Umjetnost i vjetina

UPRAVLJANJA
SOPSTVENIM
VREMENOM














Autor

FRED FISHER




REGIONALNI PROGRAM RADIMO ZAJEDNO
RUMUNIJA, NEPTUN, MAJ 26-30 2001
2


Predgovor

Efikasno korienje vremena je koncept koji je svakome poznat. Svi mi imamo problema
sa efikasnim korienjem vremena, sa moda jednim izuzetkom - vama. Ali za sve nas
ostale, nikada ga nema dovoljno da uradimo sve to smo eljeli, pa ipak, kada se
osvrnemo oko sebe, ini se da svi ostali imaju vie vremena od nas da urade ono to su
htjeli. Frustrirajue, zar ne? Kao spas pojavljuje se milion knjiga o efikasnom korienju
vremena, lanaka, web site-ova, eksperata, konsultanata - ta god vam pada na pamet i
svi su oni spremni da dodaju minute, sate, ak i mjesece vaim danima. Pa, moda ba ne
mjesece, ali svakako shvatate ta smo htjeli da kaemo.

Naravno, vae sljedee pitanje je: Kome je potreban jo jedan dokument koji vozdie
prednosti efikasnog korienja vremena?

Kao treneru - konsultantu - facilitatoru, vama jeste! Zato? Zato to sam upravo proitao
najmanje 43 knjige na ovu temu i spreman sam da svedem svu mudrost koju su ovi autori
- erudite podjelili sa nama, na ovih nekoliko strana briljantne proze, koja e vam naravno
UTEDJETI VRIJEME! Utedjeti vam vrijeme, naravno, ako odluite da proitate
ovo, prije nego one 43 knjige i jo poneku koju sam ja proitao pripremajui se da ovo
napiem. S druge strane, vi biste utedjeli i vie vremena ako i ne proitate ovo, ali onda,
ako proitate to vam moe utedjeti vrijeme na duge staze. Ili, u najmanju ruku, to je ono
kako planiram da vas ubjedim da nastavite sa itanjem.

Jo bolje, ovo svoenje mudrosti je praeno serijom vjebi za uenje koje e vam
omoguiti da krenete naprijed u obuavanje drugih o efikasnom korienju njihovog
vremena. Ne moram da vas podsjeam, iako to upravo radim, da e vam ove vjebe za
obuavanje takoe UTEDJETI VRIJEME u pripremanju ovih radionica. Ipak, svo ovo
verbalno dobovanje je gubljenje vremena. Stoga hajde da ponemo sa prvim od ova dva
oruja za utedu vremena, nekoliko pojmova i strategija o efikasnom korienju
vremena, tako da moete zadiviti vae uesnike svojom novosteenom mudrou.

Vjerujem da ova poruka stie do vas na vrijeme.

Fred Fisher






3

Sadraj



Predgovor....................................................................................................... 2
Sadraj ........................................................................................................... 3

Dio I: itanka: Koncepti i Strategije.. ........... 4

Upravljanje vremenom: koncepti, vjebe i malo zdravog razuma ................ 5
Samo-generisani rasipnici vremena ............................................................... 6
Sredinski rasipnici vremena........................................................................... 8
Identifikovanje rasipnika vremena................................................................. 9
Kratko putovanje kroz pojmove................................................................... 10
Strategije i taktike upravljanja vremenom................................................... 14
Kako upravljati sopstvenim tendencijama ka odlaganju ............................. 14
Sposobnost da se kae ne............................................................................. 15
Dopiranje do sutine nesposobnosti da se kae ne....................................... 16
Problemi upravljanja vremenom koji se manifestuju u
organizacijskim okruenjima....................................................................... 20
Prioriteti ....................................................................................................... 23
Delegiranje................................................................................................... 23
Sastanci ........................................................................................................ 27
Kljune ideje ................................................................................................ 30

Dio II: Vjebe koje e pomoi drugima da naue ................................... 31

Neke ideje o tome kako pomoi drugima da naue ..................................... 32
Vjeba br. 1: Razvrstavanje na jutarnje, popodnevne i veernje ljude........ 33
Vjeba br. 2: Identifikovanje rasipnika vremena......................................... 35
Vjeba br. 3: Transformisanje rasipnika vremena u ono to tedi vrijeme.. 36
Vjeba br. 4: Kada se konano prihvatim toga, prestau da odlaem......... 37
Vjeba br. 5: Oh, kako mrzim da kaem ne................................................. 40
Vjeba br. 6: Planiranje savrenog sastanka................................................ 42
Vjeba br. 7: Izai na kraj sa histerijom mobilne telefonije ........................ 43
Vjeba br. 8: tedjeti vrijeme delegiranjem................................................ 44
Vjeba br. 9: Lino planiranje upravljanja vremenom......................... 46
4


DIO I: ITANKA

KONCEPTI I STRATEGIJE



























I TAKO VRTEKA VREMENA DONOSI
SA SOBOM NJEGOVE OSVETE

William Shakespeare





5

UPRAVLJANJE VREMENOM

Koncepti, strategije, vjebe i malo zdravog razuma


Vrijeme je nain na koji priroda
omoguava da se ne dogaa sve
odjednom.


Koncept vremena ja bio preokupacija ljudske vrste vijekovima. Smatra se da je prije vie
od dva milenijuma, St. Ignatius Theophorus, Biskup Antioch, rekao Vrijeme je
najvrijednija stvar koju ovijek moe da potroi. Sljedea Biskupova misao je sigurno
bila, Zato, koristite ga mudro, inei ga jednim od prvih u svijetu zabiljeenih
konsultanata za efikasno korienje vremena. Oko trista godina kasnije, Grki biograf
Plutarch, u svojim razmiljanjima o matematiaru Pytagori, pripisuje mu da je rekao
vrijeme je dua svijeta. Ovo svakako stavlja vrijeme u kategoriju rijetkih dobara koja
vape za tim da se efikasno koriste, ako se ve duboko ne potuju. Ali, dosta je za sada
filozofskih i istorijskih razmiljanja o vremenu, hajde da vidimo ta nai savremenici
imaju da kau o vremenu i o tome kako ga koristiti.


Upravljanje je upravljanje je upravljanje.

Prva stvar koju otkrijemo kada uemo u svijet upravljanja vremenom je slinost izmeu
upravljanja vremenom sa upravljanjem bilo im drugim. Na primjer, najraniji pokuaji da
se opie ta je u stvari opte upravljanje obuhvataju tako fundamentalne zadatke kao to
su: planiranje, organizovanje, budetiranje, koordiniranje, usmjeravanje i donoenje
odluka. Alec Mackenzie, jedan od prvih gurua upravljanja vremenom, podjelio je svoju
prvu knjigu na ovu temu, na sljedea poglavlja:

Upravljanje sobom
Planiranje vaeg rada
Organizovanje
Blokiranje prekida (proces budetiranja vremena)
Izlaenje na kraj sa odlukama
Delegiranje
Upravljanje vremenom subordiniranih, i na kraju ono to je umnogome preuzeo
kompjuter i internet,
Raditi sa vaom sekretaricom.


Prije nego to se upusti u i jedan od ovih menaderskih zadataka, Mackenzie, kao i
veina drugih specijalista za efikasno korienje vremena, eli da prvo obratimo panju
na ono to rasipa nae vrijeme. To je omiljeni pristup onih koji vode obuke upravljanja
vremenom i ja neu skrenuti mnogo sa ovoga puta. Na kraju krajeva, ako treba da
6
upravljamo sopstvenim vremenom, moramo znati gdje ono odlazi, odnosno bar oni
njegovi aspekti koje moemo kontrolisati.

Interno - eksterna dihotomija

Mackenzie i drugi obino dijele ono to rasipa nae vrijeme na interno generisano, ono
to moemo da kontroliemo; i eksterno, ono to moda ne moemo da kontroliemo, ali
ime esto moemo da upravljamo.
Mackenzie je pitao menadere i profesionalce irom svijeta, individue koje upravljaju
veoma razliitim vrstama organizacija, o tome ta njima rasipa vrijeme i odgovori su
uvijek slini i esto identini. Bez razlike oni navode spoljne rasipnike vremena prvo;
stvari kao to su telefon, sastanci, papirologija, posjetioci i kanjenja. Oni liniji se
mnogo ee otkriju tek poto se raspravljalo o eksternim problemima. Prema
Mackenzieju, oni ukljuuju nedostatak delegiranja, nedostatak planiranja i utvrivanja
prioriteta, raspaljivanje metaforikih vatri koje su mogle biti sprijeene i odlaganje.

Njegova interno-eksterna dihotomija mi se ini pomalo tekom za odbranu poto
kategorije imaju tendenciju preklapanja i spajanja po pitanju mnogih aspekata upravljanja
vremenom. Meutim, drugi autori takoe dijele rasipnike vremena u dvije amorfne grupe,
tako da su oni moda na tragu jednog vanog saznajnog koraka. Moda neki drugi
eksperti za vrijeme mogu da pomognu da se ovo razjasni.

Marion Haynes, jedan od novijih specijalista za upravljanje vremenom, koristi termine
samo - generisani i sredinski da bi opisao ove dvije glavne kategorije rasipnika vremena.
Njegova podjela unutar kategorija je neto manje menaderska po tonu i retorici nego
ona ponuena od strane Mackenzieja.


Samo-generisani rasipnici vremena

Haynes navodi tri, u okviru kategorije samo-generisanih: neorganizovanost, odlaganje i
nesposobnost da se kae ne.

I. Neorganizovanost: Ovo je jedan veliki rasipnik naeg vremena i veina
eksperata za ovu oblast ne gubi vrijeme da se objeruke uhvati za neorganizovanost.
Mnogi koji nude trening radionice za upravljanje vremenom kao recept za prevazilaenje
ovog rasipnika vremena, savjetuju nas da vodimo zabiljeke o potroenom vremenu za
sve male i velike stvari koje uradimo u periodu od 24 sata. Neki eksperti ak vole da nas
kazne predlaui da pratimo svaki na korak nedjelju dana! To je metod koji se meni ini
tekim za primjenu. Povrh svega, to je takvo gubljenje vremena da se stane svakog sata
ili slino da bi se napravile sve ove zabiljeke. Ne oekujte da vidite vjebu pisanja
zabiljeki u okviru pregleda metoda koji prati ovu raspravu o konceptima i strategijama.

Suprotno od neorganizovanosti je organizovanost i mi smo savjetovani da organizujemo
svoje radne stolove, svoj sistem fajliranja, svoj pristup radu, svoje ljepljive podsjetnike,
ak i svoje ivote. Ipak, ja vjerujem da je malo organizovanosti korisno kada je u pitanju
7
dovoenje u red rasipnika vremena, tako da moete biti sigurni da emo se vratiti
sindromu organizacije malo kasnije.

Kao to bi nas Peter Drucker, dostojanstveni mislilac menadmenta podsjetio,
organizacija nije sama sebi cilj ve sredstvo da bi se postigao cilj. S druge strane
ekstremni red, kao i ekstremni nered, moe biti zloban rasipnik vremena. Efektivni
menader vremena funkcionie u okviru centralnog raspona prihvatljive tolerancije
izmeu ova dva ekstrema. Poruka je - organizujte se, ali ne pretjerujte!

Poto pogledamo uslove koji rasipaju nae vrijeme, vratiemo se akcijama koje moemo
preduzeti da prebrodimo rasipanje vremena.



II. Odlaganje: Harold Taylor je opisao odlaganje, jo jedan omiljeni samo -
generisani rasipnik vremena, kao odustajanje od onoga to najvie elite zarad onoga to
elite sada. Jan Jasper, u svojoj knjizi Uzmite nazad svoje vrijeme, kae da je odlaganje,
koje se esto doivljava kao osnovni uzrok gubljenja vremena, obino simptom neega
drugog. Ona kae da ljudi odlau zbog mnogo razliitih razloga.

Strah od uspjeha: ako uspijemo, ljudi e zahtijevati jo vie od nas, zato zato
uspijeti.
Strah od neuspjeha, koji iskreno govorei po meni ima vie smisla nego obrazloenje
vezano za uspjeh.
Gubitak interesovanja za na cilj. Moda su se naa interesovanja i prioriteti
promjenili.
Nedostatak rokova: (Ima jedna stara izreka, Ako bih imao osam sati na raspolaganju
da sasjeem drvo, potroio bih est sati otrei sjekiru. Zvui poznato)
Previe planova i prezauzetost: ovo nas moe dovesti do stanja nepokretnosti poto se
plaimo da neemo biti u stanju da zavrimo sve na vrijeme.
Perfekcionizam: ne elimo da zaponemo neto dok nismo u stanju da to uradimo
kako treba to nas dovodi ponovo do straha od neuspjeha.
I, naravno, postoji status quo, ili samo puka inercija. Odlaganje je veliki zastupnik
status quo-a.

Veina ljudi ostavlja za sjutra
ono to je trebalo da urade
jue.

