01 Manual de Calidad y Operaciones

MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
Departamento Nacional de Planeacin

Bogot, 2010
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP

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TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO ............................................................................................................................................ 4
2 ALCANCE ............................................................................................................................................. 4
3 REFERENCIAS NORMATIVAS ........................................................................................................... 4
4 TRMINOS Y DEFINICIONES ............................................................................................................. 5
5 PRESENTACIN DE LA ENTIDAD ..................................................................................................... 5
5.1 RESEA HISTORICA ...................................................................................................................... 6
5.2 MISIN ............................................................................................................................................. 7
5.3 VISIN ............................................................................................................................................. 7
5.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................................................................... 8
6 SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ................................................................................................ 9
6.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ................................................................. 9
6.1.1 Exclusiones Contempladas ..................................................................................................... 9
6.2 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN CON EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD 10
6.3 PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD .................................................... 11
6.3.1 Poltica de Calidad ................................................................................................................ 11
6.3.2 Objetivos de Calidad ............................................................................................................. 11
6.4 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN ............................................................ 12
6.4.1 Comunicacin Interna ........................................................................................................... 14
6.5 GESTIN POR PROCESOS ......................................................................................................... 15
6.5.1 Documentacin de Procesos ................................................................................................ 17
6.5.2 Producto y/o Servicios ........................................................................................................... 18
7 MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI Y COMPLENTARIEDAD CON EL
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ....................................................................................................... 20
7.1 Subsistema de Control Estratgico ................................................................................................ 20
7.2 Subsistema de Control de Gestin ................................................................................................ 21
7.3 Subsistema de Control de Evaluacin ........................................................................................... 23
8 ANEXOS ............................................................................................................................................. 26


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INTRODUCCIN

El Departamento Nacional de Planeacin ha estructurado e implementado el Sistema de Gestin de
Calidad y el Modelo Estndar de Control Interno de manera integral para mejorar la prestacin del
servicio a sus clientes y a la sociedad en general. Para lograrlo, orienta el desarrollo de todas las
actividades en un escenario de calidad, gracias al compromiso de la Alta Direccin y de su personal, que
ha asumido la Gestin por Procesos, como la base operativa para la administracin. El modelo de
operacin por procesos ha sido diseado para optimizar de manera consistente el empleo de las
capacidades humanas y tecnolgicas, integrarlas en equipos eficientes para asumir cada actividad o
proyecto con la importancia y compromiso necesarios para desarrollar las polticas y estrategias.

Los procesos tambin son la base sobre la cual la Entidad ha podido generar altos niveles de eficacia en
las operaciones especializadas que realiza y mantener una comunicacin fluida entre las distintas
direcciones; aprender y evolucionar a partir de las experiencias adquiridas, y tomar decisiones slidas,
basadas en datos y hechos, asegurando uniformidad y el mejoramiento continuo de la gestin. El logro
de esta filosofa est centrado en aplicar a la Gestin de Calidad, los principios y valores del
Departamento.

Adicionalmente, Departamento Nacional de Planeacin cumple con la normativa vigente emitida por el
Gobierno Nacional, para garantizar el sostenimiento del Sistema de Gestin de Calidad bajo los
requisitos de la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP1000:2009, la Norma
Internacional ISO 9001:2008 y el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005.

El Manual de Calidad y Operaciones enuncia la poltica y objetivos de calidad; establece el alcance del
sistema, las exclusin de los requisitos no aplicables con su respectiva justificacin; el compromiso de la
Alta Direccin, la determinacin de los procesos que hacen posible el logro de la misin institucional y su
interaccin; y define la forma como el Departamento Nacional de Planeacin con el desarrollo del
Sistema de Gestin de Calidad y el Modelo Estndar de Control Interno, da cumplimiento a los requisitos
del cliente a travs del suministro de productos y prestacin de servicios, confiables, oportunos y
consistentes.

Por lo anterior el presente documento se convierte en una herramienta de consulta para todas las
personas involucradas en el alcance definido para el Sistema y debe ser conocido por todos los niveles
de la entidad

El Manual de Calidad y Operaciones se administra y controla de acuerdo con el proceso
Documentacin de los Sistemas de Gestin GC DS y Lineamientos para la elaboracin y
control de los documentos de los Sistemas de Gestin DS L01. La revisin del Manual de Calidad
y Operaciones es responsabilidad del representante de la Alta Direccin para el Sistema de Gestin de
Calidad, quin verifica que lo definido sea consistente con la realidad del DNP y cumpla con los
requisitos legales y tcnicos. La aprobacin es responsabilidad del Director y Subdirector del
departamento, quienes validan su contenido y confieren el carcter imperativo de su contenido.


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1 OBJETIVO

Integrar en un documento de fcil consulta los elementos que definen y componen el Sistema de
Gestin de Calidad y el Modelo Estndar de Control Interno del Departamento Nacional de Planeacin,
con base en los estndares de las Normas ISO 9001:2008, NTCGP-1000:2009 y MECI 1000:2005, con
el propsito de que se convierta en un elemento clave para la induccin, capacitacin, desarrollo y
mejoramiento del accionar de funcionarios, contratistas y pasantes.

2 ALCANCE

El manual de calidad y operaciones ha sido desarrollado con base en el anlisis de la misin y visin,
formaliza el compromiso de la entidad, en la bsqueda permanente de la satisfaccin de sus partes
interesadas, elaborando productos y prestando servicios de calidad, conforme a lo establecido en las
normas legales vigentes que los regulan.

Este documento est dirigido a todos los servidores pblicos, y/o particulares que ejercen funciones
pblicas en el Departamento de Planeacin Nacional, enuncia la Poltica de Calidad y los Objetivos de
Calidad.

A travs del manual se da claridad a toda la entidad sobre la articulacin de la Estructura Organizacional
determinada en el Decreto 3517 de 2009 y el enfoque por procesos que se ha adoptado.

