INFORME AUDITORA DE LA CALIDAD

Bogot D.C., 10 de Junio de 201

De!enden"i# Seccin Prevencin y Salud Laboral
Fe"$# de %# #udito&'# 4 de Junio de 2013
O()eti*o+
Determinar la conformidad y mantenimiento eficaz del
SGC mediante la verificacin de
! La "lanificacin# $e%uimiento y medicin de la
eficacia de lo$ "lane$ de me&ora# derivado$ de lo$
an'li$i$ de la$ no conformidade$ identificada$ en la$
"a$ada$ auditor(a$ interna$ y e)terna$ de la calidad#
! La$ medicione$ de lo$ indicadore$ de %e$tin de lo$
"roce$o$#
! Lo$ re$ultado$ de la$ P*+S y
! Dem'$ a$"ecto$ $u$ce"tible$ de me&ora,
Coo&din#do& #udito&'#+ de "#%id#d -.$tor +icardo /olano 0lvarez
Audito& %'de& en "#%id#d Diana Patricia +omero /oreno
Audito& Inte&no de %# "#%id#d Diana Patricia +omero /oreno
DEPARTAMENTO ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 1 de 10
1. Re+u%t#do+
La auditor(a de calidad $e efectu a la %e$tin del "roce$o de 1tencin a Per$ona$ con
Di$ca"acidad de la Seccin Prevencin y Salud Laboral con lo$ $i%uiente$ re$ultado$
RE,ULTADO A-O CANTIDAD
-o conformidade$ 2013 2
3b$ervacione$ 2013 4
-o conformidade$ 2014 2
3b$ervacione$ 2014 1
Lo$ 4allaz%o$ re"ortado$ fueron e)"licado$ durante el de$arrollo de la auditor(a, 5$
nece$ario $e%uir la metodolo%(a de me&oramiento "ara $u $olucin con .nfa$i$ en
6dentificar y "riorizar "roblema$ comune$ a la$ no conformidade$ re"ortada$,
1$e%urar 7ue lo$ actore$ de lo$ "roblema$ identificado$ "artici"en en $u an'li$i$ y
$olucin,
La evaluacin del an'li$i$ de la$ accione$ $er' efectuada "or el De"artamento
1$e%uramiento de la Calidad# $olicitamo$ remitir lo$ formato$ de me&oramiento "or correo
electrnico a e$ta de"endencia a m'$ tardar al cum"lir$e el me$ de$"u.$ de recibido el
"re$ente informe,
DEPARTAMENTO ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 2 de 10
1.1 Re!o&te A.o 201
Fo&t#%e/#+
5l conocimiento 7ue tienen lo$ re$"on$able$ de la e&ecucin del "roce$o# acerca del Si$tema de
Ge$tin de Calidad en Cafam,
5l cum"limiento del "roce$o Cor"orativo de Com"ra$ 8 Ge$tin Cor"orativa de Com"ra$# a trav.$
de la a"licacin del formato 95ntrada de Servicio$: y el $e%uimiento men$ual al cum"limiento de
lo$ criterio$ "or "arte del "roveedor,
Lo$ re$ultado$ del $e%uimiento al Pro%rama de Di$ca"acidad en la$ +eunione$ de 1n'li$i$
5$trat.%ico +15# $on divul%ado$ y conocido$ "or el re$"on$able del Proce$o,
5l a"rovec4amiento de lo$ recur$o$ econmico$ de$tinado$ "or Cafam al "ro%rama de
Di$ca"acidad# en el $entido de 7ue el a"orte $e realiza directamente "ara el de$arrollo y biene$tar de
la$ "er$ona$ vinculada$ al "ro%rama,
O!o&tunid#de+ de Me)o&#
1un7ue $e realiza la medicin del indicador 9; <tilizacin de lo$ recur$o$:# $e recomienda
re"lantearlo# debido a 7ue la$ de$viacione$ $on ne%ativa$ en todo$ lo$ "eriodo$ y no $e %e$tiona $u
re$ultado,
+e%i$trar en acta$ la$ deci$ione$ y conclu$ione$ 7ue $e e$tablezcan en la$ reunione$ $emanale$ 7ue
realiza el e7ui"o de traba&o,
Pe$e a 7ue la$ "er$ona$ conocen lo$ canale$ de comunicacin con lo$ 7ue cuenta la Ca&a# $e $u%iere
4acer la divul%acin de la =ideo +evi$ta# con la mi$ma "eriodicidad con la 7ue e$ "roducida,
5l re$"on$able del "roce$o conoce lo$ ob&etivo$ e$trat.%ico$ de $u Subdireccin en lo$ cuale$
