NORMASBASICASDELSISTEMADEPROGRAMACINDEOPERACIONES

TITULOI
CONCEPTODELSISTEMAYDISPOSICIONESGENERALES
CAPITULONICO
ASPECTOSGENERALES
Artculo1 ConceptoyobjetodelSistemadeProgramacindeOperaciones
El Sistema de Programacin de Operaciones es un conjunto ordenado y coherente de
principios, disposiciones normativas, procesos e instrumentos tcnicos, que tiene por
objeto la elaboracin del Programa de Operaciones Anual segn los programas y
proyectosdefinidosenelmarcodelPlanGeneraldeDesarrolloEconmicoySocialdela
Repblica.
Asimismo tiene por objeto la generacin y obtencin de informacin confiable, til y
oportuna,paraelseguimientoyevaluacindelosobjetivosyoperacionesprevistosenel
ProgramadeOperacionesAnual.
Artculo2 Concepto y Objeto de las Normas Bsicas del Sistema de
ProgramacindeOperaciones
Las Normas Bsicas del Sistema de Programacin de Operaciones constituyen
disposicioneslegalesytcnicasquetienenporobjetolaimplantacindeesteSistemaen
lasentidadesyrganospblicos.
EstasNormasnosonlimitativas,ynoexcluyenalosservidorespblicosdelcumplimiento
delasdisposicionesynormaslegalesqueregulanlagestinpblica.
Artculo3 mbitodeAplicacindelasNormasBsicas
Las presentes Normas Bsicas son de aplicacin obligatoria en todas las entidades y
rganospblicoscomprendidosenelalcancedelosArtculos3y4delaLey1178de
AdministracinyControlGubernamentales.
Artculo4 ElaboracinyajustedeReglamentosEspecficos
I. EncumplimientodelodispuestoporelArtculo27delaLey1178yenelmarco
delasNormasBsicasyotrasdisposicionesinherentesalSistema,lasentidadesy
rganospblicosdebernelaborar,yensucasoajustar,elReglamentoEspecfico
del Sistema de Programacin de Operaciones, en un plazo no mayor a 180 das
computablesapartirdelaaprobacindelaspresentesnormas.
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II. ElReglamentoEspecficodeberseraprobadoencadaentidadyrganopblico,
porlamximainstanciaresolutivafacultadaaesteefecto,previacompatibilizacin
porelrganoRector.
III. Sujeto a lasfacultades y atribuciones establecidas en la norma legal de creacin
decadaentidadyrganopblico,elReglamentoEspecficodeberestablecer:
a) LasinstanciasresolutivasdeaprobacindelReglamentoEspecfico,delPrograma
deOperacionesAnual,ydelasmodificacionesdeestosdocumentos.
b) LosprocesosinherentesalSistema,lasunidadesencargadasdeestosprocesos,y
losplazosderealizacin.
c) Los mecanismos y/o actividades de control, en el marco de las disposiciones
legales y normativa inherentes al Control Interno Gubernamental emitidas por la
ContraloraGeneraldelaRepblica.
Artculo5 IncumplimientodelasNormasBsicas
Elincumplimientoaloestablecidoenlaspresentesnormasgenerarresponsabilidadesy
sanciones, en el marco de lo establecido en el Captulo V de la Ley 1178 y de los
DecretosSupremosReglamentarios23215,23318Ay26237.
Artculo6 PrincipiosdelSistemadeProgramacindeOperaciones
Los principios en los que se sustenta el Sistema de Programacin de Operaciones,
ademsdelaeficacia,eficienciayoportunidad,establecidosenlaLey1178,son:
a) Integralidad y Universalidad: El Programa de OperacionesAnual de cadaentidad
debe contemplar todos los objetivos resultantes del cumplimiento de las
competenciasasignadas.
b) Sostenibilidad:ElProgramadeOperacionesAnualdecadaentidaddebesujetarse
alasposibilidadesrealesdesufinanciamiento.
c) Transparencia: El Programa de Operaciones Anual de cada entidad debe ser
expresado en trminos claros, y difundido tanto al interior de cada entidad como
paraconocimientopblico.
d) Flexibilidad:ElProgramadeOperacionesAnualdecadaentidad,podrserobjeto
deajustesomodificaciones.