3 REFERENCIAS NORMATIVAS

- Ley 872 de 2003, Por la cual se crea el Sistema de Gestin de la Calidad en la Rama Ejecutiva del
Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios.

- Decreto 4110 de 2004, Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Tcnica
de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004, que establece los requisitos del Sistema de
Gestin de la Calidad, para la rama ejecutiva del poder pblico y otras entidades prestadoras de
servicios.

- Decreto 4485 de 2009, Por el cual se adopta la actualizacin de la Norma Tcnica de Calidad en la
Gestin Pblica.

- Circular 06 de 2005, Implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad en las entidades del
Estado obligadas por la Ley 872 de 2003, su Decreto 4110 de 2004 y la Norma Tcnica de Calidad
para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004.


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- Decreto 1599 de 2005 Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado
Colombiano.

- Decreto 2913 de 2007 Por el cual se modifica el Decreto 2621 de 2006, y se fija el plazo para la
implementacin de MECI a diciembre 8 de 2008.

- Resolucin No. 0758 de 2005 del DNP Por la cual se hace una delegacin, en la Secretaria
General del Departamento Nacional de Planeacin para el desarrollo, implementacin y
mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno.

- Resolucin No. 0889 de 2005 del DNP Por la cual se modifica parcialmente la Resolucin 0409 del
17 de mayo de 2002, se incluye al Coordinador del Grupo de Planeacin como miembro del Comit
de Coordinacin del Sistema de Control Interno del DNP.

- Resolucin No. 1393 de 2005 del DNP Por la cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno
MECI 1000:2005 en el Departamento Nacional de Planeacin.

- Resolucin No. 142 de 2006 del DAFP Por la cual se adopta el Manual de Implementacin del
Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 en el Estado Colombiano.

- Decreto 3517 de 2009 Por el cual se modifica la estructura del Departamento Nacional de
Planeacin.

- Decreto 3518 de 2009 Por el cual se modifica la planta de personal del Departamento Nacional de
Planeacin.

- Circular 017 de 2009 Responsabilidades de los lderes de proceso y representantes del equipo
MECI-SGC.

4 TRMINOS Y DEFINICIONES

Los trminos y definiciones utilizados en el Manual de Calidad y sus Anexos, estn previstos por los
establecidos en la Norma Tcnica en la Gestin Pblica, NTCGP 1000:2009 y en el documento Glosario
de Trminos. Ver Anexo 1

5 PRESENTACIN DE LA ENTIDAD

El Departamento Nacional de Planeacin - DNP es un Departamento Administrativo que pertenece a la
Rama Ejecutiva del poder pblico y depende directamente de la Presidencia de la Repblica. En su
calidad de departamento administrativo, el DNP es una entidad de carcter tcnico encargada de dirigir,

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coordinar un servicio y otorgar al Gobierno la informacin adecuada para la toma de decisiones, con la
misma categora de los Ministerios, pero no tiene iniciativa legislativa.

El DNP es una entidad eminentemente tcnica que impulsa la implantacin de una visin estratgica del
pas en los campos social, econmico y ambiental, a travs del diseo, la orientacin y evaluacin de las
polticas pblicas colombianas, el manejo y asignacin de la inversin pblica y la concrecin de las
mismas en planes, programas y proyectos del Gobierno.

Adicionalmente el DNP ejerce el control y vigilancia a la correcta ejecucin de los recursos de regalas y
compensaciones y de las asignaciones del Fondo Nacional de Regalas FNR . As mismo, le
corresponde efectuar el registro de los proyectos que han sido viabilizados por los ministerios, para ser
financiados por el FNR y adelanta los procedimientos administrativos correctivos con el fin de establecer
si hubo uso indebido de los recursos de regalas.

5.1 RESEA HISTORICA

Hacia 1936 se facult al Estado para racionalizar la produccin, distribucin y consumo de riquezas, as
como para ofrecer al trabajador colombiano la proteccin adecuada de acuerdo con sus derechos
adquiridos. La gnesis del DNP se remonta a 1958, en el Gobierno de Alberto Lleras Camargo quien
argument la necesidad de crear varios departamentos administrativos. El gobierno, careca de
continuidad y disciplina en su accin, con cambios de criterios la tradicin desapareca.

El Estado necesitaba de un rgano de preparacin de los planes y programas administrativos, que
piense y estudie, que examine las iniciativas que van surgiendo. Tambin necesitaba un censor con
bastante autoridad tcnica para impedir una floracin de proyectos que cambian sbitamente, y afectan
el rumbo entero de la voluntad fiscal, as como conservar las iniciativas que, planteadas con sabidura,
luego se encuentran hurfanas de proteccin de quienes no las concibieron. Este departamento
administrativo sera, el supremo consultor del Estado.

Bajo estos principios, la planeacin en Colombia hizo su aparicin ligada a cambios estructurales e
institucionales que dieron inicio a los Consejos Nacionales de Economa y de Poltica Econmica y
Social, como organismos asesores. De acuerdo con este proceso, en 1968 se modificaron las
estructuras del Consejo y las entidades anteriormente mencionadas se transformaron en el Consejo
Nacional de Poltica Econmica y Social CONPES y en el Departamento Nacional de Planeacin
DNP, respectivamente.

Desde esta poca, el DNP adquiri capacidad decisoria y a partir de la dcada del cincuenta se
comenzaron a elaborar planes y programas generales para el pas con la colaboracin de misiones
tcnicas internacionales. En la dcada del setenta, se inici la elaboracin de planes de desarrollo ms
estructurados, de tal forma que sus enfoques estaban dirigidos hacia el crecimiento econmico del pas,
con nfasis en el proceso de planeacin.

Por ltimo es importante destacar que la estabilidad institucional de Colombia, ha permitido que una
institucin como el DNP haya mantenido a lo largo de 50 aos la misin y los objetivos que justificaron
su creacin.

