Guide Auto-Entrepreneur Pratic 2010

Auto-entrepreneur
Pratic
pour Windows XP ou Vista ou 7

Guide dinstallation et dinitiation

Edit par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 78513 Rambouillet Cedex
Tl : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
Copyright 2009 EBP Informatique, dition Juin 2009

EBP Auto-Entrepreneur

Pratic 3
Convention dUtilisation dEBP

Prambule
En achetant un progiciel EBP (de la St EBP SA au capital dun million deuros
immatricule au RCS de Versailles N 330 838 947), le Client fait lacquisition
du droit non exclusif de l'utiliser des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transfrer ou laisser transfrer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un rseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bnficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
rseau local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat
d'un progiciel monoposte ne donne droit qu' UNE seule licence d'utilisation sur
un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou rseau ncessite une
licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protg par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu des poursuites
judiciaires civiles et/ou pnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils
ne peuvent faire lobjet dun nantissement ou dune location aucun titre que ce
soit. EBP se rserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il
estime opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rtractation ( loi Chatel du 3 janvier
2008 )
En vertu de larticle L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP sengage, sauf
mention expresse et spciale sur ses documents commerciaux, livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrs qui suivent la commande. A ce dlai,
sajoutent les dlais postaux en vigueur. En cas de tlchargement, les progiciels
sont disponibles immdiatement.
En conformit avec larticle L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre lexcution de sa commande, par un numro dappel tlphonique fixe et non
surtax accessible depuis le territoire mtropolitain.
En conformit avec larticle L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
inform quil ne peut pas exercer son droit de rtractation auquel il renonce
expressment et ce ds la livraison du logiciel dans la mesure o le Client ou lun
de ses prposs fait une demande dactivation au moyen du N de licence du
produit et dune raison sociale . Il en est de mme si un contrat de services est
souscrit dont lexcution commence immdiatement compter de lactivation du
logiciel qui est fait de faon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de mme si le logiciel complet est tlcharg par Internet.

4 EBP Auto-Entrepreneur

Pratic
tendue des obligations de support dEBP
Les services dassistance dEBP sont destins fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs lusage des progiciels EBP dans les
configurations matrielles et logicielles requises. EBP sengage fournir au
CLIENT les conseils les plus adquats pour aider rsoudre les problmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans lutilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de rsolution des problmes. Les services de
support dEBP qui font lobjet dun contrat distinct des prsentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et nincluent pas le support sur site.
Assistance de proximit sur le site
Lutilisateur doit pouvoir faire appel un professionnel de linformatique pour
dnouer sur son site une difficult technique dont la cause ne serait pas dtermine
ou rsolue par lassistance tlphonique dEBP. Pour ce faire, le Client reconnat
conclure avec un distributeur ou un professionnel de linformatique une convention
pour lassister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
dintervention de ce professionnel. EBP ne peut tre rendu responsable dun dfaut
daccord ou des consquences dun non-respect des obligations rciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des donnes
Le CLIENT reconnat avoir t inform par EBP et/ou par son distributeur quil est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures la sauvegarde des systmes, programmes et fichiers
de donnes, et que labsence dune telle sauvegarde rduit de manire significative
ses chances de limiter limpact des dommages qui pourraient rsulter dune
irrgularit dans le fonctionnement de son systme ou ses progiciels et peut rduire
la porte des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnat quil est de
sa responsabilit de mettre en uvre une procdure pour assurer la rcupration
des donnes, fichiers ou programmes dtruits, endommags ou perdus. EBP ne
saurait tre tenue responsable en cas de perte de donnes.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prsentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin dun utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'tat sans garantie d'aptitude une utilisation particulire, tous les risques
relatifs aux rsultats et la performance du progiciel sont assums par l'acheteur.
En toute hypothse, EBP nassume que des obligations de moyens lexclusion de
toute obligation de rsultat. La prsente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manire non limitative, toute garantie de qualit ou dadquation un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnat que la fourniture des services de support
tlphonique dans le cadre dun contrat dassistance dpend de la disponibilit
ininterrompue des moyens de communication et quEBP ne peut garantir une telle
disponibilit.


