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Cmo hacer
Eventos exitosos



Gua completa para organizar congresos,
seminarios, conferencias, convenciones y
reuniones especiales




ELIANA GHERARDI



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AGRADECIMIENTOS

Este libro es el producto de aos de estudio, observacin y trabajo en un rea de actividad de
gran inters y creciente importancia social. No lo hubiera podido escribir sin la valiosa
colaboracin de muchas personas, quienes hicieron posible, a lo largo de este camino, la
recopilacin y organizacin de la informacin, pero sobre todo el ganar la necesaria
experiencia que el texto condensa. Por ello doy las gracias especialmente a mi maestra Diana
Feo de Tamayo.

A Maruja Beracasa, Isabel Martnez, Alberto Landaeta, Manuel Bronstein, Otto Rodrguez
Armas, Berta Garca, Miriam Talavera, Alberto Aristeguieta, Rmulo Ferrer, Marco Palavicini,
Vctor Mendoza, Valby Rangel, Frank Barreto, jess Ernesto Ortiz, Luis Eduardo Rodrguez y a
tantos otros que laboran en empresas que prestan servicios relacionados con esta actividad:
transporte, agencias de festejos, hoteles, servicios audiovisuales, sonido, guas, intrpretes,
secretarias, agencias de viaje, lneas areas, imprentas, agencias de publicidad.

Agradecimiento que extiendo a Agustn Zavala, Aura M. Bavaresco de Prieto y a Gledy
Medrano, por su motivacin y ayuda en la preparacin del libro.














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INTRODUCCIN
Entre otras cosas que han dejado sobre l su huella profunda, el que termina ha sido el siglo
del avance cientfico y tecnolgico, del progreso econmico y del desarrollo cultural extendido.
Como se ha dicho tantas veces, si a algn adulto ilustrado le fuese dada la oportunidad de
haber vivido los inicios del siglo y estar hoy con vida y lucidez como para presenciar el final de
ste, seguramente no reconocer en lo que hoy ve, especialmente en los tres campos
mencionados, lo que su memoria le mostrase como rasgo de ese pasado. Ha sido reconocido
tambin que esos y muchos otros cambios se han acelerado, en especial en la segunda mitad
de la centuria, hecho que da a nuestro siglo una significacin y una especificidad nicas que,
en muchos sentidos y para muchos, es motivo de orgullo sobre el discurrir de la humanidad.
Los congresos, las convenciones, los simposios, en fin, los eventos o reuniones de variada
naturaleza y motivacin, sin los cuales esos avances se habran producido con mayores
dificultades o lentitud, sirvieron como recursos eficientes para exponer estos adelantos en
diferentes lugares y mltiples formas, para lograr el conocimiento mutuo y la articulacin
institucional de los artfices de esos progresos, y facilitaron el dominio de nuevas tcnicas y el
conocimiento de nuevos productos e ideas.
En este sentido se puede afirmar que el siglo XX ha sido el siglo de las reuniones cientficas,
empresariales, culturales, polticas y hasta religiosas. Quizs el mejor smbolo de esto lo
constituye la Organizacin de las Naciones Unidas y su extensa red de asociaciones afiliadas
que han institucionalizado y celebran con regularidad y en distintos lugares eventos sobre
tpicos muy diferentes.
Naturalmente, no ha sido casual que esta proliferacin de reuniones y eventos se haya
producido en el presente siglo. Aparte de los progresos en los campos sealados -que
encuentran en esas reuniones un escenario ptimo y un acicate institucional- cabe mencionar
dos avances suplementarios que han ayudado a concretar y estimular el desarrollo de dichos
eventos. Nos referimos a los progresos en materia de transporte y comunicaciones. Los
primeros, en particular el transporte areo, ciertamente han acortado considerablemente las
distancias, contribuyendo a hacer de nuestro planeta, otrora un agregado de regiones y
comunidades esencialmente desvinculadas, "la aldea global" de la que habl Mac Luhan. El
transporte ha facilitado el desplazamiento de viajeros, impulsados no tanto por la necesidad
econmica apremiante, sino principalmente por el deseo de conocer o el afn de aventuras;
permitiendo dar forma a una actividad que lleva tambin el sello de este siglo: el turismo, al
cual los eventos aportan una dimensin familiar.
Por su parte, los avances en la telefona y en otras formas de comunicacin a distancia, a la par
que aportan su propia contribucin al acortamiento de la distancia, han dado a los hechos que
registran una expresin de actualidad casi absoluta, pues, cualquiera sea el lugar del planeta
donde esos hechos ocurran, estamos en capacidad de conocerlos en forma casi simultnea.
Para los congresos y eventos las telecomunicaciones son de mucha utilidad por dos razones
principales: una es de carcter general y se expresa en las ventajas obvias para sus
organizadores, pues permite hacer efectivos con gran rapidez los contactos con ponentes,
expositores, participantes e instituciones auspiciantes, prcticamente con independencia del
lugar en el cual residan. La otra razn es de un carcter ms especfico: la comunicacin ha
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hecho posible la celebracin de reuniones a distancia, en especial las teleconferencias y
videoconferencias.
Para algunos analistas, en la medida: en que internet prosiga su evolucin y aumente la red de
investigadores vinculados por computadoras en la actual "autopista de la informacin" -con
fcil acceso a correo electrnico y a una base de datos virtualmente infinita-, los congresos,
seminarios y conferencias, tal como los conocemos, irn perdiendo vigencia instrumental y
utilidad prctica. Los que se inclinan por este argumento creen que la capacidad de internet
para vincular investigadores, estudiantes e instituciones gubernamentales y empresas privadas
convertir en innecesaria o superflua la realizacin de este tipo de eventos.
Estas opiniones, afortunadamente minoritarias, dejan de lado, sin embargo, hechos de mucha
significacin que son inherentes a los congresos y otras reuniones y que estn en la base de la
justificacin esencial para su realizacin. El primero y principal es la humana, vieja y sana
necesidad de intercambiar "de t a t" con nuestros semejantes. Cualquiera puede encender
una computadora e iniciar y mantener un dilogo a distancia con otro(s) cibernauta(s), con
mayor o menor regularidad y con mayor o menor inters. Ese intercambio puede ser
altamente gratificante y conducir a conclusiones de gran valor personal, pero por muy
satisfactorios que sean esos dilogos o intercambios, estarn siempre incompletos: no tendrn
el "toque personal", o lo tendrn slo en forma parcial, que es inseparable del intercambio que
acompaa al apretn de manos, de conversar mirndose el rostro, del reencuentro con amigos
o colegas ... y es, precisamente, ste savoir vivre que usualmente se asocia al dilogo en
persona o a la presencia en vivo lo que los eventos hacen posible, a veces con modestia, pero
casi siempre con eficacia.
La segunda razn no es menos importante. Los congresos, simposio s y dems reuniones afines
son muy dinmicos en la asimilacin de los cambios tcnicos que inciden sobre la naturaleza
operacional de sus actividades, como la teleconferencia o videoconferencia. Cosa
comprensible porque una parte importante de esas actividades generalmente tiene que ver
con la presentacin o exposicin de imgenes y contenidos conceptuales. Por ello se ha venido
produciendo una fusin operacional o simbiosis entre el modo de operar de internet y la
cultura que subyace en la organizacin y realizacin de esas reuniones, lo que ocurre porque
ambas instancias o dominios se complementan.
Visto a futuro, lo que esto indica es que los eventos que trasciendan un cierto umbral de
costos y posean, en funcin de sus objetivos temticos, un atractivo apreciable encontrarn en
internet tanto un cauce privilegiado para sus convocatorias, como recursos insustituibles para
su desenvolvimiento. En otras palabras, en la medida en que internet 'contine potenciando su
capacidad para vincular diferentes comunidades de inters, crear oportunidades
suplementarias para construir y fortalecer relaciones y enriquecer la experiencia cotidiana de
los individuos, y en esa misma medida, sin duda, las reuniones de que hablamos soldarn an
ms su destino al de la red. Naturalmente, como suele ocurrir en las naciones, el
aprovechamiento de esta simbiosis va a estar afectado por las desigualdades econmicas
existentes entre ellas, as como por los impactos diferenciales que en el campo de la cultura
provoquen esas desigualdades.
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En verdad, lo que estas y otras razones nos indican es que casi con seguridad en el futuro los
congresos, convenciones y dems eventos especiales experimentarn un desarrollo
considerable, lo que incidir favorablemente tanto en sus instancias organizativas o de
planificacin, como en sus realizaciones concretas. Perspectiva comprensible si recordamos
que, en opinin de muchos estudiosos, estamos apenas en los umbrales de la llamada
"sociedad de la informacin", cuya materializacin plena supondr colectivos humanos ms
calificados que los ahora existentes y un orden econmico y sociocultural orientado por el
conocimiento tcnico especializado.
Finalmente, y en lo que respecta a nuestro pas, cuyo nivel de desarrollo econmico y social ha
sufrido una desdichada contraccin, que seguramente es temporal, estamos en capacidad de
afirmar que la llamada "industria de eventos" ha avanzado a paso firme, lo que permite que
pblicamente se le reconozca su estatus especial como tcnica con perfil propio y bien
definido, que aglutina en su seno a un nmero reducido pero creciente de profesionales de
gran experiencia y motivacin. A pesar de lo cual, desafortunadamente, se siguen realizando
congresos y reuniones afines en forma improvisada o sin contar con el necesario
asesoramiento. Fue precisamente esta constatacin, que no causa sorpresa a quienes nos
movemos en el medio, lo que me llev al convencimiento de que era conveniente trabajar en
la elaboracin de un texto o manual que haga claros los diferentes pasos que han de dar
quienes se arriesgan en un oficio que, a simple vista, parece sencillo, pero que una vez
acometido se muestra exigente y complejo, incluso en aspectos aparentemente de mero
detalle.
Este libro ha sido escrito pensando, principalmente, en las personas que se ven confrontadas,
muchas veces en forma involuntaria, con la urgencia de organizar y de llevar a cabo eventos
para la institucin en la que trabajan, y para lo cual la ms de las veces slo cuentan con una
gran dosis de buena voluntad. Confo en que en sus pginas encuentren conceptos claros de lo
que significan los congresos y otras reuniones, as como de las diferentes etapas que han de
transitar en la materializacin de la idea. Al redactarlo siempre tuve en mente la realidad
econmica y socio institucional de nuestro pas, pues es ste el contexto nacional en el que,
con seguridad, se mover la mayora de sus lectores. Sin embargo, para quienes estn
interesados en avanzar en el conocimiento sistemtico y ms profundo de una disciplina que
se ha hecho cada vez ms slida, se anexan al final del libro informaciones de carcter
institucional y bibliogrfico de gran utilidad.
Espero igualmente que este libro sea til a los estudiantes universitarios en el campo de la
administracin de empresas tursticas, y tambin para mis colegas especializados en la
planificacin de congresos y otros eventos similares. Por experiencia s que muchos de ellos
podran redactar valiosos manuales sobre una materia a la cual han dedicado aos y esfuerzos;
sin embargo, diversos motivos han impedido que ello sea as. Yo me he atrevido y confo en
que los frutos de mi trabajo sean satisfactorios.



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Captulo I

Naturaleza y razn de ser de los congresos y eventos especiales
Definiciones bsicas.
Tipos de eventos: congresos, seminarios, convenciones, jornadas, foros, cursos.

En consonancia con la creciente complejidad de la vida econmica y social contempornea,
eventos como las conferencias, congresos, simposios y seminarios han ido imponindose como
tcnicas de trabajo de grupo que permiten a empresas, instituciones y asociaciones de toda
ndole plantear y resolver problemas, tanto de carcter general como especfico, confrontar y
discutir ideas sobre temas de naturaleza e inters muy variado o analizar reas temticas
especializadas. Esto ha hecho que la planificacin y gestin operacional de estos eventos se
hayan convertido en una actividad altamente especializada, de uso frecuente, que requiere de
un conocimiento ad-hoc y de un personal con un perfil profesional claramente tipificado.
La justificacin de los eventos de este tipo y la popularidad de que disfrutan no son arbitrarias.
Han demostrado claramente su utilidad prctica como un medio de gran eficacia para
transmitir nuevas informaciones, operar como un foro para el intercambio de ideas y
experiencias y favorecer el desarrollo de vnculos o conexiones interpersonales o
interinstitucionales. Los congresos y eventos especiales son un instrumento efectivo para
fortalecer la organizacin y alcance de los negocios, el desarrollo de la vida social y el avance
del conocimiento cientfico y tcnico.
Son muchas las motivaciones que determinan la realizacin de un congreso, una conferencia o
un simposio, sin embargo puede aceptarse como un resumen adecuado de esas motivaciones
la que hizo el conocido escritor norteamericano Alvin Tofler, cuando seal que la gente asiste
a congresos y eventos bsicamente por tres razones:
l. Para obtener informacin formal de la gente que est hablando en el presdium.
2. Para encontrarse con colegas e intercambiar puntos de vista y establecer contactos ms
permanentes.
3. Por recreacin, para cambiar de rutina y por los usuales programas sociales que todos los
eventos normalmente incluyen.




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En el trmino evento se engloba, por consiguiente, una serie amplia de actividades que
adoptan formas muy variadas, las cuales podemos clasificar de acuerdo con sus objetivos:
Educativo (aprendizaje): Congreso, curso, simposio, seminario, mesa redonda, taller, foro,
conferencia, exposicin, convencin, campamento, entre otros. Social: fiestas en general (Da
de la Secretaria, Fin de Ao), aniversarios, homenajes.
Turismo: viaje de familiarizacin, tours, campamentos. Deportivo: campeonato y/o juegos,
olimpada. Cultural: festival, concurso, saln, exposicin. Informativo: reunin, convencin,
asamblea. Motivacional: viaje de incentivo.
Religioso: peregrinaciones.
Poltico: asambleas, mtines.
El comn denominador de los eventos mencionados, es el de actuar como escenarios
privilegiados en los cuales se vinculan las personas o las instituciones que ellas representan, se
articulan intereses comunes y se produce un intercambio de informacin y conocimientos. La
gran mayora de esos eventos sirve para poner en contacto a personas que residen dentro de
un mismo pas; sin embargo, algunos autores hacen una divisin de los eventos segn el
mbito geogrfico que abarca, por lo cual es posible hablar de eventos locales, regionales,
nacionales, mundiales e internacionales.
A pesar de la diferencia en cuanto al objetivo que se persigue, los elementos bsicos para
organizar, planificar y desarrollar los eventos son similares. Por ello, salvo casos especiales y
sujetos a los ajustes de rigor, se podrn aplicar indistintamente las tcnicas que expondremos
en los prximos captulos.
La razn de ser del evento, la justificacin del mismo, es la primera condicin que debe tenerse
en cuenta a la hora de acordar su realizacin. Y aunque a primera vista pareciera fcil decidir
sobre la conveniencia de la realizacin del evento, en la prctica esto no resulta tan sencillo, lo
que ayuda a explicar el porqu de tantos fracasos en esta materia. No slo son muy variados
los tipos de eventos, tambin lo son los tipos de instituciones y las motivaciones esenciales de
stas. El "secreto" del xito de un evento est en saber conciliar las caractersticas y modos de
operacin de estas ltimas con los propsitos y objetivos que la(s) institucin(es) se plantee(n)
mediante su realizacin. A estos fines el punto clave consiste en determinar el objetivo real
que nos motiva a organizar el evento.






