13 F634d-Capitulo IV

Captulo IV
92
CAPITULO IV
DISEO DE UN MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS QUE
CONTRIBUYA A LA DETERMINACIN DE COSTOS DE LAS
MEDIANAS EMPRESAS DISTRIBUIDORAS DE PRODUCTOS
QUMICO FARMACUTICOS DEL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR.

A. Generalidades
Con el propsito de superar la falta de una efectiva herramienta de un modelo de
control de inventarios que contribuya en la determinacin de costos en las medianas
empresas Distribuidoras de Productos Qumicos Farmacuticos en el municipio de
San Salvador, se ha diseado un modelo de control de inventarios con el cual se
lograr mejorar los controles contables sustancialmente, mediante el registro
oportuno y adecuado de los inventarios y que al final se obtenga como producto la
informacin necesaria para una mejor toma de decisiones.

B. Objetivos de la Propuesta
1. Objetivo General

Disear un modelo de control de Inventarios que contribuya a la determinacin de
costos en las Medianas Empresas Distribuidoras de productos Qumico
Farmacuticos del Municipio de San Salvador.

2. Objetivos Especficos
Facilitar polticas y procedimientos para el control y manejo de inventarios, con
el fin de asegurar que estos sigan un orden en la compra, recepcin y
almacenamiento de los productos.
Proporcionar los lineamientos para la elaboracin de los presupuestos, como
elementos de planificacin de inventarios con el fin de constituir una
herramienta til de control de costos.
Captulo IV

93
Contribuir a la toma de decisiones gerenciales mediante la identificacin de
los tipos de costos de inventarios.

C. Importancia de la Propuesta

La importancia radica en la contribucin a las medianas empresas distribuidoras de
productos qumicos farmacuticos de un modelo del que se propone el control y
manejo eficiente de inventarios para propiciar la determinacin de los costos.

El control de los inventarios resulta de vital importancia, para la toma de decisiones,
control de desempeo, organizacin eficiente y capacitacin al personal de la
empresa; dado que la falta de este puede causar un fuerte impacto en las utilidades
de la empresa, con un adecuado control y manejo de los inventarios la empresa
puede hacer frente a las demandas de sus productos y de esta manera incrementar
las ventas.
D. Justificacin de la Propuesta

Mediante la investigacin de campo se determin que las medianas empresas
distribuidoras de productos qumico farmacuticos del Municipio de San Salvador; no
cuentan con algunos controles de inventarios para la determinacin de costos, pues
los controles actuales adems de ser incompletos no garantizan que los mismos
aporten informacin exacta, debido a que presentan las siguientes deficiencias:
polticas incompletas al control de los inventarios, falta de presupuestos relacionados
a inventarios, procedimientos no definidos para la recepcin de los productos, falta
de registros de productos daados y obsoletos en el perodo contable; es por ello
que con el modelo propuesto se espera mejorar la calidad y complementar los
controles existentes, mediante el ordenamiento y registro sistematizado y oportuno
de la informacin, de forma tal que se reduzcan los riesgos de inventarios
relacionados a la escasez, excesos, faltantes, deterioro, obsolescencia, lo que
redundara en los efectos de los costos y por ende en la reduccin de las utilidades
Captulo IV

94
de estas empresas. Adems, se espera que con la implementacin de dicha
propuesta que la gerencia cuente con la informacin adecuada y oportuna para la
toma de decisiones estratgicas para el negocio.

Dada la magnitud de los inventarios de estas empresas clasificados por materiales
de empaques secundarios, productos maquilados y productos terminados, deben
contar con instrumentos que faciliten y les permita un control eficiente de los mismos,
por medio de procesos y procedimientos desde que se inicia la negociacin de la
compra con los proveedores hasta la colocacin de los productos en las bodegas
correspondientes, as como el control y manejo interno en las diferentes reas
involucradas.

Los programas de cmputo son excelentes, sin embargo, el que estn bien
estructurados no garantiza que vayan a cubrir las necesidades de informacin, si no
son alimentamos con informacin real y constante.

E. Beneficios del Modelo de Control de Inventarios

Contribuir en la obtencin de informacin oportuna y confiable para la toma
de decisiones.
Se podr mediante el control de los inventarios facilitar el proceso de control
de compras.
Permitir la coordinacin entre las diferentes reas de la empresa.

F. Caractersticas del Modelo

El modelo es flexible porque puede estar sujeto a cambios de acuerdo a las
necesidades de la empresa.
Es una gua, que permite orientar a los empleados de la empresa a realizar el
trabajo de control en una forma lgica.
Captulo IV

95
Es de tipo proactivo debido a que los resultados del control sirven para tomar
las medidas necesarias en las operaciones futuras de la empresa mediante el
la determinacin de los costos.

G. Esquema del Modelo
Introduccin

El esquema del Modelo de Control de Inventarios, que contribuya a la determinacin
de Costos, en las Medianas Empresas Distribuidoras de productos Qumico
Farmacuticos del Municipio de San Salvador, se ha diseado en cuatro etapas
como se detalla a continuacin:

La primera etapa se denomina Proceso de obtencin de inventarios esta se
clasifica en cuatro procesos que son: primero identificacin y evaluacin de
necesidades de inventarios, segundo negociacin, tercero autorizacin de compras y
el cuarto es la compra. La identificacin y evaluacin de necesidades de inventarios
se considera importante para el proceso de obtencin de inventarios, es por ello que
en este proceso se desarrollan diferentes aspectos relacionados con la planificacin,
produccin, insumos y proveedores; en el proceso de negociacin se pactan precios,
cantidad, calidad, y fechas de entrega, es por eso que se ha desarrollado
procedimientos que ayuden a la negociacin con los proveedores de la empresa; en
el proceso de autorizacin de compras se esquematiza un procedimiento para dicha
autorizacin y en el ltimo proceso de compra, se desarrolla el procedimiento para la
adquisicin y las polticas a considerar.

La segunda etapa se denomina Control de inventarios en esta etapa se incluyen
temas importantes relacionados al control, est dividida en tres partes: control fsico,
control contable y control financiero, esta clasificacin obedece a un orden lgico
iniciando con el control fsico debido a que este debe brindar seguridad en las
operaciones realizadas en el almacenaje, control de las existencias mediante el
Captulo IV

96
registro oportuno de las entradas y salidas del almacn, en fin todo lo relacionado al
control y manejo de inventarios. Como en toda empresa se necesita confiabilidad y
veracidad en la informacin para poder tomar decisiones de inversin, compra y
ventas, es por ello que en el control contable, se incluyen procedimientos para que
los encargados del control fsico en el almacn, compras, ventas y produccin
proporcionen la informacin sobre las operaciones realizadas al departamento
contable, la que servir para que los registros se realicen oportunamente en la
contabilidad. El control financiero comprenden los presupuestos, control de mximos
y mnimos, niveles de inversin y las razones financieras relacionadas a inventarios,
este control es importante para la empresa pues contribuye a tomar decisiones
gerenciales.

La etapa tres denominada Determinacin de costos est clasifica por los
mtodos de valuacin y medicin de inventarios, costos de inventario, determinacin
y valorizacin de costos. Los mtodos de valuacin y medicin de inventarios se
presentan mediante un esquema detallando cada uno de los mtodos aceptados por
las Normas Internacionales de Contabilidad y el Cdigo Tributario. En el desarrollo
de Costos de Inventarios se muestran en dos partes, en la primera parte se ha
desarrollado los costos de inventarios segn NIC los que son utilizados para la
valuacin de inventarios, y en la segunda parte se detallan los inventarios de gestin.
Para finalizar esta etapa se detalla cada uno de los costos directamente utilizados en
el proceso de acondicionamiento, de los que se necesita obtener la informacin para
la eficiente determinacin de los mismos.

La etapa cuatro Contribucin a la determinacin de Costos se ha diseado para
mostrar los beneficios que se obtienen al realizar el control eficiente, segn los
procesos y procedimientos diseados en las tres etapas anteriores.
Captulo IV

97

ETAPA III

DETERMINACIN
DE
COSTOS
MTODOS DE
VALUACIN Y MEDICIN
DE INVENTARIOS
COSTOS DE LOS INVENTARIOS
DETERMINACIN DE COSTOS

ETAPA I

PROCESO DE
OBTENCIN DE
INVENTARIOS
IDENTIFICACIN Y
EVALUACIN DE
NECESIDADES DE
INVENTARIOS

AUTORIZACIN
DE COMPRAS

NEGOCIACIN

COMPRA
ETAPA IV
CONTRIBUCIN
A LA
DETERMINACIN
DE COSTOS
INFORMACIN SOBRE
INVENTARIOS
INCORPORACIN DE LOS
COSTOS A LA CONTABILIDAD
FINANCIERA
SUPERVISIN Y MONITOREO
Plan de Implementacin
FUENTE: EQUIPO DE TESIS
Esquema de un Modelo de Control de Inventarios, que contribuya a la determinacin de Costos,
en las Medianas Empresas Distribuidoras de Productos Qumico Farmacuticos del Municipio de
San Salvador.
ETAPA II
CONTROL CONTABLE
DE INVENTARIOS
DAADOS Y
OBSOLETOS
REALIZACIN DE
INVENTARIOS FSICOS
REGISTRO CONTABLE
DE INVENTARIOS.
CONTROL Y
REGISTRO
CONTABLE

PRESUPUESTOS
CONTROL DE MXIMOS
Y MNIMOS
NIVELES DE INVERSIN
TCNICAS DE ANLISIS
POLTICAS

CONTROL
FINANCIERO
CONTROL
FSICO
CONTROL DE ENTRADAS
Y SALIDAS DE
INVENTARIOS
CONTROL EN EL MANEJ O
DE INVENTARIOS
FORMATOS DE CONTROL
DE INVENTARIOS
POLTICAS
Captulo IV

98
ETAPA I
PROCESO DE
OBTENCIN DE
INVENTARIOS
IDENTIFICACIN Y
EVALUACIN DE
NECESIDADES DE
INVENTARIOS
AUTORIZACIN
DE COMPRAS
NEGOCIACIN COMPRA
Captulo IV

99
1. Etapa I. Proceso de Obtencin de Inventarios
En la presente etapa se desarrollan diferentes temas para evaluar la obtencin de los
inventarios.

1.1 Obtencin de Inventarios
En la siguiente figura se detallan los diferentes productos para la obtencin de
inventarios para el proceso de acondicionamiento.

OBTENCIN
DE
INVENTARIOS
INVENTARIOS PARA
PROCESO
DE
ACONDICIONAMIENTO
MATERIALES DE EMPAQUES:

FRASCOS Y TAPAS
CAJ AS
ETIQUETAS
OTROS
Emblistados y

Celofanados

Elixires,
jarabes,
suspensiones,
soluciones y
tinturas
Ungentos,
pomadas,
cremas y
gels
Tabletas,
tablecaps,
grageas,
grageatabs,
capsulas y
granulados

PRODUCTOS
TERMINADOS
LISTOS PARA
LA VENTA
MAQUILAS:

FORMAS SLIDAS
FORMAS SEMISLIDAS
FORMAS LIQUIDAS
OTROS
Figura 1
Inventarios de Productos para Proceso de Acondicionamiento y su posterior Venta.

