PROCESO: GESTIN DEL TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIN DEL

PROGRAMA DE BIENESTAR LABORAL E
INCENTIVOS
Cdigo: GT-P05
Versin: 0
Pg. 1 de 5


1. OBJETIVO

Contribuir al mejoramiento de las condiciones que favorezcan el desarrollo integral de los
servidores pblicos de la entidad.


2. ALCANCE

Inicia con el levantamiento de diagnstico de las necesidades de Bienestar e incentivos de los
servidores pblicos de la entidad, hasta el desarrollo del programa y su evaluacin, incluye la
conformacin del Comit de Convivencia y las reuniones de este.


3. INSUMOS

Diagnstico, normas, presupuesto, resultados de la evaluacin de desempeo, coordinacin intra
e interinstitucional, participacin de los funcionarios y de la administracin.


4. PRODUCTOS Y/O INFORMACIN SECUNDARIA

Programa Bienestar Laboral, Diagnsticos encuestas, directrices de la funcin pblica, instructivos
del servicio civil.


5. NORMAS O REQUISITOS LEGALES

Ver normograma.


6. TRMINOS Y DEFINICIONES

Programa de Bienestar Laboral: Los programas de bienestar social son procesos permanentes
orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del
empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; as mismo deben permitir elevar
los niveles de Satisfaccin, eficacia, eficiencia, efectividad e identificacin del empleado con el
servicio de la Entidad en la cual labora.

Clima Organizacional: Forma como los servidores pblicos perciben su relacin con el ambiente
de trabajo y que determina su comportamiento dentro de la entidad.

Desarrollo Organizacional: Estrategia que utiliza procesos de grupo para centrarse en la
totalidad de la organizacin a fin de producir cambios planeados.

Evaluacin de necesidades: Diagnstico de los problemas presentes y de los desafos futuros.


PROCESO: GESTIN DEL TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIN DEL
PROGRAMA DE BIENESTAR LABORAL E
INCENTIVOS
Cdigo: GT-P05
Versin: 0
Pg. 2 de 5


Incentivos: Factores contextuales que se establecen con el fin de motivar a una persona.


7. CONDICIONES GENERALES

Se debe establecer contacto y coordinacin con la Caja de compensacin familiar de la
entidad para el desarrollo de las actividades de bienestar.
Se debe establecer contacto con el Fondo Nacional de Ahorro.
Se debe realizar contacto con el Departamento Administrativo del Servicio Civil, para la
coordinacin de actividades.
En coordinacin con la Asesora Jurdica, se deben realizar los procesos contractuales a
que haya lugar.
Se debe establecer un Comit de convivencia cada dos aos.
Se debe designar un presupuesto anual que satisfaga las necesidades a atender en el
desarrollo y ejecucin del programa de bienestar.


8. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

N
Actividad
(Diagrama de Flujo)
Descripcin de la actividad Responsable
Documento o
Registro


Inicio del procedimiento
1




Se revisa la normatividad vigente para
aplicarla en el procedimiento.

Profesional
responsable
de Bienestar
Laboral

2





Se disea el formato de encuesta para
conocer el diagnostico de necesidades
a atender al interior de la entidad.
Este formato se aplica a finales de
cada ao para evaluar las actividades
realizadas en el plan y conocer las
necesidades para la prxima vigencia.
Profesional
responsable
de Bienestar
Laboral
Encuesta
3




Se aplica la encueta a los servidores
pblicos de la entidad.

Profesional
responsable
de Bienestar
Laboral

4
Una vez aplicada la encuesta a cada
uno de los servidores, se tabula la
encuesta y se presentan los resultados
al responsable del proceso de Gestin
del Talento Humano. (Subdirector de
Gestin Corporativa)
Profesional
responsable
de Bienestar
Laboral

Revisar normatividad
Inicio
Disear encuesta
Presentar resultados
del proceso
2
Aplicar encuesta


PROCESO: GESTIN DEL TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIN DEL
PROGRAMA DE BIENESTAR LABORAL E
INCENTIVOS
Cdigo: GT-P05
Versin: 0
Pg. 3 de 5


N
Actividad
(Diagrama de Flujo)
Descripcin de la actividad Responsable
Documento o
Registro
5
Se priorizan las necesidades
atendiendo la disponibilidad de
recursos de la vigencia y se elabora el
plan de accin de bienestar e
incentivos, realizando las cotizaciones
previas para verificar la disponibilidad
de recursos.
Profesional
responsable
de Bienestar
Laboral,
Subdirector de
Gestin
Corporativa
Plan de accin
de bienestar e
incentivos
6
Se presenta el Plan de Bienestar e
Incentivos al Subdirector de Gestin
Corporativa, para revisin, ajustes y
aprobacin.
Profesional
responsable
de Bienestar
Laboral

7




Si el plan es validado por el
subdirector, este lo presenta en el
Comit Directivo para aprobacin.
Subdirector de
Gestin
Corporativa
Acta de
Comit
8






Una vez aprobado el plan por parte del
Comit Directivo, se elabora y divulga
el acto administrativo para la
legalizacin del plan que integra el
programa de bienestar laboral e
incentivos.
Profesional
responsable
de Bienestar
Laboral
Acto
administrativo

9
Con base en las necesidades
presentadas por parte de los
servidores para fortalecer el programa
de bienestar laboral e incentivos, se
adelanta el trmite contractual
(Elaboracin de estudios previos y
solicitud para la contratacin).
Consultar procedimiento
precontractual.

