DocuWare Live Trial de Smart Connect

Vea cmo se trabaja con Smart Connect, accediendo con un slo clic a todos los documentos directamente desde cualquier aplicacin.

Cuatro sencillos pasos: 1. Crear una empresa de prueba en nuestro Live Trial 2. Seleccionar un programa para la integracin. 3. Configurar Smart Connect 4. Personalizar documentos de prueba Y ya est!

Preparacin
Imprima esta gua y tngala a mano durante la configuracin. Si an no lo ha hecho, vea los dos vdeos de Smart Connect en YouTube. Estos vdeos explican el principio bsico de DocuWare y Smart Connect: 1. Smart Connect - encuentre sin buscar: http://www.youtube.com/watch?v=3GIayy_TZqY 2. Smart Connect - Configuracin fcil: http://www.youtube.com/watch?v=x6pKYmiHr0g Desde qu programa desea acceder a los documentos? Por ejemplo... Toda la correspondencia con un cliente desde el sistema CRM? Todos los documentos de una transaccin de compra desde el sistema de facturacin? Todos los documentos de proveedores desde el programa de contabilidad?

Seguro que se le ocurren muchas otras combinaciones. Con DocuWare, puede archivar todos los documentos relevantes para su negocio en un archivador central, de forma fcil y automtica. El nuevo mdulo Smart Connect permite agregar un botn en cualquier otra aplicacin. En el momento de hacer clic en este botn se muestran los documentos relacionados con el contenido de su programa en el visor de DocuWare.

Crear una empresa de prueba en el Live Trial

En el Live Trial, puede crear varias empresas de prueba para usted y para los clientes potenciales. Adems, puede probar cmodamente las funciones bsicas de DocuWare y el mdulo adicional Smart Connect, sin ni siquiera instalar DocuWare. Vaya a http://livetrial.docuware.com Regstrese y cree su empresa de prueba. Debe introducir su propia direccin electrnica, aunque como Partner de DocuWare est configurando una empresa en nombre de un cliente potencial. Posteriormente puede cambiar esta direccin electrnica fcilmente. Tambin puede agregar otros usuarios ms adelante. Con su direccin electrnica puede establecer cualquier nmero de empresas y agregar cualquier nmero de usuarios para las mismas. Los nombres de usuario y empresa deben ser exclusivos.

Recibir un mensaje electrnico con una contrasea temporal. Siga el vnculo que se proporciona y cree su propia contrasea permanente. Para continuar, deber aceptar los trminos de servicio publicados y hacer clic en Aceptar.

Apunte aqu los detalles de su ID de usuario:

Nombre de usuario:

Contrasea:

Con este ID de usuario, puede acceder ahora a la empresa de prueba en cualquier momento mediante la pgina Web.

La primera vez que inicie sesin, ver una ventana de aviso que le preguntar si desea activar otras aplicaciones. Esto no es obligatorio para la prueba, por lo que puede cerrar la ventana mediante la x. Ahora ver los documentos de prueba que hemos creado para usted: estn en la carpeta Documentos actuales.

Aqu aparecen todos los documentos. Haga clic en un documento para visualizarlo.

Seleccionar un programa para la integracin.

Inicie el programa con el que desee probar Smart Connect.

Abra en este programa la ventana desde la que desee mostrar documentos; por ejemplo, la ventana de direccin de un cliente, la ventana de contabilidad, etc. Compruebe que las palabras que desea que use Smart Connect al seleccionar documentos estn presentes en esta ventana. Con nuestros documentos de prueba del Live Trial funcionan mejor el nombre de empresa o el nmero de documento.

