FLUJOGRAMACIN DE SISTEMAS

CONCEPTO
Flujogramacin de sistemas consiste en describir una secuencia lgica de acontecimientos
mediante grficas y diagramas, en vez de usar narraciones habladas o escritas. Un
flujograma del sistema describe un sistema de contabilidad e ilustra el flujo de los
documentos a travs de la organizacin y los procedimientos ejecutados en cada paso.
Debido a ue las transacciones son los componentes bsicos de las operaciones mercantiles,
el !ontador "#blico y $uditor debe de usar flujogramas en los ciclos de las transacciones.
%os principales ciclos de las transacciones generalmente incluyen los siguientes&
!'!%( D) '*+,)-(-& ./entas, embarues, facturacin, cuentas por cobrar e
ingresos a caja0.
!'!%( D) )+,)-(-& .!ompras, recepcin, cuentas por pagar y egresos de caja0 y
!'!%( D) ",(DU!!'1*& .!ontrol de la produccin, distribucin de la mano de obra y
control de inventarios0.
VENTAJAS DE LOS FLUJOGRAMAS
- )l flujo de la informacin en una forma grfica2narrativa, provee la informacin ue
permite una mayor comprensin y entendimiento del sistema y de esa forma, produce
una mejor identificacin de las debilidades y fortalezas del sistema de control interno.
$dems es de gran ayuda a los revisores y al personal asignado por primera vez a la
auditor3a.
- %a necesidad de proceder a elaborar el flujograma siguiendo una secuencia cronolgica
de los acontecimientos e indicando la distribucin de los documentos, ayuda a
asegurarnos ue en la preparacin de los mismos se ha considerado el sistema en su
totalidad.
- %a fle4ibilidad del flujograma nos brinda la oportunidad de resaltar y profundizar en los
procedimientos espec3ficos del sistema bajo estudio, no logrndose esto en los
procedimientos impresos en el cuestionario ue son de carcter general.
- %a preparacin de los flujogramas impone una disciplina en la persona ue los elabora,
ya ue el mismo no puede ser completado en forma adecuada sin el entendimiento de la
lgica del sistema.
- %a e4periencia nos ha demostrado ue el proceso de la obtencin y documentacin del
entendimiento del sistema ayuda a estimular en el auditor, el inters, el entusiasmo y la
imaginacin.
CUANDO PREPARAR EL FLUJOGRAMA
%os flujogramas del sistema deben ser preparados para cada ciclo de las
transacciones principales dentro del sistema de informacin contable del cliente. "ara
empresas comerciales e industriales estos ciclos de transacciones incluyen&
2 !iclo de ingresos& ventas, despacho, facturacin, cuentas por cobrar e
ingresos de caja.
2 !iclo de compras& compras, recepcin, cuentas por pagar y egresos de
caja.
2 !iclo de produccin& control de produccin, distribucin de mano de obra y
control de inventarios.
Un trabajo determinado puede tener ciclos propios o espec3ficos del negocio y el auditor
debe determinar en este caso, cules ciclos son los apropiados para ser representados
mediante flujogramas, basado en su evaluacin de la importancia de los mismos.
%os m4imos beneficios del uso de flujogramas en la auditor3a sern obtenidos en
situaciones donde estn involucrados grandes vol#menes de transacciones repetitivas. -i
cada transaccin es manejada en una forma espec3fica, puede resultar prctico documentar
el sistema contable por medio de una descripcin narrativa. De igual forma, si solamente
determinadas transacciones estn sujetas a ciertos procedimientos .tales como el proceso
de las devoluciones de mercader3as0, el auditor puede preferir el documentar estos
procedimientos en un flujograma o en una descripcin narrativa del sub2sistema, por
separado.
)n algunas oportunidades, un cliente puede tener preparados flujogramas de su sistema de
informacin contable. )n estos casos, se debe considerar el uso de dichos flujogramas. -in
embargo, estos flujogramas pueden tener ms detalles ue los necesarios para los
propsitos de una auditor3a o no identificar las debilidades y fortalezas del control interno.
-i esta es la situacin y resultare prctico, se pueden utilizar los flujogramas preparados por
el cliente como punto de partida, modificndolos de acuerdo con las necesidades de la
auditor3a, pero siempre teniendo en cuenta ue no se emplee ms tiempo ue el necesario
para elaborar nuevos flujogramas.
GUAS PARA PREPARAR FLUJOGRAMAS
Debido a ue los flujogramas deben ser utilizados para un per3odo indefinido de tiempo,
durante el cual sern revisados y actualizados por personal diferente, es importante guardar
cierta uniformidad en su preparacin. De acuerdo con lo anterior, las siguientes normas,
ilustradas en el $pndice $, deben ser observadas en la preparacin de los flujogramas&
)l papel de trabajo para flujogramas debe ser dividido en columnas verticales, cada una
de las cuales ser utilizada en la siguiente forma&
- Descripcin narrativa de los procedimientos ue estn siendo representados
grficamente.
- 'ndicacin del cargo de la persona ue ejecuta cada operacin.
- !olumna.s0 separada.s0 para cada departamento o seccin involucrada.
%os procedimientos deben ser representados grficamente y descritos en forma
narrativa, siguiendo la secuencia en ue ellos actualmente ocurren. Deben ser
presentados en el flujograma mostrando el flujo de documentos y acontecimientos en
forma vertical y, de resultar factible, de izuierda a derecha.
