You are on page 1of 35

1.

2. Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#2
1. 10/11/09 17:10
2.
3. Registrad@: 27/10/08
4. Desde: Cali / Colombia
5. Posts: 149
No
Ok
(15/0)
54.8%
Hola Maite:
En mi empresa manejamos de la siguiente manera el tema de copias controladas y distribución de
documentos:
Cada proceso tiene sus documentos originales (procedimientos, instructivos, etc.) y en el proceso de
Calidad, tenemos copia controlada de todos los documentos de los procesos. Los procesos a su vez
identifican qué participantes requieren este documento para el desarrollo de sus actividades y le sacan
fotocopia, le ponen sello de copia controlada y les ponen un consecutivo, y en el formato "Listado de
distribución de documentos" (que te lo envío adjunto) se hace firmar a todo los que tengan copias
controladas.
Nuestro procedimiento de control de documentos dice lo siguiente con respecto a estos puntos:
5.5 Distribución y difusión de los documentosTodos los documentos son
ubicados en la red para su consulta y uso. Estos documentos no deben ser
modificados sin la autorización del líder de proceso, del proceso de Calidad y/o de
la Dirección General. Las copias de documentos que se distribuyan con carácter
de “Copia Controlada” deben llevar el respectivo sello en todas sus páginas y se le
debe escribir al lado del sello, el número de copia controlada que
corresponde. Cada copia controlada, debe ser relacionada en el formato F02S4
“Listado de Distribución de Documentos” con el nombre del poseedor de cada
copia, la fecha de entrega y la firma del mismo. El proceso de Gestión de
Calidad siempre debe tener una copia controlada de todos los documentos
internos del Sistema de Gestión de la Calidad.
Los documentos externos requeridos para la operación de los procesos deben ser
utilizados estrictamente por las personas que los requieren, bajo la responsabilidad
del líder del proceso.
Por otro lado te cuento que como mi empresa es algo grande, el manejo de las
copias controladas es muy dispendioso porque cuando un dcto queda obsoleto,
toca recolectar cada copia controlada obsoleta y este trabajo lleva mucho tiempo,
porque tenemos que garantizar que no anden documentos obsoletos circulando
por ahí.
Para que no te compliques, puedes implementar lo que haremos nosotros el
próximo año:
Tienes los documentos en la red o los mandar por mail a quienes te interese que
los tengan. Tu puedes tener los originales y mandar copias a los líderes de
procesos y a algunos participantes. Los archivos los vamos a hacer en .pdf y
pondremos en la parte inferior como pie de página "Una vez impreso este
documento se considera copia no controlada y no nos hacemos responsables por
su actualización.".
El tema de las copias controladas lo puedes manejar guardando los mails que
envías.
Ahí te dejo 2 opciones para que mires cual se adapta mejor a las necesidades de
tu empresa, aunque te vuelvo y te digo, no te compliques la vida con tanto papel
impreso y con copias controladas y copias no controladas y documentos obsoletos,
etc.... es mejor si lo manejas todo por mail. Yo ya tuve la molestia de intentarlo de
la primera forma y no pude más, sobre todo cuando no hay un software que te
apoye en la gestión documental.
Espero te haya sido de ayuda. Cualquier inquietud por favor me la comentar


Archivo adjunto
Archivo Tamaño Clics
F02S4 LISTADO DE
DISTRIBUCION DE
DOCUMENTOS.doc
43.50 KB 4161

3. Saavedra
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#3
1. 10/11/09 19:42
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 18/09/09
5. Desde: México
6. Posts: 2738
No
Ok
(2/1)
0.9%
Hola:
Lo ideal es que cada departamento tenga su propio procedimiento y lo controle, dado al tema ambiental,
la distribución de las copias controladas es tema importante.
Hoy en día existen software para dicho control, claro, se requiere invertir, tambien se puede incluir en el
servidor, siempre y cuando el servidor asegure que nadie más tendrá acceso y riesgo de fotocopiar dicho
documento, esto es auditable.
Otra opción es que si tienen a algún experto en sistema, podrían hacer un sistema sencillo para ello.
Lo importante es que garantice que no se pierda información controlada del SGC.
Saludos
_________________
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
Consultor y Director
Sistemas Avanzados en Calidad
sacalidad@live.com.mx
móvil: (52) 722 3775548
Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.
Cursos y consultoría en campo/on line
Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

4. Maite206
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#4
1. 11/11/09 13:03
2.
3. Registrad@: 22/04/09
4. Posts: 21
No
Ok
(0/0)
???
Muchas gracias a los dos por contestar.

Ahora mi duda es la siguiente:
Si tengo los originales firmados por direccion en la carpeta original de calidad y pongo copia escaneada
de estos en el servidor con la coletilla deUna vez impreso este documento se considera
copia no controlada y no nos hacemos responsables por su
actualización: pueden decirme algo el dia de la auditoria??
Lo de hacer compia controlada y hacer firmar a todos es muy complicado ya que hay muchos
empleados!!
Gracias a todos

5. Ximena
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#5
1. 11/11/09 18:49
2.
3. Registrad@: 27/10/08
4. Desde: Cali / Colombia
5. Posts: 149
No
Ok
(9/0)
34.9%
Maite:
Lo importante es cómo lo tengas definido en tu procedimiento de "Control de documentos".
Si pones en tu procedimiento que los documentos puestos en red son para consulta y uso de los
procesos interesados y que una vez creado, actualizado, modificado o eliminado un documento, tu harás
la notificación por mail a los interesados, y que el proceso de Calidad no se hace responsable por
actualizaciones a los dctos impresos, no hay problema para nada.
La idea de poner en el pié de página el comentario que te sugiero, es para que te cures en salud y el día
de la auditoría, si encuentran por ejemplo un documento en versión 01 impreso y el de la red ya está en
versión 02, quedes "curada" diciendo que en tu procedimiento de control de documentos se establece
que una vez impreso tu no eres la responsable por su actualización.
Yo lo voy a implementar así el próximo año, pero en un benchmarking que hice con un colegio de mi
ciudad, ya han pasado por varias auditorías externas y nunca les han puesto problema por llevarlo de
esta forma.
En organizaciones que tienen mucho personal (como la tuya y la mia) y no contamos con un software
que nos apoye en la gestión documental, es mejor tratar de tener la menor cantidad de papel posible. Lo
importante, según la norma, es tener controlados los documentos y evitar el uso de documentos
obsoletos.... tu defines cómo hacerlo.
Me cuentas. Bye
XIMENA GALVIS O.