Captulo IV

100
1.2 Identificacin y Evaluacin de Necesidades de Inventarios

La identificacin y Evaluacin de necesidades de inventarios inicia desde el momento
en que se toma la decisin de producir un articulo nuevo o vigente para atender la
demanda del mercado, entonces, es necesario identificar las diferentes opciones de
proveedores, midiendo los aspectos cualitativos (calidad, garanta, tiempo de
entrega, etc.) y cuantitativos (precios y volumen o cantidad); todo con el propsito de
aprovisionarse con los insumos y materiales necesarios en la produccin en el
momento en que se necesitan y evitar con ello problemas de desabastecimiento que
puedan conllevar inclusive a la prdida de mercado.

La identificacin de necesidades de inventarios se determina de la siguiente manera:

Por medio de la Planificacin
Identificacin de insumos y proveedores.

1.2.1 Planificacin

La planificacin a corto plazo para la obtencin de inventarios es importante, ya que
constituye la base para proyectarse, prever y organizar sobre las necesidades de
inventarios en la empresa. La planificacin es elemental para tomar decisiones de
produccin, compra y venta.

A continuacin se detallan dos asuntos fundamentales que se debern concretar
para la planificacin de inventarios:

1. Cuando (en que momento) debe realizarse los distintos pedidos de
materiales
2. Cuanto debe pedirse de cada material al emitir un pedido

Captulo IV

101
Para dar respuesta a las interrogantes anteriores la administracin tendr que
considerar los siguientes factores:

Anlisis de la demanda.

Costos de los Inventarios.

Necesidades de los Insumos

Proveedores Locales o Exteriores

Duracin del plazo de Abastecimiento.

1.2.2 Identificacin Insumos y Proveedores

En la figura 2 se muestra el proceso por medio del cual se identifican los insumos y
proveedores que la empresa requiere para la obtencin oportuna de inventarios. El
proceso inicia con la planificacin, esta requiere de informacin sobre inventarios,
como son el consumo, las existencias, las ventas, los mximos y mnimos, los
costos, los precios de los productos y el abastecimiento de inventarios; despus de
analizar la informacin proporcionada sobre los inventarios se da paso a los
requerimientos al departamento de compras donde se encargarn de las
negociaciones y de evaluar las diferentes ofertas de proveedores, las cantidades, los
precios, etc. Para posteriormente concretizar la compra ya sea a proveedores locales
o exteriores. (Ver figura 2)

Captulo IV

102
Procedimiento para la Identificacin de insumos y proveedores

1.3 Negociacin

En el proceso de obtencin de inventarios, la negociacin con los proveedores de la
empresa consiste en fijar precios, cantidades, calidad, cantidad, fechas de entrega
de las mercaderas, lugar de entrega de las mercaderas, formas y fechas de pago.

Para la buena negociacin, se debe tomar en cuenta que la obtencin de inventarios
esta debe ser justo a tiempo, compras eficientes y el trabajo en equipo que incorpore
proveedores de confianza que reduzca el riesgo de quedarse sin existencias.

La siguiente figura detalla asuntos importantes que ayudarn en la negociacin con
los proveedores.
Fuente: Equipo de Tesis

Informacin de
Inventarios
Consumo de Inventarios
Existencias Actuales
Venta Anual
Mximos y Mnimos
Costos Actuales
Precios de los Insumos
Abastecimiento
Requerimientos
Compra
Planificacin de las
necesidades de
Inventarios
Proveedores:
- Locales
- Externos
Figura 2
Captulo IV

103

Determina las
condiciones aceptables
en cuanto a fletes,
descuentos, tiempo
mnimo para la entrega
de la mercadera
Crear un Registro de
proveedores aprobados
por la Gerencia, con las
descripciones de los
productos de cada uno.
Negociacin
Comunicar el
compromiso de
calidad a los
proveedores
Mantener una lista
actualizada de precios
de cada uno de los
productos y por
proveedor
Confianza
Comunicacin
Compromiso
Compra
J efe de compras
Figura 3
Captulo IV

104
1.3.1 Procedimiento de Negociacin

Determinar el proveedor
al que se realizar la
compra
J efe de Compra
Analiza precios, segn
archivo de proveedores
Negocia precios,
cantidad y calidad de los
productos a comprar.
Determina condiciones
aceptables en cuanto a
fletes, descuentos,
tiempo para la entrega
de la mercadera
Solicita cotizaciones a
tres de los proveedores
Proporciona las
cotizaciones a la
Gerencia para la
respectiva autorizacin
Captulo IV

105
1.4 Autorizacin de Compras

El proceso de autorizacin de compras para la obtencin de inventarios depende de
la negociacin pactada con los proveedores, la gerencia recibe las requisiciones y/o
solicitudes de compra las que posteriormente son analizadas por la gerencia para su
aprobacin.

1.4.1 Procedimiento para la Autorizacin de Compras

Recibe solicitudes de
Compras para revisin y
autorizacin.
Analiza la disposicin para
proporcionar calidad,
precios, cantidad, entregas
oportunas y servicio de los
proveedores.
Revisa orden de compra
con la cotizacin del
proveedor.
Autoriza la solicitud y la
compra.
Gerente General
Captulo IV

106
1.5 Compra

El objetivo de las compras en la empresa adems de la previsin de posibles
variaciones de la demanda, tiene la funcin de obtener factores productivos al menor
costo posible dentro de los estndares de calidad, debe de tenerse en cuenta
aspectos tales como las mermas, deterioros u obsolescencia a los que pueden estar
sujetos los productos adquiridos.

Los factores que deben considerarse con relacin a la planeacin de las compras
son:

Cunto y cuando comprar en cada ocasin basados en Presupuestos
relacionados a los inventarios (compra y produccin)
Adecuarse a la Polticas de compra establecidas.

Funciones a realizar al gestionar las compras:

Estudio del Mercado en el que se encuentra
Realizacin de peticiones de oferta a los proveedores
Seleccin de Oferta
Ejecucin de Pedidos
Seguimiento de las ofertas y pedidos
Realizacin de reclamaciones, devolucin o anulacin de pedidos
Conocer las polticas de cada proveedor en cuanto a devoluciones.

Captulo IV

107
1.5.1 Procedimiento de Compra

Departamento de
Produccin
Emite solicitud de Compra
(Formato CI-02)
J efe de Compras
Verifica en la informacin
sobre las existencias actuales,
para constatar la necesidad de
la compra (tomando en cuenta
la poltica de mximos y
mnimos)
Sigue el procedimiento de
negociacin.
Remite solicitud al jefe de
compras.
Recibe Solicitudes de Compra
Recibe orden de compra
autorizada.
Enva orden de compra
autorizada al proveedor
seleccionado (va fax o e
mail).
Captulo IV

108
1.5.2 Polticas de Compra

Toda informacin sobre cotizaciones se manejar nica y exclusivamente por
los miembros del personal de compras en forma confidencial.
Se deber hacer del conocimiento del proveedor que de no cumplir con la
entrega en la fecha convenida, se le cancelara la compra.
Las requisiciones, se podrn cotizar con tres proveedores como mnimo.
Solo se recibir mercadera de proveedores que estn de acuerdo a las
facturas, precios y condiciones pactadas en el pedido.
No se recibirn mercaderas de los proveedores que no vengan acompaadas
de su factura de cobro original y orden de compra correspondiente.
Todo material, solicitado mediante requisicin por las unidades, deber estar
debidamente detallado y especificado, de lo contrario no se le dar el trmite
correspondiente.
Debern negociarse los descuentos por volmenes comprados
Debern pactarse los plazos de pago de las compras al crdito
No se recibirn obsequios, gratificaciones o cualquier tipo de invitaciones, que
puedan influir, de algn modo en la seleccin del proveedor.
Toda operacin de compra de materiales e insumos, deber estar considerada
en el presupuesto de compras y produccin.
Las compras sern presupuestadas anualmente, basadas en datos de aos
anteriores y en las proyecciones de la empresa.
El departamento de bodega deber hacer la requisicin de compras para los
materiales al tener una existencia del 20% de la ltima compra, tomando en
cuenta el ritmo del consumo y el plazo de entrega de los proveedores.

Captulo IV

109
ETAPA II
CONTROL CONTABLE DE
INVENTARIOS DAADOS
Y OBSOLETOS
REALIZACIN DE
INVENTARIOS FSICOS
REGISTRO CONTABLE DE
INVENTARIOS
PRESUPUESTOS
CONTROL DE MXIMOS
Y MNIMOS
NIVELES DE INVERSIN
TCNICAS E ANLISIS
POLTICAS

CONTROL
Y
REGISTRO
CONTABLE
CONTROL
FSICO

CONTROL
FINANCIERO
CONTROL DE ENTRADAS Y
SALIDAS DE INVENTARIOS
CONTROL EN EL MANEJ O DE
INVENTARIOS
FORMATOS DE CONTROL DE
INVENTARIOS
POLTICAS
Captulo IV

110
2. Etapa II Control de Inventarios

El control de inventarios consiste en un trabajo tcnico y de procedimientos utilizados
para establecer y mantener las cantidades ptimas de materiales requeridas, para
que la empresa cumpla con sus objetivos.

2.1 Control Fsico

El control fsico consiste en la accin del control de las existencias reales y en
produccin y su comparacin con las necesidades presentes y futuras, teniendo en
cuenta el ritmo del consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones precisas
para atender la demanda. Adems es necesario tener adecuados niveles de stock, a
continuacin se detallan las funciones de la gestin de stock:

Funciones de la Gestin de Stock:

Coordinar programas de venta, produccin y compras.

Establecer niveles de inventarios de cada producto en funcin de la
demanda.

Realizar el seguimiento sistemtico de los pedidos a los proveedores.

Conocer las existencias, entradas y salidas.

Asegurar que las peticiones de materiales sigan un orden adecuado,
evitando olvidos y retrasos en las entregas.

Detectar y gestionar los materiales obsoletos o con poco movimiento.

El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento.

Captulo IV

111
2.1.1 Control de Entradas y Salidas de Inventarios.

El control de las entradas y salidas de inventarios se llevar a cabo mediante
registros e informes peridicos que se relacionan con la compra, recepcin,
almacenamiento y entrega de los materiales. Los registros debern mostrar la
cantidad y el costo de los materiales pedidos a los proveedores, recibidos de stos,
almacenados y posteriormente entregados de manera que las existencias mostradas
en el Kardex computarizado de Inventarios estn correctamente registradas.

Como parte del control de las entradas y salidas de inventarios se detalla en la figura
5 considerando la necesidad de segregacin de funciones relativas a inventarios,
tales como adquisicin, recepcin y almacenaje; posteriormente a esto se muestra el
control para los materiales enviados a los Laboratorios Maquiladores en el que se
presenta mediante una figura el procedimiento y operacin de los materiales
enviados a los laboratorios y finalmente un procedimiento para el control de
Inventarios para detectar y gestionar los materiales obsoletos o con poco
movimiento.

Captulo IV

112

Almacenaje
Acondicionamiento
Compra
Recepcin
- Consiste en determinar los tipos y cantidades
de materiales que se requieren
- Y colocar la orden de compra, mantener la
vigilancia sobre la entrega oportuna del
material.
- Encargarse del envo de los materiales e
insumos comprados a los proveedores para
los laboratorios maquiladores.
- La aceptacin de los materiales recibidos, despus
que estos hayan sido debidamente contados,
inspeccionados en cuanto a su calidad y
comparados con una copia aprobada de la orden
de compra.
- Preparacin de informes de recepcin para
registrar y notificar la recepcin y aceptacin.
- La entrega o envo de los productos recibidos a los
almacenes determinados.
El control incluye lo siguiente:
- Comprobacin de las cantidades que se
reciben para determinar que son correctas.
- Facilitar almacenaje adecuado, como
medida de proteccin contra las
extracciones no autorizadas.
- Control de extraccin de materiales contra
la presentacin de autorizaciones de salida
para produccin
- Control en los envos de Materiales a los
laboratorios maquiladores.
- El control y prevencin de obsolescencia y
dao en las existencias de inventarios.
- La informacin adecuada sobre el
movimiento de la adecuacin y los
inventarios.
- Notificacin rpida sobre productos
daados o averiados, de modo que las
cantidades y costos correspondientes de
los inventarios puedan ser debidamente
contabilizados.
Figura 4
Captulo IV

113
Control para los materiales enviados a los Laboratorios
Maquiladores

Para el control de los insumos enviados a los laboratorios se requiere de involucrar a
los departamentos de compras, produccin y almacn, para trabajar en coordinacin
con los proveedores y los laboratorios maquiladores. En la siguiente figura se sugiere
un procedimiento para dicho control.

