Copias Controladas y NO Controladas (Portal Calidad)

1.
2. Re: Copias controladas y distribucion documentacion

#2
1. 10/11/09 17:10
2.
3. Registrad@: 27/10/08
4. Desde: Cali / Colombia
5. Posts: 149
No
Ok
(15/0)
54.8%
Hola Maite:
En mi empresa manejamos de la siguiente manera el tema de copias controladas y distribucin de
documentos:
Cada proceso tiene sus documentos originales (procedimientos, instructivos, etc.) y en el proceso de
Calidad, tenemos copia controlada de todos los documentos de los procesos. Los procesos a su vez
identifican qu participantes requieren este documento para el desarrollo de sus actividades y le sacan
fotocopia, le ponen sello de copia controlada y les ponen un consecutivo, y en el formato "Listado de
distribucin de documentos" (que te lo envo adjunto) se hace firmar a todo los que tengan copias
controladas.
Nuestro procedimiento de control de documentos dice lo siguiente con respecto a estos puntos:
5.5 Distribucin y difusin de los documentosTodos los documentos son
ubicados en la red para su consulta y uso. Estos documentos no deben ser
modificados sin la autorizacin del lder de proceso, del proceso de Calidad y/o de
la Direccin General. Las copias de documentos que se distribuyan con carcter
de Copia Controlada deben llevar el respectivo sello en todas sus pginas y se le
debe escribir al lado del sello, el nmero de copia controlada que
corresponde. Cada copia controlada, debe ser relacionada en el formato F02S4
Listado de Distribucin de Documentos con el nombre del poseedor de cada
copia, la fecha de entrega y la firma del mismo. El proceso de Gestin de
Calidad siempre debe tener una copia controlada de todos los documentos
internos del Sistema de Gestin de la Calidad.
Los documentos externos requeridos para la operacin de los procesos deben ser
utilizados estrictamente por las personas que los requieren, bajo la responsabilidad
del lder del proceso.
Por otro lado te cuento que como mi empresa es algo grande, el manejo de las
copias controladas es muy dispendioso porque cuando un dcto queda obsoleto,
toca recolectar cada copia controlada obsoleta y este trabajo lleva mucho tiempo,
porque tenemos que garantizar que no anden documentos obsoletos circulando
por ah.
Para que no te compliques, puedes implementar lo que haremos nosotros el
prximo ao:
Tienes los documentos en la red o los mandar por mail a quienes te interese que
los tengan. Tu puedes tener los originales y mandar copias a los lderes de
procesos y a algunos participantes. Los archivos los vamos a hacer en .pdf y
pondremos en la parte inferior como pie de pgina "Una vez impreso este
documento se considera copia no controlada y no nos hacemos responsables por
su actualizacin.".
El tema de las copias controladas lo puedes manejar guardando los mails que
envas.
Ah te dejo 2 opciones para que mires cual se adapta mejor a las necesidades de
tu empresa, aunque te vuelvo y te digo, no te compliques la vida con tanto papel
impreso y con copias controladas y copias no controladas y documentos obsoletos,
etc.... es mejor si lo manejas todo por mail. Yo ya tuve la molestia de intentarlo de
la primera forma y no pude ms, sobre todo cuando no hay un software que te
apoye en la gestin documental.
Espero te haya sido de ayuda. Cualquier inquietud por favor me la comentar

Archivo adjunto
Archivo Tamao Clics
F02S4 LISTADO DE
DISTRIBUCION DE
DOCUMENTOS.doc
43.50 KB 4161

3. Saavedra
Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#3
1. 10/11/09 19:42
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 18/09/09
5. Desde: Mxico
6. Posts: 2738
No
Ok
(2/1)
0.9%
Hola:
Lo ideal es que cada departamento tenga su propio procedimiento y lo controle, dado al tema ambiental,
la distribucin de las copias controladas es tema importante.
Hoy en da existen software para dicho control, claro, se requiere invertir, tambien se puede incluir en el
servidor, siempre y cuando el servidor asegure que nadie ms tendr acceso y riesgo de fotocopiar dicho
documento, esto es auditable.
Otra opcin es que si tienen a algn experto en sistema, podran hacer un sistema sencillo para ello.
Lo importante es que garantice que no se pierda informacin controlada del SGC.
Saludos
_________________
Atentamente
Ing. David Saavedra Zrate
Consultor y Director
Sistemas Avanzados en Calidad
sacalidad@live.com.mx
mvil: (52) 722 3775548
Un Sistema de Gestin de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.
Cursos y consultora en campo/on line
Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultora, paquete de procedimientos, materiales.

4. Maite206
#4
1. 11/11/09 13:03
2.
3. Registrad@: 22/04/09
4. Posts: 21
No
Ok
(0/0)
???
Muchas gracias a los dos por contestar.

Ahora mi duda es la siguiente:
Si tengo los originales firmados por direccion en la carpeta original de calidad y pongo copia escaneada
de estos en el servidor con la coletilla deUna vez impreso este documento se considera
copia no controlada y no nos hacemos responsables por su
actualizacin: pueden decirme algo el dia de la auditoria??
Lo de hacer compia controlada y hacer firmar a todos es muy complicado ya que hay muchos
empleados!!
Gracias a todos

