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CAPITULO II

MARCO TEORICO SOBRE GUIA, RELACIONES PBLICAS, LOGISTICA,
ORGANIZACIN DE EVENTOS.

En este capitulo se dar a conocer toda la teora recopilada de lo que es: Gua ,
Relaciones Pblicas, Logstica, y Organizacin de Eventos. El Objetivo principal
es tener una base terica que permita desarrollar la gua con los mejores
conocimientos, y las normas adecuadas para que sean entendibles por el lector.

A. GUIA

A continuacin se presentan algunas definiciones de gua, la importancia,
objetivos, caractersticas y la elaboracin de estas.

1. Definicin de Gua
Es una relacin de especialistas en una materia o rea de conocimiento diseada
con la finalidad de prestar ayuda informativa y documental. Es una lista ideada
como apoyo informativo y documental.
Lista impresa ordenada de datos o indicaciones tiles para el manejo de un
apartado o el uso de un determinado servicio o referentes a determinada materia.
21
Conjunto de pasos relacionados en forma hbil para aplicar procedimientos,
sirvindose de una ciencia o un arte, llegando a obtener un objetivo determinado
22
____________
21 Diccionario General. Lengua espaola, primera edicin , ao 1997
22 Rivera Sarmiento, Rocio de Alba . Lpez Gudiel, Juan Jos. Salguero Oviedo, Lus Enrique, Tesis





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Instrumento metodolgico que busca facilitar una labor o un proceso para que
sea desarrollado de manera eficaz
2. Tipos de Guas
Hay muchos tipos de gua que se aplican a diferentes trabajos entre ellas:

a. Gua turstica
Bloshure de indicaciones de viajes tursticos de un pas.

b. Gua de estudio
Folleto de indicciones del procedimiento de desarrollo de determinado tema a
estudiarse.

c. Gua metodolgica
Estas orientan y dirigen las actividades de un proceso, tambin simplifica el
trabajo realizado para una tarea.

d. Gua para la adecuada utilizacin de aparatos electrnicos
Documento desarrollado por la empresa fabricadora de determinado aparato, para
poder brindarle al cliente una mejor informacin sobre el uso del mismo.

3. Importancia de una Gua
La gua es importante, ya que ayuda a realizar de forma eficaz los pasos a seguir
en una determinada actividad. Sin embargo no hay alguna gua que se considere
absoluta, para su adecuada utilizacin ser necesario el empeo de quien la
ponga en practica, para as lograr los resultados deseados.

Las guas Metodolgicas por ejemplo, son de gran importancia ya que orientan y
dirigen las actividades de un proceso cualquiera, adems que simplifican el
trabajo realizado para una tarea determinada.





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Estas brindan un entendimiento claro y preciso de un tema, el contenido de esta
logra conseguir los objetivos propuestos.
Las guas tambin son de importancia ya que brindan un entendimiento claro y
preciso de un tema especfico, adems su contenido logra lo bsico para
conseguir los objetivos propuestos por quien los realiza.
Es de mucho valor el contar con una gua o documento que nos ensee el camino
a seguir para desarrollar cualquier actividad, esto con el fin de poder realizar con
el mayor de los xitos posible cualquier actividad encomendada, ya sea esta en
algo cotidiano como lo puede ser manejar un aparato elctrico, como elaborar
una actividad sofisticada que sin la ayuda de esta gua dificultara mucho su
desarrollo. 23

4. Objetivos de la Gua
a. Promover el desarrollo con vistas a la promocin.
b. Incrementar la productividad y calidad del trabajo.
c. Eliminar los costos de recurrir a consultores externos
d. Elimina los temores a la incompetencia o a la ignorancia individual.
Una gua es una herramienta que permite desarrollar las capacidades analticas
de las personas usuarias. Por lo que debe ser un objetivo primordial dar a
entender en forma clara y concisa al lector todas las indicaciones de lo que se
esta explicando en dicha gua , ya sea esta de forma analtica o practica, de tal
manera que se facilite la comprensin y ayude a dejar clara la informacin que en
la gua se quiere expresar. 24

5. Caractersticas de una Gua

a. Flexible
Los usuarios tienen la posibilidad de utilizar el documento completo o solo
algunos puntos.
__________________
23 -24 Aportacin de grupo de tesis.





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b. Orientadora
Se propone un proceso secuencial lgico para facilitar el trabajo del usuario.

c. Instrumental
Se plantea la aplicacin de herramientas validadas. Estas herramientas no son
las nicas que se pueden usar: el usuario puede modificarlas, adaptarlas o
ampliarlas.

d. Didctica
Se describen varios ejemplos que provienen de experiencias de diversas en el
tema que se esta tratando. 25

6. Estructura de una Gua
a. Evaluacin de las necesidades
b. Identificacin de las diferentes Fases a trabajar.
c. Establecer los objetivos que se desean alcanzar
d. ndice de la Gua
e. Desarrollo de las fases

Al elaborar una gua, se debe estar consiste de la necesidad de incorporar todos
los elementos indispensables para su adecuada ejecucin.
Algunos de los puntos ms comunes de los diferentes tipos de guas, tienen como
base las interrogantes siguientes:

a. A quien se dirige la Gua?
b. Como se usara la Gua?
c. Cual es el contenido de la Gua?
________________
25 Aportacin de grupo de tesis.




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Con la apropiada integracin de estos elementos se obtendr una gua completa
y de fcil desarrollo que proporcione la adecuada aplicacin de cada una de las
actividades a realizar, adems de ofrecer los contenidos bsicos para la
formulacin de la Gua.

B. RELACIONES PBLICAS:

Las Relaciones Pblicas pueden clasificarse desde muy diversos puntos de vista,
no obstante, la prctica cotidiana demuestra que la mejor clasificacin es aquella
que hace referencia a los distintos pblicos con los que trata.

En funcin de estos, los instrumentos utilizados difieren unos de otros, lo que
permite establecer distinciones que, a su vez, dan lugar a una clasificaron
exhaustiva y clara.

Las Relaciones Publicas como cualquier otro instrumento de comunicacin
comercial, persiguen persuadir a sus pblicos sobre algn especto correcto, y
para ello se disfrazan de una cierta objetividad, de uso tintes informativos. Estos
tintes podran desteir en el caso de que el publico receptor de sus mensajes
intuyeran el juego que se traen entre manos los emisores de los mensajes. 26

Las relaciones publicas son una ciencia en desarrollo, que tiene como objetivo
satisfacer necesidades de la sociedad, los conocimientos que la forman procede
de la comunicologa, la filosofa, la psicologa, la sociologa, entre otros.

Segn el Instituto de Relaciones Pblicas, estas son una actitud deliberada,
planificada y constante, cuya finalidad es establecer y mantener una comprensin
mutua entre una Organizacin y su pblico.

_______________
26 J enny M Scout, El Protocolo y la Etiqueta al alcance de todos, Edit. Lis 2da. Edic.





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Las Relaciones Pblicas adems, tratan de la filosofa de organizacin que se
traduce en una serie de acciones de comunicacin, generalmente de carcter
informativo, cuyo objetivo general es crear o modificar actitudes, creencias o
conductas del pblico objetivo. Un pblico objetivo que puede ser fsico (una
persona) o jurdico ( una empresa), por lo que encontramos varias definiciones
sobre las Relaciones Pblicas.

1. Definicin de Relaciones Pblicas (RRPP)

Es el arte de la ciencia social de analizar tendencias, predecir sus
consecuencias, asesorar a lderes de las organizaciones e implementar
programas planeados de accin los cuales sirven tanto a los intereses de la
organizacin como a los del publico. 27

Es el uso de la informaron y la comunicacin de sta, mediante diversos
medios de comunicacin para influir en la opinin pblica. 28

Son hechos planeados, organizado con especial cuidado, sofisticado y
escuchando las opiniones de los dems, es una actividad planeada que comienza
por idear programas, ejecutarlos y evaluarlos en un sistema organizado de
hechos 29

Las Relaciones Pblicas son una actividad de direccin de carcter permanente
y organizado, por la cual una empresa o un organismo privado o pblico busca
obtener o mantener la comprensin, la simpata y el concurso de aquellos, con los
que tiene o puede tener que ver. 30

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27 J ohn J . Burnettt, Promocion ( Conceptos y estrategias) , Edit. McGRaw Hill, Colombia, pag. 158
28 H. Llod, Aprende tu solo Relaciones PublicasEdiciones Pirmide, pag. 23, Madrid Espaa
29 hhttp/ relaciones publicas/ instituto.com.mx
30 Roger Muchielli, Psicologa de la publicidad y la propaganda, Editorial Mensajero, primera edicin, Bilboa , Espaa.




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Son en si una funcin administrativa que evala la actitud del pblico, identifica la
poltica o los procedimientos de un individuo o de una organizacin con el inters
pblico, y lleva a cabo un programa de accin destinado a atraer la comprensin
y aceptacin del pblico. 31

Por lo tanto concluimos diciendo que las RRPP son una filosofa gerencial que se
traduce en una serie de acciones de comunicacin, generalmente de carcter
informativo, cuyo objetivo principal es crear o modificar las actitudes, creencias o
conductas del pblico objetivo. 32

En las relaciones pblicas, la mayora de las acciones son comunicacin
persuasiva de tipo interpersonal colectivo y no masivo, y presentada, en general,
de forma predominantemente informativa, sern las RRPP las que estn ms
relacionadas con ese mundo actual.


2. Antecedentes de las Relaciones Pblicas

El estudio de los orgenes y funcin de las Relaciones Pblicas resulta
provechoso para la mejor comprensin de esta disciplina.
Las Relaciones Publicas ( RRPP) buscan que los pblicos que interesan a una
organizacin se formen una buena imagen u opinin acerca de ella , que influa
favorablemente hacia sus actividades hacia la misma. La opinin publica
desempea un papel muy importante en la historia de los Griegos y Romanos. En
Grecia, debido al sistema democrtico, que tuvo su nacimiento precisamente en
ese pueblo fueron ampliamente empleadas ciertas tcnicas para modificar la
opinin pblica con fines polticos, la oratoria constituyo el medio de
comunicacin mas empleados por los poltico Griegos.

_______________
31 Luis Solano Fleta, Tratado de Relaciones Publicas, Gestion 2,000, S.A Barcelona 1999, pag.32
32 Aportacin de Grupo de tesis.