6. Saavedra
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#6
1. 11/11/09 19:43
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 18/09/09
5. Desde: México
6. Posts: 2738
No
Ok
(3/2)
0.9%
Hola:
El hecho de que incluyas esa leyenda en pie de página no garantiza un buen control, lo que la norma
busca es que no se utilicen documentos: obsoletos, con revisiones anteriores, sin aprobación, sin
actualización..... el hecho de encontrar un documento con revisión anterior, aún con esa leyenda, a mi
como auditor no me garantiza que el peronal no lo esté utilizando, incluso involuntariamente.
Por ello es importante ese control.
Si la organización es grande y con demasiado personal, te conviene más un sistema de control
electrónico, implica inversión, pero a la larga ahorras tiempo en distribución y firma, asi como costo en
papelería. Pueden diseñar un sistema como te comente con lo indispensable.
También puedes utilizar el servidor y en formato PDF para evitar fotocopias e impresiones.
Espero haberme explicado bien, no te quedes con duda por favor.
Saludos
_________________
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
Consultor y Director
Sistemas Avanzados en Calidad
sacalidad@live.com.mx
móvil: (52) 722 3775548
Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.
Cursos y consultoría en campo/on line
Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

7. Maite206
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#7
1. 11/11/09 21:14
2.
3. Registrad@: 22/04/09
4. Posts: 21
No
Ok
(1/0)
???
Hola chicos
Muchas gracias de nuevo a los dos.

Lo ideal para (y comodo) para mi, sería hacerlo como dice Ximena pero parece que Saavedra no está
muy de acuerdo con el tema.
El problema es que en la empresa no se puede permitir invertir dinero en un control electronico.
Si lo hicieramos a través de correo electronico o servidor está claro que sería en PDF y cada vez que se
modificara un procedimiento o instruccion de trabajo se comunicaria via email y se actualizaria el listado
de documentos en vigor.
Como lo veis??
Un saludo a los dos y mil gracias.


8. Ximena
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#8
1. 11/11/09 23:16
2.
3. Registrad@: 27/10/08
4. Desde: Cali / Colombia
5. Posts: 149
No
Ok
(4/0)
13.6%
Hola:
Pues como te digo, yo lo voy apenas a implementar. Sé que ha dado resultado en el colegio que te
conté porque hasta ahora no han levantado NC con respecto al control documental, aunque lo que dice
David tiene mucho sentido (la parte de garantizar que no se usen dctos obsoletos) .... lo dejo a tu
consideración, aunque según mi concepto, no creo que signifique ningún problema, porque estás
tratando de garantizar que nadie imprima dctos de la red y me parece que esta es una forma de
controlar las impresiones.
Puedes hacer un plan de acción para hacer una prueba piloto usando esa metodología a ver cómo te va
y aprovechas la auditoría externa para que ellos te den retroalimentación.... eso sí, te tocaría hacer el
ensayo con esta metodología sin dejar a un lado la metodología que usas actualmente.
XIMENA GALVIS O.

9. Ximena
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#9
1. 11/11/09 23:16
2.
3. Registrad@: 27/10/08
4. Desde: Cali / Colombia
5. Posts: 149
No
Ok
(3/0)
8.3%
Hola:
Pues como te digo, yo lo voy apenas a implementar. Sé que ha dado resultado en el colegio que te
conté porque hasta ahora no han levantado NC con respecto al control documental, aunque lo que dice
David tiene mucho sentido (la parte de garantizar que no se usen dctos obsoletos) .... lo dejo a tu
consideración, aunque según mi concepto, no creo que signifique ningún problema, porque estás
tratando de garantizar que nadie imprima dctos de la red y me parece que esta es una forma de
controlar las impresiones.
Puedes hacer un plan de acción para hacer una prueba piloto usando esa metodología a ver cómo te va
y aprovechas la auditoría externa para que ellos te den retroalimentación.... eso sí, te tocaría hacer el
ensayo con esta metodología sin dejar a un lado la metodología que usas actualmente.
XIMENA GALVIS O.

10. Saavedra
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#10
1. 12/11/09 0:48
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 18/09/09
5. Desde: México
6. Posts: 2738
No
Ok
(1/2)
-0.04
Hola:
La decisión que tomes será la correcta y tienes mi apoyo.
Un abrazo.
_________________
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
Consultor y Director
Sistemas Avanzados en Calidad
sacalidad@live.com.mx
móvil: (52) 722 3775548
Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.
Cursos y consultoría en campo/on line
Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

11. wilvivas
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#11
1. 13/11/09 20:42
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 22/04/09
5. Desde: Poza Rica, México
6. Posts: 1617
No
Ok
(7/0)
27.3%
Hola te recomiendo unas pequeñas cosillas.
Diseña cuáles van a ser las copias que vas a controlar y cuáles no en función de la facildiad de
proliferación del mismo, es decir puedes seguir con ese procedimiento de enviar copias no controladas e
incluir la leenda que mencionas, sin embargo de recomendaía añadir una que diga que el documento es
de carácter informativo y que la versión actual se encuentra especificada en la lista maestra (o el
procedimiento que sustituya a la lista maestra) y que verifiquen que la versión que ellos tienen
concuerda con la de la lista.

Saludos.
_________________
Lo importante no es tener la respuesta sino hacer la pregunta correcta.
Wilbert Vivas

Creo que puedo, creo que puedo, se que puedo y lo haré
Alex Dey


Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
Veritas et Triumphus
Consultor, asesor en sitio y/o a distancia
Movil -WhatsApp: +52 (782) 124 7227
MAIL: wilvivastorrez@gmail.com


12. wimvanhoye
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#12
1. 21/12/10 16:00
2.
3. Registrad@: 29/04/10
4. Desde: España
5. Posts: 28
No
Ok
(0/1)
???

