GUIA PRCTICA PARA LA ELABORACIN DE BASES DE DATOS.
JUNIO 2014 INTRODUCCIN
Los constantes cambios y avances que se han venido presentando en materia administrativa y en la bsqueda de instrumentos que permitan mejorar la capacidad de respuesta y eficacia de este rgano de control fiscal, crea mecanismos de accin pertinentes y guiados al mejoramiento y eficacia en la realizacin de actividades que se adaptan a una realidad inherente al tiempo tecnolgico que se vive en los actuales momentos; para que de esta manera se pueda alcanzar un nivel de desarrollo optimo en el ejercicio de las actividades de control. En apego al artculo 11 de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica, el cual hace referencia a la utilizacin de medios electrnicos para el funcionamiento y relacin con las personas. Se crea la Base de Datos, contentiva de la correspondencia enviada y recibida de la Contralora del Municipio Rangel. As como tambin la presente gua prctica para el uso y actualizacin de la misma. A tal efecto dicha gua prctica contiene los distintos pasos a seguir para la utilizacin e implementacin de la base de datos, orientando al funcionario en el empleo y manejo de la misma. Dicho instrumento estar dirigido a los funcionarios y funcionarias de la Contralora del Municipio Rangel, especficamente a la Unidad de Servicios Generales. Y podr ser objeto de modificaciones de acuerdo a las necesidades que se presenten en el ejercicio de las competencias establecidas.
I. CONCEPTOS BASICOS
MICROSOFT ACCESS Es un sistema interactivo de administracin de bases de datos para Windows. Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la informacin resultante del manejo de sus bases de datos. Entre sus principales caractersticas se encuentran: Access es grfico, por lo que aprovecha al mximo la potencia grfica de Windows, ofreciendo mtodos usuales de acceso a los datos y proporcionando mtodos simples y directos de trabajar con la informacin. Access facilita la administracin de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexin le ayudan a encontrar rpidamente la informacin deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento. Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, as como grficos y combinaciones de informes en un solo documento. Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fcilmente muchas tareas sin necesidad de programar. BASE DE DATOS: Una base de datos es un conjunto de informacin relacionada con un tema o propsito particular.diseada para obtener acceso a informacin exacta y actualizada. TABLAS Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema especfico. Los datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros). En una tabla, un campo es una categora o tipo de informacin. Pueden ser nombres de empresas, fechas de contratacin de empleados, precios de productos, etc. Un registro es un conjunto de informacin acerca de una persona, cosa o evento y por lo general incluye informacin de varios campos. CONSULTAS Una consulta es una pregunta que Ud. plantea acerca de la informacin contenida en su base de datos, como por ejemplo remitente de los oficios. Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una tabla o de varias; la consulta rene la informacin solicitada. El conjunto de registros que responden a la consulta se denomina hoja de respuestas dinmica. Una hoja de respuestas dinmica es un tipo actualizable de conjunto de registros, que es cualquier conjunto de registros definido por una tabla o consulta. FORMULARIOS Un formulario es, por lo general, un buen diseo para introducir, cambiar y ver los registros de su base de datos. Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo con su diseo ya sea en la pantalla o en formato impreso. En un formulario se muestran determinados registros, con un diseo personalizado. INFORMES Un informe se utiliza para representar los datos en una pgina impresa y para mostrar los subtotales y totales correspondientes a todo un conjunto de registros. Los informes se pueden presentar con un diseo personalizado.
II. CREACIN Y DISEO DE UNA BASE DE DATOS CON ACCESS 1. Para abrir el programa, pinche en Inicio, abra en Programas Microsoft Office y haga doble clic en Microsoft Acces. A continuacin se abrir la siguiente pantalla.
2. Abra Archivo y seleccione Nuevo y se abrir el siguiente cuadro a la derecha. Seleccione Base de datos en blanco
3. del lado derecho de la pantalla aparecer un recuadro llamado nombre del archivo, haga click y coloque el de su preferencia.
4. se crear una tabla de dato, a la cual se le irn agregando columnas tantas como se requieran. En la parte superior de la tabla se le podr colocar el nombre de preferencia. El mismo deber ser similar a la informacin que contendr dicha columna.
4. se crear una tabla de dato, a la cual se le irn agregando columnas tantas como se requieran. En la parte superior de la tabla se le podr colocar el nombre de preferencia. El mismo deber ser similar a la informacin que contendr dicha columna.
5. Posicione el cursor en la segunda lnea y comience el llenado de datos. Una vez finalizado obtendr algo similar al ejemplo presentado.
6. Para insertar objetos se deben seguir los siguientes pasos: 6.1 En la barra de herramientas ir hasta la pestaa llamada hoja de datos
6.2 Luego en la misma pestaa darle click VER, luego vista de diseo, aparecer un recuadro con el ttulo de guardar como coloque el nombre de su preferencia a la tabla
7. Automaticamente aparecer una ventana
En la primera casilla aparecer el nombre del campo y en la segunda el tipo de datos seleccione el nombre de la casilla con la que quiere trabajar y coloque el tipo de datos (el tipo objeto ole, servir para insertar documentos PDF) una vez que seleccione el tipo de objeto, volver a la barra de herramientas en la pestaa de ver y darle click a vista hoja de datos y volver a la tabla de datos original. Le pedir primero guardar los cambios. 8. Posicione el cursos en la columna que escogi anteriormente, con el botn derecho del mouse selecciones insertar objeto. Seleccione la primera opcin (Adobe Acrobat document)
Una vez seleccionado, localice en su PC el archivo PDF a insertar, se insertara automticamente, y lo podr corroborar una vez que cree el formulario.
II CREACIN DE FORMULARIO En la pestaa llamada crear, seleccione formulario
Posteriormente aparecer el formulario llenado con los datos que se colocaron en la base de datos.
III. BUSQUEDA DE DATOS ALMACENADOS En la parte inferior de la pantalla se encuentra una casilla llamada buscar introduzca la palabra o nmero a buscar.