Pratic 5
Limitations de responsabilit
Sauf disposition contraire dordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables raison de prjudices directs ou indirects (y compris les
manques gagner, interruptions dactivit, pertes dinformations ou autres pertes
de nature pcuniaire) rsultant dun retard ou dun manquement commis par EBP
dans la fourniture ou labsence de fourniture des services de support, alors mme
quEBP ou ses fournisseurs auraient t informs de l'ventualit de tels
prjudices.
EBP ne peut tre rendu responsable dun fonctionnement non conforme, dun
dysfonctionnement, dune inaptitude particulire ou dune absence de fonctionnalit
dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnat quEBP et ses
fournisseurs ne seront responsables raison daucun manque gagner subi par un
tiers et d'aucune rclamation ou action en justice dirige ou intente contre le
CLIENT par un tiers. En toute hypothse, la responsabilit dEBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excder, au
total, les sommes payes par le CLIENT EBP (ou son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat dassistance. Lutilisateur
reconnat avoir valu le logiciel de faon approfondie par une dmonstration ou un
test rel pour vrifier quil est en adquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions gnrales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passes par tlphone, fax, courrier, email, formulaire
lectronique l'attention du service clients dEBP ou dun distributeur EBP. La
validation dun formulaire en ligne vaut acceptation par le client des prsentes CGV
ds lors que ce dernier a coch la case prvue cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intgrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses prposs. Conformment Loi Informatique et liberts du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accs et de rectification aux donnes le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, mme en cas de pluralit de dfendeurs ou dappel en garantie.

Version 2.1 : Mai 2009


Pratic


Pratic 7

Flicitations !

Vous venez dacqurir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.

Ce guide prsente le logiciel EBP Auto-Entrepreneur

Pratic et donne toutes
les informations ncessaires son installation et sa dcouverte.

Pour des explications sur des points ou des fonctions particulires non traits dans
le guide, consultez laide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise jour rgulirement et doit rpondre la totalit des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accder laide en ligne, deux possibilits sont votre disposition :

La touche F1 pour une aide directe sur un cran prcis

Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide
gnrale compose dun Sommaire, dun Index qui affiche lensemble
des informations traites dans laide et dun onglet Recherche qui gnre
la totalit des mots utiliss dans laide pour une recherche trs
approfondie.


Pratic

Avant de commencer


Pratic 9
Table des matires
INSTALLATION ..................................................................................................... 11
1. AVANT DE COMMENCER ................................................................................. 11
1.1. Accs au service technique .......................................................................... 11
1.2. Configuration minimale conseille ................................................................ 11
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ....................................................... 12
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ............................................................ 13
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ........................................................... 13
4.1. Version dvaluation ..................................................................................... 13
4.2. Comment obtenir mon code dactivation ? ................................................... 13
4.3. Comment introduire mon code dactivation manuellement ? ........................ 14
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .............................................................. 15
6. ECRAN DE TRAVAIL ......................................................................................... 15
PRISE EN MAIN ..................................................................................................... 16
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...................................................... 16
1.1. Les options remplir ds maintenant........................................................... 16
1.2. Les autres options ........................................................................................ 16
1.3. Gestion des fentres .................................................................................... 17
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?................................................................... 17
3. COMMENT CREER UN CLIENT ? ..................................................................... 17
4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? ........................................................................ 18
4.1. L'en-tte du devis ......................................................................................... 18
4.2. Le corps ....................................................................................................... 18
4.3. Le pied ......................................................................................................... 19
4.4. La liste des devis .......................................................................................... 19
5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .............................................................. 20
6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? .......................... 21
6.1. Transfert de documents ............................................................................... 21
6.2. Duplication ................................................................................................... 21
INSTALLATION


Pratic
7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ................................... 21
8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? ................................................................. 22
9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? ............................................................ 22
10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE ? ............................................................. 23
11. COMMENT SAISIR UNE DEPENSE ? ............................................................. 23
12. COMMENT VISUALISER LES CHARGES SOCIALES ET LES IMPOTS
MENSUELS OU TRIMESTRIELS ? ........................................................................ 24
13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT, LE LIVRE DES RECETTE OU LE
REGISTRE DES ACHATS ? ................................................................................... 24
14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................................. 25
LES FONCTIONS AVANCEES .............................................................................. 26
1. LE TABLEAU DE BORD ..................................................................................... 26
2. LA GESTION DE LECO-CONTRIBUTION ........................................................ 26
2.1. Cration du barme...................................................................................... 27
2.2. Utilisation du barme co-contribution ......................................................... 27
3. HISTORIQUE DES VENTES .............................................................................. 28
4. LES ECHEANCIERS .......................................................................................... 28
5. LES STATISTIQUES .......................................................................................... 28
6. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ....................................................... 29
7. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ...................... 29
INDEX ..................................................................................................................... 31
Avant de commencer