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TIPOS DE EVENTOS (TERMINOLOGA)
Como hemos sealado ya, quizs el rasgo ms llamativo de los eventos sea su diversidad de
formas. Esto se debe a que es una prctica social sujeta a cambios continuos que permiten
incorporar innovaciones en su manera de operar y elevar la eficacia de sus fines. Por ello,
mientras que la organizacin de congresos y otras reuniones fue ayer una forma
predominante, hoy ya no lo es. Esto ayuda tambin a explicar por qu no se dispone de
definiciones unvocas de estos eventos. Las que ofrecemos a continuacin tienen un sentido
convencional, pero no universal, resumiendo diferentes fuentes de informacin.
Congreso
En esta actividad, se suelen reunir cientos e incluso miles de personas pertenecientes a un
grupo cientfico, cultural, religioso, etc. (que no se congregan habitualmente) para informarse
y/o deliberar sobre algn tema en especfico. Un congreso suele durar de tres a siete das
segn la amplitud del programa, lapso en el cual se desarrollan mltiples actividades, en forma
simultnea en la mayora de los casos, tales como conferencias, mesas redondas, talleres,
foros, sesiones de trabajos libres. Los congresos mundiales o internacionales suelen realizarse
cada dos aos y en algunas ocasiones cada ao, los congresos nacionales suelen ser anuales.
Tanto la fecha de realizacin de este tipo de evento como el tema del mismo suelen fijarse con
un mnimo de anticipacin.
Jornada
Es una reunin de mucho menor envergadura y menos formal que un congreso. Se trata de
desarrollar en uno o ms das un tema monogrfico.
Convencin
Es una reunin formal, con carcter de asamblea, generalmente de personas pertenecientes a
grupos sociales, polticos, econmicos o empresariales, destinada a suministrar informacin
sobre una situacin particular, intercambiar ideas, dar a conocer nuevos sistemas o mtodos
de trabajo, hacer pblico algn proceso, mtodo o sistema productivo innovador o
revolucionario, ofrecer un nuevo producto al mercado y/o solucionar problemas especficos.
Su duracin se establece de acuerdo a los objetivos que persigue.
Seminario
Tiene por objeto la investigacin o estudio intensivo de un tema en reuniones de trabajo
debidamente planificadas. Es muy importante que los miembros (suele ser un grupo reducido)
tengan intereses comunes en cuanto al tema y un similar nivel de conocimientos. El desarrollo
del tema exige la bsqueda o investigacin en diferentes fuentes, las actividades son
planificadas en la primera sesin, los resultados y conclusiones son responsabilidad de todo el
grupo. Al final se hace una sesin de resumen y evaluacin del trabajo realizado. La duracin
del seminario puede ser de varios das.

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Simposio
Es un tipo de reunin en donde un equipo de expertos, en nmero reducido y de forma
sucesiva, explica a la audiencia aspectos de un tema por 15 o 20 minutos cada uno. En los
simposios se suele participar por expresa invitacin de los organizadores. Las opiniones de los
expertos pueden ser coincidentes o no, lo importante es que el contraste de ideas permita
enriquecer el dominio de la temtica abordada. Corrientemente, los participantes pueden
hacer preguntas que los expositores deberan responder, pudiendo intervenir nuevamente
para hacer aclaratorias, comentarios, agregar algo, hacer preguntas entre s, sin dar lugar a
discusiones. Finalizadas las exposiciones e intervenciones de los asistentes, el coordinador del
evento hace un resumen o sntesis de las principales ideas expuestas y de las conclusiones ms
relevantes.
Mesa redonda
Un grupo de expertos expone de forma sucesiva sus puntos de vista divergentes o
contradictorios sobre un mismo tema, la confrontacin de puntos de vista permitir al
auditorio obtener una informacin ms amplia. El coordinador abre la sesin, fija las pautas de
tiempo para cada expositor y una vez finalizadas las exposiciones efecta un breve resumen de
las ideas principales expuestas por cada uno de ellos, as como un resumen general, luego se
invita al auditorio a efectuar preguntas. En este tipo de evento la figura del coordinador es
muy importante, debe ser un experto en el tema, poseer dominio de grupo y ser totalmente
imparcial. Este tipo de evento suele ser muy utilizado en medios como la televisin, donde
resaltan su valor y utilidad en la discusin de temas de gran inters pblico.
Panel
Varios expertos discuten un tema en forma de dilogo o conversacin ante una audiencia de
tamao variado. Es una tcnica ms informal y flexible, ya que de lo que se trata es de
conversar y debatir entre s el tema. Se caracteriza por la espontaneidad y el dinamismo. En
este tipo de evento el coordinador tiene una tarea muy importante, ya que debe intervenir
para efectuar preguntas, orientar el dilogo hacia aspectos no tratados y centrar la
conversacin cuando se desva. Unos minutos antes de terminar el dilogo, el coordinador
invita a los miembros a que hagan un resumen breve de sus ideas e invita al auditorio a
formular preguntas o intercambiar ideas. Por ltimo, el coordinador destaca las conclusiones
ms importantes de la reunin.
Foro
Es una reunin pblica informal, que se acomete sin poseer estructurado y preestablecido un
orden del da; no hay lmites en cuanto a la participacin, su objetivo es el de ofrecer a todos
los asistentes una tribuna libre sobre un tema de inters comn, se permite la expresin
abierta de ideas y opiniones. Un buen coordinador es fundamental para este tipo de actividad,
pues debe controlar la participacin espontnea, imprevista, heterognea de un pblico a
veces numeroso y desconocido. A travs del foro se pueden obtener las opiniones del grupo
acerca de un problema, hecho o actividad, llegar a ciertas conclusiones generales y establecer
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los diversos enfoques que pueden darse a un mismo hecho o tema. Un foro incrementa la
formacin de los participantes a travs de aportes mltiples.
Coloquio
Es una reunin semiformal constituida por un grupo de especialistas de reconocida trayectoria
y que tiene por fin analizar e intercambiar ideas sobre un tema de mutuo inters.
Taller
Son reuniones formativas de trabajo prctico o manual, se vale de la combinacin de tcnicas
didcticas que propician el conocimiento a travs de la accin. En un taller todos los
participantes son activos contando casi siempre con un instructor que los dirige. Un taller es
una actividad puntual y limitada en el tiempo sobre un tema concreto.
Curso
Su caracterstica principal es ser una actividad netamente didctica, tiene un programa
preestablecido que debe ser desarrollado en su totalidad en el tiempo programado, los
participantes son dirigidos por un facilitador o instructor.
Reunin
Es un trmino general que se da cuando se junta un nmero de personas a fin de tratar
aspectos de inters de un grupo de trabajo o para programar una actividad.
Teleconferencia y videoconferencia
Son reuniones a larga distancia, que gracias a los avances tecnolgicos permiten que expertos
situados en diferentes lugares y sin desplazarse puedan a travs de la lnea telefnica ofrecer
su opinin o punto de vista, o impartir, una conferencia o un curso. A diferencia de la
teleconferencia, las video conferencias van acompaadas de imgenes. Esta modalidad
permite tambin el intercambio de ideas entre el pblico y el expositor y la formulacin de
preguntas. Esto significa adems que, por estar el expositor o conferenciante en cualquier
parte del mundo, se produce un ahorro muy sustancial de tiempo y dinero.
Charlas
Reunin informal de varias personas, en donde un experto conversa sobre un tema en
particular.
Conferencia
Es una tcnica expositiva centrada en el instructor y orientada a proporcionar de una manera
sistemtica informacin o contenidos tericos, generalmente de carcter especializado, a un
pblico de dimensiones variadas. El conferenciante, previamente, debe considerar aspectos
tales como el tiempo de duracin, el tema a desarrollar y la justificacin 'del mismo. La
conferencia debe ser estructurada en tres partes: una introduccin al tema, el desarrollo del
mismo apoyado con ejemplos, demostraciones e ilustraciones, y para concluir se debe hacer
una sntesis de lo expuesto. Luego se abre un perodo de preguntas y respuestas.
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Asamblea
Reunin general y formal de una asociacin, un club, una organizacin o compaa cuya
finalidad es la de decidir sobre polticas a seguir, elegir comits, aprobar balances,
presupuestos. La asamblea usualmente sigue ciertas reglas de procedimientos. Su frecuencia,
as como la hora y el lugar se establecen segn la necesidad.
Briefing
Reunin muy corta con la finalidad de impartir nuevos lineamientos a seguir o dar a conocer
alguna informacin a un grupo de trabajo.
Exposicin
Es una actividad en la cual se muestran productos y/o servicios, adems converge el dilogo de
informal a formal con la visualizacin. Hay diferentes tipos de exposicin segn la duracin de
las mismas: permanentes, temporales y ambulantes. Las exposiciones son un excelente medio
de comunicacin social y un punto clave de la promocin y divulgacin bien de una empresa o
de un producto especfico. La mayora de las exposiciones no estn orientadas a materializar
ventas concretas de los productos o servicios expuestos o divulgados en ellas, y cuando esto
ocurre y se cierra el negocio el comprador recibe el producto en fecha posterior a la misma. Es
una actividad muy importante para establecer contactos.
Feria
Son exposiciones de productos y/o servicios de una actividad seleccionada, con el fin de
promocionada y comercializada. A diferencia de las exposiciones, en las ferias el participante o
visitante pueden adquirir y llevar consigo los productos en venta.
Festival
Esta modalidad de evento se utiliza con el fin de promover una cierta actividad; algunos
ejemplos son los festivales de la cancin, los gastronmicos, de cine, teatro, etc. Suelen ser
abiertos al pblico y congregar gran cantidad de personas.
Concurso
Se trata de una actividad para estimular la participacin de un pblico especfico. Como primer
paso a seguir, hay que crear un reglamento y designar un jurado calificador.
Viajes de incentivo
Es una modalidad de viajes que ofrece una organizacin o una empresa y que puede tener una
de estas dos finalidades: premiar a un empleado o a un grupo de empleados por un esfuerzo
especial de trabajo o inducidos a que hagan un esfuerzo adicional.



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Viajes de familiarizacin (Fam. trip)
Un hotel, un complejo turstico, un centro de congresos o lneas areas invitan a operadores
de turismo, agencias de viajes o empresas organizadoras de eventos a distintas actividades y
encuentros, con la finalidad de promocionar el lugar y los servicios.
Fiestas
Son actos sociales cuya finalidad esencial es celebrar algo. Su razn de ser es la creencia
generalizada de que "siempre hay algo que celebrar". Tienen un gran valor porque muchas
veces se conocen nuevas personas o se retorna el contacto con amigos o familiares que haca
algn tiempo no veamos. A travs de ellas se formulan nuevos proyectos, ocurren cosas
inusuales, divertidas y constructivas.




















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Captulo II

Actividades principales Los comits
Seleccin de fecha y lugar El programa

El xito de cualquier actividad depende de las personas que en ella intervienen y de las
circunstancias en las cuales se lleva a cabo. Sin embargo, puede afirmarse que en lo esencial
ese xito se logra cuando hay una planificacin. Planificar implica realizar acciones
estableciendo dnde se est y adnde se quiere llegar, por lo que es muy importante
determinar entonces el objetivo que queremos obtener del evento a organizar.
El objetivo de la reunin es clave, ya que l constituye el hilo conductor que une a todos los
participantes. Un evento bien dirigido y organizado, pero sin un objetivo comn compartido
por los asistentes, conduce a una serie de inconvenientes y conflictos que seguramente
terminarn en fracaso. Esto es cierto incluso en reuniones de carcter poltico, sindical o
religioso, en muchas de las cuales puede parecer a primera vista que predominan los intereses
contrapuestos. Sin embargo, examinadas a fondo, es siempre posible observar en ellas
objetivos comunes, compartidos por el colectivo de participantes.
Realizar un evento implica considerar de manera explcita un conjunto de elementos
relacionados directamente con la naturaleza y caractersticas del mismo, o dar respuesta
concreta a interrogantes planteados por esos elementos. Entre los aspectos a tomar en cuenta
tenemos:

El ente organizador o patrocinador:
Importancia de las instituciones en el medio.
Influencia econmica, cultural, cientfica o poltica.

La temtica del evento:
Importancia econmica, acadmica, social, cientfica, etc.
Novedad del tema.

Los objetivos:
Especficos o generales.
Duraderos o circunstanciales.

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Los expositores o ponentes:
Nivel de conocimientos o experiencia.
Reconocimiento e influencia tcnica, social y poltica.

Los participantes:
Inters en el tema.
Nivel de conocimientos.
Caractersticas socioculturales.

Lugar o ambiente de trabajo del evento:
Pas.
Localidad.
Tipo de instalacin.

Duracin y fecha del evento:
Das, semana, mes.
Perodos vacacionales o de labor.

Costos:
Montos presupuestados.
Descuentos especiales.

Los eventos deben planificarse con suficiente antelacin para su buen desarrollo. A veces es
imposible una buena planificacin por falta de tiempo y habr que abordarlo de la mejor
manera posible, reemplazando formulas idneas por otras sustitutivas. Cuanto ms compleja
sea la reunin ms tiempo se necesita para su preparacin. Un estudio de tiempos para el
comienzo de la preparacin har que el evento llegue a buen trmino. Hay que tener en
cuenta el tiempo que se tarda en cada uno de los pasos a seguir, procurando contemplar los
mrgenes suficientes para los imprevistos que puedan surgir.



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El comit organizador
Es sin duda una etapa determinante la escogencia de las personas que ocuparn puestos en
un comit. Las personas deben conocer los objetivos y metas de la reunin y con base en esos
propsitos coordinar sus acciones en forma positiva y constructiva. Un comit organizador
debe estar integrado como mnimo por cinco personas: un presidente, un vicepresidente, un
secretario, un tesorero y un vocal. La presidencia es ocupada, generalmente, por el ms alto
ejecutivo de una empresa, de una asociacin, el gerente de una compaa o el secretario
ejecutivo de una institucin acadmica, segn los casos. Debe ser una persona que goce de
mucho prestigio y credibilidad dentro de su cargo o especialidad.
Las personas que se escojan para formar parte de un comit organizador deben:
Estar personalmente motivados y entusiasmados. Tener un alto sentido de
responsabilidad.
Ser personas creativas.
Tener el tiempo suficiente para dedicarlo a esta responsabilidad.

Presidente honorario
ste es un cargo honorfico que se asigna normalmente a alguna personalidad nacional o
extranjera, presidente de una institucin o asociacin. Generalmente se trata de una persona
de mucha categora y de renombre en el mbito social, poltico o cientfico, y que se hace
presente en la inauguracin del evento.
Principales actividades del comit organizador:
1. Disear la programacin estratgica del evento. Designar los miembros y las
respectivas funciones de los comits y subcomits.
2. Escoger el lugar y la fecha en que se realizar. Elaborar el programa general del
evento.
3. Hacer el organigrama general y el cronograma de todas las actividades.
4. Escoger a las asociaciones, empresas y/o personas que auspicien y patrocinen el
evento.
5. Elaborar el presupuesto general del evento y solicitar su aprobacin en los niveles
correspondientes.
6. Planificar las acciones a desarrollar para llevar a buen trmino la celebracin del
evento.
7. Mantener el seguimiento de las actividades desarrolladas por los comits.
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8. Convocar a los representantes de los comits a reuniones peridicas para evaluar los
resultados de las actividades desarrolladas.
9. Considerar y aprobar las sugerencias y recomendaciones de los comits.
10. Aprobar la incorporacin o desincorporacin de los miembros de los comits.
11. Definir la poltica del sector en el evento.
12. Definir los medios y la frecuencia de la promocin. Elaborar el presupuesto
preliminar y el definitivo. Mantener un control permanente sobre las finanzas. Preparar el
informe final y las recomendaciones, una vez concluido el evento.
Durante la etapa de planificacin se establecen claramente los objetivos y el plan general de
trabajo del evento a organizar. La evaluacin de los objetivos y planes incluye una serie de
acciones primarias. Con la separacin, clasificacin y agrupacin de acciones se inicia la
primera etapa de la divisin de funciones.
La divisin, clasificacin y agrupacin de funciones estn sujetas a una serie de factores, tales
como: el objetivo y la complejidad del evento, la cantidad de participantes, el programa
general, los recursos humanos y econmicos con que se cuenta, entre otros. :
El presidente del comit organizador, en el plazo ms breve, debe convocar a su primera
reunin con el objeto de proceder a constituir los dems comits. A travs de estas
subdivisiones o comits lo que se hace es asignar responsabilidades, claro est que ste no es
un nico modelo a seguir, ya que en algunas ocasiones slo tres o cuatro personas hacen todo
el trabajo de organizacin y coordinacin. Las siguientes son las funciones que generalmente
se les asignan a los comits.

