PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN ASRAMA

A. Tanggungjawab Pengetua/Guru Besar

Selaku pentadbir sekolah, beliau perlu melaksanakan/menyediakan perkara yang berkaitan dengan
pengurusan dan pentadbiran asrama iaitu :
1. Dasar
1.1 Visi dan Misi
1.2 Falsafah dan Matlamat
1.3 Peraturan Asrama
1.4 Pengambilan dan Pemilihan Penghuni Asrama
2. Pengurusan dan Pentadbiran Asrama
2.1 Penasihat semua jawatankuasa di asrama.
2.2 Menyediakan struktur organisasi pengurusan asrama.
2.3 Mengagihkan tugas kakitangan asrama.
2.4 Mengurus pelantikan warden.
2.5 Menyediakan, mengawalselia pejabat pentadbiran asrama dan rumah
warden.
2.6 Mengurus, memantau dan menguatkuasa Kontrak Bekalan Makanan Bermasak/ Mentah,
Perkhidmatan Kawalan Keselamatan dan Perkhidmatan Pembersihan Kawasan.
2.7 Mengurus pembangunan dan penyelenggaraan fizikal bangunan, peralatan dan kemudahan
asrama.
2.8 Memaklumkan dan menghantar semua laporan yang berkaitan dengan kes-kes keracunan
makanan, dendaan dan kes-kes yang melanggar perjanjian kontrak penswastaan kepada Jabatan
Pelajaran Negeri.
3. Pengurusan dan Pentadbiran Kewangan
3.1 Menentukan keperluan peruntukan asrama dan Anggaran Belanja Mengurus mencukupi.
3.2 Memastikan buku tunai asrama diurus mengikut kehendak Pekeliling
Kewangan.
3.3 Menentukan Wang Bantuan Makanan, Wang Lebihan Makanan, LPBT,
yuran asrama
3.4 Mengawalselia semua pungutan yuran di asrama.
3.5 Mengurus pembayaran tuntutan bekalan makanan bermasak/mentah kepada pembekal setiap
dua minggu sekali.
3.6 Memastikan semua jenis pembayaran dijelaskan oleh kontraktor atau pihak lain (seperti pihak
yang menyewa bangunan asrama) kepada asrama supaya tidak berlaku Akaun Belum Terima (ABT).
3.7 Memastikan pihak kontraktor telah menjelaskan semua tanggungan yang berkaitan dengan
asrama seperti bil air, bil elektrik, kerosakan peralatan, dan premis sebaik sahaja kontrak tamat.
4. Pengurusan Penghuni Asrama

