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CONSERVACIN DE DOCUMENTOS LEIDY ROCO AGUILAR MARCIA

BERMDEZ ALEXANDER CASTILLO DIANA PATRICIA ROS GLORIA ESTELLA
TORO ARCHIVOS DIGITALES G1IX SEMESTREPresentado al Docente:JORGE MARIO
ZULUAGA CAMPUZANO UNIVERSIDAD DEL QUINDOFACULTAD CIENCIAS
HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN,
DOCUMENTACIN,BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICAARMENIA2011
2. INTRODUCCINAunque la tecnologa ha tenido grandes avances en la conservacin
de los documentos y estos a su vez en los diferentes soportes de almancenamiento, se ha
logrado minimizar espacio y en algunos casos costos. No obstante la manera de asegurar
la conservacin a largo plazo de los documentos electrnicos o digitales, ha sido tan
rpida y onerosa que los gobiernos e instituciones no han podido elaborar estrategias de
conservacin oportunas y bien fundamentadas. La dificultad surge por dos vas. Por una
parte, los soportes electrnicos son muy sensibles a factores como temperatura y polvo y
por otra, la tecnologa avanza tan rpido que nadie podra asegurar que dentro de 10 aos
haya equipos para acceder a la informacin contenida en los soportes actuales.A esas
dificultades, se agrega la desorganizacin que caracteriza a muchas entidades. Muchas
instituciones han sido indiferentes a la responsabilidad de organizar sus documentos y
archivos en papel, sin embargo los ltimos tips son producto de las nuevas tecnologas, no
hay ninguna seguridad de que soporten tanto tiempo como los documentos en papel.
3. 3124ESTRATEGIAS PARA LA CONSERVACIN DIGITAL PROBLEMAS EN LA
CONSERVACIN DIGITAL OBJETIVO DE LA CONSERVACIN DIGITAL
ESTRATEGIAS DE CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
ELECTRNICOSDOCUMENTOS ELECTRNICOS
4. ESTRATEGIAS DE CONSERVACIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS1Cuando
hablamos de conservacin de los documentos electrnicos es importante entender que es
difcil establecer un periodo de tiempo fijo en el que se tenga la absoluta certeza de que el
documento pueda ser ledo o recuperado para leerse. En el proceso de conservacin de
los documentos es necesario tener en cuenta aspectos como :La obsolescencia
tecnolgica: Hay que tomar las medidas necesarias para mantener actualizado tanto el
software como el hardwareLa seleccin de los formatos para la conservacin, algunos de
los formatos recomendados son:
5. ESTRATEGIAS DE CONSERVACIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOSLas
estrategias empleadas para asegurar la conservacin y accesibilidad a los documentos
electrnicos esencialmente son: Actualizacin y Migracin de los datos a soportes
diversificados y confiablesLa emulacin que consiste en imitar el funcionamiento de un
ordenador o de un determinado software por otros ms modernos y potentes de una
generacin actual. De esta forma, los documentos electrnicos conservan su aspecto, su
originalidad y por supuesto su contenido.Aunque la durabilidad fsica de los soportes en los
que se almacena la informacin electrnica es un aspecto importante, tambin lo es la
tecnologa: la conservacin fsica de la documentacin electrnica no sirve si los equipos y
aplicaciones no pueden leer los datos para transformarlos en informacin til. Siendo que
soporte y formato son diferentes en la documentacin electrnica, es importante
conocerlos.
6. SOPORTES DE ALMACENAMIENTOMicrofilms: se encuentran muy extendidos en los
archivos, pero no permiten fcilmente ni modificaciones ni la consulta de la
documentacin. Existen algunos estndares, y su duracin es muy buena.Soportes
magnticos: tecnolgicamente, son algo antiguos. Se basan en la polarizacin de
partculas magnticas en un sentido u otro para almacenar cada bit. Se utilizan por lo
general en cintas de acceso secuencial a los datos.Soportes pticos: son los soportes ms
recientes. Utilizan la desviacin (o no) de un rayo luminoso en diminutas muescas
realizadas en el soporte para indicar la presencia o no de un bit. Se trata en general de
discos que permiten un acceso directo (acceso ms rpido a la informacin que con una
cinta) y altas capacidades de almacenamiento.
