ADMINISTRACIN DE INMUEBLES

Manual del usuario.

Ver 1.5
11 de julio de 2010
Revisin 06 de Febrero de 2011
Autor: Aquilino G. Garca
www.aquilinogarcia.com


Maestros

Inmuebles:

Si nos colocamos encima de los iconos de la parte de debajo de la pantalla, nos
mostrar lo que hace cada icono.

El botn que tiene el dibujo de una ralla vertical, nos permite modificar la ficha
actual del inmueble. Tecla rpida M

Si pulsamos en el botn de la papelera, se nos borrar el inmueble actual, para
realizar esta operacin el programa nos pide una confirmacin, adems, esta operacin
queda grabada en el log de operaciones delicadas del programa. Tecla rpida B

Si pulsamos el icono con el signo +, entraremos a aadir un nuevo inmueble. Tecla
rpida A

El botn con una silueta de una persona andando, nos permite volver a la pantalla
inicial. Tecla rpida ESC

Estando en modo edicin, se nos habilitan dos botones, uno de aceptar y otro de
cancelar.


Inquilinos:

Si nos colocamos encima de los iconos de la parte de debajo de la pantalla, nos
mostrar lo que hace cada icono.

Con las flechas izquierda y derecha podremos navegar por las distintas fichas de
inquilinos. Estas flechas funcionan pulsando con el ratn encima de ellas o pulsando en
el teclado el cursor izquierdo o derecho. No funciona con el cursor numrico.

El botn con el icono de unos prismticos, nos permite realizar una bsqueda por el
nombre del inquilino.

El botn que tiene el dibujo de una ralla vertical, nos permite modificar la ficha
actual del inquilino. Tecla rpida M

El botn que tiene el icono de un calendario sirve para sacar los totales de los recibos
del inquilino actual, los totales salen por meses y aos. Si hacemos doble clic en alguno
de los recibos mostrados, nos pasar a la pantalla de cobro de recibo.

El botn que tiene el icono de una impresora nos permite imprimir un contrato tanto
de comercio como de personas fsicas, tambin nos permite imprimir un documento de
aviso de fin de contrato.

Si pulsamos en el botn de la papelera, se nos borrar el inquilino actual, para
realizar esta operacin el programa nos pide una confirmacin, adems, esta operacin
queda grabada en el log de operaciones delicadas del programa. Tecla rpida B
Si pulsamos el icono de aadir un nuevo inquilino, al lado del campo Cdigo, nos
aparecer el ltimo cdigo introducido. Si hacemos saltos en la numeracin del cdigo,
el cdigo propuesto tambin saltara. La longitud del cdigo tiene que ser de 4
caracteres. Tecla rpida A

El botn con una silueta de una persona andando, nos permite volver a la pantalla
inicial. Tecla rpida ESC

Estando en modo edicin, se nos habilitan dos botones, uno de aceptar y otro de
cancelar.

NOTA: Modo edicin es cuando aadimos o modificamos un inquilino.

Estando en modo edicin, para movernos por los distintos campos, lo podemos hacer
con el ratn, con la tecla Enter (intro) y con la tecla Tab (tabulador)

El botn con el icono de un clic sirve para introducir notas de los inquilinos. Siempre
que se introduzcan datos en este apartado, despus de la ltima palabra escrita,
tendremos que pulsar Intro.

Las interrogaciones al lado de los distintos campos, sirven para desplegar un browse
con los datos aceptados por el campo.
Las papeleras que estn al lado de las interrogaciones, sirven para borrar conceptos.

Si queremos utilizar la opcin de recibo electrnico tendremos que marcar el
inquilino en la casilla reservada para dicho efecto. Es totalmente necesario que antes de
marcar la opcin de recibo electrnico, la ficha del inquilino, tenga una cuenta bancaria
asignada.

El campo nombrado como Banco, sirve para poner el nombre de la entidad
bancaria del inquilino.
Para poner la cuenta bancaria donde se realizara el cargo, tendremos que pulsar la
interrogacin que esta al lado del campo Cuenta. Al introducir la cuenta, no se nos
pedir el DC, se calcular automticamente para poder verificar si hemos metido bien
todos los dgitos de la cuenta.

NOTAS IMPORTANTES:

- Para poder emitir un recibo, es obligatorio indicar en la ficha del inquilino un
edificio.
- Cuando estamos dando de alta un nuevo inquilino, al llegar al campo NIF,
tendremos que introducir el nmero sin letra, el programa calcular la letra del
NIF o NIE, esta opcin no esta operativa en modo edicin.
- Las leyendas de los conceptos se pueden personalizar desde las variables de la
aplicacin.
- Pulsando ALT+M nos dejara cambiar edificio y direccin del inquilino.