Todo este concepto de copias controladas es una herrencia del mundo del papel. En oficinas sin papel,
toda copia que no se esta viendo (visualizando) desde el servidor es una copia no controlada.
De todos modos, los sistemas operativas no han avanzado nada en 20 años: según tengo comprendido
en los SO más habituales, ver = copiar y por lo tanto ya tienes descontrol de tu distribución.
Es realmente triste que con todas las organizaciones de calidad que hay en el mundo, aún no se ha
podido eliminar la no conformidad brutal que es Windows. Pero Linux no es mejor en cuanto al concepto
copiar. El mundo IT sigue demasiado ocupado consigo mismo en lugar de con sus clientes/usuarios.
¿Cómo inscribir el número de la copia en un pdf digitalmente firmado?
¿Alguien sabe de una plataforma donde las copias digitales no son identicas a los originales? O sea
donde se añade automaticamente y sin que se pueda borrar como mínimo el sello "copia" cuando se
baja el documento al disco local? Hasta donde he podido averiguar, Adobe no lo permite.


13. Guti221
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#13
1. 16/03/11 11:36
2.
3. Registrad@: 14/09/10
4. Desde: Almonte /España
5. Posts: 31
No
Ok
(0/0)
???
Hola a todos!!
A mi todavia no me ha quedado claro el apartado de Distribución,
Es obligatorio incluir en cada procedimiento quien recibe una copia del documento para que se haga
responsable del mismo?
Por ejemplo: en mi organización, tenemos los documentos en la entranet, para que puedan ser
consultados pero no modificados por cualquiera que lo requiera en cualquier momento, estos son
cotrolados por la responsable del sistema.
La cuestión es que nosotros en los procedimientos no tenemos un capitolo referente a la distribución del
mismos
Lo que estamos haciendo es correcto?

Un saludo. y gracias por vuestros consejos

_________________
Sergio Gutiérrez Valladolid
Licencido en Ciencias Ambientales.
Master en Dirección en Sistemas de Gestión de Calidad y del Medio ambiente.

14. wimvanhoye
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#14
1. 16/03/11 20:21
2.
3. Registrad@: 29/04/10
4. Desde: España
5. Posts: 28
No
Ok
(0/1)
???
La distribución controlada asegura que el receptor de un documento controlado reciba las
nuevas versiones a medida que vayan saliendo; es la responsabilidad del emisor mantener
una lista de qué documentos ha entregado a qué personas y mandarles las actualizaciones
(sistema push). El concepto de copia controlada dice literalmente lo que es: un copia, o sea
no un original, cuya distribución está sometida a un control en acuerdo con las disposiciones
establecidos en el documento de procedimiento que el SGC debe tener para este fin
(4.2.3). Al perderse la distinción entre original y copia en mundos informatizados se ha ido
perdiendo el significado de la palabra copia pero refiriéndose al DRAE uno puede volver a su
significado original: una copia es ante todo una reproducción. Pues el mero hecho de bajarte
un documento de la web u del servidor es una reproducción y estos procesos no los podemos
controlar con los sistemas operativos básicos; hace falta una plataforma de gestión de
documentos como OPENKM para nombrar uno que es gratis y accesible a todos. Con estas
herramientas, sí podemos controlar esta reproducción porque se puede auditar todos los
accesos a los originales y hasta impedir que exista copia en el disco local del usuario ni
siquiera en carpetas de sistema. Hasta donde sepa yo, Windows y Linux no permiten tal
seguimiento y necesitan bajarse los documentos al disco local (o sea hacer una copia) para
poder visualizarlos.

Cumplir las disposiciones de los procedimientos documentados es claramente responsabilidad
del receptor. A menudo en grandes organizaciones se matan dos pájaros de un tiro con
hacer firmar los receptores los documentos: con la firma hay evidencia del control de la
distribución y al mismo tiempo el compromiso de cumplir las disposiciones que estas
contienen. En entornos muy informatizados donde todos los empleados tienen acceso a un
ordenador y hasta están delante de la pantalla todo el tiempo que están trabajando porque
su trabajo se hace fundamentalmente usando el ordenador, puede que no haya documentos
en soporte papel; estaríamos ante un sistema pull). En tal caso, una nota en el pie de página
puede avisar al usuario que hubiera recibido una copia impresa de un compañero, que esa
copia no es controlada y que es responsabilidad suya comprobar que sigue en vigor
consultando la página web o el servidor.
También invito a releer las definiciones de procedimiento y documento de procedimiento en
la 9000 para no confundir ambos conceptos.

15. CarlosAl
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#15
1. 16/03/11 20:26
2.
3. Registrad@: 7/02/11
4. Desde: España
5. Posts: 213
No
Ok
(0/1)
???
Hola Guti221. Creo que sería interesante especificar en tu procedimiento qué documentos se distribuyen,
a quién se distribuyen, quíen se encarga de distribuir y controlar la documentación y retirar los
documentos obsoletos, cómo se realiza la distribución y cuándo se realiza esa distribución.
Y lo de tener los documentos en la intranet es perfectamente válido siempre que haya un responsable
que se encargue de su mantenimieto, distribución, control, etc... , que en tu caso es el responsable del
sistema.
Saludos
Carlos

16. Saavedra
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#16
1. 16/03/11 22:36
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 18/09/09
5. Desde: México
6. Posts: 2738
No
Ok
(3/0)
10.6%
Hola:
Es correcto.
En tu procedimiento debes incluir el nombre de los encargados de área con las que interactúa tu
procedimiento, ya que de alguna manera intervienen en el proceso y la revisión para su aprobación. Por
lo regular son las personas a las que se les va a distribuir.
Si los procedimientos los tienes controlados a través de la intranet, no necesitas hacer una distribución,
salvo para las personas que no tengan acceso a la intranet y utilicen el procedimiento, o las áreas
operativas donde se requiere de manera física el documento. Para ello debes hacer una lista de
distribución que indique:
El procedimiento o documento a distribuir,
Nombre de la persona que recibe
Código del procedimiento
Número de revisión
Número de copia
Fecha y firma
Este debe ser un registro controlado.
Saludos
_________________
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
Consultor y Director
Sistemas Avanzados en Calidad
sacalidad@live.com.mx
móvil: (52) 722 3775548
Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.
Cursos y consultoría en campo/on line
Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

