PENGANTAR KEARSIPAN

I. Pendahuluan
1.1. Pengertian Arsip
Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan dalam bahasa Ingris
disebut "arcihive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang berarti permulaan. Kemudian dari
kata arche" berkembang menadi kata "ta archia" yang berarti catatan. Selanutnya kata "ta archia"
berubah lagi menadi kata "archeon" yang berarti "gedung pemerintahan". !edung yang dimaksud
tersebut, uga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan"bahan arsip seperti#
catatan"catatan, bahan"bahan tertulis, piagam"piagam, surat"surat, keputusan"keputusan, akte"akte,
dokumen"dokumen, peta"peta, dsb. $da uga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan
arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran %catatan, bahan tertulis, daftar,
rekaman, dsb.&, dalam bentuk atau dalam 'uud apa pun yang berisi informasi atau keterangan
untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangunga'aban atas suatu peristi'a(keadian.
Sedangkan warkat berasal dari bahasa $rab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan
lebih lanut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang
mempunyai arti dan kegunaan. )alam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bah'a arsip adalah
merupakan salah satu produk kantor %office 'ork&.
$rtinya, kearsipan merupakan salah satu enis pekeraan kantor atau pekeraan tatausaha, yang
banyak dilakukan oleh badan"badan pemerintah, maupun badan s'asta. Kearsipan menyangkut
pekeraan yang berhubungan dengan penyimpanan 'arkat atau surat"surat, dan dokumen"dokumen
kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat"surat dan dokumen inilah
yang selanutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran alannya
organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi. *ndang"
undang +omor , -ahun ./,. tentang Ketentuan"ketentuan 0okok Kearsipan, memberikan rumusan
arsip sebagai berikut#
%a& +askah"naskah yang dibuat dan diterima oleh 1embaga"lembaga +egara dan Badan"badan
0emerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
%b& +askah"naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan"badan S'asta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Selanutnya, ** +o., -ahun ./,. memberikan penelasan bah'a yang dimaksud dengan
naskah"naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis,
maupun yang tidak tertulis, hasil rekaman, film dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan
berkelompok ialah naskah"naskah yang berisikan hal"hal yang berhubungan satu dengan yang lain
yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. 2enurut *ndang"undang
tersebut, tuuan kearsipan ialah untuk menamin keselamatan bahan pertangguna'aban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggunga'aban tersebut bagi kegiatan 0emerintah %0asal 3 ** +o. ,
-ahun ./,.&.
1.2. Arsiparis
$rsiparis adalah orang yang bertugas untuk mengelola arsip.
Kriteria yang harus dimiliki oleh arsiparis#
harus cakap dan cerdas
harus memahami dan mengerti tentang manaemen perkantoran
harus teliti dan ulet
harus sabar
harus memilki kepribadian dan sopan
harus memiliki pendidikan minimal sekolah menengah
1.3. Jenis-Jenis Arsip
$rsip dapat digolongkan atas berbagai enis atau macam, antara lain#
..3.. Berdasarkan 4ungsi.
2enurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menadi#
%a& $rsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.
%b& $rsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi
dalam kegiatan perkantoran sehari"hari.
..3.5 Berdasarkan +ilai !una
)itinau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas#
%a& +ilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan
lembaga(instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. +ilai guna primer meliputi#
Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga(instansi pencipta arsip.
Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti"bukti yang mempunyai kekuatan hukum
atas hak dan ke'aiban 'arga negara dan pemerintah.
Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan
pertanggunga'aban keuangan.
Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi
sebagai akibat(hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
%b& +ilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai
kepentingan lembaga(instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta
arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggunga'aban kepada
masyarakat(pertanggunga'aban nasional. +ilai guna sekunder, uga meliputi#
+ilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat
digunakan untuk menelaskan tentang bagaimana lembaga(isntansi tersebut diciptakan,
dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan"kegiatan yang dilaksanakan, serta apa
hasil(akibat dari kegiatan itu.
+ilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai
kepentingan penelitian dan searah, tanpa dikaitakan dengan lembaga(instansi
penciptanya.
%c& Berdasarkan sifat Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas #
$rsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlakuketentuan
tentang kerahasian surat"surat.
$rsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak(umum
%d& Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, 2enurut tingkat penyimpanan dan
pemeliharaannya, arsip dibagi atas #
Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip %depo arsip&,atau arsip yang
dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di
6akarta yaitu pada 1embaga $rsip +asional 0usat yang disebut dengan nama $+7I
%$rsip +asional 7epublik Indonesia&. Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan
dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu 0erpustakaan dan $rsip )aerah. $rsip
sentral disebut uga $rsip makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun
kumpulan dari berbagai arsip unit.
Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu
organisasi. $rsip unit disebut uga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya
menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
%e& Berdasarkan keasliannya, 2enurut keasliannya, arsip dibedakan atas# arsip asli, arsip
tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
%f& Berdasarkan subyeknya, Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas
berbagai macam, misalnya# $rsip keuangan, $rsip Kepega'aian, $rsip 0endidikan, $rsip
0emasaran, $rsip 0enualan, dan sebagainya.
%g& Berdasarkan Bentuk dan 8uudnya., 2enurut bentuk atau 'uudnya, arsip terdiri dari
berbagai macam, misalnya surat %arsip korespondensi& yang dalam hal ini diartikan sebagai
setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi
penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti# naskah peranian(kontrak, akte, kartu
pega'ai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau 'uud arsip dapat uga
berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, 9), dsb.
%h& Berdasarkan Sifat Kepentingannya., 2enurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan
atas
$rsip non"esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai
hubungan dengan hal"hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam 'aktu yang
terlalu lama.
Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan,
dokumentasi, searah, dan sebagainya. $rsip yang demikian masih dipergunakan atau
masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekeraan. $rsip ini masih perlu disimpan
untuk 'aktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak permanen. Arsip vital, yaitu arsip yang
bersifat permanen, disimpan untuk selama"lamanya, misalnya akte, ia:ah, buku induk
mahasis'a, dsb.