4.1 Akademik
4.1.1 Mempastikan jadual penghuni asrama dirancang dan disediakan secara sistematik.
4.1.2 Mempastikan jadual 'prep' dipatuhi sepanjang masa.
4.1.3 Melantik warden yang bertanggungjawab menyelia perjalanan jadual 'prep' setiap hari.
4.1.4 Menyediakan tempat 'prep' yang selesa.
4.1.5 Merancang dan melaksanakan kelas tambahan.
4.1.6 Menyediakan perpustakaan, buku rujukan, komputer serta kemudahan pengajaran dan
pembelajaran yang mencukupi.
4.1.7 Merangka, merancang, melaksana, memantau dan menilai program peningkatan dan
kecemerlangan akademik menerusi perancangan strategik jangka pendek dan jangka panjang.
4.2 Disiplin
4.2.1 Mempastikan peraturan asrama dipatuhi oleh penghuni dan waris serta dikuatkuasakan
pelaksanaannya.
4.2.2 Menyediakan sistem pemantauan disiplin yang sesuai dan mampu menangani permasalahan
penghuni asrama.
4.3 Kokurikulum dan Sukan
4.3.1 Mempastikan semua penghuni asrama mengambil bahagian di dalam semua aktiviti
kokurikulum dan sukan di asrama.
4.3.2 Menyediakan kemudahan, tempat dan peralatan yang mencukupi.
4.3.3 Menyediakan jurulatih dan pembimbing.
4.3.4 Mengadakan pertandingan antara dorm atau asrama.
4.3.5 Mengadakan lawatan sambil belajar/integrasi/program pertukaran
pelajar.
4.3.6 Mempastikan penghuni asrama menyertai pertandingan-pertandingan anjuran Pejabat Pelajaran
Daerah, Jabatan Pelajaran Negeri, Kementerian Pelajaran Malaysia dan agensi luar.
4.4 Pembangunan Sahsiah
4.4.1 Mengadakan kursus-kursus motivasi, kepimpinan dan ketahanan diri.
4.4.2 Mengadakan kelas Fardhu Ain.
4.4.3 Mengadakan sesi kaunseling.
4.4.4 Menganjurkan majlis-majlis sempena hari kebesaran Islam.
4.4.5 Mengadakan program penghayatan sempena hari kemerdekaan/kebesaran negara.
4.5 Kebajikan
4.5.1 Mempastikan kebajikan penghuni asrama dititikberatkan seperti penyediaan tempat tinggal
yang kondusif.
4.5.2 Mempastikan penghuni asrama yang sakit diberikan rawatan yang
sewajarnya.
4.5.3 Mempastikan tempat tinggal warden dalam keadaan yang selamat dan
baik.
4.5.4 Mewujudkan Tabung Kebajikan Penghuni Asrama (mesti mendapat kelulusan Jabatan Pelajaran
Negeri).
4.5.5 Menubuhkan Majlis Perwakilan Ibu bapa yang terdiri daripada ibu bapa/waris penghuni.
5. Memahami dan melaksanakan surat pekeliling dan arahan berkaitan dengan asrama.


B. Tanggungjawab Penolong Kanan Pentadbiran

1. Melaksanakan program peningkatan akademik penghuni asrama
2. Kewangan asrama Tanggungjawab



C. Penolong Kanan Kokurikulum

1. Mempastikan semua penghuni asrama mengambil bahagian di dalam semua
aktivitikokurikulum dan sukan di asrama.
2. Menyediakan kemudahan, tempat dan peralatan yang mencukupi.
3. Menyediakan jurulatih dan pembimbing.
4. Mempastikan penghuni asrama menyertai pertandingan-pertandingan anjuran
PejabatPelajaran Daerah, Jabatan Pelajaran Negeri, Kementerian Pelajaran Malaysia danagensi luar.
D. Tanggungjawab Penolong Kanan Hal Ehwal Murid
Selaku pentadbir sekolah, beliau perlu melaksanakan dan menyediakan perkara-perkara yang berkaitan
dengan pentadbiran dan pengurusan asrama iaitu :

1. Menentukan sistem kemasukan dan penempatan pelajar ke asrama.
2. Membantu dalam perlantikan warden asrama.
3. Melaksanakan program bagi Peningkatan Prestasi Akademik Penghuni Asrama.
4. Membantu dan memantau kewangan asrama. Menyelaraskan semua pungutan wang
seperti pungutan yuran asrama, Buku Tunai, Buku Resit dan Buku Stok.
5. Membantu mengurus kakitangan asrama.
6. Mempastikan pengurusan kesihatan penghuni asrama dijaga.
7. Mempastikan penyeliaan makanan dipantau mengikut jadual/menu yang ditetapkan.
8. Mempastikan premis asrama dijaga dengan bersih dan selamat.
9. Membantu dalam pengurusan sebut harga/tender makanan asrama sekolah.
10. Mempastikan kemudahan rekreasi mencukupi di samping menggalakkan penyertaan penghuni
asrama dalam aktiviti riadah dan kokurikulum.
11. Menjadi Pengerusi Lembaga Pengawas Asrama.
12. Bertanggungjawab atas keselamatan penghuni disamping menggalakkan
penyertaan penghuni asrama dalam aktiviti riadah dan kokurikulum.
13. Menyelia supaya penggunaan air dan elektrik tidak berlaku pembaziran.
14. Menyelaraskan penyediaan Laporan Harian Asrama dan Laporan Bulanan
Asrama.
15. Melaporkan segera sebarang kes kecemasan yang berlaku di asrama kepada
Guru Besar.
16. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar.