Comit de programa
Este comit presta apoyo al comit organizador en todo lo concerniente a la estructuracin del
programa general del evento. Entre sus principales funciones tenemos:
1. Preparar un cronograma de actividades, estableciendo fechas topes.
2. Estructurar el programa tcnico:
3. Escoger los temas a tratar y las actividades a realizar. Seleccionar a los
conferenciantes y/o ponentes. Seleccionar coordinadores de actividades.
4. Elaborar las bases para la presentacin de trabajos. Establecer los mecanismos para
la preseleccin y hacer la seleccin final de los trabajos.
5. Enviar las cartas de invitacin y de confirmacin. Solicitar con antelacin las
ponencias y los trabajos, as como un breve curriculum vitae y una fotografa de los ponentes e
invitados especiales.
18

6. Entregar las ponencias y trabajos al comit organizador dentro del plazo establecido
para su reproduccin y distribucin.
7. Estructurar el programa social. Elaborar el programa de acompaantes.
8. Fijar fechas de reuniones peridicas con el fin de revisar las actividades ejecutadas y
programar acciones pendientes.
9. Mantener informado al comit organizador a travs de reuniones peridicas.

Comit de finanzas
Para la ejecucin de todo evento se requieren recursos econmicos y saber cmo distribuidos
de acuerdo a las prioridades del objetivo escogido. Dentro de las funciones de este comit
estn:
1. Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo. Buscar los recursos econmicos
que sean necesarios. Abrir las cuentas bancarias.
2. Mantener reuniones peridicas con el comit organizador.
3. Establecer las prioridades de los gastos. Efectuar los pagos.
4. Llevar el balance detallado de los gastos efectuados.

Comit de apoyo y/o de servicios generales
Este comit debe prestar apoyo permanente al comit organizador en todo lo referente a la
planificacin y logstica de las actividades relacionadas con la celebracin del evento. Entre sus
principales funciones estn:
1. Reservacin del centro de convenciones. Montaje de los salones.
2. Alquiler del equipo de sonido.
3. Alquiler de todos los equipos audiovisuales. Grabacin de los discursos.
4. Reproduccin del material.
5. Disponibilidad de plataformas, andamios, tablones, etc. Organizacin y contratacin
del personal tcnico. Alquiler de materiales.

Comit de promocin y relaciones pblicas Diseo y elaboracin del logotipo.
1. Diseo y elaboracin del afiche, los programas, folletos, papelera especial,
invitaciones, distintivos, todo lo relacionado con impresos.
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2. Promocin interna y externa.
3. Diseo y elaboracin de las pancartas.
4. Diseo y compra de todo el material promocional. Planificacin. y coordinacin del
protocolo. Coordinacin de informacin y entrevistas con los medios de comunicacin.
5. Coordinar los programas especiales para el comit organizador, los conferenciantes
e invitados especiales. Redaccin y/o revisin de los discursos de inauguracin y clausura.

6. Seleccionar y adiestrar el personal especializado que trabajar durante el evento.
7. Coordinar la entrega del material de inscripcin. Elaborar los instructivos.
8. Coordinar los actos de inauguracin y clausura. Escoger los obsequios a repartir.


Comit de transporte
1. Coordinacin general de todo lo referente al transporte areo, terrestre y martimo.
2. Coordinar la llegada y salida de los delegados e invitados en los terminales.
3. Coordinar los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.

Comit de seguridad
1. Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como de
los delegados y o participantes.
2. Vigilancia de las instalaciones y de los equipos hasta su reintegro a la empresa o a
los prestatarios de los servicios.
3. Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de prevencin de incendios.
4. Coordinar los servicios de ambulancia y primeros auxilios.

Comit de recepcin
1. Funciona como el anfitrin. Es el responsable de dar la bienvenida a todos los
participantes.
2. Recibir a los invitados especiales.
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3. Brindar toda la informacin tanto de las actividades del evento como otra que sea
requerida por los delegados e invitados.

Comit de registro
1. Coordinar todo lo referente a la inscripcin. Disear las planillas de inscripcin.
Entregar el material.
2. Suministrar informacin.

Comit de alojamiento
1. Seleccionar las diferentes alternativas de hospedaje. Contratar los servicios de
alojamiento.
2. Distribuir las habitaciones.
3. Asignar habitaciones a los invitados especiales.

Comit de alimentos y bebidas
1. Seleccionar todo lo concerniente a alimentos y bebidas: desayunos, almuerzos,
cenas, refrigerio s, etc. Organizar los horarios.
2. Seleccionar el men.

Comit de damas
1. Coordinar el programa de acompaantes.
2. Cooperar en la recepcin y despedida de los invitados y participantes.
3. Solicitar obsequios y donaciones. Colaborar en la decoracin.
4. Ayudar en la organizacin del programa social.

Organizadores profesionales de eventos
Segn sea el tamao del evento, no slo en cantidad de personas sino tambin en cuanto a
complejidad, se hace. Indispensable contratar los servicios de una empresa o una persona
organizadora profesional de eventos que se encargar de la coordinacin general del mismo.
21

La organizacin de eventos como profesin est reconocida mundialmente por distintas
asociaciones. Entre las principales organizaciones de este tipo podemos mencionar la
International Asociation Professional Congress Organizer (lAPCO) y la International Congress
and Conferences Asociaton (lCCA). En Venezuela existe la Asociacin Venezolana de
Organizadores de Congresos y Afines (AVOCA). A los organizadores profesionales se les
denomina Professional Conferences Organizas (PCO), Organizadores Profesionales de
Reuniones (OPR) o Meetings Plannen (MP) (en el Anexo N 3 de este libro se ofrece una lista
de las principales asociaciones que operan en el sector).
Cuando un comit organizador solicita los servicios profesionales para la organizacin de su
evento, es recomendable que se evalen las diferentes alternativas de la oferta y que se
escojan personas u empresas de reconocida trayectoria tanto en el mbito nacional como
internacional, o bien que pertenezcan a alguna de las asociaciones anteriormente
mencionadas, ya que en los ltimos aos personas con vagos conocimientos en la materia se
venden como expertos. La seleccin de la empresa responsable de la planificacin gestin del
evento es, sin ninguna duda, una tarea exigente que obliga a tomar en cuenta numerosos
elementos o factores que tienen que ver con el xito del mismo.
Por su parte, cuando se decide contratar para esas tareas a un organizador profesional,
conviene tener presente que ste no puede ser cualquier profesional, ya que se requiere de
una persona muy organizada y ordenada, eficiente, responsable, que posea tambin mucha
imaginacin, previsin, paciencia, flexibilidad, buen humor, cortesa, mucha energa,
adaptabilidad, conocimiento de idiomas y condiciones fsicas ptimas. No se puede olvidar que
la organizacin y realizacin exitosa de un evento son una tarea altamente exigente tanto en el
plano fsico como en el psicolgico.
El grfico 1 muestra la estructura de actividades de la industria de los congresos. Como es fcil
de ver, ella pone de relieve el carcter diferenciado de sus principales actividades y actores, lo
que indica que se caracteriza por poseer un amplio esquema de divisin del trabajo. La
importancia de las actividades, las funciones y el papel de los diferentes actores es variable, sin
embargo todos deben confluir operacionalmente para poder garantizar el xito de la reunin.

22



CUNDO, CMO, DNDE
Seleccin de la fecha
La escogencia de la fecha a efectuar nuestro evento es de una importancia vital, en este
sentido se debe tener en cuenta:
1. Si hay suficiente margen de tiempo para la organizacin requerida.
2. Evitar coincidencia de fechas con otras actividades similares o de la misma
especialidad.
3. Cerciorarse de que no haya conflicto con las fechas de celebraciones religiosas,
fiestas nacionales o regionales. Si coincide con las tradicionalmente utilizadas en el pasado, en
caso de un evento que se repita.
4. Las condiciones climatolgicas.
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5. Ventajas en cuanto a las temporadas tursticas: alta y baja.
6. Horario y frecuencia de los transportes (aviones, barcos, ferries, trenes, autobuses).
7. Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de sta.
8. Si se trata de un evento de tipo acadmico deben examinarse las fechas que
corresponden a los finales de trimestres o semestres universitarios, de aquellos centros a los
que pertenecen personas que se desea invitar a participar, revisar tambin las fechas de los
exmenes.
Seleccin del nombre
Escoger un nombre es de vital importancia: debe ser corto y llamativo pero tambin adecuado
al objetivo que se persigue. Adems, conviene ubicarlo en el contexto local, regional, nacional,
internacional, por ejemplo: del Caribe, panamericano, mundial, etc.
Seleccin del lugar o sede
Escoger el lugar o sede del evento es muy importante y no debe ser decidido a la ligera o por
simple gusto. El entorno fsico puede facilitar o inhibir las actividades programadas. Al elegir
dnde realizar nuestro evento, debemos tomar en consideracin los siguientes aspectos:
1. El lugar geogrfico (pas, ciudad).
2. El lugar fsico o las instalaciones donde se llevar a cabo: centro de convenciones,
hoteles, instituciones educativas, agencias de festejos, instalaciones deportivas, etc. A estos
fines se debe efectuar un anlisis de las necesidades requeridas.
3. Facilidad de acceso al lugar y a las instalaciones. Facilidades de estacionamiento.
4. Comodidad para los usuarios.
5. Servicios que presta.
6. Los equipos que posee.
7. Los costos.
En la mayora de los pases cuando se decide hacer un evento se evalan las diferentes
alternativas de lugares donde hacerlo, hasta conseguir el sitio que preste todos los servicios y
que se adapte a los requerimientos. En Venezuela, la mayora de los eventos suelen realizarse
en hoteles; en menor medida se hace uso de instalaciones universitarias o centros ad-hoc
(como es el caso del Parque Central, en Caracas). Recientemente se inaugur el Palacio de
Eventos ubicado en Maracaibo, estado Zulia, y desde hace aproximadamente tres aos se
encuentra operando una parte del Centro de Convenciones de la ciudad de Mrida.
Hay otros factores que son importantes sealar al momento de escoger una sede
internacional, y surgen muchos interrogantes tales como: Podrn todos los delegados e
invitados obtener el visado?
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Si se requiere de mucha promocin
Resulta accesible el sitio seleccionado para los medios de comunicacin nacionales e
internacionales?
Cuenta con los medios apropiados para la transmisin de noticias? Recibir el apoyo
local que requiere?
La variedad en eventos y sus particularidades hace que la sede que es ideal para una reunin
no lo sea para otra. No hay sede que sea perfecta para todo tipo de reuniones.

EL PROGRAMA
El diseo del programa
El diseo del programa es la base del evento. Si ha sido bien estructurado y cumple con los
objetivos trazados, entonces nuestra reunin ser un xito; de no ser as, desafortunadamente
no llenar las expectativas y puede provocar frustraciones o fracasos.
Corrientemente los eventos de mayor trascendencia comprenden tres tipos principales de
sesiones, lo que da lugar a varios programas particulares:
1. Programa tcnico o cientfico. Programa social.
2. Programa para acompaantes. Visitas tcnicas.
3. Programa turstico.
La combinacin equilibrada de estos elementos es de mxima importancia, siendo clave para
garantizar el xito de la reunin.
Programa tcnico o cientfico
El diseo del programa tcnico de un evento requiere de mucho conocimiento del tema, as
como de una serie de componentes que da la experiencia. Disear un excelente programa,
definir con precisin el tema bsico del evento, escoger unos extraordinarios conferenciantes,
determinar el nmero de sesiones, designando sus respectivos presidentes y moderadores, no
son tareas fciles.
El comit de programa tiene bajo su responsabilidad el diseo y la estructuracin del mismo,
por lo que debe de antemano conocer y estar muy claro en el objetivo principal, a fin de poder
seleccionar los temas adecuados y cubrir las expectativas que tienen los participantes.
No existe una nica definicin del programa tcnico ni un solo tipo de comit de programa. En
funcin del objetivo del evento y de otras consideraciones importantes, son muchas las vas a
travs de las cuales se llega a la definicin o formulacin ms adecuada de ese programa, as
como a la conformacin del comit que tendr a su cargo las tareas contempladas. En todo
caso, lo que s es imprescindible es que las personas que integren el comit, en especial el
25

presidente del mismo y los moderadores y relatores, sean individuos que tengan autoridad
profesional en su especialidad. Esto es muy importante porque a menudo es necesario
dirigirse a personal experto, que puede o no ser miembro de la asociacin que convoca el
evento, solicitndole formalmente su colaboracin profesional (ponencias, papers,
comentarios por escrito, etc.) y esto se ve facilitado por la calidad y el reconocimiento
acadmico o profesional de los miembros del comit.
Al estructurar y dar forma al programa conviene tener en cuenta los siguientes criterios:
1. Abarcar temas muy puntuales.
2. Las sesiones de trabajo no deben tener una duracin superior a las dos horas y
media o tres, con el consiguiente descanso.
3. Seleccionar buenos conferenciantes y excelentes moderadores.
4. Si el evento tiene una duracin de cinco o ms das, y sesiones previstas tanto en la
maana como en la tarde, es aconsejable dar medio da libre.
5. Se debe fijar el horario teniendo en cuenta las costumbres del lugar, as como las
condiciones climatolgicas.
6. Es muy importante el dinamismo que se le imprima al programa, cuando se trata de
actividades muy largas, tanto en das como en horas, se recomienda alternar diferentes
tcnicas.
7. La puntualidad es muy importante, se debe comenzar a la hora estimada y se debe
concluir, de igual manera, a la hora pautada.
8. Dejar libre el tiempo necesario para un descanso y poder tomar un refrigerio, hacer
llamadas telefnicas o simplemente compartir.
9. Si se planifican actividades consecutivas o simultneas, y hay que ir de una sala a la
otra, se recomienda pautar el tiempo suficiente para el traslado.
10. No estructurar muchas sesiones simultneas, ya que se crea confusin entre los
delegados, se hace difcil escoger a cul asistir (especialmente si todas las sesiones son muy
interesantes). Despus de los almuerzos las actividades deben ser muy dinmicas,
preferiblemente interactivas.
11. Si la actividad dura varios das, no se debe programar la actuacin de todos los
conferenciantes "estrella" en un solo da y mucho menos en actividades simultneas.
De igual modo conviene tener presente que la relacin de intercambio entre los expositores y
su audiencia es crtica para el aprendizaje de los conocimientos impartidos en el evento. En
este sentido la Dra. Sara R. Torrence, experta en organizacin de eventos, cita, en su libro How
to Run Seientifie and Ieehnieal Meetings, las siguientes estadsticas que indican el porcentaje
diferencial de captacin audiovisual de las personas, segn el tipo de actividad que realizan al
asistir a congresos, charlas o seminarios:
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ACTIVIDAD % DE CAPTACION
Or solamente 10
Ver solamente 30
Or y ver 50
Or, ver y hablar 70
Or, ver, hablar y hacer 90
Lo que esta informacin pone de relieve es que si los organizadores de eventos desean
realmente que la audiencia aprenda, retenga informacin y acte en funcin de lo que ha
aprendido en la reunin es recomendable, entonces, combinar actividades cognoscitivas, no
concentrndose en una o dos de ellas.
Las sesiones de apertura y clausura son muy importantes, razn por la cual siempre es
conveniente organizarlas del modo ms memorable posible. Por ello, a los fines de hacerlas
impactantes no deben ser muy prolongadas, sino ms bien cortas (de no ms de dos horas de
duracin).