1.4. iri-iri Arsip !ina"is
Berdasarkan uraian terdahulu, bah'a arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan
secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari"hari. )engan demikian, arsip dinamis memiiki
ciri"ciri sebagai berikut#
$rsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam
penyelenggaraan administrasi sehari"hari.
$rsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.
0ada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan
perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat. Sesuai dengan
ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis dapat dibedakan atas#
Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekeraan di
kantor
Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun
Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah arang sekali dipergunakan dalam proses pekeraan
sehari"hari.
..;.. Siklus $rsip )inamis
$rsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup %life sicle&. -ahap pertama, adalah
merupakan tahap penciptaan. 0roses ini teradi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas,
atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film, tape atau media lainnya. 0ada
tahap ini, arsip dapat berupa surat(naskah yang dibuat oleh instansi(kantor kita, atau yang dibuat
oleh instansi lain, yang diterima oleh kantor kita.
-ahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan angkauan 'aktu beberapa hari dan
mungkin sampai tahunan. 0ada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta
memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. $rsip dinamis disimpan di kantor pada tempat"tempat
penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip karena tingkat penggunaannya yang sering,
serta butuh akses yang cepat.
-ahap ketiga adalah tahap inaktif. -ahap ketiga ini teradi tatkala arsip dinamis sudah arang
atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menadi inaktif. <leh karena itu, arsip itu disimpan dalam
tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis %record center&. Selama masa
inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau karena kebutuhan ruukan, dan
sebagainya.
-ahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip %67$&. 0enyusutan adalah
suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah ditentukan
oleh perundang"undangan, peraturan atau prosedur administratif. -indakan ini harus dilakukan
untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga sulit ditemukan kembali (retrieval) dan sulit
memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating naturally).
)engan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk menghemat ruangan(tempat, memudahkan
penemuan kernbali arsip manakala diperlukan. Sedangkan 67$ adalah pedoman yang digunakan
untuk menyusutkan arsip.
0enyusutan arsip menyangkut pekeraan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai
guna primer %hukum, fiskal, administratif, keilmuan&, maupun nilai guna sekunder. 0ermusnahan
dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi %masa simpan& atas dasar nilai kegunaannya dan
dituangkan dalam bentuk 6ad'al 7etensi $rsip %I7$& yang berupa daftar yang berisi enis(seri arsip,
beserta angka 'aktu penyimpanannya, dimana 67$ dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan
arsip.
0enyusutan arsip dapat uga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang bernilai guna
sekunder %tidak bernilai primer lagi& ke badan yang ber'enang yaitu $rsip +asional 7l %$+7I&
%lihat 00.+o. 3; tahun ./,/ tentang penyusutan arsip&. 2enurut 00 3; tahun ./,/, penyusutan arsip
instansi(badan pemerintah mencakup tiga kegiatan yaitu pemindahan, pemusnahan dan penyerahan.
0emindahan arsip maksudnya adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan
(reccord center& berdasarkan ad'al retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya
diatur oleh masing"masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. 2isalnya, *S* memiliki unit
kearsipan %record center& tersendiri, sehingga masing"masing 4akultas, 1embaga, *0-, dsb., akan
menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai ad'al retensi yang
ditentukan.
0enyusutan arsip perusahaan atau lembaga s'asta, yayasan, dsb. )isusutkan berdasarkan **.
+o.= tahun .//, tentang dokumen perusahaan. Inti dari penyusutan dokumen perusahaan adalah
sama dengan penyusutan arsip instansi(badan pemerintah.
$rsip inaktif yang diserahkan ke )epo $rsip seperti, 0erpustakaan dan )epo $rsip kota,
0erpustakaan dan )epo $rsip provinsi, atau $+7I, statusnya akan berubah menadi arsip statis
%archives& dan disimpan secara permanen untuk perlindungan, karena arsip tersebut memiliki nilai
informasi, historis, ilmiah, dan
pembuktian %hukum, fakta searah, dsb.& 0elaksanaan pemusnahan dan ataupun penyerahan arsip
harus dilakukan dengan menggunakan berita acara.
1.#. Pen$i"panan Arsip
0engelolaan arsip sebenarnya telah dimulai seak suatu surat %naskah, 'arkat& dibuat atau
diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan, selanutnya
disusutkan %retensi& dan atau dimusnahkan. <leh karena itu, di dalam kearsipan terkandung unsur"
unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip.
$rsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu %lihat uraian di atas&. <leh
karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya, bagaimana cara
penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah atau ditemukan kembali se'aktu"'aktu
diperlukan, serta langkah" langkah apa yang perlu diikuti(dipedomani dalam penyimpanan arsip
tersebut.
*ntuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, a'et, efisien dan lu'es %fleksibel&
perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing"masing
kantor(instansi yang bersangkutan. )alam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 %tiga&
macam asas yaitu asas sentralisasi, asas disentralisasi, dan asas campuran atau kombinasi.
0enyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan $rsip yang dipusatkan
%central filing& pada unit tertentu. )engan demikian,
penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi(kantor dipusatkan pada satu
tempat(unit tertentu. Sebaliknya, penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi
adalah dengan memberikan ke'enangan penyimpanan arsip secara mandiri. )alam hal yang
demikian, masing"masing unit satuan kera bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya.
Sedangkan asas campuran, merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. )alam
asas campuran tiap"tiap unit satuan kera dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip
untuk spesifikasi tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu
disentralisasikan.
0enyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan
penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara actual menerapkan suatu sistem tertentu, yang
biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip
dinamis tersebut popular dengan sebutan filingSystem! 0ara ahli kearsipan kelihatannya sepakat
untuk menyatakan bah'a filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan
arsip terdiri dari#
%a& Sistem $bad,
%b& Sistem angka(nomor %numerik&,
%c& Sistem 8ilayah,
%d& Sistem subyek, dan
%e& Sistem *rutan 8aktu %kronologis&.
)isamping kelima sistem di atas, banyak arganisasi atau instansi yang menerapkan sistem
kombinasi.
