Pensamiento Administrativo

Unidad 3
Tcnicas de Organizacin

ORGANIGRAMAS
Son las herramientas necesarias para
llevar a cabo una organizacin
racional; son indispensables durante
el proceso de organizacin y
aplicables de acuerdo con las
necesidades de cada grupo social.
Las principales son las siguientes:
Organigramas.
Manuales.
Anlisis de puestos.
Conocidas tambin como grficas de
organizacin o cartas de
organizacin, los organigramas son
representaciones grficas de la
estructura formal de
una organizacin, que muestran las
interrelaciones, las funciones, los
niveles jerrquicos, las obligaciones y
autoridad, existentes dentro de ella.
Los organigramas pueden
clasificarse en tres:
1.-Por su Objetivo:
a) Estructurales: Muestra slo la
estructura administrativa de la
empresa.
b) Funcionales: Indican en el cuerpo
de la grfica, adems de las unidades
y sus relaciones, las principales
funciones de los departamentos.
c) Especiales: Se destaca alguna
caracterstica.
2.- Por su rea:
a) Generales: Presentan toda la
organizacin; se llaman tambin
cartas maestras.
b) Departamentales: Representan la
organizacin de un departamento o
seccin.
3.- Por su Contenido:
a) Esquemticos: Contienen slo los
rganos principales, se elaboran para
el pblico, no contienen detalles.
Unidad 3 Organizacin
3.4 TCNICAS Y HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIN
b) Analticos: Ms
detallados y tcnicos.

Existen tres formas de representar los

Horizontal. Los niveles jerrquicos se
representan de izquierda a derecha.
Existen tres formas de representar los
organigramas:
Vertical. En la que los niveles
jerrquicos quedan determinados de
Circular. Donde los niveles jerrquicos quedan
determinados desde el centro hacia la periferia

Mixto. Se utiliza por razones de espacio,

tanto el horizontal como el vertical.

MANUALES
Son documentos detallados que
contienen en forma ordenada y
sistemtica, informacin acerca de la
organizacin de la empresa. Los
manuales, de acuerdo con su
contenido, pueden ser:
De polticas,
Departamentales,
De bienvenida,
De organizacin,
De procedimientos,
De contenido mltiple,
De tcnicas y
De puesto.
Son de gran utilidad ya que:
Uniforman y controlan el
cumplimiento de las funciones
de la empresa.
Delimitan actividades,
responsabilidades y funciones.
Aumentan la eficiencia de los
empleados, ya que indican lo
que se debe hacer y cmo se
debe hacer.
Son una fuente de informacin,
pues muestran la organizacin
de la empresa.
Ayudan a la coordinacin y
evitan la duplicidad y las fugas
de responsabilidad.
Son una base para el
mejoramiento de sistemas.
Reducen costos al incrementar
la eficiencia.
Formato e ndice de los manuales
El contenido debe dividirse de
acuerdo con una clasificacin
primaria e temas:
ndice.
Objetivos y antecedentes del
manual.
Cada seccin debe llevar la
fecha en que se termine o
corrija, se emita y quede
vigente.
Nombre de las personas que
intervinieron en la elaboracin
del manual.
Debe llevar instrucciones para
hacerlo ms comprensible.
Redaccin clara, concisa y
ordenada.
Complementarse con grficas.

Manuales de organizacin
Explican los detalles ms
importantes de la organizacin;
generalmente incluyen:
Finalidad de cada elemento de
la organizacin.
Declaracin de funciones.
Glosario de trminos
utilizados.
Contienen:
Objetivos generales de la
organizacin.
Polticas generales.
Glosario de trminos
administrativos.
Nombres de reas o
departamentos y puestos.
Procedimientos de
organizacin.
Responsabilidades de los altos
niveles.
Funciones.
Cartas de organizacin.
Descripcin de puestos.
Introduccin y objetivos del
manual.
Historia de la empresa.
Manuales departamentales
Contienen:
1. Objetivos generales de la
empresa, los del departamento
de que se trate y, los de sus
secciones bsicas.
2. Polticas y normas generales
de la empresa y del
departamento correspondiente.
3. Carta de organizacin general
y departamental.
4. Reglamentacin de los
aspectos de coordinacin
interdepartamental.
5. Anlisis de puestos.
6. Grficas de proceso, y de flujo.
Ventajas:
Describen el funcionamiento
de un departamento.
Se emplean para dar
instrucciones en el
departamento.
Presentan el flujo de trabajo.
Delimitan funciones,
actividades y
responsabilidades.
Son una fuente de consulta y
un medio de adiestramiento.
Manuales interdepartamentales
Son similares, en su contenido, a
los manuales departamentales,
aunque no siempre proporcionan la
misma cantidad de informacin:
Comprenden a todos los
departamentos de la
organizacin.
Describen los procedimientos y
las relaciones que abarcan
dichos departamentos.
Diagramas de procedimiento o de
flujo
Tambin se les conoce como
flujogramas. George Terry los define
como: la representacin grfica que
muestra la sucesin de los pasos de
que consta un procedimiento.
Los diagramas de procedimiento
permiten:
Una mayor simplificacin del
trabajo.
Determinar la posibilidad de
combinar o readaptar la
secuencia de las operaciones
para una mejor circulacin
fsica.
Mejorar alguna operacin,
combinndola con otra parte
del proceso.
Eliminar demoras.
Una mejor distribucin de la
planta.
Existen diversos tipos de
diagramas de procedimiento.
Grfica de flujo de
operaciones.
Grficas esquemticas de
flujo.
Grfica de ubicacin de
equipo.
Grfica de flujo de formas.
En los diagramas de flujo se
utilizan los siguientes smbolos:
(O) Un crculo: que significa
operacin. Se dice que hay
operacin cuando algo est
siendo creado, cambiando o
aadiendo, es decir, cuando se
modifican las caractersticas
de ese algo.
Un rectngulo: que
significa inspeccin. Cuando
algo es revisado, verificado o
inspeccionado, sin ser alterado
en sus caractersticas.
(--->) Una flecha hacia la
derecha: que significa acto de
mover de un lugar a otro.

