ARQUIVO E DOCUMENTAO

1. CONCEITO DE DOCUMENTAO
Documento toda informao registrada em suporte material, suscetvel de ser
utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos,
fenmenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada poca
ou lugar.
Documentos de arquivo so todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma
pessoa fsica ou urdica, p!blica ou privada, no e"erccio de suas atividades,
constituem elementos de prova ou de informao. #ormam um conunto
org$nico, refletindo as atividades e se vinculam e"pressando os atos de seus
produtores pelos quais so produzidos, determinando a sua condio de
documento de arquivo e no a natureza do suporte ou formato.
%s documentos de um arquivo apresentam caractersticas, conte!do e formas
diferentes& so classificados em dois grupos'
1.1 Quanto ao gnero
%s documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representao
nos diferentes suportes'
- te"tuais ' so os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou
impressos&
- cartogr(ficos ' so os documentos em formatos e dimens)es vari(veis,
contendo representa)es geogr(ficas, arquitetnicas ou de engenharia.
- *conogr(ficos ' so os documentos em suportes sintticos, em papel
emulsionado ou no, contendo imagens est(ticas.
- #ilmogr(ficos ' so os documentos em pelculas cinematogr(ficas e fitas
magnticas de iamgem +t,pes-, conugadas ou no a trilhas sonoras, com
bitolas e dimens)es vari(veis, contendo imagens em movimento.
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1
- .onoros ' so os documentos com dimens)es e rota)es vari(veis,
contendo registros fotogr(ficos.
- /icrogr(ficos ' so os documentos em suporte flmico resultante da
microreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas
especficas.
- *nform(ticos ' so os documentos produzidos, tratados e armazenados
em computador.
1.2 Quanto natureza do aunto
0uando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode
ser'
a) Oten!"o
b) #!g!$oo +ultra1secreto, .ecreto, 2onfidencial e 3eservado-
2. ARQUIVO
2.1 % CONCEITO DE ARQUIVO
4ma viso moderna de conceito de arquivos, segundo .olon 5uc6, e"1
arquivista dos 7stados 4nidos' 8rquivo o conunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no
decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores
para efeitos futuros
.egundo a 9ei n: ;<=>
1
, consideram1se arquivos os conuntos de documentos
produzidos e recebidos por ?rgos p!blicos, institui)es de car(ter p!blico e
entidades privadas, em decorr@ncia do e"erccio de atividades especficas, bem
como por pessoa fsica, qualquer que sea o suporte da informao ou a
natureza dos documentos.
1
Material sobre o qual as informaes so registradas.
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2.2 % &INA'IDADE DO# ARQUIVO#
- servir A administrao, constituindo1se, conseqBentemente, em base
do conhecimento da Cist?ria.
2.( ) &UNO
- guarda e conservao dos documentos, visando a sua utilizao.
2.* ) IM+ORT,NCIA DO ARQUIVO
%s homens quando passaram a um est(gio de vida social mais organizados
compreenderam o valor dos documentos e comearam a reunir, conservar e
sistematizar os materiais em que fi"avam, por escrito, o resumo de suas
atividades polticas, sociais, econmicas, religiosas e at mesmo em suas vidas
particulares. 8ssim surgiram os arquivos destinados no s? A guarda dos
tesouros culturais da poca mas tambm com a finalidade de proteger a
integridade dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimnios,
bem como daqueles que contavam a hist?ria de sua grandeza.
7m uma empresa, as informa)es e"istentes devem estar devidamente
organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critrios de prioridade quanto a
sua manipulao para decidir o que fazer no momento e"ato. Dudo isso s? pode
acontecer se e"istir um arquivo, sea ele convencional, microgr(fico ou
automatizado, com obetivo de fornecer informa)es vitais para a manuteno
das necessidades empresariais ou de quaisquer outras.
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3
Receber os
documentos
Atividades especficas do arquivo
Preservar os
documentos
Organizar os
documentos
Disponibilizar os
documentos
2.- ) TI+O# DE ARQUIVAMENTO
8 posio em que so dispostos fichas e documentos, e no a forma dos m?veis,
distinguir( os tipos de arquivamento. .o eles' Corizontal e Eertical.
.or!zonta$ F os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e
arquivados em cai"as, estantes ou escaninhos. G amplamente utilizado para
plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. .eu uso ,
desaconselh(vel nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar
qualquer documentos necess(rio retirar os que se encontram sobre ele, o que
dificulta a localizao da informao.
Vert!/a$ F os documentos ou fichas so dispostos uns atr(s dos outros,
permitindo sua r(pida consulta, sem necessidade de manipular ou remover
outros documentos ou fichas.
(. C'A##I&ICAO DO# ARQUIVO#
%s arquivos so classificados em quatro grupos assim especificados'
(.1 % Quanto e0ten1o de ua atua21o
(.2 % Quanto natureza do do/u3ento
(.( % Quanto ent!dade 3antenedora
2onsiderando a natureza da entidade mantenedora, classifica1se em'
(.* % Quanto ao et4g!o de e"o$u21o
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4
Pblico Institucional Comercial
Familiar ou pessoal
Arquivo especial Arquivo especializado
Arquivos setoriais Arquivos gerais
ou centrais
ou
ou
ou
*. ADMINI#TRAO E OR5ANI6AO DE ARQUIVO#
CORRENTE#
Hara administrar arquivos correntes necess(ria a utilizao de uma
metodologia para o fim de 2%ID3%983 a criao, o uso, a manuteno, a
guarda, o descarte ou a preservao dos documentos, visando alcanar a
recuperao da informao e a disponibilizar para pesquisa, envolvendo
medidas administrativas e operacionais como a coordenao de pessoal, espao
fsico e equipamento +material permanente e de consumo-.
%s arquivos correntes correspondem As atividades de recebimento, registro,
distribuio, movimentao e e"pedio dos documentos correntes, por suas
atividades encontra1se na estrutura organizacional das institui)es a designao
de ?rgos de Hrotocolo e 8rquivo, 8rquivo e 2omunicao ou outras
denomina)es similares.
7mbora as atividades de protocolo, e"pedio e arquivo corrente seam
distintos, o ideal que funcionem de forma integrada, com vistas A
racionalizao de tarefas comuns, so distribudas em cinco setores as
atividades dos arquivos correntes'
a) +roto/o$o F que inclui como setores de recebimento e classificao'
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Arquivo ! idade Corrente
Arquivo "! idade Intermedi#rio
Arquivo $! idade Permanente
3ecebimento e 2lassificao 1 3eceber, separar e distribuir as
correspond@ncias oficiais das particulares& 8por carimbo de protocolo F
numerador/datador, sempre que possvel, no canto superior direito do
documento& anotar abai"o do n!mero e da data a primeira distribuio e
o c?digo de assunto, se for o caso& elaborar o resumo do assunto a ser
lanado na ficha de protocolo& encaminhar os papis ao setor de registro
e movimentao etc.&
3egistro e /ovimentao 1 Hreparar ficha de protocolo, em duas vias
anotando' n!mero de protocolo, data de entrada, proced@ncia, espcie,
n!mero e data do documento, c?digo e resumo do assunto, primeira
distribuio& ane"ar a segunda via da ficha ao documento
encaminhando1o ao seu destinat(rio& arquivar as fichas do protocolo em
ordem numrica& encaminhar os documentos aos respectivos destinos,
de acordo com despacho de autoridade competente& etc.
b) E07ed!21o F que como rotina receber a correspond@ncia enviada do
protocolo& verificar se no faltam folhas ou ane"os& numerar e completar
a data, no original e nas c?pias& separa original das c?pias& e"pedir o
original, com os ane"os se for o caso, pela 72D, malotes ou em mos&
7ncaminhar as c?pias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram
origem, ao setor de arquivo.
c) Ar8u!"ar F a funo primordial dos arquivos disponibilizar as
informa)es contidas nos documentos para tomada de deciso e
comprovao de direitos e obriga)es. Hara se alcanar tais obetivos
necess(rio A utilizao de mtodo que veremos mais A frente.
d) E37r9t!3o e /onu$ta F sem d!vida uma das atividades nobre dos
arquivos, pois todo o trabalho arquivstico, do recebimento ao
arquivamento, desenvolvido visando A recuperao r(pida e completa
da informao. De modo geral, os documentos s? podem ser consultados
ou cedidos, por emprstimo, aos ?rgos que os receberam ou
produziram, aos ?rgos encarregados das atividades a que se referem os
documentos e As autoridades superiores, na mesma linha hier(rquica.
