Este documento describe los papeles de trabajo de auditoría. Explica que los papeles de trabajo son documentos elaborados por el auditor durante la auditoría que fundamentan y respaldan su informe. Detalla los propósitos de los papeles de trabajo, como planificar la auditoría, registrar las labores y resultados, respaldar el informe del auditor, y mejorar la calidad de la auditoría. Además, explica el contenido y planeamiento de los papeles de trabajo.
Este documento describe los papeles de trabajo de auditoría. Explica que los papeles de trabajo son documentos elaborados por el auditor durante la auditoría que fundamentan y respaldan su informe. Detalla los propósitos de los papeles de trabajo, como planificar la auditoría, registrar las labores y resultados, respaldar el informe del auditor, y mejorar la calidad de la auditoría. Además, explica el contenido y planeamiento de los papeles de trabajo.
Este documento describe los papeles de trabajo de auditoría. Explica que los papeles de trabajo son documentos elaborados por el auditor durante la auditoría que fundamentan y respaldan su informe. Detalla los propósitos de los papeles de trabajo, como planificar la auditoría, registrar las labores y resultados, respaldar el informe del auditor, y mejorar la calidad de la auditoría. Además, explica el contenido y planeamiento de los papeles de trabajo.
El propsito del presente trabajo denominado: Papeles de Trabajo en
Auditora es, dar a conocer los criterios tcnicos de los auditores gubernamentales, para la elaboracin, organizacin y referenciacin de los papeles de trabajo de auditora.
Las Normas Internacionales de Auditora (NIA), la Normas de Auditora Gubernamental (NAGU), las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas (NAGA),la Ley del Sistema Nacional de Control (Decreto Ley N 26162) son la base normativa de guiar la elaboracin, procesamiento y archivo de los papeles de trabajo en base a esto el auditor deber planear el trabajo de auditora de modo que la auditora sea desarrollada de una manera efectiva.
Asimismo, la aplicacin y cumplimiento es obligatorio, para el auditor gubernamental, las sociedades de auditora observarn lo dispuesto cuando sean designadas por la Contralora General de la Repblica.
Dejo a consideracin de Ud. El presente trabajo que fue resultado de una somera investigacin sobre el tema.
El estudiante.
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PAPELES DE TRABAJO EN AUDITORA Los papeles de trabajo son todos los documentos elaborados por el auditor durante el curso de la auditora que fundamentan y respaldan su informe. Pueden definirse en los siguientes trminos: Los papeles de trabajo, son la evidencia documental del trabajo del Auditor y estn constituidos por el conjunto de cdulas y documentos en los cuales el auditor registra los datos y la informacin obtenidos, as como los resultados de las pruebas realizadas durante su examen, desde la planificacin hasta la emisin del Informe de Auditora. Constituyen el vnculo entre el trabajo de planeamiento, ejecucin y el informe de auditora y muestran los mtodos y procedimientos que se ha seguido y las conclusiones que se han obtenido. Contienen la base para el informe, la evidencia del alcance del examen y la prueba de la responsabilidad profesional.
PROPSITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los principales propsitos de los papeles de trabajo son los siguientes: 1. Contribuir a la planificacin y realizacin de la auditora. 2. Registrar las Labores - Proporcionan un registro sistemtico y detallado de la labor efectuada al llevar a cabo una auditora. 3. Registrar los Resultados - Proporcionan un registro de la informacin y evidencias obtenidas y desarrolladas, en respaldo de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones resultantes de la labor de auditora. 4. Respaldar el Informe del Auditor - El contenido de los papeles de trabajo tiene que ser suficiente para respaldar las opiniones, conclusiones y el contenido total del informe de auditora. Este informe bajo ninguna circunstancia debe contener informacin o datos no respaldados por los papeles de trabajo. Dichos papeles deben fundamentar la evidencia o la falta de ella, en la cual se basan las reservas del juicio del auditor y constituyen la prueba de la validez de las operaciones y registro examinados y del contenido del informe de auditora. 5. Indicar el Grado de Confianza del Sistema de Control Interno - Los papeles de trabajo incluyen los resultados del examen y evaluacin del sistema de control interno, as como los comentarios sobre el mismo. 6. Servir como Fuente de Informacin - Los datos utilizados por el auditor al redactar el informe, se encuentran en los papeles de trabajo. Muchas veces sirven como fuentes de consulta en el futuro, cuando se necesitan algunos datos especficos. 7. Mejorar la Calidad del Examen - Los papeles de trabajo bien elaborados llaman la atencin sobre asuntos importantes y garantizan el que se de atencin adecuada a los asuntos ms significativos. 8.- Facilitar la Revisin y Supervisin - Los papeles de trabajo son indispensables para la etapa de revisin del informe antes de emitirlo. Permiten a una persona ajena al equipo (el auditor supervisor u otro funcionario) revisar los detalles del examen registrados en dichos papeles. En el caso de cualquier pregunta o duda sobre el contenido del borrador del informe, los papeles de trabajo estn para responderlas o aclararlas. 9. Ayudar en el Desarrollo Profesional - La elaboracin correcta de los papeles de trabajo puede ser una ayuda importante en el desarrollo profesional del personal de auditora. El requisito de establecer por escrito los procedimientos empleados y las conclusiones resultantes de su aplicacin, exige que el auditor piense tanto en los propsitos de los procedimientos, como en la claridad de su expresin y la organizacin de los materiales de informacin. Los papeles de trabajo proporcionan una evidencia de la competencia del personal de auditora y basados en dicha evidencia se puede reconocer la competencia especial o la falta de ella en el personal y tomar las medidas ms convenientes. 10. Respaldar el Informe de Auditora en los Procesos Judiciales - En los casos que se llevan a los tribunales, normalmente asociados con fraudes u otros delitos encontrados, los papeles de trabajo son de gran importancia para respaldar el contenido del informe de auditora. Muchas veces el auditor tiene que presentarse como testigo y los papeles de trabajo pueden ayudarlo a recordar la situacin y su examen, a pesar de haber transcurrido varios aos de su ejecucin. En el caso de una demanda legal, los papeles de trabajo sirven para defender la posicin del auditor. 11.- Permite las revisiones de calidad de la auditora. 12.- Sirve como antecedente para futuras auditoras, por significar una permanente fuente de consulta proporcionando datos especficos para planificar una nueva auditora. De lo expuesto se concluye, que la calidad de los papeles de trabajo es de una importancia similar a la del informe de auditora.
CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo incluyen toda la informacin relativa a una auditora especfica. Los papeles de trabajo contienen lo siguiente: 1. Copia en borrador del informe del auditor. 2. Programa de auditora. 3. Cuestionarios sobre el examen y evaluacin del control interno. 4. Hoja Principal de Trabajo o Balance de Comprobacin. 5. Asientos de ajustes y reclasificaciones recomendados por el auditor. 6. Conciliaciones. 7. Computaciones. 8. Extractos y copias de documentos importantes, por ejemplo : copias de la legislacin vigente y su reglamentacin, organizacin de la entidad, contratos, etc. 9. Anlisis de Cuentas. 10. Confirmaciones obtenidas de terceros. 11. Notas y observaciones del auditor sobre : a. Procedimientos empleados y su alcance. b. Asuntos por aclarar durante el curso de la auditora (notas recordatorias ). c. Excepciones, irregularidades, desviaciones de normas, etc. d. Recomendaciones posibles. 12. Otros documentos o informacin pertinentes a la auditora. Obviamente el orden, ndice y cuidado de los diversos papeles de trabajo es muy importante.
PLANEAMIENTO DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo reflejan los modelos bsicos de investigacin, recopilacin de evidencias, pruebas y procedimientos.
La elaboracin de los papeles de trabajo requiere un planeamiento cuidadoso antes y durante el curso de la auditora. Durante el desarrollo de las labores de auditoria, el auditor debe prever el tipo y forma de papel de trabajo que puede presentar la evidencia de una manera ms concisa y efectiva. El empleo de los papeles de trabajo que no se planificaron o que se hicieron con mucha prisa puede dar por resultado que no presenten bien los datos, que el orden de presentacin no sea el mejor o que sea necesario repetir o duplicar los datos para incluir toda la informacin.