1.%. Peralatan Kearsipan
0eralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama
dengan alat"alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya, 0eralatan yang
dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari#
(a) "ap, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan
arsip. 6enisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio# Stopmap bertali
%portapel&, map epitan %snelhechter)# map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner
atau brieforner! 0enyimpanan ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di dalam filing
cabinet dan posisi penempatannya bias tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter
penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung %bila yang dipakai snelhechter
gantung& di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari
karena dapat memuat banyak lembaran arsip.
(b) $older# merupakan lipatan kertas tebal(karton manila berbentuk segi empat panang yang
gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam
filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun
penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan epitan. Biasanya
folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonoll dari folder yang berfungsi untuk
menempatkan kode"kode, atau indeks yang menunukkan isi folder yang bersangkutan.
(c) %uide# adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai penunuk
dan atau sekat(pemisah dalam penyimpanan arsip. %uide terdiri dari dua bagian, yaitu tab
guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode, tanda"tanda atau indeks klasifikasi
%pengelompokan& dan badan guide itu sendiri.6umlah guide yang diperlukan dalam sistem
filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. 2isalnya guide
pertama untuk menempatkan tauk (heading) subyek utama (main subyek), guide kedua
untuk menempatkan sub"subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian
seterusnya.
(d) $iling &abinet %file cabinet&, adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panang yang
diletakkan secara vertikal %berdiri& dipergunakan untuk menyimpan berkas"berkas atau arsip.
$iling cabinet mempunyai seumlah laci yang memiiki ga'ang untuk tempat
rnenyangkutkan folder gantung %bila arsip ditampung dalam folder gantung&. $iling cabinet
terdiri berbagai enis, ada yang berlaci tunggal, berlacii ganda, hori'ontal plan file cabinet#
drawer type filing cabinet# lateral filing cabinet, dsb.
(e) Almari Arsip# adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan
enisnya bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya
disusun(ditata secara vertical lateral %vertikal berderet kesamping&, sehingga susunan arsip di
dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.
(f) Berkas Kotak ((o) file)# adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip
%'arkat&. Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang seenis,
atau yang berisi hal"hal yang sama. Selanutnya berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak
arsip, disusun secara vertikal %vertikal berderet ke samping&.
(g) 7ak $rsip, adalah seenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan
berkas"berkas atau arsip. $rsip ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai
selalu dari posisi kiri paling atas menuu kekanan, dan seterusnya keba'ah.
(h) Rotary $illing# adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip"
arsip %terutama berupa kartu&.
(i) 9arde> %9ard Inde>& 9arde> adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang
berupa kartu dengan mempergunakan laci"laci yang dapat ditarik keluar memanang.
Kartukartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.
(*) 4ile yang dapat dilihat %+isible reference record file& +isible reference record file adalah alat
yang dipergunakan untuk menyimpan arsip"arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan
sebagainya.
1.&. Pene"uan Ke"'ali Arsip.
Keberhasilan pelaksanaan manaemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan
elas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula
dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah satu
kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertuuan untuk menemukan kembali arsip, karena akan
dipergunakan dalam proses penyelengaraan administrasi. 2enemukan kembali, uga berarti
memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa
arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya. 2enemukan
kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi
uga menemukan informasi yang terkandung di dalamnya. <leh karena itu, penemuan kembali ini
sangat berhubungan dengan keakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya. Kegiatan
penemuan kembali merupakan barometer efisiensinya penyaian informasi kearsipan. Siklus
penemuan kembali arsip yang dibetuhkan %retrieval(finding cyclus&, dan siklus penempatan kembali
%filing cyclus& merupakan prosedur yang memerlukan penanganan tersendiri.
Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip ialah, tidak
melakukan pencatatan dalam transaksi peminaman. Kita sering mengambil arsip tanpa melatui
bukti tertulis, atau hanya meminam lisan saa, bahkan mungkin menggunakannya tanpa seiin
petugas, karena merasa sesame teman kantor. $kibatnya, bila kita lupa mengembalikannya, maka
arsip itu bias hilang atau tercecer disembarang tempat. <leh karena itu, bila kita meminam arsip
sebaiknya mempergunakan surat pinam atau kartu permintaan pinam melalui petugas yang
menanganinya. *ntuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar( kartu pinam arsip.
Setelah peminam mengisi lembar peminaman, maka perlu dipertanyakan apakah peminam
boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau ke
almari arsip?.
Sebelum mena'ab pertanyaan itu, perlu disampaikan bah'a ada 5 %dua& sistem layanan
yaitu#
%a& layanan terbuka %opened access& yaitu pengguna diperbolehkan langsung mengambil
dokumen yang diingininya dari tempatnya %rak, laci, folder, dsb.&,
%b& layanan tertutup %closed access&, yaitu pengguna tidak diperbolehkan mengambil sendiri
dokumen yang diinginkannya dari tempatnya melainkan harus melalui petugas. Biasanya
untuk arsip, sistem yang dipakai ialah sistem layanan tertutup.
1.(. Pe"eliharaan Arsip
)alam penelasan umum ** +o., -ahun ./,. tentang Ketentuan"ketentuan 0okok
Kearsipan dinyatakan bah'a untuk kepentingan pertanggunga'aban nasional kepada generasi yang
akan datang, perlu diselamatkan bahan"bahan bukti yang nyata benar, serta lengkap mengenai
kehidupan dan penyelenggaraan pemerintahan negara baik masa lampau, masa sekarang dan masa
yang akan datang. 0enyelamatan bahan"bahan bukti tersebut merupakan masalah yang menadi
bidang kearsipan dalam arti yang luas.
0emeliharaan arsip mencakup usaha"usaha yang dilakukan untuk menaga
arsip"arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan
arsip bisa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebahkan oleh serangan"serangan dari luar arsip.