Segn el procedimiento mostrado en la figura 6, esta funcin de control obedece, a
la necesidad de satisfacer oportunamente los requerimientos de acondicionamiento,
optimizacin de espacios en las bodegas as mismo el pago de transporte por los
envos de los materiales e insumos a los laboratorios. El control de los materiales se
Compras
Proveedor
Gerente de
Produccin
(Acondicionamiento)
Control de los
Materiales
Solicita
Requerimientos
Maquilador
Entrega
Procede a
Maquilar, previa
orden de compra
Recibe Informa
Despacho
Entrega
Entrega
Informa
Figura 5
Captulo IV

114
preocupa de optimizar los requerimientos, va su satisfaccin en forma oportuna y
procura tener el conocimiento lo mas exacto posible de las existencias, el flujo de las
compras y el envo a los laboratorios, de los materiales e insumos necesarios para
las maquilas.

Control de Inventarios para detectar y gestionar los materiales
obsoletos, daados o de lento movimiento

En atencin a que pueden generarse prdidas de valor de los inventarios en el
proceso de las operaciones de la empresa, deben existir procedimientos
permanentes que permitan identificar las existencias con problemas de
obsolescencia, averiados o dao; a continuacin se sugieren los siguientes
procedimientos para el control antes mencionado:

Identificar y revisar los productos despus de recibirlos que estos estn en
buenas condiciones y sean los solicitados segn orden de compra; e informar
al jefe de compras en el caso de que se reciban productos daados para que
realice las devoluciones al proveedor (Ver Formato CI-03); dicha devolucin
se realizar a ms tardar en dos das hbiles posteriores a la recepcin.

Realizar revisiones cada tres meses especialmente a los productos con fecha
de vencimiento, e informar a la gerencia referente a los que se encuentran
prximos a vencer; cuando los productos presenten evidencia de dao fsico o
vencimiento se informar al departamento de contabilidad mediante formato
de baja de productos autorizada por la gerencia (Formato CI-04).

El personal de Contabilidad realizar y coordinar inventarios con el propsito
de comprobar que las existencias estn debidamente identificadas y detectar
a tiempo posibles prdidas por vencimientos y/o deterioro.
Captulo IV

115
En la siguiente figura se muestra el procedimiento de control para detectar y
gestionar los materiales daados y obsoletos, este procedimiento detalla las
funciones a realizar por los departamentos de bodega y contabilidad.

Procedimiento de Control de Inventarios para detectar y gestionar los
materiales daados y obsoletos
BODEGUERO
Recibe Productos
(Empaques, Productos
Farmacuticos)
Revisin de Productos
CONTABILIDAD
Realiza Inventarios
Fsicos
INFORMES
Productos con
corto vencimiento.
Adecuada
Identificacin de
productos
Comprobacin
Verificacin
Productos
Recibidos con
averas
Productos con
corto vencimiento
Productos con
poco movimiento
Realiza inspecciones en
las bodegas.
Identificacin adecuada
de los productos
(Nombre y fecha de
Vencimiento)
Figura 6
Captulo IV

116
2.1.2 Control en el Manejo de Inventarios

La importancia del control en el manejo de inventarios est en la eficiencia del buen
control interno. La siguiente figura muestra el control en el manejo de los inventarios,
el control en los procesos de gestin del almacenamiento, las ubicaciones de los
productos, informes, identificacin, separacin de mercaderas para laboratorios y
bodegas, tener la mercadera debidamente identificada teniendo en cuenta el ritmo
del consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones.

Almacenamiento
Ubicaciones
Existencias
Control y
Registro de
Compras
Figura 7
Captulo IV

117

El jefe de bodega ser el responsable de mantener el control y manejo de los
materiales, segn los siguientes lineamientos:

Los materiales deben ser marcados o etiquetados con claridad,
identificndolos con el nombre y fecha de vencimiento. Sin lo anterior es fcil
colocar mal o perder los materiales.
Controlar las temperaturas adecuadas para cada tipo de materiales.
La entrega de materiales deben ser nicamente contra las requisiciones
autorizadas

El jefe de bodega en coordinacin con el auxiliar sern los responsables de la
correcta ubicacin de cada uno de los productos en las bodegas.

Colocar los materiales recibidos adecuadamente en los estantes de las
bodegas correspondientes.
Organizar la bodega mediante zonificacin (ver ejemplos de zonificacin de
bodegas Figura 8 y 9).

Control y Manejo de Materiales en el Almacenamiento
Control y Manejo de las Ubicaciones de los Materiales
Proceso de Control en el Manejo de Inventarios
Captulo IV

118
Ejemplo de Zonificacin e Identificacin de Bodegas

El siguiente ejemplo de zonificacin de Bodega para el control de los materiales y de
la bodega se presenta como una alternativa para la mejor identificacin de los
diferentes productos existentes.
Bodega #1 de Materiales
Numerar Estantes
Clasificar Productos
Cajas
Etiquetas
Dispensadores
Insertos, etc.
Estante 1
Nivel 1, Identificar con Letra A
Nivel 2, Identificar con Letra B
Nivel 3, Identificar con Letra C
Nivel 4, Identificar con Letra D
Ubicacin de los
Productos
Estante 1
Nivel A
Cajas para productos:
Lnea A
Lnea B
Lnea C
Estante 1
Nivel B
Etiquetas para los
productos:
Lnea A
Lnea B
Ejemplo de Zonificacin de Bodegas para el Control de Ubicaciones
Figura 8
Captulo IV

119
Bodega #2 de Productos Formulados o Maquilados
Numerar Estantes
Clasificar Productos
Ampollas Inyectables
Ampollas Bebibles
J arabes
Soluciones Bebibles
Tabletas
Capsulas
Grageas
Cremas
Estante 1
Nivel 1, Identificar con Letra A
Nivel 2, Identificar con Letra B
Nivel 3, Identificar con Letra C
Nivel 4, Identificar con Letra D
Ubicacin de los
Productos
Estante 1
Nivel A
Ampollas Inyectables:
Lnea A (Vitaminas)
Presentacin 1
Estante 1
Nivel B
Ejemplo de Zonificacin de Bodegas para el Control de Ubicaciones
Lnea A (Vitaminas)
Presentacin 2
Estante 1
Nivel C
Lnea B (Antigripales)
Estante 1
Nivel D
Lnea C (Analgsico)
Figura 9
Captulo IV

120

Para el control de las compras como parte del control en el manejo de materiales, el
jefe de compras deber realizar las siguientes actividades:

Coordinar con los proveedores que las compras de materiales y materias
primas sean enviadas directamente a los Laboratorios Maquiladores.
Que los viajes de manejo de materiales siempre que sea posible, no debe
hacerse un viaje vaco, ejemplo: Al recoger los productos formulados o
maquilados a los laboratorios, llevar los pedidos a los clientes.

Para el control de los registros ser responsabilidad del departamento de
contabilidad:

Revisar el registro de las compras y devoluciones.
Revisar el costo de los productos registrados en el sistema de inventario
computarizado.

El Control y manejo de los inventarios para las existencias el jefe de compras en
coordinacin con el jefe de bodega debern realizar las siguientes actividades:

Revisar las existencias de los inventarios a fin de determinar los productos
que tengan mayor rotacin.
Controlar el punto mximo a cubrir y lo mnimo de los materiales que tendr
en bodega (ver polticas de mximos y mnimos pgina 152)

Control y manejo de los Inventarios para el registro y
control de las Compras
Control y Manejo de Existencias
Captulo IV

121
2.1.3 Formatos de Control de Inventarios

Los formatos de control inventario se consideran importantes en el control de los
mismos, a continuacin se muestran algunos formatos con su respectiva gua de
utilizacin. (Ver Formatos CI-01 al CI-08)

Formato CI-01: Orden de Compra

EMPRESA XYZ, S.A. DE C. V.
Registro No._______________ NIT: _____________

ORDEN DE COMPRA
Proveedor: No. Orden: _____________
Das de Crdito: Fecha:
Cdigo Producto Cantidad Unidad Precio Unitario Total

Observaciones:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

_______________ _________________
Aprobado por Hecho por

Captulo IV

122

ORDEN DE COMPRA
El formato CI-01 Orden de compra , tiene como objetivo registrar y solicitar los
diferentes pedidos de productos a los proveedores.
Gua de llenado
Proveedor: Anotar el nombre completo del proveedor al cual se le esta solicitando
los artculos.
No de Orden: Se deber llenar un correlativo de las rdenes de compra
Das de Crdito: Se especificara el plazo en das de crdito que se tiene con ese
proveedor.
Fecha: Anotar la fecha en la que se elabora la orden de compra
Cdigo: Anotar el cdigo de los productos que se estn solicitando
Producto: Anotar el nombre completo de los artculos que se estn solicitando
Cantidad: Anotar el numero de unidades solicitadas
Unidad: Anotar la unidad de medida que se solicita ya sea esta yardas, metros,
libras, kilogramos, quintales, etc.
Precio Unitario: Anotar el valor monetario en la cal se pacto los artculos
solicitados.
Total: Se deber totalizar la cantidad solicitada por el precio unitario.
Observaciones: Se deber especificar cualquier dato que sea necesario para la
compra de los productos.
Aprobado Por: La deber firmar el jefe de compra
Generada Por: La deber firmar la persona quien elaboro la orden de compra

Captulo IV

123
EMPRESA, X, Y, Z
Departamento Solicitante ________________ Fecha de Elaboracion de Solicitud__________
Fecha requerida________________________ Fecha de Recibido en Compras____________
COD. EXIST. Cant. Solic.
Unidad de
Medida
Descripcion
Destino de los Articulos__________________
______________________________________
Proveedores Recomendados______________ Observaciones_____________________
______________________________________ __________________________________
_______________ ________________ _______________ _______________
Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma
Solicitante Jefe Inmediato Gerente Jefe de Compras
COTIZACIONES A PROVEEDORES
SOLICITUD DE COMPRA
Formato CI-02: Solicitud de Compra

N ____________
Captulo IV

124

SOLICITUD DE COMPRA
El formato CI-02 Solicitud de compra , tiene como finalidad solicitar al
departamento de compras para que adquiera determinados materiales, ya sea
para reponer las existencias actuales o para adquirir algunos materiales de los
cuales no hay existencias o estn en su nivel mnimo de existencia.
Gua de llenado

Indicaciones Generales
1- Llenar la solicitud a maquina o manuscrito con letra legible
2- Las solicitudes sern presentadas en el departamento de compras
3- No se recibirn la solicitud que estn incompletas

Identificacin del departamento.
Anotar el nombre del departamento que esta solicitando los materiales

Fecha requerida
Anotar la fecha en la cual necesita que los materiales le sean entregados

Fecha de elaboracin de Solicitud.
Anotar la fecha en la cual esta haciendo la solicitud

Fecha de recibido en compras
Casilla de uso exclusivo del departamento de compras, fecha en la cual se recibe.