Ed Howe
8

III. Nesposobnost da se kae ne je posljednji samo-generisani rasipnik vremena koji
Marion Haynes opisuje. ini mi se da je to onaj koji nam je svima poznat i oko koga se
svi slaemo. Iz bilo kog razloga, a ima ih dosta, mnogima od nas je teko da kaemo
ne. Na kraju radimo stvari koje ne elimo, za koje nemamo vremena, za koje ponekad
nemamo ni linih ni fizikih resursa. Jules Renard, ko god da je on, naveo je jedno mudro
zapaanje u vezi sa sposobnou da se kae ne:






Sredinski rasipnici vremena

Haynes i drugi se umnogome slau da postoji mnotvo rasipnika vremena koji su
esto izvan nae kontrole, ali kojima se ipak moe upravljati. Haynes ih naziva
sredinskim rasipnicima vremena. U njih ubrajamo:

Posjetioce.
Telefonske pozive.
Potu, a sada bismo ukljuili i e-mailove.
ekanje u zakazano vrijeme, ekanje da ponu sastanci, da neko drugi zavri
neto, na avione, trolejbuse, na kupatilo, ako vae troje unuadi ivi sa vama,
lista nema kraja.
Sastanci, svi oni uasni sastanci, ne samo oni koje mi sazivamo, ve i oni koje
drugi ljudi organizuju, za koje sam ubijeen da su uglavnom smiljeni da bi smo
troili jedni drugima vrijeme.
Krize. (Samo je djelimino tano da se krize ne mogu izbjei) Na primjer, neki
od nas mrze ponedjeljak zato to su tada uvijek skloni krizama. To je zato to mi
odlaemo, ne radei ono to je trebalo uraditi nedjelju ranije, i jo jednu ranije, i
jo nedjelju ranije. Poslije jedno tri nedjelje odlaganja shvatamo da imamo
krizno stanje u rukama.

Osnovni menaderski zadaci maskirani kao rasipnici vremena

Haynes ima neke dobre ideje o tome ta da se uradi kada stvari krenu kako ne treba, kada
izbiju krize, ime emo se odmah pozabaviti, ali prvo, da se na kratko podsjetimo da
postoje i drugi rasipnici vremena koje je Mackenzie pomenuo koji su interni, ali nekako
drugaiji od onih upravo pomenutih. Ja razmiljam o njima kao o osnovnim
menaderskim zadacima, ak strategijama, kojima mogu biti od koristi poboljane
vjetine upravljanja vremenom. To su nedostatak planiranja, nedostatak delegiranja,
potreba za boljim nainom donoenja odluka i utvrivanja prioriteta. Ovo su rasipnici
vremena koji pogaaju organizacije i sa kojima se najbolje izlazi na kraj koristei
organizacijsku terminologiju. Kao i znak

IGNORIITE OVAJ ZNAK
Stvarno slobodna osoba je ona koja moe
da odbije poziv na veeru bez davanja
obrazloenja.
9
ovi rasipnici vremena su paradoksalni. Oni su takoe u samom sreditu veoma linih
pristupa upravljanju vremenom, kao to je pravljenje lista zadataka (engl. to do lists) i
odreivanja prioriteta meu njima. Smatram da je ovo jedan od najpraktinijih naina
planiranja koji moemo koristiti da bi upravljali sopstvenim vremenom.

Identifikovanje rasipnika vremena

Jedan od prvih zadataka koje veina trenera daje svojim uesnicima da urade na
radionicama upravljanja vremenom je da naprave listu rasipnika vremena sa kojima
imaju iskustva u svom privatnom ivotu i na poslu. Postoji mnogo naina da se
strukturie vjeba i ja u predloiti nekoliko u dijelu koji se odnosi na metode, tako da
budite u pripravnosti! Ali prije toga, evo tipova rasipnika vremena koje moete oekivati
da vidite na tim listama.

Prekidi > telefoni > nejasni ciljevi > nedostatak informacija > sastanci >
nepostojanje prioriteta > odlaganje > nedostatak procedura za rutinske poslove >
previe prie > omiljeni projekti > birokratija > ne mogu rei ne > odgovornost bez
nadlenosti > reklamna pota (engl. junk mail) > nedostatak planiranja >
nepotpune informacije > upravljanje stvaranjem kriznih situacija > nesluanje >
pokuavanje da se uradi previe toga odjednom > lo sistem fajliranja > nesvjestica
> nepostojanje povratne informacije (engl. feedback-a) > pauze za kafu > sastanci
osoblja > neorganizovanost > neodlunost > papirologija > pretjerana posveenost

Pretpostavite na trenutak da je ovo lista rasipnika vremena koju ste vi ili vai uesnici
upravo generisali. Tri kljuna pitanja bi trebalo da odmah padnu na pamet:

1) Za koje sam ja lino odgovoran?
2) Koji su generisani od strane spoljanjih dogaaja ili drugih ljudi?
3) Od onih koji su generisani of strane spoljnjih dogaaja ili drugih ljudi, koji bih ja
mogao da kontroliem, da upravljam efektivnije ili jednostavno da eliminiem?

Kada veina ljudi odgovori na ova pitanja, oni dolaze do saznanja da su oni u isto vrijeme
i problem i potencijalno rjeenje njihovog problema upravljanja vremenom. Ovo je ono
to je Alec Mackenzie imao na umu kada je Upravljanje sobom, stavio kao prvo
znaajno poglavlje svoje knjige: Zamka vremena.

Osvrt: vrijeme je da se zaustavimo i razmislimo o onome to je reeno. Odvojite
nekoliko minuta i napiite one rasipnike vremena u svom ivotu koji vam odmah padaju
na pamet.
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
10
Vratite se listi i zaokruite one koje sami prouzrokujete. Podvucite one koji dolaze u va
ivot sa nekog drugog mjesta (generisani od strane nekih drugih dogaaja ili ljudi).
Izaberite 2-3 iz svake kategorije za koje smatrate da je vano da neto uradite i navedite
ih dolje. Nakon svakog rasipnika vremena, napiite jednu ili dvije akcije koje moete
preduzeti da bi bolje upravljali svojim vremenom u odnosu na taj rasipnik.

1.______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
2.______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
3.______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
4.______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
5_______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
6.______________________________________________________________________
________________________________________________________________________


Jer vrijeme koje je
izgubljeno ne moe se
povratiti
Chaucer

Kratko putovanje kroz pojmove

Dva konceptualna okvira ili principa su naroito vana u pravljenju strategije za
upravljanje vremenom koja je efektna i koja daje dugorone rezultate. Prvi je Pareto
Princip, a drugi Stephan Coveyeva paradigma etiri kvadranta. Vilfredo Pareto,
italijanski ekonomista i sociolog 19-og vijeka, smislio je ono to je postalo poznato u
menadment krugovima kao pravilo 80/20. Paretov princip kae da znaajni elementi u
bilo kojoj datoj grupi e normalno initi relativno manji dio ukupnih elemenata te grupe,
na primjer 20%. Joseph Juran, koji se proslavio kao guru Upravljanja kvalitetom u
Japanu ezdesetih godina, smislio je termine vitalnih nekoliko i trivialnih mnogo,
zasnovanih na Pareto principu.






11
Iz perspektive upravljanja vremenom, Pareto i mnogi od njegovih konceptualnih
sljedbenika bi rekli:

Troiti 80% naeg vremena na mijenjanje trivijalnih mnogo
rasipnika vremena dae samo 20% oekivanih rezultata. Ako, s
druge strane, potroimo 20% vremena na vitalnih nekoliko koji
tede vrijeme, oni e nas nagraditi sa 80% planiranih rezultata.


Drugim rijeima, optimalizujte korienje svog vremena tako to ete se baviti onim
rasipnicima koji vam oduzimaju najvie vremena. Ili, da bismo se pozitivnije izrazili o
upravljanju vremenom, maksimizujte ono to vam tedi vrijeme u najveoj moguoj
mjeri uz najmanji utroak vae energije i sjekiracije.

Stephan Coveyev pristup u rjeavanju odnosa izmeu urgentnog i ne tako urgentnog,
vanog i nevanog, je veoma koristan metod u primjeni Pareto 80/20 principa.
















U upravljanju naim vremenom, Covey kae da bi nai prioriteti trebalo da budu na onim
stvarima koje se nalaze u Kvadrantu 1, kvadrant na Sjeverozapadnoj teritoriji. Ovo su
20% elemenata koji daju 80% dobara. U mom sluaju, to je bilo odluiti se za operaciju
na otvorenom srcu (koju bi neki oznaili kao vanu i urgentnu) prije nego za put u Indiju
na jedan vaan, ali ne tako hitan konsultantski zadatak, uzimajui u obzir okolnosti i
alternative.

Sjeveroistoni Kvadrant (br. 2), gdje se nalaze vane ali ne urgentne stvari, je mjesto gdje
odlaganje voli da boravi. Ako mogu ponovo da vam dosaujem sa svojim primjerom, to
bi bile vjebe, dobra dijeta i vodite rauna o sebi tip odluka koje je trebalo da donosim
u vezi sa nainom korienja svog vremena.

[Kvadrant 1]
Urgentno
i
Vano
[Kvadrant 2]
Vano
Ali nije
Urgentno
[Kvadrant 3]
Urgentno
Ali nije
Vano
[Kvadrant 4]
Nije ni
Urgentno
Ni
Vano
12
Da li sam se osjeao krivim kada sam nazvao hitnu pomo nekoliko dana prije nego to je
trebalo da odem u Indiju? Apsolutno! Uvijek sam osjeao potrebu da stavim prioritete na
urgentne, ali ne naroito vane stvari, to obino ukljuuje izlaenje u susret
oekivanjima drugih. Odgovaranje na oekivanja drugih ljudi pomae da se hrani potreba
da budete traeni.

Kada se sve uzme u obzir, ove odluke Kvadranta 3 treba da budu stavljene u perspektivu.
Dok one imaju neku vrijednost, i u pojedinim trenucima znaajnu vrijednost, ipak je to
esto manje nego to na ego eli da prizna. Telefonski pozivi, sastanci, sluajni
posjetioci, putovanja u Indiju, prihvatanje zaduenja u posljednjem trenutku, odgovaranje
na e-mailove prije nego to je poruka od druge osobe uopte kompletirana,
_____________ (popunite prazninu sa vaim omiljenim fetiom urgencije).

Vi se, pretpostavljam, moete nadovezati na ove na izgled urgentne zahtijeve za naim
vremenom. Svi se mi sa njima suoavamo svakodnevno i esto nam ne ide najbolje da
jednostavno kaemo ne. Ja sam naroito ranjiv na odgovaranje na ove urgentne ali ne
naroito vane situacije. Kao to bi nas Jules Renard podsjetio, mi treba da nauimo kako
da odbijemo pozive na veeru bez davanja obrazloenja.

Charles Hummel je napisao knjigu prije mnogo godina nazvanu Tiranija Urgentnog. Sve
je bilo vezano za dileme koje Covey pokriva u svom drugom i treem kvadrantu.

Mi ivimo pod stalnom tenzijom izmeu urgentnog i vanog. Problem je to se
vaan zadatak rijetko mora zavriti danas ili ak sljedee nedjelje. Urgentni
zadatak trai hitnu akciju - neograniene zahtijeve, pritisak svakoga sata i dana.

ovjekov dom nije vie njegov zamak; nije vie mjesto udaljeno od urgentnih
zadataka zato to telefon prodire kroz zidove sa zapovjednikim zahtjevima.
Trenutni apel ovih zadataka ini se neodoljivim i vanim i oni prodiru nau
energiju. Ali u svijetlu vremenske perspektive njihova obmanjljiva istaknutost
blijedi; sa osjeanjem gubitka mi se prisjeamo vanih zadataka gurnutih u
stranu. Shvatamo da smo postali robovi tiranije urgentnog.
1


Dok itam Hummelov opis tiranije urgentnog, odmah se sjetim opsesije koju sve vie i
vie ljudi ima, da podlegnu tiraniji mobilne telefonije i interneta. Nova tehnologija je
poklonila snanu vjeru tiraniji urgentnog. Za mnoge nema izlaza.

Dolje u jugoistonom uglu Coveyeve mape donoenja odluka je ono to on naziva
Kvadrant rasipanja. Ovo su sve one stvari koje radimo kada smo u potpunosti uniteni
pokuajima da izaemo na kraj sa onim stvarima u Kvadrantu 1, koje su vane i urgentne,
i Kvadrantu 3, urgente ali ne i vane. Ovo su bekstva u iskustva zakoenosti uma kao to
je gledanje stvarno loih filmova i itanje nisko-budetnih pripovjedaka po bilo koju
cijenu!