Pratic 11
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accs au service technique
L'achat du logiciel en version complte donne droit l'usage de notre service
technique*. Pour y accder, munissez-vous de votre numro de licence puis au
choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez
patienter vous tes sur une file d'attente.
0811 65 20 00 Cot d'un appel local

Exposez votre problme par e-mail
openline.support.fr@ebp.com

Horaires

Du lundi au jeudi 8h00 19h00

Le vendredi 8h00 18h00

*Ce droit l'assistance technique dpend de la date d'achat de votre logiciel, de la version
achete et du contrat souscrit.

1.2. Configuration minimale conseille
La configuration minimale conseille pour une utilisation optimale de votre logiciel
est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou quivalent
Mmoire : 1 Go (2 Go pour Windows Vista)
Ecran : rsolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 1.5 Go

Systmes d'exploitation supports :
Windows XP SP2
Windows Vista SP1*
* Windows Vista version 32 bits

INSTALLATION


Pratic
Remarque
Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire lacquisition
pralablement linstallation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer linstallation du logiciel, fermez toutes les applications en cours
dexcution.

1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de lordinateur. Lcran daccueil
saffiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Dmarrer et slectionnez Excuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
o X est la lettre reprsentant lunit de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.

2. Lcran daccueil apparat. Cliquez sur le bouton Produits pour accder la
prsentation et linstallation dEBP Auto-Entrepreneur

Pratic.

3. Slectionnez linstallation du logiciel.

4. Lassistant dinstallation du logiciel apparat.

5. Dans un premier temps linstallation va rechercher les pr-requis
ncessaires au fonctionnement du logiciel. Sils nexistent pas,
linstallation de chacun sera automatiquement lance.

6. Suivez les tapes une une, le texte affich correspond au contrat de licence
que vous devez obligatoirement lire. Linstallation et lutilisation du logiciel
dpendent de son acceptation.

7. Cliquez sur Jaccepte les termes du contrat de licence pour accepter la
convention dutilisation de ce produit, autrement, linstallation ne pourra pas se
poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer ltape suivante.

8. Cliquez directement sur le type dinstallation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons, pour une premire installation de choisir le bouton Installation
Complte.

9. Eventuellement, pour dfinir des rpertoires particuliers, cliquez sur
Installation Personnalise.
Comment lancer mon logiciel ?


Pratic 13
10. Le rpertoire dinstallation par dfaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ Nom
du module 1.0FR03. Pour ventuellement modifier ce rpertoire, cliquez sur
le bouton Parcourir.

11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.

12. En fin dinstallation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer
lassistant.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite linstallation du produit, un icne a t cr sur le bureau. Vous pouvez
directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut galement tre
lanc par Dmarrer + Programmes + EBP + EBP Nom du module .
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version dvaluation
Tant que le code dactivation na pas t saisi, le logiciel reste en version
dvaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du
logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limit en nombre de donnes : 20
articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Dmonstration".
Remarque
Le logiciel contient un dossier Dmonstration, qui vous permet de dcouvrir
lensemble des fonctionnalits du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons
vivement de louvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de crer votre
propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code dactivation ?
Vous venez de faire lacquisition dun logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code dactivation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?.

Lactivation du logiciel se faisant via le site Internet dEBP, la connexion notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
dInternet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions lcran pour activer
automatiquement votre logiciel.

Si vous ne disposez pas dInternet sur votre ordinateur un message dinformation
saffichera automatiquement vous expliquant la procdure suivre pour activer
votre logiciel manuellement.
INSTALLATION


Pratic
4.3. Comment introduire mon code dactivation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'cran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option
Activez votre logiciel du menu ?. La fentre Activation s'ouvre, cliquez sur le
bouton Activez Manuellement et vous avez alors accs aux zones suivantes :

Cl PC
Cette cl, calcule partir des informations matrielles de votre poste, est
unique. Elle vous sera demande lors de lactivation.