Se deben enviar las cartas de invitacin a cada expositor, explicando con mucha claridad:
1. El tema sugerido a tratar.
2. La fecha, el lugar y la hora en que va a hacer la presentacin.
3. Tiempo a utilizar.
4. Tipo de auditorio al que se va a dirigir. Trminos en los cuales se hace la invitacin.

Es tambin muy importante enviar el esquema preliminar del programa, as como indicar
cules otros temas y ponentes se han seleccionado. Tambin se debe informar cules
organismos o asociaciones estn auspiciando y patrocinando el evento.
Luego que los expositores y/o ponentes aceptan su participacin se procede a enviar otra
carta de confirmacin, en la que se les informar de otros detalles, tales como si se requiere
pasaporte, visa, vacunas o de algn permiso especial, tambin se les notificar la fecha lmite
para que enve la ponencia o algn material que deba distribuirse. Igualmente, se le solicitar
un breve curriculum vitae y fotografa si es necesario. Es til y conveniente que el comit
organizador mantenga una constante comunicacin con los ponentes.
El invitado y/o ponente deber solicitar, con antelacin y por escrito, informacin sobre todos
los requerimientos: equipos audiovisuales, transporte, alojamiento, alimentacin, etc., para l
y sus acompaantes. Deber informar, adems, si requiere algn tipo de seguridad.
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Cuando el comit organizador asume el pago de los gastos de transporte y alojamiento de los
ponentes, debe informarles con mucha claridad las condiciones de los mismos: lugar donde
debe retirar los boletos y hotel en el cual se hospedar; y si tambin se incluyen las comidas o
bien se le van a entregar viticos al llegar. En caso de honorarios profesionales: la cantidad a
cancelar, en qu tipo de moneda y de qu manera se va a efectuar el pago.

El moderador
Es bastante frecuente que la funcin o papel del moderador, coordinador y/o presentador en
los eventos, no se tome con la debida seriedad. De all que muchas veces no se le da
importancia a la formacin profesional de la persona que se escoge, porque se tiene el mal
concepto que cualquiera puede cumplir ese rol. En eventos de cierta envergadura se requiere
que la persona sea un especialista en el tema que se va a tratar, que tenga buen timbre de voz,
buena diccin, seguridad de s mismo y sea una persona ecunime. En reuniones pequeas
generalmente esa funcin la asume la misma persona que convoca. En muchos cursos el
profesor puede actuar como moderador.
Las funciones del moderador son las siguientes:
1. Abrir la sesin.
2. Presentar a los ponentes.
3. Ceder la palabra a quien vaya a participar. Moderar el coloquio.
4. Invitar al receso y/o refrigerio.
5. Invitar a continuar las sesiones.
6. Cerrar la sesin.
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29



30

Programa social
Las actividades sociales de quienes intervienen directamente en congresos, convenciones,
seminarios, talleres, etc.; '0 de quienes los acompaan a estos eventos, han ido ganando
importancia progresivamente, al punto de que su organizacin requiere de dedicacin y
esfuerzos especiales. Por esta razn las actividades sociales deben contemplarse en el
presupuesto a objeto de garantizar su realizacin. En verdad, gran parte del xito de los
congresos, seminarios y jornadas dependen de una buena seleccin y organizacin del
programa social. ste est condicionado por el tipo de evento que se est organizando y el
propsito principal es lograr integrar en las reuniones o actos previstos a todos los delegados y
participantes, y a los acompaantes cuando los haya.

Esto contrasta con lo que ocurra en un pasado no tan remoto, cuando el programa social del
evento se limitaba a un gesto de bienvenida, hospitalidad o reconocimiento pblico a los
participantes, por ejemplo, una cena, un concierto, visitas a sitios histricos, etc. Por el
contrario, hoy en da el programa social es parte integral del evento, y tiene gran valor e
importancia, especialmente en lo relacionado con las relaciones interpersonales.
Para los responsables de elaborar el programa social son dos los factores clave a tener en
cuenta: la duracin del evento y el presupuesto de gastos. La influencia de la duracin del
evento se ejerce en dos sentidos: por una parte, mientras ms prolongado sea ste, mayor
ser la necesidad de disponer de un amplio programa social, como condicin para evitar fases
prolongadas de inactividad, e incluso de franco aburrimiento, entre los participantes y
acompaantes. Por otra parte, mientras ms dure el evento mayores sern las exigencias de
socializacin de quienes asisten al mismo, razn por la cual un buen organizador siempre
deber estar atento para prever el tipo de actividad social o de distraccin que permita
satisfacer esas exigencias.
A su vez, la incidencia del factor presupuestario sobre el diseo del programa social es clara, ya
que si los organizadores disponen de recursos financieros ser mucho ms 'fcil diversificar las
actividades contempladas en ese programa. Por el contrario, un presupuesto muy austero
limita fuertemente estas posibilidades. En el caso extremo, lo imperdonable sera no incluir en
el presupuesto general del evento un mnimo de recursos para atender actividades de tanta
importancia. Para evitar situaciones de este tipo, es muy corriente que el costo de los
programas sociales sea incluido en el costo de inscripcin del delegado, o bien, como se ha
hecho cada vez ms frecuente, que esos gastos sean patrocinados por una o varias empresas o
instituciones.
Cualquier actividad del programa social, en especial la de bienvenida o clausura, sea un coctel
de recepcin, una cena de gala o una noche tpica, debe ser organizada con mucha dedicacin,
pues conviene convertida en un evento grato que se recuerde por mucho tiempo.
Para cada reunin social a realizar se debe escoger el sitio ms adecuado. Generalmente el
brindis de bienvenida se suele hacer en el mismo lugar donde se desarrolla el evento o en el
hotel donde se encuentren alojados la mayora de los participantes. Otras actividades pueden
ser programadas en otros lugares.
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Al organizar el programa social se recomienda:
1. Escoger y reservar por escrito los salones, teatros, etc., con suficiente antelacin.
2. Seleccionar el rea para realizar los refrigerios. Enviar carta confirmando los
servicios solicitados, as como los costos y forma de pago.
3. Operar de igual modo para la contratacin de grupos musicales, cantantes,
orquestas, etc.
4. Cercano al evento, enviar carta confirmando la hora exacta y el lugar, as como
todos los servicios requeridos. Asegurar flexibilidad en los horarios.
5. Seleccionar adecuadamente las comidas y bebidas, y determinar el tipo de servicio
que se requiere. Conocer las costumbres alimentarias de los invitados especiales y
participantes.
6. Informar a los participantes sobre estas actividades, hora de comienzo y finalizacin
y el tipo de vestuario que debe llevar.
7. Elaborar y repartir las invitaciones.
8. Elaborar y vender las entradas en caso de que no estn incluidas en la cuota de
registro.
9. Cuidar con mucho esmero cada detalle en la organizacin de estos eventos.
Los tipos de eventos sociales ms frecuentes son:
Recepcin de bienvenida
Es un encuentro que, segn el caso, puede ser informal y realizarse la vspera del evento,
cuando ya estn abiertas las inscripciones de los delegados, o bien el mismo da en que se
inaugura e instala el evento. Su propsito es el de permitir a los participantes un primer
contacto con el personal de secretara, con los expositores y/o con los colegas participantes,
en especial con quienes vienen del exterior. sta es una actividad de mucha utilidad cuando se
trata de eventos internacionales, ya que ayuda al proceso de instalacin de los participantes,
permitindoles, de ser necesario, resolver problemas que pueden haber surgido con motivo
del traslado al pas sede. Casi siempre la recepcin de bienvenida incluye un buffet o un coctel.
E l evento cultural
Se ha convertido en una actividad casi obligada en los eventos con una duracin de tres a
cuatro das. Cuando el evento es de carcter internacional y generalmente participan personas
que hablan diferentes idiomas, conviene realizar una actividad que no implique ningn
problema en este sentido, por ejemplo, un concierto, un ballet o un espectculo musical. A los
fines de reducir los costos conviene que los organizadores lleguen a acuerdos operativos con
instituciones que, en el momento del evento, presenten este tipo de espectculo. En este caso
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es fcil conseguir descuentos importantes en los precios de las entradas, logrando que el
espectculo se presente con exclusividad a los participantes. Otro tipo de actividad cultural
que goza de mucha popularidad es la apertura nocturna de un museo, convenida con los
responsables de ste y con carcter de exclusividad para los participantes del evento.
Desayunos
Existen diferentes maneras de hacerlos, pueden ser tipo bujjet o servido especialmente. La
decisin que se adopte depender de la cantidad de personas que van a asistir y la hora de la
actividad programada despus del desayuno.
Refrigerios
A media maana y a mitad de la tarde se realiza un receso, se ofrece caf, t y jugos en ambas
ocasiones, con psteles salados en la maana y galletas o pasteles dulces en la tarde.
Almuerzos
Si hay dos horas o menos entre las sesiones de maana y tarde y no existen suficientes
restaurantes cercanos al sitio del evento para la cantidad de participantes, entonces lo ms
conveniente es contratar los almuerzos con casas especializadas. Naturalmente, el precio de
los mismos deber incluirse en la cuota de inscripcin. Esto permite economas de costo y
garantizar un mnimo de calidad en las comidas.
Tambin encontramos la modalidad almuerzo-conferencia: sta se utiliza
especialmente en eventos de poca duracin o cuando se invita a algn expositor afamado.

Suites de hospitalidad
Es comn que las empresas contraten este servicio al hotel, bien por un da o por todos los que
dure el evento, con el objetivo de invitar y atender a los delegados que les interesen o bien a
sus clientes. Una desventaja de este tipo de actividad es que se corre el riesgo de no saber
exactamente cuntas personas asistirn al mismo, ya que en ellos resulta sumamente difcil
controlar la asistencia.
Programa de acompaantes
Como un complemento, y a menudo como una extensin del programa social, se lleva a cabo
el llamado programa para acompaantes, el cual conlleva el diseo de un plan de actividades
orientadas a hacer lo ms grata posible la estancia de los familiares o amigos que suelen
acompaar a quienes participan en los eventos. Con esto los organizadores del evento
procuran reforzar el espritu de grupo y mantener la solidaridad y cohesin entre los
participantes. Algunas de las actividades contempladas en este tipo de programa tienen un
carcter prcticamente exclusivo para estos acompaantes, pues tienen lugar en horas en las
que el evento propiamente dicho se est realizando. Otras son compartidas con quienes tienen
un inters puntual en el evento en s.
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La naturaleza de las actividades contempladas en el programa para acompaantes suele ser
muy variada, sin embargo predominan las visitas guiadas a la ciudad donde se realiza el
evento, o a sitios de inters histrico o turstico situados en lugares cercanos a la ciudad sede.
Tambin suelen incluirse visitas a museos, galeras, centros comerciales, teatros, espectculos
musicales o artsticos y restaurantes de comida tpica.
En el caso de estas visitas, y con miras a evitar que se trate a los acompaantes como simples
turistas, conviene organizar las excursiones teniendo siempre en cuenta:
1. El tiempo que se tarda en ir y regresar a los lugares seleccionados.
2. La duracin de los paseos.
3. Se debe ser cuidadoso con todo lo relativo a la logstica de estos paseos, en
particular con los autobuses, conductores y guas.
4. Cuando asisten nios hay que planificar actividades relacionadas con su edad.
5. Analizar el promedio de las edades de los acompaantes para saber qu actividades
se pueden programar. La nacionalidad, o si es un evento nacional conocer el estado del que
proceden.
6. Tomar en cuenta si hay mayora de mujeres o de hombres entre los participantes.
7. Solicitar por escrito la visita a los lugares previstos. Adquirir previamente las
entradas.
8. Contratar salones y/o espacios si se requieren.
9. Enviar carta de confirmacin indicando con exactitud la fecha, hora y la cantidad de
personas que asistirn a esa actividad.
10. Determinar el tipo y cantidad de medios de transporte.
11. Designar el personal de guas de protocolo y tursticas que acompaarn a este
grupo.
12. En el lugar del evento prever un saln en donde se registren, se les haga entrega
del programa, puedan obtener informacin cada vez que lo requieran o bien puedan esperar al
delegado.
13. Prever obsequios.

Visitas tcnicas
En algunos eventos se organizan actividades de ndole tcnica relacionadas con el evento. As,
se planifican visitas a fbricas y/o establecimientos. Estas actividades suelen ser organizadas y
financiadas por empresas.
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Programa turstico
Dentro del marco del tema general que estamos tratando, el motivo turstico es un apndice
de la participacin en el evento, por lo que se suele aprovechar esta oportunidad para
planificar actividades de turismo en fecha previa o posterior al evento. Estos paseos son una
excelente oportunidad para mostrar las bellezas naturales y la cultura del lugar a delegados e
invitados, sitios de inters que muchas veces son desconocidos.
Se recomienda contratar los servicios de una agencia de viajes o una empresa especializada de
turismo, para que se puedan planificar los tours con antelacin y hacer las reservaciones de
todos los servicios requeridos.
Se debe enviar a los delegados toda la informacin detalladla y con suficiente tiempo de
anticipacin, de manera que estn en capacidad de tomar la mejor decisin.








Captulo III

Las cuatro fases de la organizacin
A. El espacio. El material impreso
B. La promocin. Los equipos
C. Los participantes. Preparacin del ambiente
D. Los recursos humanos

Todos los congresos, simposios u otros eventos, por grandes o pequeos, sencillos o complejos
que sean, deben organizarse con suficiente anticipacin para poder garantizar su buen
desarrollo. Como ocurre con casi todas las acciones humanas, el tiempo casi siempre es el
factor enemigo, y por ello se impone una adecuada planificacin de las diversas actividades
35

que el evento presupone. Cada organizador debe revisar con mucho detenimiento los pasos
que deben darse, pues no conviene comenzar demasiado pronto los preparativos, y mucho
menos demasiado tarde, de forma que no llegara a estar todo preparado en su debido
momento.
Desde luego que los perodos de preparacin dependen de la magnitud del evento, de la
cantidad de invitados y de la complejidad de la logstica.
La experiencia indica que en el caso de un evento inter nacional se requiere como mnimo de 1
ao, siendo el lar so ideal 2 aos. Si se tratara de eventos nacionales, se requiere de 8 meses a
1 ao, y si, por ejemplo, fuera una convencin de ventas de una gran empresa es necesario un
perodo de 3 a 4 meses.
Por otra parte, ciertos pasos son condicin previa de otros, por lo que deben estar completos
para comenzar el siguiente.