Media elipse: significa espera
o demora, Etapa en que algo
permanece ocioso en espera
de que algo acontezca.
Tambin se le llama
almacenamiento o archivo
temporal.
(Triangulo:
Almacenamiento. Cuando se
almacena o archiva algo para
ser guardado con carcter
definitivo.
Secuencia para elaborar un
diagrama de procedimiento
Para la elaboracin de un
diagrama de procedimiento es
conveniente seguir en forma
ordenada la siguiente secuencia.
1. Escoger el procedimiento por
realizar.
2. Determinar las tcnicas
analticas adecuadas que
habrn d de utilizarse.
3. Analizar el trabajo.
4. Hacer una lista de la forma en
que se va a realizar el trabajo.
5. Establecer el procedimiento
ms factible.
6. Presentar la proposicin.
7. Obtener la aprobacin.
8. Preparar las instrucciones
referentes a los
procedimientos.
9. Implantar el nuevo
procedimiento.
10. Observar el procedimiento
implantado.
11. Preparar una gua de
adelantos logrados.
12. Llevar registros adecuados de
realizacin.
Carta de distribucin del trabajo o de
actividades
A travs de esta tcnica se
analizan los puestos que integran un
departamento o seccin, para lograr
una divisin de funciones y mejorar la
estructura de los grupos de trabajo.
Sirve para analizar labores
relacionadas de cinco, hasta quince,
personas.
Ventajas:
Define la naturaleza de los
trabajos y de los
departamentos a que
corresponden.
Elimina la duplicidad e
ineficiencia en el trabajo.
Normaliza y estandariza
procedimientos.
Distribuye adecuadamente las
cargas de trabajo de los
distintos puestos.
Delimita funciones, evitando
fugas de responsabilidad.
Formulacin
Para elaborar un cuadro de
distribucin del trabajo es necesario
seguir los pasos que siguen:
1. Se elabora una lista de los
deberes o actividades que
realiza cada persona.
2. Se hace una lista de las
grandes funciones que
corresponden a ese grupo o
seccin.
3. Se vacan dichas listas en la
forma de carta de distribucin
de actividades.
4. Se complementa la
informacin con la observacin
y la entrevista.
5. Se suman verticalmente las
horas de cada actividad y las
que corresponden a cada
persona.
6. Se analiza el cuadro para
saber qu puede mejorarse,
cambiarse, redistribuirse, etc.
7. Con los cambios sugeridos se
elabora un nuevo cuadro.
EL ANLISIS DE PUESTOS
Analizar significa "separar y ordenar.
La tcnica del anlisis de puestos,
por lo tanto, en reglas que se da para
separar los elementos del puesto y
ordenarles adecuadamente, con la
ayuda de las normas de la lgica y la
gramtica.
Dichas tcnicas se aplican en tres
aspectos:
1. Cmo obtener los datos de lo
que constituye el puesto.
2. Cmo ordenar dichos datos.
3. Cmo consignar los
mismos.
El anlisis comprende: La
descripcin del puesto, o sea la
determinacin tcnica de lo que el
trabajador debe hacer, y la
especificacin del puesto, o sea la
enunciacin precisa de lo que el
trabajador requiere para
desempearlo con eficiencia.
En la descripcin distingue:
1) El encabezado o identificacin, que
contiene: a) el ttulo; b) la ubicacin;
c) el instrumental; df) la jerarqua: de
quien depende, a quines manda;
contactos permanentes internos y
externos.
2) La descripcin genrica, que es
una definicin lo ms breve y precisa
que sea posible
3) La descripcin especfica, donde
se detalla cada operacin, con
estimacin aproximada del tiempo
que requiere. Estas operaciones se
clasifican en: permanentes,
peridicas y eventuales.
En la especificacin se ponen los
requisitos que deben llenar quien
ocupe el puesto, concentrados en
cuatro grandes factores: habilidad,
esfuerzo, responsabilidad y
condiciones de trabajo. Estos se
subdividen en otros ms especficos,
tales como bienes, equipo o trmites,
medio ambiente y riesgos
.

Bibliografa:
Idalberto Chiavenato, Introduccin a la Administracin (2003) Mc graw Hill, pg. 370