5. Ximena
#5
1. 11/11/09 18:49
2.
3. Registrad@: 27/10/08
5. Posts: 149
No
Ok
(9/0)
34.9%
Maite:
Lo importante es cmo lo tengas definido en tu procedimiento de "Control de documentos".
Si pones en tu procedimiento que los documentos puestos en red son para consulta y uso de los
procesos interesados y que una vez creado, actualizado, modificado o eliminado un documento, tu hars
la notificacin por mail a los interesados, y que el proceso de Calidad no se hace responsable por
actualizaciones a los dctos impresos, no hay problema para nada.
La idea de poner en el pi de pgina el comentario que te sugiero, es para que te cures en salud y el da
de la auditora, si encuentran por ejemplo un documento en versin 01 impreso y el de la red ya est en
versin 02, quedes "curada" diciendo que en tu procedimiento de control de documentos se establece
que una vez impreso tu no eres la responsable por su actualizacin.
Yo lo voy a implementar as el prximo ao, pero en un benchmarking que hice con un colegio de mi
ciudad, ya han pasado por varias auditoras externas y nunca les han puesto problema por llevarlo de
esta forma.
En organizaciones que tienen mucho personal (como la tuya y la mia) y no contamos con un software
que nos apoye en la gestin documental, es mejor tratar de tener la menor cantidad de papel posible. Lo
importante, segn la norma, es tener controlados los documentos y evitar el uso de documentos
obsoletos.... tu defines cmo hacerlo.
Me cuentas. Bye
XIMENA GALVIS O.

6. Saavedra
#6
1. 11/11/09 19:43
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 18/09/09
5. Desde: Mxico
6. Posts: 2738
No
Ok
(3/2)
0.9%
Hola:
El hecho de que incluyas esa leyenda en pie de pgina no garantiza un buen control, lo que la norma
busca es que no se utilicen documentos: obsoletos, con revisiones anteriores, sin aprobacin, sin
actualizacin..... el hecho de encontrar un documento con revisin anterior, an con esa leyenda, a mi
como auditor no me garantiza que el peronal no lo est utilizando, incluso involuntariamente.
Por ello es importante ese control.
Si la organizacin es grande y con demasiado personal, te conviene ms un sistema de control
electrnico, implica inversin, pero a la larga ahorras tiempo en distribucin y firma, asi como costo en
papelera. Pueden disear un sistema como te comente con lo indispensable.
Tambin puedes utilizar el servidor y en formato PDF para evitar fotocopias e impresiones.
Espero haberme explicado bien, no te quedes con duda por favor.
Saludos
_________________
Atentamente
mvil: (52) 722 3775548

7. Maite206
#7
1. 11/11/09 21:14
2.
3. Registrad@: 22/04/09
4. Posts: 21
No
Ok
(1/0)
???
Hola chicos
Muchas gracias de nuevo a los dos.

Lo ideal para (y comodo) para mi, sera hacerlo como dice Ximena pero parece que Saavedra no est
muy de acuerdo con el tema.
El problema es que en la empresa no se puede permitir invertir dinero en un control electronico.
Si lo hicieramos a travs de correo electronico o servidor est claro que sera en PDF y cada vez que se
modificara un procedimiento o instruccion de trabajo se comunicaria via email y se actualizaria el listado
de documentos en vigor.
Como lo veis??
Un saludo a los dos y mil gracias.

8. Ximena
#8
1. 11/11/09 23:16
2.
3. Registrad@: 27/10/08
5. Posts: 149
No
Ok
(4/0)
13.6%
Hola:
Pues como te digo, yo lo voy apenas a implementar. S que ha dado resultado en el colegio que te
cont porque hasta ahora no han levantado NC con respecto al control documental, aunque lo que dice
David tiene mucho sentido (la parte de garantizar que no se usen dctos obsoletos) .... lo dejo a tu
consideracin, aunque segn mi concepto, no creo que signifique ningn problema, porque ests
tratando de garantizar que nadie imprima dctos de la red y me parece que esta es una forma de
controlar las impresiones.
Puedes hacer un plan de accin para hacer una prueba piloto usando esa metodologa a ver cmo te va
y aprovechas la auditora externa para que ellos te den retroalimentacin.... eso s, te tocara hacer el
ensayo con esta metodologa sin dejar a un lado la metodologa que usas actualmente.
XIMENA GALVIS O.

9. Ximena
#9
1. 11/11/09 23:16
2.
3. Registrad@: 27/10/08
5. Posts: 149
No
Ok
(3/0)
8.3%
Hola:
Pues como te digo, yo lo voy apenas a implementar. S que ha dado resultado en el colegio que te
cont porque hasta ahora no han levantado NC con respecto al control documental, aunque lo que dice
David tiene mucho sentido (la parte de garantizar que no se usen dctos obsoletos) .... lo dejo a tu
consideracin, aunque segn mi concepto, no creo que signifique ningn problema, porque ests
tratando de garantizar que nadie imprima dctos de la red y me parece que esta es una forma de
controlar las impresiones.
Puedes hacer un plan de accin para hacer una prueba piloto usando esa metodologa a ver cmo te va
y aprovechas la auditora externa para que ellos te den retroalimentacin.... eso s, te tocara hacer el
ensayo con esta metodologa sin dejar a un lado la metodologa que usas actualmente.
XIMENA GALVIS O.

10. Saavedra
#10
1. 12/11/09 0:48
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 18/09/09
5. Desde: Mxico
6. Posts: 2738
No
Ok
(1/2)
-0.04
Hola:
La decisin que tomes ser la correcta y tienes mi apoyo.
Un abrazo.
_________________
Atentamente
mvil: (52) 722 3775548

11. wilvivas
#11
1. 13/11/09 20:42
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 22/04/09
5. Desde: Poza Rica, Mxico
6. Posts: 1617
No
Ok
(7/0)
27.3%
Hola te recomiendo unas pequeas cosillas.
Disea cules van a ser las copias que vas a controlar y cules no en funcin de la facildiad de
proliferacin del mismo, es decir puedes seguir con ese procedimiento de enviar copias no controladas e
incluir la leenda que mencionas, sin embargo de recomendaa aadir una que diga que el documento es
de carcter informativo y que la versin actual se encuentra especificada en la lista maestra (o el
procedimiento que sustituya a la lista maestra) y que verifiquen que la versin que ellos tienen
concuerda con la de la lista.