Nom de lentreprise
Vous devez imprativement saisir le mme nom que vous nous avez
communiqu sur le COUPON A RETOURNER en respectant la mme syntaxe
(points, majuscules ou minuscules).

Numro de licence
Saisissez le numro de licence indiqu sur le CARTON DE LICENCE joint
avec la bote du logiciel.

Cl WEB
Elle vous sera demande pour accder l'espace clients sur le site
www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernires
nouveauts, de tlcharger les mises jour de votre logiciel.

Code dactivation
Saisissez en majuscules le code que nous vous avons communiqu.

Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel .

Un message d'avertissement apparat :
Si le code a t correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de
jours restant pour valuer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir
un code correct.

Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel.
Remarque
Par mesure de scurit et une fois valid, votre code dactivation ne sera plus
visible.
Comment crer mon dossier ?


Pratic 15
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour crer un dossier, cliquez sur Crer un nouveau dossier depuis lcran de
daccueil ou activez le menu Fichier + Nouveau.

Lassistant de cration souvre. Entre chaque tape, utilisez les boutons Suivant et
Prcdent pour respectivement avancer et reculer dans la cration du dossier.
Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnes et informations
de votre socit. Cliquez sur Lancer pour raliser la cration de la base.
Toutes ces tapes sont dtailles dans laide en ligne, accessible par la
touche F1 depuis chaque cran de lassistant.
6. ECRAN DE TRAVAIL

Rappel : Nous vous conseillons de paramtrer votre rsolution cran en 1024*768.
Cliquez ici pour accder rapidement aux menus les plus
courants.
Partie contextuelle de la
barre de navigation.
Barre de statut : Affiche le nom de la base
ouverte
Menus
Barre de navigation
PRISE EN MAIN


Pratic

Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire dcouvrir les principales
fonctionnalits du produit, en dtaillant comment initialiser votre dossier, comment
crer vos principales donnes, et en vous guidant dans la ralisation dun devis,
dune facture, dans la saisie dun rglement ou la ralisation du transfert comptable.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Aprs la cration d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fentre
des Options/Socits du menu Paramtres, et de la remplir avec soin, car certaines
options vont dterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.

La fentre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie
gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options
correspondantes saisir.
1.1. Les options remplir ds maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :

Numrotation : Permet de dterminer vos numros de documents de
vente (devis, factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches
(clients, articles, familles...).

Articles : Permet d'indiquer le type darticle que vous souhaitez appliquer
par dfaut sur vos articles.

Paramtrage : Permet de dterminer vos dcimales pour l'ensemble des
prix unitaires et quantits pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux
de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.
1.2. Les autres options
Dautres options sont trs pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous
permet de protger louverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous
pouvez indiquer une dure de validit pour vos devis

Toutes les options sont dtailles dans laide en ligne, accessible par la
touche F1 sur chaque cran doption.
Comment crer un article ?


Pratic 17
1.3. Gestion des fentres
Il existe principalement deux types de fentres dans le logiciel : les listes (fentres
principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez crer vos propres
paramtrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les proprits de
chacune de ces fentres sont dtailles dans laide en ligne, dans la partie Manuel
de rfrence, puis Informations gnrales, ou bien en utilisant la touche F1 sur
chaque fentre.
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
Pour crer un article, vous devez accder la liste des articles par le menu
Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter
ou le bouton Ajouter puis slectionnez le type darticle bien ou service.

Suite louverture dune nouvelle fiche, vous devez saisir une description
commerciale, puis surlignez quelques mots laide de la souris et appliquez les
attributs disponibles en cliquant sur les icnes correspondants (gras, italique,
soulign..).

Dans le cadre Tarif, indiquez le prix de vente HT de votre article puis tapez sur
Entre. La partie Description gnrale permet de dfinir le l'unit et l'co-
contribution associ l'article.
3. COMMENT CREER UN CLIENT ?
Pour crer un client, vous devez accder la liste des clients par le menu Ventes -
Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou
le bouton Ajouter puis slectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel
vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients
potentiels). Ds que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est
transfr en client.