17. wilvivas
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#17
1. 16/03/11 23:49
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 22/04/09
5. Desde: Poza Rica, México
6. Posts: 1617
No
Ok
(2/1)
1.6%
Hola, lo unico que añadiría a los comentarios es que no es recomendable los nombres de los encargados
de las áreas en procedimientos, instructivos, organigramas y demás documentos sujetos a revisión sino
los cargos o puestos, ya que es más común que las personas cambien de compañía que el nombre del
puesto, piensa que si pones el nombre cuando esta persona sea reasignada o despedida o cualquier
cambio tendrás que modificar el procedimiento o documento que haga mención de dicha persona y con
todo lo que esto conlleva.
Saludos.
_________________
Lo importante no es tener la respuesta sino hacer la pregunta correcta.
Wilbert Vivas

Creo que puedo, creo que puedo, se que puedo y lo haré
Alex Dey


Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
Veritas et Triumphus
Consultor, asesor en sitio y/o a distancia
Movil -WhatsApp: +52 (782) 124 7227
MAIL: wilvivastorrez@gmail.com


18. Saavedra
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#18
1. 17/03/11 0:07
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 18/09/09
5. Desde: México
6. Posts: 2738
No
Ok
(2/2)
0
Hola:
Muy acertado el comentario de Wil, sin embargo no coincido en que los procedimientos no lleven los
nombres de quien revisa y aprueba, los procesos tienen un dueño, un responsable y ese responsable
tiene un cargo y un nombre.
Que exista rotación de personal, claro, como en toda organización, y no es necesariamente es motivo de
modificación del procedimiento, y si es necesario, se modifica. Pero los responsables de área tienen un
nombre y ese nombre, por funcionamiento, por comunicación, se debe conocer.
Un personal de nuevo ingreso no debe estar preguntando quíén es el gerente de calidad. Toda la
tripulación debe conocer al capitán y sus comandantes.
Un abrazo Wil.
Respetuosamente
_________________
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
Consultor y Director
Sistemas Avanzados en Calidad
sacalidad@live.com.mx
móvil: (52) 722 3775548
Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.
Cursos y consultoría en campo/on line
Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

19. wilvivas
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#19
1. 17/03/11 0:13
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 22/04/09
5. Desde: Poza Rica, México
6. Posts: 1617
No
Ok
(1/1)
???
Muy cierto lo que dices Saavedra, error mio al no especificar que los responsables de aprobación y
revisión si deberían ir en el procedimiento o documento.
Cierto que es bueno conocer los nombres de los responsables de área, sobre todo a los de nuevo
ingreso, pero eso se podría arreglar con la inducción y capacitación inicial que se le proporcione a cada
trabajador, o por que no, un organigrama a la vista que si tenga nombres, algo dinámico.
En gustos se rompen géneros, y en ideas no pararemos.
Saludos.
_________________
Lo importante no es tener la respuesta sino hacer la pregunta correcta.
Wilbert Vivas

Creo que puedo, creo que puedo, se que puedo y lo haré
Alex Dey


Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
Veritas et Triumphus
Consultor, asesor en sitio y/o a distancia
Movil -WhatsApp: +52 (782) 124 7227
MAIL: wilvivastorrez@gmail.com


20. scadavid
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#20
1. 6/04/11 22:27
2.
3. Registrad@: 14/03/11
4. Desde: Colombia
5. Posts: 12
No
Ok
(0/1)
???
Buenas tardes,
Con respecto al tema de las copias controladas y no controladas y despues de leer todos los comentarios
quisiera consultar lo siguiente:
En la empresa donde trabajo en el procedimiento para la administración de documentos se especifica
que los documentos entregado a los responsables del prcoeso ya sea fisico o de forma digital tendran la
leyenda "documentos controlado", mi pregunta seria en el caso de los documentos digitales al ser copia
controlada como podria controlarlos, ya que el usuario lo puede imprimir y podrian generarse
documentos obsoletos, en este caso seria recomendado especificar que los documentos digitales serían
"documentos no controlados"?. En la empresa no contamos con red, servidor o intranet para la
documentación.
Muchas gracias,

21. equipo
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#21
1. 8/04/11 12:29
2.
3. Registrad@: 22/02/11
4. Desde: Madrid/España
5. Posts: 104
No
Ok
(0/0)
???
Aunque como veo hay opiniones para todos los gustos, la mía es que la controlada es la que figura en el
ordenador y si sacas una impresión en ella debe figurar "Válido solamente para el día de la impresión" y
que figure la fecha de la misma.
Si en vuestra empresa no contais con esos recursos, debeis hacerlo de la forma clásica: copia controlada
y numerada y firma de recepción de la misma.
_________________
web:http://www.ceaordenadores.com/103-2.html
blog: http://ayudasiso9000.com/certificacionesiso

22. CarlosAl
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#22
1. 8/04/11 15:53
2.
3. Registrad@: 7/02/11
4. Desde: España
5. Posts: 213
No
Ok
(1/0)
???
equipo escribió:
Aunque como veo hay opiniones para todos los gustos, la mía es que la controlada es la que figura en el
ordenador y si sacas una impresión en ella debe figurar "Válido solamente para el día de la impresión" y
que figure la fecha de la misma.
Si en vuestra empresa no contais con esos recursos, debeis hacerlo de la forma clásica: copia controlada
y numerada y firma de recepción de la misma.
Muy interesante lo has dicho. Tomo nota.
Saludos
Carlos