1
Charles E. Hummel, Tyranny of the Urgent, Downers Grove, IL: InterVarsity Press, 1967.
13


Jan Jasper, sumirajui Coveyevu konceptualnu mapu u svojoj knjizi Uzmi nazad svoje
vrijeme, kae:

Rjeenje je da se provede vie vremena u Kvadrantu dva, bavei se vanim ali ne
tako urgentnim stvarima. Ovo minimalizuje vrijeme provedeno odgovarajui na
hitne sluajeve iz Kvadranta jedan. Kada je vae vrijeme ispunjeno visoko
prioritetnim i isplativim aktivnostima, vi ste dovoljno fokusirani da odbijete
mnoge od aktivnosti u okviru Kvadranta tri, a bjekstvo iz stvarnosti koje prua
Kvadrant etiri nedovoljno apeluje na vas.
2


Dok pripremate sebe i druge da zaponete sa zadatkom upravljanja vremenom, korisno je
prisjetiti se mudrog savjeta Pareta, Coveya i naroito Hummela. Odvojite malo vremena
da razdvojite vitalnih nekoliko - vanih i urgentnih stvari od onih koje nisu ni vane ni
urgentne, ali ipak predstavljaju trivijalnih mnogo. Budite svjesni posljednje verzije
tiranije urgentnog. Pojavljuje se u mnogo razliitih boja, veliina i konfiguracija, a zove
se mobilni telefon.

Osvrt: Na koje Urgentne zadatke odgovarate koji istiskuju one Vane? Napiite ih u
prostoru dolje i naznaite 2-3 akcije koje biste mogli preduzeti da bi se izborili sa
Tiranijom Urgentnog u vaem ivotu.
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

2
Jan Jasper, p.37.
14
Strategije i taktike upravljanja vremenom

elim da preusmjerim diskusiju ka strategijama i taktikama koje moete da koristite da bi
efektivnije upravljali svojim vremenom. Zapoeemo ovaj dio putovanja razmatrajui
jedan broj principa za koje Jan Yager, autor Kreativnog upravljanja vremenom za novi
milenijum, vjeruje da treba da ine bazu bilo kog pokuaja upravljanja vremenom koji
planirate da preduzmete.

1) Budite aktivni, ne reaktivni: Drugim rijeima, preuzmite odgovornost za svoje
vrijeme i odluke. Vi odluite ta je vama vano i recite ne bilo emu to nije u
saglasnosti sa tim. Ovo bolje funkcionie, ako kojim sluajem ivite na ostrvu sa
populacijom od jednog ovjeka. Inae, predlaem da ublaite mandat gospoe Yager
sa malo humanistikog realizma.
2) Postavite ciljeve: Fisherov komentar na ovo je: Ako ne znate kuda ste krenuli, bie
vam teko da znate da li ste gubili vrijeme pokuavajui da stignete tamo.
3) Utvrdite prioritete aktivnosti: Razmiljajte kao Vilfredo Pareto. Primjenite njegov
80/20 princip i onda se pozovite na Coveya da biste provukli svoje prioritete kroz
njegovu kvad mainu.
4) Zadrite fokusiranost: Ovo znai da ne pokuavate da zavrite nekoliko visoko
prioritetnih aktivnosti u isto vrijeme da bi postigli va prvi cilj. Mogli bi takoe
razmiljati o uklapanju Hummelove tiranije urgentnog u ovaj princip.
5) Kreirajte realne vremenske okvire: I stavite datume zavravanja aktivnosti na
svoju listu zadataka.
6) Uradite sada: ne odlaite.
7) Uravnoteite svoj ivot: Upravljanje vremenom nije samo pria o tome kako da
uinite svaki minut radnim minutom.
3


Najbolje vrijeme da se zasadi drvo bilo je prije dvadeset godina.
Sljedee najbolje vrijeme je sada.
Kineska poslovica

Kako da upravljate svojim tendencijama ka odlaganju

Ranije sam naveo neke razloge zato mnogi od nas odlau. Odlaganje je, u sluaju da ste
zaboravili, umjetnost da se ne radi danas ono to je trebalo da se uradi prole nedjelje. Na
sreu, postoje neki metodi koje moemo koristiti da bi izali na kraj sa tim.

Pokuajte da razumijete zato odlaete i posljedice koje ste podnijeli kao rezultat
toga. Kada se ovo deava? Koje situacije provociraju ovaj neaktivni izliv negativne
energije? Kada ste konano zapoeli sa zadatkom koji ste izbjegavali, ta vas je
motivisalo? Koja je bila cijena odlaganja?
Izaberite situaciju za koju znate da vas tjera na odlaganje i zavrite sa tim!
Utvrdite prioritete i fokusirajte se na one zadatke i aktivnosti koji se nalaze na vrhu
vae liste.

3
Jan Yager, Creative Time Management for a New Millennium. Stanford, CT Hanacroix Books, 1999.
Pp.10-3.
15
Utvrdite rokove, postavite ih tamo gdje ih neminovno morate vidjeti - na ekranu
kompjutera, na sjeditu toaleta, obmotajte komadi papira oko kljueva za kola.
Ponite! Ponekada imam mentalne blokade kada sjednem da piem. To je cerebralna
poruka koja mi kae da funkcioniem na odlaganje. U takvim sluajevima, pomae
da se pone pisati bilo ta to je u vezi sa temom. Na projektima, to moe znaiti da
se radi korak br. 22 iako vas raspored sa zadacima vraa na br. 1. Oigledno, ovo ne
funkcionie ba najbolje kada se sve odvija po odreenom redosljedu i zavisi od
prolih aktivnosti. U tom sluaju, razmislite o tome da izbacite smee napolje.
Suoite se sa sopstvenom tendencijom da budete perfekcionista. Ipak, to je samo
jedna sofisticirana forma odlaganja. Pokuavati da se bude savren prije nego to
zavrite poetni korak ini se kao da radite zadatak, a da ga ustvari ne radite. Baviti
se neogranienim istraivanjem ili pripremama ukazuje na to da su vai sfinkteri u
nadlenosti. Upravo sam uo da jedan moj stari prijatelj jo uvijek radi na svojoj
doktorskoj disertaciji - dvadeset-pet godina poto mu je odobren predlog projekta!
Svi iz njegove originalne komisije su ili umrli ili se penzionisali. Eto, to je jedan
izvanredan pokuaj odlaganja.
Pomislite kako ete se divno osjeati da imate taj zadatak za sobom. Pa ak odredite
za sebe neke opipljive nagrade za zavravanje zadatka. Ovo jo bolje funkcionie ako
otvoreno izjavite da ete podijeliti nagradu sa dobrim prijateljem.

Postoji i druga strana u ovom biznisu odugovlaenja. Kao to je Samuel Johnson
napisao, Raunajte na to, gospodine, da kada ovjek zna da e biti objeen za dvije
nedjelje, to na fantastian nain usmjerava njegov um. Ali, Eugene Griessman nas
podsjea da ljudi koji ive na ivici litice ponekad padnu. Ipak, moe biti zadrane
energije i potencijalne kreativnosti u rokovima. ivjeti blizu ivice esto prua
spektakularne poglede. Uzimajui u obzir ove razliite argumente do sutine odlaganja:

Pokuajte da prepoznate razliku izmeu odlaganja i onoga kada niste sasvim spremni
da se nosite sa tekim zadatkom. Ima situacija u kojima nae podsvesno radi
prekovremeno da bi sklopilo dijelove zajedno, ak i kada nismo u stanju da to
prepoznamo. To znai da moda ne odlaemo, ve prije zagrijavamo motor za
produktivnu trku do zavrne linije.

Dan e se dogoditi
Bez obzira na to da li ste vi ustali.
John Ciardi, pjesnik

Nesposobnost da se kae ne

Vi ne biste vjerovali da bi tako mala rije bila tako veliki rasipnik vremena, ali jeste. I
ona ima istaknuto mjesto u skoro svakoj knjizi o upravljanju vremenom. To je takoe i
rasipnik vremena koji je blizak mome iskustvu poto sam konstantno bio nesposoban da
kaem ne. Ali postoji i pozitivna strana ove dileme. U odbranu svih onih koji pate od
ove oigledne bolesti gubljenja vremena dozvolite mi da kaem da nisu svi odgovori sa
ne koji izgledaju kao rasipnici vremena stvarni rasipnici vremena.

16
Svakako je tano da nesposobnost da se kae ne dovodi do situacija u kojima bi se nae
vrijeme bolje potroilo da radimo neto drugo u odnosu na ono na to smo sebe obavezali
zato to nismo izgovorili tu maginu rije. S druge strane, sindrom da se radi previe
stvari odjednom za koji eksperti za upravljanje vremenom tvrde da je rezultat
nesposobnosti da se kae NE! ima pozitivnu stranu. Za one individue koje imaju visoki
nivo energije ili su posveeni mnogim vrijednim stvarima, bar iz njihove perspektive, ne
rei ne je vie znak da su angaovani nego da gube vrijeme. Tako da treba da budemo
svjesni koje su posljedice toga da se kae ne, ili toga da se ne kae. U svakom sluaju,
to je potencijalni rasipnik vremena od znaaja tako da hajde da pogledamo ta eksperti
imaju da kau o tome da ne uinimo istaknutijim dijelom naeg rjenika.

Dopiranje iza nae nesposobnosti da kaemo Ne

Prvi korak u stavljanju naih ne u perspektivu je razumijevanje onoga to nas tjera da
kaemo Da onda kada bi trebalo da kaemo Ne. Neki ljudi jaaju svoje
samopouzdanje na osnovu toga to su potrebni drugim ljudima. Ili, cijenei vie miljenje
drugih ljudi o njima nego to cijene sopstvenu dobrobit . Time to nikada ne kau ne,
ove individue mogu onda da tvrde da su preoptereeni radei poslove za druge, to na
ovaj ili onaj nain ini da se osjeaju vanim. Na udan nain, ovaj rasipnik vremena se
nadovezuje na jedan o kome smo upravo diskutovali ODLAGANJE ! Nekada nam
zahtijevi drugih ljudi, koji su rezultat nae nesposobnosti da kaemo ne, daju izgovor
za odlaganje onih vanih stvari koje bi trebalo da radimo. Tiranija urgentnog ivi u istoj
verbalnoj kutiji u kojoj uvamo i nae ne izjave. (Dok ovo piem, ustvari sam
iznenaen nainom na koji se svi ovi zanimljivi koncepti i ideje o efikasnom korienju
naeg vremena prepliu.)

Stavljanje nae nesposobnosti da kaemo ne u perspektivu je najvanija stvar koju
moemo da uradimo u vezi sa ovim potencijalnim rasipnikom vremena. Moemo stei
rezumijevanje i ispravnu sliku o tome to nas nagoni na to da nikada ne kaemo ne ako
uzmemo neke skoranje epizode u kojima smo eljeli da kaemo ne i analiziramo ih
pod ZATO mikroskopom. Zato nisam rekao ne? Ovaj odgovor e vjerovatno biti
praen serijom pitanja Zato sve dok ne stignete do korijena uzroka koji vas uvaju od
izgovaranja rijei ne. Kao to Jan Jasper kae, iji je to ivot, na kraju krajeva?

Sljedea vana stvar koju treba uiniti u vezi sa potrebom da se kae ne je da se
razumije ta tjera drugu osobu da nas nagovori na to da kaemo da. Jedna stara izreka
kae, Ne stavljaj mi tog majmuna na lea, i dobro je da je se sjetite ako ste vi tip osobe
koji mrzi da kae ne. Eugene Griessman nas podsjea da voditi rauna o majmunima
drugih ljudi moe oduzimati dosta vremena.

Ne preuzimajte svaki problem ili odgovornost (tj. majmuna) koje drugi ljudi ele
da vam daju. Ako prihvatite svaki problem koji vam je predloen, va ivot moe
postati nona mora. Mnogi menaderi su proveli dane, mjesece, ak i godine
nosei se sa majmunima koji su skoili sa lea njihovih punopravnih vlasnika na
njihova sopstvena.
4


4
B. Eugene Griessman, Time Tactics of Very Successful People, New York: McGraw Hill, 1994. P. 109.
17

U knjizi Jednominutni menader srijee majmuna, autori daju mudar savjet onima koji
imaju previe majmuna na svojim leima zato to nisu bili u stanju da kau ne.

Zapamtite da je svijet ispunjen majmunima, zato izaberite samo one majmune do
kojih vam je stvarno stalo.
Uinite da ljudi vode rauna o sopstvenim majmunima. Ne bi trebalo da pokuavate
da rijeite probleme drugih ljudi ukoliko oni sami nisu voljni da urade nita po tom
pitanju. Nema nita loe u tome da im se pomogne sa njihovim majmunima s
vremena na vrijeme, sve dok ste sigurni da e oni zadrati svoje majmune kada vi
zavrite sa pomaganjem.
5


Preuzimanje majmuna od drugih ljudi moe znaiti da oni vai nee dobiti panju koja im
je potrebna. Majmun neke druge osobe na vaim leima moe biti odgovor na jedan od
onih urgentnih, ali ne vanih poziva u pomo kada bi vaa najbolja opcija bila ljubazno
ali jasno ne.

