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Unidad1.Generalidades de la Planificacin

Actividad- Planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad
Usted es delegado para implementacin el Sistema de Gestin de la Calidad
conforme a la norma ISO 9001:2008 en la empresa Saludable. En este momento
la compaa se encuentra organizando la planeacin para implementarlo, por lo
tanto, estn gestionando algunos recursos para que el proceso sea exitoso.
Entonces la empresa le solicita una propuesta o plan de trabajo para implementar
el SGC y finalmente obtener la certificacin. Para realizarlo le proporcionan la
siguiente informacin:
La empresa:
Cuenta con la misin, visin y objetivos organizacionales definidos en el
ao 2000.
No cuenta con manual de calidad, ni definicin de procesos.
Tiene 3 sedes institucionales.
Estn definidos procedimientos en los departamentos de compras y
recursos humanos.
Cuenta con 65 trabajadores; 20 de nmina y 45 contratistas.
Hace parte del sector salud ofreciendo servicios de odontologa y consulta
mdica general.
De acuerdo a lo anterior usted debe:
Realizar un anlisis situacional de la empresa con base en la informacin
suministrada.
Definir qu actividades debern plantearse para realizar un adecuado
proceso de documentacin, implementacin, seguimiento y posterior
certificacin del Sistema de Gestin de la Calidad.
Realizar un diagrama de Gantt, en el cual usted deber incluir por cada
actividad definida: los objetivos, recursos necesarios para la ejecucin,
tiempo estimado de ejecucin, costos ($) en los que se incurren para el
desarrollo de la actividad y los responsables en el proceso de ejecucin y
supervisin. Recuerde que para realizar un diagrama de Gantt debe
consultar el documento que se encuentra en el botn Documentos de
apoyo/ Documentos complementarios/ Documentos complementarios
unidad 1, del men del programa de formacin.



Definir los recursos que la empresa debe tener en cuenta en el Rubro
1

Calidad de su presupuesto anual organizacional, para mantener y mejorar
el Sistema de Gestin de la Calidad despus de su certificacin.

Conclusiones:
Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la
presente actividad.






La empres saludableactualmente, cuenta solo con procedimientos para dos
de sus departamentos, tiene la vision, la mision y los objetivos organizados
como toda institucion, para los cual hay que iniciar con un
diagnosticointegral de calidad en la que se encuentra la empresa,
determinar sus necesidades, expectativas ante una certificacion y la
implementacion de un SGC y la compatibilidad del mismo con la actualidad
y suslabores diarias, el compromiso de las directivas, los recursos
disponibles, con los cual se localizan se identifican las fortalezas
debilidades, amenazas y oportunidades, el estado y disponiblidad
decompromiso y conocimientos de sus integrantes

objetivo del grupo de trabajo es implantar el modelo de calidad adecuado y
aplicable a las caractersticas de la empresa de que se trate.
El modelo de calidad consiste en reunir todas las actividades y funciones en forma
tal, que ninguna de ellas est subordinada a las otras y que cada una se planee,
controle y ejecute de un modo formal y sistemtico.

1
Rubro es el nombre que agrupa a un conjunto de cuentas: al realizar un presupuesto, ste deber
dividirse en rubros, de acuerdo al tipo de presupuesto que se haga van a existir diferentes rubros.
Ej. desarrollo organizacional, motivacin, metrologa y calibracin, entre otros.
El implementar un Sistema de Gestin de Calidad muestra la necesidad de la adecuacin
organizativa de las actividades que se planean durante el tiempo planeado para ello.
Organizando un presupuesto que se lleve acorde a las necesidades del Sistema de Gestin de
Calidad, para contar cuales sern los costos mensuales en que se incurrirn en su
implementacin. Dentro de la planificacin las herramientas claves estn: EL PRESUPUESTO Y
ELDIAGRAMA DE ACTIVIDADES, para empezar a implementa un Sistema de Gestin de la
Calidad. Se debe ser claro ante la direccin, esto NO ES UN GASTO ES UNA INVERSION, que
har en el futuro a la empresa ms competente frente a sus clientes y as obtener mayor
mercado.



Definir qu actividades debern plantearse para realizar un adecuado proceso de
documentacin, implementacin, seguimiento y posterior certificacin del Sistema
de Gestin de la Calidad.