Sedangkan, pengamanan arsip adalah usaha"usaha yang dilakukan untuk meniaga arsip"arsip dari
kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. *saha pemeliharaan arsip berupa
melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil. langkah"langkah, tindakan"tindakan yang
bertuuan untuk menyelamatkan arsip"arsip beserta informasinya %isinya&.
0engamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasi dan laminasi.
7estorasi arsip adalah memperbaiki arsip"arsip yang sudah rusak, atau yang sulit digunakan, agar
dapat dipergunakan clan dapat disimpan kembali. Sedangkan, laminasi adalah menutup kertas arsip
diantara 5 %dua& lemari plastik, sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara
lembab dan serangan serangga. )engan cara itu, arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan.
Sedangkan pengamanan atau upaya menyelamatkan informasi yang terkandung dalam arsip %isi&
dapat dilakukan dengan mengalih mediakan ke dalam bentuk media lain, seperti pada micro film,
fich, dan ke media digital.
)A) II
KE)ERA!AAN KEARSIPAN !A*A+ +ANAJE+EN +,!ERN
*ntuk memanfaatkan kreatifitas masyarakat dalam pembangunan dengan sendirinya
memerlukan penanganan dan pengendalian potensi dengan baik. $rti praktis penanganan tersebut di
atas telah dikemukakan oleh Bapak 0residen dalam amanatnya pada pengumuman dan penelasan
pembentukan Kabinet 0embangunan @I tanggal ., 2aret .//3, bah'a dalam pelaksanaan
pembangunan hendaknya diterapkan manaemen modern. $da tiga fungsi pokok yang dikemukakan
dalam manaemen modern. 0ertama perencanaan yang matang, kedua pelaksanaan yang tepat dan
ketiga penga'asan yang ketat.
5.. 4ungsi dan -uuan 0okok kearsipan +asional
*ntuk memahami lebih mendalam keberadaan arsip dalam manaemen modern dapat kita
pahami pasal 5 dan pasal 3 undang"undang nomr , tahun ./,. tentang ketentuan"ketentuan pokok
kearsipan sebagai berikut #
Pasal 2
4ungsi arsip membedakan #
$rsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
$rsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan maupun untuk penyelenggaraan sehari"hari administrasi negara.
Pasal 3
-uuan kearsipan ialah untuk menamin keselamatan pertanggunga'aban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan pertanggunga'aban bagi kegiatan pemerintah.
Beberapa unsur penting antara lain #
0erencanaan,
0elaksanaan(penyelenggaraan,
0ertanggunga'aban.
0erencanaan #
$rsip sebagai sumber informasi dapat memberikan(menyediakan data antara lain #
)ata yang bersifat umum,
2eliputi data yang bersifat kebiaksanaan dan peraturan serta keputusan.
)ata yang bersifat khusus,
2eliputi keberhasilan dan ketidakberhasilan serta kendala dan solusinya.
0elaksanaan(0enyelenggaraan #
Suatu perencanaan kegiatan adalah suatu pelaksanaan yang senantiasa taat dan disiplin pada
ketentuan yang ada. )alam pelaksanaan kegiatan ini memperlihatkan sebagai penunang keputusan
yang dilakukan sehingga hasilnya akan memenuhi sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
2emanfaatkan(menggerakkan arsip tergantung pada dua faktor utama yaitu #
a. Sikap setiap pimpinan terhadap fungsi arsip dalam manaemen baik di bidang perusahaan
maupun di bidang pemerintah. Sikap pemimpin yang tidak peduli terhadap kearsipan, akan
mengakibatkan organisasi(instansi yang dipimpinnya kehilangan untuk mencapai
keberhasilan yang maksimal.
b. 4aktor yang kedua adalah hal yang mempengaruhi akan aktivitas"aktivitas, yaitu luasnya
tanggunga'ab(fungsi yang diemban oleh organisasi(instansi yang bersangkutan.
)alam pelaksanaan kegiatan perlu dilakukan proses pengkaian secara kritis bagian"bagian
atau komponen kegiatan(pekeraan. Salah satu metoda yang dipergunakan untuk mendapatkan data
analisis pekeraan adalah dengan mengadakan suatu observasi.
0ertanggunga'aban #
Kata pertanggunga'aban mengandung arti bah'a keberadaan teknologi sistem informasi
kearsipan,secara konsisten berada di aaran terdepan berperan sebagai alat penga'asan dan
pengendalian.
5.5 Aubungan Kearsipan )engan Ilmu"Ilmu Yang 1ain
Kearsipan sangat erat hubungannya dengan disiplin ilmu diantaranya #
a. Ilmu $dministrasi
2empelaari kearsipan tidak dapat kita lepaskan dengan mempelaari dan mendalami ilmu
administrasi dimana kearsipan itu sendiri melekat dan terkandung di dalamnya. )alam abad modern
ini tidak ada satu hal yamg lebih penting dari pada administrasi, demikian pula administrasi tanpa
records management akan sia"sia dan kearsipan tanpa manaemen yang baik akan statis. )alam
proses administrasi, kearsipan bukan merupakan fenomena masyarakat yang baru, karena arsip itu
sendiri diciptakan oleh masyarakat untuk masyarakat sehingga tuuan kearsipan tidak terlepas dari
tuuan masyarakat.
b. Ilmu Bkonomi
Ilmu ekonomi berkenaan dengan upaya apa supaya kemakmuran dapat tercapai, baik
kemakmuran bagi masyarakat maupun perorangan, dan bagaimana pula bah'a kemakmuran yang
dicapai dapat ter'uud dalam keadilan sebagaimana diamanatkan oleh pancasila.