7. SOPORTES DE ALMACENAMIENTOPosibilidad: Los diversos soportes magnticos,
bastante estandarizados, tienen una variada esperanza de vida. Los principales soportes
son:Disquete: el disquete 3 se encuentra muy estandarizado y se utiliza en diferentes
plataformas (PC, pero tambin Mac y Unix). Su poca capacidad -por lo general no permite
conservar ms de 1,44 Mb- y escasa longevidad, limitan su utilidad a la conservacin a
muy corto plazo y al intercambio de archivos.Cartucho magntico: es muy utilizado para el
almacenamiento de datos en sistemas de medio tamao. Existen cartuchos de cuarto de
pulgada y de media pulgada fabricados por IBM.Cinta magntica: la cinta de 1600 bpi es
legible prcticamente en cualquier unidad de cinta, y ha sido reconocida por X/Open como
formato de intercambio. La cinta 6250, con una capacidad de 112,5 Mb, es muy utilizada
en archivos antiguos. Las cintas deben de ser rebobinadas cada dos aos y reescritas
cada diez o quince en un nuevo soporte (del mismo tipo o diferente).
8. SOPORTES DE ALMACENAMIENTOCasete de vdeo de 8 mm.: aunque normalizado,
no existe ms que un suministrador principal. La capacidad tpica actual es de 2,3 Gigas.
El casete debe reescribirse cada dos aos.Casete DAT: normalizado, el casete DAT
(Digital Audio Tape) es utilizado principalmente para grabacin audio, aunque tambin se
usa en las tecnologas de la informacin. El casete DAT debe de ser reescrito cada dos
aos. Por el momento, existen varios formatos completamente propietarios, sobre todo en
el caso de disquetes de alta densidad y de discos duros fijos. La memoria de las tarjetas
de crdito, aunque de limitada capacidad, puede convertirse tambin en un importante
soporte de conservacin en el futuro.
9. ESTRATEGIAS DE CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
ELECTRNICOSNormalmente las instituciones suelen realizar copias de seguridad en
todo tipo de soportes: Soportes magnticos (discos, cintas) y soportes pticos (CD y
DVD).Los soportes magnticos sufren un doble deterioro: por un lado el agotamiento
progresivo del campo magntico que necesita una actualizacin peridica, y por otro, las
condiciones ambientales que contribuyen a su destruccin (humedad, temperatura,
polucin, etc..). Los soportes magnticos, aunque mas duraderos, tambin estn sujetos al
deterioro causado por factores ambientales y a la durabilidad de los materiales utilizados
en su construccin. Los lugares destinados al almacenaje de estos materiales deben de
tener una serie de caractersticas: Deben ser espacios bien protegidos exentos de luz y
polvo y con un campo magntico tan dbil como sea posible, evitando la proximidad de
motores o transformadores elctricos. Los controles de temperatura y de humedad deben
de mantenerse a unos 20C y un 40% de humedad. Los materiales deben de estar
almacenados en cajas para evitar cualquier tipo de dao fsico.
10. OBJETIVO DE LA CONSERVACIN DIGITAL2Desde los primeros tiempos de la
evolucin informtica los documentos digitales han surgido como una solucin econmica
donde almacenar gran cantidad de informacin en pequeos espacios, as como un
soporte que permita la difusin masiva de la informacin con independencia del espacio y
el tiempo.As, desde su mismo inicio, la documentacin digital ha encontrado tambin
dificultades para solucionar sus problemas de soporte (tiene menos esperanza de vida y
requiere de la existencia de unas tecnologas para acceder a los mismos que cambian a
una velocidad incluso mayor que los propios formatos, adems de que se deteriora ms
fcilmente); (la informacin digital es intrnsicamente ms fcil de alterar que las
tecnologas tradicionales de papel o microfilm).
11. RECOPILACIN Y CONSERVACIN DEL PATRIMONIO DIGITAL:Partiendo de esta
base, la UNESCO, en su Carta sobre la preservacin del patrimonio digital, entiende que el
patrimonio digital es un bien que debe estar al alcance de todos, ya que contribuye al
enriquecimiento cultural. Adems de ello, reconoce que el uso de soportes electrnicos es
cada vez ms comn hoy en da, y que por esa razn tambin el patrimonio digital tiene
mayor importancia. Con todo ello, la UNESCO hace un llamamiento a la recopilacin y
conservacin de dicho patrimonio digital.