Personalizar Smart Connect

Ahora slo necesita cargar el mini-cliente de Smart Connect y Silverlight (si no est presente) en este ordenador (puede que necesite permiso especial). El mini-cliente de Smart Connect se puede encontrar en el sitio Web del Live Trial: o Pase al navegador. Si mientras tanto ha trabajado en otro ordenador o ha cerrado el navegador, deber iniciar sesin de nuevo con su nombre de usuario y contrasea en http://livetrial.docuware.com. En Mi DocuWare, seleccione Iniciar Smart Connect:

Siga las instrucciones. No se preocupe. Puede eliminar completamente el minicliente del ordenador en cualquier momento (consulte la seccin Resolucin de problemas). Si por error ha interrumpido la instalacin, deber desinstalarlo completamente del ordenador (consulte Resolucin de problemas) y cerciorarse de instalarlo una sola vez. Siga las instrucciones para la instalacin de Silverlight.

o -

Tras esta instalacin, encontrar el icono para Smart Connect Client en la barra de tareas, en la esquina inferior derecha de la pantalla (la llamada "seccin de . Aparece el mensaje "Smart Connect No pudo iniciar sesin notificacin"): porque todava no ha introducido la contrasea.

Haga clic en l y seleccione Mostrar configuracin de Smart Connect:

Se abre esta pantalla:

Introduzca slo su contrasea para que Smart Connect Client se pueda conectar automticamente al Live Trial: o Contrasea: su contrasea (Su nombre de usuario ya se ha incorporado; la organizacin en la configuracin del Smart Connect Client siempre es DocuWare Live Trial para todos los usuarios).

Si sus credenciales se introdujeron correctamente, el color del icono del Smart Connect y aparece poco despus de que usted Client en la seccin de notificacin cambia reciba la notificacin "Inicio de sesin de Smart Connect correcto - enhorabuena! Para configurar Smart Connect, abra el Configurador de Smart Connect mediante el icono de Smart Connect en la barra de tareas, en la esquina inferior derecha de la pantalla.

Cree una bsqueda haciendo clic en "Smart Search".

Ver una lista de cuadros de dilogo disponibles para varios archivadores. Aqu en nuestro Live Trial hay dos; seleccione Bsqueda estndar y confirme con Aplicar (el botn Aplicar slo aparece si se selecciona esta opcin). A continuacin, pulse "Siguiente o haga clic en Capturar ventana.

En Capturar ventana, puede capturar una "instantnea" de la ventana de la aplicacin (p. ej. un dilogo del programa que ha seleccionado para la integracin o toda la ventana del programa). Haga clic en Iniciar captura ahora y el Configurador de Smart Connect desaparecer para permanecer en segundo plano.

Smart Connect le guiar durante los pasos siguientes: Haga clic en la ventana de la aplicacin y confirme el mensaje de Smart Connect. El proceso puede tardar varios segundos.

Se vuelve a abrir el Configurador de Smart Connect para mostrar la ventana de la aplicacin. El siguiente paso es un poco ms complicado: Ms adelante, Smart Connect deber saber exactamente a qu ventana de aplicacin pertenece la configuracin, ya que quizs el usuario tiene varias ventanas abiertas. Por eso se identifica la ventana por su TTULO DE VENTANA. La mayora de los programas cambian este ttulo segn los datos que aparecen en la ventana. En tales casos (como en nuestro ejemplo), debe seleccionar la opcin El ttulo es como en La ventana se identifica cuando. En el campo de texto de abajo, sustituya el elemento variable por un asterisco: .

A continuacin, haga clic en Siguiente (parte inferior derecha).

En la ficha Asignar campos, extraiga palabras de la ventana de aplicacin y asgnelas a los campos de DocuWare antes de colocar el botn de bsqueda propio (el botn Smart Connect). Primero haga clic en Herramienta Zona y lea las instrucciones a la derecha en la ventana.

En cuanto haya seleccionado un campo con el ratn, aparecer una ventana con los campos disponibles en DocuWare. El trmino (el contenido de la ventana enmarcada) se puede asignar ahora a cualquiera de estos campos. Cercirese de enmarcar todo el espacio en la ventana de la aplicacin (algunos elementos pueden rellenar todo el ancho del campo). Una vez enmarcado, aparecer una flecha a la derecha, que permite asignar el contenido a uno de los campos de ndice de DocuWare.

Arrastre la flecha con el botn izquierdo del ratn hasta el cuadro de bsqueda (p.ej. "Empresa). El texto aparecer debajo del nombre de campo exactamente como lo lea Smart Connect en la ventana de la aplicacin.