En condiciones generales, hay muchas maneras de laborar cualquier tipo de trabajo. El auditor debe revisar la cdula similar empleada en la auditoria anterior, si la hubo. Debe determinar si este formato es adecuado o si puede mejorarse.
Es preferible emplear una hoja separada para cada asunto, cdula o operaciones analizada. Sin embargo, de vez cuando es ms prctico y lgico incluir el anlisis de distintas cuentas relacionadas en una sola hoja.
Por ejemplo, un anlisis de bonos tambin puede incluir los intereses devengados o acumulados que estn relacionados con dichos bonos.
Debe evitarse el uso de hojas de varios tamaos. Por lo general, las hojas de tamao estndar de siete columnas son las adecuadas para la mayora de los anlisis; y para el balance de comprobacin y para otros papeles de trabajo ms amplios se puede usar hojas de doble tamao estndar de 14 columnas.
NOTAS DEL AUDITOR Un grupo especial de los papeles de trabajo son las Notas del Auditor. En realidad, este tipo de apeles de trabajo le sirve al auditor para hacer ciertos apuntes que deben recordar para su propio beneficio. Hay tres clases distintas de estas notas: a) Notas que le recuerdan al auditor asuntos que estn pendientes de examinarse, cuestiones que requieren investigacin adicional, etc. son asuntos que deben ser aclarados o terminados antes de empezar la redaccin del informe. b) Notas sobre observaciones, hallazgos, excepciones o reparos que han de ser incluidos en el informe. c) Notas sobre recomendaciones que han de ser incluidas en el informe.
Algunos auditores prefieren hacer una sola lista entre todas las notas, pero la manera ms ordenada es la de hacer tres listas u hojas separadas para ir registrando las tres clases de notas.
En el caso de que hubiera muchas observaciones, hallazgos, excepciones o reparos, es preferible hacer una hoja para cada clase; por ejemplo, una hoja seria para Excepciones en el Examen de Facturas Pagadas, otras para Excepciones en la Observaciones de Inventarios, y as por el estilo.
En las hojas de notas, el auditor registra la informacin suficiente para recordar el asunto que se refiere a los otros papeles de trabajo relacionados si los hubiere. Las notas deben ser completas, pero no deben repetir o duplicar datos que estn contenidos en otros papeles de trabajo.
PREPARACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO Algunos principios que fundamentan la preparacin de los papeles de trabajo son los siguientes : 1. Deben ser totalmente preparados partiendo del punto de vista de la inclusin de todos los datos necesarios. 2. Debern incluirse en ellos los datos que son pertinentes. 3. Incluirn los datos que sustenten alguna afirmacin o concepto expresado. 4. Presentarn todos los datos necesarios que han de respaldar la propiedad de los registros y operaciones. 5. Todos los papeles de trabajo debern elaborarse con limpieza y ser matemticamente exactos. 6. Debern contener un enunciado conciso del trabajo ejecutado, en conexin con su preparacin.
CLARIDAD Y EXPLICACIN COMPLETA Es de suma importancia que cada hoja de los papeles de trabajo, sea clara y de una explicacin completa del asunto que trata. El encabezamiento de cada hoja debe contener el nombre de la entidad bajo examen, ttulo de su contenido y el perodo o la fecha correspondiente.