E. Tugas-tugas Ketua Warden

1. Mewakili Pengetua/Guru Besar/Penolong Kanan Hal Ehwal Murid seperti yang
diarahkan.
2. Menentukan dasar-dasar asrama yang telah diputuskan oleh Jawatankuasa Pengurusan dan
Pentadbiran Asrama dilaksanakan sepenuhnya.
3. Menyelia dan menyelaras tugas-tugas warden.
4. Memeriksa Buku Laporan Harian Warden dan melaporkannya kepada Penolong Kanan Hal
Ehwal Murid.
5. Mengadakan mesyuarat dengan warden-warden asrama sekurang-kurangnya sebulan sekali
dan merekodkan mesyuarat tersebut untuk dikemukakan kepada Pengetua/Guru Besar.
6. Bertanggungjawab dalam pengurusan disiplin, kaunseling dan program pembangunan insan di
asrama.
7. Mempastikan warden menjalankan tanggungjawabnya.
8. Membantu menguruskan kemasukan penghuni baru seperti penyediaan
borang/dokumen, taklimat kemasukan dan orientasi penghuni baru dan sebagainya.
9. Menjalankan tugas-tugas lain seperti yang diarahkan oleh pihak pentadbir.

F. Tugas-Tugas Warden
1. Menguatkuasakan/mempastikan peraturan asrama dipatuhi dan mengambil tindakan atas hal-
hal berkaitan disiplin berdasarkan prosedur yang ditetapkan.
2. Menyemak, menyiasat serta mengambil tindakan susulan di atas laporan harian pengawas dan
Ketua Dormitori.
3. Menyediakan laporan harian untuk tindakan Pengetua/Penolong Kanan HEM.
4. Menyelia/memantau aktiviti-aktiviti harian dan berkala; contohnya :

4.1 Kelas persediaan
4.2 Waktu Solat
4.3 Waktu makan
4.4 Kelas fardu aing/Kelas Agama
4.5 Aktiviti gotong-royong
4.6 Pertandingan antara dormitori
4.7 Pertandingan Makan Beradab
4.8 Aktiviti Sukan dan Kokurikulum
5. Memantau Pengawas bertugas menjalankan "roll-call".
6. Mengadakan pemeriksaan dan "roll-call" mengejut.
7. Menguruskan kebenaran keluar / masuk penghuni asrama.
8. Mengadakan perjumpaan mingguan dengan Lembaga Pengawas Asrama dan
Ketua-Ketua Dormitori.
9. Mengadakan pemeriksaan dan membuat laporan harian dormitori, bilik-bilik khas,
tandas, bilik air, persekitaran serta dewan makan.
10. Mengurus murid sakit dan urusan yang berkaitan dengannya.
11. Memantau dan memeriksa laporan prestasi akademik serta mengambil tindakan
susulan yang sesuai.
12. Membuat persediaan untuk mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan dan Pentadbiran
Asrama :
12.1 Minit Mesyuarat terdahulu.
12.2 Laporan bulanan asrama.
12.3 Pembentangan aktiviti dan takwim bulan berikut.
13. Mesyuarat/Perjumpaan Warden dengan Lembaga Pengawas Asrama sekurang-
kurangnya sebulan sekali.
14. Membantu mengurus kemasukan penghuni asrama.
14.1 Penyediaan borang/dokumen.
14.2 Taklimat kemasukan.
14.3 Orientasi penghuni baru.
15. Menyediakan Takwim serta Jadual Harian Asrama.
16. Menyediakan Anggaran Belanjawan Aktiviti Tahunan Asrama.
17. Mengumpul data/maklumat penghuni untuk :-