Uiti kako da se kae Ne sa stilom

Jan Yager nam daje nekoliko savjeta o tome kako rei ne. Prvo, ona kae, treba da
shvatimo koje su nae potrebe i ogranienja i da kaemo ne svemu to interferira sa
tim. Poznavati sopstvene potrebe i ogranienja mogue je onda kada nam je jasno koji su
nai ciljevi. Rei ne onda ima veze sa najboljim korienjem vaeg vremena baziranog
na vaim ciljevima, potrebama i ogranienjima, a ne na tome to bi druga osoba ili
organizacija htjeli da va odgovor bude da. im nam postane jasno ovo fundamentalno
pitanje, ona nudi etvorodijelnu lekciju o tome kako rei ne sa stilom.

Praktikujte da kaete ne na ljubazan, uljudan i pozitivan nain. Nije
sama rije ne ono to nam stvara nevolje, ve mnogo ee nain na koji to
kaemo.
Desenzitizirajte sebe na rije ne. Iz bilo kog razloga, ovaj rije ima
potekoa u prevaljivanju preko usana i tek poto se obaveemo na neto to
nismo eljeli, nalazimo se u situaciji da se ugrizemo za jezik. To me podsjea
na program o Konsultantskim vjetinama koji savjetuje one koji sklapaju
socijalni ugovor sa potencijalnim klijentom, da naznae svoje elje u
odnosu na klijenta u okviru faze ugovaranja njihovog odnosa. Bilo je
zapanjujue vidjeti da mnogi vjeti treneri imaju potekoa da izraze svoje
elje na otvoren i pozitivan nain.
Budite jasni u tome da kaete ne zahtijevu, ali da ne odbacujete osobu
koja ga je postavila. Ponekada kad pokuavamo da kaemo ne, krivimo
onoga to je izrazio zahtijev. Nemojte okretati ne u lini napad.
Nosite se sa tim kao Ne, ne ovo, ali Kreativni odgovor koji kae ne
ljubazno i sa razumijevanjem e vam pomoi da prevaziete nesposobnost da
kaete ne i pomoi vam da odrite svoje kontakte i mogunosti otvorenim.
6


5
Kenneth Blanchard, William Oncken, Jr., and Hal Burrows, The One Minute Manager Meets the Monkey.
New York: William Morrow, 1989.
6
Jan Yager, pp. 16-7.
18

Komentar: Skrenuu malo sa loginog redosljeda tema. Razmatrali smo interne
rasipnike vremena i bavili se sa dva od tri koji su opsesija veine eksperata za upravljanje
vremenom. To su odlaganje i nesposobnost da se kae ne. Sljedei je neorganizovanost.
Po meni se neorganizovanost, logiki vie uklapa u diskusiju o rasipnicima vremena u
okviru organizacijskog menadmenta, iako se vi moete pobuniti i rei da organizacije ne
gube vrijeme, ve samo ljudi. Dobra primjedba, ali hajde da sada ne gubimo vrijeme na
to.

Osvrt: Vrijeme je da se zaustavimo na trenutak i razmislimo o idejama koje smo
zajedniki razmatrali. Dozvolite mi da predloim da se fokusirate na dvije: odlaganje i
nesposobnost da se kae ne.

I. Razmislite o tome to u ovome trenutku odlaete. (Ako ste slobodni od ovih
optereenja, estitamo. Umjesto da uradite sljedei zadatak, pozovite svog svetenika ili
psihijatra i zakaite seansu da biste raspravljali o svojim zabludama o vremenskoj
nesavrenosti.)

Opiite odlaganje do nekih detalja: ta je to to vas tjera na odlaganje? Zato
odlaete? Kada je to poelo? ta ste uradili do danas da bi prevazili odlaganje?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

Sada kada malo bolje razumijete zato odlaete neke stvari, napiite najmanje tri
konkretna koraka koja planirate da preduzmete u naredna tri dana da biste
postigli stvaran progres u vezi sa objektom vaeg fascinirajueg odlaganja.
1. __________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
2. __________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
3. __________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________




19
II. Prisjetite se neke situacije u skorije vrijeme kada niste bili sposobni da kaete
ne, a potom se odmah pokajali; meutim, bilo je prekasno da se odluka promijeni.

Opiite situaciju.
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________
Pokuajte da se prisjetite ta vas je motivisalo da kaete da kada ste u stvari eljeli
da kaete ne. Zapiite svoja razmiljanja.
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Koje su mogle biti posljedice da ste rekli ne?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Ako biste mogli da ponovo proete kroz taj razgovor, ta biste mogli da kaete da
odbijete vae ukljuivanje, a da u isto vrijeme sauvate odnos na pozitivnom nivou pa
ak i da ga unaprijedite?
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________


Vrijeme je veliki uitelj, ali na alost
ubija sve svoje uenike.
Hector Berlioz

Upravo sam izgubio 23 minuta pokuavajui da izbriem liniju koja se pojavila ispod
ovog komentara. I, NISAM USPIO! Ponekada je moj kompjuter moj najvei rasipnik
vremena. Kada se ova @br.*&+! ~ linija pojavila i odbila da ode - to je za mene bilo u
isto vrijeme i urgentno i vano. Htio sam da je eliminiem i da nastavim dalje. Ipak bilo
ja vano imati dokument koji lijepo izgleda. Onda je to postalo samo urgentno. Na kraju,
odluio sam da je ukljuim u tekst, predajui zadatak Coveyevom Kvadrantu br. 4, kao
primjer toga kako gubimo vrijeme na stvarima koje su urgentne ali ne i vane.


20
Problemi upravljanja vremenom koji se manifestuju u organizacijskom okruenju

U ovom posljednjem dijelu baviu se rasipnicima vremena za koje vjerujem da su vie
vezani za organizacije i radno okruenje. Preciznije, zajedno emo istraivati:
neorganizaciju, koju djelimino vidim kao nedostatak dnevnog planiranja; nepostojanje
prioriteta; potrebu za delegiranjem; i sastanke. Ono to neu obraditi, a to ete nai u
mnogim knjigama upravljanja vremenom, su takvi rasipnici vremena kao to je telefon,
posjetioci, papirologija i kanjenja. Razlog zbog koga ih ne ukljuujem je moram priznati
slab, ali svakako u duhu ove rasprave. Jednostavno ne elim da gubim vrijeme piui o
njima.


ak i kada ste na dobrom putu,
Biete pregaeni, ako samo stojite na njemu.
Stara eljeznika izreka

Ako stvarno elite da utedite vrijeme, organizujte se.

Liste zadataka (To-do lists) zauzimaju vladajue mjesto kod gurua upravljanja
vremenom. I ja moram priznati da bih bio izgubljen bez svojih mnogobrojnih listi onoga
to treba da se zavri. Roy Alexander, u Zdravorazumskom upravljanju vremenom,
dodjeljuje auru legitimiteta Listi zadataka i elim da ga uvuem u diskusiju na trenutak.
On kae:

Vaa Lista sa zadacima je kamen temeljac upravljanja vremenom baziranog na
snazi prioriteta. Pokuajte da se provuete bez nje i vae upravljanje vremenom
doivjee neuspjeh. Ona je neophodna za upravljanje vremenom kao to je i
paljivo napravljeni biznis plan za poveanje korporativnog kapitala.
7


On takoe pria priu iz anala korporacijskog menadmenta koja je i zanimljiva i pouna.
Prije skoro sto godina, Charles Schwab, predsjednik Bethlehem Korporacije elika, pitao
je jednog od njegovih konsultanata, Ivy Lee, da mu Pokae kako da zavri vie stvari.
Ako bude funkcionisalo, platiu ti bilo ta u razumnim okvirima. Lee je rekao Schwabu,
Napii sve to treba da uradi sjutra. Poto je Schwab zavrio svoju listu, Lee mu je
rekao da porea aktivnosti po znaaju. On je to uradio, a Lee mu je rekao, Sjutra ujutro
prije nego to bilo ta drugo uradi, poni da radi na prvoj i ostani na njoj dok je ne
zavri. Onda uradi isto sa drugom, treom i tako dalje dok ne zavri. Ako ne moe da
zavri sve to je na rasporedu, ne brini. Barem e imati zavrene vane stvari prije nego
to bude ometen stvarima koje nisu tako vane. (Kao urgentne stvari o kojima smo
govorili ranije!)

Lee je rekao Schwabu da je vano bilo: raditi na listama svaki dan, procijeniti znaaj
svega to mora da uradi, utvrdi prioritete, napravi plan akcije i dri ga se. Kada bude
ubijeen da ovaj sistem funkcionie za tebe, onda ga daj i tvojim zaposlenima da ga

7
Roy Alexander, Commonsense Time Management. New York: American Management Association, 1992.
p.23.
21
isprobaju. Ako je i njima djelotvoran poalji mi ek na onoliko koliko misli da ideja
vrijedi.

Nekoliko nedjelja kasnije Schwab je poslao Leeju ek na $25,000 i poruku u kojoj je
naznaio da je to bila najisplativija lekcija u njegovoj karijeri. Ne mogu ni da zamislim
koliko bi u dananjim dolarima vrijedila konsultantska naknada koju je Schwab platio
Leeju za nekoliko trenutaka mudrog savjeta. Vjerovatno milione! Sa tom kratkom
razmjenom i Schwabovom eljom da prilagodi odmah Leejevu ideju, bez odlaganja, oni
su zapoeli proces upravljanja vremenom koji e na kraju izrasti u vanu industriju.

Primjedba autora: Ako proitate dovoljan broj kjiga o menadmentu, naii ete na
razliite varijacije ove prie. Koliina novca moe varirati i citirani razgovor izmeu ova
dva ovjeka moe se djelimino razlikovati ali poruke koje ine sutinu su sve iste. Nema
sumnje da se to dogodilo i da je ostavilo dubok utisak na one koji su bili prisutni u to
vrijeme. To je postalo jedna vana epizoda u analima menadmenta.

Svakako, mnoge varijacije ovog menaderskog pristupa u upravljanju vremenom i
obavljanju poslova su bile izmiljene i nanovo otkrivane tokom proteklog stoljea, ali
Leejeva jednostavna Lista zadataka (obaveza) je izdrala test vremena. Ovo je jedna
fantastina pria o jednostavnom metodu i njegovoj primjeni. Ovo je takoe ponovna
potvrda da ove liste zadataka koje kreiramo za sopstvenu upotrebu od dana do dana
uivaju bogato nasljee uspjeha i korisnosti.

Lisica koja je ekala da pilii sami ispdanu iz
kokoranika umrla je od gladi.
Grka poslovica

I dok vi moda koristite takve liste da organizujete svoj dnevni rad kao i privatni ivot,
evo nekoliko ideja da testirate kvalitet vae vjetine korienja List sa zadacima. Roy
Alexander kae:
Naviknite se da piete Liste sa zadacima svaki dan.
Budite realni i svjesni ogranienja svog vremenskog okvira.
Nemojte da previe toga ubacite u raspored.
Dajte sebi predaha.
Pregledajte vau listu svako jutro.
Dopiite jo zadataka poto pojedine zavrite.
Prije nego to uradite neto sa liste, zapitajte se: Zato ja? Delegirajte kada je to
mogue.
Grupiite srodne aktivnosti.

On takoe predlae analiziranje stavki vae Liste sa zadacima prema sljedeim
kriterijumima:

Neophodnost: je li neophodno? Nekada nastavljamo da radimo neto i kada to vie
nije korisno.
Adekvatnost: se odnosi na to ko bi trebao da obavlja zadatak, sugeriui da bi on
trebao biti gurnut na najnii nivo u organizaciji koji ima kompetentnost i resurse da
ga obavi. Sa odgovornou treba da ide i nadlenost.
22
Efektivnost: Da li ovaj zadatak potvruje i podrava misiju vae organizacije i
operativne ciljeve?
Efikasnost: Poto ste zadovoljni time da zadatak odgovara prvim trima
kriterijumima, zapitajte sebe, Postoji li bolji nain da se to uradi?
8


Predsjednik jedne velike meunarodne kozmetike firme ima obiaj da zapisuje na kraju
svakog dana est najvanijih stvari koje e uraditi sjutradan. Ovaj metod upravljanja
vremenom je bio tako uspjean za nju da je podstakla kolege iz prodaje da urade isto. Svi
oni dobiju blokove za biljeke, na kojima na vrhu svake stranice pie sljedei zadatak:
est najjvanijih stvari koje moram da uradim sjutra. Sa preko 200,000 kolega u prodaji
irom svijeta, ovo moe da dostigne preko milion vanih zadataka kojima se neko bavi
svakog radnog dana. Poznajui uspjeh ove korporacije, neko se moe samo pitati koliko
kredita bi trebalo da ide ovom jednostavnom, ali snanom motivatoru za upravljanje
vremenom?
9


Sjutra je esto
Najjzauzetiji dan u nedjelji
panska poslovica

Osvrt: Neorganizovanost je snaan rasipnik vremena i esto nismo ak ni svjesni koliko
vremena provedemo hranei sopstvene navike neorganizovanosti. Odvojite malo vremena
i zabiljeite neke primjere o tome kako gubite vrijeme zbog neorganizovanosti.
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Dok razmiljate o ovim primjerima, zapiite neke korake koje moete preduzeti da biste
dodali malo vie organizovanosti nainu na koji koristite vrijeme - i da izbacite one
ogavne rasipnike vremena iz svog ivota!
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________





8
Roy Alexander, str.24-5.
9
B. Eugene Griessman, st. 14.
23
Ako dvoje ljudi jae istog konja,
jedan mora da jae iza.
Eritrejska poslovica

Prioriteti

Priorieti su bili pominjani esto od strane svih onih koje sam citirao u ovoj raspravi.
Marion Haynes, dobro poznati konsultant za upravljanje vremenom koju sam pominjao
ranije, voli da utvruje prioritete koristei jednostavan proces procjene na tri nivoa.