Si esto no funciona la primera vez, no es un problema. Siempre puede eliminar la asignacin con el borrador. Active el borrador y haga clic en el campo con el error. Este cuadro desaparecer y podr definirlo otra vez.

Cuando haya terminado de asignar campos, podr colocar un botn para Smart Search en la aplicacin. Seleccione el icono de botn y use la herramienta para dibujar un rectngulo donde desee que aparezca luego el botn.

Haga clic en la ficha Elementos en el panel de la ventana a la derecha e introduzca una etiqueta para el botn en el campo LEYENDA; p. ej., Documentos. Ya casi ha terminado.

Este botn aparecer cada vez que abra la aplicacin. (Por supuesto que puede quitar el botn posteriormente eliminando la configuracin o desinstalando el Smart Connect Client). Regresemos a nuestra configuracin: Haga clic en Siguiente otra vez. En la pgina siguiente no tendr que hacer nada, excepto clic en Guardar y cerrar. Asigne un nombre a la configuracin en el cuadro de dilogo siguiente, como Visualizacin de documento desde el sistema CRM.

El Configurador de Smart Connect regresar a la primera pgina, donde encontrar la configuracin en la lista a la derecha (a veces la configuracin tarda varios segundos en aparecer en la lista). Puede cerrar el Configurador de Smart Connect. En principio, ya puede empezar, ya que la nueva configuracin est disponible en el Smart Connect Client. Cuando haya reiniciado la aplicacin, el botn Smart Connect debera estar visible en la ubicacin que haya seleccionado. Haga clic en el icono Smart Connect en la barra de tareas, en la parte inferior derecha de , y luego en Smart Searches: ver su configuracin registrada all. Ya la pantalla, puede iniciar la bsqueda.

Sin embargo, DocuWare no podr mostrar ningn documento porque probablemente no pueda encontrar an los documentos coincidentes con la ventana de la aplicacin. Todava necesitamos personalizar sus documentos.

(Si el botn Smart Connect no aparece en la aplicacin, o la configuracin no aparece en "Smart Searches", reinicie el ordenador).

Personalizar documentos
Es muy probable que los documentos de muestra en nuestro DocuWare Live Trial no resulten adecuados para la aplicacin. Para probar la integracin con Smart Connect, tiene dos opciones: Una opcin es cambiar sencillamente las entradas de ndice de algunos de los documentos para que coincidan con las palabras en la aplicacin. Es la opcin ms rpida, pero entonces los documentos que aparezcan no coincidirn verdaderamente con la aplicacin. Deber hacer lo siguiente: o Inicie sesin nuevamente en el Live Trial desde el navegador (si no lo ha hecho todava). Realice una bsqueda de todos los documentos, como se describe arriba. Ahora busque en la lista de resultados un documento cuyos criterios de ndice desee adaptar a la aplicacin. Haga clic en el icono del documento en la lista que aparece en el margen izquierdo. Se abrir un men en el que deber seleccionar Cuadro de dilogo de informacin.

o o

Edite los campos; p. ej., Empresa o Nmero de factura (segn cmo haya definido la funcin de Smart Search), para que la entrada coincida con los datos. Guarde entonces las entradas.

Puede repetir esta operacin para tantos documentos como desee.

O puede almacenar en el DocuWare Live Trial algunos documentos propios que resulten adecuados, junto con sus palabras de ndice coincidentes. Para ello: o Prepare los archivos que desee almacenar como documentos en el Live Trial. Use un escner, por ejemplo, para crear archivos .TIFF, .JPG o .PDF. Tambin puede usar un archivo Word si lo prefiere. Inicie sesin nuevamente en el Live Trial desde el navegador, si no lo ha hecho todava.

Seleccione Cuadro de dilogo de almacenamiento.

Esto abre un cuadro de dilogo en el que se pueden introducir palabras de ndice. Seleccione Nombre de empresa o Nmero de documento para que coincidan con los datos en la aplicacin. No necesita rellenar todos los campos. Seleccione el documento que desee archivar usando el botn Cargar en la parte superior izquierda. Seleccione el archivo en la lista de archivos e inicie la carga. Tras unos segundos, el documento se almacenar en el archivador del Live Trial.