"artici"a 9Ge$tionar de manera eficiente lo$ $ub$idio$ de lo$ $ervicio$ $ociale$: e 96ncrementar el
valor de la marca con .nfa$i$ en lo $ocial:# $in embar%o $e $u%iere definir un indicador "ara el
$e%undo ob&etivo# 7ue "ermita %e$tionar $u cum"limiento,
OB,ER0ACIONE,
DEPARTAMENTO ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 3 de 10
O(+e&*#"i1n No. 1 2 201 Co3!eten"i#, Fo&3#"i1n 4 To3# de "on"ien"i#
La organizacin debe:
a) determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la
calidad del producto,
b) proporcionar formacin o tomar otras acciones para satisfacer dichas necesidades,
c) evaluar la eficacia de las acciones tomadas,
d) asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y
de cmo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad, y
e) mantener los registros apropiados de la educacin, formacin, habilidades y experiencia.
5#%%#/go 6&o"e+o
-o $e evidencia el dili%enciamiento del formato 3rientacin
al "ue$to de traba&o "ara el car%o 9P$iclo%a >o$"italaria:
7ue in%re$ en marzo de 2013,
De acuerdo con el 4allaz%o inicial# y teniendo en cuenta 7ue
el informe fue "re$entado ante el &efe de 'rea y ba$ado$ en
arc4ivo de "er$onal de la $eccin $e "udo verificar 7ue e$te
"roce$o fue realizado a $ati$faccin ?3b$ervacin@,
1tencin a "er$ona$ con
di$ca"acidad
O(+e&*#"i1n No. 2 2 201 A3(iente de T&#(#)o
La organizacin debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la
conformidad con los requisitos del producto.
ota: !l t"rmino #ambiente de trabajo# est$ relacionado con aquellas condiciones bajo las cuales
se realiza el trabajo, incluyendo factores f%sicos, ambientales y de otro tipo &tales como ruido,
temperatura, la humedad, la iluminacin o condiciones clim$ticas.
5#%%#/go 6&o"e+o
5l re$"on$able del "roce$o conoce la$ di$"o$icione$ en
materia de Salud 3cu"acional# "ero no 4ay evidencia de
recomendacione$ reciente$ ni de a"licacin de la$ mi$ma$
"or "arte de Salud 3cu"acional,
Debido a la$ con$tante$ inca"acidade$ recibida$ en el 'rea
1tencin a "er$ona$ con
di$ca"acidad
DEPARTAMENTO ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 4 de 10
"or "arte de lo$ funcionario$ encar%ado$ de atencin al
"Ablico dia%no$ticado$ "or e$tr.$ y falta de "au$a$ activa$
en el cum"limiento del 4orario laboral# no $e ve refle&ada la
a"licacin de la$ "r'ctica$ $e%ura$ y $aludable$ en el "ue$to
de traba&o ?-o conformidad@,
O(+e&*#"i1n No. 2 201 6%#ni7i"#"i1n de %# &e#%i/#"i1n de% !&odu"to
La organizacin debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realizacin del
producto. La planificacin de la realizacin del producto debe ser coherente con los requisitos de
los otros procesos del sistema de gestin de la calidad.
a) Los objetivos de la calidad y los requisitos para el producto
b) La necesidad de establecer procesos, documentos y de proporcionar recursos espec%ficos para el
producto'
c) Las actividades requeridas de verificacin, validacin, seguimiento, inspeccin y ensayo(prueba
espec%ficas para el producto as% como los criterios para la aceptacin del mismo'
d) Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de
realizacin y el producto resultante cumplen los requisitos.
!l resultado de la planificacin se presenta en forma adecuada para la metodolog%a de operacin
de la organizacin.