A Prioriteti su zadaci koji se MORAJU OBAVITI: Ovo su kritine stavke kao to su
menaderske direktive, znaajni rokovi, neuobiajene prilike, i vani zahtijevi klijenata.

B Prioriteti su zadaci koje bi TREBALO URADITI: stvari od srednje vrijednosti za
organizaciju, zadaci koji ako se zavre mogu doprinijeti poboljanom uinku, ali nisu
neophodni i nemaju kritine rokove.

C Prioriteti su u kategoriji zadataka koje je LIJEPO INITI: Oni imaju najmanju
vrijednost u odnosu na misiju organizacije. Iako mogu biti zabavni i zanimljivi da se
urade, mogu biti eliminisani, odgoeni ili prerasporeeni za manje zauzete radne
periode.
10


Moda ete vi eljeti da napravite sopstvenu emu davanja prioriteta zadacima koji se
nalaze na vaoj Listi, na osnovu vrste funkcija kojima upravljate ili konteksta vaeg
kratkoronog planiranja. Razmotrite Coveyev model etiri kvadranta kao jo jedan nain
da se dodijele prioriteti vaim aktivnostima. Nikada ne potcjenjujte znaaj donoenja
suda o vanosti svakog zadatka u odnosu na sve ostale. Bez prioriteta sve ima i nema
vrijednost. Ovo je jedna verzija stare englske poslovice Jedan od ovih dana je nijedan od
ovih dana. Kao to je Jean-Paul Sartre, francuski filozof, dramaturg i novelista rekao,
Tri sata je uvijek prekasno ili prerano za bilo ta to hoe da uradi. Da li je on
govorio o sopstvenoj nesposobnosti da upravlja svojim vremenom? Mogue, poto on
nikada nije otkucavao vrijeme dolaska na posao i rijetko je odgovarao ikome tokom
veeg dijela svoje uvaene karijere.

Biti dobar je uzvieno, ali uiti druge kako
da budu dobri je takoe uzvieno-i mnogo
manje naporno.
Mark Twain

Delegiranje

Ako imate druge koji rade sa vama, bilo u formalno strukturisanoj sredini, ili u
neformalnoj kolegijalnoj mrei i ne delegirate ili dijelite zadatke i odgovornosti, vi
vjerovatno rasipate svoje vrijeme, a moda i njihovo. Poto se delegiranje obino vezuje

10
Marion Haynes. Personal Time Management. Menlo Park, CA: Chrisp Publications, 1994. P. 16.
24
za formalne organizacije, i nosi konotaciju da se delegiranje samo deava izmeu
hijerarhijskih nivoa organizacije, hajde da pogledamo prvo ovaj pristup delegiranju.

Prva stvar koju treba uraditi je procjeniti vau trenutnu praksu delegiranja. Postoji mnogo
indikatora koji e vam rei da li ste uspjeni u ovom menaderskom procesu dijeljenja
zadataka i odgovornosti. Na primjer, da li zatiete sebe da govorite ovakve stvari osobi u
ogledalu?

Kada delegiram neki posao, nikada ne bude obavljen onako kako ja elim da bude.
Zato ja uvijek radim due od mog osoblja?
Zato ne mogu da vjerujem svom osoblju da e uraditi kvalitetan posao?
Ako delegiram, izgubiu kontrolu nad funkcionisanjem, a to ne mogu sebi da
priutim.
Nikada ne bih delegirao vane zadatke mojim potinjenima.
Niko ne moe da uradi stvari u skladu sa mojim standardima tako da ih onda
slobodno mogu uraditi samostalno.
Kada delegiram, esto moram da uradim posao ponovo, tako da koja je svrha.
Nemam vremena da delegiram.

Posljednji komentar moe rei sve to se tie delegiranja i kako vi upravljate svojim
vremenom.

Druga stvar koju treba uraditi je da sjednete sa vaim osobljem i razgovarate o tome kako
se rad i odgovornost dijele u vaoj radnoj jedinici ili organizaciji. Budite spremni da
ujete stvari koje ne biste eljeli da ujete to se tie vaeg stila upravljanja. I budite
spremni da promijenite neke radne navike ako postoji konsenzus da bi svi u organizaciji
imali koristi kad bi jedan prosvjetljeni pristup delegiranju bio primjenjen.

Prosvjetljeni pristup? ta sad ovo znai? Prije svega, prosvjetljeno delegiranje ne znai
prebaciti sav posao koji ne elimo na podreene. Ili, delegirati dijelove nekog projekta pri
emu osoba ili osobe kojima se delegira nemaju pojma o tome kako se njihov doprinos
uklapa u cio projekat. Ili, delegiranje odgovornosti ali ne i nadlenosti da se to sprovede.
Ili, ne davanje neophodnih uputstava, voenje, obuka, i ostala razvojna podrka koja
moe biti potrebna da se razviju oni kojima su delegirani zadaci i odgovornosti.
Delegiranje ne znai samo distribuiranje rada meu onima koji imaju vremena za to; to
znai irenje potencijala radne snage da bude u stanju da preuzme sve vie odgovornosti
kompetentno i pouzdano.

Kako delegirati efektivno a pri tome ne gubiti vrijeme

Jan Yager kae da ima sedam koraka efektivnog delegiranja. To su:

1. Odluivanje o tome ta ete delegirati. Ova odluka ukljuuje razmatranje tri stvari.
Utvrivanje koji su vam prioritetni zadaci i onda delegiranje onih zadataka koji e
vas udaljavati od fokusiranja na va najvaniji prioritet;
Prepoznavanje da neko od vaeg osoblja moe da uradi odreene zadatke bolje
nego vi;
Identifikovanje onih zadataka koji su za vas gubljenje vremena i koje bi bolje bilo
da uradi neko drugi.
25
2. Biranje prave osobe kojoj e se delegirati. Ovo zahtijeva od vas da poznajete
vjetine, kompetencije, iskustvo i interesovanja vaeg osoblja. Interesovanja mogu da
ukljue sticanje novih vjetina ili preuzimanje vie odgovornosti.
3. Vjerovanje onima kojima delegirate. Ovo takoe podrazumijeva da im vjerujete
kada odlue da to urade drugaije nego to biste vi to uradili.
4. Dajte jasna zaduenja i instrukcije. to vie osoba kojoj delegirate razumije ono
to treba da bude uraeno i kako da to uradi, ovo postaje sve manje vano.
5. Imajte definisane parametre ispunjenja zadatka i sistem za praenje.
6. Dajte priznanje.
7. Delegirajte odgovornost za posao, ne samo za zadatak.
11


Dodao bih tri vana komentara onome to gospoa Yager preporuuje. Prva dva su u vezi
sa njenim poslednjim korakom. Delegiranje odgovornosti bez nadlenosti da se dela,
nikada ne pomae iako se stalno deava. Delegiranje zadataka nije neophodno nepoeljni
akt. esto su projekti orijentisani na timove i za odreene zadatke se oekuje da e biti
obavljeni od strane odreenih pojedinaca, mogue zato to oni imaju jedinstvena znanja,
vjetine ili iskustvo koje je potrebno. Na kraju, vjerujem da bi delegiranje trebalo da
ukljui i konsultovanje izmeu osobe koja delegira i osobe kojoj ili kojima se delegira.


Menaderi su ljudi koji nikada ne
ostavljaju za sjutra ono to mogu
nekome drugome da daju da uradi
danas.

Marion Haynes predlae malo drugaiji niz uputstava koje treba uzeti u obzir prilikom
delegiranja.

Prenesite potpunu informaciju. Pod ovim on podrazumijeva relevantne informacije
koje osobi mogu trebati da bi obavila zadatak; stepen slobode i rasuivanja koje
oekujete da druga osoba upotrijebi; i razgovor da biste bili sigurni da postoji
potpuno razumijevanje izmeu osoba koje su u pitanju. (Dodao bih ovoj listi davanje
mogunosti osobi kojoj se delegira da izrazi svoje elje i potrebe u vezi sa tim
zadatkom.)
Delegirajte nadlenost isto tako kao i odgovornost. Kada se nadlenost zadrava
to daje signal da ja, kao onaj koji delegira, ili ne vjerujem, ili ne elim da izgubim
kontrolu. U oba sluaja, delegiranje moe biti proeto potekoama.
Postavite standarde uinka. Ovo su oekivani rezultati i ukljuuju takve parametre
kao to su kvalitet, kvantitet, rokovi i trokovi. Kada to ima smisla, oni kojima je
delegirana nadlenost i odgovornost bi trebalo da imaju svoju ulogu u dogovoru oko
standarda.
Uspostavite kontrolu. Drugi nain da se ovo kae je da se uspostavi proces
pozivanja na odgovornost. Proces bi mogao da ukljuuje line provjere, povratnu
informaciju od klijenta, izvjetaje o statusu uraenog, itd.

11
Jan Yager, st. 104-6.
26
Pruajte izazove vaem osoblju. Haynes ohrabruje osobu koja delegira da preuzme
neke rizike, dajui tako osoblju mogunost se razvija kroz veu odgovornost i
slobodu.
Pruite adekvatan trening i razvoj. Postoji mnogo mogunosti koje su dostupne da
bi bili sigurni da se ovo deava: usmjeravanje, prilika da se sarauje sa iskusnijim
lanom osoblja na odreenim zadacima, stvaranje tima, i vie formalnih prilika za
uenje.
Podrite vae osoblje. Nemojte ih potkopati kod odluka koje mogu donijeti jednom
kada su im i nadlenost i odgovornost delegirani.
Delegirajte: nemojte samo da se rjeavate pojedinih obaveza! Ako vidite
delegiranje kao priliku da se rijeite svih onih neprijatnih obaveza, a da zadrite sve
one zanimljive, moete uskoro naii na revoltiranost saradnika.
Nemojte se odrei vae odgovornosti kao supervizora. Delegiranje odgovornosti i
nadlenosti koja je povezana sa njom ne oslobaa osobu koja delegira njene
odgovornosti kao supervizora.

Ovo su dobre ideje, kaete vi, ali nita od toga nema smisla u mom sluaju poto ja
nemam osoblje kome mogu delegirati. Dobra primjedba. Meutim, oni koji rade sami,
ili nemaju osoblja ili imaju veoma mali kapacitet osoblja, mogu isto tako delegirati
odreene odgovornosti putem takvih aranmana kao to su pod-ugovori, ugovori o
saradnji, ili formiranjem privremenog radnog ili projektnog tima koji se rasputa u
momentu kada je zadatak ili projekat zavren.

Delegiranje je proizvod mate kada radite sami. Tako da zamislite kako moete
delegirati bez delegiranja. Kao to je William Dillard rekao, Ne moete da prodate iz
praznog vagona.


Osvrt: Zaustavite se na trenutak irazmislite o svojim radnim obavezama u protekla tri
do etiri mjeseca. Koji su to zadaci ili odgovornosti koje ste mogli ili delegirati nekome
drugom, ako imate one kojima moete da delegirate, ili sa kojima moete da podijelite,
ako radite uglavnom sami. Napiite ih ispod.
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Paljivo ih razmotrite i zabiljeite razloge zbog kojih ih niste ili delegirali ili podijelili sa
kolegom.
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________


27
Sastanci

Sastanci su prijeko potrebni kada ne
elite nita da uradite.
John Kenneth Galbraith

Sastanci su notorni rasipnici vremena, ali to ne moraju da budu. Evo liste za provjeru
koja e poveati mogunost da Va sljedei sastanak tedi vrijeme umjesto da ga rasipa.
to se tie uestvovanja na sastancima koje su drugi organizovali, postarajte se da budu
produktivni, pomozite onome ko ga saziva da ga organizuje tako da tedi vrijeme tako to
e poeti na vrijeme i pridravati se dnevnog reda, i pobrinite se o svim zaduenjima koje
uslijede, a za koje ste se obavezali.

Zato drati sastanke? Na kraju krajeva, oni mogu tako da potroe vrijeme!

Sastanci mogu da ispune mnoge funkcije, izau u susret mnogim potrebama. Oni mogu
da se koriste da bi se:

1) Prenosile nove informacije, naglasile stare ali vane poruke;
2) Rijeili problemi kojima moe doprinijeti razmjena ideja;
3) Izalo na kraj sa krizama ili kontrolisala naneta teta;
4) Izgraivali timovi, naroito kada lanovi dolaze iz razliitih radnih jedinica;
5) Pruila emocionalna podrka zbog bilo kog razloga;
6) Ukazalo na znaaj onih koji ih posjeuju;
7) Odravala povezanost zaposlenih. Nekada je jedini kontakt koji efovi odjeljenja
imaju jedni sa drugima na nedjeljnim sastancima osoblja. (Da, znam, sastanci osoblja
mogu biti stravino gubljenje vremena tako da hajde da pogledamo kako da ih
uinimo, kao i druge vrste sastanaka vie produktivnim, a manje gubljenjem
vremena.)