12. Objetivo general:El principal objetivo de la conservacin digital es garantizar la
transmisin de la informacin.Objetivos especficos: Las organizaciones deben participar
activamente en el desarrollo de gestin y conservacin del patrimonio digital que
producen.Preservar el contenido intelectual de un documento porque este hace parte del
acervo histrico de una institucin.Se debe mantener bien organizada y asegurada la
informacin, conservando y asegurando la legibilidad e integridad de cada documento
13. ESTRATEGIAS PARA LA CONSERVACIN DIGITAL3En pocosaos, la experiencia
no esmuchaparapoderafirmarquestrategias son lasmsapropiadas y efectivaspara la
preservacin a largo plazo, no obstante,
estosaosshansidosuficientesparapoderasegurarquemientras antes se tomenlasmedidas,
mejor. Sabemosqueningnsoporte de almacenamientopuededurarparasiempre, por lo que
hay queirconstantementebuscandolasmejoresopcionesparamantener la legibilidad de los
archivos. En los estudiosque se hanpublicado, podemosverquelasestrategiascambian de
nombre o se agrupan de distintamanera. Algunasestrategias son
msdesarrolladasqueotrasdebido a su mayor envergadura, comoes el caso de los
metadatos, la migracin o la emulacin, entre otras.
14. ESTRATEGIAS PARA LA CONSERVACIN DIGITALUna estrategia es un conjunto de
acciones planificadas sistemticamente en el tiempo que se llevan a cabo para lograr un
determinado fin. Proviene del griego Stratos = Ejrcito y Agein = conductor,
gua. Se aplica en distintos contextos. ESTRATEGIAS PARA LA CONSERVACIN
DIGITAL
15. ESTRATEGIAS PARA LA CONSERVACIN DIGITALVENTAJAS Y DEVENTAJAS
16. PROBLEMAS EN LA CONSERVACIN DIGITAL4Los principales programas de
digitalizacin han comenzado: se calcula que 10 millones de horas se han digitalizado en
la ltima dcada. Si bien las colecciones de AV se han ocupado en traspasar sus cintas y
discos a archivos digitales - como solucin a la preservacin - el resto del mundo se ha
vuelto consciente de que los archivos digitales presenta sus propios problemas de
conservacin.
17. PROBLEMAS EN LA CONSERVACIN DIGITALLas grandes colecciones de archivos
son un problema de gestin tcnica, la solucin es la tecnologa de biblioteca digital. Los
archivos necesitan mantenimiento: deben ser nombrados, se trasladan a nuevas
instalaciones de almacenamiento (con frecuencia), muchas veces copiado, codificado para
cambiar necesidades de acceso, control de validez. Estos archivos necesitan metadatos y
acciones que van, desde la catalogacin automatizada a la recopilacin (y normalizacin
para el acceso mundial).
18. El segundo obstculo es el reconocimiento de que la biblioteca digital ofrece
herramientas de gestin (para poder acceder a los y no se pierdan), pero estas no cubren
la preservacin. Los archivos se enfrentan a una serie de cuestiones de obsolescencia,
dirigidos a la preservacin digital de la tecnologa - los mtodos para garantizar que los
archivos obsoletos pueden migrar a las nuevas normas y formatos, mtodos de emulacin
de viejos entornos de TI para extender la vida til de los formatos obsoletos, criterios para
la evaluacin de la fiabilidad de un repositorio digital, y, por ltimo, una metodologa
general: OAIS. Las colecciones de AV tienen dificultades para encontrar entre el personal
de IT alguien que haya odo hablar de OAIS, que no limita las ayudas a la financiacin y su
ejecucin.
19. PROBLEMAS EN LA CONSERVACIN DIGITALAfortunadamente, el proyecto de la
CE MEMORIES est desarrollando OAIS y los procedimientos especficos de audio y
vdeo para las colecciones. El tercer obstculo es que las necesidades especficas de los
archivos de AV no estn plenamente soportadas tanto por la biblioteca digital como por la
tecnologa de preservacin digital, tal como se describe a continuacin.Problemas
singulares de audiovisuales digitales y archivos de datos Debido al problema de los "dos
mundos, los formatos de difusin profesional (MXF en particular) no estn soportados por
muchas bibliotecas digitales y herramientas de conservacin. Otros "estndar" son
formatos ms de apoyo, pero muchos (por ejemplo, AVI, WMV) son propietarios, que es en
s mismo un problema de conservacin. El resto de problemas se relacionan con el
contenido real de los archivos.La mayora de archivos de AV estn comprimidos.