Ejemplo : (Entidad) Instituto "X" (Ttulo) Cuentas por cobrar (Fechas) 31.12.20XX
Significa que en la entidad "Instituto X" se est examinando el rubro del Balance General "Cuentas por Cobrar" por el ejercicio correspondiente al ao 20XX (12 meses). CLASES DE PAPELES DE TRABAJO PAPELES DE TRABAJO GENERALES Los papeles generales son aquellos que no corresponden a una cuenta u operacin especfica y que por su naturaleza o significado tienen uso y aplicacin general. Bsicamente comprenden los siguientes: - Borrador del informe - Programa de auditora - Evaluacin del control interno - Hoja principal de trabajo o balance de comprobacin (auditora financiera) - Resumen de asientos de ajustes y reclasificaciones determinados por el auditor. (auditora financiera) - Resultados de entrevistas iniciales y otras de naturaleza general. PAPELES DE TRABAJO ESPECFICOS Los papeles especficos comprenden bsicamente los siguientes: - Cdula matriz o principal de las cuentas del mayor general, preparadas por el auditor (auditora financiera). Presenta de manera global los montos que son objeto de examen y a partir de la cual se generarn las cdulas auxiliares. Todas ellas deben referenciarse al documento fuente, que puede ser el Balance General. - Cdulas auxiliares y otros documentos que prepara o solicite el auditor, relacionados con : - Anlisis de cuentas elaborados por el auditor interno o personal de la entidad. (auditora financiera) - Confirmaciones recibidas de: bancos, clientes, proveedores y otros. (auditora financiera) - Anlisis de operaciones y actividades. - Resultados de entrevistas y conferencias especficas. - Cualquier otro documento relacionado con el examen, que directa o indirectamente se utilice para la sustentacin del informe. Se originan de las cdulas matrices y son empleadas por el auditor para presentar las diferentes cuentas que conforman un rubro del Balance General. Pueden denominarse: Cdulas sumarias, es la desagrega la informacin proveniente de la cdula matriz. Cdulas analticas, son las que sustentan analticamente cada cdula sumaria.
MARCAS DEL AUDITOR Las marcas del auditor (tambin llamadas "claves de auditora", "tildes", etc.) son signos particulares y distintivos que hace el auditor para sealar el tipo de trabajo o prueba efectuado. Las marcas bsicas de auditora pueden ser utilizadas en todos los papeles de trabajo y son de dos clases : con significado uniforme y contenido a criterio del auditor, es decir sin significado permanente Las marcas con significado uniforme son aquellas cuyo concepto se emplea frecuentemente en cualquier auditora o examen especial y que han sido adoptadas uniformemente en cualquier Auditora o Examen Especial. A continuacin presentamos la descripcin de las marcas con leyenda o significado uniforme. SMBOLO : LEYENDA O SIGNIFICADO ...... : Cotejado, comprobado, correcto ...... : Verificado y revisado con documentacin sustentatoria ........ : Verificado con libros Oficiales y auxiliares de contabilidad y registros presupuestales. ...... : Suma correcta vertical
Las marcas sin significado permanente son utilizadas por el personal de auditora para expresar concepto o procedimientos empleados. El significado de la marca utilizada se debe presentar en forma obligatoria en cada cdula Si durante el curso de la auditora fuese necesario utilizar marcas adicionales, se emplear stas a criterio del auditor describiendo obligatoriamente su significado en las cdulas respectivas. EL empleo de las marcas en los registros de la entidad es til, exclusivamente, para que el auditor pueda determinar el progreso de su labor en el caso de una interrupcin y para evitar duplicaciones en su trabajo. El empleo de las marcas de auditora en los papeles de trabajo es para la informacin futura del mismo auditor, para fines de revisin y supervisin y para usar dichas marcas como posibles referencias en el futuro. Por ejemplo, en la conciliacin bancaria al fin del ao, el auditor puede marcar los cheques pendientes de pago y que fueron pagados en el primer mes del ao siguiente , colocando al final del papel de trabajo lo siguiente: "Cheques pagados por el banco en el mes de Enero, segn estado bancario". REGLAS GENERALES PARA LA ELABORACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO Las siguientes son las reglas mnimas para la elaboracin de papeles de trabajo adecuados: 1. Identifique cada hoja.- El encabezamiento debe incluir el orden siguiente: a. El nombre de la entidad. b. La descripcin de la informacin presentada. c. El perodo cubierto o fecha correspondiente. 2. Use una hoja separada para cada asunto.- Cualquier dato que sea de suficiente valor para ser incluido en los papeles de trabajo, merece una hoja completa con encabezamiento explicativo. 3. Use slo una cara de cada hoja.- Esto evita el olvidar los datos que estn al dorso de una hoja, as todos los datos sern ms legibles. 