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3ecomenda1se, salvo alguns casos, que os documentos no seam
retirados das pastas para emprstimo, para facilitar o profissional deve
colocar uma JKuia foraL no lugar, informando onde se encontra o
documento. 8 utilizao da Jguia foraL facilita o rearquivamento e
possibilita a cobrana das pastas no devolvidas no prazo estipulado.
e) Det!na21o F C( documentos que freqBentemente so usados como
refer@ncia, h( outros aos quais se faz referencia com menos freqB@ncia ou
quase no so usados e ainda aqueles que, ap?s a concluso do assunto,
no sofrem nenhum uso ou refer@ncia.
Devido a essas diferenas relativas ao valor e A freq&'n"ia de uso dos
documentos, a avalia(o, a sele(o, a elimina(o de documentos devem ser
cuidadosamente estudadas, planeadas e implantadas.
-. OR5ANI6AO DE ARQUIVO
8 organizao de arquivos pressup)e o desenvolvimento de fases constitudas
em'
-.1. 'EVANTAMENTO DE DADO#
Deve1se buscar na estrutura +organograma- as altera)es que a empresa sofreu
aprovadas em estatuto e normas alm de buscar entender as finalidades,
fun)es a atividades, o volume da documentao, o g@nero dos documentos
+escritos, audiovisuais etc-, as espcies de documentos mais freqBentes +cartas,
relat?rios etc-, os modelos e os formul(rios, bem como os mtodos de
arquivamento adotados e conceito de conservao dos documentos.
'eg!$a21o 7ert!nente:
- $mbito e"terno A empresa' leis, decretos, resolu)es, normas e
procedimentos
- $mbito da instituio +interno-' estatuto, regimentos, atos normativos
- $mbito do arquivo' normas, manuais, regulamentos
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Organ!za21o
- organograma' gr(fico que representa a organizao formal da
instituio delineada pelo estudo, permitindo a visualizao dos
diversos ?rgos que integram a organizao e seus respectivos nveis
hier(rquicos.
- #unciograma' gr(fico que amplia partes setoriais do organograma
tornando claras as atividades de cada um de seus ?rgos.
Do/u3enta21o
- g@nero' te"tuais, audiovisuais, cartogr(ficos etc&
- tipo +espcie-' cartas, faturas, relat?rios, proetos, atas, listagem de
computador&
- volume' total e mdia de arquivamento efetivados por dia, por m@s&
- estado fsico' necessidade de restaurao.
+ro/eo
- rotinas e formul(rios em uso na empresa&
- registros e protocolo +receber, separar, distribuir, encaminhar,
classificar a correspond@ncia com base no c?digo de assuntos
adotado, se for o caso, carimbar, data-&
- arrano e classificao documental.
Re/uro
- Cumanos' todas as pessoas que so usadas para otimizar o
funcionamento da empresa +nvel das pessoas, escolaridade-&
- fsico' m?veis, edifcios, material de consumo, equipamento&
- ambientais' e"tenso, iluminao, umidade, proteo.
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!
-.2. AN;'I#E DE DADO# CO'ETADO#
7m resumo, a etapa de an(lise dos dados coletados consiste em verificar se a
estrutura, as atividades e a documentao de uma instituio correspondem A
sua realidade operacional. % diagn?stico aponta os pontos de atrito, as falhas
ou lacunas no comple"o administrativos onde o arquivo est( sendo organizado.
-.(. +'ANE<AMENTO
2oletados os dados necess(rios, feita a sua an(lise e verificada a localizao do
arquivo na empresa, a pr?"ima etapa elaborar o plano arquivstico para que
cumpra seus obetivos, em todos os est(gios de sua evoluo F corrente,
intermedi(rio e permanente.
7sse plano precisa contemplar as disposio legais e as necessidades da
instituio, devendo estar divido em tr@s partes'
1= 7arte F .ntese da situao real encontrada&
2= 7arte F 8n(lise e diagn?stico da situao&
(= 7arte F Hroeto propriamente dito, com prescri)es, recomenda)es,
procedimento a serem adotados e prioridades para sua implantao.
-.*. IM+'ANTAO E ACOM+AN.AMENTO
8 !ltima fase para a organizao de um arquivo a implantao do proeto
arquivstico e seu acompanhamento.
>. CON#ERVAO E +RE#ERVAO DE DOCUMENTO#
%s acervos de bibliotecas e arquivos so em geral constitudos de livros, mapas,
fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como
suporte da informao, alm de tintas das mais diversas composi)es.
% papel, por mais variada que possa ser sua composio, formado
basicamente por fibras de celulose proveniente de diferentes origens. 8 acidez e
a o"idao so os maiores processos de deteriorao qumica da celulose,
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"
tambm h( outros agentes de deteriorao que so os insetos, roedores e o
pr?prio homem.
7mbora, com muita freqB@ncia, no possamos eliminar totalmente as causa do
processo de deteriorizao dos documentos, com certeza podemos diminuir
consideravelmente seu ritmo, atravs de cuidados com o ambiente, o manuseio,
as interven)es e a higiene, entre outros.
7stabilizar um documento , portanto, interromper um processo que estea
deteriorando o suporte e/ou seus agregados, atravs de procedimentos
mnimos de interveno. Hor e"emplo' estabilizar por higienizao significa que
uma limpeza mec$nica corrige o processo de deteriorizao.
>.1. +reer"a21o % G um conunto de medidas e estratgias de ordem
administrativa, poltica e operacional que contribuem direta ou indiretamente
para a preservao da integridade dos materiais.
>.2. Coner"a21o % G um conunto de a)es estabilizadoras que visam
desacelerar o processo de degradao de documentos ou obetos, por meio de
controle ambiental e de tratamento especficos +higienizao, reparos e
acondicionamento-.
Ieste sentido pode1se verificar que o proeto arquitetnico de um edifcio de
arquivo, a manuteno das instala)es, um plano de emerg@ncia, o controle das
condi)es fsicas e ambientais, a educao de empregados e a conscientizao
do usu(rio em relao ao uso dos acervos so aspectos que devem ser
acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um
programa de conservao.
>.(. Retaura21o % G um conunto de medidas que obetivam a estabilizao ou a
reverso de danos fsicos ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo do
tempo e do uso, intervindo de modo a no comprometer sua integridade e seu
car(ter hist?rico.
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1#
?. MATERIA' DE ARQUIVO
Ia estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, alm dos seus
obetivos, dois aspectos fundamentais' o material permanente e o material de
consumo& ou sea, o material arquivstico.
% material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e includo no
invent(rio da instituio, que relaciona todo o seu patrimnio. M( o material de
consumo, denominado arquivstico, no deve ser includo no invent(rio, pois
tem durao mdia inferior a tr@s anos e constantemente substitudo.
Mater!a$ +er3anente: 8rquivos, estantes ou arma)es, arm(rios, fich(rios, etc.
Mater!a$ de Conu3o: Hastas, etiquetas, proe)es, fichas, guias e material de
escrit?rio +l(pis, canetas, grampos, papeis, etc.-.