La organizacin de eventos se realiza en cuatro fases:
La primera fase se refiere a las mltiples actividades mencionadas en los captulos anteriores.
Una vez que surge la necesidad de realizar un evento, se conforma el comit organizador, se
selecciona el tipo de evento considerando el objetivo bsico del mismo, se le da un nombre, se
escoge una fecha, se comienza a estructurar el programa, se elige el lugar, se decide de qu
manera y quin va a realizar el trabajo de organizacin y coordinacin, se determina quin va a
auspiciar y patrocinar el evento y se formula el primer presupuesto.
La segunda fase es propiamente a la etapa de organizacin, planificacin y promocin. En ella
se determinan los aspectos fundamentales del evento, y culmina justo cuando se inician en
sentido prctico las actividades que lo definen. Como veremos luego, de esta etapa depende la
mayor parte del xito. Por ello es necesario planificar cuidadosamente cada paso y prever cada
detalle, procurando minimizar los imprevistos siempre presentes durante el desarrollo del
evento.
La tercera fase se inicia al comenzar el evento, es cuando se ejecutan todas las actividades
programadas y planificadas en la etapa anterior y las propias del momento de la realizacin del
mismo. Es aqu donde se comprueba si el trabajo realizado. durante das, meses o aos de
organizacin ha sido realmente efectivo. Es una etapa de mucho riesgo que debe tratar de
excluir, o cuando menos minimizar, todo elemento de improvisacin. Cada paso, cada
actividad, cada detalle, deben estar totalmente bajo control.
La cuarta fase tiene que ver con la finalizacin del evento y se denomina postevento. En esta
fase se desarrollan las siguientes actividades:
a. La cancelacin de pagos pendientes a proveedores, personal y cierre de cuentas con
el centro de convenciones.
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b. Agradecimientos: es algo inexcusable, por parte de los organizadores, no enviar una
carta o nota de cortesa a todas aquellas personas que hicieron posible que la reunin se
desarrollara conforme estaba previsto (auspiciantes, patrocinadores, ponentes, directivos del
centro de convenciones, entre otros).
c. Evaluacin: se debe evaluar el cumplimiento de objetivos, as como el lugar escogido
y el servicio prestado por parte de las empresas proveedoras. Conclusiones: toda reunin ha
de tener unas conclusiones que puedan reflejarse en un acta, en un informe, en un dossier,
una nota de prensa o un libro de inters general para los participantes o directivos de la
organizacin promotora.
d. Con el fin de planificar los tiempos requeridos por las actividades, se recomienda
utilizar algunas herramientas como es la grfica de Gantt que muestra de forma sencilla los
tiempos de realizacin, comienzo y terminacin de cada una de las tareas que conlleva la
organizacin del evento y sus interdependencias (ver grfico).

En este captulo trabajaremos bsicamente sobre la segunda y tercera de las fases
mencionadas, es decir sobre la planificacin, organizacin, promocin y gestin operacional de
los eventos. Explicaremos las actividades a realizar y los detalles a considerar a la hora de
tomar decisiones.




EL LUGAR DONDE SE DESARROLLAR LA ACTIVIDAD

Uno de los primeros interrogantes que deben responder los organizadores es
Dnde realizar el evento?
En algunos casos (dependiendo de los requerimientos de nuestro evento) tenemos un
sinnmero de espacios entre los cuales escoger, mientras que en otros se debe adaptar el
evento al espacio que ms se adecue. Generalmente escogemos entre: centros de
convenciones, hoteles, centros de adiestramiento, universidades, salones de agencias de
festejos, resorts, posadas, barcos, etc.
Una vez seleccionado el lugar 'que ms se adapta a las necesidades y/o requerimientos del
evento diseado, se efecta una reunin con los ejecutivos o encargados del centro de
convenciones, hotel o lugar escogido como sede del evento, en la cual se procede a
determinar todas las necesidades o requerimientos inherentes a su realizacin y que deben ser
satisfechos.
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A continuacin ofrecemos una lista que puede ayudar en esta tarea:
1. Ubicacin. Seguridad.
2. Capacidad de la(s) sala(s) de reunin plenaria o principal.
3. Adecuacin del espacio para el uso de equipos audiovisuales.
4. Salones para reuniones ms pequeas y simultneas.
5. Salas para presentacin de trabajos libres y/o posters. Salas para actividades
complementarias, tales como comit organizador, prensa, organizador (PCO: Professional
Congress Organizer), oficina para secretara tcnica (secretarias, fotocopiadora, reproduccin
de documentos), recepcin de audiovisuales, agencia de viajes o lnea area, banco y/o casa
de cambio. Confort de las sillas.
6. Altura del techo, tipo de lmparas. Iluminacin.
7. Ventilacin.
8. Ambientacin y decoracin. Flexibilidad.
9. Limpieza.
10. Insonorizacin.
11. Espacio para el rea de inscripciones, informacin, entrega de material.
12. rea para refrigerios.
13. Espacio para colocacin de cabinas de interpretacin simultnea y entrega de
audfonos.
14. Depsitos.
15. rea para exposicin.
16. Aire acondicionado y/o calefaccin. Rampas.
17. Ascensores.
18. Escaleras.
19. Estacionamiento.
20. Baos.
21. Telfonos.
22. Primeros auxilios.

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Luego de verificar los espacios necesarios, se debe enviar una comunicacin con el fin de
reservar cada rea en la fecha exacta en que se va a usar. En este primer acercamiento se trata
de prever con el mximo de precisin todas las necesidades que se han de satisfacer. Debe
estar claro, sin embargo, que a medida que se acerca la fecha de realizacin del evento se_ van
afinando detalles. Los congresos nacionales y/o internacionales en los cuales participan un
gran nmero de personas son los que requieren mayor espacio para funcionar, por esta razn
suele ser ilimitada la oferta de lugares adecuados. En cambio los eventos pequeos tienen
mayor nmero de opciones. De all que la experiencia, el profesionalismo y el ingenio del
organizador (PCO) sean muy importantes a la hora de escoger la sede.
Determinados y reservados los espacios se procede a firmar el contrato. Es muy importante
dejar muy bien especificados los espacios y en qu fecha se van a utilizar, as como su costo y
forma de pago.
Cercano al evento se suele enviar una carta confirmando todo lo contratado, solicitando los
servicios de limpieza, indicando las horas en que deben estar listos los salones, as como el
servicio permanente de agua. A los fines de evitar equvocos e inconvenientes, se anexan
planos especificando el tipo de montaje en cada rea, la distribucin del presdium, solicitud
de la ctedra (preferiblemente con luz), decoracin (en caso de que se requiera) bien con
plantas, flores o algn objeto.
Debe estar claro que equipar y preparar las salas de trabajo, y naturalmente disponer del
personal que garantice su operatividad, es una funcin a la cual no se puede restar
importancia. En relacin con esos preparativos es clave la determinacin del tipo de montaje
que mejor satisfaga las necesidades de las salas de trabajo y eventos sociales. Con el propsito
de ilustrar sobre modelos alternativos de montaje de las salas se anexan algunos de los
esquemas o modelos de mayor uso.
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EL MATERIAL IMPRESO
Bajo. este rengln se incluye un conjunto. importante y variado. de actividades y servicios que
deben ser satisfechos de la mejor manera.

El logotipo
Es usual que para cada evento se escoja una imagen grfica. Cuando el evento es promovido
por empresas, instiitucio.nes o. asociaciones se utiliza el logotipo que generalmente las
identifica. En cambio hay otras actividades en do.nde es necesario crear toda una imagen. Para
conseguir la imagen adecuada se sugiere contratar los servicios de empresas o. perso.nas
especializadas, aunque si hay suficiente tiempo. se puede programar un concurso. Lo
importante es que el logotipo sea llamativo y fcil de reproducir en cualquier material a
imprimir.
La papelera
Al disponer del logotipo se procede a disear la papelera que ser usada para todas las
actividades relacionadas con el evento. Bsicamente consta de papel tamao. carta y sobres.
El afiche o pster
Algunos eventos utilizan como material promocional los afiches. Si es as, es importante que
sean llamativos y ofrezcan una informacin bsica, tal como: quin organiza y auspicia el
evento, cundo y dnde se va a realizar y los nmeros de telfonos donde se pueda requerir
informacin adicional y/o realizar la inscripcin.
Programa preliminar
Es aquel que se elabora y distribuye en las primeras etapas de organizacin y promocin del
evento, contiene la informacin sin detalles, de carcter muy general sobre las actividades que
se van a desarrollar en el transcurso del mismo. Puede decirse que ofrece una vista
panormica del evento.
Planilla de inscripcin
Los formatos a elaborar suelen ser muy variados, sin embargo, los ms frecuentes se orientan
a obtener informacin del siguiente tipo:
1. Nombre completo de quien se registra. Organizacin, empresa, institucin o
compaa a la que pertenece.
2. Direccin completa.
3. Categora: si es invitado) conferenciante, delegado. El tipo de inscripcin que se
elige.
4. Acompaante.
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5. Fecha de llegada y salida. Medio que utiliza para llegar.
6. Seleccin de programas sociales y tursticos.

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Al recabar la informacin conviene siempre tener presente que lo mejor y ms conveniente es
adoptar un enfoque sencillo, evitando complicaciones innecesarias que desagraden a los
participantes.

Planilla de trabajos libres
Las planillas de trabajos libres o abstract se disean y distribuyen cuando los delegados
pueden participar en las sesiones de trabajos libres, las cuales estn concebidas y se ejecutan
bsicamente como un estmulo a la investigacin y a nuevas propuestas. Son actividades que
gozan de mucha popularidad y contribuyen a ampliar la participacin en el evento. La planilla
que se utiliza con esos fines tiene un formato internacional estn dar; lo que vara es el texto
de las palabras clave y temas. Generalmente se imprime en un solo color y sobre papel bond.
Debe ser enviada con el programa preliminar, ya que debe ser devuelta por lo menos dos o
tres meses antes del evento, de manera que el comit de programa las evale, clasifique y
determine las sesiones en las que se presentarn.
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Programa (impreso) definitivo
Es uno de los documentos de ms valor y ampliamente utilizado en el transcurso de un evento.
Es el programa oficial del mismo y contiene toda la informacin adicional que se les pueda
suministrar a los delegados. Existen muchos diseos y formas, as como opiniones, en cuanto
al formato, sin embargo la tendencia es a elaborar uno que se pueda llevar en un bolsillo o en
la cartera con facilidad. A cada tipo de evento se debe adaptar su propio tipo de programa.
Para el programa definitivo se recomienda:
1. Usar un diseo de portada similar al utilizado en el programa preliminar.
2. Colocar el logotipo y nombre del evento. Fecha y lugar en que se realiza el evento.
Lista de miembros del comit organizador. Palabras de bienvenida.
3. Programa.
4. Esquema.
5. Programa social.
6. Programa de acompaantes. Informacin general.
7. Libro de resmenes. Este libro se entrega junto con el programa en el momento de
la inscripcin; en l se recopilan todos los resmenes de los trabajos libres que han sido
aceptados por el comit de programas. Es muy sencillo y su portada debe ser similar al del
libro de programa.
Lista de participantes
Es una lista que se debe distribuir preferiblemente al inicio del evento, contiene los nombres
de todas las personas que asisten, as como invitados especiales, conferenciantes y
moderadores. Es recomendable colocar, al lado del nombre del participante, su direccin (de
habitacin, trabajo y correo electrnico).
Tarjetas de invitacin
De acuerdo al grado de formalidad las invitaciones se debern realizar en papel o cartulina ms
fina, el texto debe ser muy preciso, indicando cundo, cmo y dnde se realizar la actividad
que da lugar a la invitacin, as como el motivo de la misma.
Tickets
En muchas ocasiones se distribuyen a los delegados y sirven para entrar a un almuerzo o
alguna actividad que hayan adquirido aparte del registro general, o bien para los traslados. Son
muy sencillos y se elaboran en cartulina.
Distintivos
Es la identificacin personal de los asistentes a un evento. Esto permite que los participantes
estn identificados para poder entrar y salir libremente de las instalaciones o para que se
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conozca con quin se est hablando. Los datos fundamentales a incluir en el distintivo son el
logotipo y el nombre del evento, el nombre del participante; en algunos casos se incluye
adems el pas o regin de donde proviene aqul o la empresa que representa. En eventos
deportivos se suele agregar otras informaciones como el tipo de sangre y grupo sanguneo al
que pertenece, si es alrgico a algn medicamento. En eventos donde la seguridad es extrema,
por ejemplo eventos de Estado, los distintivos llevan la fotografa, numero de cdula y los
lugares a los cuales se tiene acceso.
Hoy en da existe una gama infinita de tipos, tamaos y materiales con los cuales se pueden
elaborar los distintivos, desde los impresos en papel o cartulina, hasta los similares a las
tarjetas de crdito.
Cartulinas de identificacin o identificadores
El objeto de stas es dar a conocer la identidad de la persona que expone o que participa en la
reunin. Generalmente se le coloca el nombre de la persona en letras visibles, tambin se
puede incluir el nombre del pas y/o de la empresa que proviene y/o el cargo. Se elaboran en
cartulina blanca o de color, doblada en tres, formando un prisma triangular, o bien pueden ser
realizados en acrlico' o metal introducindose una tira de papel.
Certificados de asistencia
Pueden ser desde una simple comunicacin en papelera del evento, en la cual los
organizadores certifican que la persona ha asistido al evento, o bien pueden ser un poco ms
formales elaborados en cartulina. Deben incluir el nombre y logotipo del evento, fecha y lugar,
el nombre de la persona a la que se otorga el certificado y la firma de quien se determine.
Generalmente son entregados al finalizar la ltima sesin del evento.
Diplomas y reconocimientos
Los diplomas o certificados de este tipo suelen ser muy cotizados, dependiendo naturalmente
su categora de la importancia del evento. En su elaboracin conviene utilizar un papel
especial. Deben llevar toda la informacin relativa al evento y el nombre de quien recibe el
reconocimiento.
Material para los participantes
Se suele entregar una carpeta, un maletn o un bolso en el cual se le coloca todo el material:
libreta, bolgrafo, programa, invitaciones, tickets, documentos, etc.
LA PROMOCIN
Esta es una actividad estratgica en la planificacin del evento. El primer paso se refiere a
cmo disear una campaa para "venderlo" y as lograr la asistencia deseada. Un evento es un
producto nuevo, por lo tanto es, en gran medida, desconocido; los consumidores son las
personas que a l asistirn. La promocin o venta del mismo se puede hacer por varias vas.


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Invitacin directa/personal
Para ello habr que recolectar todas las listas de posibles participantes con su direccin de
oficina, habitacin o electrnica. Se enviar a travs del correo, mensajeros, servicios
especiales, etc., una comunicacin o el programa preliminar adjuntando, adems, la planilla de
inscripcin.
Medios impresos
Nos referimos a prensa, revistas especializadas, publicaciones. Para ello habr que disear
unos artes de los anuncios; es indispensable que contengan el logotipo, nombre, fecha, lugar,
institucin promotora y auspiciante(s), los temas principales, costo de inscripcin (en algunos
casos), invitados especiales, conferenciantes; en fin deben ser elaborados en la forma ms
atractiva posible. Tambin se debern escoger los das y fechas ms apropiados para su
publicacin.
Afiches y/o posters
En muy importante determinar los espacios y lugares donde colocar los afiches. Su uso est
ampliamente explicado en el punto sobre material impreso.
Entrevistas y envo de informacin a emisoras de radio y televisin
Segn las caractersticas del evento, deben buscarse los programas cuya temtica sea afn y
contactar a los productores a fin de informarles del evento, as como sugerir invitar a los
programas a los organizadores y/o participantes.
Cuas promocionales en radio y televisin
Es conveniente contar con el asesoramiento de profesionales tanto para la elaboracin de
cuas como para elegir el medio adecuado.