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Al principio del siglo XVI, se difundi ampliamente en Europa la obra de El
Prncipe de Maquiavelo, el cual se a considerado como el tratado de RRPP para
gobernantes , esta gran obra alcanzo a muchos polticos tan descendentes como :
Napolen Bonaparte. En el siglo XII , es decir, en la poca del movimiento
protestante, sus iniciadores , Lucero y Calvino; emplearon todos los medios de
difusin a su alcance para influir en la opinin pblica , as lograron que grandes
masas del pueblo se formara una imagen negativa de la iglesia catlica y
apoyaron a l citado movimiento .Lucero se vali de publicaciones de libros,
folletos, carteles, discursos, debates polticos, la iglesia catlica, por su lado para
tratar de modificar esa mala imagen proyectada, hizo uso de instrumentos que
hoy se consideran de RRPP.
El modelo poltico est ligado al concepto de masa, y entonces es necesario
buscar las fuentes de las RRPP en los fenmenos de masificacin, que a
principios de siglo eran muy dbiles.
Hasta los aos 40 no surgen las caractersticas que determinan la sociedad actual
y el proceso de masificacin se identifica con el paso cada vez ms rpido de la
sociedad agrcola artesana a una sociedad industrial distributiva. En aquellos
sistemas en los que no se permite ni se tolera el dilogo, las RRPP no existen, y
ese es un motivo por el cual el modelo de RRPP es un modelo del campo de la
comunicacin.

En Estados Unidos, las RRPP comienzan a desarrollarse all por una necesidad
histrica a partir de 1900. Algunos historiadores consideran la Revolucin
americana como el origen de las RRPP.
En dicha guerra, los dirigentes de cada bando expresaron la capacidad de las
RRPP como agente primario en la opinin pblica. Seran los primeros en
demostrar la importancia de las RRPP (lderes de opinin).

Sin embargo, nadie mejor que Samuel Adams supo observar con mayor claridad
la necesidad de estimular la creacin de las RRPP.





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Haba que movilizar al pueblo de manera estructurada y junto a Franklin,
J efferson, Dickson y Paine, va a utilizar la organizacin, la oratoria la palabra
escrita y los acontecimientos provocados. J untos reparten miles de folletos,
artculos annimos, mtines, y uno de los medios ms eficaces: comunicacin
informal por medio del rumor.

Otro precursor de las RRPP es Almos Kendall, que ser quien redacta los
discursos del presidente y quien organice y de vida a la administracin
Norteamericana. Tambin creara la revista de la administracin The Globe y
establecera nuevos mtodos de conferencia de prensa que rompieron con los
esquemas vigentes.

Percibi el poder de la prensa para influir en la opinin pblica. Kendall se
ocupara de averiguar lo que el pueblo quera y se lo daba a travs de
instrumentos de comunicacin consiguiendo as el entusiasmo de la sociedad
americana a favor de su presidente.

De 1880 a 1900, los mtodos de planificacin estratgica ser casi los mismos
que se mantienen hoy en da: folletos, vallas, artculos de opinin, etc. Las nicas
modificaciones se producen por el nacimiento y desarrollo de los medios de
comunicacin.

Debido al aumento de poblacin en Amrica se produce la concentracin de
gente en las ciudades, lo que lanza la produccin en masa y la utilizacin de las
mquinas. Ya hay una densa red de comunicaciones terrestres , las revistas se
multiplican y perfeccionan y el magnate agrcola es sustituido por el industrial, lo
que hace que EEUU sea el pas ms poderoso del XIX. 33

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33 J enny M. Scout. El protocolo y al Etiqueta al alcance de todos. Edit. Lis.2da. edicin





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A fines de siglo, el comercio y la industria se convierten en las fuerzas dominantes
del pas, pero la gente tiene una imagen desfavorable de la empresa. Es
necesaria la intervencin de las RRPP.

En 1882 se pone de moda el sensacionalismo, prima la corrupcin y aparecen
tres hombres claves en el periodismo: Baker, Pulitzer y Hearst, que investigan las
relaciones ilegales entre empresas y gobierno. Los medios no modifican actitudes
y las RRPP se integran en el mundo poltico y empresarial por primera vez. Las
RRPP surgen dentro de una coyuntura histrica que responde a las necesidades
de nuestro tiempo: sistema poltico democrtico y desarrollo industrial.

Por lo que se abordaran sucesos claves del desarrollo de las RRPP:

a. El siglo de las Relaciones Pblicas (1900-1980) :
A partir de 1900, la publicidad comercial genera cierta desconfianza entre la
sociedad. El problema est en que se utilizan tcnicas unidireccionales. Por aquel
entonces, el impacto de la prensa como medio activo comienza a dejarse sentir, y
ser esa circulacin constante de peridicos y revistas lo que acte como
vehculo reformador y de origen la responsabilidad social.

Hasta ahora, los hombres de negocios se haban movido en libertad, sin
regulacin, pero a partir de ahora, gracias a las protestas de la sociedad
americana y las reformas pblicas, estarn controlados, por lo que su respuesta
ser una actitud defensiva.
La empresa pierde el contacto con sus pblicos y permanece inmvil a la espera
de publicaciones en su contra. Y sern las compaas ferroviarias las que reciban
los principales ataques, pero tambin las primeras en reaccionar. Tomando como
modelo los procedimientos persuasivos que utilizaban los partidos polticos,
organizaron una oficina de prensa o gabinete de comunicacin para tener
comunicacin bidireccional con el pblico, y para ello contrataron a periodistas





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conocedores de las tcnicas de informacin, que pasan a ser el nexo de unin
entre la empresa y sus pblicos. El canal de difusin entre ambos.

Sin embargo, el secretismo que mantienen estos agentes de prensa con los
peridicos es evidente. Mantienen una actitud defensiva y actan sin mtodo,
intuitivamente, primando el amiguismo y la veterana.

Por tanto, an no se puede hablar de RRPP porque faltan unos principios y un
cdigo tico que las fundamente. El proceso de comunicacin que se establece
es de carcter unidireccional consistente en un mensaje emitido por una empresa
a sus pblicos sin posibilidad de respuesta por parte de estos.
Hasta ahora son acciones basadas en la observacin informal. La teora y la
tcnica de las RRPP naceran a principios del XX con Ivy Lee.
Este hombre, lo que hace es personalizar la empresa estableciendo canales de
comunicacin cuyo objetivo es informar a los niveles ms bajos de la empresa
(comunicacin interna) y a la comunidad (comunicacin externa), estableciendo
relaciones empresa/entorno.

En segundo lugar, Lee promociona la participacin del personal y su apoyo, crea
una oficina de prensa en la que la alta direccin tiene que participar de manera
personal, y contra la poltica de secretismo y el silencio de los agentes de prensa,
llega a la conclusin de que hay que dirigirse los empresarios deben exponer sus
problemas al pblico a travs de la conferencia de prensa y la rueda de prensa.

Un ejemplo de todo esto lo tenemos en 1906, aos en que ocurre un terrible
accidente en la ruta de la Compaa Pennsilvania Railroad. La decisin inmediata
fue suprimir toda la informacin, pero Lee dispuso un vagn principal para
trasladar a los periodistas con todo tipo de facilidades al lugar de la catstrofe.
El resultado fue ptimo, porque una empresa de transportes nunca haba tenido
comentarios tan favorables. En estas situaciones de crisis se encuentran algunos





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de los principios fundamentales de las RRPP actuales: transparencia informativa,
agilidad al emitir una respuesta y veracidad.

De este modo, Lee inaugura la libre informacin como fundamento tcnico de las
RRPP e impulsa su concepcin autnoma, separndolas del Marketing y la
Publicidad. Tambin a raz de esto, dara paso a una concepcin ofensiva de la
comunicacin frente a la defensiva de los agentes de prensa.

Y por ltimo, crea una tcnica que llega hasta nuestros das respecto a la
conexin del empresario con el cliente por medio de conceptos filantrpicos,
intentando mostrar el lado humano de los negocios.

b. Diferencia entre el modelo de Ivy Lee y el de sus antecesores (I modelo y II
modelo):

- El de sus antecesores era un modelo de comunicacin unidireccional que se
manifestaba en conceptos propagandsticos (sin retroalimentacin).
- Lee establece un sistema de difusin de informacin sin necesidad obligada de
persuadir a los pblicos, lo que implica decir la verdad e informar sobre la realidad
de los acontecimientos que se produzcan.
- Durante este periodo tampoco se realiza una investigacin previa y este modelo
se conoce como Informacin Pblica.
- Se incrementan las RRPP en distintos sectores sociales y se crean consultores,
que se incrementarn tras la I GM, para empresas, partidos polticos, gobiernos.
- Durante la Primera Guerra Mundial, EEUU se incorporara al conflicto
provocando en el mundo empresarial la necesidad de comunicarse an ms con
la opinin pblica.

En 1920, tras la guerra, aparece el tercer modelo de RRPP, conocido como
Modelo Bidireccional asimtrico de RRPP.





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Antes de la I GM, George Creell, con el consentimiento del presidente Wilson,
crea la consultora de RRPP de la que forman parte los ms brillantes periodistas,
investigadores, publicitarios, directores de peridicos y otros expertos en
comunicacin y opinin pblica. Nace la agencia de publicidad ms importante
hasta la fecha, sin rival hasta que surjan los modelos totalitarios. El equipo de
Creell se convierte en el primer consejero de RRPP del gobierno norteamericano
trasladando la identidad corporativa del mismo a todos los americanos y
encontrndose con el problema de la mentalidad tpicamente tradicional
aislacionista que se niega a que el pas entre en la guerra.

Con ayuda de su equipo, Creell mover a la opinin pblica en contra del
aislacionismo y har que finalmente apoyen la participacin en el conflicto,
demostrando as que, con una inesperada infraestructura humana cualificada,
un presupuesto acorde con los objetivos y tiempo suficiente, las RRPP pueden
influir en la creacin de una opinin pblica favorable.
La caracterstica principal de este nuevo modelo es que Creel incorpora las
tcnicas publicitarias a la elaboracin y presentacin de los mensajes. A Ivy Lee
le faltaba persuasin, y Crell la consigue con la publicidad.
A medida que nos acercamos a los aos 40, las investigaciones sobre la opinin
pblica avanzan predominando la idea de que los medios de comunicacin de
masas poseen gran capacidad de persuasin, y dos circunstancias histricas van
a reiterarlo:

- El nacimiento del totalitarismo en Rusia, Alemania e Italia.
- El avance simultneo e inmediato a audiencias masivas que los avances
tecnolgicos y comerciales permiten a los peridicos.

En este periodo de entreguerras destacan los nombres de Bernays, Watson y
Mayo, que investigan acerca de cmo influir en la opinin pblica y la utilizacin
de estudios cientficos y psicolgicos para ello.





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Las empresas se interesan cada vez ms por la capacidad masiva de los medios
nace el inters por las posibilidades de la guerra psicolgica. En el campo de la
poltica predomina una mezcla de fascinacin y terror hacia el nuevo medio: la
radio; Roosevelt ser uno de los primeros polticos que se vale de los medios y,
gracias a las pginas de los diarios y a la radio, consigue sus objetivos y llega al
poder hacia 1929. A partir de ah utilizar una poltica comunicativa.

Posteriormente, al igual que Theodore Roosevelt, Franklin Roosevelt se vale de
los medios para alcanzar sus fines definindose a si mismo como la mejor fuente
informativa ante la demanda de informacin por parte de los periodistas.

