.

2.2.10 SECRETARA GENERAL

Personas a cargo: Secretario General Asistente de Secretara General

DESCRIPCION SUMARIA DE TAREAS:

Responder ante la Gerencia General de la cooperativa por el total cumplimiento de las tareas asignadas que en su mayora tienen que ver con la atencin al asociado, su vinculacin , retiro y dems carcter interno. Suplir al Gerente General en caso de retiro, enfermedad o cualquier otra situacin en la que l tenga que ausentarse definitivamente. Elaborar proyectos de organizacin y control en conjunto con los departamentos de la cooperativa. Coordinar con el departamento de Bienestar Social la induccin a los nuevos

asociados. Firmar los certificados de ingresos laborales de los asociados. Participar en la elaboracin del presupuesto anual por departamentos de la Cooperativa. Controlar el manejo del archivo de Secretara general. Controlar la actualizacin de los activos fsicos de la empresa. Atender en forma gil y oportuna las solicitudes de los asociados Rendir informes peridicos o toda vez que se requiera de las actividades en desarrollo por la secretara general. Disear cronogramas o cuadros de control por actividad para verificacin de objetivos. Aprobar el ingreso de vehculos nuevos o trados de otras plazas, previa revisin de los documentos requeridos. Aprobar el incremento de vehculos. Aprobar las salidas de elementos de la cooperativa, para su respectiva reparacin, cambio, prstamo o situacin que se establezca. Manejo de los insumos internos como la papelera, tiles de aseo y dems elementos que se necesitan para uso de las oficinas a travs de un almacn para tal fin.

Conclusiones y recomendaciones

Se evidencia que no hay un adecuado control de los procesos que se llevan a cabo en este departamento, ya que la prestacin del servicio a los asociados, por diferentes conceptos, se lleva a cabo en desorden. Se recomienda establecer horarios, para los diferentes documentos que se expiden, as como tambin a los procesos de ingreso o desvinculacin de los vehculos, de tal forma que se mejore el tiempo de respuesta y atencin a los asociados.

2.2.11 DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

Personal a cargo: Jefe de sistemas Asistente de Sistemas

DESCRIPCION SUMARIA DE TAREAS:

Responder por la Direccin del departamento ante la Gerencia General y el Consejo de la Cooperativa. Entregar los informes que la Gerencia o el Consejo requieran Velar por que la Cooperativa este sujeta a las normas en cuanto a licenciamiento de software se refiere. Mantener copias de seguridad para dar respaldo a la informacin de la Cooperativa

Estar en constante vigilancia para que la red no presente ningn problema

Controlar la debida utilizacin de los equipos y el optimo manejo por parte de los usuarios.

Dar Soporte a los diferentes departamentos cada vez que lo requieran. Desarrollar programas que ayuden a agilizar las tareas desempeadas por cada rea de la Cooperativa. Estar en constante vanguardia con respecto a las ultimas novedades en hardware y Software mediante seminarios de actualizacin y dems cursos que s requieran. Realizar los cierres de fin de mes, generando los extractos por rodamiento a cada uno de los Asociados.

Presentar los informes requeridos por las autoridades competentes, como el trimestral a CONFECOOP. Informar a todos los departamentos las anomalas que se presenten en el software y hardware oportunamente.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

En el proceso de estudio correspondiente al rea de sistemas se presentan las siguientes debilidades: La cooperativa cuenta con un software en lnea que tiene los mdulos de cartera, tesorera, nomina, contabilidad, transporte, administrador del sistema, inventarios adquirido en el ao 1999. Actualmente hay mdulos que an no se estn utilizando ya que an se espera el mantenimiento total por parte de la firma que lo vendi. Entre las principales razones para el no total funcionamiento son las siguientes: El modulo de nmina no hace interfase o no est relacionado con el mdulo de transportes, razn por la cual esta se trabaja manualmente en Excel. No genera los listados con novedades para las autoliquidaciones. No existe posibilidad de que los cambios de vehculos efectuados actualicen directamente la nomina una vez realizados por el modulo de transportes. Hay un contrato de la cooperativa que no lo puede manejar el software, ya que este tiene unas condiciones especiales, por tanto esta informacin nunca estara en el sistema. Las autoliquidaciones se manejan en hojas de Excel, por lo cual se corre el riesgo de errores en la digitacin u olvidos en el ingreso y retiro de personal, esta situacin se da continuamente, ya que la rotacin del personal de conductores es alta.