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@. MICRO&I'MA5EM
8 inveno da microfilmagem atribuda ao ingl@s Mohn 5enamin Dancer,
fabricante de aparelhos ?ticos que em <;N>, deslumbrou seus amigos,
reduzindo um documento tamanho ofcio a uma imagem de menos de meio
centmetro. 7m <>O= Keorge /ac2arth,, funcion(rio de um banco de Iova
Por6, desenvolveu um sistema para microfilmar cheques com o obetivo de
preservar na forma do filme os registros das transa)es banc(rias.
Coe, o microfilme representa um papel significativo na administrao p!blica e
particular. 3eduzindo custos de manuteno, acelerando o processo de
informao, diminuindo as (reas quadradas ocupadas pelos arquivos
convencionais, protegendo a documentao contra danos materiais e
simplificando as tarefas de rotina administrativa.
% microfilme uma c?pia fotogr(fica de algum tipo de documento reduzido a
uma pequena frao do formato original. Helo seu tamanho no legvel a olho
nu& apesar da e"trema reduo, mantm as caractersticas fies do documento e
pode ser lida atravs da ampliao da imagem num vdeo de um leitor ou
aparelho de leitura.
.o os v(rios formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentao final
como instrumento de arquivo ou de recuperao da informao.
Hodem ser confeccionados para utilizao em forma de rolos de filmes com
v(rias larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de diferentes
tipos e tamanhos, as mais utilizadas so as seguintes'
- rolo de microfilme&
- aqueta&
- microfichas&
- carto1anela.
8 utilizao da microfilmagem est( prevista na 9ei #ederal n.: =.QNN, de ; de
maio de <>R;, regulamentada pelo Decreto n.: <.S>>, de NT de aneiro de <>>R.
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A. MBTODO# DE ARQUIVAMENTO
8 finalidade do arquivo servir A administrao. Ieste sentido, deve propiciar
o acesso imediato a informao deseada, de modo eficiente e eficaz, facilitando
a tomada de deciso& a escolha do mtodo de arquivamento tem que ser
determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela
estrutura da %rganizao.
O 39todo 7erten/e3 a do! grande !te3a:
Hode1se dividir os mtodos de arquivamento em b(sicos e padronizados'
C;#ICO#
A.1 % MBTODO A'&ACBTICO
G o mais simples. % elemento principal a ser considerado o nome das pessoas
fsicas ou urdicas. Ieste mtodo, as fichas ou pastas so colocadas
rigorosamente na ordem alfabtica, respeitando1se as regras de alfabetao.
RE5RA# DE A'&ACETAO
% arquivamento de nomes obedece a <N regras, chamadas regras de alfabetao,
e que so as seguintes'
<. Ios nomes de pessoas fsicas, considera1se o !ltimo sobrenome e depois
o prenome.
7"emplo' Moo 5arbosa
Hedro Ulvares 2abral
Haulo .antos
/aria 9usa Easconcelos
8rquivam1se' 5arbosa, Moo
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%istemas
Direto
Indireto
2abral, Hedro Ulvares
.antos, Haulo
Easconcelos, /aria 9usa
%bs.' 0uando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica
do prenome.
7"emplo' 8nbal Dei"eira
/arilda Dei"eira
Haulo Dei"eira
Eitor Dei"eira
8rquivam1se' Dei"eira, 8nbal
Dei"eira, /arilda
Dei"eira, Haulo
Dei"eira, Eitor
O. .obrenomes compostos de um substantivo e um adetivo ou ligados por
hfen no se separam.
7"emplo' 2amilo 2astelo 5ranco
Haulo /onte Eerde
Ceitor Eilla19obos
8rquivam1se' 2astelo 5ranco, 2amilo
/onte Eerde, Haulo
Eilla19obos, Ceitor
N. %s sobrenomes formados com as palavras .anta, .anto ou .o seguem a
regra dos sobrenomes compostos por um adetivo e um substantivo.
7"emplo' Valdemar .anta 3ita
9uciano .anto 2risto
2arlos .o Haulo
8rquivam1se' .anta 3ita, Valdemar
.anto 2risto, 9uciano
.o Haulo, 2arlos
Q. 8s iniciais abreviativas de prenomes t@m preced@ncia na classificao de
sobrenomes iguais.
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7"emplo' M. Eieira
Monas Eieira
Mos Eieira
8rquivam1se' Eieira, M.
Eieira, Monas
Eieira Mos
5. %s artigos e preposi)es, tais com a) o) de) d*) da) do) e) um) uma) no so
considerados +ver tambm regra n: >-
7"emplo' Hedro de 8lmeida
3icardo dW8ndrade
9!cia da 2$mara
8rnaldo do 2outo
8rquivam1se' 8lmeida, Hedro de
8ndrade, 3icardo dW
2$mara, 9!cia da
2outo, 8rnaldo do
6. %s sobrenomes que e"primem grau de parentesco como #ilho, Munior,
Ieto, .obrinho so consideradas parte integrante do +ltimo so#renome,
mas no so considerados na ordenao alfabtica.
7"emplo' 8ntnio 8lmeida #ilha
Haulo 3ibeiro M!nior
Moaquim Easconcelos .obrinho
Cenrique Eiana Ieto
8rquivam1se' 8lmeida #ilho, 8ntnio
3ibeiro M!nior, Haulo
Easconcelos .obrinho, Moaquim
Eiana Ieto, Cenrique
%bs.' %s graus de parentesco s? sero considerados na alfabetao
quando servirem de elemento de distino.
7"emplo' Morge de 8breu .obrinho
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Morge de 8breu Ieto
Morge de 8breu #ilho
8rquivam1se' 8breu #ilho, Morge
8breu .obrinho, Morge
8breu Ieto, Morge
S. %s ttulos no so considerados na alfabetao. .o colocados ap?s o
nome completo, entre par@nteses.
7"emplo' /inistro /ilton 2ampos
Hrofessor 8ndr #erreira
Keneral Haulo Hereira
Dr. Hedro Dei"eira
8rquivam1se' 2ampos, /ilton +/inistro-
#erreira, 8ndr +Hrofessor-
Hereira, Haulo +Keneral-
Dei"eira, Hedro +Dr.-
;. %s nomes estrangeiros so considerados pelo !ltimo sobrenome, salvo
nos casos de nomes espanh?is e orientais +ver tambm regras n: <T e <<-.
7"emplo' Keorges 8ubert
Vinston 2hurchill
Haul /Bller
Morge .chmidt
8rquivam1se' 8ubert, Keorges
2hurchill, Vinston
/Bller, Haul
.chmidt, Morge
>. 8s partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. %
mais comum consider(1las como parte integrante do nome quando
escritas com letras mai!scula.
7"emplo' Kiulio di 2apri
7steban De Henedo
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2harles Du Hont
Mohn /ac 8dam
Kordon %W5rien
8rquivam1se' 2apri, Kiulio di
De Henedo, 2hales
Du Hont, 2hales
/ac 8dam, Mohn
%W5rien, Kordon
<T. %s nomes espanh?is so registrados pelo pen!ltimo sobrenome, que
corresponde ao sobrenome de famlia do pai.
7"emplo' Mos de %viedo , 5aXos
#rancisco de Hina de /ello
8ngel del 8rco , /olinero
8ntonio de los 3os
8rquivam1se' 8rco , /olinero, 8ndel del
%viedo , 5aXos, Mos de
Hina de /ello, #rancisco
3ios, 8ntonio de los
<<. %s nomes orientais F aponeses, chineses e (rabes F so registrados como
se apresentam.
7"emplo' 8l 5em1Cur
9i Putang
8rquivam1se' 8l 5em1Cur
9i Putang
<O. %s nomes de firmas, empresas, institui)es e ?rgos governamentais
devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm,
para fins de ordenao, os artigos e preposi)es que os constituem.
8dmite1se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais seam
colocados entre par@nteses ap?s o nome.
7"emplo' 7mbratel
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1
Ulvaro 3amos Y 2ia.
#undao Ketulio Eargas
8 2olegial
Dhe 9ibrar, of 2ongress
2ompanhia Hrogresso Kuanabara
5arbosa .antos 9tda.