Saludos.
_________________
Lo importante no es tener la respuesta sino hacer la pregunta correcta.
Wilbert Vivas

Creo que puedo, creo que puedo, se que puedo y lo har
Alex Dey

Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
Veritas et Triumphus
Consultor, asesor en sitio y/o a distancia
Movil -WhatsApp: +52 (782) 124 7227
MAIL: wilvivastorrez@gmail.com

12. wimvanhoye
#12
1. 21/12/10 16:00
2.
3. Registrad@: 29/04/10
4. Desde: Espaa
5. Posts: 28
No
Ok
(0/1)
???

Todo este concepto de copias controladas es una herrencia del mundo del papel. En oficinas sin papel,
toda copia que no se esta viendo (visualizando) desde el servidor es una copia no controlada.
De todos modos, los sistemas operativas no han avanzado nada en 20 aos: segn tengo comprendido
en los SO ms habituales, ver = copiar y por lo tanto ya tienes descontrol de tu distribucin.
Es realmente triste que con todas las organizaciones de calidad que hay en el mundo, an no se ha
podido eliminar la no conformidad brutal que es Windows. Pero Linux no es mejor en cuanto al concepto
copiar. El mundo IT sigue demasiado ocupado consigo mismo en lugar de con sus clientes/usuarios.
Cmo inscribir el nmero de la copia en un pdf digitalmente firmado?
Alguien sabe de una plataforma donde las copias digitales no son identicas a los originales? O sea
donde se aade automaticamente y sin que se pueda borrar como mnimo el sello "copia" cuando se
baja el documento al disco local? Hasta donde he podido averiguar, Adobe no lo permite.

13. Guti221
#13
1. 16/03/11 11:36
2.
3. Registrad@: 14/09/10
4. Desde: Almonte /Espaa
5. Posts: 31
No
Ok
(0/0)
???
Hola a todos!!
A mi todavia no me ha quedado claro el apartado de Distribucin,
Es obligatorio incluir en cada procedimiento quien recibe una copia del documento para que se haga
responsable del mismo?
Por ejemplo: en mi organizacin, tenemos los documentos en la entranet, para que puedan ser
consultados pero no modificados por cualquiera que lo requiera en cualquier momento, estos son
cotrolados por la responsable del sistema.
La cuestin es que nosotros en los procedimientos no tenemos un capitolo referente a la distribucin del
mismos
Lo que estamos haciendo es correcto?

Un saludo. y gracias por vuestros consejos

_________________
Sergio Gutirrez Valladolid
Licencido en Ciencias Ambientales.
Master en Direccin en Sistemas de Gestin de Calidad y del Medio ambiente.

14. wimvanhoye
#14
1. 16/03/11 20:21
2.
3. Registrad@: 29/04/10
4. Desde: Espaa
5. Posts: 28
No
Ok
(0/1)
???
La distribucin controlada asegura que el receptor de un documento controlado reciba las
nuevas versiones a medida que vayan saliendo; es la responsabilidad del emisor mantener
una lista de qu documentos ha entregado a qu personas y mandarles las actualizaciones
(sistema push). El concepto de copia controlada dice literalmente lo que es: un copia, o sea
no un original, cuya distribucin est sometida a un control en acuerdo con las disposiciones
establecidos en el documento de procedimiento que el SGC debe tener para este fin
(4.2.3). Al perderse la distincin entre original y copia en mundos informatizados se ha ido
perdiendo el significado de la palabra copia pero refirindose al DRAE uno puede volver a su
significado original: una copia es ante todo una reproduccin. Pues el mero hecho de bajarte
un documento de la web u del servidor es una reproduccin y estos procesos no los podemos
controlar con los sistemas operativos bsicos; hace falta una plataforma de gestin de
documentos como OPENKM para nombrar uno que es gratis y accesible a todos. Con estas
herramientas, s podemos controlar esta reproduccin porque se puede auditar todos los
accesos a los originales y hasta impedir que exista copia en el disco local del usuario ni
siquiera en carpetas de sistema. Hasta donde sepa yo, Windows y Linux no permiten tal
seguimiento y necesitan bajarse los documentos al disco local (o sea hacer una copia) para
poder visualizarlos.

Cumplir las disposiciones de los procedimientos documentados es claramente responsabilidad
del receptor. A menudo en grandes organizaciones se matan dos pjaros de un tiro con
hacer firmar los receptores los documentos: con la firma hay evidencia del control de la
distribucin y al mismo tiempo el compromiso de cumplir las disposiciones que estas
contienen. En entornos muy informatizados donde todos los empleados tienen acceso a un
ordenador y hasta estn delante de la pantalla todo el tiempo que estn trabajando porque
su trabajo se hace fundamentalmente usando el ordenador, puede que no haya documentos
en soporte papel; estaramos ante un sistema pull). En tal caso, una nota en el pie de pgina
puede avisar al usuario que hubiera recibido una copia impresa de un compaero, que esa
copia no es controlada y que es responsabilidad suya comprobar que sigue en vigor
consultando la pgina web o el servidor.
Tambin invito a releer las definiciones de procedimiento y documento de procedimiento en
la 9000 para no confundir ambos conceptos.