De acuerdo a lo encontrado debe iniciarse un proceso para que el sistema contratado cumpla con las expectativas de la cooperativa y se elimine de paso los riesgos de seguridad y la gran cantidad de esfuerzo humano relacionado con el calculo, liquidacin, pago y registro de todos los aspectos relativos a la nmina. Se debe exigir al proveedor el cumplimiento del contrato, con el fin de usar todos los mdulos comprados y evitar manejos manuales, como sucede actualmente con las nominas y todo lo que tiene que ver con seguridad social.

En cuanto a la seguridad de los sistemas, se estn tomando copias de seguridad, pero estas quedan almacenadas en la parte interna del departamento de sistemas y no se tiene la precaucin de guardar copias externamente, lo cual las convierte en un almacenamiento ineficaz, ya que en el evento de un desastre la cooperativa perdera toda la informacin. Debe disearse e implantarse un plan de contingencia con el fin de asegurar que la institucin seguir procesando su informacin en el evento de llegar a presentarse un desastre que afecte la condicin del centro de procesamiento principal.

El departamento cuenta con un programa de mantenimiento de equipos tendiente a asegurar el adecuado funcionamiento de los equipos instalados todo lo cual es conveniente pero de ninguna forma constituye el Plan de Contingencia frente a desastres.

2.2.12 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Direccin: Jefe Departamento de Recursos Humanos Funcin: tramites y documentos: Vinculacin, desvinculacin o reintegro de personal. Programa de salud ocupacional Desarrollo de actividades de recreacin Planeacin estratgica Informes confidenciales.

Personal a cargo: Secretaria Asistente de Nomina Auxiliar de Seguridad Social Auxiliar de Archivo Coordinador de Bienestar Social Auxiliar de Recepcin Auxiliares de Cafetera Auxiliar Servicios Varios Auxiliar de Mensajera DESCRIPCION SUMARIA DE TAREAS:

Coordinar la suscripcin de los contratos de trabajo de los empleados y conductores de la cooperativa. Elaboracin de la nomina para el pago de empleados y conductores Elaboracin y pago de parafiscales

 Programar el calendario anual de vacaciones a los empleados de la cooperativa y someterlo a aprobacin de gerencia. Vigilar por el pago oportuno de liquidaciones de prestaciones sociales de los diferentes empleados que han laborado en la Cooperativa. Afiliar a todos los empleados las respectivas EPS y AFP Y ARP, as como a la caja de compensacin. Mantener el archivo de hojas de vida de empleados, conductores y vehculos segn las normas de seguridad dispuestas por la compaa. Elaborar los estudios e informes que requiera la Gerencia o los directores de departamentos correspondientes al rea de recursos humanos. Estudiar la desvinculacin y reintegro de conductores.

Coordinar a travs de los empleados de servicios generales, el orden y el aseo de las instalaciones. Controlar las funciones y el desempeo del personal encargado de las estaciones de servicio.

Causar en el sistema los cobros de dotacin y prestaciones sociales a los Asociados. Manejo de la recepcin de llamadas a travs del conmutador y velar por un buen desempeo Manejo de la mensajera, de acuerdo a los requerimiento de los diferentes departamentos.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

En departamento de Recursos humanos se evidencia tareas repetitivas en el trabajo que conlleva todo el proceso desde que un empleado ingresa a la Cooperativa. Esto ocurre ya que el proceso de nomina, seguridad social y cobro de prestaciones se hace manualmente en hojas de Excel, puesto que el modulo de nmina no est disponible.