Captulo IV

125

Cdigo
Anotar el nmero de cdigo de los materiales que esta solicitando

Existencia.
Casilla de uso exclusivo del departamento de compras, para determinar si los artculos
solicitados estn en existencia.

Cantidad Solicitada.
Anotar el nmero de artculos que esta solicitando.

Unidad de Medida.
Anotar la unidad de medida kilos, gramos, libras en el caso que no sea por unidades.

Descripcin
Anotar las especificaciones necesarias de los artculos que esta solicitando.

Cotizaciones a proveedores.
Casilla de uso exclusivo del departamento de compras

Destino de los artculos
Anotar las especificaciones necesarias para detallar en que se le darn uso los
artculos solicitados.

Proveedores Recomendados.
Anotar el nombre de algn proveedor que se tenga seleccionado en el caso cumpla
con todas las especificaciones necesarias.

Captulo IV

126
Observaciones.
Anotar cualquier dato que considere necesario para que se le realice la compra

Nombre y firma del solicitante.
Anotar el nombre y firma de la persona que esta solicitando los materiales

Nombre y firma del jefe inmediato.
Anotar el nombre y firma del jefe del rea donde se estn solicitando los
materiales.

Nombre y firma del gerente.
El gerente de rea firmar la solicitud de autorizada.

Nombre y firma del jefe de compras.
El jefe de compras firmara la solicitud para dar proceso a la compra.

Captulo IV

127
Formato CI-03: Devolucin a Proveedor.

Logo y Nombre de la Empresa
(1)
No. De Folio ________
(2)
C.C.F. #____________
(3)
Fecha de C.C.F. (4)
Fecha de
Elaboracin
DIA MES AO
(5)
Proveedor:
(6)
Lote No. _____________

(7)

No
(8)
Cdigo

(9)
Descripcin
(10)

Presentacin
Cantidad (13)

Costo
Unitario
(14)
Costo
Total
(11) Pedido
(12)
Devolver

(15)
Observaciones:

(16) Elabor

(17) Autoriz

(18) Recibi

Nombre y Firma Nombre y Firma

Nombre y Firma

Captulo IV

128

Gua de Llenado

1 FOLIO Anotar el nmero correlativo, correspondiente
2 C. C. F. # Anotar el numero del Comprobante de Crdito
Fiscal, con el cual fueron recibidos los productos
en el Almacn
3 Fecha de C.C.F. Anotar la fecha del CCF
4 Fecha de Elaboracin Anotar el da, mes y ao en que se elabor el
Formato de devolucin
5 Proveedor Anotar el nombre o denominacin del proveedor
que surti los productos.
6 Lote No. Anotar el nmero de lote del producto a devolver
(Slo para los productos farmacuticos),
Empaques
7 No. Anotar el nmero correlativo de los productos a
devolver.
8 Cdigo Anotar el cdigo de identificacin del producto
9 Descripcin Anotar la descripcin del producto a devolver.
10 Presentacin Anotar el tipo de presentacin del producto
devuelto.
Devolucin a Proveedor
El formato CI-03 Devolucin a Proveedor , Tiene como finalidad registrar y
controlar las devoluciones de artculos recibidos en mal estado o averas a los
proveedores.
Captulo IV

129
11 Cantidad Pedido Anotar la cantidad de productos que se recibieron
en su momento.

12 Cantidad Devuelta Anotar la cantidad de productos a devolver.

13 Costo Unitario Anotar el costo en dlares al que se adquiere los
Productos.

14 Costo Total Anotar el importe total en dlares de los
productos a devolver.

15 Observaciones Anotar las causas que originan la devolucin.

16 Elabor Anotar nombre y firma del jefe del almacn

17 Autoriz Anotar el nombre y firma del gerente

18 Recibi Anotar el nombre y firma del proveedor
Captulo IV

130
Formato CI-04: Baja de Productos.

BAJ A DE PRODUCTOS DAADOS Y OBSOLETOS

(1)
No de Folio
(2)
Fecha Da Mes Ao

(3)
Descripcin
(4)
Presentacin
(5)
Cantidad
(6)
No Lote
(7)
Fecha de
Vencimiento

(8)
Observaciones:
(9)
J efe de Almacn

Nombre y Firma
(10)
Gerente

Nombre y Firma
Captulo IV

131

Baja de Productos
El formato CI-04 Baja de Productos , Tiene como finalidad el informe, registro y
control de los inventarios daados y obsoletos para ser reconocidos contablemente
en el perodo contable.
Gua de Llenado

1 Folio Anotar el nmero consecutivo correspondiente al
Formato
2 Fecha Anotar el da, mes y ao en que se elabora el-
Formato.
3 Descripcin Anotar detalladamente las caractersticas
Generales de cada uno de los bienes daados
y/o obsoletos.
4 Presentacin Anotar la presentacin de los artculos daados u
Obsoletos, sean kilos, litros, cajas, cpsulas, etc.
5 Cantidad Anotar el nmero de unidades de cada artculo
6 No. De Lote Anotar el nmero de lote de los productos,
Cuando sean productos farmacuticos.
7 Fecha de Vencimiento Anotar la fecha de vencimiento, cuando los
Productos sean farmacuticos.
8 Observaciones Anotar los comentarios a que den lugar las
Caractersticas de los productos daados u
Obsoletos.
9 J efe de Almacn Anotar el nombre completo y firma del jefe del
Almacn.
10 Gerente Anotar el nombre completo y firma del jefe del
Captulo IV

132
Formato CI-05: Requisicin
N ________
REQUISICIN

Bodega:
(2)
___________________________
(1)
Fecha Da Mes Ao

(3)
CANTIDAD
(4)
DESCRIPCIN
(5)
COSTO
UNITARIO
(6)
COSTO
TOTAL

____________________ ______________________ ___________________

(7)
Autorizado por
(8)
Entregado por
(9)
Recibido por
Captulo IV

133

Requisicin
El formato CI-05 Requisicin , Tiene como finalidad el registro de las salidas y
control de los productos solicitados del departamento de produccin a las bodegas.
Gua de Llenado

1 Fecha Anotar el da, mes y ao en que se elabora el-
Formato.
2 Bodega Anotar la bodega a la que se le solicitan los
Materiales (Materiales o Productos formulados)
3 Cantidad Anotar la cantidad solicitada de los productos
4 Descripcin Anotar la descripcin de los artculos solicitados
5 Costo Unitario Anotar el costo unitario de los artculos (realizado-
(realizado-
por el departamento contable)
6 Costo Total Anotar el costo total de los artculos requeridos
(realizado por el departamento contable)
7 Autorizado por Anotar el nombre completo y firma del jefe de
Produccin
8 Entregado por Anotar el nombre completo y firma del jefe del
almacn que entrega los materiales requeridos.

9 Recibido por Anotar el nombre completo y firma de la persona
que los productos requeridos.
Captulo IV

134
Formato CI-06: Tarjetas de Inventario Fsico

TARJ ETA DE INVENTARIO FSICO

(1)
Bodega: _____________________________
(2)
No de Folio
(3)
Fecha de
Inventario
Da Mes Ao

(10)
Elabor

(11)
Revis
Nombre y Firma
Responsable del Conteo
Nombre y Firma
J efe de Almacn

(4)

Cdigo
(5)

Descripcin
(6)

Presentacin
(7)

Existencia
Fsica
(8)

Existencia de
Sistema de
Inventario

(9)

Diferencias

Captulo IV

135
Tarjeta de Inventario Fsico
El formato CI-06 Tarjetas de Inventario Fsico , Este formato tiene como
finalidad registrar y reportar las existencias obtenidas en la realizacin de
inventarios fsicos en las diferentes bodegas de la empresa.
Gua de Llenado
1 Bodega Anotar la bodega en la cual se realiza el
inventario
(Material de Empaque, Productos Maquilados,
Productos Terminados)
2 FOLIO Anotar el nmero correlativo, de las tarjeta de
Inventario.
3 Fecha de Inventario Anotar el da, mes y ao que se realiza el
Inventario.
4 Cdigo Anotar el cdigo del producto
5 Descripcin Detallar las caractersticas generales de cada uno
De los artculos.
6 Presentacin Anotar el tipo de presentacin del artculo: Caja, -
Frasco, galn, litro, polvo, pastillas, ampollas,
segn sea el caso.
7 Existencia Fsica Anotar la cantidad de artculos existentes segn
Conteo realizado
8 Existencia segn sistema de Inventario computarizado.
Anotar la cantidad mostrada segn el sistema
de Inventario.
9 Diferencias Anotar las diferencias encontradas
10 Elabor Anotar el nombre y firma de la persona que
realiz el conteo fsico.
11 Revis Anotar el nombre y firma del jefe almacn
Captulo IV

136
Formato CI-07: Autorizacin de Envo a Laboratorios

Autorizacin de Envo de Materiales a Laboratorios

Envo a:
(1)
Laboratorio:____________________________
(2)
No de Folio
(3)
Fecha de
Envo
Da Mes Ao

Cdigo
(4)
Cantidad
(5)
Descripcin
(6)

______________ _______________ ______________
Autorizado
(7)
Entregado
(8)
Recibido
(9)
Captulo IV

137
Autorizacin de Envos a los Laboratorios
El formato CI-07 Autorizacin de Envos a los Laboratorios , Este formato
tiene como finalidad registrar y controlar el envo de materiales y materias primas a
los Laboratorios maquiladores.
Gua de Llenado
1 Laboratorio Anotar el nombre del Laboratorio al que se envan
envan
los materiales.
2 FOLIO Nmero Correlativo del Formato Prenumerado.
3 Fecha de Inventario Anotar el da, mes y ao que se realiza el envo
de los materiales al laboratorio.
4 Cdigo Anotar el cdigo del producto
5 Cantidad Anotar la cantidad enviada del producto
6 Descripcin Detallar las caractersticas generales de cada uno
de los productos a enviar
7 Autorizado Nombre y firma del gerente de produccin
8 Entregado Nombre y firma del encargado de bodega que -
Entrega los materiales
9 Recibido Nombre y firma de la persona que recibe los
Productos en el laboratorio

Captulo IV

138
Formato CI-08: Hoja de Kardex

_________________
Bodeguero:

Nombre del Producto:
Entrada Salida Saldo Entrada Salida Saldo
Valores
Droguera
KARDEX DE MATERIALES
#
Docuemento
Movimientos Fecha Tipo de
Movimiento
Captulo IV

139
Hoja de Kardex

El formato CI-08 Hoja de Kardex , Este formato tiene como finalidad Controlar
mediante el registro de las entradas y salidas de los productos ya sea por compra,
ventas o produccin, para comprobar las existencias fsicas con las registradas en
el Kardex.
Gua de Llenado
1 Nombre del Producto Identificar el producto al que se realizan los
Movimientos de entradas y salidas.
2 Fecha Anotar la fecha en que se realiza la entrada o
La salida de los productos.
3 #de Documento Anotar el numero de documento con el que se
Le da el ingreso o salida al producto, sea este
Comprobante de Credito Fiscal, Factura de
Importacin, requisicin, Etc.
4 Tipo de Movimiento Anotar el tipo de movimiento que se realiza
Este puede ser por medio de cdigos, por
Ejemplo EC=Entrada por Compra, SP =
Salida por Produccin, SA=Salida por Avera
5 Movimientos Detallar las cantidades entradas o salidas y el
Saldo.
6 Valores Anotar el Valor por las entradas o Salidas
7 Bodeguero Anotar el nombre del responsable del registro
De las entradas y salidas
NOTA: Este formato puede ser utilizado de forma computarizada y de forma
manual.
Captulo IV

