Es la disciplina que nos da a conocer las caractersticas
fundamentales y requisitos primordiales que debe reunir
toda documentacin a emplearse en cada actividad mercantil. Por consiguiente, trata del estudio de los diversos documentos que intervienen en las operaciones mercantiles : comerciales , distribucin de los productos y/o servicios de la entidades comerciales , industriales , de crdito bancario y de control de trabajo para un mejor estudio , compresin , preparacin y aplicacin.
LA DOCUMENTACIN MERCANTIL La documentacin mercantil es importante porque permite avalar una determinada relacin comercial, debido a que los documentos mercantiles a utilizarse darn fe de la actividad comercial y servirn para asentar dichas operaciones en registros especiales y su posterior control por parte de la contabilidad.
IMPORTANCIA DOCUMENTACIN MERCANTIL FUNCIONES: 1).Para el Comerciante: Representa un medio probatorio de las transacciones que se realizan en un ejercicio econmico 2).Para la Empresa: Puede probar la autenticidad de la operacin comercial y tambin registra el resultado de lo sustentado de la gestin. 3).Para el Estado: Verifica las diversas transacciones realizadas por la persona jurdica o natural y da fe ala forma de librar y registrar la aplicacin de las disposiciones legales vigentes. 4).Para la Colectividad en General: Porque a pesar del tiempo se puede autenticar la propiedad.
FUNCIONES DE LA DOCUMENTACIN MERCANTIL La documentacin mercantil se relaciona con la ciencia contable, porque le proporciona los instrumentos sustentatorios para el registro contable , en tanto que la contabilidad ordena , analiza y registra la operaciones contenidas en los documentos para luego resumirlos y formular los resultados del periodo a travs de los estados financieros .
RELACIN DE LA DOCUMENTACIN MERCANTIL CON LA CONTABILIDAD NOTA DE PEDIDO
Es un documento interno que utiliza el proveedor o vendedor con la finalidad de dar a conocer a un cliente los precios, calidad, caractersticas y condiciones de venta (contado o crdito) de las mercaderas solicitadas, indicando adems si incluyen o no el impuesto general a las ventas, el tiempo de vigencia de los precios cotizados, etc. PROFORMA Es un documento auxiliar que se usa para dar a conocer de antemano a los clientes las condiciones de venta, calidad de los productos y precios. En el caso de compras de importancia, se acostumbra a pedir proformas a varios proveedores para escoger la ms conveniente.
Si la operacin de compraventa no se realizar, la proforma no tiene ms valor que el de haber informado al comprador de las condiciones de venta. ORDEN DE COMPRA Es un documento interno utilizado por la empresa compradora (cliente), para confirmar su aceptacin de los precios, condicin de venta, calidad , plazo de entrega, etc. Descritos en la nota de pedido emitida por el vendedor (Proveedor) La orden de compra debe estar firmado por la persona o personas responsables que garanticen el cumplimiento de la obligacin contrada con el proveedor.
Generalmente estos documentos se emiten por triplicado -Original para el proveedor que ser adjuntada a la gua de remisin en la entrega del a mercadera. -Primera copia ser remitida al almacn. -Segunda copia apara archivo del departamento. QU SON LAS FACTURAS? La factura es el comprobante de pago que, por lo general, es utilizado en transacciones entre empresas o personas que necesitan sustentar el pago del IGV en sus adquisiciones, a fin de utilizar el denominado crdito fiscal, as como gasto o costo para efecto tributario.
EN QUE CASO SE DEBE EMITIR UNA FACTURA? Cuando la operacin se realice con sujetos del IGV que tengan derecho al crdito fiscal. Cuando el comprador lo solicite a fin de sustentar gasto o costo para efecto tributario. Cuando el sujeto del RUS lo solicite a fin de sustentar crdito deducible A QUIENES SE LES DEBE ENTREGAR FACTURA? Solo aquel usuario que posea RUC, salvo en caso de exportaciones, que no es exigible tal requisito Cuando se hace una transferencia gratuita debe entregarse una factura con la leyenda: TRANSFERENCIA GRATUITA O SERVICIO PRESTADO GRATUITAMENTE, y se precisara el valor de venta o el importe del servicio prestado de acuerdo a la operacin LA BOLETA DE VENTA Se utilizan en operaciones con consumidores o usuarios finales. En operaciones realizadas por los sujetos del RUS no podrn ser utilizadas a fin de sustentar gasto o costo para efecto tributario y para sustentar crdito deducible. LA BOLETA DE VENTA Quines deben entregar Boleta de Venta? Todos aquellos que vendan bienes o presten servicios a consumidores finales, por ejemplo en bodegas, restaurantes, farmacias, zapateras, ferreteras, etc. Aquellos comprendidos en el Nuevo Rgimen nico Simplificado. No existe un monto mnimo. Sin embargo, si el monto de la venta no supera los cinco nuevos soles (S/. 5.00) no hay obligacin de entregar Boleta de Venta, salvo que el comprador lo solicite. En estos casos, el vendedor deber llevar un control diario, emitiendo una Boleta de Venta al final del da por el importe total de estas operaciones. Debe conservar en su poder el original y copia de la Boleta de Venta. Las Boletas de Venta no permiten ejercer el derecho al crdito fiscal, ni sustentar gasto o costo para efecto tributario, salvo en los casos sealados expresamente por la ley.
LA BOLETA DE VENTA Debe identificarse al comprador o usuario? (*) Cuando el importe de la venta y/o el servicio prestado supere 1/2 UIT. (Unidad Impositiva Tributaria) por operacin ser necesario identificar al comprador o usuario, consignando en el comprobante sus apellidos y nombres completos, direccin y nmero de su documento de identidad. (*) A partir del 01.03.2009 se reduce a setecientos Nuevos Soles (S/. 700.00) por operacin el importe a partir del cual ser necesario identificar al comprador o usuario, consignando en el comprobante sus apellidos y nombres completos y nmero de su documento de identidad.