17.1 Menganalisa prestasi akademik/peperiksaan.
17.2 Menghantar Borang Kutipan Data Asrama ke Jabatan Pelajaran Negeri.

18. Menganjurkan aktiviti/kursus/seminar/bengkel.
19. Mengadakan perjumpaan dengan waris.
20. Mengadakan Latjhan Kecemasan.
21. Memantau peralatan, kemudahan serta perkara-perkara yang berkaitan dengan keselamatan.
22. Menyelia dan memantau kebajikan penghuni berkaitan :-
22.1 Makanan
22.1 Keselesaan di asrama
22.2 Kesihatan
22.3 Keselamatan
22.4 Biasiswa

23.Membantu Penyelia Asrama dalam pungutan yuran-yuran asrama, perkhidmatan pembersihan,
keselamatan dan penguatkuasaan kontrak bekalan makanan asrama semasa ketiadaan Penyelia Asrama.

24.Menjalankan tugas-tugas yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar dan Penolong Kanan HEM.


G. Tugas-tugas Penyelia Asrama

1.0 Pentadbiran
1.1 Menyelia kakitangan asrama, perkhidmatan keselamatan dan pembersihan.
1.2 Mengurus inventori asrama.
1.3 Mengurus stor-stor asrama.
1.4 Menyediakan rekod-rekod pelajar yang tinggal di asrama.
1.5 Menyediakan jadual tugas harian/bulanan bagi kakitangan asrama.
1.6 Mengurus Pejabat Asrama dan mempastikan perkara-perkara berikut teratur dan kemas.
1.6.1 Sistem Fail
1.6.2 Data-data
1.6.3 Peralatan dan perabot serta susun aturnya
1.6.4 Buku Stok/lnventori peralatan, perkakas, perabot, dan Iain-Iain
1.6.5 Pekeliling-pekeliling yang berkaitan asrama
1.6.6 Buku Laporan Prestasi Kontraktor
1.7 Membantu warden dalam urusan/proses pengambilan dan pendaftaran penghuni baru.
1.8 Mempastikan hapuskira peralatan dan perabot asrama/dewan makan diuruskan.
1.9 Bertanggungjawab melaporkan sebarang kerosakan kepada Pengetua/Guru Besar dan
mengambil tindakan susulan setelah mendapat kebenaran.
1.10 Mengumpul maklumat dari pihak yang berkaitan, menyediakan data dan menghantarkannya
kepada pihak-pihak yang memerlukan.
1.11 Membantu menjayakan aktiviti asrama.
1.12 Menghadiri mesyuarat, taklimat serta kursus yang berkaitan.
1.13 Mengurus hal-hal berkaitan penggunaan asrama oleh pihak luar.
1.14 Membantu tugas-tugas warden ketika ketiadaan warden di asrama.
1.15 Menjalankan tugas yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar atau Penolong Kanan HEM.