4. Identifique a la persona que elabor el papel de trabajo .- El responsable de cada papel debe registrar sus iniciales y la fecha de elaboracin. 5. Identifique al Supervisor.- La persona que revisa los papeles antes de aprobar el informe final y los papeles de trabajo, debe registrar sus iniciales, indicando su aprobacin. 6. Incluya la informacin completa y especfica .- El auditor debe proporcionar datos completos, nombres, ttulos, cdigos, etc., en cada caso de anlisis de cuentas, entrevistas con empleados, examen de documentos, etc. 7. Suministre ndices completos .- Todos los papeles de trabajo deben tener su ndice. Cada hoja debe incluir su propio nmero o letra que le identifique y cuando sea necesario, las referencias cruzadas. 8. Proporcione en forma clara la fuente de los datos .- No de lugar a dudar sobre la fuente de donde extrajo la informacin para los papeles de trabajo ya sea libro, registro, documento, cuenta del mayor u otra fuente. 9. Indique la naturaleza de las labores de verificacin.- Se debe incluir una descripcin de las labores efectuadas por el auditor. Debe efectuarse una descripcin de los procedimientos de verificacin aplicados, antes que los detalles de cifras y datos. 10. Incluya la extensin y alcance de las pruebas selectivas aplicadas .- Cuando se aplique pruebas selectivas, debe reflejar los procedimientos de seleccin del muestreo y el porcentaje de transacciones examinadas en relacin a todas las transacciones similares. 11. Determine claramente el propsito de cada papel de trabajo y su relacin con los objetivos de la auditora .- No se debe incluir datos insignificantes o sin importancia para los objetivos de la auditora. 12. Mantenga hojas de notas, para recordar asuntos por aclarar o examinar durante el curso del examen. Todos estos puntos deben ser aclarados o resueltos antes de terminarse la auditora. 13. Incluya en cada papel de trabajo el cdigo de las marcas de auditora sin significado uniforme. Es imposible recordar el significado de las marcas de auditora. Adems su leyenda, es necesaria en las etapas de revisin. 14. Efecte el procedimiento correspondiente antes de registrar una marca de auditora .- Una interrupcin puede hacer que no se cumpla con el procedimiento, pero la marca significara que se ha cumplido con l. 15. Incluya observaciones generales o resmenes de comentarios sobre los resultados de cada fase o aspectos del examen .- El auditor debe registrar sus observaciones sobre todos sus hallazgos. 16. Coloque los papeles de trabajo en su sitio apenas acabe de prepararlos.- Cada vez que el auditor termine un papel de trabajo, debe ponerlo en el orden que le corresponde entre todos los papeles. Normalmente, todos los papeles terminados deben ser guardados en el orden establecido para la auditora. El empleo de carpeta con las hojas sueltas es aconsejable para guardarlos en orden, permitiendo su fcil identificacin cuando sea necesaria. 17. No redacte de nuevo hojas ya elaboradas.- La repeticin de los papeles de trabajo es evidencia de falta de eficiencia y de planeamiento. El auditor, como el contador, deben "redactar una vez y de manera correcta". 18. Utilice lpiz.- Los papeles de trabajo deben prepararse a lpiz. 19. Ahorre tiempo.- Para ganar tiempo obtenga copias extras de material impreso o utilice el equipo reproductor. Sin embargo, se debe velar por que la utilizacin de tal equipo no de como resultado el sacar ms copias de las que en realidad se necesitan. 20. Indique las fuentes de documentacin.- Se deben indicar clara y especficamente las fuentes de documentacin incluida en los papeles de trabajo. Cuando se trate de un documento de una entidad se debe indicar en dicho papel quin prepar el documento y por qu, si dicha informacin no aparece en el documento. 21. Escriba los comentarios a doble espacio .- Para facilitar futuras aadiduras y revisiones y para mejorar la legibilidad, los comentarios incluidos en los papeles de trabajo deben estar escritos a doble espacio. 22. Utilice la tcnica de referenciacin cruzada.- Hasta donde sea posible, los papeles de trabajo deben tener una referencia cruzada con otros relacionados. Asimismo, deben tener una referencia cruzada con el programa de auditora. Una efectiva referencia cruzada a menudo disminuye la necesidad de copiar los datos. 23. Verifique los totales de las columnas.- Se debe efectuar una verificacin independiente de los totales de las columnas, totales cruzados y computaciones de datos numricos. 24. Totalidad y precisin.- Los papeles de trabajo deben ser completos y precisos para proporcionar un respaldo apropiado para los hallazgos, conclusiones y recomendaciones y para permitir demostrar la naturaleza y alcance del examen, cuando sea necesario. 25. Claridad y comprensibilidad.- Los papeles de trabajo deben ser claros y comprensibles sin necesidad de explicaciones verbales suplementarias.