Ilmu kearsipan membantu ekonomi dalam hal menggarap dan mengolah informasi yang pada
akhirnya akan memberikan corak kepada stabilitas perekonomian dengan perubahan"perubahan
yang dinamis dan tidak terlalu membutuhkan biaya yang terlalu tinggi.
c. Ilmu 0olitik
Ilmu politik merupakan suatu ilmu yang mempelaari seluk"beluk pemerintahan yang
berorientasi kepada kegiatan administrasi pemerintahan. untuk menelaah semua faktor"faktor yang
mempengaruhi keputusan"keputusan yang bersifat politik dan administrasi, ilmu kearsipan dalam
konsep dan pola pikir memberi 'arna kepada setiap keputusan dan kebiaksanaan yang ditentukan.
d. Ilmu Informasi
Ilmu informasi adalah ilmu yang mempelaari perilaku, struktur, dinamika, transfer
informasi. Informasi merupakan pengetahuan dalam bentuk fakta atau pendapat yang mungkin
diterima oleh seseorang atau oleh banyak orang. Informasi sebagai suatu kesatuan konsep, kesatuan
intelektual, yang diterima, sebagai suatu kesatuan pikiran pada hakekatnya adalah stimulasi yang
dipahami melalui indra yang dimiliki dari seseorang.
e. Ilmu Searah
$rsip berperan sebagai Csumber searahC yang memberikan pengalaman di 'aktu lampau,
memberi arti apa yang dikerakan sekarang dan bagaimana rencana yang akan datang.
Ilmu searah mencatat dan mengumpulkan segala keadian"keadian yang penting dimasa
lampau. -anpa adanya ingatan yang kuat akan keadian"keadian dimasa lampau kita tidak akan
mengetahui searah, dan arsiplah sebagai pusat ingatan %central memory& dan sebagai sumber
searah.
)A) III
PRINSIP-PRINSIP !ASAR KEARSIPAN
0rinsip dasar kearsipan meliputi antara lain #
Prinsip dasar pertama yaitu bah'a arsip diciptakan oleh masyarakat dan untuk masyarakat
sehingga tuuan kearsipan tidak terlepas dari tuuan masyarakat.
Prinsip dasar yang kedua adalah perlindungan dan penyelamatan arsip, yaitu mengatur
tatalaksana penyelamatan dan perlindungan arsip, di Indonesia aturan ini dirumuskan dalam
Bab I@ pasal / dan pasal .D *ndang"undang +omor , -ahun ./,. tentang Ketentuan"
Ketentuan 0okok Kearsipan. )alam pasal"pasal tersebut dirumuskan bah'a pengumpulan,
pemeliharaan dan penyelamatan arsip adalah merupakan ke'aiban setiap lembaga dan
badan pemerintahan.
Prinsip dasar yang ketiga adalah kearsipan dan arsip itu sendiri sebagai catatan"
catatan(naskah"naskah.. $rsip sebagai pusat ingatan memberikan dorongan untuk
menciptakan gagasan"gagasan rencana"rencana baru baik mengenai kegiatan"kegiatan
spiritual maupun kegiatan"kegiatan dunia'i.
Prinsip dasar yang keempat adalah arsip sebagai lembaga tempat penyimpanan naskah"
naskah pemerintahan dan naskah"naskah bersearah.
Prinsip dasar yang kelima, $rsip sebagai fungsi organik # Kearsipan sebagai fungsi organik,
atau dengan kata lain arsip merupakan kegiatan organik, hal ini merupakan fakta searah
kearsipan yang menunukan keberadaan arsip dlam pengertian arsip konvensional, identik
dengan keberadaan tulisan sebagai rekaman informasi pelaksanaan administrasi.
Prinsip dasar yang keenam adalah arsip sebagai per'uudan ide dan gagasan manusia. Ide,
gagasan, pikiran, naluri, penalaran atau dengan kata lain cipta, rasa, karsa, dan karya
merupakan media yang dapat menghasilkan budaya sebagai karya manusia. +amun dari
semua itu terdapat titik persamaan yaitu bah'a kebudayan merupakan karya manusia
%2anmande&, hasil produk kehidupan manusia dan alat penciptanya dalah manusia.
Prinsip dasar yang ketujuh adalah arsip lebih sekedar informasi baik dalam bentuk fakta
maupun detail, arsip sebagai informasi yang merupakan susunan konsep dalam bentuk fakta
dan citra yang dapat diterima oleh seseorang atau banyak orang untuk dimanfaatkan
sebagai bahan perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian suatu kegiatan.
Prinsip dasar yang kedelapan adalah arsip sebagai cermin kehidupan, seandainya teradi
kasus baik kasus yang dilakukan oleh orang lain maupun kasus yang dilakukan oleh diri
kita sendiri, dimana kasus tersebut patut disesali, maka secara spontan terlontarlah kata"
kata Csupaya diadikan cerminC atau Ccukup menadi cermin bagi sayaC dan sebagainya.
Prinsip dasar yang kesembilan adalah arsip sebagai suatu kesatuan yang utuh dan mandiri,
media apapun yang dipergunakn untuk merekam informasi tidak menadi masalah dan tidak
akan dan(atau merubah isi(materi informasi itu sendiri. )engan demikian media apapun
yang dipergunakan, baik media cetak maupun media elektronik, arsip harus#
-etap lengkap dan dapat dipercaya.
-etap menyeluruh dan tidak dapat dibagi"bagi.
Bagian"bagian yang berada dalam arsip senantiasa saling menelaskan.
Bagian"bagian dalam setiap arsip merupakan hubungan yang rasional dan
merupakan suatu kesatuan yang utuh.
Prinsip dasar yang kesepuluh adalah arsip me'akili ingatan manusia. memori yang
terkandung dalam arsip nilainya lebih tinggi atau lebih kuat dari ingatan seseorang atau
sekelompok orang.
Prinsip dasar yang kesebelas adalah arsip senantiasa tetap dan dapat dipercaya # arsip akan
selalu larut dan mengikuti kontinuitas pertumbuhan Badan dan 1embaga 0emerintahan
%public sector&, Badan dan 1embaga S'asta %private sector&.
Prinsip dasar yang keduabelas adalah arsip merupakan kebudayaan dan peradatan. dalam
segala dimensi arsip adalah sebagai akar budaya dan peradaban manusia, karena ia lahir
dari segala aktivitas segala kegiatan.
Prinsip dasar ketiga belas adalah arsip sebagai bukti apa yang menadi gagasan dan apa yang
diputuskan. segala apa yang dipikirkan, segala angan"angan, segala yang dikerakan dan
didiskusikan serta ditetapkan kenyataannya berbukti dalam 'uud arsip.