5#%%#/go 6&o"e+o
La caracterizacin del "roce$o y lo$ "rocedimiento$ e$t'n
documentado$ y "ublicado$ en el Portal de Ge$tin de la
Calidad y el re$"on$able conoce $u ubicacin# $in embar%o a
la fec4a de la 1uditoria $e encuentran de$actualizado$#
"ue$to 7ue no refle&an la$ actividade$# lo$ re$"on$able$ ni
lo$ recur$o$ 7ue $e e&ecutan y a"lican "ara la "re$tacin del
$ervicio,
Cuando $e realiza la orientacin al car%o de todo$ lo$
funcionario$ de la em"re$a y teniendo como ba$e la
96nduccin al Pue$to de Braba&o: 7ue e$ de car'cter
obli%atorio 7ue $e realice en acom"aCamiento con el &efe
inmediato# $e evidencio una me&or(a en e$te "roce$o
1tencin a "er$ona$ con
di$ca"acidad
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?3b$ervacin@,
O(+e&*#"i1n No. 8 2 201 Co3uni"#"i1n "on e% "%iente
La organizacin debe determinar e implementar disposiciones eficaces para la comunicacin con
los clientes relativas al producto.
a) la informacin sobre el producto,
b) las consultas, contratos o atencin de pedidos, incluyendo las modificaciones, y
c) la retroalimentacin del cliente, incluyendo sus quejas
5#%%#/go 6&o"e+o
La <nidad re%i$tra lo$ P*+S en el $i$tema Cor"orativo y
$i%uiendo el "rocedimiento definido# $in embar%o no $e
evidencia divul%acin a lo$ cliente$ de lo$ canale$ de
comunicacin con lo$ 7ue cuenta el $ervicio,
Cuando $e realiza la orientacin al car%o de todo$ lo$
funcionario$ de la em"re$a y teniendo como ba$e la
96nduccin al Pue$to de Braba&o: 7ue e$ de car'cter
obli%atorio 7ue $e realice en acom"aCamiento con el &efe
inmediato# $e evidencio una me&or(a en e$te "roce$o
?3b$ervacin@,
1tencin a "er$ona$ con
di$ca"acidad
NO CONFORMIDADE,
No "on7o&3id#d No.1 2 201 Cont&o% de %o+ do"u3ento+
)riterios definidos para el control de toda la documentacin, interna y externa en un procedimiento
a) *probar documentos antes de su emisin
b) +evisar y actualizar documentos.
DEPARTAMENTO ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 6 de 10
c) ,dentificar los cambios y estado de versin vigente.
d) -isponibilidad documentos.
e) ,dentificacin y legibilidad de documentos
f) )ontrol e identificacin documentos externos.
g) ,dentificacin y(o prevencin doc. .bsoleto.
5#%%#/go 6&o"e+o
La <nidad no cuenta con el li$tado de Documento$
Controlado$ im"lementado,
La$ re$"ue$ta$ a la$ $olicitude$ de lo$ u$uario$ no
"re$entan la ver$in 3 actualizada "or el De"artamento de
/arca y Comunicacin# lo cual refle&a la utilizacin de
material ob$oleto ?-o Conformidad@,
1tencin a "er$ona$ con di$ca"acidad
No "on7o&3id#d No. 2 2 201 Cont&o% de %o+ &egi+t&o+
)riterios definidos para el control de los registros en un procedimiento
+egistros legibles.
+egistros f$cilmente identificables.
+egistros recuperables.
*lmacenamiento, proteccin, tiempo de retencin y disposicin.
5#%%#/go 6&o"e+o
La <nidad no cuenta con el li$tado de +e%i$tro$
Controlado$ im"lementado,
Se verifico la im"lementacin de lo$ +e%i$tro$
Controlado$# la cual $e realiz "or el &efe de la unidad y
el e7ui"o de traba&o,
1tencin a "er$ona$ con di$ca"acidad
No "on7o&3id#d No. 2 201 En7o9ue #% C%iente
La alta direccin debe asegurarse de que los requisitos del cliente se determinan
5#%%#/go 6&o"e+o
DEPARTAMENTO ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 7 de 10
La <nidad no cuenta con un documento definido e
im"lementado de re7ui$ito$ del $ervicio 4acia el cliente,
Se im"lement la utilizacin de li$tado$ con re7ui$ito$
"ara cada tramite y 7ue de e$ta manera e$tuvieran
enterado$ lo$ u$uario$ de la documentacin nece$aria
"ara realizar el tr'mite,
1tencin a "er$ona$ con di$ca"acidad
No "on7o&3id#d No. 8 2 201 Cont&o% de 6&odu"to No Con7o&3e
La organizacin debe asegurarse de que el producto que no sea conforme con los requisitos, se
identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional.