2.0 Kewangan
2.1 Membantu mengurus permohonan dan pembelian barang-barang dan peralatan
untuk
kegunaan asrama setakat mana diarahkan.
2.2 Membantu menyediakan anggaran peruntukan tahunan asrama.
2.3 Membantu membuat pembayaran bil-bil asrama.
2.4 Membantu mengurus buku tunai asrama.
2.5 Membantu menutup akaun asrama setiap hujung bulan.
2.6 Membantu membuat penyata audit setiap hujung tahun.
2.7 Membantu menuntut PCG asrama dan pelarasan jika ada.
2.8 Membantu mengutip yuran asrama.
2.9 Membantu memohon kelulusan menggunakan Wang Lebihan Makanan Asrama ke Jabatan
Pelajaran Negeri/Kementerian Pelajaran Malaysia.
3.0 Kontrak Penswastaan
3.1 Bekalan Makanan Bermasak
3.1.1 Mengawal kebersihan makanan dan minuman serta pekerja dewan makanmengikut
garis panduan kesihatan.
3.1.2 Mengemukakan laporan bulanan makanan ke Jabatan Pelajaran Negeri.
3.1.3 Mengemukakan laporan makanan tahunan ke Kementerian Pelajaran Malaysia.
3.1.4 Bertanggungjawab sepenuhnya berkaitan bekalan makanan :
i. Mengisi Borang Pesanan (Jadual 8)
ii. Menerima dan memeriksa bahan mentah
iii. Mendapatkan pengesahan atau persetujuan Pengetua/Guru Besar jikaberlaku
pertukaran bahan/menu.
iv. Memantau proses penyediaan makanan.
v. Mengurus buku laporan harian bekalan bermasak.
vi. Mempastikan kontraktor mematuhi perjanjian kontrak daripada aspek
bahan mentah, menu, spesifikasi dan masa yang ditetapkan.
3.1.5 Mempastikan premis.perabot dan peralatan selamat digunakan.
3.1.6 Mempastikan kontraktor mematuhi peraturan/garis panduan berkaitan.
3.1.7 pekerja yang dikeluarkan oleh Kementerian Pelajaran, Kementerian Kesihatandan Pihak
Berkuasa Tempatan.
3.1.8 Mempastikan penerimaan bahan mentah mencukupi dan berkualiti.
3.1.9 Membantu menguatkuasakan perkara-perkara yang berkaitan dengan pengurusan tender
bekalan makanan asrama.
3.2 Kawalan Keselamatan
3.2.1 Mempastikan pengawal keselamatan menjalankan tugas seperti dalam perjanjian
kontrak.
3.2.2 Menghantar laporan bulanan kepada pihak pengurusan sekolah.
3.3 Pembersihan Kawasan
3.3.1 Mempastikan kerja-kerja pembersihan kawasan dijalankan seperti di dalamperjanjian kontrak.
3.3.2 Menghantar laporan bulanan kepada pihak yang bertanggungjawab.
4.0 Kebajikan
4.1.1 Pengurusan bilik-bilik sakit.
4.1.2 Pengurusan ubat-ubatan, rawatan segera bagi sakit-sakit biasa.
4.1.3 Memben bantuan pertolongan cemas kepada penghuni asrama.
4.1.4 Mengadakan rekod-rekod tertentu darl segi kesihatan pelajar dan urusan yangberkaitan
dengannya.
5.0 Flzikal
5.1 Menjaga kebersihan kawasan asrama termasuk bangunan-bangunan.
5.2 Melaporkan kerosakan harta benda kerajaan.
5.3 Menjaga alatan-alatan dan kemudahan-kemudaan di asrama
5.4 Menjalankan pemeriksaan setiap pagi untuk menentukan kebersihan dormitori, tandas, bilik
air, bilik-bilik khas, surau dan persekitaran asrama dalam keadaan bersih, teratur dan diurus rapi.
5.5 Menghantar laporan bulanan Pembersihan Kawasan asrama.

6.0 Keselamatan
6.1 Mempastikan semua peralatan keselamatan di asrama berfungsi dengan baik.
6.2 Mempastikan persekitaran asrama selamat.
6.3 Mempastikan semua penyelenggaraan asrama dibaiki segera.
6.4 Mempastikan semua pendawaian dan peralatan elektrik selamat digunakan.
H. Pembantu Pengurusan Murid Di Asrama

1. Menjaga hal ehwal murid-murid istimewa/murid-murid peringkat sekolah rendah daripada semua
aspek pengurusan diri di asrama.
2. Membimbing / melatih / mengasuh kanak-kanak istimewa / murid-murid peringkat sekolah
rendah
mengenai semua aspek yang berkaitan dengan tata kelakuan, akhlak, adab sopan, menjaga
kebersihan diri / kawasan sekitar.
3. Melayan keperluan murid-murid yang sakit atau bermasalah emosi.
4. Mengawasi keselamatan murid.
5. Menjadi pengantara dengan ibu / bapa murid.