15. CarlosAl
#15
1. 16/03/11 20:26
2.
3. Registrad@: 7/02/11
4. Desde: Espaa
5. Posts: 213
No
Ok
(0/1)
???
Hola Guti221. Creo que sera interesante especificar en tu procedimiento qu documentos se distribuyen,
a quin se distribuyen, quen se encarga de distribuir y controlar la documentacin y retirar los
documentos obsoletos, cmo se realiza la distribucin y cundo se realiza esa distribucin.
Y lo de tener los documentos en la intranet es perfectamente vlido siempre que haya un responsable
que se encargue de su mantenimieto, distribucin, control, etc... , que en tu caso es el responsable del
sistema.
Saludos
Carlos

16. Saavedra
#16
1. 16/03/11 22:36
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 18/09/09
5. Desde: Mxico
6. Posts: 2738
No
Ok
(3/0)
10.6%
Hola:
Es correcto.
En tu procedimiento debes incluir el nombre de los encargados de rea con las que interacta tu
procedimiento, ya que de alguna manera intervienen en el proceso y la revisin para su aprobacin. Por
lo regular son las personas a las que se les va a distribuir.
Si los procedimientos los tienes controlados a travs de la intranet, no necesitas hacer una distribucin,
salvo para las personas que no tengan acceso a la intranet y utilicen el procedimiento, o las reas
operativas donde se requiere de manera fsica el documento. Para ello debes hacer una lista de
distribucin que indique:
El procedimiento o documento a distribuir,
Nombre de la persona que recibe
Cdigo del procedimiento
Nmero de revisin
Nmero de copia
Fecha y firma
Este debe ser un registro controlado.
Saludos
_________________
Atentamente
mvil: (52) 722 3775548

17. wilvivas
#17
1. 16/03/11 23:49
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 22/04/09
6. Posts: 1617
No
Ok
(2/1)
1.6%
Hola, lo unico que aadira a los comentarios es que no es recomendable los nombres de los encargados
de las reas en procedimientos, instructivos, organigramas y dems documentos sujetos a revisin sino
los cargos o puestos, ya que es ms comn que las personas cambien de compaa que el nombre del
puesto, piensa que si pones el nombre cuando esta persona sea reasignada o despedida o cualquier
cambio tendrs que modificar el procedimiento o documento que haga mencin de dicha persona y con
todo lo que esto conlleva.
Saludos.
_________________
Wilbert Vivas

Alex Dey

Movil -WhatsApp: +52 (782) 124 7227

18. Saavedra
#18
1. 17/03/11 0:07
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 18/09/09
5. Desde: Mxico
6. Posts: 2738
No
Ok
(2/2)
0
Hola:
Muy acertado el comentario de Wil, sin embargo no coincido en que los procedimientos no lleven los
nombres de quien revisa y aprueba, los procesos tienen un dueo, un responsable y ese responsable
tiene un cargo y un nombre.
Que exista rotacin de personal, claro, como en toda organizacin, y no es necesariamente es motivo de
modificacin del procedimiento, y si es necesario, se modifica. Pero los responsables de rea tienen un
nombre y ese nombre, por funcionamiento, por comunicacin, se debe conocer.
Un personal de nuevo ingreso no debe estar preguntando qun es el gerente de calidad. Toda la
tripulacin debe conocer al capitn y sus comandantes.
Un abrazo Wil.
Respetuosamente
_________________
Atentamente
mvil: (52) 722 3775548

19. wilvivas
#19
1. 17/03/11 0:13
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 22/04/09
6. Posts: 1617
No
Ok
(1/1)
???
Muy cierto lo que dices Saavedra, error mio al no especificar que los responsables de aprobacin y
revisin si deberan ir en el procedimiento o documento.
Cierto que es bueno conocer los nombres de los responsables de rea, sobre todo a los de nuevo
ingreso, pero eso se podra arreglar con la induccin y capacitacin inicial que se le proporcione a cada
trabajador, o por que no, un organigrama a la vista que si tenga nombres, algo dinmico.
En gustos se rompen gneros, y en ideas no pararemos.
Saludos.
_________________
Wilbert Vivas

Alex Dey

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20. scadavid
#20
1. 6/04/11 22:27
2.
3. Registrad@: 14/03/11
4. Desde: Colombia
5. Posts: 12
No
Ok
(0/1)
???
Buenas tardes,
Con respecto al tema de las copias controladas y no controladas y despues de leer todos los comentarios
quisiera consultar lo siguiente:
En la empresa donde trabajo en el procedimiento para la administracin de documentos se especifica
que los documentos entregado a los responsables del prcoeso ya sea fisico o de forma digital tendran la
leyenda "documentos controlado", mi pregunta seria en el caso de los documentos digitales al ser copia
controlada como podria controlarlos, ya que el usuario lo puede imprimir y podrian generarse
documentos obsoletos, en este caso seria recomendado especificar que los documentos digitales seran
"documentos no controlados"?. En la empresa no contamos con red, servidor o intranet para la
documentacin.
Muchas gracias,

21. equipo
#21
1. 8/04/11 12:29
2.
3. Registrad@: 22/02/11
4. Desde: Madrid/Espaa
5. Posts: 104
No
Ok
(0/0)
???
Aunque como veo hay opiniones para todos los gustos, la ma es que la controlada es la que figura en el
ordenador y si sacas una impresin en ella debe figurar "Vlido solamente para el da de la impresin" y
que figure la fecha de la misma.
Si en vuestra empresa no contais con esos recursos, debeis hacerlo de la forma clsica: copia controlada
y numerada y firma de recepcin de la misma.
_________________
web:http://www.ceaordenadores.com/103-2.html
blog: http://ayudasiso9000.com/certificacionesiso

22. CarlosAl
#22
1. 8/04/11 15:53
2.
4. Desde: Espaa
5. Posts: 213
No
Ok
(1/0)
???
equipo escribi:
Aunque como veo hay opiniones para todos los gustos, la ma es que la controlada es la que figura en el
ordenador y si sacas una impresin en ella debe figurar "Vlido solamente para el da de la impresin" y
que figure la fecha de la misma.
Si en vuestra empresa no contais con esos recursos, debeis hacerlo de la forma clsica: copia controlada
y numerada y firma de recepcin de la misma.
Muy interesante lo has dicho. Tomo nota.
Saludos
Carlos