La informacin que revelen debe ser clara, completa y concisa. Cualquier persona que utilice los papeles de trabajo debe poder determinar de inmediato su propsito, la naturaleza y alcance de la labor efectuada y las conclusiones de quien los prepar. El que sean concisos es importante pero no se debe sacrificar la claridad ni la comprensin slo por ahorrar tiempo o papel. 26. Legibilidad y pulcritud.- Los papeles de trabajo deben ser legibles y lo ms pulcros posible. De no ser as, se desperdiciar tiempo al revisarlos y al preparar y referenciar los informes. Papeles de trabajo sucios pueden perder su valor como evidencia. Debe evitarse el amontonar las palabras y escribir entre lneas, dejando espacios adecuados antes de escribirlas. 27. Pertenencia.- La informacin contenida en los papeles de trabajo debe limitarse a los asuntos que son materialmente importante, pertinentes y tiles con relacin a los objetivos establecidos para la auditora. Es costumbre que todos los papeles de trabajo contengan una declaracin clara del propsito, lo cual es muy til para asegurar que la informacin acumulada est en relacin con los objetivos y el informe de auditora. No debe preparase ni acumularse papeles y documentos innecesarios para el logro de los objetivos de la auditora. La acumulacin y retencin de stos papeles estorban en el administracin de un examen y complican las operaciones de almacenaje y archivo. Antes de terminar una auditora, el supervisor debe hacer los arreglos necesarios para retirar o segregar todos los papeles de trabajo que no son necesarios o pertinentes en respaldo a la labor efectuada. Si se rene una gran cantidad de informacin o papeles innecesarios, la informacin importante puede pasarse por alto u obscurecerse. El costo de preparacin de papeles de trabajo es parte importante del costo total del examen que se efecta y debe estar justificado por la informacin que figura en ellos. 28. Evitar detalles excesivos.- Es necesario cuidarse de los detalles excesivos en los papeles de trabajo. 29. Identificar los archivos.- La cubierta de cada archivo debe incluir una identificacin como la siguiente: - Nombre de la Sub Gerencia de auditora y nmero de cdigo; - Nombre y ubicacin de la entidad examinada; - Tema de la labor efectuada; - Perodo abarcado por la auditora u otra fecha aplicable; - Clasificacin de seguridad. 30. Evitar archivos voluminosos.- Se debe evitar los archivos o carpetas individuales excesivamente gruesos ya que son difciles de manipular y se deterioran rpidamente con el uso. 31. Incluir ndices del archivo.- En cada archivo de los papeles de trabajo debe haber un ndice de su contenido.