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5.2 MISIN

Como organismo tcnico asesor del Gobierno Nacional, el Departamento Nacional de Planeacin
impulsa una visin estratgica de pas, lidera y orienta la formulacin del Plan Nacional de Desarrollo y
la programacin y seguimiento de los recursos de inversin dirigidos al logro de los objetivos de mediano
y largo plazo, orienta, formula, monitorea, evala y hace seguimiento a las polticas, planes, programas y
proyectos para el desarrollo econmico, social y ambiental del pas, a travs de un trabajo
interinstitucional coordinado con las entidades del orden nacional y territorial, con sentido de
responsabilidad frente a la ciudadana

5.3 VISIN

El Departamento Nacional de Planeacin se proyecta a 2019 como la entidad del Gobierno Nacional que
orienta, formula, monitorea, evala y hace seguimiento a polticas, planes, programas y proyectos que
contribuyen al desarrollo econmico, social y ambiental del pas; a una planeacin e inversin efectivas
con evaluaciones de impacto y de gestin de las polticas que promuevan el desarrollo institucional del
Estado mediante el uso de herramientas modernas de gestin, personal idneo, sustentado en los
principios de una gestin pblica eficaz, eficiente, transparente y cercana a los intereses de los
ciudadanos

FECHA DE APROBACIN: AAAA MM DD
REVIS:
Tatiana Mendoza Lara
Secretaria General Representante de la Alta Direccin

(Firma )
APROB:
Juan Mauricio Ramrez Corts
Subdirector General DNP

(Firma )
APROB:
Hernando Jos Gmez Restrepo
Director General DNP

(Firma )

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5.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional del Departamento Nacional de Planeacin est compuesta por: Direccin
General, Subdireccin General, Secretara General, 11 Direcciones Tcnicas, 27 Subdirecciones
Tcnicas, 3 Oficinas, 3 Subdirecciones de Apoyo, 12 Grupos de Trabajo en la parte misional y 22
Grupos de Trabajo en las reas de apoyo. De las 11 Direcciones Tcnicas, 6 son sectoriales:
Infraestructura y Energa Sostenible, Desarrollo Social, Desarrollo Rural Sostenible, Justicia y Seguridad,
Desarrollo Empresarial, Desarrollo Urbano y las dems direcciones son transversales.

DIRECCINGENERAL
SUBDIRECCINGENERAL
DESARROLLORURALSOSTENIBLE
DESARROLLOEMPRESARIAL
DESARROLLOSOCIAL
DESARROLLOTERRITORIALSOSTENIBLE
DESARROLLOURBANO
ESTUDIOSECONMICOS
EVALUACINDEPOLTICASPBLICAS
INFRAESTRUCTURAYENERGA
SOSTENIBLE
INVERSIONESYFINANZAS PBLICAS
JUSTICIA,SEGURIDADYGOBIERNO
OFICINADECONTROLINTERNO
SUBDIRECCINDECRDITO
SUBDIRECCINDEDESARROLLO
AMBIENTALSOSTENIBLE
SECRETARAGENERAL
OFICINADEINFORMTICA
OFICINAASESORA
JURDICA
DIRECCINDEREGALAS
GRUPODEPROYECTOS
ESPECIALES
GRUPODE
COMUNICACIONES


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6 SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

6.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

El Sistema de Gestin de la Calidad, implementado en todas las dependencias del Departamento
Nacional de Planeacin, cumple con los requisitos establecidos en las normas NTCGP 1000:2009 e ISO
9001:2008 y su alcance cubre las funciones definidas en el Decreto 3517 de 2009 y la misin
institucional, as:

Orientacin de la planeacin a mediano y largo plazo para el desarrollo econmico, social y ambiental
del pas, programacin y coordinacin de la inversin pblica y seguimiento y evaluacin de polticas,
programas, planes y proyectos del Gobierno Nacional.

6.1.1 Exclusiones Contempladas

Dentro del Sistema de Gestin de Calidad del Departamento Nacional de Planeacin, se excluyen para
la implementacin, los siguientes numerales de las normas NTCGP 1000:2009/ISO9001:2008.

Numeral 7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medicin: El Departamento Nacional de
Planeacin no utiliza equipos de seguimiento y medicin para proporcionar evidencia de la conformidad
de sus productos y/o servicios.

Adicionalmente la actualizacin de la NTCGP 1000:2009, suprimi como requisito la reevaluacin de
proveedores y la dej a discrecin de los interesados. No obstante, es importante resaltar que el
estndar ISO 9001 en su tercera actualizacin lo mantiene vigente. En principio, el DNP implement la
reevaluacin, sin embargo, se discuti su utilidad en el marco normativo que regula la contratacin
pblica y se determin que no genera valor a las actividades del proceso contractual; en consecuencia la
reevaluacin de proveedores es opcional, y no se practica de modo general, a proveedores que afectan
la calidad de los productos y servicios del DNP En el proceso de adquisicin de bienes y servicios se
aprecia la evaluacin, seleccin y verificacin de productos y/o servicios a travs de supervisin o
interventora segn corresponda.


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6.2 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN CON EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

La Alta Direccin del Departamento Nacional de Planeacin, incursion en la implementacin del
Sistema de Gestin de Calidad y con ello adquiri el compromiso de mantenerlo a travs de
identificacin continua de las necesidades y expectativas de sus clientes. De igual forma, la Alta
Direccin del DNP proporciona los recursos necesarios que permiten el cumplimiento de su misin
institucional; dirige y controla la gestin sobre los procesos y programas de la entidad, de manera que la
poltica y objetivos de calidad se alcancen en beneficio de todas las partes interesadas. Ver Anexo 8
Diagrama de Contexto.