Kako poveati potencijal za uspjehom prije nego to sastanak pone

Znajte zato hoete da sazovete sastanak. Postavite ovo pitanje svaki put kada
planirate da imate sastanak. Rutinski sastanci odbijaju ljude, inei postavljanje
ovog pitanja jo znaajnijim.
Pripremite dnevni red koji odslikava ta elite da postignete. Stavite predloena
vremenska ogranienja na svaku stavku.
Budite sigurni da je informacija proslijeena svima onima koji e uestvovati na
sastanku zajedno sa ostalim detaljima kao to su vrijeme, datum, lokacija, itd.
Poaljite ga na vrijeme da bi uesnici mogli da uklope u svoj kalendar i proitaju
priloge, ako ih ima.
Pozovite samo one koji mogu da doprinesu takama dnevnog reda ili e imati
koristi od diskusije.
Ako odreeni ljudi koji e biti prisutni imaju posebne uloge i odgovornosti,
postarajte se da oni budu pripremljeni. Pruite pomo za njihovu pripremu, ako je
neophodno.
Postarajte se da prostorija bude ista, dostupna i namjetena na nain koji e u
najveoj mjeri odgovoriti vaim potrebama.
28
Zakaite sastanak u skladu sa lokalnim obiajima, oekivanjima ljudi i vaim
potrebama. Jedan specijalista za sastanke predlae da se sastanci odravaju ili u
11:00 ili u 16:00 pod pretpostavkom da e oni koji e doi biti vie fokusirani i
efikasniji u korienju vremena. Lo savjet ako vam treba vie od jednoga sata da
postignete svoje ciljeve.
U zavisnosti od doba dana, obezbijedite adekvatno osvjeenje.
(Popunite praznine sa ostalim detaljima koje sam zaboravio.)
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________

Kako poveati potencijal za uspjehom za vrijeme sastanka

Pretpostavljajui da se vodilo rauna o svim detaljima vezanim za pripremu sastanka u
skladu sa upravo predloenim uputstvima, ovdje su neke stvari koje e poveati vae
anse za odravanjem uspjenog sastanka poto su se svi okupili.
Ponite na vrijeme. Nemojte kanjavati one koju su doli na vrijeme tako to e
ekati na one koji nisu. Jedan autor predlae uklanjanje svih praznih stolica tako da
oni to kasne moraju da stoje, ili da zakljuate vrata poto sastanak pone. Obje mjere
zvue pomalo drastino.
Postignite dogovor o dnevnom redu, vremenskoj satnici, pauzama i ostalim detaljima
prije nego to se upustite u sadrinska pitanja. Ako je u pitanju grupa koja se nije
sastajala esto, moete raspravljati o nekim osnovnim pravilima koja mogu biti
korisna.
Uspostavite pozitivan ton. Sastanci bi trebalo da budu prijatni i produktivni. Ovo nisu
uzajamno iskljuivi kvaliteti.
Eksperti ne mogu da se usaglase o redosljedu stvari koje treba razmatrati. Neki kau
da treba poeti sa jednostavnijim pitanjima; drugi kau da treba poeti sa
najjvanijima da bi bili sigurni da ete stii da raspravljate o njima. Nekada je od
pomoi da se pokriju teme koje zahtijevaju najmanje vremena da bi se video
napredak. Koristite vae rasuivanje i prolo iskustvo sa tom grupom da bi odluili
kako da nastavite.
Pokuajte da se drite programa, ali nemojte biti dogmatik. Nepredviena pitanja
mogu da iskrsnu.
U skladu sa razlogom sazivanja sastanka, ohrabrite uestvovanje. Izvucite one koji se
ne ukljuuju, posebno ako znate da mogu da doprinesu programu i svrsi.
Kada se rasprava udalji od teme, vratite se na nju u razumnom vremenskom okviru.
Ako to ne uradite, moete izgubiti fokusiranost i panju kao i angaovanje drugih.
Vodite rauna o vremenu, ali pokuajte da ne izgledate kao ljudska toperica. Ako je
u pitanju dugaak sastanak, napravite kratku pauzu.
Postarajte se da neko vodi zabiljeke o odlukama i drugim vanim dogaajima.
Zaustavite se kada zavrite. Neki se sastanci razvlae dok veina ljudi ne ode u
frustriranom stanju.
Zatvorite sumiranjem glavnih taaka ili odluka, pomenite mogue sljedee korake i
rijei uvaavanja za ukljuivanje prisutnih.
Ukoliko nemate spremaicu koja tu boravi, poistite nered koji se napravio, tj. prljave
ae, razne papire, smee, itd.
29
Kako poveati potencijal za uspjehom poslije sastanka

Poaljite zapisnik za sastanka to je prije mogue. Sumirane zabiljeke su dobar
podsjetnik onoga to se deavalo za vrijeme sastanka kao i odluka koje mogu
zahtijevati pratee aktivnosti. Ukljuite imena i kontakt informacije onih koji su bili
prisutni. Ko zna, neko e moda eljeti da sarauje sa ostalima.
Propratite aktivnosti vezane za donesene odluke, obaveze, status stvari koje su u
progresu kao rezultat sastanka.
Ako su planirani sljedei, ovo je dobro vrijeme da podsjetite one koji e ii na
sastanke da provjere svoje kalendare.
S vremena na vrijeme, dajte kratak upitnik da biste dobili povratnu informaciju o
kvalitetu sastanka. Pitajte za proces, sadraj i rezultate. Reagujte na rezultate ako oni
predlau promjene u vaim navikama vezanim za sastanke.

Sastanci su potencijalno jedan od vaih najveih rasipnika vremena, a i rasipnik vremena
za druge. Ne ustruavajte se da dovedete u pitanje svrhu sastanka, njihovu vrijednost i
njihovu potrebu da se nastavljaju odravati po rutinskom principu i uestalosti.
Promijenite ustaljenu emu ako treba i ponite iznova.

Osvrt: Sjetite se svog najgoreg iskustva u proteklih nekoliko nedjelja, ili sa
predsjedavanja sastankom ili prisustvovanja sastanku koji je organizovao neko drugi. ta
je doprinijelo da to bude loe iskustvo? Koliko vremena ste izgubili i vi i drugi? (Moete
sabrati akumulirane sate i ak staviti cijenu na njih.)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

ta ste mogli vi ili drug da uinite da poveate produktivnost sastanka, da dobijete na
vremenu i ak da vam bude zabavno?
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________









30
Kljune take

Vrijeme, i kako da se mudro koristi, je uznemiravalo filozofe, kraljeve, i skoro
svakog drugog vijekovima i mi jo uvijek nastavljamo grandioznu tradiciju da
brinemo i gubimo vrijeme.
Rasipnici vremena mogu biti samo-generisani i sredinski.
Meu najgorima u okviru samo-generisanih su neorganizovanost, odlaganje i
nesposobnost da se kae ne.
Osnovni menaderski zadaci se takoe maskiraju kao rasipnici vremena, ili je to
obrnuto?
Ovi ukljuuju nedostatak planiranja, delegiranja, efektivnog donoenja odluka i
utvrivanja prioriteta.
Sjetite se pravila 80/20 i koristite ga.
Ostavljati sve drugo da bi se uradilo neto to je urgentno ali nevano nije samo
ogromni rasipnik vremena, ve i uasan menadment!
Tiranija Urgentnog je iva i dobro je, a nalazi se u vaem depu.
Razumijeti zato odlaete je prvi korak u lijeenju ove bolesti, ali da sam na vaem
mjestu, mislim da bih to odgodio za sljedeu nedjelju.
Nauite kako da kaete ne, ljubazno, jasno i sa stilom. Pokuajte to sljedei put
kada vas na veeru pozove prijatelj koga ne moete da podnesete i kome ne moete
da se suprotstavite kada pokuava da okupira vae vrijeme.
Ako stvarno elite da utedite vrijeme, organizujte se.
Napravite listu zadataka, a da biste je napravili kako treba, proitajate kako to da
uradite u odjeljku o tome kako da se napravi lista sa zadacima. Uradite to jo danas.
Utvrdite prioritete na svojoj listi zadataka i pridravajte ih se.
Delegirajte!
Oslobodite se uasnih sastanaka koji trae vrijeme - i radujte se. Radovanje moe da
vam oduzme malo vremena, ali je vrijedno truda









31


DIO II: VJEBE

Da pomognemo drugima da naue






















Budunost pripada onima koji vide
mogunosti prije nego to one
postanu oigledne

John Sculley


32
Nekoliko ideja o tome kako pomoi drugima da naue da upravljaju
svojim vremenom

Radionica upravljanja vremenom moe biti veoma jednostavan poduhvat. ta to znai?
Jednostavno, da vaa organizacija ili vi kao trener, moete zaraditi novac organizujui
kratkotrajne radionice na ovu temu. Svi imaju problema u upravljanju svojim vremenom i
to je tema u kojoj se svako moe prepoznati, a vi ne morate da izgubite mnogo vremena
pripremajui kratku radionicu o Upravljanju vremenom. Drugim rijeima, ona ne treba da
bude rasipnik vremena.

Razmiljajte o svojoj potencijalnoj publici kao raznovrsnoj. Va sljedei poduhvat bi
mogao da bude:
Radionica organizovana u samoj organizaciji za menaderski tim lokalne samouprave
ili NVO-a;
Radionica dostupna svima reklamirana u lokalnim novinama ili na radiju; ili
Poseban dogaaj sponzorisan od strane uslunog ili drutvenog kluba.

Mogunosti su u neku ruku neograniene. Zato, koristite matu.

To je takoe tema koju moete da ubacite u druge vrste obuke. Na primjer, uinite
upravljanje vremenom dijelom serije radionica za izabrane predstavnike. Ili, kao sesija ili
dvije za vrijeme seminara o Upravljanju javnim slubama u kojima ete koristiti UN
(Habitat) TQMn seriju materijala za obuku, ili za vrijeme sesije pravljenja tima kada je
oigledno da lanovi tima ne znaju kako da upravljaju svojim vremenom.

Radionice Upravljanja vremenom mogu postati pravo gubljenje vremena, ako trajo
predugo. Pokuavati da se Upravljanje vremenom uini temom za petodnevnu, ili ak
trodnevnu radionicu alje pogrenu poruku. Drugim rijeima, to ubrzo postaje gubljenje
vremena. Radionice Upravljanja vremenom bi trebalo da budu zabavne. One bi, takoe,
trebalo da budu doivljenje kao neto to e podii moral svima koji pokuavaju da
uspostave kontakt sa onim aspektima ivota koji su esto frustrirajui. Na mnogo naina,
jedno korisno saznajno iskustvo upravljanja vremenom moe biti prilika za uesnike da
porade malo na izgraivanju samopuzdanja.

to se tie vjebi za obuku koje slijede, nemojte se ustruavati da ih mijenjate, da
eksperimentiete sa njima ili da tragate za novim materijalom u svakoj radionici koju
odrite o upravljanju vremenom. Uesnici e vam pruiti fantastine uvide i dodatne
ideje za metodologiju obuke, ako im pruite mogunost da razmiljaju van okvira svojih
iskustava i mentalnih barijera u upravljanju vremenom. Ako organizujete radionicu
Treninga za Trenere, potroite neto vremena na dizajniranje novih vjebi tako da svi odu
sa proirenim setom vjebi sa kojima e raditi.

Izmeu ostalog i Osvrt u prvom dijelu moe da se koristi kao prilika za uenje na ovim
radionicama. Sada je pravo vrijeme da razmotrite takve mogunosti.

Sreno, zabavite se i sauvajte malo vremena da usput pomiriete cvijee.
33
VJEBA br. 1: RAZVRSTAVANJE NA JUTARNJE, POPODNEVNE I
VEERNJE LJUDE

Cilj uenja: Ova vjeba se moe koristiti kao uvodna ili kao dio vjebe identifikovanja
rasipnika vremena (Vjeba br. 2). Cilj je da se predstavi ideja bilokog ciklusa naeg
organizma i kako to moe uticati na nain korienja naeg vremena.

Potrebno vrijeme: U zavisnosti od toga da li ete ukljuiti ovu vjebu u vjebu br. 2,
planirajte oko 75-90 minuta. Ako je koristite kao uvodni zadatak, onda moe da traje
neto due. Kako to mi kaemo, Igrajte po sluhu.