I. Tugas Jaga/Pengawal Keselamatan
1. Pengawal keselamatan hendaklah mematuhi waktu bekerja seperti berikut:

Jumlah jam Bll. Syif Waktu Syif
24 Syif 1 Syif 2 7:00 pagi - 7.00 malam7.00
malam - 7.00 pagi
2. Pengawal keselamatan hendaklah hadir mengikut waktu yang ditetapkan. Jika
pengawaltersebut bercuti, majikannya hendaklah mempastikan ada pengawal yang menggantikannya.
3. Pengawal keselamatan hendaklah sentiasa memakai pakaian seragam lengkap
danmenggunakan peralatan bertugas yang telah ditetapkan seperti 'watchman clock', lampu suluh, wisel
dan cotar.
4. Pengawal keselamatan dikehendaki memeriksa sesiapa yang keluar masuk dari
kawasanasrama.
5. Menyediakan laporan keselamatan pada setiap jam dan menyerahkankepada Pengetua/Guru
Besar.
6. Melindungi keselamatan penghuni asrama dan semua bangunan serta hartabenda yang
di bawah kawalannya.
7. Menyelia dan menyelenggara peraturan di pos kawalan serta menolong menyelesaikan
sebarang permintaan bantuan yang diperlukan oleh pekerja setempat atau orang ramai.
8. Faham mengenai Peraturan Umum (General Order) dan Peraturan Tertentu (Special Order)
serta melaksanakannya.
9. Melakukan pemeriksaan mengikut tempoh waktu yang tertentu semua kawasan bagi
mempastikan keadaan keselamatan terjamin.
10. Pengawal hendaklah menghubungi balai polis dan Pengetua/Guru Besar dengan serta merta
sekiranya berlaku sebarang kejadian seperti kecurian, pencerobohan dan kebakaran di asrama.
11. Pengawal hendaklah melapor dan menyerahkan semua barang yang dijumpai
kepada Pengetua/Guru Besar sebelum membuat laporan polis.
12. Membuat laporan segera kepada pihak pengurusan bagi semua keadaan dan kejadian luar
biasa di asrama.
13. Pengawal tidak dibenarkan membawa apa-apa senjata yang berbahaya semasa bertugas.
14. Pengawal yang bertugas hendaklah membuat rondaan setiap satu jam sekali di bangunan dan
kawasan asrama dalam masa bertugas dan merakam "watchman clock" (dibekalkan oleh syarikat) pada
setiap jam di tempat yang ditentukan.
15. Mempastikan lampu, paip air, kipas angin, pendingin udara atau sebarang alat
elektrik dimatikan bila tidak diperlukan.
16. Membuat laporan jika didapati sebarang kerosakan atau keadaan berbahaya tidak kira sama
ada boleh diperbaiki atau tidak.
17. Melaksanakan kawalan yang rapi terhadap kunci-kunci penggera kebakaran dan keselamatan.
18. Menyediakan laporan keselamatan pada tiap-tiap jam dan menyerahkan/melaporkan
kepada Pengetua/Guru Besar untuk ditandatangani setiap hari.


J. Tugas-tugas Pekerja Rendah Awam (PRA)/Pekerja Perkhidmatan Pembersihan Kawasan
1. Mempastikan Pekerja Rendah Awam/Pekerja Perkhidmatan Pembersihan
hendaklah mematuhi waktu bertugas.
2. Mempastikan kebersihan tandas dan bilik air.
3. Mempastikan sampah tiada di kawasan asrama.
4. Membersih dan menyapu sampah di bangunan asrama.
5. Membersih permaidani dengan menggunakan mesin penyedut hampagas.
6. Menebas/memotong/memangkas pokok-pokok kecil/renek serta
membersih/mengumpul/ membuang sampah dan hasil tebasan ke tempat pelupusan sampah.
7. Mencuci serta membersih longkang dan parit di sekitar kawasan asrama.
8. Menanam, menyiram, dan membaja pokok-pokok bunga serta mengembur tanah.
9. Membersih dan mengelap cermin tingkap, kipas angin, lampu, bingkai ga

10. Menyedut/membersih semua habuk, kekotoran dan sawang di semua bangunan.
11. Mengelap lantai (mopping) semua bilik, kaki lima bangunan dan tangga dengan
menggunakan bahan pencuci.
12. Menjalankan tugas yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar/Penolong Kanan HEM/