Tambin incorporara la posibilidad de que los ciudadanos pudiesen enviarle
cartas, de las cuales algunas podran ser contestadas personalmente, y pondra
en marcha la revista interna de la Casa Blanca y establecera canales de
comunicacin interpersonal.
Roosevelt decide que la poltica de su administracin debe ser comunicada al
pblico, pero no en forma de discurso, sino de noticia para as aumentar el
aparato publicitario del gobierno.

A fines del 33, mientras Europa cae en los regmenes totalitarios, la
administracin americana utiliza los resultados de investigacin social y crea una
nueva tendencia por parte de las instituciones y de la industria.

c. Eficacia de las RRPP:

En resumen, es ahora cuando se va a reconocer la mxima eficacia de las RRPP.
A principios de los aos 20, la persuasin era uno de sus principales objetivos y
se usaba slo la intuicin, pero a partir de ahora, la persuasin se har
cientficamente apoyndose en otras ciencias sociales como la Sociologa, la
Psicologa.




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El nimo cientfico de persuadir y el apoyo de otras ciencia sociales favoreci el
desarrollo de un nuevo modelo radicalmente opuesto a los dos anteriores: el
Bidireccional Asimtrico (III modelo).
Este tercer modelo es un modelo bidireccional (por el apoyo cientfico de las
ciencias sociales) porque tiene en cuenta al pblico y desequilibrado, porque
mientras las empresas y partidos polticos intentan influir en las actitudes de los
pblicos, las instituciones no se sienten afectadas, ya que las empresas y los
partidos mantienen una posicin inamovible, sin ningn tipo de cambio. Es
asimtrico porque la empresa no cambia, pretendiendo que slo lo haga el
pblico.

Las caractersticas de este modelo son utilizadas por empresas comerciales
dedicadas a productos de consumo y con una fuerte competencia.
En los aos 30, el carcter fctico inicial de las RRPP es superado y pasa a ser
una tcnica prctica de carcter social destinada a sondear la opinin pblica y a
influir en el comportamiento de los pblicos promoviendo el entendimiento mutua
mediante la aplicacin de procesos administrativos o psicolgicos, sociolgicos y
sociales.

d. Necesidades bsicas para el ejercicio de las RRPP:

- Libertad poltica entendida como la ausencia de trabas o impedimentos que
limitan la libertad de expresin de la voluntad de los ciudadanos.

- Pluralidad partidaria: rgimen de libertad y la posibilidad real de ejercer el
derecho a plantear alternativas de acuerdo con las reglas democrticas.

- Situacin econmica-social: debe ser la adecuada (capitalismo y democracia).
Sin todos estos requisitos no se puede hablar de RRPP= como filosofa de
gestin.





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Si el concepto actual de democracia reside en la coincidencia entre libertad y
justicia por el mximo posible de adhesiones, el concepto clave de RRPP reside
en que el inters pblico (ciudadano-consumidor) encuentre la satisfaccin ptima
en un determinado tipo de comportamientos por parte de los organismos que
componen la sociedad.

e. Modelo Histrico en las Relaciones Pblicas

Comunicacin corporativa es el conjunto de actividades (entre ellas la publicidad)
que se combinan entre s con el nico fin de proyectar hacia dentro y hacia fuera
la imagen de la empresa, por lo que habr comunicacin interna y externa. La
propia institucin ser la encargada de transmitir los mensajes.

El corporativismo surge en la Edad Media y su forma de comunicacin era la
marca herldica, cuyo objetivo era proteger los territorios productivos y
mercantiles para conseguir as que otras agrupaciones no lo invadiesen.

Era una forma de evitar la competencia y auto defenderse. La marca herldica
sera asimilada por el grupo artesanal y sera la primera garanta de origen que
tendran los productos, ya que el consumidor, desde el momento en que pudiera
identificar el producto con el fabricante, podra reclamar.

A la marca herldica se le sumara adems el control estatal. Aunque an no se
puede hablar de marca como tal, por no estar registrada.

Las RRPP nacen con un triple fundamento:

- Informar al pueblo
Manifestar de forma escrita, radial o televisiva, cualquier informacin
trascendental de un evento que incumba a una comunidad.





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- Persuadir
Es tener el poder de cambiar la forma de pensar de una o un grupo de personas,
llmese as; La Opinin Publica.

- Integrar a unas personas con otras
Crear un ambiente de armona entre un grupo de personas, para poder as hacer
que estas interacten entre si.

Para conseguirlos, se dan varios mtodos y medios a lo largo de la historia, pero
falta una metodologa que justifique la idea de partida y su puesta en prctica. No
existen condiciones polticas, sociales y econmicas para que se den las RRPP
(apenas haba desarrollo industrial y no haba sistema poltico) 34

Por tanto, es imprescindible saber que las RRPP estn ntimamente ligadas a los
principios polticos y morales de la democracia.
En el siglo XVII se proclama la libertad de comercio y la industria se encuentra en
los albores de la I Revolucin. Desaparecen las corporaciones y los gremios
provocando la desaparicin de las marcas distintivas y las obligatorias. La libertad
de comercio trae consigo la marca individual, que al no estar an registrada,
produce abusos e imitaciones y hace que los comerciantes exijan la propiedad
industrial y las patentes de explotacin.

El fin de estas exigencias era proteger al empresario y a su producto. La marca se
convierte en un elemento estratgico que tendr cada vez mayor importancia
segn vaya aumentando la competencia.
Esta marca traer consigo un nuevo concepto: la imagen de marca la cual deber
ser manejada adecuadamente con las RRPP. En el siglo XIX, la marca comercial
________________
34 Aportacin grupo de tesis




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e industrial estar compuesta por imgenes y textos, ilustraciones y elementos
retricos o tambin escenas representativas de una determinada accin. Esto
ser el elemento identificador o marca.

A finales de siglo, los comerciantes ambulantes norteamericanos haran fortuna
con la medicina de patente. Al no estar registrada su frmula, los vendedores
registraran la marca del remedio, por lo que seran los primeros anuncios
corporativos que poco ms tarde se convertiran en la fuente de ingresos ms
importante de la prensa escrita.

Durante las dos ltimas dcadas de siglo, las sumas invertidas en publicidad son
extraordinarias gracias al dinero que el fabricante comienza a recibir. Se forman
las primeras empresas americanas, que sern tambin las primeras en reconocer
el poder del mensaje persuasivo y del logotipo como elementos identificadores de
su producto. Los cuales debern proyectar una imagen corporativa positiva,
mediante las Relaciones Publicas que se establezcan entre empresas, y con el
cliente potencial.

Por primera vez en la historia y gracias a las RRPP y la publicidad, sus productos
se convierten en un atractivo social y la venta de imagen supera a la venta del
producto, lo que hoy en da continua. La marca identifica al producto y el
consumidor se identifica con los atributos que se le den al producto mejorando las
relaciones de ganar -ganar.
A las tradicionales etiquetas que acompaan al producto se le aaden elementos
grficos que asumirn el concepto nuevo de identidad e informacin (persuasiva).
A esto se le sumar la emotividad de la imagen y la comunicacin positiva que
proyecte el producto, causando una mejora bien anejada de las RRPP de la
empresa.
En el momento en que esa etiqueta o cartel tiene xito, esa marca se convierte en
identificadora de la empresa. Se trata del antecedente de la marca actual.





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Ser en la mitad del siglo XX cuando la marca consiga autonoma grfica y quede
como la marca actual.. en ello intervienen adems la II Revolucin Industrial y el
desarrollo de la produccin en serie seguida de la produccin masiva. Gracias
a la revolucin de los transportes, la distribucin aumenta vertiginosamente en
Europa y Amrica.

En el mercado de productos, la empresa se caracterizaba por la facturacin, la
cuota de mercado y por la variedad de los productos que ofreca. En cambio, en el
mercado de la comunicacin, la empresa aparece como un nombre y ser el
producto o la marca el intermediario para llegar al pblico objetivo. Por esto, en el
mercado de la comunicacin, adems de competencia entre productos, habr
competencia entre empresas.

A partir de la primera mitad del siglo XX, la marca se convierte en la seal de
identidad y desde ese momento, las relaciones van a girar en torno a la empresa
(no al producto). Y ms que en torno a la empresa, en torno a la marca, por medio
de las RRPP que se hayan desempeado durante la campaa de lanzamiento del
producto en cuestin, cualquiera que este sea.
La identidad corporativa est compuesta por la identidad visual (la marca), la
identidad verbal (el logotipo) y la filosofa de empresa, todas estas van de la mano
de las buenas RRPP que la empresa desarrolle.


f. Las Relaciones Pblicas en El Salvador:

En El Salvador, la prctica de las Relaciones Pblicas datan aproximadamente,
desde mediados de la dcada de los cincuenta, pero, sin ningn criterio tcnico y
ninguna nocin de su conocimiento cientfico. As tambin, como el no
conocimiento de la elaboracin de un plan de objetivos y el uso de las nuevas
tcnicas de las Relaciones Pblicas, hizo de stas algo emprico tanto en el nivel
empresarial privado comO en el gubernamental.





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Las Relaciones Publicas en EL Salvador nacen vinculadas al surgimiento de las
agencias de publicidad y es hasta mediados de la dcada de los sesenta que un
pequeo grupo de empresas, en su mayora privadas, instituyeron en su
organizacin el departamento de Relaciones Pblicas al frente de las cuales
estaba un personal con formacin emprica.

En 1972 fue fundada la Asociacin Salvadorea de Ejecutivos de Relaciones
Pblicas (ASERP), y en los aos de 1980, se realizan los primeros esfuerzos por
dar a la profesin de Relaciones Pblicas el carcter de una carrera universitaria
al ser servida, en la Universidad Leonardo Da Vinci, en 1982, siendo la pionera en
incluir sta carrera en su pensum de estudio.
En 1988, surge la primera empresa privada especializada en proveer el servicio
de consultores en Relaciones Pblicas con el nombre de Asociacin de
Relacionistas Pblicos (ARP),con altos estndares de calidad y profesionales. 35


3. Importancia de las Relaciones Pblicas:

Las Relaciones Pblicas ( RRPP) crearan una Imagen un prestigio favorable de la
empresa, el gobierno, los polticos, los comerciantes ,profesionales o cualquier
otra persona que desee tener una buena imagen en la comunidad.
Toda empresa que utiliza las RRPP, subsiste por el desarrollo y el rendimiento
de la misma, establece y mantiene buenas relaciones ente los miembros del
grupo y diferentes sectores de la opinin pblica.
Su importancia esta destinada a optimizar el funcionamiento y el desarrollo de la
organizacin , al proveer mediante la participacin programada, su adopcin al
medio ambiente, la modificacin de la conducta organizacional y la respuesta a la
exigencia de cambio que le impone su ambiente exterior.
_____________________________
35 Las Relaciones Pblicas como un Instrumento estratgico para aplicacin de una nueva filosofa de servicios al cliente,1
Edicion, pag 35.