Lo anterior, se traduce en el cumplimiento primordial de las siguientes actividades:

- Orientar la interpretacin y aplicacin adecuada de los principios y requisitos incluidos en las normas
NTCGP 1000:2009/ISO9001:2008 en el ejercicio de los procesos de la entidad.

- Promover la difusin y entendimiento de la poltica y los objetivos de calidad, en el marco de la
misin y visin institucional.

- Estimular el desarrollo de las competencias de los servidores pblicos y/o particulares que ejercen
funciones pblicas de manera que su gestin sea eficaz, eficiente y efectiva y pueda mejorar
continuamente.

- Legitimar y adoptar el Manual de Calidad y Operaciones y dems documentos del Sistema de
Gestin de Calidad como referentes para el ejercicio de los procesos de la Entidad.

- Participar y/o facilitar las reuniones y dems actividades que se requieren para el mejoramiento del
Sistema de Gestin de Calidad del Departamento.

Con su disposicin la Alta Direccin exhorta a todos los funcionarios del Departamento a participar
activamente en el mantenimiento del Sistema de Gestin de Calidad, como principal forma de mejorar la
gestin bajo estndares de calidad reconocidos internacionalmente y en el mbito del Estado.


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6.3 PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
6.3.1 Poltica de Calidad

La poltica de calidad del DNP es definida por la Alta Direccin, como una expresin que determina y
orienta la finalidad del Sistema de Gestin de Calidad, en marco de la misin y la visin institucional, as:

El Departamento Nacional de Planeacin comprometido con la orientacin, elaboracin, seguimiento y
evaluacin de polticas, planes, programas y proyectos para el desarrollo econmico, social y ambiental
del pas, coordina esfuerzos con las entidades del orden nacional y territorial para satisfacer las
necesidades de la poblacin colombiana, bajo el estricto cumplimiento de las directrices del Gobierno
Nacional y de la normativa vigente. Esto lo logra gracias a la alta capacidad tcnica de su talento
humano y a sus recursos fsicos, tecnolgicos y financieros que, articulados, propenden por el
mejoramiento continuo de la gestin institucional.

6.3.2 Objetivos de Calidad

En coherencia con su poltica de calidad, el DNP se ha propuesto desarrollar las siguientes estrategias
en los niveles y funciones pertinentes de la entidad, de manera que se gestione su cumplimiento:

- Fortalecer la formulacin, evaluacin y seguimiento a las polticas, planes, programas y proyectos
previstos en la planeacin institucional.
- Implementar un mecanismo que permita realizar el seguimiento a la elaboracin de estudios
adelantados por el DNP.
- Fortalecer la planeacin, implementacin de polticas, evaluacin, control y seguimiento
relacionados con la ejecucin de los recursos de regalas.
- Implementar estrategias de servicio al ciudadano para fortalecer la imagen institucional del DNP.
- Mejorar continuamente el Sistema de Gestin de Calidad en el DNP.

REVIS:

(Firma )
APROB:

(Firma )
APROB:

(Firma )

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El despliegue de la planificacin del Sistema de Gestin de Calidad del Departamento Nacional de
Planeacin se puede observar en el Anexo 2 Despliegue de la Poltica y Objetivos de Calidad, cuya
metodologa consiste en segmentar la poltica en sus directrices, relacionando para cada una de ellas los
objetivos de calidad que estn alineados, es decir, que permitan el cumplimiento de la directriz. A su vez
cada objetivo de calidad, se asocia con los procesos que tienen una relacin directa con su
cumplimiento.

6.4 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN

La Alta Direccin del DNP en el marco del Decreto 3517 de 2009, con el que se define la estructura y
funciones de la Entidad, ha establecido la Estructura funcional del Sistema de Gestin de Calidad, la
cual permite visualizar la manera como han sido definidos los niveles de responsabilidad y autoridad.

ALTADIRECCIN
REPRESENTANTEALTADIRECCIN
LIDERDEPROCESO
FUNCIONARIOSY
CONTRATISTAS
REPRESENTANTESEQUIPO
MECISGC
COORDINADORDE
AUDITORAS
AUDITORES
INTERNOS
ADMINISTRADORSGC

Alta Direccin: es la mxima autoridad en el sistema, est conformada por el Director General del
Departamento, el Subdirector General y el Secretario General, quienes aseguran que las
responsabilidades y autoridades se definan y se comuniquen al interior de la entidad y que stas se
orienten a satisfacer los requisitos del cliente y los legales; establecen la poltica y los objetivos de
calidad; realizan las revisiones al desempeo del Sistema de Gestin de Calidad y aseguran la
disponibilidad recursos.

Representante de la Alta Direccin: para facilitar el direccionamiento del Sistema, la Alta Direccin del
DNP, deleg mediante Resolucin 1838 de 2006, al Secretario General como su representante, que
independientemente de otras responsabilidades, est encargado de asegurar que se establezcan,

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implementen y mantengan los procesos necesarios para el Sistema de Gestin de Calidad; informar a la
Alta Direccin sobre el desempeo del Sistema, y asegurar que se promueva la toma de conciencia de
los requisitos del cliente en todos los niveles de la Entidad. Adicionalmente es responsabilidad del
representante de la Alta Direccin el trato con partes externas, certificadoras o de control, sobre asuntos
relacionados con el Sistema de Gestin de Calidad.

Administrador del Sistema de Gestin de la Calidad: es el apoyo operativo del Representante de la
Alta Direccin, esta en cabeza del Grupo de Planeacin del DNP, su labor se resume en asesorar
metodolgicamente a las dependencias en la elaboracin y actualizacin de documentos,
implementacin de indicadores de gestin, construccin de los mapas de riesgo y formulacin de
acciones preventivas, correctivas y de mejora; administrar la publicacin de documentos del sistema y el
balance de acciones de mejora; facilitar la medicin y seguimiento del sistema, a travs de encuestas,
indicadores y otras herramientas de seguimiento, y divulgar a travs de los canales institucionales los
aspectos estratgicos y funcionales del Sistema de Gestin de Calidad.