Artculo7 InterrelacinconOtrosSistemas
El Sistema de Programacin de Operaciones se interrelaciona con todos los Sistemas
previstosporlaLey1178,enlossiguientestrminos:
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a) ConelSistemaNacionaldePlanificacin
Que permite definir los objetivos, polticas, programas y proyectos, de los planes
generales y sectoriales de desarrollo, a nivel nacional, departamental, regional y
municipal,ydelosPlanesEstratgicosInstitucionales,aloscualesdebesujetarse
el Programa de Operaciones Anual de cada entidad y rgano pblico segn sus
competenciasinstitucionales.
b) ConelSistemaNacionaldeInversinPblica
Mediante la definicin de proyectos de inversin pblica, consistentes con los
planesgeneralesysectorialesdedesarrollo,alosquedebesujetarseelPrograma
deOperacionesAnual.
c) ConelSistemadePresupuesto
QuepermiteestimarlosrecursosdisponiblesalosquedebesujetarseelPrograma
deOperacionesAnual,encadagestinfiscal,yasignarestosrecursossegnlos
objetivosdegestindefinidos.
d) ConelSistemadeOrganizacinAdministrativa
Que permite la definicin de la estructura organizacional necesaria para la
ejecucindelasoperacionesprevistas.
e) ConelSistemadeAdministracindePersonal
Que permite concretar el requerimiento de puestos de trabajo necesarios para el
desarrollodelProgramadeOperacionesAnual.
f) ConelSistemadeAdministracindeBienesyServicios
Que permite concretar el requerimiento de bienes y servicios identificados en el
ProgramadeOperacionesAnual.
g) ConelSistemadeTesorerayCrditoPblico
Que permite la programacin de pagos en funcin del flujo de caja y de las
asignaciones aprobadas, para desarrollar las operaciones contempladas en el
ProgramadeOperacionesAnualdecadaentidadyrganopblico.
h) ConelSistemadeContabilidadIntegrada
Queposibilitaelregistrofinancierodelaejecucindelasoperacionesincluidasen
elProgramadeOperacionesAnual.
i) ConelSistemadeControlGubernamental
Que establece los mecanismos para inducir el cumplimiento de objetivos de
gestin,contransparencia,eficiencia,economayeficacia,yparalaevaluacindel
gradodecumplimientoyeficaciadelsistemadeProgramacindeOperaciones.
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TITULOII
ORGANIZACINDELSISTEMA
CAPITULOUNICO
NIVELES,ATRIBUCIONESYRESPONSABILIDADES
Artculo8 NivelesdeOrganizacin
El Sistema de Programacin de Operaciones contempla los siguientes niveles de
organizacin:
a) Nivel Normativo y Consultivo: Constituido por el Ministerio de Hacienda, como
rganoRectordelSistema.
b) NivelEjecutivoyOperativo:Constituidoportodaslasentidadesyrganospblicos
incluidasenelmbitodeaplicacin.
Artculo9 AtribucionesdelrganoRector
EnelmarcodelaConstitucinPolticadelEstadoyenconcordanciaconlodispuestopor
la Ley 1178 de Administracin y Control Gubernamentales, disposiciones legales y
normascomplementarias,elrganoRectortienelassiguientesatribuciones:
a) EmitirlasNormasBsicasdelSistemadeProgramacindeOperaciones.
b) Cumplir y hacer cumplir la normativa inherente al Sistema de Programacin de
Operaciones.
c) Vigilar el funcionamiento del Sistema de Programacin de Operaciones en todas
lasentidadesyrganospblicos.
d) Compatibilizar los Reglamentos Especficos emitidos por las distintasentidades y
rganospblicos.
e) Emitir disposiciones legales y tcnicas, y desarrollar instrumentos, para la
elaboracin,seguimientoyevaluacindelosProgramasdeOperacionesAnuales
decadaentidadyrganopblico.
f) Establecerplazosycondicionesparalapresentacindeinformacindeejecucin
del Programa de Operaciones Anual, por parte de las entidades y rganos
pblicos.
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Artculo10 AtribucionesdelasInstitucionesejecutoras
Sonatribucionesdelasinstitucionesejecutoras:
a) Cumplirlaspresentes Normas.
b) ElaborarelReglamentoEspecficodelSistemadeProgramacindeOperaciones.
c) EfectuarlaevaluacindelfuncionamientodelSistema.
d) ElaborarelProgramadeOperacionesAnualypresentarloalrganoRector.
e) Generar informacin de ejecucin del Programa de Operaciones Anual y
proporcionarlaalrganoRector,cuandostelorequiera.
f) Evaluar la ejecucin del Programa de Operaciones Anual y proponer medidas
correctivasparacumplirconlosobjetivosdegestin.
g) ProponeralrganoRector,ajustesalasNormasBsicas.
Artculo11 ResponsabilidadporlaimplantacindelSistemadeProgramacinde
OperacionesAnualencadaentidadyrganopblico
LaimplantacinyfuncionamientodelSistemadeProgramacindeOperacionesencada
entidadyrganopblicoesresponsabilidaddesumximaautoridadejecutiva.