Suite louverture dune nouvelle fiche vous devez renseigner les informations de
rglement ainsi que les coordonnes du client/prospect et du/des contact/s
associ/s.
PRISE EN MAIN


Pratic
4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accder la cration du devis, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de ventes puis le bouton
Ajouter puis Devis,
Le menu Ventes - Documents de ventes - Devis puis la touche [Inser].

Un nouveau devis apparat l'cran.

Le devis se compose de trois parties essentielles :
l'entte,
le corps
le pied.
4.1. L'en-tte du devis
Dans cette partie, vous visualisez les informations de votre dossier/socit (logo,
adresse site web). Saisissez le code client ou faites appel la liste des clients
pour le slectionner. Les coordonnes du client peuvent tre modifies. Vous avez
galement la possibilit de slectionner un mode de rglement.
La date de validit du devis est automatiquement calcule en fonction du nombre
de jours indiqus dans les options du dossier.
4.2. Le corps
Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insrer les articles qui
composeront le devis.

Pour faciliter la saisie, vous disposez :
Dans le corps d'un document, d'un menu contextuel (clic droit) avec de
nombreuses fonctions (Faire F1 pour plus de dtails).
D'un masque de saisie entirement paramtrable. Plus de 25 colonnes
sont votre disposition.
D'une saisie souple : vos articles peuvent tre insrs o vous le
souhaitez dans la grille, vous pouvez insrer des articles qui n'existent pas
dans votre fichier (ex : une prestation).
Dune barre doutils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer
diffrents attributs (gras, couleur, soulign..) vos descriptions articles et
bnficier dun correcteur orthographique comme dans un traitement de
texte.
Comment saisir un devis ?


Pratic 19
4.3. Le pied
Le pied reprsente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilit de saisir
une remise, d'ajouter des frais de port et dindiquer un montant dacompte (il ne
sera pas enregistr dans vos rglements).
Remarque
Lors du transfert du devis en facture, une facture dacompte sera automatiquement
cre ainsi que son rglement.
Le montant total des lignes articles avec co-contribution est affich.
4.4. La liste des devis
A partir de la liste des devis, vous avez la possibilit d'appeler les actions :

Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affect au document slectionn.

Historique client/prospect
Permet d'ouvrir la fentre principale de navigation de lhistorique
clients/prospects avec le filtre client renseign par le "code du
prospect/client" slectionn.

Transfrer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite
choisir le type de document Facture et la date souhaits pour le/les
document/s gnrer.

Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de gnrer un fichier sous un format prcis et de
pr-paramtrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.
PRISE EN MAIN


Pratic
5. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accder la cration d'une facture, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton
Ajouter puis Factures,
Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser].

Une facture peut galement tre cre par transfert d'un devis.

La facture se compose de trois parties : l'en-tte, le corps et le pied.
Ces parties ont les mmes proprits de fonctionnement que le devis (voir le
chapitre sur le devis).

En entte de document, vous disposez galement dfinir la date d'chance. Par
l'icne droite du champ, vous pouvez slectionner la date depuis le calendrier. La
date d'chance est calcule en fonction du mode de rglement slectionn.

En pied, vous avez la possibilit de saisir un acompte. La sauvegarde de la facture
entrane la cration de la facture d'acompte et de son rglement.
Remarque
La saisie dun acompte ngatif entrane une augmentation du net payer et la
gnration d'un avoir d'acompte ainsi que son rglement associ.
Tous les champs sont dtaills dans laide en ligne, accessible par la touche
F1, dans chaque partie de la facture.

Les actions dune facture sont identiques celles dun devis avec en plus :
Nouveau rglement : Permet de gnrer une fiche rglement pr-
renseigne avec les informations du client, le montant de la facture et
lchance pointe.
Comment Transferer, dupliquer un document ?


Pratic 21
6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?
6.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert transformer un document initial dans un autre type
de document. Le document initial n'est alors plus modifiable.
Les devis peuvent tre transfrs en factures et les factures en avoirs.

Remarque
Un document ne peut tre transfr qu'une seule fois. Le document initial sera
conserv mais ne sera plus modifiable. Il pourra tre dupliqu.

Pour raliser un transfert de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de
vente Tous
2. slectionner le document initial
3. cliquer sur Transfrer disponible dans la partie Tches de la barre de
navigation.
6.2. Duplication
La duplication de documents permet de raliser la copie exacte dun document.