Lder de Proceso: es el conductor operativo de un proceso, de conformidad con la circular interna 017
de 2009 es responsable de revisar, aprobar y velar por la ejecucin de las actividades y los mtodos
incluidos documentos del sistema que rigen su proceso, as como del seguimiento, medicin, anlisis y
mejora del proceso a su cargo. Es importante aclarar que en algunos descriptores de proceso se ha
determinado como Lder del Proceso al cargo de mayor autoridad, sin ser ste quien lleve la operatividad
del mismo, en estos casos por lo general estas responsabilidades recaen sobre el cargo que revisa el
documento.

Representantes Equipo MECI-SGC: para facilitar la labor a los jefes de dependencia y/o lderes de
proceso se ha designado un facilitador en cada dependencia, que acta como enlace directo entre el
Administrador del Sistema, los Jefes y dems integrantes de la dependencia la cual pertenecen. Se
encargan de difundir todo lo relacionado con el sistema; realizar los requerimientos al Administrador, y
mantener actualizados los reportes de indicadores, riesgos, acciones de mejora, entre otros.

Funcionarios y Contratistas: corresponde a los servidores pblicos y los particulares que ejercen
funciones pblicas respectivamente, y son los encargados mantener y mejorar el Sistema de Gestin de
Calidad, con el cumplimiento de sus funciones y obligaciones, segn corresponda. Los pasantes o
practicantes universitarios estn incluidos en el Sistema de Gestin de Calidad como contratistas.

Coordinador de Auditoras Internas de Calidad: es el responsable de programar y coordina la
ejecucin de las auditoras internas de calidad por parte de los auditores Internos de calidad que dispone
la Entidad. Esta coordinacin esta en cabeza de la Oficina de Control Interno, que acta con la absoluta
independencia que requiere el ejercicio de auditora.

Auditores Internos de calidad: son profesionales que laboran en diversas reas de la entidad, que han
sido debidamente capacitados y entrenados para apoyar la realizacin de las auditoras internas de
calidad bajo las directrices de la oficina de Control Interno.


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6.4.1 Comunicacin Interna

Para la divulgacin del Sistema de Gestin de Calidad del DNP, la Entidad ha dispuesto las siguientes
estrategias y elementos de comunicacin:

Mecanismos de
Divulgacin.

Artculo en el Peridico Institucional: Zoom Virtual Mensual.
Articulo en la Cartelera: Zoom de Pasillo Semanal.
Semana de la Calidad Anual.
Campaas en fondo de escritorio.
Artculos en la pgina de inicio de la Intranet La Rebeca.
Tablero de Gestin Visual La Rebeca.

Reuniones de
Socializacin.

Comunicacin y presentacin de temas especficos:
Estrategias.
Planes de Trabajo.
Metodologas para aplicar (documentacin, riesgos, seguimiento).

Capacitaciones y
Talleres.

Proporcionar conocimientos y competencia necesaria para el desarrollo de las
actividades que mantienen el Sistema:
Normas de calidad.
Formulacin y seguimiento de acciones preventivas correctivas y de mejora.
Gestin por procesos (documentacin seguimiento e indicadores).
Control de los productos y/o servicios.

Distribucin de medios
impresos y entregables
publicitarios.

Plegables, cartillas e insertos en medios publicitarios con informacin clave del
Sistema.
Elementos de oficina o accesorios que mantienen presente el Sistema en la mente
de los funcionarios y contratistas.

Herramientas de
comunicacin.

Correo electrnico del Sistema de Gestin de Calidad gpcalidad@dnp.gov.co:
canaliza los requerimientos internos y externos hacia el Administrador del Sistema.
Botn de Sugerencias en el Tablero de Gestin Visual.


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6.5 GESTIN POR PROCESOS

El enfoque basado en procesos es un criterio de gestin bsico y fundamental para la obtencin de
resultados, se sustenta en los Principios de Gestin de la Calidad que se encuentran descritos en las
normas ISO 9001:2008 y NTCGP-1000:2009. Este principio sostiene que en las entidades existe una red
de procesos, que al trabajar articuladamente, permiten generar valor, y que los resultados que se
deseen obtener se alcanzan de manera ms eficiente si se atienden las actividades agrupadas entre s,
considerando que dichas actividades deben permitir la transformacin de unas entradas en salidas.

RECURSOS
ACTIVIDADES
SALIDAS ENTRADAS
CONTROLES
ENFOQUEBASADOENPROCESOS

El hecho de considerar las actividades agrupadas entre s constituyendo procesos, le permite a la
entidad centrar su atencin sobre los resultados que son importantes de conocer y analizar para el
control del conjunto de sus funciones y conducir al DNP hacia la obtencin de los resultados deseados,
definidos por la misin y visin institucional, la poltica y los objetivos de calidad.

Este enfoque ha llevado al DNP hacia una serie de labores tales como:

- Definir de manera sistemtica las actividades que componen sus procesos.
- Identificar la interrelacin con partes interesadas y otros procesos.
- Definir la autoridad y la responsabilidad respecto a cada proceso.
- Hacer seguimiento y/o medir los procesos
- Analizar los resultados de la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos.
- Centrarse en los recursos y mtodos que permiten la mejora del proceso.