23. scadavid
#23
1. 8/04/11 17:01
2.
3. Registrad@: 14/03/11
4. Desde: Colombia
5. Posts: 12
No
Ok
(0/0)
???
Muchas gracias por su respuesta.
Quisiera preguntar si las copias de los documentos que se distribuyen a los colaboradores de la empresa
deben ir firmadas en original por los responsables de la aprobacin del documento?.
Gracias,

24. Saavedra
#24
1. 8/04/11 23:42
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 18/09/09
5. Desde: Mxico
6. Posts: 2738
No
Ok
(1/1)
???
Hola:
Slo deben firmar el original y de ah sacar copias para entregarlas con su respecivo sello y hoja de
distribucin.
Saludos
_________________
Atentamente
mvil: (52) 722 3775548

25. Macarena
#25
1. 1/02/12 20:12
2.
3. Registrad@: 30/01/12
4. Posts: 16
No
Ok
(0/0)
???
Saavedra escribi:
Si los procedimientos los tienes controlados a travs de la intranet, no necesitas hacer una distribucin,
salvo para las personas que no tengan acceso a la intranet y utilicen el procedimiento, o las reas
operativas donde se requiere de manera fsica el documento.
Hola Saavedra, me llam mucho la atencin tu comentario. En mi empresa toda la documentacin esta
en intranet y todos son automaticamente notificados cuando se sube y/o modifica un documento.
Adems se notifica directamente a quienes estn involucrado en el documento. Esto es suficiente para
cumplir con la distribucin de la documentacin? No hay registros de la toma de conocimiento de los
documentos? La empresa en la que trabajo es bastante grande, y si espero una respuesta va email de
todos los involucrados puede que nunca lo consiga.
Quedo atenta a tu comentario!

26. Saavedra
#26
1. 1/02/12 20:28
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 18/09/09
5. Desde: Mxico
6. Posts: 2738
No
Ok
(0/0)
???
Hola Macarena:
Con eso es suficiente, a veces la distribucin lo vemos como una manera fsica de entragar un
documento (toma, me firmas y listo, ests enterado). Para es la tecnologa y hay que aprovechar esas
ventajas.
En la intranet lo que haces es que subes un documento, al subirlo es porque ya est aprobado, y cada
responsable tiene acceso a esas carpetas a travs de una clave.. listo, as de sencillo, eso es
distribucin. Claro, tienes que manifestarlo as en tu procedimiento de control de documentos.
Ahora bien, revisa con el responsable del sistema que esa informacin est segura ah, que nadie ms
tenga acceso, se puede configurar de tal manera que los responsables tengan acceso slo a su
informacin y a los otros procedimientos con los que interacta, a que nadie pueda imprimir los
procedimientos sin autorizacin y cuando se impriman salgan con una leyenda de documento no
controlado, o bien la autorizacin de una copia controlada cuando se requiera.
Saludos
_________________
Atentamente
mvil: (52) 722 3775548

27. Macarena
#27
1. 1/02/12 20:59
2.
3. Registrad@: 30/01/12
4. Posts: 16
No
Ok
(0/0)
???
Perfecto! Te agradezco mucho Saavedra. Seguir tu consejo de dejarlo bien establecido en el
Procedimiento de Control de Documentos, y asegurarme de la seguridad de los documentos.
=) Saludos!

28. wimvanhoye
#28
1. 1/02/12 21:38
2.
3. Registrad@: 29/04/10
4. Desde: Espaa
5. Posts: 28
No
Ok
(1/0)
???
Por mucho que el responsable se empee en controlar la distribucin, si el personal no es consciente de
su propia responsabilidad, no lo lograr. Para no volvernos locos en perseguir y vigilar que todos estn
usando la documentacin en vigor, propongo que volvamos al riesgo de no-calidad porque las
disposiciones de la norma pretenden mitigar este riesgo. Este riesgo de no-calidad es el uso de una
informacin obsoleta, sea pgina web, pdf, impreso, etc. Pues con dos acciones se puede mitigar este
riesgo:
1. asegurarse que todas las personas que participan en la organizacin estn conscientes del riesgo y
cmo y dnde puede comprobar que su informacin (amplo deliberadamente el concepto porque estoy
haciendo un anlisis de riesgos) an es vlida para las tareas que se proponen llevar a cabo y se logra
mediante la formacin de las mismas.
2. tener controlado esta fuente de informacin, sea sta un servidor, una pgina web, una biblioteca,
etc.

En cuanto al cumplimiento o incumplimiento de las instrucciones y los procedimientos, no puede ser
objeto del 4.2, sino del 6.2 y el 5.5
Con mucho gusto
WVH

29. lidicuervo
#29
1. 18/06/12 16:34
2.
3. Registrad@: 16/04/09
4. Posts: 10
No
Ok
(0/0)
???
Hola a todos, he leido todos sus comentarios referente a copias contoladas, pero me sigue la duda, les
comento: empiezo a trabajar en un colegio, donde a todo el personal se les hace entrega de una carpeta
conteniendo los procedimientos, polticas y formatos que llegara a necesitar, no solamente de su rea
sino de aquellas con las que pudiera tener contacto, por ejem formatos del rea de RH como
permisos.faltas justificadas, polticas de prstamos, etc.; para los docentes por ejemplo: reglamento de
reas de uso como biblioteca, laboratorio de cmputo, etc. y cada persona a la que se le entrega esta
carpeta, tiene asignado un nmero de copia controlada de la carpeta, no de los documentos que la
integran, para lo cual, en mi carpeta de distribucin de copias controladas, tengo un enorme listado de
cada persona con todo lo que se le entrega, lo cual se me hace demasiado porque es mucho personal
(ms de 100 personas), adems de que imagnense en cada modificacin de algun documento, todo el
movimiento que se tiene que hacer.
En la institucin educativa donde trabajaba anteriormente no teniamos este mtodo de distribucin, es
decir, no llevaba un nmero de copia controlada, solo se distribua los documentos ya sea en formato
electrnico, (pues no tenamos ningun tipo de software que nos apoyara en el control del SGC) o en
documento en papel, con el sello de copia controlada al dueo del proceso y a las partes interesadas
unicamente, repito sin un nmero. Mi evidencia de distribucin y de control era precisamente las listas
de distrbucin que generaba y nunca tuve algun problema con las auditorias externas.
Actiualmente estoy haciendo una reestructuracin del Sistema de Calidad (en este colegio no estamos
cetificados) y es mi intencin reestructurar de acuerdo a la norma ISO 9001 con miras a futuro a
certificarnos, por lo cual quiero que me quede claro si existe la necesidad asignar un numero a las
copias controladas y si REALMENTE es necesario que todo el personal cuente con su propia carpeta.
Les agradezco bastante sus aportaciones.

