Raport Special

Cum s cretei
exponenial eficiena
rapoartelor de vnzri

(Traducere i adaptare de Mircea Enescu a articolului
Sales Call ReportsAre They Worth the Hassle?
de Paul McCord, www.powerreferralselling.com )





Mircea Enescu Specialist n Vnzri Trainer Senior, Autor, Speaker i Consultant
CUI 278!!"!, #$% & '7'! & 2%(%, )ucureti, str* Topolo+, nr* 8, co- %!2%7$
Tel . $% 728 %"8 (7" /0ail 0e10irceaenescu*ro 2e3 444*0irceaenescu*ro

2

Le cerei oamenilor dvs. de vnzri s completeze zilnic sau sptmnal rapoarte de
vnzri i de activitate?

Dac suntei asemeni majoritii managerilor, atunci cu siguran aa procedai.

Pe de alt parte, cu ce va ajuta s tii informaii precum cele de mai jos?

ntlnire cu dl. Marius Ionescu, directorul de achiziii de la Metal Impex SA. Acesta
a spus c ar fi interesat s cumpere de la noi 50 aparate de aer condiionat n luna
mai 2013, anul acesta, cu plata la 60 zile. Pentru c i-am trimis o ofert pentru doar
10 aparate de aer condiionat cu plata n termen de 10 zile de la livrare, ateapt
acum din partea noastr o ofert de pre pentru 50 aparate de aer condiionat. I-am
spus c i voi trimite oferta pn miercuri, sptmna viioare.

Dei muli manageri de vnzri s-ar bucura s primeasc chiar i astfel de rapoarte,
informaiile de mai sus nu comunic nicio informaie cu privire la ansele reale de
realizare a unei tranzacii profitabile de 50 aparate de aer condiionat n luna mai a
anului 2013.

Dar haidei s vedem mai n detaliu ce comunic acest raport managerului de vnzri:

Aflm noi de ce este interesat dl. Marius Ionescu de 50 aparate de aer condiionat i
nu de o cantitate mai mare sau mic? Nu.

Aflm noi de ce tranzacia trebuie realizat n luna mai i de ce nu acum? Sau de ce
nu peste un an? Nu.

Aflm noi care sunt alternativele dlui Marius Ionescu de a face rost de 50 aparate de
aer condiionat (care este concurena vnztorului?) i care sunt cerinele dlui Marius
Ionescu i ale companiei Metal Impex SA cu privire la furnizorii si? Nu.

Aflm noi care sunt toate aciunile pe care agentul de vnzri trebuie s le realizeze
pentru c tranzacia cu cele 50 aparate de aer condiionat s aibe loc? Nu.

Aflm noi care este procesul decizional complet din cadrul Metal Impex SA pentru
achiziia celor 50 aparate de aer condiionat? Nu.

i lista necunoscutelor ar putea continua.

Problema

Majoritatea rapoartelor de vnzri sunt inutile din cauza a trei mari motive:

1. Oamenii de vnzri nu au fost instruii cum s completeze un raport de vnzri
eficient i constructiv.

2. Oamenii de vnzri nu vd nicio utilitate n completarea rapoartelor de vnzri.
Dei li se spune c aceste rapoarte i ajut s vnd mai mult i s ctige comisioane


Mircea Enescu Specialist n Vnzri Trainer Senior, Autor, Speaker i Consultant
CUI 278!!"!, #$% & '7'! & 2%(%, )ucureti, str* Topolo+, nr* 8, co- %!2%7$
Tel . $% 728 %"8 (7" /0ail 0e10irceaenescu*ro 2e3 444*0irceaenescu*ro

3
mai mari, oamenii de vnzri sunt convini c adevratul motiv l reprezint o mai
strict supraveghere a activitii lor i att.

3. Oamenii de vnzri cred c managementul lor este interesat doar de cte ntlniri au
avut cu clienii, prin urmare bag din burta informaii n rapoarte doar pentru c
acestea s dea bine n ochii efilor.