Otra forma de almacenar documentos rpida y eficientemente es mediante el Windows Explorer Client. Se integra en el Explorador de Windows como mdulo adicional, y permite almacenar y encontrar documentos en un archivador DocuWare directamente desde el Explorador de Windows. Puede obtener ms informacin al respecto en Otras opciones con el Live Trial abajo. Cuando use DocuWare de forma productiva, tendr acceso a algunas funciones tiles que permiten escanear los documentos de forma rpida y fcil, e incluso archivarlos automticamente.

Otras opciones del Live Trial DocuWare Windows Explorer Client

Se trata de un mdulo adicional para el Explorador de Windows que puede utilizar para acceder a documentos archivados en DocuWare. Aqu los campos de ndice se organizan jerrquicamente y los documentos se muestran en una estructura de rbol. As se trabaja con el DocuWare Windows Explorer Client:

Como en el caso del cliente Smart Connect, tambin se puede instalar el DocuWare Windows Explorer Client despus de iniciar sesin en el Live Trial, en la seccin Mi DocuWare del panel Inicio dentro de Instalar aplicaciones de escritorio. Puede elegir "Ejectura" e instalarlo siguiendo las instrucciones.

Debe personalizar igualmente los parmetros de conexin. En el DocuWare Windows Explorer Client, abra el men contextual en el nodo DocuWare y seleccione el elemento de men Propiedades.

Haga clic en Cambiar, e introduzca su nombre de usuario y contrasea en el cuadro de dilogo que se abrir. Slo deber introducir estos detalles la primera vez que use el DocuWare Windows Explorer Client.

Tras pulsar Reiniciar o Actualizar (tecla F5), observe el DocuWare Windows Explorer Client. En el nodo con el icono de DocuWare, ver una lista de tipos de documentos disponibles con las empresas debajo:

Para almacenar un archivo (p. ej. un documento escaneado), basta con arrastrarlo a una carpeta adecuada, preferiblemente del tipo de documento relevante. Para introducir otras palabras de ndice, rellene el cuadro de dilogo del DocuWare Windows Explorer Client (el nombre de la empresa es esencial aqu). Segn cmo se utilice la integracin de Smart Connect, podra ser una buena idea introducir un nmero de documento. Tras el almacenamiento, se crea automticamente una subcarpeta para la empresa. A continuacin, puede arrastrar el documento siguiente para esta empresa directamente hasta la carpeta. El campo de ndice ya se habr rellenado.

Indexacin de documentos con Smart Connect

Tambin puede almacenar documentos en DocuWare sin absolutamente ninguna indexacin manual. (Basta con dejar en blanco los campos de ndice). Al igual que Smart Connect lee palabras de bsqueda de la aplicacin, puede leerlas para la asignacin de palabras de ndice. Por ejemplo: Puede escanear facturas entrantes y almacenarlas en DocuWare sin palabras de ndice. Mustrelas ahora en una lista en DocuWare. Con un clic, la factura individual aparece en la pantalla (por ejemplo, en el panel derecho de la pantalla) y se introducen los detalles en el programa de contabilidad. Antes de cerrar el programa de contabilidad, haga clic en Smart Index en el cuadro de dilogo de informacin tambin abierto en DocuWare y los datos se

copiarn del programa de contabilidad a DocuWare (siempre que la funcin "Smart Index" se haya configurado como se describe abajo). Abra el Configurador de Smart Connect y cree una configuracin de "Smart Index".

El procedimiento es exactamente el mismo que para una configuracin de Smart Search. Con "Smart Index" no es necesario definir el botn Smart Connect. El botn quedar visible al abrir el men de almacenamiento en el Live Trial.

Notas para Partners Autorizados de DocuWare

Como Partner Autorizado de DocuWare, querr ayudar a sus clientes a que prueben DocuWare con Smart Connect. Consejos para ayudarle a preparar una visita a un cliente: Configure una empresa para el posible cliente antes de la visita.