74
Estas son un fenmeno y una necesidad de nuestros tiempos, las personas estn
dirigidas por su propio criterio, guiados solamente por sus opiniones expresadas a
travs de las costumbres y demanda de los grupos que pertenecen.
La carrera de Relaciones Publicas ha aparecido aplicada, y se ve hoy en da que
es significativa en todas las asociaciones importantes.
Las Relaciones Publicas son un campo muy importante y expansivo, aunque no
se ha explorado en su totalidad. Constituyen un nuevo campo solo en el sentido
que se han llegado a ser gradualmente un conjunto organizado de conocimiento
que despus de mucho tiempo, han sido por fin reconocidas como elementos
necesarios en una prospera vida. 36

4. Objetivo de las Relaciones Publicas:
Los objetivos principales de las Relaciones Pblicas en la organizacin es
aumentar la membresa , interpretar sus objetivos, prcticas, polticas y logros
hacia el publico; determinar las actitudes del publico hacia la organizacin ,
corregir los malos entendidos y responder a la critica relativa a las polticas y
practicas, obtener respaldo legislativo hacia la medidas con las que simpatizan la
formacin a sus miembros a cerca de los servicios que prestan y persuadirlo para
que participen en las actividades que llevan a cabo los programas efectivos con
las comunidades; con la finalidad de mejorar las relaciones del personal interno
de la empresa.

El objetivo de las RRPP es conocer que necesidad tiene el consejo o junta , y
adonde esta la gente a quien puede ayudar. ES tratar de saber cuales son los
interesas de esta gente y como informarles y persuadirlos para actuar en
representacin del consejo. Es adems , el mantener en armona las acciones del
consejo con las cosas fundamentales de las actividades de la empresa, e
informar al pblico . 37
______________
36 Juan Francisco Lpez Castro. Manual de Relaciones Publicas, 1 Edicion, pag. 2, 3.
37 Aportacin del Grupo de Tesis.






75
Es necesario sealar que la elaboracin de un programa de Relaciones Publicas,
debe partir de los objetivos que persigue, ya que si no se sabe lo que se intenta
lograr, o los problema que se pretenden resolver, no se puede ordenar las
actividades a realizar.
Estos objetivos, deben de estar relacionados con los objetivos bsicos de la
organizacin y deben ser especficos y no generales, se deben establecer en
orden de importancia y tiempo. 38

5. Funciones de las Relaciones Pblicas:

La funcin de las Relaciones Pblicas , es el conjunto de actividades efectuadas
o cualquier organizacin , para la creacin y mantenimiento de las buenas
relaciones , entre las funciones encontramos:

a. Asesorar con efectividad sobre la relacin entre grupos y grupos ,y grupos de
personas.
b. Anticipar he interpretar los deseos y las necesidades del publico a las
empresas.
c. Concebir y proponer a las empresas o a los organismos, establecer y
mantener relaciones de confianza con el pblico e informar de las realizaciones y
de todas sus actividades, de igual forma a su personal. 39
d. La comunicacin, es la que se realiza la funcin ventana, que hace referencia
a la prepararon y ejecucin de la poltica de comunicacin, que son mensajes
que representan todas las facetas de la organizacin de forma clara, y funcin
reflejo, que es la que hace referencia a la superacin de los cambios en el entorno
relevante y en la anticipacin de sus consecuencia en la poltica de la
comunicacin de la empresa. 40

____________
38 Simon N, Raymond, Relaciones publicas y humanas, tomoII, Limusa maxico, 1 Edicin, 1993, pag. 27
39 David Wargg, Relaciones pblicas para mercadeo y ventas fondo, editorial: Colombia,1993, pag. 10,12
40 Cees. B.M. Van Riel, comunicacin corporativa, Editorial: prentice Hay, Ano 1997, Pag 2






76
e. Proyeccin de imagen, es una representacin mental de cualquier cosa que no
se encuentre en de hecho presente de los sentidos, la reproduccin de la
memoria o la imaginacin de las sensaciones de vista, tacto, odos, entre otros.


6. Caractersticas de la Relaciones Pblicas

a. Obtencin de cooperacin
Obtener la cooperacin de los compaeros de trabajo es tan importante como la
de los clientes.
- se ha dicho que a ningn hombre es una isla, esto quiere decir que nadie puede
salir adelante sin la cooperacin de los dems.

b. Proporcionar un medio de trabajo cordial
El aumento de la produccin en el trabajo mediante en el mejoramiento de las
relaciones humanas y publicas es tambin motivo bsico para proporcionar un
lugar de trabajo adecuado y atractivo satisfaciendo as las necesidades de los
empleados y por ende volvindolos mas productivos

c. Proporciona proyeccin corporativa
Depende de la entidad corporativa y su cultura las relaciones publicas ayuda a la
empresa a proyectar una imagen de si mismo por su comportamiento ante su
publico ya que este se ve influido por un contexto social, cultura, y econmico.

Por eso es muy importante observar e identificar los valores que influyen en el
entorno de la entidad.

d. Proporcionar informacin
Las relacione s publicas le proporcionan a los clientes informacin de quien es la
empresa, como se distingue, que hace y como lo hace.





77

7. Naturaleza de las Relaciones Pblicas

Hace dos dcadas (1977) una definicin comn mente aceptada en la relaciones
publicas era las siguiente. Hacer el bien e informar a la gente de ello.
La experimentacin en diferentes formas de comunicacin incluyendo las
relaciones puede rastrearse hasta la antigedad, reyes y emperadores
relacionaron cantos especiales para engrandecer sus imgenes.
En ocasiones, consejos, heraldos, poetas, e incluso artistas, cortesanos,
desempearon funciones que despus se describieron como relaciones publicas,
en la poca de cesar y Alejandro, las primeras formas antiguas fueron encuestas,
pero la satisfaccin y eficacia en su ejecucin pronto las mejoraron que intereso a
la gente culta de los siglos XV y XVI .Como estos libros y panfletos relacionados
con la religin, tuvieron amplia difusin. 41

8. Las Relaciones Pblicas y su relacin con otras entidades

a. Las Relaciones Pblicas y la Administracin de Recursos Humanos:
El departamento o divisin encargado de la administracin de recursos humanos
es uno de los que va a recibir ms accesoria, en virtud de que mantiene
relaciones muy importantes con el pblico interno.

A fin de comprender ms fcilmente el asesoramiento que deber dar la funcin
de relaciones publicas a la de administracin de personal., as como la manera
de definir mejor los campos de accin propios de cada una.

Hemos de aclarar que la lista de funciones de administracin de recursos
humanos no pretende ser de ninguna manera exhaustiva, ya que solo se
mencionan aquellas en las cuales es, mas clara la necesidad de asesoramiento
de relaciones pblicas.
__________________
41 Todd Hunt y J ames e Gruning Las tcnicas de las relaciones publicas




78

b. Las Relaciones Pblicas y el Comercio:
Las Relaciones Pblicas Comerciales e internacionales son una funcin de
propiedad y direccin de empresas en diversos pases, esto es generalmente una
etapa en el proceso de multinacionalizacion.

- Sociedad que se desarrollan normalmente como:
i. Exportar productos a pases extranjeros
ii. Establecer organizacin de ventas en el extranjero
iii. Autorizacin de sus Patentes

c. Las Relaciones Pblicas y la produccin de Bienes o Servicios:
El trabajo es la actividad humana aplicada ala produccin de bienes o servicios, y
por ello es realizada como normas de eficiencia.

El trabajo en sentido propio, solo puede ser resultado de la accin del hombre,
las maquinas y los animales solo en un sentido figurado, les aplicamos lo que de
suyo corresponde solo al ser humano, la funcin fundamental de lo anterior es
que existen una diferencia esencial entre el trabajo mas material y embrutecedor,
realizado por un hombre y el mas perfecto llevado por un animal o una maquina
ya que el primero es decir el hombre ,procede de una accin de un modo libre
interactuando con otros seres humanos, en donde se pone en practica la
comunicaron y las relaciones pblicas, mientras que el segundo resulta de meras
fuerzas naturales o a lo mas de un automatismo instintivo o provocado.

d. Las Relaciones Pblicas y la Publicidad
Es comprensible que se confunda frecuentemente la formacin de publicidad con
las relaciones pblicas, puesto que la publicidad fue una de los primeros y ms
importantes medios de que se valieron las relaciones pblicas, e incluso hay
quienes afirman que la publicidad fue el primer tipo de relaciones pblicas que se
puso en prctica.




79

Actualmente la publicidad de tipo institucional es solo uno de los instrumentos
empleados por las relaciones pblicas seas que es una de sus partes, por tanto
ambos trminos no pueden considerarse como sinnimos. 42

e. Las Relaciones Pblicas y la Comunicacin
Las Relaciones pblicas para una persona comn por instinto piensan en la


comunicacin y esta en lo correcto, ya que hay necesidades de definir informacin
siendo la espina dorsal de los esfuerzos publicitarios.
La comunicacin no basta para calificar a una persona como profesional en
realidad las actividades para investigar, promover acciones y evaluar los
resultados son tambin vitales para las prcticas de las relaciones pblicas a nivel
ejecutivo.
El comunicar es el rea que mayor habilidad necesita, el practicante de relaciones
pblicas ya que se convertir en un buen comuniclogo y no solo un vocero. 43


9. Tipologa de las Relaciones Pblicas ( RRPP)

Las Relaciones Pblicas pueden clasificarse desde muy diversos puntos de vista
. No obstante, la practica cotidiana demuestra que la mejor clasificacin es
aquella que hace referencia a los distintos pblicos con los que trata . En funcin
de estos los instrumentos utilizados difieren unos a otros , o que permite
establecer distinciones que , a su vez, dan lugar a una clasificacin exhaustiva y
clara.

________________
42 Harold Koonz Cyril O`Donell Administracin de Empresas editorial de peridicos de prensa de Mxico, S.A de C. V ,
Mxico, pag. 223-225 .
43 Raymon Willians A los medios de Comunicacin Social Editoriales Penisola , tercera edicin BArcelona Espaa, pags.
76-80.




80
a. Relaciones Pblicas Internas:
Comprende las personas con quienes una organizacin se comunica
normalmente en su rutina diaria de trabajo , los pblicos internos constituyen
empleados , accionistas, socios, la difusin de informacin errnea dentro una
empresa reducen el impacto de los rumores e incrementan el apoyo de los
empleados.
Cuando se tratan de reducciones en la fuerza laboral o fusiones de empresas, las
comunicaciones internas hacen mucho para disipar rumores que circulen entre los
empleados y la comunidad local.