140
2.1.4 Polticas Generales de Control Fsico de Inventarios

Los inventarios de productos que la empresa adquiera para el desarrollo de
sus operaciones recibidos e ingresados al almacn sern codificados y
registrados oportunamente en el software de inventarios.
La informacin para el registro de entradas sern las facturas, crditos fiscales
o notas de remisin, para efectos de salida para produccin ser por medio de
requisiciones y las salidas por venta ser la copia de factura o crdito fiscal del
pedido o notas de remisin.
En el interior del almacn no podrn permanecer personas ajenas al manejo
del mismo, el acceso del rea ser responsabilidad del encargado del
almacn.
Se establecern medidas de seguridad y salvaguarda para las existencias de
inventarios, las cuales incluyen procedimientos preventivos y de seguridad
contra siniestros.
Los formularios utilizados para el control de inventarios sern prenumerados al
momento de emitirse y su uso ser controlado permanentemente por el
encargado del almacn.
El punto de recepcin final de los productos de compra se centralizar en el
almacn y se distribuir en las reas solicitadas.
Los errores que cometa el encargado del almacn en la recepcin y entrega
de bienes deben notificarse a contabilidad y ajustarse por medio del proceso
de levantamiento de inventarios para el artculo en cuestin.
Toda recepcin se deber confrontar que los bienes recibidos cumplan con las
especificaciones descritas en el crdito fiscal o factura.
Toda recepcin de pedidos estar amparada por el crdito fiscal o la factura
del consumidor final segn corresponda.
Todos los documentos como Comprobantes de Crdito Fiscal o Facturas
debern mostrar fecha de recibido, firma y nombre de la persona que recibi
los productos como evidencia de haber recibido de conformidad.
Captulo IV

141
Toda compra en la que los productos presenten dao y/o no cumplan con las
caractersticas indicadas en la factura o crdito Fiscal, sern devueltos para
que sean sustituidos dando as inicio al proceso de reclamo.
Los errores que cometa el encargado del almacn al momento del registro en
la entrega de los productos deber corregirse por l y tendr que justificar el
error cometido y ser validado por el departamento de contabilidad.
Las devoluciones de los productos prximos a vencer, se recibirn solamente
con tres meses de anticipacin al vencimiento, para darles el tratamiento en
cuanto a donaciones o ventas al personal.

2.2 Control y Registro Contable

El control sobre los inventarios se relaciona directamente con la contabilidad, pues se
necesita que la informacin recibida de estos sea confiable, oportuna y exacta para
la toma de decisiones. Para el reconocimiento oportuno se clasifican las siguientes
categoras de inventarios: Materia Prima, Productos Terminados adquirido de
Proveedores, Inventario en Transito, Material de Empaque utilizado en Produccin,
Inventario en Proceso.

2.2.1 Control Contable de Inventarios Daados y Obsoletos

Los inventarios obsoletos, daados deben ser dados de baja oportunamente de los
registros contables de inventarios, previa la investigacin pertinente, y la debida
autorizacin del responsable.

Sin excepcin alguna, se deber contar con las justificaciones documentadas
requeridas; elaborndose un acta de destruccin de los inventarios daados si ese
es el caso.

Captulo IV

142
El registro contable de inventarios daados y obsoletos se realizar mediante
informes proporcionados por el jefe de almacn, los que estarn debidamente
autorizados por la gerencia para el registro contable respectivo.
En la figura 10 se muestra el procedimiento para realizar el descargo de inventarios
daados y obsoletos, estos se pueden identificar en el proceso de la recepcin y en
la bodega dentro de la empresa por medio de realizacin de inventario fsico y
revisin de la identificacin de las mercaderas.
Procedimiento de Descargo de Inventarios Daados y obsoletos.

En la Recepcin
de los Productos
Llenar formulario de
devolucin al
proveedor
Productos
Averiados
Solicitar Nota de
Crdito
Productos daados
dentro de la
Empresa
Descargar del
Inventario

3- Productos
Prximos a
Vencer
Donaciones venta a bajo precio
a empleados
Contabilizar la
devolucin
Reconocimiento
Contable del dao u
obsolescencia (Ver
ejemplo de partida)

Realizar la
Devolucin Parcial
Se identifican por
medio de: Inventarios
Fsicos, revisiones de
identificaciones de los
productos
Determinacin
de:
1- Productos
daados
2- Productos
obsoletos
Preparacin
de informes
de los
resultados
obtenidos
Figura 10
Captulo IV

143
Ti po de Operaci n: Diario
Fecha : _________________ Comprobante No. XX
Concepto : Productos daados y obsoletos
Cuenta Descripcin de Cuentas Parcial Debe Haber
1102 PROVISION PARA INVENTARIOS OBSOLETOS - $
110201 PROVISION PARA INVENTARIOS OBSOLETOS - $
1101 INVENTARIOS - $
110101 MATERIAS PRIMAS
11010101 MAQUILAS - $
110102 MATERIALES DE EMPAQUE - $
110103 PRODUCTOS TERMINADO - $
4201 GASTOS DE VENTA - $
420107 AVERIAS - $
1101 INVENTARIOS
110103 PRODUCTOS TERMINADO - $ - $
410104 COSTOS INDIRECTOS DE PRODUCCION
AVERIAS - $
11010101 MAQUILAS - $
TOTALES - $ - $
ar
DROGUERIA:
COMPROBANTE CONTABLE
Valores expresados en Dolares de los Estados Unidos de Amrica
__________________
Elaborado
_______________
Autorizado
_________________
Revisado
Ejemplo de partida para la contabilizacin de Productos daados y
obsoletos

SI HAY PROVISIN
SI NO HAY PROVISIN
Captulo IV

144
2.2.2 Realizacin de Inventarios Fsicos

La responsabilidad de la custodia y el control fsico de las existencias, normalmente,
est a cargo del Almacn; no obstante la transparencia y veracidad de sus saldos
recae en el Departamento de Contabilidad, debido al impacto directo que tiene sobre
el Balance General y los Resultados del ao. Por ello es necesaria la realizacin de
recuentos fsicos mensuales los que deben basarse en procedimientos claramente
definidos, por consiguiente en la figura 11 se describe grficamente los pasos a
seguir para la realizacin de inventarios fsicos.

INVENTARIO FSICO DE
EXISTENCIAS
ACTIVIDADES
PRE-
LIMINARES
Informar sobre la realizacin del inventario fsico
mediante un Memoramdum.
Ordenamiento previo del stock.
Codificacin del stock por ubicacin.
Verificacin fsica de la ubicacin del stock, de acuerdo
a su codificacin.
Emisin y colocacin de Tarjetas de Conteo Fsico.
Verificacin de colocacin de las Tarjetas de Inventario.
Ordenamiento de stock de difcil conteo.
Conteo fsico utilizando el mtodo de
barrer
Se llenan Tarjetas o listados de Inventario
fsico (ver Formato CI-06)
Redaccin de Acta de Inventarios
CONTEO
FSICO
VERIFICACIN
DE CONTEO
FSICO.
Comparacin con el Sistema de inventario
Tarjetas de Conteo Fsico Vrs. Reporte del
Sistema de Inventarios
Determinacin de Resultados.

Figura 11
Captulo IV

145
2.2.2.1 Conciliacin entre Controles contables y auxiliares.

La informacin resultante del conteo fsico no es un elemento suficiente, pues debe
compararse con los saldos que muestra el kardex del Sistema computarizado con el
resultado del inventario Fsico. El objetivo final es la identificacin de posibles
diferencias que pueden representar faltantes o sobrantes en las existencias debido a
roturas, daos, errores de registro por los empleados del almacn, lo que producir
el ajuste de las existencias de inventarios.

Las conciliaciones que se realicen debern estar soportadas por los registros de
pruebas selectivas mensuales, facturas de proveedores, entradas, salidas de
almacn, formatos de correccin y formatos de devolucin.

En la figura 12 se esquematiza el procedimiento para la conciliacin entre los
controles contables y auxiliares, para determinar las causas que originan las
diferencias, y as proceder a realizar el tratamiento contable y ajustes de diferencias
respectivo.

Conciliacin entre
Controles Contables y
Auxiliares
Inventarios Fsicos
Existencias de
Inventarios mostradas en
Kardex Computarizado
Versus
Diferencias de Inventarios
Sobrantes y/o
Faltantes
Determinacin de Ajustes
de Inventarios
Comparacin de
Resultados
Figura 12
Captulo IV

146
2.2.2.2 Determinacin de Ajustes a Existencias de Inventarios

Las correcciones resultantes de las conciliaciones debern estar sustentadas con la
documentacin soporte pertinente, tales como: formatos de correcciones,
memorando informativos.

En la siguiente figura expresa grficamente el proceso a seguir para los ajustes de
las diferencias de inventarios, este proceso inicia con el procedimiento de
investigacin de los faltantes y sobrantes para determinar las causas que originaron
las diferencias, y as proceder a realizar los ajustes respectivos ya sea por faltantes o
sobrantes.

Determinacin de Ajustes a
Inventarios
FALTANTES SOBRANTES
Procedimientos de
Investigacin
Determinacin de
responsables.*
1

Se realizan los
descuentos en planilla
Si no detectan
responsables, realizar
el ajuste contra las
provisiones
*
1
Se emiten facturas
por el valor del
faltante
Se ajusta dando el
ingreso de la
mercadera al
Sistema de
Inventarios
Computarizado
Determinacin de las
causas que originaron
las diferencias
Las causas pueden ser
originadas por: Errores de
clasificacin, Duplicidad de
Informacin, Errores
contables, Errores de
localizacin
Figura 13
Captulo IV

147
De acuerdo a la figura anterior, a continuacin se detallan los pasos a seguir para los
ajustes de inventario.

Identificar las diferencias: faltantes o sobrantes de inventarios.

Se realizan los procedimientos de investigacin de las causas que originaron
los faltantes y/o sobrantes, tales como: errores de clasificacin, duplicidad de
informacin, errores contables, errores de localizacin y otros.

Se procede a realizar los ajustes contables correspondientes:

a) En el caso de faltantes:

Se cargar a la cuenta de Gastos o costos, en la que principalmente se
llevaran los faltantes de inventarios, contra las cuenta de Almacn. (Ver
Ejemplo de partida)

b) En el caso de Sobrantes:

Luego de practicar la toma fsica, se cargara a la cuenta de Almacn contra la
cuenta costos o Gastos.

El registro de los ajustes (sobrantes y/o faltantes) ser aprobado por la
Gerencia Administrativa y el Contador.

Las bajas o descargos de inventarios, ya sea por obsolescencia, prdida,
faltante o dao, sern autorizados por la Administracin, detallando los
artculos descargados del inventario, esto avalado por el auditor externo

Captulo IV

148
Ti po de Operaci n:
Concepto :
4102 COSTO DE VENTAS - $
410201 MEDICAMENTOS - $
11010101 MAQUILAS - $
110103 PRODUCTOS TERMINADOS - $
11010101 MAQUILAS - $
110103 PRODUCTOS TERMINADOS - $
TOTALES - $ - $
DROGUERIA:
Valores expresados en Dolares de l os Estados Uni dos de Amrica
__________________
Elaborado
_______________
Autori zado
_________________
Revisado
2.2.2.3 Ejemplo de partida para la Contabilizacin de faltantes y
Sobrantes de Existencias de Inventarios.