8rquivam1se' Ulvaro 3amos Y 2ia.
5arbosa .antos 9tda.
2olegial +8-
2ompanhia Hrogresso Kuanabara
7mbratel
#undao Ketulio Eargas
9ibrar, of 2ongress +Dhe-
<N. Ios ttulos de congressos, confer@ncias, reuni)es, assemblias e
assemelhados os n!meros ar(bicos, romanos ou escritos por e"tenso
devero aparecer no fim, entre par@nteses.
7"emplo' ** 2onfer@ncia de Hintura /oderna
0uino 2ongresso de Keografia
N: 2ongresso de Keologia
8quivam1se' 2onfer@ncia de Hintura /oderna +**-
2ongresso de Keografia +0uinto-
2ongresso de Keologia +N:-
7stas regras podem ser alteradas para melhor servir A organizao, desde
que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas
necess(rias para evitar d!vidas futuras.
7"emplo' Mos Pere,rino da 3ocha #agundes J+nior
Mos Fli- 8lves Pa"!e"o
Hodem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos'
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1!
Heregrino M!nior, Mos
#eli" Hacheco, Mos
2olocam1se remissivas em'
#agundes M!nior, Mos Heregrino da 3ocha
Hacheco, Mos #eli" 8lves
A.2 % MBTODO NUMBRICO
0uando o principal elemento a ser considerado em um documento o n!mero,
devemos adotar os seguintes mtodos' numrico simples ou numrico
cronol?gico.
A.2.1. Nu39r!/o #!37$e
8tribui1se um n!mero para cada correspondente +pessoa- a quem enviamos ou
de quem recebemos correspond@ncias, seam de pessoa fsica ou urdica.
A.2.2. Nu39r!/o Crono$Dg!/o
Ieste mtodo os documentos so numerados em ordem cronol?gica de
emisso. 8ssim, alm da ordem numrica, observa1se tambm a data. G
adotado em quase todas as reparti)es p!blicas.
Iumera1se o documento e no a pasta. % documento depois de autuado F
colocado numa capa cartolina, onde alm do n!mero de protocolo so
transcritas outras informa)es, em geral, passa a ser denominado de processo.
8lm da ficha numrica, tambm chamada ficha de protocolo, devem ser
preparados ndices au"iliares +em fichas- alfabtico1onom(stico, de preced@ncia
e de assunto para facilitar a recuperao da documentao.
A.( % MBTODO IDEO5R;&ICO EA##UNTOF
Io um mtodo de f(cil e"ecuo por ser necess(rio que o arquivista, para
elaborar a tabela de classificao de assunto, conhea bem a organizao da
instituio, alm de ter que possuir a capacidade de interpretao dos
documentos a serem analisados. G aconselhado nos casos de grandes massa de
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1"
documentais. Hodem ser adotados dois mtodos no arquivamento por assunto'
o alfabtico e o numrico.
% alfabtico pode ser dividido em ordem dicion(ria e ordem enciclopdica.
A.(.1. A$GaH9t!/o
aF D!/!on4r!o
2omo no dicion(rio, os assuntos isolados so colocados em rigorosa ordem
alfabtica.
HF En/!/$o79d!/o
%s assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e ordenados
alfabeticamente.
A.(.2. Nu39r!/o
% numrico pode ser subdividido em' decimal e duple".
aF De/!3a$
8 diviso dos assuntos parte do geral para o particular.
8s <T primeiras divis)es so denominadas classes& as <T seguintes,
subclasses, e, a seguir, diviso, grupos, subgrupos, subse)es etc.
8 tabela com a classificao adotada, tem o nome de classificador ou
c?digo.
G necess(rio a organizao de um ndice alfabtico.
HF Du7$e0
Ieste mtodo, a documentao dividida em clases, conforme os
assuntos, partindo1se do g@nero para a espcie e desta para a min!scula.
8 quantidade de classes a ser aberta ilimitada, por isso, e"ige1se muito
cuidado para no serem abertas pastas para assuntos, como prim(rias,
de assuntos ( incluidos em subclasses. G preferido ao decimal por
possibilitar a abertura ilimitada de classes.
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2#
A.* % MBTODO 5EO5R;&ICO
% mtodo geogr(fico do sistema direto. a busca feita diretamente ao
documento. 7ste mtodo preferido quando o principal elemento a ser
considerado em um documento a H3%27DZI2*8 ou 9%289.
8s melhores ordena)es geogr(ficas so'
a- Iome do estado, cidade e correspondente' quando se organiza um
arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro
lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica em relao As
demais cidades, que devero estar dispostas ap?s as capitais.
7"emplo'
E#TADO CIDADE CORRE#+ONDENTE
8mazonas
8mazonas
3io de Maneiro
3io de Maneiro
.o Haulo
.o Haulo
/anaus +capital-
*tacoatiara
3io de Maneiro +capital-
2ampos
.o Haulo +capital-
9orena
.obreira, 9usa
.antos, 8ntnio M.
3odrigues, *sa
8lmeida, Mos de
2orr@a, Kilson
.ilva, 8lberto
b- Iome da cidade, estado e correspondente' quando o principal elemento
de identificao a cidade e no o estado, deve1se observar a rigorosa
ordem alfabtica por cidade, no havendo destaque para as capitais.
7"emplo'
CIDADE E#TADO CORRE#+ONDENTE
2ampos
*tacoatiara
9orena
/anaus
3io de Maneiro
.o Haulo
3io de Maneiro
8mazonas
.o Haulo
8mazonas
3io de Maneiro
.o Haulo
8lmeida, Mos de
.antos, 8ntnio M.
.ilva, 8lberto
.obreira, 9usa
3odrigues, *sa
2orr@a, Kilson
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21
Io necess(rio o emprego de guias divis?rias correspondentes aos estados,
pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade. G
imprescindvel, porm, que as pastas tragam os nomes dos estados, em
segundo lugar, porque h( cidades com o mesmo em diferentes estados.
7"emplo' 5raslia +Distrito #ederal-
5raslia +/inas Kerais-
*tabaiana +Haraba-
*tabaiana +.ergipe-
2orrespond@ncias de outros pases F alfabeta1se em primeiro lugar o pas,
seguindo da capital e do correspondente. 8s demais cidades sero alfabetadas
em ordem alfabtica, ap?s as respectivas capitais dos pases a que se referem.
7"emplo'
+AI# CIDADE CORRE#+ONDENTE
#rana
#rana
Hortugal
Hortugal
Hortugal
Haris +capital-
9orena
9isboa +capital-
2oimbra
Horto
4nesco
Eadim, 3oger
Hereira, Mos
8lbuquerque, /aria
#erreira, 8ntnio
VANTA5EM DE#VANTA5EM
5usca direta.
#(cil manuseio.
7"ige duas classifica)es F local e nome
do correspondente.
TERMINO'O5IA
ACERVO ) totalidade dos documentos conservados num arquivo
AN;'I#E ) confirmao ou no da codificao adotada pelo protocolo +se
o documento chegar ao arquivo corrente sem classificao, este o
momento de classific(1lo-& complementao da classificao por outros
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mtodos de arquivamento +nome, local, data-, se necess(ria&
estabelecimento de refer@ncias cruzadas.
ARQUIVAMENTO 1 insero do documento na unidade de
arquivamento pr1estabelecida, utilizando pastas adequadas e sinalizao
visvel +proe)es, etiquetas etc-.
ARQUIVO'O5IA F disciplina que tem por obeto o conhecimento da
natureza dos arquivos e das teorias, mtodos e tcnicas a serem
observados na sua constituio, organizao, desenvolvimento e
utilizao.
ATIVIDADE%&IM F conunto de opera)es que uma instituio leva a
efeito para o desempenho de suas atribui)es especficas e que resulta na
acumulao de documentos de car(ter substantivo para o seu
funcionamento.