Al poder ejercer un control continuo sobre los procesos individuales y sus vnculos dentro del conjunto
de procesos, incluyendo su combinacin e interaccin, no slo se puede conocer los resultados que
obtiene cada uno de manera aislada, sino que tambin se percibe cmo los mismos contribuyen al logro
de los objetivos generales de la entidad. A raz del anlisis de los resultados de los procesos y sus
tendencias, se permite, adems, centrar y priorizar las oportunidades de mejora.
El Departamento Nacional de Planeacin ha determinado los procesos que le permiten cumplir su
funcin en el Modelo de Operacin por Procesos, el cual representa de manera grfica y armonizada la

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misin y las dems labores que se ejecutan en la Entidad. Ver Anexo 3 Modelo de Operacin por
Procesos

El DNP ha jerarquizado sus actividades en: Modelo de operacin por procesos, Macroprocesos,
Procesos, y Subprocesos. El modelo de operacin comprende cuatro niveles de Macroprocesos,
estratgicos, misionales, de apoyo y de evaluacin. Cada macroproceso agrupa un nmero de procesos
mutuamente relacionados. En los casos que un proceso requiera especificar detalladamente una o ms
actividades, podr contener subprocesos.

Nivel Descripcin Macroproceso
E
s
t
r
a
t
g
i
c
o

Incluye los procesos asociados con la
formulacin y revisin del direccionamiento
estratgico de la Entidad, en el marco de los
objetivos de poltica definidos en el marco del
Plan Nacional de Desarrollo.
Direccionamiento Estratgico
Gestin de Calidad
M
i
s
i
o
n
a
l

Rene todas las actividades orientadas al
cumplimiento de las funciones especficas de la
Entidad, que establecen la Constitucin y la Ley
de acuerdo con su nivel y naturaleza jurdica.
Planeacin de Mediano y Largo Plazo
Finanzas Pblicas
Seguimiento y Evaluacin de Polticas, Planes,
Programas y Proyectos
A
p
o
y
o

Se compone de todos aquellos procesos de
soporte administrativo que suplen con recursos
humanos, fsicos, financieros y tecnolgicos,
necesarios para el cumplimiento de la misin
institucional.
Gestin de Recursos Humanos
Gestin Administrativa y Logstica
Gestin Financiera
Gestin de Tecnologa de Informacin y
Comunicaciones
Gestin de Informacin
Atencin a Requerimientos Internos y Externos
Gestin Jurdica
E
v
a
l
u
a
c
i
n

Contiene los procesos asociados al seguimiento
de la gestin institucional que proveen un
referente para la mejora continua
Seguimiento a la Gestin
Mejora Continua

La secuencia e interaccin de los procesos del Sistema de Gestin de Calidad se ha establecido en los
descriptores de los procesos y de los subprocesos, a travs de las entradas y salidas, mientras que la

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interrelacin con otros procesos, subprocesos, manuales, lineamientos, guas, instructivos y formatos
se hace con el llamado al documento, indicando el nombre y cdigo correspondiente.

Adicionalmente, se cuenta con la matriz de interaccin de procesos, en la que se aprecia el enfoque de
sistema de para la gestin. Ver Anexo 4 Matriz de interaccin de procesos.

6.5.1 Documentacin de Procesos

Si bien el modelo de operacin por procesos,
muestra una red de macroprocesos; a nivel de
documentos del Sistema de Gestin de
Calidad, la estructura documental parte del
marco estratgico, el manual de calidad y
operaciones y sigue con la descripcin de los
procesos, a los cuales podrn asociarse
subprocesos, manuales, lineamientos, guas e
instructivos, de conformidad con lo definido en
el proceso Documentacin de los Sistemas
de Gestin GC DS y los Lineamientos
para la elaboracin y control de los
documentos de los Sistemas Gestin DS-
L01.

La estructura general de la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad comprende los siguientes
niveles:

NIVEL 1 POLTICA Y OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIN

Definen la orientacin estratgica del SGC y la entidad con respecto a la calidad de los productos que
ofrece y los servicios que presta.

NIVEL 2 MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES

El Manual de Calidad describe las disposiciones bsicas del Sistema de Gestin Calidad del DNP,
incluye el alcance del sistema, las exclusiones de las normas, referencia de los procedimientos y
descripcin de la interaccin de los procesos. Los documentos que se generan al interior del DNP, se
identifican y controlan en el Listado Maestro de los Documentos de los Sistemas de Gestin, ver
Anexo 5.

ORGANIZACINDELADOCUMENTACINDELSGC

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NIVEL 3 PROCESOS, SUBPROCESOS, MANUALES, LINEAMIENTOS, GUAS, INSTRUCTIVOS,
MAPAS DE RIESGO Y HOJAS DE VIDA DE INDICADORES DEL SISTEMA DE GESTIN DE
CALIDAD

Los descriptores de procesos y subprocesos incluyen los procedimientos, directrices, recomendaciones,
disposiciones detalladas para el funcionamiento del Sistema de Gestin de Calidad, amplan la
informacin del Manual de Calidad y Operaciones.

NIVEL 4 REGISTROS

Est constituido por los documentos que muestran evidencia de la ejecucin de las actividades del
Sistema de Gestin de Calidad, pueden ser oficiales, transitorios o asociados a sistemas de informacin.

NIVEL 5 NORMATIVA EXTERNA E INTERNA

Est conformado por las leyes, decretos, cdigos, actos administrativos, normas, entre otros, que
regulan o definen las actividades, los productos y/o servicios del DNP. La normativa y dems
documentos de origen externo, asociados a los procesos del SGC, se identifican en el Normograma y
otros documentos externos ver Anexo 6
6.5.2 Producto y/o Servicios

La planificacin de la realizacin de los productos o prestacin de servicios del DNP, as como las
actividades de verificacin, validacin y seguimiento para garantizar los resultados, se fundamentan de
manera prioritaria en el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa aplicable a cada
producto y/o servicio, y los descriptores de los procesos, y subprocesos, pertenecientes a lo
macroprocesos de carcter misional.

Los dos primeros macroprocesos tienen como finalidad coordinar la definicin de polticas, estrategias,
programas y proyectos, as como disponer la programacin del presupuesto de inversin, de
conformidad con las necesidades establecidas para el desarrollo econmico, social y ambiental del pas.