INDICE DE LOS PAPELES DE TRABAJO El ndice de los papeles de trabajo permite al auditor aplicar un ordenamiento lgico y adecuado del contenido de los mismos, lo que facilita la identificacin en forma rpida y oportuna de los resultados obtenidos. Cada hoja de los papeles de trabajo que se archiven debe llevar una letra, nmero o una combinacin de stos que la distinga de los dems. Podemos sealar tres sistemas: 1.- Numeracin correlativa de los anlisis de cuentas: es el ms comn y sirve para trabajos menores Ej. : 1. Fondo de Caja Chica 2. Bancos 2.1 Conciliacin Bancaria Banco zzzz 2.2 Conciliacin Bancaria Banco YYYY 3. Cuentas por Cobrar
2.- Combinacin de letras y nmeros: se utilizan letras para las selecciones ms importantes de los papeles de trabajo Ej.: A Borrador del Informe B Programa de Auditora C Caja Bancos C.1 Fondo de Caja Chica C.2 Bancos C.2.1 Conciliacin Bancaria Banco ZZZ C.2.2 Conciliacin Bancaria Banco YYY D Cuentas por Cobrar 3.- Sistema de dgitos: Se utiliza ms de un dgito Ej.: 1000 Borrador del Informe 1100 Programa de Auditora 1200 Balance General 2000 Caja Bancos 2001 Fondo de Caja Chica 2002 Conciliacin Bancaria Banco ZZZ 2003 Conciliacin Bancaria Banco YYY 2100 Cuentas por Cobrar REFERENCIA CRUZADA Los papeles de trabajo deben ser identificados y referenciados a fin de permitir su interrelacin y facilitar su acceso a las evidencias en cualquier fase de la auditora.La referenciacin debe efectuarse durante el curso del trabajo. La informacin recibida, que sustenta la cdula, se referencia por el lado izquierdo. La informacin que se enva como sustente de una cdula sumarsima se referencia por el lado derecho.
Balance de Comprobacin Ref. Concepto Saldo CA Caja Bancos 10,000 CB Valores negociables 50,000 CC Cuentas por cobrar 15,000 CD Existencias 70,000 Total Activo Corriente 145,000 ========= Hecho por: Rev. Por: Fecha: C1
CDULA MATRIZ CAJA BANCO Ref. Concepto Saldo CA.1 Caja 2,000 CA.2 Fondo fijo 1,000 CA.3 Bancos 7,000 10,000 C1 ======== Hecho por: Rev. Por: Fecha: CA
CAJA Ref. Concepto Saldo CA.1.1 Caja Lima 1,500 CA.1.2 Caja Sucursal 500 2,000 CA ======== Hecho por: Rev. Por: Fecha: CA.1
CONCLUSIONES Son el conjunto de documentos, planillas o cdulas, en las cuales el auditor registra los datos y la informacin obtenida durante el proceso de Auditora, los resultados y las pruebas realizadas Los papeles de trabajo tambin pueden constituir la informacin almacenada en cintas, pelculas u otros medios (magnticos), y puede habilitarse sobre listados, y fotocopias de documentos claves de la organizacin, sin incurrir a exceso de copiar todo el archivo. Al preparar el auditor los papeles de trabajo debe evitar acumular exceso de documentacin, (Calidad Vs Cantidad), esto se simplifica utilizando marcas de auditoria, es decir, certificando o validando informacin o actuaciones fsicas que se tuvo a la vista, mediante marcas y referencias previamente definidas. Permiten proporcionar el sustento para el Informe de Auditoria. Muestra los procedimientos y tcnicas que se han seguido; as como, las conclusiones que se ha obtenido. Facilita a los auditores la conduccin y supervisin del proceso de la auditoria. Permite la revisin de la calidad del trabajo efectuado.
Los papeles de trabajo tienen los siguientes propsitos: Soportar por escrito la planeacin del trabajo de auditora. Instrumento o medio de supervisin y revisin del trabajo de auditora. Registra la evidencia como respaldo de la auditoria y de informe Se constituye en soporte legal en la medida de requerir pruebas. Memoria escrita de la auditora. En los papeles de trabajo se registran: La planeacin. La naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditora desarrollados. Los resultados Las conclusiones extradas y las evidencias obtenidas. Incluyen slo asuntos importantes que se requieran junto con la conclusin del auditor y los hechos que fueron conocidos por el auditor durante el proceso de auditora.
La NIA Documentacin seala que la extensin de los papeles de trabajo es un caso de juicio profesional por lo que es necesario y prctico documentar todos los asuntos importantes que el auditor considere.