Prinsip dasar keempat belas adalah arsip sebagai ekspresi pengetahuan dan pengalaman #
arsip mengandung informasi tentang pikiran"pikiran, benda"benda dan ide"ide serta gagasan
dalam umlah yang tidak terbatas.
Prinsip kelima belas adalah arsip sebagai suatu bahan dan arsip sebagai suatu lembaga yang
spesifik. arsip sebagai suatu bahan yang spesifik adalah karena terbentuk dalam suatu
proses kegiatan atau sutau transaksi yang hasilnya diperuntukan untuk CruukanC dan
sebagai sumber asli untuk bukti pertanggunga'aban dan sumber asli untuk kepentingan
atau keperluan penelitian.
Prinsip dasar keenam belas adalah arsip disaikan untuk setiap pemakai asa arsip tertentu.
tidak seperti halnya perpustakaan bah'a bahan pustaka terbuka bagi siapa saa sesuai
dengan enis perpustakaan itu sendiri, tetapi arsip hanya diperuntukan bagi pemakai asa
informasi arsip yang dianggap berhak sesuai dengan peraturan perundang"undangan yang
berlaku.
)A) I-
PENGE*,*AAN ARSIP
0engelolaan arsip ada dua, antara lain #
$rsip dinamis
$rsip statis
;.. $rsip )inamis
$rsip )inamis adalah arsip yang dianggap masih memiliki guna penuang dalam
pelaksanaan proses administrasi sehari"hari pada lembaga"lembaga dan badan"badan pemerintahan
dimana arsip diciptakan dan diterima dalam proses kearsipan, di tiap lembaga dan badan pemerintah
kita mengenal unit pengolah dan unit kearsipan. *nit pengolah adalah unit kera atau staf yang
bertugas melakukan pengolahan(memproses penciptaan arsip. *nit kearsipan adalah unit kera baik
struktural maupun fungsional melaksanakan penyimpanan, pengendalian dan pemeliharaan arsip
sesuai dengan sistem organisasi penyimpanan yang diterapkan di lembaga dan badan serta
instansinya yang bersangkutan.
$rsip dinamis pada prinsipnya terbentuk secara organis, sehingga mengandung kerahasiaan
yang bersifat tertutup dan oleh karenanya tidak boleh diketahui oleh siapa pun termasuk kode,
nomor, perihal dan isi serta disposisinya selain(kecuali Cuntuk kepentingan dinasC.
$rsip dinamis terdiri dari dua, yaitu #
$rsip dinamis aktif
$rsip dinamis inaktif
;.... $rsip dinamis aktif
$rsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan
satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan ad'al retensi yang berlaku.
;...5 $rsip dinamis inaktif
$rsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah
kurang atau arang(tidak diperlukan lagi dalam menunang proses administrasi sehari"hari, 'alaupun
mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah.
;.5 $rsip Statis
$rsip Statis adalah arsip yang dianggap sudah tidak berguna lagi dalam menunang proses
administrasi sehari"hari pada lembaga negara dan badan"badan pemerintah, sehingga dilihat dari
segi kehidupan kebangsaan sangat bernilai.
)A) -
PR,SES KEGIATAN KEARSIPAN
E.. Klasifikasi
0engklasifikasian pada kearsipan berdasarkan atas dua parameter, yaitu#
a. Secara umum
Suatu cara yang sistematis untuk menggolongkan arsip"arsip( bahan berdasarkan
subek(bentuknya.
b. Secara detail
2erupakan pengelompokan ( penggolongan atas persamaan"persamaan atau atas dasar
perbedaan"perbedaan yang ada atau bisa pula dikelompokan berdasarkan kronologis
kegiatan.
Setelah diklasifikasikan, arsip disimpan disuatu tempat arsip yang baik disimpan dalam
bentuk yang asli.
)ua hal penting yang harus diperhatikan dalam mengklasifikasikan #
a. 2emfile dengan baik, meliputi proses menyusun, mengatur, dan mengelompokkan.
b. 2engklasir dengan benar, yaitu harus logis, rasional, dan aktual.
E.... 9ara(macam mengklasifikasikan arsip
$da beberapa macam cara yang dapat digunakan dalam pengklasifikasian, yaitu#
a. ))9 # )ecimal )e'ers 9lasification
b. *)9 # *niversal )ecimal 9lasification
a. D F umum
b. . F agama(religi
c. 5 F filsafat
d. 3 F pengrtahuan sosial
e. ; F bahasa
f. E F ilmu murni
g. G F ilmu praktis(teknik
h. , F seni(kerainan
i. = F kesusastraan
. / F ilmu bumi
c. 19 # 1ibrary 9lasification
Selain mrnggunakan abad digunakan dengan decimal.
d. 7egional 9lasification
e. 9aubach # $"H %system kartu&, $"K, 1"H %surat"surat yang lain&
a& $ F *mum
b& B F 0ersonalia
c& 9 F Keuangan
d& ) F )evisa
e& B F 207()07
f& 4 F Surat"surat menteri
g& ! F Surat rahasia
h& A F Surat perniagaan
i& I F Surat tata usaha
& 6 F Surat pendidikan
k& K F Surat dokumentasi
E.5. 9oding
E.5.. 0engertian 9oding
9oding merupakan suatu proses memberikan kode yang dilakukan seorang uru indeks
%indekser& dengan maksud untuk mempercepat pemsortiran dan file arsip dengan cara memberikan
kode.