Los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto no
conforme deben estar definidos en un procedimiento documentado.
La organizacin debe tratar los productos no conformes mediante una o m$s de las siguientes
maneras:
a) tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada'
b) autorizando su uso, liberacin o aceptacin bajo concesin por una autoridad pertinente y,
cuando sea aplicable, por el cliente'
c) tomando acciones para impedir su uso o aplicacin originalmente previsto.
/e deben mantener registros de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier accin
tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido.
5#%%#/go 6&o"e+o
-o $e evidencia im"lementacin de Producto -o
Conforme,
Cuando $e realiza la orientacin al car%o de todo$ lo$
funcionario$ de la em"re$a y teniendo como ba$e la
96nduccin al Pue$to de Braba&o: 7ue e$ de car'cter
obli%atorio 7ue $e realice en acom"aCamiento con el &efe
inmediato# $e evidencio una me&or(a en e$te "roce$o
?3b$ervacin@,
1tencin a "er$ona$ con di$ca"acidad

La organizacin debe tomar acciones para eliminar la causa de no conformidades con objeto de
prevenir que vuelva a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no
conformidades encontradas.
5#%%#/go 6&o"e+o
DEPARTAMENTO ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 8 de 10
-o $e evidencia a"licacin de metodolo%(a de 1ccione$
de me&oramiento en e$te "roce$o,
1tencin a "er$ona$ con di$ca"acidad
No "on7o&3id#d No. : 2 201 A""i1n 6&e*enti*#
La organizacin debe determinar acciones para eliminar las causas de no conformidades
potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los
efectos de los problemas potenciales.
5#%%#/go 6&o"e+o
-o $e evidencian accione$ "reventiva$ en e$te "roce$o,
-o cuentan con Ballere$ de +ie$%o efectuado$
recientemente,
Cuando $e realiza la orientacin al car%o de todo$ lo$
funcionario$ de la em"re$a y teniendo como ba$e la
96nduccin al Pue$to de Braba&o: 7ue e$ de car'cter
obli%atorio 7ue $e realice en acom"aCamiento con el &efe
inmediato# $e evidencio una me&or(a en e$te "roce$o
?3b$ervacin@,
1tencin a "er$ona$ con di$ca"acidad
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2. Co3ent#&io+ de+#&&o%%o de %# #udito&'#.
Lo$ comentario$ o in7uietude$ frente a lo$ re$ultado$ de la auditor(a fueron aclarado$ en la
reunin de retroalimentacin y cierreD "or tanto# $e dan "or ace"tado$,
Para una mayor claridad $obre el m.todo de e&ecucin de la auditor(a e$ im"ortante tener en
cuenta 7ue la norma 6S3 1E011 indica
95l "roce$o de auditor(a $e ba$a en mue$tra de informacin# "or tanto 4ay un cierto %rado de
incertidumbre en la auditor(a# y a7uello$ 7ue actAan $obre la$ conclu$ione$ de la auditor(a
deber(an $er con$ciente$ de e$ta incertidumbre:,
. Con"%u+ione+.
Con el fin de fortalecer el Si$tema de Ge$tin de Calidad e$ nece$ario 4acer .nfa$i$ en el
an'li$i$ de todo$ lo$ a$"ecto$ 7ue inte%ran el $i$tema,

Con el fin de fortalecer el Si$tema de Ge$tin de Calidad e$ nece$ario 7ue el an'li$i$ y la
$olucin a la$ no conformidade$ $e realicen de manera inte%ral y $e a$e%ure el $e%uimiento a
todo$ lo$ a$"ecto$ del $i$tema,
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