La organizacin informa a su pblico de la manera siguiente; en los medios
impresos, comunicaciones de la alta gerencia a los empleados, peridicos y
revistas para los empleados, anuncio en el tablero de los boletines, los
estados financieros anuales y parciales, libros y manuales para los empleados,
boletines, folletos explicativos de las polticas y procedimientos, peridicos
murales, carteles.

b. Relaciones Pblicas Externas :
Comprende las personas con quienes se comunica una organizacin pero con
quienes no tiene nexos estrechos ni regulares, los pblicos externos son los
proveedores, la sociedad, el gobierno, la comunidad, los medios de comunicacin,
las financieras, los clientes actuales y potenciales.


La organizacin informa a sus pblicos externos de la siguiente forma:

Medios masivos de comunicacin , peridicos , revistas , radio , televisin,
estados financieros anuales y parciales, correspondencia, folletos, copias de
discursos de los ejecutivos, programas y material de estudio para centros de
reuniones, materiales educacionales, manuales y libros de referencia.





81

10. Las relaciones Pblicas en la actualidad:
S se examinan con cierto cuidado estas dos palabras: Relaciones Pblicas, no se
tardar en descubrir que ha recibido tantos significados que aunque muchas
personas pueden tener tina idea aproximada de su significado, en realidad la
mayora no puede trazar los limites exactos de su contenido.

En la creencia ms generalizada se suele confundir a las Relaciones Pblicas
como un tipo de relaciones de venta, y una venta, en todo caso, muy especial que
consiste en dar simple y sencillamente una imagen por medio de las
presentaciones que hace el publirelacionista con seminarios, ccteles o cualquier
tipo de celebracin que dan dentro y fuera de la institucin.

Las Relaciones Pblicas enmarcan en un circulo ms amplio que comprende las
buenas relaciones con los pblicos, proyeccin de imagen corporativa, imagen
real de las empresas, actos protocolarios, velar por la buena comunicacin de la
empresa y mejorar el clima organizacional. Las relaciones pblicas existen en la
actualidad porque existe una necesidad perceptible de ellas. Esta necesidad es
un reflejo de las tendencias fundamentales en la sociedad estadounidense las
cuales han creado la necesidad de las relaciones pblicas.
Dicha tendencia ha hecho que las relaciones pblicas resulten indispensables y
las organizaciones usar y de hecho utilizarlas como una funcin administrativa ya
sea que le den ese calificativo u otros. A su vez estas mismas tendencias
fundamentales han creado problemas especficos para los profesionales de las
relaciones pblicas. 44

En la dcada de los 80 las Relaciones Pblicas ( RRPP ) empiezan a evolucionar
hacia campos mucho ms amplios, irrumpiendo en el espacio social. A partir de
ahora, la prctica de las RRPP deja de reducirse a esa relacin organizacin-
pblico para establecer programas con el objetivo de alcanzar el entendimiento
pblico.
________________
44 Aporte de grupo de tesis, y material bibliogrfico de tesario UFG .




82
Hasta la dcada de los 80, ninguna organizacin poltica o empresarial hablar de
tcnicas de RRPP. Antes, desde 1950, se hablara de trminos como publicidad,
informacin pblica, administracin comunicacional para referirse a RRPP.

Respecto a los tres modelos de actuacin, de entendimiento y ejecucin de las
RRPP que hemos mencionado ya, convivirn durante ms de medio siglo tanto en
la esfera poltica como en la comercial. Los tres poseen las mismas
caractersticas, ya que son asimtricos: los asimtricos producen conflictos entre
las empresas y los pblicos, y entre las empresas y los medios, es decir, entre las
empresas y su entorno. En los tres casos, sus mensajes se fundamentan en
tcnicas inamovibles.
Aunque el primer modelo (Publicity) se desarrolla en EEUU a fines del XIX y
principios del XX, en Europa no se formalizara hasta el final de la II GM, ya que
hasta entonces no habra el necesario para las RRPP sistema democrtico.
El segundo modelo (Public Information) nace a principios del XX con Ivy Lee,
desarrollndose en Europa a partir de esa fecha, aunque en las instituciones
gubernamentales y pblicas se continuara con el anterior.

Ms tarde, de la mano de George Creel y la incorporacin de las tcnicas de
persuasin, se desarrollara el tercer modelo (Bidireccional Asimtrico).
Y finalmente, y por medio de Grunnig, se describir un modelo ms de RRPP con
el que se sustituir al Bidireccional Asimtrico por uno Bidireccional Simtrico.
Esto suceder ahora, durante las campaas electorales de 1952 y 1956 se utiliza
el medio audiovisual como tcnica persuasiva a causa del crecimiento de la
poblacin de EEUU. En Europa, todo eso llegara ms tarde en torno a los 80.

Este cuarto modelo no renuncia a la persuasin, pero va a supeditarla al
entendimiento mutuo, a la negociacin. La persuasin, en este caso, consigue
cambios de actitud, intencin y comportamiento, pero no slo paro los pblicos,
sino tambin para la organizacin.





83
Este cuarto modelo es bidireccional y simtrico: la empresa se mueva. Hay doble
persuasin (la empresa al pblico y el pblico a la empresa). Este modelo se vale
de actividades de RRPP, pero basadas en la investigacin. Utilizar todos los
procesos intelectuales de comunicacin para mejorar el entendimiento con sus
pblicos.

La distincin fundamental con los dos primeros modelos es que la agencia de
prensa y el modelo de prensa son unidireccionales. El primer modelo no tiene
obligacin de presentar un retrato completo de la organizacin o del producto que
presenta y en cambio, los especialistas del segundo si presentan un retrato
completo de la organizacin y del producto.
Segn Grunnig, ninguno de los cuatro modelos es excluyente, ya que todos ellos
se pueden poner en prctica en un mismo modelo de RRPP. 4 5

C. LOGISTICA
La logstica es un aspecto muy importante en la elaboracin de un evento sea de
la naturaleza que sea ya, que sin esta no se podran coordinar los variados
detalles que implican un evento, sea este sencillo o complicado.

1. Definiciones de Logstica:
Es el proceso de gerenciar estratgicamente el movimiento y almacenamiento
de materia prima, parte y productos terminados, desde los proveedores a travs
de la empresa hasta el usuario final. 46

Es la actividad encargada de dirigir y controlar los movimientos y el
almacenamiento de los artculos de una empresa; enlazando materias primas en
los proveedores con los productos terminados en lo clientes. 47


__________________
45 Tratado de Relaciones Publicas ,H. Frazier Moore, Edit. Continental, Mexico, 1980.
46 Mercadeo Hoy ,Mc.Graw Hill , tercera edicin, Mxico
47 Biblioteca de la UCA, Tesis de graduacin, Garca Avendao. Roque, Bonilla S. Luis.






84
Es un proceso de implementar, proyectar y controlar un flujo de materia
prima, inventario en proceso y productos terminados e informacin relacionada,
desde el punto de origen, hasta el punto de consumo de una forma eficiente y
econmica posible, con el propsito de cumplir y con los requerimientos del
cliente final. 48


2. Tipos de Logsticas

a. Logstica de Negocio:
es el procedo de planear, implementar y controlar efectivamente, el flujo del costo
y el almacenamiento de la materia prima, como los inventarios en proceso, los
bienes terminados e informacin relacionada del punto de origen al punto de de
consumo, como objetivo de satisfacer los requerimiento del cliente.

b. Logstica Comercial:
Es un sistema que integra las funciones de produccin comercial y distribucin
fiscal, para la gestin estratgica del abastecimiento, movimiento y
almacenamiento del inventario del insumo.

Esta se divide en tres partes que son:
- Logstica Operativa:
Su objetivo es administrar el conjunto de las operaciones que se intercalan entre
la toma del pedido y recuperacin de los crditos de los clientes.
- Logstica de Apoyo:
Su objetivo es aportar a los vendedores una informacin adecuada y reducir el
tiempo que dedican a las tareas administrativas.
- Logstica de Conduccin:
Su objetivo es seguir y orientar la accin de los comerciales.

______________________
48 La industria Textil, folletria impresa por la Universidad Matias Delgado, Pags. 23-24





85

c. Logstica Inversa:

Es el proceso de proyectar, implementar y controlar el flujo de la materia prima,
inventario en proceso, productos terminados e informacin relacionada desde el
punto de consumo hasta el punto de origen de una forma eficiente y lo ms
econmica posible de recuperar su valor o el de la propia devolucin.

- Funcin de la Logstica Inversa
Esta se encarga de la recuperacin y reciclaje de envases y residuos peligrosos,
de igual forma el retorno de excesos de inventarios, devoluciones de clientes,
productos obsoletos e inventarios estacinales.

La logstica Inversa incluye una amplia gama de actividades, que se dividen
segn sea el trate de un producto o de envases y embalajes, cuando un producto
haya sido retomado a una empresa, se puede elegir en varias opciones.

i. Productos: Retorno al proveedor, reventa, venta va fin de existencia, caridad
o mercado menos exigente, recuperacin de materiales, reciclaje.

ii.Envases y Embalajes: Reutilizacin, Renovacin, recuperacin de
materiales, reciclaje, caridad.

- Casos que se deben de tener en cuenta
i. Si se trata de empresa que hace de intermedio en los diferentes canales
de distribucin, el producto puede ser devuelto a sus proveedores para su total
reembolso.

ii. Si el producto no ha sido usado, este puede ser revendido a un cliente
diferente o ser vendido a travs de una tienda de fin de existencias.





86


iii. Si el producto no es de suficiente calidad, para ser vendido a travs de
las anteriores, puede ser vendida a una organizacin benfica o exportada a un
mercado extranjero menos exigente. 49

3. Indicadores Financieros de Logstica

Esta transforma los resultados operativos de obtenidos, en datos de costos y
gastos de las diferentes actividades de proceso logstico, esto se presenta en
moneda o en trmino de porcentaje, entre estos gastos estn:

a. Gastos de Logsticas:
Son todos los gastos para implementar la plantacin de logstica.

b. Utilidades de Logstica:
se entiendo como los ingresos obtenidos menos los gastos de logstica y no es
presentado en ningn estado financiero legal, sino es utilizada como herramienta
extracontable para controlar el flujo logstico.

c. Estabilidad Gastos-Utilidad Logstica:
se refiere a la variacin porcentual en utilidad ante una variacin en los gastos de
logstica de 1%.

d. Valor de Activos de Logstica:
Es el valor en libros que los activos adquiridos, para ejecutar las actividades de la
plantacin de logstica.

e. Retorno Sobre Activo Logstico:
Es el margen de ganancia que se obtiene de acuerdo a la produccin de la
utilidad de los activos.

