2009 J.C.

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HACEMOS LA DIFERENCIA AGREGANDO VALOR
Documentos DELTA
PLANEACION DE TECNOLOGA INFORMTICA
A PESAR DE SU IMPORTANCIA, LA TECNOLOGA INFORMTICA ADOLECE DE PLANEACIN EN LAS EMPRESAS

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.:: INTRODUCCIN ::.

Las tecnologas de informacin y
comunicaciones (TIC) han asumido su
rol relevante en todo tipo de
empresas, desde las unipersonales
hasta las grandes multinacionales.
Adicionalmente la tecnologa es
demasiado importante y muy costosa,
si no se aplica bien, como para tomar
las decisiones al respecto de las
mismas sin un panorama claro.

Desde el correo electrnico, hasta los
sistemas de indicadores de gestin,
pasando por la conexin a Internet, el
portal corporativo, y la conectividad de
los ejecutivos a travs de sus sistemas
inalmbricos, se convierten en
funcionalidad crtica para el
desempeo del da a da, e
indispensable en la toma de
decisiones.

Una de las premisas de la planeacin
es la alineacin de las tecnologas con
el negocio, sin embargo hoy es claro
que ese tipo de premisas dejan de ser
ideales y se convierten en requisitos.
Tecnologa que no le aporte al logro de
los objetivos del negocio, debera ser
eliminada de la misma.

Hoy se ha comprobado que las TIC
agregan valor y permiten aumentar la
productividad y competitividad de las
empresas. En muchas de ellas, o
mejor, en muchos de sus procesos,
son las que habilitan la posibilidad de
hacer el negocio. Imaginarse un
banco o una aerolnea sin un sistema
de informacin es bastante difcil. De
la misma manera pensar que una
persona hoy podra estar
incomunicada sin correo electrnico
o que apticamente rechazara el
contacto con la tecnologa confirman la
necesidad entonces de planear la
misma.

.:: ESTRATGICA ::.


La planeacin de las
TIC tiene tres
elementos
fundamentales,
claramente
separados por su
alcance y su rango
de influencia en el
tiempo. As como los procesos y
alcances dentro de la empresa se
dividen en Estratgicos, Tcticos y
Operativos, tambin el proceso de
planeacin de la tecnologa debe
recorrer las tres etapas.

La planeacin estratgica de TI incluye
todos los elementos de diagnstico
requeridos tanto para la identificacin
de las necesidades del negocio, como
la identificacin de la situacin actual
de los servicios que brinda el rea de
TI. La comparacin de los dos niveles,
el donde estoy con el a donde
quiero llegar permiten establecer
caminos para llegar. Las estrategias
son precisamente esos caminos o
cursos de accin que se deben poner
en prctica para generar el mayor
beneficio de las TIC para el negocio.

Las estrategias se estructuran en tres
reas particulares: el establecimiento
de polticas, la definicin de las
estrategias mismas, y la
estructuracin de los organismos que
harn posible ejecutar las estrategias.

Las polticas son sentencias de
preferencia que permitirn tomar
algunas decisiones o reducir el tiempo
de las mismas. Una poltica podra ser
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la preferencia de software abierto
sobre software propietario.

Las estrategias sobre el curso de
accin se estructuran sobre las
diferentes reas de impacto: la
infraestructura y las arquitecturas de
datos, aplicaciones y de la red. Se
definen caminos para atender las
mejores opciones. Si debemos
subcontratar los servicios de red, o
tener la propia red. Si se deben
centralizar o distribuir las aplicaciones
y los datos. Que tipo de proyectos de
aplicaciones se van a emprender para
brindar soporte sistematizado a cuales
procesos del negocio.

Adicionalmente se deben fijar
parmetros sobre los organismos que
permitirn llevar a cabo las polticas y
estrategias. Se definen funciones
tanto para el comit de sistemas como
para el rea responsable por las TIC al
interior de las empresas. Esta
definicin de funciones, tambin
utilizan el mtodo de donde estamos y
para donde debemos ir, para generar
los proyectos de restructuracin, no
solo de personal, sino de funciones y
procesos al interior de cada
organismo.