%a descripcin narrativa inclu3da en la columna de procedimientos, debe ser utilizada
para complementar o e4plicar la informacin grfica presentada en el flujograma. !on
el uso de esta tcnica, ser posible guardar la claridad necesaria en el flujograma, ya
ue los comentarios e4plicativos sern inclu3dos en la columna de procedimientos.
!omentarios breves y claros pueden ser normalmente presentados en la descripcin
narrativa, comenzando cada oracin con un verbo .ejemplo& 5suma5, 5revisa5,
5aprueba5, 5concilia50. )jemplos de algunos comentarios e4plicativos ue pueden
figurar en la columna de procedimientos son& volumen de operaciones procesadas, lista
de partidas ue componen o se revisan en un formato o indicacin de los
procedimientos contables para formatos prenumerados.
+eneralmente, la persona ue realiza cada operacin debe ser identificada por su cargo
en lugar del nombre. )sta tcnica provee a los revisores de una mayor e4plicacin en
cuanto al nivel y tipo de personal responsable de la ejecucin de cada operacin.
$dems, la revisin en conjunto de esta columna, en cone4in con el flujograma, puede
ayudar al auditor en la identificacin de posibles reas de incompatibilidad de funciones
.y debilidades de control interno resultante0 en el personal.
GUAS PARA PREPARAR FLUJOGRAMAS
)l flujograma debe incluir tanto los s3mbolos estndar de procedimientos como de
documentacin establecidos en la 5"lanilla para Flujogramas '675 para las
operaciones de )D" .procesamiento electrnico de datos0. %a tcnica de utilizar estos
s3mbolos de procedimientos, ayuda a clarificar al revisor los puntos e4actos en el flujo
de documentacin en el cual cada operacin ocurre.
De resultar factible, los s3mbolos de procedimientos para cada operacin, la descripcin
narrativa y la indicacin de la persona ue realiza la operacin, deben indicarse en el
papel de trabajo a un mismo nivel. Debido a ue cada columna suplementa y
complementa las otras, es importante ue el revisor pueda referirse a las partidas
correspondientes.
)l punto inicial de cada transaccin debe ser claramente identificado.
!ada copia de los formatos o documentos m#ltiples debe ser numerada o identificada
en alguna u otra forma.
%a disposicin de todos los documentos ue componen el sistema debe ser indicada
.ejemplo& correo, archivo, enviado fuera del sistema, etc.0.
)n algunas oportunidades, copias de documentos con 57#ltiples copias5 se env3an a
otros departamentos o secciones no relacionadas directamente con las funciones
contables. )n la medida en ue esas copias carezcan de significacin contable, es
suficiente indicar su disposicin sin describir su proceso posterior o subsecuente.
7uestras de los formatos ms importantes y otra documentacin deben estar
referenciadas a los flujogramas.
$ medida ue el sistema es evaluado, las principales debilidades y fortalezas deben ser
destacadas directamente en los flujogramas para facilitar el proceso de revisin.
*ormalmente esto puede ser logrado numerando las debilidades y fortalezas y
anteponindoles los prefijos D y " respectivamente .ejemplo& D28, D29, etc::. F28,
F29, etc.0. )sta identificacin tambin sirve como referencia cruzada al papel de trabajo
puente .evaluacin del control interno0 donde se consideran las implicaciones en la
auditor3a y los procedimientos de auditor3a.
$ continuacin se suministra una e4plicacin de los s3mbolos contenidos en la "lantilla
para Flujogramas.
PROCEDIMIENTOS
",)"$,$!'1*;(,'+)*. Una operacin en la cual estn involucrados
la preparacin de un documento y la ejecucin de alg#n otro trabajo, tal
como verificacin de clculo aritmtico.
/),'F'!$!'1*;(<,(- ",(!)-(-. (peracin ue consiste en la
revisin o verificacin de un trabajo efectuado en una operacin previa,
tal como el reclculo de cifras.
,)/'-'1*;$",(6$!'1*. Una operacin en la cual el trabajo
preparado anteriormente es revisado .generalmente tambin aprobado0
por un funcionario autorizado. %a e4tensin de la revisin no es
solamente como una verificacin de la operacin y la persona ue la
realiza es generalmente alg#n supervisor o funcionario autorizado.
!(7"$,$!'1*;'*<)+,$!'1*. Una operacin en la cual est
involucrado ms de un documento, los cuales son integrados o
comparados unos contra otros.
DOCUMENTACIN
D(!U7)*<(. !ualuier documento o registro distinto de los
especificados a continuacin.
!'*<$. !inta de muina de sumar o algo similar hecho por mtodos
manuales.
<$,=)<$ "),F(,$D$. <arjeta perforada en euipos de
procesamiento de datos.
FLUJO DE DOCUMENTOS
'*'!'(;F'*$%. )l punto, incluyendo otro departamento, en el cual un
documento entra al sistema o sale del mismo.
$,!>'/(. $rchivo, permanente o temporal, donde se guardan los
documentos del sistema descrito.
!(*)!<(,. 'ndicador ue une dos puntos del sistema ue han sido
interrumpidos por falta de espacio o algo similar.