Realizado: RICARDO DELGADO

Pasante Ingeniera Industrial

Aprobado:


COOTRANSMICAY

Cdigo: DYR06-01
PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIN DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Fecha: 5/09/2014
Pgina 1 de 12





PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS

















Realizado: RICARDO DELGADO
Pasante Ingeniera Industrial

Aprobado:


COOTRANSMICAY

Cdigo: DYR06-01
PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIN DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Fecha: 5/09/2014
Pgina 1 de 12

1. OBJETIVO
Establecer el control de los documentos y registros del sistema de gestin de
calidad de la cooperativa de transportadores del Micay Cootransmicay los cuales
apliquen a todos los tipos de documento y a todos los servicios pblicos que
originan, revisan y aprueban documentos del sistema.
1.1.1 ALCANCE
Inicia: Con el requerimiento de crear un documento o modificarlo
Termina: En el momento de socializarlo

2. RESPONSABLE
Coordinador de documentacin
Coordinadores de calidad

3. DEFINICIONES
NTC: Norma tcnica colombiana.
SGC: Sistema de gestin de calidad.
Manual de calidad: Documento que especifica el sistema de gestin de la calidad
de una entidad.
Procedimiento: Forma especfica para llevar a cabo una actividad y un proceso.
__________________________________
Obtenido de:
http://www.supernotariado.gov.co/supernotariado/images/smilies/SIG2011/DireccionamientoEstrategi
co/meci/Formatos/instru_elabo_contr_docu-de-gcm-pr-01-is-01.pdf.






Realizado: RICARDO DELGADO
Pasante Ingeniera Industrial

Aprobado:


COOTRANSMICAY

Cdigo: DYR06-01
PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIN DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Fecha: 5/09/2014
Pgina 1 de 12

Proceso: conjunto de actividades coordinadas y controladas, llevadas a cabo para
lograr un objetivo conforme con requisitos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo
y recursos.
Formato: Hoja impresa en la cual se registran datos o informacin, dependiendo de la
informacin contenida se convierte en documento o registro.
Documento controlado: Documento que por su incidencia es necesario establecerlo,
documentarlo, implementarlo y mantenerlo.
Documento obsoleto: Documento que fue revisado, modificado o cambiado por una
nueva versin o documento.
Documento externo: Documentos generados por terceros, que inciden en el sistema
de calidad y que por su importancia es necesarios mantenerlos controlados.
Registros: Documento que presenta los resultados obtenidos y representan la
evidencia objetiva del trabajo realizado.















Realizado: RICARDO DELGADO
Pasante Ingeniera Industrial

Aprobado:


COOTRANSMICAY

Cdigo: DYR06-01
PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIN DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Fecha: 5/09/2014
Pgina 1 de 12

4. DESARROLLO
Control de documentos
1. Estructura del documento: cada una de las siguientes reas deben de ser
incluidas en los documentos de sistema de gestin de calidad.
Objetivo: Es a donde se quiere llegar con la realizacin del documento.
Alcance: Se describe donde inicia el proceso, que se hace y donde termina.
Responsables: Se debe escribir las personas encargadas de la divulgacin de
los documentos en la implementacin de sistema de gestin de calidad.
Definiciones: En el caso que el documento tenga algunas expresiones que no
sean muy conocidas por el personal y que podran generar confusin a los
lectores, las definiciones ayudan a entender ms rpido el fin del documento,
cabe resaltar que estas definiciones deben ser claras y concisas.
Contenido o desarrollo: Se escriben las actividades secuenciales describiendo
el cmo, qu, cundo, dnde, cmo se debe hacer, quin lo debe hacer; qu
insumos, documentos se deben usar y cmo se llevar a cabo el control y la
medicin de dichas actividades, as como el responsable de la ejecucin.
Documentos de Referencia: Son las directrices o polticas que aplican al
documento.
Documentos Asociados: Documentos relacionados con el desarrollo al
procedimiento, no son de estricto cumplimiento.