Pour raliser une duplication de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents -
Tous ;
2. slectionner le document initial ;
3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre doutils ou menu contextuel
puis Dupliquer.
Consultez laide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces
traitements.
7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?
Vous avez la possibilit d'envoyer vos documents par e-mail vos clients.

Pour cela, vous avez deux possibilits :
Slectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de tches de
la liste des documents.
Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la bote
d'impression.
Une fentre permettant de choisir le modle de document envoyer, ainsi que son
format saffiche.

PRISE EN MAIN


Pratic
A la validation de la fentre, l'impression du document se prpare et votre
messagerie lectronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et
le document en pice jointe.

Remarque
Si vous avez renseign l'adresse e-mail du contact principal li votre client dans
la fiche client, elle sera automatiquement reprise dans l'entte du message.
Dans le cas contraire, vous pourrez slectionner le destinataire du message dans le
carnet d'adresse de votre messagerie.
8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?
Une facture dacompte doit tre mise pour tout versement dacompte effectu
avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectue
(article 289 c du CGI).
La cration dune facture dacompte seffectue depuis le champ Acompte
prsent dans le pied de la facture.

Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes
divers, les comptes dattente pour le Tiers et la TVA sont indiqus.
9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ?
Pour saisir un rglement client, placez-vous dans le menu Rglements - Clients -
Rglements.
La liste des rglements dj effectus apparat.

Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche
[Inser] pour ajouter un nouveau rglement.
Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du
rglement reu.

Vous pouvez ensuite :
affecter la totalit du montant en double cliquant, laide de la souris, sur
lchance correspondante,
saisir le montant affecter dans la colonne Montant Affect sur les lignes
dchances concernes.
Remarque
Vous pouvez galement enregistrer un rglement sans le rattacher une
chance. Il pourra tre transfr en comptabilit et vous pourrez par la suite
l'affecter une ou plusieurs chances si ncessaire.
Afin que le rglement soit transfr dans votre comptabilit, vous devez indiquer un
code Banque sur la fiche rglement.
Comment saisir une Recette ?


Pratic 23
10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE ?
Pour saisir une recette, vous devez accder la liste des recettes par le menu
Rglements - Clients - Livre des recettes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le
menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, une nouvelle fiche recette souvre.

Suite louverture dune nouvelle fiche, vous devez saisir une date, un client, une
rfrence, une nature, un montant, un moyen de paiement et rpartir le montant en
Bien ou en Service.

Lorsque vous enregistrez un rglement, une recette est automatiquement gnre.
Elle sera rpartie en bien ou en service en fonction de lchance ou des
chances associe/s au rglement.

Remarque
Si vous crez un rglement sans affecter dchance, la recette sera
automatiquement rpartie en Bien.
Consultez laide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les
recettes.
11. COMMENT SAISIR UNE DEPENSE ?
Pour saisir une dpense, vous devez accder au registre des achats par le menu
Rglements - Clients Registre des achats. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou
le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter , une nouvelle fiche dpense
souvre.

Suite louverture dune nouvelle fiche, vous devez saisir une date, un fournisseur,
une rfrence, une nature, un montant et un moyen de paiement.

dpenses.
PRISE EN MAIN


Pratic
12. COMMENT VISUALISER LES CHARGES SOCIALES ET LES
IMPOTS MENSUELS OU TRIMESTRIELS ?
Afin de pouvoir visualiser les charges sociales et impt sur les ventes de bien et
services, vous devez dfinir pralablement le Seuil pour le Chiffre daffaires, les
taux de cotisation et dimposition dans les Options/Socits du menu Paramtres,
partie Charges sociales/Impts .

Ensuite par le menu Rglements - Clients- Charges sociales/Impts vous devez
dfinir la priode de visualisation des charges sociales/Impts.
Par dfaut, le tableau et le graphique saffiche pour lanne et le mois systme en
cours (anne et mois en cours du PC).
recettes.
13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT, LE LIVRE DES
RECETTE OU LE REGISTRE DES ACHATS ?
Le logiciel vous offre la possibilit de choisir entre plusieurs modles d'impressions
de documents : avec ou sans sous-dtail, HT ou TTC etc.