30. AGUAYO
#30
1. 19/06/12 16:24
2.
3. Registrad@: 10/11/11
4. Desde: Mxico
5. Posts: 104
No
Ok
(0/0)
???
Se ha comentado que las instrucciones de trabajo son un tipo de documento que
conviene en algunos casos tenerlos a la disposicin del operador en fsico y no
electrnico, ya que ste no dispone de un equipo de cmputo al lado de la operacin
para su consulta, como por ejemplo una Instruccin de Trabajo para el Ensamble de X
pieza. Esta Instruccin pertenece al proceso de produccin X, por lo que Control
Documental le distribuye una copia (fsica) controlada sellada al responsable del
departamento de produccin, para disponer del documento los operadores de
ensamble.
Pero, hablando de un Procedimiento del mismo departamento que hable de la
fabricacin de X producto, en donde intervengan actividades de un doblador, un
soldador, un ensamblador, y un pulidor empacador.
Mi pregunta es la siguiente:
1. Se deber entregar una sola copia controlada (fsica) al responsable del
departamento de produccin para su consulta por todo el personal operativo
del departamento? o,

2. Si cuento con estos cuatro cargos (doblador, un soldador, un ensamblador, y
un pulidor empacador), deber entregar 4 copias controladas (una por cada
operador)?
De ante mano les doy las gracias.

31. one
#31
1. 19/06/12 17:05
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 25/11/09
5. Desde: Madrid/Espaa
6. Posts: 2474
No
Ok
(0/0)
???
AGUAYO escribi:
Se ha comentado que las instrucciones de trabajo son un tipo de documento que
conviene en algunos casos tenerlos a la disposicin del operador en fsico y no
electrnico, ya que ste no dispone de un equipo de cmputo al lado de la operacin
para su consulta, como por ejemplo una Instruccin de Trabajo para el Ensamble de X
pieza. Esta Instruccin pertenece al proceso de produccin X, por lo que Control
Documental le distribuye una copia (fsica) controlada sellada al responsable del
departamento de produccin, para disponer del documento los operadores de
ensamble.
Pero, hablando de un Procedimiento del mismo departamento que hable de la
fabricacin de X producto, en donde intervengan actividades de un doblador, un
soldador, un ensamblador, y un pulidor empacador.
Mi pregunta es la siguiente:
1. Se deber entregar una sola copia controlada (fsica) al responsable
del departamento de produccin para su consulta por todo el personal
operativo del departamento? o,

2. Si cuento con estos cuatro cargos (doblador, un soldador, un
ensamblador, y un pulidor empacador), deber entregar 4 copias
controladas (una por cada operador)?
De ante mano les doy las gracias.
Siempre hay que distribuir los documentos a aquellos que los necesitan y deben estar en su punto de
uso. Eso nos lo pide la norma. Por tanto el lgico pensar que un operario debe tener acceso a aquella
informacin que les es til. Normalmente lo que hay que hacer es cuando un procedimiento afecta a los
operarios, establecer instrucciones tcnicas detalladas para no tener que darles un procedimiento
completo que puede ser mucho ms extenso de lo que ellos necesiten. Ahora bien, si la informacin que
necesitan est en el procedimiento y no hay instruccin tcnica adecuada debers entregar una copia
controlada. Lo ms normal es drsela al responsable del departamento que ser quin la custodie, pero
deben tener acceso los operarios. Por tanto no sera necesarias tantas copias como operarios. Pero esto
tambin puede ser as, depender de tu organizacin.
_________________
Saludos
Rafael
Moderador de Portal Calidad
One Economic&Quality Consulting
Consultora de la Calidad y Medioambiente-Implantacin y auditora
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Auditor Calidad Certificado IRCA
Auditor Medioambiental Certificado IEMA

32. lidicuervo
#32
1. 20/06/12 14:52
2.
3. Registrad@: 16/04/09
4. Posts: 10
No
Ok
(0/0)
???
buen dia a todos, alguen me pudiera responder por favor a lo que cuestion ms arriba sobre si las
copias controladas llevan un nmero asignado??? en el mensaje anterior intent describir de manera
adecuada para que se comprendiera el contexto, pero creo q result ser mucho texto y se perdi el
inters....
agradezco bastante sus aportaciones.

33. Angelita
#33
1. 20/06/12 15:10
2.
3. Registrad@: 10/02/12
4. Desde: Colombia
5. Posts: 440
No
Ok
(1/0)
???
Buen da lidicuervo, no es necesario que tengas controlada de esa manera las copias
controladas, como lo hacas en tu trabajo anterior est bien, lo importante es que
ests segur@ que el personal tiene acceso a la documentacin la cual puede estar en
red disponible para consultar e imprimir. Para el tema de asegurarte de que el
personal no cambie los documentos, te cuento que Acrobat tiene buenas herramientas
para hacer restricciones de edicin e impresin.Espero haberte ayudado, Saludos.