La SAS y NIA indican que los papeles de trabajo incluyen, entre otros, las siguientes informaciones:
Informacin referente a la estructura orgnica de la entidad examinada. Extractos o copias de documentos legales importantes, convenios, y estatutos. Informacin concerniente al entorno econmico y legislativo dentro de los que opera la entidad. Evidencia del proceso de planeamiento incluyendo programas de auditora y cualquier cambio al respecto. Evidencia de la comprensin de los sistemas de contabilidad y de control interno. Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de control. Evidencia sobre la evaluacin del trabajo de auditores internos y las conclusiones alcanzadas. Evidencia de que los trabajos realizados por los auxiliares fue supervisado y revisado. Anlisis de transacciones y balances. Anlisis de tendencias e ndice importantes. Un registro de la naturaleza, tiempo y grado de los procedimientos de auditora desarrollados y de los resultados de dichos procedimientos. Una indicacin sobre quien desarroll los procedimientos de auditora y cuando fueron desarrollados. Copias de comunicaciones con otros auditores, expertos y otras terceras partes.
Copias de cartas o notas referentes a asuntos de auditora comunicados, o discutidos con la entidad, incluyendo los trminos del trabajo y las debilidades sustanciales en control interno. Cartas de presentacin recibidas de la entidad. Conclusiones alcanzadas por el auditor, concernientes a aspectos importantes de la auditora, incluyendo cmo se resolvieron los asuntos excepcionales o inusuales, revelados por los procedimientos del auditor. Copias de los estados financieros, dictamen u otros informes del auditor, etctera.
MARCAS Y REFERENCIAS EN LOS PAPELES DE TRABAJO Al preparar el auditor los papeles de trabajo debe evitar acumular exceso de documentacin, (Calidad Vs Cantidad), esto se simplifica utilizando marcas de auditoria, es decir, certificando o validando informacin o actuaciones fsicas que se tuvo a la vista, mediante marcas y referenciaspreviamente definidas, tales como: Verificado y cruzado contra registros contables. Sumado % Porcentaje observado. Totalizado Cifras verificadas. Soportes originales vistos. ... entre otras
Propiedad y custodia de los papeles de trabajo Los papeles de trabajo son de propiedad de los rganos o firmas de auditora. El auditor debe custodiar con cuidado y vigilancia la integridad de los papeles de trabajo, debiendo asegurar en todo momento, y bajo cualquier circunstancia, el carcter secreto de la informacin contenida en los mismos. Es difcil establecer el tiempo que un auditor debe conservar los papeles de trabajo, pero es recomendable conservarlos porque son importantes para auditorias futuras y para cumplir con los requerimientos legales en caso de litigios. Los archivos de papeles de trabajo para cada examen pueden dividirse en dos grupos bsicos: Archivos corrientes y archivos permanentes. Los archivos corrientes contiene las informaciones relacionadas con la planificacin y supervisin que no son de uso continuo en auditorias posteriores tales como: Revisiones corrientes de controles administrativos. Estados financieros motivo de auditoria. Anlisis de informacin financiera Notas a los estados financieros. Correspondencia corriente. (Entrada y salida) Programas de auditora y otros papeles que respaldan las observaciones y Preparacin del informe, inclusive el borrador del informe.
Los archivos permanentes debern contener informaciones importantes para utilizar en auditorias futuras tales como:
El historial legislativo sobre la creacin de la entidad y sus programas y actividades La legislacin de aplicabilidad contina en la entidad, polticas y procedimientos de la entidad. Financiamiento, organizacin y personal Polticas y procedimientos de presupuestos. Contabilidad e informes, estatutos, memorias anuales, etc. Manuales, (Contable, presupuesto, tesoreria, contratacin, almacn, procesos misionales, entre otros). En general la informacin que no varia con el tiempo.
A manera de ejemplo, a continuacin planteo tres clases de planillas a construir como papeles de trabajo:
BG2 Planilla Sumaria- PASIVO La cual descompone las cifras de Balance y se le asigna referenciacin a todas y cada una de las cuentas. 11 Subplanilla de disponible. La cual descompone la cuenta de disponible. 11105 Planilla analtica- la cual detalla el rubro de Bancos expresamente. Lo anterior supone que los papeles de trabajo realizan una descomposicin de los registros de manera deductiva, es decir de lo general a lo particular.