Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07)

23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia)

www.documentalistas.org

ESTADO DE LOS AVANCES ARCHIVÍSTICOS EN REPÚBLICA DOMINICANA1

Roberto Cassá
Director del Archivo General de la Nación

Me place ante todo extenderles los saludos del secretario de Estado de Cultura de
República Dominicana, licenciado José Rafael Lantigua, quien me pidió representarlo
en este encuentro.

Desde hace más de dos años, por instrucciones del presidente de la República
Dominicana, doctor Leonel Fernández, se ha iniciado la aplicación de un plan de
rehabilitación y desarrollo del Archivo General de la Nación, como primer eslabón
orientado al rescate de la memoria documental de la nación. El presidente Fernández
acogió una propuesta previa de la Academia Dominicana de la Historia e instruyó al
secretario de Estado de Cultura para que la designación del director del Archivo se
hiciera por recomendación de la Academia.

Al obrar en tal sentido, el presidente Fernández manifestaba tener conciencia de

la importancia pero también de las dificultades que comporta un proyecto de esta
naturaleza en un país con pobre tradición archivística. Aunque en la década de 1930,
durante la dictadura de Rafael Leonidas Trujillo, con la fundación del Archivo General
de la Nación, se sentaron las bases de una gestión archivística adecuada, en las décadas
recientes se produjo un deterioro en todos los órdenes. Pero, con el proyecto definido
por instrucciones del jefe del Estado, no se perseguía meramente de retornar a una
calidad perdida, sino de aplicar actualizaciones en tecnología, sobre todo informática,
como recurso obligado para dar lugar a una práctica ajustada al tiempo presente.

En tal sentido, la propuesta se puede inscribir en los conceptos del gobierno

electrónico, que forman parte de los planes para la modernización de la gestión estatal.
Además de este componente técnico-administrativo, prima una concepción de la
archivística normada por una progresiva interrelación con la sociedad, de forma que
contribuya al buen uso de la documentación en beneficio de los derechos de la
población y el desarrollo cultural de la nación.

La búsqueda de soluciones tecnológicas en ningún momento se ha erigido en

fetiche; responde a la percepción de que con ellas se estaría en condiciones de adecuarse
a los requerimientos de conservación, organización, descripción y difusión del
patrimonio documental. Es lo que explica que, en la evaluación entre las dos tecnologías
principales para el copiado de los documentos, se llegara a la conclusión de que
procedía enrumbarse por la digital y no por el microfilm. Se sopesó que, aunque el
microfilm ofrece mayores garantías de conservación, los avances de la informática
permiten manejar las variaciones de los formatos de imágenes sin riesgos de
encrucijadas. El formato digital, inequívocamente, permite un manejo rápido y versátil,
abierto a múltiples procedimientos de difusión. De todas maneras, se llegó a la
conclusión de que convenía microfilmar varios millones de imágenes y guardar los
rollos en lugares de máxima seguridad.

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Presentado en la Conferencia Excol 07, Bogotá, Colombia, 23-27 de mayo de 2007.

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Un primer esfuerzo se ha orientado, por consiguiente, a la digitalización y nueva

descripción por vía electrónica de los fondos más antiguos, los de mayor valor histórico
y, hasta donde sea posible, los más demandados por los usuarios. Se decidió conceder
prioridad a las porciones de mayor valor de la documentación anterior a 1930, en
cantidad superior a veinte millones de imágenes, a las cuales se debe adicionar el
material hemerográfico hasta 1961, el fondo bibliográfico de valor histórico, las
colecciones más antiguas de fotografías y otros materiales.

Para la digitalización de este patrimonio se ha conformado un centro de

cómputos, escalable en esta etapa hasta 100 teras de memoria. Para llenar los
requerimientos en etapas ulteriores, está prevista la relación con el NAP del Caribe
(siglas en inglés de Punto de Acceso a la Red), próximo a iniciar sus operaciones en el
Parque Cibernético de las Américas. Se adquirieron cinco escáneres cenitales de alta
resolución de tamaño DIN A-2, uno de ellos a color, y otro DIN A-1, este último para
periódicos, afiches, planos y mapas. Para fotografía se han adquirido tres escáneres
especializados y para los materiales audiovisuales los equipos que transfieren los
distintos formatos analógicos al digital. Un último equipo a ser instalado próximamente
permitirá la digitalización de la documentación copiada en microfilmes, lo que entre
otros beneficios pondrá al alcance de los interesados documentaciones existentes en
España, Francia, Inglaterra, Estados Unidos y otros países.