34. Macarena
#34
1. 20/06/12 15:20
2.
3. Registrad@: 30/01/12
4. Posts: 16
No
Ok
(1/0)
???
Buenos das a todos!
Ludicuervo, yo considero que no es del todo necesario asignarles nmero, siempre y cuando tengas
definida la formar en que controles estas copias y puedas retirarlas en caso que sufran modificaciones.
Con respecto a si todos necesitan tener carpetas, pues depender de cmo tu lo establezcas en tu
sistema, pero SI todos deben tener acceso a la documentacin que necesitan para efectuar su trabajo.
En mi empresa utilizamos una plataforma digital a la que todos tienen acceso.
Espero te haya sido de ayuda. Saludos.

35. lidicuervo
#35
1. 21/06/12 16:33
2.
3. Registrad@: 16/04/09
4. Posts: 10
No
Ok
(1/0)
???
muchas gracias a las dos
ahora si me ha quedado claro
saludos
Lidia C.

36. florzulay
#36
1. 27/08/12 19:28
2.
3. Registrad@: 27/08/12
4. Posts: 1
No
Ok
(0/0)
???
Buenas Tardes, he leido sus comentarios sobre copias controladas y la distribucion, pero aun me queda
algunas dudas: que documentos deben ser copia controlada y cuales no? Los formatos tienen que ser
copia controlada? Yo llegue a la empresa y ya hay un sistema anterior y es que tooodos los documentos
del SIG figuran como copias controladas..
Ademas, en el area de produccion necesitan imprimir formatos diarios y algunos no diarios pero si
rapidamente.. como puedo controlar esos documentos?Como controlo su distribucion? esos formatos
deben tener sello de copia controlada, un correlativo, etc?? Estaba pensando en que sean los lideres de
proceso quienes lo controlen, y que el formato solo se imprima, se use y ya, sin sello ni enumeracion, si
se hace asi estaria en una no-conformidad? Los formatos tienen en el membrete, version, numero de
revision, fecha de emision etc.. La version actualizada se encuentra en la red interna y cada vez q se
actualice se notifica.

Muchas gracias

37. Saavedra
#37
1. 27/08/12 19:39
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 18/09/09
5. Desde: Mxico
6. Posts: 2738
No
Ok
(2/0)
11.6%
Las copias controladas no aplican para los formatos, nicamente procedimientos, manuales, hojas
tcnicas, documentos externos e instructivos. Los formatos se pueden imprimir en el momento que se
requieran para su uso, una vez llenos se controlan como registros.
Los formatos deben llevar un cdigo o indicar su identificacin y su nmero de revisin para verificar que
se utilice el vigente y este debe conisidir con el que esta en la red y en la lista de registros.
Saludos
_________________
Atentamente
mvil: (52) 722 3775548

38. alex3811
#38
1. 15/09/12 1:18
2.
4. Desde: Mxico
5. Posts: 3
No
Ok
(0/0)
???
Saavedra en primer lugar quiero felicitarle por su dominio en la materia y al igual que a Wilbert y
Ximena expreso mi admiracin... Paso a lo siguiente: Pronto distribuir documentos en el rea de
trabajo (impreso) y via electrnica, as que pondr al pie de pagina: Documento Vlido solo con sello
verde de Copia Controlada.
Es esto Correcto y aplicable en lo distribuido electronico? O tambien debo agregar: "Verifique su
vigencia comparando con el documento publicado en el servidor",....... o algo as?

Saludos!!

_________________
Alejandro Galvn

39. alex3811
#39
1. 15/09/12 1:27
2.
4. Desde: Mxico
5. Posts: 3
No
Ok
(0/0)
???
El punto es que quisiera poner un enunciado corto aplicable para distribucion impresa y electronica
Excelente fin de semana!!
_________________
Alejandro Galvn

40. asalazar
#40
1. 1/11/12 15:38
2.
3. Registrad@: 12/09/12
4. Posts: 4
No
Ok
(0/0)
???
hola,
pude aclarar muchas dudas con las respuestas y comentarios anteriores, pero todavia estoy un poco
confusa ya que estoy elaborando el procedimiento de control de documentos dentro de una empresa un
poco grande donde se quiere utilizar dropbox para que todo el personal pueda compartir informacion en
cualquier parte, pero para yo mantener un control de documentos lo veo muy bueno ya que una vez que
yo lo actualizo automaticamente se actualiza en los servidores de cada departamento de la empresa
pero todavia esta el detalle que temo que hagan modificaciones sin autorizacion ya que a pasado en
varias oportunidades que convierten el archivo de pdf a word y no avisan su modificacion como yo
podria llevar un control en el programa dropbox sin que los puedan modificar al igual que los registros
hacen modificaciones sin autorizacion.

41. asalazar
#41
1. 1/11/12 15:47
2.
3. Registrad@: 12/09/12
4. Posts: 4
No
Ok
(0/0)
???
ah! se me paso decir que en el caso de almacen, compras y administracion donde utilizan programas
especiales como se hace en control de documentacion?

42. Angelita
#42
1. 1/11/12 15:52
2.
3. Registrad@: 10/02/12
4. Desde: Colombia
5. Posts: 440
No
Ok
(0/0)
???
Buen da, mira hay dos cosas una esta relacionada con el tema de sensibilizacin y de
que el personal sea consiente de que los documentos oficiales son los que estan
publicados en el dropbox y que no puedes ser modificados y por otra parte hay un
software que se llama primo PDF con el cual puedes convertir documentos de Word a
PDF y poner una clave para que no se pueda reversar la operacin, en cuanto a los
formatos que estan en word y en excel, estos tambien pueden bloquearse con
contraseas solamente aquellas partes que no se pueden editar. Si tienen documentos
que se emiten a traves de algun programa lo que puedes hacer es solicitar la ayuda del
personal de informatica para que no realicen cambios a los documentos sin ser
aprobados por ti.
De todas formas durante las primeras etapas de la implementacin de tu SGC, debes
hacer mucho seguimiento en cuanto al control documental para que se vuelva una
cultura.
Un saludo

43. asalazar
#43
1. 1/11/12 16:25
2.
3. Registrad@: 12/09/12
4. Posts: 4
No
Ok
(0/0)
???
hola, muchas gracias no sabia esos detalles. de gran ayuda!