Rapoartele de vnzri ca instrumente eficiente de lucru

Rapoartele de vnzri pot fi instrumente eficiente de lucru:

n identificarea tuturor problemelor care stau n calea finalizrii oricrei vnzri
(unele dintre aceste probleme sunt de nedepit, dar e foarte bine s afli acest lucru ct
mai devreme posibil, nu dup ce te-ai ntlnit cu clientul de vreo 3 ori),

pentru descoperirea acelor competene care trebuie dezvoltate la oamenii de
vnzri,

la aflarea unei imagini complete cu privire la concuren.

Insa pentru aceasta, rapoartele de vnzri trebuie sa conin cel puin 3 seciuni:

1) Descrierea ntlnirii,
2) Analiza ntlnirii i
3) Paii urmtori ntlnirii.

Iat n continuare, n detaliu, ce ar trebui s conin fiecare dintre aceste seciuni:


Descrierea ntlnirii

Cine a participat la ntlnire din partea clientului i cine din partea reprezentantului de
vnzri? De ce?

Cnd i unde a avut loc ntlnirea, ct a durat aceasta? De ce?

Care a fost atitudinea fiecrui reprezentant al clientului fa de reprezentantul de
vnzri i compania sa? De ce?

Care au subiectele abordate? Ce subiecte nu au fost discutate, dei ar fi trebuit? De
ce?




Mircea Enescu Specialist n Vnzri Trainer Senior, Autor, Speaker i Consultant
CUI 278!!"!, #$% & '7'! & 2%(%, )ucureti, str* Topolo+, nr* 8, co- %!2%7$
Tel . $% 728 %"8 (7" /0ail 0e10irceaenescu*ro 2e3 444*0irceaenescu*ro

4

Analiza ntlnirii

Cine sunt toi factorii de decizie ai clientului care vor fi implicai n realizarea
tranzaciei?

Care este principalul motiv pentru care clientul a participat la aceast ntlnire? Ce
problem, durere l-a determinat pe client s participe la ntlnire? Ce se ntmpl
dac acesta problem, durere nu este rezolvat? Ce pierderi poate nregistra clientul
dac nu-i rezolv problema, durerea? Ce ctiguri va avea clientul dac i rezolv
problema, durerea? La ce riscuri se expune dac ncearc s-i rezolve problema
singur, cu concurena sau cu noi?

Ce presiuni acioneaz asupra clientului i-l foreaz, practic, pe acesta s-i rezolve
prooblema?

Care este intervalul de timp cel mai probabil cnd va avea loc tranzacia? Dar cel mai
trziu? De ce?

Care sunt toate problemele ce trebuie rezolvate pentru ca tranzacia s fie finalizat?
Care ar putea fi posibilele soluii la aceste probleme?

Cine este competiia n aceast tranzacie, care sunt punctele forte ale competiiei,
care sunt punctele slabe ale acesteia?

Care este profitul total generat de acest client pn acum i pe ce perioad de timp?
Care este profitul estimat pe urmtorii ani?


Paii urmtori

Care sunt paii urmtori pe care trebuie s-i fac reprezentantul de vnzri i pn
cnd?

Care sunt paii urmtori pe care trebuie s-i fac clientul i pn cnd?


Spre exemplu, un raport eficient al unui om de vnzri contient de utilitatea i
importana unui astfel de raport, va arat astfel:



Mircea Enescu Specialist n Vnzri Trainer Senior, Autor, Speaker i Consultant
CUI 278!!"!, #$% & '7'! & 2%(%, )ucureti, str* Topolo+, nr* 8, co- %!2%7$
Tel . $% 728 %"8 (7" /0ail 0e10irceaenescu*ro 2e3 444*0irceaenescu*ro

5


Raport ntlnire vnzri
client: Metal Impex SA

Date eseniale Metal Impex SA

Anul nfiinrii, cifra de afaceri, profit, datorii, pierderi, acionari, management,
reputaie n pia, istoricul plilor etc.

Cum a ajuns clientul s ia legtura cu noi

Soia administratorului clientului nostru Foreign Trade SA este angajat n cadrul
departamentului de HR al Metal Impex SA.