El Plan Estratgico de TIC termina con
un documento donde se resumen
tanto las necesidades, como el
diagnstico del estado actual y cmo
se llegar al objetivo, durante los
prximos tres o cinco aos. El alcance
del plan estratgico de TIC es de largo
plazo y permite entonces generar a
nivel tctico, un conjunto de proyectos
que permitan cumplir con el plan
estratgico. Este ser el tema de
nuestra prxima entrega, la planeacin
tctica de las TIC.


.:: TCTICA ::.

La planeacin
estratgica indica
qu se debe hacer
y hacia adonde se
quiere llegar. Se
generan una lista
de proyectos a emprender, no solo en
el rea tcnica sino en el el rea
administrativa de la tecnologa
informtica. Es menester de la
planeacin tctica definir el como a
grandes rasgos y el con qu, es decir
asignar los recursos requeridos para
poder garantiza el logro de los
resultados.

La planeacin tctica es lo que ms
podemos asimilar a la planeacin de
proyectos que acostumbramos a
hacer, solo que los proyectos no son
solo de programas o tecnologa
informtica, sino que tambin abarcan
proyectos para formacin del recurso
humano, proyectos para mejoramiento
de la seguridad, proyectos para
implementacin de polticas y
estrategias entre otros. En esta
planeacin de proyectos involucramos
los recursos, tanto de tiempo, como
humanos, equipos, herramientas,
dinero y dems que se requieran para
la ejecucin de los proyectos.

Hay una actividad que se discute
mucho si es estratgica o tctica, y es
la asignacin de prioridades a los
proyectos. Es importante que la
prioridad de los proyectos obedezca
objetivos estratgicos y ayude o
colabore en la ejecucin de las
estrategias, razn por la cual hemos
siempre considerado el desarrollo de
mecanismos de fijacin de prioridades
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dentro de la etapa estratgica de la
planeacin.

Estas prioridades solo nos darn el
orden de preferencia con base en el
mayor impacto estratgico que se
obtenga con el resultado de su
ejecucin, sin embargo, es en el nivel
tctico, donde sabemos cuantos
recursos hay, que podemos determinar
cuales de los proyectos se ejecutan de
la lista ya priorizada.

Tambin es importante resaltar que si
bien a nivel estratgico se estructura
el mecanismo de priorizacin, es en el
nivel tctico que se hacen los anlisis
de costo beneficio, y justificacin de
los mismos. No tiene sentido hacer el
anlisis de ms de 100 proyectos que
pueden salir de un proceso de
planeacin estratgica, cuando buena
parte de ellos ni siquiera se abordar
en el horizonte de la planeacin
tctica.

La planeacin tctica nos debe arrojar
una serie de cronogramas de trabajo
con las asignaciones respectivas de
recursos de tiempo, dinero y personal.
Deber tener claramente definidos los
alcances de cada proyecto, los
gerentes de proyecto nombrados y
empoderados, y toda la compaa
enterada y comprometida con los
resultados que se esperan obtener.

Existen metodologas ya probadas
para efectuar este tipo de planeacin,
entre las cuales resaltamos la que se
recoge en el PMBok, o Cuerpo de
Conocimiento de Gestin de proyectos.
Esta metodologa define nueve reas o
temticas a tener en cuenta para
garantizar el xito en los proyectos.
Las aras incluyen dese la definicin del
alcance, hasta la elaboracin de un
plan de comunicaciones y valoracin y
mitigacin de riesgos.

Ya ser menester de cada gerente de
proyecto, preparar las actividades del
da a da, o a nivel operativo, que
permitan cumplir con el propsito de
los proyectos.


.:: OPERATIVA ::.

Es en la parte
operativa donde
tenemos mayores
experiencias en el
hacer, pero donde
ms se ve el impacto
de una falta de
planeacin. En
algunos casos la planeacin se
considera como una anulacin de la
creatividad y se omite por completo,
dejando la actividad del da a da
sujeta a apagar incendios o
administrar la crisis.