ATIVIDADE%MEIO F conunto de opera)es que uma instituio leva a
efeito para au"iliar e viabilizar o desempenho de suas atribui)es
especficas e que resulta na acumulao de documentos de car(ter
instrumental e acess?rio.
AVA'IAO F processo de an(lise de documentos, visando a estabelecer
sua destinao de acordo com os valores que lhes forem atribudos.
C'A##I&ICAO' paralelo ao estudo, fazemos a classificao que a
interpretao do documento com base num c?digo adotado&
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CODI&ICAO' colocao de smbolos correspondentes ao mtodo de
arquivamento adotado&
DE#TINAO F encaminhamento dos documentos, em decorr@ncia da
avaliao, A guarda tempor(ria ou permanente, A eliminao e/ou
mudana de suporte.
DOCUMENTO: 4nidade de registro de informao, qualquer que sea o
suporte utilizado.
E'IMINAO: Destruio de documentao que, na avaliao, foram
considerados sem valor peranente. Dambm chamada e"purgo de
documentos.
E#TUDO' leitura minuciosa de cada documentos para verificarmos qual a
entrada +assunto- que vai ter, se e"iste algum antecedente +dossi@-&
&UNDO ) o acervo arquivstico produzido, recebido e acumulado em
processo natural por uma mesma instituio, entidade ou pessoa.
% principal unidade de arrano estrutural nos arquivos
permanentes, constituda dos documentos provenientes de uma mesma
fonte geradora de arquivos.
% a principal unidade de arrano funcional nos arquivos
permanentes, constituda dos documentos provenientes de mais de uma
fonte geradora de arquivo reunidas pela semelhana de suas atividades,
mantido o princpio da proveni@ncia.
IN#+EO: feita para sabermos se os documentos se destinam ao
arquivo, ou apenas para informao&
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verificao no s? da presena do competente despacho de
arquivamento, como tambm da e"ist@ncia de antecedentes,
providenciando1se a devida reunio, se for o caso.
ORDENAO' dispor os documentos de acordo com a classificao e a
codificao dada.
O+ERAJE# EM ARQUIVAMENTO' Hara que tenhamos um bom
desempenho no arquivo, a documentao passa por uma srie de fases at
o arquivamento, a consulta e o emprstimo.
#E'EO' .eparao de documentos de valor permanente daqueles
passveis de eliminao, mediante critrio e tcnicas previamente
estabelecidos em tabela de temporalidade.
EXERCCIOS
#1) $o c%digo de classificao de documentos de arqui&o das ati&idades-meio da administrao '(blica
brasileira as funes) ati&idades) es'*cies e ti'os documentais) genericamente denominados de
+assuntos,) encontram-se -ierarquicamente distribu.dos de acordo com/ 012324567)
a) os crit*rios estabelecidos 'or cada %rgo8
b) a es'*cie documental.
c) a ti'ologia documental.
d) o regimento do organismo.
e) as funes e ati&idades desem'en-adas 'elo %rgo.
#2) 9s elementos informati&os mais comumente tomados como refer:ncias 'ara a ordenao dos
documentos de arqui&o so/ 012324567)
a) n(mero do documento) data) local de 'roced:ncia) nome do emissor ou destinat;rio) ob<eto ou
tema es'ec.fico do documento.
b) $(mero do documento) data) local de 'roced:ncia) nome do emissor ou destinat;rio) notao.
c) $(mero do documento) data) local de 'roced:ncia) nome do emissor ou destinat;rio) c%digo de
classificao.
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25
d) $(mero do documento) data) local de 'roced:ncia) nome do emissor ou destinat;rio)
recol-imento
e) $(mero do documento) data) local de 'roced:ncia) nome do emissor ou destinat;rio)
transfer:ncia.
#3) = a&aliao * uma funo arqui&.stica que &isa a identificar o &alor 'rim;rio e o &alor secund;rio de
um documento. 6es'ecti&amente) o &alor 'rim;rio e &alor secund;rio significam/ 012324567)
a) a qualidade do documento 'rimeiramente recebido > a qualidade do documento recebido
'osteriormente
b) a qualidade do documento sim'les > a qualidade do documento com'le?o
c) a qualidade do documento utili@ado a'enas 'or quem o criou > a qualidade do documento
utili@ado 'or todos
d) a qualidade do documento baseado nas utili@aes imediatas e administrati&as que l-e deram os
seus criadores) ou se<a) nas ra@es 'ara as quais o documento foi criado > a qualidade do
documento baseado nas utili@aes no imediatas ou cient.ficas ) ou se<a) de testemun-o
'ri&ilegiado
e) a qualidade do documento da idade corrente > a qualidade do documento da idade intermedi;ria
#4) =s obras de refer:ncia que identificam) resumem e locali@am os con<untos documentais 'ermanentes
so c-amados de/ 012324567)
a) 'lanos de classificao de documentos
b) 'lanos de classificao de documentos 'or assunto
c) tabela de tem'oralidade
d) instrumento de locali@ao
e) instrumento de 'esquisa
#5) 9 'ro<eto arquitetAnico de um edif.cio de arqui&o) a manuteno das instalaes) um 'lano de
emerg:ncia) o controle das condies f.sicas e ambientais) a educao de em'regados e a conscienti@ao
do usu;rio em relao ao uso dos acer&os so as'ectos que de&em ser acom'an-ados e administrados 'or
um arqui&ista como 'arte de um/ 012324567)
a) 'rograma de engen-aria
b) 'rograma de conser&ao
c) 'ro<eto de restaurao
d) 'ro<eto de acondicionamento de acer&o
e) 'rograma de acer&o
#6) Bodemos afirmar que 3undo de =rqui&o * constitu.do 'or um/ 012324567)
a) con<unto de coleo de documentos
b) con<unto dos documentos de qualquer nature@a 'ro&eniente de diferentes administraes)
'essoas f.sicas ou <ur.dicas
c) con<unto de te?tos manuscritos
d) con<unto de documentos recebidos
e) con<unto dos documentos de qualquer nature@a 'ro&enientes de uma mesma administrao) de
uma mesma 'essoa f.sica ou <ur.dica
#) =s instituies 'rodu@em e acumulam documentos que de&em ser classificados segundo seus
assuntos) o que e?ige muita ateno na leitura e inter'retao dos documentos analisados 'elos
arqui&istas. 9bser&e o seguinte documento/
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26
6io de 7aneiro) 1# de no&embro de 2##5
Clmo. Dr. Dil&a e Dil&a
Ee'artamento de 6ecursos Fumanos
=&. Bresidente Gargas) 35!#!
6io de 7aneiro > 67
Bre@ado Den-or
2ncamin-o as corres'ond:ncias e os 'areceres) desta
Eiretoria 1omercial) sobre a admisso de 'essoal) 'ara
in.cio imediato na matri@ da nossa em'resa.
6essalto que as &agas so referentes H Bsicologia do
4rabal-o e da 2ducao.
