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Realizado: RICARDO DELGADO

Pasante Ingeniería Industrial

Aprobado:


COOTRANSMICAY

Código: DYR06-01
PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIÓN DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Fecha: 5/09/2014
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS

















Realizado: RICARDO DELGADO
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PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIÓN DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
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1. OBJETIVO
Establecer el control de los documentos y registros del sistema de gestión de
calidad de la cooperativa de transportadores del Micay “Cootransmicay” los cuales
apliquen a todos los tipos de documento y a todos los servicios públicos que
originan, revisan y aprueban documentos del sistema.
1.1.1 ALCANCE
Inicia: Con el requerimiento de crear un documento o modificarlo
Termina: En el momento de socializarlo

2. RESPONSABLE
Coordinador de documentación
Coordinadores de calidad

3. DEFINICIONES ¹
NTC: Norma técnica colombiana.
SGC: Sistema de gestión de calidad.
Manual de calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad
de una entidad.
Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad y un proceso.
__________________________________
¹ Obtenido de:
http://www.supernotariado.gov.co/supernotariado/images/smilies/SIG2011/DireccionamientoEstrategi
co/meci/Formatos/instru_elabo_contr_docu-de-gcm-pr-01-is-01.pdf.






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Proceso: conjunto de actividades coordinadas y controladas, llevadas a cabo para
lograr un objetivo conforme con requisitos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo
y recursos.
Formato: Hoja impresa en la cual se registran datos o información, dependiendo de la
información contenida se convierte en documento o registro.
Documento controlado: Documento que por su incidencia es necesario establecerlo,
documentarlo, implementarlo y mantenerlo.
Documento obsoleto: Documento que fue revisado, modificado o cambiado por una
nueva versión o documento.
Documento externo: Documentos generados por terceros, que inciden en el sistema
de calidad y que por su importancia es necesarios mantenerlos controlados.
Registros: Documento que presenta los resultados obtenidos y representan la
evidencia objetiva del trabajo realizado.















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4. DESARROLLO
Control de documentos
1. Estructura del documento: cada una de las siguientes áreas deben de ser
incluidas en los documentos de sistema de gestión de calidad.
 Objetivo: Es a donde se quiere llegar con la realización del documento.
 Alcance: Se describe donde inicia el proceso, que se hace y donde termina.
 Responsables: Se debe escribir las personas encargadas de la divulgación de
los documentos en la implementación de sistema de gestión de calidad.
 Definiciones: En el caso que el documento tenga algunas expresiones que no
sean muy conocidas por el personal y que podrían generar confusión a los
lectores, las definiciones ayudan a entender más rápido el fin del documento,
cabe resaltar que estas definiciones deben ser claras y concisas.
 Contenido o desarrollo: Se escriben las actividades secuenciales describiendo
el cómo, qué, cuándo, dónde, cómo se debe hacer, quién lo debe hacer; qué
insumos, documentos se deben usar y cómo se llevará a cabo el control y la
medición de dichas actividades, así como el responsable de la ejecución.
 Documentos de Referencia: Son las directrices o políticas que aplican al
documento.
 Documentos Asociados: Documentos relacionados con el desarrollo al
procedimiento, no son de estricto cumplimiento.







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 Anexos: En este campo se escribe el código (si aplica) y el nombre del
documento anexo que se debe utilizar o tener en cuenta como referencia para la
ejecución de las actividades. En caso de que no exista un anexo se colocará N/A
(no aplica).

2. Identificación de los documentos: Los documentos del sistema de gestión de
la calidad se identifican por medio de un código, como se muestra a
continuación.
2.1 Encabezado: Los documentos comienzan con un encabezado el cual cuenta
con las siguientes casillas.

El encabezado se establece de la siguiente manera.



Figura 1. Encabezado de página

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 En la casilla izquierda (número 1) se encuentra el logotipo de la empresa.
 En la casilla superior central (número 2) se encuentra el nombre de la
empresa.
 En la casilla inferior central (número 3) se encuentra el nombre del
procedimiento a desarrollar.
 En la casilla superior derecha (número 4) se encuentra el código del
procedimiento el cual se conforma así:
XXN-YY-ZZ
XX: Campos de letras que corresponden a los códigos que se utilizan en el
SGC de la empresa Cootransmicay.
N: Corresponde a numero consecutivo de cualquier código ya establecido.
YY: Corresponde al código del área al cual pertenece el documento.
ZZ: Corresponde al número de orden consecutivo.
Ejemplo: FYR06-01
Dónde: FYR: Formato y registro, 06: Calidad, 01: número consecutivo para
procedimiento de formato y registro.
 En la casilla superior central derecha (número 5) se encuentra la fecha del
documento.
 En la casilla inferior derecha (número 6) se identifica el número de la página
actual del documento.







