Fusion et publipostage

Sommaire
DÉFINITION..................................................................................................................................
................ 2
OPÉRATIONS À
EFFECTUER...................................................................................................................................
................2
CRÉATION DES DOCUMENTS DE
BASE.........................................................................................................................................
................. 3
Voici les 6 étapes à
suivre : .................................................................................................................................
................................3
1) Sélection du type de document
………………...........................................................................................................................
................3
2) Sélection d’un document de
base.......................................................................................................................................
..................4
3) Sélection des
destinataires..........................................................................................................................
..................4
4) Écriture de votre
lettre......................................................................................................................................
...................7
5) Aperçu de votre
lettre......................................................................................................................................
...................7
6) Fin de la
fusion.....................................................................................................................................
................. 7
RESEAU 2000 – 45-47 rue d'Aubervilliers 7 5 0 1 8 P A R I S
Tél : 08 70 71 67 88 Fax : 01 40 36 81 57 reseau2000@reseau2000.net site : http://reseau2000.net
Association loi 1901 Déclaration 2071 en date du 19 avril 2000 publiée au JO du 13 mai 2000
Organisme de formation enregistré sous le n°11753758275 auprès du préfet de région d’Ile de France
SIRET 442 726 857 SIREN 442 726 857 00026
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Fusion et publipostage
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publipostage
Définition
Le mailing ou publipostage est la technique de fusion d'un modèle de document
et d'une base de données : par exemple, un fichier Excel, Access ou tout
simplement un carnet d’adresses du type Outlook.
Si vous avez une même lettre à envoyer à plusieurs personnes, le publipostage
sera pour vous un gain de temps considérable. En effet, cela évite de retaper la
même lettre autant de fois qu'il y a de destinataires. Word se charge d'imprimer
une lettre personnalisée pour chacun des destinataires.
Exemples d'application : convocations de plusieurs centaines (ou milliers) de
candidats à un concours ou un examen.
Opérations à effectuer
 : Menu « Outils », « Lettres et publipostage », « Assistant fusion
et publipostage »
maintenant suivez les 6 étapes décrites dans votre volet office :
 : Sélection du type de document (ex : lettres, enveloppes, email)
 : Sélection du document de base (ex : document actuel ou déjà
existant)
 : Sélection des destinataires (ex : utilisation d’une liste existante,
saisie d’une nouvelle liste)
 : Ecriture de votre lettre
 : Aperçu de vos lettres
 : Fin de la fusion (la fonction de fusion et de publipostage est prête à
créer vos lettres).Vous n’avez plus qu’à contrôler et imprimer.
RESEAU 2000 – 45-47 rue d'Aubervilliers 7 5 0 1 8 P A R I S
Tél : 08 70 71 67 88 Fax : 01 40 36 81 57 reseau2000@reseau2000.net site : http://reseau2000.net
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Fusion et publipostage
Création des documents de base
Il faut distinguer deux documents : d'une part, la lettre type réalisée avec Word
et d'autre part une base de données faite sous Excel, Access, ou Outlook.
Avec Excel, la base de données se présente sous forme d'un tableau. Chaque
ligne représente une entrée pour une personne. La toute première ligne est
consacrée aux titres des champs : titre ou civilité, nom, prénom, adresse, CP,
ville, tél,.... Dans ces titres, il ne doit pas y avoir d'espace ni aucun signe de
ponctuation.
Exemple de base de données :
titre
nom
prénom
adresse
CP
ville
Tél
Mme
DUPOND
Justine
97 rue de l'excellent tableur
98000
Trouville
88.88.88.88.88
Mr.
DUPONT
Toto
95 rue du système d'exploitation
98500
Argenteuil
00.00.00.00.00
Mr.
DURAND
Paul
43 avenue du texte
75980
Paris
99.99.99.99.99
Ouvrir le logiciel Word, cliquez sur le menu Outils / lettres et publipostage
/assistant fusion et publipostage. Le volet fusion et publipostage apparaît sur
l’écran à droite.