Una vez generado el proceso de
contratacin se deben elaborar las
actas de inicio.
Profesional
responsable
de Bienestar
Laboral.

10


Se adelantan acciones para disponer
de la logstica, espacio fsico, recursos
tcnicos y humanos para el desarrollo
del plan.




Profesional
responsable
del programa
de Bienestar
Laboral.

Priorizar
necesidades de
bienestar
Elaborar acto
administrativo
2
Adelantar trmite
contractual
Adelantar acciones
para el desarrollo del
plan
Presentar Plan de
accin de Bienestar
Laboral e Incentivos
Presentar plan de
accin al Comit
Directivp
3


PROCESO: GESTIN DEL TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIN DEL
PROGRAMA DE BIENESTAR LABORAL E
INCENTIVOS
Cdigo: GT-P05
Versin: 0
Pg. 4 de 5


N
Actividad
(Diagrama de Flujo)
Descripcin de la actividad Responsable
Documento o
Registro
11








Se hace la revisin de las
evaluaciones de desempeo y se
establecen los mejores funcionarios
por cada nivel.

Del nivel directivo, el Director designa
quien es el mejor funcionario del nivel

Si se presenta empate se determinara
en reunin de Comit Directivo.
Profesional
responsable
del programa
de Bienestar
Laboral.


Subdirector de
Gestin
Corporativa
Documento de
puntajes
12





Se elabora acto administrativo de los
mejores funcionarios.
Profesional
responsable
del programa
de Bienestar
Laboral
Acto
administrativo


13







Se entregan los incentivos a los
mejores funcionarios


Subdirector de
Gestin
Corporativa
Acta de
entrega




Fin del procedimiento

Conformacin del Comit de Convivencia
N
Actividad
(Diagrama de Flujo)
Descripcin de la actividad Responsable
Documento o
Registro


1






Se convoca a la comunidad institucional
para conformar el Comit de
Convivencia (Se realizan jornadas de
elecciones y escrutinio de la votacin)

Profesional
responsable
del programa
de Bienestar
Laboral
Actas de
conformacin y
seleccin


2







Se elabora acto administrativo
nombrando los integrantes del Comit
de Convivencia
Profesional
responsable
del programa
de Bienestar
Laboral
Resolucin


3








Se realiza reunin de conformacin de
Comit de Convivencia.
Profesional
responsable
del programa
de Bienestar
Laboral

Seleccionar mejores
funcionarios
Elaborar acto
administrativo
Entregar incentivos
3
Fin
Conformar el Comit
de Convivencia
Elaborar acto
administrativo
2
Realizar reunin


PROCESO: GESTIN DEL TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIN DEL
PROGRAMA DE BIENESTAR LABORAL E
INCENTIVOS
Cdigo: GT-P05
Versin: 0
Pg. 5 de 5


N
Actividad
(Diagrama de Flujo)
Descripcin de la actividad Responsable
Documento o
Registro

4









Se capacita en el tema de
responsabilidades y funciones a los
miembros del Comit de Convivencia
Profesional
responsable
del programa
de Bienestar
Laboral
Actas de
reunin




Fin del procedimiento



9. CONTROL DE CAMBIOS

Versin Fecha Cambios realizados
0 23 de Abril de 2013 Documento original


10. APROBACIN

Elabor y Valid Apoy y Revis Aprob




ELSY CRISTINA PINZN
Profesional Especializado
SUBDIRECCIN DE GESTIN CORPORATIVA



-Documento original firmado en Subdireccin General-


NUBIA STELLA ZUBIETA V.
Profesional Universitario
SUBDIRECCIN GENERAL


CATHERINE CIFUENTES
Profesional Contratista SIG
SUBDIRECCIN GENERAL
-Documento original firmado en Subdireccin
General-




ALFREDO JOS DELGADO DVILA
Subdirector de Gestin Corporativa
SUBDIRECCIN DE GESTIN
CORPORATIVA


-Documento original firmado en Subdireccin
General-
Fecha: 31 de julio de 2012 Fecha: 31 de julio de 2012 Fecha: 23 de Abril de 2013




2
Capacitar a los
miembros del Comit
de Convivencia

de Convivencia
Fin