=tenciosamente
Monteiro e Monteiro
Eiretor =ssistente
9 documento acima de&e ser classificado a 'artir dos seguintes assuntos 'rinci'ais/ 01GM) 2##5)
a) encamin-amento de corres'ond:ncia) admisso imediata) Eiretoria 1omercial
b) admisso 'essoal) 'sicologia do trabal-o) 'sicologia da educao
c) 'arecer) comercial) matri@ da em'resa
d) refer:ncia) 'sicologia) trabal-o e educao
e) 6io de 7aneiro) encamin-amento) &agas 'ara 'sic%logos
#!) 9 con<unto de ati&idades destinadas a orientar o usu;rio no acesso aos documentos e aos instrumentos
de 'esquisa * ob<eti&o de ser&io denominado/ 02letrobr;s)
a) intercImbio
b) disseminao seleti&a
c) transfer:ncia da informao
d) refer:ncia
e) recu'erao da informao
#") = adoo de recursos tecnol%gicos 'ara alterao do su'orte da informao requer a obser&Incia de
crit*rios fundamentais que le&em em considerao/ 02letrobr;s)
a) legislao em &igor8 comutao bibliogr;fica internacional) a'licao de normas internacionais
b) 'receitos t*cnicos da arqui&ologia) legislao em &igor e relao custo5benef.cio de sua
im'lantao
c) relao custo5benef.cio de sua im'lantao8 a'licao de normais internacionais8 comutao de
registros documentais nacionais e internacionais
d) comutao bibliogr;fica8 normais internacionais de Jebsites8 'rinc.'ios arqui&.sticos
e) fundamentos arqui&.sticos) insero no Brograma da Dociedade da Cnformao8 comutao de
registros documentais internacionais
1#) 9 m*todo de inde?ao coordenada) ou unitermo) au?ilia na recu'erao da informao e e?ige a
estruturao de um &ocabul;rio controlado. 9 m*todo consiste na atribuio de n(meros em ordem
crescente a documentos ou gru'o de documentos) de acordo com a sua entrada no arqui&o. = recu'erao
dos documentos *r feita a 'artir das 'ala&ras c-a&e.
=uditoria Cnterna
### ##1 ##2 ##3 ##4 ##5 ##6 ## ##! ##"
4# 31 2 13 44 15 36 # 4! 1"
5# 1 52 !3 64 1!5 116 " !! 3"
1#3 215 263 4
Bro'osta orament;ria
### ##1 ##2 ##3 ##4 ##5 ##6 ## ##! ##"
2# 41 12 33 54 !5 6 1 2! 6"
5# !1 32 "3 "4 155 116 5 6! 11"
121 163 1#4 165 246 12 14!
$esse sentido) 'ara recu'erar o (nico documento que trata da elaborao da 'ro'osta orament;ria e
auditoria interna da em'resa MG1) * necess;rio a'resentar os documentos de n(meros/ 01GM) 2##5).
a) 2# e 4#
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2
b) 31 e "3
c) 44 e "4
d) 5# e 116
e) 1#3 e 12
11) Kma das lo<as de uma grande rede recebeu um auto de infrao. Bara elucidar-los) os dirigentes da
rede 'recisam encontrar certos documentos) mas a desorgani@ao do arqui&o &em l-es causando
dificuldades. =lguns de seus 'roblemas so/ as &;rias origens dos documentos foram mescladas8 no
e?iste cronologia formal nos &olumes de documentos8 os documentos correntes esto misturados aos
intermedi;rios e 'ermanentes8 e?istem) desordenadamente) &;rias re&istas es'eciali@adas) cat;logos de
'reos) boletins) fol-etos de 'ublicidade) fotografias) disquetes etc. 9 'rocedimento correto 'ara iniciar
essa organi@ao */ 01GM) 2##5)
a) solicitar a colaborao do diretor da em'resa
b) fa@er o le&antamento documental
c) numerar o acer&o 'ara eliminar os documentos
d) arran<ar sistematicamente a documentao
e) elaborar os instrumentos de 'esquisa
12) 9 ciclo &ital dos documentos administrati&os com'reende tr:s idades/ os arqui&os correntes) que
mant:m os documentos durante seu uso funcional) administrati&o e <ur.dico8 os arqui&os intermedi;rios)
que guardam os documentos que <; ultra'assaram o 'ra@o de &alidade <ur.dico-administrati&o) mas ainda
'odem ser utili@ados 'elo 'rodutor8 e os arqui&os 'ermanentes) onde os documentos so 'reser&ados
definiti&amente. = es'ecialidade dos arqui&os 'ode ser identificada 'or sua locali@ao f.sica. Bortanto)
os arqui&os de 'rimeira e segunda idades de&em estar locali@ados) res'ecti&amente/ 01GM) 2##5)
a) fora da cidade) arqui&o nacional
b) 'r%?ima ao corrente) lugar descentrali@ado
c) acima de estrutura) ;rea de segurana
d) em torno da ca'ital) 'erto do centro
e) <unto ao 'rodutor
13) = Lei !.15") de #! de <aneiro de 1""1) dis'e sobre a 'ol.tica nacional de arqui&os '(blicos e
'ri&ados. Ee acordo com ela) os arqui&os '(blicos so os con<untos de documentos/ 0M$E2D) 2##2)
a) 'rodu@idos e recebidos 'or %rgos '(blicos) instituies de car;ter '(blico e entidades 'ri&adas)
em decorr:ncia do e?erc.cio de ati&idades es'ec.ficas) bem como 'or 'essoas f.sicas) qualquer
que se<a o su'orte da informao ou a nature@a dos documentos
b) 'rodu@idos e recebidos) no e?erc.cio de suas ati&idades) 'or %rgos '(blicos e 'ri&ados de
Imbito federal) estadual) do Eistrito 3ederal e munici'al em decorr:ncia de suas funes
administrati&as) legislati&as e <ur.dicas) qualquer que se<a o su'orte a informao ou a nature@a
dos documentos
c) e o'eraes t*cnicas referentes H sua 'roduo) tramitao) uso) a&aliao e arqui&amento em
fase corrente e intermedi;ria) &isando a sua eliminao ou transfer:ncia 'ara guarda 'ermanente)
qualquer que se<a o su'orte da informao ou a nature@a dos documentos
d) de mais de 5# anos de idade 'rodu@idos e recebidos 'or instituio '(blica ou 'ri&ada) em
decorr:ncia de suas ati&idades ligadas ao ser&io '(blico ou no) qualquer que se<a o su'orte da
informao ou a nature@a dos documentos
e) 'essoais ou administrati&os) 'rodu@idos e recebidos 'elas autoridades do 'oder e?ecuti&o em seu
res'ecti&o n.&el de com'et:ncia) qualquer que se<a o su'orte da informao ou a nature@a dos
documentos
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2!