Faltante de
Inventarios
Sobrante de
Inventarios
Captulo IV

149
2.2.3 Registro Contable de Inventarios.

El registro contable sobre informacin proveniente de compras, ventas y almacn
referente a inventarios es importante para el control, el registro oportuno de esta
informacin permite conocer contablemente la inversin y rotacin que tienen los
inventarios para tomar decisiones a nivel gerencial. Mediante la siguiente figura se
muestra la informacin que emiten cada una de las reas y que es necesaria para el
registro contable, posteriormente un el ejemplo del registro contable de las entradas
y salidas de inventarios.

Proveedor y Depto.
De Compras
Contabilidad
Almacn Ventas
Todas las operaciones
Producen Informacin y
documentacin
Se clasifican
Facturas -Proveedores
Facturas - Clientes
Entradas de Inventarios por
Compra y Salidas por
distribucin, averas y
Ventas
Se Registran y Contabilizan
Registros Auxiliares
Compras
Ventas
Cobros y pagos
Contabilizacin
de Produccin
Mercaderas Recibidas
durante un perodo
Cantidad de Unidades
Vendidas
Costo de Ventas
Se Obtiene Informacin de:
Figura 14
Captulo IV

150
Tipo de Operacin:
Concepto :
11010101 MAQUILAS - $
1103 IVA CREDITO FISCAL - $
110301 COMPRAS LOCALES - $
2101 PROVEEDORES - $
210101 PROVEEDORES LOCALES - $
110103 PRODUCTOS TERMINADO - $
TOTALES - $ - $
DROGUERIA:
__________________
Elaborado
_______________
Autorizado
_________________
Revisado
Ejemplo de partida para el registro contable de las entradas y
salidas de Inventarios.

Entrada a Inventarios
Por Compras
Salida de Inventarios
Por Ventas
Captulo IV

151
2.3 Control Financiero

El control financiero de los inventarios incluye a diferentes departamentos en la
empresa y cada uno ejerce un grado de control sobre los productos, a medida que
estos se mueven a travs de los distintos procesos de inventarios, estos controles
comienzan desde el procedimiento de desarrollar presupuestos tomando en cuenta
las funciones de compras, almacenaje y contables desarrolladas anteriormente.

2.3.1 Presupuestos

Los presupuestos constituyen un elemento importante de la planificacin y control en
los inventarios, una vez elaborado el presupuesto constituye una herramienta til
para el control de los costos. La siguiente representacin muestra la direccin que
debe seguir para la elaboracin de los presupuestos.

Polticas
Metas
Estrategias
Preparacin de Presupuestos
Presupuestos
Proceso para la Elaboracin.
Formatos para la Elaboracin
de Presupuestos.
Direccin de un Presupuesto
Planeacin
Control
Figura 15
Captulo IV

152
La preparacin de presupuestos relacionados a inventarios como lo son
presupuestos de compras y materiales, facilita el control de las actividades de
produccin, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las
operaciones, para ello la administracin debe de considerar lo siguiente:

a) Conocer el presupuesto de ventas
b) Conocer el presupuesto de produccin (Presupuesto de Materiales)
c) Conocer los lineamientos para planificar, las polticas sobre inventarios,
compras
En la siguiente figura se representa grficamente los diferentes presupuestos
necesarios en las empresas, entre los que se encuentran los relacionados a
inventarios como lo son el presupuesto de produccin, inventarios y presupuesto de
compras. El modelo considera que para el desarrollo de presupuestos de inventarios
se debe fundamentar en informacin de perodos anteriores sobre las ventas y la
rotacin de inventarios.

Pronstico de
Ventas
Planeacin de
Corto Plazo
Desarrollo de
Presupuesto Maestro

INICIO
Presupuestos de
Operacin
Presupuesto de
Ventas
Presupuesto de
Produccin
(Ver Anexos 1, 2 y 3)
Presupuesto de
Produccin por
Lnea.
Presupuesto de
Requerimiento de
Materiales
Presupuesto de
Mano de Obra.
Presupuesto de
Gastos de
Fabricacin.
Presupuesto de
costo de Produccin
Presupuesto de Compras
(Ver Anexo 4)
Presupuestos
Financieros
Figura 16
Preparacin de Presupuestos

Captulo IV

153
Consideraciones generales para los Presupuestos relacionados a Inventarios.

El presupuesto de Ventas ser el punto de partida de todos los
presupuestos, ya que los planes estn relacionados con los ingresos
esperados.
El presupuesto de produccin mostrar las unidades que se han producido
de acuerdo a niveles de ventas planificadas y los inventarios de productos
terminados que se debern mantener.
Para preparar presupuesto de produccin en unidades se utilizaran los
inventarios iniciales y finales de productos terminados, adems las ventas en
unidades de cada tipo de productos.
El presupuesto de Compra y produccin es una consecuencia del
presupuesto de ventas, el cual es su base fundamental.
La finalidad principal es asegurar la disponibilidad permanente y en una
cantidad suficiente de productos disponibles para la venta.
Se debe satisfacer la demanda del departamento de ventas y mantener un
inventario a un nivel adecuado.
Si la cantidad de artculos terminados es insuficiente se corre el peligro de
perder las ventas por no tener mercanca disponible.
Si la cantidad producida es demasiado grande, se ocasionara una prdida
financiera por exceso de inventarios con riesgo de deterioro, obsolescencia y
costos elevados de manejo y almacenamiento

2.3.2 Control de Mximos y Mnimos en Inventarios

Un mtodo muy importante en el desarrollo del control de los inventarios son los
mximos y mnimos. En el siguiente cuadro representa grficamente las
consideraciones a tomar para la determinacin de los niveles mximos y mnimos en
inventarios.

Captulo IV

154

2.3.2.1 Polticas de Control para los Mximos y Mnimos en
Inventarios.

Objetivo de las polticas de Mximos y Mnimos de Inventarios:

El objetivo de las polticas para los Mximos y Mnimos es asegurar que se cuenta
con las suficientes existencias de inventarios para evitar rupturas de stock y el
incumplimiento de la demanda de los productos tambin evitar excesos de
inventarios que afecten los costos de mantenimiento de estos.

Para el control de mximos y mnimos en existencias en inventarios la
Gerencia, determinar mediante reportes estadsticos de ventas.

Establecer un Stock y un perodo de revisin de los niveles de inventarios.

Para establecer y determinar los mximos y mnimos de inventarios se
realizar mediante anlisis de reportes de las entradas y salidas de
inventarios ya sea este por fecha, por proveedor y por bodega.

Estadstica de Ventas
por Productos
Anlisis de Entradas y
Salidas por productos
Reportes
Por Fecha
Por Proveedor
Por Bodega
Figura 17
Captulo IV

155
Aplicar tcnicas de aprovisionamiento en la Cantidad Econmica de pedido
con el objeto de establecer y mantener cantidades ptimas de artculos para
la venta dentro de las bodegas, contribuyendo al logro de los objetivos de la
empresa.
2.3.3 Niveles de Inversin

Para determinar los niveles de inversin en inventarios la administracin debern
considerar diferentes factores, entre lo que se detallan los siguientes:

Planificacin de Inventarios
Produccin Programada
Eficiencia de los Proveedores
Eficiencia en la funcin de Compras
El flujo de Efectivo

Causas determinantes para la inversin de Inventarios

Nivel de Ventas
La tecnologa en el proceso productivo
La durabilidad de los productos
Rotacin de Inventarios

2.3.4 Tcnicas de Anlisis

Las Tcnicas de Anlisis como parte del control financiero, debern realizarse para
conocer la inversin y rotacin de los inventarios. Entre las principales tcnicas de
anlisis de inventarios, se detallan las siguientes:

Captulo IV

156
Plazo promedio de inventarios
Inventarios a Capital Neto de Trabajo
Inventarios a Activo Corriente
Inventarios a Activo Total
Inventarios a Capital Contable

Expresa el promedio de veces que los inventarios rotan durante el ao en la
empresa, y su frmula de clculo se realiza de la siguiente manera:

Plazo promedio de inventarios

La frmula que se presenta a continuacin se calcula a partir de la rotacin de
inventarios y representa los das que tarda el inventario en renovarse completamente

Inventarios a Capital Neto de Trabajo

Representa la parte que constituyen los inventarios de capital Neto de trabajo, la
frmula para el clculo se muestra a continuacin:

Rotacin de Inventario =Costo de Ventas

Inventarios

Inventarios a Capital = Inventarios
Neto de Trabajo
Capital de Trabajo

Das de Inventario = 365

Captulo IV

157
Si el resultado es superior al 100% del capital de trabajo, puede generalmente indicar
una sobre existencia de inventarios.

Inventarios a Activo Corriente

Representa la parte que constituyen los inventarios del total de los activos circulantes

Inventarios a Activo Total

Representa la participacin que los inventarios tienen en el total de los activos

Inventarios a Capital Contable

Representan la parte de la propiedad de los accionistas que ha sido invertida en
inventarios. Por lo tanto el porcentaje restante est siendo financiado va pasivos.

Inventarios a Activo = Inventarios (Netos)
Circulante
Activo Corriente

Inventarios a Activos =Inventarios (Netos)
Totales
Activo Total

Inventarios a Capital =Inventarios (Netos)
Contable
Capital Contable
Captulo IV

158
2.3.5 Polticas de Control Financiero

Las polticas de control financiero deben tener como objetivo elevar el mximo
rendimiento sobre la inversin, a continuacin se detallan las polticas de control
financiero

Reducir al mximo la inversin de inventarios sin afectar las ventas, la
produccin y el flujo de efectivo.

Obtener el mximo financiamiento (Sin Costo) a travs de los proveedores

Fijar el nivel aceptable de crdito a los clientes y supervisar su cumplimiento.

Mantener las existencias, mediante una administracin y planificacin de
inventarios eficiente, respetando la poltica de inventarios emanada de la
Administracin Superior.
Captulo IV

159

ETAPA III

DETERMINACIN
DE
COSTOS
MTODOS DE
VALUACIN Y
MEDICIN DE
INVENTARIOS
COSTOS DE LOS
INVENTARIOS
DETERMINACIN DE
COSTOS
Captulo IV

160
3 Etapa III Determinacin de Costos.

Entre los objetivos y funciones de mayor importancia en la determinacin de costos,
se encuentran los siguientes:

Permitir la valuacin de inventarios.
Servir de base para fijar precios de venta y para establecer polticas de
comercializacin.
Facilitar la toma de decisiones gerenciales.
Controlar la eficiencia de las operaciones.
Contribuir al planeamiento, control y gestin de la empresa.

3.1 Mtodos de Valuacin y medicin de Inventarios

Para la valuacin de los inventarios de las empresas distribuidoras de productos
qumicos farmacuticos se utiliza el mtodo del costo promedio, ya que por el tipo de
empresa se considera el ms adecuado. La valuacin de inventario bajo el mtodo
del costo promedio tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre
la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el
nmero de artculos comprados.

El objetivo principal de la valuacin es determinar el costo que ser asignado a las
mercaderas vendidas y el costo de las mercaderas disponibles al terminar el
perodo, se debe seleccionar el mtodo que brinde a la empresa la mejor forma de
medir el costo o valor de los inventarios.