Cuando un empleado ingresa y se hacen sus respectivas afiliaciones a la EPS, AFP, ARP y dems, el auxiliar encargado de seguridad social anota en un libro, el cual utiliza la secretaria del departamento para actualizar cartera con el fin de hacer el cobro cada mes por concepto de prestaciones. Este mismo libro lo utiliza el Auxiliar de nomina para hacer las novedades de la nomina. Lo ideal sera que el modulo de nomina se implantara con el fin de manejar todo por el sistema y conservar el histrico de cada trabajador, pero mientras esto ocurre se recomienda trabajar sobre una sola base de datos, en este caso la de nmina que es la ms completa y sobre esta actualizar absolutamente todo lo relacionado con seguridad social y cobro de prestaciones a los Asociados por sus conductores. De esta forma se saneara las repeticiones que se dan en dobles afiliaciones, como tambin se evidenci que en el momento de retiro de un empleado muchas veces como seguridad social se maneja aparte, le continua pagando afiliaciones a los retirados, causando detrimento econmico a la Cooperativa.

2.2.13 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Nombre del cargo: Jefe de Contabilidad Personal a cargo: 2 auxiliares contables DESCRIPCION SUMARIA DE TAREAS: Coordinar las actividades relacionadas con el registro, anlisis y control de la Informacin contable de la compaa. Remitir a las diferentes reas contables que hayan tenido modificaciones en su plan de cuentas, las hojas de actualizacin contable. Autorizar la recepcin de los comprobantes con los respectivos soportes siempre y cuando estn bien diligenciados y completos. Coordinar la relacin semanal de pago a proveedores. Revisar junto con la Gerencia la aprobacin y elaboracin de cheques. Vigilar los rendimientos e inversin de dineros del fondo de reposicin de la compaa. Verificar permanentemente el estado de las cuentas de los asociados con la empresa. Responder por los informes financieros ante la superintendencia bancaria o de cooperativas.

 Creacin o eliminacin de cuentas. Ejercer las funciones de direccin, coordinacin y control del trabajo de los auxiliares contables. Orientar, y dirigir la elaboracin de los diferentes comprobantes contables, libros auxiliares, libros oficiales y dems registros necesarios para manejar la contabilidad. Crear planes y programas para el departamento, en relacin con polticas de investigacin y control legal y contable en todas las reas de trabajo. Velar porque la contabilidad de la cooperativa se mantenga actualizada y se lleve de acuerdo a las normas y tcnicas contables generalmente aceptadas. Coordinar con la gerencia el desarrollo de las actividades relacionadas con la elaboracin del presupuesto de la cooperativa Elaborar el proyecto de presupuesto anual de la cooperativa y los proyectos de traslados presupustales. Informar al consejo y a la gerencia de todas las anomalas que se presenten en el departamento. Responder oportunamente por la presentacin de los diferentes informes financieros y contables a las diferentes entidades tanto estatales como particulares, lo mismo que a las directivas de la cooperativa. Estos informes son: Balance general Estado de prdidas y ganancias Declaracin de retencin en la fuente Declaracin de IVA Pago de aportes patronales (Caja de compensacin, SENA, I.C.B.F, I.S.S, EPS, AFP, ARP, ETC) Declaracin de renta Declaracin de industria y comercio Estados financieros Informe anual sobre estados financieros para la Asamblea General Conciliaciones bancarias Libros oficiales Diario, Mayor y Balances

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Se debe hacer mesas de trabajo con los dems departamentos, como cartera y tesorera, ya que es frecuente encontrar que movimientos de estos departamentos mal hechos o con errores de digitacin de cuentas, afectan enormemente la contabilidad, por tanto se

recomienda impartir mas capacitacin con el fin de evitar errores y ajustes continuos, lo cual se puede remediar con capacitacin sobre los movimientos y cuentas que se deben mover, de acuerdo al proceso que se este llevando a cabo.