_________________
49 Tesario de UCA, Diseo de un manual de logstica Inversa, para minimizar el impacto de las medianas empresas
pags. 56-58



87

f. Rotacin de Activos de Logstica:
Es la razn que indica cuantas veces rotan los activos en el periodo realizado. 50

4. Logstica en el servicio de eventos
La Logstica de un evento puede ser muy sencilla o volverse muy complicada, no
as cuando se tienen presentes todos los detalles que hay que tomar en cuenta a
la hora de realizar y organizar un evento, siempre y cuando se sepa de antemano
los pormenores del mismo.

a. Funciones de la logstica de eventos:
- Mantener un orden en la organizacin a realizar
- Organizar al personal que atender el evento.
- Dar un servicio de calidad al cliente.
- Satisfacer las necesidades del cliente a cabalidad.

b. Aspectos de la logstica de eventos:
- Econmico: la logstica deber estar relacionado al presupuesto del evento.
- Precisin: tanto el personal como los proveedores tienen una precisin
debidamente organizada para atender un evento, antes durante y despus de
efectuado este.
- Servicio: una adecuada logstica bien dirigida en la organizacin de un evento
demostrara una eficacia en el servicio al cliente.

c. Recursos de la logstica de eventos:
- Mantener una constante y fluida comunicacin entre todos los involucrados en
la organizacin de un evento.
- Contar con recursos tecnolgicos como computadoras en red, radios etc. Facilita
el poder resolver eventualidades en la organizacin de un evento.
- Mantener actualizada una agenda de proveedores hace mas fcil la bsquela de
unote estos cuando el evento la amerite ( Disco mvil, payasos, decoradores, etc)
______________________________
50 Tesario de UCA, Diseo de un Manual de Procesos de la Logstica Inversa, para minimizar el impacto
Medioambiental de las medianas empresas. Pags, 78-81




88
D. ORGANIZACIN DE EVENTOS

Asistir a los eventos especiales es otra forma de expresar el placer que el ser
humano disfruta al momento do presenciar un acto, une celebracin ya sea
familiar, conyugal, laboral o religioso: donde se comparten momentos agradables
tanto del invitado como el que hace participe la reunin: stos sucesos ocurren en
diferentes categoras y expresiones dentro de la sociedad. Fomentando siempre
la unidad comunitaria y laboral, logrando as proyectar objetivos favorables.

A simple vista, convivir socialmente y hacer vida social parecen una misma cosa.
Pero lo cierto que hay sutiles diferencies en ambos conceptos. As, mientras la
convivencia en la sociedad es prcticamente inevitable - y deseable- la vida social
puede quedar reducida a una participacin estricta en acontecimientos
extraordinarios.
De hecho, compartir con familiares, amigos y vecinos aquellos momentos claves
de la vida - festivos o no -, es la forma actualizada de la vida social clsica o de
antao.
Las costumbres adaptadas al ritmo de os tiempos, responden a contenidos
semejantes y lo que sin duda ha cambiado es el estilo, la forma de comportarse
en sociedad.
La Organizacin de eventos en el pas, se realiza para darle un mayor realce a
cualquier organizacin empresarial, para darse a conocer en el medio competitivo
o para divulgacin de un producto especifico , tambin se llevan a cabo los
diferentes acontecimientos o sucesos que se desean dar a conocer en cualquier
momento que el empresario considere oportuno.

1. Definiciones de Organizacin de Eventos

Debido al amplio campo que abarca la Organizacin de Eventos, podemos
encontrar varias definiciones sobre estos, tales como:





89

a. Son actividades especficas que se realizan con un objetivo claro, planeado
con anticipacin , cuidando cada detalle para que se den en forma sistemtica.60

b. Actividad importante de Relaciones Pblicas para satisfacer el deseo de la
mayora de presencia en los participantes en una ocasin: mejorar sus
conocimientos y disfrutar el estimulo del desarrollo de la actividad. 51

c. Es la necesidad bien planificada para alcanzar el xito amplio en recursos y
esfuerzos en un proyecto que permita aumentar resultados positivos en una
actividad que se realiza en la empresa. 52

d. Son todos aquellos acontecimientos especiales que tienen como objeto
acciones sociales, culturales, deportivos entre otros. 53

e. Son un proceso de trabajo debidamente planificado para tener una mayor
capacidad de respuesta en el desarrollo de calidad en una actividad.


2. Clasificacin de la Organizacin de Eventos

La organizacin de un evento puede variar y tener varios factores diferentes unos
de otros, esto depender de la clasificacin del mismo , entre las clasificaciones
mas frecuentes estn:


_______________
51Biblioteca encarta
52 Santillana, Diccionario del Espaol, primera Edicin, 1993
53 Diseo de un modelo protocolario en los eventos empresariales, para la proyeccin de imagen en la gran empresa
privada sector industria manufacturera.








90

a. Organizacin de Eventos Sociales: son actos que realizan las empresas,
instituciones o personas naturales, para crear una imagen positivas en los
diferentes pblicos.

b. Organizacin de Eventos Culturales: son de carcter nacional e internacional
donde se comparten diferentes costumbres, hbitos alimenticios, exposiciones
artesanales, danzas, entre otros.

c. Organizacin de Eventos Deportivos: son aquellas actividades de carcter
deportivos en las cuales se interacten con un fin determinado.

d. Organizacin de Eventos Educativos: son aquellas actividades, que realizan
las instituciones o personas naturales, con el propsito de brindar informacin y
recreacin, en cualquier categora en cuanto a cultura general.

e. Organizacin de Eventos Pblicos: en estn participan tanto personalidades y
autoridades, que son abiertos al publico en general.

f. Organizacin de Eventos privados: en estos, se realizan en el mbito privado,
como visitas a empresas, inauguracin de nuevas instalaciones privadas.


3. Etapas de la Organizacin de Eventos

Las principales etapas a desarrollar durante la organizacin de un evento son:

a. Planificacin:
es aqu donde se debe de tener en claro los objetivos del acto
a realizar, como tambin se definen los recursos a utilizar, para llevar a cabo el
evento. El mensaje que va a transmitir a los invitados y todos aquellos pasos a
seguir para la buena realizacin de las actividades.




91
b. Organizacin :
Se asignas las tareas a realizar, se establecen grupos de trabajos y se establece
comunicacin entre ellos, para definir la imagen que tendr el evento.

c. Desarrollo:
Es cuando se lleva a cabo en acto, es aqu donde se pone en practica lo
planificado y organizado, todo lo que se va a desarrollar se hace segn estaba
establecido, se debe de contar con una solucin en precisa en caso de
imprevistos.

d. Evaluacin:
Esta es la ultima etapa, a la hora de la realizacin e eventos es aqu donde se
evalan los resultados que se obtuvieron, a travs de lo que se planifico y lo que
se hizo.

4. Metas y Objetivos de la Plantacin de un evento

Para alcanzar los objetivos es necesario tener bien clara la mela a la que se
quiere llegar, esta manera se podr identificar los resultados especficos que se
deseen obtener, al mismo tiempo que se seleccionan las herramientas y los
mtodos as como las actividades a alcanzarlos.
Metas y objetivos son dos palabras claves para quienes han trabajado con la
planeacin estratgica en la planeacin y organizacin de un evento, se deber
decidir sobre las metas generales del mismo. Establecer criterios para la
evaluacin de una actividad de capacitacin, definiendo politices para la
preservacin del medio ambiente.

Una vez elegido el tema debern definir claramente los objetivos, es decir fijar que
se pretende alcanzar o lograr mediante cada actividad que se lleve a cabo.
No debe olvidarse los objetivos deben estar definidos en trminos mesurables,





92

que permita una verdadera apreciacin de logro obtenido se establecern
entonces los objetivos especficos a alcanzar, stos se aplican tanto a la etapa de
planeacin como al programa en si.

Objetivos de programas puede ser definir los principales problemas en la
presentacin del medio ambiente en determinada regin o establecer una agenda
de pasos a seguir para solucin de los tres problemas detectados.

Para completar esta actividad. Deber desarrollar un proceso de evaluacin que
permitir medir si los objetivos del programa fueron alcanzados o no. 54



5. Tipologa de Eventos

Dentro de la organizacin de un evento encontramos que estos pueden ser de
carcter social ( familiares o particulares ) o de carcter empresarial ( de una
empresa en particular) , y en algunos casos un evento puede tener los dos
caractersticas, por lo que a continuacin nombraremos algunos tipo de eventos
mas comunes.

a. J untas o conferencias:
Aquellas que se efectan en una empresa cada cierto tiempo, entre los socios, o
compaeros de un departamento.

b. Aniversarios:
Eventos de esparcimiento ya sea de una empresa o de carcter social.

___________________________
54 Frazier.M, RRPP, principios , casos y problemas, edit. Continental, pag.251








93
c. Trofeos:
Condecoracin de competencias deportivas efectuadas.

d. Agasajos :
Despedidas de compaeros de trabajo, cumpleaos, fiestas de carcter social o
empresarial.

e. Concursos:
De belleza, de empresas, o de productos durante un lanzamiento, etc.

f. Desfiles y espectculos:
Show de artistas o presentacin de candidatas o exhibicin de modas. 55
A continuacin se presenta un cuadro sinptico de la tipologa de eventos,
detallando cada actividad empresarial que se desarrollan en los diferentes
pblicos.
TIPOLOGIA DE EVENTOS

CUADRO No. 9



















Fuente: Aportacin de Grupo de Tesis.
__________________________
55 Aportacin de grupo de tesis

INTERNO EXTERNO
Juntas Panels
Capacitaciones Foros
Seminarios Conferencias
Coloquios Excursiones
Simposio Fiestas
Concursos Exposiciones
Entrega de reconocimientos Espectculos
Estmulos Premiaciones



94
6. Clases de Eventos

a. Eventos Empresariales:

Son todos aquellos actos que realizan hoy en da las empresas, con el fin de dar
a conocer la comercializacin de un producto o servicio , o para fomentar e
incrementar los conocimientos de los empleados de una empresa, como un
lanzamiento de un producto, un simposium, un seminario o capacitacin, etc.

b. Eventos Sociales:

Son todos aquellos de carcter familiar o de esparcimiento privado, como lo es
compartir un acontecimiento intimo, como un matrimonio, un bautizo, etc.

c. Eventos Culturales:

Son acciones de carcter relajado donde se comparte diferentes costumbres,
hbitos alimenticios, exposiciones artesanales, conciertos, danzas, entre otros;
para fortalecer y cultivar amistades entre diferentes culturas.

d. Eventos Deportivos:

Son aquellas actividades de sano esparcimiento, ya sea de una empresa o
institucin educativa, con el propsito de diversin, tales como un Intramuros.

e. Eventos Educativos:

Son todas aquellas actividades que realizan las instituciones tanto a pblicos
internos como externos, con el propsito de brindar informacin y recreacin en
cualquier categora en cuanto a cultura general.






95
CUADRO SINPTICO DE LA CLASIFICACIN DE EVENTOS

CUADRO N 10


EVENTOS EMPRESARIALES
Agasajos, aniversarios, cumpleaos,
desfiles, espectculos, excursiones,
fiestas, ferias, das feriados.