La implantacin o mejora de un SGC implica la realizacin de una serie ordenada
de etapas, cada una de las cuales conlleva, a su vez, la ejecucin de una serie de
actividades que se enumeran a continuacin.
Para conseguir la mxima eficacia, es aconsejable planificar cuidadosamente la
implantacin. En la siguiente descripcin se hace referencia a los aspectos crticos
que pueden influir decisivamente en la minimizacin de recursos y, en definitiva,
en los costes de implantacin del sistema.
1 Diagnstico previo
Como punto de partida, una vez que la organizacin ha decidido implantar un
SGC, debe analizar en qu medida su gestin cotidiana se ajusta a los requisitos
de la norma de referencia.
Actividades:
Revisin de la gestin actual de la calidad y de los procesos en la organizacin,
comparando con la norma. Si esta actividad se realiza con apoyo de consultor, es
importante que ste comprenda los mecanismos de funcionamiento vigentes en la
organizacin. Esto incluye una exposicin del estado actual de la gestin de la
calidad en la organizacin y el establecimiento de las primeras lneas de
actuacin.
Anlisis del autodiagnstico, de los puntos dbiles de la organizacin, del
organigrama, de la asignacin de responsabilidades,
Propuestas de mejora, anlisis del alcance adecuado del sistema y estimacin
de costes y recursos necesarios para la implantacin.
2 Compromiso de la Direccin
La fase de diagnstico debe ir seguida, si no existe ya, de la definicin de la
poltica de la calidad, de la medicin de la satisfaccin del cliente y de la definicin
de objetivos de calidad. La organizacin debe estudiar las necesidades de sus
clientes y plasmarlas en un documento que especifique los compromisos
generales como suministradora de servicios.
Actividades:


Compromiso formal de la Direccin respecto a la implantacin. Si procede,
eleccin del consultor para apoyo a la implantacin. Definicin de la poltica de la
calidad.
Inicio de actividades con tiempo de respuesta largo (medicin de la satisfaccin
de los clientes, evaluacin de proveedores y control de incidencias y
reclamaciones). Fijacin de los objetivos de la calidad (segn los primeros datos
del paso anterior o cualitativamente, si no se dispone de informacin suficiente).
3 Organizacin del proyecto
Como en todo proyecto empresarial, debe haber una planificacin previa de las
diferentes actividades a realizar para conseguir la implantacin y la posterior
certificacin del SGC.
Actividades cotidianas, sin olvidar las implicaciones del personal. El plan de
formacin comprende:
Actividades:
Cursos para directivos.
Cursos para mandos intermedios.
Cursos para operarios.
Los siguientes pasos requieren, generalmente, mltiples sesiones
en las que el responsable de la implantacin redacta el Manual de la calidad y los
procedimientos y, al mismo tiempo, realiza una implantacin progresiva del
sistema.
En su caso, el nmero de sesiones de consultora necesarias para la total
implantacin puede variar a causa de diversas circunstancias, entre ellas:
Existencia previa de un SGC asimilable al modelo ISO 9001.
Mayor o menor complejidad de los procesos.
Dimensiones y estructura de la organizacin.
Grado de dedicacin y de eficacia del responsable de la implantacin.
Tambin debe tenerse en cuenta que es mucho ms rpida la redaccin que la
implantacin de los procedimientos. Por tanto, si bien es recomendable empezar a
implantarlos en el mismo momento de redactarlos, forzosamente la implantacin
total del sistema se alarga ms que su redaccin.


6 Documentacin del sistema
La normalizacin de los procesos de trabajo es condicin esencial para consolidar
la calidad en la organizacin a escala individual y a escala global. De ah que se
necesite un vehculo, en este caso el documental, para transmitir y asegurar que
todas las personas que hacen una tarea comn la hagan siempre de la misma
forma. La documentacin de los procesos es la mejor prevencin contra la
improvisacin y los experimentos en el da a da.
La documentacin de un SGC recoge las explicaciones de cmo se debe realizar
una actividad.
Si su redaccin ha sido acertada, la documentacin del sistema responder a las
siguientes cualidades: describir la manera correcta de realizar la actividad,
incorporar el Know-how (experiencia o conocimiento acumulados) de la
organizacin sobre dicha materia, ser simple y con un lenguaje llano e indicar
responsabilidades y conexiones con otros documentos o registros.
Se deben describir y documentar las actividades que realiza la organizacin
(ofertas, compras y subcontratacin de servicios, planificacin y control del
transporte, tratamiento de problemas, acciones preventivas y correctivas, etc.) en
forma de procedimientos e instrucciones. Se deben entregar a sus usuarios para
que hagan las observaciones oportunas y, una vez modificado el documento, se
debe entregar de nuevo para su revisin. Este proceso se repetir cuantas veces
sea necesario hasta que se disponga del documento definitivo y pueda procederse
finalmente a implantar su uso:
Actividades:
Redaccin, revisin y aprobacin de los procedimientos.
Redaccin, revisin y aprobacin de instrucciones.
Redaccin, revisin y aprobacin del Manual de la calidad.
La organizacin debe preparar un Manual de la calidad lo suficientemente
detallado para comprender el alcance, la estructura, los procesos y las actividades
y directrices referentes a la calidad, pero tambin lo suficientemente reducido para
que su lectura no se convierta en un ejercicio tedioso y sea manejable para todos
los interesados (personal de la organizacin, clientes, proveedores).
En cambio, unas instrucciones de trabajo precisas ayudarn a la buena realizacin
de tareas importantes. En el sector del transporte de mercancas por carretera nos
encontramos con el