En el ínterin se abordó lo relativo al software de gestión archivística, con vistas

prioritariamente a materiales digitalizados. Inicialmente se optó por la confección de un
programa de código abierto, por un equipo dirigido por el ingeniero José Arístides
Corona, para ser compartido con todas las instituciones del país y del exterior que así lo
deseasen. Al cabo de un año se logró el esbozo de un prometedor producto, pero no
resultó factible que llenara todos los requerimientos de aplicaciones en ese lapso, por lo
que hubo que detener el proceso y esperar a mejores condiciones, eventualmente fruto
de la colaboración con otros países. La urgencia para iniciar la digitalización masiva
aconsejó la adquisición de un software de una empresa española, el cual se está
utilizando desde hace cierto tiempo. Lo más relevante de este instrumento es que
permite asociar la imagen del documento escaneado con la data resultante de la
descripción.

Estos dispositivos se han logrado en buena medida gracias a la asesoría de la

empresa española Vinfra. En un informe que recoge las observaciones de una primera
visita, efectuada en mayo de 2005, los ejecutivos de Vinfra Luís Framit y Juan Manuel
Pérez formularon recomendaciones de soluciones tecnológicas adaptadas a las
condiciones del país. Otros técnicos de esa empresa han contribuido con posterioridad a
formar el personal que labora en digitalización y proveen una asesoría continua.

Atendiendo a experiencias habidas en digitalización masiva, algunas de ellas

parcial o totalmente fallidas, se ha procurado montar un dispositivo informático
susceptible de migraciones a nuevos formatos. De la misma manera, se ha conformado
un equipo de control de calidad de las imágenes, con la presencia de tres jóvenes
ingenieras surcoreanas que laboran como cooperantes del gobierno de su país.

La principal ventaja de la digitalización radica en el fácil acceso a los materiales

por medio de Internet o de una intranet. Para que esto alcance sus mejores

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potencialidades, requiere acompañarse de un tipo de descripción ajustado a

procedimientos expeditos de búsqueda, conforme a las posibilidades que brinda la
informática. A tal efecto, se ha procedido a un plan de descripción pautado por los
requerimientos de la Norma ISAD-G del Consejo Internacional de Archivos. Se apunta
a la regularización de los procedimientos descriptivos en todo el país con vistas a la
próxima promulgación de la Ley General de Archivos.

Para el trazado de una estrategia operativa de desarrollo de la descripción se

contó con la asesoría honorífica del archivero español Manuel Romero Tallafigo. El
primer esfuerzo se llevó a cabo con la realización de un inventario topográfico, que
cubre todos los fondos, con excepción del proveniente del Palacio Nacional, todavía en
fase de normalización. Hoy se puede ubicar cualquier unidad de instalación en escasos
minutos, por lo que las demandas de los usuarios comúnmente se satisfacen en
alrededor de un cuarto de hora. Inmediatamente después se procedió a una primera fase
de descripción, a nivel de unidad de instalación, de los fondos antiguos a ser
digitalizados, en número cercano a veinte mil.

Desde hace varios meses se procede a una segunda fase de descripción por
expediente, escala que se ha considerado suficiente para apoyar las primeras búsquedas
de los usuarios. Solo en colecciones o series especiales, conforme a su relevancia
histórica o administrativa, se procederá en el corto plazo a descripciones por
documentos. Es lo que se ha hecho con varias series de secretarías de Estado, con la
Colección del historiador nacional José Gabriel García, los documentos de Real
Hacienda de la época colonial, los llamados archivos reales de las villas de la región
Este, que se remontan a inicios del siglo XVII, y la colección de Bernardo Vega,
contentiva sobre todo de copias de correspondencia diplomática de Estados Unidos.
Ahora bien, ante la existencia de numerosas relaciones de entrega, en general de un
aceptable estándar de calidad, muchas de ellas confeccionadas cuando se realizaron
transferencias al AGN, se ha considerado conveniente insertarlas en la macro-
descripción por fondos o series. Lo mismo está supuesto a llevarse a cabo con otros
instrumentos descriptivos que se prepararon en las décadas en que se llevó a cabo una
gestión archivística adecuada. De esta manera, se pondrá a disposición de los usuarios el
mayor cúmulo posible de instrumentos descriptivos en formato electrónico.

Previamente al inicio de la descripción de un fondo, se adoptan soluciones

particulares. Se procede a estudiar el fondo y a identificar las series con el fin de adaptar
el formato general de ficha. Esta labor es llevada a cabo por un comité de descripción
coordinado por la archivera cubana Olga Pedierro, cuya asesoría ha sido posible en
virtud de un convenio de cooperación con el Archivo Nacional de Cuba. Las
informaciones que se están compilando enriquecen la versión preliminar del censo guía
y cuadro general de clasificación, confeccionada por un equipo coordinado por
Raimundo González, subdirector del AGN hasta hace poco tiempo.