Captulo IV

161
3.2 Costo de los Inventarios

Para la medicin de los inventarios debe ser al costo o al valor neto realizable, el
costo de los inventarios debe comprender todos los costos derivados de la
adquisicin y conversin de los mismos, as como otros costos en los que se ha
incurrido para darles su condicin y ubicacin. A continuacin se detallan los costos
para el control que comprende los costos Operativos y Costos Estratgicos:

3.2.1 Costos Operativos

Costos de Adquisicin:

Precio de Compra
Aranceles de Importacin
Otros Impuestos no Recuperables
Transporte
Almacenamiento
Otros Costos directamente Atribuibles a la Adquisicin de las Mercaderas

3.2.2 Costos Estratgicos

Costos de Gestin de Inventarios

Por otra parte para tomar decisiones que afecte el tamao del inventario, se deben
tomar en cuenta los costos de gestin de inventario entre los que se detallan en la
siguiente figura:
Captulo IV

162

Para la aplicacin de costos de gestin de los inventarios, la empresa es libre de
seleccionar el criterio de reparto de estos costos que estime ms conveniente, lo
importante es que se trate de un criterio lgico que guarde relacin con la generacin
del costo. Por ejemplo los gastos de mantenimiento del almacn pueden ser en
funcin del nmero de unidades almacenadas de cada producto.

Costos Financieros de las
Existencias
Seguros
Deterioros, prdidas y
degradacin de mercadera
Costo de Oportunidad del
Capital
Costos de
Lanzamiento de
Pedido
Costo de Movilizacin de Mercaderas
Costos de Transporte exclusivamente vinculado al pedido
Costos de Supervisin y Seguimiento de la necesidad de lanzar un
pedido.
Costos de Recepcin e Inspeccin
Costos Directos de Almacenaje:
Personal, Mantenimiento,
Reparaciones, Alquileres,
Depreciacin de Estanteras,
Energa
Costos Indirectos de
Almacenaje:
De Administracin y Estructura
De Entrenamiento a Personal
Costos de los
Faltantes
Estos costos se refieren al equilibrio de las existencias para
satisfacer la demanda y los costos por agotamiento de las
mismas. El costo de establecer la cantidad correcta a pedir a los
proveedores. La falta de materias primas provoca interrupciones
y demoras en la produccin. En cuanto al faltante de producto
terminado el costo se refleja en las utilidades dejadas de percibir
a causa de los pedidos no atendidos.

Costos de
Almacenamiento
Figura 18
Captulo IV

163
3.3 Determinacin de Costos

La determinacin de los costos es uno de los objetivos primordiales a alcanzar en
toda actividad econmica, pues la eficiencia de los mismos se vuelve vital para la
posterior determinacin de precios de los productos destinados a la venta. Mediante
el siguiente cuadro se detalla algunos elementos para la determinacin de los costos,
de los que se necesita obtener la informacin para la eficiente determinacin de los
mismos.

Determinacin del
Costo de los
Inventarios
Retaceo de Materiales importados
Costos de Mantenimiento y Administracin de Inventarios
Costos por faltantes, averiados, obsoletos, etc.
Costeo de la
Materia Prima
Directa

Determinacin de la lista de materiales necesarios por
producto. (Ver Anexo 5)
Determinacin del costo unitario de los materiales
especficos utilizados en el proceso de acondicionamiento.
Costeo de la Mano
de Obra Directa
Determinacin de la cantidad de mano de obra directa
aplicada en la revisin de los artculos.
Determinacin del valor de la mano de obra directa
necesaria en la revisin de los artculos.
Los Costos
Indirectos de
Fabricacin
Determinacin de los costos indirectos aplicados a la
revisin por producto.
Determinacin de valor de los materiales indirectos de
fabricacin y los gastos indirectos de fabricacin, necesarios
en la revisin.
Costos de
Acondicionamiento
(Produccin)
Determinacin del costo total de acondicionamiento de los
artculos empacados y la determinacin de los costos
unitarios (por medio de lotes de produccin)

Captulo IV

164
3.3.1 Ejemplo de Determinacin de Costos

Para la determinacin de costos es necesario disponer de la informacin sobre los
costos de los artculos comprados sean estos locales o exteriores (importaciones),
que esta informacin est disponible en el momento que se necesita para determinar
el costo de adquisicin de un producto determinado, a continuacin se detalla
algunos procedimientos que contribuyen a la determinacin de costos:

Determinacin de los materiales a comprar basados en la planificacin
Negociacin de Precios, Calidad, Cantidad, proveedores
Solicitud de Compra
Elaboracin de Orden de Compra
Autorizacin de la Orden de Compra
Compra de los Artculos a proveedores locales o exteriores.
Control y Secuencia del pedido
Entrega de los productos en las Bodegas de la empresa.
Recepcin de los productos.
Ingreso y colocacin de los productos en la Bodega
Retaceo de importaciones (en el caso de que los productos sean adquiridos
en otros pases)
Registro y control de las compras mediante las entradas y salidas de
inventarios (Ver Formato de Kardex CI-08)

En el ejemplo de retaceo de una importacin, por compra a un proveedor del
exterior del pas, se han incluido valores hipotticos, a fin de comprender mejor la
determinacin del costo de adquisicin de en una importacin. Posteriormente a
la determinacin del costo de adquisicin se procede al registro de la entrada en
el Kardex; las salidas se registran en el kardex por medio de requisiciones
realizadas por el departamento de acondicionamiento en el momento que se
necesite preparar el producto con su respectivo empaque secundario para la
venta y dar inicio al costeo del lote de los productos adquiridos a los que se le
Captulo IV

165
acumula los elementos del costo aplicados a la revisin y preparacin del
producto.

Ejemplo de Retaceo de Importacin

Precio de Compra
Proveedor : XYZ, Laboratories Declaracin N :
4-14971
Pais de Origen : China Tipo de Documento de Importacin :
BL#PLSSHAF08070208
Factura N : 13 Aduana :
Puerto de Acajutla
Fecha de Factura : Transporte :
Maritimo
COSTOS DE IMPORTACION
Nelson Vsquez CF#0054 Tramite Aduanal 171.87 $
RED LOGISTICA CF#0101-Manejo Local 64.45 $
RED LOGISTICA Recibo #R293 - Documentacin 25.78 $
Derecho de Visado-Consejo Superior de Salud Pb. 14.73 $
Pado a Cuadrilla - (CARGA) 128.91 $
Fotocopias, Fax, Email 17.19 $
OIRSA - Pago de Fumigacin 17.19 $
Pago de Transferencias Bancarias 52.42 $
Parqueo de Chazis 77.34 $
Total Costos de Importacin 569.88 $ Impuestos Aduanales DAI 2,001.82 $
(DerechosAduanalesdeImportacin)
XYZ Laboratories FACTURA #13 - 07/07/2008
% PRECIO UNIT. Valor Impuesto Valor Ms: Costo Costo
De Costos DE COMPRA FOB DAI CIF Costos de Imp. Total Unitario
Producto A 31.22% 0.25000 $ = 12,500.00 $ 624.97 $ = 13,124.97 $ 177.92 $ = 13,302.89 $ 50,000 0.266058 $
Producto B 9.89% 1.28000 $ = 3,957.76 $ 197.98 $ = 4,155.74 $ 56.36 $ = 4,212.10 $ 3,088 1.364022 $
Producto c 11.91% 1.59000 $ = 4,770.00 $ 238.42 $ = 5,008.42 $ 67.87 $ = 5,076.29 $ 3,000 1.692096 $
Producto d 18.88% 1.83000 $ = 7,557.90 $ 377.94 $ = 7,935.84 $ 107.59 $ = 8,043.43 $ 4,128 1.948506 $
Producto e 28.10% 1.83000 $ = 11,250.84 $ 562.51 $ = 11,813.35 $ 160.14 $ = 11,973.49 $ 6,148 1.947542 $
Sumas 100.00% 40,036.50 $ 2,001.82 $ 42,038.32 $ 569.88 $ 42,608.20 $
HECHO POR: XXXXXXX REVISADO POR: XXXXXXXX AUDITADO POR: XXXXXXXX
P R O D U C T O Unidades
Droguera La Capsulita, S.A. de C.V.
RETACEO DE IMPORTACION
07/07/2008
Aranceles de Importacin
Almacenamiento
Otros Costos directamente
Atribuibles a la Adquisicin
de las Mercaderas
Determinacin de Costo
Unbitario = Costo de
Adquisicin
Captulo IV

166
3.3.2 Tipo de costos utilizados.

Debido a la naturaleza de las drogueras estas no slo distribuyen si no que
adicionan un valor agregado a los productos que venden y estos son marcas de su
propiedad, por lo tanto el tipo de costo utilizado es el costo por lotes de produccin
mediante la acumulacin y liquidacin mensual de los elementos del costo para darle
ingreso al inventario de producto terminado (Ver ejemplo de Registros Contables
de Consumo de liquidacin de costos Etapa IV punto 4.2 Incorporacin de los
Costos a la Contabilidad Financiera). A continuacin se presenta mediante una
figura la secuencia de los costos y la acumulacin de los elementos del costo hasta
obtener el producto terminado listo para la venta.

Revisin del
Producto Maquilado
Acumulacin de
Costos $
MOD, CIP
Marcado, de Precio, #
Lote y Vencimiento al
empaque secundario y
al producto
Acumulacin de
Costos $ MOD, CIP
Revisin y Preparacin
de empaque
secundario
Acumulacin de
Costos $
MOD, CIP
Encajado de los
productos.
Acumulacin de
Costos $ MOD, CIP,
MD
MD =Materiales Directos (Maquilas y material de empaque secundario)
MOD =Mano de Obra Directa
CIP =Costos Indirectos de Produccin
Productos Terminados
Costo del Artculo =
$ MD +MOD +CIP
Departamento de Acondicionamiento, solicita a las Bodegas
de Maquilas y Empaque, productos de un lote determinado
para iniciar el proceso de acondicionamiento.
Figura 19
Captulo IV

167

ETAPA IV
CONTRIBUCIN A
LA
DETERMINACIN
DE COSTOS

INFORMACIN SOBRE INVENTARIOS
INCORPORACIN DE LOS COSTOS A LA
CONTABILIDAD FINANCIERA
SUPERVISIN Y MONITOREO

Captulo IV

168
4 Etapa IV Contribucin a la determinacin de costos
Esta etapa es la ltima de la propuesta, pero sin menoscabar su importancia dentro
de todo el proceso, ya que debe ser considerada en cada etapa del modelo.
La contribucin a la determinacin de costos consiste en mostrar los beneficios que
se obtienen con el modelo de control de inventarios, pues este es necesario para
obtener informacin confiable y oportuna sobre inventarios que al final contribuye a la
toma de decisiones.
4.1 Informacin Oportuna Sobre Inventarios
El control eficiente de los inventarios proporciona informacin oportuna que
contribuye a la determinacin de costos; en la siguiente Figura se muestra
grficamente el resultado que se obtiene con la informacin oportuna de
inventarios.

CONFIABILIDAD EN LA
INFORMACIN
INFORMACIN OPORTUNA DE INVENTARIOS
CONOCIMIENTO DE LA ROTACIN Y
DEMANDA DE LOS PRODUCTOS.
FORTALECIMIENTO A LA GESTIN EMPRESARIAL
FACILITAR LA TOMA DE DECISIONES
Inversin
Proveedores
Expansin de las Instalaciones
Nuevas Lneas de Productos
Ventas
Expansin del Mercado
EVALUACIN DE NECESIDADES DE
DETERMINACIN DE NECESIDADES DE
EFECTIVO
Usuarios de la Informacin
Accionistas
Gerentes
Empleados
Instituciones Financieras
Instituciones
Gubernamentales

SATISFACCIN AL CLIENTE
REGISTROS Y COSTOS DE
INVENTARIOS
Figura 20
Captulo IV

169
4.2 Incorporacin de los costos a la Contabilidad Financiera

La incorporacin de los costos a la contabilidad financiera se detalla a continuacin
con el registro contable y la presentacin de los Estados Financieros.