PROCES

1. Predstavite koncept biolokih ritmova naeg organizma i injenicu da svi mi u sebi
imamo svoj lini asovnik koji otkucava minute i sate drugaije nego to to ini za druge.
To je unutranji mehanizam koji nam govori koliko sati spavanja nam je potrebno svake
noi, kada smo najspremniji da radimo kreativne aktivnosti i one koje zahtijevaju visok
nivo energije, kada klonemo i kada nam se jednostavno ini da smo pregorjeli. Ovaj
posljednji tjelesni dogaaj je neto to psiholozi zovu postprandialni pad, u sluaju da
elite da impresionirate uesnike. Zvui veoma komplikovano i nauno, ali to
jednostvano znai Koji prati obrok i predstavlja izraz skovan 1820-te od strane nekoga
ko je sigurno patio od problema sa probavom. Evo jo jedne irelevantne primjedbe u vezi
sa postprandialnim padom. Kada su razmatrali ovaj fenomen, istraivai su utvrdili da on
nema nikakve veze sa rukom kako su mnogi pretpostavili, ukljuujui i osobu koja ga je
uvrstila u naunu nomenklaturu. Sindrom pregorjevanja, se moe dogoditi u bilo koje
doba dana i za veinu nas se i dogaa!

U sklopu vae prezentacije, nacrtajte tipini ciklus energije na tabli. Moe biti
jednostavan poput vremenske linije na dnu table, predstavljajui period od ponoi do
ponoi, sa vertikalnom linijom koja oznaava fluktuaciju od niih do viih nivoa energije.
Na ovom jednostavnom dvodimenzionalnom dijagramu, nacrtajte dva ili tri ciklusa
energije sa najviim nivoom energije (Najbolje vrijeme!) oko ranoga jutra na jednom, a
oko kasnog popodneva na drugom. Jo bolja ideja je da pitate dva ili tri uesnika da izau
i nacrtaju svoje vlastite tjelesne ritmove kao primjere, ilustrujui kada oni dostiu svoje
visoko najbolje vrijeme a kada pregorjevaju.

2. Nakon ovog briljantnog predavanja o biolokom postprandialnom sindromu, pitajte
uesnike da se rasporede po tome da li su jutarnji, popodnevni ili veernji ljudi. U sluaju
da neko ne razumije ove kategorije, one se odnose na dio dana kada oni osjeaju da imaju
najvie energije za npr.: pisanje briljantnih novela; kada su najromantinije raspoloeni;
ili kada pretravaju 100 metara razdaljine izmeu vanih radnih zadataka. Zamolite ih da
se grupiu u razliitim dijelovima sale, to je dalje mogue.

3. Dajte svakoj od tri pod-grupe papir sa flip charta i zamolite ih da nacrtaju zajedniku
vremensku liniju fluktuacije energije svakog od svojih lanova u periodu od 24 sata
ukljuujui i niske i visoke take. Pitajte ih da: 1) urade brainstorming posledica, kako
pozitivnih tako i negativnih, ovog fenomena ciklusa energije u vezi sa njihovom
34
sposobnou da upravljaju vremenom; i, 2) naprave kratku listu stvari koje mogu da
urade da optimalizuju svoje upravljanje vremenom, uzimajui u obzir ove dnevne cikluse
energije. Na kraju, pitajte svaku grupu da bude spremna da podijeli svoja otkria sa
ostalim dvijema grupama.

4. Okupite pod-grupe i pitajte za izvjetaje o tome ta su nauili. Zavrite vjebu
naglaavajui znaaj uspostavljanja kontakta sa svojim tjelesnim asovnikom u svakom
obuhvatnom planu koji moemo sastaviti da bi efikasnije upravljali svojim vremenom.
35
VJEBA br. 2: IDENTIFIKOVANJE RASIPNIKA VREMENA

Cilj uenja: Poveati razumijevanje i svijest uesnika o mnogim nainima gubljenja
vremena.

Potrebno vrijeme: Od 60 do 90 minuta.

PROCES

1. Zaponite vjebu davanjem definicije rasipnika vremena. Na primjer: Rasipnik
vremena je kada potroite vrijeme radei neto manje vano od onoga to biste inae
mogli da radite.
2. Dajte svakom uesniku 10 velikih indeks kartica i pitajte ih da zabiljee velikim
slovima deset stvari koje najvie rasipaju njihovo vrijeme ili naine na koje oni lino
gube najvie vremena. Drugim rijeima, njihove line najvee rasipnike vremena!
Zamolite ih da napiu samo jedan rasipnik vremena na svaku karticu poto e kasnije
tokom vjebe koristiti kartice da naprave kategorije. (Napomena: ovo biljeenje
rasipnika vremena moe da se uradi na vie razliitih naina u zavisnosti od vaih
sklonosti kao trenera. Koristite svoju matu.)
3. Zamolite uesnike da formiraju manje grupe od 4-6 osoba. Njihov prvi zadatak e biti
da proitaju meu sobom svojih 10 rasipnika vremena i sljedei da ih grupiu u dvije
iroke kategorije: oni kojiu su samo-generisani, tj., putem odlaganja,
neorganizovanosti ili neke druge samo-nametnute aktivnosti oduzimanja vremena, i
sredinske, stvari kao to su sastanci, telefonski pozivi, posjetioci, itd. Ovo mogu da
urade pravljenjem nove liste na tabli ili grupisanjem svojih kartica na zidu.
4. Okupite male grupe i pitajte ih da izvjeste o svojim listama. Zamolite ih da naprave
poreenja i po mogustvu naprave zajedniku listu sa dvije glavne grupe rasipnika
vremena.
5. Zavrite sesiju kratkom voenom diskusijom zasnovanom na opisima rasipnika
vremena koji se nalaze u prvom dijelu prirunika. Pitajte uesnike da li bi htjeli da
dalje diferenciraju rasipnike vremena na pod-kategorije kao to su sastanci,
neorganizovanost, nesposobnost da se kae ne, itd. Podsjetite ih da e kasnije ovi
rasipnici vremena postati sirovi materijal za utvrivanje kako da najbolje koriste
svoje vrijeme efikasnije i produktivnije.
6. Jedna mogunost moe biti da im date balone ispunjene helijumom sa dugakim
koncima. Neka svaki uesnik zapie na posebnom balonu sa maginim markerom,
svoja tri najvea rasipnika vremena. Na kraju radionice, bie pitani da pokau svoje
balone i puknu one za koje vjeruju da predstavljaju rasipnike vremena koje misle da
e pobjediti kada dou kui, na osnovu svog plana akcije.
36
VJEBA br. 3: TRANSFORMISANJE RASIPNIKA VREMENA U ONO TO
TEDI VRIJEME

Cilj uenja: Poveati vjetine uesnika da utvrde naine pretvaranja rasipnika vremena u
ono to ga tedi.

Potrebno vrijeme: Ova vjeba je dizajnirana tako da se pozabavi sa nekoliko razliitih
tipova rasipnika vremena u isto vrijeme, tako to e mali samoizabrani radni timovi
napraviti strategije namijenjene najeim rasipnicima vremena. Predvieno vrijeme
trajanja vjebe je u direktnoj vezi sa brojem razliitih kategorija rasipnika vremena
kojima ste vi i vai uesnici odluili da se pozabavite u okviru ove vjebe. Odvojite 45
minuta za pravljenje strategije u malim grupama i 10 minuta za svaki tim da izvjesti i
dobije povratnu informaciju (engl.feedback) od drugih o sopstvenoj strategiji.

PROCES

1. Neke od sljedeih Vjebi opisuju dizajn treninga baziranih na razmatranju specifinih
rasipnika vremena kao to su odlaganje i sastanci. Ova vjeba se bavi nekim od
najee identifikovanih rasipnika vremena i zahtijeva od uesnika da uzmu u obzir
vie njih u isto vrijeme, radei u manjim grupama. S obzirom na to, va prvi zadatak
je da identifikujete 4-6 razliitih kategorija rasipnika vremena. Ovo se moe uraditi
tako to ete naznaiti koji su to ili tako to e uesnici identifikovati mali broj
kategorija. Evo moje liste potencijalnih kategorija za razmatranje: neorganizovanost;
odlaganje; veliko Ne koje se rijetko prevali preko usana; (svaki od ovih samo-
nametnut); sastanci, telefonski pozivi; i nedostatak delegiranja. Posljednja tri su vie
sredinski po karakteru.
2. Postignite dogovor oko kategorija i pitajte uesnike da se rasporede u male radne
grupe da bi radili na strategijama koje e se pripremati za dodijeljene ili izabrane
rasipnike vremena. Zamolite ih da budu spremni da izvjeste za otprilike 30 minuta sa
preporukama za transformisanje njihovih rasipnika vremena.
3. Neka timovi informiu o svojim strategijama, a svaki izvjetaj zavrite kratkom
diskusijom da bi upotpunili preporuke.



37
VJEBA br. 4: KADA KONANO DOEM DO TOGA, PLANIRAM DA
PRESTANEM DA ODLAEM


Cilj uenja: Poveati razumijevanje uesnika u vezi sa njihovim linim razlozima za
odlaganje i naina da se efikasnije nose sa tim uznemirujuim rasipnikom vremena.

Potrebno vrijeme: Negdje izmeu 90 i 120 minuta.


PROCES

1. Zaponite kratku voenu diskusiju o odlaganju, zasnovanu na vaem iskustvu i
materijalu iz prvog dijela.
2. Zamolite svakog uesnika da popuni kratak upitnik i radni list. (nalaze se na
sljedeim stranama.) Dajte im otrpilike 15-20 minuta za ove zadatke.
3. Kad zavre ovaj zadatak predloite im da svaka osoba odvoji 15-20 minuta za svoje
odgovore na upitnik i zadatke planiranja.
4. Okupite uesnike da kratko informiu o svojim diskusijama i nekim kljunim idejama
koje mogu imati o ovoj uobiajenoj dilemi gubljenja vremena. Zavrite sesiju sa
nekim zavrnim komentarima ili pitanjima.


38
Nalaenje vaih korijena tj. korijena odlaganja.

Vjerovatno niste nikada stvarno sjeli i razmiljali o razlozima zato s vremena na vrijeme
odlaete neto. Moda ste vi pravi profesionalac u odlaganju. To je jo jedan razlog vie
da pronaete korijene vaih tendencija ka odlaganju. Ovaj upitnik je dizajniran tako da
vam pomogne da razotkrijete zato ostavljate za sjutra ono to je trebalo da uradite jue.

Slijede razlozi nae tendencije da odlaemo. Odvojite nekoliko trenutaka i procjenite
koliko koristite svaki od ovih razloga tako to ete zaokruiti broj koji najbolje odslikava
vae korienje ovog izgovora, izvinite mislio sam da kaem razloga.

1 = Nikako!
3 = Ponekad
5 = Jedan od mojih omiljenih

U posljednjoj koloni, rangirajte po redu vae korienje ovih prilika da odlaete, br. 1
vae najomiljenije, br.2 sljedee, sve dok ne iskoristite sedam brojeva, sem ako naravno
ne izgubite interesovanje za ovu vjebu. U tom sluaju, zaustavite se i dodijelite broj tri
onom sa najveim rangom.

Izgovori koje volim da koristim kada odlaem. Frekvencija
korienja
Prioritet
1. Strah od uspjeha. Ako uspijem, ljudi e zahtijevati
vie od mene.
1 3 5
2. Strah od neuspjeha. Oh, kako mrzim neuspjeh! 1 3 5
3. Gubitak interesovanja za ono na emu radim. 1 3 5
4. Nepostojanje roka. 1 3 5
5. Previe loptica u zraku. Budimo iskreni, previe
sam se obavezao-la i imam previe toga na tanjiru.
1 3 5
6. Perfekcionizam. Ako je vrijedno da se zauzmem za
to, vrijedi uraditti to kako treba im budem imao-la
vremena da se pozabavim time.
1 3 5
7. Status Quo. Stvari se odvijaju kako treba tako da
nee zaboljeti ako ovu stavimo po strani.
1 3 5


Zadatak 2: Napravite listu najmanje tri aktuelna projekta, zadatka, ili aktivnosti koje
imate trenutno stavljene po strani; drugim rijeima, one koje trenutno odlaete umjesto da
ih zavrite. Poslije svake, navedite svoje razloge, koristei sedam upravo navedenih,
posljedice odlaganja i ta planirate da uradite u vezi sa tim. (Zapamtite da odlaganje nije
uvijek loe. Ponekada nije pravo vrijeme za neke aktivnosti. Nekada vam moe biti
potrebno vie vremena da razmislite o neemu, a moda to i nije tako znaajno da biste
urili sa tim i zbog toga ne treba da se osjeate krivim. S druge strane, ima stvari koje ste
odlagali, a koje ste stvarno trebali da uradite, tako da je sada vrijeme da ponete!



39
Moja Konano je vrijeme da se to uradi Lista.

1.
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Moj izgovor:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Posljedice:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Moj plan napada:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
2.
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Moj izgovor:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Posljedice:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Moj plan napada:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
3.
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Moj izgovor:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Posljedice:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Moj plan napada:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
40
VJEBA br. 5: OH, KAKO MRZIM DA KAEM NE
(I zato mrzim sebe zato to to ne kaem.)


Cilj uenja: Poveati sposobnost uesnika da kau ne i da ive sreno sa posljedicama.

Potrebno vrijeme: Negdje izmeu 60 i 90 minuta.