Una última labor que se lleva a cabo en el proceso de descripción radica en la

preparación de un tesauro. Un equipo coordina la tarea de uniformar los descriptores
que van identificando los técnicos archiveros en el proceso de descripción de los
expedientes. Se ha obtenido una asesoría, que incluye el entrenamiento del personal,
mediante convenio con la Universidad Carlos III, a cargo de los profesores José
Antonio Moreiro y Sonia Sánchez. También supuesto a manejarse por Internet, el

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tesauro está llamado a ser el útil más potente en las búsquedas de información
documental. Está previsto que, en virtud del Sistema Nacional de Archivos, a la larga,
informaciones de otros archivos y bibliotecas se inserten en el tesauro.

Estos propósitos han requerido que se concediera centralidad a la formación en

archivística. Al cabo de dos años, a partir de las primeras conferencias del profesor
Romero Tallafigo, se puede afirmar que existe ya una generación joven de archiveros
dominicanos, que han podido aplicar conocimientos de los desarrollos recientes de la
disciplina. Se han ofrecido diversos diplomados en archivística general y en aspectos
especializados; en el proceso laboral se ha operado por medio de una interrelación entre
las tareas habituales y el mejoramiento de la calidad profesional, y se ha procurado
formar en el exterior al mayor número posible de técnicos. Estas labores contaron con el
apoyo de cinco jóvenes archiveros españoles que estuvieron asesorando áreas diversas,
de los archiveros puertorriqueños Pedro Roig y Juan Carlos Román y de algunos de los
invitados del exterior que asistieron al Encuentro Nacional de Archivos, en octubre de
2006, como Marisol Mesa, subdirectora del Archivo Nacional de Cuba, y Estela María
González, directora de la Asociación de Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de
México (ADABI). De acuerdo con ADABI se han planeado talleres sobre temas
especializados, habiendo sido impartido el primero acerca de archivística municipal, a
cargo de Jorge Núñez. Como culminación de la prioridad concedida a la formación, en
breve comenzará una maestría en archivística, en colaboración con la Universidad
Autónoma de Santo Domingo y la participación de profesores del Sistema de Archivos
de Cataluña, en virtud de convenio suscrito con su director Ramón Alberch, así como de
Cuba, Puerto Rico y otros países de América Latina.

En la actualidad una buena parte de las actividades formativas están a cargo de

archiveros dominicanos, algunos de ellos con estudios de maestría en la Universidad
Internacional de Andalucía, en La Rábida. Se está iniciando un esfuerzo del AGN por
contribuir a cualificar la práctica archivística en reparticiones del Estado, a algunas de
las cuales se les han ofrecido ya cursos y diplomados. Se persigue reforzar la formación
del personal archivístico del sector público, con vistas al establecimiento de normas
comunes de gestión tras la promulgación de la Ley General de Archivos. Esta
contempla la fundación de archivos regionales, para lo cual también se han iniciado
gestiones para extender la formación y la asesoría a los archivos de otras ciudades, en
primer lugar Santiago de los Caballeros, la segunda en importancia del país.

Acaso la tarea más compleja que resume tal concepción radica en la

dignificación del oficio de archivero. Tradicionalmente, la archivística es objeto de
desdén en las instituciones, y los archiveros y encargados de archivo se encuentran entre
los empleados y funcionarios que menores reconocimientos obtienen por sus
desempeños. Se precisa revertir esta situación, en primer lugar mediante el logro de una
excelencia en la calificación profesional y en la subsiguiente construcción de una
capacidad de gestión que rinda los beneficios esperados a la sociedad. Pero la
experiencia acumulada pone de relieve el requerimiento paralelo de considerar los
ámbitos de deberes de los técnicos archiveros. Como es bien sabido, la actividad exige
una dedicada concentración y, por tanto, capacidad y conciencia del deber ciudadano y
de la calidad en el desempeño técnico. No obstante la existencia de una mística de
excelencia en una porción considerable del personal del AGN, otra parte ha operado de
acuerdo a los patrones de funcionamiento rutinario de las instituciones públicas. Se ha

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procurado subsanar tal tipo de reflejo mediante la extensión de la formación a planos

multilaterales, y la selección del personal entre estudiantes y graduados de carreras
afines con la actividad. Complementariamente, en la medida en que el problema reviste
mayor peso en la generalidad de instituciones públicas, se ha considerado la
conveniencia de que el Sistema Nacional de Archivos esté dotado de un código de ética.