El tercer macroproceso realiza el seguimiento y evaluacin a los productos o servicios que hacen parte
de los dos primeros Macroprocesos, una vez son gestionados por las entidades del Gobierno del orden
nacional del nivel central y descentralizado; las empresas industriales y comerciales del estado y las
sociedades de economa mixta; las entidades del orden territorial (Departamentos y Municipios).

Los productos y/o servicios en torno a la planeacin a mediano y largo plazo; las finanzas pblicas, y el
seguimiento a polticas, planes, programas y proyectos, del Gobierno Nacional, conforman la cadena de
valor del Departamento y estn caracterizados en la Matriz de productos y servicios. Ver Anexo 7.

La conformidad de los productos y/o servicios se verifica segn el mecanismo de seguimiento y medicin
definido en la Matriz de productos y servicios, el seguimiento a las quejas, reclamos y sugerencias, los
resultados de las encuestas de satisfaccin del cliente, y las auditoras realizadas por los entes de
control.


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La retroalimentacin con el cliente se realiza durante la ejecucin de los procesos, empleando diferentes
medios de comunicacin. En este sentido es necesario considerar que los principales clientes de los
productos y servicios ofrecidos por el DNP, son igualmente sus principales proveedores, siendo la
informacin su principal insumo. Entre los clientes-proveedores podemos encontrar:

- Entidades que conforman el Presupuesto General de la Nacin
- Entidades del Orden Nacional Nivel Descentralizado
- Entidades Territoriales
- rganos de Control
- Fiscala
- Corporaciones Autnomas Regionales
- Entes Universitarios Autnomos

El contenido del Manual de Calidad y Operaciones, los procesos, subprocesos y dems documentos
aprobados en el Sistema de Gestin de Calidad, que son necesarios para la elaboracin del producto o
servicio, dan cumplimiento a los requisitos establecidos en la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin
Pblica NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 tal como se puede evidenciar en el Anexo 9 Matriz de
relacin de Requisitos y Procesos


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7 MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI Y COMPLENTARIEDAD CON EL
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

El MECI es una herramienta gerencial que determina las generalidades y estructura necesarias para
establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno de la Entidad, en aras
del cumplimiento de sus objetivos institucionales y la mejora continua de su gestin.

El modelo plantea una estructura compuesta por tres subsistemas, nueve componentes y veintinueve
elementos que se articulan y armonizan con los requisitos dados por el Sistema de Gestin de Calidad.
En este sentido, la alta direccin y el equipo directivo del DNP estn comprometidos con la
implementacin, mantenimiento y mejora del Modelo Estndar de Control Interno MECI, tal como lo
expresan en el Acta de compromiso del 28 de noviembre de 2005.

Como resultado de la implementacin y mantenimiento del MECI, en desarrollo de cada componente y
elemento que estructuran los tres subsistemas, se han generado productos que se pueden resaltar para
cada subsistema as:

7.1 Subsistema de Control Estratgico

Es el conjunto de componentes que crean una cultura organizacional fundamentada en el control a los
procesos de direccionamiento estratgico, administrativos y operativos de la Entidad.

Contiene los siguientes componentes:
Ambiente de Control
Direccionamiento Estratgico
Administracin de Riesgos

SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO
Estratgico
Ambiente de
control
Acuerdos,
compromisos o
protocolos ticos
Cdigo de tica
Desarrollo del
Talento Humano
Macroproceso de Gestin de Recursos Humanos
Estilo de Direccin
Estilo de Direccin del DNP y resultados en la Alta
Direccin
Direccionamiento
Estratgico
Planes y Programas
Misin, visin y objetivos institucionales
Macroproceso de Direccionamiento Estratgico
Planes institucionales
Modelo de
Operacin por
Procesos
Modelo de Operacin por Procesos del DNP
Estructura
Organizacional
Organigrama del DNP

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Administracin de
riesgos
Contexto
Estratgico del DNP
Contexto Estratgico del Departamento Nacional
de Planeacin
Identificacin de
Riesgos
Anlisis de Riesgos
Valoracin de
Riesgos
Polticas de
Administracin de
Riesgos
Proceso GC-AR Administracin de Riesgos
Gua para la Administracin de Riesgos en los
Procesos del DNP AR-G01
Formatos de Administracin de riesgos a procesos
Mapas de riesgos por proceso
Mapa de riesgos institucional asociados a
procesos
Productos servicios no conformes asociados con
la materializacin de riesgos

7.2 Subsistema de Control de Gestin

Es el conjunto de componentes que le permiten a la Entidad asegurar el control a la ejecucin de sus procesos,
orientndola a la consecucin de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su misin.

Actividades de Control
Informacin
Comunicacin Pblica

Gestin
Actividades de
control
Polticas de
Operacin
Anexo de polticas en el Documento Estilo de
Direccin del DNP
Actos Administrativos que proporcionan directrices
de gestin
Descriptores de procesos, subprocesos,
lineamientos, guas, instructivos
Procedimientos
Proceso GC-DS Documentacin de los Sistemas
de Gestin
Lineamientos para la Elaboracin y Control de
Documentos de los Sistemas de Gestin del DNP
DS-L01
Lineamientos para el Control de Registros de los
Sistemas de Gestin del DNP DS-L01
Procesos, subprocesos, lineamientos, guas e
instructivos documentados
Controles
Definidos y analizados en los mapas de riesgos de
los procesos
Indicadores
Gua Metodolgica para el Seguimiento y
Medicin del Sistema de Gestin de Calidad y el
Desempeo de los Procesos RD-G01
Indicadores y/o herramientas de Gestin de los
procesos