4.2.1 Registro Contable
Consumo de materiales en el proceso de acondicionamiento.

Tipo de Operaci n:
Concepto : Consumo de materiales, en la produccion del mes
41 COSTOS - $
4101 COSTO DE PRODUCCION
410101 MATERIAS PRIMAS (MAQUILAS) - $
410102 MATERIAL DE EMPAQUE - $
11010101 MAQUILAS - $
TOTALES - $ - $
ar
DROGUERIA:
__________________
Elaborado
_______________
Autorizado
_________________
Revisado
Captulo IV

170
Tipo de Operacin:
Concepto : Liquidacin de Costo de Produccin del mes
Ingreso de la produccin a Inventarios de Producto Terminado
110103 PRODUCTOS TERMINADOS
- $
41 COSTOS
4101 COSTO DE PRODUCCION - $
410101 MATERIAS PRIMAS (MAQUILAS) - $
410103 MANO DE OBRA DIRECTA - $
41010301 SUELDOS
41010302 APORTE EMPLEADOR ISSS RC - $
41010303 APORTE EMPLEADOR AFP - $
410104 COSTOS INDIRECTOS DE PRODUCCION - $
41010401 SUELDOS - $
41010402 APORTE EMPLEADOR ISSS RC - $
41010403 APORTE EMPLEADOR AFP - $
41010404 DEPRECIACIONES - $
41010405 HONORARIOS - $
TOTALES - $ - $
ar
DROGUERIA:
__________________
Elaborado
_______________
Autorizado
_________________
Revisado
Liquidacin de Costos

Captulo IV

171
4.2.2 Presentacin de Estados Financieros
Estado de costo de Produccin

Inventario Inicial de Productos Terminados $
Mas:
Costo de Produccin
Inventario Inicial $
Materia Prima $
Material de Empaque $
Mas:
Compras $
Materias Primas $
Disponible para su uso $
Menos:
Inventario Final $
Materias Primas $
Costo de Materiales utilizados $
Mas:
Mano de Obra Directa $
Costos Indirectos de Fabricacin $ $
Total Costos Incurridos en la Produccin $
Costo de los Articulos Manufacturados $
Articulos Disponibles $
Menos:
Inventario Final de Productos Terminados $
Costo de la Produccin Vendida $
F: _____________________ F: ________________ F: _______________
Representante Legal Contador Auditor Externo
Empresa x
ESTADO DE COSTO DE PRODUCCION Y COSTO DE LO VENDIDO
PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2xxx
(Expresado en Dlares de los Estados Unidos de Norte Amrica)
Captulo IV

172
Estado de Resultados

V E N T A S N E T A S - $
MEDICAMENTOS
MENOS :
COSTO DE VENTAS - $
MEDICAMENTOS
UTILIDAD BRUTA - $
MENOS :
GASTOS DE OPERACI N - $
GASTOS DE VENTA
GASTOS DE ADMINISTRACION
GASTOS FINANCIEROS
UTILIDAD DE OPERACIN - $
MAS:
OTROS INGRESOS - $
INTERESES BANCARIOS - $
UTILIDAD ANTES DE RESERVA - $
MENOS:
RESERVA LEGAL - $
UTILIDAD ANTES DEL I.S.R. - $
MENOS :
IMPUESTO SOBRE LA RENTA - $
UTILIDAD NETA DEL PERIODO - $
F: ______________________________________ F: ____________________________
CONTADOR
F.________________________
AUDITOR EXTERNO
DROGUERA
ESTADO DE RESULTADOS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2xxx
(EXPRESADO EN DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMERICA)
REPRESENTANTE LEGAL
(Ver Estado de Costo de Produccin)
Captulo IV

173
4.3 Supervisin y Monitoreo

El tipo de control de inventarios aplicado en el modelo como parte de la contribucin
a la determinacin de costos es por medio de la supervisin y el monitoreo diseado
para proporcionar seguridad respecto al logro de objetivos en la eficacia y eficiencia
de las operaciones, confiabilidad de la informacin financiera, y cumplimiento con
leyes y regulaciones.

La supervisin y el monitoreo es la actividad y el proceso continuo de apoyar y vigilar
as como tambin de recolectar y analizar datos cualitativos y cuantitativos, con base
en cada uno de los procedimientos establecidos y la comparacin del desempeo de
cada uno para tomar las acciones correctivas necesarias. La supervisin y monitoreo
es esencial para ayudar al personal a mejorar el desempeo en el trabajo y asegurar
que los procedimientos funcionen y se desarrollen con calidad. A continuacin se
proponen guas de control y supervisin a los inventarios:

Revisin de los Stocks de inventarios, mediante la evaluacin del
comportamiento de las ventas en el perodo con perodos anteriores.
Verificar mediante muestreos las existencias fsicas para revisar los mximos
y mnimos establecidos por la gerencia.
Verificar que la aprobacin de la orden de compra se haya realizado de
acuerdo a la negociacin pactada con los proveedores.
Verificar que el registro de los proveedores est actualizado con su direccin,
telfono, condiciones de pago.
Monitorear la secuencia de los pedidos realizados a los proveedores.
Verificar que el encargado de la recepcin de los productos realice las
revisiones de los tems de los comprobantes fiscales emitidos por los
proveedores contra orden de compra emitida por la empresa, as tambin si
verifica el buen estado y la calidad de los productos recibidos, as como las
condiciones de precio.
Captulo IV

174
5. Plan de Implementacin

5.1 Generalidades

Una vez que la mediana empresa distribuidoras de productos qumicos
farmacuticos tome la decisin de adoptar el modelo de control de inventarios que
contribuya a la determinacin de costos, deber contar con un plan que le permita su
aplicacin de forma efectiva.

El plan consiste en un conjunto de acciones que permite poner en marcha la
propuesta del modelo de control de inventarios, facilitando su adopcin y ejecucin;
estableciendo as mismo lineamientos y controles necesarios. El propsito es que la
empresa al implementarlo desarrolle evaluaciones y controles que les asegure poner
en marcha la propuesta del Modelo de Control de Inventarios, ya que es importante
en la toma de decisiones.

Para una implementacin apropiada se necesita lo siguiente:

a- Presentacin del Modelo de control de inventarios a la gerencia o
administracin para su debida aprobacin, con el propsito que esta
obtenga mejores controles en el desarrollo de sus actividades.

b- Asignar a un equipo de personas la responsabilidad para que se lleve a
cabo el plan de implementacin, seleccionando al personal idneo de
acuerdo a capacidad y experiencia para realizar las diferentes actividades
de manera satisfactoria.

c- Capacitar al personal de acuerdo al rea y las funciones que desempea

d- Establecer un cronograma de actividades, para la implementacin.
Captulo IV

175
5.2 Objetivos
General
Facilitar la implementacin para la aplicacin del Modelo de Control de inventarios en
las medianas empresas distribuidoras de productos qumico farmacuticos que
contribuyan en un mejor control con el fin de lograr obtener mejores resultados.

Especficos
Dar a conocer los beneficios que proporciona el Modelo de control de
inventarios que contribuya a la determinacin de costos en las medianas
empresas distribuidoras de productos qumicos farmacuticos.

Actualizar la practica de control interno, as como los procesos de diseo,
implementacin y evaluacin que promuevan la mejora en los controles.

Determinar los recursos bsicos para ejecutar con xito el modelo de control
de inventarios.

5.3 Responsables de la Implementacin

Es de suma importancia formar un equipo de personas que se responsabilicen de la
divulgacin, ejecucin, evaluacin y control del modelo de control de inventarios
propuesto; por lo que se deben considerar como responsable las siguientes
personas:

a) Autores del Modelo Propuesto
Para la implementacin las responsables son las diseadoras del Modelo, ellas
darn a conocer el modelo de control de inventarios a las medianas empresas
distribuidoras de productos qumicos farmacuticos.

b) Junta General de Accionistas, Administrador nico o Propietarios.
Captulo IV

176
Sern los encargados de analizar, aprobar y promover el modelo de control de
inventarios, para luego aplicarlo en la empresa, as como tambin de velar por el
cumplimiento.

c) Gerente General y/o Contador de la Empresa
Sern los encargados de promover entre su personal la implementacin y aplicacin
del modelo en las reas directamente relacionadas a los inventarios.

5.4 Presupuesto de Implementacin
Para establecer el modelo de control de inventarios se requiere de la determinacin
presupuestaria.

DESCRIPCIN IMPORTES
Recursos Humanos
$ 700.00
$ 300.00
$1,000.00
Lic. Contadura Pblica
Asistente
Suma
Recursos Materiales
$ 550.00
$ 75.00
$ 50.00
$ 30.00
$ 705.00
Computadora ***
Proyector (alquiler)
Can (Alquiler)
Pizarra Acrlica
Suma
Recursos Financieros
$ 45.00
$1,750.00
Papelera
Sub. Total

Imprevistos (10%) $ 175.00
Total $ 1,925.00
Captulo IV

177
*** Corresponden a recursos que ya podra tener la empresa en el desarrollo
de las actividades econmicas normales que no requieren una nueva inversin.

5.5 Cronograma de Implementacin.

Descripcin de Actividades Implementacin del Modelo
Semanas Semana 1 Semana 2 Semana 3
Das 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1

Presentacin de la
propuesta del modelo

2

Etapa I
Proceso de obtencin
de Inventarios

3

Etapa II
Control de Inventarios

4

Etapa III
Determinacin de
Costos

5
Etapa IV
Contribucin a la
Determinacin de
Costos

5.6 Control de Aprendizaje
Al realizar la implementacin del Modelo de Control de Inventarios que contribuya a
la determinacin de costos, se debe ejercer un monitoreo para verificar la
comprensin del mismo por parte de las autoras del modelo; as identificar los
riesgos que obstaculicen su realizacin.
Captulo IV

178
6. Conclusiones y Recomendaciones

6.1 Conclusiones

La planificacin de inventarios es de suma importancia para cumplir con los
objetivos de la empresa.
El control habilidoso de los inventarios, puede hacer una contribucin
importante a las utilidades.
La eficiencia del proceso de un sistema de inventarios es el resultado de la
buena coordinacin entre las diferentes reas de la empresa.
Los costos de control de los inventarios depender de la naturaleza del
anlisis que la empresa necesite.

6.1 Recomendaciones

El Sistema de planificacin de inventarios se deber realizar en base a los
pronsticos, y una planificacin estratgica en la que se fijen los objetivos,
metas que se desean alcanzar en la empresa. Para la planificacin se debe
tomar en cuenta los niveles de inventarios y la planeacin de la demanda sea
esta dependiente o independiente.
Implementar el modelo permitir realizar controles e identificar desviaciones
as como tambin tomar acciones correctivas que permitan la eficiencia en el
manejo y control de los inventarios.
Con el modelo de control de inventarios que contribuya a la determinacin de
costos, se deber capacitar para la coordinacin entre las diferentes reas y
aportar excelentes resultados con la informacin de los inventarios.
Aplicar al control de los inventarios los costos operativos y de gestin, para
realizar un mejor anlisis y mejorar la toma de decisiones para el futuro.

13 F634d-Capitulo IV

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

13 F634d-Capitulo IV

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Captulo IV

Inventarios de Productos para Proceso de Acondicionamiento y su posterior Venta.

You might also like