Artculo 12 Responsabilidad por la Elaboracin, Aprobacin y Ejecucin de los
ProgramasdeOperacionesAnualesdecadaentidadyrganopblico:
I. La aprobacin del Programa de Operaciones Anual es responsabilidad de la
mximainstanciaresolutivafacultadaensunormalegaldecreacin.
II. La elaboracin y ejecucin del Programa de Operaciones Anual, es
responsabilidad de la mxima autoridad ejecutiva, y de todos los servidores
pblicosinvolucrados,enelmbitodesuscompetencias.
Artculo13 AuditoriadeGestin
LasUnidadesdeAuditoriaInternadecadaentidad,debenpriorizarenlaprogramacinde
sus operaciones, la inclusinde laauditoriadegestin quepermita verificar elgrado de
cumplimientodelSistema.
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TITULOIII
COMPONENTESDELSISTEMADEPROGRAMACINDEOPERACIONES
CAPITULOI
SUBSISTEMADEELABORACIONDEL
PROGRAMADEOPERACIONESANUAL
Artculo14 PlanEstratgicoInstitucional
El Plan Estratgico Institucional es un instrumento de planificacin de mediano y largo
plazoque debe ser elaborado en cada entidad y rgano pblico definiendo losobjetivos
estratgicos y los programas a realizar para su logro, sujetos a la disponibilidad de
recursos, a las competencias institucionales asignadas en su norma de creacin y a los
objetivos,polticas,programasyproyectosestablecidosenelPlanGeneraldeDesarrollo
EconmicoySocial,yenlosPlanesSectorialesdeDesarrollo,ensusdistintosniveles.
Artculo15 ElaboracinycontenidodelProgramadeOperacionesAnual
En cada entidad y rgano pblico la elaboracin del Programa de Operaciones Anual
debe sujetarse a los recursos que se estimen disponer para el ejercicio fiscal, a los
objetivos y programas contenidos en el Plan Estratgico Institucional, y a las polticas
pblicasdefinidasparacadagestinfiscal.
LaelaboracindelProgramadeOperacionesAnual comprende:
a) ElAnlisisdeSituacin.
b) Ladefinicindelosobjetivosdegestinparacadaejerciciofiscal.
c) La determinacin de las operaciones de funcionamiento e inversin
correspondientes.
d) Ladefinicindeindicadoresdegestin.
e) Ladeterminacindelosrecursosrequeridosparalaejecucindelasoperaciones
previstasenelPOA.
Artculo16 AnlisisdeSituacin
I. AnlisisdelaSituacinExterna
Cadaentidadyrganopblicodeberidentificaryanalizarelentornoeconmico,social,
tecnolgicoylegal,ascomolaspolticaspblicasestablecidasqueincidanocondicionen
ladeterminacindesusobjetivosdegestinydesusoperaciones.
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ElAnlisisdelaSituacinExterna,comprendelaidentificacinde:
a) Oportunidades, que corresponden a factores o hechos positivos, externos a la
entidad,quecontribuyenalcumplimientodelosobjetivosdegestin.
b) Amenazas, que son factores externos a la entidad, que pueden generar
desventajas,riesgosdificultadesparaellogrodelosobjetivosdegestin.
II. AnlisisdelaSituacinInterna
En cada entidad y rgano pblico deben identificarse y analizarse los factores internos
que inciden en la determinacin de los objetivos de gestin y de las operaciones a
realizar.
El anlisisdebe considerar lasoportunidades y amenazas establecidasen elAnlisisde
SituacinExterna.
ElAnlisisdeSituacinInternacomprendelaidentificacinde:
a) Fortalezas se refieren a factores positivos que pueden optimizar los procesos
internos,ypermitiralainstitucinobtenerventajasdeoportunidadespresentadas,
oprotegersedeamenazasprovenientesdelcontexto.
b) Debilidades se refieren a factores negativos que obstaculizan los procesos
internos,quehacenvulnerablealaentidadafactoresexternosyquenopermiten
elaprovechamientodeoportunidadesquesepresenten.
Artculo17 DeterminacindelosObjetivosdeGestinAnual
I. EncadaentidadyrganopblicodebenidentificarselosObjetivosdeGestinque
se pretenden alcanzar en una determinada gestin fiscal, segn y los objetivos
definidos en el Plan Estratgico Institucional y considerando los resultados del
AnlisisdeSituacinInternayExterna.
II. LosObjetivosdeGestindebensermediblescuantitativamente.
III. Cuando estos Objetivos de Gestin Institucionales demanden la realizacin de
varios procesos, o cuando demanden la generacin de distintos productos,
debern ser desagregados al interior de cada entidad y rgano pblico, en
ObjetivosdeGestinEspecficos.