El objetivo de modernización de la gestión archivística también se ha plasmado

en el AGN en la relevancia acordada a fuentes antes desdeñadas. En un departamento
especial se han integrado las áreas de fotografía, mapoteca, materiales audiovisuales,
historia oral y, dentro del Departamento de Biblioteca, se ha conformado un centro de
documentación con impresos que no responden a formatos de libros, folletos o
publicaciones periódicas. Su rescate se ha considerado de enorme importancia para la
conservación del patrimonio cultural que se produce en el presente. De igual manera, se
ha visualizado el peso creciente que tiene la utilización de materiales gráficos, sonoros y
fílmicos en la animación cultural. Se tiene en perspectiva contribuir a la sensibilización
del público en la valoración del patrimonio documental y en el disfrute de la herencia
cultural. Ya se han realizado exposiciones sobre aspectos puntuales, tanto de fotografías
como de materiales documentales y hemerográficos.

Con el programa de historia oral se persigue acercar a los “sin historia” a la

posibilidad de dejar testimonios en aspectos a menudo obviados en los documentos
convencionales, como vida cotidiana, folclor y mentalidades. Se tiene conciencia de que
en un futuro, como parte del desenvolvimiento del Sistema Nacional de Archivos,
probablemente sea conveniente la especialización de otras instituciones por áreas, como
la audiovisual, la de publicaciones periódicas y la de fotografías. Por el momento, sin
embargo, se ha llegado a la conclusión de que le corresponde al AGN continuar
encabezando el fortalecimiento de la gestión con estas fuentes.

Queda pendiente la formación de una unidad de textos digitales, que ganan

importancia vertiginosa, en vertientes como prensa electrónica, páginas web,
correspondencia por correo electrónico, registros de información y formularios de
oficinas.

Uno de los beneficios contemplados del plan de digitalización radica en sustraer

los documentos antiguos del manejo de los originales por los usuarios. Solo por este
medio, al evitar la manipulación directa, se coadyuva decisivamente a la conservación
de los documentos más deteriorados. Adicionalmente, otro de los pilares de los planes
en ejecución es la creación de las mejores condiciones para la conservación de los
fondos. Se buscan soluciones para enfrentar la humedad y las altas temperaturas en el
contexto de disponibilidad muy limitada de recursos. En el mismo orden, se ha
considerado necesario iniciar la práctica de la restauración de materiales de especial
valor histórico en avanzado estado de deterioro, como una porción de la prensa del siglo
XIX. Para la consecución de estos objetivos, a partir del informe de la consultora
española Isabel Iglesias, se optó por la creación de una escuela-taller. Desde hace cerca
de un año se están formando quince técnicos en la materia. Han colaborado en la
instrucción la italiana Sara Fabi, el venezolano Álvaro González, subdirector general del
Archivo General de la Nación de Venezuela, y los cubanos Luís Montes de Oca,
Maritza Dorta y Amelia Gómez, estos últimos técnicos del Instituto de Historia de Cuba

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y la Oficina del Historiador de La Habana. Esa formación práctica se ha complementado

con un diplomado en conservación de archivos en climas tropicales.

Un último componente que debe referirse es el relativo a la investigación. Al

incluirla dentro de los planes de trabajo, se ha partido del criterio de que el papel de los
archivos debe trascender la custodia y descripción de los documentos. Se considera que
también deben contribuir al desarrollo humano a través de un mayor conocimiento de
los procesos históricos. Respecto a lo último, el presidente Fernández ha expresado que
la profundización de la identidad nacional constituye una contrapartida necesaria del
actual contexto de la globalización. Hasta el momento se ha optado por asumir este
cometido fundamentalmente por medio de la edición de fuentes. El principal logro ha
consistido en compilaciones, realizadas por investigadores contratados, de textos de
intelectuales prominentes del siglo XIX. Se ha decidido impulsar un segundo programa
de edición de fuentes alrededor de correspondencia y actos de presidentes, en
colaboración con la Dirección de Prensa de la Presidencia. Se han reeditado tratados
históricos poco conocidos y, por último, se ha iniciado una “Colección Juvenil” dirigida
a divulgar materiales que apoyen la educación en historia dominicana.

En conclusión, como se ha indicado, este programa de rescate y modernización

del Archivo General de la Nación está concebido como primera parte de uno más vasto
que deberá acompañar la conformación del Sistema Nacional de Archivos. La extensión
de una archivística eficiente en las instituciones públicas y privadas está llamada a tener
múltiples repercusiones. En tal sentido, la filosofía que ha normado la acción del equipo
directivo del AGN se resume en el precepto de preparar las condiciones para apoyar la
gestión archivística y las prácticas culturales conectadas con ella en el seno de la
sociedad. Para llenar su cometido, los archivos deben imbricarse con la sociedad para
nutrirse de ella, al tiempo que para asumir funciones en los órdenes de la gestión
administrativa y la vida cultural que propendan a la ampliación de los espacios
democráticos y los derechos ciudadanos, mediante el acceso a la información, el
desarrollo de los conocimientos y la profundización de la conciencia histórica.