Realizado: RICARDO DELGADO
Pasante Ingeniera Industrial

Aprobado:


COOTRANSMICAY

Cdigo: DYR06-01
PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIN DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Fecha: 5/09/2014
Pgina 1 de 12

Anexos: En este campo se escribe el cdigo (si aplica) y el nombre del
documento anexo que se debe utilizar o tener en cuenta como referencia para la
ejecucin de las actividades. En caso de que no exista un anexo se colocar N/A
(no aplica).

2. Identificacin de los documentos: Los documentos del sistema de gestin de
la calidad se identifican por medio de un cdigo, como se muestra a
continuacin.
2.1 Encabezado: Los documentos comienzan con un encabezado el cual cuenta
con las siguientes casillas.

El encabezado se establece de la siguiente manera.



Figura 1. Encabezado de pgina

COOTRANSMICAY
Cdigo:
PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIN DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Fecha:
Pgina
1
2
4
5
6
3






Realizado: RICARDO DELGADO
Pasante Ingeniera Industrial

Aprobado:


COOTRANSMICAY

Cdigo: DYR06-01
PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIN DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Fecha: 5/09/2014
Pgina 1 de 12

En la casilla izquierda (nmero 1) se encuentra el logotipo de la empresa.
En la casilla superior central (nmero 2) se encuentra el nombre de la
empresa.
En la casilla inferior central (nmero 3) se encuentra el nombre del
procedimiento a desarrollar.
En la casilla superior derecha (nmero 4) se encuentra el cdigo del
procedimiento el cual se conforma as:
XXN-YY-ZZ
XX: Campos de letras que corresponden a los cdigos que se utilizan en el
SGC de la empresa Cootransmicay.
N: Corresponde a numero consecutivo de cualquier cdigo ya establecido.
YY: Corresponde al cdigo del rea al cual pertenece el documento.
ZZ: Corresponde al nmero de orden consecutivo.
Ejemplo: FYR06-01
Dnde: FYR: Formato y registro, 06: Calidad, 01: nmero consecutivo para
procedimiento de formato y registro.
En la casilla superior central derecha (nmero 5) se encuentra la fecha del
documento.
En la casilla inferior derecha (nmero 6) se identifica el nmero de la pgina
actual del documento.







Realizado: RICARDO DELGADO
Pasante Ingeniera Industrial

Aprobado:


COOTRANSMICAY

Cdigo: DYR06-01
PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIN DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Fecha: 5/09/2014
Pgina 1 de 12

En la primera hoja despus del encabezado y el ttulo del proceso, debe ir la
aprobacin por parte del jefe del departamento al que pertenece documento. Esta
informacin se debe colocar en el pie de pgina del documento.

Figura 2. Pie de pgina documento

2.2 Estructura documental
Los tipos de documento y cdigos que se utilizan son los siguientes
TIPO DE DOCUMENTO CDIGO
Caracterizacin de procesos CP
Instructivo IN
Formatos FR
Documentos externos DE
Comunicacin informativa CI
Gestin financiera GF
Gestin de compra GC
Realizado: (nombre del funcionario que
realiz el documento)


Aprobado: (nombre de jefe de
departamento al que pertenece el
documento)






Realizado: RICARDO DELGADO
Pasante Ingeniera Industrial

Aprobado:


COOTRANSMICAY

Cdigo: DYR06-01
PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIN DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Fecha: 5/09/2014
Pgina 1 de 12

Direccionamiento estratgico
Polticas y directrices de la direccin PDD
Gestin documental GD
Gestin legal GL
Administracin y gestin legal del
personal
AGLP
Hojas de vida personal HV
Gestin logstica GLO
Gestin de capacitacin GDC
Gestin de recaudos GDR
PROCEDIMIENTO OBLIGATORIO CDIGO
Control de documentos y registros DYR
Control de productos no conformes PNC
Acciones correctivas y preventivas ACP
Auditoria interna AI

Cdigo de rea de la empresa:
01- Comercial
02- Logstico
03- Despacho







Realizado: RICARDO DELGADO
Pasante Ingeniera Industrial

Aprobado:


COOTRANSMICAY

Cdigo: DYR06-01
PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIN DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Fecha: 5/09/2014
Pgina 1 de 12

04- Seguridad
05- Mantenimiento
06- Calidad
07- Recursos humanos
08- Responsabilidad gerencial
09- Contabilidad
10- Otros.
Nmero de orden (consecutivo) : 00 a 99
2.3 Formato de los documentos:
Todos los documentos del sistema de calidad deben elaborarse segn la planilla
establecida para la documentacin, la cual debe estar disponible en documentos
en MS Word, MS Power Point y PDF.

1.1 Logotipo:
Se utiliza el logotipo de la empresa, ubicado en el cuadro superior izquierdo las
dimensiones son:



3,6 cm
2,95 cm






Realizado: RICARDO DELGADO
Pasante Ingeniera Industrial

Aprobado:


COOTRANSMICAY

Cdigo: DYR06-01
PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIN DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Fecha: 5/09/2014
Pgina 1 de 12

1.2 Contenido segn el tipo de documento

M
a
n
u
a
l

P
r
o
c
e
d
i
m
i
e
n
t
o

I
n
s
t
r
u
c
t
i
v
o

f
o
r
m
u
l
a
r
i
o

M
a
p
a

d
e

p
r
o
c
e
s
o
s

Logo X X X X X
Nombre de documento X X X X X
Cdigo X X O X X
Pgina X X O O O
Objetivo X X O O X
Alcance X X O O X
Responsable X X O O X
Definiciones X X X NA X
Control de aprobacin X X X O X

Referencias:
X: Aplica
O: Opcional
N.A: No aplica







Realizado: RICARDO DELGADO
Pasante Ingeniera Industrial

Aprobado:


COOTRANSMICAY

Cdigo: DYR06-01
PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIN DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Fecha: 5/09/2014
Pgina 1 de 12

1.3 Emisin, modificacin y Baja de Documentos
Una vez el documento ha sido elaborado y revisado se solicita la aprobacin de
la direccin o la gerencia encargada de las polticas de calidad respectiva.
Despus de realizar los ajustes es necesario enviarlo por correo al encargado de
calidad para actualizar la carpeta original respecto a los siguientes parmetros:
Revisar la estructura del documento y la legibilidad.
Revisar la fecha de emisin de los documentos.
Guardar el documento en la PC en formato PDF.
Requerir las firmas de revisin y aceptacin de los documentos.
Documentacin ISO 9001:2008 / Tipo de documento (Manual de calidad,
Instructivos, Formatos, documentos externos, Gestin financiera, Gestin de
compra; Gestin documental, Gestin legal) / Direccin o Gerencia
Cada archivo se nombrar as: Cdigo (espacio) Ttulo de documento.
1.4 Tipografa:
La tipografa utilizada para la realizacin de los documentos es Arial 12
preferiblemente.








Realizado: RICARDO DELGADO
Pasante Ingeniera Industrial

Aprobado:


COOTRANSMICAY

Cdigo: DYR06-01
PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIN DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Fecha: 5/09/2014
Pgina 1 de 12

5. Documentos de referencia

Sistema de gestin de la calidad. Requisitos NTC ISO 9001:2008
Norma ISO 9001:2008 Numeral
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de registros

6. Documentos asociados
Listado maestros de documentos ( DYR06-01 )
Listado maestro de registros ( )














Realizado: RICARDO DELGADO
Pasante Ingeniera Industrial

Aprobado:


COOTRANSMICAY

Cdigo: DYR06-01
PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIN DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Fecha: 5/09/2014
Pgina 1 de 12

7. FLUJOGRAMA
Resumen:


















2 5
1 1
1
Inicio
1
Crear o modificar
documento
2
Codificar
documento
Revisar
documento
1
5
Archivar en
listado maestro
Si
3
Corregir
documento
NO
2
Fin
1
Autorizacin de
documento
4
Aprobar
documento
1