L'impression d'un document peut tre active :
Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de ltat
(Devis, Facture, Avoir, Recette, Dpense ...). Ceci condition que vous
ayez dj enregistr votre document.
Dans la fentre principale de navigation, en slectionnant une ligne de la
liste affiche et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
Par les menus XX - Impressions puis la catgorie souhaite - ...

Vous accdez alors la page Impressions dans laquelle vous pouvez slectionner
diffrents critres d'impression.

Consultez laide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
Comment sauvegarder mon dossier ?


Pratic 25
14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est trs important deffectuer rgulirement une sauvegarde des donnes et de
travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde.

Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a
t malencontreusement supprime ou endommage.

En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des
sauvegardes sur des supports contenant davantage de donnes, et plus fiables,
comme les disques ZIP, ou CD-ROM.

Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accdez l'assistant de sauvegarde qui
vous permet de slectionner les options de sauvegardes et lancer la procdure.

Chaque tape est dtaille dans laide en ligne (F1).
LES FONCTIONS AVANCEES


Pratic
Les fonctions avances
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Auto-Entrepreneur

Pratic. Lutilisation de ces fonctions est dtaille
dans laide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque cran.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord apparat ds que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet
d'obtenir une synthse de votre activit.

Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
Les devis relancer ;
Les chances chues ;
Les statistiques des ventes ;
Les meilleurs clients ;
Les meilleurs articles ;
Un graphique reprsentant votre chiffre daffaires ;

Astuce
Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus laide de la souris.

Les donnes affiches sont mises jour chaque ouverture du dossier.
2. LA GESTION DE LECO-CONTRIBUTION
Depuis le 15 novembre 2006, l'co-contribution appele galement co-taxe ou
DEEE est appliquer pour les Dchets d'Equipements lectriques et lectroniques.
Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme
applique son propre barme.
Nous proposons par dfaut les barmes de la socit Eco-systmes et de Recylum
pour les lampes.
Les producteurs ont le droit de re-facturer leurs clients une contribution unitaire en
change de la prestation effectue par les co organismes (DECRET 2005-089
DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des co organismes et seront
amenes voluer avec le temps.
Cette eco-contribution nest applicable que pour les oprations ralises en France
(DOM & Corse inclus).
Dans le logiciel, le paramtrage de la gestion de l'co-contribution s'effectue en
plusieurs tapes.
La Gestion de lco-contribution


Pratic 27
2.1. Cration du barme
Lors de la cration du dossier le barme eco-contribution est automatiquement
import.

Vous avez la possibilit de :
saisir de nouvelle fiche par le menu Paramtres - Taxes - Barme eco-
contribution,
d'importer un nouveau barme depuis le menu Outils - Importation de
donnes.
2.2. Utilisation du barme co-contribution
L'utilisation du barme peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution
au total TTC de l'article ou en dfinissant que le montant de l'eco contribution est
dj prsent dans le prix TTC de l'article.
Pour dfinir cette utilisation, vous devez slectionner (ajout du montant de l'eco au
montant TTC) ou non (dont montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant
de l'eco-contribution au Total TTC" prsente dans les options du dossier menu
Paramtres.

Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barme. Le montant de lco-
contribution est repris automatiquement et est en TTC.

Dans les documents, chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures,
Avoirs), le barme de l'co-contribution associ cet article sera automatiquement
repris. Le montant total co-contribution TTC sera calcul en fonction du nombre
d'articles vendus.

En fonction de l'option dfinie prcdemment, vous trouverez en pied de chaque
document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'co-contribution. Il sera
inclus ou non dans le Total TTC du document.

Depuis le menu Ventes Impressions - Documents de ventes - Historique co-
contribution, vous avez la possibilit d'imprimer le rcapitulatif des barmes d'co-
contribution utiliss dans les documents.


Pratic
3. HISTORIQUE DES VENTES
Depuis le menu ventes - Clients - Historique clients/prospects, le logiciel vous
offre la possibilit dobtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous
forme dtaille ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la priode
souhaite et le type de document prendre en compte.

Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critre(s) de slection, n'oubliez
pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste
Nous vous invitons consulter laide en ligne, accessible par la touche F1
depuis lcran de lhistorique pour obtenir des prcisions sur les paramtres et
options disponibles.
4. LES ECHEANCIERS
La consultation des chances clients s'effectue partir :
de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,
du menu Ventes - Rglements chanciers,
du menu Rglements - Clients chanciers.

L'chancier rcapitule toutes les chances enregistres pour vos clients (y
compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date
pour connatre votre situation une date donne.

Vous pouvez imprimer l'chancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste,
ou bien en passant par le menu Rglement - Impressions puis slectionnez la
catgorie Rglements clients- Echancier Client.
5. LES STATISTIQUES
Le logiciel vous permet dobtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur
vos documents ou rglements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu
Ventes - Clients - Statistiques ou Articles - Statistiques).
Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel.

Comment archiver mes donnes ?


Pratic 29
6. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, daprs les art 95 et 98 du bulletin officiel des impts du
24/01/2006, que larchivage des donnes est une opration prconise pour la
conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer
cette opration.

Selon lart 99 du B.O. des impts du 24/01/2006, cest lors de la clture de
lexercice ou de la priode comptable que la procdure darchivage doit intervenir.

Pour cela, utilisez lassistant darchivage des donnes disponible depuis le menu
Outils - Archivage.

Slectionnez lemplacement des fichiers gnrer puis lancez lopration en
cliquant sur le bouton Lancer.

Toutes les donnes de votre dossier sont archives dans des fichiers au format
texte.
La description des champs du fichier se trouve dans len-tte de chaque fichier.
Les fichiers sont ensuite compresss dans un fichier du type
Archives_Nomdelapplication_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
7. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?
Vous pouvez consulter le journal des vnements partir du menu Outils -
Journal des vnements.

Il stocke les informations concernant :
le manque d'un n TVA intracommunautaire,
la suppression de documents

Nous vous rappelons, daprs larticle 121 du Bulletin Officiel des impts du
07/08/2003, que la facture doit comporter un numro unique bas sur une
squence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des vnements.


Pratic
Index


Pratic 31
Index
A
Accs au service technique .................................................................................... 11
Acompte.................................................................................................................. 22
Aide sur EBP Auto-Entrepreneur Pratic .................................................................... 7
Archivage ................................................................................................................ 29
Articles .............................................................................................................. 16, 17
B
Barme eco-contribution ......................................................................................... 26
C
Charges sociales .................................................................................................... 24
Clients ..................................................................................................................... 17
Code d'activation .................................................................................................... 13
Configuration minimale ........................................................................................... 11
Corps du devis ........................................................................................................ 18
Cration de dossier ................................................................................................. 15
D
Dpenses................................................................................................................ 23
Devis ....................................................................................................................... 18
Duplication de documents....................................................................................... 21
E
Echances .............................................................................................................. 28
Echancier .............................................................................................................. 28
Eco-contribution ...................................................................................................... 26
Ecran de travail ....................................................................................................... 15
e-mail ...................................................................................................................... 21
F
Facture.................................................................................................................... 20
Facture dacompte .................................................................................................. 22
Fonctions avances ................................................................................................ 26
G
Gestion des fentres ............................................................................................... 17
INDEX


Pratic
H
Historique clients .............................................................................................. 19, 28
Historique eco-contribution ..................................................................................... 27
I
Impts ..................................................................................................................... 24
Imprimer.................................................................................................................. 24
Initialisation du dossier ........................................................................................... 16
Installation............................................................................................................... 12
J
Journal des vnements ......................................................................................... 29
L
Lancement du logiciel ............................................................................................. 13
Livre des recettes ................................................................................................... 24
M
Mot de passe .......................................................................................................... 16
N
Nouveau devis ........................................................................................................ 18
Nouvelle Facture ..................................................................................................... 20
Numerotation .......................................................................................................... 16
O
Options du dossier .................................................................................................. 16
P
Pied de devis .......................................................................................................... 19
Prospects ................................................................................................................ 17
R
Recettes.................................................................................................................. 23
Registre des achats ................................................................................................ 24
Rglement .............................................................................................................. 22
S
Sauvegarde ............................................................................................................ 25
Statistiques ............................................................................................................. 28
T
Tableau de bord ...................................................................................................... 26
Tarif article .............................................................................................................. 17
Transfert de documents .......................................................................................... 21

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