23. scadavid
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#23
1. 8/04/11 17:01
2.
3. Registrad@: 14/03/11
4. Desde: Colombia
5. Posts: 12
No
Ok
(0/0)
???
Muchas gracias por su respuesta.
Quisiera preguntar si las copias de los documentos que se distribuyen a los colaboradores de la empresa
deben ir firmadas en original por los responsables de la aprobación del documento?.
Gracias,

24. Saavedra
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#24
1. 8/04/11 23:42
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 18/09/09
5. Desde: México
6. Posts: 2738
No
Ok
(1/1)
???
Hola:
Sólo deben firmar el original y de ahí sacar copias para entregarlas con su respecivo sello y hoja de
distribución.
Saludos
_________________
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
Consultor y Director
Sistemas Avanzados en Calidad
sacalidad@live.com.mx
móvil: (52) 722 3775548
Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.
Cursos y consultoría en campo/on line
Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

25. Macarena
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#25
1. 1/02/12 20:12
2.
3. Registrad@: 30/01/12
4. Posts: 16
No
Ok
(0/0)
???
Saavedra escribió:
Si los procedimientos los tienes controlados a través de la intranet, no necesitas hacer una distribución,
salvo para las personas que no tengan acceso a la intranet y utilicen el procedimiento, o las áreas
operativas donde se requiere de manera física el documento.
Hola Saavedra, me llamó mucho la atención tu comentario. En mi empresa toda la documentación esta
en intranet y todos son automaticamente notificados cuando se sube y/o modifica un documento.
Además se notifica directamente a quienes están involucrado en el documento. Esto es suficiente para
cumplir con la distribución de la documentación? No hay registros de la toma de conocimiento de los
documentos? La empresa en la que trabajo es bastante grande, y si espero una respuesta vía email de
todos los involucrados puede que nunca lo consiga.
Quedo atenta a tu comentario!


26. Saavedra
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#26
1. 1/02/12 20:28
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 18/09/09
5. Desde: México
6. Posts: 2738
No
Ok
(0/0)
???
Hola Macarena:
Con eso es suficiente, a veces la distribución lo vemos como una manera física de entragar un
documento (toma, me firmas y listo, estás enterado). Para es la tecnología y hay que aprovechar esas
ventajas.
En la intranet lo que haces es que subes un documento, al subirlo es porque ya está aprobado, y cada
responsable tiene acceso a esas carpetas a través de una clave.. listo, así de sencillo, eso es
distribución. Claro, tienes que manifestarlo así en tu procedimiento de control de documentos.
Ahora bien, revisa con el responsable del sistema que esa información esté segura ahí, que nadie más
tenga acceso, se puede configurar de tal manera que los responsables tengan acceso sólo a su
información y a los otros procedimientos con los que interactúa, a que nadie pueda imprimir los
procedimientos sin autorización y cuando se impriman salgan con una leyenda de documento no
controlado, o bien la autorización de una copia controlada cuando se requiera.
Saludos
_________________
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
Consultor y Director
Sistemas Avanzados en Calidad
sacalidad@live.com.mx
móvil: (52) 722 3775548
Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.
Cursos y consultoría en campo/on line
Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

27. Macarena
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#27
1. 1/02/12 20:59
2.
3. Registrad@: 30/01/12
4. Posts: 16
No
Ok
(0/0)
???
Perfecto! Te agradezco mucho Saavedra. Seguiré tu consejo de dejarlo bien establecido en el
Procedimiento de Control de Documentos, y asegurarme de la seguridad de los documentos.
=) Saludos!


28. wimvanhoye
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#28
1. 1/02/12 21:38
2.
3. Registrad@: 29/04/10
4. Desde: España
5. Posts: 28
No
Ok
(1/0)
???
Por mucho que el responsable se empeñe en controlar la distribución, si el personal no es consciente de
su propia responsabilidad, no lo logrará. Para no volvernos locos en perseguir y vigilar que todos estén
usando la documentación en vigor, propongo que volvamos al riesgo de no-calidad porque las
disposiciones de la norma pretenden mitigar este riesgo. Este riesgo de no-calidad es el uso de una
información obsoleta, sea página web, pdf, impreso, etc. Pues con dos acciones se puede mitigar este
riesgo:
1. asegurarse que todas las personas que participan en la organización estén conscientes del riesgo y
cómo y dónde puede comprobar que su “información” (amplío deliberadamente el concepto porque estoy
haciendo un análisis de riesgos) aún es válida para las tareas que se proponen llevar a cabo y se logra
mediante la formación de las mismas.
2. tener controlado esta fuente de información, sea ésta un servidor, una página web, una biblioteca,
etc.

En cuanto al cumplimiento o incumplimiento de las instrucciones y los procedimientos, no puede ser
objeto del 4.2, sino del 6.2 y el 5.5
Con mucho gusto
WVH

29. lidicuervo
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#29
1. 18/06/12 16:34
2.
3. Registrad@: 16/04/09
4. Posts: 10
No
Ok
(0/0)
???
Hola a todos, he leido todos sus comentarios referente a copias contoladas, pero me sigue la duda, les
comento: empiezo a trabajar en un colegio, donde a todo el personal se les hace entrega de una carpeta
conteniendo los procedimientos, políticas y formatos que llegara a necesitar, no solamente de su área
sino de aquellas con las que pudiera tener contacto, por ejem formatos del área de RH como
permisos.faltas justificadas, políticas de préstamos, etc.; para los docentes por ejemplo: reglamento de
áreas de uso como biblioteca, laboratorio de cómputo, etc. y cada persona a la que se le entrega esta
carpeta, tiene asignado un número de copia controlada de la carpeta, no de los documentos que la
integran, para lo cual, en mi carpeta de distribución de copias controladas, tengo un enorme listado de
cada persona con todo lo que se le entrega, lo cual se me hace demasiado porque es mucho personal
(más de 100 personas), además de que imagínense en cada modificación de algun documento, todo el
movimiento que se tiene que hacer.
En la institución educativa donde trabajaba anteriormente no teniamos este método de distribución, es
decir, no llevaba un número de copia controlada, solo se distribuía los documentos ya sea en formato
electrónico, (pues no teníamos ningun tipo de software que nos apoyara en el control del SGC) o en
documento en papel, con el sello de copia controlada al dueño del proceso y a las partes interesadas
unicamente, repito sin un número. Mi evidencia de distribución y de control era precisamente las listas
de distrbución que generaba y nunca tuve algun problema con las auditorias externas.
Actiualmente estoy haciendo una reestructuración del Sistema de Calidad (en este colegio no estamos
cetificados) y es mi intención reestructurar de acuerdo a la norma ISO 9001 con miras a futuro a
certificarnos, por lo cual quiero que me quede claro si existe la necesidad asignar un numero a las
copias controladas y si REALMENTE es necesario que todo el personal cuente con su propia carpeta.
Les agradezco bastante sus aportaciones.

