ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PERPUSTAKAAN DAERAH AKBUPATEN

PURWOREJO




NASKAH PUBLIKASI






















Diajukan olah

Sri Ratiasih
10.12.5032





kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
YOGYAKARTA
2014

ANALYSIS AND DESIGN INFORMATION SYSTEM REGIONAL LIBRARY DISTRICT

PURWOREJO

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DAERAH
KABUPATENPURWOREJO

Sri Ratiasih
Bambang Sudaryatno
J urusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

In a library is necessary to have a system that can assist in the management of
data including loan data and returns in Purworejo Regional Library . Management of data
in the Library are still using manual systems that will in the process of borrowing will take
more than 5 minutes for each loan transaction and will be long queues later .
To help resolve this problem, so we need a system that can facilitate lending officer
in recording transactions and preparing reports and returns required reports . Olehkarena
, the author tries to make the system .
The system created will help alleviate the existing problems in the old system . It is
hoped that the system could be made in accordance with what is desired by the Regional
Library Purworejo so future visitors can later serve better.

Keywords : System Library , Regional Library Purworejo

1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Dalam era globalisasi pada saat ini perkembangan teknologi yang semakin maju
memegang andil yang sangat besar dalam kehidupan masyarakat. Sehingga
mendorong seseorang untuk melakukan pekerjaan dengan cepat dan mudah serta kecil
kemungkinan terjadi kesalahan dalam pencatatan data. Tak terkecuali dalam
penyampaian informasi.
Sistem informasi merupakan salah satu sistem yang sudah banyak digunakan
untuk mempermudah pekerjaan di berbagai tempat. Tempat tersebut seperti instansi-
instansi perkantoran, pertokoan, perpustakaan dan juga penyedia jasa untuk
masyarakat.
Perpustakaan mempunyai peranan penting dalam untuk memelihara dan
meningkattkan efisiensi dan efektifitas proses belajar-mengajar. Perpustakaan yang
terorganisir secara baik dan sisitematis, secara langsung atau pun tidak langsung dapat
memberikan kemudahan bagi proses belajar mengajar di sekolah tempat perpustakaan
tersebut berada. Hal ini, trekait dengan kemajuan bidang pendidikan dan dengan
adanya perbaikan metode belajar-mengajar yang dirasakan tidak bisa dipisahkan dari
masalah penyediaan fasilitas dan sarana pendidikan. Salah satu fasilitas yang harus
ada di dalam perpustakaan adalah pelayanan kepada pengunjung perpustakaan
dengan cepat dan mudah. Selain itu dapat membantu mempermudah petugas
perpustakaan dalam pengelolaan data.
Didalam sebuah perpustakaan yang membutuhkan sistem untuk mempermudah
pengelolaan transaksi peminjaman maupun pengembalian adalah Perpustakaan
Daerah Kbupaten Purworejo yang beralamat di J l. Diponegoro No. 2 Kutoarjo atau
sbelah utara alun-alun Kutoarjo. Pengelolaan data di Perpustakaan tersebut masih
menggunakan sistem manual yaitu ditulis tangan di dalam sebuah buku yang nantinya
dalam proses peminjaman akan membutuhkan waktu lebih dari 5 menit untuk setiap
transaksi peminjaman dan akan terjadi antrian panjang nantinya, laporan dibuat masih
menggunakan Microsoft Office Excel.
Sesuai dengan permasalahan diatas maka penulis sebagai mahasiswa yang
sedang menempuh matakuliah skripsi pada Sekolah Tinggi Manajemen Informasi dan
Komputer AMIKOM Yogyakarta, akan melakukan penelitian untuk menyusun skripsi
dengan J udul Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Daerah
Kabupaten Purworejo.

1.2 Rumusan Masalah

Dengan melihat dan mengkaji latar belakang diatas, maka penulis menyimpulkan
rumusan masalah yang dihadapi ialah:
1. Bagaimana membuat sistem informasi perpustakaan untuk memberikan
kemudahan bagi petugas perpustakaan dalam mengelola pencatatan transaksi
peminjaman maupun pengembalian buku dan laporan-laporan di perpustakaan?
2. Bagaimana merancang sistem informasi perpustakaan yang dapat menghasilkan
informasi yang cepat dan tepat untuk perpustakaan daerah di Kabupaten
Purworejo?