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En la primera hoja después del encabezado y el título del proceso, debe ir la
aprobación por parte del jefe del departamento al que pertenece documento. Esta
información se debe colocar en el pie de página del documento.

Figura 2. Pie de página documento

2.2 Estructura documental
Los tipos de documento y códigos que se utilizan son los siguientes
TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO
Caracterización de procesos CP
Instructivo IN
Formatos FR
Documentos externos DE
Comunicación informativa CI
Gestión financiera GF
Gestión de compra GC
Realizado: (nombre del funcionario que
realizó el documento)


Aprobado: (nombre de jefe de
departamento al que pertenece el
documento)






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Direccionamiento estratégico
Políticas y directrices de la dirección PDD
Gestión documental GD
Gestión legal GL
Administración y gestión legal del
personal
AGLP
Hojas de vida personal HV
Gestión logística GLO
Gestión de capacitación GDC
Gestión de recaudos GDR
PROCEDIMIENTO OBLIGATORIO CÓDIGO
Control de documentos y registros DYR
Control de productos no conformes PNC
Acciones correctivas y preventivas ACP
Auditoria interna AI

 Código de área de la empresa:
01- Comercial
02- Logístico
03- Despacho







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04- Seguridad
05- Mantenimiento
06- Calidad
07- Recursos humanos
08- Responsabilidad gerencial
09- Contabilidad
10- Otros.
• Número de orden (consecutivo) : 00 a 99
2.3 Formato de los documentos:
Todos los documentos del sistema de calidad deben elaborarse según la planilla
establecida para la documentación, la cual debe estar disponible en documentos
en MS Word, MS Power Point y PDF.

1.1 Logotipo:
Se utiliza el logotipo de la empresa, ubicado en el cuadro superior izquierdo las
dimensiones son:



3,6 cm
2,95 cm






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1.2 Contenido según el tipo de documento

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Logo X X X X X
Nombre de documento X X X X X
Código X X O X X
Página X X O O O
Objetivo X X O O X
Alcance X X O O X
Responsable X X O O X
Definiciones X X X NA X
Control de aprobación X X X O X

Referencias:
X: Aplica
O: Opcional
N.A: No aplica







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1.3 Emisión, modificación y Baja de Documentos
Una vez el documento ha sido elaborado y revisado se solicita la aprobación de
la dirección o la gerencia encargada de las políticas de calidad respectiva.
Después de realizar los ajustes es necesario enviarlo por correo al encargado de
calidad para actualizar la carpeta original respecto a los siguientes parámetros:
 Revisar la estructura del documento y la legibilidad.
 Revisar la fecha de emisión de los documentos.
 Guardar el documento en la PC en formato PDF.
 Requerir las firmas de revisión y aceptación de los documentos.
Documentación ISO 9001:2008 / Tipo de documento (Manual de calidad,
Instructivos, Formatos, documentos externos, Gestión financiera, Gestión de
compra; Gestión documental, Gestión legal) / Dirección o Gerencia
Cada archivo se nombrará así: Código (espacio) Título de documento.
1.4 Tipografía:
La tipografía utilizada para la realización de los documentos es Arial 12
preferiblemente.








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5. Documentos de referencia

 Sistema de gestión de la calidad. Requisitos NTC ISO 9001:2008
 Norma ISO 9001:2008 Numeral
 4.2.3 Control de documentos
 4.2.4 Control de registros

6. Documentos asociados
 Listado maestros de documentos ( DYR06-01 )
 Listado maestro de registros ( )














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7. FLUJOGRAMA
Resumen:


















2 5
1 1
1
Inicio
1
Crear o modificar
documento
2
Codificar
documento
Revisar
documento
1
5
Archivar en
listado maestro
Si
3
Corregir
documento
NO
2
Fin
1
Autorización de
documento
4
Aprobar
documento
1