30. AGUAYO
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#30
1. 19/06/12 16:24
2.
3. Registrad@: 10/11/11
4. Desde: México
5. Posts: 104
No
Ok
(0/0)
???
Se ha comentado que las instrucciones de trabajo son un tipo de documento que
conviene en algunos casos tenerlos a la disposición del operador en físico y no
electrónico, ya que éste no dispone de un equipo de cómputo al lado de la operación
para su consulta, como por ejemplo una Instrucción de Trabajo para el Ensamble de X
pieza. Esta Instrucción pertenece al proceso de producción ”X”, por lo que Control
Documental le distribuye una copia (física) controlada sellada al responsable del
departamento de producción, para disponer del documento los operadores de
ensamble.
Pero, hablando de un Procedimiento del mismo departamento que hable de la
fabricación de X producto, en donde intervengan actividades de un doblador, un
soldador, un ensamblador, y un pulidor empacador.
Mi pregunta es la siguiente:
1. ¿Se deberá entregar una sola copia controlada (física) al responsable del
departamento de producción para su consulta por todo el personal operativo
del departamento? o,

2. Si cuento con estos cuatro cargos (doblador, un soldador, un ensamblador, y
un pulidor empacador), ¿deberé entregar 4 copias controladas (una por cada
operador)?
De ante mano les doy las gracias.

31. one
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#31
1. 19/06/12 17:05
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 25/11/09
5. Desde: Madrid/España
6. Posts: 2474
No
Ok
(0/0)
???
AGUAYO escribió:
Se ha comentado que las instrucciones de trabajo son un tipo de documento que
conviene en algunos casos tenerlos a la disposición del operador en físico y no
electrónico, ya que éste no dispone de un equipo de cómputo al lado de la operación
para su consulta, como por ejemplo una Instrucción de Trabajo para el Ensamble de X
pieza. Esta Instrucción pertenece al proceso de producción ”X”, por lo que Control
Documental le distribuye una copia (física) controlada sellada al responsable del
departamento de producción, para disponer del documento los operadores de
ensamble.
Pero, hablando de un Procedimiento del mismo departamento que hable de la
fabricación de X producto, en donde intervengan actividades de un doblador, un
soldador, un ensamblador, y un pulidor empacador.
Mi pregunta es la siguiente:
1. ¿Se deberá entregar una sola copia controlada (física) al responsable
del departamento de producción para su consulta por todo el personal
operativo del departamento? o,

2. Si cuento con estos cuatro cargos (doblador, un soldador, un
ensamblador, y un pulidor empacador), ¿deberé entregar 4 copias
controladas (una por cada operador)?
De ante mano les doy las gracias.
Siempre hay que distribuir los documentos a aquellos que los necesitan y deben estar en su punto de
uso. Eso nos lo pide la norma. Por tanto el lógico pensar que un operario debe tener acceso a aquella
información que les es útil. Normalmente lo que hay que hacer es cuando un procedimiento afecta a los
operarios, establecer instrucciones técnicas detalladas para no tener que darles un procedimiento
completo que puede ser mucho más extenso de lo que ellos necesiten. Ahora bien, si la información que
necesitan está en el procedimiento y no hay instrucción técnica adecuada deberás entregar una copia
controlada. Lo más normal es dársela al responsable del departamento que será quién la custodie, pero
deben tener acceso los operarios. Por tanto no sería necesarias tantas copias como operarios. Pero esto
también puede ser así, dependerá de tu organización.
_________________
Saludos
Rafael
Moderador de Portal Calidad
One Economic&Quality Consulting
Consultoría de la Calidad y Medioambiente-Implantación y auditoría
Diseñamos su software de Calidad y Ambiental
WEB : www.oneconsulting.es
MAIL : contacto@oneconsulting.es
FACEBOOK : https://www.facebook.com/OneEconomicQualityConsulting
BLOG : http://oneconsulting.blogcindario.com/
Auditor Calidad Certificado IRCA
Auditor Medioambiental Certificado IEMA




32. lidicuervo
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#32
1. 20/06/12 14:52
2.
3. Registrad@: 16/04/09
4. Posts: 10
No
Ok
(0/0)
???
buen dia a todos, alguen me pudiera responder por favor a lo que cuestioné más arriba sobre si las
copias controladas llevan un número asignado??? en el mensaje anterior intenté describir de manera
adecuada para que se comprendiera el contexto, pero creo q resultó ser mucho texto y se perdió el
interés....
agradezco bastante sus aportaciones.

33. Angelita
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#33
1. 20/06/12 15:10
2.
3. Registrad@: 10/02/12
4. Desde: Colombia
5. Posts: 440
No
Ok
(1/0)
???
Buen día lidicuervo, no es necesario que tengas controlada de esa manera las copias
controladas, como lo hacías en tu trabajo anterior está bien, lo importante es que
estés segur@ que el personal tiene acceso a la documentación la cual puede estar en
red disponible para consultar e imprimir. Para el tema de asegurarte de que el
personal no cambie los documentos, te cuento que Acrobat tiene buenas herramientas
para hacer restricciones de edición e impresión.Espero haberte ayudado, Saludos.