14) = nature@a dos documentos a serem arqui&ados e a estrutura da entidade * que determina o/ 0K367)
2##4)
a) con<unto de classificaes
b) m*todo de arqui&amento
c) sistema de notaes
d) descarte de 'ro<ees
e) instrumento de 'esquisa
15) = classificao Eecimal de EeJeN em'regada nos arqui&os di&ide o saber -umano em/ 0K367) 2##4)
a) cinco classes 'rinci'ais e cinco classes gerais
b) seis classes 'rinci'ais e quatro classes gerais
c) sete classes 'rinci'ais e tr:s classes gerais
d) oito classes 'rinci'ais e duas classes gerais
e) no&e classes 'rinci'ais e uma classe geral
16) Bara organi@ao de uma massa documental constitu.da es'ecificamente de 'rocessos) o arqui&ista
de&e utili@ar o m*todo/ 0K367) 2##4)
a) enciclo'*dico
b) num*rico
c) dicion;rio
d) unitermo
e) geogr;fico
1) =ssegurar a 'reser&ao dos documentos que no mais so utili@ados 'ela administrao e que de&em
ser mantidos) &isando a um 'rocesso de triagem que estabelecer; a eliminao ou o arqui&amento
definiti&o * a funo 'rinci'al do arqui&o/ 0K367) 2##4)
a) onom;stico
b) 'ermanente
c) es'eciali@ado
d) intermedi;rio
e) estrat*gico
1!) $a mensagem/ +informamos que) na reunio ordin;ria da Dub-6eitoria de Blane<amento da K367) foi
discutido o oramento 'ara o ano 2##5,) as 'ala&ras-c-a&es 'rinci'ais so/ 0K367) 2##4)
a) informao) reunio e ordin;ria
b) reunio ordin;ria) Dub-6eitoria de Blane<amento e oramento 'ara 2##5
c) informao) Dub-6eitoria e Blane<amento da K367
d) reunio ordin;ria) informao e oramento 'ara 2##5
e) informao) K367 e ano 2##5
1") 2stabelecer os 'ra@os de &ida do documento dentro da instituio) de acordo com os &alores
informati&os e 'robat%rios) * ati&idade da comisso de/ 0K367) 2##4)
a) a&aliao de documentos
b) incinerao de documentos
c) restaurao de documentos
d) mo&imentao de documentos
e) 'reser&ao de documentos
2#) =ntes de eliminar documentos inser&.&eis 'ara a instituio) o t*cnico de arqui&o de&e recorrer ao
instrumento de destinao a'ro&ado 'ela autoridade com'etente) que * a tabela de/ 0K367) 2##4)
a) o'eracionalidade
b) caducidade
c) organicidade
d) tem'oralidade
e) originalidade
21) 9 controle de tem'eratura) de unidade relati&a e de 'oluentes) 'or meio de instrumentos) com o
ob<eti&o de criar uma atmosfera fa&or;&el H conser&ao dos documentos) denomina-se/ 0K367) 2##4)
a) monitorao
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2"
b) climati@ao
c) esterili@ao
d) fumigao
e) refrigerao
22) 9 instrumento que 'rocede ao relacionamento das antigas notaes 'ara as no&as que ten-am sido
adotadas) em decorr:ncia de alterao no sistema de arran<o) * a tabela de/ 0K367) 2##4)
a) tem'oralidade
b) 'rescrio
c) destinao
d) equi&al:ncia
e) conser&ao
23) Do inalien;&eis e im'rescrit.&eis os documentos de &alor/ 0K367) 2##4)
a) 'rim;rio
b) 'ermanente
c) es'ecial
d) intermedi;rio
e) corrente
24) 9s 'rinc.'ios te%ricos e 'r;ticos de arran<o e descrio consagrados 'ela =rqui&.stica contem'orInea
a'licam-se/ 0MB2=m) 2##2)
a) aos acer&os arqui&.sticos '(blicos e 'ri&ados
b) tanto aos arqui&os como Hs bibliotecas
c) aos arqui&os) Hs bibliotecas e aos museus
d) Hs colees de 'articulares e de organismos 'ri&ados
e) aos acer&os -emorogr;ficos 'or 'articulares
25) 9 que um arqui&ista de&e com'reender como um 'lano de classificao de documentosO0MB2=m)
2##2)
a) um 'lano que 'ermita a ordenao intelectual e f.sica dos documentos de um arqui&o corrente
b) um 'lano f.sico que fornea ao %rgo as bases 'ara manuteno de documentos com informaes
significati&as e que indique a 'oss.&el classificao daqueles que no conten-am dados
rele&antes
c) um 'lano de tratamento e de a&aliao) sob todos os as'ectos 'oss.&eis e imagin;&eis) de uma
massa documental acumulada
d) um 'lano de descarte sistem;tico) acom'an-ado de um 'rograma de microfilmagem ou de
digitali@ao das imagens dos documentos com o uso de recursos inform;ticos
e) um 'lano geral de microfilmagem dos documentos mantidos 'ela instituio
26) Kma das tend:ncias mais e?'ressi&as da =rqui&.stica do mundo atual * o enfoque da informao com
'rioridade sobre o documento. Eeste modo) as no&as teorias arqui&.sticas indicam que/
a) os documentos registrados em su'orte con&encionais de&em ser imediatamente co'iados e
sumariamente eliminados
b) os documentos registrados em meio magn*tico so os que realmente im'ortam 'ara o 'resente e
'ara o futuro
c) os conte(dos dos documentos con&encionados e no-con&encionais &:m gan-ando maior
significao 'ara o trabal-o 'rofissional
d) as es'*cies documentais continuaro a ser o 'rinci'al &etor 'ara o 'rocesso de tratamento
arqui&.stico
e) tudo de&e ser mantido do mesmo modo que sem're
2) =s instituies denominadas arqui&os '(blicos federais) estaduais) munici'ais e institucionais so
locais onde) em situao ideais) guardam-se/
a) os documentos de &alor corrente) isto *) de uso constante
b) os documentos de &alor 'ermanente) isto *) de &alor informati&o
c) os documentos de todos os ti'os e &alores
d) os documentos sem &alor corrente) 'or*m ainda (teis 'or algum tem'o ou destinados H
'reser&ao definiti&a
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3#
e) os documentos que esto es'erando a definio de suas situaes
2!) 9 uso da microfilmagem alcanou am'la difuso nas (ltimas d*cadas. Bor isso) instituies '(blicas e
'ri&adas utili@am-se em &;rios casos. Degundo es'ecialistas) este recurso/ 0MB2=m) 2##2)
a) tornam mais barato o tratamento e a manuteno de acer&os arqui&.sticos em su'orte 'a'el)
fotogr;fico e &ideogr;fico
b) tem custos similares aos dos 'rocedimentos mais con&encionais
c) * indicado somente 'ara os arqui&os correntes
d) torna bem mais caro o tratamento dis'ensado aos acer&os arqui&.sticos
e) * utili@;&el em a'licaes es'ec.ficas na 'reser&ao de documentos essenciais sob o 'onto de
&ista <ur.dico e -ist%rico-cultural
2") a digitali@ao de documentos <; c-egou ao Mrasil. 1om ela * 'oss.&el que se 'rodu@am arqui&os
eletrAnicos de imagens ma'eadas em bist ou de dados 'or meio do recon-ecimento %tico de caracteres.
Dob o 'onto de &ista arqui&.stico/ 0MB2=m) 2##2)
a) os documentos a serem digitali@ados no 'recisam ter uma ordenao 'r*&ia que 'ermita a
recu'erao das informaes contidas
b) os documentos de&em ser digitali@ados) res'eitando-se os 'adres nacionais de qualidade
c) os documentos a serem digitali@ados de&em ser ob<eto de um tratamento t*cnico-cient.fico
'reliminar) e?ecutado 'or 'rofissionais
d) a digitali@ao) em qualquer caso) resol&e os 'roblemas de arqui&o de um %rgo) diminuindo o
es'ao de guarda e facilitando o acesso
e) a digitali@ao substitui a necessidade do tratamento do 'rofissional de arqui&o
3#) Ee modo geral) os dois registro e su'ortes dominantes) em termos quantitati&os) nos arqui&os
'(blicos brasileiros so/ 0MB2=m) 2##2)
a) o documento te?tual em 'a'el e a fotografia
b) a corres'ond:ncia e os dossi:s funcionais
c) os microfilmes e os disquetes
d) o 'rocesso administrati&o e a corres'ond:ncia
e) as m;quinas digitais contem'orIneas e os discos %ticos
31) = an;lise acerca da situao do acer&o arqui&.stico e?istente em uma instituio '(blica ou 'ri&ada *
obtida mediante a elaborao de um/ 047E34) 2###)
a) 'lano de ao
b) 'lano de gesto
c) 'lano de classificao
d) 'rograma de gesto documental
e) diagn%stico do acer&o
32) Ee acordo com a 6esoluo n. P 1# do 19$=6Q) os usu;rios de microfilmes de documentos
arqui&.sticos sero obrigatoriamente informados) 'or meio da utili@ao de s.mbolos es'ec.ficos) quando
o estado f.sico original dos documentos a'resentar a situao de/ 047E34) 2###)
C > original ileg.&el
CC > te?to manc-ado
CCC > numerao incorreta
CG > data-limite atribu.da
G > re'etio de imagem
2sto certos a'enas os itens/
a) C) CC e CG
b) C) CC e G
c) C) CCC e G
d) CC) CCC e CG
e) CCC) CG e G
33) $a terminologia arqui&.stica) o esquema 'reestabelecido 'ara arma@enagem) ordenao e
classificao de documentos * um conceito atribu.do 'ara aelaborao do 'lano de/ 047E34) 2###)
a) ordenao
b) destinao
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c) classificao
d) arqui&amento
e) arma@enamento
34) Eas ati&idades abai?o) assinale a que no se caracteri@a como ati&idade de arqui&o corrente/ 047E34)
2###)
a) an;lise
b) ordenao
c) descrio
d) arqui&amento
e) em'r*stimo
35) 9bser&e o quadro abai?o/ 047E34) 2###)
Ee acordo com a obra =rqui&o/ teoria e 'r;tica) de Marilena Leite Baes) a forma de ordenao adotada no
e?em'lo acima corres'onde H/
a) du'le?