Descrierea ntlnirii

Vineri, 1 martie 2013, de la ora 10:00 pn la ora 12:30 m-am ntlnit la sediul nostru
cu dl. Marius Ionescu, directorul de achiziii de la Metal Impex SA, precum i cu dna
Anamaria Cojocaru, director HR la Metal Impex SA pentru a vedea n ce msur
putem vinde 50 de aparate de aer condiionat n luna mai 2013 companiei Metal
Impex SA.

Prezena dnei Anamaria Cojocaru este justificat de dorina ei de a se asigura c cele
50 de aparate de aer condiionat pe care Metal Impex SA le va achiziiona nu vor fi
nite aparate care s le creeze probleme angajailor, ci vor oferi o atmosfer plcut i
sntoas de lucru pe perioada sezonului cald.

Dei ntlnirea a fost programat s dureze doar o or, discuiile s-au ntins pe durata a
2,5 ore pentru c ambii reprezentani Metal Impex SA au avut multe ntrebri.

Atitudinea dnei Anamaria Cojocaru a fost mereu deschis i prietenoas, n schimb,
dl. Marius Ionescu a fost mai degrab reticent i rezervat.

Subiectele abordate au fost, printre altele:

identificarea nevoilor clientului cu privire la asigurarea unui mediu de lucru cat mai
placut in cadrul birourilor sale, indiferent de condiiile meteo exterioare;
durata i costurile legate de dezistalarea aparatelor vechi de aer condiionat
existente i instalarea noilor aparate de aer condiionat, innd cont de faptul c
clientul are sedii n Bucureti, Cluj, Timioara i Iai;
garania oferit;
serviciile post-vanzare (revizie, ntreinere etc) i, mai ales, timpul de intervenie n
cazul unei defeciuni pe perioada sezonului cald.





Mircea Enescu Specialist n Vnzri Trainer Senior, Autor, Speaker i Consultant
CUI 278!!"!, #$% & '7'! & 2%(%, )ucureti, str* Topolo+, nr* 8, co- %!2%7$
Tel . $% 728 %"8 (7" /0ail 0e10irceaenescu*ro 2e3 444*0irceaenescu*ro

6

Analiza ntlnirii

Decizia final cu privire la furnizorul care va livra 50 de aparate de aer condiionat va
fi luat de dl. Ioan Vasile, administratorul Metal Impex SA, pe baza unui raport
ntocmit de dl. Marius Ionescu i de dna Anamaria Cojocaru.

Achiziia celor 50 de aparate de aer condiionat este necesar deoarece actualele
aparate de aer condiionat au o vechime de 12 ani, se stric foarte des, intervalul de
timp n care sunt reparate este foarte mare, iar costurile sunt apreciabile.

n ultimii ani, aprox. 20% dintre angajaii Metal Impex SA au stat acas rcii, n
medie, 4 zile pe perioada sezonului cald din cauza aerului condiionat i toi angajaii
care au prsit compania Metal Impex SA au menionat la plecare ca aerul condiionat
a fost o foarte mare problem. Prin urmare, exist un buget alocat achiziionrii de
aparate de aer condiionat de aprox. 15.000 euro i achiziia trebuie realizat cel mai
trziu la 1 iunie.

Criteriile n funcie de care va fi aleasa compania ctigtoare sunt n ordinea
urmtoare a importanei:

calitatea aerului condiionat (temperatura potrivita, aer curat, dezumidificat etc.);
durata de intervenie n intervalul 1 iunie 1 septembrie n cazul n care apare vreo
defeciune la vreunul dintre aparatele de aer condiionat att n timpul perioadei de
garanie, ct i ulterior;
costul total de achiziie al celor 50 de aparate noi de aer condiionat, inclusiv
costurile legate de dezinstalarea aparatelor vechi i de instalarea aparatelor noi;
durata garaniei oferite i condiiile n care un aparat de aer condiionat este nlocuit
pe cheltuiala furnizorului n cel mai scurt timp;
costul total anual de mentenan al aparatelor de aer condiionat.