Manual del conductor, documento muy importante formado por un compendio de
instrucciones de trabajo, que abarcan desde las operaciones de chequeo que
debe realizar un conductor al iniciar su jornada hasta las acciones que debe tomar
en caso de emergencia, pasando por las indicaciones que debe seguir en la carga
o descarga de mercanca, etc.
7 Implantacin
Es la etapa en la que las actividades cotidianas de la organizacin tienen que
llevarse a cabo conforme a los procedimientos e instrucciones de trabajo y se
debe realizar un seguimiento para verificar que efectivamente eso es as. Si no se
cumplen los procedimientos, hay que averiguar por qu y actuar en consecuencia,
realizando las correcciones adecuadas de la documentacin.
Tanto la duracin como el coste de la implantacin del sistema dependen del
tamao de la organizacin, del tipo de actividad/es, de la complejidad de sus
procesos, de la implicacin de la
Direccin, de la motivacin existente en la organizacin hacia la mejora y de lo
preparado que est el terreno.
En el caso de organizaciones pequeas que trabajen bsicamente para un slo
cliente o que su proceso se limite a una sola actividad, es aconsejable plantearse
el abordar la implantacin del
SGC en estrecha colaboracin con el cliente, integrndose operativamente en su
organizacin (conservando la independencia jurdica). Por otra parte, en
organizaciones dedicadas slo a arrastre o a distribucin, o a una especialidad
(frigorfico, graneles, cisternas, grupajes, completa, fraccionada, almacenaje,), la
complejidad de la implantacin debera ser menor que en las que virtualmente
ejercen todas las actividades.
Actividades:
Puesta en marcha de procedimientos e instrucciones.
Realizacin de controles parciales de seguimiento, comprobaciones, charlas
distendidas con el personal.
8 Auditoras internas
Cuando, tras varios meses de implantacin (entre 3 y 6), se llega a la conclusin
de que el sistema est suficientemente implantado, es el momento de realizar una
comprobacin completa del funcionamiento del mismo. La organizacin en su
totalidad debe ser auditada para comprobar que todas las actividades que se
describen en el sistema estn funcionando y adems funcionan bien.


Actividades:
Plan de auditora y comunicacin.
Informe de auditora interna.
Acciones correctivas derivadas de las no conformidades detectadas.
De esta manera se ejercita la actividad de revisin del sistema y, al mismo tiempo
(mientras se emprenden las acciones correctoras necesarias), se facilita el rodaje
imprescindible de todo el sistema. Como consecuencia, se corrigen las ltimas
desviaciones respecto a la norma y el consultor, en su caso, presenta el informe
final, previo a la solicitud de la auditora de certificacin.
9 Revisin del sistema
Con la frecuencia apropiada (mnimo una vez al ao), la Direccin de la
organizacin debe valorar, junto con su equipo de colaboradores ms allegados, la
eficacia del SGC para los fines generales que en materia de calidad se pretendan
(que no son otros que los marcados en la poltica de la calidad).
Actividades:
Comparacin con el punto de partida.
Cumplimiento de los objetivos de la calidad.
Revisin del informe de auditora interna, satisfaccin del cliente, formacin, etc.
Elaboracin del acta de revisin del sistema, difusin de sta,...


10 Certificacin
La ltima fase la constituye, si as lo desea la organizacin, la solicitud a una
Entidad de Certificacin para que realice una auditora y, en su caso, emita un
certificado conforme el sistema cumple los requisitos de la norma de referencia. Es
altamente recomendable comprobar que la Entidad de Certificacin, a su vez,
cuenta con la acreditacin del organismo nacional
Actividades:
Contactos con Entidades de Certificacin acreditadas.
Eleccin de la Entidad de Certificacin y solicitud de auditora externa.


Proceso de auditora externa por parte de la Entidad de Certificacin.
Plan de acciones derivadas de las recomendaciones de la auditora externa.
Auditora de certificacin (emisin del certificado, si procede).











No olvide realizar el aporte al foro temtico de la unidad 1 y la actividad interactiva
en los enlaces disponibles en el botn Actividades/ Actividades unidad 1.
Nota: recuerde revisar la Gua de Aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.
Criterios de Evaluacin
Analiza y propone mejoras ante una situacin organizacional.
Reconoce los pasos para implementar un sistema de calidad.
Define los recursos necesarios para implementar actividades tendientes a
implantar un sistema de calidad.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.