34. Macarena
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#34
1. 20/06/12 15:20
2.
3. Registrad@: 30/01/12
4. Posts: 16
No
Ok
(1/0)
???
Buenos días a todos!
Ludicuervo, yo considero que no es del todo necesario asignarles nùmero, siempre y cuando tengas
definida la formar en que controles estas copias y puedas retirarlas en caso que sufran modificaciones.
Con respecto a si todos necesitan tener carpetas, pues dependerá de cómo tu lo establezcas en tu
sistema, pero SI todos deben tener acceso a la documentación que necesitan para efectuar su trabajo.
En mi empresa utilizamos una plataforma digital a la que todos tienen acceso.
Espero te haya sido de ayuda. Saludos.


35. lidicuervo
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#35
1. 21/06/12 16:33
2.
3. Registrad@: 16/04/09
4. Posts: 10
No
Ok
(1/0)
???
muchas gracias a las dos
ahora si me ha quedado claro
saludos
Lidia C.

36. florzulay
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#36
1. 27/08/12 19:28
2.
3. Registrad@: 27/08/12
4. Posts: 1
No
Ok
(0/0)
???
Buenas Tardes, he leido sus comentarios sobre copias controladas y la distribucion, pero aun me queda
algunas dudas: que documentos deben ser copia controlada y cuales no? Los formatos tienen que ser
copia controlada? Yo llegue a la empresa y ya hay un sistema anterior y es que tooodos los documentos
del SIG figuran como copias controladas..
Ademas, en el area de produccion necesitan imprimir formatos diarios y algunos no diarios pero si
rapidamente.. como puedo controlar esos documentos?Como controlo su distribucion? esos formatos
deben tener sello de copia controlada, un correlativo, etc?? Estaba pensando en que sean los lideres de
proceso quienes lo controlen, y que el formato solo se imprima, se use y ya, sin sello ni enumeracion, si
se hace asi estaria en una no-conformidad? Los formatos tienen en el membrete, version, numero de
revision, fecha de emision etc.. La version actualizada se encuentra en la red interna y cada vez q se
actualice se notifica.

Muchas gracias

37. Saavedra
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#37
1. 27/08/12 19:39
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 18/09/09
5. Desde: México
6. Posts: 2738
No
Ok
(2/0)
11.6%
Las copias controladas no aplican para los formatos, únicamente procedimientos, manuales, hojas
técnicas, documentos externos e instructivos. Los formatos se pueden imprimir en el momento que se
requieran para su uso, una vez llenos se controlan como registros.
Los formatos deben llevar un código o indicar su identificación y su número de revisión para verificar que
se utilice el vigente y este debe conisidir con el que esta en la red y en la lista de registros.
Saludos
_________________
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
Consultor y Director
Sistemas Avanzados en Calidad
sacalidad@live.com.mx
móvil: (52) 722 3775548
Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.
Cursos y consultoría en campo/on line
Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

38. alex3811
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#38
1. 15/09/12 1:18
2.
3. Registrad@: 6/12/11
4. Desde: México
5. Posts: 3
No
Ok
(0/0)
???
Saavedra en primer lugar quiero felicitarle por su dominio en la materia y al igual que a Wilbert y
Ximena expreso mi admiración... Paso a lo siguiente: Pronto distribuiré documentos en el área de
trabajo (impreso) y via electrónica, así que pondré al pie de pagina: Documento Válido solo con sello
verde de Copia Controlada.
¿Es esto Correcto y aplicable en lo distribuido electronico? ¿O tambien debo agregar: "Verifique su
vigencia comparando con el documento publicado en el servidor",....... o algo así?

Saludos!!



_________________
Alejandro Galván

39. alex3811
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#39
1. 15/09/12 1:27
2.
3. Registrad@: 6/12/11
4. Desde: México
5. Posts: 3
No
Ok
(0/0)
???
El punto es que quisiera poner un enunciado corto aplicable para distribucion impresa y electronica
Excelente fin de semana!!
_________________
Alejandro Galván

40. asalazar
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#40
1. 1/11/12 15:38
2.
3. Registrad@: 12/09/12
4. Posts: 4
No
Ok
(0/0)
???
hola,
pude aclarar muchas dudas con las respuestas y comentarios anteriores, pero todavia estoy un poco
confusa ya que estoy elaborando el procedimiento de control de documentos dentro de una empresa un
poco grande donde se quiere utilizar dropbox para que todo el personal pueda compartir informacion en
cualquier parte, pero para yo mantener un control de documentos lo veo muy bueno ya que una vez que
yo lo actualizo automaticamente se actualiza en los servidores de cada departamento de la empresa
pero todavia esta el detalle que temo que hagan modificaciones sin autorizacion ya que a pasado en
varias oportunidades que convierten el archivo de pdf a word y no avisan su modificacion como yo
podria llevar un control en el programa dropbox sin que los puedan modificar al igual que los registros
hacen modificaciones sin autorizacion.

41. asalazar
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#41
1. 1/11/12 15:47
2.
3. Registrad@: 12/09/12
4. Posts: 4
No
Ok
(0/0)
???
ah! se me paso decir que en el caso de almacen, compras y administracion donde utilizan programas
especiales como se hace en control de documentacion?

42. Angelita
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#42
1. 1/11/12 15:52
2.
3. Registrad@: 10/02/12
4. Desde: Colombia
5. Posts: 440
No
Ok
(0/0)
???
Buen día, mira hay dos cosas una esta relacionada con el tema de sensibilización y de
que el personal sea consiente de que los documentos oficiales son los que estan
publicados en el dropbox y que no puedes ser modificados y por otra parte hay un
software que se llama “primo PDF” con el cual puedes convertir documentos de Word a
PDF y poner una clave para que no se pueda reversar la operación, en cuanto a los
formatos que estan en word y en excel, estos tambien pueden bloquearse con
contraseñas solamente aquellas partes que no se pueden editar. Si tienen documentos
que se emiten a traves de algun programa lo que puedes hacer es solicitar la ayuda del
personal de informatica para que no realicen cambios a los documentos sin ser
aprobados por ti.
De todas formas durante las primeras etapas de la implementación de tu SGC, debes
hacer mucho seguimiento en cuanto al control documental para que se vuelva una
cultura.
Un saludo

43. asalazar
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#43
1. 1/11/12 16:25
2.
3. Registrad@: 12/09/12
4. Posts: 4
No
Ok
(0/0)
???
hola, muchas gracias no sabia esos detalles. de gran ayuda!