PROCES

1. Ovo je jedna od onih vjebi koje mogu imati koristi od kratke voene diskusije.
Moete napisati komentar Jules Renard na papiru ili tabli za poetak.

Stvarno slobodna osoba je ona koja moe da odbije poziv na veeru bez izgovora.

Diskusija u prvom dijelu, naroito o Ne stavljaj tog majmuna na moja lea, daje neke
korisne ideje o tome ta radimo sebi time to smo nesposobni da kaemo ne.

2. Neka uesnici popune kratak upitnik na sljedeoj strani i onda se grupiu sa jednim ili
dvoje drugih uesnika da raspravljaju o svojim odgovorima i da vjebaju da kau ne.
Ovaj dio vjebe bi trebalo da traje oko 30 minuta.
3. Okupite uesnike i zamolite nekoliko njih da prokomentariu vjebu i diskusije koje
su vodili.


41
Ovo je jedan Ja ne kaem ne, ali bih sigurno to elio Upitnik

Navodimo nekoliko razloga zbog kojih drugi ljudi nisu u stanju da kau NE! Neki od
njih ak mogu da vae i za vas. Odvojite malo vremena i oznaite one koji vae i za vas.

Ne kaem NE kada to stvarno elim zato to:

Ne elim da povrijedim osjeanja druge osobe. _____
Ne mogu da smislim nain kako da kaem ne u tom trenutku. _____
Sam siguran da oni oekuju da kaem da pa kako ih mogu iznevjeriti. _____
Poastvovan da su me pitali pa kako da onda kaem ne. _____
Nemam nikakav razlog da kaem ne. _____
Ako kaem ne, nee me nikada vie pitati. _____
Kako da kaem ne svom efu ili mami? _____
Je njima vano da ne kaem ne. _____
To to sam pitan ini da se osjeam vanim pa kako mogu rei ne. _____
Ne elim da izgledam kao da sam sebian. _____
Ja jednostavno ne znam kako da kaem ne na fin nain. _____

Saberite oznaene odgovore.

Ako je va rezultat sedam ili vie, viknite BLAGI BOE! i onda pokuajte da
ponovo uzmete ivot u svoje ruke.
Ako je va rezultat izmeu etiri i sedam, smatrajte sebe stvarno osjetljivom osobom,
ali pomalo suvie podlonom manipulaciji.
Ako je va rezultat tri ili manje, ovo vam moe pruiti neke uvide u to zato vas niko
vie ne zove.

Provedite neko vrijeme razmatrajui ove odgovore sa kolegom i vjebajte da kaete ne u
situacijama koje predstavljaju, a u kojima vam je trenutno teko da kaete ne.


42
VJEBA br. 6: PLAN IRANJE SAVRENOG SASTANKA
(Onog, naravno, koji se ne pretvara u gubljenje vremena)

Cilj uenja: Poveati znanje uesnika o tome kako da bolje planiraju sastanke.

Potrebno vrijeme: Oko 45 minuta

PROCES

1. Ova vjeba je jednostavna. Podijelite uesnike na timove od pet ili est i dajte im
sljedei zadatak: Imate deset minuta da planirate savren sastanak, onaj koji ne rasipa
vrijeme drugih ljudi. Kako ete to uraditi?
2. Drite se zadatih 10 minuta - ne due! U protivnom, to bi moglo da bude gubljenje
vremena.
3. Okupite radne grupe i neka svaka predstavi svoje planove. Kritikujte svaku i budite
sigurni da pitate kako su koristili svoje vrijeme da bi zavrili zadatak.
4. Razmotrite mogunost da pitate uesnike da glasaju za plan za koji misle da je
najbolji. Pobjedniki tim dobija slobodno vrijeme, ali ne za vrijeme radionice.

43
VJEBA br. 7: IZAI NA KRAJ SA HISTERIJOM MOBILNE TELEFONIJE

(Ili, moj omiljeni izgovor za odgovaranje na mobilni telefon za vrijeme ispovjedi u
crkvi, na sastanku sa Predsjednikom zemlje, ili na putu ka kupatilu.)

Cilj uenja: Poveati razumijevanje uesnika da je mobilni telefon nain Alexandera
Bella da kae, Ovo je urgentno ali vjerovatno ne i vano.

Potrebno vrijeme: 30-45 minuta

PROCES

1. Napravite nekoliko setova malih indeks kartica sa sljedeim konstatacijama
odtampanim na njima, po jedna na svakoj kartici. (Ova posljednja instrukcija je
vana!) Moete da napiete dodatnu konstataciju, onu u zagradi ( ) na poleinu
kartice ili da je objasnite ostalim uesnicima nakon to zavrite drugi korak vjebe.

Zato bi neko zvao, ako nije vano? (Prezumpcija legitimiteta)
Ne volim nikada da razoaram nekoga ko odvoji vrijeme da zovne. (Strah od
vrijeanja)
Osjeam se neophodnim kada telefon zazvoni. (Sjajan nain za podizanje ega)
Ne mogu da odolim prilici da razgovaram sa prijateljem. (Vrijeme za
druenje)
Treba da znam ta se deava. (Lud za informacijama)
Hvala, moj vjerni telefonu, ovo je ve postalo dosadno. (fantastini
mehanizam izbjegavanja)

2. Dajte svakom uesniku po jednu karticu i rasporedite ih tako da otprilike isti broj
ljudi dobije karticu sa istom porukom. Zamolite ih da razmjene kartice jedni sa
drugima sve dok ne dobiju karticu sa konstatacijom koja najbolje opisuje zato oni
moraju da odgovore na telefon kada zvoni. Neki e smatrati da se sve konstatacije
uklapaju, ali treba ipak da nastave da razmjenjuju sve dok ne dobiju onu koja najbolje
opisuje njihovo ponaanje u vezi sa telefonom. Bie zanimljivije ako im ne kaete
unaprijed ta je napisano na svakoj kartici. Dajte im odreeni vremenski period da
zavre sa ovim transakcijama, ne vie od 10 minuta.
3. Na kraju ovih deset minuta, pitajte one koji imaju kartice sa istom porukom da
formiraju male radne grupe. Dajte im 15 minuta da naprave listu naina kako da izau
na kraj sa obrazloenjem datim na njihovoj kartici.
4. Okupite pod-grupe i zamolite ih da informiu ostale o svojim nainima.

44
VJEBA br. 8: TEDJETI VRIJEME DELEGIRANJEM

Cilj uenja: Poveati znanje o korienju delegiranja kao strategije utede vremena.

Potrebno vrijeme: Oko 60 minuta.

PROCES

1. Recite nekoliko rijei o znaaju delegiranja kao jednoj od kljunih strategija
upravljanja vremenom.
2. Upoznajte ih sa instrumentom samo-procjene u Umjetnosti delegiranja. Moete ga
nai na sljedeim stranicama. Pitajte uesnike da odvoje oko 15 minuta da popune
upitnik.
3. Poto su zavrili ovaj zadatak, pitajte uesnike da formiraju grupe od po etiri
uesnika. Njihovi zadaci e biti da: 1) tabelarno prikau zajedniku sliku spremnosti
grupe da delegira, izraunavi prosjenu vrijednost njihovih individualnih skorova; i
2) diskutuju o svjoim rezultatim da bi bolje razumjeli znaaj delegiranja, naroito
njegovu vezu sa upravljanjem vremenom.
4. Dok se oni sastaju, nacrtajte shemu na upitniku i napravite prostor za svaki tim da
zabiljei svoje grupne skorove.
5. Nakon otprilike 20-30 minuta, okupite male grupe i pitajte za: 1) njihove prosjene
vrijednosti na pitanjima i 2) komentare o vjebi.


45
SAMO-PROCJENA U UMJETNOSTI DELEGIRANJA

Instrukcije: proitajte sljedee konstatacije i zaokruite broj sa desne strane koji
odslikava stepen do koga vas svaka konstatacija opisuje.
5 = Slaem se u potpunosti 1 = Uopte se ne slaem
1. Poslovi koje delegiram, ini se, nikada se ne zavre na nain na
koji elim da budu zavreni.
5 4 3 2 1
2. Nemam vremena da delegiram kako treba.
5 4 3 2 1
3. Provjeravam rad bez znanja moga osoblja, tako da mogu da
ispravim greke prije nego one prouzrokuju previe problema.
5 4 3 2 1
4.Kada dam jasne instrukcije, a posao se ne zavri kako treba,
iznerviram se.
5 4 3 2 1
5. Mom osoblju nedostaje posveenost koju ja imam, tako da se posao
koji delegiram ne zavri tako dobro kako bih ga ja uradio.
5 4 3 2 1
6. Mogu da obavim posao u mom odjeljenju bolje nego to to moe
moje osoblje.
5 4 3 2 1
7. Ako osoba kojoj sam delegirao ne obavi posao kako treba, biu
otro kritikovan.
5 4 3 2 1
8. Ako bih delegirao sve to bih mogao, moj posao ne bi bio ni
priblino tako zabavan.
5 4 3 2 1
9. Kada delegiram posao, esto moram da ga ponovo uradim.
5 4 3 2 1
10. Delegiram jasno i koncizno, objanjavajui samo kako bi posao
trebalo da se obavi.
5 4 3 2 1
11. Kada delegiram, gubim kontrolu.
5 4 3 2 1
12. Mogao bih vie da delegiram ako bi moje osoblje imalo vie
iskustva.
5 4 3 2 1
13. Delegiram rutinske zadatke, ali zadravam za sebe ne-rutinske
poslove.
5 4 3 2 1
14. Moj menader oekuje da budem upuen u sve detalje posla.
5 4 3 2 1
15. Nisam otkrio da mi delegiranje tedi vrijeme.
5 4 3 2 1
Saberite ukupne rezultate u svakoj koloni:
br. 5 (____) X 5 = ____
br. 4 (____) X 4 = ____
br. 3 (____) X 3 = ____
br. 2 (____) X 2 = ____
br. 1 (____) X 1 = ____
Ukupan rezultat: sve kolone: ____.
Ukupna prosjena vrijednost za lanove tima: ______.

Skoring
Rezultati mogu da se kreu od 15 do 75. Uporedite va rezultat sa sljedeim:
75-60 Ne uspijevate da u potpunosti koristite vae osoblje.
59-45 Moete znaajno da poboljate vae korienje delegiranja.
44-30 Imate mjesta za poboljanje kao onaj koji delegira.
29-15 Vi ste fantastini u ulozi onoga koji delegira ili ste krivotvorili odgovore.
12


12
Adaptirano iz Kako poboljati navike delegiranja od Theodore J. Krein, Management Review, May
1982, st.59 AMACON, odjeljak Amerikog udruenja za upravljanje, New York. tampano uz dozvolu
izdavaa. Sva prava su rezervisana.
46
VJEBA br. 9: LINO PLANIRANJE UPRAVLJANJA VREMENOM


Cilj uenja: Dati priliku uesnicima da razmisle o tome kako planiraju da koriste ono to
su nauili na ovoj radionici.

Potrebno vrijeme: 20 minuta.

1. Zamolite uesnike da odvoje nekoliko minuta da popune radni list na sljedeoj strani.
2. Nakon otrpilike 15 minuta pitajte da li bi neko elio da podjeli sa drugima ono to on
ili ona planiraju da urade kada se vrate kui da bi utedjeli vrijeme.
3. Zavrite radionicu.
47
MOJ LINI PLAN DA GUBIM MANJE VREMENA OD SADA PA NADALJE

Tri ili etiri najvanije stvari koje sam nauio/la za vrijeme ove radionice o sebi i o
tome kako koristim svoje vrijeme su:
1. _____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
2. _____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
3. _____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
4. _____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

Na osnovu onoga to sam nauio/la o sebi i tome kako koristim svoje vrijeme,
planiram da uradim sljedee stvari da smanjim koliinu vremena koje rasipam.
1. _____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
2. _____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
3. _____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
4. _____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

Da bih odmah primjenio/la ono to sam nauio/la, evo je moja Lista
ZADATAKA koje treba da uradim im doem kui. I , samo da bih dokazao-/la
da sam ozbiljan/la oni su poreani po prioritetima u odnosu na njihov znaaj.

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Prioritet br. ____
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Prioritet br. ____
_____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Prioritet br. ____
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Prioritet br. ____
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Prioritet br. ____
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

48
Prioritet br. ____
_____________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Prioritet br. ____
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Prioritet br. ____
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Prioritet br. ____
_____________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Prioritet br. ____
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Prioritet br. ____
Prioritet br. ____
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Prioritet br. ____
_____________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Prioritet br. ____
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Prioritet br. ____


Zar ovo nije bilo dobro? U svakom sluaju, jo ete se bolje osjeati kada stvarno
uradite ono to ste rekli da ete uraditi. Ameriki Indijanci iz plemena Sioux imaju
divnu poslovicu koja odgovara vaem planu. Cvijee je za nae due da uivaju.
Upravljajte svojim vremenom efektivnije i biete u stanju da uivate jo vie u
cvijeu, a i vaa dua e se radovati!