b) enciclo'*dica
c) alfab*tica
d) dicion;rio
e) decimal
36) 9 'rocesso que consiste na ordenao dos documentos em fundos) na ordenao das s*ries dentro dos
fundos e) se necess;rio) dos itens documentais dentro das s*ries */ 047E34) 2###)
a) a catalogao
b) o arran<o
c) a an;lise
d) a a&aliao
e) a descrio
3) Km 'rograma de gesto de documentos eficiente 're&: a gesto dos acer&os e dos recursos nela
em'regados. Csso im'lica 'lane<ar a distribuio 'r*&ia das ;reas de de'%sito) indicando a utili@ao atual
e futura dos es'aos dis'on.&eis. 1onforme o Eicion;rio de 4erminologia =rqui&.stica da =ssociao dos
=rqui&istas de Do Baulo) esse 'lane<amento consubstancia-se no 'lano de/
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Eissertaes
=ntro'ologia
=ntro'ologia 1ultural
4eoria =ntro'ol%gica
Fist%ria
Dociologia
Monografia
=ntro'ologia
Fistoria
Fistoria =ntiga
Fistoria Moderna
Dociologia
Teses
=ntro'ologia
Fist%ria
Dociologia
Dociologia da 2ducao
Dociologia 6ural
a) destinao
b) arqui&amento
c) arma@enamento
d) classificao
e) descrio
3!) Quanto aos instrumentos de 'esquisa utili@ados nos arqui&os) assinale a o'o incorreta/ 047E34)
2###)
a) o in&ent;rio * o instrumento que descre&e con<untos ou unidades documentais na ordem em que
foram arran<ados
b) no cat;logo a descrio e?austi&a ou 'arcial de um fundo toma 'or base a s*rie documental
c) Ro guia de arqui&o tem 'or finalidade oferecer informaes b;sicas sobre um ou mais arqui&os e
seus fundosS
d) um in&ent;rio 'ode contem'lar um fundo inteiro) uma s*rie) 'arte dela ou mesmo uma unidade
de arqui&amento
e) o re'ert%rio * um instrumento de 'esquisa que seleciona documentos 'ertencentes a um ou mais
fundos e os descre&e minuciosamente
3") 9 instrumento de 'esquisa em que a descrio e?austi&a ou 'arcial de um fundo) ou de uma ou mais
de suas subdi&ises) toma 'or base a 'ea documental) res'eitada ou no a ordem de classificao * o/
047E34) 2###)
a) cat;logo
b) in&ent;rio
c) guia
d) re'ert%rio
e) .ndice
4#) $o c%digo de classificao de documentos de arqui&o das ati&idades-meio da administrao '(blica
brasileira as funes) ati&idades) es'*cies e ti'os documentais) genericamente denominados de
+assuntos,) encontram-se -ierarquicamente distribu.dos de acordo com/ 03ol-a Eirigida #" a 15 de
<ul-o52##5)
a) os crit*rios estabelecidos 'or cada %rgo
b) es'*cie documental
c) a ti'ologia documental
d) o regimento do organismo
e) as funes desem'en-adas 'elo %rgo.
41) 1lassifique como &erdadeira 0G) ou falsa 03) cada afirmao sobre arqui&os a'resentada abai?o. =
ordem correta */ 03ol-a Eirigida # a 13 de <ul-o52##5)
a) 0 )1ada em'resa de&e adotar a metodologia de arqui&amento que atenda Hs suas necessidades
es'ec.ficas
b) 0 )9s arqui&os 'odem 'assar 'or tr:s est;gios de e&oluo) que no so com'lementares
c) 0 )= maneira de conser&ar e organi@ar os documentos de&e mudar de acordo com a idade do
arqui&o
d) 0 )2mbora o termo +arqui&o, se<a usado em refer:ncia a qualquer uma das tr:s idades) os
arqui&os 'ro'riamente ditos so os de terceira idade.
a) G-G-3-G
b) G-G-3-3
c) G-3-G-G
d) 3-3-G-3
e) 3-G-3-G
42) =ssinale a afirmati&a correta a res'eito de arqui&os intermedi;rios. 03ol-a Eirigida # a 13 de
<ul-o52##5)
a) Ee&em necessariamente ser conser&ados 'r%?imo aos escrit%rios
b) Ee&em dis'onibili@ar seus documentos 'ara consulta freqTente
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c) Do tamb*m c-amados de +limbo,) +'urgat%rio, ou +arqui&o morto,
d) Uuardam documentos oficiais ou de &alor -ist%rico em car;ter 'ermanente
e) 6e(nem documentos que 'recisam estar acess.&eis) a'esar de menos consultados
43) = res'eito dos m*todos de arqui&amento) so feitas as afirmaes abai?o. 03ol-a Eirigida # a 13 de
<ul-o52##5).
C > = escol-a do m*todo de arqui&amento de&e ser determinada 'ela nature@a dos documentos e a
estrutura da entidade) embora) de modo geral) qualquer sistema 'ossa a'resentar resultados satisfat%rios
se for adequadamente a'licado.
CC > 2m com'arao aos demais) o m*todo alfab*tico * o mais sim'les) r;'ido e barato) al*m de
dificilmente gerar erros de arqui&amento) mesmo quando o &olume de documentos * grande.
CCC > Bodem-se di&idir os m*todos de arqui&amento em duas grandes classes) a dos alfab*ticos e a dos
num*ricos8 cada uma delas) 'or sua &e@) di&ide-se em di&ersas subclasses.
a) C) a'enas
b) CC) a'enas
c) CCC) a'enas
d) C e CC) a'enas
e) CC e CCC) a'enas
44) =s 'astas abai?o de&ero ser arqui&adas segundo as regras de alfabetao. 03ol-a Eirigida # a 13 de
<ul-o52##5)
C > 4erceiro Demin;rio Mrasileiro de Besquisa
CC > VV 1ongresso de Miblioteconomia e 1i:ncias da Cnformao
CCC > "P Dim'%sio de Eiretores de Mibliotecas Kni&ersit;rias da =m*rica Latina
CG > E*cimo D*timo 2ncontro de Cnformao e Eocumentao 7ur.dica
G > 15P 2ncontro $acional de Cnformao e Eocumentao 7ur.dica
a) C > CCC > CG > G > CC
b) C > CG > CC > G > CCC
c) CC > CG > G > C > CCC
d) CC > G > CG > C > CCC
e) CG > G > CC > CCC > C
45) =ssinale a afirmao incorreta a res'eito do m*todo de alfabetao 'ara nomes de 'essoas. 03ol-a
Eirigida # a 13 de <ul-o52##5)
a) Quando os sobrenomes so iguais) 're&alece a ordem alfab*tica dos 'renomes
b) Dobrenomes com'ostos de substanti&o e ad<eti&o 0como Monte Gerde) no so se'arados
c) Dobrenomes iniciados com a 'ala&ra Danta 0como Danta 1ru@) so com'ostos e no se se'aram
d) 4.tulos que acom'an-am nomes) como Ueneral ou Ministro) so considerados na alfabetao
e) 9s nomes orientais 0<a'oneses ou ;rabes) 'or e?em'lo) so registrados e?atamente como se
a'resentam.
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1E 2A 3D 4E 5B 6E 7B 8D 9B
10D 11B 12E 13B 14B 15E 16B 17D 18B
19A 20D 21B 22D 23B 24A 25A 26C 27B
28E 29C 30D 31E 32C 33D 34C 35B 36B
37C 38B 39A 40E 41C 42E 43A 44C 45D
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