Conceptos:

El botn que tiene el dibujo de una ralla vertical, nos permite modificar la ficha
actual del concepto. Tecla rpida M

Si pulsamos en el botn de la papelera, se nos borrar el concepto actual, para
realizar esta operacin el programa nos pide una confirmacin, adems, esta operacin
queda grabada en el log de operaciones delicadas del programa. Tecla rpida B

Si pulsamos el icono con el signo +, entraremos a aadir un nuevo concepto. Tecla
rpida A

El botn con una silueta de una persona andando, nos permite volver a la pantalla
inicial. Tecla rpida ESC

Estando en modo edicin, se nos habilitan dos botones, uno de aceptar y otro de
cancelar.
Nota en los maestros Inmuebles, conceptos y bancos, al pulsar en los ttulos de la grilla
de las bases de datos, la base de datos se ordenara por el ttulo pulsado.









Recibos

Emisin de recibos:

Desde este apartado es donde gestionaremos la creacin de recibos. Los recibos se
pueden crear segn diferentes criterios:

Podremos crear, por ejemplo, los recibos de un solo inmueble si en el filtro del
inmueble, ponemos el mismo valor en el inmueble inicial y en el final, lo mismo sucede
con los inquilinos.

Tambin podemos sacar los recibos de los comercios, es tan sencillo como
seleccionar la casilla de comercios, lo mismo pasa con la marca de la ficha de los
inquilinos. Todas las combinaciones se pueden juntar entre ellas, de modo que, por
ejemplo, podemos sacar los recibos de un inmueble pero que sean comercios y que
adems estn marcados.

Un requisito imprescindible es seleccionar mes, ao y fecha de emisin de recibos.

Una vez emitido un recibo a in inquilino de un cierto mes y un cierto ao, ese recibo
no se podr volver a emitir, en todo caso, si por error lo volviramos a generar, el
sistema lo detectara e imprimira el recibo original con su nmero de recibo
correspondiente.
Reimpresin de recibos:

Desde esta opcin podremos reimprimir recibos en bloque, filtrando por nmero de
recibo, imprime desde recibo XXX hasta recibo XXX sin hacer ms filtros. Por
inmuebles e inquilinos, reimprime filtrando por estos dos campos.


Listado de recibos:

Nos imprime un listado de recibos obedeciendo a los filtros aplicados, el listado
muestra la siguiente informacin: ao, mes, cdigo de inquilino, nombre de inquilino y
estado de recibo.
El estado de recibo puede tener 3 valores:
G= Recibo en gestin de cobro
C= Recibo cobrado.
I= Recibo impagado.

Nota: Este listado es el mismo que podemos encontrar en la seccin de listados.
Cuando generamos los recibos, se generan con el estado G gestin de cobro,
posteriormente, si introducimos el cobro, automticamente se nos pondr en estado C.
Por ltimo, si en el apartado de Consulta y modificacin de recibos, marcamos un
recibo como Impagado, quedar con estado I, en caso de realizar un cobro de un
recibo marcado con I, automticamente, cambiar el estado de recibo a C


Consulta y modificacin de recibos:

En este apartado, se puede modificar un recibo ya creado, marcar como impagado o
borrar dicho recibo.
Dentro de las modificaciones, podemos modificar la base, el texto de los conceptos,
el importe de los conceptos, la marca del recibo y si el recibo es electrnico o no.










Recibo electrnico cuaderno 19:

Esta opcin genera un fichero para enviar al banco con los recibos.
Este fichero esta sujeto a la norma bancaria del cuaderno 19 procedimiento 2.



Gestin de cobros


Gestin de cobros:

En este apartado est realizado para llevar un control de los recibos cobrados,
podemos llevar el control de los cobros realizados por inquilino y ao.



Disponemos de varios botones:

- Botn con personas dibujadas: Sirve para buscar un inquilino y consultar sus
cobros.

- Botn con el signo +: Sirve para aadir el cobro de un recibo, es necesario
introducir el nmero del recibo.

- Botn con una raya: Sirve para modificar el cobro seleccionado en ese momento.

- Botn de una papelera: Sirve para borrar el cobro seleccionado en ese momento.


Listado de cobros:

Este Listado nos mostrara los cobros realizados, entre unos determinados
parmetros: Edificios, inquilinos o fechas, solamente muestra informacin de los
recibos cobrados.