1.3 Batasan Masalah
Penulis akan membatasi ruang lingkup permasalahan pengolahan data yang
meliputi :
1. Sistem informasi perpustakaan ini ditujukan kepada Kantor Arsip dan
Perpustakaan Derah Kabupaten Purworejo khususnya pada bagian sirkulasi
perpustakaan.
2. Pendataan data yang diolah antara lain :
1. Data Anggota.
2. Data Buku.
3. Data J enis Buku.
4. Data Pengarang.
5. Data Penerbit.
6. Data Karyawan.
7. Data Sirkulasi.
3. Pencarian data, diantaranya:
1. Pencarian daftar buku yang sering dipinjam.
4. Pembuatan laporan, diantaranya :
1. Laporan anggota.
2. Laporan buku.
3. Laporan sirkulasi.

1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian
Ada beberapa tujuan dilakukannya penelitian ini diantaranya adalah :
1. Sebagai syarat utama untuk menyelesaikan study kelulusan Strata-1 pada
jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta.

2. Meningkatkan efisiensi kerja perpustakaan yang sebelumnya menggunakan

sistem manual menjadi sistem informasi terkomputerisasi dalam pengolahan
data.
3. Menganalisis dan merancang sistem informasi perpustakaan terkomputerisasi
pada Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo.

1.5 Manfaat Penelitian
1. Bagi Penulis
1. Membantu untuk membuat data yang nyata sesuai dengan standarisasi pada
Perpustakaan Daerah.
2. Menerapkan teori-teori maupun telah didapat selama dibangku kuliah dan
membandingkan dengan kenyataan dilapangan.
3. Menambah wawasan untuk dapat mengetahui sistem informasi perpustakaan.
2. Bagi Perpustakaan
1. Dapat membantu petugas perpustakaan dalam pengolahan data.
2. Dapat menjadi bahan pertimbangan dalam pengembangan sistem baru.
3. Dapat meningkatkan citra perpustakaan.
4. Dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pengguna
perpustakaan.
2. Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistem
2.1.1 Definisi Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang
menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen dan
elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan
sistem sebagai berikut ini.
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
1


Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau
komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut ini.

1
J ogiyanto Hartono, Analisis dan Desain sistem informasi : Pendekatan Terstruktur, Teori
dan Praktek Aplikasi Bisnis,(Yogyakarta:Andi Offset) hal. 1

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai

suatu tujuan tertentu.
2


Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Maksud dari suatu sistem adalah
untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan untuk mencapai suatu sasaran (objective).
Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam
ruang lingkup yang lebih sempit.
3

2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu
mempunyai komponen-komponen antara lain :
4

a. Komponen Sistem (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem
atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari
sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung
komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai
sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi
proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem
yang lebih besar yang disebut dengan supra system.
b. Batasan (Boundary)
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem
ini memungkinkan suatu sistem dipandang sabagai satu kesatuan. Batas suatu
sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar sistem (environment) dari suatu sistem adalah apapun
diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar
sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem
tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan
dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang
merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak maka akan mengganggu
kelangsungan hidup dari sistem.
d. Penghubung Sistem (Interface)

2
J ogiyanto Hartono, Analisis dan Desain sistem informasi : Pendekatan Terstruktur, Teori
dan Praktek Aplikasi Bisnis,(Yogyakarta:Andi Offset) hal. 2
3
Ibid hal. 3
4
Ibid hal. 3-5

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu

subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan
sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran
(output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem
lainnya melalui penghubung.
e. Masukan Sistem (Input)
Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut
dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk di dapatkan
keluaran.
f. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra system.
g. Pengolahan Sistem (Process System)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan
berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
h. Sasaran Sistem (Object)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). J ika
suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada
gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentu sekali masukan yang dibutuhkan
sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem.
2.2 Konsep Dasar Informasi
2.2.1 Pengertian Informasi
Apakah informasi itu, sehingga sangat penting artinya bagi suatu sistem?.
Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut :
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya.
5


Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk
tunggal datum atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu

5
J ogiyanto Hartono, Analisis dan Desain sistem informasi : Pendekatan Terstruktur, Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis,(Yogyakarta:Andi Offset) hal. 8

kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang

terjadi pada saat tertentu.
2.2.2 Kualitas Informasi
Kualitas dari informasi (Quality Of Information) tergantung dari tiga hal menurut
J ohn Burch dan Gary Grud Nitski, yaitu informasi harus memenuhi syarat sebagai
berikut :
a. Akurat
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak biasa atau
menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
b. Tetap Pada Waktunya
Berati informasi yang datang pada penerma tidak boleh terlambat.
c. Relevan
Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
2.2.3 Nilai Informasi
Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat
dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih
efekif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
2.3 Konsep Dasar Sistem informasi
2.3.1 Pengertian Sistem Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi
manajemen di dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah darimana
informasi tersebut bisa didapatkan?. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi
(information system) atau disebut juga dengan processing system atau information
processing system atau information-generating.
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
6

2.3.2 Komponen Sistem Informasi
J ohn Burch dan Gary Grudnitsk mengemukakan bahwa sistem informasi
manajemen terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok
bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block),

6
J ogiyanto Hartono, Analisis dan Desain sistem informasi : Pendekatan Terstruktur, Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis,(Yogyakarta:Andi Offset) hal. 11

blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data
(database block), dan blok kendali (control block). Sebagai suatu sistem, blok-blok
tersebut saling berinteraksi menbentuk satu kesatuan untuk mencapai suatu tujuan
7
.
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk
metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan yang
dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan di dasis data dengan cara yang
sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
Keluaran merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna
untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan kotak alat (tool box) dalam sistem informasi. Teknologi
digunakan untuk menerima input, menjalankam model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara menyeluruh.
5. Blok Database
Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama
lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak
untuk memanipulasinya.

6. Blok Kendali
Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal
yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-
kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

Sementar, menurut pendapat Davis (1995), sistem informasi manajemen terdiri
dari elemen-elemen berikut:
a. Pernagkat keras komputer (hardware)
b. Perangkat lunak (software), yang terdiri dari perangkat lunak sistem umum,
perangkat lunak terapan, dan program aplikasi
c. Database

7
FattaHanif,Analisis&PerancanganSisteminformasiuntukkeungulanbersaingperusaaan
&organisasimodern,(Yogyakarta;:Andi,2007),hal.10.

d. Prosedur
e. Petugas operasional
2.4 Konsep Dasar Perpustakaan
2.4.1 Pengertian Sistem Informasi Perpustakaan
Sistem informasi perpustakaan merupakan sebuah proses pengolahan
perpustakaan dengan memanfaatkan teknologi sistem informasi yang menggunakan
komputer untuk melakukan pengolahan datanya. Penggunaan sistem informasi
perpustakaan dapat mempercepat beberapa proses peminjaman, pengembalian,
pencarian data serta pembuatan laporan.
3. Analisi dan Perancangan Sistem
3.1 Analisis PIECES
Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisi dalam hal ini teori
analisis yang digunakan adalah teori PIECES (performance, information, economy,
control, eficiency, dan service).
a. Analisis Kinerja ( Performance )
b. Analisis Informasi ( Informasi )
c. Analisis Ekonomi ( Economy )
d. Analisis Pengendalian ( Control )
e. Analisis Efisiensi ( Eficiency )
f. Analisis Pelayanan ( Service )

3.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Menurut Hanif Al Fatta (2007, hal.63) Tujuan dari fase analisis adalah memahami
dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan pengembangan sebuah
sistem yang memadai kebutuhan tersebut, atau memutuskan bahwa sebenarnya
pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan. Kebutuhan sistem bisa diartikan sebagai
berikut:
a. Pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh sistem
b. Pernyataan tentang karakteristik yang harus dimiliki sistem

Analisis kebutuhan sistem dibagi menjadi dua jenis yaitu kebutuhan fungsional
dan kebutuhan non-fungsional.
3.3 Analisis Kelayakan Sistem
Dokumen yang dihasilkan dari tahapan-tahapan sebelumnya dikumpulkan
menjadi suatu proposal pendahuluan proyek. Untuk memastikan usulan tersebut bisa

diteruskan menjadi proyek yang menguntungkan maka proposal proyek harus

dievaluasi kelayakannya dari berbagai segi kelayakan, diantaranya:
8

a. Kelayakan teknis
b. Kelayakan hukum
c. Kelayakan operasinal
d. Kelayakan ekonomi
3.4 Perancangan Sistem
3.4.1 DFD (Data Flow Diagram)
3.4.1.1 DFD Level 0