Los PARTICIPANTES
Registro/Inscripcin
Aunque se enviaran previamente las planillas de inscripcin y los participantes estuvieran
registrados, hay que establecer un rea en la entrada de los salones para el registro o
inscripcin. Para esta actividad se requiere de un personal gil y que tenga el don de tratar con
el pblico, y si se trata de un evento internacional debe hablar varios idiomas. Mientras ms
capaces y experimentadas sean estas personas ms gil ser el proceso de registro. Esta rea
se puede dividir en dos para que el proceso de inscripcin sea lo ms fluido posible: una, para
aquellas personas que no se han registrado y debern hacer todo el proceso completo, desde
llenar la planilla de inscripcin hasta cancelar, retirar el material y el distintivo, y otra rea para
aquellas que se han registrado previamente y slo debern retirar el material y distintivo.
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Invitados especiales
Los invitados especiales son aquellas personas que por su prestigio, nombrada o
reconocimiento cientfico, social o poltico, le confieren importancia y notoriedad al evento. En
algunos casos son invitados con todos los gastos pagos por parte del comit organizador, en
otros, se hacen presentes por sus propios medios. En todo caso, segn el tipo de evento y de la
posicin del invitado, habr que considerar los siguientes aspectos:
1. Nombre completo y ttulos oficiales. Nombre de los acompaantes.
2. Hacer los arreglos pertinentes al viaje.
3. Notificar al hotel, a las autoridades etc., de la presencia del(os) invitado(s).
4. Designar a la gua de protocolo y al comit de recepcin que acudir a recibirlos.
5. Adquirir los obsequios o regalos.
6. Inspeccionar personalmente las habitaciones o suites. Proveerle en la habitacin
de todo el material relativo al evento, as como una carta de bienvenida, material
informativo de la ciudad o del pas, y peridicos. Colocarle en la habitacin,
flores, frutas, chocolates y/ o quesos.
7. Hacer los arreglos de paseos o tours o para alguna actividad en especial.
8. Hacer los arreglos para entrevistas y/o ruedas de prensa solicitadas por el
invitado o por los medios de comunicacin.
9. Cuando se trate de personas catalogadas en un momento determinado como
importantes (VIP' very important person) no se debe descuidar ningn detalle,
hay que estar constantemente pendientes de los requerimientos para
complacerlos y hacerlos sentir lo mejor atendidos posible.

Alojamiento
La eleccin del alojamiento, tanto de los invitados especiales como de los ponentes, delegados
y acompaantes, es una cuestin muy importante que obliga a tener en cuenta varias
consideraciones de tipo prctico y psicolgico. La seleccin vara enormemente de unos casos
a otros, en funcin del tipo de evento, la categora de los delegados y las disponibilidades de
alojamiento existentes. Es difcil dar unas normas concretas, aunque es conveniente tener en
cuenta:
1. Mximo confort posible.
2. La ubicacin.
3. Los servicios que ofrece.
4. La limpieza.
5. Estacionamiento.
6. Seguridad.
Es importante sealar que la mayora de los hoteles ofrecen tarifas de grupo, por lo que
conviene negociar con los ejecutivos del hotel. Realizar eventos cuando se considera la
temporada baja en turismo permite obtener mejores precios, beneficios y servicios, porque los
hoteles se encuentran con poca ocupacin. Lo contrario ocurre cuando es la temporada alta y
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estn llenos o casi llenos. Segn el evento los delegados hacen sus reservaciones directamente
y le cancelan al hotel, o bien los delegados cancelan el total de inscripcin y alojamiento al
organizador y ste a su vez paga al hotel. Es muy importante despus de la negociacin firmar
un contrato en donde se establezcan las tarifas y polticas establecidas. Si el organizador
asume el pago total deber enviar con antelacin las listas, especificando da de entrada y
salida, tipo de ocupacin; si ya posee la informacin de la hora de llegada deber tambin
indicada. Deber sealar en esas listas quines son los invitados especiales y los
conferenciantes, de manera que el hotel est al tanto y pueda tambin brindarles alguna
atencin especial. Hoy da, en su mayora los hoteles brindan otras facilidades y atenciones
cuando se trata de grupos, las cuales no deben ser desaprovechadas por los organizadores de
eventos.
Previo al evento se deber enviar otra comunicacin y lista final de huspedes y
reservaciones, as como los detalles respecto a qu pagos cancelarn los organizadores y
cules corrern por cuenta del husped.
Los EQUIPOS
Existe una serie de equipos que son indispensables a la hora de organizar un evento y otros
que son de uso casi obligatorio durante el desenvolvimiento del mismo.
Equipo de sonido
Debe estar acorde con el tamao del saln o del lugar donde se va a realizar el evento, si no
hay un buen sonido de nada habr servido traer el mejor conferenciante o la mejor orquesta.
Equipo de grabacin
En algunos eventos se suele grabar todas las conferencias o actividades ms importantes. Nos
referimos a grabacin en casetes o filmacin.
Equipos de interpretacin simultnea
Si el evento se desarrolla en otros idiomas se requieren estos equipos, bsicamente
conformados por las cabinas para intrpretes y los audfonos. Adems, segn la cantidad de
idiomas se necesitar igual cantidad de cabinas y de acuerdo al nmero de participantes se
solicitarn los audfonos necesarios.
Equipos de apoyo audiovisual
Hay diferentes tipos de proyeccin razn por lo cual se requieren diferentes tipos de equipos y
tamaos de pantallas. Entre los equipos los ms importantes son los televisores, betamax,
VHS, pelculas 16 mm, proyectores para diapositivas, retroproyectores para las transparencias
y video Beam.
Otros equipos:
1. Pizarras y rotafolios.
2. Si se van a transcribir las grabaciones se requiere grabadores y audfonos.
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3. Mquinas de reproduccin, fotocopiadoras. Equipos de computacin.
4. Comunicaciones: telfono, fax, celular, radios, conexin a internet.
Es muy importante evaluar las empresas que proveen estos equipos, poniendo nfasis en los
costos de alquiler por el tiempo requerido. Se sugiere firmar los contratos ton detalle en el tipo
de servicio y el costo del mismo.

LA PREPARACIN DEL AMBIENTE
Recepcin/Informacin
A la llegada los participantes al aeropuerto, puerto, o al hotel, deben ser recibidos por
personal especializado (guas de protocolo) ubicado en reas rpidamente visibles. Este
personal es el encargado de dar la bienvenida y asistir a los participantes desde el mismo
momento de su llegada. Esta labor adquiere un mayor valor en el caso de los eventos
internacionales. El personal responsable de la recepcin y la informacin deber operar desde
el da en que comienzan a llegar los delegados hasta el regreso de la mayora de ellos.
Tambin cercano a los salones se suele colocar un rea de informacin.

Decoracin/Informacin/Sealizacin
La decoracin de los ambientes a utilizar por varias horas o das es muy importante, ya que le
imprime un toque de calidez al lugar. Luego de revisar las necesidades de cada evento se
procede a hacer los encargos a los proveedores respectivos.
Las banderas
Son de uso obligatorio en actividades de Estado, de organismos internacionales y eventos
deportivos. Por el contrario, en eventos como congresos de asociaciones o de empresas
industriales o comerciales, no es obligatorio su uso. Es importante destacar que cuando se
utilicen banderas deben colocarse las de todos los pases asistentes.

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Pancartas
stas se utilizan con varias finalidades, en especial para identificar las reas, dar la bienvenida
a los asistentes, informar o servir como medio de promocin. Son elaboradas en diferentes
materiales: acrlico, anime, corcho, tela, cartn etc. Siempre habr que colocar una que
identifique el rea de la sesin principal.



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Las flores
Son importantes en toda decoracin. Cada evento requiere de decoraciones diferentes; el uso
de las flores se estila ms en eventos sociales. En actividades acadmicas se deben utilizar con
discrecin, y cambiadas cada vez que sea necesario. Tambin se pueden utilizar plantas
ornamentales.
La sealizacin
Es muy importante para orientar a los participantes sobre dnde se desarrollan las actividades
programadas, poder identificar salas, localizar autobuses, etc. Tambin se recomienda colocar
el orden del da en lugares visibles.
Cartelera para mensajes
Generalmente se ubica en el lugar de inscripcin o en el lugar de recepcin o a la entrada de la
sala principal. Igualmente es recomendable colocar una pizarra para que los delegados puedan
dejar o recibir mensajes.
Los RECURSOS HUMANOS
Dependiendo del tipo y la magnitud del evento se requerirn una mayor o menor cantidad de
personal contratado para que trabaje uno o dos das antes del inicio del mismo y hasta uno o
dos das despus de culminado.
Intrpretes simultneos
Por cada idioma extranjero se requiere de dos o tres intrpretes. La seleccin de los
intrpretes es una responsabilidad exigente, se recomienda contratar exclusivamente
profesionales en la materia y preferiblemente que pertenezcan a la Asociacin de Intrpretes.
Traductores
Cuando se deban hacer traducciones a documentos, debe incluirse en el presupuesto el
importe de estos trabajos, los cuales normalmente se calculan por hojas o nmero de
palabras.
Guas
Pueden ser necesarias para ocuparse de ciertas reas especficas como son el registro, la
informacin, la recepcin tanto en el aeropuerto como en el hotel, la atencin a invitados
especiales, con los acompaantes, en las salas, coordinando la entrega de documentos. Es un
personal especializado, imprescindible para dar apoyo a los organizadores y coordinadores del
evento, para la buena marcha del mismo.
Personal de seguridad
El nmero de personas encargadas de la seguridad se contratar de acuerdo a la importancia
del evento, al lugar donde se realiza y a la presencia de personalidades.

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Personal tcnico
Para los equipos de sonido, interpretacin simultnea y audiovisuales, fotocopiadora, equipos
de telecomunicaciones es necesario contar con personas capacitadas y conocedoras de los
instrumentos a usar.
Personal de apoyo
ste se compone de secretarias, mecangrafas, taqugrafas, correctores de estilo, correctores
de prueba, mensajeros.
PROTECCIN EN CASO DE EMERGENCIAS
Cuando se organizan eventos se recomienda ser lo ms cautelosos posible, por lo que hay que
tomar en consideracin algunas previsiones segn la actividad, el nmero y caractersticas ms
destacadas de los participantes (en particular la edad) prever la presencia de ambulancias y
servicio mdico. En ocasiones no es necesario hacer este tipo de contrataciones, en especial
cuando los eventos se llevan a cabo en hoteles grandes, los cuales suelen contar con servicios
de primeros auxilios. Sin embargo, es prudente averiguar quines son los mdicos adscritos a
esas unidades, qu horario de trabajo tienen y con cules recursos clnicos cuentan. Esto debe
complementarse con informacin actualizada sobre la ubicacin de los hospitales y clnicas
ms cercanas y la manera de localizar rpidamente a ciertos especialistas (sobre todo,
odontlogos).
De igual manera es til verificar el funcionamiento del sistema de incendios, as como las vas
de escape del centro de convenciones o lugar donde opera el evento. Por ltimo, siempre es
bueno tener a mano una lista de telfonos de emergencia (bomberos, policas, etc.).

Captulo IV

Presupuesto y gestin financiera
Estimado de gastos
Ventas de espacios publicitarios
Tarifas.
Punto de equilibrio

Resuelto el punto de planificacin del evento -es decir, definidos los objetivos bsicos del
mismo, las caractersticas de los participantes, la fecha y el lugar en el cual se realizar y los
rasgos principales del programa de actividades-, el paso siguiente es formular el presupuesto
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del evento. sta es una tarea estratgica para el xito del mismo, ya que si el presupuesto se
elabora de una manera realista permite a los organizadores tomar decisiones administrativas
slidas, monitorear los avances de las actividades, controlar los costos y evaluar la generacin
de ingresos, desarrollar las mejores relaciones con proveedores y vendedores y mantener la
credibilidad frente a los promotores del evento. Este es el motivo por el cual se sostiene con
entera razn que la elaboracin del presupuesto es el paso inicial y ms importante en el
establecimiento de un efectivo sistema de administracin financiera de los recursos a
disposicin de los organizadores.
Administracin de los recursos
Si elaborar el presupuesto es una tarea clave, determinar quines administrarn los recursos
monetarios no es menos importante. A decir verdad esta pregunta debe responderse en forma
previa a la formulacin del presupuesto, siendo muy frecuente que el manejo del dinero lo
lleve el tesorero o responsable de las finanzas del evento. Sin embargo, son muy variados los
tipos de relaciones que se establecen entre los tesoreros y las instituciones promotoras y/o
entre los primeros y las organizadoras profesionales de eventos. Lo importante es que,
independientemente del carcter de esas relaciones, las responsabilidades de los tesoreros o
de las personas que cumplen esas funciones estn claramente definidas, evitndose al mximo
que haya duplicaciones de atribuciones o imprecisiones en las mismas, pues si esto llega a
ocurrir con mucha probabilidad se convertira en una fuente de inconvenientes y problemas.

Como tarea previa a la elaboracin del presupuesto es necesario conocer las relaciones que
deben existir entre los responsables del manejo financiero y los organizadores. De este modo
se est respondiendo explcitamente a importantes interrogante s que normalmente se
plantean; mientras ms claras sean las respuestas, ms slido ser el presupuesto que se
elabore, ms armoniosas sern las relaciones entre el comit organizador y el organizador y/o
coordinador y mayores probabilidades de xito tendr el evento.