9ontoh # " kepega'aian I B
" keuangan I 9
2acam"macam kode
a. Berupa huruf
tunggal # $"H
gabungan # $B, $9, $)
singkatan # 1itbang, kesra
b. Berupa angka
nomor urut # .".DD
kelemahan # " sulit diingat
sulit ditemukan
bisa teradi data kembar
satuan angka # akan menentukan subek
contoh # DD., D.D, .DDD
desimal # .D,. , .DD,. , 5DD,5
c. !abungan huruf dengan angka
huruf I menunukan heading
desimal I menunukan man subek(subsubek
E.5.5 Syarat membuat kode
Singkat dan elas
2udah dipahami
Sederhana
2udah dibaca dan ditulis
Satuan angkanya harus bulat
E.3. Indeks
E.3.. 0engertian indeks
Setelah bahan"bahan arsip %dokumen& diklasifikasikan maka untuk menentukan lokasi
penyimpanan dan memudahkan penemuan kembali file yang bersangkutan perlu diberikan tanda"
tanda pengenal atau ciri"ciri tertentu. 2aksudnya di'uudkan dengan kode tertentu berupa huruf,
angka, atau gabungan huruf dan angka.
0ekeraan menentukan tanda pengenal bagi bahan"bahan arsip %dokumen& ini dikenal dengan
memberikan indeks %inde>ing&. )rs. -he 1iang !ie menyatakan mengindeks adalah#
CSuatu daftar perincian yang disusun menurut urutan abad untuk menadi kunci petunuk
terhadap serangkaian nama"nama orang, nama"nama organisasi, nama"nama tempat ataupun udul"
udul pokok yang didaftar untuk keperluan penyimpanan 'arkat"'arkat atau untuk menunukan
bagian"bagian dalam suatu buku pelaaran dimana hal"hal tersebut diuraikan. .3&C.
)rs. Sabarman dalam ceramahnya tanggal , desember J,, yang diselenggarakan 0erum
-elekomunikasi, menyatakan sebagai berikut #
a. $lat untuk menunuk, menentukan keterangan isi masalah, perihal suatu dokumen atau
sekelompok dokumen.
b. Sebagai kegiatan, ialah membuat, membentuk petunuk"petunuk keterangan isi masalah
perihal di dalam satu atau sekelompok dokumen serta menyusunnya secara sistematis.C
.;&
6adi inde>ing %mengindeks& ialah cara untuk menentukan atau menentukan ciri atau tanda"
tanda bagi sesutu dokumen. -anda petunuk dan tanda pengenal %caption& untuk memudahkan
mengetahui susunan dokumen tertentu yang harus dimasukkan dalam file. -anda untuk
memudahkan mengetahui suatu dokumen dapat diketemukan bila diperlukan didalam file.
E.3.5 0eraturan inde>ing %inde>ing rule&.
Inde>ing adalah membuat daftar rincian dengan membuat tanda pengenal bagi bahan"bahan
arsip atau dokumen yang hendak diarsipkan. Inti mengindek>ing adalah Cmencari captionC %kata
petunuk&.
Ketentuan mengindeks antara lain #
a. +ama orang terdiri dari satu kata, di indeks seperti aslinya #
Yugi " Yugi
b. +ama yang terdiri lebih dari satu kata, diindeks dengan nama belakang dahulu#
Yugi 2ansyur " 2ansyur, Yugi
c. +ama yang menggunakan kata sandang %prefi>& pada nama keluarga %nama akhir&,
penulisan aslinya dapat bermacam"macam cara #
Yugi 2ansyur Syah " 2ansyur Syah, Yugi
d. +ama 8anita #
8anita yang belum menikah #
Blin Aa'a 2elinda " 2elinda, Blin Aa'a
8anita yang telah menikah ditulis dengan nama suaminya.
7inrin 7ina'ati " 7ina'ati, 7inrin %Baim&
nama suaminya Baim
e. !elar Bangsa'an
7.$ Kartini " Kartini, 7.$
f. !elar Kesaranaan
)itulis di belakang nama dan di dalam kurung, apabila gelarnya lebih dari satu,
penulisannya di dalam kurung disusun secara abad #
)r. A. 7inrin 7ina'ati, S.A " 7ina'ati, A. 7inrin %)r. S.A.&
g. 1embaga(<rganisasi
" )epartemen tenaga kera dan transmigrasi
" -enaga kera, dan transmigrasi, departemen
h. +ama tempat #
-erminal !untur " !untur -erminal
E.; 4illing system
E.;.. 0engertian 4illing System
Berasal dari kata file %Inggris&(4ilum %Yunani& yang berarti ikatan. 2enurut 0rayudi file
bukan hanya berupa tempat(ikatan, tetapi uga bisa berupa kabinet dan tempat"tempat yang bisa
dipergunakan untuk menyimpan dokumen.
E.;.5 2acam"macam 4illing System
a. $lphabetic System %berdasarkan abad&
)ikenal dengan nama dictionary system(system kamusC.
" Kelebihan # -idak pernah merubah system
" Kelemahan #
$rsip yang menyangkut subek yang sama tetapi terletak pada tempat yang berbeda
-ulisan sering diucapkan berbeda
Auruf kembar akan sulit dibedakan dalam pengucapan, e># 4 dan @
$ngka harus di ea sesuai ucapannya
b. +umerical System
Sistem pendapatan arsip berdasarkan nomor urut.
" Kelebihan #
-ingkat ketelitian lebih tinggi
-anpa batas, sesuai dengan kebutuhan
2udah dikerakan(disusun
Kesalahan akan mudah di lihat
)apat dipergunakan di semua bidang
Aubungan antara folder yang satu dengan yang lainnya akan terlihat elas secara logis
Bersifat permanen, 'alaupun ada perubahan tempat, nama, dan lain"lain
Biasa digunakan untuk mengatakan 'aktu
Berlaku universal
0aling tepat untuk menyatakan 'aktu
" Kekurangan #
-idak bisa di temukan langsung dalam file
2emerlukan indeks yang terpisah
Bila dideretkan, angka yang panang akan mempermudah teradinya kekeliruan
2emerlukan tanda"tanda yang lain
0erbedaan hubungan subordinasinya terlihat elas
c. !eographycal System
$rsip di pilih berdasarkan 'ilayahnya masing"masing, contoh # paak.
Susunan pembagian 'ilayah harus disertai abad.