Gambar 3.1 DFD level 0


8
Hanif Al Fatta, Analisis & PerancanganSistem Informasi, untuk Keunggulan Bersaing
Perusahaan & Organisasi Modern, (Yogyakarta) hal. 77

3.4.1.2 DFD Level 1

Gambar 3.2 DFD Level 1

3.4.1.3 DFD Level 2

Contoh DFD level 2

Gambar 3.3 DFD level 2 proses 2
3.4.2 Relasi dan Strukutur Tabel
Gambar 3.4 Relasi antartabel
4. Implementasi dan Pembahasan Sistem
4.1 Pembuatan Database
Dalam pembuatan database yang pertama kali dilakukan adalah menjalankan
SQL server 2000 dan mengkoneksikan ke server, setelah terkoneksi kita pilih enterprise
manager

Gambar 4.1 Tampilan enterprise manager

4.2 Manual Program
4.2.1 Tampilan Login

Gambar 4.2 Tampilan Login

4.2.2 Tampilan Menu Utama
Contoh tampilan menu utama

Gambar 4.2 Tampilan Menu Admin

4.2.3 Tampilan Pilihan Menu

Contoh tampilan pilihan menu


Gambar 4.3 Tampilan Pilihan menu Olah Data
4.2.4 Tampilan Form
Contoh tampilan form

Gambar 4.4 Tampilan form Peminjaman

4.2.5 Tampilan Laporan

Contoh tampilan laporan


Gambar 4.5 Tampilan laporan Data Buku

4.2.6 Tampilan Per Tanggal

Gambar 4.6 Tampilan Data Peminjaman Per Tanggal
5. Penutup
5.1 Kesimpulan
1. Permasalahan yang ada pada system sebelumnya ialah:
a. Proses pencatatan dan transaksi masih menggunakan sistem yang
manual yaitu ditulis secara langsung ke dalam buku dan ketik manual
dengan Microsoft Excel

b. Membutuhkan waktu yang lama dalam proses transaksi. Dan sering

terjadi kesalahan karena kurang teliti oleh pegawai
2. Perubahan Ke Sistem Baru :
a. Sistem ini dapat memberikan kemudahan bagi petugas perpustakaan
dalam mengelola transaksi peminjaman maupun pengembalian buku
serta laporan-laporan yang ada.

b. Sistem ini dapat memberikan informasi yang cepat, tepat serta akurat
untuk Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo.

c. Proses penyimpanan data yang dilakukan secara terkomputerisasi
melalui database akan jauh lebih aman dibandingkan menggunakan
kertas atau secara manual.
5.2 Saran
Setelah melakukan evaluasi terhadap sistem, maka penulis berharap skripsi ini
dapat dikembangkan lebih lanjut dengan saran-saran:
1. Diharapkan kepada Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo dapat
menggunakan sistem informasi perpustakaan ini secara optimal. Selain itu
sistem ini dapat dikembangkan agar nantinya bisa digunakan secara
multiuser.
2. Penambahan fasilitas backup dan restore.
3. Dalam mengoperasikan sistem informasi perpustakaan yang telah
diusulkan, maka perlu diadakan pelatihan personil agar nantinya dalam
pengelolaan data dapat berjalan dengan baik.

Daftar Pustaka

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset
HM, J ogiyanto.1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstuktur Teori
dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset
Budiharto, Widodo.2002. Aplikasi Database dengan SQL Server 2000 & Visual Basic 6.0.
J akarta: Gramedia
Nugroho, Bunafit. 2004. Database Relational Dengan MySQL. Yogyakarta: Andi
Kadir, Abdul. 1999. Konsep & Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta: Andi

Pakereng, M.A. Ineke dan Teguh Wahyono. 2004. Sistem Basis Data Konsep dan
Pendekatan Praktikum. Yogyakarta: Graha Ilmu
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi
Offset
Handa S. Abidin. 2013. Pengertian Perpustakaan Daerah.
http://penelitihukum.org/tag/pengertian-perpustakaan-daerah/. diakses pada
tanggal 24 Oktober 2013.