Elaboracin del presupuesto
En esencia un presupuesto es un instrumento administrativo de uso amplio que define y
cuantifica las fuentes de ingreso y de gasto en cualquier actividad que se planifique. Al
elaborarlo, cada una de las- partidas que lo integran debe ser estimada de forma realista. Para
ello siempre es necesario tomar decisiones previas.
Para comenzar, es fundamental establecer los objetivos financieros inherentes al evento. El
primero y principal de esos objetivos es que esta actividad no debe dar prdidas, sino generar
la mayor rentabilidad posible. Si un evento produce prdidas tambin produce,
inevitablemente, frustracin y desaliento para la realizacin de futuras actividades.
Alternativamente, cuando se decide que el evento genere beneficios debe decidirse
igualmente el nivel esperado de esos beneficios y los propsitos a los cuales se destinarn los
mismos.
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De igual manera, es muy importante definir de dnde procedern los ingresos que permitan
financiar el evento. A estos fines es necesario decidir si se ha de cobrar a los participantes y, en
caso afirmativo, cul sera la tarifa. Como veremos luego, la fijacin de la cuota de inscripcin
es una decisin exigente que supone el mximo de realismo financiero por parte del comit
organizador y los organizadores y/o coordinadores. Otros interrogantes comunes en esta
materia son los siguientes: se solicitarn contribuciones especiales? Si la respuesta es
afirmativa deber, a su vez, definirse la forma como se materializarn esas contribuciones y
cmo sern solicitadas y por quin. Se permitir la realizacin de actividades paralelas al
evento? Si esto se acuerda, qu caractersticas tendrn? Qu volumen de ingresos se espera
recaudar por esta va? Cunto ser la cuota de inscripcin de los acompaantes? Estn todas
las actividades sociales incluidas en la cuota de inscripcin o algunas son opcionales? Cunto
sern los honorarios profesionales de los conferenciantes e invitados especiales? Cuando stos
y otros tantos interrogantes hayan sido respondidos, se estar entonces en condiciones de
proceder a formular el presupuesto de ingresos y gastos.
Estimacin de los ingresos
Los ingresos a disposicin de los organizadores generalmente provienen de las siguientes
fuentes:
Por concepto de inscripcin o registro
En la mayora de los eventos sta constituye la fuente ms importante de ingresos, razn por
la cual deben ser considerados en forma cuidadosa. Su monto total depender de la tarifa de
inscripcin y del nmero de participantes (se hace una explicacin ms detallada en la p. 108).
Promotores
Generalmente la(s) institucin(es) que promueve(n) el evento hacen aportes importantes para
el financiamiento del mismo, los cuales pueden asumir la forma de donaciones, prstamos
reembolsables o no. En algunos casos, que tienden a ser cada vez ms excepcionales, y segn
propsitos muy especiales, los promotores financian ntegramente la actividad.
Otras instituciones
Muy a menudo empresas industriales, comerciales, fundaciones, organismos gubernamentales
o multilaterales aportan recursos en calidad de donaciones o ayudas, las cuales contribuyen a
sufragar gastos del evento. Tambin pueden asumir directamente el pago de actividades
especficas, por ejemplo, honorarios, gastos de traslado y permanencia de conferenciantes,
registro de estudiantes, actos sociales. En esta categora de ingresos un tipo de aporte muy
frecuente es el que se recibe bajo la modalidad de patrocinio. ste puede hacerse en dinero o
especie, en contrapartida la institucin patrocinan te recibe promocin de su imagen.
Intercambios
Constituye un sustituto de entradas por concepto de registro o inscripcin y opera bajo la
figura del canje; es decir, se asigna cierta cantidad de cupos (derecho a participar en el evento)
a cambio de ciertos bienes y servicios, aportados por una organizacin no promotora. Dada la
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naturaleza de la operacin, conviene precisar la equivalencia en dinero de los bienes y
servicios a intercambiar, de modo de lograr que el valor monetario de lo que se recibe se
corresponda con el valor de la participacin.
Exposiciones
Aunque el uso de este tipo de actividad, "Como gestin complementaria del evento en s, no
es muy frecuente, pues requiere de ciertas condiciones fsicas y materiales o de espacio.
Cuando se organiza adecuadamente puede constituirse en una fuente importante de ingresos.
Venta de espacios publicitarios
Esta es una forma de obtencin de ingresos que rpidamente se ha ido popularizando, debido
a las mltiples ventajas que presenta tanto para los vendedores, porque dan a conocer nuevos
productos o servicios en condiciones de bajos costos de promocin, como para los
participantes y organizadores, que reciben informacin gratuita sobre esos productos y
servicios. Sin embargo, se debe ser cuidadoso con la escogencia de los vendedores o
promotores publicitarios, buscando siempre la seriedad y responsabilidad empresarial de estos
ltimos.
Prstamos bancarios
Dependiendo del costo del capital del prstamo (tasa de inters cobrada por los bancos), es
posible -y a veces claramente conveniente- acudir a una institucin financiera a objeto de
obtener recursos que contribuyan a financiar gastos imprescindibles. Sin embargo, esto slo
debe hacerse en etapas tempranas de la organizacin, cuando los prstamos o avances de
dinero de los promotores, o de las colaboraciones o ayudas recibidas no son suficientes para
garantizar el pago de las obligaciones, y no conviene diferir las actividades. Esto es
particularmente importante en relacin con los gastos de promocin o cuando el crdito
comercial que se otorga es de breve plazo o perentorio.
Por lo dems, es altamente recomendable que los organizadores consideren, en la forma ms
exhaustiva posible, todas las fuentes potenciales de ingreso. Es igualmente sensato planificar
la percepcin de los ingresos a lo largo de un perodo de tiempo amplio, y no en forma
concentrada. Al actuar de este modo se facilita cancelar los gastos a medida que se van
produciendo, lo que redunda en un aprovechamiento de los descuentos comerciales y evita la
acumulacin de deudas. Por ltimo, en materia de ingresos, aunque conviene ser exhaustivo
en relacin con las fuentes, se debe, sin embargo, ser conservador en cuanto a la suma que se
espera recaudar.
Estimacin de los gastos
Definidas las fuentes y cuantificados los montos de los ingresos que se esperan obtener, el
prximo paso en la elaboracin del presupuesto es la estimacin de los gastos en que se
incurrir con motivo de la realizacin del evento.

63

Al igual que en el caso de los ingresos, al calcular los gastos se imponen varias
recomendaciones importantes. En primer lugar, es imprescindible solicitar a todos los
responsables de comits una lista detallada de todos los desembolsos que esperan realizar en
el rea que operan. No debe olvidarse que -como seal Homer Smith, experto internacional
en el tema- "todo lo que ha de hacerse antes, durante o despus del evento tiene un precio
marcado". Por lo tanto, cualquier desembolso que se piense realizar, por pequeo que sea,
debe ser anotado. Naturalmente, esto no quiere decir que los responsables de las finanzas lo
aceptarn automticamente y lo incluirn en el presupuesto de gastos. Como es lgico, cada
desembolso deber ser considerado en el contexto del presupuesto global del evento. Sin
embargo, los costos anticipados ofrecen indicaciones de mucho valor sobre la composicin y
cuanta de los gastos que se espera realizar.

Igualmente, conviene categorizar los gastos por rea de actividad o funcin: documentacin,
publicidad y promocin, material de oficina, alquiler de equipos, imprenta y reproduccin,
alimentos y bebidas, planta fsica, etc. En relacin con este punto, una norma sensata es
ampliar al mximo las fuentes de informacin sobre los costos que fijan diferentes
proveedores de bienes y servicios. Esto permite tener una visin realista de las condiciones de
mercado, favoreciendo la eleccin ms conveniente o econmicamente ms racional en lo que
respecta a las adquisiciones y contrataciones que deben hacer los organizadores. Para ayudar
a elaborar una lista de rubros de gastos lo ms amplia posible, se anexa a este captulo un
modelo detallado, pero no exhaustivo, de partidas de gastos comunes a la gran mayora de
eventos. Puede utilizarse como una gua til, pero estando conscientes que todo evento
presupone desembolsos especficos y que stos deben ser incorporados en forma explcita en
el presupuesto de gastos que se est elaborando.

En tercer lugar, al elaborar el presupuesto se debe estar consciente de que existen costos
"ocultos"; sin duda los ms importantes y frecuentes se encuentran asociados a la inflacin, es
decir, a las alzas en los precios de los bienes y servicios provocadas por la accin de la poltica
macroeconmica de los gobiernos sobre la estructura productiva y de gastos del pas. Para los
organizadores, como para la gran mayora de los agentes econmicos individualmente
considerados, la inflacin real o esperada es un dato que no estn en capacidad de modificar y
al cual deben forzosamente adaptarse. Por esto, su impacto sobre las diferentes partidas de
gasto debe ser estimado expresamente. A estos fines, es de mucha utilidad requerir la opinin
de los proveedores en relacin con los cambios de precios que esperan tengan lugar en el
lapso de programacin del evento. Conviene recordar siempre que una subestimacin en la
tasa esperada de la inflacin afectar negativamente la rentabilidad del evento, al presuponer
un nivel de gastos menor al que impone la realidad del mercado.

En lo que respecta a los gastos imprevistos, debe tenerse presente que ellos son inherentes a
la gran mayora de las acciones humanas. Tienen por tanto un carcter contingente y es casi
inevitable que ocurran. Con miras a enfrentarlos, una recomendacin sana es la de prever que
64

ellos consumirn entre 10% y 20% de los gastos totales claramente cuantificables. Al actuar
conforme esta recomendacin se garantiza que el evento no se ver afectado por causa del
azar, y si los gastos que ste provoca resultan menores a los estimados y presupuestados la
rentabilidad del evento aumentar necesaria y convenientemente.
Por ltimo, siempre es bueno tener presente (e instruir a los miembros del comit en tal
sentido) que una regla de oro de todo buen administrador es la de asumir disciplinadamente
un comportamiento economizador, es decir, que siempre es bueno ahorrar dinero donde sea
posible. Esta regla debe combinarse con orientaciones sensatas en materia de planificacin
financiera del evento. Por ejemplo, la fijacin de la fecha de este ltimo debe eludir las
llamadas "temporadas altas", cuando el flujo de viajeros o turistas encarece los costos
generales del evento.

Fijacin de la tarifa o cuota de inscripcin
En el proceso de elaboracin del presupuesto, uno de los pasos ms importantes es el de
decidir si se cobrar o no por participar en el evento. Cuando se decide afirmativamente,
entonces se plantea el mtodo para determinar la 'tarifa a cobrar.
Dejando de lado los imprevistos, que ya hemos considerado, es claro, por ejemplo, que la
determinacin del nmero de participantes en el evento es algo que no se puede dar por
descontado. Su nmero puede ser mayor o menor dependiendo de varias circunstancias: el
lugar donde se realiza la actividad, el cual puede ser ms o menos atractivo; los costos
generales en que incurrir la persona (o grupo familiar), los cuales estn siempre afectados por
factores dismiles (distancia que deben recorrer, costo de la vida en la ciudad sede del evento,
etc.).'
Ahora bien, cuando los responsables de la organizacin del evento consideran estos mltiples
elementos y los proyectan sobre el marco de los objetivos fundamentales del mismo, tienen
bsicamente dos opciones a su disposicin para establecer la tarifa de inscripcin. Una
consiste en establecer unilateralmente ese precio en forma esencialmente intuitiva, esperando
que el mismo resulte atractivo para los potenciales participantes. Si el evento es financiado
enteramente por los promotores, el problema de la tarifa a cobrar prcticamente desaparece,
ya que es perfectamente factible establecer un precio de registro simblico. Sin embargo,
como ya anotamos, sta es una circunstancia cada vez ms excepcional. Por otra parte, si el
evento se lleva a cabo de manera regular, los organizadores pueden limitarse a adicionar cierto
porcentaje al precio cobrado en el evento anterior, que bien puede ser la tasa de inflacin
experimentada. Tambin se puede utilizar como referencia la tarifa cobrada en eventos
parecidos realizados en fecha reciente y en lugares cercanos a la sede de la actividad. Como es
fcil de ver, aunque ste es un procedimiento expedito, encierra sin embargo muchos riesgos
que de materializarse podran traer serias consecuencias financieras para los organizadores y
promotores del evento.
La segunda opcin, que implica una aproximacin tcnica, es mucho ms conveniente, si bien
es ms exigente desde el punto de vista econmico-contable. Para poder exponer sus
65

principales caractersticas se debe, sin embargo, definir dos conceptos clave en la contabilidad:
costos fijos y costos variables.
Costos fijos (CF): son todos aquellos gastos en que se incurre con motivo del evento y que son
enteramente independientes del nmero de personas que efectivamente asistan al mismo.
Generalmente, estos costos incluyen algunos de los desembolsos ms grandes, por ejemplo:
alquiler del local, salas de exposicin, publicidad y promocin, equipos audiovisuales, servicios
de secretara, etc.
Costos variables (CV): como su nombre lo indica, se trata de aquellos gastos que varan en
relacin directa con el nmero de participantes. Aqu se incluyen, entre otros, refrigerios,
material de apoyo, distintivos, almuerzos, cenas, etc.
Tanto los costos fijos como los variables se pueden expresar en trminos unitarios, es decir,
por participante, lo que matemticamente se obtiene dividiendo el monto total de cada uno
de esos costos entre el nmero de personas efectivamente registradas en el evento (nmero
de participantes). Tenemos as el costo fijo unitario y el costo variable unitario.
Corrientemente, la tarifa por participacin en el evento (cuota de inscripcin) se obtiene
sumando el costo fijo unitario al costo variable unitario.
Expresado en forma simblica, el mtodo de clculo es el siguiente:

Cuota de inscripcin = C.F.Total/No. Participantes + C.V.Total/No.Participantes

En el clculo de la cuota de inscripcin se debe ser sumamente cuidadoso en la estimacin del
nmero de participantes efectivos, ya que dicha tarifa es muy sensible al valor numrico de
esta variable. Por otra parte, aunque ste es un mtodo claramente objetivo, que se basa en la
estimacin de variables econmico-contables hecha en forma independiente, no constituye
ninguna garanta de que el precio as determinado pueda aplicarse sin problemas. En sentido
estricto, es muy posible que el comit organizador se vea en la obligacin de efectuar ajustes
discrecionales al monto de la tarifa calculada de esa forma. En todo caso, estos ajustes sern
sustancialmente menores a los que tienen que hacerse cuando se utiliza el primero de los
mtodos descritos.

Determinacin del punto de equilibrio
Con la informacin des glosada sobre ingresos y gastos y con esta ltima clasificada en costos
fijos y variables, es posible aplicar una tcnica del anlisis econmico que permite la
determinacin de lo que se conoce como punto de equilibrio. ste vendra a ser aquel punto
en donde los ingresos totales se igualan a los costos totales y no existe, por consiguiente, ni
ganancia ni prdida. El punto de equilibrio es un indicador de gran utilidad para la toma de
decisiones antes y durante el evento, ya que permite a los organizadores conocer el nivel de
ingresos y gastos en el cual no ganan ni pierden dinero.
66


La determinacin numrica, al igual que la representacin grfica en un eje de coordenadas
cartesianas, del punto de equilibrio es bastante sencilla. Para ello basta con aplicar la siguiente
frmula:

Punto de equilibrio (x) = Costos fijos (a) / 1 - Costos variables (b)
Expresado en forma simblica: X=a/(1-b)

El segundo trmino del denominador de la fraccin (b) se conoce como margen de
contribucin, y no es ms que el porcentaje de los costos variables en relacin con el ingreso
total.

Con los siguientes datos de la estructura de ingresos y costos de un evento hipottico
podemos ejemplificar el clculo del punto de equilibrio:
Bs. %
A. Ingresos 10.000.000 100
S. Costos fijos 4.000.000 40
Costos variables 2.500.000 25
Total costos 6.500.000 65
C. Utilidad sobre ingresos 3.500.000 35

Estos son los pasos seguir:

Clculo del margen de contribucin por cada Ss. 100 de ingresos (1 - b)

1 - b = % de Ingresos Totales - C.V. / Ingresos Totales

1 - b = 100 - 25 = 75 (0.75)

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Aplicacin de la frmula x = a / 1 - b

x = 4.000.000 / 0.75 = Ss. 5.333.333,33

Probando el resultado
Ingresos 5.333.333,33
Costos fijos 4.000.000,00

Costos variables (*) 1.333.333,33
Costos totales 5.333.333,33
Diferencia - O -

(*) C.V. = Ingresos totales (5.333.333,33) - C.F. (4.000.000,00)

En conclusin: por encima de Bs. 5.333.333,33 de ingresos el evento comienza a generar
utilidades. Si stos alcanzan la previsin de Bs. 10.000.000, Y los gastos se comportan de
acuerdo con la previsin presupuestaria, los promotores y organizadores tendrn una utilidad
de Bs. 3.500.000. El grfico anexo muestra la representacin del punto de equilibrio.











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Captulo V
Cmo ser un excelente participante

Vivimos en un mundo de permanente intercambio de informacin y conocimientos. Como
hemos visto a lo largo de este libro, los congresos, las conferencias, los seminarios, los
simposios, en fin la multiplicidad de eventos que ayudan a darle forma y contenido a ese
intercambio constante, se han ido desarrollando y consolidando precisamente porque ellos
son escenarios especiales que permiten un cauce eficaz, tanto a quienes estn en capacidad de
aportar la informacin y el conocimiento, como a quienes estn ansiosos de recibirlos.
Aunque siempre es posible citar ejemplos negativos de participacin en eventos, la experiencia
nos dice que stos son minora. La ms de las veces asistir a un congreso o a un seminario es
una actividad grata y quienes lo hacen disfrutan en verdad de un privilegio. Las fronteras de
nuestro conocimiento se expanden, las discusiones avivan la curiosidad intelectual y espolean
la reflexin, el conocimiento de nuevos colegas o el reencuentro con conocidos estimulan la
amistad y la camaradera, " la visin de nuevos paisajes o la visita de lugares que nos han sido
familiares fomentan la alegra.
Para que estos valores logren potenciarse, conviene asumir un comportamiento especial que
nos permita actuar como participantes productivos y cooperadores en los eventos a los cuales
asistimos.
La experiencia nos indica que existen tres razones fundamentales para asistir a un evento:
El delegado debe asistir:
1. Los temas y ponentes escogidos son de mucha importancia para la labor que
desempea.
2. La asistencia al evento le va a proporcionar la oportunidad de establecer contacto
con otros profesionales y as intercambiar ideas y nutrirse de nuevas experiencias.
3. Participar aade valor a su curriculum.
El delegado se ve obligado a ir:
1. Se lo ordenan en la organizacin en que trabaja.
2. Por ser elegido o designado como delegado de una empresa, pas, etc.
3. Por necesidades profesionales.
El delegado desea ir:
1. Es una oportunidad para salir de la rutina.
2. Su participacin representa algn prestigio.
3. Es una oportunidad para conocer otro lugar.
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Cualesquiera que sean las razones para que un delegado asista a un evento, es muy
importante tomar en cuenta algunas consideraciones para que quede satisfecho y, adems,
comportarse y causar una buena imagen.