Cree el primer usuario para esta empresa. Puede usar el nombre de usuario que desee, aunque cada nombre de usuario debe ser exclusivo y debe utilizarse una sola vez dentro de todo el sistema Live Trial. Un nombre posible es Admin en combinacin con un cdigo para la empresa, p.ej. Admin_XY. IMPORTANTE. Debe usar su propia direccin electrnica al principio. A esta direccin se enviar la confirmacin y contrasea temporal. Si desea crear otros usuarios para el cliente, no supone ningn problema: puede crear tantos como desee. Para que todos los colegas del posible cliente pertenezcan a la misma empresa, inicie sesin en este empresa y seleccione "Agregar usuario en "Opciones.

Pero tambin aqu deber proporcionar su propia direccin electrnica. Entonces recibir el mensaje de confirmacin para todos los usuarios y podr definir contraseas para los mismos. Tambin puede utilizarlos para probar usted mismo el Smart Connect Client. o Si ya ha instalado el Smart Connect Client en su ordenador, y lo tiene conectado a un sistema que no es el Live Trial, quite dicho Smart Connect Client primero (actualmente Smart Connect no se puede volver a configurar para su uso en sistemas DocuWare diferentes). o La desinstalacin del Smart Connect Client es muy sencilla: Vaya al Panel de control de Windows Agregar o quitar programas DocuWare Smart Connect. o Si ha configurado el Smart Connect Client para que se inicie automticamente con el PC, tambin tendr que quitar la entrada del Smart Connect del grupo de inicio automtico despus de desinstalarlo. (Men Inicio de Windows Todos los programas Inicio automtico; haga clic con el botn derecho en DocuWare Smart Connect Client y seleccione Quitar) o Descargue entonces el nuevo cliente desde el sitio Web del Live Trial e instlelo como se describe arriba. o Quitar y volver a instalar el cliente requiere menos de cinco minutos. o Puede usar esta versin del Smart Connect Client en configuraciones del Live Trial para diferentes empresas. Slo deber adaptar la configuracin de

Smart Connect cada vez mediante el icono Smart Connect en la barra de tareas de Windows (en este caso, el nombre de usuario y la contrasea). (La organizacin es la misma para todos los usuarios de Smart Connect). Quizs desee almacenar algunos documentos de muestra especficos para los clientes? Deber preparar algunos documentos con antelacin y almacenarlos con las palabras de ndice adecuadas. Introduzca los detalles de acceso de los clientes aqu y proporcinelos a su posible cliente: Organizacin: DocuWare Live Trial Contrasea:

http://livetrial.docuware.com/livetrialadp/ Nombre de usuario:

Proteccin de datos
El DocuWare Live Trial es una aplicacin gratuita que permite probar algunas de las funciones principales de DocuWare por Internet. DocuWare garantiza la proteccin de datos slo en la medida siguiente: Los documentos slo pueden ser vistos por usuarios de la empresa y por administradores de DocuWare. DocuWare se compromete junto con sus empleados a acceder a los documentos slo con fines de mantenimiento, a tratar como confidencial toda informacin obtenida por este medio, y a no pasar nunca documentos a terceros. Los datos introducidos para crear una empresa de prueba sern utilizados por DocuWare exclusivamente con fines de contacto y actualizaciones de contacto entre DocuWare o un Partner Autorizado de DocuWare y las personas pertenecientes a la empresa de prueba. Los datos nunca se pasarn a terceros, excepto los mencionados anteriormente.

(Nota: adems, existen condiciones de los DocuWare Online Services que deber aceptar al configurar una empresa en el Live Trial).

Resolucin de problemas
No recib un mensaje de correo electrnico de confirmacin despus de registrarme. Compruebe la carpeta de spam o correo basura de su programa de correo electrnico.

Despus de crear mi empresa, no aparece en la ventana de mi navegador ningn elemento de men Cuadro de dilogo de bsqueda estndar, Cuadro de dilogo de almacenamiento estndaro Documentos actuales. Abra Mi DocuWare y active los cuadros de dilogo mediante la ficha Favoritos.