Cdigo: MC
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Manual de
Procedimientos
Manual de Calidad y Operaciones MC
Informacin
Informacin
Primaria
Directorio de fuentes de informacin externa
Matrices de flujos de informacin
Catlogo en lnea de la Biblioteca del DNP
Convenios celebrados entre el DNP y otras
entidades para intercambio de informacin
Macroproceso de Gestin de Informacin
Informacin
Secundaria
Informacin de entrada y salida a travs de la
ejecucin de los procesos
Matrices de flujos de informacin
Catlogo en lnea de la Biblioteca del DNP
Tablas de Retencin Documental
Sistema de Gestin Documental ORFEO
Macroproceso de Atencin a Requerimientos
Internos y Externos
Aplicativo para la formulacin de peticiones,
quejas, reclamos, consultas, solicitudes,
sugerencias y/o trmites sobre los temas de
competencia del DNP.
Informacin sobre los trmites o servicios de
competencia del DNP
Sistemas de
Informacin
Macroproceso de Gestin de Tecnologa de
Informacin y Comunicaciones
Aplicativos y Portales Web informticos
Inventario de Tecnologas de Informacin y
Comunicaciones.

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Comunicacin
Pblica
Comunicacin
Organizacional

Comunicacin
Informativa

Medios de
Comunicacin
Telfono
Radio telfono
Correo electrnico
Correos personalizados:
o Sistemadegestindecalidad
o Centrodeservicios
o .ColombiaDNP
o Grupo de Comunicaciones
o Entre otros.
Zoom virtual y de Pasillos
Fondos de escritorio
Intranet
Pgina Web
Boletines virtuales
Boletines de prensa
Monitoreo de noticias
Comunicados de prensa
Presentaciones y discursos
Congresos
Capacitaciones
Ruedas de Prensa
Foros y Seminarios
Memorias de Eventos
Folletos
Cartillas
Revistas
Entregables
Banco de Voces
Publicaciones del DNP
Proceso FP-CP Capacitacin y Apoyo en Gestin
de Proyectos

7.3 Subsistema de Control de Evaluacin

Es el conjunto de componentes que le permiten a la Entidad valorar en forma permanente la efectividad del
Control Interno; el desempeo de los procesos; el nivel de ejecucin de los planes y programas, los resultados de
la gestin, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de
mejoramiento.

Autoevaluacin
Evaluacin Independiente
Planes de Mejoramiento


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Evaluacin
Autoevaluacin
Autoevaluacin del
Control
Subproceso SG-EV-ES Evaluacin al Estado del
Sistema de Control Interno
Gua Metodolgica para medir la satisfaccin de
los clientes internos y externos del DNP RD-G03
Encuestas de Autoevaluacin del Control
Acciones de Mejora producto de Autoevaluacin
del Control
Encuesta de Autocontrol
Autoevaluacin de
la Gestin
Proceso DE-PI Formulacin y Seguimiento a la
Planeacin Institucional
Seguimiento a los planes institucionales
Evaluacin de la satisfaccin del cliente interno
Evaluacin de la satisfaccin del cliente externo
Proceso MC-RD Seguimiento a los Sistemas de
Gestin
Evaluacin
Independiente
Evaluacin del
Sistema de Control
Interno
Proceso SG-EV Evaluacin y Seguimiento al
Subproceso SG-EV-EI Evaluaciones
Independientes
Subproceso SG-EV-EG Evaluacin a la Gestin
por Dependencias
Subproceso SG-EV-ES Evaluacin al Estado del
Actas de reunin del Comit de Coordinacin del
Auditora Interna
Subproceso Auditoras Internas de Calidad SG-
EV-AI
Informe de Auditoras Internas de Calidad
Planes de
Mejoramiento
Institucional
Mecanismos de rendicin de cuentas e informes
presentados a la Contralora General de la
Repblica, Congreso de la Repblica y Contadura
General de la Nacin.
"Gua para la Formulacin de Planes de
Mejoramiento Producto de las Evaluaciones
Independientes y de las Auditoras de la
Contralora General de la Repblica" EI-G01.

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Por Procesos
Cuadro con el Balance de Acciones de Mejora
producto de diversas fuentes:
o Autocontrol
o Indicadores
o Herramientas de seguimiento
o Mapas de riesgos
o Percepcin del cliente
o Producto o servicio no conforme
o Quejas, reclamos y sugerencias
o Revisin por la Alta Direccin
o Auditora de la Contralora
o Auditora externa de calidad
o Auditora Interna de calidad
o Evaluacin independiente a procesos
Subproceso MC-RD-AP
"Acciones Preventivas, Correctivas y de
Mejora", "Gua Anlisis de Causas" AP-G01.
Individual
Subproceso RH-GT-ED Evaluacin de
Desempeo
Instructivo ED-I01 Acuerdos de Gestin
Gua para Realizar la Evaluacin de Desempeo
ED-G01
Formato F-GGP-04 Plan de Mejoramiento
Individual
Planes de Mejoramiento Individual establecidos

NORMOGRAMA
Aplicativo que contiene la normativa asociada a
la gestin de la Entidad, y los documentos
externos relacionados con los procesos del
Sistema de Gestin de Calidad

REVIS:

(Firma )
APROB:

(Firma )
APROB:

(Firma )

Cdigo: MC
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8 ANEXOS

Anexo 1 Glosario de trminos

Anexo 2 Despliegue poltica y objetivos de calidad

Anexo 3 Modelo de operacin por procesos

Anexo 4 Matriz de interaccin de procesos

Anexo 5 Listado maestro de documentos de los Sistemas de Gestin

Anexo 6 Normograma y otros documentos de origen externo

Anexo 7 Matriz de productos o servicios

Anexo 8 Diagrama de contexto del DNP

Anexo 9 Matriz de Requisitos Procesos

Anexo 10 Estilo de direccin

Anexo 11 Matriz de procesos y/o actividades contratados externamente

Anexo 12 Sistemas de informacin / aplicativos asociados a procesos


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