44. Saavedra
#44
1. 1/11/12 16:59
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 18/09/09
5. Desde: Mxico
6. Posts: 2738
No
Ok
(1/0)
???
Hola Alejandro, gracias por tu confianza y por tus comentarios.
Hay muchas formas de controlarlos, lo primero que debes considerar es que el documento no sea
duplicado sin autorizacin para no tener un documento fuera de control y que ste al modificarse, como
no est controlado, no se recoja y pueda utilizarse por error, y tambin por cuestiones de seguridad,
sobre todo por aquellos documentos que puedan ser importantes, confidenciales y pueda existir fuga de
informacin.
Si el control de los documentos es en un servidor (intranet o software especfico para ello), no requiere
de un sello, slo hay que establecer la manera de que no pueda ser impreso por las personas que
tengan acceso, y que este acceso sea por claves, y los que tengan acceso a la impresin, el mismo
sistema genere una leyenda en el documento al imprimirlo comodocumento no controlado. Slo el
responsable del SGC puede imprimir y colocar sellos de documento controlado cuando alguien lo solicite
y sea necesario, de lo contrario habr copias controladas por todos lados.
Si la distribucin electrnica es por correo, yo no lo recomiendo, se presta para hacer mal uso del
documento.
Espero haberme explicado.
Saludos
_________________
Atentamente
mvil: (52) 722 3775548

45. Saavedra
#45
1. 1/11/12 17:05
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 18/09/09
5. Desde: Mxico
6. Posts: 2738
No
Ok
(0/0)
???
El sistema electrnico tiene varias bondades Salazar, se puede controlar el acceso, pero cuando existe
malicia en las personas nada los detiene, tambin la educacin y responsabilidad es importante y es
necesario trabajar en ello.
Saludos
_________________
Atentamente
mvil: (52) 722 3775548

46. asalazar
#46
1. 1/11/12 18:30
2.
3. Registrad@: 12/09/12
4. Posts: 4
No
Ok
(0/0)
???
eso es verdad. pero bueno gracias por la ayuda ya tengo una idea de como responder a la norma :)

47. RD_
#47
1. 9/12/12 17:59
2.
3. Registrad@: 22/01/12
4. Desde: Madrid, Espaa
5. Posts: 21
No
Ok
(0/0)
???
Buenas tardes.
He ledo los comentarios publicados en este hilo. Me han servido de ayuda para resolver algunas dudas
que tena.
Gracias a todos.

48. Gianfranco
#48
1. 24/05/13 23:28
2.
3. Registrad@: 24/05/13
4. Posts: 8
No
Ok
(0/0)
???
Buenas Tardes con todos:
Tengo una gran duda., yo tengo los documentos distribuidos a los responsables de cada proceso con un
sello de COPIA CONTROLADA pero estos documentos no tienen la firma de los que elaboran ni de
gerencia, tan solo el sello de COPIA CONTROLADA (incluye mi firma y la fecha de distribucin).

En todo caso eso me observaran en la auditora?

Agradezco de antemano su ayuda!!

49. axedrezmac
#49
1. 30/12/13 5:13
2.
3. Registrad@: 30/12/13
4. Posts: 2
No
Ok
(0/0)
???
Hola Gianfranco, yo estoy trabajando en una empresa donde las copias controladas se reparten sin la
firma de aprobacion, solo se enumera la copia a entregar con la indicacion de no controlada y se tiene
un registro de distribucion con la firma de recepcion de los usuarios del documento, ya he tenido
auditorias de recertificacion y nunca he tenido un NC., espero te haya podido ayudar.

Slds,

Ing. Camilo Macahuachi

50. Tejada
#50
1. 3/04/14 3:21
2.
3. Registrad@: 27/03/14
4. Desde: Per
5. Posts: 15
No
Ok
(0/0)
???
Excelente informacin. Gracias.
_________________
Auditor Interno en ISO 9001:2008
Jefe de SSOMAC
Ingeniero Ambiental
www.vigarza.com

51. Saavedra
#51
1. 3/04/14 3:41
2. Moderador
3.
4. Registrad@: 18/09/09
5. Desde: Mxico
6. Posts: 2738
No
Ok
(0/0)
???
Es curioso lo que indica Axedrezmac, para hacer eso debe haber los originales aprobados, quiz
fsicamente o bien electrnicamente, lo curioso es porque se distribuye como copia no controlada, y si es
no controlada, porque la hoja de distribucin.

Saludos
_________________
Atentamente
mvil: (52) 722 3775548

52. Angelita
#52
1. 3/04/14 16:00
2.
3. Registrad@: 10/02/12
4. Desde: Colombia
5. Posts: 440
No
Ok
(0/0)
???
Buen da, concuerdo con el ingeniero Saavedra, cuano se utiliza el sello de "copia controlada", es porque
esa copia es fiel copia del original, en tal caso no tiene sentido que se controlen.

Saludos.

53. axedrezmac
#53
1. 3/04/14 21:08
2.
3. Registrad@: 30/12/13
4. Posts: 2
No
Ok
(0/0)
???
Amigos hubo una confusin en mi comentario. Todo la explicacin es en funcin de las copias
controladas, estas estan enumeradas y se entregan con cargo de distribucin pero no requieren firma de
aprobacin. pero en el caso de las copias no controladas si son entregadas sin este tipo de controles son
esencialmente para dar capacitaciones o entregar en auditorias.

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