44. Saavedra
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#44
1. 1/11/12 16:59
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 18/09/09
5. Desde: México
6. Posts: 2738
No
Ok
(1/0)
???
Hola Alejandro, gracias por tu confianza y por tus comentarios.
Hay muchas formas de controlarlos, lo primero que debes considerar es que el documento no sea
duplicado sin autorización para no tener un documento fuera de control y que éste al modificarse, como
no está controlado, no se recoja y pueda utilizarse por error, y también por cuestiones de seguridad,
sobre todo por aquellos documentos que puedan ser importantes, confidenciales y pueda existir fuga de
información.
Si el control de los documentos es en un servidor (intranet o software específico para ello), no requiere
de un sello, sólo hay que establecer la manera de que no pueda ser impreso por las personas que
tengan acceso, y que este acceso sea por claves, y los que tengan acceso a la impresión, el mismo
sistema genere una leyenda en el documento al imprimirlo comodocumento no controlado. Sólo el
responsable del SGC puede imprimir y colocar sellos de documento controlado cuando alguien lo solicite
y sea necesario, de lo contrario habrá copias controladas por todos lados.
Si la distribución electrónica es por correo, yo no lo recomiendo, se presta para hacer mal uso del
documento.
Espero haberme explicado.
Saludos
_________________
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
Consultor y Director
Sistemas Avanzados en Calidad
sacalidad@live.com.mx
móvil: (52) 722 3775548
Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.
Cursos y consultoría en campo/on line
Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

45. Saavedra
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#45
1. 1/11/12 17:05
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 18/09/09
5. Desde: México
6. Posts: 2738
No
Ok
(0/0)
???
El sistema electrónico tiene varias bondades Salazar, se puede controlar el acceso, pero cuando existe
malicia en las personas nada los detiene, también la educación y responsabilidad es importante y es
necesario trabajar en ello.
Saludos
_________________
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
Consultor y Director
Sistemas Avanzados en Calidad
sacalidad@live.com.mx
móvil: (52) 722 3775548
Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.
Cursos y consultoría en campo/on line
Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

46. asalazar
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#46
1. 1/11/12 18:30
2.
3. Registrad@: 12/09/12
4. Posts: 4
No
Ok
(0/0)
???
eso es verdad. pero bueno gracias por la ayuda ya tengo una idea de como responder a la norma :)

47. RD_
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#47
1. 9/12/12 17:59
2.
3. Registrad@: 22/01/12
4. Desde: Madrid, España
5. Posts: 21
No
Ok
(0/0)
???
Buenas tardes.
He leído los comentarios publicados en este hilo. Me han servido de ayuda para resolver algunas dudas
que tenía.
Gracias a todos.

48. Gianfranco
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#48
1. 24/05/13 23:28
2.
3. Registrad@: 24/05/13
4. Posts: 8
No
Ok
(0/0)
???
Buenas Tardes con todos:
Tengo una gran duda., yo tengo los documentos distribuidos a los responsables de cada proceso con un
sello de COPIA CONTROLADA pero estos documentos no tienen la firma de los que elaboran ni de
gerencia, tan solo el sello de COPIA CONTROLADA (incluye mi firma y la fecha de distribución).

En todo caso eso me observaran en la auditoría?

Agradezco de antemano su ayuda!!

49. axedrezmac
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#49
1. 30/12/13 5:13
2.
3. Registrad@: 30/12/13
4. Posts: 2
No
Ok
(0/0)
???
Hola Gianfranco, yo estoy trabajando en una empresa donde las copias controladas se reparten sin la
firma de aprobacion, solo se enumera la copia a entregar con la indicacion de no controlada y se tiene
un registro de distribucion con la firma de recepcion de los usuarios del documento, ya he tenido
auditorias de recertificacion y nunca he tenido un NC., espero te haya podido ayudar.

Slds,

Ing. Camilo Macahuachi

50. Tejada
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#50
1. 3/04/14 3:21
2.
3. Registrad@: 27/03/14
4. Desde: Perú
5. Posts: 15
No
Ok
(0/0)
???
Excelente información. Gracias.
_________________
Auditor Interno en ISO 9001:2008
Jefe de SSOMAC
Ingeniero Ambiental
www.vigarza.com

51. Saavedra
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#51
1. 3/04/14 3:41
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 18/09/09
5. Desde: México
6. Posts: 2738
No
Ok
(0/0)
???
Es curioso lo que indica Axedrezmac, para hacer eso debe haber los originales aprobados, quizá
físicamente o bien electrónicamente, lo curioso es porque se distribuye como copia no controlada, y si es
no controlada, porque la hoja de distribución.

Saludos
_________________
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
Consultor y Director
Sistemas Avanzados en Calidad
sacalidad@live.com.mx
móvil: (52) 722 3775548
Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.
Cursos y consultoría en campo/on line
Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

52. Angelita
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#52
1. 3/04/14 16:00
2.
3. Registrad@: 10/02/12
4. Desde: Colombia
5. Posts: 440
No
Ok
(0/0)
???
Buen día, concuerdo con el ingeniero Saavedra, cuano se utiliza el sello de "copia controlada", es porque
esa copia es fiel copia del original, en tal caso no tiene sentido que se controlen.

Saludos.

53. axedrezmac
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#53
1. 3/04/14 21:08
2.
3. Registrad@: 30/12/13
4. Posts: 2
No
Ok
(0/0)
???
Amigos hubo una confusión en mi comentario. Todo la explicación es en función de las copias
controladas, estas estan enumeradas y se entregan con cargo de distribución pero no requieren firma de
aprobación. pero en el caso de las copias no controladas si son entregadas sin este tipo de controles son
esencialmente para dar capacitaciones o entregar en auditorias.