" Kelebihan #
Berbagi data arsip akan terkumpul di suatu tempat
2ulai di mengerti
4illing sistem sederhana, karena terpusat pada suatu tempat
" kekurangan #
9enderung terdapat nama yang sama
)alam hal mengindeks, harus hafal betul tempat, nama, tingkatan, 'ilayah yang
berbeda
Sangat memakan 'aktu dan tenaga
d. 9hronological System
Sistem memfile berdasarkan 'aktu keadian. 8aktu
memegang peranan penting, sangat berkaitan dengan perbankan %utang piutang&. )i
distribusikan barang dan lain"lain.
" kelebihan #
2emberikan keterangan yang rill untuk penyelesaian masalah
-idak memerlukan banyak indeks ( cross reference
0encarian arsip akan lebih terarah
$rsip atau data suatu kegiatan tidak terpisah"pisah
" kelemahan #
-idak bisa memisahkan hubungan antara subek umum dan khusus
Aarus membuat file umum dan khusus yang berhubungan dengan penyelesaian
masalah
Aarus memiliki aturan khusus dalam menatanya
2emerlukan indeks gabungan
e. 9ombine System
*ntuk menentukan mana dan apa subek ( tempatnya. Sistem ini harus memiliki sub"
masalah, sub"sub masalah sistem ini merupakan gabungan dari sistem"sistem terdahulu. Sub"
sub masalah terdiri dari #
" -itle primer % berisi subek"subek masalah &
" -itle sekunder % berisi sub"masalah&
" -itle tertier % terperinci, 'aktu dan tempat &
E.E 0enyusutan dan 0enghapusan
E.E.. -uuan 0enyusutan dan 0enghapusan
-uuan penyusutan dan penghapusan arsip karena umlah atau volume dan potensi arsip dari
hari ke hari bertahan agar arsip tidak terlalu menumpuk. 9ara menyusutkan dengan cara melihat
masa aktif dari arsip tersebut.
7entang kehidupan arsip %life spain of re'ard&.
a. 4ase penciptaan, disaikan kepada orang dalam bentuk konsep"konsep atau bagian"bagian.
b. 4ase pengurusan, arsip atau dokumen diarahkan untuk diproses lebih lanut
c. 4ase referensi, arsip"arsip atau dokumen diklasir, diindeks, diatur cara pencarian arsipnya
agar mudah ditemukan.
d. 4ase 'eeding, arsip dicari untuk di pilah kembali dari arsip"arsip yang banyak. 2ana arsip
yang aktif, in aktif dan statis.
e. 4ase statis, arsip yang sudah di 'eeding di seleksi kembali kelayakannya di pakai atau
tidak.
f. 4ase terakhir atau fase nasional atau daerah, teradi transfer arsip, arsip di pilih"pilih, mana
arsip yang mempunyai nilai searah dan masukkan untuk arsip daerah atau nasional.
E.E.5 9ara pemusnahan arsip
a. )ibakar
b. )icerca atau dirobek
Sebelum memusnahkan arsip harus di buat berita acara pemusnahannya oleh petugas
pemusnah dan harus ada saksi dari pemusnahan arsip tersebut.
E.E.3 $lasan penting arsip di susun dan di musnahkan
" $gar file yang aktif bisa digunakan dengan baik agar tidak di kacaukan oleh arsip yang
statis.
" $gar pengontrolan arsip atau file yang sedang beralan supaya efisien dalam hal feeling
system dan menemukan arsip kembali.
" Supaya tempat file aktif longgar, agar tidak mudah rusak.
" 2enentukan arsip itu sendiri apakah di a'etkan atau di musnahkan.
E.E.; Kegunaan dari penyusutan dan penghapusan
a. *ntuk memilih dan memilah supaya tidak tercampurnya arsip"arsip yang dinamis, aktif
dan in aktif dan statis.
b. *ntuk memudahkan kembali arsip yang diperlukan. *ntuk efisiensi baik dalam
pega'aian, biaya, 'aktu, tempat dll.
c. *ntuk memantapkan angka 'aktu arsip.
d. Supaya adanya pemeliharaan bagi arsip yang sudah statis yang masih mempunyai nilai
guna, yaitu di transfer menadi arsip nasional atau daerah.
E.E.E -ransfer arsip
$dalah pemilahan arsip yang tidak aktif lagi tapi mempunyai nilai guna menadi bentuk lain.
2acam"macam transfer arsip, yaitu #
a. -ransfer berkala
a& -ne periode transfer, sistem pemindahan arsip secara keseluruhan dimana telah di
tentukan 'aktunya.
b& .wo periode transfer, system pemindahan arsip dengan cara dua kali pemindahan
yang biasanya.
c& 2a>imum dan minimum suatu arsip itu angka 'aktunya.
b. -ransfer tak berkala
0emindahan dari file aktif ke file aktif secara dalam angka 'aktu tidak tetap.
0otensi arsip adalah kegunaan arsip apakah punya nilai vital berguna atau tidak berguna.
0otensi arsip dibagi ; #
a. $rsip vital
Kelangsungan hidupnya harus selalu ada atau selalu dilenturkan
b. $rsip penting
4ungsinya membantu kelancaran pekeraan
c. $rsip berguna
2emiliki nilai kegunaan sementara
d. $rsip tidak berguna
Sudah tidak digunakan
E.G 0emeliharaan dan 0erlindungan
9ara menaga arsip #
a. menaga kebersihan
b. menggunakan obat"obatan atau pemeliharaan arsip
c. pemeliharaan yang berulang
d. harus ada larangan bagi para arsiparis
E.G.. pemeriksaan arsip yang berkala
a. 2enata arsip secara sistematis dan efektif
e. 2enemukan dan mengemb
&. Kesi"pulan
0elaksanaan rnanaemen arsip aktif atau arsip dinarnis meliputi tahapantahapan yang satu
sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling menelaskan, sehingga mernbutuhkan
penanganan secara baik, terencana, konsepsional dan secara profesional. 0engelolaan arsip
merupakan bagian dari pada 'a'asan dan ruang lingkup sistem informasi manaemen. Keberhasilan
pelaksanaan manaemen arsip akan mencapai hasil yang baik bilamana ditunang dengan
ketersediaan fasi6ita#K dan teknologi informasi kearsipan yang handal.