Recibos no cobrados:

Este Listado nos muestra informacin sobre los recibos no cobrados, los estados de
los recibos no cobrados pueden ser dos:
- G: Recibo en gestin de cobro, cuando se cobra desaparece esa marca y aparece
la marca C

- I: Recibo impagado, esta marca se refleja cuando anteriormente hemos dejado el
recibo en este estado. El cambio de estado para impagado se realiza en Consulta
y modificacin de recibos

Ajustando los filtros del listado, podremos obtener la informacin deseada.




Listados

Todos los listados se crean conforme a los filtros aplicados a cada uno de ellos, no
teniendo mayor complejidad que leer en el propio formulario del listado, ajustando
nuestras necesidades con los filtros. Todos los listados son configurables por el usuario
en la opcin del programa: Utilidades -> Modificacin de impresos



Utilidades

Datos de la empresa:

En este apartado se introducen los datos de la empresa, todos estos datos estn
disponibles en todos los impresos, las variables a poner en el ajuste de los impresos son
las siguientes:

[empnombre] = Nombre de la empresa
[empdireccion] = Direccin de la empresa
[emppoblacion] = Poblacin de la empresa
[empcp] = Cdigo postal de la empresa
[empprovincia] = Provincia de la empresa
[emptelefono] = Telfono de la empresa
[empfax] = Fax de la empresa
[empcif] = CIF o NIF de la empresa


Variables del programa:

Aqu podremos definir las cuotas de los impuestos para las distintas comunidades
autnomas:
Ceuta y Melilla: IPSI y ART. 43, por defecto tras la instalacin quedan definidos con
4% y 9,5% respectivamente.
Canarias: IGIC: 5%
Pennsula y Baleares: IVA 18%
En este apartado tambin se define la ruta para realizar las copias de seguridad, los
das de cadencia para el aviso del vencimiento de los contratos y el modo de
funcionamiento de los cobros rpidos.

Tambin desde aqu, podremos personalizar los textos en pantalla de los conceptos de
los recibos, por ejemplo, si el concepto 1 siempre es agua, podremos poner el ttulo de
Agua al concepto 1 de manera que aparezca este ttulo en pantalla en vez de concepto 1.


Modificacin de impresos:

Apartado destinado a la confeccin a medida de los impresos definidos en el
programa. Por defecto el programa tiene una plantilla para cada impreso. Esta plantilla
se puede modificar respetando siempre los mrgenes y longitud del impreso. Las
variables que se pueden utilizar para imprimir los impresos son las propias de las tablas,
precedidas de un Alias o prefijo.

Por ejemplo:

- Queremos modificar el listado de inquilinos.

- El alias de este listado es [tablatmp.]

- En este listado queremos poner el cdigo del inquilino.

- Abrimos con Microsoft Access el contenedor de tablas inquilinos y dentro de este
contenedor abrimos la tabla inquilinos.

- Buscamos en la tabla el nombre que tiene agrupados los cdigos, en este caso se llama
cdigo.

- Aadimos al Alias el nombre del campo y ya tenemos la variable, quedara de esta
manera: [tablatmp.codigo]

- Esta variable la podemos poner el cuerpo del informe.

NOTA IMPORTANTE: Se aconseja hacer una copia de seguridad de los informes antes
de modificarlos. Los informes tienen la extensin .dbr.

Los Alias de los informes son los siguientes:

Recibos: [imprimerec.]
Inquilinos: [tablatmp.]
Inmuebles: [tablatmp.]
Conceptos: [tablatmp.]
Listado de recibos: [tablatmp.]
Cobros: [tablatmp.]
Recibos no cobrados: [tablatmp.]
Listado detallado de impuestos: [tablatmp.]
Compactar tablas:

Desde este punto, podremos realizar un mantenimiento de las tablas, se aconseja
hacer este mantenimiento un par de veces al ao.
Borrado de recibos:

Como el nombre indica, desde aqu borraremos el fichero de recibos.



Botones de la pantalla inicial

Acceso rpido al maestro de inquilinos.

Acceso rpido a la generacin mensual de recibos.

Realiza un cobro rpido, ms rpido que desde el men.

Realiza una copia de seguridad. Si queremos reestablecer una copia de
seguridad, la copia esta protegida con clave, la clave es el propio nombre del fichero sin
la extensin.

Busca los contratos con prximos vencimientos. Los das de cadencia para
buscar los contratos se definen en el apartado de variables del programa.
Se muestra una grilla con el cdigo del inquilino, fecha de vencimiento, das
que quedan para la finalizacin del contrato y nombre del inquilino.
Al hacer doble clik con el ratn en la grilla, el programa nos llevar a la ficha
del inquilino correspondiente.

F3 En cualquier lugar de la aplicacin, si pulsamos esta tecla, nos aparecer una
utilidad para calcular la letra del NIF o NIE.