Artculo18 IndicadoresdeGestin
I. Cada entidad y rgano pblico debe establecer los indicadores de eficiencia y
eficaciaparacadaObjetivodeGestinInstitucionalesyEspecficos.
II. Los indicadores de eficacia debern establecerse ponderando el grado de
cumplimiento de los objetivos, respecto a los resultados programados para el
perodoaevaluar.
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III. Los indicadores de eficiencia debern establecerse ponderando los resultados
alcanzadosrespectoalosinsumosorecursosutilizadosparasucumplimiento.
IV. Los indicadores de eficacia y eficiencia debern contemplar bsicamente las
siguientescaractersticas:
a) Homogeneidad,losresultadosdebern sercomparablesatravsdeltiempo.
b) Competencia,losindicadoresdebern corresponderalbienoservicioquesetrate
ynoaotrosproductosrelacionadosconaquel.
c) Oportunidad, los indicadores debern estar disponibles dentro de plazos que
permitanunaoportunaevaluacinytomadedecisiones.
Artculo19 DeterminacindeOperaciones
I. En cada entidad y rgano pblico debern estructurarse las operaciones a
desarrollar para alcanzar los Objetivos de Gestin Institucionales o Especficos
establecidosenelProgramadeOperacionesAnual.
II. Ladeterminacindeoperacionesdeber incluir:
a) Elreaunidadorganizacionalresponsablederealizarlaoperacin.
b) Elperiododetiempo,trminoyfinalizacin,establecidoparalaejecucindecada
operacin.
Artculo20 DeterminacindeRecursoshumanosydebienesyservicios
ParacadaObjetivodeGestinInstitucionaloEspecficodeber identificarselacantidad
derecursoshumanosydebienesyserviciosrequeridosparasudesarrollo.
Elrequerimientodeberconsiderar:
a) Elanlisisdelosrecursosexistentes.
b) La disponibilidad de recursos para la gestin y las polticas pblicas definidas
sobreelusodeestosrecursos.
c) El Cronograma de requerimientos, definiendo los plazos mximos para la
obtencindelosinsumos,materiales,activosfijos,servicios,uotrosquepermitan
elcumplimientodelosobjetivosyoperaciones.
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Artculo21 ArticulacinPOA Presupuesto
El Programa de Operaciones Anual se articular con el Presupuesto, vinculando los
Objetivos de Gestin Institucionales o Especficos con las categoras programticas del
Presupuesto.
CAPITULOII
SUBSISTEMADESEGUIMIENTOYEVALUACIONALAEJECUCIONDEL
PROGRAMADEOPERACIONESANUAL
Artculo22 SeguimientodelaEjecucindelProgramadeOperacionesAnual
I. Cada entidad y rgano pblico deber elaborar y emitir en forma peridica, la
informacindeejecucindelProgramadeOperacionesAnual,anivelInstitucional
yporcadaObjetivodeGestinInstitucionaloEspecfico,segnlosformulariosde
registro que para este fin disponga el Ministerio de Hacienda, vinculando esta
informacinconlaejecucindelPresupuesto.
II. Esta informacin de ejecucin deber ser difundida tanto al interior de cada
entidad, como para conocimiento pblico. Asimismo deber ser presentada al
MinisteriodeHacienda,enlosplazosquestedetermine,ycuandosearequerida
porelH.CongresoNacionaloporlaContraloraGeneraldelaRepblica.
Artculo23 Evaluacindelosresultados
I. Cada entidad y rgano pblico deber evaluar el cumplimiento del Programa de
Operaciones Anual, ponderando los resultados alcanzados respecto a los
resultados programados y a la ejecucin del Presupuesto. La evaluacin deber
contemplar:
a) ElAnlisisdeSituacin,olosfactoresocircunstanciasquehubieranincididoenel
cumplimientodelosresultados.
b) El grado de cumplimiento de los Objetivos de Gestin, segn los indicadores
previstosyelcronogramadesurealizacin.
c) El grado de cumplimiento de los Objetivos de Gestin y su vinculacin con los
recursosasignados.
II. En caso de detectarse desviaciones respecto a la programacin, cada entidad y
rganopblico deber disponer las medidas correctivasnecesarias que permitan
cumplirconlosobjetivosdegestinprevistos.
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Artculo24 AjustedelProgramadeOperacionesAnual
Duranteelejerciciofiscal,elProgramadeOperacionesAnualpodrserajustado:
a) Por la incorporacin de nuevos Objetivos, emergentes de nuevas competencias
asignadas,quecuentenconelrespectivofinanciamiento.
b) Por la variacin de las metas iniciales previstas, cuando se evidencie la
imposibilidad de su realizacin por factores ajenos a la gestin interna de la
entidad.