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GBS es una marca Registrada de GBS -GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS- Derechos Reservados 1989-
2009


PEDIDOS Y COTIZACIONES: EL PASO A PASO…
SISTEMA DE COTIZACIONES Y PEDIDOS
INTEGRADO CON EL MODULO DE FACTURACION
DE VENTAS DE GBS

El presente documento tiene como propósito responder a la pregunta:

¿Cómo puedo yo COTIZAR A MIS CLIENTES, O
RECIBIR PEDIDOS DE VENTAS que se Integren
Totalmente con Facturación?

Es decir,

1. ¿Cómo puedo yo Digitar un Pedido de Ventas, o una Cotización?

2. ¿Cómo puedo yo Imprimir mis Pedidos de Ventas o Cotizaciones
?

3. ¿Cómo puedo yo Enviar por Email mis Pedidos de Ventas o
Cotizaciones ?
NOTA: ES REQUISITO USAR MICROSOFT OTLOOK EXPRESS
COMO CLIENTE DE CORREO ELECTRONICO

4. ¿Cómo puedo yo Exportar a Excel, Word, PDF, HTML, BMP
mis Pedidos de Ventas o Cotizaciones ?

5. ¿Cómo puedo yo CONVERTIR EN FACTURA mis Pedidos de
Ventas o Cotizaciones ?



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PEDIDOS Y COTIZACIONES: EL PASO A PASO…
1. DIGITANDO Mis Pedidos

En Gestión Comercial, vamos a crear un Tipo de Documento Fuente,
para llevar el Consecutivo de Mis Pedidos de Ventas

Menú Tablas
Opción E. Tabla de Tipos



Creamos un Tipo “PDC”, con Prefijo “PDC”, Nombre “Pedidos a Crédito”,
Consecutivo “PDC00000” y habilitamos la casilla “PEDIDOS de Ventas”.


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En Gestión Comercial, vamos a Digitar Nuestro Primer Pedido de Ventas

Menú Mis Documentos
Opción 1. Grabar Actualizar…
Subopción 8. Mis Pedidos de Ventas…



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El Formulario para Digitar Pedidos de Ventas, es exactamente igual al de
Facturación de Ventas. En la siguiente gráfica, se muestra el Formulario
de Pedidos de Ventas, SIN PEDIDOS.




En la siguiente gráfica, se muestra el Formulario de Pedidos de Ventas
CON EL PRIMER PEDIDO DIGITADO.


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2. IMPRIMIENDO Mis Pedidos

Mi Primer Pedido, el número PDE00001, puede imprimirse en Formato
de Cotización, o en Formato de Pedido de Ventas, para que lo Acepte y
Firme el Cliente.
En la parte inferior del formulario aparece la casilla:
¿ Imprimir ORDEN DE PEDIDO ? (O COTIZACION)
Si usted chequea positivamente esta casilla, se imprime en formato de
Pedido.

Para imprimir en formato de Cotización:
1. Pulse el botón Modificar del formulario
2. Chequee negativamente la casilla

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¿ Imprimir ORDEN DE PEDIDO ? (O COTIZACION)
3. Pulse el botón Guardar del formulario


Una vez usted decida en qué formato Imprimir, Pulse el botón Imprimir
del formulario ¡Y LISTO!.

La siguiente gráfica muestra la pantalla después de Pulsar el botón
Imprimir del formulario:
NOTA: Se obtiene un formato de COTIZACION, por que esa es la opción
de Impresión que se seleccionó en la gráfica anterior.

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3. ENVIANDO Por E-mail Mis Pedidos

Mi Primer Pedido, el número PDE00001, puede ser enviado por Email a
mi Cliente, para que él lo acepte y lo devuelva firmado, previo a la
facturación y el despacho.
El Pedido se envía como un archivo adjunto en formato de Word, Excel,
PDF, HTML al correo electrónico de mi Cliente.
NOTA: ES REQUISITO USAR MICROSOFT OTLOOK EXPRESS COMO
CLIENTE DE CORREO ELECTRONICO.