Cualquiera que sea su calidad original se perdi en la compresin y as seguir. La
preservacin debe maximizar la retencin de la calidad, una capacidad que es necesario
definir y aadir a la tecnologa actual.
20. PROBLEMAS EN LA CONSERVACIN DIGITALEl contenido basado en tiempo tiene
unas necesidades de herramientas que dispongan de una dimensin de tiempo
(catalogacin, navegacin, edicin). Los archivos son complejos. De hecho, el concepto de
un envoltorio fue desarrollado para reconocer la complejidad de un archivo tpico AV:
mltiples seales, mltiples tipos de metadatos - incluyendo el tiempo-dominio (subttulos)
y numricos (cdigo de tiempo).La preservacin de AV implica a muchos archivos
relacionados con: prdida y prdida de codificaciones, mltiples proxies (favoreciendo el
acceso en mltiples formatos, por ejemplo, Real, Windows Media, MPEG, AVI, Quicktime,
Flash), las distintas etapas de edicin y recombinacin, y una gama de informacin sobre
derechos: mltiples partes interesadas, varias agencias de cobro, no la uniformidad de un
pas a otro. La informacin compleja en representacin de la seal, los metadatos y los
derechos deben ser conservados. Acceso Las bibliotecas tienen la tradicin de acceso
unificada: la unin basada en los catlogos normalizados de metadatos, para proporcionar
el servicio de cualquier libro, en cualquier lugar. Muchas colecciones audiovisuales
tienen la tradicin de ser cerradas, abiertas o slo para profesionales o comerciales.
21. PROBLEMAS EN LA CONSERVACIN DIGITALLas bibliotecas digitales continan la
tradicin de la expansin y el acceso unificado, a menudo en una escala nacional o
multinacional, como ocurre con la Biblioteca Digital Europea. Las colecciones de AV
necesitan de la tecnologa de las bibliotecas digitales para ser accesibles a travs de
grandes proyectos como EDL. A su vez, estas bibliotecas digitales necesitan aadir ms
esfuerzo en la comprensin de los problemas de los audiovisuales digitales y archivos de
datos, ya comentados. En particular, las bibliotecas digitales necesitan herramientas para
el acceso basado en tiempo a ambos: la seal de AV y de los metadatos (derechos, por
ejemplo, pueden variar de un momento a otro para un nico archivo de AV). Mucho
contenido de AV est en manos de instituciones sin antecedentes de trabajo con
bibliotecas y los que pueden preferir limitar el acceso a su contenido. Marketing, marcas
y las cuestiones de derechos impiden un Portal Europeo del Sector Audiovisual. EDL
nunca incluye contenido de la BBC.
22. CONCLUSIONES En las organizaciones se deben desarrollar proyectos que
involucren la interdisciplinaridad de las ciencias de la informacin, los estndares
internacionales y el uso de las tecnologas, como apoyo al almacenamiento, bsqueda,
consulta,recuperacin y conservacin de informacin electrnica que servir para la toma
de decisiones empresariales.Las empresas deben propender por la definicin de polticas
y la implementacin de actividades que permitan obtener una real gestin de la
informacin electrnica a travs del control y administracin de sus sistemas.El disponer
de una determinada tecnologano es indicio suficiente de desarrollo o de beneficios para
una organizacin, si no se encuentra adecuada al medio, posibilidades y objetivos de la
misma, con lo que la cultura organizacional ser un factor determinante en la obtencin de
dichos beneficios.
23. BIBLIOGRAFA
http://www.pktweb.com/drnn1076/objeto_digitalV4.pdfhttp://gontzalkb.wordpress.com/2009/
11/15/principales-hitos-y-retos-de-la-recopilacion-y-conservacion-del-patrimonio-
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Conservacion-Digitalhttp://www.tecnociencia.es/e-
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/conservacion-de-documentos-
electronicos.htmlhttp://eprints.rclis.org/bitstream/10760/12989/1/Serie_N%C2%B043_Pres
ervacion_digital.pdf
24. MUCHAS GRACIAS