Voici les 6 étapes à suivre :
1) Sélection du type de document
Pour notre exemple, choisissez « Lettres ». Puis cliquez sur « Suivant » pour
passer à l’étape 2.
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Fusion et publipostage
2) Sélection d’un document de base
Vous devez choisir entre ses 3 propositions
Dans le cadre de notre exemple, cliquez sur « Utiliser un document existant » qui
est nommé « lettre publipostage ». Cette lettre a déjà été enregistrée par nos
soins dans vos documents.
3) Sélection des destinataires
Pour notre exemple, cliquez sur « Saisie d’une liste ». Nous allons rentrer une à
une les adresses de tous les destinataires de notre publipostage.
Puis Cliquez, sur « Créer », la fenêtre suivante s’ouvrira.
Elle va nous permettre de saisir les différentes adresses de vos destinataires.
Nous pouvons cliquer sur « Personnaliser » pour choisir les champs
correspondant à ce que vous désirez remplir. Cliquez sur « Supprimer » pour les
champs qui vous sont inutiles.
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Fusion et publipostage
Dans le cadre de notre exemple, on a besoin des champs suivants :
Titre, Prénom, Nom, Adresse, Code postal, Ville, Appartement et Date.
Nous pouvons garder les champs tels qu’ils sont proposés ou les renommer, les
supprimer ou encore en ajouter. Monter ou descendre d’un cran le champ pour
qu’il se retrouve à une autre position.« Supprimer » les champs non voulus. Un
message vous demandera de confirmer la suppression.
Puis ajoutez les champs « date » et « appartement », saisissez leur nom et
validez en cliquant sur ok. Les champs pour notre publipostage sont maintenant
personnalisés. Nous allons pouvoir saisir les coordonnées de chacun de nos
destinataires.
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Fusion et publipostage
Créez une liste d’adresses avec la liste en exemple et rajouter la vôtre. Cliquez
sur le champ Titre où le curseur clignote. Pour passer au champ suivant, appuyez
sur la touche de tabulation. Lorsque l’enregistrement d’une adresse est terminé,
cliquez sur le bouton « Nouvelle entrée » ou appuyez sur la touche entrée.
Une fois tous les enregistrements d’adresses terminés, cliquez sur le bouton «
Fermer ».
Il ne nous reste plus qu’à enregistrer ce travail dans le répertoire « Source de
données » dans mes documents. Cette source ou base de données va être
enregistrée dans un fichier « Acces.mdb »
Une fenêtre « Fusion et publipostage : destinataires » apparaît à cette étape. Elle
permet de visualiser les destinataires. Cliquez sur « ok » pour confirmer.
On possède maintenant nos deux fichiers : la lettre et la base de données des
destinataires.
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Fusion et publipostage
4) Écriture de la lettre
Cliquez sur l’icône « insérer les champs de fusion » dans la barre d’outils. Nous
pouvons maintenant insérer les différents champs de notre base de données
dans votre document principal : titre, bloc adresse, date, appartement
Cliquez sur « insérer » pour chacun des champs que vous voulez voir apparaître
dans votre lettre. N’oubliez pas de saisir un espace entre chaque champs.
Vous pouvez cliquer sur l’icône « Mettre les champs de fusion en surbrillance »
dans la même barre d’outils pour mieux les visualiser.
5) Aperçu de votre lettre
Dans le volet Office à droite, cliquez sur les flèches droite ou gauche pour
visualiser les différents destinataires de la lettre. Il est encore possible de
modifier la liste des destinataires lors de cette étape en cliquant sur le bouton «
exclure ce destinataire ».
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Fusion et publipostage
6) Fin de la fusion
La fusion, comme son nom l’indique, consiste à fusionner la lettre et la base de
données. Vous pouvez soit lancer l’impression de votre publipostage, soit
fusionner toutes les lettres dans un seul gros document Word que vous pourrez
modifier par la suite. RESEAU 2000 – 45-47 rue d'Aubervilliers 7 5 0 1 8 P A R I S
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