Primero, Pulse el botón Imprimir.




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Para enviar el Pedido Email como adjunto, en formato EXCEL, para que
se pueda revisar por parte de Mi Cliente, pulse clic en el botón “X”, de la
barra de Herramientas.
NOTA: El botón “X” está en la barra de Herramientas, junto al logotipo
de Internet Explorer: “e”


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Veremos la siguiente Pantalla, para exportar a EXCEL:



Pulse clic en “E-Mail” y diligencie así:
Send To: (Escriba el email de su cliente)
Subject: (Escriba el “asunto” para el email a enviar)
Pulse clic en “OK”
El Sistema tarda unos segundos exportando el Pedido al formato EXCEL.
Note en la parte superior izquierda del formulario, el mensaje “100%
Converted”….

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Luego, aparece el Outlook Express, listo para enviar el mensaje, dirigido
a su cliente, con el Pedido grapado o adjunto, en un archivo de Excel
con el nombre “GBSExpressMiPedido.XLS”

Usted puede completar el email y enviarlo desde su Software de Correo
Electrónico, normalmente como envía sus correos.

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4. EXPORTANDO a Excel, Word, PDF, HTML,
BMP mis Pedidos de Ventas o Cotizaciones

Mi Primer Pedido, el número PDE00001, puede ser exportado a
diferentes formatos y aplicaciones. Por ejemplo: lo puedo exportar a
Word, cambiar las fuentes, agregar un logotipo e imprimir o mandarlo
por FAX a Mi Cliente, directamente desde Word.
¡Esta es la mejor forma de Personalizar Mis Pedidos o Cotizaciones!.
Veamos:

Primero, Pulse el botón Imprimir.


pulse clic en el botón “W”, de la barra de Herramientas.
NOTA:

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El botón “W” está en la barra de Herramientas, junto al botón
Impresora
El Sistema tarda unos segundos exportando el Pedido al formato
WORD…

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Note en la parte superior izquierda del formulario, el mensaje “100%
Converted”….



¡LISTO!

Así luce Mi Primer Pedido en Word:

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Cambiemos la fuente y enviemos por fax a Mi Cliente desde Word.

NOTA:
Usted puede conservar sus Pedidos en formato de Word o PDF en una
carpeta en Mis Documentos, como una imagen digital de todos los
documentos de la empresa. Esto es parte de los Sistemas de Gestión de
la Calidad: Mantener los Soportes de todas las operaciones del negocio.

Ahora, Enviemos por fax a Mi Cliente:



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5. CONVIRTIENDO EN FACTURA mis
Pedidos de Ventas o Cotizaciones

¡Excelente!

Todo lo que hemos podido hacer desde DIGITAR, IMPRIMIR, ENVIAR
POR EMAIL, EXPORTAR A OTRAS APLICACIONES, ENVIAR POR FAX y
demás, son poderosas herramientas que aumentan la productividad del
equipo de ventas de mi empresa.

Pero realmente, lo más importante es CERRAR LA VENTA, es decir, que
Mis Pedidos y Cotizaciones sean aceptadas por Mis Clientes y por lo
tanto, CONVERTIRLOS EN FACTURA DE VENTAS.

El proceso de CONVERTIR EN FACTURAS MIS PEDIDOS, se hace desde
el Formulario de Ventas:

En Gestión Comercial, vamos a CONVERTIR Nuestro Primer Pedido en
FACTURA de Ventas

Menú Mis Documentos
Opción 1. Grabar Actualizar…
Subopción 1. Facturar Ventas…


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Y aparece el Formulario de Ventas…

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NOTESE: En la parte Inferior derecha del formulario, aparece el botón
“Nueva FC de Pedido”

Pulse clic en el botón “Nueva FC de Pedido”.
En la Ventana “Agregar…”, escoja el tipo de factura y pulse el botón
Agregar (de la misma manera que usted agrega una nueva factura de
venta)


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