Cele dou mari probleme pe care le avem n calea finalizrii acestei tranzacii sunt:

demonstrarea calitii aerului generat de aparatele noastre de aer condiionat;
demonstrarea faptului c 97% dintre interveniile companiei noastre n intervalul 1
iunie 1 septembrie au fost soluionate n mai puin de 24 de ore.

Pentru ambele probleme am propus clientului s-i aleag 4 5 clieni din lista
noastr de clieni cu care s ia legtura i s-i viziteze, iar pentru cea de-a doua
problem a rmas s verific n ce msur i putem pune clientului la dispoziie
sumarul auditat al rapoartelor noastre de intervenie pe perioada sezonului cald.

Competiia noastr o reprezint Aerul Cel Mai Condiionat SRL (ofer produse de
slab calitate i foarte ieftine, dar, se pare c, sunt n bune relaii cu dl. Marius
Ionescu) i Aer Bun i Rece SRL (ofer produse similare calitativ, cu preuri similare
cu ale noastre, dar cu deficiene mari n ceea ce privete echipa de intervenie).

Profitul estimat dac realizm tranzacia la preurile de lista este de X euro, iar profitul
minim este de Y euro. Pn n prezent Metal Impex SA nu a achiziionat nimic de la


Mircea Enescu Specialist n Vnzri Trainer Senior, Autor, Speaker i Consultant
CUI 278!!"!, #$% & '7'! & 2%(%, )ucureti, str* Topolo+, nr* 8, co- %!2%7$
Tel . $% 728 %"8 (7" /0ail 0e10irceaenescu*ro 2e3 444*0irceaenescu*ro

7
noi, ns pentru urmtorii 5 ani profitul nostru anual se va situa ntre Z i W euro pe
acest client dac va opta s cumpere aparatele de aer condiionat de la noi.

Paii urmtori

Clientul s-a angajat s viziteze i companiile Aerul Cel Mai Condiionat SRL i Aer
Bun i Rece SRL pn cel mai trziu pe 31 martie, iar apoi, pn pe 1 mai, s
redacteze un raport final ce va fi prezentat dlui Ioan Vasile, administratorul Metal
Impex SA.

Deasemenea, clientul s-a angajat s ia legtura cu cei 5 clieni pe care i-a ales din lista
noastr de clieni pentru a cere referine despre noi. Termen limit: 15 martie.

i voi trimite clientului sumarul auditat al rapoartelor noastre de intervenie n
perioada sezonului cald, precum i o ofert personalizat i adaptat la toate cerinele
clientului. Termen limit: 15 martie.

i voi solicita dlui Ioan Vasile, administratorul Metal Impex SA, prin intermediul dnei
Anamaria Cojocaru i a dlui Marius Ionescu, s accepte o ntlnire n prima parte a
lunii mai la sediul nostru, de preferat, sau la sediul Metal Impex SA pentru a ne
cunoate personal i pentru a clarifica termenii finali ai propunerii noastre. Termen
limit: 1 mai.

ntocmit azi, 1 martie 2013.



Dup cum se poate observa, un raport de vnzri care se apropie de exemplul de mai
sus l ajut pe orice manager:

s identifice aspectele care mpiedic finalizrii tranzaciei i s vin cu soluii n
acest sens;

s observe din timp dac reprezentantul de vnzri muncete prea mult sau prea
puin pentru fiecare client n parte i ct de eficient este in activitatea sa;

s tie n orice moment n ce stadiu se afla orice tranzacie, care sunt concurenii cei
mai activi etc;

unde anume trebuie s-i ajute omul de vnzri, inclusiv prin sesiuni de coaching i
training, s-i dezvolte toate acele competene necesare pentru a-i ndeplini cu succes
sarcinile de serviciu.

Iata de ce apoartele de vnzri similare cu cel din exemplul de mai sus reprezint ntr-
adevr un instrument de lucru eficient care ajut deopotriv pe toat lumea, inclusiv
pe reprezentantul de vnzri.