Consideraciones a tomar en cuenta:
a. Cumpla con las fechas que se establezcan para las inscripciones, envo de documentos,
reservaciones. Enve con suficiente antelacin, y preferentemente por escrito, todas
sus solicitudes relativas al viaje, hora de llegada y regreso, alojamiento, en caso que
requiera de alguna comida en especial, requerimientos especiales tales como sillas de
ruedas, intrprete, etc.
b. Antes de asistir al evento, lea con mucho detenimiento toda la informacin que le
envan los organizadores. En caso de viajar infrmese sobre el lugar y sus costumbres.
c. Planee y prepare sus intervenciones.
d. Al llegar, establezca inmediatamente contacto con los organizadores.
e. Lleve siempre en un lugar visible su distintivo de identificacin.
f. Relacinese con los otros delegados. Escuche con mucho detenimiento. Participe, sin
excesos.
g. Exponga con mucha claridad y precisin sus ideas sobre el tema que se est tratando.
h. Sea breve y positivo. Evite repeticiones innecesarias sobre puntos de vista ya
expresados por otros participantes.
i. Hable despacio y trate de ser preciso en sus comentarios u observaciones.
j. No sea polmico e impositivo.
k. No intervenga slo para figurar. Hgalo para que le aclaren situaciones o para
complementar.
l. Cuando se comprometa a asistir, hgalo, no cambie de idea a ltima hora o prefiera
otra actividad.
m. Sea puntual en todas las actividades. Es preferible que usted espere, ya que al entrar
una vez comenzada la actividad distrae tanto a los delegados como al expositor.
Resrvese los comentarios con sus vecinos para la hora del receso.
n. La documentacin que entregan generalmente es muy importante, llvesela y
comprtala con otros amigos y/o compaeros de trabajo.
o. Recuerde: su participacin es muy importante, si usted no participa, no se comunica,
no socializa, no est contribuyendo con el evento y su tiempo no habr sido
aprovechado al mximo. No asista solamente, participe.





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ANEXO 1
EL BUR DE CONVENCIONES DE VENEZUELA
Es una organizacin independiente que agrupa y coordina los diferentes sectores de la
industria de congresos, convenciones, ferias, exposiciones y afines, involucrados en la
realizacin de reuniones, con el fin de promover, nacional e internacionalmente el pas y sus
ciudades aptas como destino o sede de eventos.
Objetivos
Su misin primordial es atraer eventos y visitantes internacionales al pas.
Debe conocer el potencial del mercado mundial de eventos y as elegir los que al pas le
convienen.
Realizar las gestiones necesarias para que Venezuela sea elegida sede de los eventos
internacionales, en forma planificada y organizada:
Mantiene una base de datos y estadstica sobre los eventos nacionales e internacionales y as
puede mostrar la factibilidad del pas como destino de eventos mundiales, internacionales,
nacionales, regionales o locales.
Hace un inventario nacional de todos los servicios vinculados a la organizacin de eventos,
para satisfacer las necesidades de quienes lo soliciten.
Establece estrategias que conduzcan a que se conozca el Bur de Convenciones, a crearle una
identidad, a construirle una imagen con ventajas competitivas que demuestren su potencial.
Funge como mediador y consejero honesto e imparcial en los acuerdos o diferencias que
puedan surgir entre los miembros del Bur, as como con otras reas de la industria.
Acta como agencia de informacin gratuita para proporcionar al solicitante las diferentes
opciones y servicios necesarios para su evento.
Promueve y apoya los intereses de la industria de eventos ante el sector pblico y sus
autoridades e instituciones.

Propsitos principales
Incrementar la industria del turismo, al captar al turista de mayor poder adquisitivo y mayor
volumen de gasto. Apoyar el mundo acadmico, cientfico, tecnolgico, cultural, profesional y
deportivo, y as intensificar el intercambio de conocimientos y, por ende, servir de proyeccin
dentro y fuera de las fronteras del pas. Fortalecer, estabilizar y expandir la industria de los
eventos, para obtener el ms alto rendimiento de las instalaciones y los recursos existentes y
optimizar los servicios ofrecidos por el pas.

71

Centralizar la informacin y fungir como banco de datos de la industria.
Estimular el crecimiento de las instituciones y empresas relacionadas con el sector, para
generar nuevas fuentes de trabajo.
Calidad, lealtad, competitividad y gerencia en la prestacin de servicios.
Representar los intereses de la industria de eventos en el pas.
Posicionar a Venezuela en el mundo a travs de los eventos internacionales.

ANEXO 2
PRINCIPALES ASOCIACIONES NACIONALES E INTERNACIONALES
RELACIONADAS CON LA ORGANIZACIN DE EVENTOS

INTERNACIONALES
Assian Association of Conventions and VisitOTS Bureaus (AJ\CVR). Fundada por siete pases
asiticos en 1983 por iniciativa de Filipinas. En la actualidad est integrada por diez pases.
Association Intemationale des Interprtes de Conference (Anc). Constituida en 1953 en Pars.
Hoy en da rene a algo ms de dos mil asociaciones, ubicadas en 67 pases.
Association Internationale des Palais de Congrs (Arpc). Creada en 1958, tiene su sede en
Austria. A ella estn afiliados 97 palacios de congresos de 30 pases. Association Internationale
de Traduct de Conference (AITC). Se fund en 1962, a la misma pertenecen 300 traductores de
15 pases.
International Association of Convention and Visitor Bureaus (IAcvB)). Fundada en 1914, tiene
su sede en el estado de Illinois (EEUU). Rene 53 miembros de 23 pases y 300 de los Estados U
nidos. Promueve la calidad de los servicios.
International Association of Professional Congress Organizers (IAPco). Nace en 1968 por
iniciativa de cuatro pases: Blgica, Gran Bretaa, Holanda y Dinamarca. Tiene su sede en
Bruselas y 35 pases miembros. Su finalidad es estudiar los problemas comunes de los
miembros de la organizacin. Reconocimiento de la profesin del Organizador Profesional de
Reuniones (PCO: Professional Congress Organizer). Cursos, publicaciones, Diccionario 1987.
International Congress and Convention Association (ICCA). Naci en 1964. Tiene nueve
categoras de miembros: agencias de viaje (120), lneas areas (38), organizaciones
profesionales de congresos y exposiciones (48), oficinas de turismo (74), transporte (2),
hoteles (27), centros de congresos y exposiciones (73), servicios auxiliares (9), miembros
honorarios (1). En total, la Asociacin posee 450 miembros en 65 pases. Tiene su sede en
Holanda. Asesora a sus miembros en programas de formacin.
72

Internationale Congress Institute (ICI). Fundado en 1987. Tiene su sede en Austria. Cumple
una importante labor en materia de bsqueda de informacin sobre eventos, y en la
formacin profesional para personal de la industria.
Meeting Planners International (MPl) Se fund en Chicago en 1972. Es una organizacin
dedicada a los estudios de mercado y generacin de estadsticas. Est integrada por 8.500
personas de 29 pases.
NACIONALES
Asociacin Venezolana de Organizadores de Congresos, Exposiciones y Afines (A VOCA) Es
una asociacin civil sin fines de lucro que tiene por objeto el desarrollo de las entidades y las
personas dedicadas a la organizacin de congresos, exposiciones y eventos afines, tanto para
el incremento de estos eventos en Venezuela como para el logro de la excelencia de los
servicios profesionales prestados por sus miembros.
Objetivos:
Fomentar la iniciativa privada y pblica con el fin de incrementar la celebracin de congresos
en el pas. Estimular el aumento de la asistencia de pblico a esos eventos.
Proyectar la imagen de Venezuela como pas sede de eventos internacionales.
Difundir en el exterior los atractivos tursticos del pas. Mejorar el nivel profesional de todos
los integrantes de esta industria.
Difundir la imagen profesional de los miembros. Fomentar la creacin de centros de
convenciones. Lograr la constitucin del Convention Bureau y su ulterior desarrollo.
Representar a sus miembros ante organismos pblicos. Representar a sus miembros en
eventos internacionales. Asesorar a sus miembros en materia legal y tributaria.
Membreca:
La asociacin tiene dos tipos de miembros: activos y asociados. Los miembros activos son
todas aquellas empresas y personas debidamente afiliadas cuyo objeto sea la organizacin de
congresos, ferias y eventos similares. Entre este tipo de miembro existen tres categoras
principales (A, B Y C). Los miembros asociados estn conformados por los afiliados que se
dedican a proveer bienes y servicios a los congresos, exposiciones y eventos afines. Existen
tambin tres categoras de asociado (D, E Y F).
Asociacin Venezolana de Intrpretes.
Asociacin Venezolana de Guas de Turismo.



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ANEXO 3
REVISTAS y PUBLICACIONES ESPECIALIZADAS
Conference and Exhibitions International. International Trade Publications Ltd., Queensway
House, 2 Queensway, Redhili, Surrey RH 1 1 QS, England.
Conference and Incentive Travel. Haymarket Business Publications Ltd, 30 Lancaster Gate,
London W2 3Lp, England.
Medical Meetings. Medical Meetings, 63 Great Road, Maynard, Massachusetts, USA.
Meeting Destination. Bader Norris. Publishing Associates, L.P., 11 West 42d street, New York
10036, USA.
The Meeting Manager. Meetings Planners International, 1950 Stemsons freeway, Dallas, Texas
75207'3109, USA.
Successful Meetings. Bill Communications, 633 Third Avenue, New York 10017, USA.
Taunts- Wirtschaft, Convention Industry. Wilhelm- LeuschnerrStrasse 13, D-6000 Frankfurt am
Main 1, Germany.
The PCo. International Association of Professional Congress Organizers, 40 me Washington, B-
1050 Bessel, Belgium.
Ferias & Congresos. Editorial Ferias & Congresos S.A., Av.
Crdoba 3580, Buenos Aires, Argentina.
Convenciones. Editado por Organizacin Comunicacional Arbelez, Boulevard de Sabana
Grande, edificio Pasaje El Recreo, piso 5, oficina 54, Caracas, Venezuela.
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CATLOGO DE CUENTAS PARA ELABORAR PRESUPUESTO

I. INGRESOS
1. Espacios publicitarios O Actividades especiales
2. Concesiones y venta de comida y bebida
3. Concesiones para vender artculos promocionales O Cuotas de registro al evento
4. Cuotas de venta de actividades O Donativos y patrocinios
5. Venta de boletos para actividades sociales, artsticas, culturales, deportivas
6. Venta de espacios de exposicin
7. Venta de revistas y/o publicaciones especializadas

II. EGRESOS

1. Salones y Auditorio
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a. Alquiler de salones
b. Alquiler de auditorios
c. Espacio para registro, informacin
d. Espacio para exposiciones
2. Acondicionamiento
a. Accesorios
b. Arreglos florales
c. Banderas
d. Pancartas
e. Sealizacin
f. Cartelera de mensajes
g. Identificadores
h. Globos
i. Decoracin
j. Lmparas de mano
k. Plantas
l. Manteles y servilletas
m. Mesas y sillas
n. Presdium
3. Difusin en medios de comunicacin
a. Adquisicin de casetes
b. Compra de cintas de video
c. Avisos en prensa
d. Avisos en revistas
e. Artes finales de los avisos
f. Elaboracin de cuas de radio
g. Produccin de cuas para televisin
h. Espacios en televisin
i. Honorarios a periodistas
j. Ruedas de prensa
4. Impresos
a. Papelera
b. Afiche
c. Programa preliminar
d. Programa final
e. Libro de resmenes
f. Lista de participantes
g. Acta final
h. Distintivos
i. Certificados de asistencia
j. Diplomas
k. Tarjetas de invitacin
l. Planillas de inscripcin
m. Planillas de trabajos libres
n. Recibos
81

o. Otros impresos
5. Publicidad y promocin
a. Convocatoria al evento
b. Difusin del evento en diferentes medios
6. Invitados especiales/conferenciantes
a. Pasajes
b. Transporte
c. Alojamiento
d. Viticos
e. Honorarios profesionales
f. Obsequios
7. Hoteles y hospedaje
a. Anticipo para reservar las habitaciones
b. Cortesa a invitados especiales
c. Pago de habitaciones del comit organizador
8. Transporte
a. Autobuses O Minibuses
b. Automviles O Camionetas
c. Camiones de carga O Motocicletas
d. Otros medios de transporte
9. Eventos sociales
a. Brindis o coctel de bienvenida
b. Desayunos
c. Almuerzos
d. Cenas
e. Artistas
f. Grupos musicales
g. Espectculos
h. Refrigerios
i. Otros
10. Material POP (Promocional)
a. Carpetas
b. Gorras
c. Franelas
d. Llaveros
e. Encendedores
f. Plumas
g. Maletines
h. Otros
11. Programa de acompaantes
a. Lugares de visita
b. Transporte
c. Obsequios
d. Comida
82


12. Alquiler de equipos
a. Sonido
b. Interpretacin simultnea: cabinas, receptores
c. Computacin
d. Fotocopiadora
e. Msica
f. Radios de comunicacin
g. Telfonos
h. Fax
i. Traduccin
j. Pantallas
k. Retroproyectores
l. Proyectores
m. DVD
n. Televisores
o. Video Beam
p. Pelculas
q. Rotafolios
r. Otros equipos
13. Correo y paquetes
a. Envo de cartas
b. Envo de paquetes
c. Servicio de mensajera
d. Servicios especiales de correo
14. Papelera
a. Acetatos
b. Cinta adhesiva
c. Clips de diferentes tamaos
d. Engrapadoras
e. Grapas
f. Hojas
g. Tijeras
h. Sobres
i. Resmas de papel
j. Lpices y plumas
k. Tirro
l. Pega
m. Regla
n. Sellos
o. Carpetas
15. Varios materiales
a. Disquetes
b. Cintas para mquinas de escribir
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c. Cintas para impresoras
d. Casetes
e. Bombillos
f. Herramientas
g. Material elctrico
h. Caja primeros auxilios
16. Recursos humanos
a. Seleccin de personal
b. Honorarios
c. Horas extra
d. Viticos
e. Secretarias
f. Intrpretes
g. Traductores
h. Taqugrafos
i. Transcriptores
j. Correctores de estilo
k. Operadores de fotocopiadora
l. Mensajero
m. Tcnico de sonido
n. Tcnico de audiovisuales
o. Guas de protocolo
p. Personal de seguridad
q. Personal de mantenimiento
r. Fotgrafos
s. Camargrafos
t. Maestro de ceremonia
u. Conductor
v. Guas de turismo

BIBLIOGRAFA
BARBOSA CANO Erasmo: Calidad total para juntas y reuniones, Editorial Mc Graw-Hill, Mxico,
1993.
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Nacional de Ciencias Econmicas, Caraacas,1992.
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EEUU, 1988.
BIEBER, Marion: Cmo organizar congresos dirigir seminarios y conferencias, Ibrico Europea
de Ediciones, Madrid, 1883.
84

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Mxico, 1991.
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CATHERWOOD, Dwight w.: The complete guide to special event management, Editorial John
Wiley & Sons, EEUU, 1992.
CIRIGLIANO, Gustavo y Gustavo VILLAVERDE: Dinmica de grupos y educacin, Editorial
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