Tras instalar el Smart Connect Client, he recibido un mensaje de error al iniciarlo Quizs ya haya instalado el Smart Connect Client y est ya en ejecucin. Recomendamos que desinstale la versin antigua y vuelva a instalar el Smart Connect Client desde el Live Trial. 1. Desinstale la versin antigua

2. Instale el Smart Connect Client

El icono Smart Connect no aparece en mi barra de tareas En Windows Vista y Windows 7, los iconos se combinan en un grupo, al que se puede acceder mediante la pequea flecha hacia arriba en la esquina inferior derecha de la pantalla. El icono debera aparecer all.

Las ventanas que quiero usar para la captura estn basadas en Java Si las ventanas que quiere usar para la captura se basan en Java, debera descargarse aqu un pequeo programa para que la lectura de datos con Smart Connect tenga mejores resultados

El Configurador de Smart Connect no reconoce el contenido de mi ventana. Smart Connect intenta leer el texto en la ventana de la aplicacin lo ms directamente posible. Pero en algunos programas esto no es posible. En este caso, cambie la opcin del mtodo de extraccin en el Configurador de Smart Connect en la ficha Ventana de captura de nativo a OCR (Reconocimiento ptico de caracteres) y compruebe el resultado.

En estos momentos, los siguientes programas no se admiten para la extraccin directa: WPF y Firefox 4.

El Configurador de Smart Connect no captura la ventana de mi aplicacin. En algunos programas (antiguos), slo se reconoce parte de la ventana. Deber hacer clic en el margen exterior de la ventana para que se reconozca el ttulo y contenido correctos de

toda la ventana. Con estos programas es importante que no cambie el tamao de la ventana que ha capturado.

Tras personalizar Smart Connect, no aparece ningn botn en la ventana de mi aplicacin. Reinicie el Smart Connect Client. Compruebe si el Smart Connect Client est en ejecucin (el icono en el rea de notificacin aparece en color). Vuelva a iniciar el cliente si es preciso. Seleccione Mostrar configuracin de Smart Connect... si el Smart Connect Client se ha configurado para iniciarse automticamente con el ordenador. Las tecnologas que se utilizan para programar aplicaciones tambin pueden impedir la colocacin del botn Smart Connect. En primer lugar, intente colocar el botn Smart Connect en el borde de la ventana de la aplicacin. Si esto no funciona, no se podr iniciar Smart Search con este botn. Vaya al Configurador de Smart Connect para definir una combinacin de teclas (p. ej. Ctrl + F12) que inicie Smart Search.

Cmo puedo ocultar el botn Smart Connect en mi aplicacin abierta si no uso DocuWare durante un largo periodo de tiempo? Vaya a la "seccin de notificacin" del Smart Connect Client y seleccione "Salir. Si es preciso, elimine el Smart Connect Client del grupo de inicio en el men Inicio de Windows.

Cmo puedo cambiar mi configuracin de "Smart Search"? Abra el Configurador de Smart Connect y haga clic en la configuracin que desee cambiar.

Haga clic en el botn Abrir para realizar los cambios.

Dnde puedo cambiar mi correo electrnico? Inicie sesin en el Live Trial y seleccione Cambiar configuracin de usuario en Opciones. Se abrir la pantalla siguiente. Cambie ahora el correo electrnico y gurdelo con "Enviar.

Despus de la instalacin del cliente Smart Connect me da un error despus del inicio. Posiblemente se usa un servidor proxy en su entorno de red que exige una direccin IP y un nombre DNS especfico. Esta funcin actualmente no se soporta con Smart Connect, por lo que es necesario encontrar una excepcin para el puesto de trabajo en cuestin o usar el escenario comn de proxy transparente. Encontrar ms informacin sobre este tema en la descripcin a continuacin.

Qu navegadores se soportan por Smart Connect? Internet Explorer 6 Internet Explorer 7 Internet Explorer 8 Internet Explorer 9 Firefox ab Version 3.5

En Firefox hace falta instalarse el plug-in Microsoft .NET Framework 3.5 Service Pack 1 (o superior).