EVENTOS SOCIALES
Bodas, fiestas rosas, bautizos,
cumpleaos, etc


EVENTOS CULTURALES
Cabalgata artstica, certamen literario,
exposicin de pinturas, festivales de
msica popular, temporada sinfnica o
teatral.

EVENTOS DEPORTIVOS
Intramuros, juegos centroamericanos,
Juegos florales, olimpiadas, torneos.

EVENTOS EDUCATIVOS
Capacitaciones, conferencias, foros,
Simposios, panels.

Fuente: Aportacin de grupo de tesis.


7. La planeacin de un evento

La planeacin de eventos tiene una serie de etapas que siguen un orden lgico
cronolgico. La etapa preliminar de planeacin general sigue el evento o reunin
durante el cual deben considerarse simultneamente aspectos de ejecucin y
administracin , puede tenerse en cuenta, adems, una etapa posterior y optativa
de seguimiento del evento, la que servir para evaluar la actividad realizada y al
mismo tiempo, acumular experiencia y conocimientos para la realizacin de
actividades futuras, se puede dividir en cinco lneas de accin:






96
a. Toma de decisiones preliminares:
Abarca la definicin del tema, las metas y los objetivos, el perfil de los partici-
pantes y oradores, el diseo del evento.

b. Tareas de avance:
Incluye la preparacin de un presupuesto tentativo, el contacto y compromiso
de los oradores y panelistas, la contratacin de instalaciones, y traslados.

c. Promocin y contactos con los participantes:
Proporciona informacin con los participantes y les detalla el proceso de desa -
rrollo del evento.

d. Ejecucin del evento:
Tareas, actividades complementarias al momento de efectuarse el evento .

e. Seguimiento y evaluacin:
Consiste en permanecer al tanto del acontecimiento del evento tanto antes
como durante y despus de pasado el mismo. 56


8. Etapas de un Evento

Un evento puede efectuarse por distinta razn, muchas veces forma parte de una
estructura de organizacin ya establecida, como es el caso de las conferencias y
reuniones que provienen por un mandato o reglamento gubernamental o
institucional y por el que se determina su realizacin en un periodo fijado con
anterioridad.


_______________
56 Relaciones publicas contemporaneas , P.Mc. Hill, primera edicion, Buenos AiresArgentina,1998





97

Los eventos de carcter permanente adquieren, con el correr del tiempo, una
tcnica de planeamiento y administracin ms depurada, la que va corregido de
ao en ao, a medida que se repiten, mejoran y se hacen ms correctos y
efectivos.

En la planeacin de un evento hay una serie de aspectos que lo afectarn desde
el comienzo, por eso (debe tenerse en cuenta las instrucciones por parte de las
personas que organizarn los eventos; ya que la extensin del evento en cuanto a
duracin, cantidad de participantes y otras acciones relacionadas es la que
determinar la cantidad y caractersticas (Del personal de apoyo que tendr para
las diferentes actividades planeadas)

Al planificar un evento se conoce que tiene una serie de etapas que siguen un
orden lgico y cronolgico, a la etapa preliminar de planeacin general que sigue
el evento o reunin durante el cual deben considerarse simultneamente
aspectos (de ejecucin y administracin )

a. Preparacin
Un evento puede efectuarse por distintas razones. Muchas veces, forma parte de
una estructura de organizacin ya establecida, como es el caso de las
conferencias y reuniones que provienen por un mandato o reglamento
gubernamental o institucional y por el que se determina su realizacin en un
periodo fijado con anterioridad.

b. Ejecucin
Para el buen desarrollo del evento y un mejor desempeo en las numerosas
actividades que se realizarn en el curso del mismo, es aconsejable separar los
trabajos en grupo, se recomienda designar personas responsables para las tareas
de cada ncleo de actividades. El nmero y calidad del personal empleado en un
evento depende de distintos factores, principalmente del nmero de participantes




98
y de la importancia que se le quiere dar al acontecimiento. Tambin depende de
la disponibilidad de recursos humanos, de la institucin patrocinadora o de la
capacidad de financiamiento para la contratacin de personal eventual.

c. Seguimiento
Despus de concluido el evento, debern llevarse a cabo de inmediato, una serio
de trabajos que permitirn dar por terminado definitivamente el acontecimiento
presentndolos a continuacin:

- Controlar el estado de los equipos e instalaciones antes de su devolucin.
- Recoger objetos perdidos que pueden ser reclamados.
- Recopilar todos los documentos sobrantes.
- Enviar cartas de agradecimiento a oradores e instituciones que financiaron y
apoyaron el evento.
- Editar discursos, puntos de las discusiones, informes finales o memoria
definitivos. 57

9. Funciones de un Evento

Para lograr el desempeo eficiente del comit organizador de cada evento en
particular, se agruparn las diversas funciones y acciones que se llevan a cabo
durante su desarrollo y realizacin.

En cada una de estas coordinaciones, se dividen todas las funciones y acciones
necesarias para la realizacin de un evento de gran magnitud. Adems se hacen
comentarios de cada una de las funciones con el propsito de dar una explicacin
ms amplia y proporcionar algunas recomendaciones para facilitar su ejecucin.

a. Coordinador General.
Es el responsable de que se cumplan los objetivos y metas as como de
______________
57 Alicia Richero, Eventos, Gua para su plantacin y ejecucin, edit. Trillas, Mexico, 1993, pags. 20,37,51.





99

administrar y ejecutar el evento; tiene dos funciones fundamentales, la funcional y
la vital. Saber destinar el tiempo adecuado de cada una de stas, es el xito de
los buenos coordinadores de eventos.

b. Coordinador Tcnico:
Esta coordinacin debe estar integrada por personal especialista en el teme. En
esta coordinacin radica gran parte del xito, pues es la responsable de elaborar
tas conclusiones generales del evento, como resultado del anlisis de los
diferentes temas que se trata.

c. Coordinacin de Administracin:
Coordina la obtencin de los permisos y licencias necesarias, de cada pas y
ciudad establece los diferentes trmites de permisos o licencias necesarias para
la realizacin de un evento o exposicin.

d. Coordinacin de Comercializacin y Difusin:
El responsable de sta coordinacin debe tener amplios conocimientos sobre
mercadotecnia, comunicacin, relaciones pblicas y humanas.

e. Coordinacin de Operacin:
Coordina la seleccin, operacin de transporte, de pasaje y de carga, planifica el
sistema y la logstica del transporte, requiere de invertir tiempo durante varios
meses antes del evento.

f. Coordinacin de Informacin y Relaciones Pblicas:
La forma e intensidad de trabajo de sta varia mucho, dependiendo de la
naturaleza, del tamao y de la estructura de la organizacin de un evento, hay
que considerar que el evento puede ser en si mismo, un producto, especialmente
si el acontecimiento es artstico, cultural, deportivo o de un grupo de intelectuales
o profesionista.





100

g. Coordinacin de Finanzas:
Tiene la responsabilidad de conseguir y manejar los recursos financieros que se
durante el evento o exposicin. Realizar un evento sin recursos suficientes
requiere de imaginacin y creatividad de los organizadores para conseguir
donativos, patrocinios y cuotas de inscripcin anticipadas.

h. Coordinacin de Exposiciones:
Es necesario nombrar un coordinador que ser el responsable de la organizacin
y operacin de la exposicin. Debe ser una persona con experiencia en
exposiciones y te perfil con las cualidades y dominio de liderazgo.

10. Lugares donde se realizan los eventos

A la hora de realizar un evento se deben tomar en cuenta varios factores para
poder elegir el local o lugar para realizarlo, es decir debemos saber la fecha del
evento, la cantidad de personas asistentes al evento, el tipo de evento, la hora, el
men que de servir, ya que el lugar debe acoplarse a todas las exigencias que el
evento estime conveniente.
Por lo tanto los lugares ideales para eventos son , los Hoteles, Salas de te,
Restaurante, Clubs Privados, Salones de recepciones, siempre estos
dependern de los factores antes mencionados. 58

Los eventos en el mbito mundial o regional suponen una infraestructura de
organizacin mucho ms compleja y con mayores recursos materiales y humanos
que los nacionales o al interior de una institucin. Sin embargo, los cuidados que
deben prestarse a la planeacin y desarrollo de estos ltimos debe ser igual a los
de los otros eventos mayores.
Nunca est de ms hacer las cosas con la mayor eficiencia y eficacia an cuando
aparentemente no tenga una trascendencia tan destacada. De acuerdo con el
_____________
58. Aportacin de grupo de tesis




101


nmero de participantes y con la estructura del evento, las actividades incluyen
distintos tipos de cesiones, hay cesiones plenarias, en las que forman parte todos
los miembros del grupo, y en las que siguen procedimiento de tipo parlamentario,
tales como designacin de presidentes, autorizacin para la toma de palabra,
cesiones con un nmero ms reducidos de personas, organizadas en forma de
grupo de discusin, grupos de trabajos o comisiones de estudio y cuya finalidad
es fomentar el intercambio informal y mas comprometido de los participantes.

La planeacin del evento generalmente incluye como fase final, un resultado
proyectado que puede ser un informe o una publicacin, un conjunto de
recomendaciones o resoluciones, una decisin a cerca de un programa concreto,
la formulacin de nuevas perspectivas, una revisin de las polticas que rigen o la
programacin para un periodo.
Los mtodos empleados en los eventos actuales han surgido corno respuesta a la
necesidad de franquear las barreras de comunicacin La comunicacin puede
verse obstaculizada por diferentes causas talos como: la organizacin burocrtica
o a especializacin cada vez mas creciente.
En otro plano, las diferencias de nacionalidad, clases sociales, razas e ideologas
pueden entorpecer la comunicacin. Sin embargo lo fundamental es la
oportunidad que brinda el evento para una coexistencia en la participacin, que
los participantes hablen o no, no es lo fundamental sino su intervencin fsica y
mental en el grupo. 59


11. Componentes del xito de la organizacin de un evento

Los componentes principales para el xito de una buena organizacin de eventos
son :

_________________
59 J ack Fleitman Schvarcer, Eventos y Exposiciones, McGrew-Hill, Mexico 1997,pags. 11-19.



102

a. La institucin patrocinadora.
La institucin patrocinadora es la responsable de ofrecer e! evento Existen
diferentes tipos de patrocinadoras que pueden ser un individuo o una
organizacin. Hay instituciones patrocinadoras que realizan eventos para su
propio personal, en general, confines de capacitacin.

A veces incluyen otros participantes que no son empleados pero que estn
relacionados con la institucin por vnculos comerciales.
Pueden darse como ejemplos aquellas empresas comerciales que capacitan a su
personal y que extiende la invitacin a vendedores, distribuidores entre otros.