Son dos etapas claramente
diferenciables en la parte operativa.
Una es la planeacin de las actividades
y otra es la ejecucin de las mismas.
Generalmente quienes estn en
puestos de mando en las reas de TIC,
estuvieron alguna vez en las reas
operativas. He sido testigo de muchos
excelentes ingenieros quemados
cuando los elevan a puestos
gerenciales, no porque no sean
capaces de ejercerlos, sino porque no
hacen ese corte de las tareas en la
parte operativa. Siguen programando,
siguen atendiendo problemas
menores, siguen metindose en los
trabajos que deberan estar
correctamente asignados y
supervisados, dejando entonces poco
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tiempo para la labor gerencial de la
parte tctica.

Estratgicamente se defini qu se iba
a hacer, y tcticamente est definido
el con qu. En la parte operativa es
hora de dar los resultados, de poner
en prctica todo lo planeado
estratgica y tcticamente para que se
vean los resultados. Curiosamente, no
se trata de solo hacer. Es aqu
donde la planeacin operativa entra en
rigor.

Las tareas operativas del rea de TIC
se pueden clasificar en dos grupos.
Unas de planeacin y unas de
ejecucin. Por lo general las
actividades de ejecucin son ya
procesos y estn procedimentados.

Se tiene una forma acostumbrada o
documentada de hacer tareas
repetitivas, y esta forma
acostumbrada es la que se conforma
en una planeacin, para estas
operaciones. Hay que planear tambin
los proyectos que se emprendern y
as completar toda la planeacin
tctica.

Procesos diarios como las copias de
respaldo, la creacin de usuarios en el
sistema, o el registro de un
requerimiento de un usuario son
tareas que se deben ejecutar sin
mayor reparo. En general, es la
proveedura de los servicios
actualmente atendidos por el
departamento de TI. No solo deben
estar asignados los responsables, sino
tener un sistema de control que
permita monitorear el desempeo de
estos proceso para garantizar que la
calidad del servicio ofrecida sea la que
se est entregando.

Por otro lado, los proyectos para la
creacin de nuevos servicios o los
cambios de infraestructura
tecnolgica, deben estar estructurados
dentro del marco de un cronograma.
La elaboracin de este cronograma y
el detalle de asignacin de los recursos
convierte la planeacin tctica ya
elaborada en la operativa. Tambin se
incluyen los puntos de control en el
desarrollo del proyecto que permita
pronosticar el logro del resultado del
proyecto.

No podemos terminar la serie de
planeacin, sin darle por lo menos un
prrafo al tema del control. La
planeacin baja desde el mbito
estratgico al operativo, pasando por
el tctico. En el rea operativa se
ejecutan realmente las actividades, y
donde se inicia el control, control que
debe ir subiendo, en forma de
indicadores, y como reporte, a las
reas tcticas y estratgicas, donde se
efectuaran los seguimientos y el logro
de los objetivos estratgicos.

Hoy la administracin de la tecnologa
exige que se cumpla con los objetivos
del negocio, y cada 18 meses de
duplica la capacidad de cmputo por el
mismo valor. Sin embargo, tambin
hay herramientas administrativas que
permiten desarrollar a cabalidad toda
la planeacin de la tecnologa para
garantizar la correcta explotacin y
sacarle el mayor provecho a la
tecnologa informtica.


.:: CONCLUSIN ::.

los tres tipos de planeacin estn
unidos en cascada, uno detrs del
otro. Una planeacin tctica sin una
estratgica simplemente har ver un
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sinnmero de proyectos apuntando
para ninguna parte. Y una planeacin
operativa sin recursos, ser la
oportunidad para generar disculpas del
no funcionamiento.


.:: SERVICIOS DELTA ::.

Estamos en capacidad de brindar
nuestra experiencia en procesos de
planeacin de tecnologa informtica
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Nuestra metodologa, desarrollada y
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