Hay instituciones patrocinadoras que actan como empresas comerciales,
dedicadas a la tarea do preparacin y administracin de reuniones.
Es decir son empresas con fines de lucro, especializadas de llevar eventos de
todo tipo.
En realidad son verdaderas empresas que ofrecen servicios para realizar un
evento en todas sus facetas, salvo las estrictamente tcnicas de la especialidad
que trata el evento.

b. La Direccin o Coordinacin del Evento
La direccin o coordinacin de eventos y reuniones est siendo considerado
como una profesin cuya principal tarea puede centrarse en planear, administrar,
orientar los procesos de grupos, transcribir, preparar originales y controlar su
publicacin y difusin; tambin requiere conocimientos especializados sobre la
comunicacin durante el evento.

La direccin de un evento supone el conocimiento de varias tcnicas y proceso
que debe combinarse adecuadamente para asegurar el xito de la reunin, el
coordinador deber adems contar con una cultura muy amplia que le permita
relacionarse positivamente con personas de diferentes nacionalidades, niveles




103
sociales entre otras; deber poseer conocimientos de psicologa de grupos,
rapidez en la resolucin de imprevistos, seriedad en la forma de decisiones,
facilidad de expresin, manejo de idiomas; cualidades de orden y discrecin.

En caso de no conocer con profundidad el tema tratado, deber trabajar en
estrecha colaboracin con l o los especialistas de tal manera que la
programacin responda a los objetivos establecidos por ellos; saber improvisar es
importante pero solo como respuesta a una situacin inesperada; de lo contrario,
un evento no planeado ni organizado conducir al caos y al desperdicio de
recursos humanos y material.

12. Eventos especiales en la Relaciones Pblicas

Los eventos especiales de relaciones pblicas comprenden agasajos, ferias,
desfiles, celebraciones de aniversarios, ofrecimientos de la planta y otros asuntos
patrocinados por organizaciones de negocios sin fines de lucro, como forma de
destacar sus programas de relaciones pblicas. Para que tenga significado, el
evento debe tener objetivos fijados de antemano, cuidadosamente desarrollados y
seguidos a conciencia durante toda las etapas de planeacin.
La importancia de definir objetivos en los eventos especiales en cada actividad de
relaciones pblicas para satisfacer el deseo de la mayora de las gentes y del
pblico que participan en una ocasin; de mejorar su conocimiento, y de disfrutar
el estimulo de la multitud, de las luces, color, sonido y movimientos involucrados.

a. Tipos de Eventos especiales:
En tos programas de relaciones pblicas se incluyen una gran variedad de
eventos especiales. Existen das y se manas especiales, exhibidores, juntas y
conferencias, aniversarios, trofeos, agasajos, concursos, desfiles y espectculos,
eventos comunitarios y organizaciones patrocinadas, personalidades de
relaciones pblicas y ofrecimientos.





104

b. Organizacin de Eventos especiales:
Los eventos especiales de relaciones pblicas de alcance nacional, se planean y
ejecutan normalmente por los departamentos de relaciones pblicas de la casa
matriz. Usualmente se asigna la responsabilidad de planeacin y ejecucin de
eventos locales al gerente de la instalacin local donde se va a llevar a cabo el
evento, con la ayuda del personal de relaciones pblicas de fa casa matriz, el
gerente regional de relaciones pblicas y el gerente de relaciones con la planta y
la comunicad en el caso de grandes corporaciones.

c. Polticas y objetivos de los eventos especiales:
Las polticas y objetivos especficos para eventos especiales, se establecen por
un comit de eventos especiales para servir como gua a la gerencia y al personal
de relaciones pblicas, al planear y llevar a cabo los eventos especiales. En la
planeacin de un evento especial, es esencial la fijacin comprensiva de los
objetivos para determinar el tema nfasis, alcance y programa. Los objetivos
deben tornar en cuenta los intereses particulares, antecedentes y conocimiento de
las personas que van a ser invitadas. 60

13. Eventos de Puertas Abiertas

Son utilizados ampliamente en programas de relaciones en las corporaciones. Se
invitan a diversos pblicos al evento, el cual pueden incluir una visita a la planta,
exhibidores, pelculas y otras actividades. S se manejan exitosamente deben
contribuir a un mejor entendimiento de las operaciones de la compaa.

Siendo un medio efectivo para informar a la gente de la comunidad lo relativo a
los negocios, lo constituye el invitarles a visitar la planta y presenciar sus
operaciones, una visita a la planta puede demostrar en forma persuasiva que la
compaa es un buen lugar de trabajo y que est interesada en el bienestar de
sus empleados.
______________
60. Alicia Richero, Eventos, Gua para su plantacin y ejecucin, edit. Trillas, Mexico, 1993, pags.100




105
14. Financiamientos, donativos y patrocinio de un evento

Con el coordinador de finanzas se deben hacer las gestiones necesarias para
obtener financiamientos, donativos y patrocinio; stos en algunos eventos no se
necesitan o no se pueden obtener.

Esta responsabilidad es de las ms difciles para el coordinador general, en
muchos eventos es fundamental para el xito tener fondos suficientes para su
consecucin.

Los donativos pueden ser en especie o en dinero, dependiendo de las
necesidades y posibilidades de ambas partes. Los trmites de los donativos y los
patrocinio los debe de hacer el coordinador general, el de relaciones pblicas y el
de finanzas.
Con relacin a los trmites, registros y control de financiamientos, el responsable
es el coordinador de finanzas.
Las corporaciones patrocinan a organizaciones con la comunidad y grupos
juveniles para forjar buena voluntad hacia las organizacin patrocinantes.
Con el propsito de informar al pblico acerca de sus actividades y para promover
mejoras cvicas educativas y actividades culturales, de recreacin y juveniles.
61

15. Justificacin y xito de los eventos
La justificacin de un evento sea este de la ndole que sea , es de gran
trascendencia para las Relaciones Pblicas, ya que en estos se puede
interactuar, ya sea una empresa con otra empresa, una empresa con sus clientes,
etc.
Por lo tanto se tienen datos precisos que en El Salvador , durante y despus de la
colonia existan lugares que prestaban servicios de descanso debido al
movimiento transitorio que exista en esa poca, lastimosamente en la actualidad ,
________________
61 Aportacin de grupo de tesis y material de revistas y documentos bibliogrficos







106
no se cuenta con documentos especficos de registros acerca de la evolucin de
estos servicios.
Mas sin embargo, no ser sino hasta las primeras dcadas del siglo XX que se
tiene informacin y registro de los Hoteles y pensiones familiares que servan de
hospedaje, y que fueron mencionados en el Libro Azul de El Salvador editado
por la firma L.A. Ward y publicado por el Bureau de Publicidad de Amrica Latina
en el ao de 1916.

Sin embargo, se cree que ya en la poca de la Colonia existan lugares de
descanso y hospedaje para las personas que viajaban a la Capital; es entonces
cuando aparecen hoteles y pensiones familiares como lugares de prestacin de
servicios de hospedaje en El Salvador, siendo estos los precursores de lo que
hoy se le conoce como la Industria Hotelera.

En cuanto al servicio especifico de organizacin de eventos, podemos mencionar
que, la mayora de las fiestas y eventos especiales no estaran completos sin una
buena comida y bebida refrescantes.
Planear el men del evento, prepararlo y servirlo a los invitados es complicado y
toma mucho tiempo. Por esto, es que un servicio de banquetes profesional es una
buena idea. Un buen servicio de banquetes podr ayudar a crear el tema de la
fiesta, a crear el men dentro del presupuesto que se tiene planeado, al dar
pruebas de la comida antes de la fiesta, arreglar la renta del equipo, contratar a
los servidores de alimentos y bebidas y a limpiar despus que termine el evento.

Para elegir un servicio de banquetes que ayude a lograr que un evento tenga el
xito deseado, se tiene que tener presente lo siguiente:

- Comparar e Investigar
i. Cunto tiempo tiene trabajando en este campo y si tiene experiencia previa
con el tipo de evento que se esta planeando.





107
ii. Pedir una lista de referencias con clientes recientes y anteriores. Llmeles
a estos clientes para saber cul es su recomendacin del servicio.
iii. Revisar el historial del servicio en la Agencia para el Mejor Comercio.
iv. Asegrese que estn asegurados y tengan los permisos correspondientes.
v. Asista a uno de los eventos que prepare el servicio para tener una mejor
idea de cmo funciona el individuo en el evento.
vi. Pedir ver fotografas de los eventos anteriores que haya tenido para
conocer su estilo de presentacin.

- Planeacin del Evento:

i. Hable y pngase de acuerdo con el servicio de banquetes para crear una
secuencia de los diversos puntos del evento: la hora de llegada, la hora de
arreglo, duracin del evento, el tiempo para desmantelar y limpiar.
ii. Pregunte si el servicio de banquetes conoce el lugar donde se llevar a
cabo el evento. Si no lo conoce, pdale que visite el sitio antes del evento.
iii. Determine si el servicio de banquetes coordinar el servicio de blancos y
del equipo por rentar.
iv. Pida que se te muestren los blancos, platos, cubiertos y cristal que se
rentarn para su evento.

- Alimentos y Bebidas:

i. Pdale al servicio de banquetes que le muestre varios mens que se
acomodan a su presupuesto.
ii. Pida muestras para probar los alimentos que esta pensando servir en la
fiesta.
iii. Pregunte si los alimentos se prepararn en el lugar de la fiesta o se
prepararn con anterioridad.
iv. Pregunte si el servicio podr preparar platillos especiales, por ejemplo,
platillos infantiles, vegetarianos.





108
v. Pregunte cul ser el tamao de las porciones que se servirn.
vi. Pregunte cul es la poltica a seguir si hubiera alimentos de sobra.
vii. Averige si las bebidas estn incluidas en el precio.
viii. Si Ud. trajera sus propios vinos y licores, pregunte si le cobrarn
descorche.

- Personal:

i. Pregunte cuntos meseros y servidores estarn trabajando en el evento.
ii. Pregunte cul es la vestimenta de los meseros y camareros para
asegurarse que se llevarn bien con el tipo de evento que planea.
iii. Averige lo que incluye el precio (arreglo, limpieza, meseros, alimentos,
renta, etc.)
iv. Pida que todo se estipule por escrito en forma de un contrato.
v. Pregunte cmo se calcularn las propinas y los cargos del servicio.
vi. Pregunte sobre la poltica de cancelacin.
vii. Determine cul es la fecha en que debers darle el nmero total de
invitados.
viii. Pregunte si necesitara dar un depsito.

Adems en el campo de los eventos sociales, estos eventos sirven para
mantener la unin familiar, y hasta en las empresas el fomento de un evento que
adems de haber de trabajo puedan servir de esparcimiento entre compaeros de
trabajo incrementa las buenas relaciones y fomenta el compaerismo, la
competencia y las relaciones a futuro.
Su importancia esta destinada a optimizar el funcionamiento y el desarrollo de la
organizacin, al promover mediante la participacin programada, su adopcin al
medio ambiente, la modificacin de la conducta organizacional y la respuesta a la
exigencia de cambio que le impone su ambiente exterior. 62

62 Aportacin de grupo de tesis.